UNIVERSIDAD METROPOLITANA ESCUELA DE EDUCACIÓN PROGRAMA GRADUADO

ESTUDIO DOCUMENTAL SOBRE LAS EXIGENCIAS DEL MERCADO LABORAL Y SU IMPACTO EN EL CURRÍCULO DE EDUCACIÓN COMERCIAL

EN EL PROGRAMA DE EDUCACIÓN VOCACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN DE PUERTO RICO

TESINA PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA EL GRADO DE MAESTRÍA EN EDUCACIÓN CON ESPECIALIDAD EN CURRÍCULO Y

ENSEÑANZA

Carmen A. González Rodríguez

Mayo, 2009

NOTA ACLARATORIA

Para propósitos de carácter legal en relación con la Ley de Derechos Civiles de 1964,

el uso de los términos: maestros, supervisor, estudiantes, niños y cualquier otro que

pueda hacer referencia a ambos géneros, incluye tanto al masculino como al femenino.

ii

DEDICATORIA

Este trabajo de investigación lo dedico a Dios que me permitió alcanzar un logro

más en mi vida. Sin su ayuda y fortaleza no lo hubiera podido realizar.

También lo dedico a mis hijas, Eliannette y Evelyn, que siempre me han

mostrado su comprensión y se han sacrificado conmigo. A mis padres Isabel y José y a

toda mi familia por su apoyo incondicional. Es en los momentos difíciles o de retos que

se presentan en la vida en que se demuestra el amor y la unidad, y es precisamente lo

que he recibido de ustedes. Con mucho amor les dedico este sueño hecho realidad.

iii

AGRADECIMIENTOS

Mis agradecimientos primeramente a Dios que con su ayuda, bendición y

fortaleza me permitió completar mis estudios y llegar hasta esta etapa en mi vida. En

los momentos en que me sentía que no podía, Él me dio la inspiración y la motivación

para seguir luchando y lograr la meta deseada.

A mis hijas, Eliannette y Evelyn, que estuvieron a mi lado, me apoyaron y se

sacrificaron conmigo para que yo pudiera lograrlo. A mis padres, hermanos, hermana,

sobrinos y sobrinas que me dieron su ayuda y siempre estuvieron a mi lado para

apoyarme y motivarme.

A mis queridos compañeros Elizabeth Pérez, Johanny López, José Maldonado y

Olpha Serrano por su apoyo y colaboración. A mis profesores por contribuir a mi

crecimiento profesional y porque me motivaron a continuar luchando. A mi consejero de

tesina, el Dr. Ángel L. Canales Encarnación, por su valiosa ayuda en este proceso.

Mis agradecimientos van dirigidos a todas las personas que de una u otra forma

contribuyeron al logro de la meta trazada.

iv

SUMARIO

Vivimos en una era tecnológica y esto ha contribuido a la evolución de la profesión del

asistente administrativo. Es necesario identificar cuáles son los cambios que estos

avances tecnológicos han ocasionado en el personal de oficina y cómo éstos impactan

al currículo del Programa de Educación Comercial. Esta investigación descriptiva con

un enfoque documental tenía el propósito de investigar si el currículo del asistente

administrativo del Programa de Educación Comercial del Departamento de Educación

está atemperado con las exigencias del mercado laboral actual. Las preguntas que

guiaron esta investigación son las siguientes: ¿Está atemperado el currículo de

educación vocacional comercial con las exigencias del mercado laboral actual?

¿Cuáles son las destrezas o requisitos que los patrones exigen a las personas que

ocupan el puesto de asistente administrativo? ¿Cuáles son las tareas oficinescas que

realizan los asistentes administrativos en la oficina actual? ¿Qué aportaciones

investigativas o teóricas producto del proceso de revisión de la literatura contribuyen al

conocimiento de cambio curricular de este ofrecimiento vocacional? Para la

recopilación de los datos del estudio se construyeron dos instrumentos, uno para el

análisis de los documentos y otro para la recopilación de los datos de los clasificados

de empleo. Los datos se presentaron en tablas con frecuencias y por cientos. El

investigador encontró entre sus hallazgos que el uso de programas de aplicación de

computadoras y el ser bilingüe son las exigencias más solicitadas por parte de los

patronos. Algunas de las conclusiones a las que llegó el investigador luego de

analizados los resultados son: a) Los avances tecnológicos han generado un cambio

v

en los negocios y a su vez en las ocupaciones de oficina. b) La profesión secretarial ha

evolucionado debido a los cambios ocurridos por los avances tecnológicos. c) Las

responsabilidades y tareas que realiza el asistente administrativo son diferentes a las

que realizaba la secretaria, ahora son más de carácter administrativo. Se presentaron

las siguientes implicaciones: a) darle mayor énfasis en el currículo a las destrezas

suaves o de características personales b) reforzar las destrezas de inglés desde la

educación primaria c) incluir el uso de más programas de aplicación de computadoras.

vi

TABLA DE CONTENIDO

Página

Portada…………………………………………………………………………………………...1

Página Aprobatoria………………………………………………………………………………i

Nota Aclaratoria………………………………………………………………………………….ii

Dedicatoria……………………………………………………………………………….. …….iii

Agradecimientos………………………………………………………………………………..iv

Sumario…………………………………………………………………………………………..v

Tabla de Contenido…………………………………………………………………………….vii

Lista de Tablas…………………………………………………………………………………..x

Lista de Figuras…………………………………………………………………………………xi

Capítulo I – Introducción……………………………………………………….....................2

Justificación del Estudio………………………………………………………..4

Objetivos de la Investigación…………………………………………………..5

Preguntas de Investigación…………………………………………………….8

Definición de Términos…………………………………………………...........8

Limitaciones…………………………………………………………………….10

Resumen………………………………………………………………………..10

Capítulo II – Revisión de la Literatura………………………………………………………12

Introducción …………………………………………………………………...12

Naturaleza del Trabajo………………………………………………………..12

Marco Teórico………………………………………………………………….13

vii

Página

El impacto de los avances tecnológicos en la oficina……………………..19

Investigaciones y estudios realizados en los Estados Unidos……...........21

Investigaciones y estudios realizados en Puerto Rico…………………….24

Resumen………………………………………………………………………..32

Capítulo III – Método…………………………………………………………………………..33

Introducción…………………………………………………………………….33

Descripción de la Muestra…………………………………………………….33

Descripción del Instrumento………………………………………………….33

Diseño de Investigación………………………………………………………34

Procedimiento de la Investigación…………………………………………...35

Análisis de los Datos…………………………………………………………..36

Resumen………………………………………………………………………..37

Capítulo IV – Análisis e Interpretación de los Hallazgos……………………………….....38

Introducción…………………………………………………………………….38

Análisis e Interpretación de los Hallazgos…………………………………..38

Discusión de los Hallazgos…………………………………………………...55

Resumen………………………………………………………………………..61

Capítulo V – Conclusiones, Implicaciones y Recomendaciones…………………...........62

Introducción…………………………………………………………………….62

Conclusiones…………………………………………………………………...62

Implicaciones…………………………………………………………………..63

viii

Página

Recomendaciones……………………………………………………………..63

Referencias…………………………………………………………………………………….66

Apéndices………………………………………………………………………………………71

A Carta Circular 19-2006-2007…………………………………………………72

B Programa de estudios del asistente administrativo………………………..76

C Modelo del instrumento para la recopilación de los datos…………..........78

D Modelo del instrumento de recopilación de los datos de los

clasificados de empleo………………………………………………………..80

ix

LISTA DE TABLAS

Tabla Título Página

1 Resumen de los Resultados del Análisis de los Documentos……………39

2 Exigencias y Destrezas para el Puesto de Asistente Administrativo…….41

3 Preparación y Experiencia…………………………………………………...44

4 Competencias Generales……………………………………………………..46

5 Programas de Aplicación de Computadoras……………………………….48

6 Competencias de Comunicación…………………………………………….51

7 Competencias de Características Personales……………………………...53

x

LISTA DE FIGURAS

Figura Título Página

1 Exigencias y Destrezas para el Puesto de Asistente Administrativo…….43

2 Preparación y Experiencia……………………………………………………45

3 Competencias Generales……………………………………………………..47

4 Programas de Aplicación de Computadoras……………………………….50

5 Competencias de Comunicación…………………………………………….52

6 Competencias de Características Personales……………………………...54

xi

Estudio Documental 2

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

Introducción

El propósito de este estudio fue realizar una investigación documental sobre

las exigencias del mercado laboral y su impacto en el currículo de Educación

Comercial en el programa de Educación Vocacional del Departamento de

Educación de Puerto Rico.

En estos momentos en que vivimos en medio de un mundo caracterizado

por los constantes cambios económicos, tecnológicos y sociales, entre otros, es

importante mantenerse a la vanguardia para poder enfrentarlos de forma

responsable y efectiva. Más aún, cuando se trata de la educación de los jóvenes

quienes son el futuro de nuestra generación. Debido a esos cambios que son

parte de esta nueva generación, es necesario que los educadores y el personal a

cargo de la educación de nuestro país, se mantengan investigando y buscando las

últimas tendencias y adelantos en la educación para mejorar el proceso de

enseñanza y aprendizaje. Las destrezas que se supone que la escuela imparta

deben ser identificadas por el estado y las comunidades, especialmente por los

educadores, líderes del comercio y la industria; al igual que por el movimiento

obrero (Ortiz, 2007).

De igual forma, es importante que se analicen los estudios de egresados

que realizan las instituciones universitarias como parte de sus procesos de

acreditación para corroborar la efectividad del currículo de acuerdo con las

exigencias del mercado laboral actual.

Estudio Documental 3

Según Blanco (2007), el énfasis de todo el ámbito educativo a nivel mundial

ha sido ofrecer una educación superior de alta calidad. Una de las formas en que

esto se puede lograr es que las instituciones educativas de educación superior se

interesen en realizar estudios de egresados frecuentemente para saber el grado

de satisfacción de sus estudiantes. Los resultados que se obtienen de estos

estudios son muy valiosos, ya que le permiten tomar decisiones importantes sobre

cómo mejorar y cambiar sus servicios para lograr la excelencia académica, crear

ambientes atractivos y seguros para los estudiantes y les permite también tomar

decisiones sobre los procesos de acreditación por las agencias pertinentes. Estos

estudios son muy necesarios hoy día porque vivimos en un mundo de constantes

cambios y de avances tecnológicos, los cuales van dictando el rumbo que han de

tomar las empresas para prestar servicios de calidad y estar a la vanguardia ante

los nuevos retos que surgen día a día.

