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UNIVERSIDAD DEL UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICOATLÁNTICO
GERWNCIA DE MANTENIMIENTOGERWNCIA DE MANTENIMIENTO
GERENCIA DE PROYECTOSGERENCIA DE PROYECTOS
““Es la alta dirección en las organizaciones, con su liderazgo nutritivo, Es la alta dirección en las organizaciones, con su liderazgo nutritivo, quien genera la competitividad de la organización, a través de su quien genera la competitividad de la organización, a través de su dedicación, competencia y ejemplos consistentes ”dedicación, competencia y ejemplos consistentes ”
INGENIERO :RAFAEL RMIREZ RESTREPOINGENIERO :RAFAEL RMIREZ RESTREPO
Cómo aprovechar mejor este seminario
Este seminario le pertenece y el éxito de la misma depende en gran medida de USTED
PARTICIPE en las sesiones con ENTUSIASMO
COMENTE sus experiencias, Compartir es enriquecerse
Diga lo que PIENSA, procurando mantenerse dentro del tema
ESCUCHE con atención a los otros participantes, evite la conversación privada
RECUERDE que existen puntos de vista tan valiosos como el suyo
RECUERDE APAGAR SU CELULAR DURANTE LAS SESIONES.
PLANEACION ESTRATEGICA
MISION
EXTERNA
INTERNA
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
PROYECTOS
PLANEACION ESTRATEGICA
Planeación y estimación
PLAN DEL PROYECTO Alcance (Antecedentes, objetivo,alcance descripción de la solución) Organización ( Organigrama, roles, estrategia de comunicaciones) Cronograma ( Bases, Descomposición del trabajo, ruta critica, recursos) Presupuesto ( Presupuesto, detalle de gastos e inversiones) Riesgos del proyecto ( Riesgo, acción para minimizarlo)
PROYECTOS
Seguimiento y control
• Progreso del plan (Plan vs real)• Ejecución presupuestal• Informe de actividades del proyecto• Registro de administración del proyecto• Control de cambios
PROYECTO
Una tarea única, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando resultados pre-establecidos.
Es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas para satisfacer una necesidad del negocio. Tiene un principio y un fin.
PROYECTO
FACTORES
TIEMPOCOSTOCALIDAD
+
+
ES POSIBLE
SI SE TIENEN CLAROS:
OBJETIVOSPLAN
Conocer prioridades Tomar decisiones en
forma rápida
• Manejar cambios
• Tomar nuevas decisiones
CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS
OPERACIONES
• Actividades corrientes y repetitivas
• Sin limite de tiempo
• Poca influencia de factores externos
• Controlables por métodos estadísticos
• Errores con repercusiones leves
• Reversibilidad a un costo bajo
PROYECTOS
• Actividades no repetitivas
• Limitadas en tiempo
• Influencia importante de factores externos
• No es posible establecer controles estadísticos
• Repercusiones graves por errores cometidos
• Reversibilidad a un costo elevado
TIPOS DE PROYECTOS
• Proyectos de producción de bienes– Primaria : Agrícolas, pecuarios,mineros, forestales.– Secundaria : Bienes de consumo, intermedio y de capital.
• Proyectos de producción de servicios– Infraestructura física: Transporte, comunicaciones,etc.– Infraestructura social : Salud, educación,vivienda,etc.– Otros servicios : Distribución, financieros, etc.
• Proyectos de investigación– Investigación en ciencias : Exactas, naturales, sociales– Investigación aplicada : Tecnología, organizacional
PROYECTOS DE MECÁNICA
Proyectos de Diseño de Equipos
Proyectos de Mantenimiento
Proyectos de Montaje de Plantas Industriales
Proyectos de tecnología
DECISION
FASES TIPICAS DE UN PROYECTO
CONCEPCION
FORMULACION
EVALUACION
DESARRROLLO
ESTADO OPERATIVO
NO
Aplazar
EVALUACIONEX-POST
SI
FACTORES CRITICOS DE EXITO EN UN FACTORES CRITICOS DE EXITO EN UN PROYECTOPROYECTO
PRODUCTIVIDAD/RESULTADOSPRODUCTIVIDAD/RESULTADOS
OBJETIVOS PLAZOS RECURSOS REGLAS CAMBIOS RIESGOS PERSONAS
ESTIMACION , DOCUMENTACION ESTIMACION , DOCUMENTACION CONTROL Y REVISIONCONTROL Y REVISION
PLANEACIONPLANEACION
FUENTES DE CONFLICTOS EN LOS PROYECTOS
PRIORIDADES DEL PROYECTO
OPINIONES TECNICAS
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
COSTOS Y PRESUPUESTO
ENFRENTAMIENTO PERSONALES
PROGRAMA DE TRABAJO
ASIGNACION DE PERSONAL Y RECURSOS
POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS ?
Planeación deficiente
La estimación es pobre o forzada
Alcance demasiado amplio o irreal
No inclusión de controles y seguridad en los productos
Especificación/requerimientos incompletos,inconsistentes,cambiantes
Alta rotación del equipo del trabajo
Comunicaciones deficientes
Inadecuado involucramiento del usuario
Obstáculos al cambio
No atención a la calidad
GERENCIA DE PROYECTOS
DEFINICIONES :– Planeación, organización y control y control de los recursos de un
proyecto para el cumplimiento de un objetivo.
– Es la ejecución repetitiva de planeación, estimación y monitoreo/control de un proyecto hasta que los objetivos se cumplan dentro de los parámetros de tiempo, costo y calidad.
UNA DECISION SOLO PUEDE TOMARSE :– Cuando se sabe con certeza hacia donde va el proyecto
(Planeación y estimación)– Donde se encuentra en la medida que el trabajo progresa
(Monitoreo y control)– Cuando ha finalizado el proyecto (Aceptación del producto)
PERFIL DEL GERENTE DE PROYECTO
HUMANASConstrucción de
equipos
Manejo de conflictos
Liderazgo
TECNICASMétodos de
trabajo
Manejo
presupuesto
Planeación de
actividadesADMINISTRATIVASAdministración del tiempo
Administración del stress
Comunicaciones
Planeación y Organización
CONOCIMIENTO DEL GERENTE DE PROYECTO
ESPECIALIDADES TECNICAS
CONSTRUCION DE EQUIPOS
CONTROL DE COSTOS, TIEMPO Y CALIDAD
MANEJO DEL STRESS
LIDERAZGO
GERENTE DE PROYECTO
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL GERENTE DE PROYECTO
Definir la organización del proyecto
Definir las funciones del personal
Definir estrategias de contratos y compras
Representar al proyecto
Definir políticas para seguridad y riesgos
Administrar correspondencia y archivos
Supervisar la ejecución de los costos y el plan
Rendir informes
Definir etapas del proyecto
FUNCIONES TECNICAS DEL GERENTE DE PROYECTO
Definir alcance del proyecto
Definir especificaciones
Aprobar diseños
Asegurar cumplimiento de las normas
Analizar y aprobar cotizaciones
Supervisar la ejecución presupuestal
Analizar los diversos informes
Controlar el avance del proyecto
FUNCIONES FINANCIERAS Y LEGALES DEL GERENTE DE PROYECTO
FINANCIERAS Diseñar estructura de
financiación
Tramitar créditos
Administrar fondos
Controlar presupuesto
LEGALES Efectuar tramites jurídicos
(Registros, permisos,etc).
