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“DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LA
INFORMACIÓN FINANCIERA DEL GRUPO ECONÓMICO “HERMANOS
ZAMBRANO”
Lic. José Ibarra ProañoMsc. DIRECTOR DE TESIS
APROBADO
Ing. Patricio Analuisa MBA. PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
Ing. Tyrone Paz MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Dra. Clemencia Carrera MBA. MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Santo Domingo,….. de………………….. del 2011.
iii
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora:
Burgos Casquete Verónica Cecilia
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Msc. Ibarra Proaño José, en calidad de Director de Tesis del tema “Diseño de
un Sistema Contable para la Consolidación de la información financiera
del grupo económico “Hermanos Zambrano”, realizada por la Srta. Burgos
Casquete Verónica Cecilia, para optar por el título de Ingeniera en Finanzas y
Auditoria CPA, doy fe que el presente trabajo de investigación ha sido dirigido y
revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Santo Domingo, ……de ………………….del 2011.
Atentamente.
Lic. José Ibarra Proaño Msc.
DIRECTOR DE TESIS
v
DEDICATORIA
En muchas ocasiones
Trate de imaginar un momento como este
En el que me sintiera orgullosa
De haber alcanzado mi título
Y hoy se la satisfacción
Que se puede Llegar a sentir
Todo este logro se lo dedico a mi Papa,
Luis Burgos Parraga, quien siempre ha luchado,
Por hacer de sus hijos personas de bien,
La persona que inspira,
Cada nuevo objetivo que tengo,
Quien siempre está conmigo, apoyándome
Y enseñándome lo valioso de ser una profesional
Te amo PAPI.
Gracias aquellas enseñanzas,
Seguiré preparándome,
Y buscando nuevas oportunidades,
Que me permitan crecer aun más,
Tanto como profesional y persona.
vi
AGRADECIMIENTO
Una vez más agradezco a mi padre
Que lucho tanto por verme, como una profesional,
A mi mami por su paciencia, esmero, amor y compañía.
A mi Tutor de tesis, e ingenieros,
Que compartieron sus conocimientos y enseñanzas
Las cuales hoy me permiten desarrollarme
Con mayor capacidad y confianza.
A mi dios por darme la oportunidad
De crecer y seguir adelante.
A mi esposo, por brindarme su apoyo
Y conocimiento con amor y paciencia,
Durante este trabajo.
vii
ÍNDICE
Portada………………………………………………………………………….….i
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal….....…...ii
Hoja de responsabilidad………………………………………………………....iii
Informe de aprobación de director del plan de titulación……………….….…iv
Dedicatoria……………………………………………………….........................v
Agradecimiento………………………………………………...………………....vi
Índice…………………………………………………………….…………….…..vii
Índice de gráficos……………………………………………...………………….xi
Índice de cuadros……………………………………………...………………….xiii
Índice de anexos……………………………………………...…………………..xv
Resumen Ejecutivo…………………………………………...………………….xvi
Executive Summary……………………………………………...………………xvii
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes…………………………………………..……………………1
1.1.1 Antecedentes históricos………………………………………………...…1
1.1.2 Antecedentes científicos………………………………………………......3
1.1.3 Antecedentes prácticos………………………………………………...….4
1.1.4 Importancia del estudio……………………………….…………......…...5
1.1.5 Situación Actual del tema de investigación……….……………...…….6
1.2 Limitaciones del estudio…………………………….…………......……..7
1.3 Alcance del trabajo…………………………………….,………...............7
1.4 Objeto de Estudio………………………………………..………...……...9
1.5 Objetivo……………………………………………………….......………..9
viii
1.5.1 Objetivo general………………………………………………...…....……...9
1.5.2 Objetivos específicos……………………………………………….….…....9
1.6 Justificación………………………………………………………….…...…10
1.6.1 Justificación teórica………………………………………………..............10
1.6.2 Justificación práctica…………………………………………...................10
1.6.3 Justificación metodológica……………………………………….…….….11
1.6.4 Justificación económica……………………………………………….......11
1.7 Hipótesis………………………………………………………...................11
CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA
2. Marco de Referencia………………………………………………………..12
2.1 Marco Teórico………………………………..……………………………...12
2.2 Marco Conceptual…………………………….………………………….....37
2.3 Marco Legal……………………………………...…………………………..46
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3. Situación actual de la Empresa……………………..……………………..48
3.1 Antecedentes……………………………………….………………………..48
3.2 Base Legal………………………………………….….………………….....49
3.3. Comercial “Hermanos Zambrano”………………………………..………..52
3.3.1 Croquis de Ubicación……………………………………………..………...52
3.4. Organigrama Funcional…………………………………………...………..53
3.4.1 Productos que ofrece……………………………….……………………...53
ix
3.4.2 Análisis FODA……………………………………………………………….54
3.5. Tipos, métodos y técnicas de investigación………...……………………..55
3.5.1 Investigación Descriptiva……………………………..…………………….55
3.5.2 Método de Investigación……………………………………………...........55
3.5.3 Método Observación………………………………………………...……...55
3.5.4 Método Inductivo………………………………..………………………......56
3.5.5 Método Deductivo……………………………….……………………...…..56
3.5.6 Método de Análisis……………………………………………………….....56
3.5.7 La Entrevista………………………………………..…………………….....56
3.5.8 La Encuesta………………………………………….………………………56
3.5.9 El Cuestionario……………………………………….……………………...57
3.5.10 Población y Muestra………………………………….……………………..57
3.5.11 Análisis y tabulación de la información…………...……………………....58
3.5.12 Desarrollo de la Entrevista/Encuesta…………….…………………….....58
3.5.13 Lista de análisis de las encuestas……………….………………………...76
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 Misión…………………………………………………………………………81
4.2. Visión…………………………………………………….……….………......81
4.2.1 Valores Corporativos……………………………………………………......81
4.3 Objetivos………………………………………………………..…………...82
4.3.1 Objetivo General……………………………………………………………82
4.3.2 Objetivos Específicos……………………………………………...……....82
4.4Diseño del Sistema Contable…………………………………..………...........83
4.4.1 Organigrama Funcional………………………………………...………….84
4.4.1.1 Manual de Funciones……………………………………………………....85
4.4.2 Plan de Cuentas………………………………………………….……….....94
4.4.3 Sistema de Registros……………………………………………………......99
x
4.4.4 Flujograma de Procesos………..………………………………………...112
4.5 Consolidación Financiera……………..……………………………….…..127
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones………………………………………………….……………......149
5.2 Recomendaciones………………………………………………………..........150
5.3 Bibliografía……………………………………………………………………....151
xi
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRAFICO N. 01 Organigrama 27 GRAFICO N. 02 Croquis de ubicación 52 GRAFICO N. 03 Organigrama funcional 53
GRAFICO N. 04 Conoce usted si en la empresa existe un sistema contable
58
GRAFICO N. 05 Conoce si la empresa cuenta con políticas de crédito para sus clientes
59
GRAFICO N. 06 Tiene la empresa un sistema de control interno
60
GRAFICO N. 07 La empresa cuenta con un proceso de control de sus activos fijos
61
GRAFICO N. 08 Considera que la empresa cumple a cabalidad las obligaciones patronales con sus empleados
62
GRAFICO N. 09 La empresa cumple oportunamente las obligaciones tributarias
63
GRAFICO N. 10 Las declaraciones de impuestos son preparadas en base a:
64
GRAFICO N. 11 Existe un archivo completo de las declaraciones y presentaciones de pago tributarias
65
GRAFICO N. 12 La empresa cuenta con contratos de trabajo para cada trabajador
66
GRAFICO N. 13 Las vacaciones, horas extras, aumento de sueldos y demás compensaciones son autorizadas por escrito
67
GRAFICO N. 14 Considera usted que una empresa debe contar con un sistema contable
68
GRAFICO N. 15 Considera usted que la contabilidad es una carga para los pequeños empresarios
69
GRAFICO N. 16 Cree usted que la creación de un sistema contable mejoraría la toma de decisiones en la empresa
70
GRAFICO N. 17 Cómo cree que mejoraría la toma de decisiones la creación de un sistema contable
71
GRAFICO N. 18 Qué tipo de sistema contable considera apropiado para el manejo de información de la empresa
72
xii
GRAFICO N. 19 Cuáles serian las ventajas de la creación del sistema contable para la empresa
73
GRAFICO N. 20 Organigrama funcional 84 GRAFICO N. 21 Factura de venta de productos agrícolas 99 GRAFICO N. 22 Comprobante de retención 101 GRAFICO N. 23 Comprobante de egreso 103 GRAFICO N. 24 Guía de remisión 105 GRAFICO N. 25 Factura de venta 123
xiii
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO N.1 Conoce usted si en la empresa existe un sistema contable 58
CUADRO N.2 Conoce si la empresa cuenta con políticas de crédito para sus clientes
59
CUADRO N.3 Tiene la empresa un sistema de control interno 60
CUADRO N.4 La empresa cuenta con un proceso de control de sus activos fijos
61
CUADRO N.5 Considera que la empresa cumple a cabalidad las obligaciones patronales con sus empleados
62
CUADRO N.6 La empresa cumple oportunamente las obligaciones tributarias
63
CUADRO N.7 Las declaraciones de impuestos son preparadas en base a:
64
CUADRO N.8 Existe un archivo completo de las declaraciones y presentaciones de pago tributarias
65
CUADRO N.9 La empresa cuenta con contratos de trabajo para cada trabajador
66
CUADRO N.10 Las vacaciones, horas extras, aumento de sueldos y demás compensaciones son autorizadas por escrito
67
CUADRO N.11 Considera usted que una empresa debe contar con un sistema contable
68
CUADRO N.12 Considera usted que la contabilidad es una carga para los pequeños empresarios
69
CUADRO N.13 Cree usted que la creación de un sistema contable mejoraría la toma de decisiones en la empresa
70
CUADRO N.14 Cómo cree que mejoraría la toma de decisiones la creación de un sistema contable
71
CUADRO N.15 Qué tipo de sistema contable considera apropiado para el manejo de información de la empresa
72
CUADRO N.16 Cuáles serian las ventajas de la creación del sistema contable para la empresa
73
CUADRO N. 17 Manual de funciones gerente general 85 CUADRO N. 18 Manual de funciones asistente administrativa 86 CUADRO N. 19 Manual de funciones contador 87 CUADRO N. 20 Manual de funciones asistente contable 88 CUADRO N. 21 Manual de funciones despachador de almacén 89
xiv
CUADRO N. 22 Manual de funciones vendedor de almacén 90 CUADRO N. 23 Manual de funciones jefe de bodega 91 CUADRO N. 24 Manual de funciones auxiliar bodega 92 CUADRO N. 25 Manual de funciones mensajero 93 CUADRO N. 26 Modelo de kardex 107 CUADRO N. 27 Acta de arqueo de caja 108 CUADRO N. 28 Conciliación bancaria 110 CUADRO N. 29 Libro diario de adquisiciones 113 CUADRO N. 30 Kardex de venta combustible extra 115 CUADRO N. 31 Kardex de venta combustible diesel 116 CUADRO N. 32 Rol de pagos 117 CUADRO N. 33 Libro diario de pago sueldos y aportes 119 CUADRO N. 34 Libro diario de gastos 121 CUADRO N. 35 Libro diario de ventas 124 CUADRO N. 36 Kardex de adquisiciones combustible extra 125
CUADRO N. 37 Kardex de adquisiciones combustible diesel 126
xv
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO N. 1 Encuesta dirigida al expertos 154
ANEXO N. 2 Encuesta dirigida al gerente
156
ANEXO N. 3 Encuesta dirigida al personal financiero
158
ANEXO N. 4 Transacciones Contables
161
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación consta de cinco capítulos que ayudaran al Comercial
“Hermanos Zambrano”, a brindar solides en su manejo contable y financiero.
El primer capítulo habla acerca de los antecedentes históricos, científicos y
prácticos de un sistema contable, además de la importancia del estudio,
situación actual del tema, limitaciones del estudio, alcance del trabajo,
justificación, objeto del estudio, objetivo general y específicos.
El segundo capítulo hace referencia a las bases teóricas y conceptuales que
son necesarias para poder dilucidar con mayor facilidad la investigación.
En el tercer capítulo se describe la situación actual de la empresa, la base legal
a la que se rige, ubicación, organigrama funcional, Productos que ofrece, y los
tipos de investigación que se utilizan, las técnicas, la metodología aplicada para
la recolección de datos a ser analizados para poder realizar la investigación.
En el cuarto capítulo se encuentra la descripción de cada uno de los
documentos que son necesarios, para un buen control contable, el manual de
funciones que ajusta las actividades y perfil del personal, plan de cuentas,
además de la presentación correcta mediante un sistema contable dentro de la
empresa.
Finalmente el quinto capítulo hace referencia a las conclusiones y
recomendación que ayudaran a la implementación del sistema contable dentro
del Comercial “Hermanos Zambrano”
xvii
EXECUTIVESUMMARY
This research consists of five chapters to assist the Commercial "Hermanos
Zambrano," to provide solidity in its accounting and financial management.
The first chapter talks about the historical, scientific and practical accounting
system, and the importance of the study, current status of the subject, study
limitations, scope of work, justification, purpose of the study, overall objective
and specific.
The second chapter refers to the theoretical and conceptual bases that are
necessary to elucidate more easily research.
The third chapter describes the current situation of the company, the legal basis
for governing, location, functional organization, products offered and types of
research used, the techniques, and the methodology for collecting data to be
analyzed in order to conduct the investigation.
The fourth chapter is a description of each of the documents that are necessary
for good accounting control, the manual function that adjusts the activities and
staff profile, chart of accounts, besides the right presentation by an accounting
system within the company.
Finally the fifth chapter refers to the conclusions and recommendations that
assist the implementation of the accounting system within the Commercial
“Hermanos Zambrano"
1
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
PLANTEAMIENTO, FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
1.1. Antecedentes
1.1.1. Antecedentes históricos
Debido a la globalización la economía está creciendo a pasos agigantados, por
tal razón la contabilidad se encuentra en un proceso de cambio ante el
surgimiento de las nuevas necesidades de información para ser utilizada por
los diferentes usuarios que se interrelacionan en el ambiente empresarial.
Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar en la información
contable, como una herramienta fundamental que los ayudaría a tomar sus
propias decisiones, por ese motivo se han incrementado los usuarios de la
información en un ente económico, pues anteriormente se conocía un solo
usuario que era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuarios tales
como el estado, inversionistas, clientes, entidades de control, colaboradores,
público en general, entre otros.
Teniendo en cuenta los diferentes usuarios se han planteado discusiones
interesantes en la presentación de la información, ya que surgen dos variables:
suministrar información específica o general, dicho de otra manera dar a
conocer información que interese a cada usuario exclusivamente o entregar
informes que abarquen los intereses de todos los usuarios.
2
Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este
movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la
tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales,
culturales y económicos existentes en este nuevo entorno.
La competitividad juega un papel importante hoy en día en la economía de
Santo Domingo, ya que ésta, ha obligado a las empresas a implementar un
sistema contable armónico que contribuya al crecimiento tanto de la empresa
como del mercado, y así alcanzar un mejor nivel, para satisfacer las
necesidades del entorno que exige calidad y confianza. Pero así mismo
muchas pequeñas y medianas empresas de nuestro sector aun no toma una
figura estructural organizada.
Santo Domingo es una ciudad con gran comercio, es una zona urbana muy
visitada al encontrarse en el centro de sierra y costa, pero a pesar de esto se
puede considerar que gran parte del comercio es informal no se manejan bajo
una figura contable establecida y alguna de estas constan con grandes
capitales, clientes y movimiento comercial.
El Comercial “Hermanos Zambrano” inicio sus actividades en el año de 1994,
en el Recinto el Paraíso la Catorce, con la compra y venta de productos
agrícolas. Poco a poco fueron incursionando en nuevos negocios como son la
venta de electrodomésticos, motos, y la inauguración de una gasolinera en el
mismo sector, así como la comercialización de vehículos.