Según Burgos (2009), los avances tecnológicos y su impacto en la

profesión secretarial han motivado a que se revise el currículo del Bachillerato en

Administración de Sistemas de Oficina. Entre los cursos que se ofrecen están los

cursos sobre Tecnologías, Administración, Lenguaje y Transcripción, en adición a

los cursos de la Facultad de Administración de Empresas. Los cursos de

Administración de Empresas son: Introducción a la Gerencia y a los Negocios,

Relaciones Humanas, Introducción a la Economía, Principios de Mercadeo,

Introducción a los Fundamentos de Contabilidad I y II, Aspectos Legales en los

Negocios y Ética Empresarial. Como se puede observar en esta revisión curricular

se han añadido más cursos sobre administración, ya que la tendencia de la

profesión es hacia las tareas y responsabilidades más administrativas.

Estudio Documental 4

La Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras comenzó con el

nuevo programa de estudios en agosto de 2008. Este hecho es sumamente

importante porque demuestra que existe la necesidad de la revisión curricular. El

Departamento de Educación debe igualmente tomar la iniciativa de revisar el

currículo de Educación Comercial para que esté alineado con las exigencias del

mercado laboral actual y acoplado con los ofrecimientos a nivel postsecundario.

En ocasiones y a causa de estos cambios, existe una discrepancia entre los

requisitos del currículo para el puesto de asistente administrativo en cuanto a

conocimientos, destrezas y exigencias por los patronos de dicha profesión. En

relación con esos cambios y su impacto en el mundo de las empresas, es

necesario revisar constantemente el currículo para atemperarlo con las exigencias

del mercado laboral.

En estudios recientes y de acuerdo a las referencias se ha encontrado que

la profesión secretarial ha sufrido una transformación a causa de los cambios

tecnológicos. En la actualidad el título de secretaria ha cambiado a asistente

administrativo. Por tal motivo, las tareas que realiza hoy día el asistente

administrativo son diferentes a las que realizaba en el pasado, las mismas son

parte de las responsabilidades del personal administrativo. En vista de estos

cambios que ha sufrido la profesión, es importante que los mismos también se

reflejen en el currículo del asistente administrativo.

Justificación del estudio

La información obtenida de este estudio impactará tanto al currículo actual

como a los estudiantes, a los patronos, maestros y a los padres, entre otros. Al

Estudio Documental 5

revisarse y mantenerse actualizado el currículo, los estudiantes se beneficiarán, ya

que tendrán la oportunidad de ampliar sus conocimientos, desarrollar al máximo

las destrezas y habilidades requeridas para el puesto de asistente administrativo.

En relación a estas destrezas, habilidades y conocimientos, los estudiantes

realizan un Internado Ocupacional en duodécimo grado y es en éste que aplicarán

lo aprendido a través de su trayectoria en el Programa. Es el interés del

investigador que ellos puedan crecer profesionalmente y que puedan tener una

inversión en el proceso actual y no luego de graduado que tengan que actualizar

el conocimiento no adquirido en su formación.

Este estudio es importante porque los cambios tecnológicos han contribuido

al desarrollo y expansión de los negocios y en específico a las destrezas que

deben tener los asistentes administrativos para realizar las diferentes tareas

inherentes a su profesión. En términos de los patronos, también se beneficiarán,

ya que si los estudiantes obtienen una buena preparación en el área, los

beneficios redundarán en las compañías porque sus empleados estarán mejor

capacitados para cumplir con las exigencias actuales del mercado laboral. Es

necesario que el currículo del Programa de Educación Comercial se mantenga

actualizado tomando en consideración las exigencias del mercado laboral actual,

ya que se desea que los estudiantes puedan tener éxito en sus funciones y en sus

metas futuras dentro del campo laboral.

Objetivos de la investigación

El objetivo de esta investigación documental fue llevar a cabo un estudio de

la profesión donde se pueda realizar un análisis comparativo entre las tareas y

Estudio Documental 6

destrezas contempladas por el Negociado de Estadísticas del Trabajo y el

Departamento de Educación, Programa Vocacional, en cuanto a la profesión de

asistente administrativo con las exigencias del mercado laboral actual. Este

estudio tenía como propósito aportar un conocimiento actualizado sobre los

requerimientos de esta profesión a la luz de las demandas del mundo laboral

actual con la finalidad de que se puedan incorporar cambios de naturaleza

curricular a los ofrecimientos de esta profesión. Además, se pretendía aportar

conocimiento investigativo científico que contribuya a justificar cualquier decisión

de cambio de naturaleza curricular.

Evidentemente es necesario conocer, comparar y contrastar los requisitos

del Programa de Educación Vocacional del Departamento de Educación con los

del Negociado de Estadísticas del Trabajo y con la realidad actual del mercado

laboral.

Según la Resolución del Senado 1621, la Secretaría Auxiliar de Educación

Vocacional y Técnica (2003), quien es el componente de la docencia del

Departamento de Educación, tiene la encomienda de preparar los recursos

humanos y desarrollar una fuerza trabajadora competitiva internacionalmente.

Como parte integral del Sistema y en armonía con la filosofía educativa de Puerto

Rico, contribuye a la realización personal, económica y social de los alumnos. Su

filosofía se centra en la preparación de los estudiantes con las destrezas

ocupacionales, académicas básicas y de empleabilidad que le permitan obtener,

retener y progresar en posiciones productivas y de responsabilidad.

Estudio Documental 7

Esta Secretaría aspira alcanzar sus propósitos educativos a través del

desarrollo de una política pública hacia la consecución del dominio de las

destrezas básicas académicas integradas a las destrezas ocupacionales. De esta

forma, los estudiantes participarán de un proceso de enseñanza y aprendizaje

que, a tenor con los cambios tecnológicos, les permitirá: alcanzar los estándares

de excelencia en todos los programas instruccionales; tomar decisiones sobre sus

metas ocupacionales; integrarse al proceso de transición de la escuela al trabajo;

obtener, retener y progresar en un empleo para competir en una economía global.

. Con relación al currículo del Programa Vocacional del Departamento de

Educación para el puesto de asistente administrativo, los requisitos, en términos

de los cursos que se ofrecen en el mismo son: Manejo del Teclado y Producción

de Documentos Comerciales I, Producción de Documentos Comerciales II,

Escritura Rápida o Taquigrafía, Administración de Documentos, Tecnología de

Oficina, Registro de Datos Financieros, Transcripción, Principios de Administración

y Supervisión e Internado Ocupacional, en adición a las materias básicas.

Según el Negociado de Estadísticas del Trabajo (2006), quien es el sistema

que sirve como recurso primario de la información ocupacional, el puesto de

asistente administrativo planifica, dirige o coordina servicios de apoyo en una

Organización, como son: distribución de correspondencia, operar el teléfono o la

recepción, y otras tareas de apoyo en la oficina. Asimismo entre los requisitos

están contemplados las tareas, conocimientos, destrezas, habilidades, actividades

del trabajo, contenido del trabajo, intereses, estilos de trabajo, valores del trabajo,

ocupaciones relacionadas, salarios, entre otros. Entre los conocimientos están los

Estudio Documental 8

clericales, administración y supervisión, servicio al cliente y al personal, personal y

recursos humanos, dominio del lenguaje inglés y de las matemáticas, entre otros.

Conjuntamente están algunas de las destrezas como las relaciones sociales,

manejo del tiempo, coordinación, comprensión de lectura, servicio de orientación,

actividades auditivas, actividades de aprendizaje, comunicación oral y escrita,

entre otras.

El Departamento de Educación tiene el Programa de Educación Comercial

dentro de los ofrecimientos del Programa de Educación Vocacional. El propósito

del Programa de Educación Comercial es preparar a los alumnos para ingresar al

mundo laboral, aunque también pueden continuar sus estudios universitarios. El

investigador espera conocer cuáles son las tareas que se realizan en la oficina y

su frecuencia. Además, desea investigar cuáles son las destrezas que los

patronos exigen a los empleados en el puesto de asistente administrativo.

El investigador realizó el estudio Exigencias del mercado laboral y su

impacto en el currículo de Educación Comercial en el programa de Educación

Vocacional: un acercamiento hacia el estudio del puesto de asistente

administrativo mediante la recopilación de datos de estudios previos y del análisis

de clasificados para el puesto de asistente administrativo, tanto del periódico El

Nuevo Día y de clasificados en Internet.

Preguntas de investigación

Las preguntas de investigación que orientaron este estudio, y las cuales se

contestaron con los datos obtenidos de este estudio, son las siguientes:

1. ¿Está atemperado el currículo de educación vocacional comercial con las

exigencias del mercado laboral actual?

Estudio Documental 9

2. ¿Cuáles son las destrezas o requisitos que los patrones exigen a las

personas que ocupan el puesto de asistente administrativo?

3. ¿Cuáles son las tareas oficinescas que realizan los asistentes

administrativos en la oficina actual?

4. ¿Qué aportaciones investigativas o teóricas producto del proceso de

revisión de la literatura contribuyen al conocimiento de cambio curricular

de este ofrecimiento vocacional?

Definición de términos

Para efectos de esta investigación documental, se definieron los siguientes

términos relacionados con la misma:

1. Asistente administrativo – El asistente administrativo asiste al gerente

general realizando funciones rutinarias administrativas y de oficina, tales

como redactar la correspondencia, programar las citas, organizar y

mantener los papeles y los archivos electrónicos y suministrar la

información requerida por las personas que llamen.

2. Competencia – Capacidad laboral medible necesaria para realizar un

trabajo eficazmente (Marelli, 1999).

3. Currículo – Todas las experiencias planificadas, provistas o incorporadas

por la escuela para ayudar al estudiante a lograr unos objetivos al máximo

de sus habilidades (Ortiz, 2007).

4. Destreza – Habilidad con que se hace una cosa.

5. Destrezas suaves – Habilidades que revelan el carácter de la persona.

6. Estándar – Aseveración del entendimiento y nivel del logro que los

estudiantes deben obtener (NBEA, 1995).

Estudio Documental 10

7. Globalización – Proceso de expansión de actividades y de operaciones

comerciales para obtener una perspectiva mundial de clientes, productos y

procedimientos operacionales (Dlabay, 1997).

8. Mercado laboral – Es un sitio real o abstracto donde la demanda por

servicios laborales por parte de las empresas y organizaciones productivas

y no-productivas se encuentra con la oferta de destrezas y habilidades de

producción adquiridas y acumuladas por las personas en una economía o

región (Alameda, 2001).

9. Programa de Educación Comercial – Programa que provee a los

estudiantes variadas experiencias de aprendizaje que les permiten

desarrollar las destrezas necesarias, así como los valores y las actitudes

fundamentales que se requieren para lograr el éxito en el desempeño de un

empleo de oficina (Departamento de Educación, 2005).

10. Programa de Educación Vocacional – Sistema que proporciona los medios

necesarios para que una persona ingrese al mundo laboral y se desarrolle

en él (Fernández, 2007).

Limitaciones

Existen muchos puestos relacionados al área de tareas oficinescas, pero se

tomó en consideración, para efectos de este estudio solamente el de asistente

administrativo.

