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I
PORTADA
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A
TEMA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL
INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA.
AUTORA: Amparo Jaramillo Jumbo
Director: Ing. Fernando Borja
Quinindé – Ecuador
2013
II
DERECHO DE AUTORIA
Las opiniones vertidas en la presente tesis de grado, son de exclusiva
responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a los
autores mencionados en las bibliografías y en base a las investigaciones
realizadas en la propia cooperativa.
Amparo Jaramillo
CI. 080225435-9
III
CERTIFICACIÓN
Yo, Fernando Marcelo Borja Borja, en mi calidad de Tutor del Proyecto de
Investigación, nombrado por el Director de Educación a Distancia de la
Universidad Tecnológica Equinoccial, Matemático Mauricio García:
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el
tema:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL
INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
ANTORCHA LIMITADA, presentado por Amparo de Jesús Jaramillo Jumbo,
como requisito previo para optar por título Licenciado En Contabilidad y
Auditoría.
El mismo que considero debe ser aprobado por reunir los requisitos legales,
viabilidad e importancia del tema:
Ing. Fernando Marcelo Borja Borja
DIRECTOR
IV
AGRADECIMIENTO
A Dios todo poderoso por haberme iluminado y acompañado dándome la
fortaleza necesaria para cada uno de mis pasos a lo largo de esta carrera
para poder culminarla con éxito.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial y a la Cooperativa de Ahorro Y
Crédito y Antorcha Limitada., por haber ejecutado y facilitado la realización
de las investigaciones y aplicaciones de encuestas sin la cual no hubiera
sido posible la elaboración del presente trabajo.
A mi director de tesis, Ing. Fernando Borja quien aún sin conocerme me
brindó su paciencia y apoyo desprendido, impartiéndome sus conocimientos
profesionales y científicos en la culminación de este trabajo.
Amparo Jaramillo
V
DEDICATORIA
La presente tesis, la dedico a mi hija Milady, por ser el pilar fundamental de
mi esfuerzo y lucha constante para que ésta sea una herencia y ejemplo de
vida en su futuro profesional.
A mi padre Eladio, por su paciencia y apoyo en todas las situaciones que
atravesé durante mis estudios.
A mi madre Graciela y a mis hermanas, por su cariño y comprensión
incondicional en todos los momentos cuando los necesité.
Amparo Jaramillo
VI
INDICE
PORTADA ........................................................................................................... I
DERECHO DE AUTORIA ................................................................................... II
CERTIFICACIÓN ............................................................................................... III
AGRADECIMIENTO ......................................................................................... IV
DEDICATORIA .................................................................................................. V
INDICE .............................................................................................................. VI
ÍNDICE DE GRÁFICOS .................................................................................... XI
ÍNDICE DE TABLAS ........................................................................................ XII
CAPITULO I ........................................................................................................ 1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 1
1.1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 1
1.2 PROBLEMATIZACIÓN ............................................................................. 3
1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................... 3
1.2.1.1 DIAGNOSTICO: ............................................................................ 3
1.2.2 PRONÓSTICO: ................................................................................. 4
1.2.3 CONTROL DEL PRONÓSTICO: ...................................................... 4
1.2.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................... 4
1.2.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: ............................................ 4
1.3 OBJETIVOS ............................................................................................. 5
1.3.1 OBJETIVO GENERAL: ..................................................................... 5
1.3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS: .............................................................. 5
1.4 JUSTIFICACIÓN ...................................................................................... 6
1.4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA: ............................................................. 7
1.4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA: ................................................ 7
1.4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA: ........................................................... 8
1.5 HIPÓTESIS / IDEA A DEFENDER ............................................................ 8
1.6 VARIABLES ............................................................................................. 8
1.6.1 INDEPENDIENTES: .......................................................................... 8
1.6.2 DEPENDIENTES: ............................................................................. 9
1.7 INDICADORES ........................................................................................ 9
VII
CAPITULO II ..................................................................................................... 10
MARCO TEORICO ........................................................................................... 10
2.1 CONTROL INTERNO ............................................................................. 10
2.2 MANUAL DE CONTROL INTERNO ....................................................... 10
2.2.1 DEFINICIÓN. .................................................................................. 10
2.2.2 OBJETIVO GENERAL DE CONTROL INTERNO. .......................... 11
2.2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE CONTROL
INTERNO. .................................................................................................. 13
2.2.4 CAMPO DE APLICACIÓN .............................................................. 14
2.3 PROCEDIMIENTOS POLITÍCOS ........................................................... 14
2.3.1 OBJETIVO: ..................................................................................... 14
2.3.2 BENEFICIOS: ................................................................................. 15
2.3.3 DEFINICIÓN DE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ....... 16
2.3.4 CLASES DE CONTROLES ............................................................. 16
2.3.5 FASES DEL CONTROL .................................................................. 17
2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL ......................................................... 18
2.3.7 REGLAMENTO INTERNO (Selección De Personal) ...................... 19
2.3.8 ADMINISTRATIVO .......................................................................... 25
2.3.9 OPERACIONES .............................................................................. 26
2.3.10 POLÍTICAS CONTABLES ......................................................... 30
2.3.11 LOS REGISTROS CONTABLES: ................................................ 32
2.3.12 ESTADOS FINANCIEROS: ........................................................ 33
2.3.13 ESTRUCTURA ORGÁNICA ........................................................ 36
2.3.14 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ........................................... 37
CAPITULO III .................................................................................................... 40
MARCO METODOLÓGICO.............................................................................. 40
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................... 40
3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN .......................................................... 40
3.1.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ................................................... 41
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ..................................................................... 42
3.2.1 MUESTRA TIPO Y CÁLCULO…………………….……......………42
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ..................... 44
VIII
3.4 ORGANIZACIÓN TRATAMIENTO Y TIPO DE ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN. ..................................................................................... 45
3.5 DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ............................ 46
3.5.1 ENCUESTA .................................................................................... 46
3.5.2 CUESTIONARIOS .......................................................................... 46
CAPÍTULO IV ................................................................................................... 50
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA ............................................................................ 50
4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LOS INSTRUMENTOS DE
INVESTIGACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS APLICADOS A LOS
SOCIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA) .............. 50
4.2 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO A LOS CLIENTES (SOCIOS), EXTERNOS DE LA COOPERATIVA……………………………......58 4.3 ANÁLISIS FODA………………………….………………………………..…64
4.3.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA MATRIZ FODA ................ 65
4.4 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN CONTROL INTERNO ............................. 66
4.4.1 ANALISIS DE FORTALEZAS ......................................................... 66
4.4.2 ANALISIS DE DEBILIDADES ......................................................... 67
CAPITULO V: ................................................................................................... 68
PROPUESTA .................................................................................................... 68
5.1 MANUAL DE CONTROL INTERNO ....................................................... 68
5.1.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................ 68
5.1.2 OBJETIVOS: ................................................................................... 69
5.2 POLITICAS CONTABLES ...................................................................... 70
5.2.1 ÁREA ADMINISTRATIVA ............................................................... 70
5.2.2 ORGANIGRAMA ............................................................................. 72
5.2.3 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA ASAMBLEA
GENERAL. ................................................................................................. 73
5.2.4 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES CONSEJO DE
VIGILANCIA. .............................................................................................. 74
5.2.5 RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACION .................................................................................... 75
5.2.6 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE
ASUNTOS SOCIALES............................................................................... 76
5.2.7 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE
EDUCACIÓN. ............................................................................................ 77
IX
5.2.8 DESCRIPCIÓN DEL CARGO DEL GERENTE ............................... 77
5.2.9 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE. ....... 77
5.2.10 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR ...... 78
5.2.11 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR . 79
5.2.12 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA
TESORERA. .............................................................................................. 79
5.2.13 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CAJA. ............. 80
5.2.14 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA
SECRETARIA (SERVICIO AL CLIENTE) .................................................. 80
5.2.15 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO. ............................................................. 81
5.2.16 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO LEGAL. ....................................................................... 82
5.3 INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS .............................................. 83
5.3.1 CARTERA DE CRÉDITO ................................................................ 83
5.3.2 ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO. ............................................... 84
5.3.3 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. .............................. 84
5.3.4 PERFIL DE CLIENTE ..................................................................... 84
