UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDESdspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/6128/1/... · 2017-09-14 · DERECHOS DE AUTOR Yo, Cañizares Galarza Hortencia Viviana,

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

UNIANDES

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

PROGRAMA DE MAESTRIA EN INFORMATICA EMPRESARIAL

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL GRADO

ACADÉMICO DE MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL

TEMA:

“PLAN INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN OPERATIVA DE LA SECRETARIA

GENERAL DE LA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES”

AUTORA: CAÑIZARES GALARZA HORTENCIA VIVIANA

ASESORES: ING. MARTÍNEZ CAMPAÑA CARLOS EDUARDO, MSC

ING. FERNÁNDEZ VILLACRES GUSTAVO EDUARDO, MBA

AMBATO - ECUADOR

2017

APROBACIÓN DE LOS ASESORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN:

Quienes suscriben, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación

realizado por la señorita Ing. CAÑIZARES GALARZA HORTENCIA VIVIANA,

Maestrante del Programa de Maestría en Informática Empresarial, Facultad de

Sistemas Mercantiles, con el tema “PLAN INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN

OPERATIVA DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD REGIONAL

AUTÓNOMA DE LOS ANDES”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los

requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional

Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación.

Ambato, Marzo de 2017

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

Yo, CAÑIZARES GALARZA HORTENCIA VIVIANA, Maestrante del Programa de

Maestría en Informática Empresarial, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que

todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la

obtención del Grado Académico de MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL,

son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo

que son de mi exclusiva responsabilidad.

Ambato, Marzo de 2017

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Cañizares Galarza Hortencia Viviana, declaro que conozco y acepto la disposición

constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma

de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la

UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,

trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en

la Universidad o por cuenta de ella;

Ambato, Marzo 2017

AGRADECIMIENTO

Mi agradecimiento a Dios, y de manera especial a mis padres por el apoyo

permanente en el desarrollo del proyecto de investigación, de igual forma a mis tutores

Ing. Carlos Martínez e Ing. Eduardo Fernández, por la guía en el avance del mismo, a

la Universidad UNIANDES por haberme dado la apertura para la investigación del

trabajo y a todas las personas por esa voz de aliento para seguir adelante.

Viviana

INDICE GENERAL

PORTADA

APROBACIÓN DE LOS ASESORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

DERECHOS DE AUTOR

AGRADECIMIENTO

ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE DE CUADROS

ÍNDICE DE GRÁFICOS

ÍNDICE DE DISEÑOS

ÍNDICE DE FIGURAS

RESUMEN

ABSTRACT

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1

Antecedentes de la Investigación .............................................................................. 1

Planteamiento del problema ...................................................................................... 1

Formulación del problema ......................................................................................... 2

Objeto de investigación y campo de acción ............................................................. 2

Línea de Investigación ............................................................................................... 3

Objetivos ..................................................................................................................... 3

General: ....................................................................................................................... 3

Específicos: ................................................................................................................ 3

Idea a defender ........................................................................................................... 3

Justificación ................................................................................................................ 3

CAPITULO I ................................................................................................................. 5

1. MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 5

1.1 Plan informático ................................................................................................................. 5

1.2 Sistemas de Información ................................................................................................. 6

1.2.1 Elementos de un Sistema de Información ............................................................... 6

1.2.2 Tipos de sistemas de información ............................................................................ 6

1.2.3 Funciones de un Sistema de información empresarial........................................ 7

1.3 Seguridad de la Información ................................................................................. 8

1.4.1 Objetivos Generales de la seguridad ........................................................................ 9

1.4.2 Respaldos de información ......................................................................................... 10

1.4.3 Almacenamiento en la nube ...................................................................................... 10

1.5 Políticas de Seguridad ................................................................................................... 12

1.6 Seguridad Lógica ............................................................................................................. 13

1.7 Normas ISO ....................................................................................................................... 13

1.7.1 ISO/IE 27002:2005 ......................................................................................................... 14

1.8 Auditoría Informática ...................................................................................................... 14

1.8.1 Tipos de Auditoría ........................................................................................................ 15

1.9 Business Process Management BPM (Gestión Por Procesos) ........................... 15

1.9.1 Fases ............................................................................................................................... 16

1.10 BPMN (Business Process Modeling Notation) ...................................................... 17

1.10.1 Elementos de diagramas .......................................................................................... 18

1.11 BPMS (Business Process Management Suite) ...................................................... 21

1.11.1 Bonita BPM .................................................................................................................. 22

1.12 Procesos .......................................................................................................................... 23

1.12.1 Características de los procesos ............................................................................ 23

1.12.2 Gestión por procesos ............................................................................................... 23

1.13 Modelado de Procesos ................................................................................................ 23

1.14 Gestión Operativa ......................................................................................................... 24

1.15 Planificación Estratégica ............................................................................................. 24

1.16 Metodología Kaizen ...................................................................................................... 25

1.16.1 Principios generales de Kaizen .............................................................................. 25

1.17 Conclusiones Parciales del Capítulo ....................................................................... 27

CAPITULO II .............................................................................................................. 29

2. MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................... 29

2.1 Caracterización del Sector ............................................................................................ 29

2.2 Descripción del procedimiento metodológico ......................................................... 29

2.2.2 Tipos de investigación ................................................................................................ 30

2.2.3 Población y Muestra .................................................................................................... 30

2.2.4 Técnicas e instrumentos ............................................................................................ 31

2.3. Propuesta del Investigador .......................................................................................... 39

2.4 Conclusiones parciales del capítulo .......................................................................... 40

CAPITULO III ............................................................................................................. 41

3. MARCO PROPOSITIVO ..................................................................................................... 41

3.1 Tema .................................................................................................................................... 41

3.2 Objetivos ............................................................................................................................ 41

3.3 Introducción ...................................................................................................................... 41

3.4 Descripción general de la Propuesta ......................................................................... 41

3.4.1 Análisis de la situación actual .................................................................................. 42

3.4.1.1 Áreas ............................................................................................................................ 42

3.4.1.2 Documentación.......................................................................................................... 43

3.4.1.3 Ordenamiento lógico .............................................................................................. 44

3.4.1.4 UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida) ................................................ 44

3.4.1.5 Funcionarios .............................................................................................................. 44

3.4.1.6 Digitalización de información ................................................................................ 45

3.4.1.7 Archivo ......................................................................................................................... 45

3.4.1.8 Procesos ..................................................................................................................... 45

3.5 Plan informático ............................................................................................................... 61

3.5.1 Estrategias de Respaldos de información............................................................. 61

3.5.2 Estrategias de Seguridad de la Información ......................................................... 63

3.5.3 Estrategias de Archivo ................................................................................................ 69

3.5.4 Estrategias de Mejoramiento de procesos ............................................................ 72

3.5.5 Estrategias de Auditorías ......................................................................................... 105

3.6 Mejoramiento continúo ................................................................................................ 108

3.7 Cronograma y presupuesto ........................................................................................ 108

CONCLUSIONES: .................................................................................................... 109

RECOMENDACIONES: ........................................................................................... 109

BIBLIOGRÁFIA

ANEXOS

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1: Representación de tareas ................................................................................... 18

Cuadro 2: Representación de Eventos ................................................................................ 19

Cuadro 3: Representación de compuertas .......................................................................... 20

Cuadro 4: Representación de canales ................................................................................. 20

Cuadro 5: Representación de artefactos ............................................................................. 21

Cuadro 6: Personal Secretaría General .............................................................................. 30

Cuadro 7: Tabulación Pregunta 1 ......................................................................................... 31

Cuadro 8: Representación Pregunta 1 ................................................................................ 31

Cuadro 9: Tabulación pregunta 2 ......................................................................................... 32

Cuadro 10: Representación pregunta 2 ............................................................................... 32


Cuadro 12: Tabulación pregunta 4 ....................................................................................... 33












Cuadro 24: Representación pregunta 10 ............................................................................ 39

Cuadro 25: Detalle recursos informáticos actuales ........................................................... 43

Cuadro 26: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (1/3) ....................................... 46



Cuadro 29: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y

posgrado (2016) (1/4) .............................................................................................................. 49


posgrado (2016) (2/4) .............................................................................................................. 50


posgrado (2016) (3/4) .............................................................................................................. 51


posgrado (2016) (4/4) .............................................................................................................. 52


posgrado (2016) (1/3) .............................................................................................................. 53


posgrado (2016) (2/3) .............................................................................................................. 54


posgrado (2016) (3/3) .............................................................................................................. 55

Cuadro 36: Proceso actual de certificados .......................................................................... 56

Cuadro 37: Proceso de matrículas ....................................................................................... 57

Cuadro 38: Proceso de ingreso de calificaciones .............................................................. 58

Cuadro 39: Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y remediales .................... 59

Cuadro 40: Proceso de revalidaciones y homologaciones ............................................... 60

Cuadro 41: Procedimiento respaldos de información ........................................................ 62

Cuadro 42: Formato de Listado de Usuarios del Sistema Informático ........................... 64

Cuadro 43: Formato de Registro de asignación de permisos para el ingreso al Sistema

Informático ................................................................................................................................. 65

Cuadro 44: Formato de indicaciones generales para usuarios ....................................... 66

Cuadro 45: Formato de Acta de entrega – recepción de claves ..................................... 67

Cuadro 46: Requerimiento sistema de alimentación ininterrumpida ............................... 68

Cuadro 47: Formato Salida por préstamo de expedientes ............................................... 70

Cuadro 48: Requerimiento para espacio de almacenamiento ......................................... 72

Cuadro 49: Gasto personal administrativo digitalización .................................................. 72

Cuadro 50: Requerimiento mínimo de hardware para instalar Bonitasoft 7.2.3 ............ 74

Cuadro 51: Proceso de inscripciones .................................................................................. 76

Cuadro 52: Registro de matrículas en línea ...................................................................... 79

Cuadro 53: Proceso de ingreso de calificaciones .............................................................. 81

Cuadro 54 Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y exámenes de

recuperación .............................................................................................................................. 84

Cuadro 55: Proceso de certificaciones ................................................................................ 86

Cuadro 56: Aprobación del perfil del proyecto de investigación ...................................... 87

Cuadro 57: Aprobación del proyecto de investigación ...................................................... 90

Cuadro 58: Convocatoria para defensas de trabajos de grado ....................................... 92

Cuadro 59: Revalidación de estudios .................................................................................. 93

Cuadro 60: Archivo Estudiantil .............................................................................................. 95

Cuadro 61: Responsabilidades de auditoría ..................................................................... 105

Cuadro 62: Formato de Auditoría de Gestión ................................................................... 106

Cuadro 63: Formato Auditoria interna de procesos ......................................................... 107

Cuadro 64: Cronograma y presupuesto ............................................................................ 108

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1: Principios rectores de la Metodología Kaizen .................................................. 27

ÍNDICE DE DISEÑOS

Diseño 1: Proceso de Inscripciones en línea ...................................................................... 77

Diseño 2: Diseño del proceso de Matrícula en línea ......................................................... 80

Diseño 3: Diseño del proceso de ingreso de calificaciones ............................................. 82

Diseño 4: Diseño de ingreso de evaluaciones atrasadas y de recuperación ................ 84

Diseño 5: Diseño del proceso de Certificaciones ............................................................... 86

Diseño 6: Aprobación del perfil de proyecto de investigación .......................................... 88

Diseño 7: Aprobación del perfil de proyecto de investigación .......................................... 90

Diseño 8: Proceso para convocatoria para defensas de trabajo de grado .................... 92

Diseño 9: Diseño del proceso de Revalidación de Estudios ............................................ 94

Diseño 10: Diseño del proceso de Clasificación y archivo de documentos estudiantiles

..................................................................................................................................................... 96

Diseño 11: Diseño del proceso de requerimientos de expedientes digitales o físicos.

..................................................................................................................................................... 97

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Inicio de tarea de estudiante en Bonita ............................................................... 98

Figura 2: Tarea de petición de solicitud en Bonita ............................................................. 98

Figura 3: Tarea llenado solicitud en Bonita ......................................................................... 98

Figura 4: Inicio de tarea de financiero en Bonita ................................................................ 99

Figura 5: Tarea de cobro de solicitud en Bonita ................................................................. 99

Figura 6: Inicio de tarea de secretaria académica en Bonita ......................................... 100

Figura 7: Tarea de receptar solicitud en Bonita ................................................................ 100

Figura 8: Tarea de tramitar certificado en Bonita ............................................................. 100

Figura 9: Tarea de certificar en Bonita ............................................................................... 101

Figura 10: Notificación correo electrónico ......................................................................... 101

Figura 11: Tarea de recepción certificado en Bonita ....................................................... 102

Figura 12: Tarea de certificado tramitado en Bonita ........................................................ 102

Figura 13: Historial de tareas en Bonita ............................................................................ 103

Figura 14: Historial tarea de certificar en Bonita .............................................................. 104

Figura 15: Línea de tiempo de procesos en Bonita ......................................................... 104

RESUMEN EJECUTIVO

La gestión operativa en una organización tiene una gran importancia para resolver

objetivos prioritarios de la institución, con la utilización de lineamientos que permitan

un adecuado empleo de las tareas, recursos, tiempos con el personal involucrado en

cada área, el mismo que tendrá la función principal de realizarlos de una manera

eficaz.

Por lo tanto el presente trabajo se enfoca en mejorar la gestión operativa de la

secretaría, generando un “Plan informático para la gestión operativa de la secretaría

general de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes”, la misma que está

estructurada en tres capítulos.

En el Capítulo Primero, se enfatiza en los conceptos que intervienen en un plan

informático, gestión operativa, Business Process Management BPM, Bonita, además

de analizar almacenamiento, seguridad, auditorías, procesos.

En el Capítulo Segundo, se determina la metodología de investigación, mostrando las

encuestas realizadas a los funcionarios de la secretaría, concluyendo de sus

resultados la necesidad de diseñar un plan informático para mejorar la gestión

operativa.

En el Capítulo Tercero, se procede al desarrollo de la propuesta, realizando un análisis

de la situación actual y posteriormente las estrategias de respaldos, seguridad,

archivo, mejoramiento de procesos y auditorias, permitiendo que la gestión operativa

tenga una mejora continua en la institución y que la misma que a futuro se refleje en la

satisfacción de los clientes internos o externos.

ABSTRACT

Operational Management in an organization is of great importance as this is aimed at

solving priority objectives of the institution, with the use of guidelines that allow an

adequate solving of tasks, resources, and amount of time with the staff within each

area, this type of management will have the main function to enforce them in an

effective way.

Therefore, the present work is focused on improving the operational management of

the department of secretary, generating a “Computerized Plan for the operational

management of the department of secretary of the University “Universidad de Los

Andes”, this work is structured in three chapters.

In Chapter One the concepts which take part in: a computerized plan, operational

management process, business process management, Business Process Management

(BPM), Bonita are emphasized, in addition analysing storage, security, audits and

processes.

In Chapter Two presents the research methodology, showing the applied surveys to

the secretary staff, concluding from their results the need to design a computerized

plan to improve operational management.

In Chapter Three the proposal is developed, performing an analysis of the current

situation and later the backup strategies, security, archiving, improvement of processes

and audits, allowing the operational management to have a continuous improvement in

the institution and that the same is reflected in the satisfaction of inner and outer

costumers.