Resumen

En este Capítulo se presenta una introducción, los objetivos de la

investigación, las preguntas guías que dirigieron esta investigación documental, la

justificación del estudio, las limitaciones y la definición de términos que están

Estudio Documental 11

relacionadas con este estudio. En el mismo se pretende evidenciar cómo los

cambios tecnológicos han impactado las tareas que realiza el asistente

administrativo y las destrezas necesarias para poder realizar efectivamente su

labor y cómo afecta el currículo actual para que los estudiantes logren la meta

esperada al ingresar al mundo laboral.

Estudio Documental 12

CAPÍTULO II

REVISIÓN DE LA LITERATURA

Introducción

Este estudio se realizó con el propósito de tomar en consideración las

exigencias del mercado laboral actual para ofrecer recomendaciones para la

revisión o actualización del currículo del puesto de asistente administrativo del

Programa de Educación Comercial de la División Vocacional del Departamento de

Educación de Puerto Rico. El Programa de Educación Comercial tiene como

objetivo el garantizar una educación gratuita y no sectaria que desarrolle las

capacidades y talentos de todos los estudiantes para que sean ciudadanos

productivos e independientes, aprendices de por vida, respetuosos de la ley y del

ambiente y capaces de contribuir al bienestar común.

En este capítulo se presenta un resumen de la revisión de la literatura

realizada con el objetivo de proveer información pertinente que sirva de apoyo a

esta investigación. Se efectuó una búsqueda manual y computadorizada en libros,

enciclopedias, revistas y publicaciones profesionales, entre otras fuentes, las

cuales constituyeron la muestra de documentos de este estudio.

Naturaleza del Trabajo

Según el Occupational Outlook Handbook (2008-2009), la ocupación de

asistente administrativo se describe como el empleado de oficina que realiza una

variedad de actividades administrativas y tareas clericales, las cuales le serán de

gran utilidad para manejar eficientemente una oficina u organización. Algunas de

las tareas que realiza en la oficina son las siguientes: planifica y prepara el

itinerario de reuniones y de citas, organiza y mantiene los archivos manuales y/o

Estudio Documental 13

electrónicos, maneja proyectos, conduce investigaciones, recibe y gestiona

llamadas telefónicas, disemina información utilizando el teléfono, los servicios de

correo y los de la red electrónica y se encarga de los arreglos de viajes y de

invitados.

El asistente administrativo debe saber utilizar diferentes equipos

electrónicos, como: fotocopiadoras, máquinas de facsímil, sistemas de teléfono y

videoconferencia, entre otros. También tiene que realizar otras tareas como:

componer correspondencia utilizando diferentes programados, crear hojas de

cálculos, manejar programas de base de datos, elaborar informes, presentaciones

comerciales y otros documentos utilizando programas y equipos especializados.

Además, el asistente administrativo realiza tareas tradicionales y otras de índole

administrativas que se le asigne de acuerdo a la empresa en la cual trabaje.

Marco teórico

El Programa de Educación Vocacional del Departamento de Educación

(2003), tiene como propósito preparar personal que ayude a fortalecer el

desarrollo económico del País. Su filosofía se centra en la preparación de

personas que posean las destrezas ocupacionales técnicas, académicas básicas,

éticas, ciudadanas y de empleabilidad que le permitan adquirir un empleo,

mantenerlo y progresar en el mismo. Los Programas Vocacionales y Técnicos

brindan la oportunidad a sus estudiantes de participar de internados en la industria

como parte de los cursos.

Según la reforma curricular del Departamento de Educación, se adoptó la

teoría de aprendizaje cognoscitivo-humanista, este fundamento teórico orienta el

proceso de aprendizaje hacia el desarrollo de los más altos niveles del proceso de

Estudio Documental 14

pensar. El proceso de enseñanza y aprendizaje son eventos enérgicos y

complejos, los cuales se desarrollan por medio de diferentes recursos, enfoques,

métodos, técnicas y estrategias. La visión del constructivismo se fundamenta en

que el maestro puede ocupar un papel de mediador y facilitador del aprendizaje

entre los estudiantes y su entorno vivencial. Esto ocasiona un cambio en el

paradigma tradicional en el cual el rol del maestro era el de suministrar

información y el rol del estudiante era el de receptor pasivo. En el nuevo

paradigma, el estudiante se transforma en un ser activo y se le orienta a que

autoevalúe el progreso de la calidad de su aprendizaje.

Este aprendizaje se basa en los principios sicológicos y sociológicos de

Piaget. Él resaltó que los niños aprenden mejor cuando son activos y buscan

soluciones por sí mismo. Que los maestros deben diseñar situaciones que

promuevan el pensamiento y el descubrimiento. El aprendizaje de los niños debe

ocurrir de manera natural. El salón de clases debe convertirse en un escenario de

exploración y descubrimiento. Por otro lado, también se basa en los principios de

Vygostky (1982).

Según Vygostky (1982), los niños construyen los conocimientos a través de

la interacción social con los demás. Su principal implicación para la enseñanza es

que debemos establecer muchas oportunidades para que los estudiantes

aprendan con el maestro y con compañeros más hábiles. Ambos consideran que

el maestro funciona como facilitador y guía, más que como directores y

moldeadores del aprendizaje.

Según la Carta Circular Núm. 19 (2006-2007) del Departamento de

Educación la misión del Departamento de Educación de Puerto Rico se ha

Estudio Documental 15

revisado y atemperado al compás de los constantes cambios sociales generados,

esencialmente, como resultado de los avances en las áreas relacionadas con la

información, la tecnología y la economía. Esta misión, conforme la Ley 149 de 15

de julio de 1999, conocida como Ley Orgánica para el Departamento de

Educación, establece que la educación se orienta hacia el desarrollo y formación

integral del estudiante en los aspectos físico, mental, social, emocional y ético-

moral. Considera, a su vez, el desarrollo socioeconómico, político, científico y

tecnológico de la nueva era y se basa en los valores universales y culturales de la

sociedad puertorriqueña. Por tal motivo, la legislación constituye el marco legal en

el cual se fundamenta la Reforma Educativa. Ésta dispone la formulación de

estándares de excelencia para todos los estudiantes en todas las áreas

curriculares.

Estos estándares se prepararon con el propósito de encaminar la oferta

educativa en la teoría de aprendizaje cognoscitivo-humanista y el enfoque

constructivista. En adición, para convenir con las demandas de esta nueva

sociedad, estos estándares se han revisado, con la finalidad de medir y orientar

los contenidos y aplicaciones del cuerpo de conocimiento medular del

Departamento de Educación. El currículo con los estándares como guía seguirá

evolucionando de forma activa e integradora impulsando el desarrollo del

pensamiento crítico creativo y pertinente a los retos de esta nueva era. El

componente medular del diseño curricular lo constituye ocho aspectos básicos, a

saber: conocimientos, valores, actitudes y virtudes humanas, destrezas y

competencias, diversidad cultural, ambiente, estudio y trabajo, tecnología y

economía.

Estudio Documental 16

El 16 de enero de 2006 se presentó una Resolución en el Senado de

Puerto Rico donde se expuso los objetivos que tiene La Secretaría Auxiliar de

Educación Vocacional y Técnica, quien es el componente de la docencia del

Departamento de Educación con la encomienda de preparar los recursos

humanos y desarrollar una fuerza trabajadora competitiva internacionalmente. La

misma aporta a la realización personal, económica y social de los alumnos. Su

filosofía se enfoca en el desarrollo de los estudiantes con las destrezas

ocupacionales, académicas básicas y de empleabilidad que le permitan conseguir,

conservar y progresar en posiciones productivas y de responsabilidad.

Por medio del desarrollo de una política pública hacia el logro del dominio

de las destrezas básicas académicas sumadas a las destrezas ocupacionales, es

que se alcanzan estos propósitos educativos. De esta manera, y de acuerdo con

los cambios tecnológicos, los estudiantes participarán de un proceso de

enseñanza aprendizaje que les permitirá alcanzar los estándares de excelencia en

todos los programas instruccionales; hacer decisiones sobre sus metas

ocupacionales; integrarse al proceso de transición de la escuela al trabajo;

obtener, retener y progresar en su empleo para competir en una economía global.

Es necesario tomar en consideración la perspectiva del mercado laboral actual

para hacer una comparación entre el aspecto académico y el de la economía.

El mercado laboral es un sitio real o abstracto donde la demanda por

servicios laborales por parte de las empresas y organizaciones productivas y no-

productivas se encuentra con la oferta de destrezas y habilidades de producción

adquiridas y acumuladas por las personas en una economía o región. La teoría

clásica del mercado competitivo postula que el salario pagado estará determinado

Estudio Documental 17

por la demanda y oferta. No obstante, teorías más modernas reconocen que

imperfecciones en el mercado permiten que el salario pueda ser negociado entre

las partes o determinado por el poder de los grupos y organizaciones que

demandan y ofrecen trabajo (Alameda, 2001).

Con el propósito de entender a cabalidad las señales que ofrece el mercado

laboral sobre las condiciones de la economía, varias agencias altamente

especializadas del gobierno han desarrollado y manejan un sistema complejo de

estadísticas laborales. La agencia encargada de manejar este sistema en Puerto

Rico es el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH) mientras que

en Estados Unidos lo es el Negociado de Estadísticas del Trabajo (Bureau of

Labor Statistics (BLS), sistema que sirve como fuente nacional primario de

información de las ocupaciones, provee información comprensiva, clave para los

atributos y características de los trabajadores y ocupaciones. Estas agencias

tienen el deber ministerial de proveer la información básica y relevante de las

estadísticas y tendencias en el mercado laboral (Alameda, 2001).

Según el Negociado de Estadísticas del Trabajo (2006), establece para el

puesto de asistente administrativo las tareas, destrezas, conocimientos,

habilidades, actividades de la profesión, intereses, salarios, otros. Algunas de las

tareas indicadas como requisito en esta agencia, se encuentran el dirigir y

coordinar servicios de apoyo en el departamento, agencia u organización, preparar

y revisar informes operacionales e itinerarios para asegurar corrección y eficiencia,

analizar procesos internos y recomendar e implementar procesos o políticas de

cambio para desarrollar operaciones, así como suplir cambios en los archivos,

adquirir, distribuir y almacenar materiales, planificar, administrar y controlar

Estudio Documental 18

presupuestos para contratos, equipo y materiales. Entre los conocimientos

oficinescos están los conocimientos de administración y procesos clericales,

sistemas como procesamiento de palabra, administrar archivos y registros,

estenografía y transcripción, diseñar formularios y otros procedimientos y términos

de oficina.