5.3.5 SEGUIMIENTO ............................................................................... 88
5.3.6 DEMANDA DE PAGOS .................................................................. 89
5.3.7 MOROSIDAD .................................................................................. 89
5.3.8 ACTIVIDADES ................................................................................ 90
5.3.9 ACTIVIDADES QUE LA COOPERATIVA NO FINANCIA: .............. 90
5.3.10 SUJETOS DE CRÉDITOS: ......................................................... 90
5.3.11 NO SERÁN CONSIDERADOS SUJETOS DE CRÉDITO: .......... 92
5.3.12 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS ...................................... 93
5.3.13 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DEL CRÉDITO ............... 94
5.3.14 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA ................. 99
5.3.15 SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA ............................ 100
5.3.16 CAJA ......................................................................................... 101
5.3.17 ASPECTOS CONTABLES: ....................................................... 101
5.3.18 INGRESOS DE CAJA: .............................................................. 102
5.3.19 EGRESOS DE CAJA: ................................................................ 103
5.3.20 CIERRE DE CAJA: .................................................................... 103
X
5.3.21 NORMAS GENERALES DE CAJA: ........................................... 104
5.3.22 CONCILIACIÓN DE FONDOS: ................................................. 104
5.3.23 INVERSIONES O DEPÓSITOS A PLAZO FIJO........................ 105
5.3.24 PAGO DE OBLIGACIONES ...................................................... 106
5.3.25 CONTROL DE EFECTIVOS ...................................................... 106
5.3.26 DISPOSICIONES GENERALES ............................................... 108
5.3.27 INTERESES Y CAPITALIZACIÓN ............................................ 110
5.3.28 CANCELACIÓN DE CUENTAS................................................. 110
5.3.29 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN
DE OPERACIONES ................................................................................ 111
5.4 INDICADORES- C.M.I. ......................................................................... 113
5.4.1 INIR KPI 3M s ........................................................................ 113
5.5 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD .............................................................. 115
5.5.1 SOCIO-CULTURAL ...................................................................... 115
5.5.2 ORGANIZACIONAL ...................................................................... 115
5.5.3 ECONÓMICO ............................................................................... 116
5.5.4 LEGAL .......................................................................................... 116
5.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL SISTEMA PROCEDIMIENTO DE CONTROL ............................... 117
CAPITULO 6: ................................................................................................. 118
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 118
6.1 CONCLUSIONES ................................................................................. 118
6.2 RECOMENDACIONES ........................................................................ 119
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 121
LEYES Y NORMAS ........................................................................................ 122
WEBGRAFÍA .................................................................................................. 122
ANEXOS ......................................................................................................... 123
XI
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1. ¿CONOCE USTED SI EXISTE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO EN LA COOPERATIVA? .......................................................... 50
GRÁFICO 2. CONOCE USTED QUE SIGNIFICA EL CONTROL INTERNO
INTEGRAL DE UNA EMPRESA ................................................................ 51
GRÁFICO 3 ¿CREE USTED QUE EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE
LA COOPERATIVA SE DESARROLLA A TRAVÉS DE ACTITUDES
FAVORABLES QUE PERMITEN LA AGILIDAD Y OPTIMIZACIÓN DE
LOS SERVICIOS EN BENEFICIO DE LOS CLIENTES? ............................ 52
GRÁFICO 4 ¿EL PERSONAL DE LA COOPERATIVA TIENE LOS MÁS
ALTOS ESTÁNDARES EN CUANTO A LOS PRINCIPIOS ÉTICOS, QUE
PERMITEN MANTENER UN AMBIENTE LABORAL ADECUADO? .......... 53
GRÁFICO 5 ¿EN QUÉ PORCENTAJE CREE QUE LA ADECUADA
INFRAESTRUCTURA QUE POSEE LA COOPERATIVA PERMITE UN
BUEN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y CONTROL INTERNO? . 54
GRÁFICO 6 ¿EL AMBIENTE DE TRABAJO EN EL CUAL REALIZA SUS
ACTIVIDADES CONTRIBUYE A TENER UN CONTROL INTERNO
ADECUADO? ............................................................................................ 55
GRÁFICO 7 DESCRIBA BREVEMENTE LAS CONDICIONES DE TRABAJO
EN EL CUAL REALIZA SUS ACTIVIDADES .............................................. 56
GRÁFICO 8 ¿EXISTEN CAPACITACIONES QUE LE AYUDEN A ESTAR AL
DÍA CON LOS AVANCES DEL CONTROL INTERNO? ............................. 57
GRÁFICO 9. ¿LA INFRAESTRUCTURA DE LA QUE SE DISPONE ES
SUFICIENTE Y ADECUADA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS
FUNCIONES? ............................................................................................ 58
GRÁFICO 10. ¿SON SUFICIENTES LOS ESPACIOS FÍSICOS DE LOS QUE
DISPONE LA COOPERATIVA? ................................................................. 59
GRÁFICO 11. ¿CADA UNA DE LAS OFICINAS SON ADECUADAS Y
AMPLIAS PARA LOS EMPLEADOS? ........................................................ 60
GRÁFICO 12. ¿EL ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO ESTÁ BIEN
DISTRIBUIDA Y PERMITE VISUALIZAR TODAS LAS ÁREAS? ............... 61
GRÁFICO 13. ¿CUENTAN CON SEGURIDAD PRIVADA? .............................. 62
XII
GRÁFICO 14 ¿SE TIENE UN SISTEMA DE QUEJAS Y SUGERENCIAS? ....... 63
GRÁFICO 15 . ORGANIGRAMA ELABORADO CON EL PRESIDENTE DE LA
COOPERATIVA. ........................................................................................ 72
GRÁFICO 16 . FLUJOGRAMA DE APERTURA DE UNA CUENTA DE
AHORROS ................................................................................................. 93
GRÁFICO 17. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DEL CRÉDITO ............... 96
GRÁFICO 18. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA ............ 99
GRÁFICO 19. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN
DE OPERACIONES ................................................................................. 111
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1 TABLA DE INDICADORES ................................................................. 9
TABLA 2¿CONOCE USTED SI EXISTE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO EN LA COOPERATIVA? .......................................................... 50
TABLA 3. CONOCE USTED QUE SIGNIFICA EL CONTROL INTERNO
INTEGRAL DE UNA EMPRESA ................................................................ 51
TABLA 4 ¿CREE USTED QUE EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA
COOPERATIVA SE DESARROLLA A TRAVÉS DE ACTITUDES
FAVORABLES QUE PERMITEN LA AGILIDAD Y OPTIMIZACIÓN DE
LOS SERVICIOS EN BENEFICIO DE LOS CLIENTES? ............................ 52
TABLA 5 ¿EL PERSONAL DE LA COOPERATIVA TIENE LOS MÁS ALTOS
ESTÁNDARES EN CUANTO A LOS PRINCIPIOS ÉTICOS, QUE
PERMITEN MANTENER UN AMBIENTE LABORAL ADECUADO? .......... 53
TABLA 6 ¿EN QUÉ PORCENTAJE CREE QUE LA ADECUADA
INFRAESTRUCTURA QUE POSEE LA COOPERATIVA PERMITE UN
BUEN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y CONTROL INTERNO? . 54
TABLA 7 ¿EL AMBIENTE DE TRABAJO EN EL CUAL REALIZA SUS
ACTIVIDADES CONTRIBUYE A TENER UN CONTROL INTERNO
ADECUADO? ............................................................................................ 55
TABLA 8 DESCRIBA BREVEMENTE LAS CONDICIONES DE TRABAJO EN
EL CUAL REALIZA SUS ACTIVIDADES .................................................... 56
TABLA 9. ¿EXISTEN CAPACITACIONES QUE LE AYUDEN A ESTAR AL
DÍA CON LOS AVANCES DEL CONTROL INTERNO? ............................. 57
XIII
TABLA 10. ¿LA INFRAESTRUCTURA DE LA QUE SE DISPONE ES
SUFICIENTE Y ADECUADA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS
FUNCIONES? ............................................................................................ 58
TABLA 11. ¿SON SUFICIENTES LOS ESPACIOS FÍSICOS DE LOS QUE
DISPONE LA COOPERATIVA? ................................................................. 59
TABLA 12. ¿CADA UNA DE LAS OFICINAS SON ADECUADAS Y AMPLIAS
PARA LOS EMPLEADOS? ........................................................................ 60
TABLA 13. ¿EL ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO ESTÁ BIEN
DISTRIBUIDA Y PERMITE VISUALIZAR TODAS LAS ÁREAS? ............... 61
TABLA 14. ¿CUENTAN CON SEGURIDAD PRIVADA? ................................... 62
TABLA 15. ¿SE TIENE UN SISTEMA DE QUEJAS Y SUGERENCIAS? .......... 63
TABLA 16. MATRIZ FODA ............................................................................... 64
TABLA 17. FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA MATRIZ FODA ................ 65
TABLA 18. ANÁLISIS DE LAS FORTALEZAS .................................................. 66
TABLA 19. ANÁLISIS DE LAS DEBILIDADES ................................................. 67
TABLA 20. CARACTERÍSTICAS DE LOS SUJETOS DE CRÉDITO DE LA
COOPERATIVA ......................................................................................... 90
TABLA 21. SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ....................... 117
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 INTRODUCCIÓN
Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno,
tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control
Interno), los cuales son la base primordial para poder desarrollar
adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer
responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y
objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional
propuesta
El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia y siendo
una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices
principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los
mejores resultados, con calidad y eficiencia.
En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno
para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de
procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal
soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren
para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en
todos los procesos.
2
Por lo antes manifestado, el presente Manual de Procedimientos para el
Control Interno Integral será el documento principal de control de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha Limitada” del Cantón Quinindé y
servirá para establecer los métodos y procedimientos a ser aplicados para
brindar la protección adecuada de todos los activos propiedad de la
organización, al mismo tiempo que se convertirá en una herramienta
fundamental para obtener y brindar la información correcta y confiable, y
como fundamental función del presente manual será dar fiel cumplimiento a
las normas para llevar a cabo, todas y cada una de las operaciones,
impidiendo realizar la toma de decisiones del personal basadas en la
improvisación.
También, se considera como uno de los principales objetivos del presente
Manual el resguardo de todos los activos propiedad de la organización. La
misión: establecer un adecuado sistema de control interno, que redunde en
beneficio de la organización y de su personal.
Para la implementación y exitosa difusión del presente manual se requiere
del apoyo de todo el personal, especialmente del Consejo Directivo de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Limitada del Cantón Quinindé,
quienes funcionarán como vigilantes y evaluadores de los informes que sean
emanados por la Dirección Ejecutiva y demás unidades organizativas de la
cooperativa, quienes deben brindar sin reserva alguna, todo el apoyo
necesario a la Dirección Ejecutiva y a la institución para su implementación
exitosa.
3
Por tanto, la organización debe establecer valores institucionales, principios
y reglas de conducta, los perfiles del talento humano y de los puestos y las
políticas de capacitación y formación y la permanente actualización frente a
las estrategias y a la forma de desarrollar adecuadamente esos procesos,
todo con el fin de que se desarrolle y solidifique una cultura de autocontrol,
autocorrección y autorregulación.
Como dichos códigos pueden vulnerarse, deben consagrarse las medidas
administrativas, las medidas correctivas y las sanciones correspondientes en
caso de incumplimiento, sin perjuicio de las responsabilidades legales que
en cada caso puedan resultar, e incentivos en los casos en que presenten
propuestas relevantes y de posible implantación en la organización.