1

INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la Investigación

Se ha elaborado una investigación, preliminar del trabajo realizado en la Biblioteca de

UNIANDES, referente a postgrados, que corresponde al Ing. Kevin Michael Mero

Ramírez, con el tema “Planificación Tecnológica para la Gestión Operativa de la

Universidad Técnica de Manabí”, para la obtención del título de Magister en

Informática Empresarial, realizado en el año 2013. Del mismo se puede indicar que

está orientada a las necesidades institucionales para generar valor a las actividades

que se realizan mediante una eficaz gestión tecnológica. Se enfoca en la

infraestructura, soporte técnico, seguridad Informática.

Se ha investigado en los repositorios digitales de universidades del país, en donde se

ha encontrado una tesis del Ing. Pablo Picón Abad, realizada en al año 2012 en la

Universidad de Cuenca con el tema: “Propuesta para implementar la Gestión por

Procesos en la Función Tecnológica de la Regional Austro del SRI,” previa la

obtención del título de Magíster en Gerencia de Sistemas de Información, trabajo de

grado que está orientado a la gestión por procesos, para mejorar el desempeño de la

empresa, para lo cual aplica algunas de las normas de la ISO 9000 para el estudio de

la gestión por procesos en general, y como Tecnologías de la Información a las

normas ITIL para la gestión de los servicios.

En lo referente a la investigación en los repositorios internacionales, en el cuál se ha

revisado un trabajo de grado correspondiente a Posso Cristian y Rios Damian con el

tema “ Plan estratégico para la unidad administrativa de la Universidad de Cartagena”

de la Universidad de Cartagena, el mismo que está encaminado a la implementación

de las TIC’s para lograr integrar las diferentes áreas administrativas con el fin de

optimizar los procesos, para lo cual utiliza la tecnología VOIP para la comunicación,

permitiendo la mejora en el desarrollo de procesos.

Planteamiento del problema

Actualmente a nivel nacional, existe un desarrollo de las tecnologías informáticas que

utilizan las empresas, por lo tanto los procesos en la misma deben ser integrados,

ágiles y oportunos, los cuáles deben optimizar el flujo de información, para que los

clientes obtengan su requerimiento sin demora, apoyados en aspectos tecnológicos.

2

La Provincia de Tungurahua se halla en la zona central del país, en donde existen

pocas Universidades, es así que mediante Ley expedida por el Congreso Nacional del

Ecuador el 09 de enero de 1997 y su publicación en el Registro Oficial N° 7 del 20 de

febrero de 1997, empieza su funcionamiento la Universidad Regional Autónoma de

Los Andes, en la oferta de carreras para los bachilleres, por lo que en la actualidad

existen dificultades por la cantidad de información a nivel nacional en las gestión

operativa en la Secretaria General que viene desarrollando, así por ejemplo:

- Ausencia de lineamientos para respaldos de información

- Inexistente directrices para el ordenamiento lógico de información en las

diferentes áreas.

- Necesidad de un sistema informático que cubra todas las áreas de la

Secretaría.

- Carente sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS)

- Insuficientes indicaciones a los funcionarios referente a la seguridad de la

información.

- Falta de digitalización de la documentación a cargo de la Secretaría

- Trámites realizados de forma manual, los mismos que ocasionan retraso en la

entrega de algún requerimiento.

- No se realizan auditorias lo que conlleva a un nulo proceso.

- Falta de estandarización de los procesos en la integración de las diferentes

áreas.

- Debido a la manipulación manual de la información, ocasiona errores en los

datos.

- Falta de un organigrama funcional.

De todo lo mencionando anteriormente se puede indicar que la institución refleja un

problema relacionado con la gestión operativa en la Secretaría General –

Procuraduría.

Formulación del problema

¿Cómo mejorar la Gestión operativa de la Secretaría General de la UNIANDES?

Objeto de investigación y campo de acción

El objeto de la investigación está enmarcado en un proceso informático.

3

El campo de acción de éste trabajo de grado es: Planificación informática.

Línea de Investigación

El presente trabajo de grado se enmarca en la línea de investigación de:

Tecnologías de Información y Comunicaciones.

Objetivos

General:

- Proponer un plan informático para mejorar la gestión operativa de la Secretaria

General de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes.

Específicos:

- Fundamentar científicamente la planificación informática y la gestión operativa.

- Diagnosticar las deficiencias existentes en la automatización de procesos de la

gestión operativa en la Secretaría General de UNIANDES.

- Elaborar un plan informático que contenga estrategias tecnológicas que optimicen

las actividades relacionadas con la gestión operativa.

Idea a defender

Con la implementación del Plan informático caracterizado por disponer de varias

estrategias, se mejorará la Gestión operativa de la Secretaría General de la

Universidad Regional Autónoma de Los Andes.

Justificación

El presente trabajo de grado, permitirá que la Universidad UNIANDES al adoptar una

mejora en la gestión operativa se obtendrá un trabajo más eficaz con una metodología

ordenada y aplicable para cada área, por lo que con la implementación del Plan

informático, las mejoras que se podrán obtener serán las siguientes:

Agilización en los trámites, aplicando los lineamientos de los procesos en el

área administrativa.

Entrega de información a tiempo a los departamentos u organismos de control,

con una planificación en los procesos en el área operativa, administrativa y

tecnológica.

Planificación de centralización de la información de los departamentos, para

que no ocasionar retraso en la entrega de información.

Entrega de funciones al personal administrativo.

4

Optimización de la entrega de información.

Estandarización de los procesos para integración de personas, departamentos

y tecnología.

Control a los procesos con auditorías.

5

CAPITULO I

1. MARCO TEÓRICO

1.1 Plan informático

Según (Rodriguez & Martinez, 2006): “El plan informático es la herramienta, a nivel

estratégico que permite la planificación de la estrategia tecnológica, facilitando el

desarrollo, evaluación y control.”

El concepto de Plan informático según (Molinier, 2005): “Plan informático, Plan de

Sistemas o Plan de Sistemas de Información y Comunicaciones, está íntimamente

ligado al de la planificación estratégica de la empresa. El Plan de Sistemas es el

documento que recoge el conjunto de medidas dirigidas a satisfacer las necesidades

en materia de tratamiento automatizado de información de una organización y debe

ser ante todo práctico y realista.”

Es importante mencionar que al realizar un plan informático el objetivo es el de

satisfacer la necesidad de los clientes, medidas planificadas en los aspectos

operativos de la empresa.

1.2 Planificación tecnológica

La planificación tecnológica nos permite planificar, analizar, discutir las necesidades de

la organización para cumplir con los objetivos que la empresa quiere lograr, la

planificación tecnológica se orienta a que el plan sea lo suficientemente preciso

buscando oportunidades tecnológicas, compromiso de los funcionarios, adecuaciones

físicas.

Según (Cimadevila, 1995), menciona que “entre los distintos elementos que inciden en

la planificación tecnológica se encuentran metas tecnológicas, recursos tecnológicos y

políticas tecnológicas”

Además (González, 2000), hace referencia a “lo clave de la planeación tecnológica: la

prospectiva tecnológica y los diagnósticos (internos y externos)

La prospectiva hace mención de los futuribles (posibles y futurables (deseables),

mencionando que el futuro no es para esperarlo sino para hacerlo.

6

Los diagnósticos externos son: la competitividad tecnológica, la ubicación principal de

la tecnología, posición en el ciclo de vida de la tecnología, empresas líderes y grado

de disponibilidad.

El interno se refiere a identificar las brechas de la empresa con relación a la

competencia en el mercado de productos y en la producción.”

1.2 Sistemas de Información

Según (Pastor I Collado, 2002) :“Un sistema de información para la dirección es un

sistema informático que ha sido concebido para que los directivos de una organización

tengan la posibilidad de mejorar la calidad de su trabajo. Por este motivo facilita el

acceso a las informaciones y permite una mejor comprensión del entorno de la

actividad de la organización. Así el sistema de información facilita la consecución de

los objetivos corporativos basándose en los factores de éxito más destacados

determinados por la organización.”

La evolución de los sistemas de información permite trabajar directamente con las

funciones de la organización para la toma de decisiones.

1.2.1 Elementos de un Sistema de Información

Según (De Pablos, López, Martín - Romo, & Medina, 2004): “Los elementos

fundamentales que constituyen un Sistema de Información son:

- La información, es decir todo lo capturado, almacenado, procesado y distribuido

por el sistema.

- Las personas, quienes introducen y utilizan la información del sistema.

- Los equipos de tratamiento de la información e interacción con los

usuarios, hardware, software y redes de comunicaciones.

- Las normas y/o técnicas de trabajo, métodos utilizados por las personas y las

tecnologías para desarrollar sus actividades“

1.2.2 Tipos de sistemas de información

Los sistemas de información en una organización son de varios tipos:

- Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): gestiona la información

referente a las transacciones que se producen en una empresa.

- Sistema de gestión del conocimiento (KWS): están diseñados para promover el

conocimiento, permitiendo a la empresa crear, obtener, almacenar, transferir y

aplicar el conocimiento.

7

- Sistemas de oficinas (OAS): son las aplicaciones destinadas a las tareas diarias

del personal administrativo de una empresa.

- Sistemas de Información Gerencial (MIS): se orientan a la solución en general de

problemas empresariales.

- Sistemas de soporte de decisiones (DSS): permite analizar las diferentes

variables de la empresa para el apoyo a la toma de decisiones.

- Sistema de información Ejecutiva (ESS): se orienta a nivel gerencial, permitiendo

el seguimiento del estado de las variables de la empresa, maneja la información

estratégica.

Grafico 1: Tipos de Sistemas de Información

Fuente: (Mos, 2015)

1.2.3 Funciones de un Sistema de información empresarial

Según (De Pablos, López, Martín - Romo, & Medina, 2004): “Un sistema de

información empresarial, para alcanzar sus objetivos, ejecuta al menos tres

actividades claramente diferenciadas:

- Recibe datos de fuentes internas o externas como elementos de entrada a un

proceso. (INPUTS).

- Almacena información y actúa sobre los datos para generar y producir

información. (PROCESSING).

8

- Distribuye información elaborada para el usuario final (directores, ejecutivos,

administrativos, etc.) (OUTPUTS).

Por tanto, para ser eficaz, debe realizar de forma sistemática cuatro tipos de

funciones generales: recogida y registro, acopio o acumulación, tratamiento o

transformación y difusión de la información.”

1.3 Seguridad de la Información

Es un conjunto de medidas, técnicas organizacionales, jurídicas, humanas necesarias

y establecidas para conservar, restaurar y garantizar la seguridad de la información.

Que debemos considerar para asegurar la información:

- Asegurar la información sensible

- Enorme crecimiento de las amenazas informáticas

- Sistemas de información vulnerables

- Virus más sofisticados

Existen algunas definiciones de seguridad:

Vulnerabilidad

Debilidad (software, hardware, humano) es un puerta abierta para el atacante.

Amenazas

Un peligro potencial para la información o los sistemas.

Riesgo

Probabilidad de que una amenaza sea real, y sus correspondientes daños

potenciales

Contramedida

Control puesto en ejecución que ayuda a mitigar potenciales pérdidas.

La seguridad de la información se debe entender que debe tener confidencialidad,

disponibilidad e integridad.

Debe tener confidencialidad mencionando que solo usuarios, sistemas autorizados

puedan conocer la información.

9

La disponibilidad es aquella que se ingresa a la información en el momento necesario.

La integridad permite que únicamente los usuarios que tengan autorización puedan

modificar o borrar información.

Los ingresos se podrán registrar para los procesos de auditorías que se requieran.

1.4 Seguridad Informática

Según (Costas Santos, 2011): “La seguridad informática consiste en asegurar que los

recursos del sistema de información (material informático o programas) de una

organización sean utilizados de la manera que se decidió y que el acceso a la

información allí contenida, así como su modificación, sólo sea posible a las personas

que se encuentren acreditadas y dentro de los límites de su autorización.”

La seguridad informática es de vital importancia en la empresa, al aplicarse con los

criterios adecuados en asignación de roles a los usuarios que correspondan la

utilización o manipulación de la información será de responsabilidad de las personas

habilitadas.

A continuación según los autores (Piatfini Velthuis, Mario; Del Peso Navarro, Emilio;

Del Peso Ruiz, Mar, 2008): “El nivel de seguridad informática en una entidad es un

objetivo a evaluar y está directamente relacionado con la calidad y eficacia de un

conjunto de acciones y medidas destinadas a proteger y preservar la información de la

entidad y sus medios de proceso.”

Considero que es un criterio acertado ya que las medidas que se adopten de

seguridad informática permitirán que la información de la organización esté protegida

de cualquier intruso o eventualidad en el trabajo.

1.4.1 Objetivos Generales de la seguridad

Los objetivos generales según (Javier, 2008) se enfoca en los siguientes más

importantes:

- “Conocer todos los riesgos de seguridad asociados a una organización.

- Establecer un conjunto de requisitos de seguridad de acuerdo con los riesgos

identificados, para satisfacer las necesidades de un determinado proceso de la

organización.

10

- Transformar las necesidades de seguridad en una guía de seguridad.

1.4.2 Respaldos de información

La información o los datos son activos importantes de una institución por lo que se

debe tener políticas para el respaldo de la información más importante.

La pérdida de información es ocasionada por diferentes formas como por ejemplo:

fallas de electricidad, virus, mal funcionamiento de hardware o software, errores de los

humanos, inundaciones, incendios, robos, etc.

Las políticas para respaldar la información se debe considerar lo siguiente:

- Información importante a ser respaldada

- Tiempos para respaldos de información

- Dispositivos a ser utilizados

- Responsables del resguardo

- Lugar y condiciones del almacenaje

- Comprobación de datos respaldados

Los procedimientos que se pueden utilizar son:

- Automáticos: El usuario a través de aplicaciones para el efecto, puede programar los

respaldos.

- Manuales: El usuario realiza de forma manual los respaldos de información.

1.4.3 Almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube, en la actualidad ha adquirido un gran interés por parte

de las empresas, incrementándose en los últimos años.

Según (Castro, 2016), “el almacenamiento en la nube, es un modelo de servicio en el

cuál los datos de un sistema de cómputo se almacenan, se administran y se respaldan

de forma remota, típicamente en servidores en la nube y que son administrados por un

proveedor de servicio. Datos que se ponen a disposición de los usuarios a través de

una red, como es el internet.”

La capacidad de almacenamiento dependerá de la contratación como por ejemplo de

5GB, 10 GB, 30GB, 100GB.

11

1.4.3.1 Tipos de almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube posee tres tipos de servicios: Público, privada, híbrida.

Público: se refiere al acceso mediante internet por las personas autorizadas, la misma

que es administrada por el proveedor de servicios de la Nube, los usuarios

desconocen cómo se administra dicho servicio.

Privada: el almacenamiento en la nube privada está orientada a cubrir las

necesidades de una empresa o de una persona, la cual permite tener el control a los

administrativos.

Híbrida: es una combinación entre nubes públicas y privadas, las mismas que se

acoplan de acuerdo a la necesidad de almacenamiento.

Existen variedad de proveedores del servicio a los que se pueden suscribirse:

Dropbox: es un servicio de almacenamiento, la cual el servicio básico gratuito que

permite es de hasta 2GB, y se puede ampliar el espacio mediante invitaciones a otros

usuarios hasta un total de 10GB.

