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UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO FACULTAD DE ECONOMIA "SANTIAGO I. BARBERENA"
SAN SALVADOR, EL SALVADOR, C.A. FACULTAD DE ECONOMIA
MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA LA ESCUELA DE ARTES APLICADAS "CARLOS ALBERTO IMERY"
DE LA UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO
TRABAJO DE GRADUACIÓN PRESENTADO POR:
ANA CECILIA MORENO RODRIGUEZ RICARDO ALFREDO MATAL SOL MIRANDA FRANCISCO ANTONIO MULATO GONZALEZ
PARA OPTAR A LA LICENCIATURA EN
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ASESOR
LIC. EDUARDO PAEZ
San Salvador, El Salvador, Centro América
AGOSTO DEL 2001
INDICE Pagina
Introducción
CAPITULO I: ANTECEDENTES 9
1.1 Historia de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" 10
1.2 Organización Administrativa actual de la Escuela de Artes Aplicadas
" Carlos Alberto Imery" 18
1.3 Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" 22
CAPITULO II: MARCO TEORICO 23
2.1 Aspectos Generales de manuales de administración. 24
2.1.1 Concepto de Manuales Administrativos 24
2.1.2 Importancia de los Manuales 26
2.1.3 Objetivo de los Manuales 27
2.1.4 Contenido de los Manuales 27
2.1.5 Ventajas y Limitaciones. 28
2.1.6 Clasificación de los Manuales 29
2.1.6.1 Manual de Políticas 29
2.1.6.2 Manual de Organización 31
2.1.6.3 Manual de Procedimientos 33
2.1.6.4 Manual de Historia de la Empresa 36
2.1.6.5 Manual del Empleado 36
2.1.6.6 Manual de Ventas. 36
CAPITULO III: INVESTIGACION DE CAMPO 37
3.1 Objetivos 38
3.1.1 Objetivo General 38
3.1.2 Objetivos Específicos 38
3.1.3 Objetivos de la Investigación 38
3.2 Hipótesis 3.2.1 Hipótesis General 39
3.2.2 Hipótesis Especificas 39
3.3 Metodología de la Investigación 40
3.3.1 Población a Investigar 40
3.3.2 Diseño de la Muestra 41
3.3.3 Tabulación, Análisis e Interpretación de resultados 42
3.3.3.1 Cuestionario a Personal de la Escuela de Artes 42
3.3.3.2 Cuestionario a Estudiantes 58
3.3.3.3 Interpretación de Cuestionarios 68
CAPITULO IV CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES 71
4.1 Conclusiones 72
4.2 Recomendaciones 73
CAPITULO V: MANUALES ADMINISTRATIVOS. 75
MANUAL DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS 76
Indice Introducción 80
Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas 81
Objetivos de la Escuela de Artes Aplicadas 82
Objetivos del Manual de Políticas Administrativas 83
POLITICAS ADMINISTRATIVAS: 84
A- Area de Capacitación. 84
B- Arrea de Evaluación del Desempeño 87
C- Area Contratación de empleados. 89
D- Area Fijación de Sueldos Y Salarios 91
E- Area Prestaciones. 92
F- Area Reclutamiento y Selección de Personal. 93
G. Area Servicio Social 94
MANUAL DE FUNCIONES 96
Indice Introducción 98
Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas. 99
Objetivos de la Escuela de Artes Aplicadas 100
Objetivos del Manual de Funciones 101
Antecedentes Históricos de la Universidad 102
Antecedentes Históricos de la Escuela de Artes Aplicadas
"Carlos Alberto Imery". 103
1.1 Legislación o Base Legal. 105
1.2 Estructura Orgánica 107
1.3 Organigrama 108
1.4 Hojas de descripción de funciones 110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 120
Indice 121
Introducción 122
Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas 123
Objetivos del Manual de Procedimientos 124
Procedimientos Administrativos 125
Cursillo Pre-Universitario 128
Inscripción de Materia 130
Retiro y Adición de Materia 133
Reserva de Matricula y Reingreso 135
Cambio de Carrera 137
Solicitud de Examen Diferido 140
Revisión de Examen 142
Elaboración de Constancia de Estudio 144
Certificación de Notas 145
Carta de Egresado 146
Flujogramas de Procedimientos Administrativos de la Escuela de Artes Aplicadas 147
Cursillo Pre-Universitario 148
Inscripción de Materia 149
Retiro y Adición de Materia 152
Reserva de Matricula y Reingreso 154
Cambio de Carrera 156
Solicitud de Examen Diferido 159
Revisión de Examen 160
Elaboración de Constancia de Estudio 161
Certificación de Notas 162
Carta de Egresado 162
ANEXOS
BIBLIOGRAFÍA
IINN TTRROO DD UU CC CCII ÓÓ NN
INTRODUCCIÓN
Como resultado del anteproyecto de tesis se identifico la necesidad de que la Escuela de
Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”, cuente con Manuales Administrativos como
herramientas de apoyo para el desarrollo de sus actividades en el área administrativa, hizo
posible la realización del presente trabajo, el cual tiene como objetivo la creación de tres
manuales: Manual de Políticas, Manual de Organización y Manual de Procedimientos.
La Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery” como cualquier otra institución de
servicios, atraviesa actualmente algunos problemas administrativos viéndose en la
necesidad de efectuar un mayor y constante esfuerzo, para funcionar en forma eficiente,
pudiendo así satisfacer las necesidades e intereses para las que fue creada.
Sugerimos a la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery” la utilización de los
manuales de Políticas, Organización y Procedimientos, que le presentamos a
continuación con el objetivo de solventar deficiencias administrativas y así mejorar el
servicio que actualmente presta a su población estudiantil.
El presente trabajo, el cual esta orientado a satisfacer esas necesidades costa de cinco
capítulos, los que a continuación se detallan:
El primer capítulo , hace referencia a los Antecedentes de la Escuela de Artes Aplicadas,
su historia y los diferentes períodos por los que ha pasado desde su creación.
El segundo capítulo, presenta todo lo relacionado al Marco Teórico, haciendo referencia a
los aspectos generales de Manuales Administrativos, como son su concepto, importancia,
objetivos, contenido, ventajas, limitaciones y su clasificación.
El capítulo tercero, detalla todo lo relacionado a la investigación de campo, desde el
establecimiento de los objetivos e hipótesis, la metodología de la investigación y las
técnicas de recolección de la información.
Capítulo cuarto, es el resultado de la información obtenida de la investigación de campo, lo
cual nos ha permitido establecer las conclusiones y recomendaciones que constituyen la
sustentación de nuestra propuesta.
Quinto capítulo, planteamos nuestra propuesta con la elaboración de los Manuales
Administrativos, formado por: Manual de Políticas, Manual de Funciones y Manual de
Procedimientos, con los que pretendemos definir de manera clara y detallada la estructura
administrativa y organizativa de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery” y de
esta forma solventar las necesidades de su población estudiantil.
CC AA PPIITTUU LLOO II
AA NN TTEE CC EE DD EE NN TTEE SS
I. ANTECEDENTES
1.1 Historia de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery"
La Escuela de Artes Aplicadas nació como una inquietud de varios salvadoreños
que motivados por el interés en el desarrollo del diseño decidieron crear una
escuela que cubriera estas necesidades en el país, es así como el 15 de Octubre
de 1978 abrió sus puertas la primera escuela de Artes Aplicadas en la
Universidad Dr. José Matías Delgado, la cual fue bautizada con el nombre del
precursor de este sueño en El Salvador, "Carlos Alberto Imery", maestro visionario
en el mundo de la Artes Aplicadas Nacionales. 1
Fue el Dr. Guillermo Trigueros hijo, Rector de la Universidad Dr. José Matías
Delgado quién en esa época tuvo la iniciativa de crear una escuela de Artes
Aplicadas que inicialmente tuvo mucha resistencia de parte de los decanos de
otras facultades, quienes sostenían que era más beneficioso crear una escuela de
Artes Plásticas.
La necesidad de activar el desarrollo del país permite en ese momento la creación
de la Escuela de Artes Aplicadas, que abre sus puertas el 16 de octubre de 1978,
como la única institución ofreciendo carreras en diseño que vienen a llenar el
vacío de falta de profesionales universitarios en ese campo.
La Universidad al publicitar la Escuela, hablaba de maestros(as) en artes aplicadas
y mencionaba la especialidad de Artes Gráficas, pero no es sino hasta reiniciarse
las clases en enero de 1979, que se empieza a hablar de la especialidad de
Diseño Gráfico, es así que con la colaboración del pintor salvadoreño Roberto
1 Avalos Ventura, Julia Maricela. "Vídeo Institucional de la Escuela de Artes Aplicadas Carlos Alberto Imery". Tesis 1996 de la Universidad Dr. José Matías Delgado.
Galicia, se inician gestiones para cambiar la idea de maestro(a) de Artes Aplicadas
por el titulo de Diseñador, equivalente a tecnólogo (4 años de estudio). Debido a la
experiencia en diferentes instituciones y en el Ministerio de Educación, Roberto
Galicia es nombrado el 6 de noviembre de 1979 primer Director de la Escuela de
Artes, convirtiéndose en el candidato idóneo para reestructurar la Escuela.2
Como todo campo nuevo no explorado y con poca información existente en el
medio acerca del diseño, dentro y fuera de la universidad, la carrera inició con
dificultades como las siguientes:
Falta de Profesionales para el desarrollo eficaz de la carrera.
Programas incompletos, que llevaban incorporadas materias no necesarias
y con falta de otras fundamentales en la carrera.
Instalaciones inadecuadas para el tipo de escuela y otros factores que se
superaron para que ésta continuara su evolución.
Los inicios de la Escuela fueron difíciles, al asumir la dirección de la misma el
señor Roberto Galicia, puso como primera condición la modificación del plan de
estudios existente, así como la dotación del mobiliario y equipo adecuado a las
instalaciones para un desarrollo óptimo. En esa época la Escuela se encontraba
localizada en una casa de la colonia Escalón, frente a Itsmania.
La Escuela inició ofreciendo el grado de Maestro(a), el cual nunca se otorgó,
estableciéndose únicamente el grado de Tecnólogo(a) (4 años de estudio) que
fueron los primeros títulos que se otorgaron. En estos cuatro años de estudios los
estudiantes desarrollaban dos años dedicados al área básica, con el objeto de
obtener conocimientos, habilidades y destrezas que permitieran la formulación de 2 Obra citada
criterios para elegir una especialidad entre Diseño Gráfico y Diseño Ambiental, los
dos siguientes años eran dedicados a una de las especialidades; de las cuales la
primera opción tuvo aceptación más inmediata. 3
Básicamente la historia de la Escuela de Artes Aplicadas se encuentra dividida en
tres grandes períodos:
a. Período de Creación y Organización.
Este período se extiende desde su fundación en 1978 hasta 1985, cuya
administración estuvo en manos del Señor Roberto Galicia.
Durante este lapso se entregan los primeros diplomas a los egresados(as),
en calidad de diseñadores(as), evento que convenció a las autoridades
universitarias de la calidad de la Escuela, permitiendo que después de este
suceso se estableciera el estudio de las artes al nivel de Tecnólogo.4
b. Período de Consolidación.
A partir de 1986 hasta mediados de 1991, bajo la dirección de la Arq.
Claudia Alwood de Mata se marca el perfil de la Escuela, con el desarrollo
de la Licenciatura en Diseño y a la vez se introduce como nueva opción:
Diseño Artesanal, que se refiere al diseño de productos utilizando procesos
semi-artesanales y semi-industriales.
Cuando se creó la carrera de Diseño Artesanal no se tenía referencia al
respecto, por esta razón se consultó con escuelas extranjeras con
3 Obra citada 4 Obra citada
experiencia en esta área, como: La Esmeralda de México y algunas otras
escuelas de artes en los Estados Unidos.
En este mismo período se actualizaron los pensum de las especialidades,
las tres se formularon como licenciaturas, y se aumentó un año de estudios
como reglamento exigido por el Ministerio de Educación; además de ello se
abre una Bolsa de Trabajo que consistió en ofrecer empleo a los
alumnos(as) de la Escuela de Artes Aplicadas en empresas y/o agencias de
publicidad, en un inició como servicio social y ahora como diseñadores que
van ocupando las plazas en forma definitiva.
En este mismo período, la Escuela participa en un programa de becas
FULBRIGHT LASPAU, otorgadas por el gobierno de los Estados Unidos a
través de su Embajada, siendo las primeras otorgadas a 5 profesores sobre
"Aprendizaje de la Enseñanza de las Artes Aplicadas", con el objeto de
reforzar los conocimientos que poseían y aplicarlos en el desarrollo
académico y administrativo de la Escuela.
c. Periodo de Madurez
Actualmente la Escuela de Artes Aplicadas es dirigida por la Lic. Magaly
Méndez, quien se desempeña como Directora desde Enero de 2001.
Desde Julio de 1991 a Diciembre de 2000, se desempeño como Directora la
Lic. Rosemarie Vázquez Liévano, bajo su dirección, han surgido cambios
importantes, entre ellos: la contratación de un cuerpo docente compuesto en
su mayoría por diseñadoras graduadas, el análisis y actualización de todos
los programas de estudios en coordinación con el Ministerio de Educación y
la creación de perfiles para cada una de las carreras, entre otros. Todos ellos
con la finalidad de perfilar a la Escuela con una mística propia, para convertirla
en una institución rectora del diseño en el país. Además del interés,
preocupación y adaptación de la Escuela a los distintos avances tecnológicos
y desarrollo en el mundo del diseño. Se crea el proyecto formal de proyección
social, servicio social e investigación y la Escuela se afilia en calidad de
AMIGA de ICOGRADA (Asociación Mundial de Diseñadores).
Por otra parte, la Escuela reúne a varias diseñadoras(es) graduadas(os),
fundándose CROMA (Asociación Salvadoreña de Diseñadores) que abre sus
puertas en noviembre de 1997 y que aglutina a diseñadoras(es)
graduadas(os) en el extranjero, de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos
Alberto Imery" y de la Universidad Albert Einstein.
Así mismo, en este periodo de madurez, la Escuela de Artes Aplicadas ha
recibido varios reconocimientos:
� Ha sido nombrada como Programa modelo de las Becas Fulbright
Laspau, otorgadas por la USIS (USA).
� Es invitada a programas especiales de capacitación por parte de CIDAP en
Ecuador, formando en el área de diseño a varios de nuestros profesionales.
� Es nombrada a través de su Dirección como examinador oficial del
programa de Bachi llerato Internacional (Gran Bretaña), en el área de
arte/diseño.
� La Cooperación Técnica Japonesa y de la Misión China, dedicada a prestar
colaboración a entidades gubernamentales y sin fines de lucro; hace una
excepción en el ámbito mundial con la Escuela de Artes Aplicadas, por ser
empresa privada, incluyéndola en el programa especial de cooperación.
En este mismo período, de Madurez, se inicia el proyecto para la creación de
la Licenciatura en Diseño Industrial y se presenta el plan de Maestrías a la
Rectoría de la Universidad Dr. José Matías Delgado.
La Escuela ha experimentado cambios a través de su trayectoria, que incluye
20 años de arduo trabajo y metas realizadas, lo cual puede medirse, ya que
inició con 60 alumnos(as) y 45 pupitres y a la fecha están matriculados 260
alumnos(as) inscritos (ciclo I/2000), los cuales reciben sus clases en las
instalaciones que se detallan a continuación:
2 aulas de mesa de dibujo que son utilizadas generalmente el día por
áreas básicas y por la noche por áreas especializadas, con capacidad de
19 y 24 alumnos(as).
2 aulas técnicas también uti lizadas una sobre todo para área básica y
otra para área especializada, con capacidad de 30 y 20 alumnos(as) cada
una.
2 aulas de pupitres con capacidad de 104 y 18 alumnos(as).
1 salón de mesas de dibujos de área especializada con capacidad de 7
alumnos(as).
1 Salón de dibujo natural con capacidad de 25 alumnos(as) que además
es utilizado para las evaluaciones orales de tesis.
1 Salón de escenografía para fotografía.
1 Taller compuesto por 2 salones para tejidos y textiles con capacidad de
6 alumnos(as) de la área especializada.
1 Taller para manejo de metales el cual se divide en joyería y metales,
con capacidad para 7 alumnos(as) de áreas especializadas.
1 Taller de madera y técnicas especializada (vitrales, fibras, etc.) con
capacidad para 7 alumnos(as) de área especializada.
1 Taller de cerámica para trabajo de volúmenes.
1 Centro de computo de 2 partes, una de pupitres y un área de
máquinas, con capacidad para 12 alumnos(as) cada una.
Area de editorial con equipo de producción impresa (maquinaria digital y
todo lo relacionado a la producción impresa).
La Escuela de Artes Aplicadas a pesar de contar con infraestructura propia
también hace uso de las siguientes instalaciones de la Universidad, siendo
éstas:
Laboratorio de revelado de fotografía (Escuela de Ciencias de
la Comunicación).
Laboratorio de química para textiles (Facultad de
Agroindustria)
Laboratorio de morfología (Facultad de Ciencia de la Salud) en
donde se reciben clases de antropometría, anatomía y
ergonomía).
Centro de computo de la Universidad.
Además se utilizan talleres de instituciones externas a la
Universidad, tales como:
ITCA (Instituto Tecnológico Centroamericano): en donde se
utilizan talleres de mecánica civil, luminarias e ingeniería de la
confección.
CENAR (Centro Nacional de Artes): Talleres de torno.
Cooperativa de Joyeros
Productora SEGRAVA DIGITAL, para animación audiovisual.
Diversos talleres especializados, en distintos lugares del país.
Empresas privadas en donde los alumnos realizan su
pasantías.5
Actualmente dada la evolución que sufre el entorno y las necesidades que la
sociedad va exigiendo, la Escuela ha tenido que acomodarse con el fin de
brindar a la sociedad, profesionales que den soluciones a sus problemas y
exigencias; los programas de estudio se han adaptado a los avances
tecnológicos, a la aparición de nuevas técnicas y las necesidades externas
que se le presentan, incluyendo en sus reformas la aprobación de módulos
para reforzar las materias medulares y la actualización de éstas, con respecto
al planteamiento inicial de cada carrera .6
Para el futuro inmediato al visualizar las necesidades de la preparación de
profesionales en el área industrial, se ha proyectado la creación de la carrera
de Diseño Industrial para lo cual se esta trabajando en un programa que será
presentado al Ministerio de Educación en mayo del 2000. Cabe mencionar
que para poder iniciar con esta opción será necesario la construcción de
talleres de plástico y robótica, esperando iniciar clases en el ciclo I/2001.7
5Entrevista realizada a Lic. Rosemarie Vázquez Liévano 22/03/2000 6Vídeo Institucional, obra citada. 7Entrevista realizada a Lic. Rosemarie Vázquez Liévano el 22/03/2000.
1.2 Organización Administrativa actual de la Escuela de Artes Aplicadas
"Carlos Alberto Imery"
La administración organizacional de la Escuela obedece a patrones
establecidos para todas las áreas que conforman la Universidad Dr. José
Matías Delgado, siendo sus principales directrices la Rectoría, el Decanato de
la Facultad de Cultura General y Bellas Artes "Francisco Gavidia" y la
Dirección de la Escuela.
A continuación se detallan las funciones de los puestos de mayor jerarquía:
Dirección, Secretaría General, Coordinadoras de áreas
(básica, gráfica, ambiental y artesanal).
