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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
CORDINACIÓN GENERAL DE PRE-GRADO
CORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
PERFILES Y CILINDROS EN ALUMINIO (PERFILUM), C.A
EVALUACION DEL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA
PERFILES Y CILINDROS EN ALUMINIO (PERFILUM), C.A, UBICADA
EN LA ZONA INDUSTRIAL MATANZAS, PUERTO ORDAZ ESTADO
BOLIVAR
INFORME DE PASANTÍA PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA
EN CONTADURÍA PÚBLICA
Autor: T.S.U Andreina Cabrera.
C.I: V-17.632.654
Puerto Ordaz, Febrero 2012
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
CORDINACIÓN GENERAL DE PRE-GRADO
CORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
PERFILES Y CILINDROS EN ALUMINIO (PERFILUM), C.A
EVALUACION DEL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA
PERFILES Y CILINDROS EN ALUMINIO (PERFILUM), C.A, UBICADA
EN LA ZONA INDUSTRIAL MATANZAS, PUERTO ORDAZ ESTADO
BOLIVAR
INFORME DE PASANTÍA PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA
EN CONTADURÍA PÚBLICA
Autor: T.S.U Andreina Cabrera.
C.I: V-17.632.654
Tutor Académico: Tutor Industrial:
______________________ _______________________
Luis Moreno Liliana Cuenca
Puerto Ordaz, Febrero 2012
3
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso, por iluminarme en el camino de los estudios para
así conseguir todo lo que me he propuesto a lo largo de mi carrera académica.
A mis padres, que con esfuerzo y dedicación me guiaron por las buenas
costumbres, confiaron en mí, me apoyaron en todo momento y me hicieron
entender que la educación es primordial para la formación del hombre.
A mis hermanas y a mi hermoso Esposo que siempre me ha expresado y hecho sentir su amor, apoyo incondicional y por regalarme un hijo tan especial que es la luz de mi vida.
Y a todos mis familiares y amigos que de una u otra forma me han ayudado.
III
4
AGRADECIMIENTO
A Dios TODOPODEROSO, quien guía y cuida cada paso que doy día a día, por
darme paciencia, calma, fortaleza, entendimiento, sabiduría, tolerancia y
sobretodo vida y muchas ganas de realizarme como profesional, por permitirme
llegar a mis principales objetivos en la vida.
A mis padres Alicia Cabrera y José Cabrera por haberme brindado refugio, apoyo,
amor y muchos consejos en esta etapa de mi vida.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana (U.N.E.G), prestigiosa casa
de estudios y fuente de conocimientos para mi formación como Licenciada en
Contaduría pública.
A mi tutor académico Licenciado Luis Moreno, profesional incansable que con
valentía y dedicación asumió el reto de la elaboración y defensa del presente
trabajo de grado.
A la empresa Perfilum, por abrirme las puertas y darme la oportunidad de
desarrollar la pasantía, y a todo el personal que de una forma u otra aportaron un
granito en mi paso por esta entidad.
A mis hermanas quienes estuvieron pendientes de cada etapa del desarrollo de
este proyecto, Gracias por el apoyo incondicional.
A mi esposo que cada día tengo su apoyo incondicional para cada paso que pienso
dar en mi vida
IV
5
INDICE
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
INTRODUCCIÒN
III
IV
7
PARTE I
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa 9
Reseña histórica 9
Misión 10
Visión
Valores
Objetivo General de la Empresa
PARTE II
Explicación de los Problemas Observados en la Empresa
PARTE III
Objetivos de la investigación
Plan del Trabajo Acordado
Tipo de Investigación
Población y Muestra
10
10
11
16
19
20
24
26
6
Procedimiento de recolección de datos
PARTE IV
Facilidades y Dificultades Encontradas Durante el Desarrollo de la
Investigación
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
27
30
46
48
50
51
7
INTRODUCCIÓN
Perfiles y cilindros de Aluminio (Perfilum, C.A). Empresa de producción
sustentable de aluminio, inicia sus actividades productivas el 25 de septiembre
2009 con el objeto de fundir, recuperar y fabricar perfiles de aluminio, además
de comercialización ya sea importación y exportación de aluminio. Además de
ofrecer múltiples servicios a las empresas de la zona. Ubicada en avenida
principal, parcelamiento Maslov, Zona Industrial Matanzas Puerto Ordaz Estado
Bolívar. Cuenta con trabajadores formados y capacitados dentro y fuera de la
empresa, alcanzando un alto nivel técnico dentro de sus empleados, siendo una
empresa comprometida con el bienestar y desarrollo de sus trabajadores y envía
de un desarrollo sustentable promueve la producción nacional de nuestras materia
primas posicionando a la empresa y nuestro país en un estándar internacional y
nacional reconocido por la calidad en los productos que ofrece e impulsando la
soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la economía popular
al beneficiarse de ella múltiples y diferente micro-empresas de la República
Bolivariana De Venezuela.
Tradicionalmente la contabilidad se ha definido como el lenguaje de los negocios,
por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada
de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los
diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones. La contabilidad es un
sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar,
clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la
organización. Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter
rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad.
El presente informe técnico está enfocado hacia las actividades de índole contable
desarrolladas por el departamento de contabilidad de esta empresa. Durante las
pasantías profesionales se aprendió, conoció y se desarrolló diversas actividades
8
de rutina llevadas a cabo por dicho departamento, sin embargo, la investigación
se orientó a evaluar el sistema contable utilizado por la empresa Perfiles y
Cilindros En Aluminio (Perfilum) C.A, por considerar uno de los rubros más
importante y delicado en cuanto al análisis e interpretación de la información. Es
por ello que en toda empresa no debe faltar un control interno eficaz que garantice
el buen aprovechamiento del sistema contable, de esta manera se plantea un
estudio orientado de la siguiente manera:
1- Desarrollo
Descripción de la Empresa.
Descripción de la Unidad donde se realizo la pasantía.
Explicación de los problemas observados en la empresa.
Objetivos de la investigación.
Plan de trabajo acordado.
Logros del plan.
Métodos aplicados.
Facilidades y dificultades encontradas durante el desarrollo de la
investigación.
Acciones emprendidas para solventar inconvenientes
Aportes dados a la empresa.
Apreciación de los conocimientos adquiridos durante la realización
de la investigación a nivel teórico y práctico.
2- Conclusiones y Recomendaciones
3- Referencia Bibliográficas
4- Anexos
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PARTE I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Nombre de la empresa
Perfiles y Cilindros en Aluminio C.A, Ubicada en Puerto Ordaz, Estado Bolívar.
Reseña Histórica
PERFILUM, C.A, es una empresa que tiene por objeto la fundición, recuperación
de material para la fabricación de perfiles de aluminio dándole las diferentes
aleaciones requeridas en los mercados, realizando luego comercialización de su
producto ya sea por importación y exportación del mismo, además de la
prestación de servicios múltiples a la industria regional apoyando a las mismas de
manera global. En general promueve, incentiva, fomenta y comercializa
(importación o exportación) sus productos, relacionada de forma conexa o
independiente del objeto principal.
