UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR FACULTAD …repositorio.uide.edu.ec/bitstream/37000/1339/1/T-UIDE-1091.pdf · investigación y completar con éxito mi trabajo final de titulación

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Trabajo de titulación previa a la obtención del título de Ingeniera

Comercial.

Estudio de factibilidad para la creación de una empresa de digitalización y

administración de documentos para empresas del sector público y privado

en la ciudad de Quito.

Autora: María José Escandón Esparza

Director: MSc. Christian Dávila

Quito, julio 2016

ii

APROBACIÓN DEL TUTOR

Yo, Master Christian Dávila, tutor designado por la Universidad Internacional del

Ecuador UIDE para revisar el Proyecto de Investigación con el tema: “ESTUDIO

DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE

DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS

DEL SECTOR PUBLICO Y PRIVADO EN LA CIUDAD DE QUITO” del estudiante

María José Escandón Esparza, alumna de la Facultad de Ciencias

Administrativas, considero que dicho informe investigativo reúne los requisitos de

fondo y los méritos suficientes para ser sometido a la evaluación del Comité

Examinador designado por la Universidad.

Quito, julio del 2016

EL TUTOR

___________________

MSc. Christian Dávila

C.I. 1712159274

iii

CERTIFICADO DE AUTORÍA

Yo, María José Escandón Esparza, declaro bajo juramento, que el trabajo aquí

descrito es de mi autoría; que no ha sido presentado anteriormente para ningún

grado o calificación profesional y que se ha consultado la bibliografía detallada.

Cedo mis derechos de propiedad intelectual a la Universidad Internacional del

Ecuador, para que sea publicado y divulgado en internet, según lo establecido en

la Ley de Propiedad Intelectual, reglamento y leyes.

_________________________

María José Escandón Esparza

Yo, Christian Dávila certifico que conozco al autor del presente trabajo siendo ella

responsable exclusiva tanto de su originalidad y autenticidad, como de su

contenido.

_______________________

Director de la Tesis

MSc. Christian Dávila

iv

Dedicatoria.

Este trabajo de titulación es dedicado para la persona que me ha brindado

incondicionalmente su tiempo, conocimiento, comprensión y amor para que este

proyecto se cristalice y pueda culminarlo con éxito a ti mi compañero de vida

Alfredo Salazar gracias por creer en mí.

A mis hijos Estephy y Alex que con su ternura y alegría han sabido apoyarme y

darme fuerzas para seguir adelante.

Al ser supremo creador de mi vida quien me ha dado la capacidad y las fuerzas

para culminar con éxito esta etapa de mi vida.

“No existe falta de tiempo, existe falta de interés.

porque cuando la gente realmente quiere,

la madrugada se vuelve día,

el martes se vuelve sábado

y un momento se vuelve oportunidad….”

Autor: Dalai Lama

v

Agradecimiento.

Agradezco de manera especial a mi Tutor de Tesis el MSc. Christian Dávila por

brindarme su apoyo, tiempo, directrices y motivación en el proceso de

investigación y completar con éxito mi trabajo final de titulación.

A cada uno de los Docentes de la Universidad Internacional del Ecuador que con

dedicación y compromiso han impartido sus conocimientos y experiencia.

Al MSc. Geovanny Reyes Coordinador de la Carrera de Ciencias Administrativas

de la Universidad Internacional del Ecuador centro de apoyo Eloy Alfaro quien

siempre ha mostrado predisposición para solventar las inquietudes y dar solución

a los inconvenientes presentadas a lo largo de la carrera.

A la Universidad Internacional del Ecuador que me brindó el espacio en el cual he

desarrollado mis estudios en un ambiente de profesionalismo, crecimiento y

formación continua y a cada uno de mis compañeros de aula que han sido

aportantes para avanzar en cada una de los objetivos establecidos.

vi

Índice de Contenidos.

APROBACIÓN DEL TUTOR ................................................................................... ii

CERTIFICADO DE AUTORÍA ................................................................................ iii

Dedicatoria. ............................................................................................................ iv

Agradecimiento. ..................................................................................................... v

Índice de Contenidos. ............................................................................................ vi

Índice de Gráficos. ................................................................................................. x

Índices de Tablas. ................................................................................................. xii

Resumen............................................................................................................... xv

Abstract ................................................................................................................ xvi

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1

CAPÍTULO I ........................................................................................................... 2

1. PLAN DE INVESTIGACIÓN. .............................................................................. 2

1.1 EL PROBLEMA. ............................................................................................... 2

1.2 EL OBJETO DE LA INVESTIGACION. ............................................................ 2

1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. .............................. 2

1.3.1 Planteamiento del Problema. ................................................................. 2

1.3.2 Formulación del Problema. ..................................................................... 3

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION............................................................. 3

1.4.1 Objetivo General. ................................................................................... 3

1.4.2 Objetivos Específicos. ............................................................................ 3

1.5 JUSTIFICACIÓN: ............................................................................................. 3

1.5.1 Justificación Teórica: .............................................................................. 3

1.5.2 Justificación Práctica. ............................................................................. 5

1.5.3 Justificación Relevancia Social. ............................................................. 6

1.6 IDEA A DEFENDER......................................................................................... 6

1.6.1 Variable Independiente:.......................................................................... 6

1.6.2 Variable Dependiente: ............................................................................ 6

CAPÍTULO II .......................................................................................................... 7

2. MARCO REFERENCIAL. ................................................................................... 7

2.1 MARCO TEORICO. ......................................................................................... 7

2.2 MARCO CONCEPTUAL. ................................................................................. 9

vii

2.3 ANALISIS PEST. ........................................................................................... 11

2.3.1 Análisis del Macroentorno .................................................................... 11

2.4 FUERZAS DE PORTER. ............................................................................... 21

2.4.1 Rivalidad entre competidores existentes. ............................................. 21

2.4.2 Amenaza de productos y servicios sustitutos ....................................... 22

2.4.3 Amenaza de los nuevos competidores ................................................. 22

2.4.4 Poder de negociación de los proveedores ........................................... 22

2.4.5 Poder de negociación de los clientes ................................................... 22

2.4.6 Matriz de evaluación Externa. .............................................................. 23

2.4.7 Matriz de evaluación Interna. ............................................................... 24

2.4.8 Diagrama Causa y Efecto..................................................................... 27

CAPÍTULO III ....................................................................................................... 28

3 ESTUDIO DE MERCADO ................................................................................. 28

3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION DE MERCADO. ................................ 28

3.1.1 Objetivo General .................................................................................. 28

3.1.2 Objetivos Específicos: .......................................................................... 28

3.2 TIPOS DE INVESTIGACION REALIZADA. ................................................... 28

3.2.1 Investigación Exploratoria. ................................................................... 28

3.2.2 Investigación Descriptiva. ..................................................................... 28

3.2.3 Investigación de Campo. ...................................................................... 29

3.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN. .................................................................. 29

3.3.1 Fuentes Secundarias: .......................................................................... 29

3.3.2 Fuentes Primarias: ............................................................................... 29

3.4 IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL MERCADO. ..................................... 30

3.4.1 Segmentación del Mercado .................................................................. 30

3.5 MERCADO OBJETIVO Y MERCADO META. ............................................... 32

3.5.1 Mercado Objetivo ................................................................................. 32

3.5.2 Mercado Meta ...................................................................................... 33

3.6 ANÁLISIS DE LA DEMANDA. ........................................................................ 33

3.6.1 Proyección de la demanda. .................................................................. 34

3.6.2 Cálculo de la Demanda para la Capacidad Instalada ........................... 34

3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO. ............................................................ 35

3.7.1 Población Y Muestra ............................................................................ 35

3.8 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN UTILIZADA. ............................................................................... 36

viii

3.8.1 Formato de la Encuesta. ...................................................................... 36

3.8.2 Procesamiento de Datos ...................................................................... 37

3.9 MARKETING MIX .......................................................................................... 48

3.9.1 Producto ............................................................................................... 48

3.9.2 Precio ................................................................................................... 51

3.9.3 Plaza .................................................................................................... 55

3.9.4 Promoción ............................................................................................ 56

3.9.4.1 Ventas Personales: .................................................................................. 58

3.9.4.2 Marketing Directo: .................................................................................... 58

3.9.4.3 Promoción de Ventas ............................................................................... 58

3.9.4.4 Publicidad: ............................................................................................... 58

3.10 PRINCIPALES HALLAZGOS DE LA INVESTIGACION............................... 62

3.11 ANÁLISIS FODA. ......................................................................................... 63

CAPITULO IV ....................................................................................................... 65

4. ESTUDIO ECONÓMICO. ................................................................................. 65

4.1 INVERSIÓN. .................................................................................................. 65

4.1.1 Inversión en Activos Fijos. .................................................................... 65

4.1.2 Inversión Diferida. ................................................................................ 67

4.1.3 Capital de Trabajo ................................................................................ 68

4.2 FINANCIAMIENTO. ....................................................................................... 69

4.3 COSTOS E INGRESOS DEL PROYECTO. ................................................... 70

4.3.1 Costos de Producción .......................................................................... 70

4.3.2 Presupuestos Gastos de Administración .............................................. 73

4.3.3 Presupuestos de los Gastos de Venta ................................................. 76

4.3.4 Presupuestos de los Gastos Financieros ............................................. 78

4.4 PROYECCIÓN DE LOS COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO. ............... 78

4.5 INGRESOS. ................................................................................................... 79

4.6 ESTADOS FINANCIEROS. ........................................................................... 80

4.6.1 Balance de Situación Inicial .................................................................. 80

4.6.2 Estado de Pérdidas y Ganancias ......................................................... 81

4.6.3 Estado de Flujo de Efectivo .................................................................. 82

4.7 EVALUACION FINANCIERA. ........................................................................ 82

4.7.1 Tasa de Descuento .............................................................................. 82

4.7.2 Determinación del Valor Actual Neto (VAN) ......................................... 83

4.7.3 Determinación de la Tasa Interna de Retorno (TIR) ............................. 83

ix

4.8 RECUPERACION DE LA INVERSIÓN. ......................................................... 83

4.9 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD. ...................................................................... 84

CAPITULO V ........................................................................................................ 86

5. LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN ............................................................ 86

5.1 Base legal y Constitución ............................................................................... 86

5.1.1 Requisitos técnicos .............................................................................. 86

5.1.2 Pasos para la constitución. ................................................................... 87

5.2 BASE FILOSÓFICA. ...................................................................................... 88

5.2.1 Nombre o razón Social ......................................................................... 88

5.2.2 Misión. .................................................................................................. 88

5.2.3 Visión.................................................................................................... 88

5.2.4 Principios. ............................................................................................. 89

5.2.5 Valores. ................................................................................................ 89

5.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO. ....................................................................... 90

5.3.1 Organigrama: ....................................................................................... 90

5.3.2 Perfiles Profesionales ........................................................................... 91

5.3.3 Salarios y Compensaciones ............................................................... 100

5.4 ESTUDIO TÉCNICO. ................................................................................... 100

5.4.1 Localización del Proyecto. .................................................................. 100

5.4.2 Tamaño del Proyecto. ........................................................................ 102

5.4.3 Distribución. ........................................................................................ 103

5.4.4 Capacidad. ......................................................................................... 103

5.4.5 Factibilidad Técnica ............................................................................ 105

5.4.6 Requerimientos del proyecto .............................................................. 105

5.4.7 Digitalización de documentos. ............................................................ 107

5.4.8 Gestor Documental. ........................................................................... 113

5.4.9 Comercialización de equipos de digitalización. .................................. 121

CAPÍTULO VI ..................................................................................................... 123

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 123

6.1 CONCLUSIONES. ....................................................................................... 123

6.2 RECOMENDACIONES. ............................................................................... 124

6.3 ANEXOS. ..................................................................................................... 126

6.4 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA. ................................................................ 145

x

Índice de Gráficos.

Gráfico 1 Inflación anual del Ecuador .................................................................. 14

Gráfico 2 Tasa de interés activa en el Ecuador. .................................................. 16

Gráfico 3 Tasa de interés en el Ecuador. ............................................................. 17

Gráfico 4 Uso de internet en la población del Ecuador. ....................................... 20

Gráfico 5 Matriz de evaluación interna y externa ................................................. 25

Gráfico 6 Resultados matriz de evaluación. ......................................................... 25

Gráfico 7 Cuadrantes de matriz de evaluación. ................................................... 26

Gráfico 8 Diagrama Causa Efecto ....................................................................... 27

Gráfico 9 Sectorización de la encuesta realizada. ............................................... 38

Gráfico 10 Encuesta pregunta 1 .......................................................................... 39









Gráfico 19 Memoria Flash .................................................................................... 48

Gráfico 20 DocuWare .......................................................................................... 49

Gráfico 21 Escaner KODAK ................................................................................. 50

Gráfico 22 Ubicación de la empresa. ................................................................... 56

Gráfico 23 Tarjeta de presentación. ..................................................................... 59

Gráfico 24 Hoja membretada. .............................................................................. 59

Gráfico 25 Carpeta empresarial. .......................................................................... 60

Gráfico 26 Material Publicitario ............................................................................ 60

Gráfico 27 Material Publicitario Memory Flash ..................................................... 61

Gráfico 28 Material Publicitario Disco Duro.......................................................... 61

Gráfico 29 Análisis FODA .................................................................................... 63

Gráfico 30 Análisis FODA .................................................................................... 64

Gráfico 31 Pasos para realizar la constitución. .................................................... 87

Gráfico 32 Logotipo. ............................................................................................. 88

xi

Gráfico 33 Organigrama ...................................................................................... 90

Gráfico 34 Densidad de las empresas en el DMQ. ............................................ 101

Gráfico 35 Distribución física de la empresa. ..................................................... 103

Gráfico 36 Diagrama de flujo comercialización digitalización de documentos. .. 107

Gráfico 37 Diagrama de flujo proceso de digitalización de documentos. ........... 111

Gráfico 38 Escáner de alta producción. ............................................................. 112

Gráfico 39 Estación de trabajo remota o local. .................................................. 112

Gráfico 40 Impresora de etiquetas. .................................................................... 113

Gráfico 41 Arquitectura sistema DocuWare. ...................................................... 114

Gráfico 42 Arquitectura esquemática DocuWare. .............................................. 117

Gráfico 43 Diagrama de flujo comercialización de software DocuWare. ............ 118

Gráfico 44 Servidor de datos y web ................................................................... 119

Gráfico 45 Estación de trabajo local y remota.................................................... 120

Gráfico 46 Diagrama de flujo comercialización escáner. ................................... 121

Gráfico 47 Escáner de alta producción KODAK i2900 ....................................... 122

xii

Índices de Tablas.

Tabla 1 Inflación anual de Ecuador. ..................................................................... 13

Tabla 2 Tasa de interés activa en el Ecuador. ..................................................... 15

Tabla 3 Tasa de interés en el Ecuador. ............................................................... 16

Tabla 4 Tasa de Interés. ...................................................................................... 18

Tabla 5 Consumo de internet en la población del Ecuador. ................................. 19

Tabla 6 Matriz de evaluación Externa. ................................................................. 23

Tabla 7 Matriz de evaluación interna. .................................................................. 24

Tabla 8 Matriz de evaluación interna y externa. ................................................... 25

Tabla 9 Número de empresas a nivel Nacional. .................................................. 31

Tabla 10 Estratificación de ventas anuales .......................................................... 33

Tabla 11 Porcentaje de empresas en Pichincha de acuerdo a su tamaño. ......... 33

Tabla 12 Demanda de producto. .......................................................................... 34

Tabla 13 Sectorización de la encuesta realizada. ................................................ 38

Tabla 14 Encuesta pregunta 1 ............................................................................. 39





Tabla 19 Encuesta pregunta 6. ............................................................................ 44

Tabla 20 Encuesta pregunta 7. ............................................................................ 45



Tabla 23 Costos para servicio de digitalización. .................................................. 52

Tabla 24 Precios de software de gestión documental. ......................................... 53

Tabla 25 Costo para software de gestión documental Business. ......................... 53

Tabla 26 Costos para software de gestión documental profesional. .................... 54

Tabla 27 Precios de software de gestión documental. ......................................... 54

Tabla 28 Costos para venta de escáner. ............................................................. 55

Tabla 29 Inversión Total ...................................................................................... 65

Tabla 30 Activos fijos equipos de computación. .................................................. 66

Tabla 31 Muebles y Enseres. ............................................................................... 66

xiii

Tabla 32 Suministros de oficina. .......................................................................... 67

Tabla 33 Activo diferido........................................................................................ 68

Tabla 34 Capital de trabajo. ................................................................................. 68

Tabla 35 Estado de fuentes y de usos. ................................................................ 69

Tabla 36 Tabla de amortización del préstamo. .................................................... 69

Tabla 37 Costos de producción. .......................................................................... 70

Tabla 38 Materia Prima ........................................................................................ 70

Tabla 39 Materiales directos. ............................................................................... 71

Tabla 40 Mano de obra directa. ........................................................................... 71

Tabla 41 Mano de obra indirecta. ........................................................................ 71

Tabla 42 Servicios básicos. ................................................................................. 72

Tabla 43 Mantenimiento de activos fijos. ............................................................. 72

Tabla 44 Depreciaciones. .................................................................................... 72

Tabla 45 Gastos administrativos. ......................................................................... 73

Tabla 46 Mano de Obra. ...................................................................................... 73


Tabla 48 Suministro de aseo. .............................................................................. 74

Tabla 49 Limpieza ................................................................................................ 75

Tabla 50 Depreciación y Amortización. ................................................................ 75


Tabla 52 Gastos de Ventas.................................................................................. 76

Tabla 53 Mano de Obra. ...................................................................................... 76


Tabla 55 Material Publicitario. .............................................................................. 77

Tabla 56 Depreciaciones. .................................................................................... 77


Tabla 58 Intereses generados por el préstamo. ................................................... 78

Tabla 59 Proyección de costos y gastos. ............................................................. 79

Tabla 60 Ingresos ................................................................................................ 80

Tabla 61 Estado de situación inicial. .................................................................... 81

Tabla 62 Estado de pérdidas y ganancias. .......................................................... 81

Tabla 63 Estado de flujo de efectivo. ................................................................... 82

Tabla 64 Valor actual neto. .................................................................................. 83

xiv

Tabla 65 Periodo de recuperación. ...................................................................... 84

Tabla 66 Análisis de sensibilidad. ........................................................................ 85

Tabla 67 Requerimiento de activos fijos. ........................................................... 105

Tabla 68 Requerimiento de talento humano. ..................................................... 106

xv

Resumen

El presente proyecto comprendió el estudio y análisis del mercado de la ciudad de Quito sobre la necesidad de implementar un sistema tecnológico en las organizaciones que les permita administrar, agilizar los flujos de información documental y mejorar la productividad de sus colaboradores con la finalidad de considerar la factibilidad de creación de una empresa que pueda cubrir las necesidades existentes del mercado potencial. El estudio de este proyecto permitió conocer de manera detallada y clara los requerimientos de hardware, software, mano de obra, equipamiento y demás rubros y recursos necesarios para su implementación, así como fuentes de financiamiento necesario para llevar a cabo dicha propuesta y su futura operación considerando flujos de efectivo para el análisis financiero. Palabras clave: Implementación, administración, información, factibilidad, financiamiento.

xvi

Abstract

This project included the study and analysis of the market of the city of Quito on the need to implement a technological system in organizations that will allow them to manage, speed up the flow of documentary information and improve the productivity of its contributors with the purpose of considering the feasibility of creating a company that can cover existing needs of the potential market. The study of this project allowed to know in detail and clearly the requirements of hardware, software, labor, equipment and other items and resources required for their implementation, as well as sources of funding needed to carry out the proposal and its future operation considering cash flows for the financial review.

Keywords: Implementation, administration or management, information, feasibility, financing.

1

INTRODUCCIÓN

La presente tesis tiene por objeto conocer la factibilidad de la creación de una

empresa que se dedique a la digitalización y administración de documentos en la

ciudad de Quito.

La tesis se desarrolla en seis capítulos que tratan sobre cada uno de los temas

investigados:

Capítulo I, se realiza un análisis de la situación actual del manejo de la

documentación en las organizaciones es decir se realiza el planteamiento del

problema, contiene objetivos generales y específicos de la investigación.

Capítulo II, Contiene los antecedentes de la digitalización y terminología

utilizada, desarrolla el estudio del entorno externo e interno del proyecto para

poder determinar fortalezas y debilidades.