Si se desea obtener más espacio de almacenamiento variará de acuerdo al número de

usuarios como por ejemplo:

- El costo por mes, a partir de 3 usuarios $12.50, con un espacio de hasta 2TB.

- El costo por mes, a partir de 3 usuarios $20, con un espacio ilimitado.

El uso de Dropbox, se lo puede utilizar en varios sistemas operativos, así como

dispositivos.

Google Drive: es un servicio de almacenamiento en la nube de Google a través de la

cuenta de correo electrónico de gmail.

La capacidad de almacenamiento gratuito que ofrece es hasta 15GB y hasta 10TB con

la suscripción de paga

Amazon Cloud Drive: es un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece hasta

5GB gratuito y el de pago el espacio ilimitado de $59.99.

12

Virtualización

La virtualización es una de las tendencias de las nuevas tecnologías en el área

empresarial.

La virtualización en el área informática, el uso es más eficiente en lo referente a

recursos, disponibilidad, recuperación, descentralización de los servidores.

Según (VMware, 2017), lo define de la siguiente manera “es la representación de crear

una representación basada en software (o virtual), en lugar de una física. La

virtualización se puede aplicar a servidores, aplicaciones, almacenamiento y redes, y

es la manera más eficaz de reducir costos de tecnologías de la información y

aumentar la eficiencia y la agilidad de los negocios de cualquier tamaño.”

En la virtualización se comparten recursos de un servidor como procesador, memoria

RAM, disco duro, tarjetas de red, etc. Lo que hace posible ejecutar varias máquinas

virtuales en una máquina física.

OwnCloud

Es una herramienta de código abierto que permite almacenar en la nube, así como

compartir y sincronizar mediante el servidor donde se encuentre instalado OwnCloud.

La sincronización es inmediata cuando se actualiza la información desde cualquier

dispositivo estación de trabajo, móvil o web.

1.5 Políticas de Seguridad

Una política de seguridad son lineamientos, normas, procedimientos que deben tener

la institución, con el fin de salvaguardar la información que es tramitada.

Al mencionar seguridad, menciona (Mendóza, 2014), que las organizaciones deben

considerar los siguientes tipos de controles:

- Proteger los datos en sus diferentes formas es decir: digital, impresa o escrita,

incluso ideas.

- Estados: almacenado, procesado o en transmisión.

También recalca (Mendóza, 2014) que las herramientas y los medios técnicos deben

soportarse por aspectos administrativos entre las que menciona:

- Capacitación

- Educación del personal para desempeñarse en sus actividades.

13

- Concientización sobre los riesgos de seguridad

- Sensibilización de la información.

- Definir responsabilidades

1.6 Seguridad Lógica

Según (Costas Santos, 2011): “La seguridad lógica consiste en la aplicación de

barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y solo se permita

acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo.”

Es importante señalar que la seguridad lógica es una manera de delimitar el acceso a

personas no autorizadas para salvaguardar la información de los sistemas, para ello

se debe delimitar la autenticación y la identificación de los usuarios, además de quién

y cómo ha sido autorizados, acciones a tomar cuando existan accesos no autorizados.

Para la delimitación de contraseñas se debe considerar lo siguiente:

- Estructura y número de caracteres

- Tiempo de vigencia

- Asignación de permisos

Para la asignación de permisos se puede considerar:

- Programador

- Jefe de área

- Responsabilidades de trabajos asignados

- Operadores

Los permisos para los accesos para un adecuado control son.

- Lectura

- Escritura

- Modificación

- Borrado

1.7 Normas ISO

(ISOTools, 2015), especifica que es una norma definida por la Organización

Internacional de Normalización (ISO), la misma que se componen de estándares y

14

guías relacionadas con sistemas y herramientas específicas de gestión aplicables a

cualquier organización.

Las categorías fundamentales son:

- Serie ISO 9000: Gestión de calidad

- Serie ISO 14000: Gestión del medio ambiente

- Norma ISO 22000, OHSAS 18001, ISO 27001, ISO 22301 y otras: Gestión de

riesgos y seguridad

- Norma ISO 26000: Gestión de responsabilidad social

1.7.1 ISO/IE 27002:2005

- Política de seguridad

- Aspectos organizativos

- Gestión de activos

- Recursos humanos

- Física y ambiental

- Comunicaciones y operaciones

- Control de accesos

- Adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas

- Gestión de incidentes

- Gestión de continuidad de negocio

1.8 Auditoría Informática

Según (Muñoz Razo, 2002): “Es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se

realiza a los sistemas computacionales, software e información utilizados en una

empresa, sean individuales, compartidos y/o de redes, así como a sus instalaciones,

telecomunicaciones, mobiliario, equipos periféricos y demás componentes. Dicha

revisión se realiza de igual manera a la gestión informática, el aprovechamiento de sus

recursos, las medidas de seguridad y los bienes de consumo necesarios para el

funcionamiento del centro de cómputo. El propósito fundamental es evaluar el uso

adecuado de los sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento

adecuado de la información y la emisión oportuna de sus resultados en la institución,

incluyendo la evaluación en el cumplimiento de las funciones, actividades y

operaciones de funcionarios, empleados y usuarios involucrados con los servicios que

proporcionan los sistemas computacionales a la empresa.”

15

1.8.1 Tipos de Auditoría

La clasificación de los tipos de auditoría según (Muñoz Razo, 2002) es la siguiente:

- “Auditorías por su lugar de aplicación.

Se refiere a la forma en que se realiza este tipo de trabajos, y también a como se

establece la relación laboral en las empresas.

Auditorías por su área de aplicación.

Se refiere al ámbito específico donde se llevan a cabo las actividades y

operaciones que serán auditadas, ubicando a cada auditoría de acuerdo con el

área de trabajo e influencia de la rama o especialidad que será evaluada.

Auditorías especializadas áreas específicas.

El avance de la auditoría no se detiene y requiere una mayor especialización en

la evaluación de las áreas y ramas del desarrollo tecnológico de nuestros días;

por esta razón las auditorías son cada vez más singulares y tienen aplicaciones

muy peculiares, las cuáles están enfocadas a satisfacer las necesidades

concretas de revisión y dictamen, según la especialidad de que se trate.

Auditoría de sistemas computacionales.

Las auditorías especializadas de los sistemas computacionales, se aplican a las

diferentes áreas y disciplinas del ambiente informático.”

De la clasificación que corresponde a la de área de aplicación se encuentra la

Auditoria Administrativa que según (Muñoz Razo, 2002) su definición es: “Es la

revisión sistemática y exhaustiva que se realiza a la actividad administrativa de un

“empresa, en cuánto a su organización, las relaciones entre sus integrantes y el

cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones. Su

propósito es evaluar el desempeño administrativo de las áreas de la empresa, como la

planeación y control de los procedimientos de la operación, y los métodos y técnicas

de trabajo establecidos en la institución, incluyendo la observancia de las normas,

políticas y reglamentos que regulan el uso de todos los recursos.”

1.9 Business Process Management BPM (Gestión Por Procesos)

Según (Robledo, 2011): “Es un sistema de gestión enfocado a perseguir la mejora

continua del funcionamiento de las actividades empresariales mediante la

identificación y selección de procesos y la descripción, documentación y mejora de los

16

mismos, partiendo del despliegue de la estrategia de la organización, asegurando la

misión empresarial y alineada a la visión de la empresa. El BPM debe estar alineado

con la estrategia, con la gestión de recursos humanos, con la gestión financiera, con la

gestión de la información, con la gestión de la calidad y con las disciplinas

tradicionales de gestión. La Gestión por Procesos es impulsada y hecha realidad por

un conjunto de tecnologías totalmente maduras que permiten alcanzar unos resultados

excelentes.”

Éste sistema de gestión al ser utilizado permitirá que todas las actividades se

involucren, aplicadas con una estrategia alineada y que conjuntamente con la

utilización de tecnologías permita que la gestión operativa se mejore y se alcance los

objetivos empresariales.

Según (Club-BPM, 2009): “Un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas,

métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelación, análisis, ejecución,

control y mejora de los procesos de negocio. Las mejoras incluyen tantos cambios de

mejora continua como cambios radicales.”

En ésta definición considero que es muy acertada ya que la tecnología BMP propende

al mejoramiento de los procesos dentro de una organización, utilizando herramientas

para su ejecución.

Los beneficios de BPM son los siguientes:

- Análisis de los procesos

- Mejoramiento de las actividades y tareas de las áreas

- Colaboración entre áreas

- Definición de funciones

- Cumplimiento de normas de la organización

- Reducción de tiempo en los procesos

- Disminución de documentación

- Involucramiento de los usuarios en resolver las tareas

- Optimización de procesos

1.9.1 Fases

Las fases según (Club-BPM, 2009) son las siguientes:

“Análisis de procesos: Analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cómo

definirlos (definición de tareas, cómo ejecutar dichas tareas, quién realiza las tareas,

dónde se realizan, qué datos se utiliza, que reglas de negocio deben cumplirse…)

17

Diseño de procesos: Diseñar los procesos de negocio siguiendo una notación BMP.

Ejecución de los procesos de negocio: Automatizar los procesos con un motor de

workflow e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestación

necesaria.

Monitorización y Análisis: Monitorizar las actividades de negocio y relacionar la

información de los procesos con la estrategia empresarial para conocer si nos

encaminamos a los objetivos o no, y así tomar decisiones reactivas."

1.10 BPMN (Business Process Modeling Notation)

Según (Delgado Adrea, Daniel Calegari, 2014), “Las notaciones que se han utilizado

son diversas, por lo que se han definido lenguajes estándar como Business Process

Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0), incorporada por el Object Management Group

(OMG), el mismo que contiene elementos variados que facilitan la descripción de los

procesos y su comprensión tanto para expertos del negocio, así como técnicos

informáticos.”

Adicionalmente (Delgado Adrea, Daniel Calegari, 2014), menciona que “la sola

utilización de un modelado no asegura que los modelos que se obtienen cuenten con

características de calidad deseables que permitan analizar su mejora o guiar la

construcción del software de soporte”, por ello se debe seguir buenas prácticas y

patrones de modelado.”

Las Sevens Process Modeling Guidelines (7PMG) (J. Mendling, H.A. Reijers, W.M.P

van der Aalst, 2010), son 7 guías de modelado que son las siguientes:

G1: Utilizar el menor número de elementos en el modelo como sea posible, ya que

puede ocurrir efectos indeseables para la comprensión.

G2: Minimizar las rutas de enrutamiento por elemento, es decir las entradas y salidas

G3: Usar un inicio y un evento final en el proceso.

G4: Modelar de forma estructurada tanto como sea posible, es decir cuando una

compuerta de decisión se abre, debe haber otra para cerrar.

G5: Evitar las compuertas OR, los modelos que contienen las compuertas AND y XOR

son menos propenso a errores.

G6: Utilizar etiquetas de actividad verbo-objeto, por ejemplo “almacenar datos” en vez

de “almacenamiento de datos”

18

G7: Si el modelo tiene más de 50 elementos, se lo deben dividirse en subprocesos,

para una mejor comprensión.

1.10.1 Elementos de diagramas

Para los modelos de procesos de negocios, su simbología gráfica según (OMG, 2011)

y sus categorías son las que se detallan a continuación:

Tareas

Una tarea es una actividad que se encuentra dentro de un proceso y su representación

básica son las siguientes:

NOTACIÓN DESCRIPCIÓN

Tarea

Tarea de servicio: sin intervención humana

Tarea enviar mensaje

Tarea recibir mensaje

Tarea humana: ejecuta la tarea

Tarea de script

Cuadro 1: Representación de tareas

Fuente: (OMG, 2011)

19

Eventos

Los eventos se los representa con un círculo, el mismo que determina una causa o un

resultado, su notación son las siguientes:


Inicio – Crear un nuevo evento de inicio

Mensaje de Inicio – Crear evento Mensaje al

inicio

Temporizador de Inicio – Crear evento

temporizador de inicio

Señal de fin de evento

Error de fin – Crear Evento Error al final

Evento de Terminación – Este tipo de fin

indica a las demás Actividades que el proceso

se termina directamente.

Cuadro 2: Representación de Eventos

Fuente: (OMG, 2011)

20

Compuertas o Gateway

Las compuertas se representan con un rombo y determinan ramificaciones,

bifurcaciones, combinaciones y fusiones del proceso, su gráfica es la siguiente:


Compuerta XOR: es un camino

alternativo en base a una condición

previa, y toma un solo camino.

Compuerta inclusiva: es una decisión

en donde se puede seguir más de un

camino, dependiendo de la condición

dada.

Compuerta paralela AND: son múltiples

caminos de forma paralela, no se

evalúa ninguna condición.

Cuadro 3: Representación de compuertas

Fuente: (OMG, 2011)

Canales

Permite organizar las actividades de una manera visual, cuyo objetivo es determinar

las funciones y responsabilidades entre los diferentes actores del proceso y su gráfica

es la siguiente:


Lane: representa las distintas

áreas, actores de la

organización.

Pool: representa todo el

proceso completo

Cuadro 4: Representación de canales

Fuente: (OMG, 2011)

21

Artefactos

Se utilizan como elementos adicionales en los procesos y que son los siguientes:


Group: permite agrupar varias

actividades

Text anotation: permite anotar texto

como descripción

Cuadro 5: Representación de artefactos

Fuente: (OMG, 2011)

1.11 BPMS (Business Process Management Suite)

BPMS es también conocido como Sistemas para la Gestión por Procesos, permitiendo

la optimización del funcionamiento de la institución y según (Hitpass, 2014), son

herramientas que apoyan la implementación técnica o automatización de los procesos,

que está integrado por algunos componentes que son los siguientes:

- Modelador de procesos (técnico)

- Motos de procesos (workflow)

- Panel de control (BAM)

- Interfaz de usuario

- APIS de integración

También (Garimella, 2008), hace hincapié que BPMS es la suite de tecnologías BPM,

lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la

infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las

funciones de la tecnología BPM.

Algunos de los BPMS Open Source que existen en el mercado son:

- Intalio

22

- Bonita

- ActiveBPEL

- Process Maker

- Jbpm

1.11.1 Bonita BPM

Según (Bonitasoft, 2015), indica que “Bonita BPM usa el estándar BPMN 2.0

(Bussiness Process Management Notation) que establece un lenguaje común entre los

usuarios técnicos y funcionales”.

Bonita Soft, es un gestor de procesos de negocios, es un software libre, de código

abierto que utiliza BPM (Business Process Management)

Dentro de las características según (Bonitasoft, 2015) se encuentran:

- “El motor de Bonita BPM posee una arquitectura basada en servicios que puede

soportar fuertes cargas de trabajo, adaptarse a todo tipo de arquitectura y

acceder a aplicaciones de terceros a través de sus APIs.”

- “Bonita BPM incluye conectores listos para enlazar el proceso con bases de

datos, ERP, CRM, ECM, y más.”

- “El portal de Bonita BPM, las páginas web personalizadas y al acceso desde

dispositivos móviles puede realizar tareas y monitorizar sus procesos desde

cualquier lugar.”