1.2 PROBLEMATIZACIÓN
1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1.1 DIAGNOSTICO:
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Limitada del Cantón Quinindé
al no contar con un manual de procedimientos para el Control Interno
Integral, se ve afectada en su desarrollo y crecimiento, lo que no le permite
brindar un mejor servicio a los habitantes del Cantón Quinindé, mediante la
dotación servicios como la atención al cliente, en la actualidad la amplia
gama de servicios como , retiros, depósitos créditos, para construcciones,
préstamos para implementar negocios, por esta razón considero que es
4
importante la elaboración de un Manual de Control Interno, que establezca
una estructura y funcionalidad más adecuada y eficiente.
1.2.2 PRONÓSTICO:
La falta de un Manual de Procedimientos de Control Interno Integral
oportuno puede llevar a la Cooperativa a presentar serios inconvenientes e
inconsistencias en sus procedimientos, en el mediano y largo plazo, no
prestará los servicios adecuadamente, disminuirá sus ingresos y rentabilidad
lo que puede ocasionar la pérdida de clientes y hasta el cierre de la misma.
1.2.3 CONTROL DEL PRONÓSTICO:
Si se elabora y se aplica adecuadamente el Manual de Procedimientos para
Mejorar el Control Interno Integral, La Cooperativa de Ahorro y Crédito
Antorcha Limitada brindará un mejor servicio y podrá ampliar su cobertura de
clientes produciendo mayor rentabilidad.
1.2.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿La falta de un Manual de Procedimientos en la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Antorcha Ltda., afectará su buena marcha y funcionamiento?
1.2.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA:
¿Cuenta la Cooperativa con un diagnóstico de la situación
administrativa actual?
5
¿Se ha evaluado las consecuencias, de no tener un manejo adecuado
en el área de crédito y cobranzas?
¿Será necesario realizar una restructuración en el personal
encargado del manejo de atención al cliente, créditos y caja?
¿Qué procedimientos se debe seguir para controlar los ingresos y
egresos?
¿Tener un manual de procedimientos contribuirá a mejorar el área de
crédito y cobranza produciendo una mayor rentabilidad de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda?
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 OBJETIVO GENERAL:
Elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno Integral con el fin
de controlar los movimientos de cada uno de los departamentos, que permita
mejorar la eficiencia y rentabilidad de la Cooperativa de ahorro y Crédito
Antorcha Ltda.
1.3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS:
Realizar un diagnóstico del manejo de créditos y cobranzas aplicado,
para determinar el grado de confiabilidad y veracidad.
Identificar las consecuencias de no presentar un adecuado manejo de
créditos y cobranzas, para conocer el grado de competitividad y
rentabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
6
Realizar una restructuración del personal delegando cargos y
funciones específicas a cada empleado para un correcto desempeño
y organización de la Cooperativa.
Proponer el modelo de registro de los ingresos, egresos, para el
control de la caja.
Diseñar el Manual de Procedimientos de Control Interno Integral que
permita mejorar los procesos tendientes a aumentar la rentabilidad de
la Cooperativa
1.4 JUSTIFICACIÓN
El desarrollo actual de las Cooperativas de Ahorro y Crédito en el país hace
que cada día se necesite de herramientas eficientes, eficaces y efectivas,
para controlar su situación financiera, administrativa y de servicios con el fin
de alcanzar niveles altos de competitividad y productividad, por esto se
necesita de un adecuado control interno que reflejará las expectativas
internas y externas en el mejoramiento continuo y de atención a los clientes,
el realizar un diseño de un Manual de Control Interno Integral para la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha limitada del cantón Quinindé,
permitirá mejorar sus debilidades e incrementar sus fortalezas
institucionales, se sistematizarán los procedimientos administrativos,
financieros y operativos, con el fin de alcanzar un desarrollo sustentable,
optimizar recursos y ser competitivos ante la presencia de las otras
instituciones financieras.
7
Al aplicar este diseño se destacará las áreas administrativas, operativas,
financieras y de atención al cliente enfocándose al desarrollo proactivo de la
entidad, así también será parte de una guía con la cual la cooperativa
fortalecerá sus debilidades y eliminará sus amenazas.
Los beneficiarios de este diseño de control interno serán los socios que
depositan sus dineros en la Cooperativa como eje principal ya que
mantendrán la confianza en la institución, en segundo eje estarán los
empleados de la Cooperativa ya que con esto manejarán los recursos
administrativos, financieros y operativos eficientemente y en tercer eje está
el Estado ya que contará con una institución financiera sólida internamente.
1.4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA:
La presente investigación dará la solución más adecuada al problema, esto
permitirá eliminar la problemática que actualmente enfrenta la institución.
Al realizar un Manual de Procedimientos para el Control general de la
institución, se mejora el manejo de créditos y cobranzas y atención al cliente,
caja, de una manera eficiente en la entrega de nuestra gama de servicios a
nuestros clientes de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
1.4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA:
La presente propuesta estará basada principalmente en una investigación de
campo ya que emplea básicamente la información obtenida a través de las
técnicas de observación y encuestas, esta información se obtiene de fuentes
8
primarias, es decir de donde se originan la información , es de
acontecimientos, el ambiente natural , éstas técnicas de investigación de
campo emplean sus propios procedimientos e instrumentos para la
recolección de datos, junto a los mecanismos específicos de control y
validez de la información.
1.4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA:
La finalidad es afianzar el posicionamiento de Servicios en la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., del Cantón Quinindé en el mercado, por ello
la necesidad de llevar un verdadero Control Interno Integral, que permita al
empresario realizar las transacciones correctamente, además de conocer las
existencias de los servicios con exactitud, para garantizar mejores resultados
de rentabilidad y competitividad, incrementando las ventas de los servicios,
contribuyendo al progreso y desarrollo del Cantón Quinindé.
1.5 HIPÓTESIS / IDEA A DEFENDER
La elaboración de un Manual de Procedimientos para el Control Interno
Integral de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., permitirá
mejorar la atención a los socios, incrementar la rentabilidad económica y
optimizar el tiempo.
1.6 VARIABLES
1.6.1 INDEPENDIENTES:
Manual De Procedimientos
9
1.6.2 DEPENDIENTES:
Mejor Organización
Control Eficiente
1.7 INDICADORES
Objetivo especifico
Variable
Unidad
de medida
Instrumento técnico o método
de medida
Tiempo
de medición
Realizar un diagnóstico del manejo de los créditos que se ha estado aplicando, para determinar el grado de confiabilidad y veracidad.
Créditos Dólares Análisis Financiero
Al inicio del
periodo
Identificar las consecuencias de no presentar un adecuado manejo de los créditos para conocer el grado de competitividad y rentabilidad de la empresa.
Rentabilidad dólares Análisis Financiero
Durante el
periodo
Realizar una restructuración del personal delegando cargos y funciones específicas a cada empleado para un correcto desempeño y organización de la cooperativa.
Organización de la empresa
% Curriculum Al final
del periodo
Desarrollar el Manual de Procedimientos de Control Interno Integral
Rentabilidad % Análisis de los diferentes departamentos
Al inicio del
periodo
Proponer un modelo de cómo registrar los ingresos egresos de caja.
Rentabilidad % Análisis financiero
Durante el
periodo
Tabla 1 Tabla de Indicadores
10
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 CONTROL INTERNO
“El control interno se define como un proceso efectuado por el
personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos
específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de
control de un negocio pero al mismo tiempo permite centrarse en
objetivos específicos.”1
El control en su concepción más general examina y censura con anterioridad
suficiente, determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser
externo, de gestión e interno. Es conveniente destacar que en la práctica los
dos últimos convergen en un solo.
2.2 MANUAL DE CONTROL INTERNO
2.2.1 DEFINICIÓN.
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistematizada las
instrucciones e información sobre políticas, funciones, sistemas,
procedimientos y actividades de la Empresa.
Además se define el control interno como "un proceso" efectuado por
1 http://www.gestiopolis.com/dirgp/auditoria.htm
11
la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal,
diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el
logro de objetivos en las siguientes categorías:2
Eficacia y eficiencia en las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera y operativa.
Salvaguardad recursos de la entidad.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Prevenir errores e irregularidades.
2.2.2 OBJETIVO GENERAL DE CONTROL INTERNO.
Dotar a la administración de un instrumento que describa y unifique los
procedimientos y criterios mínimos que faciliten la evaluación del sistema de
control interno por parte de las Unidades de Control Interno, con el fin de:
Conceptuar sobre su calidad y eficiencia.
Fomentar su fortalecimiento, proporcionando información retro
alimentadora para la toma de decisiones en el proceso de gestión de
la empresa, contribuyendo así, a mejorar la eficiencia y efectividad, lo
que redundara en:
Aportar buenas prácticas administrativas y financieras, e incentivar la
conformación de sistemas de información gerencia.
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la
empresa.
Obtener la información exacta.
2http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
12
Creación de normas y procedimientos internos.
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos
internos y externos.
Elementos del control interno.
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control
interno de la entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos:3
Ambiente de control. Está dado por los valores, la filosofía, la
conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización.
Es necesario que el personal de la Empresa, los clientes y las
terceras personas relacionadas con la compañía, los conozcan
y se identifiquen con ellos.
Evaluación de riesgos. Consiste en la identificación de los
factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos
propuestos. Cuando se identifiquen los riesgos, éstos deben
gestionarse, analizarse y controlarse.
Procedimientos de control. Son emitidos por la dirección y
consisten en políticas y procedimientos que aseguran el
cumplimiento de los objetivos de la entidad y que son
ejecutados por toda la organización. Además de brindar la
medidas necesarias para afrontar los riesgos.
Supervisión. Mediante en monitoreo continuo efectuado por la
administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas
3MOLINOS EL FENIX. Manual de Funciones de la Empresa Molinos el Fénix. Riobamba,
Editorial Freire, 2007
13
de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. La
supervisión comprende supervisión interna (Auditoria Interna)
por parte de la personas de la empresa y evaluación externa
(Auditora Externa) que la realizan entes externos de la
Empresa.