Capítulo III, dedicado al estudio de mercado, definición de mercado objetivo,

mercado meta, análisis e interpretación de resultados de la encuesta y principales

hallazgos de la investigación.

Capítulo IV, estudio económico y financiero del proyecto. Determinación de

Costos y Gastos por departamentos, proyecciones de gastos e ingresos, estados

financieros

Capítulo V, aborda temas sobre el estudio técnico, tamaño y localización que

tendrá el proyecto, describe el requerimiento de activos y personal para su

ejecución, así como la descripción de los procesos de los productos y servicios.

La empresa y su organización, constitución, misión, visión, organigrama funcional

y perfiles del talento humano con el que se debe contar. Marketing Mix y fijación

de precios de los productos y servicios a comercializar.

Capítulo VI, Conclusiones y recomendaciones.

2

CAPÍTULO I

1. PLAN DE INVESTIGACIÓN.

1.1 EL PROBLEMA.

En la actualidad el manejo de la información física se ha convertido en un dolor

de cabeza para toda organización, y debido a la necesidad de las empresas en

aumentar su competitividad, estas requieren la máxima optimización de sus

tiempos para la ejecución de los procesos de producción y control; es en esta

instancia que los documentos físicos en todas sus etapas se han convertido en

un gran problema para todo tipo de empresa, esta problemática es independiente

al tamaño y tipo de servicio o producto que brinda la misma.

Paralelamente desde hace unos años atrás el estado ecuatoriano ha establecido

varias políticas fiscales para las empresas privadas y públicas, obligando a la

digitalización de documentación y al uso de formatos electrónicos, esto con el fin

de mejorar el control y tiempos de respuesta en la ejecución de procesos y

servicios, por tal razón las empresas privadas y diversas instituciones del estado

están tratando de buscar soluciones completas e integrales para cumplir con este

fin.

1.2 EL OBJETO DE LA INVESTIGACION.

Realizar el estudio de factibilidad para la creación de una empresa de

digitalización y administración de documentos para empresas del sector público y

privado en la ciudad de Quito.

1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

1.3.1 Planteamiento del Problema.

El presente trabajo pretende responder y aportar información a la sociedad

ecuatoriana en relación a la factibilidad de crear una empresa de digitalización y

la administración de documentos en la ciudad de Quito, para brindar sus servicios

a empresas públicas y privadas determinando claramente los beneficios que esta

tecnología brindará en favor de las empresas y los usuarios internos y externos

de las mismas.

3

1.3.2 Formulación del Problema.

¿Qué efecto tiene la digitalización y administración de los documentos así como

la generación de formatos electrónicos en la productividad de las empresas?

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION.

1.4.1 Objetivo General.

Dar a conocer de manera concreta los diversos servicios que se ofertan de las

soluciones de Digitalización y Administración de documentos para empresas del

sector público y privado en la ciudad de Quito a través de la creación de una

empresa de digitalización.

1.4.2 Objetivos Específicos.

a) Dar a conocer en qué consiste el proceso de digitalización documental y su

beneficio en el ámbito empresarial.

b) Realizar una investigación de mercado para determinar el grado de

aceptación que tendría la prestación de servicios de digitalización para

empresas públicas o privadas en la ciudad de Quito.

c) Establecer un mercado objetivo para la comercialización de los productos

en la ciudad de Quito.

d) Desarrollar estrategias de comercialización de los productos y servicios de

digitalización.

e) Elaborar la imagen corporativa de la empresa en estudio para su

posicionamiento en el mercado.

f) Realizar un estudio técnico que permita conocer de manera precisa y

objetiva los recursos necesarios para la implementación del proyecto.

g) Analizar las fuentes de inversión, ingresos y gastos del proyecto.

h) Realizar la evaluación financiera del proyecto para determinar su

viabilidad.

1.5 JUSTIFICACIÓN:

1.5.1 Justificación Teórica:

En los entornos de trabajo un alto porcentaje de la información se maneja a

través de documentos impresos como son: oficios, memorándums, facturas,

proformas, informes, índices de gestión, impresión de correos electrónicos entre

otros, el adecuado acceso a esta información de una manera ágil y eficiente se

4

vuelve caótico con tanta documentación, obtener una respuesta a un

requerimiento dado por un cliente interno o externo puede tomar varias horas o

inclusive días hasta conseguir el documento físicamente, esto se reflejará

negativamente en el desempeño y productividad de los colaboradores de una

organización así como en sus índices de calidad de satisfacción al cliente.

El gestor documental es una herramienta tecnológica que brinda una solución a

este problema ya que permite estructurar la misma con documentos de

diferentes formatos digitales colocándolos en una sola base de datos documental

o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda recurrir a su contenido

de una manera más fácil y oportuna con una reducción considerable de tiempos.

La digitalización de documentos es el proceso de convertir una imagen,

texto, grafos impresos en papel a una imagen que puede ser reconocida en su

totalidad por un computador, preservar la memoria física del documento, para

ser consultado a la mayor brevedad posible.

El papel digital da la posibilidad de acceder a los documentos en cualquier

momento y desde cualquier lugar, elimina el continuo deterioro del papel, genera

mayor seguridad sobre los documentos originales evitando pérdidas involuntarias,

pueden ser utilizados por varios usuarios simultáneamente con el acceso de un

sencillo clic.

En el mercado global se puede encontrar diferentes opciones de sistemas de

gestión documental: básicos como los que realizan un registro manual de la

correspondencia que entra y sale, como alternativas más completas que

manejan no sólo la documentación administrativa, sino que además controlan

los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan

información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan

con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y

permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información desde

cualquier lugar.

5

En la ciudad de Quito existen grandes grupos empresariales del sector privado

como Arca, Farcomed, Banco del Pichincha que manejan con éxito gestores

documentales, reflejándose en la satisfacción del cliente interno y externo por sus

bajos tiempos de respuesta a solicitudes realizadas.

En el sector público de igual manera toda Secretaría, Subsecretaría o Ministerio

utilizan el Quipux como gestor documental.

A través de este estudio lo que se pretende es conocer y evaluar las

probabilidades de éxito al generar la empresa de Digitalización de documentos

dirigiéndome a un potencial mercado de la ciudad de Quito con servicios de

calidad y a precios competitivos.

1.5.2 Justificación Práctica.

Por medio del uso de la digitalización de documentos y el manejo del papel digital

se puede optimizar los procesos mediante los siguientes beneficios:

Evita el deterioro o rotura de documentos originales.

No hay riesgo de robo o destrucción de documentos.

Los documentos originales pueden encontrarse bajo resguardo.

Se pueden consultar desde diferentes puntos geográficos.

El acceso a un mismo documento puede ser de manera simultánea.

Se evita el costo y el tiempo de búsqueda y traslado de documentación.

No ocupan lugar físico en las áreas de trabajo.

Se pueden imprimir como fiel copia de la original.

Agiliza los procesos de aprobación de documentos con el uso de sellos y

firmas digitales, quedando registrado la hora, fecha y usuario que da trámite en

una etapa del proceso.

Permite cuantificar los tiempos de ejecución de los procesos.

La información se mantiene consolidada en un solo repositorio documental.

6

Permite acceder a la documentación las 24 horas los 365 días del año

Se pueden generar varios reportes de acuerdo a la necesidad de cada

usuario.

1.5.3 Justificación Relevancia Social.

La digitalización de documentos tiene su base fundamentada no solo en mejorar

la eficiencia en los procesos empresariales, sino en las consecuencias directas

de la misma, es decir:

Generación de nuevos puestos de trabajo.

Disminución de tiempos de espera para los usuarios o clientes internos o

externos de un servicio.

Disminución del uso de papel lo cual contrasta directamente con el uso de

la tecnología a favor del planeta.

Disminución del uso de: energía, agentes químicos, medios físicos,

tecnológicos y espacio para el archivo, preservación y custodia de nuevos

documentos.

1.6 IDEA A DEFENDER.

1.6.1 Variable Independiente:

“La factibilidad de la creación de una empresa de digitalización”.

1.6.2 Variable Dependiente:

Existen dos principalmente:

El nivel de venta y

La rentabilidad que se desea obtener por el servicio.

7

CAPÍTULO II

2. MARCO REFERENCIAL.

2.1 MARCO TEORICO.

En la nueva era digital el uso de herramientas y plataformas electrónicas ha ido

evolucionando, es así que para el almacenamiento de la información en la

década de los cincuentas existían las tarjetas perforadas, las cintas magnéticas

en los sesentas, en los setentas y ochentas los disquetes, en los noventas el

disco compacto o más conocido como CD y en el dos mil el uso de memorias

USB (Universal Serial Bus), disco duro portátil, nubes de información.

Todas estas herramientas han permitido tener mayor agilidad y movimiento de la

información, dotando a los usuarios de versatilidad para su manejo y obtención.

Por estas ventajas y nuevas tecnologías existentes en nuestro país desde el año

2013 se han generado políticas que permiten normalizar el proceso de transferir

los datos físicos a archivos digitales, su resguardo y administración por medio de

El Director Nacional de Registro y Datos Públicos (DINARDAP) con Resolución

NO. 020-NG-DINARDAP-2013.

A continuación se transcribe algunos artículos de la Norma de Digitalización que

resultan aportantes para el conocimiento de la digitalización.

“ Art 1.- La presente Norma tiene por objeto la protección integral y

optimización de la guarda de los datos asentados en archivos, registros y

documentos físicos, los mismos que pudieran ser alterados o modificados de

alguna forma; prevaleciendo la veracidad, autenticidad y debida conservación y

custodia de los registros. El proceso de digitalización, no solo debe responder a la

protección de los documentos físicos evitando que el documento sea falso,

impreciso o incompleto, si no que deberá utilizarse medios de almacenamiento

digital de la información, garantizando el resguardo de la información y su

recuperación.”

“Art.5.- Se establece que los medios de almacenamiento digital a utilizar

deberán:

8

a. Garantizar el resguardo de la información digital y su recuperación

b. Prever mecanismo automáticos que permitan detectar constantemente

cualquier alteración sobre el documento digital, y,

c. Definir un formato de lectura que s perdurable en el tiempo y que obedezca a

un estándar abierto.”

“Art. 15.- Beneficio de digitalizar: Proporcionar accesibilidad y explotación

de información, reduciendo los costos y tiempo, optimizando los recursos,

reducción del traslado de papel y evitar la manipulación indebida de la

documentación”.

Precauciones previa a la digitalización

“Art. 16.- Se debe identificar la posible necesidad de un tratamiento previo

de los documentos originales antes de escanearlos”.

“Art. 17.- Se deberá llevar a cabo tratamientos básicos de conservación

previos, usar atriles para los volúmenes encuadernados, y rutinas para controlar

la luz y otras condiciones ambientales durante el escaneo”.

“Art. 18.- Cuando los riesgos de daño de los documentos originales sean

altos y los documentos tengan un valor especial o estén en malas condiciones, se

podrá escanear a partir de ficheros intermedios de microfilm y no a partir de los

documentos originales, si se dispone de dichos microfilms”.

“Art. 19.- Finalizado el proceso de digitalización se tiene que tomar en

cuenta que:

a. El hecho de que se haya creado una copia ciertamento no es suficiente para

justificar la eliminación del documento original.

b. Las imágenes digitales deben tener una autenticidad garantizada.

c. Los documentos digitalizados deben formar parte de un plan de preservación”.

Categorización de documentos, previo a la digitalización

“Art. 20.- Identificación de la documentación a digitalizar”.

9

“Art. 21.- Las tareas a realizar en la fase de identificación de la

documentación a digitalizar son:

a. Elaborar un inventario de los documentos a ser digitalizados.

b. Detallar todas sus epecificaciones (número de fojas útiles, sus particularidades,

estado, etc.).

c. En la digitalización de los documentos que forman parte de un libro o una serie,

decidir si todos los documentos se van a digitalizar o no.

d. Finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitaliza, copia auténtica o

compulsa.

e. Identificar el soporte del docuemento a digitalizar (tipo de papel, tamaño

estándar: A4, A3…).

f. Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales

del Archivo Digital.

g. Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios

como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso de los mismos.”

2.2 MARCO CONCEPTUAL.

Digitalizar: Es el proceso de convertir en digital información de origen análoga.

Información Análoga: Es la información presente en una: fotografía, imagen,

rúbrica o texto escrito a máquina o a mano.

Información Digital: Es la información análoga procesada para ser entendida

por un computador, es decir convertido en lenguaje de 0 y 1 la cual

posteriormente puede ser editada.

Imagen Digital: Son fotografías electrónicas tomadas de una escena o

escaneadas de documentos - imágenes, manuscritos, textos impresos e

ilustraciones.

10

Archivo Digital.- Consiste en una unidad de datos o información almacenada

con criterios de archivo que puede ser utilizada por aplicaciones de la

computadora.

Compresión: Herramienta que permite reducir el tamaño del archivo de una

imagen o documento para su posterior almacenamiento y uso.

O.C.R.: Optical Character Recognition – (Reconocimiento Óptico de Caracteres)

de permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una

computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas

textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya

digitalizado.

I.C.R.: Intelligent Character Recognition, (Reconocimiento Inteligente de

Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR,

escritura manuscrita.

P.D.F. Portable Document Format – (Formato de Documento Portátil) Formato

de almacenamiento para documentos digitales.

Escáner: Dispositivo electrónico que permite obtener imágenes, señales o

información de una fuente física, con el propósito de convertirla a código digital y

leerla y hacer uso de ella para diversos fines. Existen varios tipos de equipos

dependiendo la necesidad, estos son de baja, media y alta producción

Administración de documentos: Un Sistema de Administración de

Documentos, controla el período de vida de un documento dentro de una

empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y

cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro

de la empresa. Implica el control total de la información.

Gestión Documental Digital: Manera de sustituir los documentos en papel con

archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos

de una empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y

conocimientos empresariales valiosos.

DocuWare: Software de Gestión Documental Digital.

11

Copia Digitalizada: Es la copia electrónica de documentos originales en papel,

en la que no se garantiza su autenticidad.

Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los

documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Se puede utilizar hojas separadas

que se generan por cada documento y que contiene los datos significativos del

mismo, de manera visual y a su vez codificados.

Mercado: En economía, son cualquier conjunto de transacciones o acuerdos de

intercambio de bienes o servicios entre individuos o asociaciones de individuos.

El mercado es, también, el ambiente social (o virtual) que propicia las condiciones

para el intercambio.

Organización: Las organizaciones son estructuras sociales creadas para lograr

metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento

humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas interrelaciones que

cumplen funciones especializadas.

Eficiencia.- La eficiencia es lograr los objetivos o metas usando recursos sin

desperdicio de los mismos.

Eficacia.- Es el grado en el que se logran o consiguen metas y objetivos.

Calidad.- Es el grado que tiene las características de un bien o servicio para la

satisfacción de las necesidades y exigencias del consumidor.

Foja.- Carilla simple de una hoja de papel.

2.3 ANALISIS PEST.

Por medio del análisis PEST se realiza un estudio del Macroentorno externo es decir elementos sobre los cuales no se tiene ninguna influencia pero que son relevantes para la creación de valor de las estrategias.

2.3.1 Análisis del Macroentorno

Explora los diferentes escenarios analizando aquellos que le permitan obtener

ventajas y beneficios así como los que puedan perjudicarlo en el desarrollo del

proyecto ya sea en el presente o en el futuro.

El análisis externo comprende el estudio de oportunidades y amenazas.

12

Oportunidades “Son aquellas situaciones que se presentan en el entorno de la

empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos organizacionales”

(Rodríguez, 2005).

Amenazas “Son aquellas situaciones que se presentan en el medio ambiente de

las empresas y que podrían afectar negativamente las posibilidades de logro de

los objetivos organizacionales” (Rodríguez, 2005)

En el estudio del proyecto se analizará aspectos del entorno Político,

Económico, Social, Tecnológico, Ambiental y Legal.

2.3.1.1 Entorno Político

El Ecuador es un país democrático conformado por cinco poderes estatales, el

Poder Ejecutivo ejercido por el Economista Rafael Correa desde el año 2007, el

Poder Legislativo a cargo de la Asamblea Nacional de la Republica, el Poder

Judicial por medio de La Corte Nacional de Justicia, el Poder Ciudadano está

conformado por El Consejo de Participación Social y Control Ciudadano y el

Poder Electoral.

El país ha mantenido una estabilidad gubernamental por nueve años con el

mandato de su actual presidente Economista Rafael Correa Delgado, y una gran

coyuntura entre los diversos podres del estado que están manejados por el

partido de gobierno Alianza País.

En la actualidad las políticas y normativas existentes en cuanto a Tasas de

Importaciones, Salvaguardas de productos, Impuestos sobre la salida de

capitales e incremento de impuestos, implementados por el Gobierno Nacional

resultan perjudiciales para el giro del negocio, pues la gran parte de sus

componentes y partes son de producción internacional siendo estas castigadas

con altas tasas de impuestos, estas medidas restrictivas no

2.3.1.2 Entorno Económico

El país atraviesa una situación económica compleja debido a varios factores que

han ocasionado una disminución de los flujos de efectivo del presupuesto

general del estado. La caída del precio del petróleo, la ejecución de mega obras

gubernamentales y la actual crisis natural producida por un terremoto de 7.8

13

grados de magnitud en las provincias de Manabí y Esmeraldas ha generado que

se dé prioridad a la reactivación económica de la zona afectada desviando

recursos económicos para cumplir este propósito.

A consecuencia del terremoto muchas edificaciones públicas y privadas fueron

destruidas, generando pérdidas no solo económica sino también de información,

la cual representa una oportunidad para la generación de la empresa tema del

presente estudio.

Inflación

De acuerdo a datos obtenidos del Banco Central del Ecuador la inflación anual en

marzo del 2016 fue del 2.32%.

Mientras que la inflación mensual fue de 0.14%.

Tabla 1 Inflación anual de Ecuador.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Banco Central del Ecuador.

PERIODO %

MARZO 2010 3.35

MARZO 2011 3.57

MARZO 2012 6.12

MARZO 2013 3.01

MARZO 2014 3.11

MARZO 2015 3.76

MARZO 2016 2.32

INFLACION ANUAL DEL ECUADOR

14

Gráfico 1 Inflación anual del Ecuador

Elaborado por: María José Escandón.

Fuente: Banco Central del Ecuador.

El país presenta una desaceleración de la inflación la misma que se puede

atribuir a causas como la falta de liquidez ya que un el 5.7% de la población se

encuentra desempleada, 17% subempleada y un 25.4% en situación de pobreza

conforme lo indica el Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos lo cual

disminuye la capacidad de compra y por consecuencia una menor demanda de

los consumidores.

Otro factor son las restricciones de importaciones lo que ha ocasionado el

encarecimiento de varios productos en el mercado.

Crecimiento del PIB

De información obtenida del Banco Mundial Entre 2006 y 2014, el crecimiento del

PIB promedió un 4,6%, debido a un fuerte impulso alimentado por los altos

precios del petróleo y por importantes flujos de financiamiento externo. Este

impulso involucró mayor gasto social e importantes inversiones, particularmente

en los sectores de energía y transporte.

Sin embargo, los logros de la última década están en riesgo debido a la

desaceleración económica que experimenta el país como consecuencia de la

reducción del precio del petróleo desde fines de 2014, el difícil acceso a nuevas

fuentes de financiamiento y la apreciación del dólar.

15

Tasas de interés.

La tasa de interés (expresada en porcentajes) representa un balance entre el

riesgo y la posible ganancia es decir la oportunidad de la utilización de una

cantidad de dinero dada una situación y un tiempo establecido. El Banco Central

del Ecuador es el encargado de fijar un piso y un techo para la misma.

a) Tasa de interés activa

Es que reciben los intermediarios financieros de los demandantes por los

préstamos otorgados de acuerdo con las condiciones de mercado y las

disposiciones del Banco Central.

b) Tasa de interés pasiva

Es el porcentaje que paga una institución financiera a los oferentes por los

dineros captados.

Tabla 2 Tasa de interés activa en el Ecuador.


PERIODO %

MARZO 2010 9.21

MARZO 2011 8.65

MARZO 2012 8.17

MARZO 2013 8.17

MARZO 2014 8.17

MARZO 2015 7.31

MARZO 2016 8.89

TASA DE INTERES ACTIVA

16

Gráfico 2 Tasa de interés activa en el Ecuador.



Tabla 3 Tasa de interés en el Ecuador.



