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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA: MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“DISTRIBUCIONES P y P”, DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE
IMBABURA.
AUTORA: MUÑOZ BENAVIDES VIVIANA ANABEL
ASESORA: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, MSC.
IBARRA – ECUADOR
2014
II
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, denominado MODELO DE
GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA “DISTRIBUCIONES P y P”,
DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA elaborado por la Srta.
MUÑOZ BENAVIDES VIVIANA ANABEL, puedo manifestar que cumple con los
requisitos metodológicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes
UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
Dra. Germania Arciniegas, MsC.
ASESORA
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el
contenido de la tesis cuto título es MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
PARA LA EMPRESA “DISTRIBUCIONES P y P”, DE LA CIUDAD DE IBARRA,
PROVINCIA DE IMBABURA presentada como requisito de graduación para la
obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, es
original de mi autoría y total responsabilidad y no compromete a la política de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes - UNIANDES.
Atentamente,
Viviana Anabel Muñoz Benavides
AUTORA DE LA INVESTIGACIÓN
IV
DEDICATORIA
La realización del presente trabajo de investigación se lo debo a Dios, por haberme dado
la fuerza suficiente para poder culminar su desarrollo, a la vez por haberme regresado la
confianza en mí misma y permitirme comprobar que todo se puede en esta vida.
También a mis padres, quienes con su apoyo incondicional fueron el pilar de superación y
lucha de día a día.
A mi compañera y mejor amiga quien durante toda la vida universitaria estuvo ahí para
apoyarme y guiarme en el logro de una de mis metas, que es ser una profesional.
Viviana Muñoz
V
AGRADECIMIENTO
En primera instancia quisiera agradecer a Dios por haberme dado la vida, por haber sido mi
guía durante todo el tiempo de ser estudiante universitaria, por haberme dado el valor
suficiente de afrontar con madurez y perspectiva positiva las adversidades que se
presentaban en el diario vivir.
También un sincero agradecimiento a la Universidad Regional Autónoma de los Andes
UNIANDES, quien me dio la oportunidad de formarme como profesional y de cumplir con
uno de mis sueños.
A mis maestros quienes fueron la fuente de conocimiento para poder culminar mi carrera.
A mis compañeros quienes fueron parte de mi formación académica, con quienes pude
compartir anécdotas que siempre se quedaran gravadas en nuestros corazones.
A mi familia, amigos y a todas las demás personas quienes durante el transcurso de estos
cinco años, fueron uno de los motores que me inspiraron superación, siempre con la
ideología de verme toda una profesional.
A la empresa “Distribuciones P y P”, por haberme permitido realizar el trabajo de
investigación, mismo que espero sea de gran utilidad para el fortalecimiento y crecimiento
de la misma.
Viviana Muñoz
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación……………………………………………….. 1
Planteamiento del problema…………………………………………………….. 1
Formulación del problema……………………………………………………… 1
Delimitación del problema……………………………………………………… 1
Objeto de investigación y campo de acción…………………………………….. 1
Identificación de la línea de investigación……………………………………… 1
Objetivos: Objetivo general y objetivos específicos……………………………. 1
Idea a defender………………………………………………………………….. 2
Justificación del tema…………………………………………………………… 2
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear………………….. 2
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica de la tesis……… 2
Resumen de la estructura de tesis……………………………………………….. 3
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y Evolución de los procesos contables………………………………. 4
1.2. Análisis de las distintas posiciones…………………………………………… 5
1.3.Valoración crítica de los conceptos principales……………………………… 6
1.3.1. Empresa……………………………………………………………………... 6
1.3.1.1.Definición de Empresa……………………………………………………… 6
1.3.1.2.Funciones de las Empresas………………………………………………….. 6
1.3.1.3.Clasificación de las Empresas………………………………………………. 8
1.3.2. Inventarios…………………………………………………………………... 11
1.3.2.1. Definición de Inventarios…………………………………………………... 11
1.3.2.2. Propósitos de Inventarios…………………………………………………... 11
1.3.2.3. Tipos de Inventarios………………………………………………………... 13
1.3.2.4. Métodos de Valoración de Inventarios……………………………………... 15
1.3.2.5. Costos de Inventarios………………………………………………………. 16
1.3.2.6. Técnicas de Administración de Inventarios………………………………... 17
1.3.3. Control Interno……………………………………………………………… 18
VII
1.3.3.1. Definición de Control Interno……………………………………………… 18
1.3.3.2. Importancia del Control Interno……………………………………………. 18
1.3.3.3. Tipos de Control Interno…………………………………………………… 19
1.3.4. Control de Inventarios………………………………………………………. 19
1.3.4.1. Definición del Control Interno de Inventarios……………………………... 19
1.3.4.2. Importancia del Control Interno de Inventarios……………………………. 20
1.3.5. Gestión de Inventarios………………………………………………………. 20
1.3.5.1. Definición de Gestión de Inventarios………………………………………. 20
1.3.5.2. Objetivos de la Gestión de Inventarios……………………………………... 20
1.3.5.3. Importancia de la Gestión de Inventarios…………………………………... 21
1.3.6. Modelos Básicos de Inventarios…………………………………………….. 21
1.3.6.1. Características de un Modelo de Inventarios………………………………. 21
1.3.6.2. Clasificación de un Modelo de Inventarios………………………………… 22
1.3.6.3. Modelo de Cantidad Óptima de Pedido……………………………………. 23
1.3.6.4. Punto de Reorden…………………………………………………………... 26
1.3.6.5. Componentes de un Modelo Básico de Inventarios……………………….. 27
1.4. Análisis crítico de los procesos contables en la empresa……………………. 27
1.5. Conclusiones parciales del capítulo………………………………………….. 28
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización de la Empresa………………………………………………. 30
2.2. Descripción Metodológica…………………………………………………….. 31
2.2.1. Modalidad de la Investigación……………………………………………….. 31
2.2.2. Tipos de Investigación……………………………………………………….. 31
2.2.3. Métodos………………………………………………………………………. 32
2.2.4. Población……………………………………………………………………... 33
2.2.5. Técnicas e Instrumentos……………………………………………………… 34
2.3. Propuesta del Investigador…………………………………………………… 37
2.4. Conclusiones parciales del capítulo………………………………………….. 37
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.1. Tema…………………………………………………………………………… 39
3.1.1. Objetivo de la Propuesta……………………………………………………... 39
VIII
3.1.2. Logotipo de la Propuesta……………………………………………………... 39
3.1.3. Descripción de la Empresa…………………………………………………… 39
3.1.4. Base legal “Distribuciones P y P”……………………………………………. 40
3.1.4.1. Órganos de Control………………………………………………………… 40
3.1.4.2. Leyes y Normas…………………………………………………………….. 40
3.1.5. Misión………………………………………………………………………… 41
3.1.6. Visión………………………………………………………………………… 42
3.1.7. Valores Corporativos…………………………………………………………. 42
3.1.8. Organigrama Estructural……………………………………………………... 42
3.1.9. Organigrama Funcional………………………………………………………. 43
3.1.10. Manual de Funciones……………………………………………………….. 43
3.1.11. Proveedores…………………………………………………………………. 43
3.1.12. Productos con mayor y menor rotación…………………………………….. 44
3.1.13. Planeación…………………………………………………………………... 44
3.1.13.1 Método de Análisis ABC………………………………………………….. 44
3.1.13.2. Formulación Matemática del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido…… 50
3.1.14. Control Interno de Inventarios……………………………………………… 61
3.1.14.1. Diagramación de Procedimientos…………………………………………. 61
3.1.15. Análisis de los Impactos…………………………………………………….. 61
3.1.15.1. Impactos 62
3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación………………………... 64
3.2.1. Validación de la propuesta…………………………………………………… 64
3.3. Conclusiones parciales del capítulo………………………………………….. 66
CONCLUSIONES GENERALES………………………………………………... 67
RECOMENDACIONES…………………………………………………………... 68
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………….. 69
ANEXOS………………………………………………………………………........ 73
IX
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Funciones de las Empresas………………………………………….. 6
Figura 2 Funciones de las Empresas………………………………………...... 7
Figura 3 Clasificación de las empresas……………………………………….. 8
Figura 4 Clasificación de las empresas……………………………………….. 10
Figura 5 Clasificación de las empresas……………………………………….. 10
Figura 6 Propósitos de los Inventarios………………………………………... 11
Figura 7 Propósitos de los Inventarios………………………………………... 12
Figura 8 Propósitos de los Inventarios………………………………………... 12
Figura 9 Tipos de Inventarios………………………………………………… 13
Figura 10 Tipos de Inventarios………………………………………………… 14
Figura 11 Métodos de Valuación de Inventarios………………………………. 15
Figura 12 Métodos de Valuación de Inventarios………………………………. 15
Figura 13 Costos de Inventarios………………………………………………... 16
Figura 14 Costos de Inventarios………………………………………………... 16
Figura 15 Costos de Inventarios………………………………………………... 17
Figura 16 Clasificación de un Modelo de Inventarios…………………………. 22
Figura 17 Clasificación de un Modelo de Inventarios…………………………. 23
Figura 18 Componentes de un Modelo de Inventarios………………………… 27
Figura 19 Componentes de un Modelo de Inventarios………………………… 27
Figura 20 Propuesta de la investigación………………………………………... 37
Figura 21 Logotipo de la empresa “Distribuciones P y P”…..………………… 39
Figura 22 Órganos de control…………………………………………………... 40
Figura 23 Organigrama Estructural...…………………………………………... 42
Figura 24 Organigrama Funcional……………………………………………... 43
Figura 25 Proveedores…………………………………………………………. 43
Figura 26 Representación gráfica de los artículos ABC en (%)……………….. 49
X
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Población……………………………………………………………... 33
Tabla 2 Descripción de la empresa…………………………………………..... 39
Tabla 3 Leyes y Normas……………………………………………………..... 40
Tabla 4 Valor total de los artículos de mayor y menor rotación……………… 45
Tabla 5 Participación monetaria en (%) de cada artículo dentro del inventario
de productos de mayor y menor rotación……………….......................
46
Tabla 6 Participación monetaria en (%) acumulado de cada artículo en el
valor total del inventario………………………………………………
47
Tabla 7 Compras de los productos con mayor y menor rotación, en cantidad y
con su respectivo costo………………………………………………..
50
Tabla 8 Formas de calificación para los Impactos…………………………...... 61
Tabla 9 Ponderación Administrativo………………………………………….. 62
Tabla 10 Ponderación Financiera.………………………………………………. 62
XI
ÍNDICE DE FORMATOS
Pág.
Formato 1 Determinación del tiempo de duración de cada Orden de compra….. 51
Formato 2 Recursos que intervienen al momento de realizar una Orden de
compra…..............................................................................................
52
Formato 3 Cálculo del valor de cada Orden de compra en base a los Gastos de
salario e internet………………………………………………….......
52
Formato 4 Cálculo del valor por minuto del Gasto de teléfono y energía
eléctrica………………………………………………………………
52
Formato 5 Resumen de los costos totales de cada uno de los rubros que
intervienen en el costo de pedido……………………………….........
52
Formato 6 Cálculo del costo de pedido………………………………………..... 53
Formato 7 Determinación del costo de mantenimiento de cada
pedido………………………………………………………………..
53
Formato 8 Aplicación del Modelo de Cantidad Óptima de pedido al producto
PRO-160………………………………………………………...........
54
Formato 9 Comparación de los costos antes y después de la aplicación del
Modelo de Cantidad Óptima de Pedido………………………….......
56
Formato 10 Determinación de los minutos que se registran para efectuar las
Órdenes de compra resultantes de la aplicación del
modelo……………………………………………………………….
58
Formato 11 Cálculo del valor por minuto del Gasto de teléfono y Energía
eléctrica………………………………………………………………
59
Formato 12 Resumen de los costos totales de cada uno de los rubros que
intervienen en el costo de pedido………………………………….....
59
Formato 13 Cálculo del costo de pedido después de la aplicación del
modelo………………………………………………………………..
59
Formato 14 Determinación del P.V.P de cada producto, añadiendo los Costos de
pedido y de mantenimiento…………………………………………..
60
XII
RESUMEN EJECUTIVO
La empresa “Distribuciones P y P” inició sus actividades en el año 2013, tiempo en el que
ha logrado alcanzar un progreso significativo dentro del mercado local, permitiéndole
convertirse en una empresa líder en la comercialización y distribución de productos
diversos para el consumidor.
El presente tema de investigación denominado Modelo de Gestión de Inventarios para la
empresa “Distribuciones P y P”, de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura, es una
técnica que permite mejorar la gestión de estos activos, ya que son considerados como el
factor que impulsa y dinamiza la situación económica del negocio.
De tal manera que se podrá dar respuesta a las dos interrogantes de cuándo y cuánto
ordenar, además gracias a los procedimientos, políticas y documentos que se establecieron
se podrá generar un mayor control, ya que existirán ciertos parámetros que deberán
cumplirse desde el momento de la compra hasta el despacho de la mercadería.
Lo anteriormente mencionado está enmarcado en la optimización de los costos que
incurren en el manejo de la mercadería, problemática que se identificó mediante la
realización de entrevistas efectuadas tanto al gerente propietario, contador y bodeguero.
Cabe recalcar que se hizo uso de diferentes tipos de investigación, así como también de
métodos, técnicas e instrumentos que ayudaron a recopilar información, donde se pudo
detectar los diversos problemas que aquejan a la empresa, tomando como línea de
investigación la Administración financiera y responsabilidad social.
En sí, el Modelo de Gestión de Inventarios beneficiará de manera directa a la empresa, ya
que el reabastecimiento y ciertos procesos internos serán efectuados de una manera
correcta, permitiendo alcanzar así competitividad en el mercado y en las operaciones
comerciales.
XIII
EXECUTIVE SUMMARY
The company "Distributions P and P" started its activities in 2013 year, in which time has
achieved significant progress in the local market, allowing it to become a leader in the
marketing and distribution of various consumer products company.
This topic present called Model Inventory Management for the Enterprise "distributions P
and P ', of the city of Ibarra, Imbabura province, is a technique to improve the management
of these assets, since they are considered as the factor that drives and energizes the
economic situation of the business.
So that may answer the two questions of when and how much to order, also thanks to the
policies, procedures and documents set may generate greater control, as there will be
certain parameters that must be met from the time of purchase until the release of the
goods.
The foregoing is framed in optimizing the costs incurred in handling the goods, a problem
that was identified by conducting interviews with the owner manager, accountant and
storekeeper.
It should be noted that use of different types of research was done, as well as methods,
techniques and tools that helped gather information, which could detect the various
problems facing the company, line of research taking as financial management and social
responsibility
In itself, the Model Inventory Management directly benefit the company, as the
replenishment and certain internal processes will be carried out in a correct manner, thus
allowing to achieve market competitiveness and business operations.
1
INTRODUCCIÓN
La Empresa “Distribuciones P y P”, es propiedad del señor Paúl Fernando Cifuentes
Recalde, la misma que inició sus operaciones en Enero del 2013, cuya actividad principal
es la venta al por mayor y menor de productos diversos para el consumidor, como:
confites, conservas, enlatados, licores entre otros, productos que son distribuidos en la zona
norte del Ecuador, en las provincias de Imbabura y Carchi.
Cabe recalcar que en el año 2000 todas las empresas, tanto comerciales, industriales y de
producción sufrieron una crisis financiera, la cual dio origen a un incremento en los precios
de sus productos, pero hoy gracias a los acelerados cambios que se están produciendo en el
contexto empresarial, las empresas comerciales han podido hacer uso de técnicas, modelos
y herramientas de gestión que les permitan llevar un correcto manejo de sus inventarios,
ya que estos son considerados el motor de este tipo de entidades.
Sin embargo hasta la década de los ochenta, el contar con grandes volúmenes de
existencias se interpretaba como un signo de poder económico y buena administración e
incluso en ocasiones se medía la solidez de una empresa por la cantidad de inventario que
era capaz de almacenar, sin tomar en cuenta los altos costos que incurrían en el
mantenimiento y pedido de los mismos, motivo por el cual se ha establecido que el
inadecuado manejo de los inventarios, representa un alto costo para las empresas
comerciales
De acuerdo a lo manifestado anteriormente el presente trabajo de investigación se enmarca
en el contexto de ¿Cómo optimizar los costos que incurren en el manejo de la mercadería
de la empresa “Distribuciones P y P” de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura?,
para lo cual se ha establecido como objetivo general Diseñar un Modelo de Gestión de
Inventarios que permita dar solución a esta problemática.
Del mismo modo se establecieron cuatro objetivos específicos, los cuales se cumplieron a
cabalidad siendo estos: la sustentación bibliográfica, el diagnóstico de la situación actual,
la identificación de los componentes más idóneos para su estructuración y por último la
validación de expertos, todo ello enmarcado en el objeto de investigación Procesos
Contables, en el campo de acción Inventarios y en la línea de investigación Administración
financiera y responsabilidad social.
2
La idea a defender fue que con el Modelo de Gestión de Inventarios se optimizan los costos
que incurren en el manejo de la mercadería de la empresa “Distribuciones P y P”, donde
se pudo identificar dos variables: el Modelo de Gestión de Inventarios y la optimización de
los costos de mercadería.
La metodología que se empleó, partió desde la modalidad cuali-cuantitativa, donde la
parte cualitativa permitió identificar las falencias que se suscitaron en el manejo de la
mercadería, mientras que la cuantitativa facilitó el uso de fórmulas matemáticas y
estadísticas que eran requeridas en el Modelo de análisis ABC y en el Modelo de Cantidad
Óptima de Pedido.
De la misma forma se hizo uso de la Investigación de acción, la cual permitió proponer
cambios dentro de la empresa, mismos que estaban direccionados en la optimización de los
costos, mientras que la investigación bibliográfica y la investigación de campo facilitaron
la recopilación de información, la una basándose en el análisis de las distintas posiciones
teóricas sobre los Modelos de Inventarios y los costos de mercadería y la otra en los
procesos de la cadena de suministro, por último la investigación descriptiva ayudó a
identificar los costos de mantenimiento y pedido, que eran requeridos en la aplicación del
Modelo de Cantidad Óptima de Pedido, dando así respuesta a las dos interrogantes de
cuándo y cuánto ordenar.
Con el método histórico lógico se pudo conocer la demanda y el precio de venta de los
artículos de mayor y menor rotación del año 2013, así como los costos que se incurrieron
en el manejo de los mismos, a su vez el método analítico sintético facilitó el análisis y la
confrontación de las distintas posiciones teóricas sobre los Modelos de Inventarios, dónde
gracias al método inductivo deductivo se pudo estructurar el Modelo con un orden y una
secuencia lógica que le dio el enfoque sistémico.
A su vez la técnica de investigación que se utilizó fue la entrevista, a partir de la cual se
realizó la recopilación de información primaria, tomando como base una guía de entrevista.
En cuanto se refiere al aporte teórico, significación práctica y novedad científica de esta
investigación, se puede manifestar que existe una estrecha relación de estos tres aspectos
debido, a que al contar con un procedimiento científicamente fundamentado, con un
enfoque sistémico, donde se integren todos los elementos que incidan en él, es vital para la
3
obtención de los niveles de eficiencia con que deben operar las empresas comerciales en la
actualidad, ya que a través de estos Modelos se pueden realizar pedidos óptimos, mejorar
la rotación de inventarios, incrementar la rentabilidad y como consecuencia de ello
optimizar los costos de mercadería, situación que hoy en día les ha caracterizado a las
empresas para ser más competitivas dentro del mercado.
Este trabajo se encuentra estructurado en tres capítulos, el capítulo I abarca el origen y la
evolución que ha tenido la contabilidad desde sus inicios hasta la actualidad, siendo
considerada la base de toda empresa, a través de la cual se ha podido llevar un registro de
todos los movimientos económicos que se han suscitado en un período contable, para ello
fue necesario considerar las distintas posiciones teóricas sobre los procesos contables.
Además se estableció el marco teórico que aborda los temas y subtemas más esenciales, a
través de los cuales se podrá dar continuidad al desarrollo de este trabajo.
En el capítulo II se presenta la descripción de la metodología, la cual parte de la modalidad
Cuali-cuantitativa, del uso de métodos, técnicas e instrumentos, mismos que permitieron la
recopilación de información. También se muestra en un gráfico el contenido de la
propuesta, el cual hace referencia a los aspectos generales de la empresa, a la planeación y
al control que requieren estos activos.
Finalmente en el capítulo III se desarrolla la propuesta, donde se realizó un análisis de
todos los resultados alcanzados. Cabe señalar que en cada uno de los capítulos se muestran
las conclusiones parciales, al final se añade las conclusiones y recomendaciones generales,
así como la bibliografía y los respectivos anexos.
4
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del proceso contable.
Tomando como referencia lo que manifiesta (Fierro, 2011) el proceso contable partió con
la Contabilidad, misma que tuvo sus orígenes a raíz del esclavismo, en donde este hecho
permitió que se llevará un registro de todos los esclavos que eran propiedad del amo,
puesto que estos eran considerados como bienes. Durante esta época existió la Sociedad
Romana, de donde provienen los primeros hechos económicos relacionados con la
contabilidad, los ingresos y los gastos.
Después apareció el feudalismo, donde el poder ya no estaba en la cantidad de esclavos si
no en la tierra, convirtiéndose la iglesia en la primera institución bancaria que concedía
préstamos. En esta época predominó la Contabilidad Romana, donde se impulsó la partida
doble y los libros auxiliares.
Posteriormente en la época del Mercantilismo, la actividad contable entra en una etapa de
auge, en donde gracias al aporte que hizo Carlo V al emitir una cédula real, se pudo dar un
orden lógico al registro de las operaciones, las mismas que están sustentadas por las firmas
del contador y el tesorero, considerándose este aspecto como el Principio fundamental del
Control.
Mientras que (Romero, 2010) hace mención a que el proceso contable nace con la
contabilidad, en donde esta tuvo sus inicios con el origen de la escritura y los números, los
cuales se habían convertido en un medio de información necesaria para la satisfacción de
las necesidades del hombre, ya que estos habían formado grupos como cazadores, después
como agricultores y pastores.
Durante la Edad Media se desarrolló el feudalismo, a través del cual las prácticas contables
se habían convertido en una actividad usual y exclusiva del señor feudal. Sin embargo tres
ciudades italianas fueron las que dieron impulso a esta actividad, como Génova, Florencia
y Venecia, quienes hicieron énfasis en la partida doble. Otro hecho que sobresale en esta
época, es el empleo de libros o registros auxiliares.
En el Renacimiento la contabilidad sufrió algunos cambios, pero el que transformó
radicalmente esta profesión fue la partida doble; en donde Benedetto Cotugli fue uno de los
pioneros en el estudio y registro de las operaciones mercantiles, sin embargo Luca Pacioli
5
no se queda atrás, ya que fue el primer autor en referirse a los principios contables. Así la
contabilidad moderna nace en 1494 en inicios del Renacimiento.