Inició su actividad el 25 de Septiembre del 2009, en Puerto Ordaz con la finalidad
de crear una empresa capaz de competir con los más altos estándares
internacionales y posicionarse como una empresa líder en el manejo de productos
relacionados con el aluminio, ofrecer calidad en la producción sustentable con el
apoyo de sus trabajadores formando, capacitando y comprometida con el bienestar
10
y desarrollo de sus empleados, teniendo en cuenta la diversificación productiva y
la soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la economía
popular de la República Bolivariana de Venezuela.
PERFILUM, C.A, se encuentra ubicada en AV Principal, Parcelamiento Maslov,
Zona Industrial Matanzas Puerto Ordaz Estado Bolívar.
Misión
Producir y comercializar productos derivado y aleaciones del aluminio bajo la
producción de cilindros, con la participación de sus trabajadores, accionistas,
cliente, proveedores y la comunidad organizada bajo un sistema que garantice la
productividad, calidad, integral, seguridad, salud y la conservación del medio
ambiente a fin de impulsar el desarrollo endógeno industrial del país.
Visión
Ser una empresa líder e innovadora, reconocida en el mercado productivo
nacional e internacional por la calidad de sus productos de aluminio y sus
diferentes aleaciones, todo enfocado en el marco de los planes macro de la nación
y de los nuevos proyectos de expansión de tipo oficial en el país. En apoyo a la
misión de C.V.G Alcasa y Venalum en transformar la materia prima en
productos terminados. Brindar seguridad y tranquilidad a sus clientes y satisfacer
sus intereses y necesidades con la de sus empleados brindándoles a los mismos
una estabilidad sustentada en el mejoramiento de sus condiciones de vida y
elevando su nivel intelectual y profesional, apoyado en las actividades de los
accionistas y aliado estratégicos.
Valores
Unos de los principales valores con lo que se identifica la empresa para ser cada
día mejor son los siguientes:
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Ser íntegros y en búsqueda de la excelencia: Cumplir con los deberes y
obligaciones, actuar con rectitud. Ser sobresalientes en la gestión de una
organización y el logro de resultados.
Trabajar en equipo: Alcanzar objetivos comunes en colectivo. El desarrollo
personal consiste en una actividad constante del individuo consigo mismo y en
relación con los demás para conseguir un óptimo estado de salud, mantener su
vitalidad y motivación personal para modificar sus conductas y costumbres.
Promover la innovación: selección, organización y utilización creativas de
recursos humanos y materiales de maneras nuevas y propias que den como
resultado la conquista de un nivel más alto con respecto a las metas y objetivos
previamente marcados.
Objetivo General de la Empresa
El objetivo fundamental de esta empresa es producir y comercializar los
servicios que ofrece para tal efecto debe cumplir con los siguientes objetivos
específicos:
Ofrecer un servicio de buena calidad que puedan satisfacer las
necesidades de sus clientes.
Lograr mayor eficiencia en el servicio que ofrece, tanto para sus
clientes, proveedores y aliados estratégicos.
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Identificar a PERFILUM, CA., como una empresa eficaz,
competitiva y responsable, tanto en el mercado nacional como
internacional.
Implementar sistemas de funcionamiento que permitan convertir a la
empresa en una de las más competitivas del mercado.
Identificar a PERFILUM, C.A, como una empresa eficaz,
competitiva y responsable, tanto en el mercado nacional como el
internacional.
Descripción de la Unidad donde se realizó la pasantía
Estructura organizacional del departamento de contabilidad
Figura 1. Organigrama Dpto. de Contabilidad
Fuente: Perfilum, C.A. (2.011)
El departamento de contabilidad lo conforman:
Un (1) jefe de departamento
Dpto. Contabilidad
Analista Contable
Analista de Cuentas por
Analista de Cuentas por
Analista de Costo
Analista de Impuestos
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Cinco (5) analistas de Contabilidad
Funciones del Departamento Contabilidad:
Coordinar con las unidades involucradas, el suministro de información
oportuna requerida para la preparación de los informes y reportes
requeridos, así como implementar las acciones necesarias que faciliten
incluir los ajustes y reclasificaciones de las partidas que así lo requieran
durante el cierre de cada ejercicio económico o para un cierre contable
mensual, de acuerdo al cronograma de “cierre contable” elaborado por el
departamento y distribuido a todas las gerencias.
Garantizar la guarda, custodia y control de los documentos de carácter
contable o materiales informativos disponibles en el archivo.
Realizar conciliaciones periódicas entre los registros contables y los
estados de cuenta emitidos por las entidades bancarias.
Garantizar que todas las operaciones contables de la empresa se registren
en el período contable correspondiente, así como también el registro de las
provisiones de los gastos imputables al período.
Realizar el análisis de las cuentas contenidas en los estados financieros, así
como preparar el informe correspondiente donde se reflejen los resultados
de dicho análisis.
Generar los estados financieros ajustado por inflación, balance general,
estados de resultados, estados de movimiento de patrimonio y estados de
flujo del efectivo.
Funciones del analista contable:
Registrar las operaciones que a diario se realizan en la empresa.
Hacer los pases a los libros respectivos
Conciliar las cuentas por cobrar y por pagar
Realizar conciliaciones Bancarias
Realizar arqueos de caja chica sorpresivos
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Registrar los ajustes contables que se originen de las transacciones.
Corroborar los pagos de Impuestos con las planillas y realizar el registro
contable correspondiente.
Procesar y analizar la clasificación de las cuentas, estados financieros, con
el fin de procesar los cierres.
Elaborar la declaración definitiva de rentas.
Elaboración de ajustes financieros y fiscales.
Funciones del analista de cuentas por pagar:
Elaborar los registros contables de facturas, notas de créditos, notas de
débitos o documentos legales de los proveedores nacionales.
Analizar los estados de cuentas histórico de proveedores determinando
cierre de partidas abiertas y su respectivo ajuste contable.
Garantizar los pagos oportunamente a los proveedores, de conformidad
con los lineamientos y políticas de la empresa.
Atender a los proveedores.
Identificar las cuentas por pagar y clasificarlas en base a sus fechas de
vencimiento, montos, líneas de negocios y tipos de acreedor.
Verificar los registros de datos y creación de asiento de diario en el
sistema.
Elaborar mensualmente los asientos de gastos y análisis de cuentas de
proveedores.
Analiza las ventajas de aprovechar descuentos por pronto pago.
Funciones del analista de cuentas por cobrar:
Participar en la planificación del presupuesto.
Gestionar el manejo de cuentas por cobrar.
Realizar los reportes de las facturas pendientes por cobrar.
Registros contables de cuentas por cobrar.
Contactar a los clientes.
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Analizar las cobranzas recibidas, verificando que sea correcto el pago.
Funciones del analista de costos:
Determinar los costos unitarios de cada orden.
Elaborar los resultados de costos y analizar los mismos para la toma de
decisiones.
Calcular los materiales directos e indirectos que van a ser utilizados en la
orden a fabricar.
Elaborar las requisiciones de materiales, especificando sus características,
costo unitario y costo total.
Trasladar el costo del material directo a la hoja de costo, después de
recibirlo.