Desde sus inicios, tuvieron éxito comercial y lograron salir adelante obteniendo
un puesto importante en el sector económico de Santo Domingo, por el contario
la empresa se ha seguido desenvolviendo en un ambiente contable informal
como lo hizo en sus inicios, y basado en estimaciones, sus presentaciones
tributarias son la única forma contable con la que la empresa se maneja.
3
Es por esto que se considera necesaria la implantación de normas, políticas y
procedimientos contables, con la única finalidad de comprobar el crecimiento
real de la empresa, y su situación frente a su competencia, proveedores y
clientes.
1.1.2. Antecedentes científicos.
Las prácticas de los sistemas contables surgieron por la necesidad que existía
en el hombre para controlar su economía, por ello puede decirse que la
contabilidad es tan antigua como el comercio resultado del perfeccionamiento
de aquellas primeras ideas, amplía sus propósitos y se plantea no sólo hacer
posible el análisis y diagnóstico, sino facilitar la toma de decisiones y
fundamentar la formulación de la política económica y social.
Es así como se considera que el sistema contable se formó con la finalidad de
crear una disciplina que se encargue de determinar, medir y cuantificar los
factores de riqueza de las empresas, personas o sociedades, para que esta
pueda servir en la toma de decisiones y control, de ciertos eventos económicos
identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los
diversos interesados presentando la información, previamente registrada, de
manera sistémica y útil para los distintos mandos de la empresa.
En tales circunstancias, era necesario que se registraran las operaciones en
que intervenían todas las entidades de la economía nacional (familias,
empresas, gobierno y el exterior) aplicando un registro a nivel de país que
permitiera, a través del análisis de las estadísticas, tener una visión
macroeconómica de conjunto.
Como punto fundamental el propósito de la contabilidad es facilitar una
información eficaz y real de la situación financiera de una persona o
4
empresa, también se considera al sistema contable como la base para poder
evaluar la gestión de los administradores.
Por medio de esta efectúan los registros contables necesarios para producir los
estados financieros, que presentan, en una fecha determinada, la situación de
la empresa. Siendo imprescindible para el correcto desarrollo de todo negocio o
empresa.
Ante el desarrollo de la ciencia contable, los Estados han tenido que legislar,
por medio de normas contables y tributarias, para informarse y controlar,
mediante informes presentados por los contribuyentes, la liquidación de los
impuestos respectivos. Así, se ha generado una dependencia directa entre la
contabilidad y las leyes tributarias.
En si el sistema contable tiene como principal objetivo la Obtención de la
información ordenada del financiamiento del negocio, el registro de forma clara
y precisa de todas la operaciones contables además de determinar la utilidad o
pérdida de la empresa.
1.1.3. Antecedentes prácticos.
El sistema contable bien diseñado ofrece a la empresa control sobre las
operaciones de la misma, controles internos a través de métodos y
procedimientos que usa un negocio para realizar las operaciones, protege sus
activos y asegura la exactitud de sus registros contables, compatibilidad
cuando opera sin problemas con la estructura, el personal y las características
especiales de un negocio en particular, flexibilidad y beneficio.
5
El sistema contable permite fundamentalmente:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo
contable.
Las empresas que aplican un sistema contable bien diseñado cuentan con gran
información para realizar planeación, organización y dirección de sus negocios,
conocen y toman decisiones en materia de inversiones y crédito.
Realizan evaluaciones de la gestión de los administradores de la empresa,
ejercen control sobre las operaciones, fundamentan la determinación de pagos
tributarios, precios y tarifas, además de contribuir a la evaluación del beneficio
o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.
1.1.4. Importancia del estudio
En la actualidad, aún hay mucha gente que cree que los sistemas de
contabilidad solo se limitan a la recolección de información basada en un
proceso de registro.
Pero al contrario de todo eso el sistema contable es de gran importancia
porque permiten mantener un cierto control de todas las negociaciones
comerciales y financieras que se realicen en la empresa, además de ser los
encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que
suele obtener una empresa mediante la agrupación y la comparación de
resultados producidos de todas las actividades que se llevan a cabo en la
misma.
6
Las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones
mercantiles y financieras, la gestión y a su vez, determinar su posición y
situación financiera en el momento que esta lo desee y necesite.
El hecho de implementar los sistemas de contabilidad más adecuados y
eficientes para la empresa representa un grado de confianza para la gerencia,
siendo este uno de los principales objetivos en la organización de una empresa
comercial.
1.1.5. Situación actual del tema de investigación.
En la actualidad la economía del país se encuentra en decaimiento, por la falta
inversión en el sector empresarial. A pesar de todo el sector económico del
país en especial las microempresas tratan de sobresalir en un mercado con
poca demanda y demasiada oferta debido a la competencia que se da en el
sector comercial.
En muchas de las empresas del país se vive el desorden financiero y
administrativo, muchos de ellos por desconocimiento, por mal control, poca
importancia inclusive en muchas de estas por falta de apertura a nuevas ideas
por parte de sus propietarios.
El buen manejo, control y desempeño interno en una empresa permite que esta
sea competitiva frente a las otras del medio.
En Santo Domingo de los Tsáchilas, es aún, uno de los sectores en el cual el
manejo interno contable de las empresas es informal, basado simplemente en
cálculos simples dedicados a la declaración de tributos.
Se puede considerar a este uno de los puntos más débiles y de mayor
preocupación en las empresas, las repercusiones se dan por su no crecimiento,
por irregularidades en las mismas, por la falta de competitividad en el mercado,
7
ya que una empresa con un sistema contable bien establecido y efectivo
permite a toda empresa salir adelante y posicionarse con mayor seguridad
financiera en el sector económico al que pertenezca.
No se puede delimitar la necesidad de buenos sistemas contables en las
empresas, pero lo que si puede llegar a establecer son las informalidades
contables en muchas empresas de la ciudad, las cuales consideran que el solo
hecho de percibir una utilidad después del pago de sus obligaciones se han
consolidado como buenas, pero sin tomar en cuenta los verdaderos riesgos
que conllevan.
Es por esto que se realizan varios seminarios que pretenden incentivar al buen
manejo empresarial al dar a conocer los riesgos existentes y promover la ética
contable en los contadores.
1.2. Limitaciones del estudio.
El presente trabajo de tesis se realizó en el área contable – financiera de la
empresa COMERCIAL “HERMANOS ZAMBRANO”, en el periodo 2010-2011, y
no comprende análisis financiero ni estudios de mercado.
1.3. Alcance del trabajo.
Las deficiencias en la correcta aplicación de los diversos principios, normas,
procedimientos, etc., de contabilidad en la empresa provocan que las
actividades de la misma no se realicen de forma competente y real, causando
en esta una serie de deficiencias internas.
8
Es por esto que el “Comercial Hermanos Zambrano” está sufriendo diversas
bajas contables, al tener varias actividades no realizan una debida aplicación
de los diversos métodos contables a cada una de ellas y mucho menos al final
de cada periodo consolidan esa información obtenida con la finalidad de
verificar la misma.
El presente estudio contiene:
Establecimiento de políticas para:
o Contables
o Clientes
o Proveedores
o Personal
Delimitaciones de perfiles:
o Profesionales
o Funciones, y
o Competencias
Establecimiento de sistema contable con:
o Plan de cuentas
o Sistema de registros contables
o Elaboración de Estados Financieros
9
1.4. Objeto de estudio
La creación de un sistema contable para la consolidación financiera del grupo
económico Hermanos Zambrano, que le permita conocer la situación real de la
empresa y así controlar de mejor manera los recursos que posee.
1.5. Objetivos
1.5.1 General
Elaborar el diseño de un sistema contable, mediante la aplicación de normas,
procedimientos y políticas contables para con esto lograr la consolidación
financiera en el grupo económico “Hermanos Zambrano”
1.5.2 Específicos
Implementar la creación de un plan de cuentas que se ajuste a las
necesidades de cada una de las actividades de la empresa.
Determinar sistemas contables aplicables a la empresa.
Medir el nivel de deficiencias y errores que se den en el área
contable.
Diseñar un sistema contable apropiado a las diversas actividades
de la empresa, además de que brinde apoyo y seguridad
razonable de la información.
Proponer la aplicación del sistema contable en la empresa dando
a conocer los grandes beneficios que esta llevará consigo.
10
1.6. Justificación
1.6.1 Justificación Teórica
Para el presente trabajo de tesis se tomó en cuenta antecedentes históricos,
teorías, definiciones basadas específicamente en el área contable y financiera
aplicables en las empresas comerciales, están siendo obtenidas de internet,
revistas, conocimiento práctico de profesionales y otros medios que nos
brindan la ayuda necesaria para la presente tesis.
1.6.2. Justificación Práctica
El presente tema de tesis va a permitir que la empresa logre ser competitiva en
el mercado en que se desenvuelva, y crezca satisfactoriamente. Para esto
tiene que estar bien fundamentada desde su área interna, además de contar
con bases solidas contables, que le permitan manejar sus actividades
financieras de forma correcta, mediante aplicación de normas, parámetros y
políticas, etc., saber cuáles son sus fortalezas y debilidades frente a sus
competidores, y que todo esto mediante un control satisfactorio nos brinde la
información necesaria, eficiente y veraz de la empresa.
Es por esto que el presente trabajo de tesis tiene como objetivo principal la
implementación de un sistema contable para la consolidación financiera del
grupo económico “Hermanos Zambrano” el cual permitirá a la empresa tener un
orden interno, información real de sus actividades contables toma de
decisiones correctas y así obtener mayores niveles de utilidades
11
1.6.3. Justificación Metodológica
La presente tesis se realizó a través de una investigación científica por medio
de libros, entrevistas a expertos, revistas, metodologías que nos ayudaron a
obtener una idea mayormente clara y precisa, para proceder a realizar un
diseño de un sistema contable que se aplique muy bien de acuerdo a las
necesidades de la empresa, de forma que se logre la optimización eficiente de
cada uno de los recursos que la empresa posee.
1.6.4. Justificación Económica
Aplicando un adecuado sistema contable en la empresa se podrá perfeccionar
sus actividades financieras, cumplir sus objetivos de crecimiento, aprovechar
cada uno de los factores económicos con los que cuenta, y como razón más
importante y primordial para cualquier empresa, generar rentabilidad, que
garantice la continuidad y crecimiento de la empresa y que así mismo brinde
utilidades a sus socios.
1.7. Hipótesis
El diseño de sistema contable, permitirá lograr la optimización de cada uno de
los recursos que posee la empresa, mejorar su situación contable, organización
y obtener una mayor rentabilidad.
12
CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.
2.1. Marco Teórico
“Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos
etc., para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una
empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las
informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.”1
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su
estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del cual utilicé,
se deben ejecutar tres pasos básicos; los datos se deben registrar, clasificar y
resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes
estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en
la toma de decisiones comerciales.
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.
En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden
expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de
contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una
posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se
pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
1 Contabilidad General, Mercedes Bravo Valdivieso, página 405.
13
2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en
grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las
cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la información: para que la información contable sea
comprensible y clara para quienes la utilizan en la toman decisiones, debe ser
resumida a puntos exactos. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen
constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin
embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información,
también involucra la comunicación de esta información a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la
toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen
interés en las actividades financieras de la empresa.
Objetivos del sistema contable.
La información contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente
económico,
Las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes,
14
Los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo.
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y
dirección de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la
actividad económica representa para la comunidad.
Tipos de Sistemas Contables
SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus
variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones
según las expectativas de que se producen los hechos y después de que se
produzcan. La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
SISTEMA COMPLEMENTARIO: amplía la información de los otros dos
anteriores por lo tanto, no puede ir solo.
Método Contable.
Es la manera de elaborar la información contable y consiste en un conjunto de
postulados e hipótesis que permiten someter a observación la realidad
económica.
15
principio de dualidad
medición y valoración
representación
agregación
En la contabilidad por partida doble intervienen en cada operación 2 valores o
conceptos opuestos que se equilibran entre sí ya se trate de la entrada o salida
de bienes, de cobros o pagos o pérdidas y ganancias. Los principios contables
fundamentales son:
- En todo hecho contable hay siempre un acreedor y un
deudor
- En toda operación el deudor es el elemento patrimonial que
recibe y el acreedor el que entrega.
- Las cuentas han de considerarse personalizadas
- Toda notación contable ha de hacerse de forma que se
cumpla la ecuación patrimonial
El principio de dualidad es la expresión formalizada de la partida doble.
“La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir
las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus
resultados los mismos que permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía.”2
2 Contabilidad General, Mercedes Bravo Valdivieso, página 405
16
Tipos de contabilidad
1. Contabilidad financiera: Da la información esencial del
funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los
agentes económicos interesados (clientes, inversores,
proveedores administraciones Públicas, etc.) viene regulada y
planificada oficialmente para su comprensión por todos. Se trata
de dar constancia a los ratios de competitividad, Rentabilidad y
Productividad para poderles dar utilidad en la actividad de la
organización.
2. Contabilidad Directiva.- Que engloba Contabilidad de costos o
contabilidad de gestión. Es la contabilidad interna, para el
cálculo de los costos y movimientos económicos y productivos
en el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en
cuanto a producción, organización de la empresa, etc.
3. Contabilidad Fiscal: el sistema de contabilidad fiscal se
encarga de proporcionar información orientada a dar
cumplimiento a las obligaciones tributarias de las empresas.
4. Contabilidad Administrativa: encargada de facilitar las
funciones de planeación, control y toma de decisiones. Es la
rama que permite que la empresa logre un liderazgo en costos
o una clara diferenciación que la distinga de otras empresas u
organizaciones.
Objetivos de la contabilidad
Proporcionar información a: dueño accionistas, bancos y gerentes, con relación
a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a sus terceros, las
17
cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos
adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar
un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener
objetivos propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información
detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y
futura década departamento en que se subdivida la organización de la
empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se
le denomina contabilidad histórica.
Importancia de la contabilidad
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
18
Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por
otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para
obtener información de carácter legal.
Función de la contabilidad
Controlar: Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en
forma eficaz, es necesario que sus operaciones sean controladas plenamente,
requiriéndose establecer antes el proceso contable y cumplir con sus fases de:
sistematización, valuación y registros.
Informar: El informar a través de los estados financieros los efectos de las
operaciones practicadas, independientemente de que modifiquen o no al
patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y propietarios:
1. Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas,
patrimonio, productos y gastos.
2. Observar y evaluar el comportamiento de la entidad.
3. Comparar los resultados obtenidos contra los de otros periodos y
otras entidades.
4. Evaluar los resultados obtenidos previamente determinados.
5. Planear sus operaciones futuras dentro del marco
socioeconómico en el que se desenvuelven.
La información contable es básica para la toma de decisiones de los
propietarios y directivos de las entidades, además de otros usuarios, lo que
determina que la información sea de uso general.
19
“La consolidación financiera se puede definir como los estados financieros que
resultan de combinar estados financieros de las diversas actividades que se
dan en la empresa.”3
La consolidación de la información financiera puede presentarse en dos
formas:
a) Consolidación Vertical: Cuando al consolidar se agrupan empresas
ligadas por actividades escalonadas o complementarias, como
pueden ser empresas dedicadas a la generación de recursos
agropecuarios y a su posterior industrialización y comercialización.
b) Consolidación Horizontal: Cuando al consolidar se agrupan
empresas con actividades similares, por ejemplo: las cadenas de
autoservicio y las tiendas departamentales, cuando y cada una de
ellas es una entidad jurídicamente independiente.
Los estados financieros individuales son el componente base para la
consolidación para esto deben ser depurados con las eliminaciones por saldos
y operaciones recíprocas desarrolladas entre las entidades económicas.
Dichos estados deben reunir, como mínimo, los siguientes requisitos:
Corresponder a una misma fecha de corte y hacer referencia a
un mismo período contable, para el último caso no solo en el
tiempo, sino además en su duración.