Después de esta época surge la Edad contemporánea, la cual parte de la Revolución
Francesa, la Revolución Industrial, los ferrocarriles y la sociedad anónima, hechos que han
permitido una evolución constante en la contabilidad.
A finales del siglo XIX y principios del siglo XX, la contabilidad se ha convertido en un
proceso de adaptación de día tras día, que va de la mano con la información financiera de
cualquier ente económico.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el proceso contable.
Tomando como referencia lo que menciona (Varó, 2010) al proceso contable se lo puede
definir como el conjunto de pasos que requiere el registro de las operaciones ejecutadas por
una empresa, el cual se encuentra estructurado por cinco fases que van desde la
identificación de los documentos fuente, mismos que sustentan los hechos económicos que
se realizan a diario dentro de la organización, también se habla de un análisis precontable
que no es más que conocer los valores de una transacción e identificar cada una de las
cuentas, con el propósito de realizar el respectivo registro en un libro diario,
posteriormente en un libro mayor, a fin de obtener los respectivos balances que facilitarán
la toma de decisiones.
Mientras que, (Pedreño, 2010) lo define como un sistema que se encarga de registrar,
clasificar, y resumir todos los hechos económicos que afectan de forma directa e indirecta
al patrimonio empresarial, en donde su punto de partida es el Estado de Situación Inicial y
su punto final la presentación de Balances. Además está compuesto por una serie de fases
que deberán ejecutarse en un orden sistemático, a las cuales se las denomina ciclo
contable.
Otro autor (Horngre, Harrison & Oliver, 2010) hablan del proceso contable como ciclo
contable, en donde manifiestan que este está constituido por una serie de pasos que sigue la
información contable, ya que va desde el origen de un hecho económico hasta su
respectivo registro, de tal manera que se obtenga información financiera.
Sin embargo hoy en la actualidad la mayoría de las empresas realizan todo el proceso
contable, ya que es la única manera de determinar su situación actual, en el caso de las
6
empresas comerciales, su uso permitirá llevar un correcto manejo de la mercadería, ya que
el motor de este tipo de empresas son los inventarios, por ende al existir un correcto
registro de las compras y de las ventas acompañados de un buen control, se puede hablar
de gestión.
1.3 Valoración crítica de los principales conceptos.
1.3.1 Empresas.
1.3.1.1 Definición de Empresa.
Tomando como referencia lo que menciona (Rodríguez, 2012) una empresa es un ente que
puede ser de carácter público como privado, que está constituida por personas como por
materiales, a través de los cuales se puede conseguir un objetivo en común, mientras que
(Pombo, 2009) la define como una entidad totalmente independiente conformada por
factores humanos que en conjunto con los recursos económicos se puede proyectar a la
producción de bienes o servicios, no obstante (González, 2010) también concuerda con las
dos definiciones anteriores, en donde también la considera un ente que hace uso de factores
humanos como económicos para alcanzar un objetivo en común. Después de analizar las
distintas posiciones teóricas se puede definir a la empresa como un ente económico, que
está conformada por recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, cuyo
objetivo es crear bienes o servicios que satisfagan las necesidades del mercado.
1.3.1.2 Funciones de las Empresas.
Tomando como referencia lo que menciona (Caldas, Reyes & Heras, 2011) las funciones
de las empresas se las puede clasificar de la siguiente manera:
Identificación de las
necesidades de la
sociedad.
Las empresas deben recurrir al uso de la investigación de
mercados para poder determinar las demandas actuales de
la población, todo ello con el objeto de crear un beneficio
propio para el avance económico y social de su entorno.
Organización de los
factores
productivos.
Toda empresa debe organizar sus factores productivos, de
tal manera que se pueda crear bienes o servicios que
satisfagan las necesidades de la población que
anteriormente fueron identificadas.
(Inicia Pág. 6) Figura 1 Funciones de las empresas
Fuente: Caldas, Reyes & Heras, 2011
7
Figura 1 Funciones de las empresas (Continúa Pág. 6)
Fuente: Caldas, Reyes & Heras, 2011
Mientas que (Escudero, 2013) las funciones de las empresas son las siguientes:
Figura 2 Funciones de las empresas
Fuente: Escudero, 2013
Creación y redistribución
de la riqueza.
Una vez que se creen los bienes y servicios que serán
ofertados por las empresas, se da paso a la creación de
fuentes de empleo y al pago de una remuneración, hechos
que permiten el aumento de la riqueza colectiva.
Mejoras de las
condiciones laborales.
De una forma directa e indirecta, son las empresas
quienes mejoran las condiciones laborales de sus
trabajadores, ya que a través del pago de un sueldo y de
los beneficios sociales, están creando una buena
conciliación en la vida laboral y familiar.
Protección del medio
ambiente.
El involucrarse con el cuidado del medio ambiente, se ha
convertido en hoy en día en una obligación para toda
empresa, en donde estas deben estar al pendiente de que
sus actividades operacionales no provoquen ningún
perjuicio a la naturaleza.
Función técnica o
producción.
Se basa en la transformación de la materia prima en productos
terminados, los cuales estarán destinados para la venta.
Función comercial o
distribución.
Se ocupa de la entrega y de la venta de los productos que
fueron elaborados por la empresa, a fin de poder ofertar al
mercado un bien tangible e intangible que satisfaga las
necesidades del consumidor.
Función financiera
Está direccionada con la búsqueda de los recursos económicos
que son indispensables para la ejecución de las operaciones de
la empresa.
Función social o de
recursos humanos.
Está estrechamente relacionada con la búsqueda, selección y
contratación del personal más idóneo para la ejecución de las
actividades operacionales.
Función
administrativa.
Se ocupa de la administración y del control de las distintas
operaciones que se llevan a cabo dentro de cada área.
Función de
investigación y
desarrollo.
Se ocupa de la búsqueda de nuevas técnicas y métodos que
permitan mejorar la rentabilidad de la empresa, de tal manera
que se logré la permanencia dentro del mercado.
Función de compras o
aprovisionamiento.
Se encarga de la adquisición de todos los insumos que son
parte fundamental en la elaboración de productos
determinados.
8
(Rodríguez, 2012) es otro autor que manifiesta que una empresa ha sido creada con cinco
propósitos básicos el primero es responder a la demanda de los consumidores mediante la
creación de nuevos productos sean estos tangibles e intangibles, todo ello enmarcándose en
la contribución del crecimiento económico, a través de la generación de empleo que de una
u otra manera refuerzan la productividad.
En sí, las funciones de las empresas de acuerdo a los tres autores mantienen una estrecha
relación, ya que parten desde la identificación de la demanda, la creación de productos o
servicios, la redistribución de la riqueza mediante la generación de empleo, todo ello
enmarcado dentro del crecimiento económico empresarial.
1.3.1.3 Clasificación de las Empresas.
Según, (Rincón, Lasso & Parrado, 2009) las empresas pueden clasificarse de la siguiente
manera:
Según su objetivo
Comerciales. Pretenden generar una utilidad a través del desarrollo de su
actividad económica.
No comerciales con
personería jurídica.
Su actividad económica esta direccionada a la prestación de
un servicio específico.
Sin personería
jurídica.
Son aquellas que no se encuentran constituidas como
sociedad.
Según su participación de utilidades
Ánimo de lucro.
Son aquellas que al final de cada ejercicio contable
distribuyen sus utilidades a cada uno de los socios o
accionistas.
Sin ánimo de lucro.
Son entidades que no distribuyen sus utilidades, si no al
contrario las reinvierten en la empresa para el mejoramiento
de su actividad económica.
Según su Actividad económica
Empresas
agropecuarias.
Son aquellas que se dedican a la producción de bienes
agrícolas o pecuarios, es decir a las plantas y a los animales.
Empresas mineras. Se dedican a la explotación de minerales, mismos que se
encuentran en la superficie del suelo.
Empresas industriales. Son aquellas que se dedican a la transformación de la materia
prima en productos terminados, disponibles para la venta.
Figura 3 Clasificación de las empresas
Fuente: Rincón, Lasso & Parrado, 2009
(Inicia Pág. 8)
9
Empresas comerciales. Son aquellas q se dedican a la compra y venta de productos,
los cuales tienen un aumento en el precio de venta.
Empresas de servicios.
Son creadas con el único propósito de ofertar un servicio a la
colectividad, de tal manera que satisfaga una necesidad
específica.
Según la procedencia del capital
Empresas privadas.
Son entidades cuyo capital proviene de personas particulares,
en donde son ellas las que tienen el control de toda la
empresa.
Empresas públicas. Son de propiedad del Estado, en donde el aporte de capital
está dado por el mismo.
Empresas de
Economía mixta.
Son creadas con aportes de estado y de personas particulares.
Según el número de propietarios
Individual. Tienen un solo propietario.
Unipersonal. Tiene un solo propietario, que puede ser una persona natural
o jurídica.
Sociedad. Está conformada por dos o más personas que son consideradas
socios.
Según el tamaño
Microempresa.
Son entidades que se dedican a la producción de bienes o
servicios, en donde para pertenecer a este sector, no deben
superar el límite de cantidad de trabajadores que van del 1 al
10.
Pequeña.
Es una entidad independiente, cuyo objeto es obtener un
beneficio económico, pero que para pertenecer a este rango no
debe exceder del número de trabajadores que van de 11 a 50
personas.
Mediana. Es un ente económico, conformado por una cantidad de
trabajadores que van de 51 a 200 personas.
Grande. Son organizaciones cuyo número de trabajadores puede ser
igual o superior a las 200 personas.
Figura 3 Clasificación de las empresas (Continúa pág. 8)
Fuente: Rincón, Lasso & Parrado, 2009
Tomando como referencia lo que menciona, (Ventura & González, 2010) se puede
clasificar a las empresas de la siguiente manera:
10
Figura 4 Clasificación de las empresas Fuente: Ventura, & González, 2010
Según, (Zapata, 2011) a las empresas se les ha clasificado de la siguiente manera:
Según su naturaleza Según el sector o la
procedencia del capital
Según la integración del
capital o número de socios
Industriales.- transforman
la materia prima en
productos terminados
Públicas.- el capital
pertenece al estado.
Unipersonales.- el capital
proviene del aporte de una
sola persona.
Comerciales.- se dedican a
la compra y venta de
productos terminados.
Privadas.- el capital
pertenece al sector privado.
Sociedades.- aporte de
capital por personas
jurídicas o naturales.
Servicios.- se ocupan de
generar y vender productos
intangibles.
Mixtas.- el capital es de
carácter público y privado.
Agropecuarias.- explotan
productos agrícolas y
pecuarios.
Mineras.- explotan los
recursos del subsuelo.
Figura 5 Clasificación de las empresas Fuente: Zapata, 2011
Según el tipo de actividad
Comerciales. Son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos,
mismos que no se sujetan a ningún proceso de transformación.
Industriales.
Son entidades que someten la materia prima a un proceso
productivo, del cual se obtienen productos terminados listos para
la venta.
Servicios. Son entidades creadas para la prestación de un servicio, el mismo
que debe cumplir las expectativas del cliente.
Según el tamaño
Microempresa.
Son entidades cuyo número de empleados no deben superar las
10 personas, el volumen del negocio y el total del balance no
debe ser mayor a los 2.000.000 de euros.
Pequeña.
Son entes económicos cuyo número de empleados no deben
superar las 50 personas, el volumen del negocio y el total del
balance no debe ser mayor a los 10.000.000 de euros.
Mediana.
Son entidades cuyo número de empleados no debe ser inferior a
las 250 personas, el volumen del negocio no más de 50.000.000 y
el total del balance no mayor a los 43.000.000 de euros.
11
En sí los tres autores mantienen una estrecha relación al momento de clasificar a las
empresas, solamente que cada uno utiliza distinto criterios pero en consenso es lo mismo.
1.3.2 Inventarios.
1.3.2.1 Definición de Inventarios.
“Las existencias son activos:
poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación;
en proceso de producción de cara a esa venta; o
en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción
o en el suministro de servicios.” (Normas Internacionales de Contabilidad 2, pág. 3)
“Son los activos:
tenidos para la venta en el curso ordinario del negocio;
en proceso de producción para tal venta; o
en la forma de materiales o suministros a ser consumidos en el proceso de producción o
la prestación de servicios.”(Mantilla, 2013, pág. 419)
“Entendemos por inventarios, las existencias de artículos, bienes y/o productos que posee
la empresa para su destinación a la venta o hacen parte de una cadena de transferencia en el
caso de las empresas industriales.” (Granados, Atorre & Ramírez, 2009, pág. 63)
Los Inventarios son todos los bienes que son de propiedad de una empresa y que están
destinados para la venta o para algún proceso de transformación, todo depende del giro del
negocio.
1.3.2.2 Propósitos de los Inventarios.
Tomando como referencia lo que menciona (Chase, Jacobs & Aquilano, 2009) los
propósitos de los Inventarios son los siguientes:
Para mantener la
independencia entre
las operaciones.
Se basa en que el suministro de los materiales que se requieren
para la elaboración de un producto deben proporcionarse
dentro del área de trabajo, de tal manera que se pueda mantener
flexibilidad en las operaciones.
Figura 6 Propósitos de los Inventarios
Fuente: Chase, Jacobs & Aquilano, 2009
(Inicia Pág. 11)
12
Para cubrir la
variación en la
demanda.
La demanda no se conoce con exactitud, por lo que es necesario
mantener inventarios de seguridad a fin de cubrir ciertas
variaciones.
Para permitir
flexibilidad en la
programación de la
producción.
Al mantener inventarios dentro de la empresa, se disminuye la
presión que existe en la producción ya que se cuenta con
productos terminados que están disponibles para la venta.
Protegerse contra la
variación en el
tiempo de entrega de
la materia prima.
Debido a que al solicitar los respectivos materiales para la
producción de un producto determinado existen demoras en la
entrega, la tenencia de un inventario ayuda a cubrir esas
variaciones de tiempo.
Aprovechar los
descuentos basados
en el tamaño de
pedido.
La cantidad de pedido implica costos, por lo que mientras
mayor sea la cantidad a pedir, menores serán los costos que
incurran en el manejo de la mercadería.
Figura 6 Propósitos de los Inventarios (Continúa Pág. 11)
Fuente: Chase, Jacobs & Aquilano, 2009
Tomando como referencia lo que menciona (Míguez & Bastos, 2010) los propósitos de
mantener Inventarios son los siguientes:
Mantener artículos en calidad de reservas a fin de poder satisfacer la demanda actual de
los clientes.
Separar los procesos de producción y distribución, a fin de poder producir y almacenar
ciertos productos que sólo sobresalen en temporadas.
Estar pendiente de los cambios que pueda suscitarse con la subida de la inflación, al
igual que en los cambios de los precios.
Protegerse de las roturas de inventarios, los cuales pueden estar provocados por fallas en
los productos, demora en la entrega de los materiales para la elaboración, daño de
maquinaria.
Figura 7 Propósitos de Inventarios
Fuente: Míguez & Bastos, 2010
Tomando como referencia lo que menciona (Heredia, 2013) los propósitos de mantener
inventarios se resumen así:
Mantener la independencia de las
operaciones.
Si existe un inventario de cualquier tipo de
materiales en cada de área de trabajo,
mayor sería la independencia de este lugar
al operar.
Figura 8 Propósitos de los Inventarios
Fuente: Heredia, 2013
(Inicia Pág. 12)
13
Satisfacer las variaciones en
las demandas de productos.
Al ser incierta la demanda de cualquier producto, surge
la necesidad de abastecerse de existencias de seguridad
con el único propósito de cubrir la variación que resulta
de la oferta y la demanda.
Permitir flexibilidad en los
programas de fabricación.
Al mantener existencias en el inventario, se reduce la
presión que existe en la etapa de fabricación de ciertos
productos.
Proporcionar un margen de
seguridad para variaciones
en la entrega de materias
primas.
Cuando la empresa recibe los pedidos que fueron
solicitados al proveedor, suele existir demoras, razón por
la cual se ha considerado necesario mantener un
inventario de seguridad.
Aprovechar el tamaño
económico del pedido.
Cuando la empresa trabaja bajo pedido y solamente tiene
que cumplir con uno de ellos, implica mayores costos,
por lo que si se incrementa el número de pedidos se
reduciría los costos por unidad.
Figura 8 Propósitos de los Inventarios (Continúa Pág. 12)
Fuente: Heredia, 2013
1.3.2.3 Tipos de Inventarios
Tomando como referencia lo que menciona (Fierro, 2009) los Inventarios se clasifican de
la siguiente manera:
Materias primas. Está compuesto por los materiales que intervienen en el
proceso de transformación de un artículo determinado.
Materiales, repuestos y
accesorios.
Son aquellos elementos que son de difícil identificación
pero que forman parte del producto terminado.
Productos en proceso.
Está conformado por aquellos productos semielaborados,
que aún requieren de una o varias etapas de transformación
para convertirse en un producto terminado.
Productos terminados.
Está comprendido por todos los productos que han
terminado con su etapa de transformación y que están listos
para la venta.
Mercancías no
fabricadas por la
empresa.
Está compuesto por ciertos productos que son adquiridos a
proveedores tanto nacionales como extranjeros, con el
único propósito de volverlos a colocar dentro del mercado.
Envases y empaques.
Está constituido por los recipientes que sirven de base para
la distribución de un producto determinado, de tal manera
que este pueda llegar a distintos mercados tanto nacionales
como del exterior.
Figura 9 Tipos de Inventarios
Fuente: Fierro, 2009
14
Tomando como referencia lo que menciona (Ormeña & Valverde, 2009) los inventarios
pueden clasificarse así:
Figura 10 Tipos de Inventarios Fuente: Ormeña & Valverde, 2009
Criterio Tipo Características
Según Reflejo en
contabilidad.
Inicial.
Es realizado al iniciar el ejercicio
económico, 01 de enero de cada año.
Final. Es efectuado al cierre del ejercicio
económico, es decir al 31 de
diciembre.
Por el número de
veces realizado al
año.
Mensual. Se lo realiza mes a mes, dando un total
de 12 inventarios al año.
Trimestral. Es realizado cada tres meses, dando un
total de 4 inventarios al año.
Anual. Es realizado una vez al año.
Por las
características de
artículos a
inventariar.
Mercancías. Está conformado por aquellos
artículos que están destinados para la
venta, y que no requieren de ningún
proceso de transformación.
Materias primas. Son los materiales que incurren en la
producción de un producto
determinado.
Productos en proceso. Son aquellos productos que aún
requieren de alguna proceso de
producción para estar listos para la
venta.
Productos terminados. Son aquellos productos que han
terminado en su totalidad con los
procesos productivos y que se
encuentran disponibles para la venta.
Consumibles. Están constituidos por aquellos
productos que se encuentran
disponibles por sustituir el consumo o
el deterioro de ciertos insumes que
intervienen en la producción.
Según la cantidad de
mercancía
controlada.
Total. Es el conteo físico que se realiza a la
totalidad de la mercadería.
Parcial. Es el conteo físico que se realiza a una
parte del total de la mercadería.
15
1.3.2.4 Métodos de Valoración de Inventarios
Tomando como referencia lo que menciona (Farrín, 2010) los Métodos de Valuación de
Inventarios son los siguientes:
Criterio FIFO.
(First in, first out)
Considera que las unidades que salen del almacén
son las más antiguas, es decir las primeras en
entrar son las primeras en salir.
Criterio LIFO.
(Last in, first out)
Considera que los productos que salen del almacén
son los más recientes, es decir las últimas en entrar
serán las primeras en salir.
Criterio de precio de costo
último.
Este método consiste en valorar a las unidades que
ingresan al almacén, mediante el último precio del
costo de adquisición.
Criterio de precio medio.
Busca una valoración media para los productos
que ingresan al almacén, todos ellos a distintos
precios unitarios.
Precio estándar.
Consiste en establecer un precio aproximado para
cada uno de los productos, basándose en los
componentes de su costo.
Figura 11 Métodos de Valoración de Inventarios
Fuente: Farrín, 2010
De acuerdo a lo que manifiesta (Rincón, Lasso & Parrado, 2009) los Métodos de
Valuación de Inventarios son los siguientes:
Figura 12 Métodos de Valoración de Inventarios
Fuente: Rincón, Lasso & Parrado, 2009.
Criterio FIFO.
Este método es utilizado para aquellos productos
con vencimiento, los cuales deben ser organizados
según su orden de entrada, de tal manera que se
pueda planificar su salida.
Criterio LIFO.
Una vez que evalué el costo de ventas a precios
actuales y confrontarlos a los ingresos del período,
la utilidad resulta más adecuada y cercana a la
realidad, está efectuándose la comparación entre
precios actualizados.
Criterio de precio de costo
último.
Este método se utiliza para aquellos bienes donde
el tiempo no tiene efectos negativos o cambios
relevantes, por lo que se pueden organizar y
controlar indistintamente, pudiendo escoger para
vender cualquiera de los productos.
16
Los dos autores hacen mención a los tres métodos de valoración de inventarios que se han
venido usando durante todo el tiempo que es: el método FIFO, LIFO y Promedio
ponderado, quienes concuerdan con su definición.
1.3.2.5 Costos de Inventario.
De acuerdo a lo que manifiesta (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2009) los Costos de los
Inventarios son los siguientes:
Figura 13 Costos de Inventario Fuente: Chase, Jacobs & Aquilano, 2009
Según (Guerrero, 2010) los Costes de los Inventarios pueden clasificarse de la siguiente
manera:
Figura 14 Costes de Inventario
Fuente: Guerrero, 2010
Costos de mantenimiento.
Son aquellos costos que pueden favorecer los niveles de
inventario bajos y la reposición frecuente. Dentro de estos
costos se pueden mencionar: los costos de
almacenamiento, manejo, seguros, desperdicios y daños de
mercadería.
Costos de configuración.
Estos costos se generan al cambiar de un producto a otro,
en donde se invierte tiempo y dinero, por lo que un ahorro
en estos costos se reduciría los niveles de inventarios.
Costos de pedido. Son aquellos costos que incurren en la preparación de una
orden de compra o de producción.
Costos de faltantes. Son aquellos costos que se originan, cuando existe un
agotamiento de productos.
Coste de mantenimiento.
Este costo se origina al momento de almacenar un
determinado producto, en el cuál se involucra el costo de
arrendamiento, los salarios del personal relacionadas con
la vigilancia y administración de los almacenes, seguros,
impuestos, mermas y pérdidas.
Coste de penalización o
faltantes.
Estos costos están asociados a la oportunidad por la no
satisfacción de la demanda.
Coste por ordenar o fijo.
Este tipo de coste tiene lugar desde el mismo momento en
que se hace una orden de compra o de producción, en
donde no depende la cantidad pedida o fabricada.
Coste variable. Es un costo que depende de la cantidad producida o de la
cantidad comprada.
17
De acuerdo a lo que manifiesta (Chávez, 2010) los Costos de los Inventarios son los
siguientes:
Figura 15 Costos de Inventarios Fuente: Chávez, 2010
Los tres autores mantienen una clasificación de los costos de mercadería casi similar,
porque los tres mencionan a los costos de mantenimiento, costos de pedido y costos por
faltantes, en donde cada uno los define usando su propio criterio, de manera que la
variación incurre en el uso de términos técnicos.