Solicitar a los supervisores del Departamento, un informe de la mano de
obra directa utilizada en el proceso.
Realizar los asientos respectivos.
Determinar los costos unitarios de cada orden.
Funciones del analista de impuestos:
Mantener al día los impuestos, tales como: ISLR, IVA e Impuestos
Municipales.
Preparar la liquidación de impuestos.
Analizar e interpretar la normativa tributaria.
Realizar y analizar los procesos contables para la declaración de impuesto,
retenciones, y demás deberes formales (Fiscal, tributos, y análisis
contables).
Elaborar los Libros de Compra y Ventas.
Verificar las planillas de ISLR e IVA.
Fiscalizar y levantar la información requerida por el SENIAT.
Preparar las declaraciones.
Análisis y comunicación en las novedades impositivas, nacionales.
Implementar los regímenes especiales aplicables.
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PARTE II
Explicación de los Problemas Observados en la Empresa.
La empresa Perfiles y Cilindros en Aluminio C.A, se encuentra ubicada en la zona
industrial matanza, su objetivo primordial es la fundición, recuperación de
material y la fabricación de perfiles de aluminio dándoles a los mismos las
aleaciones requeridas por sus clientes, además de comercialización ya sea
importación y exportación del mismo, para cumplir con las necesidades del
mercado se ofrece a sus clientes productos confiable y de buena calidad.
Dentro de su estructura organizativa se encuentra el Departamento de
Contabilidad, este departamento tiene por objetivo, coordinar, analizar, procesar
y registrar la información relacionada con los Costos y los registros contables de
la organización, a fin de mantener escenarios adecuados y actualizados de la
sustentabilidad y de garantizar la disponibilidad de la información relacionada con
la contabilidad y los Costos de la empresa, cónsonos con los principios de la
contabilidad de aceptación universal y la normativa vigente, a los fines de
suministrarla para facilitar la toma de decisiones.
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El
objetivo final de la contabilidad es la utilización de la información, su análisis e
interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las
cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas con las tendencias significativas, que sirven de guía para estimaciones
futuras, con la finalidad de darle un uso eficaz a la información contable, también
deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas
17
significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro
de las limitaciones de los informes de contabilidad.
Hoy día se vive en un entorno extremadamente competitivo, el cual exige a las
empresas un esfuerzo constante en la mejora de sus procedimientos operativos y
de su gestión económica. La reducción de gastos y el incremento en la calidad es
el objetivo de la dirección empresarial que desee tener pleno éxito en los
momentos actuales. Además, de que el proceso contable permite proporcionar
información financiera para la organización incluyendo, los administradores,
accionistas y entes gubernamentales. De igual forma se debe mencionar que existe
una globalización cambiante en cuanto a las políticas y procedimientos contables,
aplicados en las entidades a nivel mundial, por lo que los contadores deben
actualizarse constantemente a fin de cumplir con las normas de contabilidad
establecidas, de tal manera que lleven a cabo una buena gestión y mantengan la
información contable en las empresas adaptadas a la realidad.
En la empresa Perfilum, C.A., a pesar de contar con instalaciones modernas
maquinarias y equipos de alta velocidad de procesamiento, con un personal
especializado en las diferentes áreas productivas y amplias edificaciones que le
permite el almacenamiento de cantidades considerables de materiales, suministros
y productos terminados; no existe un sistema de contabilidad que permita
mantener un flujo de información confiable, entre la parte financiera y productiva
de la empresa, de tal forma que se pueda cumplir de manera oportuna con las
actividades asignadas y garantizar que la información contable sea veraz y
oportuna, lo que conlleva a toma de decisiones erradas por parte de los directivos
de la empresa.
De no buscar la empresa alternativas de solución en el corto plazo; la
administración puede incurrir en retrasos relacionados con: la emisión de pago a
los proveedores, el pago de los tributos y la obtención de información financiera
para la toma de decisiones; debilidades que actualmente presenta el procedimiento
contable. Esta situación traería resultados negativos para la organización, recargos
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laborales e incremento de los costos y gastos. Debido a esto, se debe proponer un
sistema contable adecuado; como alternativa que facilite la optimización del
procedimiento que conlleva un sistema contable efectivo.
Motivado a esto, y como una forma de solucionar la problemática estudiada se
plantean las siguientes interrogantes:
¿Cuál es la situación actual de los procedimientos contables aplicados en el
departamento de contabilidad en la empresa Perfilum, C.A., para registrar,
clasificar y resumir la información contable?
¿La estructura organizativa de la empresa en el área contable permite la
implementación de un sistema contable adecuado?
¿Es posible presentar la implementación de un nuevo sistema contable con la
finalidad de mejorar el procedimiento aplicado en el departamento de contabilidad
de la empresa Perfilum C.A?
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PARTE III
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
Evaluar el sistema contable utilizado por la empresa Perfiles y Cilindros en
Aluminio (Perfilum), C.A., ubicada en la Zona Industrial Matanzas, Puerto Ordaz,
Estado Bolívar.
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación actual del procedimiento de registro contable y
productivo, las transacciones llevadas en el Departamento de Contabilidad
de la empresa PERFILUM, C.A.
2. Estudiar la estructura organizativa del Departamento de contabilidad, así
como las funciones del personal que labora en el departamento, con la
finalidad de proponer una estructura que garantice la efectividad del
sistema contable.
3. Proponer estrategias dirigidas al mejoramiento de los procedimientos
contables aplicados por empresa PERFILUM C.A
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Plan de Trabajo Acordado
1. Inducción a las actividades de la empresa: Consiste en un pequeño
recorrido por el departamento de contabilidad, y administración , siendo
estos uno de los departamentos inmediatamente conexos a las actividades a
desarrollar, así como también una breve descripción de la empresa, su
estructura y las actividades que realiza cada uno de los analistas contables
del departamento.
2. Análisis de la situación actual de la empresa Perfiles y Cilindros en
Aluminio C.A: Consiste en la revisión y/o exploración de los documentos
relacionados con el sistema contable de la empresa para detectar las
debilidades que se presenta y mejorarlas.
3. Obtención de copias y respaldos de los Registros Contables: son todos
los libros o documentos que contienen todas las actividades de la empresa,
que justifican una transacción, asiento o cuenta. Los registros no son más
que el proceso de asentar y contabilizar todas las operaciones o
acontecimientos mercantiles que se suscitan a diario en la empresa.
4. Recopilación de la Data del Inventario: Al iniciar la actividad comercial,
la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le
permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio,
en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las
normas legales.
5. Elaboración de Conciliación Bancaria: Las Conciliaciones Bancarias
tienen como fin para la empresa un control sobre todas las salidas y
entradas de dinero en las cuentas bancarias de la empresa, buscando
obtener que el saldo que nos muestra la institución financiera sea igual al
saldo que se presenta en la contabilidad de la empresa. El Objetivo de la
conciliación bancaria, es detectar las diferentes partidas como:
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Transacciones que son registradas por la entidad bancaria y que no han
sido contabilizadas por la empresa.
Transacciones registradas por la empresa y que no han sido registradas por
la entidad financiera.
Errores que se originan por registros contables equivocados.