Sistemas de información y comunicación. Se utilizan para
identificar, procesar y comunicar la información al personal, de
tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir
sus responsabilidades.
La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca
de las actividades de la entidad y de la gestión y control que se
realizan en cada una de ellas. Igualmente, se puede obtener
información de fuentes externas para mejorar los controles y
comunicar cualquier anomalía a la administración.
2.2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE CONTROL
INTERNO.
Que los compromisos de gastos y los costos se ajusten a la Ley.
Que todos los activos estén salvaguardados contra el desperdicio, la
perdida, el uso no autorizado y el fraude.
Que los ingresos y gastos aplicables a las operaciones de la empresa,
sean registradas e informadas adecuadamente, con el propósito de
3MOLINOS EL FENIX. Manual de Funciones de la Empresa Molinos el Fénix. Riobamba,
Editorial Freire, 2007
14
preparar estados e informes financieros, estadísticas confiables y
mantener un control contable sobre los activos4.
Establecer prácticas adecuadas y efectivas para obtener bienes y
servicios a costos económicos de acuerdo con una buena calidad y
eficiencia, mediante un
procedimiento organizado y adecuadamente planeado.
2.2.4 CAMPO DE APLICACIÓN
Los programas, técnicas y procedimientos aquí descritos, serán aplicables a
las diferentes áreas, funciones, actividades y operaciones que se generen en
el proceso administrativo, financiero y de procedimiento electrónico de datos
de la administración
Empresarial, así como los planes, programas y proyectos, bajo la
responsabilidad de las personas o áreas involucradas5.
2.3 PROCEDIMIENTOS POLITÍCOS
2.3.1 OBJETIVO:
Dar a conocer, a todo el personal, las políticas de la empresa, así como las
instrucciones a detalle, de los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo,
para canalizar la estrategia administrativa hacia las metas de la empresa,
4 MOLINOS EL FENIX. Manual de Funciones de la Empresa Molinos el Fénix. Riobamba,
Editorial Freire, 2007 5 Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité
Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.
15
utilizando como apoyo los diagramas de flujo y formatos para la aclaración
de información.
2.3.2 BENEFICIOS:
Es una herramienta necesaria para la certificación de las empresas
ante las normas de calidad aplicable a la rama.
Integra políticas de normas internacionales como la NIIF, SAE, ISO,
etc.
Uniforma y controla el cumplimiento del trabajo asignado y evita su
alteración arbitraria.
Identifica responsabilidades en caso de fallas o errores
Facilita la evaluación del control interno y control de calidad
Facilita la toma de decisiones al contar con lineamientos claros a
seguir
Facilita la Capacitación para el personal de nuevo ingreso y por
consiguiente ahorra horas hombre.
Facilita la supervisión del trabajo.
Facilita la evaluación del personal en base al desempeño de las
funciones.
Evita la duplicidad de funciones en puestos diferentes y las lagunas
en el trabajo.
Ayuda a reducir costos al aumentar la eficiencia general.
16
Propicia el trabajo en equipo6.
2.3.3 DEFINICIÓN DE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“A una cooperativa se le considera como una asociación autónoma de
personas que se han unido de forma voluntaria para satisfacer sus
necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales en común,
mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática”.7
“ s una asociación libre y democrática de personas unidas por un vínculo
común; Que ahorran sistemáticamente; Se prestan dinero mutuamente a un
bajo interés; Se reconocen dividendos sobre su capital; Se distribuyen
excedentes en proporción al pago de servicios utilizados; y que manejan su
propia empresa bajo las normas de la auto ayuda, auto responsabilidad y
auto administración”8
2.3.4 CLASES DE CONTROLES
Controles Contables: comprenden el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos cuya misión es la
salvaguardia de los bienes y la fiabilidad de los registros
financieros.
Controles Administrativos: se relacionan con las normas y los
6 Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité
Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001. 7 Corporación de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.
8PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC,
2001.
17
procedimientos existentes en un ente vinculados a la eficiencia
operativa y al acatamiento de las políticas de la administración9.
2.3.5 FASES DEL CONTROL
Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente definidas. De
acuerdo a los requerimientos que actualmente tiene la COAC Antorcha
Ltda., hemos visto conveniente determinar las siguientes fases de control:
1. Fijación de la norma; Para poder ejercerse eficientemente un
control, se requiere de una base o norma con la cual se hará la
comparación de lo que se realiza a fin de llevar a cabo la
evaluación, misma que es responsabilidad de la administración el
crear. La norma nos señala los resultados que razonablemente se
esperan obtener10.
2. Medición de lo realizado. El Consejo de Vigilancia debe revisar
que los medios utilizados en la medición sean los adecuados. Lo
importante es que el medio utilizado informa oportunamente al
responsable del área que cubre el control sujeto a revisión de
manera que le permita tomar las medidas preventivas necesarias y
no incurrir en nuevas discrepancias en las normas establecidas.
3. Evaluación de resultados: El Consejo de Vigilancia debe hacer
un examen de los resultados a fin de comprobar si las normas
9 Corporación de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.
10 PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.
18
están correctamente establecidas o si deben rectificarse.
4. Corrección de las desviaciones: El Consejo de Administración
debe comprobar que realmente se hayan realizado las
correcciones necesarias que servirán para prevenir que no se
incurrirá nuevamente en esas desviaciones. Por otra parte el
Consejo de Vigilancia estará también en posibilidad de comprobar
que el control se lleve por excepción, es decir, que se informe a
sus responsables sólo de las desviaciones que se presenten.
2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL
El presente manual de control interno pretende que la gerencia se
asegure de que todas las actividades o funciones que puedan
considerarse críticas sean sujetas de control el cual debe llevarse a
cabo en forma efectiva.
A corto plazo
La tarea que la Gerencia de la Cooperativa de ahorro y
crédito antorcha LTDA.., básicamente se fijará en el corto
plazo, es el asegurar la confiabilidad de los Estados
Financieros, a más de rendir una opinión acerca de la
razonabilidad en la presentación de dichos estados11.
11
PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.
19
A largo plazo
En lo que se refiere al largo plazo el presente manual
servirá como guía en la toma de decisiones futuras de la
administración respecto a asuntos financieros, tales como
pronósticos, control, análisis e información según sea el
caso.
2.3.7 REGLAMENTO INTERNO (Selección De Personal)
Capacitación y Adiestramiento, Reclutamiento y Selección
La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas
proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y
desarrollar habilidades y aptitudes del individuo. No se debe olvidar que las
organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución,
primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin
exageración, que una organización es el retrato de sus miembros.
Además se puede decir que es una actividad cuyo objetivo inmediato
consiste en atraer candidatos de entre los cuales se seleccionarán los
futuros integrantes de la organización.
Qué es la Selección.
Tradicionalmente a, la selección de personal se define como un
procedimiento para encontrar al hombre que cubre el puesto adecuado.
Como paso previo a la selección técnica de personal, resulta obligado
20
conocer la filosofía y propósitos de la institución, así como los objetivos
generales departamentales, seccionales, etc., de la misma. Esto implica,
entre otras cosas, la valoración de los recursos existentes y la implantación
de los que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos, y que
comprende la determinación de las necesidades presentes y futuras en
cuanto a cantidad y calidad12.
Es así como se debe dar inicio al proceso de selección tornando en cuenta
los siguientes aspectos:
¿A qué nivel se va a seleccionar? (Ejecutivos, empleados )
¿Qué requisitos se exige para cada puesto?
¿Qué posibilidades de desarrollo y promoción puede ofrecerse a los
candidatos?
¿Cuáles son las políticas y limitaciones contractuales?
¿Cuáles son las posibilidades de sueldo y prestaciones de la
cooperativa en relación al mercado de trabajo?
¿Hay suficientes candidatos o va a limitarse a colocarlos en la mejor
forma posible?
¿Se están seleccionando a los más aptos o descartando a los menos
útiles?
¿Se busca al mejor individuo o la homogenización del grupo de
trabajo?, etc.
12
PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.
21
Elementos de la selección técnica
Para cumplir con esa pesada responsabilidad es necesario, entonces, que
las decisiones estén fundamentadas sobre técnicas lógicamente
estructuradas, siguiendo un procedimiento científico. Las corazonadas, las
intuiciones y la buena voluntad no pueden suplir a los instrumentos
científicos para que el seleccionador cumpla con su responsabilidad
profesional y humana13.
Vacante
El proceso se inicia cuando se presenta una vacante, cuya definición literal
es: puesto que no tiene titular. Se entiende como tal la disponibilidad de una
tarea a realizar o puesto a desempeñar, que puede ser de nueva creación
debido a la imposibilidad temporal o permanente de la persona que lo venía
desempeñando. Antes de proceder a cubrir dicha vacante, deberá estudiarse
la posibilidad de redistribución del trabajo, con el objeto de que dichas tareas
sean realizadas entre el personal existente y, solo en caso de no ser posible,
se solicitara que se cubra.
Análisis y Valuación de Puestos
Recibida la requisición de personal, se recurrirá al análisis y evaluación de
puestos, con el objeto de determinar los requerimientos que debe satisfacer
la persona para ocupar el puesto eficientemente, así como el salario a
pagársele. En caso de no existir dicho análisis y evaluación, deberá
13
PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.
22
procederse a su elaboración para poder precisar que se necesita y cuanto se
pagará14.
Inventario de Recursos Humanos
El siguiente paso consiste en la localización, en el inventario de recursos
humanos, de las personas que, prestando actualmente sus servicios en la
cooperativa, reúnen los requisitos establecidos, y de los cuales se conocen
la actuación que han tenido en el tiempo que prestan sus servicios.
Esto disminuirá el periodo de entrenamiento y, lo más importante, contribuirá
mantener alta la moral del personal que ya trabaje en la cooperativa, al
permitir que cada vacante signifique la oportunidad de uno o varios
ascensos.
