UNIVERSIDAD DEL FUTBOL Y CIENCIAS DEL DEPORTE ... · ciclo escolar vigente de acuerdo al calendario escolar. 6.3 Pronóstico de Grupos. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

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UNIVERSIDAD DEL FUTBOL Y CIENCIAS DEL DEPORTE

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN ESCOLAR DE BACHILLERATO TECNOLOGICO ESCOLARIZADO

Servicios Escolares

Vigente a partir de: 01 de marzo de 2014

Clave: SE-PR-13

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Ing. Lucina Paola Sixto Bautista Responsable de Bachillerato

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Ing. Vicente Moreno Calva Director de Competitividad

Autorizó

Dra. Gabriela Murguía Cánovas Directora Bachillerato

Este documento es propiedad de la Universidad del Futbol y Ciencias del Deporte

1. Objetivo

Guiar al personal responsable y áreas involucradas para el cumplimiento de actividades de administración escolar regidas por eventos del calendario escolar del nivel de Bachillerato Tecnológico Escolarizado y por disposiciones de la DGETI.

2. Alcance

Este documento señala las etapas básicas bajo las cuales opera el Proceso de Administración Escolar para Bachillerato Tecnológico que comprende desde la Apertura de Ciclos hasta la certificación del plan de estudios.

3. Responsable Responsable de Nivel en Servicios Escolares. 4. Áreas Involucradas

Firma de Vo. Bo.

Coordinación de Servicios Escolares

Coordinación Académica de Bachillerato

Dirección Deportiva ART

Administración y Finanzas

Biblioteca

Tecnologías de la Información

Enlace Operativo

Recursos Humanos. 5. Glosario de Términos

UFD: Universidad del Fútbol y Ciencias del Deporte ART: Alto Rendimiento Tuzo. Aspirante: Es aquella persona que se registra para presentar examen de admisión. Candidato a Inscripción: Es aquel Aspirante que ha sido aceptado en la institución para realizar sus estudios en la

UFD. Candidato a Reinscripción: Es aquel alumno que por lo menos ha cursado un semestre en la institución y se

encuentra con estatus regular (según la norma de control escolar) para continuar el proceso de reinscripción al siguiente periodo escolar.

Activo: Alumno que se encuentra inscrito o reinscrito en el periodo escolar vigente. Egresado: Alumno que concluye satisfactoriamente y en su totalidad el plan de estudios de Bachillerato

Tecnológico.

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SIA: Sistema de Información Académica. Pase Directo: Proceso al que tiene derecho un alumno que ha concluido satisfactoriamente su educación secundaria

en la Escuela Secundaria del CUFCD y que solicita inscripción al Bachillerato de la Universidad del Fútbol. Centro de Servicios: Herramienta de apoyo para la solicitud de servicios proporcionados por TI. Plan de Vida: Distribución de asignaturas a cursar por el alumno en cada uno de los semestres para concluir en su

totalidad el plan de estudios del programa académico seleccionado. SAT5: Formato de Hacienda para realizar pago de derechos. DGETI: Dirección General de Educación Tecnológica Industrial SIRECH: Sistema de Recursos Humanos EVA Semestral: Formato establecido por la DGETI en el que se registran las calificaciones finales por semestre. REXA: Formato establecido por la DGETI en el que se registran las calificaciones extraordinarias por periodo. Regularización: Proceso para acreditar asignaturas en examen extraordinario. Recursamiento: Proceso para acreditar asignaturas y módulos no acreditados de forma ordinaria, por consecuencia

de rebasar el 20% de inasistencias o la no acreditación del examen extraordinario.

6. Contenido 6.1 Planeación de Operación Anual Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Construirá en la última semana del mes de mayo (quince meses antes del inicio de ciclo escolar) la base del Calendario Académico Deportivo de Bachillerato (ARTD-RG-01).

2. Construirá en la primera semana del mes de junio el proyecto de elaboración de Calendarios Anuales Académico Deportivo.

Responsable de Nivel en Servicios Escolares y Coordinador de Servicios Escolares

3. Revisará en la primera semana del mes de junio el Proyecto de Construcción de Calendarios Anuales Académico

Deportivo.

Responsable de Nivel en Servicios Escolares

4. Convoca a través de Enlace Operativo en la primera semana del mes de junio (inmediato cuando así se requiera por una modificación extemporánea) a los Directores y/o Responsables de área para llevar a cabo el taller de construcción del Calendario Escolar Anual del Nuevo Ciclo. El Calendario Escolar anual se construye según el instructivo de Construcción de Calendario. (ley laboral, SEPH y lineamientos institucionales)

Coordinador Servicios Escolares

5. Recaba firmas de los Directores y Responsables de área involucrados en el Calendario Escolar Anual en la tercera semana de Junio (inmediato cuando así se requiera por una modificación extemporánea) dentro de la reunión de

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directores o bien a través de convocatoria en enlace operativo.


6. Recibe del Coordinador de Servicios Escolares el Calendario Académico Deportivo de Bachillerato.

7. Registra en el Centro de Servicios la solicitud de publicación en el Portal Académico del Calendario Académico Deportivo, adjuntando los archivos en formato PDF.

8. Elabora con base en el Calendario Académico Deportivo (ARTD-RG-01) del Ciclo Escolar Anual de Nivel Bachillerato y de acuerdo a las fechas y procesos en la primera semana del mes de julio el Cronograma de Actividades (SE-RG-68) para efecto de realizar la planeación de actividades del año siguiente.

