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Universidad Politécnica Estatal del Carchi

Centro de TIC – Unidad de Desarrollo de Software

Centro de TIC

Unidad de Desarrollo de Software

Módulo de Planificación y Evaluación Integral – UPEC

Manual de Usuario para Centros de Costo

Versión 1.0

Año: 2015

Módulo de Planificación Versión:1.0

Manual de Usuario para Centros de Costo Fecha:21/02/2015

Confidencial Universidad Politécnica Estatal del Carchi Página 2 de 20

Historial de Revisiones del documento

[Se detalla la información de los participantes que intervinieron en la creación, y actualización del documento]

Fecha Versión Descripción Elaborado por Firma

16/01/2015 1.0 Elaboración del manual de usuario.

Ing. Andrea Guevara – Programador

Ing. Gema Guerrero – Programador

21/02/2015 1.0 Actualización del manual de usuario.

Ing. Andrea Guevara – Programador.

Ing. Beatriz Villarreal – Asistente Administrativa Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional

Aprobaciones

[Se detalla la información de los participantes que intervienen en la revisión, y aprobación del documento]

Fecha Versión Revisado por Firma Aprobado por Firma

21/02/2015 1.0 Ing. Felix Paguay MSc. – Director de

Planificación y Desarrollo Institucional

Ing. Felix Paguay MSc. – Director de Planificación y Desarrollo Institucional

Módulo de Planificación Versión:1.0



Tabla de Contenidos

A. MANUAL DE USUARIO ____________________________________________________ 4

A.1. Presentación ________________________________________________________________ 4

A.1.1. ¿Qué es el Módulo de Planificación y Evaluación Integral (PEI)? _____________________________ 4

A.1.2. ¿Qué agentes intervienen? __________________________________________________________ 4

A.1.3. Acceso a la Aplicación _______________________________________________________________ 4

A.2. Funcionalidades para los Usuarios de Centros de Costo ______________________________ 6

A.2.1. PARAMETROS _____________________________________________________________________ 6

A.2.1.1. Misión _______________________________________________________________________ 6

A.2.1.2. Visión ________________________________________________________________________ 7

A.2.1.3. Análisis Institucional ____________________________________________________________ 7

A.2.1.4. Actividades ___________________________________________________________________ 8

A.2.1.5. Planes Operativos ______________________________________________________________ 9

A.2.2. MANTENIMIENTO _________________________________________________________________ 10

A.2.2.1. Objetivos Estratégicos _________________________________________________________ 10

A.2.2.2. Estrategias ___________________________________________________________________ 10

A.2.3. PROCESOS _______________________________________________________________________ 11

A.2.3.1. Cuadro de Mando _____________________________________________________________ 11

A.2.3.2. Planes Operativos Anuales POA __________________________________________________ 12

A.2.4. REPORTES _______________________________________________________________________ 15

A.2.4.1. Marco Filosófico ______________________________________________________________ 15

A.2.4.2. Análisis interno-Externo ________________________________________________________ 16

A.2.4.3. Objetivo Estratégicos __________________________________________________________ 16

A.2.4.4. Estrategias ___________________________________________________________________ 17

A.2.4.5. Cuadro de Mando _____________________________________________________________ 17

A.2.4.6. Planificación Propuesta: Resumen Ejecutivo ________________________________________ 18

A.2.4.7. Planificación Propuesta: Planificación Detallada _____________________________________ 18

A.2.4.8. Planificación Propuesta: Proyección de Gasto ______________________________________ 19

A.2.4.9. Seguimiento de Indicadores por Meses Programados Centros de Costo _________________ 19

Módulo de Planificación y Evaluación Integral Versión:1.0



A. MANUAL DE USUARIO

A.1. Presentación

A.1.1. ¿Qué es el Módulo de Planificación y Evaluación Integral (PEI)?

Se encarga del registro del plan estratégico, plan operativo anual (POA), plan anual de contratación por centro de costo. Además, se realiza la aprobación y seguimiento (evidencias en base a indicadores) del POA por centro de costo.

A.1.2. ¿Qué agentes intervienen?