PERIODO %

MARZO 2010 4.87

MARZO 2011 4.51

MARZO 2012 4.53

MARZO 2013 4.53

MARZO 2014 4.53

MARZO 2015 5.322

MARZO 2016 5.47

TASA DE INTERES PASIVA

17

Gráfico 3 Tasa de interés en el Ecuador.


Como se puede observar existe relativa estabilidad en la tasa de interés pasiva

entre los años 2010 y 2014, existiendo un incremento en los años 2015 y el

primer trimestre del 2016, esto se debe a la situación económica que atraviesa el

país lo que ha ocasionado una reducción del poder adquisitivo de la población y

por ende su capacidad d ahorro.

En el ámbito económico existen varias opciones de crédito por parte de las

entidades financieras a las que se podría aplicar con tasas de interés que

resultan atractivas al momento de realizar una inversión para capital de trabajo.

18

Tabla 4 Tasa de Interés.


c) Crédito Pyme

Este crédito está dirigido a pequeñas y medianas empresas para el

financiamiento de:

Capital de trabajo.

Compra de Activos fijos.

2.3.1.3 Entorno Social

El dinamismo de las comunicaciones y la era digital han generado nuevas

tendencias en las personas al obtener cualquier tipo de información de manera

inmediata en su ámbito personal, familiar y profesional. La responsabilidad social

implica el compromiso de una empresa de ocuparse de su papel en la sociedad

como productora, empleadora, vendedora, cliente y miembro de la ciudadanía de

manera responsable y más allá de las exigencias legales estipuladas. De ahí que

las empresas deben buscar alcanzar un equilibrio entre los imperativos

económicos, medioambientales y sociales a través de prácticas eficaces de

responsabilidad social haciendo uso de la tecnología y sus aplicaciones para

Tasa Activa Efectiva

Referencial Tasa Activa Efectiva Máxima

para el segmento: para el segmento:

Productivo Corporativo 8.97 Productivo Corporativo 9.33

Productivo Empresarial 10.17 Productivo Empresarial 10.21

Productivo PYMES 11.63 Productivo PYMES 11.83

Comercial Ordinario 9.65 Comercial Ordinario 11.83

Comercial Prioritario

Corporativo8.89 Comercial Prioritario Corporativo 9.33

Comercial Prioritario

Empresarial10.09 Comercial Prioritario Empresarial 10.21

Comercial Prioritario PYMES 11.09 Comercial Prioritario PYMES 11.83

Consumo Ordinario 16.81 Consumo Ordinario* 17.3

Consumo Prioritario 16.71 Consumo Prioritario ** 17.3

Educativo 9.3 Educativo ** 9.5

Inmobiliario 10.91 Inmobiliario 11.33

Tasas Referenciales Tasas Máximas

% anual % anual

TASAS DE INTERES

MAYO 2016

19

responder a las expectativas, reclamos e influencias de las partes implicadas y

así sostener el valor de los accionistas.

Con la implementación del servicio que la empresa ofrecería se puede satisfacer

esta necesidad de la población en cuanto a eficiencia y versatilidad al acceso de

la información.

2.3.1.4 Entorno Tecnológico

Las tecnologías de la información y comunicación están transformando el mundo

físico con un mundo virtual. Lo cual implica cambios en todos los ámbitos de la

actividad humana, en la competitividad, el empleo, en los procesos

administrativos y en general en la vida cotidiana. El tiempo y las distancias se ven

reducidos y no existen fronteras.

El internet se relaciona de manera directa al manejar el espacio en donde la

tecnología se desenvuelve. El internet nos ofrece una nueva economía que se

fundamenta en lo digital. Los productores y proveedores de bienes y servicios

logran tener una nueva dinámica de conexión con el consumidor/usuario, de

acceso fácil y rápido. La apertura de nuevos mercados crea un rápido crecimiento

sobre el uso de herramientas informáticas, por lo cual resulta indiscutible la

intervención de empresas en mercados digitales como nuevos canales de ventas.

Tabla 5 Consumo de internet en la población del Ecuador.


Fuente: Superintendencia de Telecomunicaciones

Año 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Internet Fijo 24.77% 27.60% 38.33% 43.62% 49.44% 67.74%

Internet Movil 2.35% 10.48% 22.15% 26.66% 30.79% 34.97%

CONSUMO DE INTERNET EN LA POBLACION

Usuarios por cada 100 habitantes

20

Gráfico 4 Uso de internet en la población del Ecuador.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Superintendencia de Telecomunicaciones

2.3.1.5 Entorno Medioambiental

El papel es un material cotidiano que de una u otra manera todos utilizamos. Pero

para producirlo se necesitan grandes cantidades de celulosa por lo que se deben

talar millones de árboles para poder empezar a fabricar el papel materia

indispensable en nuestra labor diaria.

La industria papelera por lo general es altamente contaminante y provoca

muchos impactos negativos en el medio ambiente y en la salud de la población

cercana a las mismas, como consecuencia de la contaminación del aire con cloro,

compuestos de azufres, dioxinas, entre otros.

Datos de interés:

Un oficinista promedio imprime unas 10 mil hojas al año, siendo que un

árbol sirve para producir 16 resmas de papel.

115 mil millones de hojas de papel utilizan anualmente en oficinas a nivel

mundial.

El consumo anual promedio de papel es de 48kg por persona, a nivel

mundial.

El servicio que se ofertará influirá como solución directamente sobre los

problemas antes descritos.

21

2.3.1.6 Entorno Legal

En el Ecuador la digitalización de documentos y la automatización de procesos

por medio del uso de las tecnologías de la información y comunicación se ven

legalmente establecidos mediante decreto ejecutivo número 1014. En el decreto

ejecutivo antes mencionado establece la disposición de acoplar al gobierno y sus

dependencias el uso de las tecnologías de la información y comunicación, el día

10 de abril del 2008. Como considerando se establece la creación de la

subsecretaria de tecnologías de la información, la cual es dependiente

directamente de la secretaria general de la administración. En este decreto - ley

se establecen normas legales que permiten la implementación de la tecnología en

sus funciones estatales como una política pública la cual responde a la

redistribución y utilización de software libre dentro de toda la administración

pública.

Referente a la interconectividad la ley de registro del sistema nacional de datos

públicos establece: “Art. 24.- Interconexión.- Para la debida aplicación del sistema

de control cruzado nacional, los registros y bases de datos deberán

obligatoriamente interconectarse buscando la simplificación de procesos y el

debido control de la información de las instituciones competentes.

El sistema de control cruzado implica un conjunto de elementos técnicos e

informáticos, integrados e interdependientes, que interactúan y se

retroalimentan.”

2.4 FUERZAS DE PORTER.

El modelo de las Cinco Fuerzas de Michael Porter es una herramienta de análisis

del microentorno se refieren a las fuerzas cercanas a la empresa que afectan a

su capacidad para ofertar a sus clientes y obtener un beneficio.

2.4.1 Rivalidad entre competidores existentes.

En la actualidad existen en el mercado de la Ciudad de Quito empresas que

brindan el servicio de digitalización y custodia de documentos, centrándose

básicamente en disminuir la carga física que representa la documentación, varias

de estas compañías no han desarrollado el servicio de manejo de la información

por las altos costos del software que implican, pero nadie ha considerado la

opción de establecer una infraestructura para ofrecer esta importante

22

herramienta por medio de la prestación de un servicio por el cual se considera

que la creación de una empresa que administre y gestione la información digital

resultaría innovadora y con un gran mercado potencial por trabajar.

2.4.2 Amenaza de productos y servicios sustitutos

Dentro del mercado tecnológico un producto sustituto vendría hacer los CRM

(Customer Relationship Management / Gestión de Relación con los Clientes) que

desarrollan software de acuerdo a los requerimientos de los clientes

considerando que para la ejecución de los mismos se debe pasar por un largo

proceso de desarrollo, pruebas e implementación con costos muy altos en

tiempo, inversión y recurso humano.

2.4.3 Amenaza de los nuevos competidores

Analizando esta fuerza se puede determinar que una barrera existente es en

cierto modo la inversión de capital que debe realizarse para poder establecer un

lugar de acción.

2.4.4 Poder de negociación de los proveedores

Al ser el presente proyecto de implementación una empresa de servicio

tecnológico el principal producto es el software de gestión el mismo que se

obtiene a través de un Partner directo de la marca que cuenta con representación

en la Ciudad de Quito y Guayaquil logrando beneficiarse de ventajas como mejor

precio, soporte técnico de fábrica y garantía local del producto.

2.4.5 Poder de negociación de los clientes

La gran demanda de información y la agilidad con la que esta debe ser procesada

dentro de las organizaciones es una necesidad latente por parte de los clientes

que debe ser cubierta de manera segura, ágil y eficiente.

23

2.4.6 Matriz de evaluación Externa.

Tabla 6 Matriz de evaluación Externa.

MEFE

Producto: Servicio de digitalización de documentos.

Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado

OPORTUNIDADES

Crecimiento del consumo del producto. 0.2 3 0.6

Crecimiento constante de la industria. 0.2 2 0.4

Nuevas tecnologías. 0.1 3 0.3

Desarrollo de tecnología de alta producción 0.1 3 0.3

AMENAZAS

Competidores con años de servicio. 0.2 2 0.4

Recesión económica en el país. 0.1 2 0.2

Aumento de compañías internacionales. 0.1 1 0.1

TOTAL 1 2.3

MEFE

Producto: Software de Gestión Documental.


OPORTUNIDADES



AMENAZAS




TOTAL 1 2.6

MEFE

Producto: Venta de equipos - Scanner.


OPORTUNIDADES



Nuevas tecnologías. 0.2 3 0.6

AMENAZAS




TOTAL 1 2.6

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.

24

2.4.7 Matriz de evaluación Interna.

Tabla 7 Matriz de evaluación interna.

MEFI Producto:

Servicio de digitalización de documentos.


FORTALEZAS

Excelente servicio al cliente. 0.1 3 0.3

Conocimiento del producto. 0.2 3 0.6

Bajo porcentaje de rechazo. 0.1 2 0.2

Uso de tecnología eficiente. 0.1 1 0.1

Bajo costo de producción. 0.15 3 0.45

Alta calidad de producto. 0.1 2 0.2

DEBILIDADES

Falta de control de asesores comerciales. 0.1 1 0.1

No se actualiza los sistemas de información. 0.1 1 0.1

Empresa nueva. 0.05 1 0.05

TOTAL 1 2.1

MEFI Producto:



FORTALEZAS




DEBILIDADES

Altos tiempos de configuración. 0.2 3 0.6

Falta retroalimentación de información 0.1 1 0.1


TOTAL 1 2.8

MEFI Producto:



FORTALEZAS




Uso de tecnología eficiente. 0.2 2 0.4

Alta calidad de producto. 0.1 3 0.3

DEBILIDADES

Falta de control de asesores comerciales. 0.1 2 0.2

No se actualiza los sistemas de información. 0.1 2 0.2


TOTAL 1 2.2


Fuente: Investigación.

25

Cuadro de resultados Matriz de Evaluación Interna y Externa.

Tabla 8 Matriz de evaluación interna y externa.

MEFI MEFE

Servicio de digitalización de documentos. 2.1 2.3

Software de Gestión Documental. 2.8 2.6

Venta de equipos - Scanner. 2.2 2.6


Fuente: Investigación.

Gráfico 5 Matriz de evaluación interna y externa


Gráfico 6 Resultados matriz de evaluación.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: http://es.slideshare.net/marypol/matriz-interna-externa.

2.1, 2.3

2.8, 2.6 2.2, 2.6

1

2

3

4

1234

Eval

uac

ion

Ext

ern

a

Evaluacion Interna Servicio de digitalización de documentos.

Software de Gestión Documental.

Venta de equipos - Scanner.

http://es.slideshare.net/marypol/matriz-interna-externa

26

Gráfico 7 Cuadrantes de matriz de evaluación.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: http://es.slideshare.net/marypol/matriz-interna-externa.

http://es.slideshare.net/marypol/matriz-interna-externa

27

2.4.8 Diagrama Causa y Efecto.

Gráfico 8 Diagrama Causa Efecto


28

CAPÍTULO III

3 ESTUDIO DE MERCADO

3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION DE MERCADO.

3.1.1 Objetivo General

Conocer los requerimientos del mercado respecto al uso de plataformas

informáticas para el manejo de la documentación física en el Distrito

Metropolitano de Quito, con la aplicación de una encuesta que permita recolectar

información relevante del mercado, demanda, oferta y demanda insatisfecha,

para determinar la viabilidad de ejecución del proyecto.

3.1.2 Objetivos Específicos:

Ejecutar una investigación de campo, con la aplicación de técnicas que

permitan un levantamiento de datos ágiles y reales, como la encuesta y

entrevista.

Investigar a los posibles clientes y competidores, para conocer si existe

demanda insatisfecha en la comercialización del producto.

Determinar el mercado meta para la ejecución del presente proyecto.

Identificar y analizar a la competencia existente en el mercado.

Conocer las necesidades de los consumidores para establecer los productos

y servicios del proyecto en estudio.

3.2 TIPOS DE INVESTIGACION REALIZADA.

3.2.1 Investigación Exploratoria.

Tomada como el primer acercamiento sobre un tema o problema poco estudiado,

en el presente caso servirá como fuente exploratoria para poder conocer el actual

manejo de la documentación e información de las compañías públicas y privadas

de la ciudad de Quito.

3.2.2 Investigación Descriptiva.

Tipo de investigación que describe de modo sistemático las características de

una población, situación o área de interés.

29

Recoge los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la

información de manera cuidadosa y luego analiza minuciosamente los resultados,

a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.

Por medio de esta investigación se quiere examinar las características del

problema planteado además de servir como apoyo para la selección y

elaboración de técnicas necesarias para recolectar los datos para la consecución

del proyecto.

3.2.3 Investigación de Campo.

Este tipo de investigación es también conocida como investigación in situ ya que

se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello permite

el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos con más

seguridad y podrá soportarse en diseños exploratorios.

3.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN.

3.3.1 Fuentes Secundarias:

Son aquellas que ya existen, están elaboradas y publicadas. Para el presente

estudio se ha tomado en cuenta las siguientes fuentes investigativas:

Superintendencia de Compañías

Servicio de Rentas Internas

Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

Municipio de Quito

Ecuador en Cifras

Internet

Secretaria de Territorio Municipio de Quito

Textos.

Tesis

Monografías

3.3.2 Fuentes Primarias:

Es la obtenida de forma específica para el problema de investigación que trata de

resolverse debido a que la información necesaria no ha sido recopilada

anteriormente por nadie o bien, no se tiene acceso a la misma.

30

En el caso del estudio de factibilidad se obtendrá la información por medio de la

aplicación de una encuesta con la finalidad de obtener datos sobre el manejo

actual de la documentación física en las empresas y el manejo de la misma, que

percepción puede tener sobre el servicio que se desea ofertar, así como la

aplicación de la entrevista para las personas encargadas del área administrativa,

contable y de sistemas para poder valorar sus requerimientos y necesidades.

3.4 IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL MERCADO.

Para iniciar este capítulo se presenta una definición básica y sencilla sobre el

mercado el cual se puede definir como lo indica Kotler&Amstrong (2008):

“Un mercado es el conjunto de todos los compradores reales y potenciales de un

producto. Estos compradores comparten una necesidad o deseo determinados

que se pueden satisfacer mediante relaciones de intercambio” (p.42).

En consideración a lo anteriormente indicado, el capítulo del presente estudio

está enfocado en determinar esas necesidades y requerimientos del mercado,

con la finalidad de poder adaptar el servicio o producto para beneficio mutuo,

cliente-proveedor.

3.4.1 Segmentación del Mercado

La segmentación del mercado se ha realizado de acuerdo a las siguientes

fuentes de información proporcionadas por El Instituto Nacional de Estadística y

Censos (INEC), conjuntamente con la Secretaría Nacional de Planificación y

Desarrollo (SENPLADES) en el Directorio de Empresas y Establecimientos

(DIEE). Este Directorio toma como fuente las empresas que durante el año 2012

no cerraron formalmente sus puertas, registraron ventas en el Servicio de Rentas

Internas (SRI) y/o mantuvieron uno o más trabajadores afiliados en el Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). Se incluye en el universo a las

microempresas pertenecientes al Régimen Impositivo Simplificado Ecuatoriano

(RISE).

No se considera años recientes pues esta es la publicación más actualizada, pero

que sirve como referencia para la segmentación de mercado.

31

3.4.1.1 Segmentación Geográfica

Permite tener una visión global sobre el número de empresas existentes en cada

una de las provincias del Ecuador, con la finalidad de obtener datos claros y

precisos que sirvan de sustento para la toma de decisiones con respecto al

segmento de mercado al que se pretende brindar el servicio.

Del portal de información del Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos INEC

del Directorio de Empresas y Establecimientos 2014 que es la versión más

actualizada se han extraído los siguientes datos referentes al número de

empresas constituidas y activas dentro del territorio nacional.

Tabla 9 Número de empresas a nivel Nacional.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: INEC - Directorio de Empresas y Establecimientos 2014

PROVINCIA NRO. EMPRESAS % TOTAL

TOTAL 843,644 100.0%

PICHINCHA 201,629 23.9%

GUAYAS 159,937 19.0%

MANABÍ 69,611 8.3%

AZUAY 49,026 5.8%

TUNGURAHUA 43,036 5.1%

EL ORO 41,643 4.9%

LOS RÍOS 29,291 3.5%

LOJA 28,629 3.4%

CHIMBORAZO 28,471 3.4%

IMBABURA 27,288 3.2%

COTOPAXI 25,798 3.1%

SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 22,545 2.7%

ESMERALDAS 18,173 2.2%

CAÑAR 15,579 1.8%

BOLÍVAR 11,763 1.4%

SANTA ELENA 11,298 1.3%

CARCHI 10,649 1.3%

SUCUMBÍOS 9,659 1.1%

ORELLANA 7,910 0.9%

ZAMORA CHINCHIPE 7,821 0.9%

NAPO 7,480 0.9%

MORONA SANTIAGO 6,963 0.8%

PASTAZA 6,572 0.8%

GALÁPAGOS 2,872 0.3%

ZONA NO DELIMITADA 1 0.0%

NÚMERO DE EMPRESAS POR PROVINCIA Y PARTICIPACIÓN NACIONAL, AÑO 2014

MICROS, PEQUEÑAS, MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS

32

En la Provincia de Pichincha de acuerdo a la información obtenida por el Instituto

Nacional de Estadísticas y Censos se incluye en el número total de empresas las

siguientes clasificaciones con su respectivo porcentaje de aportación al total

general:

Régimen Simplificado RISE 16.4 %

Personas Naturales no obligadas a llevar contabilidad 29.7%

Persona Natural Obligada a Llevar Contabilidad 24.8 %

Sociedad con fines de lucro 37.7 %

Sociedad sin fines de lucro 32.9%

Empresa Pública 16.5%

En el caso del proyecto analizado se excluirá a las personas de Régimen

Simplificado RISE y las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad

pues estas clasificaciones dadas por el Servicio de Rentas Internas están dadas

para personas que manejan negocios con un valor mínimo de facturación anual

de USD 60.000 dólares en el caso del RISE es decir negocios pequeños.

Excluyendo los valores antes indicados se pude contar con una población de

empresas en el mercado de la Provincia de Pichincha de 120.977 empresas con

un 19% de participación del total nacional lo que convierte a Quito en una ciudad

económicamente atractiva.

3.5 MERCADO OBJETIVO Y MERCADO META.

3.5.1 Mercado Objetivo

El mercado objetivo de la empresa serán las compañías que conforme a la

estratificación de ventas dada por la Comunidad Andina de Naciones que las

categoriza de acuerdo a sus valores de ventas anuales realizadas, estas serán la

Pequeña empresa, Mediana empresa “A”, Mediana empresa “B” y Grande

empresa, pues se considera que puede existir en los mismos un manejo

considerable de documentación.

33

Tabla 10 Estratificación de ventas anuales


Tabla 11 Porcentaje de empresas en Pichincha de acuerdo a su tamaño.


3.5.2 Mercado Meta

El mercado meta para el presente proyecto serán la empresas, organizaciones,

fundaciones, entidades educativas, financieras o cualquier tipo de sociedad que

maneje un flujo de documentación dentro de sus estructuras tanto a nivel público

como privado.

De acuerdo a la encuesta realizada las fuentes indicaron que podrían requerir del

servicio de digitalización con una periodicidad promedio de dos veces por año.