Haber sido preparados bajo principios, políticas, métodos y
procedimientos contables uniformes, respecto de eventos y
transacciones similares. 3 ABC Contable, Mc Graw Hill, página 71.
20
Para estados financieros correspondientes a entidades
ubicadas en el exterior estar convertidos a la moneda funcional
y expresada de acuerdo con las normas de contabilidad
aplicables.
Tener analizados y conciliados los saldos recíprocos.
La Administración Financiera
“La administración financiera comprende todo lo relacionado al manejo de los
fondos económicos que poseen las organizaciones; el desarrollo de esta
materia, tiene como objetivo reconocer el origen y la evolución de las finanzas
concentrándose en las técnicas y conceptos básicos en una manera clara y
concisa.”4
La importancia de la administración financiera ha ido creciendo, ya que
anteriormente solo tenía que allegarse de recursos para ampliar las plantas,
cambiar equipos y mantener los inventarios, ahora forma parte del proceso de
control y de decisión, las cuales ejercen gran influencia en la planeación
financiera.
El desarrollo de la administración financiera suelen tratarse situaciones que se
producen en las empresas, de las cuales el responsable es siempre el gerente
financiero de la misma; en este caso debemos decir que muchas de estas
situaciones se han convertido en funciones principales que debe llevar a cabo
el gerente, como por ejemplo, el hecho de determinar un monto que resulte
apropiado para los fondos que debe manejar la empresa.
4 Contabilidad, Horngren y Harrison, Páginas 47.
21
En todas las decisiones de negocios existen implicaciones financieras, lo cual
requiere de conocimientos claros de administración financiera para poder
realizar más eficientemente los análisis especializados.
Para poder fondear y lograr la maximización de la organización se requiere de:
Preparación de pronósticos y planeación
Decisiones financieras e inversiones de importancia mayor,
determinando la tasa óptima de crecimiento en ventas y decidir sobre
la adquisición de activos y la forma de financiarlos.
Coordinación y control, para que la empresa opere de la manera más
eficiente posible.
Forma de tratar con los mercados financieros (de dinero y capitales),
de los cuales se obtienen fondos y se negocian los valores de una
empresa.
Tres Formas alternativas de organización de los negocios.
1. Personas físicas.- es un negocio administrado por un solo
propietario, se constituyen fácilmente y a bajo costo, no tiene
tantas restricciones gubernamentales y queda sujeto al pago de
impuestos sobre ingresos. Está limitado por no poder obtener
fuertes sumas de capital, tiene responsabilidades ilimitadas por
las deudas del negocio y riesgos, y su negocio está limitado a la
longevidad del individuo.
22
2. Asociaciones.- Dos o más personas administran el negocio de
naturaleza no corporativa, las ventajas es que son de rápida
formación y a bajo costo y sus desventajas son iguales a las de
las personas físicas además de dificultad de transferir la
propiedad generan la falta de obtener grandes sumas de capital.
3. Corporaciones.- Es una entidad legal creada por un estado, es
autónoma y distinta a sus creadores tiene vida ilimitada, tiene
facilidad para la transferencia de sus títulos de propiedad y tienen
responsabilidad limitada, permiten obtener grandes sumas de
capital, y como desventajas tenemos que las utilidades se
encuentran sujetas a doble gravamen, requiere de muchos
trámites su establecimiento.
“Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas,
ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados,
las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base
para controlar sus recursos y medir sus logros.”5
La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un
negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad.
Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean
actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.
En la organización administrativa de la Micro y pequeña empresa, la
contabilidad desempeña un papel fundamental, que le permite a su propietario
controlar las operaciones y conocer los resultados obtenidos y si ha ganado o
perdido. El resultado final de la contabilidad son los estados financieros, los
cuales son:
5 Manual de Contabilidad, Maldonado Palacios Hernán, Página 28.
23
- Estado de Situación Financiera
- Estado de Resultados
Los cuales nos permiten analizar la situación económica y financiera del
negocio, con el objetivo de tomar decisiones acertadas. La buena
administración financiera nos permite mejorar el control sobre nuestros
negocios e incrementar las utilidades. Los registros contables de su empresa
son la base fundamental para el análisis financiero que permiten tomar las
decisiones más importantes de la empresa que son:
- Seguir en el negocio o cambiar de actividad en el peor de los casos
- La contabilidad le interesa al empresario para saber si gana o pierde
- A los socios en el caso de sociedad para mantener el negocio en
marcha y las relaciones comerciales bien claras.
- A las autoridades locales para los impuestos municipales
- Instituciones financieras para obtener créditos.
“La Organización es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o
más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la
organización ya que solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse
y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo
común”6
Esta organización está dividida en partes que se vinculan constituyendo un
sistema. Las partes de una empresa son las siguientes:
6 Manual de Contabilidad, Maldonado Palacios Hernán, Página 31.
24
Personas: Individuos que aportan a la empresa sus conductas,
motivaciones, expectativas, derechos, trabajo, y sus
obligaciones.
Organización Formal: Definición de las funciones, tareas y de las
responsabilidades y relaciones que tiene cada uno de las partes
que integran el todo. También están las relaciones de autoridad,
horizontalidad y de asesoramiento.
Organización Informal: Relaciones entre los individuos sobre lo
que no es necesario que intervenga nadie. Son las relaciones
sociales, humanas, que se dan naturalmente. A partir de esto
surgen los líderes.
Tecnología: Constituida por las herramientas que usa la
organización.
Entorno socio-económico y cultural: Contexto donde se
desenvuelve y se inserta la empresa y de donde recibe las
imputaciones en que actúa.
Toda Organización tiene una estructura, es el esqueleto que lo forma, puede
ser formal o informal:
- Estructura Informal: Por veces, y por espontaneidad, surge a
través del tiempo y siempre existe en una organización.
- Estructura Formal: Cuando se comienza a definir funciones,
tareas, responsabilidades, se comienza a incursionar en la
estructura formal.
Esta estructura es la definición sistemática, racionalmente de
funciones, responsabilidades y nivel de autoridad.
25
“Delegación de funciones: Es transferir a otro nivel, otro sector, otras personas:
Funciones, responsabilidad, y autoridad, para lograr el objetivo dado dentro de
la empresa.”7
Los atributos de ejecución, responsabilidad y autoridad son aquellos que se
delegan. Pero la planificación y el control siempre permanecen en la gerencia.
Hay que delegar en tres oportunidades:
- Cuando crecen las empresas
- Cuando hay una decisión política o estratégica
- Para una decisión sobre la resolución de un problema que
un sector conoce mejor.
Ventajas de delegar:
- Extiende la efectividad de lo que puede hacer una persona
por sí misma de lo que puede llegar a controlar esa
persona.
- Libera de tiempo a quien delega para dedicar tiempo a
tareas más prioritarias.
- Sirve para capacitar y desarrollar los Recursos Humanos.
- Sirve para medir y evaluar tareas y funciones del delegado.
- Para llevar las decisiones al nivel más adecuado.
7 Administración Financiera, R.W. Johnson‐R.W. Melicher, Página 73.
26
Ambientes Organizacionales
Están moldeados por los componentes de su ambiente, no se pueden ni deben
ignorar, además, deben de reconocer y responder en forma rentable ante las
necesidades y tendencias que demande.
Ambiente Externo.- Son instituciones o fuerzas fuera de la
organización, relevantes para sus operaciones, afectando su
rendimiento. Toman insumos (materia prima, dinero, mano de obra y
energía), los transforman, después los regresan en forma de
productos o servicios para la sociedad a la que atienden.
Son de dos tipos:
Elementos de acción indirecta (macro entorno), afectan al clima en el
que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia
directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa.
Elementos de acción directa (micro entorno), grupos de interés
externo. Ejercen influencia directa en las actividades de la organización.
Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la
organización busca lograr sus objetivos.
Ambiente Interno, llamado clima organizacional elementos de interés
interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la
organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un
director o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia
del orden y organización.
27
“Organigramas: Una empresa en sí, es una estructura organizacional y como
tal debe establecer un orden como su primer paso para definir los distintos
niveles o áreas que la componen, asignando a cada una ellas las distintas
jerarquías en cuanto a su responsabilidad y autoridad.”8
La función de un organigrama es asistir y orientar a los distintos elementos o
unidades administrativas, mostrando la estructura organizacional, en forma
grafica y actualizada.
Objetivos:
Mostrar las áreas de actividad que componen la
organización.
Permite analizar y evaluar estructura y funciones vigentes y
detecta deficiencias de estructuración.
GRAFICO N° 1
8 Administración Financiera, R.W. Johnson‐R.W. Melicher, Página 62.
Fuente: Investigación de CampoElaborado por: Verónica Burgos
28
“Información contable Se entiende a la comunicación de los sucesos
relacionados con la obtención y la aplicación de los recursos económicos
expresados en unidades monetarias.”9
Las características de la información financiera son tres:
Utilidad.
Información financiera confiabilidad
Provisionalidad
Utilidad.- Esto quiere decir que los ingresos obtenidos en una empresa tienen
que ser mayores que los gastos para que se pueda comprobar y ver si hay una
utilidad en la empresa.
Significación De La Información Financiera.- representa la capacidad de
mostrar mediante palabras (conceptos y cantidades), la entidad de la evolución,
su estado presente y en diferentes puntos de tiempo resultados de operación.
Se puede decir que es donde se representan a la empresa o entidad.
Relevancia de la Información. Consiste en seleccionar los elementos de la
misma que permitan al usuario captar el mensaje y operar con base en ella
para lograr sus fines particulares
Debe ser La información relevante de hechos más importantes de la
empresa y debe ser veraz y oportuna a tiempo
9 Administración Financiera y Presupuestaria, Ingeniero Rolando Pazmiño, Página 08.
29
Veracidad de la información. Es una de las cualidades esenciales de la
información financiera, esto implica el hecho de ser presentadas a la luz de las
herramientas de medición.
Comparación de la información. Consiste y especifica que la información
contable debe ser comparable de un negocio a otro y que los estados
financieros de un negocio de una empresa deben ser comparables de un
periodo a otro.
Confiabilidad.- Es la característica de la información financiera por la virtud de
la cuál esta es aceptada y utilizada por un usuario para tomar decisiones,
basándose en ellas.
Como características se puede decir y se divide en tres partes.
Confiable
Estable
Objetiva
Verificable
Los usuarios de los estados financieros se pueden considerar confiable la
información si los expertos independientes están de acuerdo que dicha
información se basa en medidas objetivas y honestas.
Provisionalidad.- Es la característica de la información financiera por virtud de
la cual esta nos representa hechos totalmente consumados
Por ejemplo:
30
Para llegar a concluir con periodos mensuales la información financiera se
debe de llevar un determinado balance general que son los 12 meses de un
periodo del año 1ero de enero al 31 de diciembre.
Estructura contable.- Para llevar a cabo una buena y sana práctica
profesional, es necesario que se generalice la forma de realizarla, y para ello
existe la estructura básica y se reconocen tres grandes grupos:
Principios de Contabilidad: Son un conjunto de normas o
postulados que regulan el ejercicio contable de la entidad
económica; aseguran la confiabilidad y la comparación de la
información financiera.
Reglas particulares: Existen reglas de valuación y presentación
de cada partida comprendida en los estados financieros.
Criterio Prudencial: Es la posición conservadora que se
recomienda adoptar al contador para resolver algún dilema que
presente la aplicación de reglas particulares.
“Control Interno comprende el plan de la organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.”10
Cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados,
y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es
necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser
10 Finanzas de la Empresa, Rodríguez Mariano, Página 33.
31
sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la
organización.
Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones más
necesarios se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO CONTABLE
El control interno administrativo no está limitado a el plan de la organización y
procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la
autorización de intercambios.
Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las
operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros
que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los
registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:
1. Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones
generales o especificas de la gerencia.
2. Se registran los cambios para :
mantener un control adecuado y
permitir la preparación de los Estados
Financieros.
3. Se salvaguardan los activos solo ingresándolos con autorización
4. Los activos registrados son comparados con las existencias.
Ejemplo:
32
Control interno administrativo : Cotización de compras ,
el más barato
Control interno contable: Perfecto registro de ingresos
de Materia prima.
LOS INTERCAMBIOS Y LOS ESTADOS CONTABLES
Los estados contables son un resumen de los efectos económicos de:
intercambios generados por funcionarios
valuaciones modificatorias de dichos intercambios
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LOS INTERCAMBIOS
Para producir estados contables correctos, el proceso contable debe capturar
la totalidad de los intercambios y su respectiva información; el control interno
debe asegurarse de que tal registración ocurra.
Debemos tener en cuenta al sistema de control interno contable como un sujeto
más de la organización. Los sujetos reales, que representan a la organización,
comprometen a la misma con sus actividades previamente encomendadas
mediante los intercambios que realicen; Tales deben estar perfectamente
registrados.
Existen dos posibilidades de error en los registros de los intercambios:
Que no se deje evidencia del intercambio: Aquí no hay rastro en
los Estados Financieros por lo tanto su detección será difícil.
33
Que habiéndose dejado evidencia, la información no sea
procesada: será posible su detección cuando exista evidencia
primaria del intercambio producido.
Comprende aquella parte del control interno que influye directa o
indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de
los estados financieros, cuentas anuales o estados contables de síntesis. Las
finalidades asignadas tradicionalmente al control interno contable son dos:
a) la custodia de los activos o elementos patrimoniales;
b) salvaguardar los datos y registros contables, para que las cuentas
anuales o estados contables de síntesis que se elaboren a partir
de los mismos sean efectivamente representativos constituyan
una imagen fiel de la realidad económico-financiera de la
empresa. Habrá de estar diseñado de tal modo que permita
detectar errores, irregularidades y fraudes cometidos en el
tratamiento de la información contable, así como recoger,
procesar y difundir adecuadamente la información contable, con
el fin de que llegue fidedigna y puntualmente a los centros de
decisión de la empresa. Sin una información contable veraz
ninguna decisión económica racional puede ser tomada sobre
bases seguras, ni tampoco podrá saberse si la política económica
empresarial se está ejecutando correctamente.
“Otras de las formas de control de actividades contables de la empresa es por
medio de la aplicación de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, las cuales
buscan la optimización de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados conjuntamente con las normas, procedimiento y principios contables
34
universales para la preparación y presentación de cada uno de los Estados
Financieros” 11
Las NEC que se consideran aplicables al problema de la empresa son:
Presentación de Estados Financieros NEC 1.
Utilidad o pérdida por el periodo, errores fundamentales y cambios en
políticas contables NEC 5.
Reportando información financiera por segmentos NEC 8.
Ingresos NEC 9.
Costos de Financiamiento NEC 10.
Inventarios NEC 11.
Propiedad Planta y Equipo NEC 12.
Contabilización de la Depreciación NEC 13.
Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en
subsidiarias NEC 19.
Combinación de negocios NEC 21.
Operaciones discontinuadas NEC 22.
Activos intangibles NEC 25.
Deterioro del valor de los activos NEC 27.
“Los Principios de Contabilidad de Aceptación General, son un cuerpo de
doctrinas y normas asociado con la contabilidad, que sirven de explicación de
11 Normas Ecuatoriana de Contabilidad (NEC)
35
las actividades corrientes o actuales y así como guía en la selección de
procedimiento aplicados por los profesionales de la contabilidad en el ejercicio
de sus actividades.”12
Con la finalidad de facilitar el funcionamiento del trabajo integral dentro de la
empresa “Hermanos Zambrano”, es conveniente y necesario; analizar y aplicar
correctamente los siguiente principios que rigen la contabilidad:
1. Equidad.- los que brindan o utilizan los datos contables deben
trabajar bajo intereses mutuos. De esto se desprende que los
estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con
equidad, los distintos intereses en ponen en juego a la empresa
dada.
2. Ente.- Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el
elemento relativo o propietario es considerado como tercero.
3. Bienes Económicos.- son los bienes materiales e inmateriales que
poseen un valor económico y por ello son susceptibles a ser
valuados en términos monetarios.