- Posee la notación de modelados de procesos BPMN

Según (Alvarado, 2011), menciona algunas funcionalidades que posee Bonita Open

Solution para cualquier tipo de negocio, entre las que podemos mencionar:

- Los usuarios que no sean técnicos informáticos pueden elaborar procesos

- Utiliza el estándar BPMN 2.0

- Facilita el trabajo colaborativo con los desarrolladores de los sistemas

- Mejora los procesos simplificándolos

- Visualización de las tareas de los procesos

- Facilidad de uso

- Identificación de actores que intervienen en los procesos

- Los usuarios se organizan en la ejecución de los trabajos

- Permite mejorar los procesos continuamente

23

1.12 Procesos

Según (Gómez Vieites, Alvaro; Suarez Rey, Carlos;, 2007): “En la estructura

organizativa tradicional de una empresa cada departamento se centra en resolver las

tareas que tiene asignadas de manera eficaz y eficiente.”

Tomando en cuenta ésta definición de procesos, la empresa debe tener una

organización que resuelva las tareas a tiempo.

Según (Fincowsky, 2009): “Los procesos pueden ser físicos, incluir papeleo, realizarse

por computadora, o representar una secuencia lógica de eventos.”

En ésta definición se puede mencionar la importancia de una secuencia de eventos,

esto mejorará notablemente la gestión operativa dentro del área.

1.12.1 Características de los procesos

Los procesos tienen características de cada área de trabajo, para lo cual hay que

examinarlos y se pueden tener las siguientes particularidades:

Deben ser definidos y estandarizados.

Los procesos deben tener como fin un resultado.

Responsabilidades del personal administrativo a los procesos.

Siempre se debe mejorarlos para una mejor atención al cliente.

1.12.2 Gestión por procesos

Sigue (Captio, 2015): “La gestión de procesos es una gestión centrada en los procesos

de la organización. Estos están relacionados entre sí, formando un sistema complejo y

por lo tanto dan origen a una gestión sistémica de la organización. Esta gestión, define

una serie de procesos que transforman entradas en salidas mediante los

procedimientos (las acciones que se llevan a cabo en los procesos). El objetivo

fundamental es que la salida final de todos los procesos tenga valor sobre la entrada.”

En esta definición se menciona notablemente que la gestión es una serie de procesos

que se desarrollan de forma ordenada desde la entrada hasta que la salida se obtenga

un producto de calidad.

1.13 Modelado de Procesos

Según (País Curto, 2013): “Un modelo es una representación esquemática o

conceptual de los procesos de la organización y las relaciones entre estos, que

24

representa de forma secuencial, como funcionarán los procesos y como se realizan las

tareas que producirán la salida de un producto o servicio.”

Dentro de la institución los procesos permiten obtener un resultado deseado, con el

modelado se puede visualizar de forma detallada cada uno de ellos, permitiendo

valorar si las tareas son óptimas o causan retraso. En el detalle del modelado permite

identificar si los procesos son los adecuados.

La importancia del modelado de procesos se indica a continuación:

- Permite visualizar las actividades del trabajo, permitiendo tener un panorama

claro de las mejoras a realizar.

- Permite verificar las áreas involucradas.

- Permite revisar los procesos actuales para proceder a una mejora continua.

1.14 Gestión Operativa

Según (Merli, 1997): “El proceso de la gestión operativa eficaz se caracteriza por

cumplir los siguientes requisitos:

- Es capaz de identificar los objetivos operativos prioritarios.

- Es capaz de asignar correctamente las responsabilidades.

- Es capaz de identificar los indicadores y las metas operativas más apropiadas.

- Es capaz de gestionar las prioridades en <<en tiempo real>> (día a día).

- Es capaz de realizar la <<supervisión visual>> de los indicadores de los objetivos

prioritarios.

- Es capaz de identificar los cuellos de botella reales que obstaculizan el logro de

los objetivos prioritarios.

- Es capaz de solucionar con eficacia los cuellos de botella.”

1.15 Planificación Estratégica

Según (Romero, 2004):”La planificación estratégica nos indica las acciones a

emprender para conseguir los fines, teniendo en cuenta la posición competitiva

relativa, y las previsiones e hipótesis sobre el futuro.”

Para que la gestión mejore dentro de la empresa se debe planificar conjuntamente con

los involucrados para que sea socializado y argumentado a la realidad de las áreas,

tendiendo en consideración que éste puede ser modificado de acuerdo a la necesidad.

25

1.16 Metodología Kaizen

Según (Hitpass, 2014), es gestión japonesa de calidad total siendo su principal

objetivo es el dominio de los procesos de producción por medio del mejoramiento

continuo enfocándose principalmente en las capacidades de las personas.

Kaizen traduciendo del japonés sería:

Kai = cambio

Zen = lo bueno

Interpretándolo como “mejora continua”, la metodología Kaizen concibe que pequeños

errores y problemas tienen oportunidades de mejora e innovación, es un trabajo de

forma individual y grupal.

Los actores que intervienen son de todos los niveles de la organización es decir

directores, jefes departamentales, asistentes, etc.

1.16.1 Principios generales de Kaizen

Los principios según (Hitpass, 2014) son los siguientes:

- Orientación hacia el proceso

- Involucrar a todos los participantes

- Compromiso de los altos niveles gerenciales

- Una comunicación vertical y horizontal eficaz

- Mejoramiento continuo de todos los productos y procesos internos y externos

- El cliente manda

- La inversión es personal

- La gestión de calidad se inicia y concluye con la capacitación

- Dos cabezas piensan mejor que una

- Todos participan en la determinación y comunicación de las metas

Los principios del 5-S

Son expresiones japonesas para que funcione el concepto de Kaizen:

- A. Seiri: Mantener el orden

- B. Seiton: Cada cosa en su lugar

- C. Seiso: Limpieza

- D. Seiketsu: Sentido personal por el orden

- E. Shitsuke: Disciplina y mantención de las 4-S anteriores.

26

Dentro de las fortalezas de la metodología Kaizen es una mejora continua, y que es

de fácil interpretación.

En el área informática la metodología implica aplicar las estrategias de la misma, así

como técnicas, herramientas del trabajo que involucra al proceso informático,

siempre que coadyuven al mejoramiento continuo de la organización.

El objetivo que persigue Kaisen es una mejora continua en la gestión operativa de las

empresas, siendo un valor agregado el realizarlo con herramientas tecnológicas.

Según (Garza, 2005), menciona que es una forma de pensar que pone el sentido en

práctica, también menciona que los mejoramientos pequeños en muchos procesos

que día a día se van realizando, conllevan a un mejoramiento significativo de la

calidad, beneficios de costos y mejoramiento en la calidad, Kaizen se enfoca a la

gente, en el proceso y no en los resultados inmediatos, si se enfoca a mejorar estos

dos aspectos tan importantes, los resultados serán buenos.

Las bases fundamentales para aplicar Kaizen son:

- Estandarizar y mejorar los procesos de manera conjunta

- Aplicar las 5-S

- Eliminación de cosas que no aportan al mejoramiento.

Los principios rectores del Kaizen según (Francisco, 2007) son:

Principio Rector 1: Los elementos básicos

Principio Rector 2: La mejora y mantenimiento de estándares

Principio Rector 3: El enfoque a los procesos

Principio Rector 4. El enfoque a las personas

Principio Rector 5: La mejora continua cotidiana

27

Gráfico 1: Principios rectores de la Metodología Kaizen

Fuente: (Suárez, 2007)

Los elementos básicos tienen como objetivo generar el punto inicial hacia una mejora

continua.

La mejora y mantenimiento es aquella que se orienta a la visión y la estrategia con el

trabajo operativo de mantener y mejorar los procesos.

El enfoque a procesos cada proceso tiene sus actividades que son factibles de ser

mejoradas para un ciclo de mejora.

El enfoque a las personas son los trabajadores que representan el medio por el cual

se pueden mantener y mejorar los estándares de los procesos establecidos.

La mejora continua cotidiana es aquella que vincula las capacidades de los cuatro

principios anteriores en una continua mejora local.

1.17 Conclusiones Parciales del Capítulo

- La gestión operativa en cualquier institución debe ser organizada, planificada y

estructurada y continuamente mejorada para que la institución logre sus objetivos y se

brinde un buen servicio a los clientes.

- La tecnología actualmente surge de la necesidad de las actividades diarias para que

tengan un mejor control, agilización y un eficiente resultado en las tareas diarias de

una institución que orientadas adecuadamente en cada área se esquematice un

resultado óptimo.

28

- Con el lineamiento de un plan informático para el mejoramiento de la gestión

operativa de la secretaria, la institución se beneficiará en la optimización de recursos,

información

29

CAPITULO II

2. MARCO METODOLÓGICO

2.1 Caracterización del Sector

La Universidad Regional Autónoma de Los Andes, fue creada mediante Ley expedida

por el Congreso Nacional del Ecuador el 09 de enero de 1997 y su publicación en el

Registro Oficial N° 7 del 20 de febrero de 1997, actualmente se encuentra funcionando

en las ciudades de: Ambato que es la Matriz, en Ibarra, Tulcán, Santo Domingo,

Babahoyo, Quevedo, Riobamba y Puyo como extensiones universitarias

respectivamente.

Acreditada por el CEAACES, mediante resolución 001-073 CEAACES-2013-26 del 26

de Noviembre del 2013.

Misión: Somos una Universidad particular, que tiene como propósito formar

profesionales de tercer y cuarto nivel, de investigación, responsables, competitivos,

con conciencia ética y solidaria capaces de contribuir al desarrollo nacional y

democrático, mediante una educación humanista, cultural y científica dirigida a

bachilleres y profesionales nacionales y extranjeros.

Visión: Ser una institución reconocida a nivel nacional e internacional por su calidad,

manteniendo entre sus fortalezas un cuerpo docente de alto nivel académico y un

proceso de formación profesional centrado en el estudiante, acorde con los avances

científicos, tecnológicos, de investigación en vínculo permanente con los sectores

sociales y productivos.

2.2 Descripción del procedimiento metodológico

2.2.1 Método

Analítico – Sintético: se utilizó éste método para organizar la información en partes,

con el objetivo de obtener la información concreta al momento de realizar el plan

informático para el mejoramiento de la Secretaría General.

Inductivo – Deductivo: con éste método permitió realizar un análisis de la situación

actual de la Secretaría con la identificación de la problemática que permita el

desarrollo del plan informático para la gestión operativa que permita el mejoramiento

del trabajo.

30

2.2.2 Modalidad de la investigación

La modalidad de investigación que se aplicó a éste trabajo es la siguiente:

Cualitativa: metodología que se aplicó en base al conocimiento de los procesos, de

las personas que se encuentran involucradas en la investigación, permitiendo su

descripción y verificar sus actividades dentro de la Secretaría.

Cuantitativa: metodología que se utilizó para examinar los datos de forma numérica,

en lo que corresponde al plan informático en la gestión operativa de la Secretaria

General, se ha logrado mostrar gráficamente lo realizado en encuestas en la

institución.

2.2.2 Tipos de investigación

Investigación de campo: es la que sea realizado en el sitio mismo del problema, en

la Secretaría General de la UNIANDES, en contacto directo con la gestión operativa.

Investigación Bibliográfica: es la que se ha realizado en la investigación en libros,

internet, artículos científicos, el cual se ha utilizado para realizar el marco teórico para

el plan informático y la gestión operativa de la Secretaría General.

2.2.3 Población y Muestra

La población que se ha determinado en el presente trabajo acerca de un Plan

Informático para mejorar la gestión operativa de la Secretaría General de la

UNIANDES se indica de la siguiente manera:

RECURSOS HUMANOS CANTIDAD

Secretaría General – Procuraduría 2

Secretaría Académica 5

Secretaría de titulación y grados 5

Archivo 2

TOTAL 14

Cuadro 6: Personal Secretaría General

Fuente: Autora

31

2.2.4 Técnicas e instrumentos

Técnicas

Encuesta: con el objetivo de obtener información que muestren la situación actual de

la gestión operativa de la Secretaría General y el realizar un diagnóstico, se procedió a

la realización de la encuesta a los funcionarios de la Matriz, para que los datos

obtenidos coadyuven a la solución planteada en éste proyecto de investigación.

Instrumentos

Cuestionario: es el conjunto de varias preguntas respecto a una o más variables

involucradas en el presente trabajo

2.2.5 Tabulación de resultados

Encuesta realizada al Personal Administrativo que labora en la Secretaría

General de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes

Pregunta 1. ¿Considera que existe demora en la gestión operativa para la entrega de

trámites?

RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE

Sí 8 57%

No 6 43%

Total 14 100%

Cuadro 7: Tabulación Pregunta 1

Fuente: Autora

Cuadro 8: Representación Pregunta 1

Fuente: Autora

Sí 57%

No 43%

PREGUNTA N°1. ¿Considera que existe demora en la gestión operativa

para la entrega de trámites?

32

Análisis: El personal encuestado al responder ésta pregunta indica que si existe una

leve demora en la gestión operativa para el trámite de entrega de la información, por lo

que produce retraso en la atención a los usuarios ya sean internos o externos.

Pregunta 2. ¿Considera que se necesita una pertinente planificación en toda la

gestión operativa de la Secretaría General – Procuraduría?


Sí 10 71%

No 4 29%

Total 14 100%

Cuadro 9: Tabulación pregunta 2

Fuente: Autora

Cuadro 10: Representación pregunta 2

Fuente: Autora

Análisis: Al realizar la encuesta referente a si se necesita una pertinente planificación

en la gestión operativa, los funcionarios en su mayoría consideran que en su puesto

de trabajo se debe planificar de una manera oportuna y adecuada todos los aspectos

de las actividades, con el propósito de obtener mejores resultados para la Institución.

Sí 71%

No 29%

PREGUNTA N°2 ¿Considera que se necesita una pertinente planificación en

la gestión operativa de la Secretaría General – Procuraduría?

33

Pregunta 3 ¿Considera que existe una gestión operativa definida de procesos para el

archivo en su lugar de trabajo?


Sí 4 29%

No 10 71%

Total 14 100%


Fuente: Autora


Fuente: Autora

Análisis: Los funcionarios indican que en la mayoría de áreas en lo referente a

archivo falta definir los procesos de almacenamiento físico y electrónico, para que el

trabajo fluya adecuadamente.

Pregunta 4. ¿Dispone de un lineamiento oficial para aplicar los diferentes procesos en

la gestión operativa en su lugar de trabajo?


Sí 2 14%

No 12 86%

Total 14 100%


Fuente: Autora

Sí 29%

No 71%

PREGUNTA N°3 ¿Considera que existe una gestión

operativa definida de procesos para el archivo en su lugar de trabajo?

34


Fuente: Autora

Análisis: El personal administrativo a ésta interrogante en su mayoría indica que no

tiene un lineamiento oficial para los procesos, considero que se debe organizarlos en

un formato común para el desarrollo del trabajo a las funciones asignadas.

Pregunta 5. ¿Considera que cuando solicitan información al realizar en forma manual

la gestión operativa, existen errores?


Sí 9 64%

No 5 36%

Total 14 100%


Fuente: Autora

Sí 14%

No 86%

PREGUNTA N°4 ¿Dispone de un lineamiento oficial

para aplicar los diferentes procesos en la gesgión operativa en su lugar de trabajo?

35


Fuente: Autora

Análisis: La información de una Institución es de vital importancia, por lo que la

mayoría de los encuestados considera que si existen errores al momento de generar

de forma manual algún requerimiento tanto interno o externo, siendo éste una

deficiencia en la parte organizativa de la institución.