Fuentes de Reclutamiento
De no existir dentro del inventario, el candidato deseado, se acudirá a la
cartera de candidatos que se encuentran en espera de una oportunidad y, al
no localizarlo tampoco, se recurrirá a las fuentes de reclutamiento,
entendiendo por tales los medios de que se vale una organización para
atraer candidatos adecuados a sus necesidades.
Existen también las llamadas fuentes externas de reclutamiento, como es el
caso de las agencias de empleo, medios publicitarios, universidades, etc.
14
PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.
23
Será determinante en la efectividad del reclutamiento la anticipación con que
hayan sido planeadas las necesidades. Esto permite escoger el mejor
personal disponible en el mercado de trabajo, planear e iniciar los programas
de entrenamiento en tiempo oportuno y cubrir las vacantes con la
anticipación solicitada. No sé debe desconocer que el reclutamiento implica
un costo que no siempre se justifica por la magnitud de la organización y la
rotación del personal que ésta tiene.
Solicitud de Empleo
Se localiza a los candidatos, el ambiente en que serán recibidos, así como la
manera en que sean tratados, contribuirá en alto grado a mejorar la
impresión que se fomente de la institución. Una vez identificados los
candidatos, se procede a llenar la solicitud de empleo que abarcara
básicamente datos personales como: nombre, edad, sexo, estado civil,
títulos profesionales que posean, experiencia laboral; puesto y sueldo
deseado; disponibilidad para
Iniciar labores; planes a corto y largo plazo, etc. Las solicitudes de empleo
deberán estar diseñadas de acuerdo con el nivel al cual se están aplicando.
Es deseable tener formas diferentes: para nivel de ejecutivos, nivel de
empleados. De no ser posible esto resulta aconsejable la elaboración de una
forma de solicitud sencilla, accesible a obreros y empleados, misma que
24
pueden complementarse con un Currículo Vitae15.
Entrevista Inicial o Preliminar
Se determina si el candidato reúne los requisitos mínimos de escolaridad,
edad, etc., en un caso afirmativo se procede a una entrevista.
La entrevista pretende detectar en el mínimo de tiempo posible, los aspectos
más ostensibles del candidato y su relación con los requerimientos del
puesto; por ejemplo:
Apariencia física,
Facilidad de expresión verbal,
Habilidad para relacionarse, etc.,
Con el objeto de descartar aquellos candidatos que de alguna manera no
reúnen los requerimientos del puesto que se pretende cubrir; debe
informarse también la naturaleza del trabajo, el horario, la remuneración
ofrecida, las prestaciones, a fin de que él decida si le interesa seguir
adelante con el proceso. Si existe interés por ambas partes, se pasa a la
siguiente etapa.
A continuación se presenta una lista de verificación entrevista, posterior a las
que se utiliza para la evaluación que efectúa el entrevistador. La aplicación
de esta tabla mejora en forma considerable el uso de la entrevista como
15
PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.
25
técnica de selección de personal. Como lo muestra la forma, incluso de una
entrevista muy breve puede obtenerse considerable información. La misma
que permite resumir el historial del candidato en todos los aspectos que le
interesan a la empresa y luego dar un puntaje estimado como mínimo y
máximo, esta misma se la puede aplicar en forma individual para cada área
o en forma general según sea el caso de la empresa16.
2.3.8 ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo consiste en el conjunto de funciones por medio de
las cuales se desarrolla la administración. Bajo el enfoque de cuatro
funciones (Robbins y Coulter, 2010: 8), se describe cada una de ellas:
Planeación: consiste en definir los objetivos a alcanzarse, establecer
estrategias y desarrollar actividades para coordinar actividades.
Organización: comprende acordar y estructurar las labores para cumplir
con las metas de la empresa. Incluye determinar lo que es necesario
realizar, como llevarlo a cabo y con quien se cuenta para hacerlo.
Dirección: incluye motivar al personal, establecer comunicación
adecuada, dirigir y cualquier otra acción involucrada con trabajar con el
personal para lograr lo planificado.
Control: es comparar los resultados obtenidos con los objetivos
establecidos, con el propósito de corregir desviaciones.
Robbins y Coulter señalan que “la administración involucra la coordinación y
16
http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador
26
supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a
cabo de forma eficiente y eficaz.” (Robbins y Coulter, 2010: 6)
Los términos eficiencia y eficacia son muy importantes en la administración,
“La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor
cantidad de recursos. Con frecuencia a esto se le conoce como `hacer bien
las cosas`, es decir, no desperdiciar recursos.” (Robbins y Coulter, 2010:
7).
“La administración también se ocupa de ser eficaz, realizar actividades tales
que se logren los objetivos organizacionales. La eficacia se suele describir
cómo `hacer las cosas correctas`.” (Robbins y Coulter, 2010: 7)17.
El Control Interno Administrativo es el conjunto de principios, fundamentos,
reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que
ordenados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización
pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su
función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole
capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que
debe atender.18
2.3.9 OPERACIONES
Los sistemas de control interno varían de una organización a otra, dependen
17
http://es.scribd.com/doc/80634874/Administracion-10-Ed-robbins-www-FREELIBROS 18
Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité
Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.
27
de factores tales como el tamaño, la estructura de la organización, la
naturaleza de las operaciones y los objetivos de la organización para los
cuales fue diseñado el sistema. Sin embargo existen factores comunes para
cualquier sistema. Estos factores son: un plan lógico de organización, una
estructura contable bien diseñada, una función de Auditoría interna, y la
calidad y entrenamiento del personal.
Plan de organización.
Se refiere a la división de autoridad, responsabilidades y obligaciones entre
los miembros de una organización. El plan de organización deberá dar
seguridad de que las transacciones se llevan a cabo de conformidad con la
empresa, de que se acrecienta la eficiencia de las operaciones, se
resguardan los activos y se promueve la confianza de los datos contables.
Estos objetivos pueden lograrse por medio de la separación de
responsabilidades para:
La iniciación o aprobación de las transacciones,
La custodia de los activos, y
Los registros contables que se llevan.
Control interno sobre transacciones.
Un concepto fundamental del control contable es que ninguna persona o
departamento deberá manejar todos los aspectos de una transacción de
principio a fin. Cada transacción deberá implicar cuatro pasos: aprobada,
autorizada, ejecutada y registrada. El control interno se acrecentará si cada
28
uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos
independientes.
Responsabilidad por los activos.
Un paso tradicional para lograr el control interno contables es la separación
de la función contabilidad de la custodia de los activos relativos. Cuando los
del departamento de Contabilidad y los de custodia son independientes, el
trabajo de cada departamento sirve para comprobar la precisión del trabajo
del otro.
Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control
Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de
Finanzas y Precios19.
Eficiencia de las operaciones.
Un plan eficaz de operaciones deberá mejorar la eficiencia de las
operaciones, así como contribuir al control interno contable. Cuando dos o
más departamentos participan en cada transacción, el trabajo de un
departamento es revisado por el otro. Normalmente los errores que comete
el departamento de recibo en las cuentas de mercancías recibidas, lo
descubrirá el departamento de Contabilidad cuando compare el informe
19
Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios.
29
recibido con la factura del vendedor y la orden de compra20.
Organización independiente de los departamentos.
El control interno se logra principalmente por medio de la independencia en
la organización de los departamentos de contabilidad, de operación y de
custodia. Este grado de separación se logra mediante la designación de
jefes de departamentos que se valoricen sobre la base de la actuación de
sus departamentos respectivos.
Responsabilidad de los departamentos de finanzas y contabilidad.
La división de responsabilidades entre estos departamentos muestra la
separación de las funciones de contabilidad, operativas y también de
custodia de activos. El departamento de contabilidad registra las
transacciones financieras, pero no maneja Empresas y Unidades
Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación
Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios21.
Los activos financieros. Los registros de contabilidad establecen la
responsabilidad por los activos y proporcionan la información necesaria de
los movimientos financieros.
20
Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001. 21
Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.
30
La estructura contable.
Para lograr el control interno por medio de la separación de deberes, el
sistema contable debe ser capaz de medir la actuación y la eficiencia de las
unidades individuales de la organización. Un sistema contable con esa
capacidad debe incluir:
Un cuadro de cuentas, clasificado de acuerdo con las
responsabilidades de los supervisores individuales y de los
empleados claves.
Documentación interna adecuada para enfocar la responsabilidad.
Un manual de política y procedimientos contables y unos cuadros de
flujos que describan los métodos establecidos para procesar las
transacciones.
Un pronóstico financiero que consiste en un plan detallado de las
operaciones, con estipulaciones para informes y análisis oportunos de
las variaciones entre la situación real y los estándares
presupuestales.
Un sistema de costos de fabricación, si es adecuado para la
empresa22.
2.3.10 POLÍTICAS CONTABLES
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguardia de los bienes y la
22
http://es.scribd.com/doc/80634874/Administracion-10-Ed-robbins-www-FREELIBROS
31
fiabilidad de los registros financieros.
La base principal para toda buena organización es el establecimiento de
procedimientos y métodos sencillos de realizar; la información oportuna y los
controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la
contabilidad.
Las informaciones requeridas por el Gerente y por el personal responsable
de la cooperativa para la toma de las decisiones en las distintas actividades,
gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo
de información (contable, extra contable, histórica, prospectiva, continua,
periódica y accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el
flujo de datos los mismos que deben ser a través de los canales de
información apropiada los cuales son: documentos, informe especiales y los
estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc.), para
que la información sea oportuna y veraz se deben observar las siguientes
reglas:
1. Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en
forma coordinada y eficaz para que las actividades de la
cooperativa, se desenvuelvan con el mayor provecho posible.
2. Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas
para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente.
3. Poner a disposición de las personas encargadas de las
Auditorias, los documentos y libros de manera que puedan
verificarse rápidamente y sin ninguna dificultad.