Este apartado contiene los usuarios y administradores que intervienen en el módulo, cuyos agentes dependerán de la actualización y evolución del sistema.

• Administrador: Se encargan de efectuar la administración y gestión del plan estratégico institucional, aprobación y seguimiento del POA.

• Usuarios del Sistema: Representa al usuario que elabora la planificación estratégica y operativa del centro de costo asignado en el sistema y su seguimiento.

A.1.3. Acceso a la Aplicación

La aplicación está ubicada en el Portal Web de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

Mediante un navegador web ingresar a la página www.upec.edu.ec, luego hacer clic en el enlace SISTEMA DE

INTEGRADO UPEC.

Figura 1 Ingreso al sistema

Ingresar el usuario y la contraseña de acceso al sistema y en Base de Datos: UPEC, clic en el botón Conectar

Figura 2 Autentificación de Usuario

Se presenta a continuación el Menú Principal del Sistema Integrado de Información. Clic en GESTIÓN ADMINISTRATIVA -> PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

Figura 3 Acceso a Planeamiento

A continuación, se encuentra la pantalla principal del Módulo de Planificación y Evaluación Integral.

00

De forma predeterminada la

conexión es hacia UPEC

http://www.upec.edu.ec/




Figura 4 Pantalla principal del Módulo de Planeamiento

El menú está compuesto por cuatro submenús:

• Parámetros

• Mantenimiento

• Procesos

• Reportes A continuación, se muestra la barra de herramientas que permite interactuar con la información dentro del sistema, esta barra es un estándar para toda la aplicación:

Figura 5 Barra de Herramientas

Limpiar Forma: Limpia el formulario.

Guardar: Guarda la información ingresada.

Imprimir: Imprime el formulario.

Buscar: Permite buscar la información de forma dinámica por campo(s), o de registro en registro.

Lista: Lista de valores en un campo seleccionado.

Editar: Edita un registro del formulario.

Insertar Registro: Ingresa un nuevo registro de un bloque de datos donde el cursor está posicionado.

Limpiar Registro: Limpia un registro especificado de un bloque de datos donde el cursor está posicionado.

Borrar Registro: Elimina un registro especificado por el posicionamiento del cursor.

Primer Registro: Permite ir al primer registro de un bloque de datos de un formulario.

Registro Anterior: Permite ir al anterior registro de un bloque de datos de un formulario.

Registro Siguiente: Permite ir al siguiente registro de un bloque de datos de un formulario.

Ultimo Registro: Permite ir al último registro de un bloque de datos de un formulario.

Ayuda: Muestra los comandos de cada opción de un formulario, mediante teclas.

Salir: Permite salir del formulario

Usuario: Muestra el usuario que está conectado.

Formulario: Muestra que formulario está utilizando




A.2. Funcionalidades para los Usuarios de Centros de Costo

A.2.1. PARAMETROS

A.2.1.1. Misión

Permite al usuario ingresar la misión del centro de costo del periodo PEDI y POA, que identifica el propósito, fin o razón de ser de la existencia de su dependencia. Clic en la opción PARAMETROS -> Marco Filosófico -> Misión.

• Seleccionar el centro de costo en el árbol.

Figura 6 Formulario Misión

Además, en la pantalla se debe registrar los siguientes campos:

• PEDI: Seleccionar el periodo PEDI en botón .

• POA: Seleccionar el periodo POA en botón .

• Misión: Registrar la misión de su centro de costo y vincular con la misión de la dependencia padre a través

del botón , seleccionar la misión de su dependencia padre.

Figura 7 Misión Institucional

Clic en el botón Aceptar.

Figura 8 Mensaje de relación correcta

En el formulario se cargan automáticamente los campos: fecha de elaboración, estado, observación es opcional.

Finalmente presionar el botón guardar .




A.2.1.2. Visión

Permite al usuario ingresar la visión del centro de Costo del periodo PEDI y POA, que define el camino al cual se dirige la dependencia a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad. Clic en la opción PARAMETROS-> Marco Filosófico -> Visión.

• Seleccionar el centro de costo en el árbol.