Redactar o aprobar documentos
Manejo de contratos
Interponer o atender demandas
GERENCIA DE PROYECTOSPRINCIPIOS BASICOS DE EXITO
Claridad en objetivos y en el compromiso
Elaboración en grupo de estrategias y medidas para alcanzar los objetivos
Clarificación de roles y asignación en común acuerdo de responsabilidades
Procedimientos de control y mecanismos de motivación
Mecanismos de seguimiento, retroalimentación y adaptación
GERENCIA DE PROYECTOSREGLAS DE ORO
Conozca sus objetivos
Defina los requerimientos
Firme control sobre los cambios
Planee sensatamente
Defina responsabilidades claramente
Asegure un buen flujo de información
Identifique y concentrece sobre puntos críticos
Selecciones proveedores y contratistas de calidad
Reconozca la necesidad de cambios
Evite riesgos innecesarios
FACTORES BASICOS PARA LA ORGANIZACION DE UN PROYECTO
Tamaño/Fases del proyecto
Duración del proyecto
Experiencia requerida
Localización del proyecto
Recursos disponibles
Aspectos propios del proyecto
Filosofía y visión de los directivos
ORGANIZACION DE PROYECTOSORGANIZACION DE PROYECTOS
ESTRUCTURA FUNCIONAL
ESTRUCTURA POR PROYECTOS
ESTRUCTURA MATRICIAL
ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA FUNCIONAL
GERENCIAGENERAL
DIRECCIONCOMERCIAL
DIRECCIONFINANCIERA
DIRECCIONTECNICA
DIRECCIONADMINISTRATIVA
ESPECIALIDAD A
ESPECIALIDAD B
PROYECTO X
PROYECTO Y
PROYECTO Z
ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA FUNCIONAL
VENTAJAS
Desarrollo y acumulación de la capacidad técnica
Las líneas de autoridad y jerarquía son claras
Definición clara de funciones y responsabilidades
Las líneas de ascenso y desarrollo de personal son claras
DESVENTAJAS
Falta de visión global
Posibilidad de conflictos entre especialistas
Dificultad de adaptación, resistencia al cambio
Difícil circulación de información
ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA POR PROYECTOS
GERENCIAGENERAL
DIRECCIONCOMERCIAL
DIRECCIONFINANCIERA
DIRECCIONDE PROYECTOS
DIRECCIONADMINISTRATIVA
ESPECIALISTA A
ESPECIALISTA B
GERENTE PROYECTO X
GERENTEPROYECTO Y
GERENTEPROYECTO Z
ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA POR PROYECTOS
VENTAJAS
Proporciona completa autoridad sobre el proyecto a una persona
Permite una visión global del proyecto
Facilita la capacidad de adaptación al cambio
Control total sobre los recursos
Facilita la colaboración y la coordinación
DESVENTAJAS
Poca posibilidad de transferencia de nuevos conocimientos de un proyecto a otro
Poca continuidad, inseguridad para los individuos
Dificultad de adaptación, resistencia al cambio
Subutilización de recursos y duplicidad de funciones
ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA MATRICIAL
GERENCIAGENERAL
DIRECCIONDE PROYECTOS
DIRECCIONFINANCIERA
DIRECCIONTÉCNICA
DIRECCIONCOMERCIAL
PROYECTO 1
PROYECTO 2
TECNICA A
TECNICA B
TECNICA C
ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA MATRICIAL
VENTAJAS
Objetivos claros
Continuidad de desarrollo de la capacidad técnica
Utilización flexible y eficaz de los recursos
Punto de contacto con cliente y otros participantes
Perspectiva global
Coordinación de recursos
Posibilidad de experiencia administrativa y de logro de resultados viables
DESVENTAJAS
Complejidad
Competencia por la obtención de recursos.Necesidad de negociar continuamente
Competencia por la obtención de recursos. Necesidad de negociar continuamente
Peligro de conflictos de proyectos
Dos jefes. Ambiguedad en la autoridad
ORGANIZACION DE PROYECTOS
EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
COM ITE DEL PROYECTO
ANALISTAS DEMANTENIMIENTO
GERENTE DEL PROYECTO
ANALISTAS DECONTABILIDAD
ANALISTAS DEMATERIALES
ANALISTAS DE SISTEMAS
OBJETIVO : Implementar un sistema integrado de información para los negocios de
Materiales, Mantenimiento y Contabilidad.
ORGANIZACION DE PROYECTOS
EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
EJECUTIVO DELPROYECTO
LIDER TECNICOLIDER DEL CLIENTE
OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el
Departamento de Materiales.
CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO
CONDENADO AL DESASTRE
Muchos requerimientos (Hacer todo lo imaginable)
Permitir continuas sugerencias del cliente
Planes optimistas (Si ! Si ! Si !)
Diseño inadecuado
Sindrome solución para todo
Personal no capacitado
Fallas en los contratos
Conflictos entre el cliente y el proyecto
UN BUEN EQUIPO
Limitar el alcance
Diseño controlado (admon del cambio)
Planes claros desde el principio del proyecto y detallados
Diseño para satisfacer requerimientos
Proceso revisión del software
Entrenamiento al personal
Contratos
Punto focal satisfacer los requerimientos del cliente
ORGANIZACION DE PROYECTOS
La asignación y la comprensión de las responsabilidades organizacionales e individuales es clave para una administración de proyectos exitosa.
Cada individuo es responsable de funciones especificas y tiene una línea de dependencia y comunicación.
Las responsabilidades y relaciones entre las organizaciones involucradas en el proyecto deberán estar definidos por ejemplo: Acuerdos de responsabilidades, informe de impacto, acuerdos de responsabilidades y soporte.
Elementos básicos de una organización– Comíte o Ejecutivo del proyecto– Líder del área cliente– Líder del área técnica– Equipo de trabajo
ORGANIZACION DE PROYECTOS
RESPONSABILIDADES
Comíte o Ejecutivo del proyecto– Aprobar viabilidad del proyecto– Facilitar los recursos requeridos del proyecto– Aprobar planes y recomendaciones– Aprobar cambios
Líder del área cliente– Definir plan del proyecto– Proveer información sobre avance del proyecto– Endosar decisiones que afectan al negocio– Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas– Actuar como representantes de los clientes
ORGANIZACION DE PROYECTOS
RESPONSABILIDADES
Líder del área técnica– Definir plan del proyecto– Proveer información sobre avance del proyecto– Endosar decisiones que afectan al área técnica– Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas– Actuar como representantes del área técnica
Equipo de trabajo– Ejecutar las actividades del plan
ORGANIZACION DE PROYECTOS
MECANISMO DE COMUNICACION
Reporte de progreso– Tiene como objetivo informar a los clientes los logros, planes,
problemas y variaciones– Periodicidad debería ser mensual
Reuniones de revisión con grupos de trabajo y contratistas– Tiene como propósito monitorear el progreso de las actividades del
grupo y reorientar los esfuerzos si es necesario.– Periodicidad debería ser semanal
Reuniones con grupos externos al proyecto– Tiene como objetivo informar sobre el progreso del proyecto– Periodicidad es eventual
PLANEACION DE PROYECTOS
PLANEACION
PLANEACION DE PROYECTOS
La planeación es la actividad directiva más importante en cualquier proyecto y requiere habilidad, experiencia y la capacidad para pensar en un proyecto como un todo y cada fase en detalle.
Para desarrollar un plan debe tenerse en cuenta 4 factores :– Planeación a mediano y largo plazo– Fuentes utilizadas para generar el plan– Herramientas utilizadas para describir un plan– Estrategias apropiadas para administrar proyectos
Planeación de proyectos Pensar anticipado 50% Comunicar 25% Monitorear 25%
PLANEACION DE PROYECTOS
ETAPAS
DEFINIR
(ETAPA 1)
PLANEAR
(ETAPA 2)
EJECUTAR
(ETAPA 3)
CONTROLAR
(ETAPA 4)
TERMINAR
(ETAPA 5)
FASES ANALISIS Y
SOLUCION
(FASE I)
ESPECIFA-CIONES
(FASE II)
DISEÑO
(FASE III)
DESARROLLO
(FASE IV)
ENTREGA
(FASE V)
1
2
3
4
5
6
7
8
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PLANEACION DE PROYECTOS
El trabajo debe ser dividido en unidades manejables para establecer un marco que facilite la planeación, el control de los recursos y minimizar los riesgos.