4. Empresa en marcha.- hace referencia a todo organismo o ente
económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y
proyección hacia un futuro.
5. Valuación del costo.- es el criterio principal y básico de la valuación,
que determina la formulación de los estados financieros llamados “de
situación”, en correspondencia también con el concepto de “empresa
12 Contabilidad General, Rubén Sarmiento, Página, 144.
36
en marcha”, razón por la cual esta norma adquiere el carácter de
principio.
6. Ejercicio.- este principio trata en que los ejercicios sean de igual
duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean
comparables entre sí.
7. Objetividad.- los cambios que se produjeran en los activos, pasivos
y en lo contable del patrimonio neto, deben ser reconocidos
formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible
medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.
8. Realización.- Los resultados económicos solo deben computarse
cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el
punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y
se hayan revisado fundamentalmente todos los riesgos inherentes.
9. Uniformidad.- las normas particulares utilizadas para preparar los
estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados
uniformemente de un ejercicio al otro.
10. Exposición.- Los estados financieros deben contener toda la
información y distinción básica y adicional que sea necesaria para
una adecuada interpretación de la situación financiera y de los
resultados económicos del ente a que se refieren.
37
2.2. Marco Conceptual
Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos,
principios, etc. Para controlar las operaciones y suministrar información
financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y
cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre que presentados a los altos mandos permiten a la misma tomar
decisiones financieras, en si su finalidad principal es lograr un control
financiero.
Entidad.- establece que la actividad económica es realizada por entidades
independientes, las cuales tienen personalidad jurídica diferente a la de sus
dueños, socios o accionistas. Por ello la información financiera deberá ser
relativa a una entidad económica independiente de otras entidades; sin incluir o
revolver bienes, derechos o capital de la empresa, con los de los socios o
dueños de la misma.
Realización.- Los resultados económicos deben computarse cuando sean
realizados, es decir la utilidad se obtiene una vez ejecutada la operación
mercantil, no antes. El concepto realizado, o también llamado percibido, está
relacionado con el de devengado.
Periodo.- La empresa se ve obligada a medir el resultado de su gestión, cada
cierto tiempo, ya sea por razones administrativas, legales, fiscales o
financieras. Al tiempo que emplea para realizar esta medición se le llama
periodo, el cual comprende de doce meses, y recibe el nombre de ejercicio
económico.
38
Negocio en marcha.- Este principio implica la permanencia y proyección de la
empresa en el mercado, no debiendo interrumpir sus actividades, sino por el
contrario deberá seguir operando de forma indefinida.
Normas.- Conjunto de reglas que se deben seguir o a que se deben ajustar las
conductas, tareas, actividades, etc.
Cuenta Contable.- es una denominación que identifica a un objeto o concepto
distinto de otro por ejemplo: caja – bancos.
Asiento Contable.- Es todo registro que se hace en los libros de contabilidad de
una transacción que representa un aumento o disminución del activo, del
pasivo o del patrimonio.
Transacciones.- todo acto que implique la adquisición de bienes o servicios de
forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma, dicho de otra forma,
una transacción comercial es todo aquello que ocurre cuando hay un
intercambio financiero correspondiente a la compra o venta de un bien o
servicio.
Libro Diario.- es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos
económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro
Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones
realizadas por una empresa.
Mayorización.- El proceso de transferencia de información del diario (Libro
Diario) a las cuentas individuales del mayor (Libro Mayor).
Estados Financieros.- son informes que utilizan las instituciones para reportar
la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a
una fecha o período determinado.
39
Plan de Cuentas.- es la numeración de cuentas ordenadas sistemáticamente
aplicables a un negocio concreto, proporciona los nombres y el código de cada
una de las cuentas.
Activo.- Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad
de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios
económicos que el bien otorgue. Eso no significa que sea necesaria la
propiedad ni la tenencia.
Pasivos.- Obligaciones de una empresa ante sus acreedores, proveedores,
clientes, etc., que se diferencian de las que tiene ante sus propietarios, socios o
accionistas.
Patrimonio.- El conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a
una empresa –como persona jurídica- y que constituyen los medios
económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus
objetivos.
Ingresos.- nos referimos al flujo económico independientemente de si se ha
cobrado o no.
Egresos.- se denomina egreso a las salidas de dinero ya sea de caja o bancos,
de una empresa u organización.
Conciliación Bancaria.- es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,
con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Intercambios.- Son las transacciones realizadas con el exterior de la
organización estas pueden ser : adquisición o venta de servicios, bs de cambio,
40
de uso, Materia Prima ; devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros;
pagos, etc. .
Tales intercambios son tratados por el sistema contable que tiene en cuenta la
fecha, parte, descripción , cantidad, precio .
Arqueo de Caja.- consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales.
Liquidez.- representa la cualidad de los activos para ser convertidos en dinero
efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor. De tal manera
que cuanto más fácil es convertir un activo en dinero se dice que es más
líquido. Por definición el activo con mayor liquidez es el dinero, es decir los
billetes y monedas tienen una absoluta liquidez.
Competitividad.- se define como la capacidad de generar la mayor satisfacción
de los consumidores al menor precio, o sea con producción al menor costo
posible.
Inversión.- es el acto mediante el cual se adquieren ciertos bienes con el ánimo
de obtener unos ingresos o rentas a lo largo del tiempo. La inversión se refiere
al empleo de un capital en algún tipo de actividad o negocio con el objetivo de
incrementarlo.
Proveedores.- un proveedor puede ser una persona o una empresa que
abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán
transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para
su venta.
41
Clientes.- es quien accede a un producto o servicio por medio de una
transacción financiera (dinero) u otro medio de pago. Quien compra, es el
comprador, y quien consume el consumidor. Normalmente cliente, comprador y
consumidor son la misma persona.
Tributos.- consisten en prestaciones pecuniarias obligatorias, impuestas
unilateralmente, exigidas por una administración pública como consecuencia de
la realización del hecho imponible al que la ley vincule en el en el deber de
contribuir. Su fin primordial es el de obtener los ingresos necesarios para el
sostenimiento del gasto público, sin perjuicio de su posibilidad de vinculación a
otros fines.
Impuestos.- son cargas obligatorias que las personas y empresas tienen que
pagar para financiar el estado, sin los impuestos el estado no podría funcionar,
ya que no dispondría de fondos para financiar la construcción de
infraestructuras (carreteras, puertos, aeropuertos, eléctricas), prestar los
servicios públicos de sanidad, educación, defensa, sistemas de protección
social.
Utilidad.- se da después de deducir los impuestos, que obtienen las empresas;
es la diferencia positiva entre los ingresos y gastos contables.
Pérdida.- es la diferencia entre el precio de compra de un activo y su precio de
venta, si el precio de venta es más bajo que el precio de compra. Siempre que
usted venda un activo por menos de lo que usted pagó, hay una pérdida (a
menos que usted haya depreciado la ventaja).
Recursos.- conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con
que cuenta y utiliza una dependencia, entidad u organización para alcanzar sus
objetivos y producir los bienes y servicios que son de su competencia.
42
Economía.- es la ciencia social que estudia las relaciones sociales que tienen
que ver con los procesos de producción, intercambio, distribución y consumo
de bienes y servicios, se entienden estos como medios de satisfacción de
necesidades humanas y resultado individual o colectivo de la sociedad.
Demanda.- se define como la cantidad y calidad de bienes y servicios que
pueden ser adquiridos a los diferentes precios del mercado por un consumidor
(demanda individual) o por el conjunto de consumidores (demanda total o del
mercado), en un momento determinado.
Oferta.- se define como la cantidad de bienes o servicios que los productores
están dispuestos a ofrecer a diferentes precios y condiciones dadas para
comparar lo que sea, en un determinado momento.
Mercado.- el ambiente social (o virtual) que propicia las condiciones para el
intercambio. En otras palabras, debe interpretarse como la institución u
organización social a través de la cual los ofertantes (productores y
vendedores) y demandantes (consumidores o compradores) de un determinado
bien o servicio, entran en estrecha relación comercial a fin de realizar
abundantes transacciones comerciales.
Mercancías.- es todo aquello que se puede vender o comprar, usualmente el
término se aplica a bienes económicos.
Flujo de efectivo.- es un estado contable básico que informa sobre los
movimientos de efectivos y sus equivalentes, distribuidas en tres categorías:
actividades operativas, de inversión y de financiamiento.
Partida doble.- Método por excelencia utilizado para el registro del sistema
contable, mediante el cual cada operación implica una doble anotación. En el
43
debe o parte izquierda se registran los cargos y en el haber o parte derecha los
abonos. Las cantidades anotadas en el doble, serán iguales a las del haber.
Estabilidad.- se refiere a toda situación caracterizada por la ausencia de
grandes variaciones en el nivel de producción, renta y empleo, junto con poca o
nula inflación (variación de precios).
Solvencia.- tener o contar con medios suficientes para satisfacer las propias
deudas y cumplir con los compromisos adquiridos. Prestigio comercial,
intelectual o moral.
Planeación.- consiste en manejar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinación del tiempo y números necesarios
para su realización.
Control.- es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que
la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Valuación.- es el proceso de estimar el valor de un activo (por ejemplo:
acciones, opciones, empresas o activos intangibles tales como patentes y
marcas registradas) o de un pasivo (por ejemplo: títulos de cada deuda de una
compañía).
Socioeconómico.- una situación, condición o acto que incluye tanto aspectos de
orden económico como de orden social.
44
Consolidar.- establecer un balance a base de la comprobación de los datos que
provienen de dos balances diferentes, o de un balance de presupuesto y uno
contable para asegurar su veracidad.
Finanzas.- son una derivación de la economía que trata el tema relacionado
con la obtención y gestión del dinero, recursos o capital por parte de una
persona o empresa.
Microempresa.- es una empresa de tamaño pequeño, que por lo general
cuenta con un máximo de 10 empleados y una facturación limitada.
Recurso humano.- se denomina al trabajo que aporta el conjunto de los
empleados o colaboradores de esa organización. Pero lo más frecuente es
llamar así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear
y retener a los colaboradores de la organización.
Macro entorno.- se refiere a los datos macroeconómicos pero también puede
incluir industria y análisis de la competencia, análisis del consumidor,
innovaciones de producto y el entorno interno de la compañía.
Micro entorno.- se evalúa a través de un modelo que distingue los distintos
factores que generan influencias sobre la empresa que son: Los proveedores
quienes negocian la subida de sus precios, la competencia directa donde se
mide la intensidad de la rivalidad del sector comercial, los clientes quienes
fuerzan la baja de los precios, y se integran posibles.
Registros contables.- es la afectación o asiento que se realiza en los libros de
contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos
necesarios para elaborar la información financiera del mismo.
45
Fraudes.- podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de
confianza, dolo, simulación etc. El término “fraude” se refiere al acto intencional
de la administración, personal o terceros, que da como resultado una
representación equivocada de los estados financieros.
46
2.3 MARCO LEGAL
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)
Estas normas permitirán a la empresa contar con los parámetros y bases
necesarias para la presentación de balances financieros, asegurando con esto
la comparabilidad de los mismos con los de años anteriores
Ley de Régimen Tributario Interno
La empresa “Hermanos Zambrano” presenta declaraciones tributarias, es por
esto que se debe, conocer y promulgar una conducta tributaria legal y firme
para evitar posibles futuros inconvenientes.
Código de Trabajo
Este código nos permite disciplinar la situación laboral de cada uno de los
empleados que se encuentran en la empresa “Hermanos Zambrano”, por ello
se considera de vital importancia en la presente tesis.
Ley del IESS
Permitirá a la empresa conocer acerca de las obligaciones que como patrono
tiene con para con sus empleados a favor de enfermedad, maternidad, riesgos
del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, que pudiera
acontecer con sus empleados.
47
Ley de Hidrocarburos
La ley de hidrocarburos, dará paso a que los administradores de la empresa
tengan conocimiento de quienes son sus órganos reguladores, bajo que
normas y reglamentos deben trabajar en la gasolinera.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIf’s)
Permitirá a la empresa establecer objetivos de los estados financieros y
proporcionar información acerca de la posición financiera, rendimiento y
cambios económicos de la empresa, lo cual nos será útil para que se pueda
tomar decisiones.
48
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3. Situación actual de la empresa
3.1 Antecedentes
El comercial “Hermanos Zambrano” inició sus actividades en el año de 1998,
en el Recinto El Paraíso la Catorce, siendo sus propietarios el Sr. Antonio
Zambrano y Ulbino Zambrano, registrándose en el Servicio de Rentas Internas
(SRI) como personal natural bajo el Registro Único del Contribuyente (RUC)
N° 1708239734001, comenzando con la actividad de compra y venta de
productos agrícolas.
Alrededor de un año, los señores Zambrano decidieron incursionar en el
negocio de los electrodomésticos y venta de motocicletas logrando así ingresar
a un nuevo tipo de mercado y seguir creciendo económicamente.
En el año 2003 los Hermanos Zambrano, resolvieron residir en la ciudad de
Santo Domingo de los Colorados, vieron a esta como una oportunidad de
seguir surgiendo en sus negocios, para esto ya existía la opción de creación de
una gasolinera en el Rcto. El Paraíso, por lo que la estación de servicio más
cercana al pueblo quedaba casi a media hora del mismo. Así que se tomo la
decisión de construir la primera gasolinera en ese lugar, y en la ciudad de
Santo Domingo se iniciaron en el negocio de compra y venta de vehículos de
segunda mano, dándole el nombre de Patio de carros “Hermanos Zambrano”.
Empezando así su nueva faceta en esta ciudad, y delegando funciones entre
los dos hermanos, quienes decidieron manejar la compra de productos
49
agrícolas a cargo del Sr. Ulbino Zambrano y los demás negocios a cargo del
Sr. Antonio Zambrano.
3.2 Base Legal
Según la Ley de Régimen Tributario Interno su base legal se define así:
Capítulo VI
CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Art. 19. Obligación de llevar contabilidad.- Están obligadas a llevar
contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la
misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y
sucesiones indivisas que sus ingresos brutos anuales del ejercicio inmediato
anterior sean mayores a $ 100.000, o que inician con un capital propio mayor a
$60.000, o sus costos y gastos han sido mayores a $80.000, incluyendo las
personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales
o similares.
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen
con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso
anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes,
representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de
ingresos y egresos para determinar su renta imponible.
Art. 21. Estados financieros. Los estados financieros servirán de base para la
presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su
presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de
50
Bancos y Seguros, según el caso, exigirán la presentación de los mismos
estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
De la misma manera en el Reglamento del la Ley de Régimen Tributario
Interno especifica las obligaciones y deberes de las personas obligadas a llevar
contabilidad:
Art. 20.- Deberes formales de las instituciones de carácter privado sin fines de
lucro.- A efectos de la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, se
entenderán como deberes formales, los siguientes:
a. Inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes;
b. Llevar contabilidad;
c. Presentar la declaración anual del impuesto a la renta, en la que
no conste impuesto causado si se cumplen las condiciones
previstas en la Ley de Régimen Tributario Interno;
d. Presentar la declaración del Impuesto al Valor Agregado en
calidad de agente de percepción, cuando corresponda;
e. Efectuar las retenciones en la fuente por concepto de Impuesto a
la Renta e Impuesto al Valor Agregado y presentar las
correspondientes declaraciones y pago de los valores retenidos; y,
f. Proporcionar la información que sea requerida por la
Administración Tributaria.