Errores que puede cometer el banco al registrar las operaciones. Para la
realización de esta actividad se llevo a cabo así:
1. Debemos poseer el estado de cuenta del mes emitido por la
institución financiera, y un reporte de todos los movimientos de la
empresa del mismo mes; partiendo del saldo final del banco;
además de un reporte del mes pasado donde se encuentran los
cheques o depósitos no cobrados durante ese periodo.
2. Se Realiza las comparaciones de los documentos anteriormente
nombrados, los cuales deben coincidir; sin embargo existan
algunas inconsistencias que se deberán a: Cheques en Tránsito,
Notas de Debito, Notas de Crédito, Depósitos que no
corresponden, cheques cargados erróneamente, entre otros.
3. El método más usado por la empresa es el Saldos Encontrados.
4. A partir del saldo según banco y encontramos algunas de las
incongruencias antes descritas, debemos sumar todo lo que son:
Depósitos en Tránsito, Notas de Débitos no contabilizadas,
Cheques cargados erróneamente, entre otras; y debemos restarle
todo lo que son: Cheques no cobrados, Notas de Crédito no
contabilizadas, Depósitos que no correspondan, entre otras
partidas; buscando obtener como resultado el saldo según libro, es
decir, el que nos muestra la base de datos de la empresa.
5. Al final de todo el proceso se realiza unos listados de todos los
documentos que quedaron pendientes que se presentaran para el
próximo estado de cuenta bancaria.
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6. Análisis de las cuentas por cobrar y pagar empleados: Consiste en
verificar los anticipos que se hayan otorgado a los empleados por concepto
de préstamos FAE (Fondo de Ahorro Empresarial), anticipos de
prestaciones, o trámites médicos bien sea por operaciones, estudios
especiales, adquisición de equipos médicos y lentes necesarios para su
requerimiento o de algún familiar directo inscrito en el sistema
autogestionado de salud. Si el anticipo otorgado es por tratamiento médico,
lentes u otros gastos médicos, el trabajador debe presentar una rendición
del mismo donde detalla con soporte los gastos incurridos los cuales deben
ser por el monto exacto del anticipo, de ser un monto mayor al del anticipo
otorgado la diferencia de dicho monto será asumida por el trabajador, de
lo contrario el trabajador deberá reintegrar a la empresa la diferencia del
dinero sobrante del anticipo con sus debidos soportes. Las cuentas por
pagar, no son más que aquella diferencia a favor el trabajador, por pagos en
excesos, por descuentos de seguro de vehículo, gastos médicos y anticipos.
7. Análisis de las cuentas por cobrar clientes: Una vez contabilizados los
ingresos (facturas de venta), y los depósitos recibidos de clientes con sus
respectivos comprobantes de retenciones de 75% de IVA y 2% de Impuesto
sobre la renta se compensan las cuentas por cobrar y los anticipos
recibidos. Luego de esto se envía el reporte al departamento de
facturaciones y cobranzas para sus respectivas conciliaciones.
8. Registro de entradas y salidas de almacén: Al recibir las facturas de
compra, el analista de cuentas por pagar contabiliza la respectiva factura
utilizando una cuenta de control denominada inventario en tránsito,
posteriormente, una vez recibidas las entradas de almacén cargamos al
almacén central y reversamos la cuenta de inventario en tránsito. Para
registrar las salidas de almacén se le carga al departamento que lo originó y
se rebaja el inventario del almacén central de la empresa.
9. Registro y análisis de las cuentas por pagar proveedores, servicios, u
otros: Para el registro de las cuentas por pagar es necesario verificar que
las facturas que originan el pasivo estén elaboradas correctamente y se
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correspondan con la orden de pago generada por el departamento de
administración financiera, además, de que, el centro de costo de la
codificación presupuestaria corresponda al departamento que originó el
gasto, y que la codificación específica esté directamente relacionada con el
gasto.
10. Revisión a los archivos contables desde el año 2009 al 2010: El Objetivo
de esta actividad consiste en el chequeo manual, es decir, carpeta por
carpeta, a través de un reporte emitido por el Área de Contabilidad, donde
se busca verificar la existencia física de los Boucher, a través de sus
números correlativos. Para la realización de esta actividad se llevo a cabo
así, los Boucher son documentos los cuales nos muestran una de las tantas
operaciones de compra o requerimiento de un servicio para la empresa
Apéndice Este nos muestra:
Nombre del Proveedor.
Número de Factura(s)
Una descripción de la forma de pago de la adquisición del bien o
servicio. En este se detalla la Retención del IVA e ISLR, el pago a
través de cual banco.
Número de Cheque.
Número de Comprobante.
Con el reporte se van verificando la existencia de todos los Boucher y la
falta de algunos de ellos se pasa a un nuevo reporte; el cual se hace la
notificación. Buscando que estos documentos estén en realidad archivados,
para evitar que en alguna futura Auditoria se presente falta de
documentación.
11. Elaboración De la Declaración Del IVA. Este Impuesto permite
cuantificar las compras y ventas de la empresa como resultado de su
actividad. Para la realización de esta actividad se llevo a cabo los siguientes
pasos:
24
Se toma de un reporte realizado por una de las oficinas del departamento
los datos especificados a continuación.
Los Créditos Fiscales y los Débitos Fiscales del periodo en el cual vamos a
realizar la declaración.
Impuesto acumulado al mes anterior (Crédito fiscal Acumulado).
Los impuestos pagados por compra de un bien o prestación de un servicio
realizado por una empresa extranjera. (Reglamento de la Ley del IVA
articulo 3)
Esta declaración se realiza en el forma IVA 00030, emitido por el
SENIAT. (Apéndice 4)
12. Elaboración de informe de pasantías: Empezar a esquematizar, y a
redactar el informe de pasantías.
El plan acordado con los tutores tanto Industrial como académico se
cumplió en su totalidad hasta el final de la pasantía, quedando todos de
acuerdo, no hubo ningún cambio del mismo. Los logros se cumplieron ya
que no existió ninguna razón para agregar o suprimir algún ítem, la
empresa se mantuvo abierta a los cambios propuestos y a las innovaciones
planteadas.
Tipo de Investigación
Para que se lleve a cabo un proceso investigativo es necesario conocer el
tipo de investigación que se realiza para conocer el diseño más acertado y, poder
recabar datos e información confiable y oportuna, esto se debe a que el desarrollo
de un estudio se requiere y exige la aplicación de métodos y herramientas
metodológicas imprescindibles para enfocar racionalmente las actividades hacia
los elementos que son relevantes para la investigación, en plena concordancia con
los objetivos propuestos, por lo tanto en dicho proceso se utilizó la siguiente
metodología.
25
La investigación se enmarca dentro de un esquema que la determina como
proyecto factible, fundamentado en una investigación descriptiva, de campo y
documental.
Es Descriptiva, porque se recopiló información de forma detallada de las
diferentes actividades que se realizan en el departamento de contabilidad, lo que
permitió estudiar de manera directa, los procesos contables administrativos. Al
respecto Sabino, C. (2.000), define la investigación descriptiva como: “aquella
que comprende la descripción, registro, análisis, e interpretación de la naturaleza
actual, composición sobre cómo una persona grupo o cosa se conduce o funciona
en el presente” (p.43).