La Dirección
Es la encargada de planificar, coordinar, dirigir y controlar el trabajo
Académico, Operativo y Administrativo de la Escuela de Artes Aplicadas.
La Secretaría General
Las principales funciones de la Secretaría son:
Asistencia a la Dirección en reuniones de carácter académico y
administrativo.
Coordina las diversas áreas académicas (básica, gráfica, ambiental y
artesanal), por ejemplo: coordina reuniones semanales, comunicar y dar
seguimiento a actividades tales como concursos y pasantías, entre otros.
Coordina con los encargados de Talleres sobre funcionamiento de
maquinaria, materiales, horarios, etc.
Dirige al personal administrativo, siendo estos: secretarias, ordenanzas y
mensajeros.
Coordina la parte funcional operativa administrativa de toda la Escuela de
Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”.
Se encarga entre otras actividades, de la coordinación de proyectos,
concursos y dar seguimiento al proceso de autorización de la Licenciatura
de Diseño Industrial.
Limitaciones: toma de decisiones en el área académica, teniendo poder de
opinión en asuntos administrativos y operativos.
Coordinadores de Área
Las áreas de trabajo que existen dentro de la Escuela de Artes Aplicadas son 4:
1. Area Básica, coordinador
2. Area Gráfica, coordinador
3. Area Ambiental, coordinador
4. Area Artesanal, coordinador
Las funciones de cada una de las áreas son similares, diferenciándose por
su especialidad, las que se detallan a continuación:
Servir de nexo entre los profesores del área que coordinan, la Dirección y
Secretaria General de la escuela.
Coordinar la relación de estudiantes con autoridades académicas y de
igual forma con profesores.
Coordinar la realización y el cumplimiento académico del Pensum de
cada una de las materias impartidas en el ciclo.
Verificar el cumplimiento del programa de estudio.
Verificar que los ideales y objetivos se cumplan de acuerdo a lo
planificado. Para ello es necesario, realizar entrevistas con los docentes
constantemente, analizar cada uno de los ciclos (qué inconvenientes
presentaron, cómo se solucionaron, etc.)
Encargadas de la Proyección Social: esto significa brindar asistencia a
través de horas sociales a empresas gubernamentales y sin fines de lucro
que lo solicitan. Para el caso de empresa privadas, proporcionar a través
de premiaciones o concursos diferentes servicios, siendo en el área de
Diseño Gráfico la creación de logotipos, brochurs, diagramaciones,
afiches, revistas, creación de personajes, mascotas, vallas publicitarias,
etc.
Para el área de Diseño Ambiental, los servicios solicitados se enmarcan en
la rehabilitación de lugares, propuestas para murales, escenografía,
carrozas, stand de ferias, entre otras. Para el área de Diseño Artesanal
asesoría para cooperativas de artesanos y creación de nuevas líneas de
productos y otros tales como capacitación en el diseño de líneas novedosas
y propios para talleres artesanales que necesiten ampliar sus mercados, de
igual forma se induce a mantener técnicas tradicionales y el uso de nuevas.
Todo ello como parte de la proyección de la Escuela de Artes Aplicadas.
Así mismo el área Básica: que corresponde a los dos primeros años de la
carrera, en lo que respecta ha la parte académica, revisión constante de
expedientes, atender a estudiantes con problemas académicos, etc.
Sobre la coordinación de todas las áreas, éstas poseen como parte de sus
funciones: reuniones semanales con la Dirección, profesores, instructores y
encargados de taller; presentan a la Dirección informes de materias;
seguimiento a inconvenientes que presenten los profesores; monitoreo a
proyectos (como concursos, pasantías que realizan los estudiantes) en
diversas empresas, avances de los alumnos, etc.
La estructura actual que posee la Escuela de Artes Aplicadas ha ido
modificándose en la medida que se han ido implementado nuevas carreras,
destacando el inicio de la carrera de diseño gráfico a partir del año 1979,
diseño ambiental 1981 y diseño artesanal en 1987, año en el cual se
modifica la estructura administrativa, debido a que surge la posición de
Coordinadores de Área y para el año 1994 Encargados de Talleres.
La estructura administrativa a juicio de la Dirección de la Escuela de Artes, se
encuentra bien definida en el área secretarial y de mantenimiento, pero no en
el área de coordinadores, ya que éstos realizan las funciones propias de su
área y adicionalmente desarrollan actividades de proyección de relaciones
públicas nacionales é internacionales, proyección de investigación y
proyección de la Escuela como tal, actividades no afines a dicha posición, las
cuales pudieran centralizarse a través de la creación de una unidad de
proyección institucional que permita realizar las funciones antes mencionadas,
así como contestar correspondencia de universidades nacionales o del
extranjero que requieran información, embajadas, ONGS, empresas privadas
que solicitan pasantías de los estudiantes, solicitudes del Gobierno de la
República, becas y monitorio de la bolsa de trabajo.
La estructura actual de la Escuela de Artes tiene la ventaja de que cada
integrante de la misma conoce claramente sus tareas, lo cual les permite que
al realizar reuniones de seguimiento en diferentes proyectos, todos se
encuentren bien coordinados, por otra parte presenta el inconveniente de
realizar una función de proyección que debería esta a cargo de la Universidad.
1.3. Misión Y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”
1.3.1. Misión
La Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery” de la Universidad Dr.
José Matías Delgado, es una Escuela de educación superior en las áreas de
diseño, cuya finalidad es formar diseñadores altamente profesionales que
aporten creativamente al desarrollo económico, social y cultural de la región.
1.3.2. Visión
La Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery” de la Universidad Dr.
José Matías Delgado pretende establecer como realidad no solamente
académica, sino también practica, el principio básico del diseño como la
profesión que logra reunir el trinomio: arte, ciencia y tecnología. Pilares
fundamentales en la actualidad para el desarrollo de cualquier país o región.
CC AA PPIITTUU LLOO II II
MM AA RRCC OO TTEE OO RRIICC OO
II. MARCO TEORICO
2.1. ASPECTOS GENERALES DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Uno de los aspectos más sobresaliente del presente siglo es el surgimiento
continuo de grandes organizaciones a los que el hombre se ha incorporado
empleando gran parte de su tiempo al desarrollo de diversas actividades. Por tal
motivo, se hace necesario que cada empresa tenga una estructura y finalidad
definida, pero esto no significa que tenga que afrontar situaciones administrativas
problemáticas, por lo que se hace necesario disponer de medios de consulta
accesibles, claros y sistemáticos, siendo estos los Manuales mediante los cuales se
puede lograr una sistematización tanto en el área administrativa como operativa.
Los manuales administrativos constituyen un instrumento de trabajo y medio de
información importante que contribuyen a asegurar la estabilidad de la organización
y su normal funcionamiento.
2.1.1.Concepto de Manuales Administrativos.
Podemos considerar que un manual administrativo, es aquel cuerpo sistemático de
información que contiene indicaciones básicas sobre la manera en que el personal
de una empresa, desarrolla conjunta y separadamente el trabajo que se le ha
asignado en forma escrita, creado con el fin de dar a conocer a la dirección la forma
de desarrollar las funciones y actividades de manera ordenada y secuencial, con el
propósito de obtener los objetivos previamente establecidos.
Los manuales administrativos son un medio para mantener informados a los
distintos niveles de la organización sobre aspectos básicos de la empresa, que se
necesitan para el adecuado desempeño del trabajo. Estos manuales son
necesarios en cualquier tipo de empresa, pero, sobre todo, en las grandes, en las
que las instrucciones y procedimientos son complejos y los niveles y departamentos
muy numerosos, por lo que la gerencia se ve en la necesidad de reemplazar el
contacto personal por medios más formales que faciliten el establecimiento de
comunicaciones más adecuadas.
Los fines que se persiguen con los manuales administrativos dependen de lo que
se quiere lograr, pero, sobre todo, un manual no debe ser una fuente de
información para referencias eventuales, sino una herramienta útil en la práctica
diaria, por medio de la cual se mantenga informado al personal clave sobre los
cambios que se dan en los criterios de información. Por lo anterior, el manual debe
ser lo suficientemente flexible para que pueda ser actualizado oportunamente.
Son muchos los autores que han proporcionado su criterio sobre lo que son los
manuales, cada uno concluyendo en que el propósito fundamental de los manuales
es el de informar a los miembros de la organización sobre aspectos como: políticas,
funciones, normas, autoridad, procedimientos, objetivos, etc., entre estos conceptos
tenemos:
"Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma registrada y sistemática, información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como
las instrucciones y lineamientos que se consideran necesario para el mejor
desempeño de sus tareas".1
"Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir
conocimientos y experiencias porque ellos documentan la tecnología acumulada
hasta ese momento sobre un tema".2
2.1.2 Importancia de los Manuales.
Se hace más frecuente y necesario la importancia de contar con Manuales
Administrativos que faciliten a la organización su normal desarrollo y mejoramiento
de las actividades de la misma, así como el aprovechamiento óptimo de los
recursos que tiene a su disposición.
Son los manuales administrativos herramientas básicas para la organización porque
normalizan sus actividades; establecen coordinación entre puestos, personas,
acciones y documentos; señalan la posición organizativa dentro de la empresa;
constituyen una fuente de consulta para todos los empleados sobre las prácticas
generales y sectoriales de la empresa; evitan la implantación de procedimientos
incorrectos; posibilitan un ahorro de tiempo al evitar preguntas de rutina, ya que las
respuestas rápidas de los mismos se mantienen a través de la lectura del manual.
1 Franklin, enrique Benjamín Organización de Empresas. México Editorial McGRAW-Hill Interamericana. 1998.Pág. 147. 2 Álvarez Torres, Martín. Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos 1998. Pág. 23.
2.1.3 Objetivos de los Manuales
Entre los objetivos más fundamentales que conllevan los manuales administrativos
tenemos:
a. Instruir a cada uno de los miembros de una organización, sobre aspectos
relacionados con funciones, atribuciones, autoridad, responsabilidad, objetivos,
políticas, normas y sistemas existentes en la empresa.
b. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de medidas
de modernización administrativa.
c. Poder ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de las tareas, evitando
con ello la repetición de las mismas.
d. Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.
e. Definir el grado de autoridad y responsabilidad en cada uno de sus
departamentos y en sus distintos niveles jerárquicos.
f. Optimizar el uso racional de los recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos con los que cuente la organización.
g. Exponer en términos generales la misión, objetivos, metas, entre otros, de la
organización en su conjunto.
h. Propiciar un medio de enlace con otras organizaciones.
2.1.4 Contenido de los Manuales.
Este contenido dependerá del tipo de manual, considerando también el rol de
empresa, así como los problemas existentes en ella y en cada una de sus
diferentes áreas. Las partes que conforman un manual son las siguientes:
introducción, directivas básicas, organización y reglamentación o normas y
contenido específico del manual.
2.1.5 Ventajas y Limitaciones.
Los manuales ofrecen una serie de ventajas que no hacen más que reflejar la
importancia antes mencionada; sin embargo, siempre se presentan limitaciones que
no invalidan su utilidad.
Dentro de las ventajas podemos mencionar:
Durante el proceso de su elaboración se aclaran muchos de los objetivos
institucionales así como el trabajo necesario para conseguirlos.
Permiten conocer la descripción de cada puesto e interrelación con los otros
de la organización.
Colaboran en el adiestramiento de nuevos empleados.
Son una fuente permanente de información sobre las prácticas
generales y sectoriales de la empresa.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.
Dentro de las limitaciones podemos mencionar:
Quitan discrecionalidad al personal convirtiéndose algunas veces en un freno
para la iniciativa individual.
Una redacción mala o deficiente puede hacer engorroso su utilización.
Al no mantenerse actualizado en su debida oportunidad los manuales no
ofrecen el aporte esperado al hacer uso de ellos.
2.1.6 CLASIFICACION DE LOS MANUALES
Existen diferentes tipos de manuales, los cuales son uti lizados según las
necesidades que enfrentan las empresas, los que se detallan a continuación:
2.1.6.1 Manual de Políticas:
El manual de políticas esta integrado por el conjunto de políticas fundamentales y
específicas de una empresa.
Las políticas fundamentales contienen principios que orientan a la empresa a largo
plazo en el desarrollo de sus operaciones, estableciendo principios y criterios que
deben ser respetados por los administradores en la toma de decisiones.
Las políticas específicas, como su nombre lo indica regulan situaciones especiales,
ya sea para un departamento o para alcanzar un objetivo particular. Este tipo de
políticas generalmente se refieren al corto plazo.
Aspectos que contienen.
Introducción
Definiciones: objetivos de la empresa, que se entiende por políticas,
tipos de políticas, entre otros.
Conceptos y alcances: conceptos de manual de políticas, quienes
están autorizados para emitir políticas, su distribución, uso interno y
externo del manual de políticas.
Políticas establecidas agrupadas por área de operación.
Beneficios.
Dan a conocer los lineamientos adoptados por la alta dirección
para el logro de los objetivos establecidos.
Ayudan a evitar confusiones en cuanto a la forma de guiar las
operaciones.
Facilitan el control de las operaciones realizadas por las distintas
unidades.
Ayudan a corregir los errores que obstruyen el logro de los objetivos
planteados.
Documenta la tecnología que se utiliza en un área, unidad o
departamento.
Distribución de los Manuales
Se recomienda que cada unidad gerencial de la organización posea un
ejemplar del manual, para que el jefe respectivo se asegure que sus
subalternos conozcan el contenido y se interesen por su aplicación.
Mantenimiento del Manual de Políticas
Todo cambio en el manual de políticas que sea necesario realizar, deberá
efectuarse oportunamente, por lo que se debe contar con una sección donde
se indiquen los procedimientos de actualización, así como las personas
autorizadas en realizar dichos cambios, si los cambios son de rutina, son
comunicados a través de boletines o circulares, pero si afectan el contenido
del manual de políticas, se debe modificar este en la parte pertinente o
incluso sustituirlo por otro en caso extremo.
2.1.6.2 Manual de Organización y de Funciones
La necesidad de describir la organización en sí, así como los puestos que
comprende, relaciones, canales de información, autoridad, responsabilidad, etc.
Para que sea mejor comprendida por sus integrantes (presentes y futuros), hizo que
se establecieran los Manuales de Organización: Una estructura organizativa que se
describe por medio de gráficas y narración escrita que tendrá más probabilidades
de quedar mejor y claramente comprendida que aquella que no lo está.
Por ello es conveniente que las empresas cuenten con un Manual de Organización
para explicar su estructuración.
"Es un libro que contiene en una forma sistemática la explicación y comentario de la
estructura organizativa, utilizando para su diseño organigramas y descripciones de
los puestos que la componen"3.
"Es la explicación detallada y por escrito de la organización formal de la empresa,
en donde se indican los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidades de los
distintos puestos de trabajo que conforma su estructura"4.
Aspectos que contienen.
Identificación
Introducción
Instrucciones para el uso del manual
Objetivos del Manual
3 Koontz, Harold. "administración". octava edición. Mc Graw Hill. 1998. México, DF. 4 Obra citada.
Políticas principales de la organización
Detalle de las funciones principales de la organización
Detalle de la estructura de la organización
Organigrama
Descripción de las unidades administrativas: jerárquicas,
funciones generales, relaciones con otras unidades u organizaciones.
Beneficios del Manual de Organización y de Funciones.
Proporcionan información clara y completa sobre las funciones,
jerarquía, autoridad y responsabilidad en cada unidad que forma
parte de la organización.
Facilitan el control de las operaciones que se deben realizar en las
distintas unidades organizativas.
Constituyen un instrumento que ayuda a disminuir el cruce y
duplicación de actividades entre unidades.
Facilitan a los analistas el estudio de la organización y la
formulación de planes, programas y proyectos.
Distribución del Manual de Organización y de Funciones
Es recomendable que en cada unidad gerencial de la organización se
tenga un ejemplar del manual para que el jefe respectivo se
asegure que sus subalternos conozcan su contenido y se interesen
por su aplicación.
Mantenimiento del Manual de Organización y de Funciones
Todo cambio en el Manual de Organización y de Funciones que sea
necesario efectuar para mejorar los resultados de las operaciones, deberá
ser realizado oportunamente. Por lo que se debe contar con una sección
donde se indiquen los procedimientos de actualización y quienes son las
personas autorizadas en realizar dichos cambios.
Si los cambios son de rutina, son comunicados por medio de boletines o
circulares, pero si afectan el contenido del manual de organización se debe
modificar éste en la parte pertinente o, incluso, sustituirlo por otro, en caso
extremo.
2.1.6.3 Manual de Procedimientos
Es llamado también de operaciones y es la descripción de normas, procedimientos
y funcionamiento administrativo que rigen las actividades operativas de la empresa,
con el propósito de orientar a los empleados, especialmente a los de nuevo ingreso,
así como también para los programas de selección y adiestramiento.
Contiene, además la participación de los diferentes puestos de las unidades
administrativas en la realización de las actividades necesarias para lograr un
objetivo, y los formularios necesarios para el desarrollo adecuado de las
operaciones.
Para facilitar la comprensión de los procedimientos, se suele incluir
representaciones gráficas de los mismos, a través de diagramas de procesos, flujo
gramas, diagramas de recorrido, etc. La descripción de los procedimientos
permitirá a la Organización comprender mejor sus actividades a todo nivel
jerárquico, propiciando así la reducción de errores u omisiones y el incremento de la
productividad.
Antes de seleccionar los procedimientos que se van a describir en un manual de
procedimientos es necesario determinar las áreas de operaciones que en él se
incluirán; para ello es necesario mencionar los pasos a seguir para su elaboración:
Determinar los procedimientos que se van a incluir en la manual.
Describir cada procedimiento cronológicamente por escrito.
Publicar y mantener actualizado el manual.
Separar en secciones con el fin de distribuir en las diferentes áreas de la
organización, solo lo relacionado con los procedimientos en que están
involucrados.
Incentivar al personal para que proporcione información que pueda
depurar los procedimientos descritos y aumentar su eficacia.
Aspectos que contiene.
Introducción
Objetivos del manual
Normas relacionadas con el contenido del manual
Descripción detallada de los procedimientos
Representación gráfica de los procedimientos
Mecanismos de actualización del manual.
Beneficios.
Permiten conocer en forma inmediata las operaciones que se
ejecutan en la organización.
Determinan los deberes y responsabilidades de los puestos
involucrados en los procedimientos de trabajo.
Ayudan a agilizar y facilitar el trabajo
Permiten hacer estudios de los procedimientos para mejorarlos y/o
adoptar nuevos métodos de operación.
Evitan la duplicidad de funciones.
Orientan a empleados de nuevo ingreso, así como también para
programas de selección y adiestramiento.
Distribución del manual
Todos los jefes de unidad deben contar con un ejemplar del manual, que
contengan los procedimientos relacionados con sus deberes y
responsabilidades, así como los de su personal subalterno, además cada
empleado de la unidad debe recibir lo correspondiente a la función o
actividad en cuyo desarrollo participa.
Actualización
Periódicamente los procedimientos descritos en el manual deben ser
revisados cuidadosamente por las personas responsables de su ejecución
e informar sobre cambios, que consideren convenientemente efectuar, a
los encargados de mantenerlos actualizados.
2.1.6.4 Manual de Historia de la Empresa
Este manual proporciona una información detallada desde la evaluación de la
empresa en su inicio mencionando crecimiento, logros, objetivos y su situación
administrativa actual.