En la ley de compañías la base legal de las empresas como unipersonales se
describe así:
La ley permite que una sola persona natural constituya una compañía, a esta
persona se la conoce como gerente-propietario y no como socio. La compañía
unipersonal no admite una transformación por otra especie de compañía, salvo
51
el caso de que los herederos del gerente-propietario sean varios, en cuyo caso
deberán transformar la compañía unipersonal en otro tipo de compañía. El
capital inicial de esta empresa, de acuerdo a la Ley es el monto total de dinero
que el gerente-propietario hubiere destinado a la actividad misma, sin embargo
este capital no podrá ser inferior al producto de la multiplicación de la
remuneración básica mínima unificada del trabajador en general por diez. El
Representante legal de la empresa unipersonal será el mismo gerente-
propietario, quien podrá realizar únicamente actos y contratos con relación al
objeto de la empresa. El gerente-propietario podrá delegar funciones
administrativas a uno o varios apoderados, en el caso que el apoderado tenga
que ejercer dicha funciones en una sucursal, el poder que le otorga dicha
calidad deberá ser inscrito en el Registro Mercantil del lugar donde se
encuentra la sucursal.
52
3.3 Comercial “Hermanos Zambrano”
3.3.1 Croquis de Ubicación
El comercial “Hermanos Zambrano” se encuentra ubicado en la Provincia de
Santo Domingo de los Tsáchilas, ciudad de Santo Domingo, en la urbanización
las Palmeras, calle Abraham Calazacón y Tsafiqui, sector del redondel de la 20
de octubre.
GRAFICO N° 2
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
53
3.4 Organigrama Funcional
Básicamente el organigrama de la empresa se encuentra estructurado de la
siguiente forma:
GRAFICO N° 3
3.4.1 Productos que ofrece:
Productos agrícolas
Vehículos de segunda mano
Combustible al por menor
Motocicletas
Electrodomésticos
��������
SECRETARIA
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE
PAGOSTESORERIA
Fuente: Investigación de campo
Preparado por: Verónica Burgos
54
3.4.2 Análisis FODA
Fortalezas
Conocimiento especial del mercado.
Instalaciones amplias y adecuadas para cada actividad.
Información suficiente y accesible.
Personal capacitado y responsable.
Excelentes índices de liquidez.
Muy buenas referencias comerciales y personales.
Negociación y compra directa con los agricultores.
Debilidades
Recursos humanos sin cultura hacia la seguridad
Falta de un sistema contable
Falta de la debida seguridad en la empresa.
Falta de control contable.
Desconocimiento de normas y procedimientos contables.
Oportunidades
Incremento de demanda en el mercado.
Excelente relación con nuestros clientes.
Posibilidad de importación de productos agrícolas.
Reconocimiento público.
55
Amenazas
Pérdida de clientes.
Incremento de la competencia.
Aumento de inseguridad al momento de compra de los productos
Agrícolas.
3.5 Tipos, método y técnicas de investigación
3.5.1. Investigación Descriptiva
Este tipo de investigación, nos permitió determinar, cuáles eran las
características del problema en estudio, en qué punto debemos enfocarnos, así
como también los posibles factores que influyen en el.
3.5.2. Método de Investigación
Nos permite recolectar toda la información, de la cual se va a tener una
perspectiva de cómo se encuentra la empresa en base a su organización
interna.
3.5.3. Método de Observación
Se realizó un análisis y se observaron todos los datos recopilados para
identificar las posibles formas de mejoramiento y crecimiento de la empresa
con la creación del sistema contable.
56
3.5.4 Método Inductivo
Se efectuaron análisis y revisiones del departamento contable para conocer su
funcionamiento real, de igual forma se realizó un análisis de los métodos
contables que realizan para conocer que tan idóneos son en su ejecución.
3.5.5 Método Deductivo
Aquí se analizaron las particularidades de forma general que afectan al
departamento contable con la finalidad de conocer realmente cuales son los
puntos a tratar.
3.5.6 Método de Análisis
Con este método, se consiguió dividir cada una de las actividades del
departamento contable a fin de determinar cuáles de estas necesitan especial
atención
3.5.7 La Entrevista
Es una técnica de recopilación de información mediante una conversación
profesional, con la que además de adquirirse información acerca de lo que se
investiga, tiene importancia desde el punto de vista educativo.
3.5.8 La Encuesta
Es una técnica de adquisición de información mediante un cuestionario
previamente elaborado, a través del cual se puede conocer la opinión o
valoración del sujeto seleccionado en una muestra sobre un asunto dado.
57
3.5.9 El Cuestionario
Es un instrumento básico de la observación en la encuesta y en la entrevista.
En el cuestionario se formula una serie de preguntas que permiten medir una o
más variables.
3.5.10 Población y Muestra.
Al tener conocimiento del personal que en la empresa consta es de 16 y
nuestra muestra a encuestar será toda, se considera que la fórmula a utilizar es
la de Población Finita.
N = Tamaño de la población.
N = Tamaño de la muestra
Z = Referencia estandarizada nivel de confianza
E = Error máximo permisible de la investigación
S2 = Varianza (p.q).
p = Probabilidad de éxito
q = Probabilidad de fracaso(1- p)
QPZN
QPNZn
..)1(
...22
:2
58
3.5.11 Análisis y Tabulación de la Información
Para la presente investigación se han procedido a realizar encuestas a los
empleados, y entrevistas a los propietarios y expertos.
3.5.12 Desarrollo de la Entrevista/Encuesta
“ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL DEL AREA FINANCIERA DEL
COMERCIAL “HERMANOS ZAMBRANO”
1. ¿Conoce usted si en la empresa existe un sistema contable?
CUADRO N° 1
GRAFICO N° 4
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 16 100%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
59
Análisis: El 100% de los encuestados contestaron que la empresa no maneja
ningún tipo de sistema contable.
2. ¿Conoce si la empresa cuenta con políticas de crédito para sus
clientes?
CUADRO N° 2
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 14 87,50%
NO 2 12,50%
16 1
GRAFICO N° 5
Análisis: El 87% de los encuestados respondieron que la empresa no cuenta
con políticas de crédito para sus clientes el 13% contestaron que sí.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
60
3. ¿Tiene la empresa un sistema de Control Interno?
CUADRO N° 3
GRAFICO N° 6
Análisis: El 75% de los encuestados respondieron que la empresa no
cuenta con un sistema de Control Interno el 25% contestaron que sí.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 4 25.00%
NO 12 75.00%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
61
4. ¿La empresa cuenta con un proceso de control de sus activos fijos?
CUADRO N° 4
GRAFICO N°7
Análisis: El 100% de los encuestados respondieron que la empresa no
controla sus activos fijos.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 0 0.00%
NO 16 100.00%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
62
5. ¿Considera que la empresa cumple a cabalidad las obligaciones patronales con sus empleados?
CUADRO N° 5
GRAFICO N° 8
Análisis: El 56% de los encuestados respondieron que la empresa no cumple
a cabalidad las obligaciones patronales con sus empleados el 44% contestaron
que sí.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 7 43.75%
NO 9 56.25%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
63
6. ¿La empresa cumple oportunamente las obligaciones tributarias?
CUADRO N° 6
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 9 56,25%
NO 7 43,75%
16 1
GRAFICO N° 9
Análisis: El 56% de los encuestados respondieron que la empresa si cumple
oportunamente las obligaciones tributarias el 44% contestaron que no.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
64
7. Las declaraciones de impuestos son preparadas en base a:
CUADRO N° 7
GRAFICO N° 10
Análisis: El 56% de los encuestados respondieron que la empresa prepara sus
impuestos en base a sustentos legales, el 25% en base a estimaciones y el
19% en base a otros.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
Sustentos legales 9 56,25%
Estimaciones 4 25,00%
Otros 3 18,75%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
65
8. ¿Existe un archivo completo de las declaraciones y presentaciones de
pago tributarias?
CUADRO N° 8
GRAFICO N° 11
Análisis: El 56% de los encuestados respondieron que la empresa no cuenta
con un archivo completo de las declaraciones y presentaciones de pago
tributarias, el 44% contestaron que sí.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 7 43,75%
NO 9 56,25%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
66
9. ¿La empresa cuenta con contratos de trabajo para cada trabajador?
CUADRO N° 9
GRAFICO N° 12
Análisis: El 56% de los encuestados respondieron que la empresa no cuenta
con contratos de trabajo para cada trabajador, el 44% respondieron que sí.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 7 43,75%
NO 9 56,25%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
67
10. ¿Las vacaciones, horas extras, aumento de sueldos y demás
compensaciones son autorizadas por escrito?
CUADRO N° 10
GRAFICO N° 13
Análisis: El 69% de los encuestados respondieron que las vacaciones, horas
extras, aumento de sueldos y demás compensaciones no son autorizadas por
escrito, el 31% respondieron que sí.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 5 31,25%
NO 11 68,75%
16 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
68
“ENCUESTA DIRIGIDA A EXPERTOS”
1. ¿Considera usted que una empresa debe contar con un sistema
contable?
CUADRO N° 11
GRAFICO N° 14
Análisis: El 100% de los encuestados respondieron que una empresa debe
contar con un sistema contable.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 2 100,00%
NO 0 0,00%
2 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
69
2. ¿Considera usted que la contabilidad es una carga para los pequeños
empresarios?
CUADRO N° 12
GRAFICO N° 15
Análisis: El 100% de los encuestados respondieron que la contabilidad no es
una carga para los pequeños empresarios.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 0 0,00%
NO 2 100,00%
2 1
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
70
3. ¿Cree usted que la creación de un sistema contable mejoraría la toma
de decisiones en la empresa?
CUADRO N° 13
VARIABLE Nº PORCENTAJE
SI 2 100,00%
NO 0 0,00%
2 1
GRAFICO N° 16
Análisis: El 100% de los encuestados respondieron que la creación de un
sistema contable mejoraría la toma de decisiones en la empresa.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
71
4. ¿Cómo cree que mejoraría la toma de decisiones la creación de un
sistema contable?
CUADRO N° 14
GRAFICO N° 17
Análisis: El 50% de los encuestados respondieron que la creación de un
sistema contable mejoraría la toma de decisiones en la empresa con respecto a
la rentabilidad, el 25% la organización y el 25% la competitividad.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
Organización de la empresa 1 25,00%
Rentabilidad 2 50,00%
Competitividad 1 25,00%
2 100,00%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
72
5. ¿Qué tipo de sistema contable considera apropiado para el manejo de
información de la empresa?
CUADRO N° 15
GRAFICO N° 18
Análisis: El 100% de los encuestados respondieron que el tipo de sistema
contable apropiado para el manejo de información de la empresa es el
computarizado.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
Manual 0 0,00%
Computarizado 2 100,00%
Otros 0 0,00%
2 100,00%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
73
6. ¿Cuáles serian las ventajas de la creación del sistema contable para la
empresa?
CUADRO N° 16
GRAFICO N° 19
Análisis: El 66.67% de los encuestados respondieron que las ventajas de
creación del sistema contable es la toma de decisiones, el 33% para la
disponibilidad de información.
VARIABLE Nº PORCENTAJE
Disponibilidad de información 1 33,33%
Toma de decisiones 2 66,67%
Conocer la situación real de la empresa 0 0,00%
Control riguroso de las operaciones 0 0,00%
2 100,00%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
74
ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE
1. ¿Cuenta la empresa con una estructura organizacional adecuada?
El gerente de la empresa considera que se cuenta con una estructura
organizacional adecuada, ya que los empleados son responsables en sus
labores y no existen problemas internos en sus actividades
2. ¿En la empresa existe algún sistema contable?
Respondió que nunca ha existido en la empresa un sistema contable, por lo
que se ha dificultado el manejo contable, pero que considera vital la existencia
de este en la empresa, por lo que le ayudará a controlar de mejor manera sus
actividades financieras.
3. ¿Considera usted tener controladas todas las áreas de la empresa?
Su respuesta fue, que él personalmente se dedica al control de cada una de las
áreas que maneja la empresa, que el control que realiza es la asistencia del
personal y visita a los departamentos recibiendo comentarios.
4. ¿Existe una adecuada segregación de funciones en la empresa?
Contesto que en las áreas que maneja la empresa no existe una persona
designada para el control de la misma, los que se encuentra dentro de estas
son los encargados de responder por todo lo que dentro suceda.
75
5. ¿El personal de la empresa actualiza sus conocimientos
capacitándose periódicamente?
Su respuesta fue no, porque él considera que la preparación depende del
interés que cada uno de los empleados pueda tener para salir adelante.
6. ¿Estaría dispuesto a realizar la implementación de un sistema
contable en la empresa?
Respondió que sí, porque existe la necesidad en la empresa de reestructurar
su movimiento contable como la ley y las normas contables así lo decretan,
para que en un tiempo posterior no se presenten en la empresa inconvenientes
legales.
76
3.5.13 LISTA DE ANÁLISIS DE LAS ENCUESTAS
PERSONAL
1. El 100% del personal encuestado contestó que la empresa no
maneja ningún tipo de sistema contable.
2. El 87% de los encuestados respondieron que la empresa no cuenta
con políticas de crédito para sus clientes el 13% contestaron que sí.
3. El 75% del personal encuestado respondió que la empresa no
cuenta con un sistema de Control Interno el 25% contestaron que
sí.
4. El 100% de los encuestados respondieron que la empresa no
controla sus activos fijos.
5. El 56% de los encuestados respondieron que la empresa no cumple
a cabalidad las obligaciones patronales con sus empleados el 44%
contestaron que sí.
6. El 56% de los encuestados respondieron que la empresa si cumple
oportunamente las obligaciones tributarias el 44% contestaron que
no.
7. El 56% de los encuestados respondieron que la empresa prepara
sus impuestos en base a sustentos legales, el 25% en base a
estimaciones y el 19% en base a otros.
77
8. El 56% de los encuestados respondieron que la empresa no cuenta
con un archivo completo de las declaraciones y presentaciones de
pago tributarias, el 44% contestaron que sí.
9. El 56% de los encuestados respondieron que la empresa no cuenta
con contratos de trabajo para cada trabajador, el 44% respondieron
que sí.
10. El 69% de los encuestados respondieron que las vacaciones, horas
extras, aumento de sueldos y demás compensaciones no son
autorizadas por escrito, el 31% respondieron que sí.
EXPERTOS
1. El 100% de los expertos encuestados respondieron que una
empresa debe contar con un sistema contable.
2. El 100% de los encuestados respondieron que la contabilidad no es
una carga para los pequeños empresarios.
3. El 100% de los encuestados respondieron que la creación de un
sistema contable mejoraría la toma de decisiones en la empresa.
4. El 50% de los encuestados respondieron que la creación de un
sistema contable mejoraría la toma de decisiones en la empresa
con respecto a la rentabilidad, el 25% la organización y el 25% la
competitividad.
78
5. El 100% de los encuestados respondieron que el tipo de sistema
contable apropiado para el manejo de información de la empresa
es el computarizado.
6. El 66.67% de los encuestados respondieron que las ventajas de
creación del sistema contable es la toma de decisiones, el 33%
para la disponibilidad de información.
GERENTE
1. El gerente de la empresa considera que se cuenta con una
estructura organizacional adecuada, ya que los empleados son
responsables en sus labores y no existen problemas internos en
sus actividades
2. Respondió que nunca ha existido en la empresa un sistema
contable, por lo que se ha dificultado el manejo contable, pero que
considera vital la existencia de este en la empresa por lo que éste
le va ayudar a controlar de mejor manera sus actividades
financieras.
3. Su respuesta fue, que él personalmente se dedica al control de
cada una de las áreas que maneja la empresa, que el control lo
basa de acuerdo a asistencia del personal y visita a los
departamentos recibiendo comentarios.
4. Contesto que en las áreas que maneja la empresa no existe una
persona designada para el control de la misma, los que se
encuentra dentro de estas son los encargados de responder por
todo lo que dentro suceda.
79
5. Su respuesta fue no, porque él considera que la preparación
depende del interés que cada uno de los empleados pueda tener
para salir adelante.
6. Respondió que sí, porque existe la necesidad en la empresa de
reestructurar su movimiento contable como la ley y las normas
contables así lo decretan, para que en un tiempo posterior no se
presenten en la empresa inconvenientes legales.
80
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA CONSOLIDACIÓN
FINANCIERA DEL COMERCIAL “HERMANOS ZAMBRANO”
Introducción
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos
que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central
para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del
máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa
determinada.