Esto evidencia que la investigación descriptiva, radica en describir algunas
características fundamentales de conjuntos homogéneos sobre persona, grupo o
cosa.
La investigación se considera de campo, debido a que la mayor parte de la
información se recopilará de forma directa donde ocurren los hechos, es decir, en
el departamento de contabilidad de la empresa PERFILUM C.A., a través de
entrevistas a los usuarios, observando cómo se realizan los procesos contables. En
este sentido Sabino C, (2.000), consiste en:
“Los diseños que se refiere a los métodos a emplear cuando los datos de
interés se recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo
concreto del investigador y su equipo; estos datos obtenidos directamente de
la experiencia empírica, son llamados primarios, denominados que alude al
hecho que son datos de primera mano, originales, producto de la
investigación en curso sin intermediarios de ninguna naturaleza. (p. 79).”
De acuerdo con esta apreciación conceptual, se podrán destacan los aspectos
fundamentales que permitan deducir que esta modalidad de adapta a las
26
expectativas de la investigación realizada, de igual manera, en los conocimientos
que se requieren para lograr los objetivos de la misma.
Se consideró Documental, porque para la realización de este proyecto se
obtuvo información en tesis de grado, textos, libros, monografías, entre otros,
relacionados con el tema tratado. Según Sabino (2.000) considera que:
“El hecho de trabajar con materiales ya elaborados de tipo secundario,
determinara lógicamente las principales ventajas e inconvenientes de este
diseño. El principal beneficio que el investigador obtiene mediante una
indagación bibliográfica es que puede cubrir una amplia gama de
fenómenos, ya que no solo tiene que basarse en los hechos a los cuales él
mismo tiene acceso sino que puede extenderse para abarcar una experiencia
inmensamente mayor. Esta ventaja se hace particularmente valiosa cuando
el problema requiere de datos dispersos en el espacio, que sería imposible
obtener de otra manera. (p. 72.)”
Población y Muestra
Población
Según Sabino, C. (2000) define la población de la siguiente manera: “es todo
conjunto de elementos, finito o infinito, definido por una o mas características, de
las que gozan todos los elementos que lo componen, y sólo ellos.” (p.82).
Se expresa de lo antes expuesto que la población no es más que los elementos
ligados, perecederos o no determinado por características de las que se deleitan
todos los elementos que lo forman. La población objeto del presente estudio
quedó conformada por tres (3) empleados del área contable y los documentos
contables registrados durante el año 2.009.
27
Muestra
Según Sabino, C. (2000) define la muestra como “no es más que una parte del
todo que se define universo y sirve para representarlo” (p.83).
De lo antes citado se puede decir que la muestra compuesta por un conjunto de
unidades y una porción del total que representa la conducta del universo es su
conjunto. En la investigación se ha considerado que la muestra es el 100 % de la
población (3 empleados) por ser una población limitada y fácil de ubicar y todos
los documentos existentes en el departamento de contabilidad.
Procedimiento de recolección de datos
De acuerdo al modelo del proceso de investigación en estudio y una vez obtenida la
información teórica, se emplearan una serie de técnicas e instrumentos de recolección
de información, orientadas de manera esencial a alcanzar los fines propuestos de este
proyecto. El propósito de las técnicas de recolección de datos en la investigación,
es la aplicación de los instrumentos, que permitan obtener los datos e información
necesaria a la hora de Proponer un Sistema contable en el departamento de
contabilidad de la empresa PERFILUM, C.A.
Para la recolección de datos se utilizaron las siguientes técnicas: Observación
Directa, Revisión Documental y como instrumento la entrevista estructurada
conformada por un cuestionario. (Anexo 1)
Observación directa: que permitió captar los hechos de manera espontánea a
través de la observación participante y que facilitará llevar un registro de las
mismas en relación a las conductas y los procesos observados. Al respecto,
Márquez (1999) explica: “esta técnica permite al investigador observar y obtener
información por sus propios medios, en el momento justo en que suceden los
hechos. (Pág. 71).
28
Revisión Documental: Esta investigación se realizó dentro de parámetros que
aseguran la autenticidad de la información, para ello se consultaran: libros,
enciclopedias, guía de estudio, trabajo de investigación, tesis, entre otros, en
virtud, que estos servirán para fundamental el tema de investigación. En lo
atinente a esto Sabino C. (2000) manifestó que:
“El principal beneficio que el investigador obtiene mediante una indagación
bibliográfica es que puede cubrir una amplia gama de fenómenos, ya que,
no solo tiene que basarse en los hechos a los cuales él mismo tiene acceso
sino que puede extenderse para abarcar una experiencia inmensamente
mayor. El Diseño bibliográfico también es indispensable cuando hacemos
estudios históricos, no hay otro modo, en general, de enterarnos de los
hechos pasados sino es apelando a una gran proporción de datos
secundarios... (p. 72).”
Procedimiento de la Investigación
Para llevar a cabo esta investigación fue necesario cumplir con una serie de
fases, de forma lógica y secuencial, dentro de las cuales se destacan las siguientes:
Fase 1: Planeación: Se elaboró el tema a investigar, diagnostico del problema
y área donde se presenta esta situación, se explicó detalladamente las causas y los
efectos que trae como consecuencia el problema; se justifica el desarrollo de la
investigación. se expondrán los objetivos que se van a desarrollar para efectuar la
investigación, el alcance y limitaciones de la misma.
Fase 2: Ejecución: En esta fase se preparo Explicación de los Problemas
Observados en la Empresa.
29
Fase 3: Aplicación: Se trata de la utilización de las técnicas de recolección de
los datos; mediante la cual se recopiló la información necesaria para el análisis de
los mismos. Se establece la población y muestra a estudiar en la investigación, a
los cuales se les aplicará las técnicas de recolección de datos, lo cual determinara
la validez y confiabilidad del estudio.
Se analizarán y evaluarán los resultados obtenidos mediante las respectivas
técnicas de recolección de datos, mediante la utilización de las técnicas de
estadística descriptiva, dicha información es presentada en cuadros y luego se
ilustra mediante la utilización de gráficos.
Una vez evaluados los resultados obtenidos por las técnicas aplicadas en la
investigación, se proponen ciertos lineamientos para optimizar el modelo de
control interno para el registro de las transacciones contables.
Fase 4: Divulgación: Una vez concluida la fase de elaboración del sistema
contable y la evaluación de toda la información que se haya recopilado, se
expresaran las conclusiones y las que se consideren pertinentes, a través de la cual
se aportarán beneficios para mejorar la situación actual.
Se redactará el borrador del informe contentivo de la investigación efectuada,
el cual se entregará al tutor para su revisión, una vez que este haya realizado las
correcciones que sean necesarias, se transcribe el informe definitivo del trabajo
especial de grado.
30
PARTE IV
FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL
DESARROLLO DE LA INVESTIGACION
Durante el desarrollo de la investigación las Facilidades encontradas fueron, los
Aspectos Administrativos ya que en todo momento estuvieron interesados en las
evaluaciones y datos recolectados, prestando toda la colaboración económica
requerida para terminar con éxito las mismas, esto constituyo los elementos que
cedieron al desarrollo del presente análisis, específicamente los recursos, que
fueron las herramientas que permitieron el desarrollo efectivo de las actividades
necesarias para la ejecución de la investigación.