3.6 ANÁLISIS DE LA DEMANDA.

Para lograr determinar la demanda del presente proyecto se ha evaluado los

resultados de la encuesta empleada en donde se puede palpar el deseo de la

Clasificación de las empresas Volúmenes de ventas anuales Personal ocupado

Micro empresa Menor a 100.000 1 A 9

Pequeña empresa De 100.001 a 1´000.000 10 A 49

Mediana empresa "A" De 1´000.001 a 2´000.000 50 A 99

Mediana empresa "B" De 2´000.001 a 5´000.000 100 A 199

Grande empresa De 5´000.001 en adelante 200 en adelante

PROVINCIAMICRO

EMPRESA

PEQUEÑA

EMPRESA

MEDIANA

EMPRESA "A"

MEDIANA

EMPRESA "B"

GRANDE

EMPRESA

TOTAL 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%

PICHINCHA 23.1% 30.2% 32.1% 33.4% 37.7%

PORCENTAJE DE EMPRESAS SEGÚN TAMAÑO Y POR PROVINCIA AÑO 2014

MICROS, PEQUEÑAS, MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS

34

población por tener acceso al servicio de digitalización y gestión documental.

Adicional de acuerdo a la información proporcionada el Instituto Ecuatoriano

Nacional de Estadísticas y Censos existían en pichincha 120.977 empresas

activas al año 2014 que podrían ser futuros clientes tanto a nivel público como

privado.

3.6.1 Proyección de la demanda.

Para realizar la proyección de la demanda se tomará en cuenta el 3.99% del

crecimiento de las empresas dato investigado en los años 2013 y 2014 de

acuerdo a la fuente del Directorio Empresarial del Instituto Ecuatoriano de

Estadísticas y Censos.

Se ha considerado el 75% del total de empresas públicas y privadas como

posibles clientes dado el grado de aceptación de la encuesta ejecutada.

Tabla 12 Demanda de producto.


3.6.2 Cálculo de la Demanda para la Capacidad Instalada

El análisis de la capacidad instalada y productiva se lo realiza en base al servicio

de digitalización de documentos ya que la venta de software de gestión

documental y escáner son bienes que no requieren de un espacio físico de

embodegaje o recursos adicionales que impliquen gastos para el proyecto. Con

los datos obtenidos de la investigación se puede determinar que 90.732

empresas públicas y privadas serían los posibles clientes con un número

promedio mensual de 996’165.048 documentos procesados.

Año

No. de

Empresas en

Quito

Posibles

clientes

Demanda

Actual

2016 120,977.00 90,732.75 181,465.50

2017 125,803.98 94,352.99 188,705.97

2018 130,823.56 98,117.67 196,235.34

2019 136,043.42 102,032.57 204,065.13

2020 141,471.55 106,103.67 212,207.33

2021 147,116.27 110,337.20 220,674.40

Demanda del Producto

35

La capacidad instalada del proyecto permite digitalizar 600.000 hojas al mes

como se puede verificar en el capítulo cinco de este estudio, esto corresponde a

un 0.06% de la demanda insatisfecha.

3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO.

El universo abarca todas las empresas públicas y privadas que se encuentran

registradas dentro de la Ciudad de Quito Distrito Metropolitano en donde se

comercializará su portafolio de productos y servicios.

3.7.1 Población Y Muestra

Para obtener la muestra representativa, sobre la cual se basará la investigación,

será el método aleatorio simple que consiste en que cada elemento de la

población tiene la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar dicha

muestra.

Para determinar el número de encuestas a realizar, se utiliza la siguiente fórmula:

N*σ2*Z2 η= -------------------------

(N-1)*e2+ σ2*Z2

Dónde:

η = el tamaño de la muestra.

Ν = tamaño de la población.

σ = Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene

su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.

Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si

no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza

Equivale a 1,96 o en relación al 99% de confianza.

e = Límite aceptable de error muestral que para este caso se usará un 0.05 para

el 5% de error.

N = 120.977

36

σ = 0,5

Z = 1,96

e = 0,05

η = 383 empresas a encuestar.

Total de empresas públicas y privadas a encuestar 383

3.8 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA

INFORMACIÓN UTILIZADA.

La técnica utilizada para la investigación fue la cuantitativa que busca la

generalización de los resultados del universo a través de la muestra establecida

dentro de unos márgenes de confianza y error, las herramientas de apoyo

utilizadas fueron la encuesta, la observación directa y la entrevista.

Las preguntas utilizadas en la encuesta fueron de tipo cerradas.

Con la finalidad de conocer la percepción que tendrá la población frente a la

presentación de sus productos de Digitalización y Administración de Documentos,

se aplicó la siguiente encuesta.

3.8.1 Formato de la Encuesta.

ENCUESTA PARA MEDIR EL PORCENTAJE DE ACEPTACIÓN QUE TENDRÍA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS PÚBLICAS Y PRIVADAS EN LA CIUDAD DE QUITO.

Fecha: _______________________ Nombre: _______________________ Cargo: __________________ Empresa: _______________________ Sector de la Empresa: _________________________

PREGUNTAS:

1. Actualmente su empresa como maneja la documentación existente?

ARCHIVADORES FISICOS ARCHIVO DIGITAL

2. Conoce qué es la documentación digital?

SI NO

3. Qué cantidad de documentación procesa su empresa mensualmente?

37

o Hasta 5.000 documentos

o De 10.000 a 20.000 documentos

o Más de 20.000 documentos.

4. Estaría interesado en obtener su información de manera rápida, ágil y eficiente reduciendo costos?

SI NO

5. Cuenta su empresa con algún Software o empresa que le permita obtener sus documentos de manera digital?

SI NO

Cual _______________________________________

6. Estaría interesado en adquirir un servicio Digitalización y de Administración de documentos?

SI NO

7. De los siguientes enunciados, indique las razones por las cuales Usted usaría este servicio, siendo 1 el de mayor importancia y 4 el de menor importancia.

o Rapidez en la información o Seguridad de los documentos o Reducción de Costos o Agilidad en los procesos

8. Si tuviera que invertir en este servicio, cuál sería la opción más idónea de acuerdo a sus necesidades para Administrar la Documentación Digital?

o Comprar los equipos

o Contratar los servicios

9. Con que frecuencia digitalizaría su documentación?

o Mensual

o Semestral

o Anual

Gracias por su tiempo y colaboración.

3.8.2 Procesamiento de Datos

Del total de la población encuestada en la ciudad del Distrito Metropolitano de

Quito, se pudo recabar la siguiente información:

38

Gráfico 9 Sectorización de la encuesta realizada.


Fuente: Investigación

Tabla 13 Sectorización de la encuesta realizada.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación

Para la sectorización se ha considerado la siguiente distribución Geográfica con

la finalidad de poder determinar la zona de la ciudad que resulte más atractiva

para los fines de comercialización y ubicación de la empresa.

Sector Norte abarca desde Calderón hasta la Av. Colón.

Sector Centro Norte cubre desde la Av. Colón hasta la Calle Rocafuerte.

Sector Sur desde la Calle Rocafuerte hasta el Terminal Quitumbe.

Sector Valles contempla los Valles de San Rafael, Cumbayá y Tumbaco.

SECTOR TOTAL PORCENTAJE

Norte 98 26%

Centro

Norte163 42%

Valles 57 15%

TOTAL 383 100%

Sur 65 17%

39

Como se puede observar en la tabla No. 13 la mayor cantidad de empresas se

encuentra distribuida en la zona Centro Norte con un número de 163 empresas

correspondientes al 42% del total de la muestra, esto se debe a que en la zona se

establecen la mayor parte de entidades gubernamentales, zona bancaria y gran

cantidad de empresas privadas.

El sector Centro Norte se puede verificar que ocupa el segundo lugar de nuestra

encuesta con el 26% lo que corresponde a 98 empresas de las 383 analizadas,

convirtiéndolo en un sector igualmente atractivo pues en él se encuentran

empresas industriales que por su tamaño el flujo de documentación es relevante.

El sector Sur de la ciudad con un 17% ocupa el tercer lugar y en cuarto puesto

está el sector de los Valles con un 15%.

Gráfico 10 Encuesta pregunta 1


Tabla 14 Encuesta pregunta 1



1. ¿Actualmente su

empresa como maneja la

documentación existente?

TOTAL PORCENTAJE

Archivadores Físicos 315 82%

Archivos Digitales 68 18%

TOTAL 383 100%

40

Los datos obtenidos en la pregunta uno permite observar que a nivel empresarial

se mantiene un porcentaje alto del 82% correspondiente a 315 encuestados que

manejan su documentación de manera física y apenas el 18% o sea 68

empresas lo hace de manera digital, considerando dentro de este porcentaje la

facturación electrónica a la cual algunas empresas se encuentran obligados a

emitir sus comprobantes de venta de esta manera.







En un gran porcentaje la población encuestada muestra conocimiento sobre la

documentación digital, pues es asociado directamente con la normativa

establecida por medio del Servicio de Rentas Internas sobre la facturación digital.

Esto resulta favorable pues al tener conocimiento del producto, será menos

complejo ofrecer su servicio.

2. ¿Conoce qué es la

documentación digital?TOTAL PORCENTAJE

SI 302 79%

NO 81 21%

TOTAL 383 100%

41







La cantidad de documentación procesada es muy importante para la

investigación pues permite dar una idea del requerimiento de producción del

servicio y posterior fijar metas de ventas de acuerdo a las cantidades de

documentos que podrían ser digitalizados.

3. ¿Qué cantidad de

documentación se procesa en

su empresa mensualmente?

TOTAL PORCENTAJE

Hasta 10.000 95 24%

Entre 10.000 y 20.000 175 46%

Más de 20.000 113 30%

TOTAL 383 100%

42






Este cuadro permite visualizar con claridad el deseo de la población encuestada

por obtener su información de manera diferente a la que actualmente disponen,

esto es un 87% correspondiente a 317 empresas que les gustaría reducir sus

tiempos de procesamiento interno, ser más eficientes y reducir costos para su

organización.

4. Estaría interesado en obtener su

información de manera rápida, ágil

y eficiente reduciendo costos?

TOTAL PORCENTAJE

Si 317 87%

No 66 13%

TOTAL 383 100%

43





Los encuestados en su mayoría el 80% no disponen de un software que les

permita obtener sus documentos de manera digital o de alguna empresa que les

provea este servicio pues no conocen del producto ni quien lo comercializa.

Apenas el 20% de los encuestados o sea 78 empresas manejan sus documentos

con un software de gestión documental.

5. ¿Cuenta su empresa con

algún Software o empresa que le

permita obtener sus documentos

de manera digital?

TOTAL PORCENTAJE

Si 78 20%

No 305 80%

TOTAL 383 100%

44



Tabla 19 Encuesta pregunta 6.


El interés de la población analizada por disponer de un servicio de Administración

de Digitalización de Documentos es del 79% esto es 301 empresas lo que

demuestra que existe un mercado interesado en el producto o servicio que se

desea comercializar.

Del 21% observado corresponde un 10% a las empresas que ya disponen de

este servicio y un 11% que prefieren mantener su manera de archivo y trabajo

actual.

6. Estaría interesado en adquirir un

servicio Digitalización y de

Administraciónde Documentos?

TOTAL PORCENTAJE

Si 301 79%

No 82 21%

TOTAL 383 100%

45



Tabla 20 Encuesta pregunta 7.


De acuerdo a la información procesada en el cuadro No. XX se puede observar

que las razones que los encuestados consideran importantes para utilizar el

servicio son la rapidez en la información con un 32% pues para ellos es valioso el

hecho se ser más eficientes y productivos. En segundo lugar con un 26% la

seguridad de los documentos ya que respaldan su información que es de vital

importancia para el giro de sus negocios, en tercer lugar la agilidad de los

procesos con un 20% y como último la reducción de costos.

7. De los siguientes enunciados,

indique las razones por las cuales Usted

usaría este servicio, siendo 1 el de

mayor importancia y 4 el de menor?

TOTAL PORCENTAJE

Rapidez en la información 124 32%

Seguridad de los documentos 98 26%

Reducción de Costos 84 22%

Agilidad en los procesos 77 20%

TOTAL 383 100%

46

Analizando los datos se puede determinar que la mayoría de empresas

encuestadas ven en este servicio la opción para mejorar su productividad, ser

más competitivos con herramientas que les permita mejorar sus tiempos de

respuesta a nivel interno y externo.





La mayoría de empresas de la muestra realizada contempla en un 61% que

preferiría dejar la administración de sus documentos a un tercero, esto debido a

los que ellos consideran costos de inversión inicial y pues les resulta atractivo

pagar por un valor mensual, semestral o anual que les permita gozar de estos

beneficios para sus empresas.

8. ¿Si tuviera que invertir en este

servicio, cuál sería la opción más idónea

de acuerdo a sus necesidades.

TOTAL PORCENTAJE

Compar los equipos 148 39%

Contratar el servicio 235 61%

TOTAL 246 100%

47

El 39% restante de la muestra les gustaría contar con infraestructura propia por el

tamaño de su negocio y sus diferentes sucursales a nivel nacional.





De la población encuestada las empresas ven como una opción a considerar el

hecho de poder realizar la digitalización de sus documentos de manera

semestral, esto implica requerir de los servicios de una empresa por dos veces al

año.

Un 35% indica que lo realizaría de manera mensual y un 5% una sola vez en el

año. Estos parámetros servirán de sustento al momento de tomar una decisión

con lo que respecta a la adquisición de equipos y mano de obra para la

producción, así como de referencia para la proyección de ventas.

9. ¿Con que frecuencia digitalizaría

su documentación.TOTAL PORCENTAJE

Mensual 133 35%

Semestral 229 60%

Anual 21 5%

TOTAL 383 100%

48

3.9 MARKETING MIX

3.9.1 Producto

Los productos con los cuales se piensa satisfacer al mercado potencial serían los

que a continuación se describen:

o Digitalización de Documentos: Servicio de conversión de documentos

físicos a archivos digitales.

El servicio constara de la digitalización de los documentos impresos según

establezca la necesidad del cliente en una calidad de digitalización diferenciada

entre texto y gráfico correspondiente este parámetro a su resolución, se indexara

cada documento hasta con cuatro parámetros de búsqueda y se resguardara en

archivos y carpetas previamente definidos con el cliente, el producto final se

entregara en medio magnético (DVD, Flash Memory, Disco duro externo, Disco

duro interno, Unidades de Tape Backup) correctamente identificado.

Gráfico 19 Memoria Flash


o Software de Gestión y Administración de Información: Venta del

software e implementación tecnológica de la plataforma.

El software de administración documental a ser comercializado es de la marca

DOCUWARE y posee varios tipos de licenciamientos basados en el porte y

estructura organizacional de la empresa, posterior a ser dimensionado

adecuadamente se realiza la instalación en las dependencias y sobre la

infraestructura de sistemas establecidas por el cliente y una vez concluida esta

configuración el personal especializado de la compañía brindará las

capacitaciones al personal: administrador, operador y usuarios del sistema,

49

finalmente el cliente puede acceder a los siguientes beneficios que brinda el

sistema:

Archivador central para todos los documentos.

Acceso inmediato de la información desde cualquier lugar.

Búsqueda rápida de documentos mediante indexación.

Manejo de documentos compartidos.

Reducción de espacio de almacenamiento.

Optimización y transparencia de procesos mediante flujos de trabajo.

Resguardo de la información.

Ubicación remota y usuarios móviles.

El producto se entrega grabado en un DVD donde se resguardan los instaladores

y manual de usuario, adicional se entrega la licencia de uso impreso con la

identificación del producto adquirido y nombre del cliente de registro y una llave

de hardware de seguridad.

Gráfico 20 DocuWare


o Comercialización de Equipos de Digitalización: Venta de Escáner.

Venta de escáner de alta producción marca KODAK, cuenta con un año de

garantía limitada contra defectos de fabricación, soporte técnico calificado y

capacitación para los usuarios del equipo, el producto se entrega en su caja y

embalaje de origen, manuales impresos, CD de controladores y software de

digitalización, cables de conexión de datos y potencia.

50

Gráfico 21 Escaner KODAK


Beneficios

Mayor eficiencia y productividad

Si actualiza el sistema de archivado en papel a una solución digital, los

empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo

de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar

documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar

decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.

Reducción de costes de archivado de documentos y material

La creación y el archivado de documentos en papel tienen un costo elevado

considerando que por lo menos los documentos serán fotocopiados para otras

dependencias por lo menos dos veces. Mantener espacios físicos en cada

departamento y personal que se encargue de su manejo y custodia resulta un

gasto innecesario para las compañías. El cambio a un sistema de gestión

documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias,

impresión, envíos y personal.

En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a una tasa

anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen.

51

Seguridad de datos fiable y cumplimiento normativo automatizado

Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información

confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento

de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los

procesos de gestión de registros financieros y retención.

Actualmente, hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización llegan a

perderse o extraviarse.

Continuidad empresarial

Además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aún en

caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente

sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para

recuperación en casos de desastre.

Datos confirmar que 7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3

semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.

Proporcionar acceso y transparencia

El uso de un método coherente y un archivador central para guardar todos los

documentos mejora en gran medida el acceso a la información empresarial

importante, lo cual aumenta la eficacia de casi todos los procesos.

Optimizar la colaboración con documentos compartidos

La gestión documental digital permite a los empleados leer, compartir y modificar

el mismo documento sin la confusión que ocasiona crear varias versiones

Crear una infraestructura coherente de gestión documental

Un archivador central de documentos se integra a la perfección con las

aplicaciones ya implantadas en la empresa, por ejemplo el correo electrónico, la

contabilidad, y plataformas de planificación de recursos empresariales y gestión

de relaciones con clientes. De esta manera, las operaciones se simplifican.

3.9.2 Precio

El precio del producto en el mercado variará dependiendo del tipo de producto

que se adquiera.

52

Digitalización de Documentos: Precio promedio en el mercado para una

hoja de formato A4 es de USD 0.10.

Variables que se considera para la determinación del precio.

Transporte.

Depreciación del equipo.

Personal digitalizador.

Costos directos e indirectos de operación.

Tabla 23 Costos para servicio de digitalización.


Software de Gestión y Administración de información: Este precio

establece un único pago por la adquisición del software, instalación y

capacitación sobre el manejo del mismo.

La administración del mismo queda bajo responsabilidad del cliente.

Variables que se consideran para la determinación del precio.

PRODUCTO DIGITALIZACION

Detalle Valor

Medio magnetico 0.0004

Servicios 0.0007

Mano de obra directa 0.0072

Mano de obra indirecta 0.0063

Comision 0.0050

Suministros 0.0013

Movilizacion 0.0005

Depreciaciones 0.0048

Total 0.0261

Rentabilidad 74%P.V.P POR FOJA

DIGITALIZADA $ 0.10

53

o Adquisición de software

o Personal de sistemas que se encargará de la instalación del software en los

equipos de propiedad del cliente, así como de las configuraciones necesarias

para una óptima operación y comunicación.

o Personal de Sistemas para la capacitación e inducción a los usuarios.

o Costos directos e indirectos de operación.

Tabla 24 Precios de software de gestión documental.

PRODUCTO PRECIO

o Software BUSINESS Server

Para empresas pequeñas

USD $ 5.636.32

o Software PROFESIONAL Server.

Para empresa Medianas

USD $ 15.376.22


Tabla 25 Costo para software de gestión documental Business.


Detalle Valor

Costo Software Basico 3,800.00

Servicios 13.59



Comision 280.00

Papeleria y Comercializacion 6.97

Depresiacion 24.00

Movilizacion 15.00

Total 4,227.24

Rentabilidad 25%

P.V.P SOFTWARE BASIC 5,636.32$

54

Tabla 26 Costos para software de gestión documental profesional.


Comercialización de Equipos: Ofrece venta de scanner de alta producción.

Variables que se consideran para la determinación del precio.

Costo de Equipo.

Transporte.

Personal de Sistemas para la capacitación e inducción a los usuarios.

Costos directos e indirectos de comercialización.

Tabla 27 Precios de software de gestión documental.

PRODUCTO PRECIO

Scanner de Alta producción KODAK I2900 USD $ 3,647.53


PRODUCTOSOFTWARE

PROFESIONAL

Detalle Valor

Costo software Profesional 10,590.00

Servicios 13.59



Comision 782.14


Movilizacion 20.00

Depresiacion 32.00

Total 11,532.16

Rentabilidad 25%

P.V.P SOFTWARE PROFESIONAL 15,376.22$

55

Tabla 28 Costos para venta de escáner.


