Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Arquitectura

Procedimiento de Transferencia de Archivo

de la Facultad de Arquitectura

Guatemala, octubre 2019

DIRECTORIO

Msc. Murphy Olympo Paiz Recinos Rector

Arq. Carlos Enrique Valladares Cerezo

Secretario General

Dr. Edgar Armando López Pazos Decano

Arq. Gloria Ruth Lara Cordón de Corea

Vocal I

Arq. Sergio Castillo Bonini Vocal II

Msc. Arq. Alice Michele Gómez García

Vocal III

Br. Kevin Christian Carrillo Segura Vocal IV

Br. Ixchel Maldonado Enríquez

Vocal V

Arq. Marco Antonio De León Vilaseca Secretario

MA. Shirley Mireya Samayoa de Conde Jefa de la División de Desarrollo Organizacional

Elaboración

Dr. Arq. Edwin Valdez Contreras

Director de Planificación MBA. Arq. Nelson Verdúo Vivar

Secretaria Administrativa

Apoyo y Asesoría M.A. Ing. Walter Aníbal García Pérez

Profesional de Desarrollo Organizacional

Facultad de Arquitectura

Edificio T-2 1er. Nivel, Ciudad Universitaria zona 12 Teléfono: 2418-9000 Sitio web: www.farusac.edu.gt

AUTORIZACIÓN

Índice

Página

I. Introducción……………………………………………………………………………... 1

II. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos………………………………… 2

III. Normas de Aplicación General ………………………………………………………. 3

IV. Disposiciones Legales…………………………………………………………………. 4

1. Secretaria Académica

1.1 Unidad de Archivo………………………………………………………………….. 5

Descripción del procedimiento……………………………………………………….. 6

Flujograma…………………………………………………………………………….. 7

V. Anexos

Formas y Formularios……………………………………………………………… 8

I. INTRODUCCIÓN

El presente procedimiento corresponde a la unidad de archivo, tiene como finalidad

orientar, normar y facilitar la actividad que deben realizar las unidades académico-

administrativas de la Facultad de Arquitectura, para solicitar información de la unidad, que

servirá de guía para el acceso a dicha información.

Este instrumento administrativo es de gran utilidad en la realización de las atribuciones

asignadas en el puesto de trabajo, estableciendo guías y procedimientos que faciliten el

desempeño de cada una de sus funciones.

Contiene información, relacionada al título, el objetivo, las normas, forma, y descripción

del procedimiento y sus diagramas de flujo.

El procedimiento es producto de la consulta realizada al personal que actualmente labora

en esa unidad de Archivo de la Facultad, la cual en concordancia con el acuerdo del

Consejo Superior Universitario -CSU-, depende de la Secretaria Académica de la

Facultad.

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II. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Objetivo General

Documentar en forma técnica y gráfica los procedimientos que realiza el personal de las

dependencias académico-administrativas de la Facultad de Arquitectura.

Objetivos Específicos

a) Sistematizar, la transferencia de documentos de las unidades académicos-

administrativas que conforma la Facultad de Arquitectura, a la Unidad de Archivo.

b) Reunir, organizar y conservar la documentación de todas las unidades académico-

administrativas de la Facultad.

c) Administrar el archivo central de la Facultad.

d) Planificar y elaborar procesos de información y de servicio al usuario.

e) Contar con la Unidad de Archivo que agilicen el préstamo de documentos que

sirvan de soporte a proyectos que se desarrollan en la Facultad.

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III. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

a) Los procedimientos deben contener normas y actividades a realizar en las Escuelas de Postgrado, Arquitectura, Diseño Gráfico y unidades administrativas de la Facultad de Arquitectura de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

b) Los procedimientos deben dar una proyección general de forma sistemática y dinámica de las actividades y secuencia en que se desarrollan y deberán describirse los mecanismos y medios utilizados. (oficios, memorandos, circulares, formatos e instructivos) para el trámite de los procesos respectivos.

c) Todo procedimiento debe ser analizado y validado a través de verificar la congruencia entre la estructura organizativa, funciones y actitudes pertinentes para el desarrollo académico y administrativo de la Facultad.

d) A partir de la autorización del Procedimiento de Transferencia de Archivo debe ser responsabilidad de la Facultad de Arquitectura, la difusión, implementación y actualización permanente de dicho instrumento.

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IV. DISPOSICIONES LEGALES

a) Manual de Organización de la Facultad de Arquitectura aprobado por Junta Directiva, según Punto de Acta de la sesión celebrada por la Junta Directiva.

b) Manual de normas y procedimientos de la Facultad de Arquitectura aprobado por

Junta Directiva, según punto de acta Primero, inciso 1.8, subinciso 1.8.1 y 1.8.2

del acta 18-2015 de sesión ordinaria, celebrada por Junta Directiva el 14 de julio

de 2015.

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Título del Procedimiento:

1. Transferencia de archivos

Norma (s) del Procedimiento:

Todos los usuarios (directores, secretarios coordinadores, docentes y otros) deben

cumplir con la guía de transferencia de archivo a la Jefatura general de archivo a través

de llenar el formulario: Unidad de Archivo FARUSAC, Form. FARUSAC-01 “Boleta para

solicitud de información” y posteriormente llenar la Form. FARUSAC-02 “Formulario de

transferencia de documentos de archivos a la unidad de Archivo”.

Forma (s) del Procedimiento:

Form. FARUSAC-01 Solicitud de información.

Form. FARUSAC-02 Formulario de transferencia de documentos de Archivos a la

Unidad de Archivo.

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5Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad Administrativa: Archivo

Título del Procedimiento: Transferencia de Archivo

Hoja No. No. de Formas:

Inicia: Unidades Académico-Administrativo

Termina: secretaria

Unidad Puesto

Responsable Paso No. Actividad

Unidades Académicas

Administrativas Facultad de Arquitectura

Secretaria 1

Solicita Form. FARUSAC-01 “solicitud de información” y ordena según indica la guía. Posteriormente solicita Form. FARUSAC-02 “formulario de transferencia de documentos para el traslado de Archivo de Arquitectura”. Traslada a la Unidad de Archivo y traslada a la unidad de Archivo.

Unidad de Archivo Jefe de la Unidad de

Archivo

2 Recibe y revisa que el archivo cumpla con la guía y aprueba la recepción o no.

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Aprueba el cumplimiento del archivo.

Si el archivo cumple con todos los pasos indicados: Informa a secretaría académica.

Si el archivo no cumple con todos los pasos indicados: rechaza archivo e inicia el proceso nuevamente.

Secretaria Académica

Secretario Académico

4 Revisa, Otorga visto bueno y avisa a Unidad Académica ó Administrativa.

Unidad Académica-Administrativa

Secretaria 5 Recibe nota de recepción de archivo y se da por enterado.

V. Anexos

Formas y Formularios.

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