Coordinador de Servicios Escolares y Responsable de Nivel en Servicios Escolares

9. Elaboran en la primera semana del mes de marzo el Plan de Operación Anual (POA).

10. Elaboran en la segunda semana del mes de marzo el presupuesto del área correspondiente al siguiente ciclo académico deportivo anual.

11. Elaboran en la tercer semana del mes de marzo, el rol para la participación en las reuniones del Plan de Operación Mensual (POM).


12. Da de alta en el Calendario de Actividades dentro de los tres primeros días hábiles del mes, las Actividades trazadas en el POM del siguiente mes.

Coordinador de Servicios Escolares

13. Envía en la segunda semana del mes de abril al director del área académica, el Plan de Operación Anual (POA) y el presupuesto anual para su validación.

14. Envía en la tercera semana del mes de abril a la Dirección de Administración y Finanzas, el Plan de Operación Anual (POA) y el presupuesto anual para su registro y validación.


15. Revisar el presupuesto del área una semana antes del ingreso requisiciones del mes siguiente a administración y finanzas, elabora las requisiciones del material y servicios para el próximo mes, registrando el folio en el control de requisiciones.

16. Recaba las firmas del Coordinador de Servicios Escolares el jueves previo a ingresar las requisiciones en Administración y Finanzas.

17. Recaba las firmas del Director de Bachillerato el viernes previo a ingresar las requisiciones en Administración y Finanzas.

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18. Gestiona las requisiciones en Administración y Finanzas en las fechas programas para ingreso de requisiciones,

una vez que obtenga los recursos o autorización (dependiendo el caso) realiza el procedimiento que corresponda.

6.2 Apertura de Ciclos Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Habilita el nuevo ciclo escolar en el SIA tres meses antes del inicio de la campaña de admisiones y actualiza

diez días hábiles antes del inicio del ciclo escolar fechas de inicio y fin en SIA según calendario escolar autorizado.

2. Habilita en el SIA una semana antes del inicio del ciclo escolar los periodos de evaluación correspondiente al ciclo escolar vigente de acuerdo al calendario escolar.

6.3 Pronóstico de Grupos. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Construye diez semanas antes del inicio del ciclo escolar la propuesta del Acta de Acuerdos de Pronóstico de Grupos (SE-RG-24)

Director de Bachillerato y Coordinación de Servicios Escolares

2. Definen ocho semanas antes del inicio del ciclo escolar en el Acta de Acuerdos de Pronóstico de Grupos (SE-RG-

24) la estructura de grupos que aplicará en el nuevo ciclo escolar.

a. Esta acta deberá contener el comportamiento de la matricula, bajas y cambio de planes y programas.

3. Recibe en la reunión de presentación de la operación de ciclo (convocada cuatro semanas antes del primer día de

clases por Academia de Bachillerato) la Plantilla de Personal Docente Bachillerato (SE-RG-38) y Reporte de Programación de Horarios Bachillerato (SAP-RG-08) de cada uno de los grupos, especificando plan de estudios, nivel académico y modalidad.

4. Revisa y valida durante la reunión en conjunto con Recursos Humanos la plantilla, horarios académicos y sella la carga académica del docente (firmada por Dirección de Bachillerato, Coordinación de Especialidades y Docente).

6.4. Plantilla de Personal Docente Gerente de Recursos Humanos

1. Captura una semana antes del primer día de clases en el SIRECH la información de cada uno de los docentes autorizados de nuevo ingreso para impartir clases en el siguiente periodo o inmediato a la contratación de docentes con ingreso fuera del periodo anterior.

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6.5 Habilitar información de los Programas Académicos en el SIA. Coordinador Académico de Bachillerato

1. Entrega dos semanas antes de iniciar el ciclo, las listas de asignación de grupos. 2. Entrega a más tardar dos semanas después de haber iniciado clases, las listas de los grupos de inglés, contando

con este mismo tiempo para cualquier reubicación. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

3. Crea la Estructura de Grupos (SE-RG-118-B) una semana antes del inicio del ciclo escolar, basándose en la información de los Planes y Programas de Estudio, de acuerdo a la información del Acta de Acuerdos de Pronóstico de Grupos (SE-RG-24).

4. Captura en el SIA tres días antes del inicio del ciclo escolar los grupos y asignaturas según los semestres activos del ciclo escolar, basándose en la Estructura de Grupos (SE-RG-118-B).

5. Traslada en el SIA tres días antes del inicio de clases a los alumnos que concluyeron el ciclo escolar en Julio y el mismo día a los que concluyeron el ciclo escolar en Enero, pasándolos al siguiente semestre de acuerdo a la Planeación de Carga Académica de la oferta educativa vigente y de forma inmediata.

6.6 Horarios y Asignación de Materias a Profesores en el SIA. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Asigna tres días hábiles antes del inicio de ciclo escolar los horarios de cada una de las asignaturas de los grupos creados, con base al Reporte de Programación de Horarios Bachillerato (SAP-RG-08).

2. Asigna tres días hábiles antes del inicio del ciclo escolar en el SIA a cada Profesor, las asignaturas de acuerdo con

la Plantilla de Personal Docente Bachillerato (SE-RG-38).

3. Ejecuta el proceso de Transferencia de Información de Docentes a Recursos Humanos tres días antes del inicio de ciclo escolar o inmediato a cualquier cambio de docente.

