Universidad Técnica Particular de Loja - REUNIONES ......1.1. Configuración de reunión Primeramente inicie sesión en la aplicación que encuentra disponible desde el portal de

SKYPE EMPRESARIAL O LYNC

• MANUAL DE USUARIO •

MANUAL DE USUARIO

REUNIONES SKYPE EMPRESARIAL O LYNC



REUNIONES EN SKYPE EMPRESARIAL O LYNC

1. Configurar una reunión con Skype Empresarial

1.1. Configuración de reunión

Primeramente inicie sesión en la aplicación que encuentra disponible desde el portal de Office 365 UTPL (miportal.utpl.edu.ec), para lo cual previamente debes haber ingresado a tu cuenta de correo con tus credenciales (Usuario y contraseña).

a. Para configurar una reunión según fecha, hacerclic en la pestaña Calendario. En la nueva ventanaen la esquina superior izquierda, hacer clic enNuevo, luego se mostrará el formulario parallenar la información.



Figura 1.1-1. Pestaña de Calendario.

b. Para configurar una reunión según las personasque desee invitar, ir a la derecha en la opciónContactos, hacer clic en el símbolo . En la nuevaventana, seleccione el o los contactos a añadir ala reunión de Mis Contactos o Directorio, luego enel nombre de la persona o el grupo seleccionado,hacer clic en el símbolo . Finalmente clic enAceptar.



Figura 1.1-2. Proceso para agregar contactos a la reunión.

c. Hacer clic en Reunión de Skype y luego clic en Agregar reunión de Skype.

Figura 1.1-3. Crear reunión de Skype.

Sugerencia Para buscar un horario adecuado para todos los asistentes, hacer clic en Asistente para programación de la parte superior



de la ventana de reunión.

Figura 1.1-4. Asistente para programación.

Figura 1.1-5. Vista de Asistente para programación.

d. Para finalizar hacer clic en Enviar. De esta manera se enviará un correo electrónico a todos los participantes de la reunión con el enlace Unirse a la conferencia en línea, al que puede acceder a la Reunión de Skype.



e. Existe la opción Unirse a reunión de Skype, al hacerclic se genera el enlace https://meet.lync.com/utpl y redirecciona automáticamente aSkype empresarial para iniciar la llamada.

Figura 1.1-6. Unirse a reunión de Skype.



Figura 1.1-7. Iniciando llamada.

f. En caso de que no disponga de Skype empresarial,podrá acceder a la reunión vía web, donde sedesplegará una pantalla en el navegador y solicitarádescargar un plugin o complemento hacer clic enComplemento de la aplicación web de Skypeempresarial.

Figura 1.1-8. Descargar Complemento.



g. El complemento se descarga en la carpeta Descargas desu computador, acceda a ella y hacer doble clic sobre elcomplemento para su instalación.

Figura 1.1-9. Complemento descargado.

h. Una vez finalizada la instalación, hacer clic enUnirse a la reunión en la pantalla del navegador. Luego le solicitará que ingrese su nombre de invitado y finalmente hacer clic en Unirse a la reunión.

Figura 1.1-10. Unirse a la reunión vía web.



1.2. Configuración de reunión en Outlook

Primeramente se debe tener configurada en Outlook la cuenta de correo UTPL, luego realizar las siguientes acciones:

a. Abra Outlook, luego ir a Calendario, que estáubicado en la parte inferior izquierda.

Figura 1.2-1. Opción Calendario.

b. En la pestaña Inicio, en la opción Nuevos elementos,se despliega la opción Reunión de Skype hacer clicsobre dicha opción.

NOTA: Si tiene más de una cuenta configurada en Outlook seleccione el calendario correspondiente a la cuenta que desea agregar la reunión y asegúrese de haber ingresado con las credenciales correspondientes (Usuario y contraseña) con esa misma cuenta en Skype empresarial.