32
4. El sistema de contabilidad controlará la adecuada imputación
contable de todas las operaciones realizadas en la Cooperativa y
que éstas sean incluidas en el periodo contable al que
corresponda23.
5. Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser
conocidos los resultados y establecer las comparaciones
correspondientes en cada periodo.24
2.3.11 LOS REGISTROS CONTABLES:
Las funciones de la Contabilidad son:
a) Analizar y clasificar
b) Registrar
c) Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades
medir los efectos producidos en la Cooperativa.
Contabilidad Cooperativa: Su objetivo es registrar las
operaciones económicas-financieras, para así obtener de una
forma sistemática el estado del patrimonio de la cooperativa,
obteniendo un mayor control de las operaciones realizadas, la
misma comienza con los ingresos y egresos que la cooperativa
tenga.
23
Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios. 24
PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001
33
Ingresos: son las entradas que dinero que tiene la cooperativa por
sus servicios.
Egresos: son las salidas que dinero que se hacen para el
funcionamiento de la cooperativa (cancelación de deuda)
El ejercicio económico conocido como el desarrollo de las
actividades de la cooperativa se realiza en un lapso de un año, del
1 de enero al 31 de diciembre.
Activos: conforman el patrimonio de la cooperativa, ya sean
bienes de su propiedad o derechos que tiene a su favor.
Pasivos: son las obligaciones o deudas que tiene la cooperativa,
ejemplos: certificados, fondos y reservas, etc.
Libros de Contabilidad: deben estar debidamente autorizados
para que los registros sean válidos.
Libro de Inventario: Bienes muebles o inmuebles, incluso la
depreciación o revalorización, de la cooperativa y bienes
producidos. Y cualquier otro Libro auxiliar que considere
necesario: Banco, Caja, Cuentas por Pagar, etc25.
2.3.12 ESTADOS FINANCIEROS:
Relaciones en forma de resumen que reflejan la situación económico-
financiera de la cooperativa para un momento determinado.
Balance de Comprobación: resumen de los movimientos de
ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio. Se obtiene del
25
http: //www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador
34
Libro Mayor.
Balance General: se presentan todas las cuentas de activos,
pasivos y patrimonio al finalizar el ejercicio económico. Debe
ser estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su
aprobación o rechazo.
Estado de Excedente o Déficit: se le conoce como Estado de
Ganancias y Pérdidas. Refleja los ingresos y egresos de la
cooperativa en un determinado periodo de tiempo. Debe ser
estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su aprobación
o rechazo26.
Cierre del Ejercicio Económico: Proceso de elaboración del
Balance General y del Estado de Excedente o Déficit al finalizar el
ejercicio económico.
Responsables: principalmente el Tesorero, un contador
registrado y todo el equipo de la Instancia Administrativa. La
Instancia de Control y
Evaluación fiscaliza el uso de los recursos económicos y su
registro en los libros.
Auditoria: revisión sistemática de los procedimientos y métodos
que se utilizaron en los esquemas organizativos, contables y
administrativos de la cooperativa. Sirve para detectar fallas,
malversación de recursos económicos, establecer los controles
necesarios y mejorar las deficiencias27.
26
http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador 27
http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador
35
Excedente: beneficios resultantes del ejercicio económico, va a
manos de los asociados (en caso que la asamblea decida
repartirlos) distribuyéndose de acuerdo con el trabajo realizado o
en función de los servicios recibidos, o ambos prorroga de los
servicios recibidos o del trabajo personal que hubiere suministrado
en su generación; no a la cooperativa: ya que no tiene fines de
lucro. Por lo tanto esta distribución, reparto o retorno de
excedentes se hace para que los asociados decidan qué hacer
con ellos, lo cual puede ser:
incorporarlo al patrimonio como certificados rotativos.
cubrir el déficit o pérdida de ejercicios anteriores.
incrementar los Fondos y Reservas Irrepartibles.
crear nuevos servicios para los asociados.
utilizarlo en obras de servicios para la comunidad.
devolverlo a los asociados.
Excedentes obtenidos por operaciones con personas que no
son asociados: (persona natural o jurídica, inversiones en
empresas, en bienes muebles o inmuebles, en cédulas
hipotecarias, fondos de activos líquidos, cuentas de ahorro, etc.) la
Ley establece que pasan al Fondo de Promoción y Educación,
excepto las cooperativas o secciones que tengan actividades de
producción de bienes y servicios deben ser utilizados de acuerdo a
un plan determinado por el organismo de integración regional
36
respectivo, pasan a formar parte de los Fondos de Reservas
Irrepartibles28.
2.3.13 ESTRUCTURA ORGÁNICA
La Estructura Orgánica, principalmente radica en coordinar actividades
respetando jerarquías, desde el punto de vista de colaboración y
responsabilidad.
Para que una organización alcance resultados satisfactorios mucho
dependerá de la independencia que cada uno de sus departamentos o áreas
tengan para actuar.
En el marco del proceso de control y con el fin de preservar la mencionada
independencia, las actuaciones de Auditoria Interna o del Consejo de
Vigilancia se centrarán en la revisión del mencionado proceso. Con ello se
pretende que las decisiones en materia de diseño y ejecución del control
interno sean responsabilidad de toda la institución en cada ámbito de
actuación, la realización de las actividades diarias permite observar si
efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos
se están considerando adecuadamente29.
Como consecuencia de la especialización de labores, o
departamentalización para el manejo de las operaciones, es necesario
establecer reglas de procedimientos, tanto para que los diferentes
28
Pareja González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001 29
http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador
37
departamentos, funcionarios o empleados, tengan una base o guía para sus
trabajos, como para poder coordinar estos trabajos en forma lógica, útil y
eficaz para los fines que pretende alcanzar la Cooperativa. Con ello se logra
además, de impedir indebidas desviaciones de los métodos establecidos, el
fácil entrenamiento de nuevos empleados, y la coordinación de labores entre
los diferentes trabajos y responsabilidades de los departamentos, de los
funcionarios o de los empleados.
Otra de las razones que sustenta la presencia de una estructura
organizacional es el mencionar la multiplicidad de funciones que algunos
empleados desempeñan si bien se puede analizar y compartir el hecho de
que los mismos no desenvuelvan su trabajo en forma mecánica y adquieran
conocimientos de otras áreas, las funciones específicas que determinan
cada puesto de trabajo, también ayudan a controlar la actuación laboral y la
responsabilidad que sobre el funcionario o empleado recae, puesto que en
determinado momento se requerirá de un control total de sucesos y hechos
sobresalientes.
El caer en la ejecución de múltiples funciones distorsiona el principio de
respeto y orden jerárquico de la institución30.
2.3.14 NIVELES DE RESPONSABILIDAD
En lo referente al cumplimiento de responsabilidad consideramos pertinente
realizar las siguientes aclaraciones en las que deberá respetar el orden
30
http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador
38
jerárquico:
Por niveles jerárquicos: estos niveles intervienen cuando las
políticas sirven de guía para determinado nivel, en cuyo caso para
que alcance la importancia dependerán precisamente del nivel que
abarquen.
Unidad de mando.- básicamente será aplicada a cada jefe
departamental, puesto que cada grupo de trabajo requiere de la
supervisión de un Jefe.
Rama de control.- señala que un jefe sólo debe tener el número de
subordinados que pueda controlar eficientemente. Las causas que
debe tener presente los miembros del Consejo de Vigilancia con el fin
de mejorar el tramo de control y determinar el número óptimo de
subordinados son los siguientes:
Delegación de la autoridad.- La autoridad es el elemento clave de la
administración ya que por medio de ella se está dando la facultad
para exigir a otros que actúen en el cumplimiento de los objetivos que
se han fijado. La delegación de autoridad es en cierta forma, una
derivación del tramo de
Control. Cuando éste ya está limitado en el número de subordinados,
se tendrá
que recurrir a delegar autoridad con el consiguiente aumento de
niveles jerárquicos.
División del trabajo.- parte de que las obligaciones deben
descomponerse para poder ser desempeñadas por varias personas y
así aprovechar las ventajas de la especialización Deberá ser diseñada
39
para cada institución, departamento, unidad o área, de acuerdo a las
características particulares y los recursos con que cuenta.
Revisión de funciones.- La institución sólo deberá llevar a cabo
aquellas funciones y actividades que positivamente sean necesarias
para el cumplimiento de los objetivos31.
31
http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
40
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Los principales tipos de investigación se diferencian entre sí de acuerdo con
los propósitos que persigue la investigación, el método que se utilizará para
interpretar la realidad, las técnicas que se emplean en la recolección de
información y el nivel de conocimiento investigativo que se pretende alcanzar
en esta.
De acuerdo a la profundidad del estudio: Esta investigación será
explicativa porque se fundamenta en encontrar las causas que
provocan ciertos fenómenos para el rendimiento productivo de la
Cooperativa De Ahorro y Crédito Antorcha Ltda. y cuáles son las
consecuencias de estos fenómenos.
De acuerdo con la actividad del investigador. La investigación será
observacional porque se basará únicamente en las variables
encontradas para ver directamente sus resultados en la
investigación32.
De acuerdo a las fuentes de consulta: La investigación será de
campo porque la información será recaudada de fuentes primarias, es
32 http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
41
decir del lugar de los hechos directamente de la Cooperativa33.
3.1.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
Los métodos que utilizaré en ésta investigación son: Método de observación
científica, método inductivo, método estadístico.
Método de observación científica: Esta observación se realizará
ingresando a la Cooperativa, de esta forma ir tomando información y
registrarla para su posterior utilización. Se analizará de forma total las
causas y efectos del problema, identificando cualquier factor o
variable que se encuentre relacionado y así poder ir documentando
información que permitirá desarrollar de manera óptima de aplicar el
Manual de Control Interno Integral.
Método Inductivo: se aplicará este método para observar cómo se
relaciona la información y como se adapta al medio los resultados de
la propuesta de un Manual de Control Interno Integral, en el área
administrativa de la muestra utilizada, en la población de la
investigación.