El presente trabajo de tesis tiene como finalidad establecer un Sistema
Contable de control el mismo que puede ser aplicado en cualquier sistema
informático dentro del comercial “Hermanos Zambrano”, fundamentando
parámetros financieros y tributarios legales, que brinden a la empresa
seguridad y confianza contable.
Logrando así que la empresa tenga un mayor control, fortalecimiento de
actividades contables, seguridad en declaraciones tributarias, o balances
internos, brindando así oportunidades de incursión en nuevos mercados y
fuentes de inversión, ajustándose a su capital y sobre todo obtener información
real del crecimiento de la empresa en su nivel de utilidades.
El sistema contable en el Comercial “Hermanos Zambrano”, respaldará y
brindará soluciones al cien por ciento a las diversas deficiencias que hoy en día
81
existe en la empresa. El sistema contable se realiza de acuerdo a cada una de
las especificaciones implantadas en las leyes que rigen este tipo de negocios.
4.1 Misión.
Brindar un servicio de calidad en el expendio de sus productos, con una
atención eficiente en el despacho del combustible, proporcionando así
seguridad y confiabilidad en cada uno de los clientes, involucrando y
desarrollando a sus colaboradores, proveedores, y sobre todo actuando con
responsabilidad social.
4.2 Visión.
Ser considerada como la empresa capaz de satisfacer las diversas
necesidades de los clientes en cada una de las ramas comerciales, seguir
siendo una empresa confiable, rentable, solidaria, socio estratégico de los
diversos proveedores y orgullo de sus colaboradores y además lograr ser
líderes a nivel nacional con cada uno de sus productos ofertados.
4.2.1 Valores Corporativos.
Lealtad.- actuar con fidelidad, compromiso, identificación, orgullo,
confidencialidad y defensa de intereses que en todo momento se debe
demostrar, por y para la empresa
Profesionalismo.- se refiere a la responsabilidad, constancia y esmero que
cada integrante del equipo de trabajo debe demostrar a sus funciones y tareas.
Honestidad.- hace referencia a la rectitud, honorabilidad, respeto y modestia
con la que cada uno de los empleados debe manifestar a la empresa.
82
Compromiso.- Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente
a la entidad, para dar cumplimiento a los objetivos de la organización.
Competitividad.- Aplicar la cultura de calidad en el servicio, ofreciendo una
amplia cobertura, que permita responder efectivamente frente a las exigencias
de los clientes.
Solidaridad.- Cooperación permanente y continua en el desarrollo de los
procesos de la organización y en las relaciones interpersonales con clientes y
usuarios.
4.3. Objetivos
4.3.1 Objetivo General
Elaborar un sistema contable en la empresa que permita un control eficiente de
forma continua, ordenada y sistemática, con el objeto de llevar un recuento y
conocimiento del movimiento financiero de la empresa con el fin de conocer
sus resultados, para un progreso en su control financiero y una acertada toma
de decisiones
4.3.2 Objetivos Específicos
Crear un organigrama estructural
Elaborar un plan de cuentas
Implementar un sistema de registros
Implantar un sistema contable que se ajuste a las necesidades
financieras de la empresa
83
4.4. Diseño del sistema contable:
1. Organigrama estructural
2. Plan de cuentas
3. Sistema de registros
4. Flujogramas de procesos
5. Modelo de transacciones
6. Ejercicio
84
4.4.1. Organigrama Funcional
GRAFICO N° 20
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
GERENTE GENERAL
ASISTENTE ADMN.
ASISTENTE 3.
ASISTENTE 2.
ASISTENTE 1.
VENDEDOR ALMC. 2
VENDEDOR ALMC. 1
DESPACHADOR 2.
DESPACHADOR 1.
MENSAJEROVENDEDORES JEFE DE BODEGA
ASISTENTE CONT. 2.ASISTENTE CONT. 1.
CONTADOR
VENDEDOR ALMC. 3
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
85
CUADRO N° 17
4.4.1.1 Manual de Funciones
TITULO DEL
CARGO
GERENTE GENERAL
NIVEL DE
EDUCACION
Ingeniero en Administración de Empresas
Mínimo 5 años como Gerente General
Con experiencia previa en la Gerencia de Mercadeo
y Ventas de Consumo masivo)
Conocimientos en el área financiera
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
HABILIDADES
Con una visión multidisciplinaria del proceso
administrativo
Hábil en el campo de la Planificación, la
Organización, la Dirección y el Control
FUNCIONES
Designar todas las posiciones gerenciales.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones de los diferentes
departamentos.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo
Coordinar con las oficinas administrativas para
asegurar que los registros y sus análisis se están
ejecutando correctamente.
Definir necesidades del personal consistentes con
los objetivos y planes de la empresa.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
86
CUADRO N° 18
TITULO DEL
CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVA
NIVEL DE
EDUCACION
Cursando el 3er. Año en administración o carreras
afines
Mínimo 1 año de experiencia
Experiencia en trabajo en equipo y bajo presión
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
HABILIDADES
Dominio del paquete de Microsoft Office
Excelente redacción y ortografía.
Personalidad equilibrada y proactiva.
Capacidad de adaptación a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Manejo adecuado de documentos.
FUNCIONES
Manejo y organización de la agenda
Redacción de correspondencia general, comercial
y administrativa.
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener
informado a los jefes de los compromisos y demás
asuntos.
Obedecer y realizar instrucciones que le sean
asignadas.
brindar a su jefe un apoyo incondicional con las
tareas establecidas, además de acompañar en la
vigilancia de los procesos a seguir dentro de la
empresa.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
87
CUADRO N° 19
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
88
CUADRO N° 20
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
89
CUADRO N° 20 CUADRO N° 21
TITULO DEL
CARGO
DESPACHADOR DE ALMACEN
NIVEL DE
EDUCACION
Edad 20 a 30 años
Preparación mínima secundaria
Experiencia 2 años
Disponibilidad de tiempo
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
HABILIDADES
responsable
de confianza
Capacidad para trabajar bajo presión
Ágil
ordenado
actitud positiva
gran iniciativa
FUNCIONES
Recepción de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación de bodega con la persona
responsable.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
90
CUADRO N° 22
TITULO DEL
CARGO
VENDEDOR DE ALMACEN
NIVEL DE
EDUCACION
18 y 30 años de edad
Bachilleres
Experiencia de 1 año en ventas
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
HABILIDADES
Capacidad de atender a lo que dicen los clientes
Tener la facultad de recordar, por ejemplo, las
características, ventajas y beneficios de los productos
Tener la capacidad de brindar buenas ideas en los
momentos en que se las necesita
Ser accesible y estar siempre dispuesto a colaborar con los demás.
Tener Facilidad de Palabra
FUNCIONES
Captar clientes
Venta de productos y servicios de la empresa.
Atención al cliente
Resguardo de la mercadería del almacén
Asesorar al cliente sobre la mejor forma de comprar y
utilizar los productos
Comunicar al cliente las novedades sobre precios y
condiciones
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
91
CUADRO N° 23
TITULO DEL
CARGO
JEFE DE BODEGA
NIVEL DE
EDUCACION
24 a 30 años de edad
Estudios superiores en materias contables
Dos años de experiencia en funciones similares.
Conocimiento de utilitarios de computación.
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
HABILIDADES
Iniciativa y criterio para la ejecución de su trabajo.
De confianza
Atención concentrada.
Capacidad perceptiva y numérica para labores de
registro y codificación de materiales
FUNCIONES
Preparar documentos para ingreso y egresos de
mercadería, así como para la transferencia entre
bodegas.
Realizar la entrega de la mercadería, de acuerdo a la
solicitud de almacén.
Mantener al día el kardex de existencia de bodega.
Elaborar reportes e informes diarios de movimientos de
ingreso y egresos.
Codificar materiales y bienes asignados a la bodega.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
92
CUADRO N° 24
TITULO DEL
CARGO
AUXILIAR DE BODEGA
NIVEL DE
EDUCACION
Mínimo un año de experiencia
Estudio en materias contables
Entre 20 y 25 años de edad
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
HABILIDADES
Responsabilidad en las actividades a realizar
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
FUNCIONES
Entrega/recepción de la mercadería.
Llevar un control de la mercadería entregadas.
Realizar el ingreso de la mercadería a la bodega
cuando no es despachada.
Mantener limpia la bodega.
Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada
por su jefe inmediato.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
93
CUADRO N° 25
TITULO DEL
CARGO
MENSAJERO
NIVEL DE
EDUCACION
Mínimo bachiller
Experiencia un año
Licencia para manejar moto
Entre 20 y 30 años
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
HABILIDADES
Atención concentrada.
Responsabilidad en las actividades encomendadas
FUNCIONES
Realizar depósitos en los diferentes bancos.
Llevar documentación a los proveedores, clientes o
lugares indicados.
Retirar cobros en la locación del cliente.
Atender cualquier solicitud del área administrativa o
técnica.
Retiro de materiales en la locación del proveedor.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
94
4.4.2 Plan de Cuentas
COMERCIAL “HERMANOS ZAMBRANO”
CODIGO CUENTAS
1. ACTIVOS
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.01 Caja General
1.1.02 Caja Chica
1.1.03 Bancos
1.1.04 Cuentas por Cobrar
1.1.04.001 Cuentas por Cobrar Clientes
1.1.04.002 (-)Provisión Incobrables
1.1.05 Anticipos Compras
1.1.06 Obligaciones Tributarias por Cobrar
1.1.06.001 Crédito IVA en Compras/Bienes
1.1.06.002 Crédito IVA en Servicios
1.1.06.003 Crédito IVA Retenido
1.1.06.004 Crédito Tributario IVA próximo mes
1.1.06.005 Crédito Tributario, Retenciones Renta de Clientes
1.1.06.006 IVA en Compras
1.1.06.007 IVA Presuntivo
1.1.06.008 IMPT. 3X1000
1.1.07 Prestamos y Anticipos al Personal
1.1.07.001 Anticipo Sueldos Personal
1.1.07.002 Prestamos Personal
1.1.08 Inventario
1.1.08.001 Inventario Combustible
1.1.08.002 Inventario Electrodomésticos
1.1.08.003 Inventario Vehículos
1.1.08.004 Inventario Productos Agrícolas
1.1.08.005 Inventario Suministros
1.2. NO CORRIENTES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.01 Terrenos
1.2.02 Edificios
95
1.2.03 (-) Dep. Acumulada Edificios
1.2.04 Vehículos
1.2.05 (-) Dep. Acumulada Vehículos
1.2.06 Equipo de Oficina
1.2.07 (-) Dep. Acumulada Equipo de Oficina
1.2.08 Muebles y Enseres
1.2.09 (-) Dep. Acumulada Muebles y Enseres
1.2.10 Equipos de Computación
1.2.11 (-) Dep. Acumulada Equipo de Computación
1.2.12 Maquinaria y Equipos
1.2.13 (-) Dep. Acumulada Maquinaria - Equipos
1.3. OTROS
1.3.01 GASTOS PREPAGADOS
1.3.01.001 Pólizas de Seguros
1.3.01.002 Amortización Acumulada Póliza de Seguros
1.3.01.003 Licencias de Software
1.3.01.004 Amortización Acumulada Licencias de Software
2. PASIVOS
2.1. PASIVOS CORRIENTES O DE CORTO PLAZO
2.1.01 Proveedores
2.1.01.001 Proveedores de Mercaderías
2.1.01.002 Proveedores de Bienes
2.1.01.003 Proveedores de Servicios
2.1.02 Obligaciones al Personal
2.1.02.001 Sueldos por Pagar
2.1.02.002 Aporte Personal por Pagar
2.1.02.003 Aporte Patronal por Pagar
2.1.02.004 Décimo Tercer Sueldo por Pagar
2.1.02.005 Décimo Cuarto Sueldo por Pagar
2.1.02.006 Fondo de Reserva por Pagar
2.1.02.007 Préstamo quirografario por pagar
2.1.02.008 Préstamo Hipotecario por Pagar
2.1.02.009 Utilidades por Pagar
2.1.02.010 Liquidaciones o Finiquitos por Pagar
2.1.03 Obligaciones Instituciones Financieras
2.1.03.001 Bancos
2.1.04 Obligaciones Tributarias por Pagar
2.1.04.001 Impuesto Renta Personal por Pagar
96
2.1.04.002 Impuesto Renta Empresa por Pagar
2.1.04.003 IVA en Ventas
2.1.04.004 Anticipo a la Renta por Pagar
2.1.04.005 Retenciones en la Fuente por Pagar
2.1.04.006
2.1.04.007
2.1.04.008
Retenciones del IVA
15% Participación Trabajadores
25% Impuesto a la Renta
2.2. PASIVOS NO CORRIENTES O DE LARGO PLAZO
2.2.1. PRESTAMOS POR PAGAR
2.2.1.01 Bancos
3. PATRIMONIO
3.1. PATRIMONIO DE SOCIOS
3.1.01 Capital Social
3.2. RESULTADOS
3.2.01 Utilidad del Ejercicio
3.3.02
3.3.03
Pérdida del Ejercicio
Utilidad de Ejercicios Anteriores
4. INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERACIONALES
4.1.01 Ventas Tarifa 12%
4.1.02 Ventas Tarifa 0%
5. GASTOS
5.1. De Ventas
5.1.01 Sueldos y Salarios
5.1.01.001 Remuneraciones
5.1.01.002 Horas Extras
5.1.01.003 Comisiones
5.1.01.003 Aporte Patronal
5.1.02 Remuneraciones Adicionales
5.1.02.001 Fondo de Reserva
5.1.02.002 Décimo Tercer Sueldo
5.1.02.003 Décimo Cuarto Sueldo
5.1.02.004 Vacaciones
5.1.03 Liquidación y Finiquitos Empleados
5.1.04 Mantenimiento Instalaciones
5.1.05 Mantenimiento Muebles y Enseres
5.1.06 Mantenimiento Vehículos
5.1.07 Seguros Instalaciones y equipos
97
5.1.08 Seguros vehículos
5.1.09 Anuncios y Publicidad
5.1.10 Transporte Combustible
5.1.11 De Administración
5.1.11.001 Sueldos y Salarios
5.1.11.002 Horas Extras
5.1.11.003 Aporte Patronal
5.1.11.004 Fondo de Reserva
5.1.11.005 Décimo Tercer Sueldo
5.1.11.006 Décimo Cuarto Sueldo
5.1.11.007 Vacaciones
5.1.11.008 Servicios Ocasionales
5.1.11.009 Liquidación y Finiquitos Empleados
5.1.11.010 Suministros y Materiales
5.1.11.011 Depreciación Edificios
5.1.11.012 Depreciación Muebles y Enseres
5.1.11.013 Depreciación Equipo de Oficina
5.1.11.014 Depreciación Equipo de Computo
5.1.11.015 Depreciación Vehículos
5.1.11.016 Depreciación Equipos y Herramientas
5.1.11.017 Energía Eléctrica
5.1.11.018 Agua Potable
5.1.11.019 Teléfono
5.1.11.020 Internet
5.1.11.021 Combustible y Lubricantes
5.1.11.022 Viáticos y Movilización
5.1.11.023 Correo
5.1.11.024 Arriendos
5.1.11.025 Gastos Judiciales y Notariales
5.1.11.026 Servicio Técnico
5.1.11.027 Repuestos de Vehículos
5.1.11.028 Honorarios Profesionales
5.1.12 Gastos Financieros
5.1.12.001 Intereses Bancarios
5.1.12.002 Comisiones Bancarias
5.1.12.003 Servicios Bancarios
6. COSTOS
6.1. COSTO DE VENTAS
98
6.1.01 Combustible
6.1.02 Electrodomésticos
6.1.03 Vehículos Motorizados
6.1.04 Productos Agrícolas
99
4.4.3 Sistema de registros
FACTURA
Es un documento de carácter mercantil destinadas a sociedades o personas
naturales que tengan derecho a crédito tributario y en operaciones de
exportación, que refleja toda la información de una operación de compraventa.