Figura 9 Formulario Visión




• Visión: Registrar la visión de su centro de costo y vincular con la visión de la dependencia padre a través del

botón , seleccionar la visión de su dependencia padre.

Figura 10 Misión Institucional

Clic en el botón Aceptar.

Figura 11 Mensaje de relación correcta

Finalmente presionar el botón guardar En el formulario se cargan automáticamente los campos: fecha de elaboración, estado, observación es opcional.

A.2.1.3. Análisis Institucional

Permite al usuario ingresar el análisis interno – externo FODA del Centro de Costo.




Clic en la opción PARAMETROS-> en Análisis Institucional -> Análisis Interno-Externo.

• Seleccionar el Centro de Costo en el árbol.

Figura 12 Formulario de Análisis Interno-Externo




• Eje Estratégico: Seleccionar el eje estratégico del centro de costo en botón .

• Tipo Análisis: Seleccionar si se desea el ingreso de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas a

registrar en botón . REGISTRAR EN DETALLE, el tipo de análisis seleccionado, en el campo Descripción, en el caso del campo observación es opcional si se desea registrar información adicional.

Finalmente presionar el botón guardar .

A.2.1.4. Actividades

Permite al usuario ingresar las actividades del plan operativo anual del centro de costo que será registrado posteriormente. Clic en la opción PARAMETROS->Actividades.

• Seleccionar el centro de Costo.

Figura 13 Formulario de Actividades

Además, en la pantalla se debe registrar los siguientes campos.

• Actividad: Registrar la descripción de la actividad anteponiendo el año de la POA a ingresar, por Ejem: 2015.

• Estado: por defecto se encuentra habilitado.

• Observación: descripción opcional si se desea registrar información adicional.




A.2.1.5. Planes Operativos

Permite al usuario registrar la parte informativa del plan operativa o proyecto (Nombre, Problema, Justificación, Objetivo General) del centro de costo para su planificación operativa. Clic en la opción PARAMETROS->Planes Operativos.

• Seleccionar el Centro de Costo en la estructura de árbol de la parte izquierda, de esto se visualiza en la parte superior derecha su código y nombre.

Para crear un nuevo proyecto o plan para el año presionar el botón de la barra de herramientas, el sistema limpia la pantalla automáticamente, y registrar el proyecto dado los siguientes campos:

• Nombre: Registrar la descripción del plan anteponiendo el año de la POA a ingresar, por ejemplo: 2015.

• Problema: Registrar el problema del plan operativo anual.

• Justificación: Registrar la justificación del plan operativo anual.

• Objetivo General: Registrar el objetivo general del plan operativo anual.

• Observación: Descripción si se desea registrar información adicional.

Figura 14 Formulario de Planes Operativos

Guardar la información con el botón . En la pestaña “OBJETIVOS ESPECIFICOS”, se ingresa los objetivos específicos dados los siguientes campos:

• Número: Registrar el número de objetivo.

• Descripción: Descripción del objetivo específico.

Guardar la información con el botón

Figura 15 Formulario- Pestaña Objetivos Específicos.




A.2.2. MANTENIMIENTO

A.2.2.1. Objetivos Estratégicos

Permite al usuario registrar los objetivos estratégicos del centro de costo de acuerdo con el eje estratégico del periodo PEDI y POA del Centro de Costo. Clic en la opción MANTENIMIENTO-> Objetivos Estratégicos.





• Eje estratégico, Objetivo institucional y la perspectiva: automáticamente muestra la información parametrizada por el Administrador del sistema para su centro de costo.

• Descripción: Identifica la descripción del objetivo estratégico del centro de costo seleccionado y clic en el

botón para relacionar con el objetivo estratégico institucional, mostrado en el árbol de objetivo estratégicos.

Figura 16 Formulario Objetivos Estratégicos


A.2.2.2. Estrategias

Permite al usuario registrar las estrategias por cada objetivo estratégico del Centro de Costo. Clic en la opción MANTENIMIENTO-> Estrategias.





• Eje estratégico, Objetivo institucional, la perspectiva y objetivo estratégico: automáticamente muestra la información de los objetivos estratégicos registrados en el centro de costo, seleccionar el objetivo estratégico a través de la barra de desplazamiento.