1.3.2.6 Técnicas de Administración de Inventarios.
Modelo de Análisis ABC
Tomando como referencia lo que manifiesta (Gitman, 2003) el Sistema de ABC es una
técnica a través de la cual se clasifican a los artículos que conforman el inventario en tres
categorías A, B y C. La categoría A corresponde aquellos artículos que representan
alrededor del 80% de inversión monetaria, la categoría B incluye aquellos productos que
representa la otra parte mayor de la inversión, mientras que la categoría C consta de una
pequeña inversión. Dependiendo de la categoría en la que se encuentren los artículos, es
necesario aplicar un control, este será más estricto para los artículos de la A y B, mientras
que para los de la C será un poco más considerable.
De acuerdo a lo que manifiesta (Muñoz, 2009), la clasificación A, B y C no es más que la
aplicación de la Ley de Pareto la cual tiene como único fin clasificar a los artículos en tres
categorías A,B y C, haciendo uso del grado de importancia que tiene cada uno.
Costo de pedir o de
Adquisición.
Estos costos surgen por las distintas políticas de
inventarios que mantienen las empresas, los cuales
se fundamentan en las distintas inversiones que se
realizan para transportar y manejar la mercadería
hasta la planta.
Costo de mantener.
Estos costos se originan por mantener la mercadería
almacenada en bodega, mismos que son difíciles de
determinarlos por la falta de registros en las
empresas.
Costo por faltantes. Son aquellos costos que incurren cuando no se
puede satisfacer una orden de compra del cliente.
18
Para poder llevar acabo la aplicación de este método, es necesario partir con la demanda
anual y el precio unitario de cada producto, luego se ordena los artículos de acuerdo a la
importancia de su valor, posteriormente se calcula el porcentaje acumulado de valor y el
porcentaje acumulado de artículos, seguido de la construcción del gráfico.
Los artículos de la categoría A, deben abarcar entre el 60% y 80% del valor, mientras que
los de la B entre un 15% y los de la C un 5% o 10% del valor.
Sin embargo hay otro autor ( García, Cardós, Albarracín & García, 2004) menciona que el
análisis A, B, C permite clasificar a los artículos del inventario en tres categorías,
basándose de acuerdo a la importancia relativa, a fin de poder establecer políticas de
control para cada grupo de productos.
Los productos A, son aquellos que representa un alto costo para la empresa, alrededor del
80%.
Los Productos B, en cambio representan un 15% del valor total de inventario y los
productos C, representan solamente el 5%.
1.3.3 Control Interno.
1.3.3.1 Definición del Control Interno.
“Es un proceso efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal,
diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos.”
(Zapata, 2008, pág. 88)
Mientras que (Estupiñan, 2006) lo define como un proceso ejecutado por la alta gerencia,
que proporciona seguridad razonable en el logro de la efectividad y eficiencia de sus
operaciones, en la confiabilidad de la información financiera y en el cumplimiento de la
normativa.
En sí, el Control Interno es un proceso el cual está encaminado a proporcionar seguridad
razonable dentro de toda la organización, tomando como referencia el cumplimiento de los
objetivos preestablecidos.
1.3.3.2 Importancia del Control Interno.
Tomando como referencia lo que manifiesta (Lara, 2012) la importancia del Control
Interno, radica en la forma de disminuir la incertidumbre que produce la realidad de los
negocios, proporcionando así información que permita la toma de decisiones, basándose en
19
reglas y tareas que faciliten la gestión de cada una de las operaciones, mismas que son
conocidas como políticas y procedimientos, mientras que (Mantilla, 2009) manifiesta que
el aplicar control en una empresa promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene
que se incumplan las leyes y los principios de contabilidad ya que los directivos de la
entidad deberán crear un ambiente de control así como un conjunto de políticas y
procedimientos de control.
1.3.3.3 Tipos de Control Interno
De acuerdo a lo que menciona (Mira, 2006) reconocen únicamente el control Contable y al
Administrativo, en donde el Contable parte desde un plan de organización hasta los
distintos métodos y procedimientos que se requieren para proteger los activos de una
empresa, mientras que el administrativo se enfoca en la base legal que rige a una
organización bien definida, todo ello relacionado con la mejora de la gestión operativa,
mientras que (Pimentel, 2008) hace referencia a tres tipos de Control Interno incluyendo el
contable, administrativo pero añade la comprobación interna.
1.3.4 Control de Inventarios.
1.3.4.1 Definición del Control de Inventarios.
“Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de
producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras, teniendo en cuenta el
ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la
demanda.” (Laveriano, 2010, pág. 1)
“Es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las
empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles para
la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento
aplicables en las industrias.” (Espinoza, 2011, pág. 8)
En sí el Control de Inventarios se lo puede definir como una herramienta escencial dentro
de toda empresa, sin importar su actividad económica, ya que de una u otra manera estas
manejan inventarios tanto de productos terminados como en proceso, por lo que su
aplicación facilita la identificación rápida de las cantidades existentes.
20
1.3.4.2 Importancia del Control de Inventarios.
De acuerdo a lo que menciona (Laveriano, 2014) la importancia del Control Interno en lo
que respecta a los inventarios radica en la obtención de utilidades ya que para toda empresa
generar mayor rentabilidad es lo que le motiva a seguir permaneciendo dentro del mercado,
por lo que si no existe un buen control para estos activos, la empresa no podrá trabajar de
una forma eficiente, porque no se puede cubrir la demanda actual, por lo que sin sus
inventarios no hay ventas.
1.3.5 Gestión de Inventarios.
1.3.5.1 Definición de Gestión de Inventarios.
De acuerdo a lo que menciona (Ramírez, 2008) la Gestión de Inventarios no es más que
determinar el nivel adecuado de la mercadería a fin de poder optimizar los costos que
incurren el manejo de los mismos, de tal manera que se pueda satisfacer la demanda
requerida.
Mientras que (Ortiz, 2007) hace referencia a que la Gestión de Inventarios es una
herramienta que permite determinar el nivel suficiente de existencias, a fin de poder
satisfacer la demanda del mercado, pero siempre tratando de minimizar el costo total.
1.3.5.2 Objetivos de la Gestión de Inventarios.
Tomando como referencia lo que manifiesta (Fuente, Parreño, Fernández, Pino, Gómez &
Puente, 2008) la Gestión de Inventarios plantea dos objetivos:
El primero está enfocado en que mientras más nivel de inventarios se disponga mejor
será el servicio que ofrecer, aunque no se debe dejar de lado que mantener un elevado
nivel de inventarios implica en el aumento de costos.
El otro hace énfasis en que al contar con un nivel bajo de inventario, el servicio
también será bajo, sin olvidar que esto generaría menor capital inmovilizado.
En sí lo que pretende la Gestión de Inventarios es: saber cuándo se debe realizar un pedido
y con cuántas cantidades en unidades debe llevar cada uno.
21
De acuerdo a lo que manifiesta (Ascensio & Vásquez, 2008) la Gestión de Inventarios
tienen dos propósitos en común:
Evitar que la empresa se quede sin existencias de inventario.
Tratar de compensar las diferencias tanto en el ritmo de producción como el de
distribución.
1.3.5.3 Importancia de la Gestión de Inventarios.
Según (Sierra, 2005) la Gestión de Inventarios es importante para cualquier empresa, sin
importar la actividad económica a la cual esta se dedique, ya que permite dar soporte en
cada uno de los procesos generando una buena toma de decisiones, con el único objeto de
minimizar los costos que incurren en su manejo.
“La importancia de la Gestión de Inventarios está relacionada con los costes que supone su
almacenamiento y con el impacto que genera en los resultados de la empresa.” (Rubio &
Villarroel, 2012, pág.126)
La importancia de la Gestión de Inventarios, está estrechamente ligada con la
minimización de costos, ya que al responder las dos incógnitas de cuándo y cuánto pedir,
da soporte a todos sus procesos.
1.3.6 Modelos Básicos de Inventarios.
1.3.6.1 Características de los Modelos de Inventarios.
Conforme a lo que establece (Amaya, 2010), los Modelos de Inventarios se caracterizan
por dos situaciones, la primera porque responden a las preguntas de ¿Cuánto ordenar? y la
segunda ¿Cuándo ordenar?, las mismas que van de la mano con la realidad de cada
empresa.
También (Gil & Giner, 2013) menciona, que un Modelo de Inventarios se caracteriza por
las dos decisiones fundamentales que plantea cuándo y cuánto ordenar, las cuáles están
bien sustentadas con una buena administración de inventarios.
22
1.3.6.2 Clasificación de los Modelos de Inventarios.
Tomando como referencia lo que menciona (Cruelles, 2012) los Modelos de Inventarios se
clasifican de la siguiente manera:
Figura 16 Clasificación de los Modelos de Inventarios
Fuente: Cruelles, 2012
Según, (Alfalfa, García, Garrido, González & Sacristán, 2008) la Gestión de Inventarios
aborda los siguientes Modelos:
Modelos de Inventarios
Modelos de reaprovisionamiento no
programado
Modelos de reaprovisionamiento
programado
Son aquellos en donde la demanda es
conocida con certeza, es decir la
demanda es independiente.
Son aquellos donde la demanda se la
conoce solamente en términos de
probabilidades, es decir la demanda
es incierta.
Modelos de revisión periódica
Son aquellos en donde se lanza un
pedido de acuerdo a un tiempo
establecido.
Modelos de revisión continúa
Son aquellos en que los niveles de
inventarios se reducen con el tiempo y
después se reabastecen con la llegada
de nuevas unidades.
23
Figura 17 Clasificación de los Modelos de Inventarios. Fuente: Alfalfa, García, Garrido, González & Sacristán, 2008
1.3.6.3 Modelo de Cantidad Óptima de Pedido.
Según lo que manifiesta (Izar, 2008) respecto a este modelo es que se lo ilustra de una
manera clara y didáctica, en donde a través de él se logra una buena administración de
inventarios.
Este modelo requiere de un inventario promedio Q/2, en donde el promedio se puede tomar
desde dos puntos: un máximo Q y un mínimo cero. Este autor menciona que este modelo
está compuesto por el costo de pedido y conservación conocido este último como costo de
mantenimiento.
Así:
Donde:
= Costo anual de pedido.
= Costo unitario de cada pedido.
D= Demanda anual de artículos, unidades / año.
Modelos de Inventarios
Modelos Determinísticos Modelos Probabilísticos
Cantidad fija de pedido
Minimiza los costos totales
de la gestión de inventarios,
se usa cuando se solicitan
lotes de la misma cantidad.
Período fijo de pedido
Responde a la pregunta de
¿Cuándo pedir?, por lo que
los pedidos serán realizados
de una manera constante.
La demanda es
desconocida, por lo que
se hace uso de
probabilidades.
24
Q= Cantidad de artículos de cada pedido, unidades/pedido.
Donde;
= Costo anual de conversión del inventario.
= Costo unitario de conservar el inventario.
Donde;
=Costo unitario de conservar el inventario.
=Costo de compra del artículo.
=Porcentaje anual de conservación del inventario.
Por lo tanto el Costo Total para este Modelo queda así:
La fórmula de la Q económica de pedido se muestra a continuación:
√
De acuerdo a lo que manifiesta (Navarro, 2009) este modelo fue creado por Ford Harris,
alrededor de los años 80, este modelo es muy sencillo ya que considera la relación que
existe entre los costos de pedido y los costos de mantenimiento. La finalidad de este
modelo es optimizar de forma eficaz el manejo de los inventarios.
La fórmula de este modelo está dada de la siguiente manera:
(LE) = √
25
En donde:
LE = Lote económico de pedido.
F = Costo por ordenar, colocar o recibir una orden de compra.
U = Consumo anual en unidades de productos.
C = Costo por mantener el inventario.
P = Precio de compra unitario.
Este modelo forma parte de los modelos determinísticos, en donde la demanda es
conocida, el mismo que pasa a ser parte de una técnica más dentro de la administración de
inventarios, a fin de poder satisfacer la demanda y evitar el desabastecimiento de
mercadería.
Tomando como referencia lo que manifiesta (Casanova & Barrera, 2011) el Modelo de
Cantidad Óptima de Pedido EOQ forma parte de los modelos deterministas que buscan
determinar el tamaño de lote a comprar o a fabricar. La filosofía de este modelo es que
permite obtener datos más cercanos al pedido óptimo.
Este modelo está conformado por los siguientes supuestos:
Considera un solo tipo de artículo.
Demanda constante dentro de un período determinado.
Precios de adquisición.
Aprovisionamiento instantáneo.
Considera los costos de pedido y mantenimiento.
Para poder llevar a cabo su aplicación es necesario seguir el siguiente procedimiento:
Donde:
CT= Costo Total
CC= Costo de compra o adquisición
CP= Costo de Pedido
CA=Costo de almacenamiento
A continuación desarrollamos lo siguiente:
26
Q=Cantidad de pedido óptima
D=Demanda anual
Costo de pedido.
Costo de mantenimiento.
Una vez definida la función del Costo Total procedemos a obtener el valor de Q que
minimice dicha función, obteniendo la siguiente fórmula así:
√
1.3.6.4 Punto de Reorden.
“Nivel del inventario en el cual se toman medidas para reabastecer el artículo
almacenado.” (Heizer & Render, 2004, pág. 464).
Está expresado con la siguiente fórmula:
La demanda por día está expresada con la siguiente fórmula:
“Es el nivel de inventario en el que se coloca la orden.” (Hillier & Lieberman, 2010, pág.
778)
El punto de reorden se lo define como el tiempo que transcurre para solicitar un nuevo
pedido e incrementar el nivel de inventario.
27
1.3.6.5 Componentes de un Modelo de Inventarios
Tomando como referencia lo que manifiesta (Guerrero, 2010) son tres los componentes de
un Modelo de Inventarios:
Costes. Son aquellos valores q se generan por mantener y por ordenar una
orden de producción o de compras.
Demanda. Es el número de unidades que se proyecta vender a futuro.
Tiempo de
anticipación.
Es el tiempo que incurre entre el momento en que se realiza una
orden de producción o compra y el instante en que se recibe esa
orden de producción.
Figura 18 Componentes de un Modelo de Inventarios
Fuente: Guerrero, 2010
De acuerdo a lo que menciona (Míguez & Bastos, 2010) son tres los componentes de un
Modelo de Inventarios:
Figura 19 Componentes de un Modelo de Inventarios Fuente: Míguez & Bastos, 2010
1.4 Análisis crítico sobre los procesos contables en la empresa “Distribuciones P y P”.
La Empresa “Distribuciones P y P”, es propiedad del señor Paul Fernando Cifuentes
Recalde, la misma que inició sus operaciones en Enero del 2013, cuya actividad principal
es la venta al por mayor y menor de productos diversos para el consumidor, como:
confites, conservas, enlatados, licores entre otros, productos que son distribuidos en la zona
norte del Ecuador, en las provincias de Imbabura y Carchi.
“Distribuciones P y P” mantiene un sistema automatizado llamado SAVAD 2013, en el
que se lleva el manejo de las compras, ventas, proveedores, clientes e inventarios, sin
embargo, la información que arroja el sistema no es tan confiable, ya que en algunas
Costes. Son aquellos rubros que se originan al momento de realizar
una compra al cual se lo define como costo de adquisición, al
momento de realizar un pedido como costo de
reaprovisionamiento y por conservación de artículos costo de
posesión.
Demanda. Se la define como la cantidad de productos que el cliente
solicita de un determinado bien de la empresa.
Reaprovisionamiento. No es más que la reposición de ítems en el inventario, es decir
la entrada de piezas en el inventario
28
ocasiones se ha determinado la existencia de errores, los cuales se deben a fallas propias
del sistema y al inadecuado manejo que le dan los usuarios.
Este Sistema no lleva a cabo todo el Proceso Contable, ya que no permite el registro de las
transacciones en un libro diario, libro mayor, si no solamente el registro de los documentos
fuente como facturas de compra, ventas, notas de crédito, notas de débito, información a
través de la cual se genera el reporte de las existencias de mercadería.
Cabe recalcar que durante la aplicación de las entrevistas pertinentes, se pudo conocer que
el sistema SAVAD 2013 no incluye un Módulo de Contabilidad, por lo que todo el manejo
del área contable se lo hace únicamente para fines tributarios, actividad que es llevada a
cabo por el contador de dicha empresa.
Sin embargo, la presentación de los Estados Financieros se la realizará en el mes de Marzo
del año 2014, lo que significa que hasta esa fecha se conocerá la situación económica de la
empresa.
1.5. Conclusiones parciales del capítulo.
A través del análisis de las distintas posiciones teóricas respecto de los procesos
contables, se puede manifestar que su origen esta encadenado con la contabilidad, la
cual desde su aparición ha sufrido algunos cambios, ya que inició con los números y la
escritura, impulsó el uso de la partida doble y los registros auxiliares, hasta dio
hincapié a la creación de los principios contables.
Una vez definido el concepto de proceso contable, se puede decir que dentro de la
empresa “Distribuciones P y P”, este es llevado a cabo solamente para fines tributarios,
por lo que no cumple con todas las fases que requiere, ya que parte con los documentos
fuente y concluye con los balances, pero excluye el registro de los asientos contables
en el libro diario y libro mayor.
De acuerdo a los temas y subtemas seleccionados para estructurar el marco teórico, se
pudo emitir el criterio propio de cada teoría, ya que el análisis de las diferentes
conceptualizaciones, permitieron tener más clara la idea de cómo diseñar un Modelo de
29
Gestión de Inventarios que se acople a las características propias de la empresa y que
este encaminado a optimizar los costos que incurren en el manejo de la mercadería.
30
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.
2.1 Caracterización de la empresa.
La Empresa “Distribuciones P y P”, es propiedad del señor Paul Fernando Cifuentes
Recalde, la misma que inició sus operaciones en Enero del 2013, cuya actividad principal
es la venta al por mayor y menor de productos diversos para el consumidor, como:
confites, conservas, enlatados, licores entre otros, productos que son distribuidos en la zona
norte del Ecuador, en las provincias de Imbabura y Carchi. La empresa actualmente cuenta
con un total de 8 trabajadores distribuidos en el área administrativa y ventas.
Esta empresa utiliza un sistema de software que no arroja información sobre los niveles
máximos y mínimos de inventario, sino que solamente genera un reporte de las
existencias, a través del cual se hace la verificación correspondiente entre la mercadería
que se encuentra en bodega con la que consta en el reporte, pero en sí no responde a las
dos interrogantes de cuándo y cuánto pedir.
Además la empresa trabaja con 14 proveedores, siendo el más fuerte la Universal, empresa
con la que se maneja bajo cupos, mientras que con las otras restantes la orden de pedido y
el punto de reorden se lo hace de forma empírica, es decir una vez que el inventario llega a
cero se solicita la mercadería, pero sin considerar la cantidad a pedir, situación que
conlleva a tener un exceso de mercadería en la bodega generando un incremento en los
costos de pedido y mantenimiento.
Todo el manejo de la mercadería se encuentra a cargo del bodeguero, hecho que en algunas
ocasiones ha generado problemas, ya que en la ausencia de él, todo es más complejo,
debido a que nadie más conoce donde se encuentra cada uno de los productos y el hecho de
que la bodega no posea ninguna señalética, ha generado dificultad en la identificación de
lotes de productos que estén a punto de caducarse, provocando así pérdidas para la
empresa.
Por otro lado la descarga de la mercadería se la realiza de forma manual, hecho que en
ciertas ocasiones ha generado daños en la mercadería. En la distribución de la misma,
también surgen inconvenientes, uno de ellos es el rechazo parcial o total del pedido, ello se
31
debe a varios factores cómo la inexperiencia del agente de ventas y la falta de
cumplimiento del cliente al momento de recibir el pedido.
Por lo que un inadecuado manejo de la mercadería, puede contribuir a la quiebra de los
negocios y por el contrario, una buena administración y control contribuirían al éxito
empresarial.
Es por ello que gracias a las nuevas herramientas, técnicas, modelos que hoy en día
existen, se puede dar solución a la problemática existente en dicha empresa, sin dejar de
lado el respectivo control que requiere el área comercial.
2.2 Descripción de la metodología.
2.2.1 Modalidad.
2.2.1.1 Cuali-cuantitativa.- (Hernández, Fernández & Baptista, 2006) propone la
metodología de enfoque mixto, que no es más que la integración de una parte cuantitativa
con la cualitativa. Por lo tanto es cualitativa, porque permitió identificar las falencias que
se suscitan en el manejo de la mercadería, desde el momento en que se identifica la
necesidad de hacer un pedido hasta su distribución directa, dando origen a que la falta de
un Modelo de Gestión de Inventarios, haya impedido la optimización de los costos que
incurren en el manejo de los mismos, mientras que es cuantitativa, porque para poder
estructurarlo, se hizo uso de fórmulas matemáticas y estadísticas que fueron requeridas en
el Modelo de Cantidad Óptima de Pedido así como en el Modelo de Análisis A, B, C.
2.2.2 Tipos de Investigación.
2.2.2.1 Investigación de acción.- (Sandín, 2003) expresa que es propicio el cambio social,
transformar la realidad y que las personas tomen conciencia de su papel en ese proceso
de transformación, por lo tanto esta investigación permitió proponer cambios en la empresa
“Distribuciones P y P”, ya que mediante el diseño de un Modelo de Gestión de
Inventarios, se pudo optimizar los costos que incurren en el manejo de la mercadería, ya
que se dio respuesta a las dos interrogantes cuándo ordenar y cuánto ordenar, todo ello
haciendo uso del Modelo de Análisis A, B y C y del Modelo de Cantidad Óptima de
pedido.
32
2.2.2.2 Investigación bibliográfica.- (Muñoz, 2009) la considera como la información
documental, donde se encuentran los antecedentes que sirven para el estudio y
fundamentación de un conocimiento, entre los que se encuentran las fuentes documentales
escritas, por lo tanto esta investigación facilitó la recopilación de información de diferentes
fuentes, de autores relevantes en las diferentes teorías de los Modelos de Inventarios y de
los costos que incurren en el manejo de la mercadería, a fin de poder tener un
direccionamiento más claro de la propuesta.
2.2.2.3 Investigación de campo.- (Muñoz, 2009) considera que la investigación de campo
sirve para recopilar la información del objeto de estudio, por lo que coadyuvó a recopilar
información de interés, tomando como referencia cada uno los procesos de la cadena de
suministro, en donde se identificaron algunas falencias que están estrechamente ligados
con el manejo de la mercadería.
2.2.2.4 Investigación descriptiva.- Según (Bernal, 2006) considera que este tipo de
investigación reúne todos los datos preliminares que permiten definir el problema con
mayor precisión, por lo tanto permitió la identificación de los costos de mantenimiento y
pedido, información que ayudó a la aplicación del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido,
mediante el cual se da respuesta a las dos interrogantes, cuándo y cuánto ordenar.