Las Dificultades encontradas durante el desarrollo de la investigación, solo se
presentó al momento del asesoramiento para obtener cierta información, la cual se
considera confidencial, es decir; poco tiempo disponible del personal que labora
en la unidad de contabilidad para dar información. Así mismo, por la falta de una
buena planificación y organización de la oficina donde se lleva el registro
contable, quien actualmente no cuenta con programas, manuales e instructivos,
normas y procedimientos actualizados que permitan controlar la situación que se
está suscitando.
Así mismo, en cuanto a las acciones emprendidas se presentan en forma resumida,
cuadros y gráficos expresados porcentualmente, para facilitar su interpretación y
dar respuestas a las interrogantes de la investigación.
A continuación se presentan cada una de las preguntas realizadas al personal
involucrado en los procedimientos contables, al igual que los cuadros de
31
alternativas, frecuencia, porcentajes, los gráficos correspondientes y su respectivo
análisis:
1. ¿Cree usted que los procedimientos utilizados actualmente en el
registro contable es efectivo?
Cuadro 1
Registro contable
Alternativas Frecuencias Porcentajes
Si 1 33%
No 2 67%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta realizada al personal involucrado en el procedimiento de
registro contable.
Gráfico 1. Registro contable.
Datos obtenidos del cuadro 1.
Con relación a esta pregunta el resultado indica que un 67% de los
entrevistados consideran que los procedimientos del registro contable no son
efectivos. Esto significa que existe personal que no se encuentra satisfecho con las
actividades realizadas en el Departamento de Contabilidad. Hay que tener
32
presente, la importancia que es para toda organización que el personal confié en lo
que está haciendo, para estar en disposición de aceptar las sugerencias realizadas y
con ganas de hacer las cosas y así mejorar los procedimientos contables.
2 ¿Usted cree, que el personal involucrado en los procedimientos contables
cumple de manera oportuna con las actividades asignadas?
Cuadro 2
Actividades asignadas
Alternativas Frecuencias Porcentajes
Si 1 33%
No 2 67%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta realizada al personal involucrado en el procedimiento de
registro contable.
33%
67%
Si
No
Gráfico 2. Actividades asignadas.
Datos obtenidos del cuadro 2.
33
De acuerdo al cuadro se puede evidenciar que el 33 % de los entrevistados
considera que el personal involucrado en los procedimientos contables, cumplen
de manera oportuna con las actividades asignadas. Teniendo en cuenta, que los
procedimientos son herramientas que facilitan la comprensión de la situación, y
que permite al personal un mejor desenvolvimiento en el desarrollo de las
actividades asignadas.
3 ¿Es posible la aplicación de estrategias para convertir las debilidades
presentes en los procedimientos de registros contables en fortalezas, de tal
forma, que facilite la implementación del sistema contable propuesto?
Cuadro 3
Aplicación de estrategias
Alternativas Frecuencias Porcentajes
Si 3 100%
No 0 0%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta realizada al personal involucrado en el procedimiento de
registro contable.
100%
0% Si
No
Gráfico 3. Aplicación de estrategias.
Datos obtenidos del cuadro 3.
34
Se puede observar que el 100% de los entrevistados creen que con la
implementación de nuevas estrategia se puedan convertir las debilidades presentes
en el procedimiento en estudio en fortalezas, de tal forma, que de facilitar la
implementación del sistema contable propuesto. Es importante que el personal
tenga claro la importancia de aplicar estrategias como medios por los cuales se
logran los objetivos de la organización.
4 ¿Cree usted, que las decisiones administrativas tomadas por los directivos,
cuando no son adecuadas, es porque la información contable que analizan no
es veraz y confiable?
Cuadro 4
Decisiones Veraces y Confiables
Alternativas Frecuencias Porcentajes
Si 2 33%
No 1 67%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta realizada al personal involucrado en el procedimiento de
registro contable.
67%
33%Si
No
Gráfico 4. Decisiones veraces y confiables.
Datos obtenidos del cuadro 4.
35
Se puede evidenciar que el 33% del personal entrevistado contestó no y el
67% restante respondió afirmativamente, es decir, que no existe confiabilidad en
la información contable que se genera en el departamento de contabilidad para
asegurar la toma de decisión administrativa de forma adecuada.
5. ¿Usted cree, que los errores en los registros contables, afectan las áreas
Operativas, Administrativas y Financieras de la empresa?
Cuadro 5
Influencias de errores
Alternativas Frecuencias Porcentajes
Si 3 100%
No 0 0%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta realizada al personal involucrado en el procedimiento de
registro contable.
100%
0%Si
No
Gráfico 5. Influencias de errores.
Datos obtenidos del cuadro 5.
36
En cuanto a esta pregunta el resultado obtenido fue que el 100% de los
entrevistados cree que los errores en los registros contables, afectan las áreas
Operativas, Administrativas y Financieras de la empresa. Lo que es totalmente
aceptable, en virtud, que de los registros contable es de de donde se obtiene la
información para la elaboración de los estados financieros y su posterior análisis.
6. ¿Usted cree, que el personal pierde tiempo en la búsqueda de los soportes
correspondiente a los documentos para su corrección, desviaciones o extravío
de los soportes contable de las facturas, lo que origina retardo en la ejecución
de los pasos de las diferentes actividades asignadas?
Cuadro 6
Pérdida de tiempo
Alternativas Frecuencias Porcentajes
Si 3 100%
No 0 0%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta realizada al personal involucrado en el procedimiento de
registro contable.
100%
0%Si
No
Gráfico 6. Pérdida de tiempo.
Elaborado con datos del cuadro 6
37
En lo referente a esta pregunta, el resultado obtenido refleja que el 100% del
personal entrevistado considera que se pierde tiempo en la búsqueda de los
soportes correspondiente a los documentos para su corrección, desviaciones o
extravío de los soportes contable de las facturas.
Las encuestas realizadas arrojó como resultado la implementación de un sistema
de contabilidad que permita disminuir errores en los procedimientos de registros
contables, así como también obteniendo agilizar la efectiva toma de decisiones en
la organización.
Aportes dado a la Organización
Demostrar y poner en prácticas los conocimientos adquiridos a nivel
académico para realizar las actividades de la mejor manera posible.
Disminuir la cantidad de trabajo y presión laboral de los analistas del
departamento, ya que durante mis pasantías realicé muchas de las
actividades de los analistas ausentes por vacaciones.
Las recomendaciones presentes en este informe.
Conocimientos adquiridos en la pasantía.