Pregunta 6. ¿Cree usted que se deben realizar auditorías en la gestión operativa de la

Secretaría?


Sí 11 79%

No 3 21%

Total 14 100%


Fuente: Autora

Sí 64%

No 36%

PREGUNTA N°5 ¿Considera que cuando solicitan

información al realizarlo en forma manual la gestión operativa, existen errores?

36


Fuente: Autora

Análisis: La mayoría de los funcionarios encuestados menciona la importancia de

realizar auditorías al trabajo que se realiza en los departamentos, con el fin de mejorar

el trabajo y por ende controlar las acciones que se está realizando con los procesos

para evitar fraudes y mala gestión en la misma.

Pregunta 7. ¿Al desarrollar un plan informático considera que mejoraría la gestión

operativa de la Secretaría?


Sí 12 86%

No 2 14%

Total 14 100%


Fuente: Autora

Sí 79%

No 21%

PREGUNTA N°6 ¿Cree usted que se

deben realizar auditorías en la gestión operativa de la Secretaría?

37


Fuente: Autora

Análisis: La gran mayoría del personal encuestado considera que al desarrollar un

plan informático, debidamente organizado y estructurado con los lineamientos acordes

a cada departamento mejoraría la gestión operativa de la Secretaría.

Pregunta 8 ¿Conoce Usted lineamientos en la gestión operativa respecto a la

seguridad de la información de la Secretaría?


Sí 5 36%

No 9 64%

Total 14 100%


Fuente: Autora


Fuente: Autora

Sí 86%

No 14%

PREGUNTA N°7 ¿Al desarrollar un plan

informático considera que mejoraría la gestión operativa de la Secretaría?

Sí 64%

No 36%

PREGUNTA N°8 ¿Conoce Usted lineamientos en la gestión operativa respecto a la seguridad de

la información de la Secretaría?

38

Análisis: Los funcionarios de la Secretaria desconocen mayoritariamente la

importancia que debe ocupar la seguridad de la información que es generada por las

diferentes áreas, por lo que es adecuado el planteamiento de lineamientos para dicho

efecto.

Pregunta 9. ¿Realiza respaldos de información cada que tiempo del trabajo realizado

en la gestión operativa asignada a Usted?


Semanal 2 14%

Mensual 3 21%

Semestral 2 14%

Anual 4 29%

Nunca 3 21%

Total 14 100%


Fuente: Autora


Fuente: Autora

Análisis: Al realizar la encuesta se puede determinar que no se tiene una cultura

organizacional respecto a la realización de respaldos de la información, ya que la

Semanal 14%

Mensual 22%

Semestral 14%

Anual 29%

Nunca 21%

PREGUNTA N°9 ¿Realiza respaldos de información cada que

tiempo del trabajo realizado en la gestión operativa asignada a Usted?

39

misma es en forma desordenada y sin ningún lineamiento a la importancia que se

debe tener a dicho proceso.

Pregunta 10. ¿Considera Usted que se debe mejorar el tiempo de la gestión operativa

en respuesta a los trámites solicitados?


Sí 12 86%

No 2 14%

Total 14 100%


Fuente: Autora


Fuente: Autora

Análisis: La mayoría de los funcionarios encuestados considera que uno de los

objetivos principales del trabajo de la Secretaría son los trámites internos así como

externos los cuales deben ser optimizados en beneficio de la institución.

2.3. Propuesta del Investigador

Una vez realizada las encuestas al personal que labora en la Secretaria General –

Procuraduría, de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, se desprende que

se debe plantear los lineamientos con respecto a la seguridad de la información, en la

optimización de los procesos, auditorias, respaldos de los datos, optimización de los

tiempos para lo cual se formulará un Plan Informático para la Gestión Operativa de la

Secretaria General de la Universidad.

Sí 86%

No 14%

PREGUNTA N°10 ¿Considera Usted que se

debe mejorar el tiempo de la gestión operativa en respuesta a los trámites solicitados?

40

El proyecto de investigación se enfocará en diferentes planes de acción como son:

respaldos de información, seguridad de la Información, archivo, mejoramiento de

procesos, auditorías.

2.4 Conclusiones parciales del capítulo

- La seguridad de la información en la institución es de vital importancia, por lo que

la mayoría de los funcionarios no dispone de lineamientos que aporte al

mejoramiento de dichos datos tanto físicos y electrónicos, por lo que se debe

enfatizar en la responsabilidad de cada usuario así como el compromiso que la

institución también debe brindar a los empleados, para una correcto trabajo en

las diferentes áreas.

- En las diferentes áreas, los procesos se han venido realizando por costumbre,

experiencia o rutina, razón por la cual se debe organizar un modelo entendible y

práctico para que se optimice los procesos que se involucran las diferentes áreas,

ya sea en forma conjunta o separadas, procurando utilizar la tecnología y la

reducción de papeles.

- Se observó también que los funcionarios no tienen una cultura de respaldos de

información, dichos datos que es la razón de trabajo de la institución, se debe

orientar a criterios que fortalezcan dicha actividad, para que no surjan imprevistos

en pérdidas o daños de los mismos.

- Es importante que al realizar la encuesta consideran que se debe realizar

auditorías a la gestión operativa, siendo el mismo un factor que puede determinar

si se está cumpliendo con el trabajo asignado, si existen anomalías, etc.

41

CAPITULO III

3. MARCO PROPOSITIVO

3.1 Tema

Plan informático para la Gestión operativa de la Secretaria General de la Universidad

Regional Autónoma de Los Andes.

3.2 Objetivos

3.2.1 Objetivo General

Desarrollar un plan informático con estrategias orientadas a la optimización de la

gestión operativa de la Secretaria General de la Universidad Regional Autónoma

de Los Andes.

3.2.2 Objetivos Específicos

Identificar la situación actual de los procesos que influyen en el trabajo de la

Secretaría.

Elaborar un conjunto de lineamientos que coadyuven al mejoramiento de la

gestión operativa.

Diseñar los procesos relevantes que intervienen en la gestión de la Secretaría

General – Procuraduría para la optimización de los mismos, utilizando BMP

(Business Modeling Process)

3.3 Introducción

La UNIANDES es una Universidad del país que cuentan con grandes cantidades de

información, que son generadas por la gestión operativa de las áreas académicas,

titulación, y archivo, es por ésta razón que se debe establecer y cumplir con

lineamientos de: procesos ágiles, seguridad de la información, almacenamiento de

información, mejoramientos de procesos, auditorías, con el objetivo de lograr el

mejoramiento de la gestión operativa de la Secretaria General – Procuraduría.

3.4 Descripción general de la Propuesta

El presente trabajo de investigación está orientado a desarrollar un plan informático

para la gestión operativa de la Secretaria General de la UNIANDES, para lo cual se va

a realizar un análisis de la situación actual, con el fin de lograr el mejoramiento de la

gestión operativa de la Secretaria.

42

Posteriormente se definirán las estrategias para el mejoramiento de la gestión

operativa que contemplará un plan para los respaldos de información, para la

seguridad de la información, para el mejoramiento de los procesos, plan de auditorías

y se optimizará los principales procesos que involucra el trabajo en las áreas, para lo

cual se realizará el mapa de procesos utilizando un lenguaje común y de fácil

entendimiento con la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), siendo el objetivo

principal el de identificar las reglas de la actividad, colaborar los funcionarios que

comparten las actividades, simplificación de tareas, mejoramiento de la gestión, para

esto se utilizará su notación básica siendo eminentemente visual, y que

posteriormente los encargados del desarrollo de las aplicaciones lo utilicen de una

manera más eficaz para su automatización.

Para la realización del proyecto de investigación se tomará como referencia la

metodología de Kaizen que estará orientada de la siguiente forma:

- Análisis de la situación actual

- Estrategias para el mejoramiento de la gestión

- Enfoque a los procesos

- Mejoramiento continuo

3.4.1 Análisis de la situación actual

Al realizar el presente proyecto de investigación se pudo determinar y observar lo

siguiente:

3.4.1.1 Áreas

La Secretaria General – Procuraduría está conformada por las siguientes áreas:

Secretaría Académica

Secretaría de Titulación y Grados

Mejoramiento continuo

Análisis de la situación actual

Enfoque a los procesos Estrategias para el

mejoramiento de la gestión

METODOLOGÍA DE LA GESTIÓN

43

Archivo

Unidad de convalidaciones y revalidaciones

Detalle de recursos informáticos que se utilizan:

DETALLE ÁREA UTILIZACIÓN

SIGAFI (Sistema de

Gestión Académica

y Financiera)

- Secretaria General -

Procuraduría

- Secretaría académica

- Archivo

Utilizado para gestionar lo

relacionado a la parte académica

y documentación estudiantil

Microsoft Office

(Word, Excel)

- Secretaría Académica

- Secretaria de Titulación y

Grados

- Archivo

- Unidad de convalidaciones y

revalidaciones

Utilizados para crear

documentos, base de datos.

Cuadro 25: Detalle recursos informáticos actuales

Fuente: Autora

3.4.1.2 Documentación

La información que es tramitada en la Secretaría se enfoca por áreas de la siguiente

manera:

Secretaria General - Procuraduría

- Reglamentos internos y externos

- Actas de Consejo Superior

- Información académica

Secretaria Académica

- Información académica

- Calificaciones

- Certificados

Secretaria de Titulación y Grados

- Procesos de graduación

Archivo

- Documentación estudiantil

44

Unidad de convalidaciones y revalidaciones

- Documentación de estudios de carpeta

Dicha información es tramitada y almacenada en cada computador de los funcionarios,

así como en la base de datos del sistema informático dependiendo el área de trabajo y

de forma física.

3.4.1.2 Respaldos de información

Los funcionarios de la Secretaria General – Procuraduría, no disponen de un

lineamiento para respaldos de información, actualmente cada funcionario a su criterio

se encarga o no de los respaldos de datos, información que es de vital importancia

para la Universidad.

3.4.1.3 Ordenamiento lógico

Los datos que son almacenados en las computadoras de los funcionarios, en la gran

mayoría no tienen un ordenamiento óptimo para la búsqueda y ágil entrega de algún

requerimiento, por lo que ocasiona retraso en la entrega de información; cuando un

funcionario se ausenta, los archivos no son de fácil localización, una de las causas es

la duplicidad de archivos.

3.4.1.4 UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida)

En las áreas de trabajo no disponen de un Sistema de alimentación ininterrumpida o

UPS, siendo éste un artefacto para que las computadoras no sufran daños tanto de

software así como de hardware, cuando hubiere un corte de energía eléctrica.

3.4.1.5 Funcionarios

Debido a la importancia de información que es tramitada en la Secretaria, se ha

observado que los funcionarios incurren en los siguientes aspectos:

Al ausentarse de su puesto de trabajo, el sistema de Gestión Académica no es

cerrada su sesión.

Las computadoras en la mayoría de los funcionarios no tienen una clave de

acceso a la misma, ocasionando que cualquier persona pueda ingresar al

ordenador.

Pérdida o traspapelamiento de documentos estudiantiles.

Falta de cumplimiento de disposiciones.

Procesos diferentes aplicados a nivel nacional

45

Falta de capacitaciones.

3.4.1.6 Digitalización de información

La información que reposa en la Secretaria no es digitalizada como por ejemplo,

documentación personal del estudiante, calificaciones, matrículas, convalidaciones,

actas de Consejo Superior, procesos de titulación, debido al gran volumen de

información almacenada en los archivos activos y pasivos y a un inexistente proceso

del mismo.

3.4.1.7 Archivo

La documentación de algunas áreas no es ordenada y clasificada, para el

almacenamiento, por lo que no hay un adecuado control y seguimiento de la

documentación.

Los expedientes universitarios en lo referente al préstamo de los mismos se debe

mejorar la salida y la devolución del expediente en las siguientes áreas:

- Responsable

- Tiempo de préstamo

- Solicitante autorizado

- Ficha de control

3.4.1.8 Procesos

En la Secretaria se realizan muchos trámites, para la cual existen procesos en las

diferentes áreas en forma individual y de forma conjunta entre departamentos, es decir

el involucramiento de los departamentos, muchos de ellos son realizados de forma

manual, ocasionando en algunos de los casos demora en la entrega oportuna del

requerimiento.

Muchos de los procesos se encuentran en el conocimiento de los funcionarios y no

documentados, la importancia de los mismos es el poder identificarlos para su

optimización, control y que sirva para una mejor atención a los usuarios internos y

externos, y que sirva de lineamientos a nivel nacional en caso de ausencia temporales

o definitivas de los empleados.

Los procesos que se encuentran organizados actualmente y sus flujogramas son los

siguientes:

46

PROCESO DE TITULACIÓN Y GRADO DE PREGRADO Y POSTGRADO

Situación actual 1/3: Año 2016

Proceso de Titulación y Grado pregrado y posgrado

Cuadro 26: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (1/3)

Fuente: Mónica Vélez

47





48





49

PROCESO DE NOTIFICACIÓN DE PERFILES Y TRABAJOS DE GRADO DE

PREGRADO Y POSGRADO


Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y posgrado


posgrado (2016) (1/4)

Fuente: Verónica Hurtado

50




posgrado (2016) (2/4)


51




posgrado (2016) (3/4)


52




posgrado (2016) (4/4)


53

PROCESO DE DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ARCHIVO


Proceso de documentación, información y archivo


posgrado (2016) (1/3)

Fuente: Verónica Vaca

54




posgrado (2016) (2/3)


55




posgrado (2016) (3/3)


56

PROCESO DE CERTIFICADOS


Proceso de certificaciones

Cuadro 36: Proceso actual de certificados

Fuente: Secretaría Académica

57

PROCESO DE MATRÍCULAS


Proceso de matrículas

Cuadro 37: Proceso de matrículas

Fuente: Autora

58

PROCESO DE INGRESO DE CALIFICACIONES


Proceso de ingreso de calificaciones

Cuadro 38: Proceso de ingreso de calificaciones

Fuente: Autora

59

PROCESO DE INGRESO DE CALIFICACIONES ATRASADAS Y REMEDIALES


Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y remediales

Cuadro 39: Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y remediales

Fuente: Autora

60

PROCESO DE REVALIDACIONES Y HOMOLOGACIONES


Proceso de revalidaciones y homologaciones

Cuadro 40: Proceso de revalidaciones y homologaciones

Fuente: Autora

61

3.5 Plan informático

Una vez realizado un análisis de la situación actual de la gestión operativa de la

Secretaria General – Procuraduría de la UNIANDES, se procede a desarrollar el plan

informático, el mismo que permita ser una guía para el mejor desempeño de los

funcionarios y por ende para una mejor atención al usuario, conjuntamente con la

tecnología que facilita la gestión.

Debiendo mencionar que uno de los aspectos más importantes en una Institución

Educativa es la información, la misma que es generada por la gestión operativa de los

funcionarios, razón por la cual el plan informático estará orientado de la siguiente

manera:

- Estrategias de respaldos de información

- Estrategias de Seguridad de la Información

- Estrategias de Archivo

- Estrategias de Mejoramiento de procesos

- Estrategias de Auditorías

El plan informático para su ejecución deberá contemplarse entre 1 a 3 años.

3.5.1 Estrategias de Respaldos de información

Actualmente la información de la Universidad, es uno de los activos más importantes,

para lo cual es necesario el realizar un lineamiento que permita una correcta

planificación para los respaldos de la información de acuerdo a la sensibilidad de datos

que es generada en la secretaria.