Según el Departamento de Educación, El Programa de Educación

Comercial le permite desarrollar en los estudiantes, las destrezas esenciales para

desempeñarse eficientemente en la oficina mediante las diversas experiencias de

aprendizaje que se brinda a sus miembros. Las destrezas que se destacan en el

currículo del Programa son: de comunicación, solución de problemas, relaciones

humanas, razonamiento y lógica, y conocimientos básicos con el uso de la

computadora. El Programa le brinda a los estudiantes, la oportunidad de adquirir el

adiestramiento, los conocimientos, las destrezas y los hábitos deseables en el

empleo mediante una experiencia real de trabajo, producto de los arreglos entre la

escuela y el patrono. Dicha experiencia le facilita al estudiante la transición de la

escuela al trabajo.

Entre los cursos que contiene el Programa de estudios de la especialidad:

Asistente Administrativo está el de Tecnología de Oficina. Se utilizará el prontuario

del curso, ya que en su diseño se tomó en consideración las necesidades

inmediatas de los estudiantes de duodécimo grado que realizan su Internado

Ocupacional. Este curso es sumamente importante porque contiene los temas

pertinentes a las funciones y tareas que realiza el asistente administrativo en la

oficina.

Estudio Documental 19

Según el Prontuario del Curso de Tecnología de Oficina (2002) este curso

le permite al estudiante refinar, integrar y actualizar las destrezas y los

conocimientos fundamentales en las áreas de Administración de Documentos,

Escritura Rápida o Taquigrafía, Contabilidad, Producción de Documentos y

Registro de Datos. Entre las competencias contempladas en el documento de

trabajo están las siguientes: ética y valores, salud y seguridad, relaciones

interpersonales, ambiente de trabajo, uso de equipos de oficina, perfil del asistente

administrativo, preparativos de viaje, coordinación de reuniones, preparación de

documentos, establece prioridades y la búsqueda de empleo.

Los avances tecnológicos y su impacto en el personal de apoyo

Fenner (1989) indica que tanto la tecnología, como la fuerza laboral y el

ambiente de trabajo cambiarán y que es necesario que los empleados de oficina

se mantengan adiestrados para que sus funciones evolucionen y puedan

responder a esos cambios a los cuales han de enfrentarse.

Según Jaffee (1991), los cambios en la profesión secretarial han

evolucionado y continuarán evolucionando debido al gran aumento en los avances

tecnológicos. Mientras más sofisticados sean los equipos así será el impacto que

tendrá en la profesión. También señala que hay otros cambios que establecerán el

camino que marcará el futuro de la profesión. Las funciones del empleado de

oficina han sufrido un cambio, su énfasis va dirigido a ser facilitador, organizador,

coordinador y experto en relaciones humanas responsable de las actividades de

servicio al cliente.

Timm (2005) en su artículo: “Preparing Students for the Next Employment

Revolution”, explica cómo la naturaleza y los retos de la ocupaciones en este

Estudio Documental 20

mundo global y técnico han creado una demanda por un nuevo tipo de empleado.

Los cambios tecnológicos que han surgido, de una u otra forma, afectan el mundo

de los negocios. A causa de esto, los negocios han tenido que reestructurar las

tareas y responsabilidades de su personal para poder cumplir eficientemente con

la demanda actual. De acuerdo con Friedman (2005), América está en el borde de

una ola creativa. Estamos entrando en una fase en la que podemos ver la

digitalización, virtualización y automatización de la mayoría de las cosas.

También Timm (2005) presenta unas nuevas estrategias de enseñanza y

aprendizaje que los maestros deben utilizar para que los estudiantes salgan mejor

preparados para enfrentar los retos y realidades del mundo de los negocios en

esta nueva era. Las mismas son las siguientes: asumir el rol de modelo de

cambio, hacer el compromiso de colaborar, darle la oportunidad a cada estudiante

para dirigir, fomentar en los estudiantes el aprender de sus errores, brindar

oportunidad para la creatividad, soltar el control y dejar que la energía fluya,

comprometerse con lo mejor y no aceptar menos, retar a los estudiantes para

descubrir el beneficio de la diversidad, proveer estrategias y herramientas para el

aprendizaje continuo y tomar decisiones basadas en la información y crear placer

o diversión.

Friedman (2005), The Herman Group (2005) y Gibson (2002) están de

acuerdo en que las personas que tendrán ventaja competitiva en un futuro en el

mercado laboral, serán los que cumplan con lo siguiente: que sean creativos, que

tomen riesgos, que muestren iniciativa y responsabilidad, que sean colaboradores

y líderes, que tengan y exploren un conocimiento interdisciplinario y que deseen

continuar aprendiendo.

Estudio Documental 21

Mora (2008) en su artículo: Secretarias Ejecutivas y Competencias

Actitudinales enfatiza la importancia de estas competencias, las cuales garantizan

un excelente rol de la ejecutiva moderna. Indica que la triada de las competencias

laborales está compuesta por los conocimientos, habilidades y competencias

actitudinales, como son la auto confianza, auto desarrollo, auto motivación,

comunicación interpersonal, disponibilidad, gestión de conflictos, gestión de

recursos, impacto e influencia, autoestima, asertividad, trato y necesidades de

logro.

En la revisión de literatura se ha encontrado que son varios los estudios

que se han realizado referentes al personal de oficina, las destrezas, requisitos o

responsabilidades que tiene en el desempeño de sus funciones. Los adelantos

tecnológicos han impacto el mundo de los negocios, y a su vez al personal de

oficina como lo es el asistente administrativo.

Investigaciones y estudios realizados en los Estados Unidos

La Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills (1991) del

Departamento del Trabajo de los Estados Unidos realizó un estudio con el fin de

analizar las demandas del lugar de trabajo y saber si los estudiantes, de acuerdo

con los modelos de enseñanza vigentes, son capaces de cumplir con ellas. La

SCANS se hizo responsable de puntualizar las destrezas necesarias para el

trabajo, proponer niveles aceptables de desempeño, sugerir métodos eficaces

para evaluar el dominio y diseñar una estrategia de difusión para las escuelas de

la nación, las empresas y el hogar. Como parte de los resultados del estudio se

identificaron cinco competencias y tres elementos fundamentales de habilidades y

Estudio Documental 22

cualidades personales que conducen al desempeño eficiente en un puesto de

trabajo.

Las competencias identificadas son las siguientes:

Recursos: tiempo, dinero, materiales y distribución de personal.

Relaciones interpersonales: trabajo en equipo, enseñar a otros, servicio al

cliente, ejercer liderazgo, negociar y trabajar con personas diversas.

Información: buscar, evaluar, organizar y mantener sistemas de

información, interpretar, comunicar información y utilizar computadoras.

Sistemas: comprender interrelaciones complejas, entender sistemas,

monitorear y corregir desempeños, mejorar o diseñar sistemas.

Tecnología: seleccionar tecnologías, aplicarlas en las tareas, dar

mantenimiento y reparar equipos.

Los tres elementos fundamentales son:

Destrezas básicas: lectura, escritura, matemáticas, escuchar y hablar.

Destrezas de pensamiento: pensamiento creativo, toma de decisiones,

solución de problemas, visualizar, aprender a cómo aprender

Cualidades personales: responsabilidad, autoestima, sociable, autogestión,

integridad y honestidad.

Por otro lado, Hickmann (1995) hace referencia al estudio “Career Path

Study for Office Professionals” delegado al Centro de Investigación y Encuestas

de la Universidad de Georgia por la Asociación Internacional de Secretarios

Profesionales en 1994. Este estudio se realizó con el fin de entender la conexión

entre los títulos y las responsabilidades laborales del personal de oficina. Este

Estudio Documental 23

estudio refleja que el personal secretarial exige competencias gerenciales y de

computadoras debido a la importancia de las funciones que realiza en la oficina

automatizada. También señala que es importante que todos los empleados de

oficina adquieran una educación básica que les capacite con las competencias

básicas para ejecutar su trabajo eficientemente, y que los que interesen un puesto

en específico tomen cursos especializados.

Zaho (2004) afirma que las competencias profesionales importantes para

todos los estudiantes del Programa Comercial deben incluir la escritura de

informes, solución de problemas, trabajo en equipo, comunicación oral, preparar y

enviar presentaciones efectivas y el uso efectivo de la computadora/Internet.

Weber (2007) argumenta la importancia de proveer a los estudiantes de

finanzas la oportunidad de desarrollar y mejorar sus destrezas profesionales, las

cuales deben incluir: comunicación oral y escrita, destrezas de presentación,

solución de problemas, trabajo en equipo y el uso de la computadora.

Hyman y Hu (2005) identificaron las destrezas de mercadeo que los

estudiantes, egresados y profesionales creen que son importantes para que los

estudiantes ingresen a la fuerza laboral, las destrezas que consideraron fueron:

comunicación oral y escrita, toma de decisiones y habilidad para colaborar. El

análisis estadístico indicado por la facultad clasifica como las destrezas más

deseadas para los estudiantes de mercadeo son: destrezas de administración

(toma de decisiones, liderazgo, planificación, organización y destrezas de

administración del tiempo), destrezas cognitivas (solución de problemas,

pensamiento crítico y destrezas analíticas) y destrezas de comunicación

(destrezas de comunicación oral y escrita).

Estudio Documental 24

En el suplemento especial El Lugar de Trabajo de 2000 (1998), el equipo

editor expone que los profesionales de oficina deben tener proficiencia en el

manejo de sofisticados programas aplicaciones de computadoras, ser capaces de

producir hojas de cálculo electrónicas, generar informes y presentaciones para los

ejecutivos, mantener bases de datos, manejar proyectos de publicaciones de

escritorio y realizar investigaciones a través del Internet. Este personal debe

demostrar flexibilidad y ser capaz de trabajar efectivamente con otros empleados

de la empresa. La habilidad para resolver problemas creativamente, las destrezas

de comunicación y las relaciones interpersonales son indispensables para que el

personal de apoyo administrativo pueda realizar su labor (Workplace 2000 – Office

Team, 1998).

En un estudio realizado por la Asociación Internacional de Profesionales de

Oficina (Secretaries Week Survey, 1998) el 94.7 por ciento de las personas que

contestaron la encuesta afirmaron que sus responsabilidades y tareas habían

aumentado considerablemente en el último año. Los aumentos más notables

fueron en las áreas de administración (70.3%), manejo de computadoras de alto

nivel (34.1%), finanzas y contabilidad (26.9%), supervisión (24.9%) y manejo de

recursos humanos (18.9%) (Torres, 1999).

Investigaciones y estudios realizados en Puerto Rico

Las empresas multinacionales en Puerto Rico y la Sociedad Honoraria de

Educación Comercial Delta Pi Epsilon (según citado por Huertas, 2007) realizaron

cada una de ellas un estudio en el 2006 con el fin de determinar cuáles son las

destrezas que necesita un asistente administrativo. Los resultados de ambos

estudios reflejaron que las destrezas se dividen en seis grandes áreas, a saber:

Estudio Documental 25

Comunicación: bilingüe, manejo efectivo de la información electrónica y

manual, manejo efectivo de llamadas telefónicas, habilidad para redactar

documentos comerciales y comunicaciones electrónicas y técnicas de

presentación.