Figura 1.2-2. Calendario en Outlook.

c. En la nueva ventana, configure la reunión llenandola siguiente información:

1. En el cuadro Para, escriba la dirección decorreo electrónico de cada persona a la que vaa invitar, separadas por punto y coma. Comootra opción para añadir contactos a la reunión,hacer clic sobre la opción Para, se mostrará unalista de usuarios donde se puede buscar pornombre y seleccionar, luego clic en Aceptar.

2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre parala reunión.

3. Seleccione una hora de inicio y una hora definalización.

4. Puede personalizar el mensaje que se va aenviar mediante correo electrónico.

5. Finalmente, hacer clic en Enviar. De estamanera se enviará un correo electrónico atodos los participantes de la reunión con elenlace Unirse a la conferencia en línea.



Sugerencia: Para buscar una hora adecuada para todos los asistentes, hacer clic en Asistente para programación, en la cinta Mostrar de la pestaña Reunión.

Figura 1.2-3. Llenar información de reunión.

2. Compartir el escritorio o un programa en Skypeempresarial

Puede mostrar todo el escritorio o solo un programa a olos participantes de una reunión, llamada o conversaciónde mensajería instantánea (MI), en Skype empresarial.

Tenga en cuenta que tiene que ser un moderador de unareunión de Skype empresarial para compartir la pantalla. Sila opción está atenuada, pídale a uno de los moderadoresque le proporcione acceso de presentador.

· Comparta el escritorio cuando tenga que cambiarentre programas o trabajar con archivos de diferentesprogramas.

· Comparta un programa cuando tenga que presentardeterminados programas o archivos y no desee que lasdemás personas vean nada más de su PC.



2.1. Compartir el escritorio o programa

a. En la parte inferior de la ventana de la conversación, seleccione el icono de la presentación (Moderar). Para compartir el contenido del escritorio, hacer clic en Presentar Escritorio.

Figura 2.1-1. Proceso para presentar escritorio.

b. En la nueva ventana se mostrará el escritorio de manera estática. Para que los participantes puedan ver todo el contenido de la pantalla mientras el presentador navega por la misma, debe hacer clic en Moderar, se presentará un mensaje de advertencia y si usted está de acuerdo hacer clic en Aceptar.



Figura 2.1-2. Resultado de presentar escritorio.

Importante: Cuando comparte el escritorio, todos los participantes de la reunión pueden ver sus programas, archivos y notificaciones. Si tiene información confidencial o archivos que no quiere que vean, ciérrelos o elija el uso compartido de programas.



c. Para compartir uno o varios programas o archivos, hacer clic en Moderar Programas.

Figura 2.1-3. Proceso para Moderar programas.

d. En la nueva ventana que se presenta, seleccione el programa o archivo específico. Luego hacer clic en Moderar. Se presentará un mensaje de advertencia, hacer clic en Aceptar.

Figura 2.1-4. Resultado de Moderar programas.



e. En la barra de herramientas de uso compartido, enla parte superior de la pantalla, utilice una de estasopciones:

1. Hacer clic en Ceder el control para compartir el control del escritorio o del programa, seleccionando uno de los participantes, o uno de los participantes puede Solicitar control.

2.Hacer clic en el alfiler azul para ocultar la barra de herramientas y tener más espacio. Para mostrar la barra de herramientas, mueva el ratón a la parte superior de la pantalla.

3. Cuando aparezca la barra de herramientas de uso compartido, utilice cualquiera de los controles que necesite o vuelva a hacer clic en el alfiler para mantener la barra de herramientas visible.

f. Para terminar la presentación, hacer clic en la barra Dejar de presentar, ubicada en la parte superior de la pantalla, o hacer clic en Detener la presentación de la ventana principal de llamada.



Nota: Mientras está compartiendo, el estado de Lync cambia a Presentando y dejará de recibir mensajes instantáneos o llamadas.