La información de una Institución es fundamental por lo que se debe evitar el riesgo

que se pierda o sufra daños por la manipulación de los mismos funcionarios, o de

circunstancias externas que ocasionen pérdida o deterioro.

A continuación se procede a la descripción del procedimiento, el mismo que debe

considerarse obligatorio y periódico siendo el siguiente:

62

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TIEMPO /

OBSERVACIÓN

Respaldo

Se debe realizar el respaldo de la información relevante de la Secretaría

Diariamente

Medio de almacenaje

Los medios a utilizar pueden ser: Dvs, discos duros externos, servidores físicos o en la nube.

Etiqueta

Los respaldos contendrán: nombre del departamento, funcionario, fecha y contenido

Responsable

Delegar a una persona responsable que realizará el control del respaldo y quién entregará al Departamento de Telemática para su resguardo otra copia de seguridad Trimestralmente

Información

La información a ser respaldada debe ser importante, a las funciones a los que fueron asignados

Condiciones de seguridad

Los respaldos se ubicarán en otro lugar fuera de la Institución preferentemente o en lugar asignado por las autoridades

Verificación Revisar que los respaldos estén correctos

Cuadro 41: Procedimiento respaldos de información

Fuente: Autora

En lo que respecta al servidor de las bases de datos del sistema de Gestión

Académica, el mismo se encuentra un personal que es responsable de organizar los

respaldos correspondientes.

Requerimiento técnico:

Para cada área se debe adquirir un disco duro externo que estará a cargo del

responsable del respaldo de la información:

Requerimiento mínimo Costo c/u Cantidad 4

Disco Duro externo 2TB $ 94,90 $ 379,60

Sincronización de respaldos

Los respaldos de información se los debe sincronizar diariamente de forma automática

para lo cual se utilizará SyncBackFree, éste software es open source y permitirá tener

diferentes perfiles como copia y sincronización.

63

La copia envía lo que hay en la carpeta de origen a la carpeta que será de destino.

La sincronización mantendrá ambas carpetas idénticas.

Permitirá realizar la creación del perfil o del requerimiento por área o personal

dependiendo del movimiento de la información.

Clasificación de respaldos

En los diferentes departamentos de la secretaria existe gran cantidad de información

que únicamente se utiliza para consulta o por historial y otra para el trabajo diario o a

corto tiempo, para lo cual se debe clasificarla para los respaldos de información, para

que no se incurra en gastos ni en tiempo.

Se sugiere la utilización de Google Drive, con la utilización del usuario institucional

para el trabajo diario de la secretaria.

3.5.2 Estrategias de Seguridad de la Información

La información debe ser protegida, a una gran cantidad de amenazas, activo que es

de gran relevancia para la Institución, información que en la Secretaría se la puede

encontrar impresa o electrónicamente, las mismas que se las debe proteger

adecuamente.

Por lo tanto el plan consta en los siguientes aspectos:

- Control de acceso de usuarios

- UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida)

- Ordenamiento lógico

- Funcionarios

3.5.2.1 Control de acceso de usuarios

El personal administrativo que trabaja en la Secretaria General – Procuraduría y tiene

acceso al Sistema Informático, se deberá controlar sus responsabilidades asignadas y

documentarlas de la siguiente manera:

Identificación de usuarios: para el control inicial se deberá identificar los

funcionarios que tienen acceso al Sistema de Gestión Académica, el listado será

64

emitido por el administrador del sistema informático al Secretario General –

Procurador, al iniciar cada período académico y constará bajo el siguiente formato:

Cuadro 42: Formato de Listado de Usuarios del Sistema Informático

Fuente: Autora

65

Autorización de permisos para los usuarios al sistema: para la asignación de

los permisos para el ingreso al sistema informático será de responsabilidad del

Secretario General – Procurador y su formato será el siguiente:

Cuadro 43: Formato de Registro de asignación de permisos para el ingreso al Sistema Informático

Fuente: Autora

66

Indicaciones para los usuarios: los lineamientos formales que será entregado a

los usuarios constará de los siguiente:

Cuadro 44: Formato de indicaciones generales para usuarios

Fuente: Autora

Se debe implementar la clave en la BIOS de cada computador, ya que la mayoría de

máquinas no disponen de dicho control.

67

Para la validación de claves se puede utilizar el link https://password.es/comprobador/

para que las claves que se utilicen sean más seguras.

Acta de entrega – recepción de claves: El personal administrativo que tendrá

acceso a los Sistemas Informáticos deberá suscribir la acta de recepción de claves

cuyo objetivo es el de tener un documento oficial para la apertura o cierre como

usuario del sistema y se detalla a continuación:

Cuadro 45: Formato de Acta de entrega – recepción de claves

Fuente: Autora

https://password.es/comprobador/

68

El administrador de los sistemas deberá contemplar lo siguiente:

- Cuando un usuario renuncia a la Institución o es transferido a otra área, deberán

ser retirados los permisos de acceso, pero manteniendo su historial por posibles

procesos de auditorías.

- Responsable de aplicar los permisos para acceso a los usuarios, previa

autorización del Secretario General – Procurador.

- Generar reportes de auditorías a los usuarios, previa petición del Secretario

General – Procurador.

- Mantener un historial de los accesos de cada usuario (bitácora)

3.4.2.2 UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida)

Es importante mencionar que en las dependencias de la Secretaría, trabajan con

información tanto física así como electrónica, por lo que a los computadores se los

debe proteger si hubiere fallas de energía eléctrica, con la adquisición de un sistema

de alimentación ininterrumpida para las áreas, el beneficio que se tendría es el

siguiente:

Evitar daños en los computadores.

Permitiría guardar la información oportunamente.

Se evitaría pérdida de información.

Requerimiento técnico

Requerimiento mínimo Costo c/u cantidad 3

8 tomas, batería incluída $ 230,00 $ 690,00

Cuadro 46: Requerimiento sistema de alimentación ininterrumpida

Fuente: Investigación

3.5.2.3 Ordenamiento lógico

Los archivos que se encuentran en los computadores, deben ser organizados con una

nomenclatura común el mismo que permita el ahorro de tiempo para una búsqueda,

así como para organizar lo más importante de la información y que no se convierta en

datos que no aporten a la Secretaría.

La importancia que en el computador se encuentren organizados los archivos digitales,

coadyuva a un correcto orden, facilidad y transparencia en la información.

69

La organización que se debe orientar es la siguiente:

- Definir el número de carpetas y supcarpetas

- Organizar los nombres de las carpetas de una manera vinculada de acuerdo al

área de trabajo

- Delimitar abreviaturas estándar más los nombres de los archivos como por

ejemplo:

Oficios ofi_nombre

Certificados cert_nombre

Informes info_nombre

3.5.2.3 Funcionarios

Al personal administrativo que labora en la secretaria se le debe informar la

responsabilidad que tiene con la información que es tramitada en las dependencias y

se indica de la siguiente manera:

- Confidencialidad de la información.

- Responsabilidad en el manejo de las claves de usuario.

- Digitalización de la información a cargo, el mismo que debe ser almacenado en

un servidor o discos duros externos con su respectiva sincronización.

- La utilización del correo electrónico institucional, deberá ser únicamente para

fines laborales.

- No instalar programas que no sean para el trabajo institucional.

- Capacitación anual, sobre temas de seguridad y control interno.

- Informar oportunamente a todas las áreas, respecto a cambios en los procesos.

- Comunicar la actualización de normas, reglamentos e instructivos internos o

externos que afecten a la gestión de la Secretaría.

3.5.3 Estrategias de Archivo

En la Secretaria General – Procuraduría se mantiene varios archivos:

- Archivo de expedientes: conformado por la documentación estudiantil.

- Archivo de las Secretarías / activo: conformado por los documentos elaborados

internamente así como externos de otros departamentos u instituciones.

- Archivo Pasivo: conformado por actas de calificaciones e información

considerada histórica por parte de la Secretaría.

El archivo de expedientes universitarios: es uno de los activos importantes en la

Universidad, se detallará los lineamientos que permitan mejorar la gestión en el área:

70

- Definir los funcionarios que estarán autorizados para solicitar la salida de un

expediente.

- Llevar el control de préstamos de los expedientes.

- El préstamo del expediente será para un plazo máximo de 5 días laborables.

- Comprobación del estado del expediente al entregar y ser devuelto al archivo.

Se definirá el formato para la salida de expedientes y es el siguiente:

Cuadro 47: Formato Salida por préstamo de expedientes

Fuente: Autora

El archivo de las Secretarías / activo: los lineamientos son los siguientes:

- Definir por los Directores Departamentales el tiempo que la documentación debe

permanecer para ser utilizada activamente.

- Transferir la documentación que no esté activa a un archivo pasivo para su

conservación.

71

Para el archivo Pasivo se delimitará lo siguiente:

- Definir el área que las Autoridades consideren pertinente para la utilización.

- Decidir el personal o área responsable.

- Receptar la documentación de las diferentes áreas que conforman la Secretaría

General – Procuraduría.

Para el mejoramiento de la gestión operativa, se debe considerar la organización de

un archivo Digital, el mismo que permitirá conservar la información, optimización de

recursos, acceso inmediato a la información y que constituya un valor institucional

para lo cual se debe contemplar lo siguiente:

Organización:

- Clasificar la información relevante de la institución, clasificándola según su

tipología documental.

- Realizar un inventario y ordenamiento de la documentación a ser digitalizada.

- Definir por los Directores Departamentales la información a ser digitalizada.

- Asignar un servidor para el archivo digital de la información.

- Resguardar la información en un disco duro para preservar los datos.

Digitalización:

El objetivo de la digitalización es la conservación y manejo de la información,

manteniendo la documentación original en papel, para lo cual las recomendaciones

son las siguientes:

- Digitalizar la documentación centralizándolo en el Sistema Académico.

- Programar la digitalización de la información.

- Organizar la información a digitalizar con opciones de búsqueda.

- Controlar la calidad de la digitalización oportunamente.

- Digitalizar a color a una resolución de 300 ppi

Además debe existir un documento escrito de manera oficial con todos los

lineamientos del archivo, con el objetivo de que cualquier personal que se integre a

laborar en el área pueda conocerlo y aplicarlo y debe constar:

- Ordenamiento

- Organización

- Registro

72

- Préstamos

- Clasificación

- Ubicación

- Rotulación

- Responsabilidades

Requerimientos técnicos

La digitalización de los expedientes universitarios en promedio por estudiante es de

100MB, al digitalizar todos los expedientes de la matriz el número actual es de 20302

entre expedientes de pregrado y postgrado, necesitando en promedio 2TB de espacio

de almacenamiento.

Actualmente la universidad cuenta con un servidor virtualizado que permitirá el

almacenamiento de la información y por lo tanto los costos en relación a la necesidad

actual serían:

Requerimiento mínimo Costo

Servidor: Memoria RAM 6 GB, doble procesador con dos núcleos, 2 TB $ 3.000,00

Licencia de Virtualización Essentials Plus Kit $ 2.176,67

Licencia para respaldo $ 1.384,00

TOTAL $ 6.560,67

Cuadro 48: Requerimiento para espacio de almacenamiento

Fuente: CIAD

Gasto administrativo

Para el trabajo de digitalización y por la cantidad de información se debe requerir de

personal auxiliar:

Personal Gasto c/u cantidad 3 mensual Gasto anual

Personal para digitalización $ 500,00 $ 1.500,00 $ 18.000

Cuadro 49: Gasto personal administrativo digitalización

Fuente: Investigación

3.5.4 Estrategias de Mejoramiento de procesos

Para el mejoramiento de procesos, se realizará su modelización y la simplificación de

las tareas o actividades, incorporando adicionalmente los requerimientos, servicios y

73

departamentos que se encuentren involucrados, siendo el objetivo desarrollar un

cambio y proporcionar la estructura adecuada para que funcione dentro de la

Secretaria General – Procuraduría, además que sea un lenguaje común dentro de la

institución.

Los procesos en la institución permiten mejorar el diario trabajo por lo que a estos se

los puede mejorar, eliminar o agregar nuevos procesos.

Se realizará un formato para la identificación de requerimientos y para el diseño de los

procesos se utilizará Business Process Management (BPM) en la herramienta Bonita

BPM, para esto se utilizará su notación básica siendo eminentemente visual, y que

posteriormente los encargados del desarrollo de las aplicaciones lo utilicen de una

manera más eficaz para su automatización.

BPM posibilita el tener el control de todos los procesos, dando la posibilidad de

mejorar las actividades más importantes, permitiendo la optimización e identificación

de los involucrados del proceso.

El BPM en la secretaria se debe enfocar en:

- Orientar a una estructura a procesos

- Concentrar los procesos de la Secretaría.

- Modelar los procesos de acuerdo a los objetivos institucionales.

- Mejorar la atención a los clientes

- Visualizar los procesos

- Integración de las diferentes áreas

- Alinear los esfuerzos para un fin de mejora

- Mejorar la efectividad en la gestión operativa

- Trabajar oportunamente en la mejora continua

- Optimizar las tareas o actividades que requieran el involucramiento de varias

áreas para un mismo fin.

Para el desarrollo de los procesos se delimitará lo siguiente:

3.5.4.1 Análisis del proceso

En éste proceso se debe determinar todos los requerimientos, objetivos que tiene el

proceso, para que sea más ágil y eficiente y los aspectos que se van a desarrollar son

los siguientes:

74

Nombre del proceso: denominación del proceso

Dependencia responsable: área o departamento principal del proceso

Objetivos: es el propósito del proceso

Requerimientos de entrada: se define todos los requisitos o formalidades para

cumplir el proceso

Descripción general: se explica de manera resumida el detalle del proceso

Departamentos involucrados / áreas / personal: Se detallan los departamentos o

áreas que se encuentran involucrados en el proceso.

Involucrados: se define la responsabilidad de cada área en cuánto al proceso.

Responsabilidades: Se identifica cada rol que desempeña cada área en los trámites.

3.5.4.2 Diseño del proceso

Se procede al desarrollo del proceso identificando las oportunidades de mejora,

delimitando lo siguiente:

Modelamiento: se diseña el proceso, revisando en donde exista la oportunidad de

mejora en la herramienta tecnológica para el efecto.

Para tal efecto se ha optado por Bonita BPM 7.2.3 Community que es open source y el

requerimiento mínimo para su instalación es:

Hardware:

Descripción Mínimo Recomendado

Memoria RAM 4GB 8GB o más

Disco Duro 10GB 30GB o más

Procesador 4 núcleos CPU 4 núcleos CPU o más

Cuadro 50: Requerimiento mínimo de hardware para instalar Bonitasoft 7.2.3

Fuente: (Bonitasoft, Bonitasoft Documentation Legacy, 2016)

Software:

- Sistema operativo Windows, Linux o Ubuntu

- Java JDK7

- Servidor de aplicación Tomcat

75

- Firefox, Internet Explorer o Crome

A continuación se procederá al detalle de los procesos más importantes que se

encuentran involucrados en la Secretaría General – Procuraduría, siendo los

siguientes:

Proceso de Inscripciones en línea de nuevos aspirantes

Proceso de inscripciones de alumnos ya registrados que optan por otra carrera

Proceso de matrículas en línea

Proceso de calificaciones

Proceso de calificaciones atrasadas o de evaluaciones de recuperación

Proceso de certificaciones.