Con este manual se persigue que el personal cuente con una visión amplia de la
organización, facilita su incorporación, además de servir como medio de enlace y
contacto con otras áreas de la misma, así como otras organizaciones.
2.1.6.5 Manual del Empleado
Este manual tiene por objeto lograr una rápida incorporación del nuevo empleado a
la empresa, generalmente es entregado el día de ingreso a la misma, como una
forma de bienvenida. Se le conoce también de relaciones industriales, de reglas del
empleado o de empleo.
Básicamente incluye lo siguiente: prestaciones, servicios, condiciones de trabajo,
entre otros.
2.1.6.6 Manual de Ventas
Contiene información específica que sirve de apoyo al área de ventas, por ejemplo:
descripción del producto y servicios, medios para ejecutar la venta, políticas de
funcionamiento, descripción del grupo de trabajo, análisis ambiental, división
territorial y medición del trabajo.
CC AA PPIITTUU LLOO II II II
IINN VV EESS TTII GG AA CCII ÓÓ NN DD EE CC AA MM PPOO
III. INVESTIGACIÓN DE CAMPO
3.1. OBJETIVOS
3.1.1 Objetivo General
Elaborar Manuales Administrativos para la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos
Alberto Imery" de la Universidad Dr. José Matías Delgado con el fin de que existan
documentos que contengan información sistematizada de las diferentes áreas que
conforman la estructura de la misma.
3.1.2. Objetivos Específicos
Elaborar un Manual de Políticas para la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto
Imery" que sirvan a la Dirección y personal administrativo en la toma de decisiones.
Elaborar un Manual de Funciones para la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos
Alberto Imery" que coordine las relaciones entre las diferentes unidades
organizativas de la escuela.
Elaborar un Manual de Procedimientos Administrativos para la Escuela de Artes
Aplicadas "Carlos Alberto Imery" con el fin de estandarizar los procesos de trabajo.
3.1.3 Objetivos De La Investigación
- Desarrollar el Manual de Políticas, recopilando la documentación existente y
entrevistando al personal de Dirección y Administrativo y a fin de unificar y
estratificar las políticas académicas y administrativas.
- Elaborar un Manual de Funciones para la Escuela de Artes, diseñando un
formato de descripción de puestos, auxiliándonos, a la vez, de la recopilación de
su estructura actual, plasmando así, las relaciones entre unidades o
departamentos.
- Cualificar y cuantificar los procesos administrativos de la Escuela de Artes a
través de entrevistas y encuestas al personal de Dirección, Administrativo y de
una muestra de la población estudiantil.
3.2. HIPOTESIS
3.2.1 Hipótesis General:
La creación de Manuales Administrativos para la Escuela de Artes Aplicadas
"Carlos Alberto Imery" facilitará el conocimiento de información relacionada con
políticas, organización y los diferentes procedimientos administrativos, obteniendo
mayor eficiencia administrativa.
3.2.2 Hipótesis Especificas:
- Sí la Dirección de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery", cuenta
con un manual de políticas administrativas; éste les facilitará la toma de
decisiones.
- El contar con un Manual de Funciones, contribuirá con el personal de la
Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery", a desarrollar en forma
eficiente sus operaciones."
- Al establecer un Manual de procedimientos administrativos ayudaremos a
unificar las operaciones administrativas de su personal, profesores y alumnos.
3.3. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN
Se conoció el ambiente en el que se desarrollan las actividades administrativas de
la Escuela de Arte Aplicadas, lo que nos permitió identificar las variables que
influyen directa o indirectamente en el que hacer diario. Las herramientas utilizadas
fueron: entrevistas, encuestas y consulta de textos.
3.3.1 Población A Investigar
La población objeto de estudio, estuvo formada por una muestra del personal de
Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery".:
Personal ejecutivo:
Tiene poder de decisión y a la vez dirige una ó varias unidades de la estructura
organizativa, siendo en este caso solamente la Directora de la Escuela.
Personal Académico:
Constituido por quienes se dedican a la docencia e investigación dentro de la
Escuela de Artes, por ejemplo: Catedráticos e Instructores.
Personal Administrativo:
Colaboradores con el personal en general y los ejecutivos en materializar las
decisiones tomadas, lo mismo que las labores administrativas propias que exige la
Escuela, por ejemplo: Secretarias, ordenanzas, etc.
Personal de Mantenimiento:
Se incluyó el personal que se dedica a las labores que permiten el mantenimiento,
aseo, seguridad de materiales y equipo de oficina, aulas, etc.
3.3.2 Diseño de la Muestra
El Universo
El universo de nuestra investigación estuvo formado por el personal y los
estudiantes de la Escuela de Artes Aplicadas, siendo estos 66 empleados y 260
alumnos.1
Personal Ejecutivo, Académico y Administrativo
El personal que labora en la Escuela de Artes Aplicadas Carlos Alberto Imery, fue
nuestro principal punto de interés para la recopilación de información y datos
necesarios a uti lizar en la presente investigación. Para ello se efectuó un censo de
dicho personal, realizado en el primer semestre de 1999. Distribuido de la siguiente
forma:
CARGOS NUMERO DE PERSONAS
Director 1
Secretario de la Escuela 1
Docentes* 33
Instructores 26
Secretarias 1
Ordenanza 3
Mensajero 1
TOTAL 66 * Tiempo completo: 2 profesores y Hora Clase: 31 profesores
1 260 alumnos inscritos en el ciclo I/2000 . Y actualmente se encuentran 66 empleados: Directora, jefes(as) de área catedráticos, instructores , secretarias y personal de servicio.
Los datos del cuadro anterior sirvieron para calcular la muestra del personal
de la Escuela de Artes.
El muestreo utilizado para aplicar la respectiva formula estadística, será
aquella que conociendo la población defina el tamaño de la muestra.
n= Z pxq x N
(N-1)E + pxq
Donde:
n= Tamaño de la muestra Z= Valor crítico correspondiente a un determinado coeficiente de confianza. p= Proporción de ocurrencia q= Proporción de no-ocurrencia N= Universo E= Error muestral máximo
3.3.3 Tabulación, Análisis e Interpretación de Resultados.
3.3.3.1 Cuestionario a Personal de la Escuela de Artes
Encuestas giradas al personal de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos
Alberto Imery” de la Universidad Dr. José Matías Delgado. A continuación
detallamos los resultados e interpretación de cada una de las preguntas
formuladas. Tomando la muestra de 39 empleados (algunas de las
preguntas fueron de alternativas múltiples por lo que se podrá observar que
en algunos casos la tabulación de las respuestas es mayor de 39), de los
siguientes puestos: directora, secretaría, coordinadoras de área,
catedráticos, instructores, secretarias administrativas y personal de servicio.
Las preguntas 1,2,3 y 4 solicita información referente a: cargo que
desempeña, grado académico, nombre del jefe inmediato y objetivo de la
Escuela de Artes. Con la finalidad de conocer aspectos generales de los
entrevistados.
PREGUNTA 5
¿Cuenta con herramientas administrativas que le ayuden a realizar su trabajo, así como
material didáctico y equipo como retroproyector, pantallas, etc.?
Objetivo: Conocer si el personal de la Escuela cuenta con las herramientas necesarias
para desarrollar en óptimas condiciones su trabajo.
Tabulación:
Herramientas Si % No %
Manuales 15 38 22 56
Instructivos 12 31 18 46
Reglamentos 31 80 4 10
Material Didáctico 24 61 8 20
Equipo 31 80 2 5
Otros 5 13 - -
Análisis:
Un 80% de los entrevistados coinciden que sí existen reglamentos y el equipo necesario
para el desarrollo de sus actividades. Otro dato relevante es que un 61 % manifiesta
contar con el material didáctico adecuado.
Por otra parte el 56% y 46%, de ellos, declaran que no existen manuales administrativos e
instructivos, respectivamente. PREGUNTA 6
En ella se solicita las funciones que realizan cada uno(a) de los encuestados(as), con el
objetivo de contar con información para la elaboración del Manual de Procedimientos.
PREGUNTA 7
¿Cómo le dieron a conocer las funciones descritas en el Anexo de la pregunta 6, a través
de?
Objetivo:
Conocer la existencia de un Manual de Funciones o de Organización para el personal de
la Escuela de Artes.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Manual de Funciones 2 4
Instrucción Verbal 31 63
Escrito por su jefe inmediato 15 31
Otros 1 2
TOTAL: 49 100
Análisis:
De 39 empleados encuestados se obtuvieron 49 resultados, de donde el 63% manifiesta
que las funciones de trabajo son dadas a conocer en forma verbal, lo que viene a
confirmar lo expresado en la pregunta 5, donde el 56% declaró que no existen manuales
administrativos e instructivos. Así mismo un 31% manifestó que es a través de su jefe
inmediato como le dan a conocer sus funciones.
PREGUNTA 8
¿Atiende directamente a más de un jefe?
Objetivo:
Saber la estructura organizativa de la Escuela de Artes, así como los canales de autoridad
existentes.
Tabulación: Alternativa Frecuencia Porcentaje (%) Uno 11 28 Dos 11 28 Tres 7 18 Más 7 18 Nada 3 8 Total 39 100%
Análisis:
La falta de una organización administrativa estructurada conlleva a los empleados
depender de más de un jefe. Así lo confirman el 64% de los encuestados, que dependen
de 2, 3 ó más jefes.
PREGUNTA 9
¿Con relación a la pregunta 8, encuentra dificultad en atender a más de un jefe, por qué?
Objetivo:
Conocer los inconvenientes que provoca recibir instrucciones u ordenes por más de una
persona, que afectaría al óptimo desempeño de las labores diarias de los encuestados.
Tabulación: Dificultad Frecuencia Porcentaje (%) Ninguna dificultad 26 66 Poco intercambio de ideas 1 3 No alcanza a cubrir sus actividades 1 3 Falta de coordinación 1 3 Solución tardía de problemas 2 5 Sin Respuesta 8 20 Total 39 100%
Análisis:
A pesar de que el 68% de los encuestados dependen de más de un jefe (manifestado en
la pregunta 8) estos aseguran no encontrar dificultad en atender a más de uno,
argumentando la existencia de una buena comunicación y dirección de las mismas.
PREGUNTA 10
¿Mencione 3 anomalías en general que interfieren en el desarrollo de sus funciones, si las
hubiere?
Objetivo:
Con esta pregunta se pretende investigar los procesos de trabajo actuales y las
deficiencias que éstos presentan.
Tabulación:
Anomalía Frecuencia Porcentaje (%) Dificultad para realizar prácticas de talleres 1 2
Falta de equipo y material didáctico 4 8
Las prácticas en talleres toman mucho tiempo 1 2
Escasez de tiempo 3 4
Falta de instrumentos de comunicación 1 2
Vigilancia directa por las autoridades 1 2
Instalaciones 1 2
Presión a los estudiantes 1 2
Falta de mantenimiento al equipo 1 2
Programas no actualizados 1 2
Falta de licencia de Software 2 4
Ausencia de alumnos a clases por muchas actividades ex aula. 2 4
No se cubren los programas de estudio 1 2
Reposición de clases (ausencia de profesores y no-conclusión de temas) 1 2
Suspensión de clases 2 4
Variación en proceso de calif icaciones 1 2
Poca paga 1 2
Falta de bibliografía 1 2
Gentes de otros grupos en clases 1 2
Falta de acceso a oficinas 1 2
Mala coordinación entre docentes é instructores 2 4
Burocracia 1 2
Sin Problemas 21 40
TOTALES: 52 100
Análisis:
En esta pregunta, los 39 encuestados respondieron con 52 resultados en donde nos llevan
a la conclusión de que la interpretación de ella no fue la correcta, ya que un 60%
proporciono repuestas de anomalías que no tienen relación directa con los procesos de
trabajo o el desarrollo de sus funciones y un 40% no encuentra problemas en el desarrollo
de sus actividades diarias.
PREGUNTA 11
¿En cuanto mobiliario y equipo qué considera le hace falta para desempeñar
satisfactoriamente todas sus funciones?
Objetivo:
Con esta pregunta se pretende investigar la falta de mobiliario y equipo que a juicio de los
empleados no le permite realizar su trabajo administrativo satisfactoriamente.
Tabulación: Clase de equipo Frecuencia Porcentaje (%) Escritorio 7 9 Archivos 9 11 Computadora 14 17 Impresora 9 11 Contómetro 0 0 Fotocopiadora 19 23 Teléfono 12 15 Fax 9 11 Otros 2 3 TOTAL: 81 100
Análisis:
Esta por ser una pregunta de opciones múltiples da como resultado 81 respuestas, en
donde la falta de equipo dentro de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery“ se
constata a través de las respuestas obtenidas, siendo la fotocopiadora, computadora y
teléfono, las que se desearían fueran más accesibles, para un mejor desempeño de las
actividades administrativas. Del mismo modo especificaron que necesitan: impresores,
archivos, escritorios y fax, los que facilitarían el desarrollo de sus funciones.
PREGUNTA 12
Considera Ud. que las instalaciones físicas son adecuadas para el buen desarrollo de su
trabajo: Si ____ No ____
Objetivo
Identificar si el personal de la Escuela de Artes Aplicadas cuenta con instalaciones físicas
adecuadas para el desarrollo óptimo de sus funciones.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 26 67
No 13 33
Total 39 100
Análisis:
Para el 67% del personal, las instalaciones físicas de la Escuela son adecuadas para el
buen desarrollo de las actividades administrativas y académicas: salones de clase,
talleres, área de oficinas, entre otros. Por el contrario el 33% afirma que no son
adecuadas para el desempeño óptimo de las actividades. Argumentando esta última las
siguientes razones: espacio físico reducido, falta de aulas y auditórium, aulas no llenan
requisitos de funcionalidad, aire acondicionado, etc.
PREGUNTA 13
Conoce cuáles son los objetivos de la Escuela: Sí ____ No _____
Mencione 2 de ellos.
Objetivo:
Determinar si el personal de la Escuela de Artes conoce los objetivos que esta persigue.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 29 74
No 8 21
Sin Respuesta 2 5
Total 39 100
Análisis:
El 74% respondieron que sí conoce los objetivos de la Escuela de Artes, entre los que
detallaron: formar diseñadores, proyectar valores culturales de nuestro país, ser la mejor
Escuela de Diseño, entre otros. Y el 21% manifestó desconocerlos.
Los objetivos de la Escuela de Artes Aplicadas, se publican en los Planes de Estudio
(Pensum), por lo que no es aceptable de que el 26% de los encuestados desconozca
dichos objetivos.
PREGUNTA 14
¿Con qué frecuencia planifica la realización de sus actividades?
Objetivo:
Identificar cómo los empleados planifican sus actividades, para determinar el grado de
cumplimiento y supervisión en el logro de las mismas.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Semanal 31 79
Quincenal 0 0
Mensual 1 3
Trimestral 1 3
Otros 6 15
Total 39 100%
Análisis:
A través de entrevistas realizadas se conoció que el personal de la Escuela de Artes
(directora, coordinadoras, secretaría, catedráticos, instructores y personal administrativos)
mantiene reuniones semanales con el objetivo de conocer y describir los avances, logros,
problemas, etc., de cada una de las áreas; buscando cumplir los objetivos y actividades
programadas para un determinado periodo. Confirmando así, el resultado obtenido, siendo
el 79% los que afirman que planifican sus actividades semanalmente.
PREGUNTA 15
Considera Ud. que los procedimientos establecidos para realizar sus funciones son
correctos:
Objetivo:
Determinar si el personal considera correctos los diferentes procesos que realizan en el
desarrollo de sus funciones.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 34 87
No 5 13
Total 39 100
Análisis:
Del total de encuestados el 87% considera correctos los procedimientos para realizar sus
funciones. Coincidiendo con la respuesta obtenida en la siguiente pregunta, donde el 78%
afirmó que no existen procedimientos que generen anomalías.
PREGUNTA 16
Detalle el procedimiento que con más frecuencia le genera anomalía.
Objetivo:
Determinar cuales son los procedimientos en general que interfieren en el buen
desempeño de sus funciones.
Tabulación:
Respuesta Frecuencia Porcentaje (%)
Sin anomalías 29 78
Cambio de Horario 2 5
Falta de coordinación 1 2
Solicitar autorización, para tomar decisiones 1 2
Presión de trabajo 1 2
Las instrucciones verbales 1 2
Falta de comunicación entre profesores 2 5
Mantenimiento de las instalaciones físicas 1 2
Uso de computadora por no existir autorización 1 2
Total 39 100
Análisis:
El 78% de los encuestados no encuentra anomalías en los procesos de trabajo, por lo que
dichos procesos se pueden considerar correctos, si tomamos como base los resultados
obtenidos en la anterior pregunta.
PREGUNTA 17
Conoce si existe un Manual de políticas administrativas en la Escuela de Ates Aplicadas “
Carlos Alberto Imery “.
Objetivo:
Determinar si el personal de la Escuela de Artes Aplicadas, sabe de la existencia o no de
un Manual de políticas administrativas
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 11 28
No 28 72
Total 39 100
Análisis :
El 72% del personal de la Escuela de Artes Aplicadas, desconoce la existencia de un
Manual de Políticas y sólo un 28% dice conocerlo, estos últimos consideran como
políticas, las siguientes:
- No comer ni fumar en clase.
- Evaluaciones y fechas de entrega de notas.
- Presentación de docentes y educandos.
- Puntualidad.
- Monitoreo de trabajos realizados por los alumnos.
- Normas respecto a exámenes diferidos.
- Mantener en óptimas condiciones el mobiliario y equipo.
PREGUNTA 18
Considera Ud. que las políticas administrativas actuales están acordes al cargo que
desempeña y por qué.
Objetivo :
Determinar la funcionalidad de las políticas administrativas actuales con relación al cargo
que desempeña el personal de la Escuela de Artes Aplicadas.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 17 44
No 1 2
Sin respuesta 21 54
Total 39 100
Análisis :
Es de resaltar que un 54% no respondió esta pregunta, ya que no existe un manual de
políticas administrativas a cual referirse, como lo refleja la pregunta anterior. Por lo que no
puede determinarse si las políticas administrativas están acordes al cargo que desempeña
el personal de la Escuela de Artes.
PREGUNTA 19
Existe en la Escuela una planeación de operaciones anual, que sirva de guía en la
realización de sus actividades.
Objetivo :
Determinar si la Escuela de Artes Aplicadas, posee planes anuales que orienten la gestión
administrativa.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 31 80
No 8 20
Total 39 100
Análisis:
A través de las entrevistas conocimos que si existe una planificación anual de las
operaciones administrativas y académicas, y de igual forma para cada ciclo de estudio, en
la que se involucra todo el personal de la Escuela de Artes. Confirmando así el resultado
obtenido.
3.3.3.2 Cuestionario a Estudiantes
Cuestionario para ser completado por 70 Estudiantes de la Escuela de Artes
Aplicadas “Carlos Alberto Imery” de la Universidad Dr. José Matías Delgado.
En las preguntas 1 y 2 recopilamos datos generales de los alumnos de la
Escuela de Artes Aplicadas: ciclo y carrera que estudia.
PREGUNTA 3
¿Qué tipo de servicio ha solicitado en las oficinas administrativas y como los
califica: marque con una X?
Objetivo:
Conocer la atención que reciben los alumnos por parte del personal de la
Escuela de Artes Aplicadas.