6.7 Inscripción. Candidato a Inscripción

1. Realiza las actividades del apartado de inscripción del Procedimiento de Servicio de Atención a Cliente (SE-PR-02).

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2. Monitorea diariamente en el correo electrónico el reporte de inscritos correspondiente al ciclo escolar próximo a iniciar para identificar las nuevas inscripciones y;

3. Registra los datos del alumno (nombre, matricula, sexo, especialidad, perfil y categoría) en el Concentrado de Matriculado (SE-RG-117)

4. Recibe del Responsable de Ventanilla el expediente del alumno inscrito y verifica que los datos generales del

alumno en el SIA estén de acuerdo a los registrados en la Solicitud de Inscripción para Bachillerato Tecnológico (SE-RG-06).

5. Revisa la documentación oficial del alumno y certifica su autenticidad por medio de:

1) Consulta en escuela de procedencia 2) Validación con control escolar de la DGETI en Hidalgo 3) Verificación de números de acuerdo y firmas de la escuela de procedencia.

6. Guarda el expediente del alumno inscrito en el archivo de Alumnos Activos, clasificándolo por orden alfabético,

semestre y programa académico. Pase Directo Padre o tutor

7. Solicita el Pase Directo máximo una semana después de haber concluído el ciclo escolar del Nivel Secundaria; llenando el Formato Pase Directo (SE-RG-99) y Solicitud de Inscripción (SE-RG-06)

Responsable del Nivel en Servicios Escolares (del nivel inmediato anterior cursado por el alumno)

8. Captura el Pase Directo en el SIA.

9. Notifica vía correo electrónico al Responsable de Nivel en Servicios Escolares (del nivel Bachillerato) que se ha

autorizado un Pase Directo.

6.7.1 Asignación de Categoría

Dirección Deportiva de ART

1. Asigna categoría deportiva antes de iniciar el ciclo escolar o inmediato a su ingreso, a los alumnos que estén inscritos y reinscritos en el Programa Deportivo de Alto Rendimiento Tuzo, con el fin de ubicar al alumno en el grupo académico correspondiente.

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6.7.2 Asignación de Carga Académica para el alumno


1. Captura una semana antes de iniciar el ciclo escolar las asignaturas que cursará cada alumno con proceso de inscripción o reinscripción completa, basándose en la Planeación de Carga Académica por categoría y plan de vida del alumno.

2. Captura el mismo día en que el alumno obtiene su Pase de Liberación de Clases las asignaturas que cursará en el ciclo escolar, basándose en la Planeación de Carga Académica por categoría y plan de vida del alumno (este apartado aplica para los alumnos con inscripción o reinscripción posterior a la fecha de inicio de ciclo).

6.8 Inducción para Alumnos de Nuevo Ingreso Responsable del Nivel en Servicios Escolares

1. Elabora dos semanas antes del inicio del ciclo escolar la presentación para la inducción de alumnos de nuevo ingreso y la Relación Firmas de Recibido – Información (SE-RG-86).

2. Participa en inducción programada dentro de la Recepción de Alumno con la presentación de normativa de Servicios Escolares a los alumnos, recabando la firma de cada uno de ellos en la relación Firmas de Recibido – Información (SE-RG-86), como evidencia de que se impartió la inducción.

6.9 Inducción para Docentes Responsable de Nivel en Servicios Escolares

3. Elabora dos semanas antes del inicio del ciclo escolar la presentación para la inducción de docentes y la Relación Firmas de Recibido – Información (SE-RG-86).

4. Participa dentro de la semana de inducción a docentes en la presentación con la normativa de Servicios Escolares, recabando la firma de cada uno de ellos en la relación Firmas de Recibido – Información (SE-RG-86), como evidencia de que se impartió la inducción.

6.10 Reinscripción Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Convoca al Comité de Disciplina de la UFD en la primera semana de junio para revisar qué alumno no está autorizado para reinscripción, qué alumno obtendrá carta de buena conducta al finalizar el ciclo escolar que está activo.

2. Elabora en la cuarta semana del mes de junio (catorce meses antes del inicio del ciclo escolar) la base de la Hoja

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de Información para Reinscripción (SE-DO-11).

3. Revisa con la Coordinación de Servicios Escolares en la cuarta semana del mes de junio la base de la Hoja de Información para Reinscripción (SE-DO-11).

4. Envía en la primera semana de julio al área de Administración y Finanzas la base de la Hoja de Información para Reinscripción (SE-DO-11) para ingresar sus datos.

5. Recibe de Administración y Finanzas en la segunda semana de julio, la base de la Hoja de Información para Reinscripción (SE-DO-11) con las actualizaciones.

6. Convoca en la tercera semana de julio a través de Enlace Operativo a las áreas involucradas para llevar a cabo la revisión de la Hoja de Información para Reinscripción (SE-DO-11).

7. Registra en el Centro de Servicios la solicitud de publicación en el Portal Académico de la Hoja de Información para reinscripción adjuntando los archivos.

8. Genera la relación Firmas de Recibido – Información (SE-RG-86) por grado y grupo.

9. Entrega la Hoja de Información para Reinscripción (SE-DO-11) a los alumnos el primer día del ciclo escolar vigente o al momento de obtener la liberación de clases, recabando la firma de recibido.

Alumno

10. Firma de Enterado en la Relación Firmas de Recibido - Información (SE-RG-86), al recibir la información. Alumno

1. Obtiene de la página web de la UFD o en el Área de Servicios Escolares la Solicitud de Reinscripción Bachillerato (SE-RG-67) correspondiente, la cual lee y requisita.

2. Realiza el pago de acuerdo a la Hoja de Información para Reinscripciones (SE-DO-11). Responsable de Ventanilla

Verifica:

• Que el alumno no tenga adeudos académicos, consultando el Reporte de Alumnos con Adeudo de Asignaturas (SE-RG-61) y que no rebase la cantidad de dos materias reprobadas.