Proceso de aprobación del perfil de proyecto de investigación

Proceso de aprobación de proyectos de investigación

Proceso de tribunales para defensas de proyectos de investigación.

Proceso de revalidaciones de estudios.

Proceso de archivo.

PROCESO DE INCRIPCIONES EN LINEA

Dependencia Secretaría Académica

Objetivos Realizar la inscripción en línea para los aspirantes a las

carreras.

Requerimiento de

entrada

- Determinar fechas de inscripciones

- Publicar los requisitos

- Determinar las formas de pago (Departamento

Financiero) en línea, depósito o con tarjetas de crédito

en forma personal o becas.

- Convenio con instituciones financieras para los pagos

Descripción

general

El usuario debe ingresar a la página web en el Portal

Estudiantil y registrar sus datos personales para la activación

de su cuenta de usuario, posteriormente ingresará al registro

de los datos de la inscripción, generará una orden de pago,

si el pago no legalizado en 48 horas se elimina dicho

registro, caso contrario se procede a la facturación y

76

entregará la documentación pertinente.

Departamentos /

áreas / personal

Involucrados

- Estudiante

- Departamento Financiero

- Secretaria Académica

- Archivo

Responsabilidades - Estudiante, proporcionar la información solicitada.

- Departamento Financiero, legalizar los pagos que

correspondan.

- Secretaría Académica, revisar y registrar la información

proporcionada.

- Archivo, digitalizar los documentos entregados.

Cuadro 51: Proceso de inscripciones

Fuente: Autora

77

Diseño de Inscripciones en línea

Diseño 1: Proceso de Inscripciones en línea

Fuente: Autora

78

Mejoras propuestas del proceso:

- Inscripción en línea de los estudiantes

- Mejoramiento del tiempo en la atención

- Reducción del tiempo de espera de los usuarios

- Ingreso de los datos directamente en la base de datos de la Institución

REGISTRO DE MATRÍCULAS EN LINEA


Objetivo Registrar matriculas en línea

Requerimiento

de entrada

- Habilitado el estudiante para el registro de la matrícula en línea,

a excepción de:

Terceras matrículas

Sanciones

Convalidaciones

Reingresos

Cambio de extensión

Pagos pendientes

No haber realizado la evaluación docente

Cambios de modalidad es estudios

Documentos pendientes

- Cronograma de fechas para el registro de matrículas.

- Horarios establecidos

- Establecer mínimos y máximos de créditos por carreras para

matricularse los estudiantes.

- Establecer por parte del Departamento Financiero el pago por

créditos.

- Forma de pago: tarjeta de crédito pago en línea, depósito

bancario, beca, petición de pagos

- Realizar convenios con instituciones financieras para los pagos

- Haber rendido las pruebas de ingreso

Descripción

del proceso

- El estudiante debe ingresar a la página web de la Universidad

con su usuario y contraseña

79

- Verificar si está habilitado para el proceso, caso contrario deberá

realizarlo en forma presencial en la Secretaría Académica de la

Universidad

- Si está habilitado registrará su matrícula académica en el portal

Actualizará datos personales

- Registrar su forma de pago considerando lo siguiente:

Tarjeta de crédito online en el portal estudiantil

Depósito bancario el estudiante deberá cancelar hasta 48 horas

de haber registrado su matrícula académica.

Registrar si está en proceso de beca, o en petición de pagos.

- El estudiante será notificado vía correo electrónico, de forma

inmediata después de haber realizado su facturación, que se

encuentra legalizada su matrícula y que deberá entregar la

documentación requerida para los estudiantes de matrícula por

´primera vez.

Departamentos

/ áreas /

personal

Involucrados

- Archivo,



- Estudiante

Responsabilida

des

- Estudiante, proporcionar la información solicitada, registrar su

matrícula académica, financiera y entregar los requisitos según

el caso

- Departamento Financiero, legalizar los pagos que correspondan.

- Secretaría Académica, registrar matriculas en forma presencial,

tramitar requerimientos de estudiantes no habilitados

- Archivo, digitalizar los documentos entregados.

Cuadro 52: Registro de matrículas en línea

Fuente: Autora

80

Diseño del proceso de matrícula en línea

Diseño 2: Diseño del proceso de Matrícula en línea

Fuente: Autora

81


- El estudiante podrá legalizar su matrícula en línea.

- Ahorro de tiempo.

- Notificaciones de legalización de matrícula por correo electrónico.

- Simplificación de trámites

- Mejora del proceso académico.

- Involucramiento del estudiante en su registro académico.

- Registro de pagos

PROCESO DE INGRESO DE CALIFICACIONES


Objetivo Ingresar calificaciones

Requerimiento de

entrada

- Determinar fechas de apertura de plataforma para

consignaciones de calificaciones

- Ingreso del distributivo docente

Descripción

general

El docente ingresa al portal de calificaciones, consigna las

calificaciones de conformidad con el Instructivo Estudiantil de

UNIANDES, tendrá un recordatorio de fechas para la

consignación de notas, una vez ingresado entrega la acta

impresa y legalizada en la Secretaria Académica, también se

notificará a los estudiantes si las calificaciones no fueron

consignadas o si se quedaren a las evaluaciones de

recuperación.

Departamentos /

áreas / personal

Involucrados

- Estudiante

- Docentes


Responsabilidades - Los docentes deben consignar las calificaciones en las

fechas establecidas en la agenda académica.

- Entregar las actas legalizadas en la Secretaria

Académica por parte de los docentes

- Los estudiantes deberán revisar las notificaciones que

correspondan en el correo electrónico o el portal

estudiantil.

Cuadro 53: Proceso de ingreso de calificaciones

Fuente: Autora

82

Diseño del proceso de ingreso de calificaciones

Diseño 3: Diseño del proceso de ingreso de calificaciones

Fuente: Autora

83


Las mejoras del proceso son las siguientes:

- Notificación oportuna al estudiante referente a calificaciones pendientes o para

exámenes de recuperación

- Involucramiento permanente de la universidad hacia el estudiante

PROCESO DE INGRESO DE EVALUACIONES ATRASADAS Y DE

RECUPERACIÓN


Objetivo Ingresar evaluaciones atrasadas y de recuperación

Requerimiento de

entrada

- Determinar fechas de evaluaciones atrasadas de

conformidad con la agenda académica.

- Controlar las condiciones para evaluaciones atrasadas

de conformidad con el Instructivo Estudiantil de

UNIANDES.

- Determinar tiempo de facturación de la petición.

Descripción

general

El estudiante deberá ingresar al portal estudiantil si estuviere

habilitado podrá realizar su solicitud de evaluación atrasada o

de exámenes de recuperación, caso contrario no podrá

continuar con el trámite. Si está habilitado una vez realizada

su petición se generará su orden de pago y una vez facturado

se habilitará el sistema para que el docente evalúe y consigne

calificaciones en el portal designado para el efecto, además

deberá imprimir dicha acta y ser entregada en la Secretaría

Académica.

Departamentos /

áreas / personal

Involucrados

- Estudiante

- Docentes



Responsabilidades - Los docentes deben consignar las calificaciones en las

fechas establecidas en la agenda académica.

- Entregar las actas legalizadas en la Secretaria

Académica por parte de los docentes

- Los estudiantes deben revisar las notificaciones que

correspondan en el correo electrónico o el portal

84

estudiantil.

- Los estudiantes deben cancelar oportunamente las

órdenes de pago

Cuadro 54 Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y exámenes de

recuperación

Fuente: Autora

Diseño del proceso de ingreso de evaluaciones atrasadas y de recuperación

Diseño 4: Diseño de ingreso de evaluaciones atrasadas y de recuperación

Fuente: Autora

85


Las mejoras del proceso para el ingreso de calificaciones atrasadas y de recuperación

son las siguientes:

- Realización de petición de solicitudes para exámenes atrasadas y de

recuperación en línea

- Notificaciones de habilitación para exámenes

- Ahorro de tiempo

- Disminución de papeles

- Disminución de aglomeraciones de estudiantes

- Ingreso de todas las calificaciones por parte del docente

- Disminución de trámites

PROCESO DE CERTIFICACIONES


Objetivos Emitir certificados solicitados por los usuarios.

Requerimiento de

entrada

- Solicitud membretada con el respectivo derecho.

- Digitalización de los expedientes universitarios,

- Adaptar el Sistema académico para los diferentes

certificados se organicen automáticamente como son:

terceras matrículas, sanciones, no registra matrícula,

inscripciones, etc.

Descripción

general

Recepción de la solicitud, impresión de certificados,

certificaciones de los documentos con el funcionario

(Secretario General – Procurador, Secretaria Académica,

etc), una vez tramitados se entrega los certificados al

peticionario.

Departamentos /

áreas / personal

Involucrados


- Estudiante

- Secretaría Académica

- Archivo

- Secretaria General – Procuraduría

86

Responsabilidades - Estudiante: facturar la petición realizada

- Departamento financiero: facturar la petición

- Secretaría académica: recepción y trámite de

certificados

- Archivo: Digitalización de documentos estudiantiles

(certificados de promoción, matriculas, actas de grado,

etc) para las certificaciones

- Secretaría General – Procuraduría y Secretaría

académica: Legalización de documentos

Cuadro 55: Proceso de certificaciones

Fuente: Autora

Diseño del proceso de Certificaciones

Diseño 5: Diseño del proceso de Certificaciones

Fuente: Autora

87


En los trámites de certificaciones estudiantiles, las mejoras que se van a encontrar son

los siguientes:

- Digitalización de la información

- Preservación de la documentación

- Gestión más eficaz

- Registro y acceso en línea

- Reducción del tiempo para entregar los certificados

- Disposición de la información

- Notificaciones vía correo electrónico.

Análisis del proceso

APROBACIÓN DEL PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

Dependencia Secretaria de Titulación y Grados

Objetivo Aprobar el perfil de proyecto de investigación

Requerimiento de

entrada

- Perfil de proyecto de investigación

- Solicitud para presentación de perfil de proyecto de investigación.

- Vistos buenos académicos y legales (automáticos), adecuación

del Sistema Académico.

- Vistos buenos financieros.

- Visto bueno del tutor a cargo del perfil

Descripción general El perfil de proyecto de investigación debe ingresar con todos los

requerimientos, se procede a registrar los datos del perfil; se elabora las

cartas de designación de asesor (alumno y asesor) con firma digital, se

notifica las cartas de aprobación mediante correo electrónico a los

involucrados.

Departamentos / áreas

/ personal

Involucrados


- Estudiantes

- Secretaría de Titulación y Grados

- Asesores

Responsabilidades - Estudiante: entregar todos los requerimientos

- Secretaría de Titulación y grados: recepción del perfil de

investigación para el trámite correspondiente.

- Asesores: receptar la asesoría

Cuadro 56: Aprobación del perfil del proyecto de investigación Fuente: Autora

88

Diseño del proceso de Aprobación del perfil de proyecto de investigación

Diseño 6: Aprobación del perfil de proyecto de investigación

Fuente: Autora

89


- Adecuar el sistema académico para los vistos buenos académicos y legales.

- Notificación de aceptación del perfil de proyecto de investigación mediante correo

electrónico

- Almacenar la carta de aprobación en el expediente digitalizado del estudiante,

para no ser solicitado posteriormente.

- Facilidad de la gestión de la información.

- Agilidad en el trámite

- Notificación oportuna del trámite

APROBACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN


Objetivo Aprobar los proyectos de investigación

Requerimiento

de entrada

- Proyecto de investigación

- Solicitud para la presentación del proyecto de investigación

- Vistos buenos académicos, legales (automáticos)

- Vistos buenos financieros, biblioteca e idiomas.

- Visto bueno de asesor (seguimiento e informe de la asesoría)

- Actualización de datos en el sistema de Seguimiento de

egresados, inclusión de la fotografía para la elaboración del

título

- Verificación de la carta de aprobación en el expediente

digitalizado del estudiante.

Descripción

general

El proyecto de investigación es revisado que contenga todos los

requerimientos, se procede a registrar los datos del proyecto de

investigación, a continuación se solicita lectores a los Directores de

Carrera; se elabora las cartas para los lectores, y se procede a

notificar mediante correo electrónico; una vez calificado el trabajo se

procede al registro de la calificación obtenida, y a la respectiva

notificación al alumno vía correo electrónico.

Departamentos

/ áreas /

personal


- Estudiante

- Secretaría General – Procuraduría

90

Involucrados - Secretaría de Titulación y Grados

- Autoridades responsables

- Lectores.

Responsabilida

des

- Estudiante: entregar todos los requerimientos

- Secretaría de Titulación y grados: recepción del proyecto de

investigación para el trámite correspondiente.

- Autoridades responsables: designar al lector

- Lector: realizar la lectura y registrar la calificación

Cuadro 57: Aprobación del proyecto de investigación

Fuente: Autora

Diseño del proceso de Aprobación de los proyectos de investigación

Diseño 7: Aprobación del perfil de proyecto de investigación

Fuente: Autora

91


- Adecuar el sistema académico para los vistos buenos académicos y legales.

- Actualizar el portal estudiantil para la subida de la fotografía para la elaboración

del título.

- Realizar los trámites en línea

- Petición de lectores en línea

- Elaboración de cartas con firma digital

- Notificaciones vía correo electrónico

- Registro en línea de la calificación del lector

- Verificación en línea de la carta de aprobación del perfil de proyecto de

investigación.

- Atención efectiva al estudiante

- Agilidad en el proceso, ya que el funcionario no debe trasladarse a las oficinas

para trámites de lectores

- Almacenamiento de los procesos en el expediente digital del estudiante.

CONVOCATORIA PARA DEFENSAS DE TRABAJOS DE GRADO


Objetivo Convocar para defensas de trabajos de grado.

Requerimiento

de entrada

- Habilitado el proyecto de investigación para la respectiva

defensa.

- Cronograma de fechas y horarios para defensas.

Descripción

del proceso

Del proyecto de investigación habilitado se procede a solicitar al

Director de Carrera mediante correo electrónico los integrantes del

tribunal para la defensa del trabajo, posteriormente se notifica a los

miembros del tribunal mediante correo el día y la hora para el evento

y se convoca a los estudiantes vía email.

Involucrados - Secretaría de Titulación y Grados

- Autoridades responsables

- Estudiantes

- Tribunal

Responsabilida

des

- Estudiante: revisar el correo electrónico para la notificación de

defensa

- Secretaría de Titulación y grados: organizar el proceso de

defensa del trabajo de grado

- Autoridades responsables: designar al tribunal

92

- Tribunal: revisar el correo electrónico para la notificación de

defensa

Cuadro 58: Convocatoria para defensas de trabajos de grado

Fuente: Autora

Diseño del proceso para convocatoria para defensas de trabajo de grado

Diseño 8: Proceso para convocatoria para defensas de trabajo de grado

Fuente: Autora

93


- Notificación al integrante del tribunal y estudiante por vía correo electrónico

- Almacenamiento en el archivo digital del estudiante

- Reducción de tiempo en referencia a las notificaciones en forma personal.

- Elaboración de cartas con firma digital

- Peticiones de integrantes de tribunal por correo electrónico

REVALIDACIONES DE ESTUDIOS

Dependencia Departamento de revalidaciones

Objetivo Realizar las revalidaciones de estudios de usuarios de otras

instituciones de Educación Superior.