2.2.3 Métodos.
2.2.3.1 Histórico - lógico.- (Bijarro, 2007) menciona que este método estudia la trayectoria
de los fenómenos, los acontecimientos históricos y también las leyes generales del
funcionamiento y desarrollo de los fenómenos, por lo que este método facilitó conocer la
demanda, el precio de venta, los costos de mercadería que incurrieron durante el año 2013,
ya que a través de estos datos se pudo aplicar el Modelo de Análisis A, B, C y el Modelo
de Cantidad Óptima de Pedido.
2.2.3.2 Analítico – Sintético.- De acuerdo a (Bernal, 2010) este método propone indagar
los aspectos más relevantes que se van a utilizar en la investigación para luego concatenar
con todas los unidades analizadas, por lo que este método ayudó a revisar varios temas
relevantes, relacionados al Modelo de Gestión de Inventarios, en donde se realizó el
respectivo análisis y confrontación de distintos autores, unificando el criterio personal de
33
acuerdo a la síntesis extraída de los diferentes textos y documentos, que fueron la base para
la integración, elaboración y sustentación de la tesis.
2.2.3.3 Inductivo – Deductivo.- (Bernal, 2010) expresa que éste método se basa en la
perspectiva de la lógica del razonamiento, tomando un caso particular para luego
generalizarlo, por lo que este método facilitó la estructuración del Modelo, basado en las
necesidades y requerimientos de la empresa.
2.2.3.4 Enfoque Sistémico.- (Bijarro, 2007) señala que este método brinda una orientación
y estructuración teórica mediante la integración de todos los componentes del objeto de
estudio, por lo tanto este método ayudó a dar un orden y una secuencia lógica al diseño del
Modelo de Gestión de Inventarios.
2.2.4 Población.
De acuerdo a lo que manifiesta (Bernal, 2006) la población es el conjunto de todos los
elementos a los cuales se refiere la investigación, por lo tanto la presente investigación no
consideró ninguna fórmula para determinar la muestra, debido a que se determinó como
fuente principal de recopilación de datos la realización de una entrevista dirigida al
Gerente- propietario, contador y bodeguero, quienes son el accionar de la organización, los
mismos que ayudaron significativamente a conocer aspectos relevantes y a proveerse de la
información necesaria que permita el diseño de la propuesta.
Tabla 1 Población
ÁREA Nº DE EMPLEADOS
ADMINISTRATIVA
Gerente- propietario 1
FINANCIERO
Contador 1
VENTAS
Bodeguero 1
TOTAL 3 Fuente: Empresa “Distribuciones P y P”
34
2.2.5 Técnicas e Instrumentos de investigación.
2.2.5.1. Técnicas de Investigación.
Entrevista.- (Ficowsky & Benjamin, 2009). señala que es una herramienta que se basa
en la reunión con una persona a fin de preguntar en forma minuciosa y detallada
cierta información, por lo que se llevó a cabo una entrevista dirigida al Gerente
propietario, contador y bodeguero, quienes proporcionaron datos significativos sobre
las operaciones y controles efectuados en cada uno de los procesos llevados a cabo
dentro de la empresa.
2.2.5.2. Instrumentos de investigación.
Guía de entrevista.- (León, 2005) indica que es un instrumento el cual se enfoca en
una lista de temáticas y áreas generales que serán abordadas durante una entrevista por
lo que se estableció un listado de preguntas, con un enfoque directo al tema de
investigación.
2.2.6. Análisis de la recopilación de información.
2.2.6.1. Análisis de la entrevista dirigida al Sr. Gerente General.
En la mañana 12 de enero del 2014 aproximadamente a las 15H30 (pm), se realiza la
entrevista al Sr Paúl Cifuentes Recalde, Gerente-propietario de la empresa “Distribuciones
P y P”, quién supo manifestar que su función principal dentro de la empresa es velar por
el bienestar de la misma, manteniendo una estrecha relación con los vendedores,
bodeguero, despachadores y choferes, quienes mediante el desarrollo de sus actividades
proporcionan la continuidad de las operaciones empresariales, de tal manera que esta es la
fuente de información sobre los movimientos del negocio, ya que el no contar con un
organigrama estructural y funcional bien definido, no se puede mantener un buen control
en el área de comercialización.
Además mencionó, que su empresa inició sus actividades en el año 2013 y que desde ese
entonces no se puso énfasis en el diseño de herramientas de control, tanto para el área
administrativa como para el área de ventas, que determinarán las funciones y
procedimientos a seguir. Por lo tanto para medir el desempeño de sus trabajadores se lo
35
hace bajo un criterio de desenvolvimiento de actividades. Sin embargo el no contar con
esas herramientas no ha sido fuente de impedimento para el crecimiento empresarial.
Actualmente la empresa trabaja con un sistema de software denominado SAVAD 2013, el
mismo que facilita el manejo de las compras, ventas, clientes, proveedores e inventarios,
pero no arroja las cantidades óptimas de pedido, solo reportes del total de las existencias,
los mismos que requieren de una verificación, la cual es llevada a cabo mediante
constatación física, actividad que no se realiza con periocidad.
Durante todo el primer año del ejercicio de sus operaciones, la empresa trabajo con 14
proveedores, de los cuales con el único que trabaja bajo cupos es con la Universal,
mientras que con los restantes los pedidos se realizan de forma empírica, es decir una vez
que el inventario llega a cero se solicita la mercadería, pero sin saber la cantidad y el punto
de reorden de cada uno de los productos.
Sin embargo el Gerente propietario manifestó que desconoce a ciencia cierta el total de
productos que comercializa, pero de lo único que tiene un conocimiento claro es de los
productos de mayor y menor rotación, eso se debe a la información diaria suministrada por
el Agente de ventas.
Para determinar el precio de venta, la empresa considera un margen de rentabilidad del
15% al cual no se le añade los costos que incurren en el manejo de la mercadería, como
son los costos de pedido y mantenimiento.
2.2.6.2. Análisis de la entrevista dirigida al Sr. Bodeguero.
La presente entrevista se la realizó el día 13 de enero del 2014 a las 14H00 (pm) de la
tarde al Sr. José Valverde, personal encargado de la bodega quien supo manifestar que las
funciones que realiza dentro de esta área son: controlar las entradas y salidas de la
mercadería, verificar la mercadería recibida con la factura de compra, realizar constatación
física y verificar la mercadería a ser despachada. Además indicó que sus funciones y
responsabilidades son emitidas de forma verbal por parte del Gerente propietario,
añadiendo que el cargo de bodeguero no es rotativo dentro de la empresa.
Además para realizar un pedido, se verifica que las existencias hayan llegado a un
inventario cero, dato que es suministrado al Jefe de Compras, para que elabore una Orden
36
de Compra, la misma que es entregada de forma indirecta al proveedor, haciendo uso de
llamadas telefónicas o envíos por correo electrónico.
Mientras que para la recepción de la mercadería, se saca una copia de la factura de
compra, a fin de poder efectuar la verificación de las cantidades solicitadas con las
entregadas. El despacho de la mercadería se lo realiza de la misma manera que la
recepción, solo que se trabaja con una copia de la factura de ventas, todo este manejo de la
mercadería se lo efectúa de manera verbal en conjunto con el bodeguero, vendedor y
Gerente propietario.
Por lo tanto, manifestó que el proceso que se lleva a cabo dentro de la bodega no está
sustentado con documentos de control diseñados por la propia empresa, si no que todo se
trabaja mediante una copia de las facturas tanto de compras y ventas.
2.2.6.3. Análisis de la entrevista dirigida al Contador.
En la mañana del 14 de febrero del 2014 aproximadamente a las 10:00 (am) se efectúa
la entrevista dirigida a la Ing. Paúl Toro, contador de la empresa “Distribuciones P y P”,
persona que se encuentra laborando en la empresa desde el ejercicio de sus operaciones,
quien es el encargado de realizar las labores contables bajo la disposición de políticas y
responsabilidades verbales emitidas por el Gerente propietario.
Dentro de sus actividades efectuadas se encuentran la elaboración de balances, tributación,
nómina, verificación de facturas, ingreso de compras, ingresos de ventas, retenciones,
gastos deducibles y el cumplimiento del aspecto legal establecido por el órgano de control
del Servicio de Rentas Internas.
Además hizo mención, a que la utilización del sistema de software SAVAD 2013 facilita el
registro de las ventas, compras y devoluciones, además permite llevar un correcto manejo
tanto de las cuentas por pagar como de las cuentas por cobrar. El sistema arroja un reporte
de existencias, el mismo que requiere de una constatación física, pero en sí no posee un
Módulo de Contabilidad.
Por lo tanto la presentación de los Estados Financieros, se la realizará en el año 2014 en el
mes de marzo.
37
Además indicó que el ambiente laboral dentro de la empresa es bueno, ya que durante todo
el año 2013 no hubo conflictos laborales que pasaran a mayor grado, solo pequeños
inconvenientes propios de las funciones que desempeña cada trabajador.
2.3. Propuesta del investigador.
Figura 20 Propuesta del Investigador
2.4. Conclusiones parciales del capítulo.
La empresa “Distribuciones P y P” cuenta con un sistema automatizado llamado
SAVAD 2013, el cual se encarga del manejo de las compras, ventas, devoluciones,
proveedores, clientes e inventarios, en cuánto se refiere a los inventarios solamente
genera un reporte de existencias con el cual se hace la verificación respectiva de la
mercadería que se encuentra en bodega, pero en sí no arroja información relacionada
con las cantidades a pedir y el punto de reorden.
La empresa además desconoce la cantidad a ordenar y el punto de reorden de cada
pedido, esto se debe a que no existe ninguna técnica que les permita dar respuesta a
esas dos variables, por lo que la ejecución de estas dos tareas es llevada a cabo de
forma empírica, razón por la cual existe un incremento en los costos de mercadería,
38
situación que sustenta la realización de un Modelo de Gestión de Inventarios que
permita optimizar dichos costos.
La recopilación de información se hizo mediante la aplicación de distintos tipos de
investigación, métodos, técnicas e instrumentos, donde se pudo identificar también
falencias en los procesos de compra, almacenamiento, ventas y distribución, todo ello
debido a la inexistencia de un Organigrama estructural, de un Manual de funciones, de
un Manual de procedimientos, políticas y documentos base, que permitieran generar un
mayor control en el área de comercialización.
39
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.1 Tema.
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“DISTRIBUCIONES P y P” DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE
IMBABURA.
3.1.1 Objetivo de la propuesta.
Orientar técnicamente a determinar la cantidad óptima de pedido y el punto de reorden de
los productos de mayor y menor rotación dentro de la empresa, a su vez se pretende
establecer herramientas de control para los Inventarios.
3.1.2 Logotipo de la empresa “Distribuciones P y P”.
Figura 21 Logotipo propuesto de la empresa “Distribuciones P y P”
3.1.3 Descripción de la empresa.
Tabla 2 Descripción de la empresa
Razón social: Cifuentes Recalde Paúl Fernando
RUC: 1003689690001
Nombre Comercial: Distribuciones P y P
Dirección: Calle Hernan González de Saa y Julio Andrade
Estado del contribuyente en el
RUC
Activo
Clase de contribuyente: Otro
Tipo de contribuyente: Persona Natural
Obligado a llevar contabilidad: Si
Actividad económica principal: Venta al por mayor y menor de productos diversos
para el consumidor
Fecha de inicio de actividades: 08-01-2013
Fuente: Servicio de Rentas Internas
40
3.1.4 Base legal.
La empresa “Distribuciones P y P” cumple con todas las disposiciones legales establecidas por
los distintos órganos de control, las mismas que se detallan a continuación:
3.1.4.1 Órganos de control.
Figura 22 Órganos de Control
3.1.4.2 Leyes y normas.
Tabla 3 Leyes y normas (Inicia Pág. 40)
Normativa Artículo
Constitución Política
de la República del
Ecuador 2008.
TÍTULO II
Capítulo Segundo
Sección Octava
Trabajo y Seguridad Social
Art. 33 – 34
Ley Orgánica de
Régimen Tributario
Interno.
TÍTULO PRIMERO
Impuesto a la Renta
Capítulo I
Normas Generales
Art. 1.-Objeto del impuesto.
Art. 2.- Concepto de renta.
Art. 4.- Sujetos pasivos.
Art.7.- Ejercicio impositivo.
Capítulo VI
Contabilidad y corrección
monetaria integral de los estados
financieros
Art. 19.- Obligación de Llevar
Contabilidad.
Art. 20.- Principios Generales.
Art. 21.- Estados Financieros.
Servicio de Rentas Internas
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón San
Miguel de Ibarra
Ministerio de Salud Pública
Cuerpo de Bomberos de Ibarra
Ministerio de Relaciones Laborales
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
41
TÍTULO SEGUNDO
Capítulo II
Hecho imponible y sujeto del
impuesto
Art.52.-Objeto del impuesto
Art. 63.- Sujetos pasivos
Art. 64.- Facturación del
impuesto.
Capítulo III
Tarifa del impuesto y crédito
tributario
Art. 65.- Tarifa.
Art.-67 Declaración del
impuesto.
Ley Orgánica de Salud
Pública.
TÍTULO ÚNICO
Capítulo VI
Libro II
Vigilacia y Control Sanitario
Disposiciones Comunes
Art. 130
Ley del Registro
Único de
Contribuyentes.
Capítulo I
De las Disposiciones Generales
Art. 3 - 4 -5
Código Orgánico de
Organización
Territorial Autonomía
y Descentralización.
TITULO IX
Capítulo III
Sección Primera
Impuestos
Impuesto a las patentes
Municipales y Metropolitanas
Art. 546 - 547 - 548 - 549 -
550 – 551
Ley de Seguridad
Social
TÍTULO I
DEL RÉGIMEN GENERAL
Capítulo I
Normas Generales
Capítulo Ocho
De la recaudación y de la mora
patronal
Art. 2 Sujetos de Protección.
Art. 73 Inscripción del
afiliado y pago de aportes.
Código de Trabajo TÍTULO I
Del contrato individual de trabajo
Capítulo IV
De las obligaciones del empleador
y trabajador
Art.42 Obligaciones del
empleador, numeral 31.
Ley de Defensa contra
incendios
Capítulo V
De los Recursos Económicos
Art. 35
3.1.5. Misión. (Propuesto)
Satisfacer las expectativas de nuestros clientes a través de la comercialización de diversos
productos de excelente calidad, generando así valor a nuestras marcas.
Tabla 3 Leyes y normas (Continúa Pág. 40)
42
3.1.6 Visión (Propuesto).
“Distribuciones P y P” pretende para el año 2018 ser la empresa líder en la
comercialización de una gama de productos para el mercado nacional, promoviendo así el
desarrollo de la comunidad y del país entero, manteniendo siempre la rentabilidad del
negocio y el nivel de crecimiento empresarial.
3.1.7 Valores Corporativos (Propuesto).
Profesionalismo.- Los trabajadores de la empresa “Distribuciones P y P” deben
demostrar profesionalismo en el desarrollo de sus funciones, siempre actuando con
seriedad, constancia y dedicación.
Responsabilidad.- Los trabajadores de la empresa “Distribuciones P y P” deben estar
comprometidos con la ejecución de sus tareas, realizándolas siempre con entusiasmo y
responsabilidad.
Puntualidad.- Los trabajadores de la empresa “Distribuciones P y P” deben mantener
ante todo la puntualidad en la realización de sus labores, a fin de que el cliente se sienta
satisfecho con la prestación de su servicio.
Cooperación.- Los trabajadores de la empresa “Distribuciones P y P” deben trabajar
en equipo y colaborar con el bienestar de la empresa.
Integridad.- Los trabajadores de la empresa “Distribuciones P y P” deben ser
honestos al momento de llevar a cabo el ejercicio de sus funciones.
3.1.8 Organigrama Estructural (Propuesto)
Figura 23 Organigrama Estructural
Área de Talento Humano Área de Comercialización
Facturación
Compras
Bodega
Ventas
Área Financiera
Contabilidad
Secretaria
Gerente General
43
3.1.9 Organigrama Funcional.
Figura 24 Organigrama Funcional
3.1.10 Manual de Funciones.
El Manual de Funciones propuesto para la empresa “Distribuciones P y P” está acorde a
sus requerimientos, donde se señala cada una de las actividades que deberán efectuarse en
cada cargo, además se detalla las competencias personales y profesionales que debe poseer
cada trabajador, de tal manera que este instrumento le sirva de base en la ejecución de
tareas, permitiendo en sí evitar la segregación de funciones. (Ver Anexo 3)
3.1.11 Proveedores.
N° LOGOTIPO NOMBRE DE LA EMPRESA
1 UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A
2 PROALCO CIA LTDA
3 MULTISERVICIOS JUAN DE LA CRUZ S.A
Gerente General
Jefe de Talento Humano Jefe de Comercialización
Facturador
Agente de compras
Bodeguero
Agente de Ventas
Jefe Financiero
Contador
Secretaria
Despachadores
Chofer
(Inicio Pág. 43) Figura 25 Lista de Proveedores
Fuente: Empresa Distribuciones P y P
44
4 EVEREADY ECUADOR C.A
5 INDUSTRIA CONSERVERA DEL GUAYAS S.A
6 HISPANA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS HISPANABE
S.A
7
SALICA DEL ECUADOR S.A
8
INDUSTRIAL PAPELERA DEL ECUATORIANA S.A
9 CALBAQ S.A
10 SIPIA S.A
11 JACOME & ORTIZ DE COMERCIO CIA. LTDA
12 CORPORACIÓN ECUATORIANA DE LICORES Y
ALIMENTOS
13 INCREMAR CIA. LTDA
14
PRODUCTOS CRIS CIA. LTDA.
Figura 25 Lista de Proveedores
Fuente: Empresa Distribuciones P y P
3.1.12 Productos con mayor y menor rotación.
Se muestra los productos que han tenido mayor y menor rotación durante el año 2013,
mismos que serán tomados como base para la realización del Método de Análisis ABC y la
aplicación del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido. (Ver Anexo 4)
3.1.13 Planeación
3.1.13.1 Método de análisis ABC
Para la aplicación de este método se consideraron los productos de mayor y menor rotación
haciendo uso de la demanda anual y del precio unitario de cada uno de ellos.
(Continua Pág. 43)
45
1.- Determinación del valor total de los artículos de mayor y menor rotación.
Tabla 4 Valor total de los artículos de mayor y menor rotación. (Inicia Pág. 45)
N° CÓD. DESCRIPCIÓN
DEMANDA
ANUAL
(CAJAS)
DEMANDA
MENSUAL
PRECIO
UNITARIO
(CAJAS)
VALOR
TOTAL
(CAJAS)
1 1682 CAR, DURO SURTIDO 420 GR X 30 713 50 45,48 32.427,24
2 1671 COCOA UNIVERSAL 440 GR X 27 581 42 119,43 69.388,83
3 1670 COCOA UNIVERSAL 170 GR X 70 2940 180 19,51 57.359,40
4 1032 HUEVITO MARRASCHINO 250 GR X 48 827 60 88,31 73.032,37
5 PRO160 RON SAN MIGUEL GOLD 750 CC 753 50 65,99 49.690,47
6 JCI07 ATÚN REAL ABRE FÁCIL 180 GR X 48 639 48 58,75 37.541,25
7 EE1005 BARBERA SCHICK EXTREME3 PS X 4 X 6 116 5 107,36 12.453,76
8 EE4409 PILA ENERGIZER MAX AAA X 2 X 4DP X 12 X 48 98 8 66,85 6551,30
9 IN2002 PH DELUXE HADA PAQ X 4 X 12 2496 160 10,23 25.534,08
10 SI0326 CHAMPIÑON TAJADO LATA 400 GR X 24 59 3 41,53 2450,27
11 PRO125 RON SAN MIGUEL 5 AÑOS GOLD 750 CC X 12 58 3 83,97 4870,26
12 HI9495 CHAMPAGNE GRAND DUVAL BLANCO 750 CC X 12 186 10 49,78 9259,08
13 CA5702 ORBIT 4P MENTA POLAR 40 X 24 5 1 170,41 852,05
14 1628 GALL. CHOCOANIMALIAS 50 GR X 30 10 2 6,92 69,20
15 SI021 ACEITUNA RELLENA DOY PACK 220 GR X 24 10 1 30,75 307,50
16 PRO110 RON SAN MIGUEL BLACK 7 AÑOS 750 CC X 12 8 1 133,11 1064,88
17 EE0627 PROT, SOLAR KIDS MAX X 12 7 1 124,71 872,97
18 G3440 MOROCHO FUNDA 700 GR X 12 9 1 20,60 185,40
19 G5970 TAMARINDO VASO 270 GR X 24 11 1 61,60 677,60
46
20 1852 CHUP. YE YE FRESA ACIDO 504 GRX 24 70 3 34,99 2449,30
21 SA0006 TINAPA CAMPOS TOMATE 155 GR X 50 8 1 33,22 265,76
22 CA7449 STARBURST CARAMELO ORIGINAL 36 X 10 3 1 89,00 267,00
23 SI0160 VINAGRE BLANCO ESPECIAS FRASCO 500 ML X 24 1 1 44,34 44,34
24 IA1129 RON 2300 ALTURA DE LOS ANDES 760 ML X 6 24 2 45,19 1084,56
TOTAL 635 388689,87
2.- Determinación de la participación monetaria en (%) de cada artículo en el valor total del inventario de productos con mayor y menor
rotación.
Tabla 5 Participación monetaria en (%) de cada artículo dentro del Inventario. (Inicia Pág. 46)
N° CÓDIGO DESCRIPCIÓN VALOR TOTAL COSTO TOTAL
%
1 1682 CAR, DURO SURTIDO 420 GR X 30 32.427,24 8%
2 1671 COCOA UNIVERSAL 440 GR X 27 69.388,83 18%
3 1670 COCOA UNIVERSAL 170 GR X 70 57.359,40 15%
4 1032 HUEVITO MARRASCHINO 250 GR X 48 73.032,37 19%
5 PRO160 RON SAN MIGUEL GOLD 750 CC 49.690,47 13%
6 JCI07 ATÚN REAL ABRE FÁCIL 180 GR X 48 37.541,25 10%
7 EE1005 BARBERA SCHICK EXTREME3 PS X 4 X 6 12.453,76 3%
8 EE4409 PILA ENERGIZER MAX AAA X 2 X 4DP X 12 X 48 6551,30 2%
9 IN2002 PH DELUXE HADA PAQ X 4 X 12 25.534,08 7%
10 SI0326 CHAMPIÑON TAJADO LATA 400 GR X 24 2450,27 0,6%
11 PRO125 RON SAN MIGUEL 5 AÑOS GOLD 750 CC X 12 4870,26 1%
12 HI9495 CHAMPAGNE GRAND DUVAL BLANCO 750 CC X 12 9259,08 2%
13 CA5702 ORBIT 4P MENTA POLAR 40 X 24 852,05 0,2%
Tabla 4 Valor total de los artículos de mayor y menor rotación. (Continúa Pág. 45)
47
3.- Determinación de la participación monetaria en (%) acumulado de cada artículo en el valor total del inventario.