• Estrategias: Describir la estrategia del centro de costo seleccionado y clic en el botón para relacionar con la estrategia institucional, mostrada en el árbol de estrategias.




Figura 17 Formulario Estrategias

Guardar la información con el botón .

A.2.3. PROCESOS

A.2.3.1. Cuadro de Mando

Permite registrar la Matriz FODA/DAFO – Estrategias del centro de costo formando el mapa de la planificación estratégica del Centro de Costo. Clic en la opción PROCESOS-> Cuadro de Mando.





• Para registrar las matrices FODA/DAFO (Estrategias FO, Estrategias FA, Estrategias DO y Estrategias DA), por primera vez realizar lo siguiente:

• Eje Estratégico: Seleccionar el eje estratégico con las teclas combinadas CTRL + L.

• Tipo Matriz: Seleccionar el tipo de matriz FODA/DAFO (Estrategias FO, Estrategias FA, Estrategias DO y Estrategias DA) con las teclas combinadas CTRL + L.

Guardar la cabecera de la matriz con el botón y clic en para registrar un nuevo registro. En el caso de que estén registradas las matrices FODA/DAFO (Estrategias FO, Estrategias FA, Estrategias DO y Estrategias DA), seleccionar a través de la barra de desplazamiento e ingresar el detalle de la matriz en:

• En el DETALLE DE FODA seleccionar con el botón sus (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) dependiendo de la matriz que va a realizar.

• En el DETALLE DE ESTRATEGIAS seleccionar con el botón las estrategias para la matriz.




Figura 18 Formulario Cuadro de Mando


A.2.3.2. Planes Operativos Anuales POA

Permite al usuario registrar la planificación operativa anual POA hasta su nivel de requerimientos relacionada con la planificación estratégica del Centro de Costo. Para registrar el POA de su centro de costo, clic en PROCESOS-> Planes Operativos Anuales POA. Esta forma contiene cinco pestañas: Planes Operativos Anuales, Actividades, Evaluación, Ítems y Resumen. PESTAÑA: Planes Operativos Anuales




• POA: Seleccionar el periodo POA en botón , automáticamente muestra el eje estratégico, objetivo estratégico y las estrategias del centro de costo, seleccionar la estrategia al que va a vincular su plan operativo anual a través de la barra de desplazamiento.

En la sección Plan Operativo Anual, para registrar la información se debe ingresar:

• Proyecto: Seleccionar el proyecto registrado a través del botón .

• Responsable: Seleccionar el responsable del POA del centro de costo a través del botón .

• Observación: Registrar la observación, siendo opcional.

• Prioridad: Seleccionar la prioridad del plan, indicada entre los valores de 1 a 10, donde 10 indica que tiene mayor prioridad. El resto de los campos como Estado, Duración, Fecha Elab, son automáticos.





Figura 19 Formulario Planes Operativos Anuales

PESTAÑA: Actividades. En esta pestaña, se registran las actividades que se ejecutarán en el plan operativo anual registrado en la pestaña anterior, cuyos campos a registrar son:

• Fecha Avance: Indicando la fecha registrada en el sistema. Este campo se genera una vez guardado el formulario.

• Actividad: Permite seleccionar la actividad que se registra al plan operativo anual, clic en el botón .

• Prioridad: Seleccionar la prioridad de la actividad registrada, el campo prioridad se calificada entre los valores de 1 a 10, donde 10 indica que tiene mayor prioridad.

• Estado: Indica F (Formulación), este campo se registra automáticamente en el sistema.

• Responsable: Seleccionar el responsable de ejecutar la actividad en el plan o proyecto, clic con el botón

• Fecha Inicio: Registrar la fecha de inicio de ejecución de la actividad en formato (DD/MM/RRRR) Ejemplo 10/01/2015.

• Fecha Fin: Registrar la fecha de finalización de ejecución de la actividad en formato (DD/MM/RRRR) Ejemplo 31/12/2015.

• Duración: Indica el tiempo que se ejecuta la actividad calculada en meses entre la fecha de inicio y fin de la actividad, este campo se calcula automáticamente en el sistema.