2.2. Ceder y tomar el control de una sesión compartida

Si desea que otro participante de la reunión cambie un archivo, le ayude a hacer una presentación o muestre algo, puede otorgar el control a dicha persona. Ambos tendrán el control del uso compartido, que usted podrá recuperar en cualquier momento.

a. En la barra de herramientas de uso compartido, hacer clic en Ceder el control.

b. Seleccione el nombre de la persona a quien deseaceder el control.



NOTA: Skype empresarial le envía una notificación a dicha persona para hacerle saber que están compartiendo el control.

c. Para recuperar el control, vuelva a hacer clic enCeder el control y después, hacer clic en Recuperarel control o presione las teclas Ctrl+Alt+espacio.

Sugerencia: Puede permitir que otras personas tomen automáticamente el control de la sesión compartida en cualquier momento haciendo clic en la opción Proporcionar el control automáticamente en la barra de herramientas de uso compartido.



3. Realizar y recibir una llamada de audio con SkypeEmpresarial

Puede realizar y recibir llamadas con Skype Empresarial,como en un teléfono tradicional con usuarios de su empresao usuarios externos de Skype. Solo necesita que su equipotenga altavoces y micrófono o unos auriculares conectados al equipo.

3.1. Realizar una llamada individual

a. En la ventana principal de Skype Empresarial, busqueun contacto de su lista de contactos, o escriba elnombre de una persona en el cuadro de búsqueda.Ver Figura 3.1-1

b. Mantenga el cursor sobre la imagen del contacto en la Lista de contactos y hacer clic en el botón Llamar a (Contacto). Ver Figura 3.1-2.

Figura 3.1-1. Búsqueda de contacto.

Figura 3.1-2. Opción de llamada a contacto.



c. Aparecerá una nueva ventana en donde muestraque está realizando la llamada a su contacto.

3.2. Realizar una llamada grupal

Para realizar una llamada a varios contactos, es necesario tener previamente creado un grupo o grupos de contactos. Luego realizar lo siguiente:

a. Ubicarse sobre el grupo y hacer clic derecho,seleccionar la opción Iniciar una llamada deconferencia luego Llamada de Skype

Figura 3.2-1. Realizar llamada grupal.

b. Aparecerá una nueva ventana realizando la llamadaa los contactos del grupo.

c. Cuando se acepte la llamada, use los controles deaudio para activar o desactivar el audio.



Figura 3.2-2. Opción para desactivar audio.

d. También puede realizar el envío de mensajes, hacer clic en MI (Mensajería instantánea), escribe el mensaje y presiona la tecla Enter para enviar el mensaje o hacer clic en Enviar .

Figura 3.2-3. Envío de mensajes durante una llamada.



3.3. Responder a una llamada

a. Cuando alguien le llame, aparecerá una alerta en lapantalla. Siga uno de estos pasos:

1. Para responder a la llamada, hacer clic encualquier parte del área de la fotografía.

2. Para responder con un mensaje instantáneo en lugar de con audio, hacer clic en Opciones y luego, otro clic en Respuesta de mensajería instantánea.

3. Para rechazar la llamada, hacer clic en Ignorar. Se cerrará la ventana de llamada

4. Para rechazar la llamada y evitar otras llamadas, hacer clic en Opciones y, a continuación, clic en Establecer en No molestar. No podrá recibir llamadas hasta cambiar de estado.

Figura 3.3-1. Opciones de respuesta de llamada



3.4. Controles de llamada de audio

a. Apunte al icono de teléfono (Controles de llamada)situado en la parte inferior de la ventana deconversación para obtener acceso a los controlesy a continuación, realice uno de los procedimientossiguientes:

1. Para poner la llamada en espera, hacer clic enRetener la llamada.

2. Para reanudar la llamada en espera, hacer clicen Reanudar llamada.

3. Para cambiar el dispositivo de audio, hacerclic en la pestaña Dispositivos y allí seleccioneel dispositivo que desee utilizar.