Los proyectos de dividen en fases . Los proyectos de mantenimiento e Ingeniría tienen seis fases estándares, las cuales pueden variar dependiendo del tamaño y tipo de proyecto :
Análisis Entender requerimiento del negocio– Formulación Definir la solución al requerimiento– Especificaciones Mostrar la solución (Punto vista-
Cliente)– Diseño Mostrar la solución (Punto vista -
Sistemas)– Desarrollo Producir la solución– Implementación Entregar la solución funcionando al
cliente
PLANEACION DE PROYECTOS
Elementos a tener en cuenta para establecer el número de fases:– Tamaño del proyecto– Grado de riesgo asociado– Tipo de proyecto
Tamaño del proyecto :– Pequeño 3-6 meses No de fases: 2 – Mediano 6-18 meses No de fases: 4 – Grande > a 18 meses No de fases : Depende del tipo
PLANEACION DE PROYECTOS
ASPECTOS CLAVES
La planeación para el proyecto debe ser lo suficientemente detallada como para responder las siguientes preguntas :
Qué ocurrirá, en que secuencia , en que plazo y a que costo ?
Qué recursos se requerirán, cuando, por cuanto tiempo y como se sabrá
qué el trabajo ha finalizado ?
Qué productos serán entregados, en que punto de referencia ?
Qué se requerirá de las organizaciones de servicio y de los vendedores y cual será el impacto de cualquier demora ?
Qué determina cuando se ha terminado el proyecto y quien revisara,
aprobara y aceptara la entrega de los productos terminados ?
PLANEACION DE PROYECTOS
SUGERENCIAS PARA EL EJERCICIO DE PLANEACION
Las actividades deberán tener un punto de comienzo y finalización discreto
(40-80 horas) e identificado su producto.
Las dependencias deberán representar las relaciones actuales entre tareas
y no reflejar el uso del recurso planeado.
Deberán utilizarse pocas dependencias como sea posible para evitar una
red desordenada.
Deberá usarse una estructura lógica que permita sumarizar actividades para
generar informes gerenciales.
Sobre todo recuerde que el plan es únicamente un modelo. Utilice el plan
como una guía para establecer limites y aplicar un juicio sobre el trabajo del
día a día en esos limites.
PLANEACION DE PROYECTOS
DEFINICION DE OBJETIVOS
La definición e interpretación de objetivos es fundamental para la gestión
de todos los proyectos debido a que:
– Direccionan el trabajo a ser hecho– Concentran los esfuerzos sobre los aspectos críticos o prioritarios– Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su equipo, la
gerencia y los clientes.– Son un parámetro básico para la resolución de conflictos.– Miden el desempeño y progreso del proyecto.
PLANEACION DE PROYECTOS
DEFINICION DE OBJETIVOS
Errores más comunes en la definición de objetivos :– Confundir intenciones y deseos con objetivos
(“Debemos aumentar la productividad “).– Objetivos irreales– Objetivos conflictivos– Cambios
Características de objetivos bien definidos :– Meta : Lo que se desea alcanzar, El que ? Donde ?– Indicadores : Son los parámetros de medición de la meta alcanzada
Cuanto ? Cuando ?– Restricciones : Son las condiciones que deben ser cumplidas en la
consecución de la meta. Como ? Por Cuanto ?
PLANEACION DE PROYECTOS
DEFINICION DE OBJETIVOS
Ejemplo :– objetivo del proyecto :
“Proveer a la compañía XYZ durante 2003 de un sistema integrado para el manejo de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.
– Objetivo de la fase (Formulación) :
“Definir la solución para la compañía XYZ durante 2003 para el manejo integrado de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.
PLANEACION DE PROYECTOS
DESCOMPOSICION DEL TRABAJO
Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la
identificación y organización del trabajo necesario para completarlo.
El análisis de descomposición que identifica las unidades mas pequeñas
de trabajo, es la primera etapa en la planeación detallada del proyecto.
Beneficios:– Identificar los productos a entregar– Definir responsabilidades– Estimar duración de actividades– Programar actividades– Controlar el avance del proyecto
PLANEACION DE PROYECTOS
DESCOMPOSICION DEL TRABAJO
Responsabilidad :– El análisis de descomposición es un ejercicio que debe desarrollarse
conjuntamente por el grupo de trabajo de clientes y sistemas.– Los lideres de usuarios y sistemas deberán estar involucrados en este
proceso para asegurar que todas las actividades estén incluidas y familiarizarse con la estructura del proyecto.
Estructura :– El análisis de descomposición está subdividido en proyecto,
subproyectos, milestones y actividades.
PLANEACION DE PROYECTOS
PROYECTO
SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO
ACTIVIDAD ACTIVIDAD
MILESTONE MILESTONE MILESTONE
PLANEACION DE PROYECTOS
ANALISIS DE RIESGOS
Riesgo es una situación potencial no deseada, que una vez concretada
podría impedir o dificultar el cumplimiento del proyecto.
» Internos : al ambiente de la empresa» Externos : al ambiente de la empresa» Intrinsicos : al proyecto en si
PLANEACION DE PROYECTOS
INTERNOS EXTERNOS INTRINSICOSEstrategia/Políticas Proveedores/Subcontratados
(Atrasos,Quiebra, patrones de calidad)
Diagnóstico
Disputas de poder Políticos / Económicos(cambio de gobierno,política cambiaria, impuestos, tasas)
Calidad de la solución
Resistencias Mercado(competidores, distribuidores)
Tecnología
Cultura de la empresa Fuerza mayor(Accidentes, inundaciones, incendios,robos)
Equipamento/Materiales
Rotatividad (Ejecutivos,usuarios, equipo)
Equipo del proyecto
Desempeño(Financiero,operacional)
Planeamiento/Ejecución
PLANEACION DE PROYECTOS
ANALISIS DE RIESGOS
Parte del proceso de planeación, consiste en identificar los riesgos
potenciales asociados con el proyecto y las acciones para minimizarlos.
Proceso para la identificación de los riesgos– Identificar los riesgos en la medida que se planifica cada fase– Estimar el impacto que tendría si ocurriera (Plazo,costo,calidad)– Planificar la minimización del riesgo– Realizar seguimiento a las acciones para minimizar el riesgo.
PLANEACION DE PROYECTOS
ANALISIS DE RIESGOS
EJEMPLOS ;
RIESGO : Manejo de un proyecto a largo plazo
SOLUCION: Descomponer el proyecto en fases y entregar el sistema
por partes.
RIESGO : Múltiples clientes
SOLUCION: Definir un Comite Directivo para establecer necesidades,
prioridades, financiamiento.
RIESGO : Utilizar un ambiente técnico complejo
SOLUCION: Realizar reuniones de contactos con técnicos,expertos y
vendedores.
Asignar técnico experimentado tiempo completo en el
proyecto.
PLANEACION DE PROYECTOS
ANALISIS DE RIESGOS
EJEMPLOS :
RIESGO : Demora en la entrega de equipos por parte del proveedor
SOLUCION: Incluir cláusulas de multas en la negociación.
Realizar un estrecho seguimiento a la compra y entrega.
RIESGO : Demora en las pruebas del nuevo sistema.
SOLUCION: Comprometer con los Gerentes de los departamentos
clientes los recursos requeridos de acuerdo al plan.
PLANEACION DE PROYECTOS
TALLER DE PLANEACION
PLANEACION DE PROYECTOS
TALLER DE PLANEACION
Definir el objetivo, la descomposición del trabajo y los riesgos asociados al proyecto de Outsourcing.
PLANEACION DE PROYECTOS
PLANEACION DE ACTIVIDADES
La representación gráfica de las actividades de un proyecto puede ser
realizada de varias formas, siendo las dos más utilizadas :– Gráficos de GANTT– Diagramas PERT
Los gráficos de GANTT permiten visualizar la distribución de las actividades
de un proyectos a lo largo del tiempo.
Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades
de un proyecto.
PLANEACION DE PROYECTOS
VENTAJAS
GRAFICO GANTT
Muestra los datos de inicio/término de una actividad
Facilitan el análisis comparativo (Plan vs Real)
DIAGRAMAS PERT
Muestra la interdependencia entre las actividades
Permiten analizar el impacto de atraso/adelanto de una actividad sobre las demás
Identifican las actividades más criticas y muestra las holguras
DESVENTAJAS
GRAFICO GANTT
No muestran las dependencias entre las actividades
Visualización difícil para proyectos con muchas actividades
No permiten análisis de impacto : atrasos /adelantos
DIAGRAMAS PERT
Su actualización es difícil
No permite saber la fecha en la que una actividad será ejecutada
PLANEACION DE PROYECTOS
PLANEACION DE ACTIVIDADES
Holgura : Diferencia entre la fecha más temprana y la fecha más tardía de
inicio / término de una actividad
Camino Critico : Conjunto de actividades que contienen la menor holgura
La utilización de ambas técnicas proporcionarán una mayor calidad en el
proceso de planeación, análisis de riesgos y control del proyecto.
PLANEACION DE PROYECTOS
PLANEACION DE ACTIVIDADES
Ejemplo : Preparación de un curso
ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION PRECEDENTES
A Levantar procedimientos 2 B
B Entrenar equipo 6 C,D
C Obtener equipo 3 E
D Obtener instructor 4 F
E Definir conocimiento 1 H
F Definir entrenamiento 2 E,G
G Definir documentación 2 -
H Reunir gerentes 3 -
PLANEACION DE PROYECTOS
PLANEACION DE ACTIVIDADES
Ejemplo : Preparación de un curso
INICIO
H,3 E,1 C,3
G,2 F,2 D,4
B,6 A,2 FIN
PLANEACION DE PROYECTOS
TALLER DE PLANEACION
PLANEACION DE PROYECTOS
TALLER DE PLANEACION
Dibujar el diagrama PERT para el plan descrito a continuación.
ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION
A Documentar términos de referencia 1
B Preparar plan de trabajo sgte fase 2
C Efectuar análisis beneficio/costo 3
D Seleccionar alternativa de solución 1
E Conformar equipo trabajo sgte fase 2
F Identificar incentivos /beneficios 3
G Estimar costo alternativa recomendada 2
H Evaluar alternativas 4
I Definir alcance y objetivos 2
J Definir requerimientos del proyecto 1
K Evaluar la situación actual 3
ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION
ESTIMACION DE PROYECTOS
La estimación es cuantificar el plan y es un resultado de la unión del modelo (Plan del proyecto) con la experiencia del estimador.
Las estimaciones son la base del proceso de planeación y contiene siempre un cierto grado de incertidumbre.
La posibilidad de exito de un proyecto dependen de la calidad con que se desarrolla el proceso de estimación del tiempo,recursos, y costos.
ESTIMACION DE PROYECTOS
TECNICAS
Falta estándares de trabajo
Falta de datos/información
Presión (plazo, recursos, costo)
Compromisos apresurados
Comunicación inadecuada
Cambios de alcance
Dificultad para estimar duración
PSICOLOGICAS
Inseguridad (falta de conocimiento)
Falta credibilidad en los estimados
Miedo a los compromisos
Expectativas irreales
Exceso de optimismo
Miedo de decir No
Miedo de exponerse
Ideas preconcebidas
Ansiedad
BARRERAS PARA ESTIMACIONES MAS PRECISAS
ESTIMACION DE PROYECTOS
TALLER DE ESTIMACION
ESTIMACION DE PROYECTOS
BARRERAS PARA ESTIMATIVOS ADECUADOS EN LOS PROYECTOS DE SU ORGANIZACION
Con que frecuencia ocurren estas barreras cuando hace estimativos :
A. Nunca o casi Nunca B. Algunas veces C. Frecuentemente D. Siempre o casi siempre
Barreras Sicológicas :
1. Exceso de confianza
2. Miedo a los compromisos
3. Desconocimiento de o resistencia a la utilidad o necesidad de los estimativos
4. Enfásis excesivo en la incertidumbre por parte de quienes hacen los estimativos
5. Enfásis excesivo de los gerentes o clientes en la exactitud de los estimativos
6. Tendencia a racionalizar y justificar cualquier desviación o retraso
ESTIMACION DE PROYECTOS
BARRERAS PARA ESTIMATIVOS ADECUADOS EN LOS PROYECTOS DE SU ORGANIZACION
Con que frecuencia ocurren estas barreras cuando hace estimativos :
A. Nunca o casi Nunca B. Algunas veces C. Frecuentemente D. Siempre o casi siempre
Barreras Técnicas:
1. Métodos erráticos de trabajo o falta de estándares
2. Datos insuficientes para efectuar los estimativos
3. Análisis incompleto o sobresimplificado
4. Falta de tiempo para efectuar estimativos
5. Falta de experiencia y conocimientos sobre estimativos
6. Compromisos prematuros
7. Estimativos basados en lo esperado, lo requerido o el presupuesto
disponible : Preconcepciones
8. Imposiciones arbitrarias de tiempo o costos
9. Alcance del proyecto móvil o flexible
ESTIMACION DE PROYECTOS
Puntaje :
A. 10 puntos B. 7 puntos C. 3 puntos D. 0
Interpretación :
141-150 puntos : A usted le han lavado el cerebro o quiere impresionar a su jefe.
121-140 puntos : Su organización esta iluminada y posiblemente tiene un excelente registro histórico
de estimativos, que le permite perfeccionar constantemente esta actividad.
91- 120 puntos : Existen algunos de los componentes de estimativos adecuados, pero pueden
presentarse resultados inconsistentes.
51 - 90 puntos : Los estimativos adecuados son mas la excepción que la regla.
0 - 50 puntos : Pongase las pilas rápido, a menos que disponga de recursos y presupuesto
ilimitados.
ESTIMACION DE PROYECTOS
ELEMENTOS DE UNA BUENA ESTIMACION
Intuición
(Experiencia anterior, habilidad personal)
Históricos
(Proyectos Similares)
Estándares
(Estándares confiables)
ESTIMACION DE PROYECTOS
EMPIRICAS
Método Delphi– Basado en la opinión del grupo– Util cuando no hay información
Orden Inverso– Dada la respuesta calculase la
pregunta
Negociación– Negociación de tiempos en función
de experiencia– Util para estimar trabajo individual
METODOLOGICAS
Construcción de escenarios (“What if”)
Proyección– Basado en estadísticas– Sirve para estimar costos y
duraciones– Uso de estándares e históricos
TECNICAS PARA ESTIMACIONES
ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION DE ACTIVIDADES
En el proceso de programación detallada del plan debe hacerse un estimativo:– Para cada actividad– Una reserva de riesgos conocidos asociados con actividades especificas– Una reserva de contingencia para los imprevistos o factores de error
(incertidumbre)
Estimación de una actividad en días hábiles :– DURACION : Estimado ( Días Analista )
(# de recursos) x (Factor de tiempo)
Factor de tiempo es el porcentaje de tiempo que una persona está disponible para trabajar en la actividad. Factor 0.80 recurso propio y 0.90 para contratista
ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION DE ACTIVIDADES
Una reserva de riesgos conocidos asociados con actividades especificas :– Son conocidos en el momento de identificar una actividad– Adicionar tiempo adicional para cubrir el riesgo que no hace parte de la
contingencia, pues es conocido– Riesgo cuyo impacto es difícil de cuantificarse, debe ser mencionado y debe
planearse acciones especificas para minimizar su impacto
Una reserva de contingencia para los imprevistos o factores de error (incertidumbre) :– El estimativo que se hace sobre la duración de una actividad siempre contiene un
componente de incertidumbre. Esta debe considerarse en el proceso de planeación.