• Monto Presupuestado: Registrar el presupuesto de la actividad, el separador decimal es la coma (,). Ejemplo 200,50

• Monto Planificado: Muestra el total del presupuesto planificado al ingresar los requerimientos de la actividad en la pestaña de Ítems del formulario, automática en el sistema.

Una vez ingresada la información, guardar con el botón

Para ingresar más actividades al plan, clic en el botón de la barra de herramientas e ir a la sección “pestaña de Actividades”.

Figura 20 Formulario Planes Operativos Anuales, pestaña Actividades




PESTAÑA: Evaluación. En esta pestaña “Evaluación” se registra los indicadores que medirán la actividad y las metas esperadas. Para registrar los indicadores y las metas de la actividad seleccionar la actividad en la pestaña de Actividades, automáticamente al ir a la pestaña de Evaluación, se visualiza en la parte superior la descripción de la actividad, a continuación, se detalla los indicadores y metas a registrar de la actividad dada en los siguientes campos:

• Código: Código único que se genera una vez guardado el formulario.

• Descripción del Indicador: Registrar la descripción del indicador que medirá la actividad.

• Descripción de la Meta: Registrar la descripción de la meta esperada en base al indicador.

• Calendario (Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic): Clic en el mes a planificar el indicador.

Una vez ingresada la información, guardar con el botón .

Para ingresar más indicadores y metas a la actividad, clic en el botón de la barra de herramientas e ir al paso de la sección pestaña de Evaluación. Para registrar las evidencias del indicador y meta seleccionar el indicador y a continuación registrar los campos:

• # Expediente: Se describe el número de documento de la evidencia.

• Descripción de la Evidencia: Descripción breve de la evidencia que se identificará en el sistema.

• Mes de la Ejecución de la Evidencia: Seleccionar mes que se genera la evidencia, clic en el botón .

• Porcentaje de Avance Indicador: Indica el porcentaje de avance del indicador.

• Presupuesto Ejecutado: Indica el presupuesto ejecutado del indicador.

Una vez ingresada la información, guardar con el botón

Para ingresar más evidencias del indicador y metas seleccionar en los registros de evidencias y clic en el botón de la barra de herramientas e ir al paso de la pestaña de “Evaluación”.

Figura 21 Formulario Planes Operativos Anuales, pestaña Evaluación

PESTAÑA: Ítems. En esta pestaña “Items”, se registran los requerimientos necesarios para realizar la actividad indicada en la pestaña de Actividades. Para registrar los requerimientos de la actividad seleccionar la actividad en la pestaña de Actividades, automáticamente al ir a la pestaña de ítems, se visualiza en la parte superior el código y descripción de la actividad, a continuación, se registra los requerimientos necesarios para ejecutar la actividad dado en los siguientes campos:

• Código se genera una vez guardado el formulario.

• Ítem CPC (*), Seleccionar presionando con el botón el requerimiento a adquirir (bien, obra, servicio o consultoría). Automáticamente, el sistema carga el campo Partida una vez seleccionado el ítem.

• Descripción Ítem: Registrar la descripción del requerimiento.

• Cantidad: Cantidad de ítems que se desea a adquirir.

• Precio Unitario: Precio Unitario del ítem, separador de decimales (,) coma.

• Precio Total: Precio calculado automáticamente en el sistema, este campo no se permite digitar se calcula a partir de los 2 campos anteriores (cantidad por precio unitario).

• PAC: Indica si el requerimiento es parte del plan anual de compra al ser activado y si no es parte del plan va desactivado. Los requerimientos correspondientes a viáticos y subsistencias, gastos de personal, gastos de servicios básicos, servicios profesionales, becas, o concebidos en la ley gubernamental no van al plan anual de compras, en este caso en este campo PAC debe ir desactivado.




• Mes Inicial: Seleccionar el mes en el que se desea efectuar la compra del requerimiento.

• Prioridad: Seleccionar la prioridad del requerimiento, calificada entre los valores de 1 a 10, donde 10 indica la mayor prioridad.

• Estado: R significa Registrado se genera automáticamente en el sistema.