La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega
de un producto o la de un servicio, junto a la fecha de la transacción, además
de indicar la cantidad a pagar. Esta factura es la que se emite al cliente al
momento que este adquiere el producto agrícola.
GRAFICO N° 21
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
100
Requisitos impresos
Nombre comercial o Razón Social
Registro Único del Contribuyente (RUC)
Denominación del Documento
Número de autorización
Fecha de emisión y caducidad de la factura
Dirección del establecimiento
Numeración del documento
Datos de la imprenta
Requisitos no impresos
Nombres y Apellidos del cliente
Registro Único de Contribuyentes (RUC)
Lugar y fecha de emisión del documento
Descripción del bien o servicio, en peso, unidad o cantidad
Base imponible 12%
Base imponible 0%
Descuentos si se diera el caso
Valor de Impuesto al Valor Agregado
Valor total del documento
Firma de conformidad.
101
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
La retención es la obligación que tiene el comprador de bienes y servicios, de
no entregar el valor total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener
un porcentaje en concepto de impuestos, deberán estar a disposición del
proveedor dentro de los cinco días hábiles siguientes. Este valor debe
ser entregado al Estado a nombre del contribuyente, para quien esta retención
le significa un prepago o anticipo de impuestos.
GRAFICO N° 22
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
102
Requisitos impresos
Nombre comercial o razón social
RUC
Dirección del establecimiento
Denominación del documento
Número del comprobante
Número de autorización
Fecha de emisión del documento
Fecha de caducidad
Datos de la imprenta
Requisito de llenado
Identificación sujeto pasivo retenido
Fecha de emisión
Tipo de comprobante de venta
Número de comprobante de venta
Ejercicio fiscal
Valor de la transacción
Impuesto sobre el que se efectúa la retención
Porcentaje aplicado
Valor retenido
Firma del agente de retención
103
COMPROBANTE DE EGRESO
Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
GRAFICO N° 23
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
104
Requisitos impresos
Razón social
Ruc
Dirección de la empresa
Numeración del documento
Denominación del documento
Requisitos de llenado
Beneficiario
Cantidad de dinero en letras
Cantidad de dinero en números
Fecha de emisión del documento
Descripción del cheque
Descripción de la cuenta
Banco
Concepto
Código
Detalle
Debe
Haber
Firmas de responsabilidad
105
GUÍA DE REMISIÓN
Es un documento que respalda a la factura en la mercadería que se transporta
de una ciudad a otra, comprobando con esta que dichos artículos no son de
procedencia dudosa y pertenecen a una actividad comercial.
GRAFICO N° 24
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
106
Requisitos de la guía de remisión
Razón social de la empresa
Ruc
Dirección de matriz y sucursales
Teléfonos
Denominación del documento
Numeración del documento
Fecha de emisión y caducidad del documento
Autorización del documento
Fecha de inicio de traslado
Fecha de terminación de traslado
Comprobante de Venta de la mercadería
Fecha de emisión del documento
Motivo de traslado
Destinatario, nombre o razón social, ruc.
Punto de llegada
Identificación del transportista y Ruc
Placa de vehículo que traslada
Cantidad y descripción de la mercadería
Denominación de la imprenta y autorización de la misma
107
CUADRO N° 26
KARDEX:
Es un documento de uso interno, que tiene como objetivo el control de entrada,
salida y existencias de las diversas mercaderías que una bodega posee en la
empresa.
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
FECHA: METODO: BODEGA: RESPONSABLE:
N° TARJETA: CODIGO: ARTICULO:
FECHA CONCEPTO ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
CANT. V. UNIT. TOTAL CANT. V. UNIT. TOTAL CANT. V.UNIT. TOTAL
BODEGUERO
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
108
CUADRO N° 27
Arqueo de Caja:
El arqueo de caja es un examen que se lo realiza con la finalidad de verificar la
precisión de los registros contablemente, con el de los valores monetarios que
se encuentran en poder del encargado de caja, es aconsejable realizar arqueos
de forma sorpresiva.
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
FECHA: HORA:
CUSTODIO: DELEGADO:
EFECTIVO
CANTIDAD DENOMINACIÓN/DETALLE IMPORTE
MONEDAS
Monedas de $
Monedas de $
Suman
BILLETES
Billetes de $
Billetes de $
Suman
CHEQUES
Banco Bolivariano,Cta.
Banco Pichincha, Cta.
Suman
COMPROBANTES
FECHA CONCEPTO IMPORTE
Suman
Total presentado
Saldo contable
Diferencia (Faltante)
El efectivo y comprobantes, cuyos valores ascienden a $ , fueron contados
en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
Cajero Contador
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
109
Requisitos del acta del arqueo de caja:
Fecha y hora en el que se inicia el arqueo.
Nombre del custodio de caja.
Nombre de la persona delegada para realizar el arqueo.
Detalle de monedas encontradas en caja.
Detalle de billetes encontrados en caja.
Detalle de cheques que hubiesen en caja, debiendo registrar de que
banco con sus respectivos números de cuenta.
Determinación de diferencias si fuese el caso.
Firmas del cajero y contador de la empresa.
110
CUADRO N° 28
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Verónica Burgos
Conciliación Bancaria:
Las conciliaciones bancarias se efectúan con la finalidad de realizar un control
de la o las cuentas bancarias que se manejen en la empresa. Estas deben ser
realizadas mensualmente a fin de determinar la igualdad de saldos entre el
estado de cuenta y nuestro saldo el libro.
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
CONCILIACIÓN BANCARIA
al de de 20
Saldo según el Estado de Cuenta
(+) Depósitos en Tránsito:
Papeleta de depósito N°
Papeleta de depósito N°
Papeleta de depósito N°
Papeleta de depósito N°
Total
(‐) Cheques en circulación:
Cheque N°
Cheque N°
(=) Saldo del banco conciliado
Saldo en libros
(+) Notas de crédito
N° cobro de documento
N° interés sobre saldos
Total
(‐) Notas de débito
N° chequera
N° cheque devuelto
(‐)Cheques protestados
N° Banco del
Saldo en libros conciliado
Contador
111
Requisitos para la conciliación bancaria:
Fecha conciliación
Saldo inicial de bancos que aparece en el estado de cuenta
Registro de los depósitos
Registro de cheques girados y no cobrados
Ingreso de notas de crédito
Ingreso de notas de débito
Saldo en libro bancos.
112
NO
NO
4.4.4 Flujograma de Proceso
Los Flujogramas son realizados dentro de las empresas para representar de
forma gráfica los procesos que se realizan al momento de efectuar
adquisiciones o ventas, con respecto a las necesidades ya sean de
requisiciones o de venta de artículos.
Flujograma de compras
COMPRA DE MERCADERIA O
SERVICIOS
RECEPCIÓN FACTURA
EMISIÓN DE COMPROBANTE DE RETENCIÓN
ARCHIVO
REGISTRO DE COMPROBANTE
DE EGRESO
PAGO DE MERCADERIA O
SERVICIO
FIN
INICIO
SOLICITUD DE REQUISICION DE
MERCADERIA O SERVICIOS
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
SOLICITUD DE NUEVAS
REQUISICIONES
DEVOLUCIÓN DE LA
MERCADERÍA
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
113
Modelo de transacciones
Adquisición: el Comercial “Hermanos Zambrano” realiza la compra de 1984
galones de combustible diesel y de 2970 galones de gasolina extra según
facturas 001-017-0216755 y 001-017-0216756 respectivamente.
CUADRO N° 29
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE 2010
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
1
09/12/2010 INVENTARIO 3549,39
INVENTARIO COMBUSTIBLE 3549,39
IVA en Compras 425,93
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS POR
COBRAR 55,68
IVA PRESUNTIVO 45,03
IMPT. 3X1000 10,65
BANCOS 4031
V/R. Comp. De combustible según
fact.
N° 0216756, cheque N° 5753 Banco
Bolivariano
2
09/12/2010 INVENTARIO 1631,26
INVENTARIO COMBUSTIBLE 1631,26
IVA en Compras 195,75
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS POR
COBRAR 29.57
IVA PRESUNTIVO 24,68
114
IMPT. 3X1000 4,89
BANCOS 1856,6
V/R. Comp. De combustible según
fact.
N° 0216755, cheque N° 5753 Banco
Bolivariano
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
115
CUADRO N° 30
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
KARDEX
FECHA: 01/12/2010 METODO: Promedio BODEGA: RESPONSABLE:
N°
TARJETA: 1 CODIGO: ARTICULO: Combustible Extra
FECHA
CONCEPTO
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
CANT.
V.
UNIT. TOTAL CANT.
V.
UNIT. TOTAL CANT. V.UNIT. TOTAL
01/12/2010 Inv. Inicial 2500 1,19508 2987,7
09/12/2010 Compra 2970 1,19508 3549,39 5470 1,19508 6537,09
31/12/2010 Venta 372 1,19508 444,57 5098 1,19508 6092,52
BODEGUERO
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
116
CUADRO N° 31
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO" KARDEX
FECHA: 01/12/2010 METODO: Promedio BODEGA: RESPONSABLE: N° TARJETA: 2 CODIGO: ARTICULO: Combustible Diesel
FECHA CONCEPTO
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA CANT. V. UNIT. TOTAL CANT. V. UNIT. TOTAL CANT. V.UNIT. TOTAL
01/12/2010 Inv. Inicial 800 0,822211 657,769 09/12/2010 Compra 1984 0,82220766 1631,26 2784 0,822209 2289,03
31/12/2010 Venta 354 0,82221 291,06 2430 0,822209 1997,97
BODEGUERO
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
117
CUADRO N° 32
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
ROL DE PAGOS
DEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE 2010
N° CEDULA NOMBRRES
DIAS
LAB
O.
SUELD
OS
HORAS
EXTRA
S
TOTAL
INGRESO
S
APORTE
IESS
9,35%
FONDO
DE
RESERVA
TOTAL
DESCT.
TOTAL
A
RECIB
IR
1
1305743732 ANZULES PILLIGUA ARTURO
30
$
360,00 0,00 360,00 33,66 30,00 63,66 296,34
2
1723312557 BONILLA ZAMBRANO JOSSELIN
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
3
1306208701 CEDEÑO BRAVO JOSE
JACINTO 30
$
378,00 0,00 378,00 35,34 31,50 66,84 311,16
4
1207252493 CHICHANDA ALAVA DANNY
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
5
1206162370 CHICHANDA ALAVA IVAN
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
6
1311230328 ESPINOZA MEZA FABIAN
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
118
7
1308958444 SOLORZANO VERA EDDY
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
8
0201903564 URIARTE MENDOZA MAYRA
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
9
1716520661 VERNAZA CRUZ JAVIER
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
10
1706223680 ZAMBRANO BRAVO SIMON
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
11 1309864120 ZAMBRANO LOOR CARLOS
30
$
240,00 0,00 240,00 22,44 20,00 42,44 197,56
TOTAL 2898,00
0,00 2898,00 270,96 241,50 512,46
2385,5
4
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
119
CUADRO N° 33
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
LIBRO DIARIO
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE 2010
FECHA DETALLE DEBE HABER
31/12/2010 1
SUELDOS 2898,00
APORT. PATRONAL 352,11
FONDO DE RESERVA 241,50
BANCOS 2627,04
APORT PERSONAL X PAGAR 270,96
APORT PATRONAL X PAGAR 352,11
FONDO DE RESERVA X PAGAR 241,50
V/R. Pago sueldos y aportes personal.
Gastos: Se realiza el pago de la planilla de aportes del IESS,
correspondiente al mes de diciembre del 2010.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
120
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
PLANILLA NORMAL DE APORTES
Cabecera de la planilla
Periodo de Pago Fecha Max. de Pago
Desde: 2010‐12‐01 Hasta: 2010‐12‐31 2011‐01‐17
Nombre o Razón Social de la Empresa Nª RUC
ZAMBRANO VELEZ ANTONIO SERAFIN ‐ 1708239734001 ‐ 0005
Dirección Centro Adm. de la Empresa Sector Municipal Teléfono
AV. TSAFIQUI S/N TUPAC YUPANQUI null 052764277
Apellidos y Nombres del representante legal Pagador o Habilitado
ZAMBRANO VELEZ ANTONIO SERAFIN
Esta planilla es pagada con :
Fondos propios
Nª Cédula Nombre Sueldo Días
%
Aporte
Normal
Valor
Aporte
%
Aporte
Adic.
Valor
Aporte
Adic.
% Ces.
Adic.
Valor Ces.
Adic.
1 1305743732 ANZULES PILLIGUA ARTURO DANIEL $360.00 30 20.5 $73.80 0 $0.00 0 $0.00
2 1723312557 BONILLA ZAMBRANO JOSSELIN PATRICIA $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
3 1306208701 CEDEÑO BRAVO JOSE JACINTO $378.00 30 20.5 $77.49 0 $0.00 0 $0.00
4 1207252493 CHICHANDA ALAVA DANNY CARLOS $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
5 1206162370 CHICHANDA ALAVA IVAN ANTONIO $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
6 1311230328 ESPINOZA MEZA FABIAN ISIDRO $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
7 1308958444 SOLORZANO VERA EDDY TRINIDAD $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
121
CUADRO N° 34
Total
Afiliados Descripción Sueldo
Valor
Aporte
Valor Aporte
Adic.
Valor
Ces. Adic. Valor IECE Valor SECAP
11 TOTAL $2.898.00 $594.09 $0.00 $0.00 $14.49 $14.49
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
LIBRO DIARIO
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE 2010
FECHA DETALLE DEBE HABER
31/12/2010 1
APORTE PATRONAL X PAGAR 352,11
APORTE PERSONAL X PAGAR 270,96
BANCOS 623,07
V/R. Pago planilla de aportes al IESS.
8 0201903564 URIARTE MENDOZA MAYRA VANESSA $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
9 1716520661 VERNAZA CRUZ JAVIER FERNANDO $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
10 1706223680 ZAMBRANO BRAVO SIMON BOLIVAR $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
11 1309864120 ZAMBRANO LOOR CARLOS RAMON $240.00 30 20.5 $49.20 0 $0.00 0 $0.00
SUBTOTAL $2,898.00 $594.09
$0.00 $0.00
IECE 0.5 % $14.49
SECAP 0.5% $14.49
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
122
NO
SI
SI
NO
CREDITO
EFECTIVO
Flujograma de ingresos
INICIO
SOLICITUD DE
MERCADERIA
DESICIÓN
EMISIÒN
FACTURA
ARCHIVO
FIN
VERIFICACIÓN
DE STOCK
SOLICITUD DE
MERCADERIA
OBLIGADO A
LELVAR
CONTABILIDAD
RECEPCION DE
RETENCION
FORMAS DE
PAGO
FIRMA
DOCUMENTOS
LEGALES
DESPACHO DE
FACTURA
ENTREGA DE
MERCADERIA
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
123
Modelo de Ventas
Ventas: en el comercial se realiza la venta de 372 galones de combustible
extra al consumidor final y 354 galones de diesel al señor Roberto Brito con
número de RUC 1802016335001, las dos ventas en efectivo.
GRAFICO N° 25
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
124
CUADRO N° 35
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE 2010
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
31/12/2010 1
CAJA 550
VENTAS 12% 491,97
IVA en Ventas 58,93
V/R. Venta de combustible según
fact.
N° 023776, en efectivo
2
COMBUSTIBLE 440,12
INVENTARIO 440,12
V/R. AJUSTE AL INV.
3
CAJA 364,25
VENTAS 12% 325,22
IVA en Ventas 39,03
V/R. venta de combustible según
fact.
N° 0, cheque N°023777, en efectivo
4
COMBUSTIBLE 291,06
INVENTARIO 291,06
V/R. AJUSTE AL INV.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
125
CUADRO N° 36
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
KARDEX
FECHA: 01/12/2010 METODO: Promedio BODEGA: RESPONSABLE:
N°
TARJETA: 1 CODIGO: ARTICULO: Combustible Extra
FECHA
CONCEPTO
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
CANT.
V.
UNIT. TOTAL CANT.
V.