Tabla 6 Participación monetaria en (%) acumulado de cada artículo en el valor total del Inventario. (Inicio Pág. 47)
N° CÓDIGO
D.
ANUAL
(UNIDADES)
D. ANUAL
(Q)
PRECIO
U. VALOR TOTAL
COSTO
TOTAL
%
C. TOTAL %
ACUM.
PRODUCTOS CLASIFICACIÓN A
4 1032 39697 827 88,31 73.032,37 19% 19%
2 1671 40698 581 119,43 69.388,83 18% 37%
3 1670 79381 2940 19,51 57.359,40 15% 52%
5 PRO160 9033 753 65,99 49.690,47 13% 65%
6 JCI07 30695 639 58,75 37.541,25 10% 75%
1 1682 21402 713 45,48 32.427,24 8% 83%
22909 6453 319.430,56 83%
14 1628 GALL. CHOCOANIMALIAS 50 GR X 30 69,20 0%
15 SI021 ACEITUNA RELLENA DOY PACK 220 GR X 24 307,50 0%
16 PRO110 RON SAN MIGUEL BLACK 7 AÑOS 750 CC X 12 1064,88 0,2%
17 EE0627 PROT, SOLAR KIDS MAX X 12 872,97 0,2%
18 G3440 MOROCHO FUNDA 700 GR X 12 185,40 0%
19 G5970 TAMARINDO VASO 270 GR X 24 677,60 0,1%
20 1852 CHUP. YE YE FRESA ACIDO 504 GRX 24 2449,30 0,5%
21 SA0006 TINAPA CAMPOS TOMATE 155 GR X 50 265,76 0%
22 CA7449 STARBURST CARAMELO ORIGINAL 36 X 10 267,00 0%
23 SI0160 VINAGRE BLANCO ESPECIAS FRASCO 500 ML X 24 44,34 0%
24 IA1129 RON 2300 ALTURA DE LOS ANDES 760 ML X 6 1084,56 0,2%
TOTAL 388689,87 100%
Tabla 5 Participación monetaria en (%) de cada artículo dentro del Inventario. (Continúa Pág. 46)
48
PRODUCTOS CLASIFICACIÓN B
9 IN2002 29953 2496 10,23 25.534,08 7% 90%
7 EE1005 697 116 107,36 12.453,76 3% 93%
12 HI9495 2227 186 49,78 9259,08 2% 95%
32877 2798 47.246,92 12%
PRODUCTOS DE CLASIFICACIÓN C
8 EE4409 4707 98 66,85 6551,30 2% 97%
11 PRO125 694 58 83,97 4870,26 1% 98%
10 SI0326 1411 59 41,53 2450,27 0,6% 98,6%
20 1852 1670 70 34,99 2449,30 0,5% 99,1%
24 IA1129 145 24 45,19 1084,56 0,2% 99,3%
16 PRO110 91 8 133,11 1064,88 0,2% 99,5%
17 EE0627 88 7 124,71 872,97 0,2% 99,7
13 CA5702 123 5 170,41 852,05 0,2% 99,9%
19 G5970 267 11 61,60 677,60 0,1% 100%
15 SI021 251 10 30,75 307,50 0% 100%
22 CA7449 72 3 89,00 267,00 0% 100%
21 SA0006 421 8 33,22 265,76 0% 100%
18 G3440 104 9 20,60 185,40 0% 100%
14 1628 285 10 6,92 69,20 0% 100%
23 SI0160 31 1 44,34 44,34 0% 100%
10360 381 22.012,39 5%
TOTAL 9632 388689,87 100%
Tabla 6 Participación monetaria en (%) acumulado de cada artículo en el valor total del Inventario. (Continúa Pág. 47)
49
4.- Graficación de la participación monetaria de los productos de las tres categorías.
Figura N° 26 Representación gráfica de los artículos A, B, C. en (%)
Análisis
En la gráfica anterior se puede observar que el 83% pertenece a los productos de la categoría A, es decir aquellos productos que representan
un alto costo para la empresa, mientras que el 12% equivale a los productos de la categoría B y el 5% a los de la C, lo que significa que para
las tres categorías debe existir un adecuado control, claro que para los de la categoría A el control será más estricto, es decir las revisiones
serán continuas , mientras que para los de la B, intermedias y para los de la C sus revisiones serán periódicas.
83%
12% 5%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
A B C
MODELO ABC
50
3.1.13.2 Formulación matemática del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido.
Una vez que se haya aplicado el Modelo de Análisis ABC para los productos de mayor y
menor rotación de la empresa “Distribuciones P y P”, se procede a la aplicación del
Modelo de Cantidad Óptima de Pedido.
Para este proceso se requiere de los siguientes datos:
1.- Compras de los productos con mayor y menor rotación, en cantidad y con su respectivo
costo.
Tabla 7 Compras de los productos con mayor y menor rotación, en cantidad y con su respectivo costo.
N° CÓDIGO
TOTAL
(CAJAS)
ANUALES
TOTAL
(CAJAS)
MENSUALES
PRECIO
UNITARIO
(COMPRA)
PRECIO
TOTAL
COMPRAS
ANUALES
1 1682 750 60 39,89 29.917,50
2 1671 1524 80 40,55 61.798,20
3 1670 3000 120 46,26 138.780,00
4 1032 917 69 79,06 72.498,02
5 PRO160 760 63 62,25 51.246,80
6 JCI07 650 48 53,92 35.048,00
7 EE1005 149 10 93,96 14.000,04
8 EE4409 100 8 58,82 5.882,00
9 IN2002 2890 200 9,17 26.501,30
10 SI0326 59 4 36,96 2.180,64
11 PRO125 60 5 80,00 4.800,00
12 HI9495 208 12 47,16 9.809,28
13 CA5702 7 1 132,86 930,02
14 1628 15 3 6,37 95,55
15 SI021 11 2 25,45 279,95
16 PRO110 10 1 131,60 1.316,00
17 EE0627 9 2 133,56 1.202,04
18 G3440 11 2 17,36 190,96
19 G5970 11 2 47,45 521,95
20 1852 90 5 31,11 2.799,90
21 SA0006 10 2 30,25 302,50
22 CA7449 5 1 247,00 1.235,00
23 SI0160 4 1 30,48 121,92
24 IA1129 50 4 39,86 1.993,00
11300 705 1521.35 463.450,57
51
2.- Determinación del costo de mantenimiento, el costo de pedido y el costo total de los
artículos de mayor y menor rotación durante el año 2013, para lo cual se hace referencia a
lo manifestado por el Gerente propietario durante la entrevista; las Órdenes de Compra son
efectuadas por el Jefe de Compras, dónde se ha considerado como tiempo de duración al
momento de efectuar una orden de pedido, el tiempo que transcurre en hacer una orden de
aproximadamente 25 cajas, incurriendo en un tiempo de aproximadamente de una hora,
donde se hace uso de llamadas telefónicas y envío de correos electrónicos.
Datos:
MES: Marzo del 2013
Formato. 1 Determinación del tiempo de duración de cada Orden de Compra. (Inicio Pág. 51)
N° Código
Compras
anuales
(cajas)
Compras
mensuales
(cajas)
Q de
pedido en
cada
orden
(mensual)
N° de
Órdenes de
Compra
(mensual)
Tiempo de
duración de
c/ Orden de
Compra
1 1682 750 60 20 3 144 min.
2 1671 1524 80 20 4 192min.
3 1670 3000 120 20 5 240 min.
4 1032 917 69 23 3 165.6 min.
5 PRO160 760 63 21 3 151.2 min.
6 JCI07 650 48 16 3 115.2 min.
7 EE1005 149 10 10 1 24 min.
8 EE4409 100 8 8 1 19. 2 min.
9 IN2002 2890 200 25 8 480 minutos
10 SI0326 59 4 4 1 9,6 min.
11 PRO125 60 5 5 1 12 min.
12 HI9495 208 12 12 1 28.8 min.
13 CA5702 7 1 1 1 2.4 min.
14 1628 15 3 3 1 7.2 min.
15 SI021 11 2 2 1 4.8 min.
16 PRO110 10 1 1 1 2.4 min.
17 EE0627 9 2 2 1 4.8 min.
18 G3440 11 2 2 1 4.8 min.
19 G5970 11 2 2 1 4.8 min.
20 1852 90 5 5 1 12 min.
21 SA0006 10 2 2 1 4.8 min.
22 CA7449 5 1 1 1 2.4 min.
52
23 SI0160 4 1 1 1 2.4 min.
24 IA1129 50 4 4 1 9.6 min.
TOTAL 11300 705 46 1644 min.
Formato. 2 Recursos que intervienen al momento de realizar una Orden de Compra.
Formato. 3 Cálculo del valor de cada Orden de Compra, en base a los Gastos de Salario e internet.
Rubros Valores
N° de
Órdenes de
Compra
Asignación por c/ Orden de Compra
Salario Básico
Jefe de Compras
$ 318.00 46
$ 6,91
Internet $ 65.00 46 $ 1.41
TOTAL $ 8,32
Formato. 4 Cálculo del valor por minuto del Gasto de teléfono y Energía eléctrica.
Rubros Valor
del
rubro
Unidad
de
tiempo
Valor
del día
Horas
laborables
Valor
(hora)
Valor
(minuto)
Total de
minutos
usados
TOTAL
Teléfono 78,00 30 días $ 2,60 8 $ 0,33 $ 0,0055 1644 $ 9.04
Energía
eléctrica
65,00 30 días $ 2,17 8 $ 0,26 $ 0.0043 1644 $ 7.07
TOTAL $ 16.11
Formato. 5 Resumen de los costos totales de cada uno de los rubros que intervienen en el costo de pedido.
Rubros Valores Totales
Salario Básico (Jefe de Compras) $ 6.91
Internet $ 1.41
Teléfono $ 9.04
Energía Eléctrica $ 7.07
TOTAL $ 24.43
Rubros Valores Unidad de Tiempo
Salario Básico $ 318.00 Mensual
Internet $ 65.00 Mensual
Teléfono $ 78.00 Mensual
Luz $ 65.00 Mensual
TOTAL $ 546,00
Formato. 1 Determinación del tiempo de duración de cada Orden de Compra. (Continúa Pág. 51)
53
Formato. 6 Cálculo del Costo de pedido.
Costo de Pedido
= Costo
unitario de
cada pedido
D= Demanda mensual de
artículos.
Q= Cantidad de
artículos comprados
en el mes.
Fórmula
$ 24.43 635 705
22.00
Para determinar el Costo de Mantenimiento de cada producto se aplica la siguiente
fórmula:
El proceso anterior se lleva acabo para todos los productos de mayor y menor rotación,
donde se va a obtener el costo de mantenimiento de cada uno.
N° CÓDIGO
PRECIO
UNITARIO
(COMPRA)
TASA
REFERENCIAL
ACTIVA
COSTO DE
MANTENIMIENTO
POR PRODUCTO
1 1682 39,89 8.17% 3.25
2 1671 40,55 8.17% 3.31
3 1670 46,26 8.17% 3.77
4 1032 79,06 8.17% 6.45
5 PRO160 62,25 8.17% 5.08
6 JCI07 53,92 8.17% 4.40
7 EE1005 93,96 8.17% 7.67
8 EE4409 58,82 8.17% 4.80
9 IN2002 9,17 8.17% 0.74
10 SI0326 36,96 8.17% 3.01
11 PRO125 80,00 8.17% 6.53
12 HI9495 47,16 8.17% 3.85
13 CA5702 132,86 8.17% 10.85
14 1628 6,37 8.17% 0.52
Formato. 7 Determinación del Costo de Mantenimiento de cada producto (Inicio Pág. 53)
54
Una vez que se obtiene el Costo de Pedido y el Costo de Mantenimiento se procede a
aplicar la fórmula del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido, para el cual se ha tomado
como referencia el producto PRO-160. Este proceso debe llevarse a cabo para todos los
productos de mayor y menor rotación, a fin de poder determinar las cantidades a ordenar,
el número de órdenes y el punto de reorden.
3.- Aplicación del Modelo de Cantidad Óptima de pedido, para el producto PRO-160 RON
SAN MIGUEL GOLD 750 CC.
Formato. 8 Aplicación del Modelo de Cantidad óptima de pedido al producto PRO 160.
N° CÓD. DEMANDA
ANUAL
(CAJAS)
DEMANDA
MENSUAL
(CAJAS)
COSTO DE
PEDIDO
COSTO DE
MANTENIMIENTO
4 PRO160 753 50 22.00 5.08
√
√
√
√
15 SI021 25,45 8.17% 2.07
16 PRO110 131,60 8.17% 10.75
17 EE0627 133,56 8.17% 10.91
18 G3440 17,36 8.17% 1.41
19 G5970 47,45 8.17% 3.87
20 1852 31,11 8.17% 2.54
21 SA0006 30,25 8.17% 2.47
22 CA7449 247,00 8.17% 20.17
23 SI0160 30,48 8.17% 2.49
24 IA1129 39,86 8.17% 3.25
1521.35 124.29
Formato. 7 Determinación del Costo de Mantenimiento de cada producto (Continúa Pág. 53)
55
Significa que la cantidad de productos PRO 160 - RON SAN MIGUEL GOLD 750 CC a
adquirirse son 21 cajas por cada orden de compra.
Significa que durante todo el mes se deben efectuar 2 Órdenes de Compra del producto
PRO 160 - RON SAN MIGUEL GOLD 750 CC.
días
Significa que cada Orden de Compra del producto PRO 160 - RON SAN MIGUEL GOLD
750 CC deberá efectuarse cada 15 días.
El costo total mensual de la Orden de Compra del Producto PRO 160 - RON SAN
MIGUEL GOLD 750 CC es de $ 84.64.
56
N° CÓDIGO
SIN LA APLICACIÓN DEL MODELO CON LA APLICACIÓN DEL MODELO OPTIMIZACÍÓN
Q de
pedido en
cada
orden
N° de
Órdenes de
Compra
(mensual)
Costo de
Pedido
Costo de
Manteni-
miento
Q de
pedido en
cada orden
N° de
Órdenes
de
Compra
(mensual)
Costo de
Pedido
Costo de
Mante-
nimien-
to.
Diferencia entre el
Costo de Pedido
1 1682 20 3 22.00 3.25 26 2 20.75 3.25 1.75
2 1671 20 4 22.00 3.31 24 2 20.75 3.31 1.75
3 1670 20 5 22.00 3.77 53 3 20.75 3.77 1.75
4 1032 23 3 22.00 6.45 20 3 20.75 6.45 1.75
5 PRO160 21 3 22.00 5.08 21 2 20.75 5.08 1.75
6 JCI07 16 3 22.00 4.40 21 2 20.75 4.40 1.75
7 EE1005 10 1 22.00 7.67 5 1 20.75 7.67 1.75
8 EE4409 8 1 22.00 4.80 9 1 20.75 4.80 1.75
9 IN2002 25 8 22.00 0.74 98 2 20.75 0.74 1.75
10 SI0326 4 1 22.00 3.01 7 1 20.75 3.01 1.75
11 PRO125 5 1 22.00 6.53 5 1 20.75 6.53 1.75
12 HI9495 12 1 22.002 3.85 8 1 20.75 3.85 1.75
13 CA5702 1 1 22.00 10.85 3 1 20.75 10.85 1.75
14 1628 3 1 22.00 0.52 3 1 20.75 0.52 1.75
15 SI021 2 1 22.00 2.07 9 1 20.75 2.07 1.75
16 PRO110 1 1 22.00 10.75 2 1 20.75 10.75 1.75
17 EE0627 2 1 22.00 10.91 2 1 20.75 10.91 1.75
Formato. 9 Comparación de los Costos antes y después de haber aplicado el Modelo de Cantidad Óptima de Pedido (Inicio Pág. 56)
57
18 G3440 2 1 22.00 1.41 6 1 20.75 1.41 1.75
19 G5970 2 1 22.00 3.87 3 1 20.75 3.87 1.75
20 1852 5 1 22.00 2.54 7 1 20.75 2.54 1.75
21 SA0006 2 1 22.00 2.47 5 1 20.75 2.47 1.75
22 CA7449 1 1 22.00 20.17 1 1 20.75 20.17 1.75
23 SI0160 1 1 22.00 2.49 4 1 20.75 2.49 1.75
24 IA1129 4 1 22.00 3.25 5 1 20.75 3.25 1.75
46 124.29 33 124.29 42.00
Formato. 9 Comparación de los Costos antes y después de haber aplicado el Modelo de Cantidad Óptima de Pedido (Continúa Pág. 56)
58
Formato. 10 Determinación de los minutos que se requieren para efectuar las Órdenes de Compra resultantes de
la aplicación del modelo.
Para poder determinar el valor que incurre en el Gasto de Salarios e Internet se debe realizar
una regla de tres:
Si 46 Órdenes de Compra tienen un costo de $ 8.32. ¿Cuánto será el costo por realizar 33
Órdenes de Compra? Las 33 Órdenes de Compra tienen un costo de $ 5.97, lo que significa
que existe una optimización de $2.35.
N° Código
Compras
anuales
(cajas)
Compras
mensuales
(cajas)
Q de
pedido
en cada
orden
N° de
Órdenes de
Compra
(mensual)
Tiempo de
duración de c/
Orden de
Compra
1 1682 750 52 26 2 124.8 min.
2 1671 1524 48 24 2 115.2 min.
3 1670 3000 159 53 3 381.6 min.
4 1032 917 60 20 3 144.0 min.
5 PRO160 760 42 21 2 100.8 min.
6 JCI07 650 42 21 2 100.8 min.
7 EE1005 149 5 5 1 12.0 min.
8 EE4409 100 9 9 1 21.6 min.
9 IN2002 2890 196 98 2 470.4 min.
10 SI0326 59 7 7 1 16.8 min.
11 PRO125 60 5 5 1 12.0 min.
12 HI9495 208 8 8 1 19.2 min.
13 CA5702 7 3 3 1 7.2 min.
14 1628 15 3 3 1 7.2 min.
15 SI021 11 9 9 1 21.6min.
16 PRO110 10 2 2 1 4.8 min.
17 EE0627 9 2 2 1 4.8 min.
18 G3440 11 6 6 1 14.4 min.
19 G5970 11 3 3 1 7.2 min.
20 1852 90 7 7 1 16.8 min.
21 SA0006 10 5 5 1 12.0min.
22 CA7449 5 1 1 1 2.4 min.
23 SI0160 4 4 4 1 9.6 min.
24 IA1129 50 5 5 1 12.0 min.
TOTAL 11300 683 347 33 1639.2 min.
59
Formato. 11 Cálculo del valor por minuto del Gasto de teléfono y Energía eléctrica.
Rubros
Valor
del
rubro
Unidad
de
tiempo
Valor
del día
Horas
laborabl
es
Valor
(hora)
Valor
(minuto)
Total de
minutos
usados
TOTAL
Teléfono 78,00 30 días $ 2,60 8 $ 0,33 $ 0,0055 1639.2 $ 9.02
Energía
eléctrica
65,00 30 días $ 2,17 8 $ 0,26 $ 0.0043 1339.2 $ 5.76
TOTAL $ 14.78
Formato. 12 Resumen de los costos totales de cada uno de los rubros que intervienen en el costo de pedido.
Rubros Valores Totales
Salario Básico (Jefe de Compras) $ 5.97
Internet
Teléfono $ 9.02
Energía Eléctrica $ 5.76
TOTAL $ 20.75
Formato. 13 Cálculo del Costo de pedido después de la aplicación del modelo.
Costo de Pedido
= Costo
unitario de cada
pedido
D= Demanda mensual de
artículos.
Q= Cantidad de
artículos comprados
en el mes.
Fórmula
$ 20.75 683 683
Antes de proceder a la aplicación del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido, el Costo de
pedido tenía un valor de $ 22.00, pero al aplicar el Modelo este se redujo a un valor de $
20.75 lo que significa que existe una optimización $ 1.75 en cada Orden de Compra, es decir
que durante todo el mes hubo un ahorro de $ 42.00.
60
Formato. 14 Determinación del P.V.P de cada producto, añadiendo los Costos de pedido y de mantenimiento.
Una vez que se ha determinado el Costo de Pedido y el Costo de Mantenimiento, se procede a
incorporarlos en el precio de adquisición de cada producto, lo que significa que al determinar
el P.V.P ya se está considerando estos costos, por lo que los ingresos se incrementan, ya que
se obtiene $ 712.66 al mes como valor total del aumento en el precio de adquisición.
N° Código
Precio de
Adquisi-
ción
P.V.P
(15%)
Precio de
adquisición
(Incluido Costo
de pedido y
mantenimiento)
P.V.P (Incluido
los Costos de
pedido y
mantenimiento)
Diferencia
1 1682 39.89 45.87 63.89 73.47 27.60
2 1671 40.55 46.63 64.61 71.19 24.56
3 1670 46.26 53.20 70.78 81.40 28.20
4 1032 79.06 90.92 106.26 122.20 31.28
5 PRO160 62.25 71.59 88.08 101.29 29.70
6 JCI07 53.92 62.01 79.07 90.93 28.92
7 EE1005 93.96 108.05 122.38 140.74 32.69
8 EE4409 58.82 67.65 84.37 97.03 29.38
9 IN2002 9.17 10.55 30.66 35.26 24.71
10 SI0326 36.96 42.50 60.72 69.83 27.33
11 PRO125 80.00 92.00 107.28 123.37 31.37
12 HI9495 47.16 54.23 71.76 82.52 28.29
13 CA5702 132.86 152.79 164.46 189.13 36.34
14 1628 6.37 7.33 27.64 31.79 24.46
15 SI021 25.45 29.27 48.27 55.51 26.24
16 PRO110 131.60 151.34 163.10 187.57 36.23
17 EE0627 133.56 153.59 165.22 190.00 36.41
18 G3440 17.36 19.96 39.52 45.45 25.49
19 G5970 47.45 54.57 72.07 82.88 28.61
20 1852 31.11 35.78 54.40 62.56 26.78
21 SA0006 30.25 34.79 53.47 61.49 26.70
22 CA7449 247.00 284.05 287.92 331.10 47.05
23 SI0160 30.48 35.05 53.72 61.78 26.73
24 IA1129 39.86 45.85 63.86 73.44 27.59
TOTAL 712.66
61
3.1.14 Control Interno de Inventarios.
3.1.14.1 Diagramación de Procedimientos. (Ver Anexo 5)
Se muestran los distintos procedimientos tanto para la compra, almacenamiento, venta y
despacho de mercadería, incluido sus respectivas políticas y documentos de control.
3.1.15 Análisis de Impactos.
Para el siguiente análisis se estableció una tabla de ponderación, la misma que cuantificará el
nivel de impacto que causa la presente propuesta en la empresa “Distribuciones P y P”.
La ponderación queda establecida de la siguiente manera:
Tabla 8 Formas de calificación para los Impactos.