• Que el alumno no cuente con adeudo en las áreas de Biblioteca, Residencia y Centro de Cómputo. • Que el alumno no tenga documentos oficiales pendientes por entregar o con fecha de prórroga vencida.

3. En caso de tener alguno de los adeudos que se mencionan en el punto anterior, le informará que no procederá su

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reinscripción hasta que acredite sus asignaturas y/o libere su situación de adeudo.

4. En caso de no tener adeudo alguno se le entrega el Pase de Liberación para que acuda a Caja Universitaria y solicite sello de liberación.

Alumno

5. Recaba en Caja Universitaria el sello en el Pase de Liberación y lo entrega en Servicios Escolares.

Responsable de Ventanilla

6. Recibe del alumno la Solicitud de Reinscripción de Bachillerato (SE-RG-67) verifica que todos los espacios estén llenos con la información adecuada de manera legible y con la firma del padre de familia.


7. Realiza el paso 6.7.1 y 6.7.2 de este documento 6.11 Cierre de Inscripción y Reinscripción

1. Imprime el Listado de Alumnos Inscritos (SE-RG-10) y Listado de Alumnos Reinscritos (SE-RG-13) del SIA. La

primera emisión deberá realizarse un día hábil después de la logística de recepción y la segunda emisión un día hábil después de la fecha de cierre de inscripción y reinscripción entregándola a las áreas involucradas.

2. Al cierre del periodo de inscripción y reinscripción, identifica a los alumnos que no hayan concluido su ingreso con base en el Listado de Alumnos Inscritos (SE-RG-10) y Listado de Alumnos Reinscritos (SE-RG-13) y cambia en el SIA el status del alumno de “Candidato a reinscripción” y “Activo” (según sea el caso) a “Inicio de Baja por Reglamento”.

3. Continúa con el proceso de baja según el Procedimiento de Servicios de Atención a Clientes (SE-PR-02).

4. Archiva el Listado de Alumnos Reinscritos (SE-RG-13) y el memorando con las firmas de recibido en las carpetas del ciclo escolar correspondiente.

6.12 Entrega de Documentación Inscripción y Reinscripción a DGETI.

1. Elabora dos semanas antes de la entrega de Inscritos y Reinscritos, la requisición del pago a DGETI por concepto de Inscripción y Reinscripción por el total de alumnos activos en el Ciclo Escolar.

6.12.1 Entrega de Alumnos Inscritos DGETI Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Elabora el Listado de Preinscritos una semana antes de la entrega señalada por DGETI.

1.1 El listado de preinscritos se elabora por semestre, grupo de especialidad y debe contener nombre

completo del alumno, año de nacimiento, sexo, procedencia de secundaria (tipo de escuela) y un campo

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de observaciones.

1.2 El listado de Preinscritos deberá ir acompañado por la siguiente documentación original de cada uno de los alumnos:

Primer Semestre: Acta de Nacimiento y Certificado de Secundaria Semestre Avanzado: Acta de Nacimiento, Certificado de Secundaria, Historial Académico o Certificado Parcial, Equivalencia/Revalidación y Kárdex con semestres avalados.

2. Elabora oficio de entrega de listado de alumnos preinscritos a la DGETI y recaba firma con el Director.

3. Entrega listado de alumnos Preinscritos con documentos a DGETI en la fecha señalada.

Control Escolar DGETI

4. Revisa cada uno de los alumnos que se encuentran en la lista de Preinscritos y asigna Número de Control. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

5. Recibe Números de Control de los alumnos que autorizó DGETI y registra en el listado de Preinscritos en el campo de observaciones.

6. Imprime por duplicado, sella y recaba firma del Director de Bachillerato.

7. Elabora el listado de Reporte de Inscripción (REDI) con los siguientes datos: Número Consecutivo, Número de Control, Nombre del Alumno, Sexo, Año de Nacimiento, Procedencia (Tipo de Escuela Secundaria).

8. Imprime por duplicado, sella y recaba firma del Director de Bachillerato.

6.12.2 Entrega de Alumnos Reinscritos DGETI. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Elabora el Reporte de Inscritos (REDI) una semana antes de la entrega señalada por DGETI.

1.1.1 El Reporte de Inscripción (REDI) con los siguientes datos: Número Consecutivo, Número de Control,

Nombre del Alumno, Sexo, Año de Nacimiento, Procedencia (Tipo de Escuela Secundaria). 1.1.2 El Reporte de Inscripción (REDI) deberá ir acompañado por los Kárdex de cada uno de los Alumnos

con información hasta el ciclo escolar anterior. 1.1.3 Imprime por duplicado, sella y recaba firma del Director de Bachillerato.

2. Entrega el Reporte Preinscritos y el de Inscripción (REDI) de los alumnos Inscritos y Reinscritos a Control Escolar

de la DGETI en la fecha señalada según Calendario, junto con pago realizado por Inscripciones y Reinscripciones.

Control Escolar DGETI 3. Entrega a Responsable de Nivel de Servicios Escolares el listado de Preinscritos y REDIS firmadas y selladas por la

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Coordinación de Enlace Operativo. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

4. Archiva por generación, grupo y semestre en las carpetas que se encuentran asignadas en la coordinación y en la

institución. 6.13 Administración de Listas de Asistencia Auxiliar de Servicios Escolares

1. Elabora tres días antes del inicio de ciclo escolar con base en la Estructura de Grupos (SE-RG-118-B), las portadas para Listas de Asistencia (SE-RG-15) y las etiquetas de identificación de los espacios previstos para ello en sala de maestros.