Tabulación:
Servicios Excelente % Bueno % Deficiente %
Solicitud de constancias 5 16 30 33 6 13
Adición de materia 6 18 10 11 5 11
Retiro de materia 8 24 12 13 6 13
Reposición de carné - - 15 16 9 20
Trámites de graduación 1 3 5 5 4 9
Asesoría académica 13 39 19 21 9 20
Otros - 1 1 7 14
TOTALES: 33 100 92 100 46 100
Análisis:
En total se obtuvieron 179 resultados de los 70 alumnos encuestados, debido a
que esta pregunta es de respuestas múltiples y tal como podrá observarse la
mayor frecuencia de respuestas se encuentra distribuidas principalmente en la
categoría de bueno. Siendo este un efecto directo, de que los procedimientos
desarrollados por el personal, son correctos y no generan anomalías en el
desarrollo de sus actividades.
PREGUNTA 4
Qué servicios le gustaría fueran mejorados y por qué:
Objetivo:
Identificar los servicios que a juicio de los estudiantes deben de mejorarse, los
cuales ayuden a un mejor desempeño académico de los mismos.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Solicitud de constancias 12 15
Adición de materia 3 4
Retiro de materia 8 10
Reposición de carné 8 10
Trámites de graduación 4 5
Asesoría académica 9 11
Otros 6 8
De acuerdo con los actuales 30 37
TOTAL: 80 100
Análisis:
Es de destacar que de 70 alumnos encuestados se recibieron 80 respuestas,
de donde un 37% manifestó estar totalmente de acuerdo con los actuales
servicios que solicitan a la Escuela. El resto de ellos, expresan sean mejorados;
encontrándose con mayor porcentaje la solicitud de constancias con un 15%,
seguido de un 10% a retiro de materia y reposición de carné.
PREGUNTA 5
¿Qué otros servicios le gustarían se implementaran en la Escuela de Artes
Aplicadas, mencione 3 de ellos.
Objetivo:
Conocer los nuevos servicios, que a juicio de los estudiantes debería
implementarse.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Más parqueos 7 9
Servicios sanitarios 13 16
Biblioteca especializada 5 6
Centro de computo 9 11
Asesoría académica 4 5
Información de pensúm 1 1
Dispensador de agua 4 5
Fotocopiadoras 6 8
Proyectores 2 2
No contestaron 30 37
Total 81 100
Análisis:
De igual forma que la pregunta anterior, de 70 alumnos se obtuvieron 81 respuesta
de las cuales el 37% no contestó.
El resto de los alumnos manifestó una serie de servicios que le gustaría fueran
implementados en la Escuela de Artes Aplicadas para mayor comodidad,
accesibilidad, entre otros, con el fin de obtener mayor beneficio en su formación
académica.
De estos los que se destacan: servicios sanitarios con un 16%, centro de computo
con el 11%, parqueos con 9% y fotocopiadoras con el 8%.
PREGUNTA 6
Cuando necesita realizar un trámite especifico sabe a quien dirigirse.
Objetivo :
Determinar si los estudiantes de la Escuela de Artes Aplicadas, saben quien o quienes le
pueden resolver, los servicios que solicitan en determinado momento.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 32 46
No Sabe 36 51
Sin respuesta 2 3
Total 70 100
Análisis:
El 46% de los estudiantes sabe a quien dirigirse cuando necesita realizar un trámite
específico, mencionando principalmente a: Secretarias, Directora y Coordinadoras, de las
que obtienen la información oportuna a sus necesidades.
Es de resaltar que el 51% de los alumnos encuestados manifestó no saber a quien
dirigirse cuando necesita realizar un trámite específico; lo que se respalda con la no-
existencia de instructivos que orienten su solicitud de servicio académico.
PREGUNTA 7
Conoce la estructura organizativa de la Escuela.
Objetivo :
Determinar que tanto conoce el estudiante, de la Estructura Organizativa de la Escuela de
Artes Aplicadas.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 40 57
No 25 36
No contestaron 5 7
Total 70 100
Análisis:
El 57% manifiesta conoce la estructura organizativa de la Escuela de Artes Aplicadas a
través de la información proporcionada por las coordinadoras, profesores(as),
instructores(as) y secretarias, de forma verbal. Manifestando no haberla leído en ningún
documento.
Es claro que conocen la estructura organizativa, sin embargo desconocen las funciones
específicas que realizan cada una de estos.
PREGUNTA 8
Sabe Ud. si existe un Instructivo específico, que le oriente para desarrollar un trámite
especifico.
Objetivo :
Conocer si existe a la fecha un instructivo que sirva de guía a los estudiantes, el cual
puedan utilizar cuando requieran de algún trámite académico en particular.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 29 41
No 39 56
Sin respuesta 2 3
Total 70 100
Análisis:
Sobre la base del resultado obtenido en preguntas anteriores, en las cuales se expresó
desconocer a quién dirigirse para realizar un trámite específico y las funciones que
desempeñan quienes conforman la estructura organizativa, se confirma que la falta de
Instructivos dificulta a los alumnos realizar un trámite académico directo. Así como lo
manifestó el 56% de los estudiantes.
PREGUNTA 9
Cuando ha necesitado asesoría académica Sabe Ud. a donde y con quién dirigirse.
Objetivo :
Conocer si a los estudiantes tienen definido a quién dirigirse y que procesos seguir, para
poder solventar sus necesidades.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 52 74
No 18 26
Total 70 100
Análisis:
El 74% de los estudiantes confirman saber a quién referirse en caso de necesitar asesoría
académica. A través de las entrevistas conocimos que los alumnos obtienen apoyo de las
coordinadoras de área e instructores(as) a las diferentes consultas que les realizan.
PREGUNTA 10
Considera Ud. que las instalaciones físicas son adecuadas para el buen desempeño de
sus actividades académicas.
Objetivo :
Conocer si las condiciones de trabajo que tienen los estudiantes en la Escuela de Artes,
les permiten desarrollar su creatividad tomando en consideración el espacio físico de
trabajo, siendo estas carreras de alta especialización.
Tabulación:
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 26 37
No 34 49
Sin respuesta 10 14
Total 70 100
Análisis:
El 49% de los estudiantes concluyen que las instalaciones No son las óptimas para el
desarrollo de sus actividades educativas, señalando principalmente: aulas de trabajo
pequeñas y la temperatura de las mismas no es adecuada al momento de trabajar con
ciertas técnicas y la falta de servicios sanitarios, entre otros..
Un 37% consideran adecuadas las instalaciones, sin embargo es de destacar que este
porcentaje coincide con alumnos de primer ciclo.
3.3.3.3 Interpretación de Cuestionarios
Encuesta al Personal de la Escuela de Artes Aplicadas
El cuestionario dirigido al personal de la Escuela de Artes Aplicadas (muestra de 39 personas), tenia como objetivo saber si existía una estructura organizativa, sus procesos de trabajo y sus políticas administrativas.
En cuanto a su Estructura Orgánica, estos expresan que carecen de un documento que refleje dicha estructura.
Aunque hasta ahora no se han enfrentado problemas por su (falta), la actual estructura organizativa, permite que los Empleados reciban ordenes de más de un Jefe, a lo que no encuentran dificultad, según lo señalo el 64% de los encuestados, argumentando que existen los adecuados canales de comunicación y dirección sobre los mismos.
Además de ello, es importante resaltar, que las funciones de trabajo son dadas a conocer de forma verbal, señalado por el 63% de los encuestados; a lo anterior se suma, la poca información escrita por parte de la Escuela de Artes que de a conocer sus funciones.
En cuanto a los procesos de trabajo, un 78% de los empleados que los actuales
procesos son correctos e idóneos para desarrollar sus actividades, no
encontrando alguno que pueda generarle anomalía en su desempeño.
Para desarrollar estos procesos debe existir una previa planificación de actividades, dicha planificación es realizada de forma individual y grupal semanal, trimestral y anualmente. Además de ello, y a través de entrevistas y encuestas se logro determinar que sí existe un programa de reuniones semanales, en la cual se verifican: avances, logros, dificultades que se
presentan en todos los aspectos relacionados a los programas de estudios, avance de proyectos, concursos, etc.
Un 72% de los empleados desconoce la existencia de un Manual de Políticas Administrativas, por lo que no pueden determinar si estas están acordes al cargo que desempeñan.
Por otra parte, es de señalar que la mayoría de los Empleados cuentan con el equipo y material didáctico adecuado, para el desarrollo normal de sus funciones, pero manifestaron no contar con las herramientas administrativas necesarias como: manuales, instructivos o reglamentos que contribuyan a un óptimo desenvolvimiento.
En cuanto a mobiliario y equipo, el 67% de los empleados desearían más accesibilidad, a: fotocopiadora, computadora y teléfono principalmente. Consideran que las instalaciones físicas de la Escuela de Artes Aplicas son las óptimas para el desarrollo de las actividades tanto administrativas como
académicas.
Es importante destacar que el personal conoce los objetivos de la Escuela, por la razón que estos si están detallados por escrito en los programas de estudio.
Encuesta a Estudiantes de la Escuela de Artes Aplicadas
El cuestionario dirigido a Estudiantes tenia como objetivo conocer los servicios académicos que ofrece la Escuela de Artes, como también el nivel de información –de la misma- que proporciona a sus alumnos.
Entre los servicios que ofrece se encuentran: solicitud de constancias, adición de materia, retiro de materia, reposición de carné, trámites de graduación y asesoría académica, entre otros.
En general los servicios que reciben los alumnos por parte de la Escuela de Artes son calificados como Buenos, empero, califican de deficiente sobre todo la solicitud de constancias y reposición de carné.
También manifiestan querer obtener nuevos servicios como: centros de computo, servicios sanitarios, biblioteca especializada y fotocopiadoras, entre los más importantes.
En la parte de la estructura organizativa de la Escuela esta es conocida por los alumnos de forma verbal, a través de coordinadoras, profesoras(es), instructoras(es) y secretarias, siendo este un avance en información ofrecida a ellos. Es de destacar que la existencia de coordinadoras de área facilita la información general y específica de los procesos generales de la Escuela.
Finalmente, las instalaciones físicas de la Escuela son calificadas como no adecuadas, ya que el espacio físico y ambiental no contribuye con el desarrollo óptimo de las actividades educativas, para la que ha sido creada.
En resumen, la no-existencia de instructivos que orienten al alumno a quién dirigirse y los procesos administrativos a seguir fueron manifestados por el 59% de los alumnos encuestados, haciendo perder tiempo a ambas partes, y dar un mal servicio de información a los alumnos solicitantes. Aunque este vacío es llenado por coordinadoras e instructores(as), los que ofrecen un accesos total a todos(as) que soliciten información. Muestra de ello se observa a través de las Asesorías Académicas, describiéndolo –los alumnos- como el servicio más importante.
CC AA PPIITTUU LLOO II VV
CC OO NN CCLLUU SSII OO NN EE SS YY
RR EE CC OOMM EE NN CCII OO NN EE SS
Conclusiones y Recomendaciones 72
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Las siguientes conclusiones y recomendaciones son el resultado del análisis e
interpretación de las encuestas hechas a Empleados y Estudiantes de la Escuela de
Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”.
4.1. CONCLUSIONES
No existe un Manual de políticas definido, por lo que el personal administrativo y
operativo de la Escuela de artes aplicadas, utiliza reglamentos y manuales
académicos para tomar decisiones.
La Escuela de Artes aplicadas no cuenta con un Manual de Funciones donde
pueda observarse puntualmente los diferentes puestos jerárquicos que la
componen y el tipo de dirección existente en la misma, por lo que pudo
determinarse que existen puestos que reciben ordenes de uno o más jefes, así
como centralización en la toma de decisiones independientemente que exista una
planificación anual y semestral de las actividades.
No posee un Manual de Procedimientos administrativos que permita al personal de
la Escuela de Artes tomarlo como guía en la realización de sus actividades, que
enumere los pasos a seguir y los responsables en cada uno de ellos.
Se detectó que el personal no posee un adecuado equipo de trabajo que les
permita ser más eficientes en la realización de sus funciones.
Conclusiones y Recomendaciones 73
Los alumnos manifiestan que el reducido espacio físico en las aulas de clases, la
falta de aire acondicionado, mobiliario y equipo, es un factor que repercute al
momento de desarrollar trabajos con técnicas especializadas.
A través de la recopilación de información de entrevistas pudo detectarse que la
Escuela de Artes cuenta con un alto grado de organización, visibilidad y liderazgo a
nivel nacional e internacional, y la falta de autonomía dentro de la Universidad
como Escuela y no Facultad hace reducir su nivel de efectividad en la toma de
decisiones administrativas y académicas, así como aumentar el número de alumnos
inscritos, manteniendo su calidad académica, entre otros de igual importancia.
4.2 RECOMENDACIONES
Tomando en consideración la información anterior, se recomienda lo siguiente:
La creación de un Manual de políticas que sirvan de guía a la administración para la
toma de decisiones, con el objeto de guiar al personal administrativo, unificando
criterios de actuación que permitan alcanzar los objetivos de la Escuela.
Elaboración de un Manual de Funciones que contemple Organigrama actual, su
estructura orgánica, funciones y niveles jerárquicos. Con el propósito de mejorar el
funcionamiento administrativo de la Escuela.
Diseño de un Manual de Procedimientos detallando todos los procesos
administrativos de la Escuela de Artes Aplicada “Carlos Alberto Imery”,
incorporando información sobre secuencia de operaciones en la realización de una
Conclusiones y Recomendaciones 74
función o actividad, permitiendo comprender las actividades de rutina y disminuir
fallas u omisiones e incrementar la productividad.
Realizar un estudio de la Escuela de Artes aplicadas sobre su organización y
desarrollo actual, que comprueben si es apta para alcanzar el grado de Facultad,
siguiendo los lineamientos de la Ley de Educación Superior y los Estatutos de la
Universidad Dr. José Matías Delgado.
Conclusiones y Recomendaciones 75
CC AA PPIITTUU LLOO VV
MM AA NN UUAA LLEE SS AA DD MMIINNII SS TTRR AA TTIIVV OO SS
Conclusiones y Recomendaciones 76
MANUALES ADMINISTRATIVOS
DE LA ESCUELA DE ARTES APLICADAS
"CARLOS ALBERTO IMERY"
UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO
Manual de Políticas Administrativas 77
INTRODUCCION
El siguiente Manual Administrativo ha sido creado con el objeto de que sea utilizado en el
desarrollo de las actividades que día a día realiza el personal de la Escuela de Artes
Aplicadas “Carlos Alberto Imery”, el cual podrá ser consultado por el personal directivo y
administrativo para la toma de decisiones o como una herramienta de capacitación para el
personal que actualmente labora en la Escuela, así como para el personal de nuevo
ingreso. El Manual Administrativo es el resultado de la recopilación de información
específica de la Escuela de Artes y se encuentra dividido en tres manuales que juntos se
complementan entre sí, además de acoplarse a los manuales académicos generados por
la Universidad. El primero de los manuales es el de Políticas Administrativas en el que se
detalla una serie de reglamentaciones generales como el uso de toga por el personal
académico, uso de carné etc, así como específicas tales como políticas de capacitación,
evaluación del desempeño de empleados académicos y administrativos, sueldos,
prestaciones, reclutamiento, contratación y otros. El segundo de los manuales es el de
Funciones, en él puede observarse claramente a través de un organigrama los distintos
puestos que integran la estructura de la Escuela de Artes Aplicadas, su dependencia y el
tipo de comunicación entre los mismos, además cuenta con cada una de las Hojas de
descripción de funciones de sus integrantes, desde la Dirección hasta los puestos de
servicio; en dichas hojas podrá observarse los requisitos mínimos que deberá tener cada
empleado, habilidades del mismo, a quién reportar, quienes son sus puestos subordinados
y otros. El tercero de los manuales es el de Procesos Administrativos, aquí se han
agrupado una serie de procesos con actividades específicas ordenadas sistemáticamente
para su comprensión, los cuales realizan internamente el personal de la Escuela de Artes
Aplicadas, generados por los distintos requerimientos efectuados por alumnos de la
misma, anexos a completar y requisitos mínimos a cumplir para llevar a cabo tales
solicitudes.
Manual de Políticas Administrativas 78
"MANUAL DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS"
Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”
UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO
Elaborado por:
Ana Cecilia Moreno Rodríguez
Ricardo Alfredo Matal Sol Miranda
Francisco Antonio Mulatto González
Aprobado por: Fecha de Fecha de Aprobación Vigencia
Manual de Políticas Administrativas 79
INDICE Introducción 80 Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas 81 Objetivos de la Escuela de Artes Aplicadas 82 Objetivos de Manual de Políticas Administrativas 83 POLITICAS ADMINISTRATIVAS: 84 A- Area de Capacitación. 84 B- Area de Evaluación del Desempeño 87 C- Area Contratación de Empleados. 89 D- Area Fijación de Sueldos y Salarios 91 E- Area Prestaciones. 92 F- Area Reclutamiento y Selección de Personal. 93 G- Area Servicio Social 94
Manual de Políticas Administrativas 80
INTRODUCION
Se diseña el presente Manual de Políticas para la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos
Alberto Imery” con el objeto de orientar y guiar el pensamiento del personal de dirección y
coordinación en la toma de decisiones.
Las políticas descritas en el presente Manual contienen principios que orientarán a la
Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery” en el desarrollo de sus operaciones,
estableciendo principios y criterios que deberán ser respetados por la Dirección de la
Escuela. Asegurándose que la toma de decisiones se encuentren dentro de ciertos límites
establecidos que requieren de acción é intención.
Manual de Políticas Administrativas 81
Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Misión
La Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" de la Universidad Dr. José Matías
Delgado, es una Escuela de educación superior en las áreas de diseño, cuya finalidad es
formar diseñadores altamente profesionales que aporten creativamente al desarrollo
económico, social y cultural de la región.
Visión
La Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" de la Universidad Dr. José Matías
Delgado pretende establecer como realidad no solamente académica, sino también
práctica, el principio básico del diseño como la profesión que logra reunir el trinomio: arte,
ciencia y tecnología. Pilares fundamentales en la actualidad para el desarrollo de cualquier
país o región.
Manual de Políticas Administrativas 82
Objetivos de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Objetivo General:
Formar diseñadores altamente profesionales e integrales con conocimiento sólidos,
actitudes y prácticas de diseño, que aporten creatividad al país en el ámbito
económico, social y cultural.
Objetivos Específicos:
Formación de diseñadores en las diversas ramas del diseño gráfico, ambiental y
artesanal, o cualquier otra especialidad del diseño, ofreciendo a la sociedad
salvadoreña profesionales con capacidad para resolver problemas y proponer
nuevas alternativas de solución en nuestro entorno.
Contribuir con los estudiantes a través de la enseñanza práctica en las diferentes
áreas del diseño para adquirir experiencias que les permita enfrentar y resolver
problemas con solvencia en su área.
Impartir a los estudiantes conocimientos teórico-práctico necesarios para
desenvolverse como diseñadores que contribuyan a la investigación científica,
humanística y tecnológica, cooperando a la superación de la calidad de vida de la
sociedad salvadoreña.
Participar en proyectos dentro y fuera de la Universidad que fomenten el desarrollo
social de la misma, de alumnos y del país.
Manual de Políticas Administrativas 83
Objetivos del Manual de Políticas Administrativas
Objetivo General:
Incrementar la participación de la Dirección, Secretaría y Coordinadores de área en
los procesos de control que les permita tomar decisiones, así como la
implementación de las políticas en el área administrativa y académica.