Las ideas adquiridos durante el desarrollo de la pasantía permitieron ver una
perspectiva real y clara de lo que será mi desempeño como Licenciada en
Contaduría, de igual forma, logré adquirir confianza y seguridad de mi misma
gracias a los métodos teóricos - practico suministrados y obtenido en la casa de
estudio (UNEG), Del mismo modo el apoyo conceptual a nivel teórico, ayudó
obtener una mejor visión de lo que se quiere lograr en la empresa PERFILUM
C.A apoyando así un sistema contable acorde con la demanda del mercado que
este tenga, por tal razón se manejo con mucha precisión lo siguiente
conocimientos acerca de:
38
A nivel teórico:
Objetivos de la Contabilidad
Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con
relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la
cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y
razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un
objetivo administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para
suministrar y facilitar a la administración intrínseca la
planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para
ello, comprende información histórica presente y futura de cada
departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las
operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado
por lo que también se le denomina contabilidad histórica.
Importancia de la contabilidad
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra
39
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
Sistema de Contabilidad
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a
la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de
contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la
organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras que se nos suministre.
Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad
En la instalación de un sistema de contabilidad, se deben cumplir con los
siguientes pasos:
Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
Preparar una lista de chequeo.
Elaborar informes
Preparar Catalogo de cuentas y Manual de Procedimiento
Diseñar formularios para todas las operaciones.
Diseñar reportes.
Preparar los libros. Balance inicial
Sistema Contable
Acevedo, Y. (1998) Señala: “Es un sistema de procesamiento de datos que
consiste en el registro, la clasificación y el resumen de procesos de las
transacciones que diariamente se llevan en una entidad”. (p. 17).
40
Importancia de los Sistemas Contables
A tal efecto López L. (1998), expone: En la instalación de cualquier sistema de
contabilidad convendrá tener muy en cuenta estas circunstancias dando especial
consideración a: La documentación original que comprueba las operaciones. El
sistema adecuado para su tramitación. El medio manual o mecánico que se adapte
para el registro. La distribución del trabajo”. (p. 24).
Hoy en día todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa el
funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas, puesto que es
imposible un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras
sin el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en los computadores.
Características de los Sistemas Contables
Los sistemas de contabilidad, se caracterizan por:
Recopilar información y preparar informes requeridos para las operaciones
de un negocio.
Recopila información, la registra y la clasifica de acuerdo a las
operaciones individuales de cada persona.
Posee información correcta, oportuna y comprensible.
Informa a la gerencia acerca de como manejar asuntos específicos.
Todo proceso de generación de información en las empresas está
soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que
ayudan a los gerentes a generar información eficiente y eficaz.
Estructura de un Sistema Contable
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y
una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier
41
empresa independientemente del sistema contable que utilice, se debe ejecutar en
tres pasos básicos utilizando información relacionada con las actividades
financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el
proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos
económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones
que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en
los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción
terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los
eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe
clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones
a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable pueda ser
utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por
ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una
empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se
dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías
necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los
gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la
información de ventas resumida por almacén.
42
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el
proceso contable incluye algo más que la creación de información, también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y
también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.
Utilización de la Información Contable
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El
objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e
interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las
cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan
las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
La interpretación y el análisis no sólo pertenecen al dominio del contador. Si
los agentes, inversionistas y hacedores han de hacer uso efectivo de la
información, también debe tener una idea de cómo se ha logrado reunir las cifras y
que significa. Una parte importante de esta compresión consiste en reconocer
claramente las limitaciones de los informes contables, un agente administrativo,
un inversionista o un acreedor que carezca de información contable, pude dejar de
apreciar hasta qué grado la información contable se basa en estimativos en lugar
de constituir mediciones precisas y exactas.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a
darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un
conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una
parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
43
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona
que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de
contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable
se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
Objetivos de la información contable.
La información contable sirve fundamentalmente para conocer y demostrar los
recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de
transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales
recursos y el resultado obtenido en el periodo, de tal forma de:
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica representa para la comunidad.
Registros Contables
Los registros contables son todos los libros o documentos que contienen todas
las actividades de una empresa, que justifican una transacción, asiento o cuenta.
Los registros no son más que el proceso de asentar y contabilizar todas las
operaciones o acontecimientos mercantiles que se suscitan a diario en cualquier
empresa. Durante mucho tiempo los Registros Contables han adquirido un papel
muy importante en la economía de cada empresa, ya que la información de las
operaciones realizadas durante un tiempo determinado se obtiene a través de los
44
Registros Contables, las cuales permiten la obtención de una mejor comprensión
de los documentos financieros.
Los Registros Contables representan la aceptación consecutiva de cualquier
clase de transacciones con indicaciones de los detalles esenciales que puedan
necesitarse para consultas posteriores, estos muestran la historia financiera y los
resultados que se obtienen a través de cualquier operación dentro de una empresa.
Por lo tanto son la memoria permanente de toda entidad financiera, ya que
muestran lo que sucedió durante un periodo determinado o en un ejercicio
económico. Ella se basa en transacciones comerciales, las cuales se refiere a los
tratados o negocios para el intercambio de valores entre un mínimo de dos
unidades económicas, pero siendo el objeto de la contabilidad, el informar sobre
todas las operaciones que afectan el patrimonio de la empresa y se deberá registrar
cualquier operación relacionada con la misma. Al respecto Mazariegos A (2006)
enfatiza que:
Importancia de los Registros
Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su
posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria
permanente de toda empresa. Cuando un cliente al cual se le vende mercancía
requiere el saldo de su cuenta normalmente se le entrega un estado de cuenta el
cual detalla los movimientos que tuvo para un periodo determinado y muestra el
saldo final de la misma. Además, la importancia en el registro contable radica en
que:
Permite efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones
específicas.
Son la base para la elaboración de los Estados Financieros.
Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa o entidad
financiera.
Analizar en forma completa las operaciones y transacciones que se
45
realizan en un ejercicio económico.
A nivel práctico: Adquirí una variedad de conocimientos de gran importancia
para el ejercicio de mi carrera profesional, ya que, estuve trabajando directamente
en el departamento de contabilidad, lo que me permitió poner en práctica los
conocimientos adquiridos, así como los métodos y procedimientos que se utilizan
en el departamento para realizar cada una de las actividades en las que pude
participar de estas; el aprendizaje más significativo del cual tenía poco ó ningún
conocimiento previo, fue el registro de las transferencias bancarias, las cuales por
su variedad y cantidad, pusieron a prueba mi asertividad en la toma de datos,
memoria y paciencia, a la vez que me fortalecieron en el pensamiento lógico
contable a la hora de realizar diferentes registros.
46
CONCLUSIONES
Después de haber desarrollado los objetivos específicos, se plantean las
siguientes conclusiones:
Los procedimientos utilizados actualmente en el registro contable,
no son efectivos. Es decir, que existe personal que no se encuentra
satisfecho con las actividades realizadas en el Departamento de
Contabilidad. Hay que tener presente, la importancia que es para
toda organización que el personal confié en lo que está haciendo,
para estar en disposición de aceptar la sugerencias realizadas y así
mejorar los procedimientos contables.
No todo el personal involucrado en los procedimientos contables
cumplen de manera oportuna con las actividades asignadas. Lo que
representa una falla grave, debido a que las actividades forman
parte de los procedimientos, los cuales son herramientas que
facilitan la comprensión de la situación y permite al personal un
mejor desenvolvimiento en el desarrollo de las actividades
asignadas.