2. Imprime del SIA, un día hábil antes del inicio de ciclo escolar y posteriormente un día hábil antes de que finalice cada mes, las Listas de Asistencia (SE-RG-15) que serán utilizadas por los docentes en cada una de las asignaturas validando:

• Que la impresión sea legible y clara • Que contenga los nombres de los docentes, asignatura y grupo. • El total de listas impresas comparándolas con la Estructura de Grupos (SE-RG-118-B) • Que contenga a los alumnos inscritos y reinscritos en la asignatura comparando contra la carga

académica de alumno y el Seguimiento de Inscritos y Reinscritos (SE-RG-76).

3. Entrega un día hábil antes del inicio de ciclo escolar las Listas de Asistencia (SE-RG-15) con un memorando y Relación de Entrega de Listas a la Dirección de Bachillerato.

4. Coloca las Listas de Asistencia (SE-RG-15) en el fólder de cada una de las asignaturas que se encuentra en la Sala

de Maestros Bachillerato. Se revisa que el nombre de la asignatura y grupo impresos en la portada del fólder correspondan con aquellos impresos en la Lista de Asistencia (SE-RG-15).

5. Entrega el primer día de clases al docente la Lista de Asistencia (SE-RG-15) y circular, indicándole el uso y

manejo de ésta, firmando en la hoja de Firma de Recibido (SE-RG-49)

6. Verifica diariamente que las Listas de Asistencia (SE-RG-15) se hayan llenado correctamente y captura en el SIA las asistencias o inasistencias de los alumnos.

7. Coloca en la Lista de Asistencia (SE-RG-15) una tira de cinta adhesiva transparente sobre las marcas

correspondientes al término de una semana.

8. Retira un día antes de finalizar el mes las Listas de Asistencia (SE-RG-15) del fólder, archivándolas en la carpeta provista para ello en Servicios Escolares.

9. Informa a la Responsable de Nivel en Servicios Escolares, Prefecto y el Coordinador de Bachillerato el nombre del alumno que registre inasistencias consecutivas a partir de una semana.

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10. Informa diez días hábiles antes de que el alumno cumpla los 30 días naturales de inasistencias a la Responsable

del Nivel en Servicios Escolares, Prefecto y el Coordinador de Bachillerato el nombre del alumno con riesgo de baja (este seguimiento se llevará dentro de las reuniones técnicas académicas y de categoría).


1. El mismo día que se autoriza la Baja por Reglamento derivado el punto anterior, realiza el proceso de bajas

según el Procedimiento de Servicios de Atención a Clientes (SE-PR-02) 6.14 Administración de Actas Provisionales y Concentrados de Calificaciones para el 1er. y 2do. Parcial Coordinación Académica de Bachillerato

1. Al inicio del ciclo escolar entrega al Coordinador de Servicios Escolares el Calendario de Programación de Exámenes (SAB&S-DO-08).

Auxiliar de Servicios Escolares

2. Verifica que en el Calendario de Programación de Exámenes se encuentran todas las asignaturas impartidas en el Ciclo Escolar vigente.


3. Solicita cinco días hábiles antes del periodo de exámenes a través del Centro de Servicios a la Dirección de Tecnologías de Información, la publicación en Web del Calendario de Programación de Exámenes enviándolo en archivo “pdf”.

4. Verifica tres días hábiles antes del periodo que se encuentre publicado en la plataforma el Calendario de

Programación de Exámenes. Auxiliar de Servicios Escolares

5. Genera un día hábil antes de la aplicación del periodo de examen el Acta Provisional de Examen Parcial (SE-RG-16) para cada asignatura, validando:

• Que la impresión sea legible y clara • Que contenga los nombres de los docentes, asignatura y grupo. • El total de Actas Provisionales impresas comparándolas con la Estructura de Grupos (SE-RG-118-

B) • Que contenga a los alumnos inscritos y reinscritos en la asignatura comparando contra la carga


6. Entrega un día hábil antes del periodo de exámenes el Acta Provisional de Examen Parcial (SE-RG-16) con un

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memorando y Relación de Entrega de Actas Provisionales a la Coordinación Académica de Bachillerato.

7. Genera el Concentrado de Calificaciones de Bachillerato (SE-RG-28) para cada una de las asignaturas, dos días antes de que inicie el periodo de primer examen parcial.

8. Entrega un día hábil antes del periodo de exámenes el Concentrado de Calificaciones Bachillerato (SE-RG-28)

con un memorando y Relación de Entrega de Concentrado de Calificaciones Bachillerato a la Coordinación Académica de Bachillerato.

Profesor

9. Llena las Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) y el Concentrado de Calificaciones Bachillerato (SE-RG-28) con las calificaciones verificando que no queden espacios en blanco.

10. Presenta a los alumnos su calificación para que éstos firmen de enterado y conformidad en el Concentrado de

Calificaciones Bachillerato (SE-RG-28). Verifica que los alumnos firmen en el espacio correspondiente a su nombre y matrícula, además de asegurarse que todos los alumnos hayan firmado. En caso de que el alumno no asista el día de la revisión, se le colocará la palabra “Ausente” en el espacio correspondiente. Cuando exista algún tipo de inconformidad o duda con respecto a la calificación, el profesor la atenderá en ese momento.

11. Entrega al Coordinador Académico las Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) debidamente llenadas y

firmadas. Coordinación Académica de Bachillerato

12. Entrega al Responsable de Servicios Escolares de Nivel Bachillerato las Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) debidamente llenadas con una tira de cinta adhesiva transparente sobre las calificaciones, firmadas por el profesor, teniendo como fecha límite tres días hábiles después de haber concluido el período de evaluación (aplica para la primer y segunda evaluación parcial) de acuerdo con el Calendario del Periodo Escolar Bachillerato.