Objetivos Específicos:
Diseñar un instrumento factible y apropiado según las necesidades de la Escuela
de Artes Aplicadas.
Crear una herramienta que proporcione los lineamientos y bases necesarias para la
toma de decisiones de la administración superior de la Escuela de Artes Aplicadas.
Manual de Políticas Administrativas 84
Políticas Administrativas A. Área Capacitación
1. El proceso de Capacitación para el personal Coordinador de área y Catedráticos de
la Escuela de Artes Aplicadas, deberá realizarse tomando en consideración el
tiempo de trabajo que éstos desempeñen en la institución, iniciando con personal
de tiempo completo y posteriormente el personal horas clase.
2. Toda capacitación que se realice al personal coordinador y catedráticos de la
Escuela de Artes Aplicadas, deberá realizarse en 3 etapas, para lo cual se tendrá
que considerar las siguientes prioridades:
a) Programa de Metodología de la Enseñanza.
b) Programa de Administración Universitaria (manejo de expedientes, registros,
inscripción, asesoría, etc.)
c) Programa de Capacitación al Exterior, en donde la Universidad asume los
costos de capacitación (específicamente para Director y Secretario General) y
además cursos con empresas de acuerdo a las necesidades de los profesores.
3. Toda capacitación que se de al personal de la Escuela de Artes Aplicadas, debe ser
desarrollada considerando la especialización del puesto, con la finalidad de
maximizar los conocimientos de los mismos.
4. Los cursos de carácter obligatorio que deben recibir los Docentes é Instructores de
la Escuela de Artes Aplicadas son los siguientes:
Manual de Políticas Administrativas 85
Elementos básicos aplicables a la educación universitaria.
Planeamientos didácticos.
Metodología de la enseñanza universitaria.
Desarrollo interpersonal.
Sistemas de evaluación.
Cursos de computación en plataforma: PC
La finalidad de estos Seminarios es facilitarle a los docentes, los conocimientos
teóricos y prácticos que han de ser utilizados en el proceso de Enseñanza-
Aprendizaje.
El programa de capacitación se desarrolla en ambos semestres en dos
modalidades: de lunes a jueves y los días sábados.
5. La capacitación y adiestramiento al personal deberá ser en forma constante y
sistemática, coordinada con la Unidad Curricular de la Universidad, de acuerdo a
los siguientes pasos:
Investigación de necesidades de capacitación y adiestramiento por medio de
encuestas, entrevistas, reuniones de grupo o por petición de otras Unidades o
Direcciones.
Planificación de programas de capacitación y adiestramiento de acuerdo a las
necesidades determinadas.
Ejecución y evaluación de los programas de capacitación y adiestramiento.
Programas de becas en Instituciones Nacionales o extranjeras para mejorar la
capacitación en el trabajo y en su propia superación.
Contactos con organizaciones especializadas en capacitación y adiestramiento,
nacionales o extranjeras para obtener colaboración.
Estimular y fomentar la creatividad e iniciativa del personal mediante programas
de incentivos y motivación.
Manual de Políticas Administrativas 86
6. Los programas de capacitación de docentes y coordinadores de carrera deberán
realizarse de conformidad a lo establecido por la Unidad de Desarrollo Curricular de
acuerdo a lo establecido en el (ANEXO No. A)
Manual de Políticas Administrativas 87
B. Área de Evaluación de Desempeño
1. Las evaluaciones que se realizan son: Evaluación del desempeño Docente por
jefes de unidad o Coordinadores de Carrera (Anexo 1), Auto evaluación del
desempeño Docente (Anexo 2), Evaluación del Desempeño docente por el
Estudiante (Anexo 3) y Auto evaluación del Estudiante (Anexo 4) se efectuará en el
transcurso del tercer parcial y a través de los formatos de rendimientos respectivos
creados por la Universidad, para cada posición tomando en consideración tanto
aspectos académicos como administrativos en la realización de sus actividades.
2. Cada Coordinador de área es responsable de evaluar en forma semestral al
personal docente que se encuentre a su cargo mediante un Seguimiento
Académico que incluya aspectos tales como: Seguimiento de cátedras y reuniones
con los mismos, pudiendo ser éstas grupales e individuales, así como análisis de
programas de estudios posteriormente a los primeros y segundos parciales y
enviar los resultados a la Dirección de la Escuela.
3. La evaluación de Docentes solicitada por parte de la Universidad, será realizada
semestralmente por el Director de la Escuela de Artes Aplicadas, para tal efecto
deberá considerar lo siguiente:
a. Actualización académica de los docentes en aspectos relacionados con las
cátedras que se encuentren desempeñando.
b. Verificar que los docentes se encuentren realizando su trabajo de acuerdo a
las normas establecidas por la Universidad (finalización de programas de
estudio), caso contrario deberá existir una amonestación verbal o en forma
escrita según el caso.
c. Tomar en consideración la opinión vertida por los alumnos, en las
evaluaciones realizadas a los catedráticos.
Manual de Políticas Administrativas 88
Las evaluaciones deberán ser enviarlas posteriormente al Centro de Computo
para su tabulación.
4. Toda evaluación que se realice a los Coordinadores de área, deberá ser efectuada
por el Director y Secretario General de la Escuela de Artes Aplicadas tomando en
consideración el plan de trabajo propuesto a principio de ciclo.
5. Toda evaluación de desempeño o rendimiento que se realice al personal
administrativo (secretaria, ordenanza y mensajero) deberá ser efectuada
semestralmente por el Secretario General de la Escuela de Artes Aplicadas a través
del formato “Calificación de Méritos” (Anexo 5) y sus resultados enviados a la
Unidad de Manejo de Personal para que dicha información pueda ser utilizada en
la toma de decisiones como: incrementos salarial, ascensos, reclasificaciones, etc.
Manual de Políticas Administrativas 89
C. Área Contratación de Empleados
1. El número de catedráticos que deberán laborar a tiempo completo en la Escuela de
Artes Aplicadas deberá establecerse tomando como base la capacidad en las
instalaciones de la misma, sin que estos excedan los 75 alumnos por aula de clase
teórica y 24 por aula de clase práctica, (artículo 34, literal “F” de la ley de Educación
Superior y su Reglamento General ) y los 250 por la totalidad de la Escuelas
pudiéndose incrementar hasta 300 al abrir la carrera de Diseño Industrial.
2. Los catedráticos de tiempo completo podrán optar por la posición de
Coordinadores de área, quienes además de sus actividades de docencia
desarrollaran funciones administrativas y de investigación a una área específica.
3. La contratación de personal docente para la Escuela de Artes Aplicadas, estará a
cargo de la Dirección de la misma, debido a la especialización de las áreas que se
imparten, teniendo en consideración los siguientes requisitos:
a. Catedráticos de tiempo completo y hora clase, deberán tener el mismo nivel
de preparación profesional o niveles superiores de los que ofrece la
Escuela.
b. Profesor Auxiliar, serán los técnicos especializados en el área de enseñanza
y serán acompañados por el catedrático titular, cuando éstos desarrollen sus
clases de taller
c. Instructores deberán poseer promedio mínimo de ocho en sus notas en la
materia a desarrollar o ser egresado
4. Los Coordinadores de la misma podrán evaluar y recomendar candidatos para la
contratación de docentes, para lo cual deberán elaborar solicitud formal y por
escrito dirigida al Consejo de Coordinación de la Escuela, con atención a la
Dirección.
Manual de Políticas Administrativas 90
5. El esquema de contratación del personal de la Escuela de Artes deberá realizarse
de acuerdo a los parámetros establecidos por la Universidad, para lo cual se
seguirán los siguientes pasos:
Determinación de necesidades de personal en coordinación.
Búsqueda de candidatos en el banco de ofertas o referidos de otros para el
puesto.
Recepción de solicitudes.
Entrevistas y pruebas de aptitud, con Coordinadora de Area, alternándola con la
Secretaría y si ambas dan su visto bueno pasa a la Dirección para la toma de
decisiones definitiva.
Investigación de referencias y antecedentes.
Entrega de curriculum y título.
Verificación de requisitos de ingreso como son: exámenes de salud, CIP, NIT,
ISSS, AFP, etc.
Selección final, colocación y proceso de inducción preliminar.
Solicitud de aplicación a Rectoría, con envío de curriculum y título con copia a
Dirección de desarrollo curricular.
Acuerdo de nombramiento de Rectoría.
Preparación de contrato de trabajo, inscripción en planilla, incorporación al
ISSS, AFP y programas internos de la Universidad.
Manual de Políticas Administrativas 91
D. Área Fijación de Sueldos y Salarios
1. La asignación de sueldos al personal secretarial y de servicios de la Escuela de
Artes Aplicadas se realizará tomando como parámetro la responsabilidad de los
puestos en el desarrollo de sus actividades.
2. Los incrementos saláriales al personal administrativo de la Escuela de Artes
Aplicadas se harán anualmente tomando en consideración la calificación de
méritos realizado en el año evaluado, siempre y cuando la Universidad lo haga en
términos generales.
3. Los incrementos saláriales al personal de la Escuela de Artes Aplicadas, no serán
calculados en igual porcentaje a todos los niveles jerárquicos. Se tomará en
consideración que a menor nivel de ingresos se asignará un mayor porcentaje de
aumento salarial.
4. Para realizar incrementos salariales dentro de una categoría específica, deberá
contarse con diferentes escalas dentro de la misma y considerar la experiencia del
personal y no el tiempo de laborar en la institución, de acuerdo a los salarios de la
Universidad.
Manual de Políticas Administrativas 92
E. Área Prestaciones
El personal administrativo y catedráticos de tiempo completo de la Escuela de Artes
Aplicadas tendrán prestaciones adicionales a las de ley, tales como Seguro Médico y
Hospitalario, Plan de Alimentación, Cooperativa de Empleados, Calzado, así como
Bonificaciones anuales, Aguinaldos y Prestaciones Opcionales, estas últimas aplicadas a
la Ley y otras adicionales que la Universidad estime conveniente.
El seguro médico hospitalario para todos los funcionarios de la Universidad será de
¢ 100,000.00
El plan de alimentación incluye el otorgamiento de ¢ 6.00 diarios por empleado.
La Cooperativa de empleados se ha creado con la finalidad que todos sus
miembros puedan obtener préstamos hasta por un monto de ¢ 5.000.00
Se dotará de calzado a todos los vigilantes y al personal de Servicios Generales.
En el mes de Junio se elige al Colaborador del Mes. Uno del sector Secretarial y
Contabilidad y otro de Vigilancia y Servicios Generales. Se otorga diploma de
mérito, un vale de ¢300.00 para compras de supermercado y placa de
reconocimiento. De ellos se selecciona al colaborador el año en el mes de
Diciembre.
Manual de Políticas Administrativas 93
F. Área Reclutamiento y Selección de Personal.
1. Las políticas de reclutamiento y selección de personal se deberán realizar
considerando el proceso administrativo establecido por la Universidad, con el objeto
de estandarizar los procedimientos de la misma.
2. La unidad encargada de finalizar un contrato de trabajo será la Rectoría previo
informe de la Dirección de Administración y Desarrollo de Recursos Humanos. Para
este efecto será necesario el visto bueno del Director de le Escuela de Artes
Aplicadas enunciando los diferentes motivos para su despido
3. La Dirección de la Escuela de Artes Aplicadas será la responsable de notificar a
través de memorandum a las oficinas centrales cuando un catedrático o puesto
administrativo en particular dejará de laborar para la misma (si es catedrático
deberá notificar también a la Dirección de Desarrollo Curricular)
Manual de Políticas Administrativas 94
G. Área Servicio Social.
La legislación para Universidades públicas y privadas de El Salvador plantea que cada
estudiante debe realizar un servicio social a la comunidad antes de su graduación
profesional, el cual es un requisito que deben cumplir los estudiantes de la Universidad
Dr. José Matías Delgado, para poder obtener su título de graduación. Este proceso
debe realizarse antes de la finalización de la carrera, ya que es un requisito
indispensable para poder someterse al proceso de graduación. El servicio social
podrá desarrollarse fuera o dentro de la Universidad, según sea solicitado por el
estudiante en un total de 500 horas.
Se entiende por servicio social, la colaboración gratuita dirigida principalmente a
apoyar proyectos o actividades con finalidad social o educativa orientadas al desarrollo
del país.
El servicio social tiene los siguientes objetivos:
Promover el contacto del estudiante con la realidad del país.
Dar la oportunidad para que el estudiante ponga sus conocimientos técnicos y
científicos al servicio de su comunidad.
Dar apoyo a las actividades de proyección de la universidad-
Es un requisito de la Ley de Educación Superior.
Servicio Social Externo:
1. Todo estudiante que desee iniciar su servicio social, deberá solicitarlo a través de
carta con la cual se dará apertura a un expediente personal, en la cual se llevara el
control de la horas desarrolladas por el alumno y será entregada un funcionario de
la unidad de servicio social de la Universidad.
2. El funcionario de la unidad de servicio social deberá contestar la aceptación o
rechazo de la solicitud realizada por el estudiante dentro de un plazo máximo de 30
días.
Manual de Políticas Administrativas 95
3. Si la solicitud es aceptada el alumno deberá presentar a la unidad de servicio y a la
institución para la cual trabajara, un cronograma que cubra el plan de trabajo.
4. Al concluir el servicio social, la institución beneficiada deberá presentar un informe
de las actividades realizadas y la acreditación de las horas sociales.
Servicio Social Interno
1. Si el estudiante solicita realizar servicio social como instructor de alguna materia
dentro de la Escuela de Artes Aplicadas, deberá presentar su requerimiento a la
Unidad de Servicio Social a través de carta.
2. Si la solicitud del alumno es aceptada, deberá presentar un plan de trabajo al
catedrático relacionada con el área en que trabajará.
3. Al finalizar el servicio social interno, el estudiante presentará al encargado de la
unidad de servicio social, un informe evaluativo en el que conste el trabajo
desarrollado, así como el total de horas, en un formulario control que se encuentre
firmado por el catedrático de la materia.
Manual de Políticas Administrativas 96
“MANUAL DE FUNCIONES”
Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”
Universidad Dr. José Matías Delgado
Elaborado por:
Ana Cecilia Moreno Rodríguez Ricardo Alfredo Matal Sol Miranda
Francisco Antonio Mulatto González
Aprobado por: Fecha de Fecha de Aprobación: Vigencia:
Manual de Políticas Administrativas 97
INDICE
Introducción 98Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas. 99Objetivos de la Escuela de Artes Aplicadas 100Objetivos del Manual de Funciones 101Antecedentes Históricos de la Universidad 102Antecedentes Históricos de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery". 103 1.1. Legislación o Base Legal. 1051.2. Estructura Orgánica 1071.3.Organigrama 1081.4. Hojas de descripción de funciones 110
Manual de Políticas Administrativas 98
INTRODUCCION
Se diseña el presente Manual de Funciones, con el objeto de ofrecer una herramienta
administrativa para el funcionamiento de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto
Imery", en el cual se propone una estructura organizativa definida, describiendo en él las
funciones, relaciones, responsabilidades, dependencias jerárquicas y canales de
autoridad, de cada una de las áreas que la conforman.
El Manual de Funciones, facilitará al personal de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos
Alberto Imery” la asignación de tareas en programas y proyectos, de las distintas áreas
organizativas de la misma, por ser un documento que ayuda a disminuir el cruce y
duplicación de actividades en cada puesto.
Manual de Organización 99
Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Misión
La Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" de la Universidad Dr. José Matías
Delgado, es una Escuela de educación superior en las áreas del diseño, cuya finalidad es
formar diseñadores altamente profesionales que aporten creativamente al desarrollo
económico, social y cultural de la región.
Visión
La Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" de la Universidad Dr. José Matías
Delgado pretende establecer como realidad no solamente académica, sino también
práctica, el principio básico del diseño como la profesión que logra reunir el trinomio: arte,
ciencia y tecnología. Pilares fundamentales en la actualidad para el desarrollo de cualquier
país o región.
Manual de Políticas Administrativas 100
Objetivos de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Objetivo General:
Formar diseñadores altamente profesionales e integrales con conocimiento sólidos,
actitudes y prácticas de diseño, que aporten creatividad al país en el ámbito económico,
social y cultural.
Objetivos Específicos:
Formación de diseñadores en las diversas ramas del diseño gráfico, ambiental y
artesanal, o cualquier otra especialidad del diseño, ofreciendo a la sociedad
salvadoreña profesionales con capacidad para resolver problemas y proponer
nuevas alternativas de solución en nuestro entorno.
Contribuir con los estudiantes a través de la enseñanza práctica en las diferentes
áreas del diseño para adquirir experiencias que les permita enfrentar y resolver
problemas con solvencia en su área.
Impartir a los estudiantes conocimientos teórico-práctico necesarios para
desenvolverse como diseñadores que contribuyan a la investigación científica,
humanística y tecnológica, cooperando a la superación de la calidad de vida de la
sociedad salvadoreña.
Participar en proyectos dentro y fuera de la Universidad que fomenten el desarrollo
social de la misma, de alumnos y del país.
Manual de Organización 101
Objetivos Del Manual De Funciones Objetivo General
Contar con una herramienta administrativa que proporcione una información clara y
completa sobre las funciones, jerarquía, autoridad y responsabilidad en cada unidad
que forma parte de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”
Objetivos Específicos
Establecer un instrumento que auxilie y oriente a las autoridades superiores para
realizar una adecuada administración, así como a los empleados para que puedan
cumplir en forma eficiente sus obligaciones.
Establecer los niveles jerárquicos, funciones básicas y especificas, del personal de
la Escuela de Artes Aplicadas.
Integrar un organigrama que refleje clara y detalladamente los niveles de autoridad-
responsabilidad para los diferentes puestos dentro de la Escuela de Artes
Aplicadas.
Proporcionar una herramienta que facilite la capacitación y el adiestramiento
necesario al personal de la Escuela de Artes Aplicadas.
Manual de Políticas Administrativas 102
Antecedentes Históricos De La Universidad
La Universidad Dr. José Matías Delgado, se fundó en la ciudad de San Salvador el 15 de
septiembre de 1977, como respuesta a la imperante necesidad de la sociedad
salvadoreña de tener una institución de educación superior, que orientara su formación
académico al mejoramiento de la capacidad empresarial de esa época. Sus estatutos se
aprobaron el 14 de diciembre del mismo año de conformidad al acuerdo No. 4578, según
lo ordenado en artículo cuatro del reglamento para la aplicación de la ley de Universidades
Privadas, como se expresa en el acta de fundación y estatutos.
Las actividades académicas iniciaron en l978 con las siguientes dependencias.
Facultad de Jurisprudencia y Ciencias Sociales “Dr. Isidro Menéndez”.
Facultad de Cultura General y Bellas Artes “Francisco Gavidia”.
Facultad de Economía “Dr. Santiago I. Barberena”.
Cabe destacar que para esta fecha ingresaron a esta institución 150 alumnos. Durante el
período del conflicto social, la Universidad continuó con sus actividades regulares a pesar
de las adversas circunstancias del momento, las cuales provocaron un incremento de
alumnos de educación universitaria. En estos años la Universidad contribuyendo a suplir
esta demanda crea nuevas facultades y carreras en las áreas del conocimiento.
Contando en la actualidad con 17 carreras en las distintas disciplinas.