Método Deductivo: esto nos permitirá observar las actividades de
cada una de las aéreas e iniciar con un análisis general de la
propuesta de un Manual de Control Interno Integral, para llegar a las
causas y determinar los cambios que se necesiten realizar.
33 http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
42
Métodos estadísticos: Se usan este método con la finalidad de
demostrar los resultados de manera gráfica a través de cuadros
estadísticos de barra o pastel34.
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
La investigación está dirigida a los socios, directiva tesorería, crédito,
cobranzas y Contabilidad.
3.2.1 MUESTRA TIPO Y CÁLCULO
Encuestas realizadas a los socios aplicando la fórmula de la población finita.
Así el total de la población de los socios está constituida por 3000 clientes
donde:
( ) )
( ) ( )
( ) ( ) ( )
Socios
34
http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
43
N=representa el tamaño del Universo = 3000
n= representa el tamaño de la muestra
z= representa el nivel de confianza deseado que será el 95% = 1,96
= representa el error de estimación, lo consideramos de un 5% =
0.05
= varianza valor constante
Encuestas realizadas a los socios empleados aplicando la fórmula de la
población finita. Así el total de la población de los socios está constituida por
23 empleados donde:
( ) )
( ) ( )
( ) ( ) ( )
Socios-Empleados
N=representa el tamaño del Universo = 3000
n= representa el tamaño de la muestra
z= representa el nivel de confianza deseado que será el 95% = 1,96
44
= representa el error de estimación, lo consideramos de un 5% =
0.05
= varianza valor constante
El Nº de encuestas realizadas es de n = 112 socios
El Nº de encuestas realizadas es de n = 20 socios- empleados
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El procedimiento para la identificación de las técnicas que va a servir en el
tratamiento de cada una de las variables, consiste en elaborar un cuadro de
doble entrada, colocando en la columna lateral el listado completo de las
variables, mientras que en la otra columna se encasillan las diferentes
técnicas de investigación35.
Fuentes:
Revisión de archivo
Revisión de documentos
Técnicas:
Trabajo de campo
Internet
Libros
Observación
Ordenamiento y clasificación.- Esta técnica se aplicará para tratar la
información cualitativa y cuantitativa en forma ordenada, de modo de
interpretarla y sacarle el máximo provecho.
35
http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
45
Registro manual.- Se aplicará esta técnica para digitar la información
de las diferentes fuentes.
Proceso computarizado con Excel.- Para determinar diversos
cálculos matemáticos y estadísticos de utilidad para la investigación36.
3.4 ORGANIZACIÓN TRATAMIENTO Y TIPO DE ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN.
Es el tratamiento estadístico de los datos, que se elaboran y reposan en los
cuadros preparados y elaborados para recibir la información bibliográfica
conjuntamente con la información de campo.
Estos datos reflejan las características y las tendencias del problema a
investigar, ésta información sirve de material para el análisis cualitativo para
esto se aplica los siguientes procedimientos:
Tabulación
Grafico
Análisis e interpretación.
En la presente investigación se utilizará las técnicas más usadas como son
la propia empresa, bibliográficas, la observación, el cuestionario y la
entrevista37.
36
http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf 37
http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
46
3.5 DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
3.5.1 ENCUESTA
Se realizarán dos tipos de encuestas dirigidas a los socios internos
(empleados y trabajadores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha
Ltda., de la Ciudad de Quinindé); y a los socios externos de la Cooperativa.
3.5.2 CUESTIONARIOS
Se aplicaron cuestionarios a miembros del personal, con preguntas escritas,
definidas y en forma secuencial.
Los cuestionarios se aplicaron en las siguientes unidades: departamento de
créditos, jefe de caja, departamento de cobros, Gerente, servicio al cliente
auxiliar de bodega, y área de contabilidad general38
38
http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
47
CUESTIONARIO Nº 1
PARA LOS EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA
Para el desarrollo del tema: “MANUAL PROCEDIMIENTOS PARA
MEJORAR EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA”; sírvase de manera
anónima y voluntaria contestar a las siguientes preguntas.
1. ¿Conoce usted si existe un manual de control interno de la
cooperativa?
SI____ NO____
2. ¿Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una
empresa?
SI____ NO____
3. ¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se
desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y
optimización de los servicios en beneficio de los clientes?
SI ____ NO ____
4. ¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en
cuanto a los principios éticos, que permiten mantener un ambiente
laboral adecuado?
SI ____ NO ____
5. ¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee
la Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades, y
permite un control interno adecuado?
100%___ 80%___ 60%___ 40%___ 20%___
48
6. ¿El ambiente de trabajo en el cuál realiza sus actividades contribuye a
tener un control interno adecuado?
SI____ NO____
7. Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus
actividades:
a) Ambiente agradable entre compañeros
b) Disponibilidad de materiales y equipos
c) Compañerismo entre algunos compañeros.
8. ¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances
en el área de control interno?
SI NO
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
49
CUESTIONARIO Nº 2
APLICAR A LOS CLIENTES EXTERNOS (SOCIOS) DE LA COOPERATIVA.
Para el desarrollo del tema: “MANUAL PROC IMI NTOS PARA
MEJORAR EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA”; sírvase de manera
anónima y voluntaria contestar a las siguientes preguntas.
1. ¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada
para el cumplimiento de las actividades diarias?
SI__ NO__
2. ¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la
Cooperativa?
SI__ NO__
3. ¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los
empleados?
SI__ NO__
4. ¿El área de atención al público está bien distribuida y permite
visualizar el entorno?
Sí__ No__
5. ¿Cuentan con seguridad privada?
Sí__ No__
6. ¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?
SI__ NO__
¡GRACIAS POR SU TIEMPO Y COLABORACIÓN!
50
048
121620
SI NO
¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?
SI
NO
CAPITULO IV
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LOS INSTRUMENTOS DE
INVESTIGACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS APLICADOS A LOS
SOCIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA)
Pregunta Nº 1:
¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?
Tabla 2¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?
Gráfico 1. ¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?
ANÁLISIS: 20 personas de las encuestadas manifestaron que no existe un
manual de control interno. Esto significa que el 100% de los empleados de la
cooperativa no cuentan con manual de CII.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 0 0%
NO 20 100%
TOTAL 20 100%
51
0
4
8
12
16
20
SI NO
¿Conoce lo que es el Control Interno Integral?
SI
NO
Pregunta Nº 2:
¿Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una empresa?
Tabla 3. Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una empresa
Gráfico 2. Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una empresa
ANÁLISIS:
4 personas de las encuestadas manifestaron que si saben el significado de
lo que es el Control Interno Integral de una Empresa, 16 manifestaron que
no. Esto significa que el 80% de los empleados de la empresa desconocen
el significado de CII de una empresa.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 4 20%
NO 16 80%
TOTAL 20 100%
52
0
4
8
12
16
20
SI NO
11 9
¿El CII se desarrolla a través de actitudes favorables en beneficio de los clientes?
SI
NO
Pregunta Nº 3:
¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se desarrolla a
través de actitudes favorables que permiten la agilidad y optimización de los
servicios en beneficio de los clientes?
Tabla 4 ¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y optimización de los servicios en beneficio de los
clientes?
Gráfico 3 ¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y optimización de los servicios en beneficio de los
clientes?
ANÁLISIS:
11 personas manifiestan que el Control Interno Integral de la Cooperativa se
desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y
optimización de los clientes, el 45% manifestó que NO. Esto significa que si
el Control Interno Integral de la cooperativa se desarrolla de manera
favorable redundará en la optimización de los servicios que se brindan a los
clientes.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 11 55%
NO 9 45%
TOTAL 20 100%
53
0
4
8
12
16
20
SI NO
20
0
¿El personal de la cooperativa tiene altos estándares éticos laborales?
SI
NO
Pregunta Nº 4:
¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en cuanto a
los principios éticos, que permiten mantener un ambiente laboral adecuado?
Tabla 5 ¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en cuanto a los principios éticos, que permiten mantener un ambiente laboral adecuado?
Gráfico 4 ¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en cuanto a los principios éticos, que permiten mantener un ambiente laboral adecuado?
ANÁLISIS:
Los 20 encuestados manifestaron que SI. Esto significa que el personal que
labora en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., posee los más
altos valores éticos y morales, que les permiten desarrollar sus labores en un
ambiente de camaradería.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 20 100%
NO 00 00%
TOTAL 20 100%
54
0
4
8
12
16
20
100% 80% 60% 40% 20%
10 8
2
¿En que porcentaje cree que es adecuada la infraestructura que posee la cooperativa para el buen desarrollo de las
actividades Yy contrl interno? 100%
80%
60%
40%
20%
Pregunta Nº 5:
¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee la
Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades, y permite un
control interno adecuado?
Tabla 6 ¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee la Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades y control interno?
Gráfico 5 ¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee la Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades y control interno?
ANÁLISIS:
10 encuestados manifestaron que un 100%; 8 creen que en un 80% y 2
manifestaron que no en un 60%. Por consiguiente, una adecuada
infraestructura permite el desarrollo de las actividades de la cooperativa y
mejora el control interno, así lo decidieron 18 personas.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
100% 10 50%
80% 8 40%
60% 2 10%
40% 0 0%
20% 0 0%
TOTAL 20 100%
55
0
4
8
12
16
20
SI NO
1 19
¿El ambiente de trabajo en el cual se desarrollan las actividades contribuye al control interno adecuado?
SI
NO
Pregunta Nº 6
¿El ambiente de trabajo en el cuál realiza sus actividades contribuye a tener
un control interno adecuado?
Tabla 7 ¿El ambiente de trabajo en el cual realiza sus actividades contribuye a tener un control interno adecuado?
Gráfico 6 ¿El ambiente de trabajo en el cual realiza sus actividades contribuye a tener un control interno adecuado?