Figura 3.4-1. Controles de llamada de audio.

b. Para finalizar la llamada, hacer clic en Colgar o presionar al mismo tiempo las teclas Ctrl+Enter.



Figura 3.4-2. Finalizar llamada de audio.

4. Realizar o recibir una videollamada de Skype empresarial

Si su cuenta está habilitada para videollamada, podrá realizar videollamada cara a cara con sus contactos. Lo único que necesitará es una cámara con altavoces y el micrófono de su PC. También puede usar auriculares si su PC no dispone de dispositivos de audio integrados.

4.1. Iniciar una videollamada

a. En la ventana principal de Skype Empresarial,busque un contacto de su lista de contactos, oescriba el nombre de una persona en el cuadro debúsqueda. Ver Figura 4.1-1

b. Mantenga el cursor sobre la imagen del contactoen la Lista de contactos y hacer clic en el icono devideo (Iniciar una videollamada a Contacto). VerFigura 4.1-2.



Figura 4.1-1. Búsqueda de contacto.

Figura 4.1-2. Opción de videollamada a contacto.

c. Aparecerá una alerta en la pantalla de su contactoque podrá usar para aceptar o rechazar la solicitud.

1. Si se acepta la videollamada, la ventana de laconversación se ampliará para mostrar el vídeo.

Figura 4.1-3. Ventana de videollamada

2. Use las vistas y los controles como, por ejemplo:detener o iniciar video, silenciar o reactivar



audio, retener o reanudar llamada, etc. según sea necesario.

Figura 4.1-4. Controles de videollamada.

d. En cualquier momento puede hacer cualquiera de las siguientes acciones:

1. Iniciar una conversación mediante mensajeríainstantánea (MI), también se puede realizarenvío de archivos en la opción Agregar datosadjuntos… (documentos, imágenes, etc.),Notas compartidas…(compartir archivos deOneNote), en la opción Más… puede iniciaruna pizarra(parecido a paint), un sondeo (tipoencuesta) y preguntas y respuestas (tipo chat)



Figura 4.1-5. Acciones que se puede realizar en

Videollamada en Opción Más...

2. El video llamado o conferencia que estérealizando puede grabarla mediante la opciónIniciar Grabación, hacer clic en el ícono (…)para iniciar. En la parte superior observe eltiempo de grabación, en la parte inferior loscontroles de pausar y detener la grabación. Elvideo grabado se descarga en Videos en lacarpeta Grabaciones de Lync de su computador.

Figura 4.1-6. Grabar Video llamada



Nota: Skype empresarial le envía una notificación que la grabación ha iniciado.

3. Para finalizar todo el video, seleccione el icono de la cámara y hacer clic en Detener mi video. Este procedimiento no afecta al audio.

4. Seleccionar la opción Moderar (Presentarescritorio, Moderar programas, etc.). Para mayor detalle ver sección 2 (Compartir el escritorio oun programa en Skype empresarial).

5. Para finalizar la llamada, cierre la ventana o hacer clic en el botón de finalizar llamada.

Para mayor detalle, ver Figura 4.1-6.

Figura 4.1-6. Acciones que se puede realizar en Videollamada.



4.2. Responder a una videollamada

a. Cuando recibe una llamada, aparecerá una alertaen la pantalla. Siga uno de estos pasos:

1. Para responder a la llamada, hacer clic encualquier parte del área de la fotografía.

2. Para rechazar la llamada, hacer clic en Ignorar. Se cerrará la ventana de llamada

3. Para responder con un mensaje instantáneo en lugar de con audio o video, hacer clic en Opciones y luego clic en Respuesta de mensajería instantánea.

4. Para responder a la llamada solo con audio, hacer clic en Opciones y luego clic en Responder solo con audio.

5. Para rechazar la llamada y evitar otras llamadas, hacer clic en Opciones y luego clic en Establecer en No molestar. No podrá recibir llamadas hasta cambiar de estado.

Figura 4.2-1. Opciones para responder a una videollamada.

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