3.9.3 Plaza

El canal de distribución principal del servicio es el medio digital e internet, ya que

la entrega de los documentos procesados para el cliente se proporcionará por

medio del sistema de organización documental que estará disponible en internet.

El producto final que el cliente recibe es el documento digitalizado.

La ubicación de la empresa sería en la Av. 12 de Octubre N21-155 y Vicente

Ramón Roca, Edificio Mariana de Jesús piso 8 oficina 804, punto estratégico

para un desplazamiento hacia la zona norte o centro en donde existe mayor

concentración de empresas de acuerdo a los estudios realizados.

PRODUCTOVENTA DE

SCANNER

Detalle Valor

Costo del scaner 2,500.00

Servicios 13.59



Comision 182.45


Movilizacion 10.00

Total 2,845.07

Rentabilidad 22%

P.V.P SCANNER ALTA

PRODUCCION3,647.53$

56

Gráfico 22 Ubicación de la empresa.


3.9.4 Promoción

Implica la utilización de diversas técnicas de comunicación que sirve para

informar al mercado y persuadirlo respecto a los productos y servicios que se

ofertan.

En la actualidad la mayoría de pymes maneja la promoción de sus productos o

servicios a través de herramientas de difusión masiva y gratuita o que impliquen

un gasto mínimo, como son el uso de redes sociales.

De acuerdo a información obtenida de la tesis del Lic. Tomás H. Rodríguez C.

MSc. de la Universidad Católica de Guayaquil sobre un estudio realizado del

uso e impacto de las redes sociales en las estrategias de marketing de las pymes

publicado en el año 2013 en la que menciona lo siguiente:

¨La comunicación que las empresas tengan con su mercado meta-objetivo

puede lograrse, alcanzando los objetivos corporativos. Un eje transversal para la

gestión de las redes sociales es la aprehensión, por parte de las organizaciones

57

de, de estilos comunicacionales basados en “escuchas activas” de sus públicos.

Redes como twitter y facebook permiten que los públicos tengan un contacto más

cercano con la empresa, de tal forma que puedan expresar sus inconformidades

y lo que esperan de ésta, sin necesidad de trasladarse de lugar. La respuesta

inmediata que puede el consumidor recibir de la empresa, logra no solo fidelizar

al cliente, sino también brindar a la clientela la seguridad de que está siendo

escuchado activamente.

WSI Novamen Soluciones, consultores certificados en Negocios en Internet,

destacan […] “tienen el potencial para atraer y mantener la atención de un cierto

grupo demográfico”. Muestra que la utilización de las Redes Sociales conlleva:

Publicidad Accesible: No hay necesidad de un gran presupuesto para llevar

a cabo una estrategia con Redes Sociales.

Naturaleza Viral: Los usuarios pueden compartir fácilmente sus mensajes

con el simple clic de un botón.

Mejorar la Marca: A través de los medios de las Redes Sociales se puede

construir y mejorar su reputación online.

Construir Credibilidad: el usuario genera mayor credibilidad a través de las

Redes Sociales que la publicidad tradicional.

Aumentar el Tráfico: Una estrategia social bien planificada de Redes

Sociales atrae más tráfico a su sitio web.

Clientes Comprometidos: Puede conectarse con sus clientes respondiendo

a sus comentarios en tiempo real”. (WSI Novamen Soluciones, 2010, 1).

Si la empresa desea mejorar sus canales de comunicación hacia sus clientes, el

gestionado uso de redes sociales es un proceso acorde a los requerimientos de

una sociedad moderna, en permanente cambio, y con altas exigencias.]¨

La estrategia utilizada para la promoción de ventas será de Empuje para la

ejecución se considerará al personal del área comercial como principal fuente de

captación de clientes.

58

3.9.4.1 Ventas Personales:

Ejecutada por personal de la empresa encargado de la comercialización de los

productos y servicios, estos se encargarán de la búsqueda o prospección de

clientes ya sea en frio o por medio de referidos. Es importante que el asesor

comercial al momento de realizar una visita a un posible cliente pueda tomar

contacto con una persona que ejerza poder de decisión sobre la adquisición del

servicio, que el ejecutivo comercial tenga la capacidad de comunicación y

conocimiento del producto que le permita explicar todos los beneficios y ventajas

de la digitalización así como responder a las objeciones e inquietudes que se

generen por parte del cliente potencial, durante el proceso de venta pueden

realizarse varias visitas hasta llegar a un cierre de la negociación.

3.9.4.2 Marketing Directo:

A través del uso de la comunicación telefónica por medio del manejo de una

base de datos empresarial que será entregada a cada asesor comercial el cual

deberá tomar contacto telefónico con la finalidad de hacer llegar información de la

empresa ya sea por medio digital a través de un correo electrónico o de la

promoción de la página web de la empresa.

3.9.4.3 Promoción de Ventas:

Como estrategia de comercialización para los clientes de digitalización de

documentos se incluirá en el medio magnético entregado un número de licencia

de antivirus promocional por 90 días que el cliente podrá descargarlo de internet.

3.9.4.4 Publicidad:

El manejo de la publicidad se lo realizará a través de la página web de la

empresa y por medio de redes sociales, Facebook, Twitter, Instagram y YouTube

con videos informativos de los productos y servicios así como los casos de éxito

que se vayan adquiriendo.

Como imagen corporativa se trabajará con la siguiente papelería:

59

Grafico 23 Tarjeta de presentación.


Grafico 24 Hoja membretada.


60

Grafico 25 Carpeta empresarial.


Material Publicitario:

Gráfico 26 Material Publicitario


61

La entrega de la documentación digitalizada se realizará en memorias flash de 8

gigas de almacenamiento.

Gráfico 27 Material Publicitario Memory Flash


Y para mayor capacidad de resguardo de información se considera discos duros

externos de 1 tera byte

Gráfico 28 Material Publicitario Disco Duro


3.9.4.5 Relaciones Públicas

Para que las empresas se vayan familiarizando con estos nuevos sistemas de

gestión documental, se dará consultorías gratuitas y exposiciones generales en

las cuales los clientes puedan identificar sus procesos y ver cómo les puede

beneficiar.

62

Participación de charlas gratuitas en diversos colegios profesionales de la ciudad

de Quito como por ejemplo el Colegio de Contadores de Pichincha, Colegio de

Médicos, Colegio de Abogados de Pichincha, Cámara de Comercio de Quito,

entre otros sectores de interés para el negocio.

3.10 PRINCIPALES HALLAZGOS DE LA INVESTIGACION.

Una vez tabulados y analizados los resultados de la encuesta practicada a la

muestra seleccionada de empresas en la ciudad de Quito, se puede llegar a las

siguientes conclusiones:

El 87% de la población encuestada maneja su documentación de manera

tradicional, esto es por medio de archivos físicos, lo que representa un alto

porcentaje de posibles clientes para el servicio de digitalización.

Casi en igual porcentaje es decir un 86% de la muestra considera importante

acceder a su documentación de manera ágil y oportuna, este podría ser una

ventaja competitiva.

No existe mucho conocimiento en el mercado sobre el producto, se debe

trabajar con énfasis en la introducción del mismo.

La aceptación mayoritaria de la muestra trabajada permite dar luz verde a la

siguiente etapa para el estudio de creación de digitalización.

Verificación De La Hipótesis O Idea a Defender

Con los resultados obtenidos del estudio de investigación se verifica que

existe una necesidad que debe ser satisfecha con respecto al manejo y

administración de la información dentro de las organizaciones por lo cual

se continúa con el estudio de factibilidad para la creación de una empresa

de digitalización y administración documental en la ciudad de Quito.

63

3.11 ANÁLISIS FODA.

Gráfico 29 Análisis FODA



Fortalezas Asesoramiento y servicio

Personalizado.

Seguimiento y asistencia.

Tecnología.

Software desarrollado con más de 27 años de experiencia a nivel

internacional.

Sistema amigable con el usuario.

Requerimientos de instalación básicos.

Mejoramiento de la productividad.

Cuidado responsable y sustentable del medio ambiente

Oportunidades Normativa tributaria que

estable que los documentos se deben almacenar por un

periodo de 7 años.

Obligatoriedad por parte del Servicio de Rentas

Internas para realizar de manera progresiva la

facturación electrónica.

Reducida competencia.

Amenazas Resistencia al cambio.

Desconocimiento de la tecnología.

Desconfianza en el manejo de la información y

documentación.

Baja concientización en la sociedad sobre el cuidado

del medio ambiente

Debilidades Falta de recurso económico para

utilización de capital de trabajo.

No cuenta con una cartera de clientes.

Falta de personal.

64

Gráfico 30 Análisis FODA

FORTALEZAS

Asesoramiento y servicio

personalizado.

Seguimiento y asistencia

Tecnología

Software desarrollado con más

de 27 años de experiencia a

nivel internacional.

Requerimientos de instalación

básicos.

Mejoramiento de la

productividad.

Cuidado responsable y

sustentable del medio ambiente.

DEBILIDADES

Falta de recurso

económico para

capital de trabajo.

No contar con

una cartera de

clientes

Falta de personal

OPORTUNIDADES

Normativa tributaria

que establece que los

documentos se deben

almacenar por un

período de siete años.

Obligatoriedad por

parte del SRI para

realizar de manera

progresiva facturación

electrónica.

Reducida

competencia.

FO

Ofrecer una alternativa de

servicio que le permita al

usuario contar con su

información de manera ágil y

segura.

Resguardo y respaldo de la

información sin necesidad de

incrementar el espacio físico.

Aportar con el cuidado del

medio ambiente generando una

cultura de cuidado de los

recursos.

DO

Alternativas de

crédito para

capital de trabajo.

Amplio mercado

empresarial en la

ciudad con

reducidas

empresas que

brinden este

servicio.

AMENAZAS

Resistencia al cambio

Desconocimiento de la

tecnología.

Desconfianza en el

manejo de la

información y

documentación.

Baja concientización

de la sociedad sobre el

cuidado del medio

ambiente.

FA

Garantía y respaldo

internacional.

Soporte local 24/7

Manejo responsable y seguro de

la información y documentación

Software desarrollado con 27

años de trayectoria.

DA

Crecimiento

acelerado de

nuevas

tecnologías.

Generación de

acuerdos de

confidencialidad.


65

CAPITULO IV

4. ESTUDIO ECONÓMICO.

El estudio financiero refleja la factibilidad económica del proyecto, analizando las

inversiones, proyecciones de ingresos, gastos para su correspondiente análisis y

toma de decisiones.

4.1 INVERSIÓN.

Tiene relación directa con la información necesaria para poner en marcha el

proyecto, por lo tanto las inversiones determinan la cuantificación de todo aquello

que la empresa necesitará para su ejecución y generar el producto o servicio que

desea ofertar.

Tabla 29 Inversión Total


4.1.1 Inversión en Activos Fijos.

La inversión de activos fijos requeridos para la operatividad del proyecto en

estudio se lo detalla de manera general en la siguiente tabla.

Detalle Valor

Activo Fijo 26,257.75$

Activo Diferido 575.00$

Capital de Trabajo 94,547.21$

TOTAL 121,379.96$

INVERSION TOTAL

66

Tabla 30 Activos fijos equipos de computación.


Tabla 31 Muebles y Enseres.


No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total

1 Computador Portátil 9 800.00 7,200.00

2 Impresora Multifuncion 1 630.00 630.00

3 Impresora Matricial 1 375.00 375.00

4 Scanner de Alta Producción 3 2,500.00 7,500.00

5 Servidor 1 1,200.00 1,200.00

6 Routeador 2 200.00 400.00

7 Retroproyector 1 400.00 400.00

8 Software Administrativo-Contable 1 1,500.00 1,500.00

9 Antivirus 1 250.00 250.00

10 Impresora de Etiquetas 1 179.00 179.00

Total 19,634.00$

EQUIPOS DE COMPUTACION


1 Escritorio 8 175.00 1400.00

2 Mesa de Reuniones 1 150.00 150.00

3 Mesa de trabajo 1 80.00 80.00

4 Counter de recepcion 1 350.00 350.00

5 Sillas 23 45.00 1035.00

6 Sillon de Espera 2 170.00 340.00

7 Central Telefonica 1 600.00 600.00

8 Equipo Telefonico 9 20.00 180.00

9 Basureros 9 20.00 180.00

10 Papeleras 8 15.00 120.00

Total 4,435.00$

MUEBLES Y ENSERES

67

Tabla 32 Suministros de oficina.


4.1.2 Inversión Diferida.

En la inversión diferida se consideró los gastos de constitución como se indica en

el siguiente cuadro:


1 Sacagrapas 8 1.50 12.00

2 Grapadoras 6 10.00 60.00

3 Grapadora Industrial 3 15.00 45.00

4 Estilete 5 1.75 8.75

5 Tijeras 5 5.00 25.00

6 Blogs imprenta 28 16 448.00

7 Papelería imprenta 4000 0.0645 258.00

8 Pizarra de tiza liquida 2 75 150.00

9 Borrador de pizarra 2 0.5 1.00

10 Marcadores de tiza liquida 21 1 21.00

11 Esferos 36 0.25 9.00

12 Cuadernos 22 1.50 33.00

13 Hojas de Papel bond 6500 0.02 130.00

14 Etiquetas 1800 0.06 108.00

15 Cajas de Archivo Pasivo 800 1.00 800.00

16 Fundas Plasticas 800 0.04 32.00

17 Sellos 4 12.00 48.00

Total 2,188.75$

SUMINISTROS DE OFICINA

68

Tabla 33 Activo diferido.


4.1.3 Capital de Trabajo

El Capital de Trabajo constituye la inversión inicial de los recursos que el proyecto

requiere para funcionar distinto de la inversión inicial de activo fijo y diferido, es

decir los recursos que la empresa necesita para operar por un periodo

determinado. En el caso del presente estudio se lo ha realizado por tres meses.

Tabla 34 Capital de trabajo.



1 Pago Notaria 1 400.00 400.00

2 Registo de Escrituras Registro Mercantil 1 50.00 50.00

3 Registro de Nombramientos R.Mercantil 1 60.00 60.00

4 Patente 1 15.00 15.00

5 Imprevistos 1 50.00 50.00

Total 575.00$

ACTIVO DIFERIDO

Detalle Monto Anual

Costos de Producción

Materia Prima 223,980.00

Materiales Directos 1,619.40

Mano de Obra Directa 28,094.00

Mano de obra Indirecta 16,204.00

Servicios 1,968.60

Mantenimiento 350.16

Depreciacion 1,167.20

Gastos Administrativos 66,575.60

Gastos de Ventas 38,229.89

Total 378,188.85$

Total Mensual 31,515.74$

Total Capital de Trabajo por 3

meses94,547.21$

CAPITAL DE TRABAJO

69

4.2 FINANCIAMIENTO.

La estructura de las fuentes de financiamiento del proyecto estará dado por

recursos propios como aportación de los socios en un 57.67% y por un crédito

bancario correspondiente al 42.33%.

El crédito se ha calculado a una tasa de interés del 10.38% anual a 24 meses

plazo.

Tabla 35 Estado de fuentes y de usos.


Tabla 36 Tabla de amortización del préstamo.



Detalle Monto% Inversión

Total

Recursos

Propios% Crédito %

Activos Fijos 26,257.75 21.63 26,257.75 21.63 - -

Activos Diferidos 575.00 0.47 575.00 0.47 - -

Capital de Trabajo 94,547.21 77.89 43,167.25 35.56 51,379.96 42.33

Totales 121,379.96$ 100.00 70,000.00$ 57.67 51,379.96$ 42.33

Fuentes de Financiamiento

DATOS:

CAPITAL 51,379.96

TASA DE INTERES 10.38%

PLAZO 2 Años

PERIODICIDAD Trimestral

No. Saldo Capital Capital InterésSeguro de

Desgravamen

Valor de Cuota

Trimestral

0 51,379.96

1 51,379.96 5,899.81 1,238.96 41.04 7,179.81

2 45,480.15 6,042.08 1,096.69 36.33 7,175.10

3 39,438.07 6,187.77 951.00 31.50 7,170.28

4 33,250.30 6,336.98 801.79 26.56 7,165.33

5 26,913.31 6,489.79 648.98 21.50 7,160.27

6 20,423.52 6,646.29 492.49 16.31 7,155.09

7 13,777.23 6,806.55 332.22 11.01 7,149.78

8 6,970.68 6,970.68 168.09 5.57 7,144.34

TABLA DE AMORTIZACION DEL PRÉSTAMO

70

4.3 COSTOS E INGRESOS DEL PROYECTO.

4.3.1 Costos de Producción

Dentro de los costos de producción se ha considerado los rubros necesarios para

la adquisición, producción y comercialización del servicio de digitalización, venta

de scanner y software de gestión documental.

Tabla 37 Costos de producción.



La materia prima para el presente proyecto son los equipos de scanner y el

software documental.

Tabla 38 Materia Prima



Los materiales directos de producción son aquellos que son indispensables para

el proceso de digitalización, ya que en la venta de scanner y software no se

requiere material adicional alguno.

Detalle Monto

Materia Prima 223,980.00

Materiales Directos 1,619.40

Mano de Obra Directa 28,094.00

Mano de obra Indirecta 16,204.00

Servicios 1,968.60


Depreciacion 1,167.20

Total 273,383.36$

COSTOS DE PRODUCCION

Detalle Cantidad Monto Total

Scaners 72 2,500.00 180,000.00

Software Business 6 3,800.00 22,800.00

Software Profesional 2 10,590.00 21,180.00

Total 223,980.00$

MATERIA PRIMA

71

Tabla 39 Materiales directos.



El personal considerado como mano de obra directa en el proceso productivo

son el Auxiliar de Sistemas y los digitalizadores.

Tabla 40 Mano de obra directa.



Como mano de obra indirecta el Jefe del área de Sistemas pues es el encargado

de supervisar y controlar el proceso de producción.

Tabla 41 Mano de obra indirecta.


Detalle Cantidad Monto Total

Guantes de latex 144 0.05 7.20

Mascarilla desechable 144 0.05 7.20

Consumibles 6 260.00 1,560.00

Mandil 3 15.00 45.00

Total 1,619.40$

MATERIALES DIRECTOS

No. Cargo SueldoSueldo

Unificado

Décimo

Tercero

Décimo

Cuarto

Fondos

de

Reserva

Vacaciones

Aporte

Patronal

IESS

11.15%

Total

1 Auxiliar de Sistemas 800.00 800.00 66.67 30.50 66.67 33.33 92.00 1,089.17

2 Digitador 450.00 900.00 75.00 61.00 75.00 37.50 103.50 1,252.00

2,341.17$

28,094.00$

Total Mensual

Total Anual

MANO DE OBRA DIRECTA

No

.Cargo Sueldo

Decimo

Tercero

Decimo

Cuarto

Fondos de

ReservaVacaciones

Aporte

Patronal

IESS

11.15%

Total

1 Jefe de Sistemas 1,000.00 83.33 30.50 83.33 41.67 111.50 1,350.33

1,350.33$

16,204.00$

MANO DE OBRA INDIRECTA

Total Mensual

Total Anual

72

Con lo que respecta a los servicios básicos se ha estimado un porcentaje de

consumo de energía eléctrica, internet y telefonía celular de acuerdo al uso de

equipos de computación que se deben utilizar en esta área.

Tabla 42 Servicios básicos.


De acuerdo al monto de equipos de computación utilizados en el proceso

operativo, para el caso del proyecto en el área de sistemas concretamente se

establece un valor del 3% del monto ya que los mismos son nuevos y cuentan

con garantía de dos años.

Tabla 43 Mantenimiento de activos fijos.



El valor de la depreciación de los equipos de computación es el que se detalla en

el cuadro siguiente.

Tabla 44 Depreciaciones.



No. Detalle CantidadCosto

UnitarioCosto Total

1 Luz 12 24.05 288.60

2 Internet 12 100.00 1,200.00

3 Telefonía Celular 12 40.00 480.00

Total 1,968.60$

SERVICIOS BASICOS

Detalle Valor% de

MantenimientoValor Anual

Equipos de computación 11,672.00$ 3% 350.16

MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

% VIDA UTIL DEPREC. VALOR

VALOR AÑOS 1 2 3 4 5 ACUMULADA RESIDUAL

11,672 10% 10 1,167.20 1,167.20 1,167.20 1,167.20 1,167.20 5,836.00 5,836.00 Equipos de Computacion

DETALLE

73

4.3.2 Presupuestos Gastos de Administración

Dentro de los Gastos de Administración se incluyen los costos que permitan el

funcionamiento administrativo integral de la empresa en estudio.