– Se necesita una contingencia que tenga en cuenta la incertidumbre inherente al proyecto para mejorar la probabilidad de terminar el proyecto
ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION DE ACTIVIDADES
Guía para asignar contingencia según la fase del proyecto:– Análisis 100% – Solución 50%– Especificaciones 20%– Diseño 10%
Ejemplo de uso de contingencia :
Duración del proyecto : 18 meses (Oct 00 - Mar/02)
Fase de planeación : Desarrollo / Entrega
Tipo de proyecto : Compra de paquete
Contingencia : 3 meses (15%)
ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION DE ACTIVIDADES
Milestone Critico Fecha Ocurrencia Porcion Fecha Probable
Recibo de paquete Ene 27/01 4 0.66 (13 días) Feb 13/01
Puesta en productiva Ene 30/02 16 2.66 (53 días) Abr 9/02
Porción:(Ocurrencia / duración)*Contingencia
ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION DE COSTOS
En un proyecto se requiere determinar los siguientes costos :– Costos del proyecto : Son los costos relacionados con la ejecución del
proyecto.– Costos de operación : Son los costos requeridos para soportar y
operar el nuevo sistema.
Para estimar los costos del proyecto se requiere :– Definir el tipo y tamaño del proyecto– Definir el plan detallado– Realizar el análisis de riesgo– Definir la contingencia del proyecto
ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION DE COSTOS
Guía de costos del proyecto :
– Salarios y beneficios : Analistas de la empresa, contratista , otros.
– Gastos Generales : Suministros de oficina, papelería, gastos de viaje,
restaurantes, arrendamientos equipos, entto.
– Servicios contratados : Asesoría técnica, consultoría .
– Inversión de capital : Adquisición de software, impresoras, estaciones
de trabajo, redes, equipos de computo,otros.
Una vez definido todos los costos del proyecto, se debe definir su presupuestación y manejo.
ESTIMACION DE PROYECTOS
TALLER DE ESTIMACION
ESTIMACION DE PROYECTOS
TALLER DE PLANEACION
Se requiere calcular la fecha de terminación del proyecto de Outsourcing.
Información adicional :– El proyecto ha finalizado la fase de análisis y formulación en Enero /00 y
ha estimado que el plan de desarrollo e implementación durará 10 meses.
– Se ha identificado los siguientes milestones críticos :» Oferta aceptada y legalizada Marzo/01» Entrenamiento realizado Mayo/01» Seguridad y controles definidos Julio/01» Outsourcing productivo Noviembre/01
– Contingencia : 15%
ESTIMACION DE PROYECTOSRESUMEN PROCESO DE PLANEACION
Pasos : Definir organización del proyecto Definir objetivo del proyecto Definir las bases de planeación y estrategias Definir diagrama de descomposición de actividades Identificar los riesgos asociados al proyecto Identificar las actividades , duración y sus productos Definir la dependencia entre actividades Determinar el recurso humano requerido para cada actividad Programar utilizando una herramienta computarizada Analizar la secuencia lógica del proyecto e identificar ruta critica Realizar un balance de recursos Establecer los puntos de control Establecer la contingencia Definir los costos del proyecto y su manejo Consolidar el plan de ejecución del proyecto Revisar el plan con el cliente para su endoso Monitorear y controlar el plan
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
MONITOREO Y CONTROL
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
Monitoreo : Es la función ejecutiva que sigue la pista al progreso del proyecto.
Control : Es la función de administración activa, es decir la acción tomada con
base en los resultados del monitoreo.
El monitoreo/control debe realizarse durante todo el proyecto, uno de los mayores problemas es la baja prioridad que recibe como actividad, lo cual ocasiona :
– Retraso en los planes– Sobregiro de costos– Impactos de cambios que no son descubiertos hasta que ocurren
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
Aspectos importantes del monitoreo y control :
– Control de cambios
– Ejecución presupuestal
– Progreso físico
– Comunicaciones
– Revisión del proyecto
– Registro de administración del proyecto
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio : Es alterar algo que estaba planeado, en desarrollo o
ya concluido, en el ambiente de un proyecto.
Control de cambios : Es el proceso de planear, coordinar e implantar
cambios en un ambiente de desarrollo de proyectos,
con el fin de causar el menor impacto posible.
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
EXTERNAS
Gobierno
Mercado
Competencia
Tecnología
Cultura
INTERNAS
Estrategia / Políticas
Estructura
Personas
Errores
Volúmenes
Restricciones de recursos
CAUSAS DE LOS CAMBIOS
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
IMPACTO DE LOS CAMBIOS
Trabajo ejecutado / A ejecutar
Costos
Plazos
Recursos
Riesgos
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE CAMBIOS
Los cambios se presentan en un proyecto a medida que avanza en sus diferentes fases. Estos cambios resultan por :
– Mejor estimación y entendimiento de los requerimientos– Revisión sobre el alcance– Ejecución del proyecto– Desarrollo tecnológico– Diseño deficiente.
La identificación, el reporte y la administración adecuada de estos cambios representan elementos claves para la administración exitosa del proyecto.
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE CAMBIOS
Principios :
– No realizar ningún cambio sin una autorización escrita de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.
– Los cambios deben documentarse sin importar su tamaño– Los cambios afectan el plan total del proyecto y deberán reducirse a lo
mínimo posible
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
Requisito
Análisis dela solicitud
Rechazar Aceptar Postergar
Notificar Archivar
Replanear
Informar
CONTROL DE CAMBIOS
• Pasos
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE CAMBIOS
Ejemplo de un Log y Formato de cambio.
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
EJECUCION PRESUPUESTAL
Ejemplo de una ejecución presupuestal
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
PROGRESO FISICO
QUE ES ?– Es la comparación del progreso de trabajo que fue planeado sobre el
que ha sido realizado en un periodo de tiempo especifico.
PROPOSITO– Provee una evaluación rápida del estado del progreso del proyecto.– Si alguna tendencia negativa es detectada, una revisión a los niveles
mas bajos del plan deberá ser realizada con el fin de definir claramente las áreas con problemas.
COMO SE MIDE– El progreso real del proyecto se mide a través de los productos
obtenidos para cada una de las actividades identificadas del plan. Este progreso real es comparado con el progreso planeado y se expresa en términos de porcentaje (%).
EJEMPLO
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
COMUNICACIONES
Dentro de un proyecto las comunicaciones pueden ser formales e informales, por ejemplo : informes de progreso, revisiones administrativas,reuniones de contacto.
En el proyecto debe haber una información formal estandarizada distribuida en forma periódica : “ INFORME DE PROGRESO” .
El informe de progreso representa el mecanismo primario usado por el equipo del proyecto para informar sobre el progreso del proyecto, problemas y otros.
El informe de progreso debe tener tres áreas claves : Estado técnico, costos y cronograma.
Ejemplo
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
REGISTRO DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Es utilizar un archivo de documentos fundamentales del proyecto desde su inicio hasta su finalización. Es una herramienta centralizada para una administración y control de proyectos efectivos.
Es de gran ayuda para los gerentes de proyectos, clientes, todos los miembros del equipo de proyecto y mas adelante, para el personal de soporte.