Tecnología: profundo dominio de los programas de computadora (Excel,

Word, PowerPoint, Publisher, Access, otros), integración de documentos de

distintos programas y medios, uso efectivo de la Internet, diseño y

mantenimiento de páginas electrónicas, uso de programas o agendas

electrónicas (Outlook, otros), diseño creativo de documentos, manejo

efectivo de las tecnologías de oficina y sistemas electrónicos y producción

de gráficas e informes estadísticos.

Organización y planificación: crear planes de trabajo, manejo efectivo del

tiempo, habilidad para establecer prioridades, trabajo con múltiples tareas

simultáneamente, organización de reuniones y distribución de agendas,

diseño de actividades formales e informales donde puede haber

participación de extranjeros, conocimiento sobre etiqueta y protocolo,

manejo y mantenimiento de inventario de equipo y materiales, recopilación

y organización de información para el uso de informes gerenciales, arreglo

de viaje y elaboración de itinerarios.

Destrezas interpersonales: confidencialidad, personalidad agradable,

proyección profesional, actitudes positivas, actitud de servicio, habilidad

para trabajar bajo presión, integridad y ética profesional, sensibilidad

cultural, receptividad hacia el aprendizaje, cortesía y flexibilidad.

Estudio Documental 26

Destrezas analíticas: análisis de situaciones críticas, toma de decisiones,

asertividad, búsqueda y análisis de información e investigación.

Destrezas y conocimientos gerenciales: manejo de presupuesto, liderazgo e

iniciativa, supervisión de personal y asignación de trabajo a subalternos,

servicio al cliente, negociación y mercadeo, adiestramiento a personal

subalterno, conocimiento del negocio y de la cultura organizacional.

El Censo de Desarrollo Ocupacional y Empresarial del Departamento del

Trabajo y Recursos Humanos (2005) realizó un estudio con el fin de identificar las

destrezas y ocupaciones en mayor demanda en Puerto Rico. Entre los hallazgos

del estudio se identificó lo siguiente:

Las destrezas en mayor demanda son las destrezas básicas, de

comunicación, destrezas de cualidades personales y de compromiso con la

empresa, siendo la responsabilidad la más deseada por los patronos.

Las destrezas que han adquirido mayor importancia en los últimos cinco a

diez años son: cualidades personales, toma de decisiones, solución de

problemas y relaciones interpersonales.

Las principales causantes para ocasionar el cambio en las destrezas han

sido: exigencias de los clientes, necesidad de realizar más trabajo en

equipo, contacto directo con clientes y la nueva tecnología.

La ocupación secretarial se encuentra entre las primeras cinco de mayor

demanda.

Estudio Documental 27

Entre las expectativas de los patronos la ocupación de oficina y apoyo

administrativo está entre las cinco ocupaciones que se espera sea una de

las de mayor crecimiento.

Entre las implicaciones educativas recomendadas en este estudio están las

siguientes: incluir en el currículo las destrezas suaves, reforzar las destrezas

básicas de español, aritmética e inglés en la educación primaria y secundaria y

que los currículos académicos deben incluir programas de internados para

proveerle a los estudiantes la experiencia que le facilite la transición al mundo

laboral.

Pinto (2005) realizó un estudio sobre la trayectoria profesional de los

egresados de Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de

Río Piedras. Para recopilar la información del estudio se administró un

cuestionario a los egresados del Departamento y se realizaron entrevistas

telefónicas con los egresados. Uno de los hallazgos que encontró es que las

destrezas y preparación del asistente administrativo son muy diferentes a la de los

siglos anteriores. En su revisión de literatura pudo hallar que han ocurrido cambios

fundamentales en la profesión secretarial o asistente administrativo. Algunos de

los cambios señalados son los siguientes:

Se exige preparación académica universitaria y con experiencia en el

campo del comercio.

Las destrezas requeridas incluyen manejar problemas y situaciones

variadas, relaciones interpersonales, comunicación efectiva o interpretación

de procedimientos y políticas de la organización.

Estudio Documental 28

Asumir responsabilidades que antes eran labor del ejecutivo, tales como:

supervisión, entrevistas a posibles empleados, capacitación al personal,

participación en comités, manejo del presupuesto, compra de equipos,

manejo del inventario, revisión de procedimientos, desarrollo de

estándares, manejo de proyectos.

Se requiere peritaje en el uso de los programas de computadoras

especializados para oficina, tales como: Word, PowerPoint, Excel y Access.

Hay gran demanda por asistentes administrativos especialistas en oficinas

legales y médicas.

También pudo encontrar que se repetían las siguientes destrezas:

liderazgo, solución de conflictos, trabajo en equipo, auto-dirigido, comunicación

(verbal y escrita), multi-tareas, manejo de proyecto y creatividad. Los resultados

de este estudio, coinciden con la información presentada en la literatura. Todo

apunta a los cambios tecnológicos y su impacto en la profesión secretarial o del

asistente administrativo. Estos cambios han contribuido a la evolución de la

profesión. Por tal motivo es necesario que el currículo se actualice de acuerdo con

los cambios que surgen en el mercado laboral.

Quiñones (2000) realizó una investigación con el propósito de identificar las

competencias internacionales necesarias en el asistente administrativo para

desempeñarse eficientemente en las empresas internacionales en Puerto Rico.

Llevó a cabo un estudio Delfos utilizando como expertos a empresarios,

industriales, directores de recursos humanos y altos ejecutivos de dichas

Estudio Documental 29

empresas mediante un cuestionario titulado Identificación de competencias

internacionales. Entre sus hallazgos están los siguientes:

Las competencias que fueron clasificadas como Muy importantes fueron las

siguientes: Ética (100%), Mejoramiento Profesional (78%) y

Comunicaciones Internacionales (59%).

Las competencias que fueron clasificadas como Importantes fueron las

siguientes: Finanzas (100%), Ambiente (71%), Economía (71%) y

Conciencia Global (70%).

Las competencias clasificadas como Menos importantes fueron las

siguientes: Mercado Internacional (66%) y Gerencia (57%).

Torres (1999) realizó una investigación con el propósito de investigar cuál

es el impacto del proceso de automatización de las empresas privadas en las

competencias profesionales del personal de oficina y sus implicaciones para la

capacitación de éstos por medio de los programa de educación continua y

actividades de mejoramiento profesional. Su investigación fue de carácter

descriptivo correlacional. Los hallazgos de su investigación le permitieron llegar a

varias conclusiones, entre ellas están las siguientes:

Las competencias de tecnología, comunicación y las relacionadas con las

características personales son las más importantes.

Las competencias asociadas con las características personales de los

empleados de oficina es el aspecto más importante para el desempeño

exitoso en la oficina moderna.

Estudio Documental 30

Existe necesidad de continuar la capacitación en las competencias sobre

las características personales, las competencias de tecnología y las de

comunicación.

Las competencias generales de transcripción de signos taquigráficos y las

que usan equipo de dictado/transcripción así como la rapidez y la exactitud

en el manejo de los teclados no se consideran importantes para que el

personal de oficina se desempeñe eficientemente en su lugar de trabajo.

La enseñanza de la comunicación oral y escrita en inglés debe ser

reforzada en los programas de educación continua, en las actividades de

mejoramiento profesional y en los currículos de administración, sistemas de

oficina y ciencias secretariales en las instituciones postsecundarias.

Morales (1990) realizó una investigación con el fin de evidenciar la

necesidad de actualizar el currículo del Programa de Educación Comercial del

Departamento de Educación debido a los adelantos tecnológicos. Entrevistó a

jefes de agencias públicas y privadas, para determinar el rol de la

microcomputadora en la industria y el comercio. Examinó un cuestionario aplicado

por el Programa a los maestros de la Región Educativa de Arecibo para conocer el

dominio que tenían los maestros de Educación Comercial en el uso y manejo de

microcomputadora. Realizó entrevistas no estructuradas a maestros de Educación

Comercial de las Regiones de Arecibo, Caguas y Mayagüez y a estudiantes

egresados de cursos comerciales para conocer su opinión sobre el rol de la

microcomputadora en el currículo del Programa de Educación Comercial y analizó

178 anuncios de ofertas de empleo.

Estudio Documental 31

Entre los hallazgos más importantes de su estudio Morales señaló que:

Existe la necesidad de una revisión curricular partiendo de la oferta y la

demanda ocupacional.

La falta de relación entre los ofrecimientos curriculares y el mundo del

trabajo, la necesidad de actualizar el currículo a tono con la nueva

tecnología.

La no adecuacidad en la cantidad y calidad del equipo utilizado en la

enseñanza.

El mantenimiento al equipo y los procedimientos de compra son

ineficientes.

La falta de un plan de desarrollo profesional para el personal docente y no

docente.

La falta de incentivos a los maestros y la escasez de recursos de apoyo a la

docencia.

En el análisis de anuncios clasificados sobre ofertas de empleo en el campo

oficinesco los resultados fueron los siguientes: De los 178 anuncios, 123 fueron de

Secretarias, 27 de Contables y 28 de Oficinistas/Recepcionistas. Entre los

requisitos de empleo de la empresa pública y privada los que obtuvieron el por

ciento mayor de demanda para la ocupación de Secretarias fueron los siguientes:

Poseer bachillerato o grado asociado (40) – 33%

Dominio de programas de aplicación de computadoras (90) – 73%

Completamente bilingüe (81) – 66%

Poseer dominio de la mecanografía (28) – 23%

Estudio Documental 32

También indica que los anuncios señalaban otros requisitos o destrezas,

tales como: iniciativa, habilidad para trabajar con el público, capacidad para

trabajar bajo presión, entre otros.

Resumen

Jaffee (1991), Timm (2005), Hickmann (1995), Pinto (2005) y Torres (1999)

están de acuerdo en que los avances tecnológicos y la automatización de la

oficina han impactado la profesión secretarial y/o asistente administrativo. Es

importante mantenerse actualizado de acuerdo con los nuevos cambios para

poder competir y tener éxito en el desempeño de las funciones en la oficina. Zaho

(2004), Weber (2007), Hyman y Hu (2005) y Torres (1999), entre otros, hablan de

la importancia que están teniendo las destrezas suaves o de características

personales en el empleado de oficina. Además, en las fuentes consultadas se

pueden identificar las diferentes destrezas o requisitos que hoy día los patronos le

exigen al asistente administrativo y al personal de oficina.

Estudio Documental 33

CAPÍTULO III

MÉTODO

Introducción

Se investigó, para propósitos de este estudio, las exigencias del mercado laboral

y su impacto en el currículo de Educación Comercial en el Programa de Educación

Vocacional del Departamento de Educación de Puerto Rico. En este capítulo se

presenta el diseño de la investigación, las preguntas de investigación, la descripción de

la muestra, la descripción del instrumento, el procedimiento utilizado por el investigador

dirigido a contestar las preguntas de investigación formuladas para el estudio, el

análisis de los datos, limitaciones y conclusiones.