13. Valida el total de Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) comparándolas con la relación de entrega.

6.15 Captura y Emisión de Boletas de Calificaciones Parciales Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Habilita en el SIA un día hábil posterior a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16), el periodo de captura para calificaciones del parcial correspondiente.

2. Captura en el SIA un día hábil posterior a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16) la información de cada una de éstas. Verifica dos veces que cada una de las calificaciones hayan sido capturadas correctamente con el fin de evitar errores.

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3. Publica las calificaciones en el portal académico tres días hábiles posteriores a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16).

4. Imprime tres días hábiles posteriores a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16), utilizando el

SIA, la Boleta de Calificaciones (SE-RG-19P) de cada alumno por duplicado y se marca en ambos originales con el sello de Servicios Escolares.

5. Entrega las Boletas de Calificaciones (SE-RG-19P) al Coordinador de Bachillerato, tres días hábiles posteriores a

la recepción de las Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16) o un día hábil posterior al término del periodo transitorio o vacacional, informando que tienen 5 días hábiles a partir de esta entrega para realizar cambios de calificación.

Coordinador de Bachillerato

6. Entrega a los alumnos las Boletas de Calificaciones (SE-RG-19P) recabando las firma en la copia de la boleta. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

7. Tres días hábiles después de entregadas las Boletas de Calificaciones (SE-RG-19P) recibe de la Coordinación Académica de Bachillerato, las copias firmadas por los alumnos y las archiva en el sobre de resguardo por periodo parcial y cinco días hábiles después del término de un periodo transitorio o vacacional.

8. Recibe del Coordinación Académica de Bachillerato cinco días después de haberle entregado las boletas el

Cambio de Calificación (SAP-RG-11).

9. Realiza los cambios de calificación en el SIA, y notifica a la Coordinación Académica de Bachillerato vía correo electrónico que el cambio ha sido realizado y lo puede consultar en el portal Académico a partir de la fecha del correo.

6.16 Justificación de Inasistencias Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Recibe de la Coordinación Académica de Bachillerato, la Justificación de Inasistencias (SE-RG-44) el primer día hábil de cada semana.

2. Recibe del área médica, la justificación de inasistencias cada que genera incidencia médica interna con los alumnos.

Auxiliar de Servicios Escolares

3. Captura la Justificación de Inasistencias (SE-RG-44) en el SIA un día hábil a partir de la recepción de éstos.

4. Captura la Justificación de Inasistencias por actividad de Horario Tipo en el SIA dos días hábiles posterior a la realización del evento.

5. Archiva los reportes digitales de Justificación de Inasistencias (SE-RG-44) en la carpeta provista para ello.

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6. Envía por correo electrónico a la Coordinación Académica, Responsable de Nivel en Servicios Escolares y Coordinación de Servicios Escolares la validación de si es o no procedente el justificante.

6.17 Proceso de Sin Derecho a Calificación Final Auxiliar de Servicios Escolares

1. Captura dos semanas antes del tercer periodo de evaluación en cada asignatura las asistencias hasta la fecha de cierre de ciclo escolar.

2. Revisa el número total de horas de cada asignatura verificando que coincida con el de la Estructura de Grupos

(SE-RG-118-B). Responsable de Nivel en Servicios Escolares

3. Ejecuta en el SIA una semana antes del inicio del tercer periodo de evaluación, el proceso Sin Derechos.

4. Imprime dos días antes del tercer periodo de evaluación la Relación de Alumnos Sin Derecho (SE-RG-69),

utilizando el SIA.

5. Entrega la Relación de Alumnos Sin Derecho (SE-RG-69) a la Coordinación Académica de Bachillerato dos días antes de la aplicación del tercer examen parcial según el Calendario del Periodo Escolar Bachillerato (SAP-DO-01).

6.18 Administración de Actas Provisionales de Tercer Parcial Auxiliar de Servicios Escolares

1. Genera un día hábil antes de la aplicación del periodo de examen el Acta Provisional de Examen Parcial (SE-RG-16) para cada asignatura, validando:

• Que la impresión sea legible y clara • Que contenga los nombres de los docentes, asignatura y grupo. • El total de Actas Provisionales impresas comparándolas con la Estructura de Grupos (SE-RG-118-

B) • Que contenga a los alumnos inscritos y reinscritos en la asignatura comparando contra la carga


2. Entrega Genera un día hábil antes de la aplicación del examen las Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) con memorando y Relación de Entrega de Actas Provisionales a la Coordinación Académica de Bachillerato.

Profesor 3. Llena las Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) y el Concentrado de Calificaciones Bachillerato (SE-

RG-28) con las calificaciones verificando que no queden espacios en blanco.

4. Presenta a los alumnos su calificación para que éstos firmen de enterado y conformidad en el Concentrado de Calificaciones Bachillerato (SE-RG-28). Verifica que los alumnos firmen en el espacio correspondiente a su

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nombre y matrícula, además de asegurarse que todos los alumnos hayan firmado. En caso de que el alumno no asista el día de la revisión, se le colocará la palabra “Ausente” en el espacio correspondiente. Cuando exista algún tipo de inconformidad o duda con respecto a la calificación, el profesor la atenderá en ese momento.

5. Entrega al Coordinador las Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) debidamente llenadas y firmadas.


6. Entrega las Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) debidamente llenadas, con una tira de cinta adhesiva transparente sobre las calificaciones y firma del profesor al Responsable de Servicios Escolares de Nivel Bachillerato, teniendo como fecha límite un día hábil después de la aplicación del examen correspondiente a cada asignatura de acuerdo con el Calendario del Periodo Escolar Bachillerato.