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
REGISTRO DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Contenido : Definición y descripción del proyecto Acuerdos, responsabilidades Planes del proyecto Control de cambios Presupuesto Informes de progreso Presentaciones Comunicaciones en el proyecto (actas, memos, etc) Plan de entrenamiento, plan de pruebas Contratos de Hardware, software. Otros
MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
INTRANET, INTERNET Y LA WEB EN ADMON DE PROYECTOS
CALIDAD DE PROYECTOS
ELEMENTOS
Tecnología
Recurso Humano
Recurso financiero
Tiempo
Calidad de la solución
CALIDAD DE PROYECTOS
BARRERAS PARA ALCANZAR LA CALIDAD DE PROYECTOS
Problemas de calidad– Definición incorrecta– Mala interpretación de la definición– Requerimientos cambiantes
Problemas de productividad– Resultados lentos– Presupuestos excedidos– Recursos escasos– Requerimientos cambiantes
Pruebas realizadas:– Bajo presión y con la fecha de iniciación encima– Se comprimen si la disponibilidad de tiempo es limitada
“ La prevención de errores en todas las fases del desarrollo del proyecto es la ruta critica de la calidad “
CALIDAD DE PROYECTOS
CALIDAD DE PROYECTOS
Involucrar al cliente en el desarrollo del proyecto
Hacer las cosas bien desde el principio
Entender los requerimientos del cliente
Cumplir los requerimientos del cliente al 100%
Eliminar desperdicio
Medir y controlar
Mantener comunicaciones efectivas
Mejorar continuamente
Proyectos implementados a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo
los requerimientos del cliente
Utilizar estándares para manejo de proyectos
GERENCIA DE PROYECTOS
PROYECTO EXITOSOPROYECTO EXITOSO
Admon de cambios
Estimación
Control y seguimiento
Planeación
EVALUACION FINANCIERA
EVALUACION FINANCIERA DE
PROYECTOS DE INFORMATICA
EVALUACION FINANCIERA
ETAPAS
1. FORMULACIÓN DE PROYECTOS:
Preparar la información :
- Legal
- Comercial
- Técnica
- Organizacional
- Ambiental
- Financiera/Social
2. EVALUACION DE PROYECTOS
2. EVALUACION DE PROYECTOS :
Evaluar la información, es decir preparar el análisis Costo- Beneficio.
Obtener los indicadores financieros para la toma de decisión
FORMULACION DE PROYECTOS
Esta autorizada la organización para realizar el proyecto y todas sus actividades ?
Que normas presupuestales se deberán satisfacer para el manejo de los recursos ?
Para la recepción de prestamos : Qué tramites y requisitos legales deberán cumplir ?
Si es indispensable la realización de contratos : Que normatividad legal se debe cumplir ?
En que otros campos son indispensables tener en cuenta normas legales ?
COMPONENTE LEGAL
FORMULACION DE PROYECTOS
El producto o servicio definido : satisface las necesidades del cliente ?
Existen en la región los insumos y materiales requeridos para la implementación del proyecto ?
Se ha determinado la demanda y se ha delimitado el área geográfica de jurisdicción del mercado del producto o servicio del proyecto ?
Si el proyecto es comercial : permite el precio a establecer recuperar la inversión, los costos de producción, los gastos de administración, comercialización y financiación y aún obtiene el inversionista la rentabilidad apropiada ?
El canal de comercialización definido se acomoda a las características del cliente y del producto o servicio y se han definido sus gastos ?
COMPONENTE COMERCIAL
FORMULACION DE PROYECTOS
Se ha definido el diseño técnico del producto ? El proceso técnico establecido y la tecnología inherente
seleccionada : son convenientes para la economía y se adecuan al entorno que caracteriza el proyecto ?
Se han determinado las maquinarias y equipos necesarios para lograr los objetivos comerciales y se ha analizado su balance ?
Se han definido los insumos indispensables, sus rendimientos técnicos y se ha establecido su disponibilidad en la cantidad y calidad requerida ?
Ha establecido el grupo técnico los costos de producción ? Otros aspectos : Localización, tamaño, futuras ampliaciones, etc : se
han tenido en cuenta ?
COMPONENTE TECNICO
FORMULACION DE PROYECTOS
Que estructura organizacional es la adecuada para la implementación y operación del proyecto ?
Con las funciones establecidas se lograrán los objetivos del proyecto ?
Se ha calculado el gasto total que originara la nómina de personal de todas las áreas involucradas ?
Que inversiones en equipos de dotación son requeridos para el funcionamiento de la organización ?
El manual de procedimientos administrativos es flexible y se acomoda a los requerimientos propios del proyecto ?
Se ha definido el perfil profesional requerido por el personal ?
COMPONENTE ORGANIZACIONAL E INSTITUCIONAL
FORMULACION DE PROYECTOS
El estudio ha establecido el efecto del proyecto sobre el ecosistema, en especial sobre :
» La contaminación de los recursos hídricos ?» Los suelos (procesos de : Erosión, salinización, compactación ,
etc) ?» La contaminación de la atmósfera (emisiones de contaminantes,
ruidos de altos niveles, tala de bosques, etc) ?» Que otros efectos van en contravía del desarrollo sostenible ?» Cumplirá el proyecto con toda normatividad establecida para
controlar los riesgos creados ?
COMPONENTE AMBIENTAL
FORMULACION DE PROYECTOS
Se han definido las fuentes de financiación de recursos requeridos por el proyecto ?
Se han establecido los costos financieros de las fuentes externas y se han seleccionado las que ofrezcan las mejores condiciones financieras ?
Se han determinado todos los valores monetarios de los rubros del proyecto (Inversiones, Gastos, Ingresos, Flujo financiero de prestamos, etc) que faciliten realizar su evaluación financiera ?
COMPONENTE FINANCIERO
FORMULACION DE PROYECTOS
El proyecto se enmarca en el plan de desarrollo económico adoptado por el gobierno para lograr sus objetivos políticos?
Que beneficios económicos (Ej: No de empleos) reporta el proyecto que justifique el empleo de los recursos para su realización ?
Origina el proyecto alguna externalidad negativa o costo económico ?
El proyecto garantiza la sostenibilidad y el uso racional de los recursos en el largo plazo ?
El proyecto contribuye al logro de los objetivos sociales de equidad y de distribución de ingresos ?
COMPONENTE ECONOMICO Y SOCIAL
FORMULACION DE PROYECTOS
COMPONENTES DEL PROYECTO E INTERRELACIONES
Legal ComercialTécnico
ProyectoSocial y
Económico
Financiero Ambiental
Organizacio- nal
EVALUACION DE PROYECTOS
La función de evaluar comprende las acciones de comparar, analizar y recomendar :
• La comparación exige diversas alternativas u opciones
• El Análisis requiere la descomposición lógica de los elementos de las alternativas para establecer diferencias o semejanzas
• La recomendación se fundamenta en la ponderación de factores estableciendo prioridades con base en las deduciones relevantes.
ACCIONES
EVALUACION DE PROYECTOS
Determinar el aporte o contribución de un proyecto al bienestar de un individuo ó grupo en particular (El inversionista, el gobierno, la entidad financiera, la empresa, etc).
Su objetivo : MAXIMIZAR el bienestar de un individuo o grupo medidos en términos de la obtención de ganancias monetarias.
Herramienta de análisis : Elaborar un flujo de fondos incremental (todo lo nuevo que tengo que hacer ) o de caja del proyecto.
QUE ES ? / OBJETIVO
EVALUACION DE PROYECTOS
PERIODICIDAD (PERIODOS)
Depende de la naturaleza del proyecto (Meses, trimestres, años, etc).
HORIZONTE PARA LA EVALUACION DEL PROYECTO
Determina el plazo de implementación y los periodos de operación
ASPECTOS PARA LA ELABORACION DEL FLUJO DE FONDOS
EVALUACION DE PROYECTOS
ASPECTOS PARA LA ELABORACION DEL FLUJO DE FONDOS
0 1 2 3 N (periodos)
Plazo de Implementación
Operación
PUNTO CERO
Señala el momento en el cual se toma la decisión de realizar el proyecto o periodo de referencia para cálculo de indicadores
Tomo decisión de ejecutar el proyecto
EVALUACION DE PROYECTOS
ASPECTOS PARA LA ELABORACION DEL FLUJO DE FONDOS
PERIODO 1
El primer periodo en el cual se realizan las inversiones iniciales del proyecto.