Descripción de la muestra

Se realizó un análisis de los documentos curriculares del Programa de

Educación Comercial del Departamento de Educación de Puerto Rico, tales como la

Carta Circular 19-2006-2007, específicamente la sección del currículo del Asistente

Administrativo, el Prontuario del curso Tecnología de Oficina. También se utilizaron 50

clasificados para el puesto de asistente administrativo del periódico El Nuevo Día y de

clasificados en línea. Además, se analizaron los datos recopilados de la revisión de la

literatura.

Descripción del instrumento

Para recopilar los datos necesarios para el estudio, el investigador diseñó

diferentes instrumentos. El primer instrumento diseñado fue una tabla de tres columnas

para la recopilación de los datos del análisis de documentos utilizados en este estudio.

Estudio Documental 34

El título de la primera columna es Código, el de la segunda Descripción y el de la

tercera Hallazgo.

Luego el investigador diseñó otro instrumento de dos columnas para la

recopilación de los datos del análisis de los clasificados de empleo. El investigador

clasificó las destrezas profesionales en cinco áreas: Preparación y Experiencia,

Destrezas Generales, Destrezas de Comunicación, Programas de Aplicación de

Computadoras y Destrezas de Características Personales. La primera columna la tituló

Destrezas o Requisitos y la segunda columna Frecuencia. La tabla se dividió en cinco

áreas, cada una correspondiente a cada una de las destrezas profesionales. En cada

división se identificó las destrezas o exigencias correspondientes a cada clasificación.

El Apéndice D muestra el modelo en blanco de esta tabla que se utilizó para recopilar

los datos de los cincuenta clasificados analizados. En cada división se le añadió la

palabra otras, para añadir cualquier otra destreza o exigencia que se encontrara en la

recopilación de los datos.

Después el investigador diseñó otra tabla con tres columnas. En la primera

columna se especificaron las exigencias o destrezas requeridas por los patronos en los

clasificados de empleo, en la segunda columna se indicó la frecuencia con que la

destreza estuvo presente en cada clasificado. En la última columna se anotó el por

ciento detallado de cada destreza.

Diseño de la investigación

Esta investigación es una descriptiva, con un enfoque documental, en la que se

utilizaron los datos de investigaciones previas y el análisis de clasificados para el

puesto de asistente administrativo. La investigación descriptiva tiene como objetivo

Estudio Documental 35

llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la

descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se

limita a la recopilación de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones

que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores,

sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen

la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a

fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento

(Noemágico, 2006).

La investigación documental como parte esencial de un proceso de investigación

científica, puede definirse como una estrategia en la que se observa y reflexiona

sistemáticamente sobre realidades teóricas y empíricas usando para ello diferentes

tipos de documentos donde se indaga, interpreta, presenta datos e información sobre

un tema determinado de cualquier ciencia, utilizando para ello, métodos e instrumentos

que tiene como finalidad obtener resultados que pueden ser base para el desarrollo de

la creación científica (Martínez, 2002).

Procedimiento

Se seleccionó el tema, se realizó el proceso de revisión de la literatura,

utilizando documentos del Programa de Educación Comercial del Departamento de

Educación, artículos de revistas profesionales y otras fuentes a través del Internet,

libros y en clasificados del periódico El Nuevo Día y clasificados en línea. Luego se

recopilaron los datos, se organizaron en tablas y se analizaron. Una vez analizados, el

investigador hizo las recomendaciones y/o aportaciones al currículo del Programa de

Educación Comercial, a la luz de los hallazgos encontrados en la investigación.

Estudio Documental 36

Análisis de los datos

Los datos cualitativos consisten de palabras e ideas que se recogen por el

investigador a través de entrevistas abiertas, observaciones del participante o análisis

de documentos. Por consistir en palabras e ideas, tienden a ser una fuente de

información rica en descripciones y explicaciones sobre el fenómeno de estudio. Las

investigaciones que se centran en levantar datos cualitativos se orientan a entender los

fenómenos que investigan con el objetivo de describirlos, entender sus ramificaciones,

predecir sus impactos y poder comunicarlos al mundo científico. La riqueza de los

datos cualitativos radica en poder describir perspectivas y no en llegar a conclusiones

numéricas. Analizar datos cualitativos significa identificar “descriptores o categorías” en

los datos que permitan al investigador darle un orden u organización a la información

que se recopila para poder explicar los hallazgos de su investigación (Ponce, 2006).

Como parte del análisis de las fuentes identificadas en la literatura se comenzó

un proceso de organización de la información obtenida de los documentos curriculares

para el puesto de asistente administrativo del Programa de Educación Comercial del

Departamento de Educación de Puerto Rico y de los datos recopilados en la revisión de

la literatura. El investigador utilizó una tabla diseñada para la recopilación de los datos

encontrados en las referencias. Se asignó una codificación o clasificación que

contribuye al análisis de los datos. Luego se identificaron y contabilizaron las tareas y

destrezas señaladas en los clasificados. Contabilizadas las tareas y destrezas, se

estimó la frecuencia y por cientos de los datos para identificar las más señaladas por

los patronos. Estos análisis permitieron contestar las preguntas de investigación.

Estudio Documental 37

Resumen

En este capítulo el investigador explicó la metodología que utilizó para realizar

esta investigación documental descriptiva. Esta investigación se realizó con el propósito

de realizar aportaciones al currículo del asistente administrativo del Programa de

Educación Comercial del Departamento de Educación, ya que el investigador siente el

compromiso de contribuir al mejoramiento de la educación comercial del país.

Estudio Documental 38

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS HALLAZGOS

Introducción

En este capítulo el investigador incluye los resultados obtenidos producto del

análisis de los datos identificados. Los mismos se presentan en tablas y en figuras. Se

analizaron los documentos estudiados y los clasificados del periódico.

Análisis e interpretación de los hallazgos

A continuación se presenta un resumen de los datos obtenidos en la revisión de

los documentos estudiados y utilizados en la realización de este estudio. Se analizaron

los datos obtenidos de los documentos curriculares y de las demás fuentes utilizadas,

como son los artículos de revistas profesionales, libros, tesis, estudios, entre otras

fuentes. Una vez creado el instrumento para la recolección de datos, se comenzó la

misma a través de este estudio. El investigador clasificó la información en cuatro

áreas, las mismas son las siguientes: destrezas o requisitos, conocimientos, tareas y

estrategias de enseñanza.

Estudio Documental 39

Tabla 1: Resumen de los Resultados del Análisis de los Documentos

Código Descripción Hallazgo

1 Destrezas o

requisitos

Preparación académica

Experiencia

Comunicación (comunicación oral y escrita, bilingüe,

redacción, )

Relaciones interpersonales (trabajo en equipo, servicio al

cliente)

Cualidades personales (ética profesional, valores, seguridad,

creatividad, iniciativa, responsabilidad, colaboración,

autoconfianza, autodesarrollo, automotivación, autoestima,

disponibilidad, deseos de continuar aprendiendo, autogestión,

socialización, integridad, honestidad, confidencialidad,

personalidad agradable, proyección profesional, actitudes

positivas, actitud de servicio, habilidad para trabajar bajo

presión, sensibilidad cultural, receptividad hacia el

aprendizaje, cortesía, asertividad y flexibilidad)

Tecnología (dominio y uso de programas de aplicación de

computadoras, uso de equipos de oficina, )

Destrezas de administración y pensamiento (toma de

decisiones, solución de problemas, liderazgo, planificación,

organización, establecer prioridades, destrezas de

administración del tiempo, pensamiento creativo, tomar

riesgos)

2 Conocimientos Administración de Documentos

Escritura Rápida o Taquigrafía

Contabilidad

Producción de Documentos

Registro de Datos

Tecnología de Oficina

Relaciones Humanas

3 Tareas Preparar y planificar itinerario de citas y reuniones

Mantener y administrar archivos manuales y electrónicos

Manejar proyectos

Conducir investigaciones

Manejar presupuesto

Estudio Documental 40

Código Descripción Hallazgo

3 Tareas Preparar y planificar itinerario de citas y reuniones

Mantener y administrar archivos manuales y electrónicos

Manejar proyectos

Conducir investigaciones

Manejar presupuesto

Contestar y gestionar llamadas telefónicas

Tramitar información

Utilizar equipos electrónicos

Preparar correspondencia

Crear hojas de cálculos

Manejar base de datos

Elaborar informes

Crear presentaciones

Dirigir y coordinar servicios de apoyo

Preparar y revisar informes operacionales

Adquirir, distribuir y almacenar materiales

Realizar preparativos de viaje

Diseñar formularios

Redactar documentos

Adiestrar y supervisar a otro personal

Manejar el inventario

Comprar equipo

Revisar procedimientos

Desarrollar estándares

4 Estrategias de

Enseñanza

Asumir el rol de modelo de cambio

Hacer el compromiso de colaborar

Darle la oportunidad a cada estudiante para dirigir

Fomentar en los estudiantes el aprender de sus errores Brindar

oportunidad para la creatividad

Soltar el control y dejar que la energía fluya

Comprometerse con lo mejor y no aceptar menos

Retar a los estudiantes para descubrir el beneficio de la

diversidad

Proveer estrategias y herramientas para el aprendizaje continuo

Tomar decisiones basadas en la información

Crear placer o diversión

Estudio Documental 41

A continuación se presenta una tabla con las exigencias o destrezas requeridas

por los patronos en los clasificados de empleo analizados por el investigador. En la

misma se presentará la frecuencia y el por ciento para cada una de las exigencias o

destrezas requeridas en cada clasificado.

Tabla 2: Exigencias y Destrezas para el Puesto de Asistente Administrativo

Exigencias o Destrezas fe %

Preparación académica 33 66%

Experiencia 26 52%

Ser bilingüe 36 72%

Destrezas de comunicación (otras) 20 40%

Uso de programas de aplicación de computadoras 46 92%

Archivo y control de documentos 9 18%

Conocimientos matemáticos y de contabilidad 8 16%

Manejar equipo y transcribir documentos 10 20%

Manejar agendas, calendarios y coordinar actividades 6 12%

Sistemas de escritura 3 06%

Servicio al cliente 6 12%

Iniciativa, liderato, dinamismo, diligente y buena actitud 7 14%

Responsabilidad, puntualidad y buena presencia 6 12%

Discreción, buen juicio y confidencialidad 3 06%

Trabajo bajo presión y organización 11 22%

Trabajo en equipo y relaciones interpersonales efectivas 5 10%

n= 50

Estudio Documental 42

Entre los resultados obtenidos en esta investigación mediante el análisis de

clasificados de empleo, se encontró que entre las destrezas requeridas que obtuvieron

el por ciento mayor están las siguientes: el uso de programas de aplicación de

computadoras con un 92%, el ser bilingüe con un 72%, el tener una preparación

académica con un 66% y el tener experiencia con un 52%. El por ciento mayor de las

destrezas requeridas, lo observamos en el uso de la computadora y los distintos

programas de aplicación para utilizar la misma. Entre los programas de aplicación que

más le exigen al asistente administrativo están Word, Excel y PowerPoint.