-3 -2 -1 0 1 2 3
Impacto Impacto Impacto Indiferente Impacto Impacto Impacto
Alto Medio Bajo No hay impacto Bajo Medio Alto
NEGATIVO INDIFERENTE POSITIVO Fuente: Propuesta
Los impactos que sobresalen y están sujetos de análisis son: Impacto Administrativo y el
Impacto Financiero. La matriz está compuesta por indicadores, donde existe una valoración
para cada uno, dependiendo del nivel en el que se encuentre, luego se realiza la siguiente
operación para obtener el resultado del nivel de impacto.
Para el cálculo del nivel de impacto, se utilizó la siguiente fórmula:
62
3.1.15.1 Impactos
Tabla 9 Ponderación Administrativo.
Nro. INDICADORES VALORACIONES
-3 -2 -1 0 1 2 3
1 Diseño de una Filosofía corporativa. X
2 Estructura Organizativa. X
3 Funciones definidas. X
4 Procedimientos establecidos. X
5 Políticas establecidas. X
Sumatoria de impactos 15
∑ 15
Nivel de Impacto = 3 IMPACTO ALTO POSITIVO
Análisis
El Impacto Administrativo en la empresa “Distribuciones P y P” tiene una incidencia
promedio de 3, lo que significa que es un Impacto Alto Positivo, permitiéndole a la empresa
conocer cual es su finalidad dentro del mercado, las áreas que la conforman, las funciones
asignadas a cada trabajador, así como los procedimientos que se deben llevar a cabo durante
toda la cadena de suministro, logrando así el mejoramiento continuo de la empresa.
Tabla 10 Ponderación Financiera
Nro. INDICADORES VALORACIONES
-3 -2 -1 0 1 2 3
1 Situación económica de la empresa
“Distribuciones P y P”.
x
2 Optimización de los costos que incurren en
el manejo de la mercadería.
x
Sumatoria de impactos
∑ 4
63
Nivel de Impacto = 2 IMPACTO MEDIO POSITIVO
Análisis
Con la presente investigación se pudo determinar que la empresa “Distribuciones P y P”, en
lo que se refiere al Impacto Financiero, tiene como consecuencia un Impacto Medio Positivo,
esto se debe a que mediante la aplicación del Modelo de Gestión de Inventarios se optimiza
los costos que incurren en el manejo de la mercadería de los productos de mayor y menor
rotación, ya que el valor antes de la aplicación del modelo era de $ 22.00 en cada orden de
compra, y con la aplicación se obtuvo un costo de $ 20.75 lo que significa que en cada Orden
se optimiza $ 1. 75 que representa el 5.68 %.
Además los valores de estos costos se incorporaron al precio de compra, de tal manera que al
determinar el P.V.P de cada uno de los productos considerando un margen de utilidad del
15%, se obtuvo un valor de $ 712.66 como incremento en todos los precios de adquisición, lo
que significa que al efectuar una venta con una cantidad determinada de artículos, donde se
tome como base el precio de venta que incluye esos costos, los ingresos serán mayores.
64
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación.
3.2.1 Validación de la propuesta.
Para la validación de la propuesta se expuso el contenido de la misma a criterio de dos
expertos:
65
66
3.3 Conclusiones parciales del capítulo.
Se diseñó un Manual de Funciones con el único propósito de evitar la dualidad de
funciones, donde se detalla cada una de las actividades a desarrollar, las competencias
personales y profesionales que requieren cada uno de los cargos que se detallan en la
estructura funcional de la empresa “Distribuciones P y P.”
Mediante la aplicación del Método de análisis ABC, se pudo clasificar a los productos
de mayor y menor rotación en tres categorías, permitiendo así identificar aquellos
productos que representan un alto costo dentro del inventario total y por ende son los
que requieren de un mayor control.
Para dar respuesta a las variables de cantidad a ordenar, número de pedidos, punto de
reorden y costo total, se hizo uso del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido, para el
cual fue necesario determinar el costo de pedido y el costo de mantenimiento, datos
que facilitaron su aplicación.
Se realizó la diagramación de procedimientos, donde se detalla las actividades que se
deben efectuar tanto para las compras, almacenamiento, ventas y despacho de
mercadería, añadiendo también sus respectivas políticas y formatos de control que
serán la base para llevar a cabo el control de estos activos.
67
CONCLUSIONES GENERALES.
Con el Modelo de Gestión de Inventarios la empresa “Distribuciones P y P” da
respuesta a las interrogantes de cuándo y cuánto ordenar, todo ello gracias a la
aplicación del Modelo de Cantidad Óptima de Pedido, permitiendo así optimizar los
costos incurrieron en el manejo de la mercadería, ya que al ser considerada ésta como
una técnica, los parámetros a tomarse en cuenta ya están establecidos.
Con el diseño de una Filosofía Corporativa, Manual de Funciones y Procedimientos,
bien establecidos y documentados, se logra que los empleados de la empresa, estén
bien direccionados en la consecución de las operaciones a desarrollar dentro del área
administrativa, financiera y comercial.
Al existir controles para el área de comercialización, se puede determinar la eficiencia
y eficacia de los procesos de compra, almacenamiento, venta y despacho de
mercadería, procesos que son llevados a cabo en la empresa, a partir de los cuales se
puede realizar una toma de decisiones oportunas.
El presente trabajo de investigación es muy útil, ya que cumple con todos los
parámetros que exige un modelo y por ende puede ser aplicado por el Gerente
propietario de la empresa “Distribuciones P y P” e incluso por empresas de similares
características que tengan el mismo objeto de investigación.
68
RECOMENDACIONES.
Que la Administración de la empresa “Distribuciones P y P” ponga en ejecución la
propuesta diseñada, ya que mediante la aplicación del Modelo de Cantidad Óptima de
Pedido, el método de Análisis ABC, el establecimiento de funciones y la diagramación
de procedimientos para el área de comercialización, ayudarán de manera significativa a
disminuir las falencias existentes en la empresa.
Socializar a todos los trabajadores de la empresa “Distribuciones P y P”, el contenido
de la Filosofía corporativa, el Manual de Funciones y Procedimientos, de tal manera
que se conozca hacia dónde quiere llegar la empresa, cuales son las actividades que
exige y requiere su cargo y los distintos procedimientos que se deben de llevar a cabo
en cada una de las fases de la cadena de suministro.
El presente trabajo puede ser considerado como fuente de consulta para futuras
investigaciones, considerando que posee conceptos investigativos y aportes teóricos
que han dado como resultado el diseño de un Modelo de Gestión de Inventarios.
69
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73
ANEXO 1 Perfil de Tesis
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PERFIL DE TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
TEMA: MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“DISTRIBUCIONES P y P”, DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE
IMBABURA.
AUTORA: Muñoz Benavides Viviana Anabel
TUTORA: Dra. Germania Arciniegas Msc.
IBARRA – ECUADOR
2014
1. TEMA
Modelo de Gestión de Inventarios para la empresa “Distribuciones P y P”, de la ciudad de
Ibarra, Provincia de Imbabura.
2. DESARROLLOANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÒN
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÒN
La búsqueda de investigaciones relacionadas con el tema de manejo de Inventarios, permitirán
tener un direccionamiento de las posibles soluciones que se puedan dar a esta problemática. A
continuación se presentan algunos trabajos realizados anteriormente en esta área:
CHAUCA, Luisa (2012) “Elementos Básicos de Administración, Contabilidad y Control de
Inventarios de mercaderías para la ferretería Génesis de la ciudad de Quito”, Universidad
Central del Ecuador, documento que sólo contiene el diseño de procedimientos y políticas de
control interno, tanto para las funciones de compras, almacenamiento, distribución y despacho
de la mercadería.
TRUJILLO, Leo (2006) “Diseño de un Sistema de Control y Gestión de Inventarios de
productos terminados para una empresa productora de fertilizantes simples y compuestos”,
Universidad Politécnica del Litoral, la cual se enfoca en determinar la capacidad de
almacenamiento que tiene la bodega, a fin de mantener los inventarios de seguridad con
cantidades mínimas. Además se propone políticas de reaprovisionamiento, todo ello haciendo
uso de un Modelo de análisis ABC.
PIERRI, Karina (2009) “Propuesta de un Sistema de Gestión de Inventarios, para una empresa
de metal mecánica”, Universidad de San Carlos de Guatemala, la cual hace mención al diseño
de un Método de control de Inventarios ABC, con el objeto de obtener un manejo de
mercadería más estricto por medio de la priorización de materiales.
MONGUA, Pedro y SANDOVAL, Héctor (2009) “Propuesta de un Modelo de Inventario para
la mejora del ciclo logístico de una distribuidora de confites ubicada en la ciudad de Barcelona,
estado de Azoategui”, Universidad del Oriente de Puerto de la Cruz, misma que se direcciona a
la mejora del ciclo logístico, la cual parte desde la detección de necesidades de abastecimiento
hasta el despacho de la mercadería, haciendo uso de un Modelo de análisis ABC.
2.2. SITUACIÒN PROBLEMÀTICA
Tomando como referencia lo mencionado en el artículo “La economía ecuatoriana, luego de 10
años de dolarización” publicado por el Banco Central del Ecuador en el año 2010, en dónde se
manifiesta que la crisis financiera enfrentada por el país en el año 2000, estuvo acompañada
por la devaluación de la moneda nacional y el congelamiento de depósitos, lo que restringió
fuertemente la liquidez de la economía en las empresas comerciales, industriales y de
producción, dando origen a un incremento en los precios de sus productos.
Sin embargo con el pasar de los años se ha logrado sobrellevar dicha situación, en dónde de
acuerdo al anuncio publicado el 22 de Agosto del año 2012 en el diario el Hoy, en la columna
de Negocios, “El movimiento económico de nuestro país está dado por el sector comercial, en
dónde una de cada cuatro empresas pertenecen a este sector.”
Cabe mencionar que en la actualidad, la mayor parte de las empresas comerciales han
reaccionado a la realidad de mejorar sus inventarios, debido a que este hecho les facilitaría la
realización de todos sus movimientos económicos, tanto internos como externos, es por ello
que se encuentran en la búsqueda de soluciones a fin de satisfacer las necesidades de sus
clientes, sin embargo, hay empresas que no han demostrado mejoras, situación que conlleva al
aumento de los costos de capital, almacenamiento, seguridad y riesgo, de acuerdo a una
publicación titulada “Gestión de Existencias e Inventarios”, autoría del Ing. Luis Miguel
Andrade en el año 2013.
El control de la mercadería es un aspecto crítico, cuando mantener inventarios implica un alto
costo, en dónde la mayoría de las organizaciones no pueden darse el lujo de tener una cantidad
de dinero detenida en existencias excesivas. Por otra parte los objetivos de un buen servicio al
cliente y de una producción eficiente deben ser satisfechos, manteniendo los inventarios a un
nivel ideal. Tener un porcentaje alto de existencias en la bodega, implica tener dinero ocioso, y
para reducirlo al máximo las empresas deben hacer que coincidan lo más posible las
oportunidades de la oferta con la demanda.
Teniendo en cuenta la anterior premisa es necesario establecer que el inadecuado manejo de
los inventarios, representa un alto costo para las empresas comerciales, hecho que se ve
reflejado en pérdidas económicas. De la situación planteada anteriormente, la empresa
“Distribuciones P y P”, se encuentra en la búsqueda del mejoramiento de sus actividades, todo
ello a fin de alcanzar una funcionalidad óptima.
Esta empresa, es propiedad del señor Paul Fernando Cifuentes Recalde, la misma que inició
sus operaciones en Enero del 2013, cuya actividad principal es la venta al por mayor y menor
de productos diversos para el consumidor, como: confites, conservas, enlatados, licores entre
otros, productos que son distribuidos en la zona norte del Ecuador, en las provincias de
Imbabura y Carchi. La empresa actualmente cuenta con un total de 8 trabajadores distribuidos
en el área administrativa y ventas.
“Distribuciones P y P” mantiene un sistema automatizado llamado SAVAD 2013, en el que se
lleva el manejo de las compras, ventas, proveedores, clientes e inventarios, sin embargo, la
información que arroja el sistema no es confiable, ya que en algunas ocasiones se ha
determinado la existencia de errores, los cuáles se deben a fallas propias del sistema y al
inadecuado manejo que le dan los usuarios. Es por ello que la empresa se ha visto en la
necesidad de implementar una política de control, la cual consiste en la realización de un
Sistema de Inventario periódico, a fin de poder constatar que el reporte que genera el software
de las existencias de inventario concuerde con las existencias de la bodega, situación que no se
ha cumplido por diversos motivos, siendo uno de ellos la afluencia de proveedores en las
instalaciones. Dicho proceso es ejecutado por el bodeguero, quién es la única persona que tiene
acceso a las áreas de almacenamiento.
Todo el manejo de la mercadería se encuentra a cargo de él, quien de acuerdo a su experiencia
ha podido llevar un correcto manejo de la mercadería, puesto que esta situación en algunas
ocasiones ha generado problemas, ya que en la ausencia de él, todo se torna dificultoso, debido
a que nadie más conoce dónde se encuentran cada uno de los productos, y el hecho de que la
bodega no posea ninguna señalética, provoca pérdidas de tiempo y retraso en el despacho de
los productos.
La realización de los pedidos se lleva a cabo mediante una negociación entre el proveedor y el
gerente, tomando en cuenta las existencias de mercadería, a pesar de ello se han suscitado
casos en dónde; hay lotes de mercadería que permanecen en la bodega, y al ser productos
perecibles y de fácil caducidad generan pérdidas para la empresa y un incremento en los costos
de almacenamiento y de pedidos.
Por otro lado la descarga de la mercadería se la realiza de forma manual, hecho que en ciertas
ocasiones ha generado daños en la mercadería. En la distribución de la misma, también surgen
inconvenientes, los cuales han generado la existencia de rechazos parciales o totales, ello se
debe a varios factores cómo la inexperiencia del agente de ventas y la falta de cumplimiento
del cliente al momento de recibir el pedido
2.3. PROBLEMA CIENTÌFICO
¿Cómo optimizar los costos que incurren en el manejo de la mercadería de la empresa
“Distribuciones P y P”, de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura?
2.4. OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
2.4.1. Objeto de Investigación
Proceso Contable.- “Conjunto de fases a través de las cuales toda organización obtiene y
comprueba información financiera” (ELIZONDO, A. 2006. pág. 4)
2.4.2. Campo de Acción
Inventarios.- “Es la composición de materiales que no se utilizan momentáneamente en la
empresa, pero que necesitan existir en función de las futuras necesidades” (CHIAVENTO, I.
1993. pág. 74)
2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Administración Financiera y Responsabilidad Social
2.6. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Modelo de Gestión de Inventarios para optimizar los costos que incurren en el
manejo de la mercadería de la empresa “Distribuciones P y P”, de la ciudad de Ibarra,
provincia de Imbabura.
2.7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Sustentar bibliográficamente el Modelo de Gestión de Inventarios y los Costos de
mercaderías.
Diagnosticar la situación actual de los costos que incurren en el manejo de la mercadería
de la empresa “Distribuciones P y P”.
Identificar los componentes más idóneos para la estructuración de un Modelo de Gestión
de Inventarios.
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
2.8. IDEA A DEFENDER
Con el Modelo de Gestión de Inventarios se optimiza los costos que incurren en el manejo de
la mercadería de la empresa “Distribuciones P y P”, de la ciudad de Ibarra, provincia de
Imbabura.
2.9. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
2.9.1. Variable Independiente
Modelo de Gestión de Inventarios.
2.9.2. Variable Dependiente
Optimización de los Costos de mercadería.
2.10. METODOLOGÍA A EMPLEAR
2.10.1. Modalidad de la investigación
2.10.1.1.Cuali-cuantitativa.-Es cualitativa, porque permitirá identificar las falencias que se
suscitan en el manejo de la mercadería, desde el momento en que se identifica la necesidad de
hacer un pedido hasta su distribución directa, dando origen a que la falta de un Modelo de
Gestión de Inventarios, les haya impedido optimizar los costos que incurren en el
mantenimiento de los mismos, mientras que es cuantitativa porque para diseñar un Modelo de
Inventario, se requiere de los resultados de cálculos matemáticos y de fórmulas estadísticas.
2.10.2. Tipos de Investigación
2.10.2.1. Investigación de acción.- Permitirá proponer cambios en la empresa “Distribuciones
P y P”, ya que mediante el diseño de un Modelo de Gestión de Inventarios se podrá optimizar
los costos que incurren en el manejo de la mercadería.
2.10.2.2. Investigación bibliográfica.- Permitirá recopilar información de diferentes fuentes
bibliográficas, de autores relevantes en las diferentes teorías de la Gestión de Inventarios y de
los costos que incurren en el manejo de la mercadería, a fin de poder tener un direccionamiento
claro de la propuesta.
2.10.2.3. Investigación de campo.- Ayudará a recopilar información de interés, la cual se
relaciona directamente con las actividades desarrolladas por cada uno de los empleados del
área administrativa y ventas, a fin de poder identificar en tiempo real los sucesos que tienen
que ver con el manejo de la mercadería, generando una información confiable y objetiva.
2.10.2.3. Investigación exploratoria.- Facilitará el estudio general de la empresa, a fin de
poder generar un conocimiento más amplio sobre la Gestión de Inventarios y los costos que
incurren en el manejo de los mismos.
2.10.2.4. Investigación descriptiva.- Permitirá detallar cada uno de los costos de mercadería,
desde el momento en que se realiza el pedido hasta su distribución.
2.10.3. Métodos, técnicas e instrumentos
2.10.3.1. Histórico - lógico.- Permitirá conocer la demanda y el tiempo de reposición de la
mercadería en periodos anteriores, ya que a través de estos datos se podrá seleccionar el
Modelo de Inventario más idóneo para la empresa, lo cual servirá de base fundamental para
el presente estudio.
2.10.3.2. Analítico – Sintético.- Permitirá identificar los costos que incurren en el manejo de
la mercadería, a fin de que el diseño de un Modelo de Gestión de Inventarios, pueda
proporcionar decisiones.
2.10.3.3. Inductivo – Deductivo.- Permitirá demostrar que el Modelo de Gestión de
Inventarios, ayudará a optimizar los costos que incurren en el manejo de los mismos.
2.10.3.4. Enfoque Sistémico.- Permitirá dar un orden y una secuencia lógica al momento de
diseñar el Modelo de Gestión de Inventarios.
2.10.4. Técnicas de investigación
2.10.4.1. Entrevista.- Como recurso complementario de la investigación, se llevará a cabo una
entrevista dirigida al gerente general y al bodeguero, todo ello a fin de poder recopilar
información de manera verbal y directa, la cual estará relacionada con el manejo de los
inventarios.
2.10.5. Instrumentos de investigación
2.10.5.1. Guía de entrevista.- Permitirá establecer un listado de preguntas, que tendrán un
enfoque directo con el tema de investigación.
2.11. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DE TESIS
2.11.1. Inventarios
2.11.1.1. Definición del término Inventarios
2.11.1.2. Propósito de los Inventarios
2.11.1.3. Razones para mantener inventarios
2.11.1.4. Tipos de inventarios
Según el grado de transformación
Inventario de Materia Prima
Inventario de Productos en Proceso
Inventarios de Productos Terminados
Según la función que realiza
Inventario de Ciclo
Inventarios Estacionales
Inventarios de Seguridad
Inventarios de material recuperable
Inventarios de Material inútil
2.11.1.5. Políticas de inventarios
2.11.1.6. Propósitos de las políticas de inventarios
2.11.1.7. Niveles de inventarios
2.11.1.8. Costos relacionados con los inventarios
2.11.1.9. Factores de los costos de inventarios
2.11.1.10. Métodos de valuación de inventarios
2.11.1.11. Técnicas de administración de inventarios
2.11.1.12. El Sistema AB
2.11.1.13. El modelo básico de cantidad económico de pedido
2.11.2. Sistema de control
2.11.2.1. Control de existencia de inventarios
2.11.2.2. Control Interno
2.11.2.3. Métodos de Control Interno de inventarios
2.11.2.4. Factores de costo en el control de inventarios
2.11.3. Gestión de inventarios
2.11.3.1. Definición
2.11.3.2. Factores que influyen en la Gestiona de inventarios
2.11.3.3. Características claves de un Modelo de Gestión de inventarios
2.11.3.4. Parámetros básicos de un Modelo de gestión de inventarios
2.11.4. La demanda
2.11.4.1. Definición
2.11.4.2. Determinantes de la demanda
2.11.4.3. Funciones de la demanda
2.11.4.4. Características de la demanda
2.11.4.5. Herramientas esenciales para la determinación de la demanda
2.11.5. Tiempo de reaprovisionamiento
2.11.5.1. Definición
2.11.5.2. Tipos de reaprovisionamiento
2.11.6. Modelos básicos de inventarios
2.11.6.1. Tipos de Modelos de inventarios
2.11.6.2. Componentes de un Modelo de inventarios
2.11.6.3. Aspectos generales de los modelos de inventarios
2.12. APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTÍFICA
2.12.1. Aporte teórico
Los Modelos de Gestión de Inventarios tienen un enfoque hacia la correcta utilización de la
mercadería, prediciendo con ello el impacto que puede ocasionar las políticas en los niveles de
stock y en la minimización del costo total, en sí lo que pretenden es determinar políticas de
reabastecimiento óptimas, las cuales deberán sujetarse a un adecuado control, el mismo que
dará realce a una eficaz y eficiente administración de los recursos invertidos en él, a fin de
poder mejorar la rentabilidad de la empresa.
2.12.2. Significación práctica
Debido a que hoy en día los inventarios son considerados como el aparato circulatorio de las
empresas comerciales, se ha visto en la necesidad de diseñar un Modelo de Gestión de
Inventarios como una alternativa para optimizar los costos que incurren en el manejo de los
mismos, situación de la cual se beneficiará la empresa “Distribuciones P y P”, ya que tendrá la
oportunidad de manejar correctamente su mercadería, ya que conocerá las cantidades a ordenar
y las existencias de seguridad. Sin embargo no se puede dejar de lado el control interno que
requieren estos activos, ya que al incorporar esta teoría con el tema de investigación, se hace
hincapié en la mejora de la rentabilidad de la empresa.
2.12.3. Novedad científica
Un Modelo de Gestión de Inventarios constituye un aspecto importante dentro de las empresas
comercializadoras, ya que por medio de esta gestión es posible optimizar los costos de
mercaderías, situación que hoy en día les ha caracterizado a las empresas para lograr ser más
competitivas en el mercado nacional e internacional. Por medio de esta gestión se realizan
pedidos de mercadería óptimos, existe mayor rotación de inventarios, un incremento en el
margen de utilidad y como consecuencia de ello mayor rentabilidad y mejor servicio.
3. BIBLIOGRAFIA
CHAPMAN, Stephen (2006) “Planificación y control de la producción”. Primera
edición. México.
ESCUDERO, José (2011) “Gestión de aprovisionamiento: Administración”. Tercera
edición. España.