Los ítems calculados son los siguientes:

Tabla 45 Gastos administrativos.



La mano de obra considerada es la que se estableció en el organigrama funcional

dentro del área administrativa.

Tabla 46 Mano de Obra.


Detalle Monto

Mano de Obra 57,838.00

Servicios Básicos 5,452.20

Suministros de Aseo 129.00

Limpieza 1,920.00


Amortizaciones 115.00


Total 66,575.60$

GASTOS DE ADMINISTRACION

No. Cargo SueldoDecimo

Tercero

Decimo

Cuarto

Fondos

de

Reserva

Vacaciones

Aporte

Patronal

IESS

11.15%

Total

1 Gerente General 1,500.00 125.00 30.50 125.00 62.50 172.50 2,015.50

2 Jefe Administrativo Contable 1,000.00 83.33 30.50 83.33 41.67 115.00 1,353.83

3 Auxiliar Contable 600.00 50.00 30.50 50.00 25.00 69.00 824.50

4 Auxiliar Administrativa 450.00 37.50 30.50 37.50 18.75 51.75 626.00

4,819.83$

57,838.00$

MANO DE OBRA

Total Mensual

Total Anual

74

Para el cálculo de servicios básicos se ha proyectado el uso de energía eléctrica

de los equipos de computación y de oficina conforme al uso de Kilovatios

utilizados al mes a un precio de USD 0.08 de dólar de acuerdo al precio

establecido por la Empresa Eléctrica Quito para los usuarios comerciales.




Los suministros de aseo para las instalaciones serán los siguientes.

Tabla 48 Suministro de aseo.


Para el aseo de la oficina se provee la contratación por servicios de una persona

que asista dos veces por semana.


1 Arriendo 12 250.00 3,000.00

2 Luz 12 19.35 232.20

3 Internet 12 80.00 960.00

4 Agua 12 60.00 720.00

5 Telefonía Fija 12 25.00 300.00

6 Telefonía Celular 12 20.00 240.00

Total 5,452.20$

SERVICIOS BASICOS


1 Escobas 2 3.00 6.00

2 Palas 2 1.50 3.00

3 Kits de limpieza 6 20.00 120.00

Total 129.00$

SUMINISTROS DE ASEO

75

Tabla 49 Limpieza



La depreciación y amortización del área Administrativa es la siguiente.

Tabla 50 Depreciación y Amortización.


El mantenimiento de activos fijos se detalla en el cuadro siguiente.




No Cargo Cantidad Costo Unitario Costo Total

1 Personal de Limpieza 1.00 160.00 160.00

Total Mensual 160.00$

Total Anual 1,920.00$

LIMPIEZA


DETALLE VALOR AÑOS 1 2 3 4 5 ACUMULADA RESIDUAL

- Equipos de Computacion 5,970 10% 10 597 597 597 597 597 2,985 2,985

- Muebles y Enseres 2,375 10% 10 238 238 238 238 238 1,188 1,188

- Equipos de Oficina 503 10% 10 50 50 50 50 50 251 251

8,848 885 885 885 885 885 4,424 4,424

AMORTIZACIONES

- Estudios de Constitución 525 20% 5 105 105 105 105 105 525 -

- Imprevistos 50 20% 5 10 10 10 10 10 50

575 115 115 115 115 115 575 -

9,423 4,999 4,424

TOTAL

TOTAL DEPRECIACIONES

TOTAL AMORTIZACIONES

Detalle Valor% de

MantenimientoValor Annual


Muebles y Enseres 2,375.00$ 2% 47.50

Equipos de Oficina 502.50$ 2% 10.05

Total 236.65$


76

4.3.3 Presupuestos de los Gastos de Venta

En este rubro se considera todos los gastos de comercialización, publicidad,

mano de obra directa, insumos y depreciaciones.

Tabla 52 Gastos de Ventas.


El departamento de Ventas tendrá a un Jefe Comercial y tres asesores que se

encargarán de la promoción y venta de los productos de la empresa.

Tabla 53 Mano de Obra.


El valor de servicios básicos de esta área es elevado referente a la telefonía fija y

celular ya que se considera esta como una herramienta de trabajo necesaria para

el cumplimiento de metas.

Detalle Monto

Sueldos 31,794.80

Servicios Básicos 2,862.00

Publicidad 3,150.00


Mantenimiento 87.09

Total 38,229.89$

GASTOS DE VENTAS

No. Cargo SueldoDecimo

Tercero

Decimo

Cuarto

Fondos de

ReservaVacaciones

Aporte

Patronal

IESS

11.15%

Total

1 Jefe Comercial 800.00 66.67 30.50 66.67 33.33 92.00 1,089.17

2 Asesor Comercial 1 370.00 30.83 30.50 30.83 15.42 42.55 520.13



2,649.57$

31,794.80$

MANO DE OBRA

Total Mensual

Total Anual

77




El material publicitario es el que se detalla:

Tabla 55 Material Publicitario.


Tabla 56 Depreciaciones.



1 Luz 12 8.50 102.00

2 Internet 12 20.00 240.00

3 Telefonía Fija 12 50.00 600.00

4 Telefonía Celular 12 160.00 1,920.00

Total 2,862.00$

SERVICIOS BASICOS

No. Cargo Cantidad Costo Unitario Costo Total

1 Elaboracion de Pag.Web 1 600.00 600.00

2 Dominio 1 150.00 150.00

3 Publicidad 12 200.00 2,400.00

Total 3,150.00$

MATERIAL PUBLICITARIO


DETALLE VALOR AÑOS 1 2 3 4 5 ACUMULADA RESIDUAL

Equipos de Computacion 1,992 10% 10 199 199 199 199 199 996 996

Muebles y Enseres 865 10% 10 87 87 87 87 87 433 433

Equipos de Oficina 502 10% 10 50 50 50 50 50 251 251

3,359 336 336 336 336 336 1,679 1,679 TOTAL DEPRECIACIONES

78




4.3.4 Presupuestos de los Gastos Financieros

En este rubro incluye el valor que se debe cancelar por concepto de intereses del

crédito bancario obtenido a un plazo de 24 meses con pagos trimestrales, a una

tasa efectiva del 10.38% anual.

Tabla 58 Intereses generados por el préstamo.



4.4 PROYECCIÓN DE LOS COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO.

Para la proyección de los costos y gastos se ha estimado una variable de

incremento del 10% considerando un alza de sueldos, mayor costo de insumos y

materiales, a continuación se presenta un resumen que proyecta los costos y

gastos para los primeros 5 años de operación.

Detalle Valor% de

MantenimientoValor Anual


Muebles y Enseres 865.00$ 2% 17.30

Equipos de Oficina 501.50$ 2% 10.03

Total 87.09$


Trimestre 1 1,238.96

Trimestre 2 1,096.69

Trimestre 3 951.00

Trimestre 4 80.79

Total Año 1 3,367.44

Trimestre 1 648.98

Trimestre 2 492.49

Trimestre 3 332.22

Trimestre 4 168.09

Total Año 2 1,641.78

Total General 5,009.22$

Tabla de Interés Prestamo

79

Tabla 59 Proyección de costos y gastos.


4.5 INGRESOS.

Es la planificación de la empresa en proyección al comportamiento en cinco años

del flujo del efectivo por concepto de las ventas, los ingresos son provenientes de

la comercialización y venta de los scanner, software y digitalización.

Los ingresos están dados por las operaciones que realizará la empresa, esto es

cuantificable en un período de tiempo, está relacionado directamente con el

volumen de ventas y la capacidad de producción.

1 2 3 4 5

Costos de Producción

Materia Prima 225,599.40$ 248,159.34$ 272,975.27$ 300,272.80$ 330,300.08$

Mano de Obra 44,298.00$ 48,727.80$ 53,600.58$ 58,960.64$ 64,856.70$

Costos Indirectos 3,485.96$ 3,834.56$ 4,218.01$ 4,639.81$ 5,103.79$

Total Costos de Producción 273,383.36$ 300,721.70$ 330,793.87$ 363,873.25$ 400,260.58$

Gastos Administrativos

Mano de Obra 57,838.00$ 63,621.80$ 69,983.98$ 76,982.38$ 84,680.62$

Gastos Generales 7,501.20$ 8,251.32$ 9,076.45$ 9,984.10$ 10,982.51$

Depreciaciones y Amortización 999.75$ 1,099.73$ 1,209.70$ 1,330.67$ 1,463.73$

Mantenimientos 236.65$ 260.32$ 286.35$ 314.98$ 346.48$

Total Gastos Administrativos 66,575.60$ 73,233.16$ 80,556.48$ 88,612.12$ 97,473.34$

Gastos de Ventas

Sueldos 31,794.80$ 34,974.28$ 38,471.71$ 42,318.88$ 46,550.77$

Gastos de Comercialización 6,435.09$ 7,078.60$ 7,786.46$ 8,565.10$ 9,421.62$

Total Gastos de Ventas 38,229.89$ 42,052.88$ 46,258.17$ 50,883.98$ 55,972.38$

Total 378,188.85$ 416,007.74$ 457,608.51$ 503,369.36$ 553,706.30$

AñosDETALLE

PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS

80

Tabla 60 Ingresos


4.6 ESTADOS FINANCIEROS.

4.6.1 Balance de Situación Inicial

Es un estado financiero que refleja la situación del patrimonio de una empresa,

está estructurado por cuentas del activo, pasivo y patrimonio.

AÑO 1

PERIODO UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTALES

SCANNERS UNIDAD 72 3,647.53 262,622

UNIDAD 6.00 5,636.32 33,818

UNIDAD 2.00 15,376.22 30,752

UNIDAD 1,500,000 0.10 150,000

TOTAL ANUAL 1,500,080 477,193

AÑO 2


SCANNERS UNIDAD 79.20 4,012.28 317,772.81

UNIDAD 6.60 6,199.95 40,919.68

UNIDAD 2.20 16,913.84 37,210.45

UNIDAD 1650000.00 0.11 181,500.00

TOTAL ANUAL 1,650,000 577,403

AÑO 3


SCANNERS UNIDAD 87.12 4,413.51 384,505.10

UNIDAD 7.26 6,819.95 49,512.82

UNIDAD 2.42 18,605.23 45,024.65

UNIDAD 1815000.00 0.12 219,615.00

TOTAL ANUAL 1,815,097 698,658

AÑO 4


SCANNERS UNIDAD 95.83 4,854.86 465,251.18

UNIDAD 7.99 7,501.94 59,910.51

UNIDAD 2.66 20,465.75 54,479.82

UNIDAD 1996500.00 0.13 265734.15

TOTAL ANUAL 1,996,606 845,376

AÑO 5


SCANNERS UNIDAD 105.42 5,340.35 562,953.92

UNIDAD 8.78 8,252.14 72,491.71

UNIDAD 2.93 22,512.32 65,920.59

UNIDAD 2196150.00 0.15 321,538.32

TOTAL ANUAL 2,196,267 1,022,904.55

DIGITALIZACION

SOFTWARE BUSSINES SERVER

SOFTWARE PROFESSIONAL SERVER

DIGITALIZACION

AÑO 5



DIGITALIZACION

AÑO 3



DIGITALIZACION

AÑO 4



DIGITALIZACION

AÑO 2



AÑO 1

81

Tabla 61 Estado de situación inicial.


4.6.2 Estado de Pérdidas y Ganancias

Por medio de este estado se determina si al final del ejercicio contable de cada

año en el caso del presente proyecto arroja pérdida o ganancia para la empresa.

Tabla 62 Estado de pérdidas y ganancias.


Activo Corriente Pasivo a largo plazo

Caja Bancos 94,547.21 Préstamo por pagar 51,379.96

Activo Fijo Total Pasivo 51,379.96

Equipos de Computación 19,634.00

Muebles y enseres 4,435.00 PATRIMONIO

Equipos de Oficina 2,188.75 Capital Social 70,000.00

Activo Diferido

Gastos de Constitución 525.00

Imprevistos 50.00

Total Activos 121,379.96 Total Pasivo + Patrimonio 121,379.96

ACTIVO PASIVO

ESTADO DE SITUACION INICIAL

Concepto Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Ingresos 477,192.52 577,402.95 698,657.57 845,375.66 1,022,904.55

Costo de Producción 273,383.36 300,721.70 330,793.87 363,873.25 400,260.58

Utilidad Bruta 203,809.16 276,681.25 367,863.70 481,502.41 622,643.97

Gastos Administrativos 66,575.60 73,233.16 80,556.48 88,612.12 97,473.34

Gastos de Ventas 38,229.89 42,052.88 46,258.17 50,883.98 55,972.38

Comisiones 23,859.63 28,870.15 34,932.88 42,268.78 51,145.23

Seguros 294.51 275.66 254.46 249.17 223.66

Utilidad Operacional 74,849.53 132,249.41 205,861.72 299,488.35 417,829.37

Gastos Financieros 3,367.44 1,641.78

Utilidad antes del Reparto 71,482.09 130,607.63 205,861.72 299,488.35 417,829.37

15% Participación a Trabajadores 10,722.31 19,591.14 30,879.26 44,923.25 62,674.40

Utilidad Antes de Impuestos 60,759.78 111,016.48 174,982.47 254,565.09 355,154.96

25% Impuesto a la Renta 15,189.94 27,754.12 43,745.62 63,641.27 88,788.74

Utilidad Neta 45,569.83 83,262.36 131,236.85 190,923.82 266,366.22

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

82

4.6.3 Estado de Flujo de Efectivo

El objetivo del flujo de caja es determinar la liquidez del proyecto, la información

obtenida de este estado es muy útil ya que permite evaluar la capacidad que

tiene las empresas para generar el circulante.

Tabla 63 Estado de flujo de efectivo.


4.7 EVALUACION FINANCIERA.

4.7.1 Tasa de Descuento

La tasa de descuento es la rentabilidad mínima que el inversionista debería

obtener por invertir en el presente proyecto.

La tasa de descuento se obtiene de aplicar la siguiente formula financiera.

Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Ingresos 477,192.52 577,402.95 698,657.57 845,375.66 1,022,904.55

(-) Gastos 402,342.99 445,153.54 492,795.84 545,887.31 605,075.18

(-) Gastos Financieros (intereses) 3,367.44 1,641.78

Utilidad Gravable 71,482.09 130,607.63 205,861.72 299,488.35 417,829.37

(-) 15% utilidad a trabajadores 10722.3141 19591.14381 30879.25874 44923.25182 62674.40497

Utilidad antes de impuestos 60,759.78 111,016.48 174,982.47 254,565.09 355,154.96

(-) Impuesta a la renta 25% 15189.94498 27754.12039 43745.61656 63641.27341 88788.74038

Utilidad Neta 45,569.83 83,262.36 131,236.85 190,923.82 266,366.22

(+) Depreciaciones 2,625.78 2,625.78 2,625.78 2,625.78 2,625.78

(+) Amortizaciones 115.00 115.00 115.00 115.00 115.00

Valor Residual 13,128.88

Capital de Trabajo 94,547.21$

Inversiones 70,000.00

Prestamo 51,379.96

Amortización de Deuda 24,466.64 26,913.31

Flujo Neto de Caja 0.00 23,843.97$ 59,089.83$ 133,977.63$ 193,664.60$ 376,783.09$

Estado de Flujo de Efectivo

i=(T.P*%R.P)+T.A.*(1-t)*%P+Riesgo+Inflación

T.P (Tasa pasiva) 5.89

R.P (Recursos propios) 57.67

T.A (Tasa activa) 8.89

t (tasa impuestos) 37.00

P (Préstamo) 42.33

Riesgo 8.90

Inflación 3.53

i= 0.182

i= 18.20%

83

Para el proyecto la tasa de descuento es del 18.20%

4.7.2 Determinación del Valor Actual Neto (VAN)

Tabla 64 Valor actual neto.


4.7.3 Determinación de la Tasa Interna de Retorno (TIR)

La tasa interna de retorno nos indica el porcentaje de rentabilidad que obtendrá el

Inversionista por la decisión de invertir en una alternativa de inversión

seleccionada.

Por medio de este instrumento se puede evaluar el proyecto ya que cuando la

TIR es mayor que la tasa de oportunidad, el rendimiento que obtendrá el

inversionista realizando la inversión es mayor que el que obtendrá en la mejor

alternativa, por lo tanto conviene realizar la inversión.

FÓRMULA:

𝑻𝑰𝑹 = 𝒕𝒎 + (𝑻𝑴 − 𝒕𝒎) × (𝑽𝑨𝑵 × 𝒕𝒎

(𝑽𝑨𝑵 × 𝒕𝒎− 𝑽𝑨𝑵 × 𝑻𝑴))

TIR DEL PROYECTO = 66%

4.8 RECUPERACION DE LA INVERSIÓN.

También denominado Payback, indica el tiempo que la empresa tardará en

recuperar la inversión, con la ganancia que genera el negocio.

Años FNC SFNC (1+i)n FNC/(1+i)n

0 -121,379.96 -121,379.96

1 23,843.97$ 23,843.97$ 1.18 20,172.57$

2 59,089.83$ 82,933.81$ 1.40 42,293.91$

3 133,977.63$ 216,911.44$ 1.65 81,129.70$

4 193,664.60$ 410,576.04$ 1.95 99,215.69$

5 376,783.09$ 787,359.12$ 2.31 163,306.71$

SUMAN 665,979.16$ 284,738.60$

VAN= 284,738.60$ PROYECTO VIABLE

CALCULO DEL VALOR ACTUAL NETO

84

Tabla 65 Periodo de recuperación.


La recuperación de la inversión se la realizará en el tercer año de actividades.

4.9 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD.

El análisis de sensibilidad es una técnica que permite evaluar el impacto de las

modificaciones de los valores de las variables más importantes sobre los

beneficios y, consecuentemente, sobre la tasa de retorno.

En el proyecto se ha considerado realizar una variable del 20% tanto en

incremento como disminución de los gastos que implica todo el proceso

productivo, administrativo y comercial.

De igual manera un aumento del 20% y una reducción del mismo porcentaje en

las ventas programadas de la empresa, es decir los ingresos.

AñoFlujo Neto de

Caja

Flujo Neto

de Caja

Actualizado

Flujo Neto de

Caja

Actualizado

Acumulado

0 -121,379.96 -121,379.96 -121,379.96

1 23,843.97$ 20,172.57$ (101,207.39)$

2 59,089.83$ 42,293.91$ (58,913.49)$

3 133,977.63$ 81,129.70$ 22,216.21$

4 193,664.60$ 99,215.69$ 99,215.69$

5 376,783.09$ 163,306.71$ 262,522.39$

PERIODO DE RECUPERACION

85

Tabla 66 Análisis de sensibilidad.


Al existir una variación en los costos de operación se puede observar como

existe un incremento considerable de la Tasa Interna de Retorno al 113% al

reducir los costos de operación, esto considerando como un escenario que

permita acrecentar de manera significativa el porcentaje de rentabilidad para los

inversionistas.

Al existir un incremento de los costos de operación como alzas salariales, costos

de materias primas, incremento de precios por servicios u otras variables, la TIR

baja de la proyectada del 66% al 41%, pero aun así sigue siendo atractiva para

los inversionistas. Es decir existe una relación inversamente proporcional entre el

Las ventas o ingresos también sufren variaciones al realizar el análisis de

aumento y disminución del 20%, pero al igual que los costos de producción no

bajan del porcentaje del 18.20% dado como la tasa mínima de rendimiento.

VAN TIR TMAR

284,738.60$ 66% 18.20%

127,845.16$ 41% 18.20%

510,176.76$ 113% 18.20%

1,166,157.73$ 124% 18.20%

242,666.75$ 27% 18.20%

FACTORES

Decremento del 30%

VARIACION EN EL PORCENTAJE DE VENTAS

VARIACION DE LOS COSTOS DE OPERACION

ESCENARIO PROYECTADO

Situación Actual

Incremento del 20%

Disminución del 20%

Incremento del 30%

86

CAPITULO V

5. LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN

5.1 BASE LEGAL Y CONSTITUCIÓN

En el Ecuador el proceso simplificado de constitución electrónica impulsado por

El Ministerio Coordinador de Producción, Empleo y Competitividad (Mcpec),

conjuntamente con la Superintendencia de Compañías y Seguros tienen como

objetivo reducir tiempos y costos para la constitución de empresas y permisos de

funcionamiento. Haciéndolo mucho más ágil, reduciendo de 56 días a 4 días

aproximadamente y en costos de USD 1,000.00 a USD 340.00.