Hasta septiembre de 1999, se tuvo un total de 2,144 graduados, cifra que representa un
incremento significativo desde la primera promoción que fue de tres alumnos en el año de
1981, donde laboro fuera de sus instalaciones hasta 1986. En 1998 recibió una donación
de un terreno en la zona del Espino para ampliar sus instalaciones actuales. La
Universidad a lo largo de sus 22 años ha desarrollado proyectos académicos y
administrativos colaborando de esta forma a la calidad de educación de El Salvador.
Manual de Políticas Administrativas 103
Antecedentes Históricos de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”
La Escuela de Artes Aplicadas nació como una inquietud de varios salvadoreños que,
motivados por el interés en el desarrollo del diseño, decidieron crear una escuela que
cubriera éstas necesidades en el país, es así como el 15 de octubre de 1978 abrió sus
puertas la primera Escuela de Artes Aplicadas en la Universidad Dr. José Matías Delgado,
la cual fue bautizada con el nombre del precursor de éste sueño en El Salvador, “Carlos
Alberto Imery” maestro visionario en el mundo de las artes aplicadas salvadoreñas.
Sus Directores
1. El pintor Roberto Galicia, nombrado el 6 de noviembre de 1979 a diciembre de 1985.
2. La Arq. Claudia Alwood de Mata, inició su período a partir de 1986 hasta junio de 1991.
3. A partir de julio de 1991 hasta diciembre 2000, la Lic. Rosemarie Vásquez Liévano
funge como Directora, siendo la primera profesional de diseño en este cargo en la
trayectoria de la Escuela de Artes Aplicadas, quién estableció en 1995 la reforma
curricular y presento en el año 2000 al Ministerio de Educación la carrera en
Licenciatura en Diseño Industrial.
4. Desde enero 2001 a fecha, de desarrolla como Directora la Lic. Magali Méndez.
Actualmente dada la evolución que sufre el entorno y las necesidades que la sociedad va
exigiendo, la Escuela ha tenido que acomodarse con el fin de brindar a la sociedad,
profesionales que den soluciones a sus problemas y exigencias; los programas de estudio
se han adaptado a los avances tecnológicos, a la aparición de nuevas técnicas y las
necesidades externas que se le presenta, incluyendo en sus reformas la aprobación de
módulos para reforzar las materias medulares y la actualización de éstas, con respecto al
planteamiento inicial de cada carrera.
Manual de Políticas Administrativas 104
Las carreras que se imparten actualmente son:
Diseño Gráfico:
Carrera con que se le brinda a los salvadoreños la oportunidad de estudiar una carrera
no tradicional, no saturada, que ofrece excelentes oportunidades de trabajo tanto en el
ámbito nacional como internacional, a la vez que contribuye a fomentar el desarrollo
económico, social y cultural de nuestro país.
Diseño Ambiental:
Carrera que surge como una necesidad para dar respuestas de diseño creativas,
funcionales y estéticas que mejora la calidad de vida de los usuarios, para incrementar
la productividad, proteger la salud, seguridad y bienestar de todo ser humano.
Diseño Artesanal:
Esta carrera inició como una necesidad de mejorar la calidad de los productos
realizados mediante procesos artesanales, para lograr incrementos en el consumo
nacional y llenar adecuadamente los parámetros de gustos y funcionalidad que exige
el mercado mundial para la exportación de los mismos. Pero esto sólo se logra cuando
nuestros productos son diseños originales nacidos de las mentes de profesionales
creativos e ingeniosos con una investigación sólida como base y el respaldo de
conocimientos teóricos–prácticos adquiridos por medio de estudios superiores.
Manual de Políticas Administrativas 105
1.1. LEGISLACION O BASE LEGAL
Este apartado contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que
norman las actividades de la organización de las cuales se derivan sus atribuciones o
facultades.
Constitución
La Universidad Dr. José Matías Delgado se fundó en la Ciudad de San Salvador el 15 de
septiembre de 1977; sus estatutos se aprobaron el 14 de diciembre del mismo año de
conformidad al acuerdo No. 4578, según lo ordenado en el artículo 4 del Reglamento para
la Aplicación de la Ley de Universidades Privadas, iniciando sus actividades en el año
1978.
Leyes
La Universidad se rige actualmente bajo la Ley de Educación Superior y su Reglamento
General, aprobada el noviembre de 1995 por la Asamblea Legislativa la cual entro en
vigencia 8 días después de su publicación en el Diario Oficial.
Reglamentos
El Reglamento General Académico de la Universidad Dr. José Matías Delgado recopila
los siguientes:
Reglamento General Académico (18/03/99)
Reglamento de Equivalencias (18/03/99)
Reglamento de incorporaciones ( 16/03/1999 )
Reglamento del Sistema de Unidades Valorativas (UV) y Cociente de Unidades de
Mérito (CUM). (25/02/1999)
Reglamento de Evaluación del Aprovechamiento de los Alumnos y Escala de
Evaluación. (25/02/1999)
Reglamento de Servicio Social. (18/03/1999)
Manual de Políticas Administrativas 106
Otros: Manual de Procedimientos Académicos
Norma los procedimientos de la vida académica de la Universidad, con la finalidad de
proceder de acuerdo a principios institucionales y no condicionado por circunstancias o
personas; este Manual entro en vigencia a partir del año 2000.
Catálogo
Tiene como propósito presentar una descripción resumida de las características,
esquemas orgánicos y proyecciones de la misma; fue distribuido a los alumnos en el ciclo
II del año 2000.
Manual de Organización 107
1.2 ESTRUCTURA ORGANICA
1. Decano de la Facultad de Cultura General y Bellas Artes.
1.1 Director de la Escuela de Artes Aplicadas
1.1.1 Secretario General de la Escuela de Artes Aplicadas
1.1.2 Encargados de Taller
1.1.3 Coordinador de Area Básica
1.1.3.1 Catedráticos
1.1.3.2 Instructores
1.1.4 Coordinador de Diseño Gráfico
1.1.4.1 Catedráticos
1.1.4.2 Instructores
1.1.5 Coordinador de Diseño Ambiental
1.1.5.1 Catedráticos
1.1.5.2 Instructores
1.1.6 Coordinador de Diseño Artesanal
1.1.6.1 Catedráticos
1.1.6.2 Instructores
1.1.7 Secretaria
1.1.7.1 Ordenanza
1.1.7.2 Mensajero
Manual de Políticas Administrativas 108
1.3. ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA ESCUELA DE ARTES APLICADAS
DECANO
DIRECTOR
COORDINADOR AREA BÁSICA
SECRETARIO GENERAL
COORDINADOR AREA GRÁFICA
COORDINADOR ARES ARTESANAL
COORNIDOR AREA AMBIENTAL
ENCARGADO DE TALLER.
CATEDRATICO CATEDRATICO
MENSAJERO
CATEDRATICO CATEDRATICO
INSTRUCTOR INSTRUCTOR
SECRETARIA ADMINISTRAT
ORDENANZA
INSTRUCTOR INSTRUCTOR
DISEÑO: Francisco Mulato FECHA . 04/08/2001
Manual de Organización 109
En las próximas descripciones de funciones, no se incluye la posición del Decano
de la Facultad de Cultura General y Bellas Artes, debido a que este no tiene
injerencia en la toma de decisiones de las actividades realizadas en la Escuela de
Artes Aplicadas.
1.4 HOJAS DE DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LA
ESCUELA DE ARTES APLICADAS “CARLOS ALBERTO IMERY”
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de Cultura General y
Bellas Artes "Francisco Gavidia" Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery" Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Director
Clasificación del Puesto: Director
Puesto del Jefe inmediato: Rector
Puestos Subordinados inmediatos : Secretaría de la Escuela, Coordinadores de Áreas, Catedráticos,
Instructores, Encargados de talleres, Computo y editorial, Secretarias, Ordenanza y Mensajeros.
Puestos con que se relaciona frecuentemente : Rector y los descritos en apartado anterior.
Función General del Puesto: Planificar, Organizar, Coordinar y controlar las actividades académicas y administrativas que se desarrollan en la Escuela de Artes
Aplicadas "Carlos Alberto Imery".
Funciones Específicas del Puesto:
* Efectuar la organización académica de la Escuela de Artes Aplicadas al inicio de ciclo de clases. * Administrar el personal académico y administrativo de la Escuela * Dar seguimiento a reformas de pensum * Participar en evaluaciones de defensas de tesis y otras investigaciones. * Realizar actividades de promoción y relaciones públicas de la Escuela de artes * Desarrollar proyectos de servicio social y proyección de la Escuela de artes. * Participar en convenios y acuerdos relacionados con las actividades de la Escuela de Artes. * Desarrollar cursos de capacitación, conferencias, exposiciones y seminarios de arte. * Diseñar boletines y proyectos de editorial * Coordinar la realización de Junta Directiva * Coordinar las actividades del Consejo Estudiantil * Avalar contrataciones de personal * Realizar reuniones con coordinadores de área
Funciones Varias del Puesto : * Velar por el mantenimiento de las instalaciones de la Escuela de Artes * Encargada de captación de fondos * Realizar actividades varias de acuerdo a las necesidades de la Escuela.
Requisitos del Puesto:
EDUCACION: Licenciatura en Artes Aplicadas o carreras afines. EXPERIENCIA: Tener por lo menos 5 años de educación superior en el campo de las artes. EDAD: No definida. HABILIDADES: Experiencia en planificación, organización, coordinación y control de recursos humano, tecnológico y materiales.
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES
Area: Facultad de Cultura General y Bellas Artes "Francisco Gavidia"
Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Secretaría General de la Escuela
Clasificación del Puesto: Secretaria de Escuela
Puesto del Jefe inmediato: Directora
Puestos Subordinados inmediatos : Coordinadores de área, catedráticos , encargados de
talleres y personal administrativo. Puestos con que se relaciona frecuentemente :
Director, Rector, Vicerrector, catedráticos, instructores, etc.
Función General del Puesto: Administración de recursos humanos, materiales y técnicos de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Funciones Específicas del Puesto: * Coordinar y supervisar actividades relacionadas con el mantenimiento de la Escuela de Artes Aplicadas. * Supervisar las actividades que realizan catedráticos, instructores, encargados de talleres y personal de oficina. * Manejar y mantener Talleres, Centro de Computo y Editorial de la Universidad. * Dar seguimiento a exposiciones y concursos en los que se involucra de Universidad a través de la Escuela de Artes. * Participar como jurado de Tesis * Participar en seminarios y capacitaciones relacionadas con actividades de arte, dentro y fuera de El Salvador * Realizar entrevistas para contratación de personal administrativo, catedráticos é instructores. * Efectuar compra de mobiliario y equipo para la Escuela de Artes Aplicadas * Coordinar proyectos de diferentes unidades de la Universidad.
Funciones Varias del Puesto : * Representar a la Escuela de Artes Aplicadas en actividades diversas por recomendación de la Dirección.
Requisitos Del Puesto:
EDUCACION: Poseer Licenciatura en artes o carreras afines. EXPERIENCIA: Tener por lo menos 5 años en el área de educación superior de las Artes EDAD: Mayor de 35 años HABILIDADES: Experiencia en organización y supervisión funciones, personal, etc.
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de Cultura
General y Bellas Artes "Francisco Gavidia"
Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Coordinador de área
Clasificación del Puesto: Coordinador
Puesto del Jefe inmediato: Directora de la Escuela
Puestos Subordinados inmediatos : Catedráticos e Instructores
Puestos con que se relaciona frecuentemente : Directora de la Escuela de Artes, Secretaría de la Escuela, Catedráticos, Instructores, personal de
oficina.
Función General del Puesto: Planificar, organizar, supervisar y controlar los programas de estudio relacionadas con el área de
trabajo
Funciones Específicas del Puesto:
* Coordinar las actividades de los catedráticos de acuerdo a los planes de estudio para cada área de diseño. * Asistir a reuniones con la dirección de la escuela y catedráticos para evaluar el desarrollo de los programas de estudio. * Participar en actividades y exposiciones estudiantiles * Dar el visto bueno para contratación de catedráticos relacionados con su área. * Impartir clases de área básica y en el área de diseño respectiva. * Actualizar expedientes de catedráticos e instructores * Coordinar proyectos y trabajo administrativo de le Escuela de Artes Aplicadas. * Participar como jurado de tesis.
Funciones Varias del Puesto : * Proporcionar asesora de materias a estudiantes * Colaborar en actividades de la Escuela de Artes Aplicadas cuando sea necesario.
Requisitos Del Puesto:
EDUCACION: Poseer grado académico y conocimientos de artes. EXPERIENCIA: 2 años como mínimo en puestos similares EDAD: No indispensable. HABILIDADES: De toma de decisiones, expresión verbal, de dirigir, etc.
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de Cultura
General y Bellas Artes "Francisco Gavidia"
Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Catedrático
Clasificación del Puesto: Catedrático
Puesto del Jefe inmediato: -Director, Secretaría de la Escuela, Coordinadores
Puestos Subordinados inmediatos : Instructores
Puestos con que se relaciona frecuentemente :
Directora, Secretaría de la Escuela, Coordinador de Area, personal de oficina.
Función General del Puesto: Impartir clases para formar profesionales del diseño tanto a nivel teórico como práctico.
Funciones Específicas del Puesto: * Asesorar proyectos de investigación presentados por los alumnos. * Asistir a reuniones con coordinadores de área. * Asesorar Tesis cuando le sea solicitado * Planificar e impartir clases de acuerdo a pensum de la carrera * Enseñanza y uso de programas de computación * Participar en seminarios * Elaborar test para evaluación de alumnos * Realizar clases prácticas de taller * Efectuar montaje de carteleras y vitrinas * Efectuar visitas de campo de investigación con los alumnos. * Capacitar a estudiantes en diseño digital y promoción de animaciones.
Funciones Varias del Puesto : * Asesorar alumnos cuando estos lo soliciten
Requisitos del Puesto: EDUCACION: Tener título de estudios universitarios en el área de diseño ú otra carrera. EXPERIENCIA: Tener como mínimo 2 años en puestos similares EDAD: Mayor de 25 años. HABILIDADES: Planificar, organizar, habilidad de expresión, dominio de los temas a desarrollar y facilidad de transmisión de conocimientos.
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de Cultura
General y Bellas Artes "Francisco Gavidia"
Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Instructor
Clasificación del Puesto: Instructor
Puesto del Jefe inmediato: Directora y Catedráticos
Puestos Subordinados inmediatos : Ninguno
Puestos con que se relaciona frecuentemente : Directora, Coordinadores de Area, Catedráticos,
Personal de oficina etc.
Función General del Puesto: Colaborar con el catedrático en asesorar a los alumnos en asignaturas específicas.
Funciones Específicas del Puesto: * Organizar grupos de trabajo para desarrollo de actividades propias de cada materia . * Dar asistencia a catedráticos en horas clases. * Proporcionar asistencia a estudiantes * Tabular notas de exámenes y tareas realizados por alumnos. * Preparar el material, equipo y logística a desarrollar en cada hora clase. * Responsable de mantener el orden en las instalaciones donde se imparten las clases * Encargada de pasar asistencia de los alumnos que se presentan a clases
Funciones Varias del Puesto : Colaborar con el catedrático en cualquier actividad relacionada con la Escuela de Artes, cuando este
lo solicite.
Requisitos del Puesto:
EDUCACION: Egresado de carrera universitaria o estudiantes de 4 año en carrera de artes. EXPERIENCIA: Tener como mínimo un año de instructoría. EDAD: Mayor de 20 años. HABILIDADES: Habilidad de expresión, analítico, conocimiento de temas a desarrollar en clases.
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de Cultura
General y Bellas Artes "Francisco Gavidia"
Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Encargado de Taller
Clasificación del Puesto: Instructor especializado
Puesto del Jefe inmediato:
Secretaría de la Escuela de Artes
Aplicadas
Puestos Subordinados inmediatos : Ninguno
Puestos con que se relaciona frecuentemente : Directora, Secretaría de la Escuela y Coordinadoras de Area
Función General del Puesto: Administrar los recursos materiales de las unidades asignadas, siendo estos: talleres, centros
de computo y editorial
Funciones Específicas del Puesto: * Montaje de vitrinas de exposición y carteleras de información. * Diseño y elaboración de productos como apoyo a las actividades generales de la Escuela. * Revisión de material didáctico, herramientas y control de inventario * Apoyo en instructoría a Catedráticos * Diseño e impresión de anuncios, diplomas, boletines, carteleras, etc., solicitados por la Escuela de Artes. * Supervisar el uso adecuado del equipo y material del área asignada. * Monitorear las horas utilizadas por los alumnos en la realización de sus tareas.
Funciones Varias del Puesto : * Colaborar con actividades específicas de la Escuela de Artes Aplicadas cuando sea necesario.
Requisitos del Puesto: EDUCACION: Egresado de la Escuela de Artes Aplicadas EXPERIENCIA: Un año como Instructor de materia EDAD: Mayor de 25 años HABILIDADES: Responsable, disciplinado, liderazgo y creativo.
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de Cultura
General y Bellas Artes "Francisco Gavidia"
Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Secretaria de Oficina
Clasificación del Puesto: Secretaria
Puesto del Jefe inmediato:
Dirección de la Escuela de Artes
Puestos Subordinados inmediatos : Ninguno
Puestos con que se relaciona frecuentemente : Dirección, Secretaría General, Coordinadores de Areas,
Catedráticos, Instructores y Mensajero.
Función General del Puesto: Asistencia general de toda actividad secretarial y administrativa de la Escuela de Artes
Funciones Específicas del Puesto:
* Asistencia a Dirección de la Escuela de Artes Aplicadas. * Recibir, Preparar y despachar correspondencia * Corresponder llamadas telefónicas * Elaborar planillas de pago del personal * Elaborar Contratos de trabajo . * Archivo de correspondencia y todo documento. * Manejo de Caja Chica. * Preparar expedientes de alumnos y graduados * Atención de Coordinadores de Área, docentes, alumnos, etc.
Funciones Varias del Puesto : * Realizar cualquier actividad solicitada por su jefe inmediato.
Requisitos del Puesto: EDUCACION: Secretaria o Contador EXPERIENCIA: 2 años en puestos similares. EDAD: Mayor de 22 años. HABILIDADES: Conocimientos contables, manejo de programas de computación, habilidad de expresión, amabilidad, responsabilidad, redacción, taquigrafía y con espíritu de servicios.
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de Cultura
General y Bellas Artes "Francisco Gavidia"
Escuela: de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Ordenanza
Clasificación del Puesto: Supernumerarios
Puesto del Jefe inmediato: Directora
Puestos Subordinados inmediatos : Ninguno
Puestos con que se relaciona frecuentemente : Director, Secretaría de la Escuela, Coordinadores
de Area y secretaria administrativa.
Función General del Puesto: Realizar actividades varias de la Escuela de Artes Aplicadas.
Funciones Específicas del Puesto: * Limpieza de las instalaciones de la Escuela * Sacar fotocopias de documentos solicitados por el personal administrativo * Traslado de documentos a puestos varios * Traslado de mobiliario y equipo.
Funciones Varias del Puesto : * Realizar cualquier actividad solicitada por su jefe inmediato.
Requisitos Del Puesto:
Educación: noveno grado. EXPERIENCIA: Ninguna. EDAD: Mayor de 20 años HABILIDADES: Alto sentido de observación
DIA: Mes: Año:
HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Area: Facultad de
Cultura General y Bellas Artes "Francisco
Gavidia"
Escuela de Artes aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Departamento: Ninguno
Nombre del Puesto : Mensajero
Clasificación del Puesto: Supernumerario
Puesto del Jefe inmediato: Directora
Puestos Subordinados inmediatos : Ninguno
Puestos con que se relaciona frecuentemente : Director, Secretaría de la Escuela, Coordinadores de
Area y secretaria administrativa.