UNIT. TOTAL CANT. V.UNIT. TOTAL
01/12/2010 Inv. Inicial 2500 1,19508 2987,7
09/12/2010 Compra 2970 1,19508 3549,39 5470 1,19508 6537,09
31/12/2010 Venta 372 1,19508 444,57 5098 1,19508 6092,52
BODEGUERO
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Verónica Burgos
126
CUADRO N° 37
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Verónica Burgos
COMERCIAL "HERMANOS ZAMBRANO"
KADEX
FECHA: 01/12/2010 METODO: Promedio BODEGA: RESPONSABLE:
N° TARJETA: 2 CODIGO: ARTICULO: Combustible Diesel
FECHA CONCEPTO
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
CANT. V. UNIT. TOTAL CANT. V. UNIT. TOTAL CANT. V.UNIT. TOTAL
01/12/2010 Inv. Inicial 800 0,822211 657,769
09/12/2010 Compra 1984 0,82220766 1631,26 2784 0,822209 2289,03
31/12/2010 Venta 354 0,82221 291,06 2430 0,822209 1997,97
BODEGUERO
127
4.5 Consolidación Financiera
La consolidación es aquella que unifica dos más actividades, que un ente
económico posea para generar ingresos, con la finalidad de conocer la
situación financiera de la Institución, de forma general, ordenada, en base a
normas y principios cual es su rubro de utilidad, perdida o inversión de dicha
empresa.
El Comercial “Hermanos Zambrano” cuenta con varias actividades económicas,
las cuales son manejadas contablemente de forma desordenada e
indistintamente, causando que la empresa no tenga información financiera
confiable y que existan errores en el manejo económico y contable.
Por ello a continuación se propone la siguiente información financiera
consolidadas de las diferentes actividades del Comercial “Hermanos
Zambrano”, mediante la creación de un sistema contable, que permitirá que las
operaciones de la empresa estén basadas en normas y principios contables,
los que garantizaran la confiabilidad de la información para que se tomen las
decisiones correctas y necesarias que mejoren el crecimiento económico de la
empresa.
Posdata: La empresa no cuenta con sucursales ni agencias, separadas sino
con puntos de ventas que reportan sus actividades a la principal.
128
129
Ver Anexo N° 4
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
En la actualidad el “Comercial Hermanos Zambrano” no cuenta con un
sistema contable que regule y controle cada una de sus actividades
financieras.
La empresa no maneja un control de inventarios adecuado, que permita
controlar de forma eficiente cada uno de sus productos comercializados,
optimizando cada uno de sus recursos.
El “Comercial Hermanos Zambrano” no cuenta con una estructura
organizacional definida, que permita establecer funciones y
responsabilidades en cada uno de los colaboradores.
La empresa no realiza un control adecuado de efectivo y de movimientos
bancarios realizados en las actividades corrientes del negocio.
La empresa no cuenta con un catálogo o plan de cuentas definido, el
cual sirva como base para realizar los debidos registros contables en la
empresa.
150
5.2. Recomendaciones
Aplicar el Sistema Contable propuesto a fin de que permita, regular cada
una de las actividades financieras, con mayor eficiencia, consiguiendo
así, manejar una información veraz.
Implementar el sistema y método de control de inventarios, el mismo que
se ajusta a las necesidades de la empresa en cuanto a vigilar y revisar
sus productos.
Aplicar el organigrama funcional presentado, en el cual se determina
claramente cada una de las áreas involucradas en el manejo de la
operación diaria de la empresa.
Determinar métodos de control para el manejo de efectivo y el de
cheques emitidos por la empresa, por medio de arqueos o conciliaciones
bancarias, según sea el caso, de forma que se tenga una visión clara y
concisa del movimiento de estos rubros.
Aplicar el catálogo o plan de cuentas propuesto, el mismo que se ajusta
a las necesidades de registros contables de cada una de las actividades
del Comercial “Hermanos Zambrano”
151
a. Bibliografía
Mercedes Bravo Valdivieso, Contabilidad General 6ta. Edición
Mc Graw Hill, ABC Contable1
Horngren y Harrison, Contabilidad
Maldonado Palacios Hernán, Manual de Contabilidad
R.W. Johnson-R.W. Melicher, Administración Financiera
Ingeniero Rolando Pazmiño, Administración Financiera y
Presupuestaria
Rodríguez Mariano, Finanzas de la Empresa
Rubén Sarmiento, Contabilidad General
Bodic Merton, Finanzas de la empresa
Samuel C. Certo., Administración Moderna, octava edición.
MENESES A Edilberto, preparación y evaluación de proyectos
primera edición
SLOW Daniel, contabilidad general, primera edición
OROZCO, C, José.: Contabilidad General, Quito-Ecuador, primera
edición
Rosenberg Jerry M., Diccionario de Administración y Finanzas,
Edición 2002 - Océano.
Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General.
Pedro y Mercedes Zapata Sánchez, Introducción a la Contabilidad y
documentos mercantiles.
152
www.conocimientosweb.net/portal
www.recursosnorenovables.gov.ec
www.mintrab.gov.ec
www.iess.gov.ec
www.sri.gov.ec
www.monografias.com
www.gestiopolis.com/.../sistema-de-contabilidad
www.gestionyadministracion.com/contabilidad/sistemas-de-
contabilidad.html
es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad
www.monografias.com/trabajos5/.../contab.shtml
153
154
ANEXO N° 1
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
Estimada Doctora Clemencia Carrera, les solicito muy comedidamente
contestar el siguiente cuestionario que tiene el carácter académico como
requisito previo a la obtención de mi título de Ingeniería en Finanzas y
Auditoria. Ruego contestar con la mayor sinceridad.
ENCUESTA APLICADA A EXPERTOS
1. ¿Considera usted que una empresa debe contar con un sistema
contable?
Si
No
Por qué
2. ¿Considera usted que la contabilidad es una carga para los pequeños
empresarios?
Si
No
155
3. ¿Por qué considera usted que la contabilidad es una carga para los
pequeños empresario?
Por pago de impuestos
Por desconocimiento contable
Por manejo de empleados
4. ¿Cree usted que la creación de un sistema contable mejoraría la toma
de decisiones en la empresa?
Si
No
5. ¿Cómo cree que mejoraría la creación de un sistema contable en la
toma de decisiones?
Organización de la empresa
Rentabilidad
Competitividad
6. ¿Qué tipo de sistema contable considera apropiado para el manejo de
información de la empresa?
Manual
Computarizado
Otros
7. ¿Cuáles serían las ventajas de la creación del sistema contables para la
empresa?
Disponibilidad de información
Toma de decisiones
Conocer la situación real de la empresa
Control riguroso de las operaciones
156
ANEXO N° 2
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
Estimado señor Gerente le solicito muy comedidamente contestar el siguiente
cuestionario, que tiene el carácter académico como requisito previo a la
obtención de mi título de Ingeniería en Finanzas y Auditoria. Ruego contestar
con la mayor sinceridad.
ENCUESTA APLICADA AL GERENTE
1. ¿Cuenta la empresa con una estructura organizacional adecuada?
Si
No
2. ¿En la empresa existe algún sistema contable?
Si
No
3. ¿Considera usted tener controladas todas las áreas de la empresa?
Si
No
4. ¿Existe una adecuada segregación de funciones en la empresa?
Si
No
157
5. ¿El personal de la empresa actualiza sus conocimientos capacitándose
periódicamente?
Si
No
6. ¿Cada qué tiempo el personal de la empresa es capacitado?
Trimestralmente
Semestralmente
Anualmente
7. ¿En qué temas el personal es capacitado?
Marketing
Atención al cliente
Relaciones humanas
8. ¿Estaría dispuesto a realizar la implementación de un sistema contable
en la empresa?
Si
No
158
ANEXO N° 3
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
Estimados señores del Departamento financiero, les solicito muy
comedidamente contestar el siguiente cuestionario que tiene el carácter
académico como requisito previo a la obtención de mi título de Ingeniería en
Finanzas y Auditoria. Ruego contestar con la mayor sinceridad.
ENCUESTA APLIACADA AL PERSONAL FINANCIERO
1. ¿Cuenta la empresa con políticas de crédito para sus clientes?
Si
No
Que políticas de crédito maneja:
Descuentos
Promociones
Periodo de Cobros
Otras
2. ¿Tiene la empresa un sistema de Control Interno?
Si
No
159
Qué tipo de control interno:
Teórico
Manual
Guía de instrucciones
Otros
3. ¿La empresa controla sus activos fijos?
Si
No
Como los controla:
Por codificación
Por departamentos
Otros
4. ¿Considera que la empresa cumple a cabalidad las obligaciones
patronales con sus empleados?
Si
No
5. ¿La empresa cumple puntualmente las obligaciones tributarias?
Si
No
160
6. ¿Las declaraciones de impuestos son preparadas en base a:
Sustentos legales (facturas)
Estimaciones
Otros
7. ¿Existe un archivo completo de las declaraciones y presentaciones de
pago tributarias?
Si
No
8. ¿La empresa cuenta con contratos de trabajo para cada trabajador?
Si
No
9. ¿Las vacaciones, horas extras, aumento de sueldos y demás
compensaciones son autorizadas por escrito?
Si
No
161
ANEXO N° 4
Transacciones contables:
01/12/2010 Se realiza el registro del asiento del estado situación inicial en la empresa:
Caja General 86154.95
Bancos 24693.24
Clientes 104158.77
Obligaciones Tributarias por cobrar 12325.10
Inventario 76477.32
Vehículos 48521.30
Muebles y Enseres 10010.00
Equipos de Computación 8616.81
Maquinaria y Equipos 2565.30
(-) Dep. Acum. Activos Fijos -15441.57
Proveedores 91253.56
Obligaciones Instituciones Financiera 37121.79
Obligaciones Tributarias por Pagar 12585.14
Capital Social 213836.56
Utilidad del Ejercicio 3254.17
01/12/2010 Se realiza el pago de mantenimiento del cacao, por el periodo del mes de noviembre.
01/12/2010 Se cancela el servicio de internet correspondiente al mes de noviembre. 01/12/2010 Se compra 59.29 quintales de cacao por un monto de 7114.80 a crédito. 02/12/2010 Se compran1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 02/12/2010 Se compran 3960 galones de combustible extra por un monto de 4732.52
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 04/12/2010 Se compran 1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 04/12/2010 Se compran 3960 galones de combustible extra por un monto de 4732.52
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 05/12/2010 Se realiza el pago por el transporte de combustible al Sr. Maxwell
Rodríguez por un valor de 200.00 dólares 05/12/2010 Se vende 197.02 quintales de cacao por un valor total de 23051.34 dólares
a crédito. 05/12/2010 Se cancela servicio eléctrico por un valor de 394.18 dólares
correspondientes al mes de noviembre.
162
06/12/2010 Se realiza el pago semanal de 96.80 más IVA por el consumo de combustible a la gasolinera Zamavis
06/12/2010 Se venden una motocicleta por un valor de 1000.00 más IVA. 06/12/2010 Se venden una motocicleta por un valor de 1100.00 más IVA. 06/12/2010 Se venden una motocicleta por un valor de 700.00 más IVA. 07/12/2010 Se compran 1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 07/12/2010
Se compran 3960 galones de combustible extra por un monto de 4732.52 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
08/12/2010 Se cancela honorarios profesionales al Sr. Dubal Lara, correspondientes al mes de noviembre, por un valor de 100.00 más IVA.
09/12/2010 Se venden una motocicleta por un valor de 1000.00 más IVA. 09/12/2010 Se venden una motocicleta por un valor de 700.00 más IVA. 09/12/2010 Se compran 2970 galones de combustible extra por un monto de 3549.39
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 09/12/2010 Se compran 1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 09/12/2010 Se compran 990 galones de combustible super por un monto de 1935.80
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 11/12/2010 Se compran 3960 galones de combustible extra por un monto de 4732.52
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 11/12/2010 Se compran 1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 11/12/2010 Se compra 4 motocicletas marca Suzuki, por un valor total de 3173.84 a
crédito más IVA. 12/12/2010 Se vende una motocicleta por el valor de 1000 dólares más IVA. 13/12/2010 Se realiza la compra de repuestos para el vehículo por la cantidad de
1552.96 más IVA se cancela en efectivo. 13/12/2010 Se compran 3960 galones de combustible extra por un monto de 4732.52
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 13/12/2010 Se compran 1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 14/12/2010 Se vende una motocicleta a crédito por el valor de 1720 más IVA 14/12/2010 Se vende una motocicleta a crédito por el valor de 1000 más IVA 15/12/2010 Se compra 383.42 quintales de cacao a crédito por un valor de 44860.62 16/12/2010 Se envía a lavar los vehículos y cambios de aceite por un valor de 285.13
en efectivo más IVA. 16/12/2010 Se compran 4950 galones de combustible extra por un monto de 5915.65
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
163
16/12/2010 Se compran 992 galones de combustible diesel por un monto de 815.63 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
17/12/2010 Se compran 3960 galones de combustible extra por un monto de 4732.52 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
17/12/2010 Se compran 1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
17/12/2010 Se vende 459 quintales de cacao por un valor total de 54653,13 dólares a crédito.
18/12/2010 Se cancela el servicio de cambio de llanta de un vehículo por el valor de 27.68 más IVA.
18/12/2010 Se compra 6 motocicletas marca Suzuki, por un valor total de 4812.00 a crédito más IVA.
20/12/2010 Se cancela la validez de fiel copia del original en la notaria 2da por un valor de 6.00 más IVA.
21/12/2010 Se compran 4950 galones de combustible extra por un monto de 5915.65 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
21/12/2010 Se compran 992 galones de combustible diesel por un monto de 815.63 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
22/12/2010 Se realiza el pago semanal de 56.26 más IVA por el consumo de combustible a la gasolinera Zamavis
22/12/2010 Se compra 8 motocicletas marca Suzuki, por un valor total de 6416.00 a crédito más IVA.
23/12/2010 Se realiza el pago por el transporte de combustible al Sr. Maxwell Rodríguez por un valor de 800.00 dólares con cheque al día.
23/12/2010 Se cancela el servicio telefónico por un valor de 17.86 dólares correspondientes al mes de noviembre.
23/12/2010 Se compran 1980 galones de combustible extra por un monto de 2366.26 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
23/12/2010 Se compran 2976 galones de combustible diesel por un monto de 2446.90 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
23/12/2010 Se compran 990 galones de combustible super por un monto de 1935.80 más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano.
23/12/2010 Se compra 14.39 quintales de cacao por un monto de 1684.00 a crédito. 25/12/2010 Se compran 2970 galones de combustible extra por un monto de 3549.39
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 25/12/2010 Se compran 2976 galones de combustible diesel por un monto de 2446.90
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 27/12/2010 Se vende una motocicleta a crédito por el valor de 1720 más IVA 27/12/2010 Se vende una motocicleta a crédito por el valor de 1000 más IVA 28/12/2010 Se compran 4950 galones de combustible extra por un monto de 5915.65
164
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 28/12/2010 Se compran 992 galones de combustible diesel por un monto de 815.63
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 29/12/2010 Se realiza la compra de repuestos para el vehículo por la cantidad de
2501.13 más IVA se cancela con bancos. 29/12/2010 Se realiza mantenimiento total a los camiones de la empresa, por un valor
de 606.75 más IVA, se cancela con cheque. 30/12/2010 Se compran 3960 galones de combustible extra por un monto de 4732.52
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 30/12/2010 Se compran 1984 galones de combustible diesel por un monto de 1631.26
más IVA, se cancela con cheque del banco bolivariano. 31/12/2010 Se realiza el registro de las ventas mensuales del combustible extra por un
valor de 77121,31 más IVA. 31/12/2010 Se realiza el registro de las ventas mensuales del combustible diesel por
un valor de 27024,60 más IVA. 31/12/2010 Se realiza el registro de las ventas mensuales del combustible super por un
valor de 4645,01 más IVA.
![Ganado Equino[1]](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/5571f88049795991698d8ff3/ganado-equino1.jpg)