La empresa se constituirá como Compañía Limitada con un mínimo de 2 y

máximo de 15 accionistas o socios.

El capital mínimo para la constitución de una compañía limitada es de USD

400,00 (Cuatrocientos dólares).

Requisitos preliminares para constitución vía plataforma electrónica.

5.1.1 Requisitos técnicos

Según recomendación de la Superintendencia de Compañías, se establece que

para el ingreso y procesamiento de la información el usuario debe contar con un

equipo informático con las siguientes características:

Sistema Operativo Windows 7 o superior

Sistema Operativo iOS X Mavericks o superior

Procesador Intel Core i7

Conexión a Internet, mínimo 2 Mbps de bajada y mínimo 500 Kbps de

subida

Navegadores. Puede usar el sistema con la mayoría de los Navegadores.

Se recomienda usar: Google Chrome 36 o superior, FireFox 30 o superior,

Internet Explorer 10 o superior (debe desactivar la vista de compatibilidad)

JAVA 1.6 o superior.

87

5.1.2 Pasos para la constitución.

Gráfico 31 Pasos para realizar la constitución.



5.1.2.1 Registro de Usuario.

Se debe ingresar a la siguiente dirección electrónica:

http://appscvs.supercias.gob.ec/registroUsuario/registroUsuario.zul

o Ingreso de información personal y dirección,

o Creación de un usuario y contraseña.

5.1.2.2 Reserva de Denominación

Ingresar datos de domicilio legal.

Seleccionar actividad económica principal y secundaria.

Razón Social.

Tipo de Compañía.

Expresión Peculiar.

5.1.2.3 Constituir la compañía

Información de Socios y Accionistas

Participación de Capital

Datos para el Servicio de Rentas Internas

Asignación de Representante Legal y Presidente

Selección de Notaria para firmas.

Pago de valor por Constitución.

Registro de Usuario Reserva de

Dominio

Constitucion de una

compania

Consulta de tramite

http://appscvs.supercias.gob.ec/registroUsuario/registroUsuario.zul

88

5.1.2.4 Consultar el estado del trámite.

Verificación de fecha para firmas de escritura y nombramientos en la Notaria.

Confirmación para retiro de documentos legalizados en la Notaria.

Posterior a los trámites realizados en la Superintendencia de Compañías y

Notarías se deberá Registrar la documentación (nombramientos y constitución)

en el Registro Mercantil, el trámite toma 48 horas aproximadamente.

Se debe realizar la impresión del Registro Único de Contribuyentes desde la

página web del Servicio de Rentas Internas y pagar el valor de la Patente que

corresponde a USD 11.00.

5.2 BASE FILOSÓFICA.

5.2.1 Nombre o razón Social

Digital Paper Cia. Ltda.

Gráfico 32 Logotipo.


5.2.2 Misión.

Dotar al mercado Ecuatoriano de una herramienta tecnológica que le

permita ser más eficientes y eficaces en las diferentes áreas de gestión de

las compañías a través de la administración de documentos.

5.2.3 Visión.

Ser innovadores en el servicio de administración y digitalización de

documentos dando soluciones integrales acorde a las necesidades del

89

cliente otorgando credibilidad a los usuarios con altos niveles de

confiabilidad.

5.2.4 Principios.

Transmitir la visión de liderazgo y emprendimiento en el ámbito del negocio.

Realizar trabajos con calidad y seguridad

Contribuir al logro de resultados garantizando el crecimiento y rentabilidad de

la organización.

Cuidado responsable del medio ambiente.

5.2.5 Valores.

Orientación al Cliente

Honestidad

Lealtad

Innovación

Trabajo en equipo.

90

5.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO.

5.3.1 Organigrama:

Gráfico 33 Organigrama


91

5.3.2 Perfiles Profesionales

Código del Puesto: Título del Puesto: Gerente General

Departamento o Area: GerenciaAdministrativa Nivel del Puesto: Directivo

Principal

Liderazgo, Dirección, Administración y Control para el cumplimiento de objetivos

de la organización.

Computador, scanner, internet

Movilización.

Número de personas a cargo: Los colaboradores de la organización

Relaciones Internas:

Relaciones Externas:

Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:

Técnicos x

Gerenciales: x

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:

Toma de decisiones: SI

Importancia: Alta

NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO

Conocimientos Estratégicos requeridos: Plan estratégico, Análisis y Toma de

Decisiones , Menejo de Conflictos.

Experiencia Requerida: Mínima de tres años en funciones similares en empresas

comerciales o de servicio.

Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Ofimática, Dirección de Equipos,

Presupuestos, Disposiciones Legales

Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio

ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.

Exigencia Académica: Título de Tercer nivel o Maestría en Administración de Empresas

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO

Jefaturas , personal operativo

Clientes, Proveedores Nacionales e Internacionales

POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO

SÍNTESIS DEL PUESTO

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

REQUISITOS PARA EL PUESTO

Dirección General, director de proyectos, diseñar y desarrollar objetivos a corto,

mediano y largo plazo para la organización. Controlar la consecucion de metas a traves

de informes de seguimiento de procesos e índices de productividad y eficencia.

Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo

completo y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional e internacional.

MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO

CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO

MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO

92

Código del Puesto: Título del Puesto: Jefe de Ventas

Departamento o Area: Ventas Nivel del Puesto: Jefatura

Mando Medio


Movilización.

Número de personas a cargo: Tres




Técnicos x

Gerenciales: x

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Media





Promover los distintos productos y servicios de la organización, Diseñar estrategias de

comercialización con la finalidad de incrementar la cartera de clientes, buscar

estrategias comerciales que permitan posicionar en el mercado a la organización,

Consolidad un equipo comercial y generar políticas de comisiones.


Realizar la gestión de la organización y comercialización de los productos o servicios de

la empresa



completo y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional e internacional.



Gerencia General, Jefaturas , personal operativo


Experiencia Requerida: Mínima de tres años en funciones similares en empresas

comerciales o de servicio de preferencia en empresas de Software y Sistemas.

Exigencia Académica: Título de Tercer nivel en Administración de Empresas,

Comercial, Sistemas.



Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Ofimática, Dirección de Equipos,

Presupuestos, Disposiciones Legales





93

Departamento o Area: Ventas Nivel del Puesto: Operativo

Operativo

Internet, computador

Movilización preferente

Número de personas a cargo:




Técnicos x

Gerenciales:

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Baja


Jefatura comecial, Auxiliara contable

Clientes


Conocimientos Necesarios: Ofimática, Atención al cliente, Estrategias Comerciales,

Técnicas de Venta, Plan de Ventas, Prospección de Clientes.






completo y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional. Sujeto a evaluación y

cumplimiento de objetivos.



Fidelizar y captar clientes estratégicos, detectar las necesidades de los clientes con la

finalidad de generar productos o servicios que cubran sus requerimientos, presentar y

comercializar de manera correcta los productos y servicios de la organización.


Experiencia Requerida: SI de preferencia en venta de software

Exigencia Académica: Últimos años de carreras comerciales, marketing o sistemas


Conocimientos Estratégicos requeridos: Conocimiento del mercado, la competencia,

los productos y los canales de distribución.

Código del Puesto: Título del Puesto: Asesor Comercial



Gestionar todas las estrategias comerciales con los clientes, generar carteras de

clientes nuevos verificando que se cumplan los objetivos de venta y rentabilidad para la

organización.

94

Departamento o Area: Administrativa Nivel del Puesto: Jefatura

Mando Medio

Computador, impresora, internet

Número de personas a cargo: Una




Técnicos x

Gerenciales:

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Alta



Título del Puesto: Jefe Administrativo

ContableCódigo del Puesto:




completo. Trabajo a presión.




Experiencia Requerida: Mínima de tres años.

Exigencia Académica: Título de Tercer nivel Contabilidad y Auditoría.



Conocimientos Necesarios: Ofimática, Administración, Análisis de Inversiones,

Normativa Tributaria vigente, facturación electrónica, Ley de Seguridad Social.



Diseñar, implementar y controlar las estratecias económicas financieras. Elaboración

de Estados Financieros, Control de Presupuestos y Gastos, Políticas de de

financiamiento en entidades finaniceras y proveedores.



Manejo financiero, contable y administrativo de la organización.



95

Departamento o Area: Administrativa Nivel del Puesto: Operativo

Operativo

Internet, computador, impresora, sumadora





Técnicos x

Gerenciales:

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Baja



Jefaturas y asesores comerciales


Trabajo de responsabilidad y bajo presión.


Elaboración de facturas, pago a proveedores, ingreso de asientos contables, libro

bancos, nómina, comisiones, ingreso de información mrl, iess, sri.


Experiencia Requerida: SI mínima dos años

Exigencia Académica: Dos años o más en carreras de Contabilidad y Auditoría.

Conocimientos Estratégicos requeridos: Manejor de plataformas mrl, sir, iess, normativa

tributaria y laboral

Conocimientos Necesarios: Ofimática, Normativa Tributaria, Contable,






Ingreso de información para la elaboración de informes, estados financieros y pagos.

Código del Puesto: Título del Puesto: Auxiliar Contable



96

Departamento o Area: Administrativa Nivel del Puesto: Operativo

Operativo

Internet, computador, impresora, sumadora





Técnicos x

Gerenciales:

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Media



Jefaturas y asesores comerciales


Conocimientos Estratégicos requeridos: Manejor de plataformasinformaticas,

conocimientos de procesos administrativos.

Conocimientos Necesarios: Ofimática, Administración, Servicio al Cliente





Trabajo de responsabilidad y bajo presión.


Atención telefónica, manejo de proveedores, respaldo a procesos de seleccion de

personal, elaboracion de informes.


Experiencia Requerida: SI mínima dos años

Exigencia Académica: Dos años o más en carreras de administrativas


Código del Puesto: Título del Puesto: Auxiliar Administrativo



Ejecutar las funciones administrativas que se le asigne bajo la supervisión y control de

su jefe superior.

97

Código del Puesto: Título del Puesto: Jefe de Sistemas

Departamento o Area: Sistemas Nivel del Puesto: Jefatura

Mando Medio


Movilización.





Técnicos x

Gerenciales:

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Alta





Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo completo

y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional e internacional.









Realizar la instalación, configuración y administración de los sistemas de planificación de

recursos empresariales y de gestion de comercialización con los clientes. Realizar la

programación de componentes de software y hadware.


Instalar y configurar el sistema operativo y el gestor de datos. Contactar con

proveedores, Diseñar la estructura informática para la organización, Ejecutar y

supervisar las tareas de administración y mantenimiento de los sistemas informáticos y

de Telecomunicaciones.


Experiencia Requerida: Mínima de dos años

Exigencia Académica: Título de Tercer nivel en Sistemas o Telecomunicaciones

Conocimientos Estratégicos requeridos:Análisis y Toma de Decisiones , Menejo de

Conflictos.

Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Lenguaje de programación Punto Net,

Sistemas Operativos Windows, Configuraciones en SQL, Oracle, Topología de Redes.

98

Código del Puesto: Título del Puesto: Digitador

Departamento o Area: Sistemas Nivel del Puesto: Operativo

Operativo






Técnicos x

Gerenciales:

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Media





completo.





Experiencia Requerida: No necesaria

Exigencia Académica: Bachiller en OfimáticaConocimientos Estratégicos requeridos:Análisis y Toma de Decisiones , Menejo de

Conflictos.

Conocimientos Necesarios: Manejo de programas informáticos, facilidad de

aprendizaje, agilidad.

Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el

medio ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos

naturales.




Ejecutar el proceso de digitalización de documentos.


Preparar la documentación para la digitalización, escanear los documentos,

indexarlos, archiivo y arreglo de documentos digitales.

99

Código del Puesto: Título del Puesto: Asistente de Sistemas

Departamento o Area: Sistemas Nivel del Puesto: Operativo

Operativo






Técnicos x

Gerenciales:

Humanos: x

Plazos: x

Peligrosidad:

Otros:


Importancia: Media






completo.





Experiencia Requerida: Mínima de dos años

Exigencia Académica: Ultimos años en Sistemas o TelecomunicacionesConocimientos Estratégicos requeridos:Análisis y Toma de Decisiones , Menejo de

Conflictos.Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Lenguaje de programación Punto Net,

Sistemas Operativos Windows, Configuraciones en SQL, Oracle, Topología de Redes.Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio





Brindar soporte en la instalación, configuración y administración de los sistemas de

planificación de recursos empresariales y de gestion de comercialización con los

clientes. Asistir e la programación de componentes de software y hadware.


Dar soporte al cliente interno y externo con los equipos computacionales, scaners y

software de gestion documental. Apoyar el proceso de digitalización de documentos.

100

5.3.3 Salarios y Compensaciones

En el Ecuador el Salario Básico Unificado para el año 2016 es de USD 366.00

dólares.

Las Compensaciones establecidas son el pago del Décimo Cuarto Sueldo que

corresponde un salario básico, es decir USD 366.00, a los colaboradores que

tengan un año de servicio dentro del periodo establecido entre 1 de Agosto al 31

de Julio y se cancelara máximo hasta el 15 de Agosto.

El Décimo tercer sueldo que corresponde a la doceava parte de todos los

ingresos percibidos durante un año comprendido entre el 1 de diciembre y el 30

de noviembre. Su pago se realizará hasta el 24 de diciembre.

Los trabajadores tendrán derecho a recibir Fondos de Reserva después del

primer año de labores, esto corresponde al 8.33% de la remuneración.

Otros valores a considerar para la provisión de sueldos y salarios serán el pago

de horas extras, vacaciones, comisiones, aporte patronal al Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social.

5.4 ESTUDIO TÉCNICO.

5.4.1 Localización del Proyecto.

Para determinar la localización de las instalaciones de la empresa se han

considerado los factores de densidad de empresas en la ciudad de Quito,

conforme la información obtenida a través la página web de la Secretaría de

Hábitat y Vivienda del Distrito Metropolitano de Quito del año 2003.

“La densidad de las empresas corresponde a la distribución geográfica de 18.117

compañías en las hojas catastrales que cubren el DMQ. Pone en evidencia un

muy claro fenómeno de concentración de las actividades productivas en el centro

norte de Quito, más precisamente entre la avenida Río Coca y La Mariscal.

Cuatro barrios contiguos desempeñan un papel fundamental en la economía del

Distrito. Se trata de La Pradera, Colón, La Mariscal y El Ejido, que constituyen un

verdadero híper centro económico: en ellos se ubica cerca de la cuarta parte del

total de las empresas cartografiadas. Se puede identificar una gran zona central

donde la actividad económica es notable y que va, grosso modo, del aeropuerto

101

al Centro Histórico. Más allá de esta zona, el espacio es relativamente

homogéneo y se caracteriza por una densidad inferior a 25 empresas por hoja

catastral, fuera de algunos sectores industriales al norte y al sur, así como la zona

de La Villaflora, que se distinguen por un mayor número de empresas. Se podrá

observar que las parroquias suburbanas no superan tampoco ese umbral de 25

empresas por hoja catastral, lo que significa que, desde el punto de vista

cuantitativo, los polos de desarrollo urbano que constituyen los valles no son aún

espacios económicos muy tangibles.”

Gráfico 34 Densidad de las empresas en el DMQ.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Secretaria de Territorio Hábitat y Vivienda

102

A pesar de ser una información no actualizada se considera que el sector Centro

Norte de la ciudad alberga una gran cantidad de empresas y resulta una zona

comercialmente atractiva para establecer el funcionamiento de las oficinas

La empresa se establecerá en la zona de la Mariscal en las Av. 12 de Octubre y

Vicente Ramón Roca sector rodeado de varias instituciones educativas de nivel

superior como la Pontificia Universidad Católica de Quito, Universidad Politécnica

Nacional, Universidad Salesiana de Quito, Universidad Andina Simón Bolívar,

hospitales públicos como por ejemplo el Hospital Militar, Hospital Carlos Andrade

Marín, entidades públicas como la Caja Central del Instituto Ecuatoriano de

Bienestar Social, La Asamblea Nacional, La Casa de la Cultura, Ministerio de

Relaciones Laborales e instituciones privadas; las mismas que pueden

convertirse en posibles clientes.

A demás de cercanía con las instituciones de seguridad social, Servicio de

Rentas Internas y Ministerio de Relaciones Laborales para tramites relacionadas

con la empresa.

La movilidad desde el lugar hacia los distintos puntos de la ciudad como Valle de

los Chillos por medio de la Autopista General Rumiñahui, Valle de Cumbayá por

la Autopista Simón Bolívar, Sur de la Ciudad y Norte en diferentes vías de

acceso y con una gran variedad de medios de movilidad como líneas de

transporte público, Trolebús, Ecovía.

El sector cuenta con una amplia zona de parqueo cerca de las oficinas tanto

para los colaboradores de la empresa como para los clientes, existe áreas de

zona azul y parqueaderos privados, el costo promedio por hora es de USD 0.50

(cincuenta centavos de dólar).

5.4.2 Tamaño del Proyecto.

Al ser el giro del negocio el servicio, no se requiere para iniciar de una

infraestructura mayor, pues con una oficina de 56 metros cuadrados se ha

considerado la siguiente distribución.

103

5.4.3 Distribución.

Gráfico 35 Distribución física de la empresa.


5.4.4 Capacidad.

Es la que se mide una vez localizada la maquinaria en la planta. Para determinar

la capacidad instalada normalmente se establece un periodo de producción de 8

horas seguidas para verificar el rendimiento de la misma.

Es decir representa el nivel máximo de la producción que la empresa puede

alcanzar bajo condiciones establecidas.

La capacidad instalada es de 7’201,440 transacciones de servicio al año,

cantidad determinada de acuerdo al siguiente análisis:

a) Trabajos de Programación y Configuración: Trabajo especializado

ejecutado por el responsable de sistemas.

Tiempo promedio de procesamiento: 2 horas.

104

Tipo de trabajo: Especializado.

Nivel de Complicación: Alto.

Número de procedimientos diarios: Dos/día.

Número de procedimientos mes: Cuarenta / mes.

b) Trabajos de Soporte: Soporte al cliente realizado por el Soporte de

Digitalización se brinda telefónicamente e ingresando virtualmente a la estación

remota de trabajo.

Tiempo de trabajo promedio: 45 min.

Tipo de trabajo: Soporte Técnico.

Nivel de complicación: Bajo y Medio.

Número de procedimientos diarios: Cuatro/día.

Número de procedimientos mes: Ochenta / mes.

c) Trabajos de digitalización: Ejecución del procesamiento en la digitalización

de documentos físicos ejecutado en tres estaciones de trabajo con una capacidad

diaria individual de 10000 hojas diarias y 60 páginas por minuto.

Tiempo de trabajo promedio: 8 horas.

Tipo de Trabajo: Digitalización.

Nivel de complicación: Bajo y Medio.

Capacidad Instalada de procesamiento: 30000 hojas diarias.

Número de procedimientos mes: 600000 / mes.

d) Número Total de Procedimientos al año:

= (Trabajos de Programación y Configuración / mes + Trabajos de Soporte / mes

+ Trabajos de digitalización / mes) * 12 meses/año.

= (40 + 80 + 600000) * 12 = 7’201,440 transacciones / año.

105

5.4.5 Factibilidad Técnica

Tiene como objetivo principal determinar cuáles serán las características del

proceso de producción para la puesta en marcha del proyecto, equipamiento que

será necesario para brindar el producto o servicio final al cliente; y, el esquema

preliminar de la distribución del mismo.

5.4.6 Requerimientos del proyecto

Para la ejecución y puesta en marcha del proyecto se requerirá de los siguientes

activos fijos.

Tabla 67 Requerimiento de activos fijos.