• Observación: Justificación del requerimiento a adquirir. FUENTE DE FINANCIAMIENTO. En la sección Fuente de Financiamiento, seleccionar la fuente de financiamiento con la que se va a financiar el

requerimiento utilizando el botón y en el campo Valor: ingresar el monto a financiar.

Figura 22 Formulario Planes Operativos Anuales, pestaña Ítems

Para guardar la información clic en el botón , para agregar mas requerimientos clic en cualquier campo anterior y

clic en el boton que se encuentran ubicado en la barra de herramientas del formulario e ir al paso de la pestaña de Ítems. PESTAÑA: Resumen En la pestaña “Resumen”, se visualizan los requerimientos registrados para la actividad indicada en la pestaña de Actividades y su financiamiento. Esta pestaña es solo de consulta.

Figura 23 Formulario Planes Operativos Anuales, pestaña Resumen

A.2.4. REPORTES

A.2.4.1. Marco Filosófico

Permite emitir un reporte de la información de la misión y visión de un periodo PEDI y POA de un centro de costo. Clic en Reportes -> Marco Filosófico.

• Seleccionar el Centro de Costo en la estructura de árbol de la parte izquierda.



Clic en el botón que abre un archivo PDF, el cual puede ser guardado o impreso por el usuario.




Figura 24 Formulario Reporte-Marco Filosófico

A.2.4.2. Análisis interno-Externo

Permite emitir un reporte de la información FODA de un periodo PEDI y POA de un centro de costo.

Clic en Reportes -> Análisis Interno - Externo.





Figura 25 Formulario Reporte-Análisis Interno-Externo

A.2.4.3. Objetivo Estratégicos

Permite emitir un reporte de la información de los objetivos estratégicos del centro de costo vinculados a los objetivos institucionales de un periodo PEDI y POA de un centro de costo. Clic en Reportes->Relacion Institucional -> Objetivo Estrategicos.








Figura 26 Formulario Reporte Objetivo Estratégicos

A.2.4.4. Estrategias

Permite emitir un reporte de la información de las estrategias del centro de costo vinculados a las estrategias institucionales de un periodo PEDI y POA de un centro de costo. Clic en Reportes->Relacion Institucional -> Estrategia.





Figura 27 Formulario Reporte-Estrategias

A.2.4.5. Cuadro de Mando

Permite emitir un reporte de la información de la matriz FODA/ DAFO de un centro de costo de un periodo PEDI y POA. Clic en Reportes->Cuadro de Mando (FODA-ESTRATEGIAS).








Figura 28 Reporte-Cuadro de Mando

A.2.4.6. Planificación Propuesta: Resumen Ejecutivo

Permite generar el reporte de los planes operativos y su presupuesto planificado por periodo PEDI del centro de costo. Clic en Reportes-> Planificacion Propuesta -> Resumen Ejecutivo.




Figura 29 Formulario Reporte-Resumen Ejecutivo

A.2.4.7. Planificación Propuesta: Planificación Detallada

Permite generar el reporte del proyecto o plan operativo anual del centro de costo en el periodo PEDI y POA. Clic en Reportes-> Planificacion Propuesta -> Planificación Detallada.








Figura 30 Reporte-Planificación Detallada

A.2.4.8. Planificación Propuesta: Proyección de Gasto

Permite emitir un reporte del presupuesto planificado mensual de un proyecto o plan operativo anual del centro de costo. Clic en Reportes-> Planificacion Propuesta -> Proyeccion de Gasto.





Figura 31 Formulario Reporte-Proyección de Gasto

A.2.4.9. Seguimiento de Indicadores por Meses Programados Centros de Costo

Permite emitir un reporte de la ejecución del Plan Operativo Anual del Centro de Costo a través de sus indicadores. Clic en Reportes-> Seguimiento de Indicadores -> Por Meses Programados Centros de Costo.




• Mes Inicio: Indica el mes de inicio de la evaluación de ejecución del proyecto.

• Mes Fin: Indica el mes de fin de la evaluación de ejecución del proyecto.





Figura 32 Formulario Reporte-Seguimiento de Indicadores Por Meses Programados Centros de Costo

Documents

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