Requerimiento

de entrada

- Documentos requeridos por la Universidad para la revalidación

de manera física y escaneada.

- Cronograma de fechas y tiempos de trámites.

- Solicitud de petición con la facturación correspondiente.

Descripción

del proceso

La documentación receptada es enviada vía email a los Directores

para el trámite correspondiente; y; una vez tramitada el documento

oficial del estudio es enviado por email y entregado de manera física

al área de revalidaciones, posteriormente se certificará el estudio en

la Secretaría General – Procuraduría; el área de revalidación

procederá a registrar el estudio en el sistema académico y notificará

al estudiante.

Involucrados - Departamentos de revalidación

- Directores de Carrera

- Secretaria General – Procuraduría.

- Estudiante

Cuadro 59: Revalidación de estudios

Fuente: Autora

94

Diseño del proceso de Revalidación de Estudios

Diseño 9: Diseño del proceso de Revalidación de Estudios

Fuente: Autora

95


- Requerimiento de la información digitalizada al estudiante

- Tramitar la documentación vía correo electrónico con los responsables del

estudio de carpeta.

- Desarrollar la subida del estudio de carpeta al sistema académico

- Notificar oportunamente vía correo electrónico al estudiante la respuesta al

trámite solicitado.

- Almacenamiento de la información de revalidación de estudios, en el expediente

digital del estudiante, una vez que legalice su matrícula

ARCHIVO ESTUDIANTIL

Dependencia Archivo

Objetivo Utilizar la información del expediente universitario

Requerimiento

de entrada

- Documentos estudiantiles

- Sistema de gestión documental para escaneado de: documentos

personales, certificados de matrículas, promociones, actas de

grado, procesos de titulación, revalidaciones, etc., en una forma

ordenada y con opción de búsqueda.

- Autorización de usuarios para la utilización de la información.

Descripción

del proceso

En ésta área se realizan varias actividades como son:

- Préstamo de expedientes

- Clasificación y archivo de documentos estudiantiles

- Vistos buenos legales

El área autorizada podrá utilizar o revisar la información escaneada

del expediente universitario.

Involucrados - Archivo,

- Secretaria General – Procuraduría


- Secretaría de Titulación y Grados

- Departamento de revalidación de estudios

Cuadro 60: Archivo Estudiantil

Fuente: Autora

96

Diseño del proceso de Clasificación y archivo de documentos estudiantiles

Diseño 10: Diseño del proceso de Clasificación y archivo de documentos estudiantiles

Fuente: Autora

97

Diseño del proceso de requerimientos de expedientes digitales o físicos.

Diseño 11: Diseño del proceso de requerimientos de expedientes digitales o físicos.

Fuente: Autora

97


- Digitalización de los expedientes estudiantiles

- Acceso al archivo digital previa autorización de usuarios

- Disponibilidad de la información de forma oportuna

- Agilización de los trámites

- Control de entrada y salida de los expedientes

3.4.4.2.1 Prototipo

A continuación se explicará un prototipo en Bonitasoft, motor BPM que será de ayuda

para realizar los procesos en la secretaría, el mismo que se convertirá en elemento

arquitectónico, que contribuirá a organizar las tareas de una parte del proceso en la

etapa del diseño y que para que a su posterior implementación sea más eficiente.

En cualquier proceso se debe tomar en consideración:

Gestionar la organización que contiene:

- Nombre de la organización

- Grupos de la organización

- Los roles disponibles en la organización

- Los usuarios disponibles en la organización

Proceso de Certificaciones: En el portal de Bonita se asignan las tareas a los

diferentes involucrados, permitiendo realizar el seguimiento correspondiente al

proceso, de acuerdo al diseño BPMN realizado anteriormente:

Usuario: Estudiante

98

Figura 1: Inicio de tarea de estudiante en Bonita

Fuente: Autora

Figura 2: Tarea de petición de solicitud en Bonita

Fuente: Autora

Figura 3: Tarea llenado solicitud en Bonita

Fuente: Autora

99

Usuario: Financiero

Figura 4: Inicio de tarea de financiero en Bonita

Fuente: Autora

Figura 5: Tarea de cobro de solicitud en Bonita

Fuente: Autora

Usuario: Secretaría Académica

100

Figura 6: Inicio de tarea de secretaria académica en Bonita

Fuente: Autora

Figura 7: Tarea de receptar solicitud en Bonita

Fuente: Autora

Figura 8: Tarea de tramitar certificado en Bonita

Fuente: Autora

101

Figura 9: Tarea de certificar en Bonita

Fuente: Autora

Usuario: Estudiante

Figura 10: Notificación correo electrónico

Fuente: Autora

102

Figura 11: Tarea de recepción certificado en Bonita

Fuente: Autora

Figura 12: Tarea de certificado tramitado en Bonita

Fuente: Autora

Al verificar el proceso ingresando como administrador, se observa en los reportes:

- Tiempos de realización de cada tarea

- Quién inicia el proceso

- Quién los ejecuta

103

- Quién termina el proceso

- Líneas de tiempo

- Estado

- Prioridades

- Asignaciones

- Versión del proceso

- Fecha de asignación

- Fecha de realización

- Fecha de vencimiento

- Conectores

Figura 13: Historial de tareas en Bonita

Fuente: Autora

104

Figura 14: Historial tarea de certificar en Bonita

Fuente: Autora

Figura 15: Línea de tiempo de procesos en Bonita

Fuente: Autora

105

3.5.5 Estrategias de Auditorías

3.5.5.1 Auditoría de Gestión

Los funcionarios en muchas ocasiones al realizar su trabajo no son conscientes de

que lo están realizando de forma correcta o incorrecta, y que posteriormente cause

problemas a la Institución, para lo cual se debe realizar auditorías de la gestión, con el

objetivo de corregir y prevenir la gestión operativa.

Las auditorías internas se debe considerar lo siguiente:

- Determinar el personal responsable de la auditoría.

- Fijar el calendario de fechas y horarios para el proceso de auditoría

- Identificar las áreas a ser auditadas.

- Auditar el área seleccionada, con la documentación pertinente.

- Conclusiones y recomendaciones, se entrega un informe de lo observado y

verificado, documentación que servirá de soporte para proceder con mejoras o

para realizar una auditoría con personal externo a la Institución.

La auditoría de gestión deberá tener como propósito lo siguiente:

ÁREA ACCIÓN TIEMPO RESPONSABLE

Secretaría

Académica

Revisión de

calificaciones

consignadas

Una vez concluido

cada semestre.

Secretario General –

Procurador o su delegado

Titulación y

grados

Revisión de

procesos

completos de

graduación de los

estudiantes

Trimestralmente Secretario General –


Titulación y

grados

Verificación de

registro de

graduados

subidos al

Senescyt

Trimestralmente Secretario General –


Archivo Revisión de

documentación

archivada

Una vez concluido

cada semestre.

Secretario General –


Cuadro 61: Responsabilidades de auditoría

Fuente: Autora

106

Las técnicas de auditoría que se debe emplear son las siguientes:

Muestreo

Para la auditoría se debe utilizar la técnica del muestreo, el mismo que permitirá

realizar una revisión de la muestra, si se detectara alguna anomalía se deberá

proceder a una auditoría más minuciosa.

Observación

La observación permitirá mirar un proceso con el fin de determinar si los

procedimientos están funcionando acordemente a lo estipulado.

Física

La auditoría física, permitirá inspeccionar la documentación archivada, en expedientes,

folders, con el fin de relacionar lo archivado con el sistema informático si fuere el caso.

El formato que se deberá aplicar es el siguiente:

AUDITORIA DE GESTIÓN

Funcionario

Fecha:

Área:

Lugar:

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

EVIDENCIA

N° ÍTEM TOTAL PARCIAL NADA SÍ NO

NO APLICA OBSERVACIÓN

1 Documenta los procedimientos a su cargo?

2 Aplica la normativa vigente en su trabajo?

3 Cumple con las actividades dispuestas a su cargo?

4 Utiliza todas las actualizaciones del sistema informático?

5 La información que se encuentra en el sistema informático, es la misma del archivo manual?

6 Realiza los respaldos de información planificados?

7 Utiliza la información del correo institucional para los fines contratados?

8 Cumple con las normas de seguridad establecidas?

9 Realiza su trabajo en los tiempos requeridos?

10 Documenta las acciones correctivas, preventivas y de mejora realizadas al Sistema Académico?

Auditor responsable

Funcionario auditado

Cuadro 62: Formato de Auditoría de Gestión

Fuente: Autora

107

3.5.5.2 Auditoría de procesos

La gestión operativa se le debe ir monitoreando regularmente, con el fin de que los

procesos que se van desarrollando se mantengan ágiles y sean eficientes en la

atención de los requerimientos de los usuarios, por lo que se debe enfatizar en lo

siguiente:

- Tiempo de atención.

- Tiempo de entrega de información.

- Atención a quejas y resolverlas.

- Aplicabilidad de los Reglamentos e instructivos.

Los procesos a ser auditados deben tener concordancia con las normas, instructivos,

disposiciones y lineamientos que las autoridades han proporcionado para el

desenvolvimiento de los mismos.

El formato que se deberán aplicar son los siguientes:

Cuadro 63: Formato Auditoria interna de procesos

Fuente: Autora

AUDITORIA INTERNA DE PROCESOS

Proceso:

Fecha:

Área:

Lugar:

NIVEL DE CUMPLIMIENTO EVIDENCIA

N° ÍTEM TOTAL PARCIAL NADA SÍ NO NO

APLICA OBSERVACIÓN

1 Posee una norma, lineamiento o instructivo debidamente documentado para el proceso?

2 Identifica claramente como llevar a cabo el proceso?

3 Cumple con los requisitos establecidos para el proceso?

4 Es responsable directo del proceso?

5 Se comunica oportunamente acerca de cambios del proceso?

6 Las disposiciones, normativa establecidas son cumplidas?

7 El proceso cumple eficientemente las expectativas del usuario?

8 El proceso es el adecuado para cumplir los objetivos?

9 El proceso tiene como soporte un sistema informático?

10 La documentación física se evidencia en el sistema Informático?

Auditor responsable

Funcionario auditado

108

3.6 Mejoramiento continúo

Se debe considerar que el mejoramiento continuo, es un cambio desde lo más

pequeño en todas las actividades, para que se convierta en un cambio constante para

su mejora, para la cual debe haber un compromiso a nivel administrativo y de

Autoridades, para alcanzar los objetivos de trabajar en equipo, para que tenga los

siguientes beneficios:

- Aumento en la productividad

- Reducción de errores

- Participación activa de los empleados

- El mejoramiento de los procesos, agregan valor a la atención de los clientes

- Estandarización de los procesos de la gestión operativa.

El mejoramiento continuo se debe enfocar en lo siguiente:

- Mejorar los procesos que permitan una mejora continua, para que sean más

eficaces y eficientes

- Aplicar los lineamientos establecidos para la gestión

- Verificar los beneficios que se alcancen de los procesos

- Concientizar al personal en los cambios a realizar en la gestión

3.7 Cronograma y presupuesto

Cuadro 64: Cronograma y presupuesto

Fuente: Autora

109

CONCLUSIONES:

- El análisis de la situación actual, permitió realizar el diagnóstico de la gestión

operativa de la Secretaría.

- Con el modelado de procesos, se identifica las actividades, personal y áreas que

se encuentran involucrados, los mismos que permiten verificar si son ágiles y

oportunos en beneficio de la institución.

- La digitalización de la información permitirá la preservación de la información,

ante la posibilidad de una pérdida total o parcial de la misma, así como permita

un servicio de inmediato.

- En el presente plan se ha establecido lineamientos que abarcan las áreas como:

seguridad de la información, mejoramiento de procesos, plan de auditorías, plan

de archivo, plan de respaldos de información.

- Al aplicar el plan informático se podrá disminuir errores, tiempos, recursos, para

una mejor productividad y una pronta prevención en los diferentes aspectos que

involucra la gestión.

- Realizado el prototipo de un proceso, se verifica la fluidez de las tareas asignadas, si cumplen lo planificado y si es necesario una mejora a lo establecido.

RECOMENDACIONES:

- La gestión operativa en la institución es un activo muy importante, éste se lo debe

ir mejorando, para que se refleje en la satisfacción de los clientes internos o

externos.

- Se debe realizar un modelado correcto y que sea de fácil entendimiento,

independientemente de la herramienta tecnológica que se utilice para la

automatización.

- Los funcionarios de la Secretaría deben participar activamente en la mejora

continua de la gestión.

- Definir responsabilidades del personal, para el cumplimiento de los lineamientos

establecidos.

- Transmitir a las distintas áreas los planes establecidos para su correspondiente

aplicación.

- Desarrollar todos los procesos que involucran a la Secretaría, utilizando la

notación estándar BPMN, para que sea de fácil entendimiento para los

involucrados.

- Establecer la documentación necesaria del plan propuesto, para que sirva de

base para las personas que trabajan o ingresan como funcionarios a la

Secretaría.

BIBLIOGRAFÍA

Alvarado, C. P. (Diciembre de 2011). BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocios

BPM. Obtenido de http://www.fce.unal.edu.co/uifce/proyectos-de-

estudio/pdf/Bonita%20Soft%20Gestor%20de%20procesos%20de%20negocios

%20BMP

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http://es.bonitasoft.com/node/13444?download=true&start_download=true

Bonitasoft. (11 de 03 de 2016). Bonitasoft Documentation Legacy. Obtenido de

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ANEXOS

Anexo 1: Encuesta realizada al Personal Administrativo que labora en la Secretaría

General de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes.

Pregunta 1.

¿Considera que existe demora en la gestión operativa para la entrega de trámites?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 2.

¿Considera que se necesita una pertinente planificación en toda la gestión operativa

de la Secretaría General – Procuraduría?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 3.

¿Considera que existe una gestión operativa de procesos definida para el archivo en

su lugar de trabajo?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 4.

¿Dispone de un lineamiento oficial para aplicar los diferentes procesos en la gestión

operativa en su lugar de trabajo?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 5.

¿Considera que cuando solicitan información al realizar en forma manual la gestión

operativa, existen errores?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 6.

¿Cree usted que se deben realizar auditorías en la gestión operativa de la Secretaría?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 7.

¿Al desarrollar un plan informático considera que mejoraría la gestión operativa de la

Secretaría?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 8

¿Conoce Usted lineamientos en la gestión operativa respecto a la seguridad de la

información de la Secretaría?

Sí ___________

No ___________

Pregunta 9.

¿Realiza respaldos de información cada que tiempo del trabajo realizado en la gestión

operativa asignada a Usted?

Semanal ____________

Mensual ____________

Semestral ___________

Anual ______________

Nunca _____________

Pregunta 10.

¿Considera Usted que se debe mejorar el tiempo de la gestión operativa en respuesta

a los trámites solicitados?

Sí ___________

No ___________

Anexo: Requerimientos de almacenamiento

DIGITALIZACIÓN PROMEDIO POR ESTUDIANTE 100 MB

NUMERO DE EXPEDIENTES MB TB

PREGRADO Y POSTGRADO 20302 2030200 1,93

Servidor: Memoria RAM 6 GB, doble procesador con dos núcleos, 2 TB $ 3.000,00

Licencia de Virtualización Essentials Plus Kit $ 2.176,67

Licencia para respaldo $ 1.384,00

TOTAL $ 6.560,67

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