El requerimiento de talento humano será el detallado a continuación:

No. Detalle Cantidad

1 Computador Portátil 9

2 Impresora Multifuncion 1

3 Impresora Matricial 1

4 Scanner de Alta Producción 3

5 Servidor 1

6 Routeador 2

7 Retroproyector 1

8 Software Administrativo-Contable 1

9 Antivirus 1

10 Impresora de Etiquetas 1


1 Escritorio 8

2 Mesa de Reuniones 1

3 Mesa de trabajo 1

4 Counter de recepcion 1

5 Sillas 23

6 Sillon de Espera 2

7 Central Telefonica 1

8 Equipo Telefonico 9

9 Basureros 9

10 Papeleras 8


1 Sacagrapas 8

2 Grapadoras 6

3 Grapadora Industrial 3

4 Estilete 5

5 Tijeras 5

6 Blogs imprenta 28

7 Papelería imprenta 4000

8 Pizarra de tiza liquida 2

9 Borrador de pizarra 2

10 Marcadores de tiza liquida 21

11 Esferos 36

12 Cuadernos 22

13 Hojas de Papel bond 6500

14 Etiquetas 1800

15 Cajas de Archivo Pasivo 800

16 Fundas Plasticas 800

17 Sellos 4

EQUIPOS DE COMPUTACION

MUEBLES Y ENSERES

SUMINISTROS DE OFICINA

106

Tabla 68 Requerimiento de talento humano.


No. Cargo Area Cantidad Sueldo

1 Gerente General Administrativa 1 2015.50

2 Jefe Contable Administrativa Administrativa 1 1353.83

3 Auxiliar Contable Administrativa 1 824.50

4 Auxiliar Administrativa Administrativa 1 626.00

5 Jefe de Sistemas Producción 1 1350.33

6 Auxiliar de Sistemas Producción 1 1089.17

7 Digitador Producción 2 626.00

8 Jefe Comercial Ventas 1 1089.17

9 Asesor Comercial Ventas 3 520.13

TOTAL 9,494.63$

107

5.4.7 Digitalización de documentos.

5.4.7.1 Flujograma de comercialización de servicio de digitalización.

Gráfico 36 Diagrama de flujo comercialización digitalización de documentos.


108

5.4.7.2 Proceso de digitalización.

Generación de la Orden de Trabajo (OT).

Una vez aprobada la cotización por parte del cliente el asesor comercial llena el

formato de Orden de Trabajo donde se incluye información de relevancia como

es: cantidad de documentos, tipo de formato (A3, A4, A5, cheques, sobres,

banners, tarjetas de presentación, gramaje, etc), condición inicial de los mismos,

tipos de documentos (libros, folletos, empastados, hojas sueltas, hojas grapadas,

etc.), escaneo a ambas carillas, etc.

Información de procesamiento: resolución (100, 300, 600, 1200 bpi), documentos

escaneados a: color, b/n, escala de grises, eliminación de hojas blancas,

eliminación de huellas de perforaciones, formato de grabación (tiff, jpeg, rtf, bmp,

pdf), campos de indexación, nombre de carpeta y archivos a ser guardados.

Ingreso de Documentos.

El cliente ingresa todos los documentos a ser digitalizados conjuntamente con la

orden de trabajo (OT) y la factura del servicio emitida con el sello de cancelado.

El Jefe de Sistemas revisa en conjunto con los digitalizadores y el cliente, que los

formatos, estado y cantidad de hojas de los documentos a ser escaneadas

correspondan fielmente a lo descrito en la OT, sumillando la OT una vez

verificada la información.

Preparación de Documentos.

Los digitalizadores inician con la identificación de la documentación a procesar

según su agrupación y estado inicial.

Se revisan uno a uno los documentos a escanear eliminando cualquier elemento

que impida la ágil captura o pueda imposibilitar el proceso, esto implica la

eliminación de grapas, clips, adhesivos, binchas, elásticos, hilos, piolas, etc. de la

misma manera se verifica si existe algún doblez en las hojas resanándolo o si se

encuentra de alguna manera deteriorada el documento esto con el fin de

señalarlo en el acta entrega recepción como novedad encontrada.

109

Parametrización de la digitalización.

Antes de iniciar el proceso de digitalización se deben establecer los parámetros

como son: calidad, resolución de texto e imágenes, registro de documentos en

color, escala de grises o blanco y negro, formato de grabación (tiff, bmp, pdf, rtf,

jpeg), eliminación de hojas blancas, etc.

Digitalización de documentación.

Realizado los pasos preliminares de preparación de documentación y

configuración de los parámetros de los equipos, se procede de forma ordenada a

alimentar la bandeja de los escáner con los documentos e inicia el proceso de

digitalización por lotes, donde al finalizar el mismo se verifica que la cantidad de

documentos ingresados en la bandeja sea la misma cantidad que los que se

encuentran digitalizados.

Control de calidad.

El asistente de sistemas verifica en la base de datos los documentos ya

procesados que los parámetros de digitalización se cumplan y que los mismos se

encuentren con la calidad de visualización acorde a los requerimientos

establecidos por el cliente, de la misma manera verifica que el número de

documentos digitalizados este acorde con los archivos físicos entregados por los

digitalizadores.

Indexación por campos.

Una vez realizado el control de calidad en los documentos procesados el

digitalizador realiza la indexación de los campos prestablecidos por el cliente una

vez concluido este, se procede a guardar los archivos con los nombres y

agrupados según la parametrización inicial registrada en la OT.

Resguardo del archivo físico.

110

Verificación uno a uno de los documentos digitalizados para revisar su estado y

agruparlos como en un inicio se entregó.

Se resguarda en lotes de documentos y estos se los ingresa dentro de una funda

plástica con su respectiva etiqueta de identificación y estos a su vez se guardan

dentro de una caja de archivo pasivo con una etiqueta de registro e identificación

en la parte frontal de la misma.

Entrega de la documentación.

El asistente de sistemas realiza un documento de acta entrega recepción donde

se indican novedades encontradas y estado final de los documentos procesados,

revisa y consolida los documentos físicos y digitales para prepararlos a la entrega

al cliente. Se entrega al cliente el material final y se le hace firmar el acta entrega

recepción en su recepción conforme.

111

5.4.7.3 Flujograma del Proceso de Digitalización

Gráfico 37 Diagrama de flujo proceso de digitalización de documentos.


112

5.4.7.4 Equipos necesarios para servicio de digitalización.

Gráfico 38 Escáner de alta producción.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Kodak Alaris i 2900.

Características:

El escáner Kodak i2900 es un resistente escáner de alta producción de rodillos,

en formato A4 de escritorio, que cuenta con un ingenioso escáner de superficie

plana para libros totalmente integrado, así mismo, incorpora un

alimentador/elevador con capacidad para 250 hojas y mantiene una alta

velocidad de producción incluso en digitalizaciones a doble cara y en documentos

a color, alcanzando hasta 300 ppp. La función Intelligent Document Protection, la

tecnología Perfect Page y la funcionalidad Smart Touch de Kodak confieren a

este escáner toda la potencia que necesita en un diseño compacto.

Escanea hasta 10.000 páginas al día y 60 páginas por minuto. Alimentador

manual de 250 hojas.

Gráfico 39 Estación de trabajo remota o local.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Dell Ecuador.

Características:

113

Procesador de sexta generación de procesador Intel® Core™ i5-6200U (3MB

Caché, hasta 2.80 GHz), sistema operativo: Windows 10, 64-bit, Español,

memoria RAM: 8GB de memoria doble canal DDR3L a 1600MHz, 2 DIMMs, disco

duro: SATA de 1TB 5400 RPM, tarjeta de video: Gráficos Intel® HD 520, pantalla

LED iluminada con TrueLife™ de 15.6" de alta definición (HD) (1366 x 768),

unidad óptica con bandeja de carga automática (DVD +/- RW), lectura y escritura

de CD/DVD, duración de la batería hasta 7 horas de duración.

Gráfico 40 Impresora de etiquetas.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Brother Ecuador.

Características:

Impresora de técnica de impresión termal múltiples tamaños de etiquetas y

formatos de impresión personalizados, impresión blanco y negro.

5.4.8 Gestor Documental.

5.4.8.1 Software de Gestión Documental.

El gestor documental en el cual se basa la propuesta es de la marca DocuWare,

la cual ha sido considerada posterior a un análisis realizado con software de

prestaciones similares como: Athento en la línea licenciada o Alfresco como

software de desarrollo y plataforma abierta.

DocuWare es uno de los principales proveedores de software para gestión

documental, el software presentado por DocuWare está disponible en 16 idiomas

y en más de 70 países.

114

Ya sea in situ o en la nube, las soluciones de DocuWare ponen a disposición

todos los elementos para una gestión eficaz del contenido empresarial. Las

soluciones de DocuWare se caracterizan sobre todo por una alta escalabilidad y

un coste total de adquisición sumamente bajo.

Se ha considerado que: DocuWare tiene representación en el país a través de

Partners certificados de fábrica y su configuración se ajusta a las realidades y

requerimientos puntuales de cada organización independientemente de su giro de

negocio.

De la misma manera se verificó ventajas sobre software de plataformas abiertas

los cuales permiten el desarrollo de la programación para ajustarse a los

requerimientos de los clientes esto implicando tiempos prolongados para lograr

el desarrollo requerido para cada empresa, contratación de personal altamente

capacitado en lenguajes de programación de alto nivel y con experiencia en el

desarrollo de este tipo de plataformas y directamente proporcional a estas

variables es la inversión fuerte de capital por cada desarrollo la cual es trasladada

en costos directos del servicio al cliente llegando a encarecer la propuesta de

inversión inicial.

Gráfico 41 Arquitectura sistema DocuWare.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: DocuWare.

115

Características Fundamentales del Sistema:

Administración Central:

Los módulos de administración se encargan de toda la configuración: la

disponibilidad de servidores, la administración de usuarios y archivadores, la

configuración de flujos de trabajo, etc. Incluso los usuarios y módulos de servidor

situados en ubicaciones remotas se gestionan desde aquí. Con la versión

ENTERPRISE Server, también es posible definir y gestionar varias

organizaciones dentro del mismo sistema, lo que resulta especialmente útil para

administrar varios clientes en escenarios de hosting o Cloud Computing/ SAAS.

Escalabilidad:

Si el número de usuarios es muy elevado, los módulos de servidor de DocuWare

pueden distribuirse en varios ordenadores. Si la carga se distribuye, se mejorará

el rendimiento en todas las estaciones de trabajo. DocuWare lo hace usando

siempre los mismos componentes y funciones, tanto en estaciones de trabajo

individuales como en soluciones para grandes corporaciones. De este modo, las

tareas de administración son fáciles y claras, especialmente en sistemas que

crecen y se amplían para incluir más ubicaciones y departamentos.

Seguridad:

La arquitectura básica de DocuWare ofrece un alto grado de seguridad contra

intentos de acceso no autorizado a los datos. DocuWare utiliza el procedimiento

de autenticación “Ticket-Granting-Ticket”. La identificación de usuarios

individuales, mediante el inicio de sesión de DocuWare o el inicio de sesión único,

con autenticación de Windows automática, es totalmente segura. Si se utiliza la

versión ENTERPRISE Server, hay más funciones de seguridad disponibles que

protegen el acceso a documentos de gran importancia, incluso si el intento de

acceso es de un administrador de sistemas interno. La protección adicional contra

manipulaciones se obtiene mediante el registro detallado de todos los cambios

producidos en el sistema.

DocuWare también ofrece óptima protección contra la pérdida de datos: todos los

índices se guardan por duplicado, una versión en la base de datos y otra en los

116

metarchivos XML de los documentos. Así, se facilita el restablecimiento de una

base de datos. Para hacer copias de seguridad de los documentos en sí, se

pueden utilizar las herramientas existentes o las proporcionadas por DocuWare.

DocuWare cumple con diferentes normativas y leyes, tales como la Digitalización

Certificada según la AEAT, AO, HIPAA, Basel II y Sarbanes-Oxley.

Características del software para la instalación:

Para instalar DocuWare, se deben cumplir los siguientes requisitos:

El usuario actual debe tener derechos de administrador local en el equipo.

El servidor de DocuWare y el Cliente se ejecutan en los sistemas operativos

siguientes:

Windows Vista (al menos SP2, 32 bits), pero solo para los clientes DocuWare.

Windows Server 2008 (al menos SP2, 32 bits o 64 bits).

Windows 7 (al menos SP1, 32 bits o 64 bits)*.

Windows Server 2008 R2 (64 bits).

Windows 8 (32 bits o 64 bits)*.

Windows 8.1 (32bit/64bit), excepto DocuWare Windows Client*.

Windows Server 2012 (64 bits).

Windows Server 2012 R2 (64-bit), excepto DocuWare Windows Client.

Para aplicaciones web, se admiten los navegadores siguientes:

Internet Explorer 9-11.

Firefox 26 y posterior.

Chrome 32 y posterior.

Trabaja con los motores de Bases de datos

Microsoft SQL Server 2005 y posterior.

117

Oracle 11 y posterior.

MySQL 5.0 y posterior.

Requisitos especiales para DocuWare Desktop:

Si DocuWare Desktop se utiliza en un ordenador que se ejecuta en Windows

Server 2008, debe instalarse Desktop Experience

Características de hardware:

El sistema debe ser implementado en una red de datos de alta capacidad y de

operación continua 24/7 365 días al año, por lo que se considera la siguiente

arquitectura.

Arquitectura: Diagrama esquemático.

Gráfico 42 Arquitectura esquemática DocuWare.


Componentes del sistema propuesto:

A) Estación de trabajo local:

Cada puesto de trabajo deberá estar compuesto por:

118

Un computador portátil.

B) Servidores:

Un servidor de aplicación y base de datos.

5.4.8.2 Proceso de comercialización de software de gestión documental

Gráfico 43 Diagrama de flujo comercialización de software DocuWare.


119

5.4.8.3 Características técnicas de los equipos necesarios para la instalación:

SERVIDOR:


Características:

Software:

Para instalar DocuWare, se deben cumplir los siguientes requisitos:

El usuario debe tener derechos de administrador local en el equipo.

.NET 4.5. Windows Installer 4.5

El servidor de DocuWare el cliente se ejecuta en los sistemas operativos siguientes:

Windows Server 2008 (al menos SP2, 32 bits o 64 bits) Windows 7 (al menos SP1, 32 bits o 64 bits)* Windows Server 2008 R2 (64 bits) Windows 8 (32 bits o 64 bits)* Windows 8.1 (32bit/64bit) Windows Server 2012 (64 bits) Windows Server 2012 R2 (64-bit) Windows 10 (32bit/64bit)

Para aplicaciones web, se admiten los navegadores siguientes:

Internet Explorer 10-11 Firefox 38 y posterior Chrome 43 y posterior.

Bases de datos

Microsoft SQL Server 2005 y posterior Oracle 11g y 12c deben instalarse en una máquina diferente MySQL 5.0 y posterior.

Gráfico 44 Servidor de datos y web

120

DocuWare recomienda el uso de Microsoft SQL-Server como sistema de base de datos para sistemas con más de un millón de documentos (sin índice de texto completo) o con más de 200 000 páginas de documentos (con índice de texto completo).

Se recomienda MS SQL o MySQL de 64 bits cuando se utiliza Workflow Manager.

En instalaciones de mayor tamaño, recomendamos utilizar una máquina exclusiva para la base de datos

Hardware:

CPU 4 núcleos con velocidad de 3,2 GHz. Memoria RAM 8 GB. Disco duro.

Mínimo de 500 GB de espacio en disco duro. SSD recomendado Los documentos deberían archivarse en un disco duro interno diferente o

en un sistema de almacenamiento externo.

ESTACIÓN DE TRABAJO:


Características:

Procesador de sexta generación de procesador Intel® Core™ i5-6200U (3MB

Caché, hasta 2.80 GHz), sistema operativo: Windows 10, 64-bit, Español,

memoria RAM: 8GB de memoria doble canal DDR3L a 1600MHz, 2 DIMMs, disco

duro: SATA de 1TB 5400 RPM, tarjeta de video: Gráficos Intel® HD 520, pantalla

LED iluminada con TrueLife™ de 15.6" de alta definición (HD) (1366 x 768),

unidad óptica con bandeja de carga automática (DVD +/- RW), lectura y escritura

de CD/DVD, duración de la batería hasta 7 horas de duración.

Gráfico 45 Estación de trabajo local y remota.

121

5.4.9 Comercialización de equipos de digitalización.

5.4.9.1 Flujograma proceso de comercialización venta de equipos.

Gráfico 46 Diagrama de flujo comercialización escáner.


122

5.4.9.2 Características comerciales de los equipos:

Gráfico 47 Escáner de alta producción KODAK i2900

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Kodak Alaris i 2900.

123

CAPÍTULO VI

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 CONCLUSIONES.

En la actualidad un gran número de empresas maneja su documentación en

archivos físicos generando problemas e inconvenientes como son: el

deterioro de los documentos, pérdida de registros, altos tiempos en búsqueda

de información, el uso de espacios físicos subutilizados, una asignación

presupuestal para el mantenimiento del archivo pasivo y contaminación

indirecta del medio ambiente al seguir haciendo uso innecesario del papel.

Tales situaciones generan que la propuesta de implementación de una

empresa de digitalización y gestión documental resulte atractiva para el sector

empresarial de la ciudad de Quito.

Las facilidades proporcionadas por la Superintendencia de Compañías con lo

que respecta a la creación de una empresa resultan una ventaja, pues de una

manera ágil y en el menor tiempo posible entre 15 a 20 días la nueva

empresa puede empezar a tener su actividad de manera normal y cumpliendo

todos los requisitos que exige la ley.

De los resultados obtenidos en el presente estudio de mercado, se puede

determinar que existe una demanda insatisfecha que estaría dispuesta a

contratar los servicios de digitalización en un 75% del total encuestado.

Los productos de digitalización, venta de software de Gestión Documental y

venta de equipos de escáner se han establecido con una rentabilidad del 74%,

25% y 25% respectivamente. Con los precios establecidos se puede ingresar

en el mercado y participar en licitaciones o concursos en el sector público ya

que se encuentra dentro de los parámetros para este tipo de productos y

servicios.

La comercialización de los servicios se lo realizará a través del canal de venta

directo por medio de tres asesores comerciales y un jefe de área, con

demostración del producto y consultorías gratuitas además de los canales de

publicidad la página web.

La inversión económica requerida para la ejecución y puesta en marcha de

este proyecto es de USD $ 121.379.96 conformados por la adquisición de

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activos fijos, activos diferidos y capital de trabajo para tres meses. La

inversión estará compuesta por un aporte de los futuros socios en un 57.67%

es decir USD $ 70.000,00 y con un préstamo otorgado por una institución

financiera por el 42,33% que corresponde a USD $ 51.379,96 a un plazo de

24 meses.

Los costos, gastos y valores de impuestos establecidos para el primer año

son de USD y los 431.622,69 ingresos generados por las ventas son de USD

477.192.52 dejando una utilidad de USD $ 45.569,83. El valor de la utilidad es

mayor a partir del tercer año pues se cancela en su totalidad el valor del

préstamo solicitado.

De la evaluación financiera se obtiene en el primer año de actividad una VAN

de USD 284.738.6 y una TIR del 66%, con lo que se demuestra que el

proyecto tiene viabilidad.

El primordial recurso de la empresa será el talento humano ya con su apoyo

y esfuerzo logrará brindar un servicio con calidad y calidez a sus clientes para

conseguir su fidelización, crecimiento y mantenimiento en el mercado.

6.2 RECOMENDACIONES.

Es importante contar con un hardware y software robusto para evitar pérdidas

de información o problemas durante el proceso de producción, se debe

respetar los requerimientos mínimos de los equipos conforme lo indicado en el

presente estudio.

El personal contratado debe ser capacitado e inducido adecuadamente sobre

el producto y servicio que la empresa comercializa.

El personal técnico del área de producción o sistemas deberá brindar una

correcta inducción y capacitación al usuario sobre el uso de los archivos

digitales, escáner y software de gestión documental para evitar un mal uso de

los mismos.

La empresa debería contemplar la posibilidad de ofrecer sus servicios a nivel

nacional, ya sea con la apertura de agencias o mediante la creación de un

centro de atención de servicio fuera de la ciudad de quito.

Con la expansión de la empresa se debería considerar una inversión para la

compra de un vehículo para las movilizaciones interprovinciales.

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Implementar una estructura tecnológica que permita realizar pagos por medio

de canales electrónicos.

Con una clientela cautiva y con un posicionamiento de la empresa en el

mercado se debería implementar una plataforma web que brinde los servicios

del software de gestión documental desarrollado por parte de la empresa, esto

bajaría los precios generando mayores ventas de este producto.

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6.3 ANEXOS.

Normativa de digitalización.

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Equipo de scanner para servicio de digitalización

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DocuWare Software de Gestión Documental

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6.4 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA.

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