Los egresos e ingresos se registran en el momento de su efecto financiero (Entrada o Salida )
EVALUACION DE PROYECTOS
ASPECTOS PARA LA ELABORACION DEL FLUJO DE FONDOS
0 1 2 3 N (periodos)
Inversiones
GRAFICO FINANCIERO DEL PROYECTO
4 5
Ingresos Netos
Salidas Netas ($)
( - calculadora)
Entradas Netas ($)
( + calculadora)
FORMULACION DE PROYECTOS
Determinar el horizonte de análisis» Inmuebles : Edificios Vida útil : 20 años» Muebles : Plantas y equipos (trenes, aviones) Vida útil : 10 años» Equipo automotor, computadores Vida útil : 5 años
Preparación y valoración de todos los rubros» Inversiones» Gastos ( Personal, Materiales y suministros, Servicios
Contratados)» Beneficios» Flujo de fondos de financiaciones externas» Impuestos y anticipo tributario» Valores de salvamento
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION FINANCIERA
FORMULACION DE PROYECTOS
Elaboración del flujo del fondo
Determinación de los indicadores financieros (TIR, VPN, Otros)
Toma de decisión de realizar ó no el proyecto
La depreciación no forma parte del flujo de fondo, no genera gasto monetario (No reembolsable se compra cuando se paga el activo). Sirve para disminuir impuestos y la utilidad neta.
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION FINANCIERA
EVALUACION DE PROYECTOS
Costo de oportunidad = Tasa de descuento =
Tasa interés de oportunidad = Tasa mínima de
rentabilidad
VARIABLE IMPORTANTE EN LA EVALUACION FINANCIERA
EVALUACION DE PROYECTOS
La tasa de descuento refleja la rentabilidad estable que deja de percibir el inversionista o la entidad : En la inversión alternativa (CTD, Acciones, otros), por utilizar los recursos en la ejecución del proyecto.
EVALUACION DE PROYECTOS
METODOS PARA REALIZAR EVALUACION
A PRECIOS CONSTANTES
Todos los rubros o componentes del proyecto se determinan con precios del periodo en que se presentan, sin incluir el efecto de la inflación.
A PRECIOS CORRIENTES
Todos los rubros o componentes del proyecto se determinan con precios del periodo en que se presentan, incluyendo el efecto de la inflación.
“Los dos métodos deben dar resultados equivalentes “
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS
CATEGORIA
- Incremento de la eficiencia del negocio o mejoría en la producción.
- Aumento de rendimiento
- Reducción tiempo ocioso
- Reducción de mantto
- Reducción de gastos de viaje
- Mejoras en el servicio al cliente
PAUTA DEL CALCULO
- Estimar ahorro de fuerza de trabajo y aumento de rendimiento como resultado de un menor tiempo ocioso no programado
- Estimar los costos de mantto no programado
- Medir las mejoras en aspectos especificos del servicio, por ej: fechas de entrega, etc.
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS
CATEGORIA
• Reducción de inversiones de activos.
- Inversiones evitadas
- Inversiones diferidas
•Disminución necesidades de capital de trabajo.
- Niveles de inventarios reducidos
- Disminución del ciclo de CxC
PAUTA DEL CALCULO
- Determine la diferencia en las facilidades planeadas
- Estimar el cambio en el capital de trabajo.
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS
CATEGORIA
• Reducciones de fuerza de trabajo.
- Personal activo
- Necesidades anticipadas
•Mejor programación
PAUTA DEL CALCULO
- Calcular los costos totales por nivel/persona.
- Calcular ahorros con contratistas.
- Estimar la reducción de los costos de cambio , por ej: sobretiempo no programado.
- Estimar los costos reducidos de materiales comprados
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS
CATEGORIA
• Mejor logística
- Selección y almacenamiento más efectivo de materiales
- Mejor distribución del producto terminado
•Mejor uso de energía.
- Disminución de consumo
- Producción más eficiente
PAUTA DEL CALCULO
- Calcular la reducción en los servicios, costos de fletes,inventario.
- Calcular los valores de reducción de energía.
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS
CATEGORIA
• Reducción de riesgos gubernamentales /legales evitados
- Cumplimientos
- Habilidad para influir en nuevos estándares o modificar los existentes
- Aumento de oportunidades para fallos favorables
PAUTA DEL CALCULO
- Estimar el costo de parar la producción o evitar cometer acciones penadas por la ley.
- Estimar los beneficios en proponer métodos más eficientes para cumplir los objetivos del gobierno.
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS
CATEGORIA
• Disponibilidad de información
- habilidad para satisfacer demandas inesperadas de información
- Menos demoras
- Resultados anticipados
- Confianza en integridad de los datos
PAUTA DEL CALCULO
- Estimar los costos ahorrados de sistemas y clientes que se evitan mejorando las aplicaciones existentes.
- Estimar multas por demoras u oportunidades perdidas
- Estimar las multas para datos inconsistentes/incompletos
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS
CATEGORIA
• Reducción de costos de operación del sistema
- Menor utilización de equipos
- Eliminación de reportes
-Reducción de costos de telecomunicaciones
- Reducción del mantenimiento del sistema
PAUTA DEL CALCULO
- Estimar el ahorro de costos basado en cargos de mantenimiento y operación de los equipos, informes.
- Estime los costos que se reducen de materiales comprados
EVALUACION DE PROYECTOS
GUIA - CUANTIFICACION DE COSTOS
CATEGORIA
• Servidores
• Manejadores de bases de
•datos
• Estaciones de trabajo
• Impresoras
• Paquetes
• Equipos de redes
• Mejoras al ancho de banda satelital
•
CATEGORIA
• Videoconferencia
• Internet / Intranet /Extranet
• Personal, Gastos, Servicios Contratados
EVALUACION DE PROYECTOS
VPN - VALOR PRESENTE NETO
TIR - TASA INTERNA RETORNO
RAZON BENEFICIO NETO / INVERSION
INDICADORES FINANCIEROS
EVALUACION DE PROYECTOS
Es el excedente monetario que a precios de momento cero produce el proyecto
Medir el impacto en efectos monetarios ($)
Llevar al valor presente los ingresos - egresos
Para su cálculo es indispensable conocer la tasa de descuento que representa el costo de oportunidad o rendimiento alternativo del inversionista
El flujo de fondos para su cálculo se puede realizar a precios corrientes o a precios constantes manteniendo en todo el proceso la homogeneidad del análisis. La mezcla de precios produce resultados sin ningún significado financiero coherente
VPN - VALOR PRESENTE NETO
EVALUACION DE PROYECTOS
Si VPN > 0, el proyecto es atractivo y debe ser aceptado
Si VPN < 0 , el proyecto no vale la pena ya que hay alternativas de inversión que arrojan mayor beneficio
Si VPN = 0 , es indiferente entre realizar el proyecto o escoger las alternativas, ya que arrojan el mismo beneficio
VPN - VALOR PRESENTE NETO
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Valor presente neto) :
1000 1600
0 1 2
Tasa de descuento : 18%
Características del flujo : Esta a precios corrientes
Esta antes de impuesto
Con recurso propio
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Valor presente neto) :
1000 1600
0 1 2
Cálculo : Mode 4
CFj : 0
CFj : -1000
CFj : +1600
i : 18 %
Comp NPV
VPN = $ 301,64
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Valor presente neto) :
1000 1600
0 1 2
Tasa de descuento : 18%
Características del flujo : Esta a precios constantes
Esta antes de impuesto
Con recurso propio
Asumamos inflación : 10%
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Valor presente neto) :
1000 1600
0 1 2
1. Calcular los indices de inflación:
Indice inflación t = (Indice inflación t-1) * (1+inflación t)
Punto 0 = 1 (siempre)
Punto 1 = 1 * (1 + 0.10) = 1.10
Punto 2 = 1.10 * (1+0.10) = 1.21
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Valor presente neto) :
1000 1600
0 1 2
2. Calcular los precios constantes:
Valor, precios constantes t = Valor precios corrientes t / Indice de inflación t
Punto 1 = 1000 / 1.10 = 909.09
Punto 2 = 1600 / 1.21 = 1322.31
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Valor presente neto) :
1000 1600
0 1 2
3. Calcular la tasa descuento a precios constantes :
Tasa descuento = (1 + tasa descuento precios corrientes t / 1+ inflación t) - 1
Tasa de descuento = ( 1+0.18% / 1 + 0.10% ) - 1 = 0.072727
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Valor presente neto) :
909.09 1322.31
0 1 2
4. Calcular el valor presente neto:
i : 7.27 %
VPN = $ 301.64
Los dos valores son iguales porque es el punto cero de referencia. El efecto del valor inflacionario se ve en los valores futuros y no en el valor presente.