El personal involucrado en el procedimiento en estudio está
motivado y con ganas de hacer las cosas, es decir, está dispuesto a
aceptar los cambios, debido a que no es posible comprender las
relaciones entre el patrono y sus empleados, sin un conocimiento
mínimo de la motivación de su comportamiento, de tal forma, que
facilite la implementación del sistema contable propuesto. Es
importante que el personal tenga claro la importancia de aplicar
47
estrategias como medios por los cuales se logran los objetivos de la
organización.
El personal pierde tiempo en la búsqueda de los soportes
correspondiente a los documentos para su corrección, desviaciones
o extravío de los soportes contable de las facturas, lo que origina
retardo en la ejecución de los pasos de las diferentes actividades
asignadas.
Los errores en los registros contables, afectan las áreas Operativas,
Administrativas y Financieras de la empresa, lo que resulta
negativo para la empresa, en virtud, que los registros contable es la
base de información para la elaboración de los estados financieros
y su posterior análisis.
El método y los procedimientos para realizar las conciliaciones
bancarias son adecuados a las necesidades de la empresa, sin
embargo, las conciliaciones no se están realizando de manera
oportuna, debido al atraso en la recepción de información contable
necesaria para hacer los registros pertinentes de las cuentas
bancarias de PERFILUM C.A
48
RECOMENDACIONES
A la Empresa:
Implementar un sistema contable Integrado en conjunto con los demás
departamentos, y así poder obtener resultados e información proveniente
de otras áreas de manera más veraz y oportuna, para evitar el exceso de
trabajo de los analistas por ingreso de información, pérdida de tiempo, y
maximizar la efectividad del trabajo de los analistas. De este modo, se
realizará detección de errores de manera oportuna, mejorando la forma de
efectuar el control interno del efectivo, especialmente en la cuenta bancos
dentro del Departamento de Contabilidad de PERFILUM C.A
Determinar cuáles son las circunstancias implícitas en el atraso de la
información y tomar las acciones pertinentes para solventarlas entre tanto
no se implante un nuevo sistema integrado de información contable
financiero adaptado a las necesidades de la empresa.
Accionar mecanismos que permitan actualizar toda la información atrasada
en el departamento de contabilidad, bien sea, con jornadas especiales de
trabajo (horas extra) o el ingreso de personal a tiempo determinado para
agilizar el registro de información y análisis en este departamento.
A la Universidad:
Cerciorarse del número de profesores que estén disponibles para
prestar el asesoramiento de tutoría, ya que, en mi proyecto de
carrera (Contaduría Pública), para los que cursan la última carga
49
académica, no había muchos profesores con disponibilidad para
tutorías y por pertenecer al horario nocturno, la gran mayoría
trabajamos durante el día lo que dificulta la búsqueda de profesores
para esta tarea en el horario diurno o vespertino. Gracias a Dios
que pude contar con el apoyo de quien fue mi tutor en el informe
para optar al título de Licenciado en Contaduría, quien aceptó
nuevamente mi petición de tutoría, reconociendo que haría un
espacio entre sus múltiples actividades.
A los futuros Pasantes:
Ingresar a la empresa con la mejor disposición de integrarse a las
diferentes actividades desarrolladas, e interactuar de una manera
positiva y proactiva con las diferentes personas que allí laboran.
Aprovechar en la mayor medida posible el periodo de pasantías
para adquirir conocimientos del campo laboral y poner en práctica
lo aprendido a nivel académico, ya que, muchas veces debemos
enfrentar situaciones que surgen netamente de la práctica, en donde
es necesario, hacer uso de las herramientas y conocimientos
adquiridos en la universidad, para tomar las mejores decisiones que
nos permitan solventar la situación.
Involucrarse rápidamente con toda la información necesaria para el
buen desarrollo del tema de pasantía.
Consultar referencias sobre los posibles tutores académicos, con el
objeto de elegir el más conveniente y preparado según el área a
trabajar.
50
BIBLIOGRAFIA
ACEVEDO, A. (1.998), Organización. México D.F. -Mc Graw Hill.
AGUILERA, U. (2006), La Contabilidad. Bogota, Colombia. Mc Graw Hill.
ARIAS (2006), La contabilidad. Venezuela. Tercera edición Ediciones Mc
Graw Hill.
CATACORA, F. (1998). Contabilidad. Ediciones. Caracas-Venezuela Mc. Graw
Hill
CATACORA, F (1997) Sistemas y Procedimientos Contables. Caracas-
Venezuela Mc. Graw Hill
CHIAVENATO, I (1999). Introducción a la Teoría General de la
Administración. Bogota, Colombia. Tercera edición. Mc Graw Hill.
JARSON P. (2.003). Contabilidad. México. Ediciones Printice May
Hispanoamericana.
LAWRENCE O. (1998), La Contabilidad Financiera. USA. Ediciones Maxill.
MAZARIEGOS A (2006). Sistemas y procesos, Bogota-Colombia. Quinta
edición. Mc. Graw Hill.
TAMAYO Y TAMAYO, M. (1997). Metodología Formal de la Investigación.
México. Limusa, S.A.
51
ANEXOS
52
ANEXO 1
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍAS
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
El siguiente instrumento de recolección de datos servirá para la
elaboración de estrategias para la propuesta de un sistema contable para la
Empresa Perfilum, C.A. ubicada en la zona industrial matanzas, Puerto Ordaz,
Estado Bolívar.
INFORMACIÓN GENERAL
La presente entrevista:
Es anónima
Es personal y confidencial
INSTRUCCIONES
1. Lea detenidamente cada pregunta y seleccione una respuesta colocando
una (x) dentro del paréntesis.
2. Usted debe elegir sólo una opción de acuerdo al enunciado de cada una de
las preguntas.
3. Para ciertas preguntas usted puede razonar su respuesta.
Gracias por su colaboración.
53
1. ¿Cree usted que los procedimientos utilizados actualmente en el registro
contable es efectivo?
SI ….. NO…..
Razone su respuesta
2. ¿Usted cree, que el personal involucrado en los procedimientos contables
cumple de manera oportuna con las actividades asignadas?
SI ….. NO…..
Razone su respuesta
3. ¿Es posible la aplicación de estrategias para convertir las debilidades
presentes en los procedimientos de registros contables en fortalezas, de tal
forma, que facilite la implementación del sistema contable propuesto?
SI ….. NO…..
Razone su respuesta
4. ¿Cree usted, que las decisiones administrativas tomadas por los
directivos, cuando no son adecuadas, es por que la información contable
que analizan no es veraz y confiable?
SI ….. NO…..
Razone su respuesta
54
5. ¿Usted cree, que los errores en los registros contables, afectan las áreas
Operativas, Administrativas y Financieras de la empresa?
SI ….. NO…..
Razone su respuesta
6. ¿Usted cree, que el personal pierde tiempo en la búsqueda de los soportes
correspondiente a los documentos para su corrección, desviaciones o
extravío de los soportes contable de las facturas, lo que origina retardo en
la ejecución de los pasos de las diferentes actividades asignadas?
SI ….. NO…..
Razone su respuesta