Función General del Puesto: Realizar actividades varias de la Escuela de Artes Aplicadas.
Funciones Específicas del Puesto: * Realizar limpieza en cubículos de profesores y sala de editorial * Traslado de correspondencia de la Escuela fuera de las instalaciones. * Realizar compras varias fuera de las instalaciones de la Universidad.
Funciones Varias del Puesto : * Realizar cualquier actividad solicitada por su jefe inmediato.
Requisitos del Puesto:
EDUCACION: Noveno Grado EXPERIENCIA: Ninguna EDAD: Mayor de 20 años HABILIDADES: Alto sentido de orientación geográfica.
DIA: Mes: Año:
"MANUAL DE PROCEDIMIENTOS”
Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery”
Universidad Dr. José Matías Delgado
Elaborado por:
Ana Cecilia Moreno Rodríguez Ricardo Alfredo Matal Sol Miranda
Francisco Antonio Mulatto González
Aprobado por: Fecha de Fecha de
Aprobación: Vigencia:
INDICE Introducción 122 Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas. 123 Objetivos del Manual de Procedimientos 124 Procedimientos Administrativos 125 Método de Recopilación 126 Simbología 127 Cursillo Pre-Universitario 128
Inscripción de Materia 130 Retiro y Adición de Materia 133 Reserva de Matricula y Reingreso 135 Cambio de Carrera 137 Solicitud de Examen Diferido 140 Revisión de Examen 142 Elaboración de Constancia de Estudio 144 Certificación de Notas 145 Carta de Egresado 146
Flujogramas de Procedimientos Administrativos de la Escuela de Artes Aplicadas “Carlos Alberto Imery” 147
Cursillo Pre-Universitario 148 Inscripción de Materia 149 Retiro y Adición de Materia 152 Reserva de Matricula y Reingreso 154 Cambio de Carrera 156 Solicitud de Examen Diferido 159 Revisión de Examen 160 Elaboración de Constancia de Estudio 161 Certificación de Notas 162 Carta de Egresado 163
INTRODUCCION
Se diseña el presente Manual de Procedimientos para la Escuela de Artes Aplicadas
“Carlos Alberto Imery” con el propósito de orientar a los empleados, y especialmente a los
de nuevo ingreso a conocer los procesos y funcionamiento administrativo que rige las
actividades operativas de la Escuela de Artes.
Contiene además la participación de los diferentes puestos que conforman las unidades
administrativas, además el detalle de las actividades necesarias para lograr un objetivo y
los formularios para el desarrollo adecuado de las operaciones.
Para facilitar la comprensión de los procedimientos incluimos representaciones gráficas de
los mismos a través de flujogramas. La descripción de los procedimientos permitirá a la
Escuela de Artes Aplicadas comprender mejor sus actividades a todo nivel jerárquico,
propiciando así la reducción de errores u omisiones y a la vez incrementar su eficiencia en
el servicio.
Misión y Visión de la Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery"
Misión
La Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" de la Universidad Dr. José Matías
Delgado, es una Escuela de educación superior en las áreas de diseño, cuya finalidad es
formar diseñadores altamente profesionales que aporten creativamente al desarrollo
económico, social y cultural de la región.
Visión
La Escuela de Artes Aplicadas "Carlos Alberto Imery" de la Universidad Dr. José Matías
Delgado pretende establecer como realidad no solamente académica, sino también
práctica, el principio básico del diseño como la profesión que logra reunir el trinomio: arte,
ciencia y tecnología. Pilares fundamentales en la actualidad para el desarrollo de cualquier
país o región.
Objetivos del Manual de Procedimientos
Objetivo General:
Agilizar las operaciones que se realizan en cada proceso, reduciendo el tiempo
de ejecución y simplificando el trabajo a través del seguimiento de una secuencia
lógica en el desarrollo de las actividades del proceso.
Objetivos Específicos:
Estandarizar los pasos a seguir al momento de realizar una actividad o
proceso.
Servir de guía a las unidades que intervienen en la ejecución del trabajo.
Estandarizar formas de trabajo y precisar responsabilidades operativas para la
ejecución, control y evaluación de las actividades.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA ESCUELA DE ARTES APLICADAS
“CARLOS ALBERTO IMERY”
Método de Recopilación Este manual, es el resultado de la no existencia de un documento que sirva de base al
personal en el desarrollo de sus funciones. El método de recopilación de la información
utilizada para la elaboración de los procedimientos administrativos, fue a través de
entrevistas individuales y grupales con el personal de la Escuela de Artes Aplicadas. Con
éstos, queda documentada la labor administrativa desarrollada internamente por todos los
puestos involucrados en cada proceso, tales como secretarias, coordinadores, director y
demás personal administrativo.
Simbología La simbología utilizada para la elaboración de los flujogramas es la norma ANSI (American
National Estándar Insti tute ) y sus símbolos se muestran a continuación:
SIMBOLO EXPLICACION
Inicio o término: indica el principio e el fin del flujo, puede ser
acción o lugar; además, se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona información.
Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas
involucradas en el procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento que entre, se
utilice, se genere o salga del procedimiento
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde
se debe tomar una decisión entre dos o mas opciones.
Archivo: Indica que se guarde un documento en forma temporal o
permanente.
Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra
hoja diferente en la que continúa el diagrama de flujo.
Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte del mismo.
CURSILLO PRE – UNIVERSITARIO
RESPONSABLE PASO NUMERO ACTIVIDAD
Encargado de cursillo 1
Recibe de alumnos “Facturas de Cancelación del cursillo” las clasifica por orden alfabético por apellidos y lo traslada a Secretaria Administrativa de la Escuela de Artes Aplicadas.
Secretaria Administrativa 2
Recibe todas las “Facturas de Cancelación de cursillo” y elabora “Lista General de Asistencia” en original y copia.
Secretaria Administrativa 3
Emite fotocopia de “Facturas de Cancelación de cursillo” , las anexa a copia de “Lista General de Asistencia” y las archiva .
Secretario Administrativa 4
Entrega a Encargado de Cursillo “Facturas de Cancelación de cursillo” originales y “Lista General de Asistencia” en original.
Encargado de Cursillo 5
Recibe “Lista General de Asistencia” y “Facturas de Cancelación de cursillo” las cuales entrega a sus respectivos alumnos, dando iniciado el cursillo.
Encargado de Cursillo 6
Recibe Exámen final del cursillo (Portafolio), los clasifica por grupos y los adjunta a la “Lista General de Asistencia” original
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
Encargado de cursillo 7 Convoca a Comité evaluador para revisar exámenes
Comité Evaluador y Encargado de Cursillo 8
Evalúan exámenes anotando en “Lista General de Asistencia” las calificaciones de aprobado o reprobado, así como observaciones relacionadas con las aptitudes de los alumnos.
Comité Evaluador y Encargado de Cursillo 9
Si aprueba, firma y traslada a Secretaria de la Escuela “Lista General de Asistencia” y calificaciones, con sus observaciones.
Comité Evaluador y Encargado de Cursillo
10
Si se deniega le informa al alumno, que deberá realizar un nuevo cursillo pre-universitario el próximo año.
Secretaria Administrativa 11
Archiva temporalmente el “Listado de Notas de Cursillo” para proporcionar notas a los alumnos (previa identificación) en el día asignado.
INSCRIPCION DE MATERIAS RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Secretaria Administrativa 1
Elabora "Hoja de Inscripción de Alumnos" y la instala en cartelera de la Escuela.
Alumnos 2
Anotan en "Hoja de Inscripción de Alumnos" nombre, número de carnet y carrera.
Secretaria Administrativa 3
Retira de cartelera "Hoja de Inscripción de Alumnos" y entrega a encargados de taller.
Encargada de Taller 4
Recibe y verifica nombres en la "Hoja de Inscripción de Alumnos". Y con base a ello obtiene el expediente correspondiente. Confrontando los datos de cada uno de ellos.
Encargada de Taller 5
Verifica que la documentación se encuentre completa para su inscripción: hoja de asesoría, día y hora de la materia a recibir y todo documento necesario para proceder a su inscripción y de estar completa la entrega al Director de la Escuela en “paso 8”.
Encargada de Taller 6
Verifica documentación y si No esta completa, le solicita al alumno que la complemente.
Alumno 7
Complementa documentos y devuelve a Encargado de Taller en “paso 5”.
RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Director de la Escuela 8
Recibe y revisa “Hoja de Inscripción de Alumnos" y los expedientes adjuntos. Dando su aprobación para proceder a su inscripción final y los traslada a Coordinador de Área #1.
Coordinador de Área # 1 9
Recibe Expedientes, llama al alumno, y verifica en expediente, materias cursadas, requisitos necesarios para las materias a inscribir en el ciclo y asesora al alumno especificando las materias que puede cursar.
Coordinador de Área # 1 10
Asesora al alumno y le entrega "Hoja de asesoría e inscripción de materias" (Anexo 6), la cual ha sido enviada previamente por Registro Académico.
Alumno 11
Recibe "Hoja de asesoría e inscripción de materias" anota las materias a inscribir y las traslada a Coordinador de Área No. 2
Coordinador de Área # 2 12
Recibe "Hoja de asesoría e inscripción de materias" verifica cupos de alumnos, disponibilidad de horarios y los traslada a Coordinador de Area No. 3.
Coordinador de Área # 3 13
Recibe "Hoja de asesoría e inscripción de materias" y entrega al Alumno "Formulario de Datos Personales" (Anexo 7).
Alumno 14
Complementa "Formulario de Datos Personales" lo firma y entrega junto con “Hoja de asesoría e inscripción de materias” a Director de la Escuela para su verificación.
Director de la Escuela
15
Verifica los pasos realizados por los Coordinadores de Area No. 1, 2 y 3 y si existe inconsistencia en los datos, efectúa correcciones y entrega a alumno quien regresa a Coordinador de Area No. 3
RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Coordinador de Área # 3 16
Firma y sella "Formulario de Datos Personales", reserva cupos de materias, que se registrarán en la Escuela y traslada a Coordinador de Area No. 4.
Coordinador de Área # 4 17
Recibe "Formulario de Datos Personales", "Hoja de Asesoría e Inscripción de Materias y demás documentos para su vista bueno y traslada.
Director de la Escuela 18
Recibe "Formulario de Datos Personales", "Hoja de Asesoría e Inscripción de Materias y demás documentos para su vista bueno, estampa su firma y los traslada .
Secretaria Administrativa 19
Recibe "Formulario de Datos Personales", "Hoja de Asesoría e Inscripción de Materias y demás documentos , elabora listado de alumnos inscritos y lo envía a la Unidad de Registro Académico.
Secretaria Administrativa 20
Archiva en expediente del alumno originales de "Formulario de Datos Personales", "Hoja de Asesoría e Inscripción de Materias y demás documentos.
RETIRO Y ADICION DE MATERIAS RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Elabora "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" ó “Carta Solicitud de Adición de Materias” y le adjunta en el caso de retiro "Constancia" de justificación del retiro presentándola posteriormente a Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 2
Recibe "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" junto a "Constancia" o “Carta Solicitud de Adición de Materias” y los traslada.
Director de la Escuela 3
Recibe "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" y "Constancia" justificando el retiro o “Carta Solicitud de Adición de Materia”, evalúa la razón de la solicitud y aprueba o niega según el caso.
Director de la Escuela 4
Entrega "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" y "Constancia" ó “Carta Solicitud de Adición de Materias”.
Secretaria Administrativa 5
Recibe "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" y "Constancia" ó “Carta Solicitud de Adición de Materias” y los archiva temporalmente hasta que el alumno lo solicita.
Alumno 6
Se presenta con secretaria , solicita “Carta Solicitud e Retiro o Adición de Materia”.
Secretaria Administrativa 7
Entrega al alumno "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" y "Constancia" ó “Carta Solicitud de Adición de Materias” y si la solicitud fue denegada le indica que finaliza el proceso Y si es aprobada le comunica que deberá cancelar el pago de retiro o adición, en la unidad de colecturía.
RESPONSABLE NUMERO ACTIVIDAD
Alumno 8
Recibe "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" y "Constancia" ó “Carta Solicitud de Adición de Materias” junto con la aprobación y se traslada a Colecturía.
Colecturía 9
Recibe del alumno "Carta de Solicitud de Retiro de Materia" y "Constancia" ó “Carta Solicitud de Adición de Materias” ya aprobada por la Dirección así como el pago respectivo, extendiéndole "Recibo de Cancelación" en original y copia.
Alumno 10
Se presenta en fecha establecida para el retiro o adición de materia con "Carta" respectiva, "Constancia" y "Recibo de Cancelación" original y copia y lo entrega y solicita a Registro Académico “Hoja para modificación de Materias Inscritas” (Anexo 8).
Registro Académico 11
Revisa que este completa la documentación y procede a retirar o adicionar la materia, entregando la copia del retiro o adición al alumno.
Alumno 12 Recibe Formato de Retiro o Adición
RESERVA DE MATRICULA Y RE-INGRESO RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Solicita en Secretaria Administrativa “Carta de Inasistencia” complementando con datos generales.
Secretaria Administrativa 2
Recibe y entrega a Director de la Escuela “Carta de Inasistencia”.
Director de la Escuela 3
Recibe "Carta de Inasistencia”, revisa los datos, si estos se encuentran correctos, firma y autoriza el trámite y lo devuelve a Secretaria Administrativa (Continua paso No. 5)
Director de la Escuela 4
Recibe "Carta de Inasistencia”, y si los datos se encuentran incorrectos, devuelve a secretaria administrativa para su corrección.
Secretaria Administrativa 5
Recibe "Carta de Inasistencia”, efectúa correcciones, si las hay y la entrega al alumno.
Alumno 6
Recibe “Carta de Inasistencia”, se traslada a Colecturía, cancela los derechos de reserva y recibe “Solicitud para Reserva de Matrícula” ( Anexo 9) la cual complementa y lo devuelve.
Colecturía 7
Recibe “Solicitud para Reserva de Matricula” y si la reserva la efectúa cuando en ciclo no ha terminado continúa con el paso siguiente, caso contrario devuelve la “Solicitud para Reserva de Matricula” sin efecto al Alumno.
Colecturía 8
Complementa “Solicitud de Reserva de Matrícula” para que éstas no le aperezcan con nota de reprobada y entrega al alumno.
RESPONSABLE NUMERO ACTIVIDAD
Alumno 9
Recibe “Solicitud de Reserva de Matrícula” y entrega a Vice-Rectoría .
Vice-Rectoría 10
Reciben “Solicitud de Reserva de Matrícula”, verifica el documento y extiende un acuerdo en original y 3 copias.
Vice-Rectoría 11
Distribuye el original y 3 copias del acuerdo así: Original: Alumno Copia 1 : Director de la Escuela Copia 2 : Unidad de Registro Académico Copia 3 : Gerente Contralor
CAMBIO DE CARRERA RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Cancela y solicita Solvencia de Biblioteca y Solvencia de pagos de escolaridad (Anexo 10), además cancela los derechos de "Cambio de Carrera".
Alumno 2
Solicita en Colecturía "Solicitud para Cambio de Carrera" (Anexo 11) lo complementa y entrega a Registro Académico “Solvencias” y “Solicitud para cambio de carrera” ya llena junto con “Recibo por cambio de carrera”
Registro Académico Alumno 3
Recibe "Solicitud para Cambio de Carrera" ya llena junto con "Recibo por cambio de Carrera".
Registro Académico 4
Solicita a Secretaria Administrativa de la Escuela el Expediente Académico del alumno, verifica las notas y extiende Certificación.
Registro Académico 5
Anexa a Expediente Académico la "Certificación de Notas" y la traslada a Secretaria Administrativa de la Escuela, dando al alumno 5 días para retirar la certificación.
Secretaria Administrativa 6
Recibe Expediente Académico del alumno junto con la “Certificación de Notas”.
Alumno 7
Retira "Certificación de Notas", anexa la "Solicitud de Cambio de Carrera", "Recibo por Cambio de Carrera" y devuelve a Registro Académico.
RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Registro Académico 8
Efectúa cambio de carrera del Alumno y envía a Dirección de Escuela de Artes Aplicadas "Certificación de Notas", "Recibo por Cambio de Carrera" , "Solicitud para Cambio de Carrera" y traslada.
Director 9
Recibe "Certificación de Notas", "Recibo por Cambio de Carrera" y "Solicitud para Cambio de Carrera" y lo traslada a Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 10
Recibe "Certificación de Notas", "Recibo por Cambio de Carrera" y "Solicitud para Cambio de Carrera", adjunta formulario de "Dictamen de Equivalencias" y los entrega a Coordinador de Area, a la cual se solicita el cambio.
Coordinadora de Area 11
Recibe "Certificación de Notas", "Recibo por Cambio de Carrera", "Solicitud para Cambio de Carrera" y formulario de "Dictamen de Equivalencia.
Coordinadora de Area 12
Verifica materias comunes con las cuales se le dará equivalencia; complementa en borrador "Dictamen de Equivalencia" y lo entrega junto con los demás documentos a Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 13
Recibe "Certificación de Notas", "Recibo por Cambio de Carrera", "Solicitud para Cambio de Carrera" y borrador de "Dictamen de equivalencias de Materia" anexando expediente académico y los traslada.
Secretaria Administrativa 14
Solicita a Director de la Escuela la firma respectiva.
Secretaria Administrativa 15
Obtiene 2 copias de "Certificación de Notas", "Recibo por Cambio de Carrera", "Solicitud para Cambio de Carrera" y "Dictamen de equivalencias de Materia" distribuyéndolos así: originales para Registro Académico, copias a Vice-rectoría y Expediente Académico del alumno.
Vice-rectoría 16
Verifica que todos los documentos recibidos estén completos: "Certificación de Notas", "Recibo por Cambio de Carrera", "Solicitud para Cambio de Carrera" y "Dictamen de Equivalencias de Materia" para emitir el acuerdo para cambio de carrera.
Vice-rectoría 17 Emite “Acuerdo para cambio de carrera”.
Alumno 18
Retira “Acuerdo para cambio de carrera”
NOTA: Si el alumno viene de otra facultad, será el mismo procedimiento, con la excepción que realizará el Cursillo sustitutivo (si no tiene equivalencia).
SOLICITUD DE EXAMEN DIFERIDO
RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Presenta "Carta Solicitud de Examen Diferido" (Anexo 12) y Constancias justificativas a Secretaria Administrativa para ser entregada al Director de la Escuela.
Director de la Escuela 2
Recibe "Carta Solicitud de Examen Diferido" y constancias, evalúa la causa y la firma únicamente en caso de ser aprobada y entrega carta a secretaria administrativa.
Secretaria Administrativa 3
Recibe "Carta Solicitud de Examen Diferido" y constancias. Si la solicitud fue denegada, realiza el “paso 4” y finaliza el procedimiento. Si es aprobada entrega solicitud al alumno y le indica que deberá pagar los derechos respectivos en Colecturía para que se realice el “paso 5”.
Secretaria Administrativa 4
Entrega al alumno solicitud denegada y finaliza el trámite.
Alumno 5
Cancela derechos de examen y recibe de colecturía "Recibo de Cancelación" , verifica fechas de realización de exámenes teóricos, prácticos y teórico-práctico.