Estudio Documental 43

66

52

72

40

92

18 1620

126

12 14 126

10

22

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Por ciento

Pre

para

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bajo

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org

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n

Destrezas

Figura 1: Destrezas o exigencias requeridas para el puesto de asistente administrativo

Porciento

Estudio Documental 44

Tabla 3: Preparación y Experiencia

Preparación Académica o Experiencia Fe %

Grado Asociado 13 26%

Bachillerato 19 38%

Otros 1 02%

Experiencia 26 52%

n= 50

Los resultados presentados en la Tabla I demuestran que uno de los requisitos

que más se exige en los clasificados de empleo es la experiencia, la cual obtuvo un

52%. En cuanto a la preparación académica, el tener el grado de bachillerato en

Ciencias Secretariales o Sistemas de Oficina obtuvo un 38%, mientras que el tener un

grado asociado en Sistemas de Oficina obtuvo un 26%.

Estudio Documental 45

26%

38%

2%

52%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Por Ciento

Grado Asociado Bachillerato Otros Experiencia

Destrezas o Exigencias

Figura 2: Preparación y Experiencia

Porciento

Estudio Documental 46

Tabla 4: Competencias Generales

Competencias Generales Fe %

Archivo y control de documentos 9 18%

Principios de contabilidad 7 14%

Matemáticas 1 02%

Transcribir o preparar documentos 6 12%

Taquigrafía o Escritura Rápida 3 06%

Manejar equipos de oficina 4 08%

Manejar agendas y calendarios 5 10%

Servicio al cliente 6 12%

Coordinar actividades 1 02%

n= 50

Los resultados obtenidos en la Tabla 3 demuestran que entre las competencias

generales requeridas en los clasificados de empleo, la que obtuvo el por ciento mayor

fue el archivo y control de documentos con un 18%. Las otras destrezas generales con

por cientos más altos fueron: principios de contabilidad con un 14% y servicio al cliente

con un 12%.

Estudio Documental 47

18%

14%

2%

12%

6%

8%

10%

12%

2%

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

18%

Por ciento

Arc

hiv

o

Conta

bilid

ad

Mate

máticas

Tra

nscribir d

ocum

ento

s

Taquig

rafí

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Escritu

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Equip

os d

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ficin

a

Agendas y

cale

ndarios

Serv

icio

al cliente

Coord

inar

activid

ades

Destrezas

Figura 3: Destrezas Generales

Porciento

Estudio Documental 48

Tabla 5: Programas de Aplicación de Computadoras

Competencias en Programas de Aplicación Fe %

Word 25 50%

Excel 23 46%

Power Point 14 28%

Outlook 4 08%

Peachtree 4 08%

Publisher 1 02%

Quickbooks 2 04%

Internet 2 04%

Data entry 2 04%

Facturación 2 04%

Act 1 02%

Windows 2 04%

Adobe Acrobat 1 02%

Corel Draw 1 02%

WordPerfect 9 1 02%

n= 50

Estudio Documental 49

Los datos contenidos en la Tabla 4 muestran que son varios los programas de

aplicación que se utilizan en las empresas. El por ciento mayor de los programas de

aplicación requeridos en los clasificados analizados, lo obtuvo el programa de

procesamiento de palabras “Word”, con un 50%. Le sigue el programa de aplicación de

hoja de cálculos “Excel” con un 46%. Los programas de aplicación de “Microsoft Office”

fueron los más requeridos en los clasificados de empleo utilizados en esta

investigación.

Estudio Documental 50

50%

46%

28%

8% 8%

2%

4% 4% 4% 4%

2%

4%

2% 2% 2%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Por Ciento

Wo

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Exce

l

Po

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Ou

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ok

Pe

ach

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Pu

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Win

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t

Co

rel D

raw

Wo

rd P

erf

ect

9

Destrezas

Figura 4: Programas de Aplicación de Computadoras

PorCiento

Estudio Documental 51

Tabla 6: Competencias de Comunicación

Competencias de Comunicación fe %

Dominio de la comunicación oral y escrita 11 22%

Ser bilingüe 36 72%

Redacción 7 14%

Tomar dictado 2 04%

n= 50

Entre los resultados obtenidos mediante el análisis de los clasificados de

empleo, en las competencias de comunicación la que obtuvo el por ciento mayor fue el

ser bilingüe con un 72%. Seguido del dominio de las comunicación oral y escrita con un

22%.

Estudio Documental 52

22%

72%

14%

4%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Por Ciento

Comunicación oral y

escrita

Ser bilingüe Redacción Tomar dictado

Destrezas

Figura 5: Competencias de Comunicación

PorCiento

Estudio Documental 53

Tabla 7: Competencias de Características Personales

Competencias de Características Personales fe %

Liderato 1 02%

Dinamismo 3 06%

Organización 3 06%

Trabajar bajo presión 8 16%

Relaciones interpersonales efectivas 4 08%

Discreción 1 02%

Puntualidad 1 02%

Diligente 1 02%

Responsabilidad 4 08%

Buen juicio 1 02%

Iniciativa 1 02%

Confidencialidad 1 02%

Buena actitud 1 02%

Buena presencia 1 02%

Trabajar en equipo 1 02%

n= 50

En esta tabla se puede observar que entre las destrezas de características

personales, la que obtuvo el por ciento mayor fue la de trabajar bajo presión con un

16%. Las otras características personales más solicitadas fueron las relaciones

interpersonales efectivas y la responsabilidad con un 08% cada una.

Estudio Documental 54

2%

6% 6%

16%

8%

2% 2% 2%

8%

2% 2% 2% 2% 2% 2%

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

Por Ciento

Lid

era

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Din

am

ism

o

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ba

jar

en

eq

uip

o

Destrezas

Figura 6: Competencias de Características Personales

Por Ciento

Estudio Documental 55

Discusión de los hallazgos

Entre los resultados obtenidos de esta investigación, está el hecho de que las

destrezas de tecnología, uso de programas de aplicación de computadoras fue el

requisito que la mayoría de los patronos solicitó en las ofertas de empleo. El

investigador pudo comprobar que los cambios tecnológicos han influido en las

destrezas y tareas que realiza el asistente administrativo hoy día en la oficina. Otra de

las destrezas muy solicitadas por los patronos en el mercado laboral es el ser bilingüe.

Esa es una destreza que la mayoría de los estudiantes del Programa de Educación

Comercial Vocacional no dominan. También pudo comprobar que las destrezas de

taquigrafía y/o escritura rápida casi no se requieren para el trabajo de oficina, y es uno

de los cursos de especialidad en el programa de estudios del asistente administrativo.

Estos resultados concuerdan con los resultados que obtuvo Pinto (2005) en su estudio

sobre la trayectoria profesional de los egresados de Sistemas de Oficina de la

Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.

Las preguntas que guiaron esta investigación fueron contestadas a la luz de los

hallazgos luego de analizados los resultados obtenidos de la misma.

1. ¿Está atemperado el currículo de educación vocacional comercial con

las exigencias del mercado laboral actual?

Luego de haber realizado este estudio, el investigador ha podido observar que

han surgido cambios significativos en el Programa de Educación Comercial luego del

impacto de la tecnología como presentara Morales (1990) en su tesis sobre la

necesidad de actualizar el currículo del Programa de Educación Comercial del

Departamento de Educación debido a los adelantos tecnológicos. De igual forma, el

Estudio Documental 56

investigador ha podido darse cuenta de que los adelantos tecnológicos no se detienen

y las exigencias del mercado laboral tienen que estar a tono con esos cambios que

surgen día a día. A la luz de los resultados obtenidos en este estudio, el investigador

recomienda que el Programa de Educación Comercial necesita ser revisado

nuevamente y que el mismo debe mantenerse en constante revisión para suplir las

necesidades de los estudiantes que aspiran ingresar a la fuerza laboral en esta área y

es el objetivo del Departamento de Educación y de los educadores que ellos puedan

ser empleados eficientes y competentes para que así puedan lograr sus metas y las del

Departamento de Educación de Puerto Rico. A través de este estudio se ha podido

identificar la necesidad de añadir la enseñanza de otros programas de aplicación de

computadoras que se están utilizando en las oficinas por este personal. El curso de

escritura rápida o taquigrafía es uno de especialidad y en las fuentes consultadas se ha

podido observar que apenas se utiliza o se solicita por parte de los patronos, por tal

motivo se puede modificar el énfasis con que se está ofreciendo.

2. ¿Cuáles son las destrezas o requisitos que los patrones exigen a las

personas que ocupan el puesto de asistente administrativo?

De acuerdo con los clasificados de empleo analizados en este estudio, las

destrezas o requisitos que los patronos exigen en las personas que ocupan el puesto

de asistente administrativo, en orden de mayor a menor frecuencia, son las siguientes:

Uso de programas de aplicación de computadoras en un 92%. Los programas

que obtuvieron el por ciento mayor de solicitud fueron Word, Excel y PowerPoint.

Ser bilingüe en un 72%

Estudio Documental 57

La preparación académica en un 66%. La preparación académica más solicitada

fue el bachillerato y luego el grado asociado.

El tener experiencia en un 52%

Las destrezas de comunicación en un 40%

El trabajar bajo presión y la organización en un 22%

El manejar equipo y transcribir documentos en un 20%

El archivar y el control de documentos en un 18%

Tener conocimientos matemáticos y de contabilidad en un 16%

Tener iniciativa, liderato, dinamismo, ser diligente y tener buena actitud en un

14%

Manejar agendas, calendarios y coordinar actividades en un 12%

Servicio al cliente en un 12%

La responsabilidad, puntualidad y buena presencia en un 12%

El trabajo en equipo y las relaciones interpersonales efectivas en un 10%

La discreción, el buen juicio y la confidencialidad en un 06%

Los sistemas de escritura en un 06%

Estas destrezas o requisitos se clasificaron en cinco áreas de competencias, las

cuales fueron: Preparación académica y experiencia, Destrezas generales, Programas

de aplicación de computadoras, Competencias de comunicación y Competencias de

características personales. Siendo la de programas de aplicación de computadoras la

más requerida en los anuncios.