FIERRO, Ángel (2009) “Contabilidad de Activos” ECOE Ediciones. Segunda Edición,
Colombia.
FUENTE, David (2008) “Ingeniería de organización en la empresa: Dirección de
operaciones” Ediciones de la universidad de Oviedo.
GUERRERO, Humberto (2006) “Introducción a la Gestión de Stocks” Ideaspropias
editorial. Segunda edición. España.
MARK, Johnston (2011)“Administración de Ventas, Contabilidad y Auditoría”
Editorial Mc Graw Hill. Sexta Edición.
MIGUEZ, Mónica (2011) “Gestión logística en centros de distribución, bodegas y
almacenes”
MORA, Luis (2011) “Gestión logística en centros de distribución, bodegas y
almacenes” ECOE Ediciones. Primera edición. Colombia.
MOYER, Charles (2005) “Administración Financiera contemporánea”. Ediciones
International Thomson editores S.A. Novena edición. México.
MULLER, Max (2005) “Fundamentos de Administración de Inventarios” Editorial
Norma.
MUÑOZ, David (2009) “Administración de Operaciones”. México.
RENDER, Barry (2006) “Métodos cuantitativos para los negocios”. Novena Edición.
RICO, María (2012). “Fundamentos empresariales”. ESIC Editorial. Segunda
Edición, Colombia.
RINCON, Augusto (2010) “Costos decisiones empresariales”. ECOE Ediciones.
Segunda Edición, Colombia.
SARMIENTO, R (2008) “Contabilidad General”. Décima Edición, Quito-Ecuador.
ZAPATA, P. (2008). “Contabilidad General”. Mc Graw Hill. Sexta Edición.
Colombia.
ANEXO 2 Guías de entrevistas aplicadas al Gerente general, contador y bodeguero.
GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE GENERAL
Fecha:
Hora:
Lugar:
Entrevistado:
Entrevistador:
Objetivo: Recopilar información necesaria sobre la gestión y el control de los inventarios en
la empresa “Distribuciones P y P”, que servirán de sustento para la propuesta de tesis.
BANCO DE PREGUNTAS
1. ¿Su empresa cuenta con una estructura organizacional bien definida?
2. ¿Están bien definidas las funciones para cada uno de los trabajadores?
3. ¿Conoce Ud. los procesos que integran a su empresa?
4. ¿Realiza Ud. controles en el área de comercialización de su empresa?
5. ¿Dispone de reglamentos internos los cuales le permitan monitorear las funciones que
deben cumplir sus empleados?
6. ¿Cómo controla Ud. el desempeño de sus empleados en cuanto al manejo de los
inventarios?
7. ¿Es de su conocimiento, que el manejo de Inventarios genera altos costos?
8. ¿Existe una planificación previa de la solicitud de pedidos de manera técnica y
controlada?
9. ¿Qué criterios considera Ud. al momento de determinar la cantidad del pedido y el tiempo
de reaprovisionamiento?
10. ¿Tiene Ud. Políticas descritas para la comercialización de la mercadería?
11. ¿Tiene usted un registro que le permita conocer en qué estado están sus inventarios, que
cantidad posee y que mercadería necesita reabastecerse?
12. ¿Cuál es el mecanismo que aplica Ud. para considerar a los proveedores de sus
empresa?
13. ¿Con cuántos proveedores se encuentra trabajando actualmente y cuáles son sus
nombres?
14. ¿Qué artículos son los más rentables y cuales tiene mayor rotación?
15. ¿Con que frecuencia realiza usted una constatación física en su negocio?
16. ¿Recibe usted informes de las actividades que realizan sus empleados en cuanto se
refiere al manejo de los inventarios?
17. ¿Conoce Ud. el nivel de consumo de los productos q oferta?
GRACIAS POS SU COLABORACIÓN
GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA BODEGUERO
Fecha:
Hora:
Lugar:
Entrevistado:
Entrevistador:
Objetivo: Recopilar información de interés sobre la gestión y el control de los inventarios,
abarcando temas como el manejo de inventarios, mantenimiento de inventarios, adquisición y
venta de mercadería, responsabilidades asignadas al personal del área de comercialización,
aspectos que servirán para el sustento de la presente propuesta.
BANCO DE PREGUNTAS
1. ¿Conoce Ud. cuáles son sus funciones como bodeguero dentro de la empresa?
2. ¿Cuáles son las actividades que Ud. lleva a cabo dentro de esta área?
3. ¿De qué manera ha recibido Ud. sus responsabilidades dentro de esta área?
4. ¿Existe una rotación de personal en esta área?
5. ¿Tiene Ud. establecidos de manera documentada los procesos que debe seguir durante el
manejo de la mercadería?
6. ¿Cuál es el proceso que sigue para elaborar una orden de requisición?
7. Al momento de la recepción de la mercadería, ¿Existe algún documento que justifique la
realización de esa actividad?
8. Al momento de la salida de la mercadería, ¿Existe una revisión y verificación previa de
los productos?
9. ¿Usted realiza reportes de los movimientos de inventarios?
10. ¿Tiene un registro de los costos de adquisición de cada mercadería y los costos de
mantenimiento que requieren los mismos?
11. ¿Cuenta con documentos de control para los ingresos y egresos de las mercaderías?
12. ¿Qué procedimiento sigue Ud. para realizar las constataciones físicas de las mercaderías?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL CONTADOR
Fecha:
Hora:
Lugar:
Entrevistador:
Entrevistado:
Objetivo: Recopilar información sobre aspectos relacionados con el ámbito contable de la
empresa Distribuciones P y P.
BANCO DE PREGUNTAS
1. ¿Cuántos años trabaja en la empresa?
2. ¿Qué puesto ocupa dentro de la empresa?
3. ¿Cuáles son las actividades que Usted realiza en la empresa y que procesos sigue?
4. ¿Cuáles son los objetivos que usted debe alcanzar en el puesto que usted ocupa?
5. ¿Usted cuenta con un documento que señale sus obligaciones responsabilidades y
derechos en la empresa?
6. ¿El Sr Gerente propietario de la empresa le facilita toda la información necesaria que
requiere para realizar los registros contables pertinentes?
7. ¿Ud. se maneja a través de un presupuesto elaborado?
8. ¿Tiene un cronograma de las actividades que tiene que realizar durante el mes?
9. ¿Conserva Usted datos históricos sobre registros contables y rotación de los
inventarios?
10. ¿Utiliza Ud. herramientas de control para manejar los inventarios del negocio?
11. ¿Tiene establecidos los procesos de adquisiciones y ventas?
12. ¿Cómo controla la recepción de mercaderías?
13. ¿De qué manera controla los pagos a los proveedores que se tienen que efectuar para
hacerlos a tiempo?
14. ¿Quién y en base a que criterios determina el precio de venta al público de las
mercaderías?
15. ¿Alguna vez ha tenido algún conflicto de carácter laboral con la empresa?
16. ¿Cada que tiempo presenta los estados financieros?
17. ¿Realiza Ud. un análisis financiero para establecer nuevos objetivos dentro de la
empresa?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
ANEXO 3 Manual de Funciones.
I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Funciones tiene como finalidad regular y organizar la estructura
interna de la empresa “Distribuciones P y P”, así como las funciones generales y
específicas que han sido asignadas a cada una de las áreas, con el objeto de mantener una
interrelación entre ellos.
La realización de este Manual se considera importante porque permitirá que el personal
conozca la ubicación dentro de la estructura orgánica, sus funciones, sus dependencias,
jerarquías, responsabilidades y requisitos mínimos que deberán tener para el cargo que le
ha sido asignado.
II. OBJETIVO GENERAL
Que todos los trabajadores de la empresa “Distribuciones P y P”, cuenten con un Manual
de Funciones, como instrumento técnico orientado a establecer las actividades que debe
desempeñar cada uno, de acuerdo al puesto de trabajo que ocupa.
III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Contribuir al desarrollo de la misión y visión de la empresa Distribuciones P y P,
haciendo uso de un enfoque sistémico, desde el cual se pretende lograr eficiencia en la
gestión a través de la definición de perfiles de puestos por competencias.
b) Asignar funciones específicas, estableciendo niveles de autoridad, responsabilidad y
coordinación.
c) Evitar la dualidad de funciones, para optimizar el tiempo y los esfuerzos en la
ejecución n del trabajo
d) Instruir en la ejecución de los procesos administrativos tales como: selección del
personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación, entrenamiento en los puestos
de trabajo y evaluación del desempeño.
IV. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA DISTRIBUCIONES
P y P.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA EMPRESA DISTRIBUCIONES P y P.
Área de Talento Humano Área de Comercialización
Facturación
Compras
Bodega
Ventas
Área Financiera
Contabilidad
Secretaria
Gerente General
Gerente General
Jefe de Talento Humano Jefe de Comercialización
Facturador
Agente de compras
Bodeguero
Agente de Ventas
Jefe Financiero
Contador
Secretaria
Despachadores
Chofer
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 001 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 3-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Gerencia General
CARGO: Gerente General
JEFE INMEDIATO: -----------
NATURALEZA DEL PUESTO: Planificar, Organizar, dirigir, controlar y coordinar todas las
actividades de manejo, administración y proyección de la empresa.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Dirigir, promover y planear la toma de decisiones en todas las áreas de
la empresa para un buen funcionamiento y liderazgo de la empresa.
Administrar de manera óptima y legal los recursos que posee la
empresa para de esta manera cumplir con las metas y objetivos de la
organización.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Capacidad de liderazgo.
Gran creatividad.
Capacidades para desarrollar planificaciones y proyectos.
Compromiso, profesionalismo, capacidad de contundencia para la toma
de decisiones.
NIVEL DE
ESTUDIO Título en Administración de empresas.
EXPERIENCIA Mínimo 3 años de haber trabajado como gerente general.
III. FUNCIONES
a) Velar por la organización y puesta en marcha de la organización.
b) Coordinar las actividades a desarrollarse en cada uno de los departamentos.
c) Vigilar el desempeño de los trabajadores.
d) Realizar los contratos de trabajo, dar por terminado el mismo y fijar remuneraciones.
e) Autorizar la orden de compra para la adquisición de la mercadería y activos fijos.
f) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, las políticas y normas
pertinentes relacionadas con sus funciones, así como supervisar la labor y la calidad ética y
profesional del personal de su empresa.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE
GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0011 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 3-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Gerencia General
CARGO: Secretaria
JEFE INMEDIATO: Gerente General
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
NATURALEZA DEL PUESTO: Capacidad para redactar y sintetizar, buen desenvolvimiento
verbal para relacionarse con el personal interno y externo de la empresa.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Colaborar con el Gerente general en todas las actividades que realice y
los cambios que se den en la empresa.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Capacidad de redacción y sintetizaciòn
Buen desenvolvimiento verbal para relacionarse tanto con los
empleados y clientes.
Capacidad de análisis.
NIVEL DE
ESTUDIO
Título de secretaria ò bachiller Mercantil, más curso de dos (2) años de
duración de secretariado computarizado.
EXPERIENCIA
Mínimo 1 año de experiencia de carácter operativo en el área secretarial y
de oficina.
III. FUNCIONES
a) Ayudar y dar soporte a las actividades que realiza la Gerencia General de la empresa.
b) Redactar correspondencias, oficios, actas, merandum, anuncios y otros documentos básicos.
c) Recibir, enviar y archivar la correspondencia.
d) Agilidad en el manejo de la fotocopiadora y fax.
e) Realizar y recibir llamadas telefónicas.
f) Mantener al día la agenda del Gerente General.
g) Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
h) Atender y suministrar la información requerida por los proveedores, clientes, empleados y
público en general.
i) Brindar apoyo en la organización y ejecución de reuniones y eventos importantes.
j) Velar por el suministro de los materiales a cada uno de los departamentos.
k) Mantener en orden el lugar de trabajo, reportando cualquier anomalía por escrito.
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 002 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 4-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Administrativa
CARGO: Jefe de Talento Humano
JEFE INMEDIATO: Gerente General
NATURALEZA DEL PUESTO: Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes,
programas, proyectos actividades técnicas y administrativas de la empresa o grupo de trabajo.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Planificar, organizar, dirigir y controlar la administración interna de los
recursos humanos de la empresa.
Participar en la elaboración de la política administrativa de la misma.
Atender y brindar soluciones a conflictos y problemas laborales que se
presentan.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Habilidad para el manejo de equipo de oficina y equipo de cómputo,
herramientas o instrumentos propios del trabajo.
Capacidad para trabajar en equipo.
Capacidad de motivación tanto individualmente como en grupo.
Capacidad de liderazgo, estabilidad emocional y dominio de carácter,
mentalidad positiva.
Buenas relaciones interpersonales.
NIVEL DE
EDUCACIÓN
Título en Psicología Industrial, Organizacional o Ingeniería, Ingeniería
Industrial, Administración del Talento Humano.
EXPERIENCIA Mínimo 2 años como profesional
III. FUNCIONES
a) Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata
responsabilidad.
b) Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación de la autoridad competente.
c) Medir el clima laboral.
d) Diseño, Análisis, actualización de Normas y Procesos de Talento Humano.
e) Realizar el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal.
f) Supervisar el control de asistencia, incidencias y sanciones.
g) Supervisar nómina y liquidación de beneficios sociales.
h) Elaborar reportes solicitados por la Gerencia General.
i) Elaborar los roles de nómina.
j) Gestionar el proceso de capacitación y desempeño del personal.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0031 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 4-12
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
ÁREA: Financiera
CARGO: Contador
JEFE INMEDIATO: Jefe Financiero
NATURALEZA DEL PUESTO: Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando,
clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables
que se realizan en la empresa.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Administrar la información contable generada en la empresa.
Velar por el normal y legal procedimiento de las actividades contables.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Liderazgo, organización y trabajo en equipo.
Dominio de programas contables, Microsoft Office e Internet.
Experiencia de preparación de Informes a las entidades de que rigen
el accionar de la empresa y de control.
NIVEL DE ESTUDIO
Bachiller en Ciencias de Comercio, Título en Contabilidad Superior y
Auditoría CPA, Licenciado en Contabilidad C.P.A
EXPERIENCIA Mínimo 1 año de experiencia como Contador.
III. FUNCIONES
a) Cumplimiento de las reglas y normas establecidas en la contabilidad.
b) Registrar las facturas de compra-venta.
c) Elaborar notas de crédito a proveedores y clientes.
d) Elaborar cheques para proveedores, gastos varios y comisionistas.
e) Revisar y realizar la codificación de las diferentes cuentas bancarias, para tener racionalizados
los saldos.
f) Recibir los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante.
g) Revisar las facturas de compras, ventas, notas de crédito para la declaración de impuestos.
h) Archivar documentos contables para uso y control interno, de manera cronológica.
i) Manejar caja chica.
Comunicar y entregar toda la información contable oportunamente.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0032 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 5-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Financiera
CARGO: Facturador
JEFE INMEDIATO: Jefe Financiero
NATURALEZA DEL PUESTO: Coordinar y controlar los procesos de facturación, además
tener mucha habilidad en el manejo de sistemas contables.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Facturar las ventas diarias.
Velar por el normal y legal procedimiento de las actividades de
facturación.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Servicio al cliente
Manejo de Excel y sistemas de facturación.
Trabajo bajo presión
NIVEL DE
ESTUDIO
Bachiller.
EXPERIENCIA Mínimo 1 año.
III. FUNCIONES
a) Imprimir pedidos.(ingresados ene l sistema)
b) Generar y enviar órdenes de compra
c) Facturar la mercaderías a despachar
d) Atender y brindar soporte al cliente
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 004 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG:6-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Comercialización
CARGO: Jefe de Comercialización
JEFE INMEDIATO: Gerente General
NATURALEZA DEL PUESTO: Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar
eficientemente el sistema comercial, mediante estrategías.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Planificar y ejecutar planes, para la mejora de los procesos de ventas
y compras.
Coordinar y controlar tanto el ingreso como la salida de la mercadería.
Supervisar todas las actividades que se realicen en bodega.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Habilidad de negocio.
Iniciativa, liderazgo, manejo de grupos, trabajo en equipo.
Buenas relaciones interpersonales.
Capacidad para trabajar bajo presión.
Habilidad para la toma de decisiones.
Conocimientos sólidos de Microsoft Office.
Precaución en el manejo de inventarios.
NIVEL DE
ESTUDIO
Egresado o título profesional en Ingeniería comercial, Ingeniería en
Marketing, Economía o afines.
EXPERIENCIA Mínimo 2 años de experiencia en puestos similares.
III. FUNCIONES
a) Fomentar las ventas en la empresa.
b) Recibir los informes mensuales de los agentes de ventas y agentes de compras de los
procesos que se han llevado a cabo.
c) Aprobar la publicidad de las mercaderías que se ofrece en la empresa.
d) Organizar la participación de la empresa en eventos que puedan captar más cliente y dar a
conocer sus productos.
e) Motivar a los agentes de ventas en temas de atención al cliente y ventas.
f) Coordinar con los agentes de compras y agentes de ventas para la reposición y adquisición de
mercaderías.
g) Cuidar la rotación de la mercadería y elaborar informes de la misma a Gerencia.
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0041 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 7-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Comercialización
CARGO: Agente de Compras
JEFE INMEDIATO: Jefe de Comercialización
NATURALEZA DEL PUESTO: Administrar, gestionar y controlar las compras.
II. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Mantener abastecidas la bodega con la mercadería suficiente.
Asegurar la compra de las mercaderías, a precios módicos, en el
momento y en el lugar correcto.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Creativo, dinámico, buen gusto, buena organización.
Alta capacidad y criterio objetivo en la toma de decisiones.
Buen manejo de interrelación con los proveedores.
Habilidad numérica.
Capacidad de trabajo bajo presión.
Buena capacidad de negociación.
NIVEL DE
ESTUDIO
Egresado/ Título en Administración de empresas, Ingeniería industrial.
EXPERIENCIA Mínimo 2 años en puestos afines.
III. FUNCIONES
a) Coordinar con el Jefe (a) de Comercialización para realizar las compras y reposición de
inventarios necesarios para el abastecimiento de los productos.
b) Fijar especificaciones de la mercadería que va adquirir.
c) Controlar el ciclo de manejo físico de los productos a adquirir desde el embarque que por el
proveedor, transporte, recepción, almacenaje y requisición de materiales.
d) Autorizar las solicitudes y órdenes de compra colocación de las mismas con el proveedor
seleccionado, pago y contabilización de bienes adquiridos.
e) Administrar el inventario de mercadería en función de la rotación, cantidades, clasificaciones,
precio, calidad, proveedor, etc.
f) Elaboración de procedimientos de control que permitan conocer el reabastecimiento de las
mercaderías.
g) Realizar análisis de proveedores y mercaderías.
h) Verificar y archivar los documentos de despacho de los inventarios, facturas de auto consumo
y cualquier otro documento que este previamente autorizado
i) Guiar a los bodegueros y despachadores en su desempeño.
j) Actualizar los precios de los productos conjuntamente con el agente comprador.
k) Coordinar control de inventarios físicos con la gerencia.
l) Supervisar los procesos de compras y ventas.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
h) Mantener excelentes relaciones comerciales con proveedores.
i) Negociar con los proveedores plazos, descuentos, beneficios, devoluciones y condiciones varias
j) Comunicar mediante Memorando las devoluciones a proveedores.
k) Registrar al sistema que maneje la empresa la mercadería adquirida.
l) Archivar documentos varios que tienen que ver con su gestión.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0042 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 8-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Comercialización
CARGO: Bodeguero
JEFE INMEDIATO: Jefe de Comercialización
NATURALEZA DEL PUESTO: Administrar, gestionar y controlar la bodega.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Controlar y custodiar los inventarios.
Generar reportes periódicos de la situación del inventario.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Fuerza física.
Mentalidad positiva.
Colaborador, observador, precavido.
Buenas relaciones interpersonales con los clientes, amabilidad.
Manejo de bodegas e inventarios
Familiarización con el Control de Inventarios
NIVEL DE
ESTUDIO
Mínimo bachiller
EXPERIENCIA De preferencia con experiencia (no indispensable)
III. FUNCIONES
a) Realiza informes de los inventarios que ingresan y egresan de la bodega.
b) Colaborar con el mantenimiento de los inventarios que se encuentran en bodega.
c) Realizar informes de stocks para el Jefe de Comercialización y elaborar órdenes de pedido.
d) Enviar informes al Jefe de Comercialización.
e) Mantener orden y limpieza en la bodega.
f) Atención respetuosa a los proveedores.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0043 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 9-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Comercialización
CARGO: Agente de Ventas
JEFE INMEDIATO: Jefe de Comercialización
NATURALEZA DEL PUESTO: Brindar apoyo en el desarrollo de las actividades del Jefe de
Ventas y guardar confidencialidad en el manejo de clientes.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Planificación y manejo efectivo de ventas.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Buenas relaciones interpersonales
Capacidad para trabajar bajo presión.
Conocimientos de computación.
Mentalidad ganadora.
Facilidad de expresión.
Trabajo en equipo.
NIVEL DE
ESTUDIO
Bachiller ò estudios superiores a fines al área.
EXPERIENCIA 1 año como mínimos en puestos afines.
III. FUNCIONES
a) Conservar la amabilidad y el buen trato hacia los clientes, jefes, supervisores y demás
compañeros de trabajo
b) Recibir y cumplir las órdenes del jefe de comercialización.
c) Captar clientes y elaborar las órdenes de pedidos de los clientes.
d) Autorizar y supervisar las notas de crédito por las devoluciones.
e) Supervisar y dar el respectivo seguimiento y tratamiento de las cuentas por cobrar y cheques
protestados que pudieran haber.
f) Elaborar una nómina de los clientes morosos o con problemas de pagos para tomar las
medidas pertinentes para el cobro de las cuentas por cobrar.
g) Brindar solución pronta a las inquietudes, reclamos y quejas del cliente.
h) Acordar con el cliente las condiciones de la venta.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0044 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG: 9-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Comercialización
CARGO: Despachador
JEFE INMEDIATO: Jefe de Comercialización
NATURALEZA DEL PUESTO: Despachar la mercadería a todos los clientes de la zona Norte
del Ecuador.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Despachar los pedidos tanto internos como externos con agilidad y
eficiencia.
COMPETENCIAS
PERSONALES
Fuerza física.
Mentalidad positiva.
Colaborador, observador, precavido.
Buenas relaciones interpersonales con los clientes.
Manejar Formatos de Ordenes de Pedido.
Manejo básico de matemáticas.
NIVEL DE
ESTUDIO
Bachiller
EXPERIENCIA De preferencia con experiencia (no indispensable).
FUNCIONES
a) Recibir órdenes del Jefe de Comercialización para desempeñar sus labores.
b) Colaborar con la carga y descarga de productos que se recibe o salen en bodega.
c) Realizar la limpieza y mantenimiento de bodega.
d) Colaborar con la supervisión y verificación de los despachos que se realice.
e) Entregar los pedidos de las ventas efectuadas.
f) En caso de que el cliente desee contratar el servicio de transporte, llevar sus productos hasta
el lugar de destino.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
DISTRIBUCIONES P y P
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: 0045 FECHA: 10/03/13 VERSIÓN: 1 PÁG:10-12
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA: Comercialización
CARGO: Chofer
JEFE INMEDIATO: Jefe de Comercialización
NATURALEZA DEL PUESTO: Trasportar la mercadería a su lugar de destino.