Se recomienda evaluar a precios corrientes (Es la realidad)
EVALUACION DE PROYECTOS
Representa el rendimiento intrinseco de los recursos que permanecen invertidos en el proyecto.
Es la máxima tasa de descuento que puede soportar el proyecto para que VPN (i=TD %) = $0 . En otras palabras es el techo de la rentabilidad que puede exigir el inversionista.
TIR - TASA INTERNA DE RETORNO
EVALUACION DE PROYECTOS
TIR - TASA INTERNA DE RETORNO
VPN
TD
Es aquella tasa de descuento en la cual el VPN= 0
EVALUACION DE PROYECTOS
TIR - TASA INTERNA DE RETORNO
0 1 2 3 4
- 200 - 300
180 200 270
La gráfica VPN para diferentes tasas de oportunidad es :
EVALUACION DE PROYECTOS
TIR - TASA INTERNA DE RETORNO
VPN
TD
3% - 101,32
5% - 72,45
8% - 33,77
15 % - 38,39
20 % - 79,05
3 5 8 11 15 20
Se obtiene una TIR = 11% , VPN=0 Significa :
Que el proyecto arroja VPN positivos para tasas de oportunidad inferiores al 11%.
En cambio si la tasa de oportunidad es superior a la TIR, el proyecto no es atractivo porque no se compensa dicho costo de oportunidad.
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Tasa interna de retorno) :
1000 1600
0 1 2
Tasa de descuento : 18%
Características del flujo : Esta a precios corrientes
Esta antes de impuesto
Con recurso propio
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Tasa interna de retorno) :
1000 1600
0 1 2
Cálculo : Mode 4
CFj : 0
CFj : -1000
CFj : +1600
i : 18 %
IRR
TIR = 60 %
EVALUACION DE PROYECTOS
Ejemplo (Tasa Interna de retorno) :
1000 1600
0 1 2
1. Calcular la TIR a precios constantes:
TIR precio constante = ( 1+ TIR precio ctes / 1 + tasa inflación - 1 ) * 100
TIR = ( 1+ 0.60 / 1 + 0.10 - 1 ) * 100
TIR = 45.45 %
EVALUACION DE PROYECTOS
Es el indicador que permite establecer prioridades en un programa de inversiones, cuando existe restricción de recursos financieros.
Representa el beneficio neto (Ingreso) que a valor presente se obtiene por cada $1 de inversión a valor presente.
Razón Beneficio neto / Inversión = Valor presente beneficios netos
___________________________
Valor presente inversiones
RAZON BENEFICIO NETO / INVERSION
TITULO DEL PROYECTOMODEC-2000.XLS REVISION: OCTUBRE 19/99
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11-Nov-99 PERIODOS 0 1 2 3 4 5 6
08:31 AM AÑOS 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
INFLACION (Col$) P 12% 10% 9% 7% 7% 7% 7%
DEVALUACION (Col$) A 12% 10% 7% 5% 5% 5% 5%
INFLACION (US$) R 2.5% 2.5% 2.5% 2.5% 2.5% 2.5% 2.5%
TASA DE CAMBIO PROMEDIO (Col$/US$) A $2,043 $2,267 $2,458 $2,605 $2,735 $2,872 $3,015
TASA DE CAMBIO FIN DE PERIODO (Col$/US$) M $2,159 $2,375 $2,541 $2,668 $2,802 $2,942 $3,089
INFLACION ACUMULADA (Col$) E 1.0000 1.1000 1.1990 1.2829 1.3727 1.4688 1.5716
DEVALUACION ACUMULADA (Col$) T 1.0000 1.1000 1.1770 1.2359 1.2976 1.3625 1.4307
INFLACION ACUMULADA (US$) R 1.0000 1.0250 1.0506 1.0769 1.1038 1.1314 1.1597
GAP ACUMULADO (Col$ EN US$) O 1.0000 1.0000 1.0187 1.0381 1.0579 1.0780 1.0986
GAP COMBINADO ACUMULADO S 1.0000 1.0063 1.0267 1.0478 1.0694 1.0914 1.1138
UNIDADES DE INVERSION TIPO 1 D 0 0 0 0 0 0 0
PRECIOS US$ CONSTANTES ORIGEN PESO A 0 0 0 0 0 0 0 PRECIOS US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR T 0 0 0 0 0 0 0 UNIDADES DE INVERSION TIPO 2 O 0 0 0 0 0 0 0 PRECIOS DOLARES CONSTANTES ORIGEN PESO S 0 0 0 0 0 0 0 PRECIOS DOLARES CONSTANTES ORIGEN DOLAR 0 0 0 0 0 0 0 DELTA CAP. TRABAJO (US$ CORR.) E 0 0 0 0 0 0 0 DELTA CAP. DE TRAB. SUBE/(BAJA) (US$CONS. PESO) N 0 0 0 0 0 0 0 DELTA CAP. DE TRAB. SUBE/(BAJA) (US$CONS. DOLAR) T 0 0 0 0 0 0 0 INGRESOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN PESO R 0 0 0 0 0 0 0 INGRESOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR A 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN PESO D 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR A 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN PESO 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR 0 0 0 0 0 0 0
RESULTADOS 0 0 0 0 0 0 0
* TOTAL INVERSIONES 0 0 0 0 0 0 0
INGRESOS EN US$ CORRIENTES 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS EN US$ CORRIENTES 0 0 0 0 0 0 0
RENTA BRUTA (INGRESOS - COSTOS) 0 0 0 0 0 0 0
DEPRECIACION 1 (5, 10, 20 PERIODOS): 0 0 0 0 0 0 0 0
DEPRECIACION 2 (5, 10, 20 PERIODOS): 0 0 0 0 0 0 0 0
* TOTAL DEPRECIACION 0 0 0 0 0 0 0
REVALUACION DE ACTIVOS 0% 0 0 0 0 0 0 0
RENTA GRAVABLE 0 0 0 0 0 0 0
IMPUESTOS 0 0 0 0 0 0 0
INGRESOS DESPUES DE IMPUESTOS 0 0 0 0 0 0 0
DELTA CAPITAL DE TRABAJO 0 0 0 0 0 0 0
FLUJO DE CAJA NETO 0 0 0 0 0 0 0
TASA PERIODICA: 0% 5% 10% 12% 13% 15% 20%
V.P.N. CON VIDA DE: 0 0 0 0 0 0 0 0
C.A.E. CON VIDA DE: 0 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
T.I.R. INVERSION #NUM! T.Ens: 30%
EVALUACION DE PROYECTOS
Proyectos A B C D E
Año 1
Año 2
Año3
Año 4
Año 5
-30,00
-30,00
00,00
60,00
80,00
-100,00
-40,00
100,00
120,00
120,00
-45,00
-55,00
80,00
90,00
90,00
-50,00
-50,00
- 100,00
180,00
280,00
-25,00
-25,00
25,00
50,00
55,00
Si la tasa de descuento de la empresa que ejecutará los proyectos es del 13% y solo están disponibles $350 Millones en los 5 años, determine el programa de inversión a realizar
Ejercicio (Razón Beneficio neto / Inversiones
Los flujos de fondo de 5 proyectos son : ($Millones constantes)