De acuerdo con las referencias consultadas, según Morales (1990), SCANS

(1991), Torres (1999), Quiñones (2000), Hyman y Hu (2005), Departamento del Trabajo

Estudio Documental 58

y Recursos Humanos (2005), Pinto (2005), Delta Pi Epsilon (2006) y Weber (2007), las

destrezas o exigencias para el puesto de asistente administrativo son las siguientes:

Preparación académica y experiencia

Comunicación (comunicación oral y escrita, bilingüe, redacción)

Relaciones interpersonales (trabajo en equipo, servicio al cliente)

Cualidades personales (ética profesional, valores, seguridad, creatividad,

iniciativa, responsabilidad, colaboración, autoconfianza, autodesarrollo,

automotivación, autoestima, disponibilidad, deseos de continuar aprendiendo,

autogestión, socialización, integridad, honestidad,

confidencialidad, personalidad agradable, proyección profesional, actitudes

positivas, actitud de servicio, habilidad para trabajar bajo presión, sensibilidad

cultural, receptividad hacia el aprendizaje, cortesía, asertividad y flexibilidad)

Tecnología (dominio y uso de programas de aplicación de computadoras, uso de

equipos de oficina)

Destrezas de administración y pensamiento (toma de decisiones, solución de

problemas, liderazgo, planificación, organización, establecer prioridades,

destrezas de administración del tiempo, pensamiento creativo, tomar riesgos)

Como se ha podido observar, el impulso de la globalización, el avance del

conocimiento y los avances tecnológicos, requieren nuevas competencias

profesionales, tales como habilidad para trabajar bajo presión, habilidad para trabajar

en equipos multidisciplinarios, destrezas de comunicación oral y escrita y dominio del

inglés, habilidades de razonamiento superior, pensamiento crítico y creativo, capacidad

para resolver problemas y tomar decisiones, capacidad de aprender a aprender y muy

Estudio Documental 59

especialmente las destrezas tecnológicas, como el dominio de diferentes programas de

aplicación de computadoras.

3. ¿Cuáles son las tareas oficinescas que realizan los asistentes administrativos

en la oficina actual?

De acuerdo con los resultados obtenidos del análisis de las referencias en este

estudio, según Office Team (1998) y el Negociado de Estadísticas del Trabajo (2006)

las destrezas oficinescas que más realizan los asistentes administrativos en la oficina

actual son las siguientes:

Preparar y planificar itinerario de citas y reuniones

Mantener y administrar archivos manuales y electrónicos

Manejar proyectos

Conducir investigaciones

Manejar presupuesto

Contestar y gestionar llamadas telefónicas

Tramitar información

Utilizar equipos electrónicos

Preparar correspondencia

Crear hojas de cálculos

Manejar base de datos

Elaborar informes

Crear presentaciones

Dirigir y coordinar servicios de apoyo

Preparar y revisar informes operacionales

Estudio Documental 60

Adquirir, distribuir y almacenar materiales

Realizar preparativos de viaje

Diseñar formularios

Redactar documentos

Adiestrar y supervisar a otro personal

Manejar el inventario

Comprar equipo

Revisar procedimientos

Desarrollar estándares

4. ¿Qué aportaciones investigativas o teóricas producto del proceso de

revisión de la literatura contribuyen al conocimiento de cambio curricular

de este ofrecimiento vocacional?

Mediante el proceso de revisión de la literatura, se realizó un acercamiento a

diferentes documentos identificados sobre el tema, y se pudo corroborar e identificar

investigaciones teóricas y estudios de naturaleza investigativa que implican que hay

que atemperar las expectativas de los cursos con lo que está pasando en el mercado

laboral. Pinto (2005), Torres (1999), Morales (1990), entre otros, han realizado

investigaciones y estudios relacionadas con el tema presente en este trabajo y han

podido encontrar que los cambios tecnológicos han impactado las oficinas y por ende,

impactan también el currículo para el asistente administrativo. Hay que observar las

fuerzas tanto externas como internas que conforman el currículo. Díaz (1997) indica

que, la evaluación curricular pretende relacionarse con todas las partes que conforman

el plan de estudios. Esto implica la necesidad de adecuar de manera permanente el

Estudio Documental 61

plan curricular y determinar sus logros. Para ello es necesario evaluar continuamente

los aspectos internos y externos del currículo (Fossi, 2008). El currículo se debe

evaluar y reestructurar tomando en consideración las evoluciones que ocurren en el

mundo que nos rodea. La verdadera constante es el cambio, nada es perpetuo.

Resumen

En este capítulo se presentaron los hallazgos obtenidos después de analizar los

datos. Este estudio encontró que la profesión del asistente administrativo ha sufrido

unos cambios causados en gran parte por los avances tecnológicos. Como

consecuencia de estos cambios, las tareas, responsabilidades del asistente

administrativo también han evolucionado. A raíz de estos cambios, es importante seguir

de cerca las exigencias del mercado laboral y utilizar las mismas para actualizar los

currículos pertinentes y estar a la vanguardia con estas exigencias. Las exigencias más

frecuentes por los patronos son el dominio de programas de aplicación y el ser bilingüe.

Además, los patronos están dándole mayor énfasis en las destrezas suaves o

actitudinales, ya que éstas influyen en el desempeño de las funciones del asistente

administrativo.

Estudio Documental 62

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES

Introducción

En este capítulo el investigador incluye las conclusiones, implicaciones y

recomendaciones luego de haber analizado los hallazgos producto de los datos

recopilados en esta investigación.

Conclusiones

Luego del análisis de los hallazgos, el investigador llegó a las siguientes

conclusiones:

Los avances tecnológicos han generado un cambio en los negocios y a su vez

en las ocupaciones de oficina.

La profesión secretarial ha evolucionado debido a los cambios ocurridos por los

avances tecnológicos.

Las responsabilidades y tareas que realiza el asistente administrativo son

diferentes a las que realizaba la secretaria, ahora son más de carácter

administrativo.

Las competencias actitudinales son sumamente indispensables en el asistente

administrativo. Es necesario que se le dé especial cuidado al desarrollo de las

destrezas suaves, las cuales son importantes en el personal de oficina.

Las competencias en el uso de la tecnología y de diferentes programas de

aplicación de computadoras son una de las más requeridas por los patronos.

Las competencias de comunicación oral y escrita en español y en inglés también

son muy importantes en el personal de oficina.

Estudio Documental 63

Implicaciones

Las implicaciones que se desprenden de este estudio son las siguientes:

Darle mayor énfasis en el currículo a las destrezas suaves o de características

personales, ya que las mismas son de gran importancia en la oficina.

Reforzar las destrezas de inglés desde la educación primaria, ya que el ser

bilingüe fue la segunda exigencia más solicitada por parte de los patronos.

Revisar el currículo del programa de asistente administrativo del Programa de

Educación Comercial del Departamento de Educación de Puerto Rico para que

los egresados adquieran las destrezas y conocimientos necesarios que los

capaciten para desempeñarse eficientemente en puestos de oficina.

Recomendaciones

El investigador hace las siguientes recomendaciones, las cuales son producto de

este estudio.

Departamento de Educación

Realizar un estudio de los egresados del Programa de Educación Comercial

para evaluar la efectividad del mismo y que permita realizar los cambios

necesarios para que el Programa logre las metas deseadas.

Revisar el currículo del Programa de Educación Comercial para el puesto de

asistente administrativo de acuerdo con las exigencias del mercado laboral

actual y que esté articulado con el nivel postsecundario.

Fortalecer los cursos de inglés, ya que el ser bilingüe fue uno de los requisitos

más requeridos por los patronos.

Estudio Documental 64

Continuar ofreciendo talleres y adiestramientos en el uso de la tecnología y de

los programas de aplicación para los maestros.

Motivar al personal pertinente a conducir investigaciones que contribuyan a

enriquecer el currículo y que fomenten el mejoramiento y fortalecimiento de las

destrezas requeridas por los patronos.

Universidades

Realizar estudios de egresados periódicamente para evaluar la efectividad del

Programa y realizar las recomendaciones necesarias para mantenerse

atemperado con las exigencias del mercado laboral.

Maestros y Comunidad Escolar

Realizar estudios e investigaciones que contribuyan a mantener el currículo

actualizado de acuerdo con las exigencias del mercado laboral.

Desarrollar proyectos y actividades que motiven a los estudiantes a visitar las

diferentes agencias y/o negocios para investigar cuáles son las exigencias del

mercado laboral y cómo es el ambiente real de oficina.

Realizar actividades significativas donde le provean a los estudiantes la

oportunidad de desarrollar liderazgo, tomar decisiones, solucionar problemas y

desarrollar el pensamiento crítico, entre otras destrezas.

Utilizar las revistas profesionales como Business Education Forum que tienen

muchos artículos interesantes y pertinentes para los cursos comerciales.

Fortalecer los cursos de inglés, ya que el ser bilingüe es uno de los requisitos

más importantes para los patronos.

Estudio Documental 65

Puntualizar en la enseñanza de la tecnología y de los programas de aplicación

que se utilizan en las oficinas hoy día.

Patronos

Que trabajen en conjunto con el Departamento de Educación y con los maestros

para que contribuyan a mejorar el aprendizaje de los estudiantes mediante

experiencias educativas en el campo comercial y que faciliten la transición de la

escuela al trabajo.

Futuros Investigadores

Realizar investigaciones pertinentes al currículo del Programa de Educación

Comercial que incluyan los otros ofrecimientos del área de Administración de

Empresas.

Estudio Documental 66

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Estudio Documental 71

APÉNDICES

Estudio Documental 72

Apéndice A: Carta Circular 19-1006-2007

Se incluyen las páginas de la 1 a la 3

Estudio Documental 73

Estudio Documental 74

Estudio Documental 75

Estudio Documental 76

Apéndice B: Programa de Estudios del Asistente Administrativo

Esta es la página 41 de la Carta Circular 19-2006-2007

Estudio Documental 77

Estudio Documental 78

Apéndice C: Modelo del instrumento para la recopilación de datos

del análisis de documentos

Estudio Documental 79

Tabla 1: Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos del Análisis de Documentos

Código Descripción Hallazgo

1 Destrezas o

requisitos

2 Conocimientos

3 Tareas

4 Estrategias de

Enseñanza

Estudio Documental 80

Apéndice D: Modelo del instrumento de recopilación de los datos de los clasificados de

empleo

Estudio Documental 81

Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos de los Clasificados de Empleo

Destrezas o Requisitos

Frecuencia

Preparación y Experiencia

Grado Asociado

Bachillerato

Otro

Experiencia

Destrezas Generales

Archivo

Contabilidad

Matemáticas

Transcribir documentos

Sistemas de Escritura

Uso de equipo de oficina

Manejo de agendas y calendarios

Servicio al cliente

Otras

Estudio Documental 82

Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos de los Clasificados de Empleo

Destrezas o Requisitos

Frecuencia

Programas de Aplicación de Computadoras

Word

Excel

PowerPoint

Access

Outlook

Publisher

Peachtree

Otros

Competencias de Comunicación

Ser bilingüe

Comunicación oral y escrita

Redacción

Otras

Estudio Documental 83

Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos de los Clasificados de Empleo

Destrezas o Requisitos

Frecuencia

Competencias de Características Personales

Liderato

Dinamismo

Responsabilidad

Organización

Trabajar bajo presión

Relaciones interpersonales

Trabajar en equipo

Iniciativa

Otras