II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
COMPETENCIAS
LABORALES
Transportar la mercadería de forma segura.
Conducción teórica.
Conducción práctica.
Mecánica básica.
Cartografía básica.
COMPETENCIAS Iniciativa
PERSONALES Buenas relaciones interpersonales con el cliente.
Trabajo en equipo.
NIEVEL DE
ESTUDIO
Título de Chofer Profesional.
EXPERIENCIA Mínimo 2 años en cargos similares.
III. FUNCIONES
a) Conservar la amabilidad y el buen trato hacia los clientes, jefes, supervisores y demás
compañeros de trabajo.
b) Conducir en forma adecuada el vehículo asignado, observando las normas de tránsito y
adoptando las medidas de seguridad del caso.
c) Realizar actividades de conservación y mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo
asignado.
d) Transportar la mercadería y hacer la entrega a sus clientes.
e) Realizar el requerimiento de combustible y lubricantes para la conducción del vehículo.
f) Mantener en buen estado la conservación del vehículo e informar oportunamente a quien
corresponda para dar mantenimiento al vehículo.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde GERENTE GENERAL
ANEXO 4 Productos con mayor y menor rotación.
PRODUCTOS CON MAYOR
ROTACIÓN
PRODUCTOS CON MENOR
ROTACIÓN
CAR, DURO SURTIDO 420 GR X 30 CHUP. YE YE FRESA ACIDO 504 GRX
24
COCOA UNIVERSAL 440 GR X 27 GALL. CHOCOANIMALIAS 50 GR X 30
COCOA UNIVERSAL 170 GR X 70 RON SAN MIGUEL 5 AÑOS GOLD 750
CC X 12
HUEVITO MARRASCHINO 250 GR X
48
RON SAN MIGUEL BLACK 7 AÑOS 750
CC X 12
RON SAN MIGUEL GOLD 750 CC PROT, SOLAR KIDS MAX X 12
ATÚN REAL ABRE FÁCIL 180 GR X
48
MOROCHO FUNDA 700 GR X 12
BARBERA SCHICK EXTREME3 PS X
4 X 6
TAMARINDO VASO 270 GR X 24
PILA ENERGIZER MAX AAA X 2 X
4DP X 12 X 48
CHAMPAGNE GRAND DUVAL
BLANCO 750 CC X 12
PH DELUXE HADA PAQ X 4 X 12 TINAPA CAMPOS TOMATE 155 GR X
50
ORBIT 4P MENTA POLAR 40 X 24 STARBURST CARAMELO ORIGINAL
36 X 10
ACEITUNA RELLENA DOY PACK 220
GR X 24
VINAGRE BLANCO ESPECIAS
FRASCO 500 ML X 24
CHAMPIÑON TAJADO LATA 400 GR
X 24
RON 2300 ALTURA DE LOS ANDES
760 ML X 6
ANEXO 5 Diagramación de procedimientos.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: COMPRA DE MERCADERÍA
OBJETIVO:
Establecer los procedimientos que se deben seguir para la compra de la
mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la
empresa.
RESPONSABLES: Gerente General - Jefe de Contabilidad – Jefe de Comercialización –
Agente de Compras – Bodeguero.
I. PROCEDIMIENTOS
a) El Bodeguero identifica la necesidad de la compra y mediante un registro de verificación de
existencias (Ver – Formato 15) decide si elaborar o no una orden de compra (Ver - Formato
16), en caso de ser elaborada, este documento es enviado al gerente, caso contrario continúa
con sus actividades normales.
b) El Gerente recibe la orden de compra, la misma que pasa por una revisión, a través de la cual
se decide su aprobación, en caso de ser aprobada se autoriza su emisión y se la envía al
Agente de Compras, caso contrario se procede a la elaboración de una nueva orden de
compra.
c) El Agente de Compras recibe la orden de compra, conjunto con una copia, la misma que
deberá se archivada, posteriormente el documento original es enviado al proveedor.
d) El Proveedor recibe la orden de compra y procede a la elaboración de la factura, envía la
factura original con el pedido y la copia la archiva siguiendo un orden secuencial.
e) El Bodeguero recibe el pedido, realiza el Registro de verificación de cantidades solicitadas y
envía la factura original al Jefe de contabilidad.
f) El Jefe de Contabilidad recibe la factura original, la registra en el sistema SAVAD 2013 y la
envía al Agente de compras.
g) El Agente de Compras recibe la factura original y elabora un Informe de compras (Ver -
Formato 17) indicando los productos y las cantidades compradas, el mismo que será
archivado enviado al Jefe de Comercialización.
h) El Jefe de Comercialización recibe y archiva el Informe de compras.
II. POLÍTICAS
a) No se podrá realizar ninguna compra si no existe un Registro de verificación de
existencias.
b) Todas las órdenes de compra serán aprobadas por el Gerente general.
c) El proveedor deberá confirmar la recepción de la orden de compra, haciendo uso de
cualquier medio.
d) La recepción de un pedido, se ejecutará solamente cuando haya existido una previa
verificación de la factura con la orden de compra.
e) El Jefe de comercialización deberá elaborar un Informe de compras mensual.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde
GERENTE GENERAL
BODEGUERO GERENTE AGENTE DE COMPRAS
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: COMPRA DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la compra de mercadería, garantizando las políticas de la empresa.
III. DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDORJEFE DE
CONTABILIDADJEFE DE
COMERCIALIZACIÓN
INICIO
Establece la necesidad
de compra
Verifica las
existencias
Continua con
sus operaciones
Elabora la orden de
compra
Envía la orden de
compra
Recibe la orden de
compra
Revisa la orden de
pedido
Aprueba la orden de
compra1
Firma la orden de
pedido1
Envía la orden de
compra
Recibe el orden de
compra
Envía la orden de
compra
Recibe la orden de
compra
Elabora la factura
Envía la factura con
la mercadería
Recibe la factura
con la mercadería
Verifica las
cantidades con la
factura
Envía las factura
Recibe la factura
Envía la factura la
factura
Registra la factura
en el sistema
Recibe la factura la
factura
Elabora un informe
de compras
Recibe el informe de
compras
Recibe el informe de
compras
Envía el informe de
compras
FIN
Controla las existencias
de la bodega
NO
SI
NO
SI
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA
OBJETIVO:
Establecer los procedimientos que se deben seguir para el almacenamiento
de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la
empresa.
RESPONSABLES: Gerente - Jefe de Contabilidad – Jefe de Comercialización –Agente de
Compra – Bodeguero.
I. PROCEDIMIENTOS
a) El Proveedor envía el pedido con su respectiva factura al Agente de Compras y este se encarga
de recibir la mercadería junto con la factura, a su vez le ordena al bodeguero descargar la
mercadería.
b) El bodeguero procede a verificar la factura con las cantidades que fueron solicitadas en la
orden de compra (Ver – Formato 16) posteriormente se realiza el envío de dicho documento al
agente de compras, quien la recibe y la vuelve a enviar al Jefe de Contabilidad para su
respectivo registro y tratamiento.
c) El Jefe de Contabilidad realiza un análisis breve entre la orden de compra y la factura, a fin de
poder determinar si existen productos nuevos a los cuales se les deba asignar un código, si este
no es el caso se procede a determinar el precio de venta al público, dónde se elabora una lista
de precios (Ver – Formato 18) la misma que será enviada al Gerente General para su
aprobación.
d) El Gerente aprueba la lista de precios y la envía al Jefe de Contabilidad, quien es el encargado
de enviarla al bodeguero.
e) El bodeguero verifica la mercadería mediante un Reporte de compras (Ver – Formato 19)
luego la coloca en su respectivo lugar, añadiendo precios y códigos, a través de lo cual se
procede a elaborar un Informe de Compras (Ver – Formato 17) que será enviado al Jefe de
Comercialización.
II. POLÍTICAS
a) En caso de no existir la factura de compra, se prohíbe la recepción de la mercadería.
b) El ingreso a la bodega para el almacenamiento y la descarga de la mercadería, será
autorizado solamente para el bodeguero y despachador.
c) En caso de no coincidir las cantidades de la factura con las solicitadas en la orden de compra,
se debe comunicar inmediatamente esta irregularidad al proveedor.
d) Todos los productos que se encuentran dentro de la bodega deberán estar codificados y
asignados con su respectivo precio.
e) Se debe elaborar cada semana una lista de precios de los productos nuevos.
f) Los inventarios deben ser ordenados de acuerdo a la rotación para facilitar el despacho y la
búsqueda de los mismos y así agilitar el proceso de salida de los inventarios.
g) Mantener limpia el área de Bodega para precautelar el buen estado de los productos
almacenados.
h) Se debe manejar con cuidado la mercadería que este más susceptible a sufrir algún daño.
i) Se deberá revisar cada semana las existencias de la bodega.
Realizar una vez al mes constataciones físicas del inventario. (Ver - Formato 24)
j) En caso de encontrarse alguna irregularidad en el manejo de inventarios se procederá a las
respectivas investigaciones y sanciones.
k) En caso de pérdida o faltantes de mercadería, el personal responsable de esta área será quien
responda ante este suceso, por lo que será descontado el valor del producto de su
remuneración.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde
GERENTE GENERAL
PROVEEDOR AGENTE DE COMPRA BODEGUERO
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para el almacenamiento de mercadería, garantizando las políticas de la empresa.
III. DIAGRAMA DE FLUJO
JEFE DE CONTABILIDADJEFE DE
COMERCIALIZACIÓNGERENTE GENERAL
INICIO
Recibe la factura de
compra
Recibe la factura de
compra
Realiza un Informe
Recibe la lista de
precios.
Recibe la lista de
precios y códigos
NO
SINO
SI
Envía la factura
junto con los
productos
Recibe la mercadería
Ordena la descarga de
la mercadería
Envía la factura de
compra
Realiza la descarga
de la mercadería
Recibe la factura con
la mercadería
recibida
Envía la factura de
compra
Verifica la
mercadería recibida
Coloca la mercadería
en su lugar
Asigna códigos y
precios
Registra los
productos en el
kardex
Recibe la factura de
compra
Analiza las órdenes
de compra con la
factura
Verifica si son
´productos nuevos
Realiza
codificaciones para
esos productos
Determina el precio
de venta
Elabora una lista de
preciosDetermina el
precio de venta
Recibe la lista de
precios
Verifica la lista de
precios
Aprobar la lista de
precios
1
1
Firmar la lista de
precios
Enviar la lista de
precios
Envía la lista de
precios
Recibe la lista de
precios
Envía la lista de
precios
Recibe la lista de
precios
Realiza un Informe
Envía el Informe
Recibe el Informe
FIN
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: VENTA DE MERCADERÍA
OBJETIVO:
Establecer los procedimientos que se deben seguir para la venta de la
mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la
empresa.
RESPONSABLES: Gerente General –Jefe de Contabilidad – Bodeguero – Agente de
ventas – Facturador.
I. PROCEDIMIENTOS
a) El cliente selecciona la mercadería y emite una orden de pedido (Ver – Formato 20) la
misma que es elaborada por el Agente de Ventas, quien a su vez debe consultar la forma de
pago.
b) El cliente decide la forma de pago y le comunica al agente de ventas, quien registra esa
decisión en la orden de pedido, la misma que será enviada al bodeguero.
c) El bodeguero recibe la orden de pedido y realiza el registro de verificación de existencias
(Ver – Formato 15), si no existe los productos solicitados procede a comunicarle al agente de
ventas quien será el encargado de informarle al cliente la inexistencia de productos, para que
posteriormente se vuelva a emitir otra orden de pedido, si sucede lo contrario el agente de
ventas verifica la forma de pago y envía la orden de pedido al Gerente general.
d) El Gerente general recibe la orden de pedido, analiza su contenido y autoriza la venta,
posteriormente procede a enviar la orden de pedido al facturador.
e) El facturador recibe la orden de pedido, la ingresa en el sistema SAVAD 2013 e imprime la
factura, la original la envía al Agente de ventas para el despacho de la mercadería, mientras
que la copia la envía al Jefe de contabilidad para el archivo respectivo.
II. POLÍTICAS
a) La toma de pedido será elaborada únicamente por el Agente de Ventas.
b) Toda orden de pedido deberá contener la forma de pago del cliente.
c) Todas las ventas efectuadas a contado y a crédito requieren de la aprobación del Gerente
general.
d) Las ventas a crédito deberán estar respaldadas por cheques, documento que deberá ser
autorizado por el Jefe de Comercialización y poniendo en conocimiento al Gerente.
e) Por seguridad antes de recibir un cheque se debe obtener una copia del mismo en la cual se
encuentre registrado la cedula y nombres completos del girador.
f) “Distribuciones P y P” suspenderá el crédito a sus clientes en caso de morosidad.
g) En caso de que el cliente estuviera sujeto a algún crédito concedido por la empresa, deberá
cancelarlo máximo en un plazo de 15 días o en el plazo acordado con el Gerente, caso
contrario no podrá obtener ninguna mercadería adicional hasta que se ponga al día con sus
obligaciones.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde
GERENTE GENERAL
CLIENTE AGENTE DE COMPRAS GERENTE
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: VENTA DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la venta de mercadería, garantizando las políticas de la empresa.
III. DIAGRAMA DE FLUJO
FACTURADOR BODEGUEROJEFE DE
CONTABILIDAD
INICIO
Elabora la orden de
pedido
Entrega la orden de
pedido
Pregunta la forma de
pago
Registra la forma de
pago en la orden de
pedido
Recibe la orden de
pedido
Selecciona la
mercadería que
requiere
Emite una orden de
pedido
Decide la forma de
pago en efectivo o
crédito
Comunica
inexistencia de
mercadería
Comunica
inexistencia de
mercadería
1
1
Recibe la orden de
pedido la orden de
pedido
Autoriza la venta
Envía la orden de
pedidoComunica existencia
de mercadería
Verifica la forma de
pago del pedido
Recibe la orden de
pedido autorizada
Elabora la factura en
el sistema y la
imprim.
Envía la factura
original
Recibe la fatura.
Realiza el despacho
Recibe la cpia de la
factura
FIN
Verifica las existencias
Analiza la orden de
pedido
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: DESPACHO DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para el despacho de la
mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
RESPONSABLES: Agente de ventas - Bodeguero – Despachador – Chofer
I. PROCEDIMIENTOS
a) El Agente de ventas envía la factura original al Bodeguero, elabora una guía de remisión
para el chofer.
b) El bodeguero recibe la factura original y prepara la mercadería a ser despachada, la misma
que es registrada en la tarjeta kardex (Ver – Formato 21) posteriormente procede a elaborar
una nota de despacho (Ver - Formato 22) a través de la cual se hace la entrega de los
productos al despachador.
c) El despachador recibe los productos y la nota de despacho y procede a realizar la carga en el
camión.
d) El chofer recibe la factura original enviada por el despachador, la guía de remisión enviada
por el agente de ventas y la mercadería despachada, con lo que procede a transportarla hacia
su lugar de destino.
e) El cliente recibe la mercadería solicitada junto con la factura original y verifica las
cantidades, si el pedido está completo realiza el pago al Agente de Ventas, quien lo entrega
directamente al Jefe de Contabilidad, quien procede a realizar el registro pertinente, si ocurre
lo contrario la mercadería es devuelta al chofer quien la recibe y entrega al bodeguero,
persona que le informa al Jefe de Ventas sobre el rechazo de la mercadería, quien elaborara
un Informe de ventas (Ver – Formato 23).
III. POLÍTICAS
a) El bodeguero no podrá despachar la mercadería si no existe la debida factura de la venta.
b) Cada vez que exista la salida de mercadería de la bodega, será responsabilidad del
bodeguero el registro de la misma en una tarjeta kardex.
c) El despachador no recibirá ninguna mercadería si no existe como respaldo una nota de
despacho, debidamente firmada y sellada por el bodeguero.
d) En caso de presentarse alguna anomalía en la factura y nota de despacho, el bodeguero
deberá informarle al Jefe Comercialización y según sea el caso este deberá informar al
Gerente.
e) No se podrá transportar la mercadería si no existe una nota de despacho debidamente
autorizada y una guía de remisión en la que se detalle las respectivas rutas de entrega.
f) Una vez entregada la mercadería se aceptarán devoluciones solamente en el caso de que el
producto posea algún daño físico ocasionado por el traslado de la misma, hecho que deberá
reportarse en ese mismo momento.
g) Distribuciones P y P solo se limita al remplazo del producto en caso de rechazo, no más a la
devolución del dinero.
h) La mercadería devuelta deberá ser registrada nuevamente en la tarjeta kardex y ubicada en
su respectivo lugar.
i) El pago de las ventas al contado será de inmediato.
j) El Agente de Ventas será el responsable ante la pérdida del dinero, resultante de la venta al
contado.
k) El Agente de ventas elaborará cada mes un Informe de Ventas.
Elaborado por: Viviana Muñoz
Aprobado por: Sr. Paúl Cifuentes Recalde
GERENTE GENERAL
AGENTE DE VENTAS BODEGUERO DESPACHADOR
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: DESPACHO DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para el despacho de mercadería, garantizando las políticas de la empresa.
III. DIAGRAMA DE FLUJO
CHOFER CLIENTEJEFE DE
CONTABILIDAD
INICIO
Elabora y envía una
guía de remisión
Envía la factura
original
Prepara los productos
detallados en la facturaRecibe la
mercadería con la
factura
Emite una orden de
pedido
Elabora un informe
de la devolución de
mercadería
Recibe los productos
y la nota de despachoRecibe la factura
original
Transporta la
mercadería junto con
la factura original
FIN
Verifica las cantidades
del pedido
Envía la factura
original de la venta
efectuada
Recibe el dinero
producto de la venta
Envía el dinero
producto del dinero
Emite una orden de
pedido
Recibe la factura
original de la venta
efectuada.
Registra en
el kardex la
salida de los
productos
Elabora una nota de
despacho
Emite una orden de
pedido
Entrega la factura
con una nota de
despacho
Recibe la mercadería
devuelta
Informa sobre la
devolución
Carga la mercadería
descrita en la facturaRecibe la guía de
remisisón
Recibe la mercadería
Entrega la
mercadería con la
factura
Recibe la mercadería
devuelta
Envía la mercadería
devuelta
SI
NO
Realiza el pago
Recibe el dinero
producto de la venta
Deposita el dinero
FORMATOS DE CONTROL
Formato. 15 Registro de Verificación de existencias
DISTRIBUCIONES P y P
VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS
Nro.
Cód. Cantidad Diferencias V. Contabilizados Diferencia
s
Observaciones
SAVAD 2013 Bodega En
(+)
En
(-)
SAVAD 2013 Bodega En
(+)
En
(-)
Realizado por:_________________________
Formato. 16 Orden de compra
DISTRIBUCIONES P y P
ORDEN DE COMPRA
Nro.
Fecha de Solicitud: _____________ Agente de Compra:___________________
Fecha de entrega: _____________ Proveedor: ___________________
Forma de pago: _____________
Cód. Cant. Unidad de M. Descripción V. Unitario V. Total
Llenado únicamente por el Gerente
Aprobado: _____________________
GERENTE GENERAL
Formato. 17 Informe de Compras
DISTRIBUCIONES P y P
INFORME DE COMPRAS
Nro.
N°
Compra
N°
Factura
Proveedor Artículo Cant. Valor
unitario Valor total Observaciones
Elaborado por: ___________________________ Supervisado:____________________________
Aprobado por: ___________________________
GERENTE GENERAL
Formato. 18 Lista de precios
DISTRIBUCIONES P y P
LISTA DE PRECIOS
Nro.
Cód. Descripción
Cantidad
(Cajas)
Cantidad
(Unidades)
Valor
Unitario
(Caja)
Observaciones
Elaborado por: ___________________________ Supervisado:____________________________
Aprobado por: ___________________________
GERENTE GENERAL
Formato. 19 Reporte de Compras
DISTRIBUCIONES P y P
REPORTE DE COMPRAS
Nro.
Fecha Nro. de
compras
Factura
N°
Artículo Total
Factura
Recepción de mercadería
Completo Pendiente Incompleto Observaciones
Responsable: ___________________________ Supervisado:____________________________
Aprobado por:__________________________
GERENTE GENERAL
Formato. 20 Orden de pedido
DISTRIBUCIONES P y P
ORDEN DE PEDIDO
Nro.
Fecha: ___________________
Vendedor: ___________________
Cliente: ___________________
RUC: ___________________
Referencia:___________________
COD. PRODUCTO CANT. PRECIOS
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
OBSERVACIONES
Responsable: ___________________________ Supervisado:____________________________
Aprobado por:___________________________
GERENTE GENERAL
Formato. 21 Tarjeta de Kardex
DISTRIBUCIONES P y P
TARJETA KARDEX
Nro.
Producto:
Unidad de medida:
FECHA DESCRIPCIÓN
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cant. V.
unit
V.
Total
Cant. V.
unit
V.
Total
Cant. V. unit
V.total
Responsable: ___________________________ Supervisado:____________________________
Aprobado por:__________________________
GERENTE GENERAL
Formato. 22 Nota de Despacho
DISTRIBUCIONES P y P
NOTA DE DESPACHO
Nro.
Fecha:_________________________ Cliente:________________________
Nro. Factura: __________________ RUC/CI:_______________________
Dirección:______________________
Teléfono:_______________________
Código Cantidad Observación
Realizado por:_________________________
Aprobado por: ________________________
Formato. 23 Informe de Ventas mensuales
DISTRIBUCIONES P y P
INFORME DE VENTAS MENSUAL
Nro.
Fecha Factura
Nro.
Subtotal
12%
Subtotal
0%
IVA
12%
Total
Factura
Entrega de mercadería Observación
Completa Pendiente Incompleta
Realizado por:_____________________ Aprobado por:______________________
Formato. 24 Constatación física
DISTRIBUCIONES P y P
CONSTATACIÓN FÍSICA DE PRODUCTOS
Nro.
Producto : __________________________ Código:_________________
Fecha Detalle Saldo Ingreso Total Bodega Diferencia en
cantidades
Diferencia en
Valores
Observaciones
Realizado por:_________________________
ANEXO 7 Instrumento de Validación.
ANEXO 8 Fotografías de la empresa “Distribuciones P y P”
FACTURACIÓN CONTABILIDAD
GERENCIA GENERAL BODEGA
![[Alg 65 Óptima] Catalogo (v P1.0714](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/56d6bcf61a28ab30168c25ea/alg-65-optima-catalogo-v-p10714.jpg)
![Lambsprinck - Tratado Sobre La Piedra Filosofal [1677]](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/577d24671a28ab4e1e9c64ed/lambsprinck-tratado-sobre-la-piedra-filosofal-1677.jpg)