Alumno 6
Presenta el día del examen (únicamente para revisión) "Carta Solicitud de Examen Diferido" aprobada y "Recibo de Cancelación", "Talonario de Pagos", Carnet de la Universidad u otro documento con fotografía al encargado de pasar el Examen.
RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 7
Recibe y realiza examen y finalizado lo devuelve a Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 8 Recibe examen y lo entrega a Catedrático.
Catedrático 9
Revisa y califica examen y lo devuelve a Secretaria Administrativa
Secretaria Administrativa 10
Recibe examen debidamente calificado y lo entrega al alumno.
REVISION DE EXAMEN
RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Presenta "Carta Solicitud de Revisión de Examen" (Anexo 13) especificando el desacuerdo de la calificación a Secretaria Administrativa para ser entregada al Director de la Escuela.
Secretaria Administrativa 2
Recibe “Carta Solicitud de Revisión de Examen” y entrega a Director.
Director de la Escuela 3Recibe "Carta Solicitud de Revisión de Examen", la evalúa y somete a comité de coordinadores de área.
Comité 4
Evalúan solicitud y emiten dictamen, si es denegado se realiza el “paso 5” y si es aprobado se realiza el “paso 6”.
Secretaria Administrativa 5
Entrega al alumno “Carta Solicitud de Revisión de Examen” denegada y finaliza trámite.
Secretaria Administrativa 6
Recibe "Carta Solicitud de Revisión de Examen" y le entrega al alumno indicándole pagar los derechos respectivos en Colecturía.
Alumno 7
Entrega a Secretaria Administrativa los siguientes documentos: Examen, "Carta Solicitud de Revisión de Examen" y "Recibo de Cancelación".
RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Secretaria Administrativa 8
Recibe Examen, "Carta Solicitud de Revisión de Examen" y "Recibo de Cancelación" y los entrega al Director.
Director de la Escuela 9
Recibe Examen, "Carta Solicitud de Revisión deExamen" y "Recibo de Cancelación" y lo presenta a Comité de Coordinadores de área y catedrático de la asignatura.
Comité y Catedrático 10
Catedrático emite opinión sobre la calificación del examen al comité, quienes de acuerdo a los argumentos asigna la Nota respectiva de Examen" trasladándolo posteriormente a la Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 11
Recibe examen, "Carta Solicitud de Revisión de Examen" y "Recibo de Cancelación" y lo entrega al alumno.
ELABORACION DE CONSTANCIAS DE ESTUDIO RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Cancela derechos de Constancia de Estudios en colecturía y recibe el "Recibo de Cancelación" respectivo y llena “Formulario de solicitud” (Anexo 14) entregándolo a Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 2
Recibe el "Recibo de Cancelación" “ Formulario de solicitud” y lo entrega a Director de la Escuela. Si el alumno solicitante no es activo se realiza el “paso 3” y si el alumno solicitante es activo se realiza el “paso 4”.
Alumno 3 Recibe documentos y se finaliza el procedimiento
Director de la Escuela 4
Recibe formato "Formulario de solicitud" , lo firma y lo devuelve a Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 5
Recibe formato "Formulario de solicitud" firmado y lo entrega al alumno.
Alumno 6
Recibe documentos “Formulario de solicitud” aprobado.
CERTIFICACION DE NOTAS RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Cancela en colecturía certificación de notas y recibe el "Recibo de Cancelación" respectivo entregándolo a la Unidad de Registro Académico.
Registro Académico 2
Recibe "Recibo de Cancelación" y entrega al alumno "Solicitud de Certificación de Notas" (Anexo 15).
Alumno 3
Complementa formato de "Solicitud de Certificación de Notas" y lo devuelve a Unidad de Registro Académico.
Registro Académico 4
Recibe formato de "Solicitud de Certificación de Notas" verifica expediente y solicita firma de Rector y Secretario General de la Universidad en formato "Solicitud de Certificación de Notas".
Registro Académico 5
Entrega al alumno "Solicitud de Certificación de Notas" .
CARTA DE EGRESADO RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD
Alumno 1
Cancela en colecturía derechos de emisión de "Carta de Egresado" (Anexo 16) y recibe el "Recibo de Cancelación" entregándolo a Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 2
Obtiene expediente académico del alumno, verifica información de las materias cursadas y si el CUM no es aceptable se realiza el “paso 3”. Si es aceptable se realiza el “paso 4” .
Alumno 3
Deberá cubrir áreas deficitarias para que se realice el “paso 4”.
Secretaria Administrativa 4
Elabora "Carta de Egresado", trasladándola posteriormente a Director de la Escuela y archivando nuevamente el expediente.
Director del la Escuela 5
Recibe "Carta de Egresado" y estampa su firma en calidad de visto bueno, estregándola posteriormente a la Secretaria Administrativa.
Secretaria Administrativa 6
Recibe "Carta de Egresado" y la entrega al alumno.
Alumno 7 Recibe “Carta de Egresado”
FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE LA ESCUELA DE ARTES APLICADAS
“CARLOS ALBERTO IMERY”
CURSILLO PRE – UNIVERSITARIO
INICIO
Recibe facturas y elabora Lista General de Asistencia (O,1)
FIN
Recibe de alumnos facturas de cancelación de cursillo y clasifica alfabéticamente y traslada.
ENCARGADO DE CURS ILLO S ECRETARIA ADMINIS TRATIVA COMITE EVALUADOR Y ENCARGADO DE CURS ILLO
Emite fotocopias de facturas las anexa a copia de Lista General de Asistencia y archiva.
Entrega facturas (O) y Lista General de Asistencia (O)
Recibe Lista General de Asistencia (O) y Facturas (O) que entrega a los alumnos e inicia cursillo
Convoca a Comité Evaluador para revisar exámenes.
1
Evalúa examen final de cursillo y lo califica anotando observaciones en Lista general de Asistencia.
Aprueba
Recibe examen final de Cursillo, los clasifica por grupos y los adjunta a Lista General de Asistencia.
Traslada examen final y Listan General de Asistencia.
Si
Se informa a alumno que tendrá que intentar el próximo año.
No
1
1 2
3
4
5
6
7
8
9
11 10 Archiva Lista
General de Asistencia para proporcionar notas
INCRIPCION DE MATERIAS
SECRET. ADMINIS. ALUMNO ENC. DE TALLER DIRECT. DE ESCUELA COORDINADOR 1 COORDINADOR 2 COORDINADOR 3
INICIO
Elabora “Hoja de Inscripción de Alumnos” y la instala en cartelera de la Escuela.
Se anota en “Hoja de Inscripción de Alumnos”
Recibe “Hoja de Inscripción de Alumnos verifica sus nombres y obtiene los expedientes de los alumnos
Recibe “Hoja de Inscripción de Alumnos” y exp. Verifica hojas de asesoría é Inscripción y los traslada.
Retira “hoja de Inscripción de Alumnos y la traslada.
Recibe “Hoja de Inscripción de Alumnos y Exp- verifica materias cursadas por el alumno
Recibe “Hoja de Asesoría e Inscripción” y revisa cupos de alumnos y disponibilidad de horarios.
Asesora al alumno le indica materias que puede cursar y le entrega “Hoja de Asesoría e Inscripción”.
1
Recibe “Hoja de Asesoría e Inscripción” anota materias a inscribir y entrega
1
Entrega “Hoja se Asesoría e Inscripción de Materias”.
1
1 2
3
4
Doctos. Complet
os
SI
Complementa documentos y los devuelve al Encargado de Taller en paso 4.
NO 5
6 7
8
9
10
Recibe “Hoja de Asesoría e Inscripción” y entrega al alumno “Ficha de Datos Personales”
12
11
INCRIPCION DE MATERIAS
Si
No
SECRET. ADMINIS. ALUMNO ENC. DE TALLER DIRECT. DE ESCUELA COORDINADOR 1 COORDINADOR 3 COORDINADOR 4
Recibe “Ficha de Datos Personales” completa datos, firma y entrega con “Hoja de Asesoría e Insc.”
Recibe “Hoja de Asesoría e Inscripción” y “Ficha de Datos Personales” y revisa información.
Recibe “Ficha de Datos Personales” la firma y sella y envía a Coordinador # 4
Recibe “Hoja de Asesoría e Inscripción” y “Ficha de Datos Personales” da visto bueno y traslada.
Recibe “Hoja de Asesoría e Inscripción” y “Ficha de Datos Personales” y entrega
2
2
1
Información Correcta
Efectúa correcciones y entrega “Ficha de Datos Personales” y “Hoja de Asesoría e Insc.”
2
Traslada “Hoja de Asesoría e Inscripción” al Director de la Escuela.
13 14
15
16
17 18
19
INSCRIPCION DE MATERIAS
SECRET. ADMINIS. ALUMNO ENC. DE TALLER DIRECT. DE ESCUELA COORDINADOR 1 COORDINADOR 3 COORDINADOR 4
Recibe “Hoja de Asesoría e Inscripción” , estampa su firma en calidad de visto bueno y traslada.
Recibe “Ficha de Datos Personales “Hoja de asesoría e Inscripción” y elabora “Listado de Alumnos Ins.”
2
Envía “Listado de Alumnos Inscritos” a la Unidad de Registro Académico.
Archiva en Expediente “Ficha de Datos Personales y otros.
Fin
20 21
22
23
RETIRO O ADICION DE MATERIAS
ALUMNO SERCRETARIA ADMON. DIRECTOR DE LA ESCUELA COLECTURIA REGISTRO ACADEM.
INICIO
Elabora Carta So lic. De Retiro o Adición de Materia le anexa constancia justificación de retiro y la entrega.
Recibe Carta Solic. De Retiro o Adición de Materia y constancia justificación de retiro y la entrega.
Recibe Carta Solic. De Retiro o Adición de Materia y Const. justific. de retiro evalúa aprueba o niega y traslada
Solicitud aprobada?
Recibe Carta Solic. De Retiro o Adición de Materia y constancia justific. Con solución.
NO
Recibe Carta Solic. De Retiro o Adición de Materia y constancia justificación de retiro y cancela en Colecturía.
SI
1
1
Recibe Carta Solic. De Retiro o Adición de Materia constancia y pago. Extiende Recibo de Cancelación (0,1) y lo entrega.
2
1
1 2 3
4
5
6
RETIRO O ADICION DE MATERIAS
ALUMNO SERCRETARIA ADMON. DIRECTOR DE LA ESCUELA COLECTURIA REGISTRO ACADEM.
Entrega al alumno Carta Solic. De Retiro o Adición de Materias y le indica finaliza el proceso..
Recibe Carta Solic. De Retiro o Adición De Materias, Constancia y Recibo Cancelac. Y lo entrega
Recibe Carta Solic. De Retiro o Adición De Materias Constancia y Recibo Cancelación.
2 1
Revisa que la documentación este completa, elimina o adiciona la materia y entrega copia al alumno.
Recibe de Registro Académico Formato de retiro (1).
7 8 9
10
F I N
11
RESERVA DE MATRICULA Y RE-INGRESO
Solicita a Secretaria Admin istrativa “Carta de Inasistencia”, completando datos generales y la entrega
Recibe “Carta de Inasistencia” y la entrega.
Recibe “Carta de Inasistencia” revisa datos, firma y autoriza el trámite y entrega
Recibe “Carta de Inasistencia” y la entrega al alumno.
Recibe “Solicitud de Reserva de Matrícula” .
ALUMNO SECRETARIA ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE LA ESCU. COLECTURIA VICE - RECTORIA
I N I C I O
Recibe “Carta de Inasistencia”, cancela en Colecturía derechos de reserva, completa “Solic. De Reserva de Matric. Y entrega
Entrega al alumno Solicitud de Reserva de Matricula y finaliza el proceso.
1
1 2 3
Datos correctos?
SI
NO Para Correg ir
4
5
6
Ciclo Terminado
SI
NO
Completa Solicitud de Reserva de Matricula y entrega al alumno.
7
8
RESERVA DE MATRICULA Y RE-INGRESO
Recibe “Solicitud de Reserva de Matrícula” y la entrega a Vice-Rectoría.
Recibe “Solicitud de Reserva de Matrícula” y con base a ello elabora un “Acuerdo”
ALUMNO SECRETARIA ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE LA ESCU. COLECTURIA VICE - RECTORIA
1
Distribuye el “Acuerdo “ así: original: alumno copia 1:Director Esc. copia 2:Registro Acad. copia 3:Gte.Contralor
F i n
9 10
11
CAMBIO DE CARRERA
ALUMNO REGISTRO ACADEMICO SECRETARIA ADMINIS. DIRECTOR DE LA ESCUELA COORDINADOR VICE - RECTORIA
INICIO
Cancela solvencias de biblioteca, colecturía y derechos de cambio de carrera
Recibe Solicitud de Cambio de Carrera, Solvencias y Recibo de Pago.
Recibe expediente y Cert ificación de Notas, archivando temporalmente hasta que lo retire el alumno.
Solicita en Colecturía So licitud de Cambio de Carrera, completa y entrega con Solvencias y Recibo de Pago.
Solicita exped iente académico del alumno, verifica notas y ext iende Cert ificación de Notas.
Anexa a expediente Cert ificación de Notas y lo entrega a secretaria administrativa de la Escuela
1
1
2
3
4
5
6
CAMBIO DE CARRERA
Retira Cert ificado de Notas, le anexa Solicitud de Cambio de Carrera y Recibo de Pago y los entrega
ALUMNO REGISTRO ACADEMICO SECRETARIA ADMINIST. DIRECTOR DE LA ESC. COORDINADOR VICE - RECTORIA
Recibe Certificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera y Recibo de Pago , realiza cambio y traslada.
1
Recibe Certificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera, Recibo de Pago y traslada
Recibe Certificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera, Recibo de Pago, le ad junta Dictamen de Equivalencia y traslada.
Recibe Dictamen de Equivalencias, Cert ificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera y Recibo de Pago.
2
1 2 Verifica materias comunes a dar equivalencias, completa en borrador Dictamen de Equivalencias y lo entrega.
2
1
7 8 9 10
11
12
CAMBIO DE CARRERA
ALUMNO REGISTRO ACADEMICO SECRETARIA ADMINIST. DIRECTOR DE LA ESC. COORDINADOR VICE - RECTORIA
FIN Solicita firma en formulario Dictamen de Equivalencias, anexa Certificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera, Recibo de Pago
Obtiene 2 copias de Formulario Dictamen de Equivalencias, Cert ificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera, Recibo de Pago y traslada
Recibe Certificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera, Recibo de Pago y borrador de Dictamen de Equivalencia de Materias y anexa expe. académico del alumno
3
3
Recibe y verifica originales de Formulario Dictamen de Equivalencias, Cert ificado de Notas, Solicitud de Cambio de Carrera y Recibo de Pago.
Emite acuerdo de Cambio de Carrera y lo entrega al alumno.
4
4
Recibe Acuerdo de Cambio de Carrera.
2 13
14
15
16
17
18
SOLICITUD DE EXAMEN DIFERIDO
NO
SI
ALUMNO DIRECTOR DE LA ESCUELA SERCRETARIA ADMON. CATEDRATICO
INICIO
Presenta “Carta Solic. Examen diferido” , constancias Justificativas y las entrega
Recibe “Carta Solic. Examen Diferido” y constancias, evalúa causa, aprueba o niega y entrega
Recibe “Carta Solic. Examen Diferido”, constancias y su respectiva resolución
Recibe Examen revisa respuestas, califica y entrega
1
SolicitudAprobada
Entrega al alumno “Carta Solic. Examen Diferido” y Constancias y finaliza el trámite.
Recibe“Carta Solic. Examen Diferido” y Constancias, cancela derechos de examen y verifica fechas de realización de examen
Presenta el día de examen “Carta So lic. Examen Diferido” “Recibo de Pago” “Talonario de Pagos” y Carnet de la Universidad.
Realiza el examen diferido y lo entrega.
1
Recibe Examen Diferido y lo entrega.
Recibe Examen Diferido y lo entrega al alumno.
F I N
1 2 3
4
5
6
7
8
9
10
REVISION DE EXAMEN
NO
SI
ALUMNO SECRETARIA ADMON. DIRECTOR DE LA ESCUELA COMITÉ Y CATEDRATICO
INICIO
Completa “Carta Solic. Revisión de Examen” especificando desacuerdo y entrega.
Recibe “Carta Solic. Revisión de Examen” y entrega
Recibe “Carta Solic. Revisión de Examen” la evalúa y la somete a la opinión del comité evaluador.
Recibe “Carta Solic. Revisión de Examen” , emiten dictamen y lo entrega.
Solicitud Aprobada
Entrega al alumno “Carta Solic. Revisión de Examen” y finaliza el trámite.
Recibe “Carta Solic. Revisión de Examen” y cancela pago de revisión de examen en colecturía.
Entrega Examen, “Carta Solicitud de Revisión de Examen” y “Recibo de Pago”
F I N
Recibe Examen, “Carta Solicitud de Revisión de Examen” y “Recibo de Pago” y entrega.
Recibe Examen, “Carta Solicitud de Revisión de Examen” y “Recibo de Pago” y lo presenta a comité.
Emiten opinión sobre la calificación asignando la nota respectiva y traslada los documentos.
Recibe Examen, “Carta Solic. De Revisión de Examen” y “Recibo de pago” y lo entrega al alumno.
1 2
3 4
5
6
7 8
9 10
11
ELABORACION DE CONSTANCIAS DE ESTUDIO
ALUMNO SECRETARIA ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE LA ESCUELA
INICIO
Cancela derechos de constancia de estudios solicita el “Recibo de Pago” completa Formulario de Solicitud y los entrega.
Recibe “Recibo de Pagos” y Formato de Solicitud, firma en calidad de autorizado y entrega.
F I N
Recibe el “Recibo de Pago” Formulario de Solicitud y los entrega
Recibe “Recibo de Pagos” y Formato de Solicitud .
Recibe “Recibo de Pagos” y Formato de Solicitud debidamente firmada y entrega.
Alumno Activo ?
Recibe “Recibo de Pagos y Formulario de Solicitud y finaliza proceso.
No Si
1 2
3
4
5
CERTIFICACION DE NOTAS
ALUMNO REGISTRO ACADEMICO
INICIO
Recibe de co lecturía “Recibo de Pago” por certificación de notas y lo entrega.
Recibe el “Recibo de Pago” por certificación de notas y entrega formato “Solicitud de Cert ificación de Notas”.
Recibe “Recibo de Pago” y formato “Solicitud de Cert ificación de Notas” completando este último y lo entrega.
Recibe formato “Solicitud de Cert ificación de Notas”, verifica expedienten solicita firma en formato al Rector y Secr. Gral.
Entrega al Alumno formato “So licitud de Cert ificación de Notas”.
F I N
1 2
3
4
5
CARTA DE EGRESADO
ALUMNO SECRETARIA ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE LA ESCUELA
INICIO
Recibe de Colecturía “Recibo de Pago” por derechos de emisión de “Carta de Egresado” y lo entrega.
Recibe “Carta de Egresado” la firma en calidad de visto bueno y la entrega.
F I N
Recibe el “Recibo de Pago” obtiene de archivos el expediente académico del alumno y verifica las materias cursadas.
Recibe “Carta de Egresado” .
Elabora “Carta de Egresado” , archiva expediente y entrega la carta.
Recibe “Carta de Egresado” y entrega .
CUM
No
Si
Alumno tiene que cubrir Areas deficitarias, para complementar CUM
1
3
4
5
6
7
2
ANEXOS