7. Valida el total de Actas Provisionales de Examen Parcial (SE-RG-16) comparándolas con la relación de entrega. 6.19 Captura y Emisión de Boletas de Calificaciones Finales Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Habilita en el SIA un día hábil posterior a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16), el periodo de captura para calificaciones del parcial correspondiente.

2. Captura en el SIA un día hábil posterior a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16), la

información del total de estas. Verifica dos veces que cada una de las calificaciones hayan sido capturadas correctamente con el fin de evitar errores.

3. Ejecuta al término de la captura total de las Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16), en el SIA el proceso de

calificación final.

4. Publica las calificaciones en el Portal Académico tres días hábiles posteriores a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16).

5. Imprime un día posterior a la publicación de las calificaciones finales en el SIA el reporte de Concentrado de Calificaciones y SD (SE-RG-70) por programa y grado académico.

6. Verifica en el reporte de Concentrado de Calificaciones y SD por programa académico, que las calificaciones, porcentaje de asistencias y Sin Derecho correspondan de forma correcta con base en la normativa de bachillerato.

7. Archiva el reporte de Concentrado de Calificaciones y SD en el expediente provisto para ello. Responsable de Nivel en Servicios Escolares

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8. Imprime tres días hábiles posteriores a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16) utilizando el SIA, la Boleta de Calificaciones (SE-RG-19P) de cada alumno por duplicado y se marca en ambos originales con el sello de Servicios Escolares.

9. Entrega tres días hábiles posteriores a la recepción de Actas Provisionales de Examen (SE-RG-16) las Boletas de Calificaciones (SE-RG-19L) a la Academia y un día hábil posterior al término del periodo transitorio o vacacional en caso de presentarse, informando que tiene 5 días hábiles a partir de esta entrega para realizar cambios de calificación.


10. Entrega a los alumnos las Boletas de Calificaciones (SE-RG-19) recabando la firma en la copia de la boleta.


11. Recibe tres días hábiles después de entregadas las Boletas de Calificaciones (SE-RG-19P) de la Coordinación Académica de Bachillerato, las copias firmadas por los alumnos y las archiva en el sobre de resguardo por periodo parcial y cinco días hábiles después de la entrega de boletas en el caso de los periodos transitorios o vacacionales.

12. Recibe de la Coordinación Académica de Bachillerato cinco días después de haberle entregado las boletas el Cambio de Calificación (SAP-RG-11).

13. Realiza los cambios de calificación en el SIA, y notifica a la Coordinación Académica de Bachillerato que el cambio ha sido realizado y lo puede consultar en el portal Académico a partir de la fecha del correo.

6.20 Actas de Evaluación y Actas Parciales DGETI


1. Elabora Actas Parciales, Actas de Evaluación y Evas Semestrales 10 días hábiles después de haber recibido los cambios de Calificación del tercer periodo parcial.

2. Imprime trece días hábiles posteriores al cambio de calificación las Actas Parciales y de Evaluación de las

asignaturas impartidas en el ciclo escolar con las calificaciones finales de cada uno de los alumnos inscritos.

3. Sella las Evas Semestrales

4. Entrega dos semanas antes de la fecha de entrega marcada por DGETI al Director de Bachillerato el total de las Actas de Examen Parcial, Acta de Evaluación y Evas Semestrales, para efecto de que sean firmadas por él y de recabar las firmas de los profesores, de acuerdo a las asignaturas impartidas.

5. Recibe del Director de Bachillerato una semana antes de la entrega marcada por DGETI el total de Actas de

Examen Parcial, Acta de Evaluación y Evas Semestrales.

6. Ordena poniendo atrás de cada EVA Semestral las Actas de Evaluación.

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7. Elabora oficio de entrega y recaba firma del Director.

8. Entrega en la fecha señalada las EVAS Semestrales en la Coordinación de la DGETI

9. Recibe de la DGETI las EVAS Semestrales legalizadas y archiva en la carpeta destinada.

6.21 Seguimiento de Alumnos con Adeudo de Asignaturas Responsable de Nivel en Servicios Escolares

1. Elabora cinco días hábiles posteriores a la liberación de calificaciones finales en el Portal Académico, el Reporte de Alumnos con Adeudos de Asignaturas (SE-RG-61) utilizando el Concentrado de Calificaciones y Sin Derecho.

2. Envía a la Coordinación Académica de Bachillerato seis días hábiles posteriores a la liberación de calificaciones finales en el Portal Académico, el Reporte de Alumnos con Adeudos de Asignaturas (SE-RG-61).


3. Elabora el Calendario de Exámenes Bachillerato (SAP-DO-02), para el período de extraordinarios y lo envía un mes antes del período de regularización al Responsable de Servicios Escolares de Nivel Bachillerato para su respectiva publicación, seguimiento y aplicación de los exámenes.


4. Actualiza e imprime al cuarto día hábil posterior al cierre del periodo de exámenes extraordinarios, el Reporte de Alumnos con Adeudos de Asignaturas (SE-RG-61), Utilizando las Actas de Examen Extraordinario.

5. Envía a la Coordinación Académica de Bachillerato seis días hábiles posteriores a la liberación de calificaciones finales en el Portal Académico, el Reporte de Alumnos con Adeudos de Asignaturas (SE-RG-61).

6. Continúa con el Procedimiento de Servicios de Atención a Cliente(SE-PR-02) en el caso de las bajas

7. Archiva el Reporte de Alumnos con Adeudos de Asignaturas (SE-RG-61) en la carpeta correspondiente.

6.22 Actas de Examen Extraordinario Alumno

1. Solicita dentro del periodo de exámenes en el área de Servicios Escolares las asignaturas que presentará en el periodo de exámenes.

Responsable de Ventanilla

2. Asigna en el SIA las asignaturas solicitadas por el alumno para su cobro.

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Alumno

3. Realiza en Caja de la UFD antes de la aplicación del examen extraordinario el pago correspondiente. Responsable de Ventanilla

4. Revisa del alumno reprobado, que el concepto pagado esté de acuerdo con el examen extraordinario, le entrega la Solicitud de Examen Extraordinario (SE-RG-46P). que incluye su nombre, nivel académico, fecha y la(s) asignatura(s) que va a presentar.

5. Sella la Solicitud de Examen Extraordinario (SE-RG-46P) y se la regresa al alumno para que con ésta se presente

al área académica a realizar su examen.

6. Recibe y registra el pago del Examen Extraordinario en el Registro de Examen Extraordinario por Materia (SE-RG-51).


7. Genera a partir del Registro de Examen Extraordinario por Materia (SE- RG-51) las Actas de Examen Extraordinario.

8. Entrega a la Coordinación Académica de Bachillerato un día hábil posterior a la aplicación de examen

extraordinario, las Actas de Examen Extraordinario de acuerdo con Calendario de Exámenes Bachillerato (SAP-DO-02).

9. Recibe de la Coordinación Académica de Bachillerato las Actas de Examen Extraordinario, dos días hábiles después de haber concluido el período de evaluación, de acuerdo con Calendario de Exámenes Bachillerato (SAP-DO-02).

Por cada asignatura presentada en extraordinario que no se haya impartido en el semestre vigente, se genera un grupo especial, se asigna la materia al grupo y al alumno en el SIA para efecto de capturar la calificación extraordinaria.

10. Captura en el SIA, la información de cada una de las Actas de Examen Extraordinario. Verifica dos veces que

cada una de las calificaciones hayan sido capturadas correctamente con el fin de evitar errores.

11. Imprime la REXA de cada asignatura presentada en Extraordinario, con las calificaciones de cada uno de los alumnos que presentaron la asignatura

12. Entrega al Director de Bachillerato tres días hábiles después de haber concluido el periodo de evaluación las

REXAS de Extraordinario para efecto de que sean firmadas.

13. Recibe del Director de Bachillerato las REXAS de Extraordinario tres días hábiles después de haberlas recibido.

6.23 Autenticación de Firmas de un Certificado de Terminación de Estudios para Alumnos Egresados

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1. Realiza Eva Final de la generación para revisión en la DGETI, tomando en cuenta las Evas Semestrales

2. Acude a la DGETI para revisión de EVA Final.

3. Elabora oficio solicitando a la DGETI el número de certificados totales que se requieren y recaba firma del Director.

4. Imprime, una vez autorizada la EVA Final por duplicado y recaba firma de la Dirección de Bachillerato.

5. Elabora Certificados Totales y envía a validación de la DGETI, tomando en cuenta la EVA Final y el Instructivo de

llenado de certificados vigente.

6. Pega la foto, sella y se recaba la firma de la Dirección de Bachillerato una vez validados los certificados por la DGETI.

7. Registra el certificado en el libro de folios.

8. Fotocopia en duplicado el Certificado, archivando una en el expediente del alumno y entrega original y copia al Responsable de Egreso y Titulación quien continúa con el Procedimiento de Egreso y Titulación (SE-PR-09).

6.24 Elaboración de Estadística 911. DGETI

1. Solicita a la responsable de Nivel Bachillerato acuda a recoger el formato de Inicio de Cursos o fin de cursos y establece fecha de entrega.


2. Recoge la Estadística 911 y fecha de entrega. 3. Envía copia de la estadística vía memorando a las áreas de Administración y Finanzas, Coordinación de

Bachillerato y Tecnologías de la Información para llenado del formato en el área que corresponde. Administración y Finanzas, Coordinación de Bachillerato y Tecnologías de la Información

4. Entrega al Responsable de Nivel en Servicios Escolares el formato de estadística con la información que corresponde a su área.


5. Llena estadística de inicio o fin de cursos con base en la información del año escolar correspondiente. 6. Recaba firma del Director de Bachillerato en los espacios de la estadística previstos para este y saca 2 copias. 7. Acude en la fecha señalada a la DGETI para realizar la entrega de la estadística.

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DGETI y Responsable de Nivel en Servicios Escolares

8. Capturan en el sistema la información de la estadística entregada. 9. Genera por duplicado Reporte de Captura de Estadística para firma del director.


10. Solicita al Director de Bachillerato Firma del Reporte de Captura de Estadística y entrega en las oficinas de DGETI.

11. Archiva Reporte de Captura y Estadística en el espacio previsto para este. 7. Resultado Deseado / Entregables:

• Cumplimiento al 90% de los indicadores establecidos en el cronograma de actividades. • Cronograma de actividades.

8. Aportación al Modelo:

•••• Garantizar el Cumplimiento de los Procesos de Administración Escolar de Bachillerato

Tecnológico.

9. Indicador (es):

Indicador = Actividades programadas /Actividades realizadas en tiempo y forma

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UNIVERSIDAD DEL FUTBOL Y CIENCIAS DEL DEPORTE ... · ciclo escolar vigente de acuerdo al calendario escolar. 6.3 Pronóstico de Grupos. Responsable de Nivel en Servicios Escolares