ANÁLISIS:
1 persona manifiesto que el ambiente en el cual desarrollan sus actividades
es el ideal; y 19 personas manifestaron que No. Esto significa que las
actividades desarrolladas por los empleados de la cooperativa no se realizan
en un ambiente adecuado.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 1 5%
NO 19 95%
TOTAL 20 100%
56
0
4
8
12
16
20
4 6 10
¿Categoría de condiciones de trabajo para el desarrollo de las actividades?
Ambiente agradable
Disponen materiales
Compañerismo
Pregunta Nº 7
Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus
actividades:
Tabla 8 Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus actividades
Gráfico 7 Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus actividades
ANÁLISIS:
4 personas se inclinaron por un ambiente agradable, 6 porque hay
disponibilidad de materiales y 10 dijeron que existe un buen compañerismo.
En conclusión las actividades de trabajo se desarrollan dentro de un
ambiente no muy agradable, los materiales no siempre están a
disponibilidad.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
Ambiente agradable 4 20%
Disponibilidad de materiales 6 30%
Compañerismo entre compañeros 10 50%
TOTAL 20 100%
57
0
4
8
12
16
SI NO
6
14
¿Existen capacitaciones para estar acorde con los avances tecnológicos?
SI
NO
Pregunta Nº 8
¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances en
control interno?
Tabla 9. ¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances del control interno?
Gráfico 8 ¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances del control interno?
ANÁLISIS:
14 personas manifiestan que NO existen capacitaciones; 6 dijeron que SI.
Esto significa que en la cooperativa hace falta un programa de
capacitaciones que permita a los trabajadores estar acordes con los avances
de la tecnología y la ciencia.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 06 30%
NO 14 70%
TOTAL 20 100%
58
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
98
14
¿Es adecuada y suficiente la infraestructura para el desarrolo de sus funciones?
SI
NO
4.2 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO A LOS CLIENTES
(SOCIOS), EXTERNOS DE LA COOPERATIVA.
RESULTADOS:
Pregunta N° 1:
¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada para el
cumplimiento de las actividades diarias?
Tabla 10. ¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada para el cumplimiento de
sus funciones?
Gráfico 9. ¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada para el cumplimiento de sus funciones?
ANÁLISIS:
98 personas manifestaron que SI son adecuadas las infraestructuras de la
cooperativa; 14 dijeron que no. Por consiguiente la cooperativa posee una
infraestructura que es suficiente y adecuada para el desarrollo de las
actividades de la misma.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 98 87.50%
NO 14 12,5%
TOTAL 112 100%
59
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
101
11
¿Son suficientes los espacios fisiscos que dispone la cooperativa?
SI
NO
Pregunta N° 2
¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la Cooperativa?
Tabla 11. ¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la Cooperativa?
Gráfico 10. ¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la Cooperativa?
ANÁLISIS:
101 personas manifestaron que SI son suficientes los espacios físicos de la
cooperativa; 11 dijeron que no. Por consiguiente la cooperativa dispone de
suficientes espacios físicos para la atención de sus clientes.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 101 90%
NO 11 10%
TOTAL 112 100%
60
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
7
105
¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleadosl?
SI
NO
Pregunta N° 3
¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleados?
Tabla 12. ¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleados?
Gráfico 11. ¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleados?
ANÁLISIS:
7 personas manifestaron que SI existe una adecuada seguridad para los
bienes y personal de la cooperativa; 105 dijeron que no. Por consiguiente la
cooperativa no dispone de suficiente y adecuada seguridad para sus bienes
y empleados.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 7 6%
NO 105 94%
TOTAL 112 100%
61
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
18
94
¿Distribución del área de atención al público esta bien distribuida y
permite visualizar todas las áreas
SI
NO
Pregunta N° 4
¿El área de atención al público está bien distribuida y permite visualizar
todas las áreas?
Tabla 13. ¿El área de atención al público está bien distribuida y permite visualizar todas las áreas?
Gráfico 12. ¿El área de atención al público está bien distribuida y permite visualizar todas las áreas?
ANÁLISIS:
El área de atención al público si está bien distribuida; así lo manifestaron 18
encuestados mientras que 94 dijeron que no.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 18 16%
NO 94 84%
TOTAL 112 100%
62
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
112
0
¿La coopertaiva cuenta con seguridad privada?
SI
NO
Pregunta N° 5
¿Cuentan con seguridad privada?
Tabla 14. ¿Cuentan con seguridad privada?
Gráfico 13. ¿Cuentan con seguridad privada?
ANÁLISIS:
El total de los 112 encuestados manifestaron que si se cuenta con seguridad
privada. Por lo tanto la cooperativa SI cuenta con seguridad privada que
garantiza la realización de los servicios de los clientes.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 112 100%
NO 0 0%
TOTAL 112 100%
63
0
20
40
60
80
100
120
NO SI
84
28
Se tiene un sistema de quejas y sugerencias
NO
SI
Pregunta N° 6
¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?
Tabla 15. ¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?
Gráfico 14 ¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?
ANÁLISIS:
Del total de los 112 encuestados 84 manifestaron que no se cuenta con un
sistema de quejas y sugerencias; 28 dijeron que sí. Por lo tanto la
cooperativa NO cuenta con un sistema de quejas y sugerencias cuando un
cliente se siente perjudicado en la realización de alguna actividad.
CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 28 25%
NO 84 75%
TOTAL 112 100%
64
4.3 ANÁLISIS FODA
Esta entrevista se realizó a la Gerente de la cooperativa (Srta. CARMEN
MALDONADO)
“La comparación de debilidades, oportunidades fortalezas y amenazas,
normalmente se conoce como análisis FODA (SWOT). El propósito de las
alternativas estratégicas, generadas por un análisis FODA, basado
fundamentalmente en las fortalezas de la cooperativa con el fin de explotar
oportunidades, contrarrestar amenazas, y corregir debilidades. Con el fin de
escoger entre las alternativas generadas por un análisis FODA, la
organización debe evaluarlas confrontándolas entre sí con respecto a su
capacidad para lograr metas importantes” (Hill, 1996)
MATRIZ FODA
ASPECTOS INTERNOS ASPECTOS EXTERNOS
Aspectos Positivos Fortalezas (Para
impulsarlas)
Oportunidades (Para
aprovecharlas)
Aspectos
Negativos
Debilidades (Para
eliminarlas)
Amenazas (para evitarlas)
Tabla 16. Matriz FODA
FUENTE: Víctor Hugo Vásquez. Libro de Organización y Sistemas. ELABORADO POR: Amparo Jaramillo
65
4.3.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA MATRIZ FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Personal calificado en microfinanzas y cooperativismo.
2. Cartera de crédito diversificada. 3. Ubicación física de las instalaciones
de la cooperativa le permite estar cerca y a la disposición de sus socios.
4. Direccionamiento y comunicación en todas las áreas de la cooperativa, se facilita por su tamaño reducido.
5. Facilidad de la cooperativa para la realización de créditos emergentes y rápidos.
6. Buenas instalaciones físicas. 7. Seguridad privada que garantiza las
operaciones y seguridad del empleado.
1. Falta una unidad de marketing con un personal especializado.
2. Falta de una base de datos efectiva para comparar su participación en el mercado.
3. Altos costos operativos dado a su reducido tamaño.
4. No existe un plan estratégico donde se determine acciones y demás proyectos.
5. Falta de un manual de procedimientos de control interno.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Existencia de servicios innovadores en el mercado generan captación de clientes.
2. Diversidad de proveedores competitivos en el mercado.
3. Incremento de socios (clientes). 4. Capacidad de los clientes para
realizar transacciones dentro de la cooperativa.
5. Crecimiento del sector micro empresarial a nivel de la ciudad de Quinindé.
6. Fomento por parte del Gobierno al sector de la Economía Popular y Solidaria.
1. Creciente control del gobierno sobre costos y tasas de interés.
2. Socios inactivos prefieren la competencia.
3. Baja captación de remesas disminuye la liquidez de la economía.
4. Desconocimiento por parte de los socios de todos los productos y servicios de la Cooperativa.
5. El poder de la competencia en el sector financiero es muy fuerte, especialmente por parte de los bancos y Cooperativas supeditadas a la SBS
Tabla 17. Fortalezas y debilidades de la Matriz FODA
66
4.4 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN CONTROL INTERNO
4.4.1 ANALISIS DE FORTALEZAS
FORTALEZAS Fortalezas Debilidades Impacto
A M B A M B A M B
1. Personal calificado en microfinanzas y cooperativismo.
X 3F
2. Cartera de crédito diversificada.
X 5F
3. Ubicación física de las instalaciones de la cooperativa le permite estar cerca y a la disposición de sus socios.
X 3F
4. Direccionamiento y comunicación en todas las áreas de la cooperativa, se facilita por su tamaño reducido.
X 2F
5. Facilidad de la cooperativa para la realización de créditos emergentes y rápidos.
X 3F
6. Buenas instalaciones físicas. X 5F
7. Seguridad privada que
garantiza las operaciones y
seguridad del empleado.
X 3F
Tabla 18. Análisis de las Fortalezas
A = Alto M = medio B = Bajo FUENTE: Aplicación encuestas y observación directa ELABORADO POR: Amparo Jaramillo
67
4.4.2 ANALISIS DE DEBILIDADES
DEBILIDADES
Fortalezas Debilidades Impacto
A M B A M B A M B
Falta una unidad de marketing
con un personal especializado.
X 3D
Falta de una base de datos
efectiva para comparar su
participación en el mercado.
X 5D
Altos costos operativos dado a su
reducido tamaño.
X 3D
No existe un plan estratégico
donde se determine acciones y
demás proyectos
X 5D
Falta de un manual de
procedimientos
X 5D
Tabla 19. Análisis de las Debilidades
A = Alto M = medio B = Bajo
FUENTE: Aplicación encuestas y observación directa ELABORADO POR: Amparo Jaramillo
68
CAPITULO V:
PROPUESTA
5.1 MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.1.1 INTRODUCCIÓN
Consideraciones Generales
El presente Manual de Control Interno, comprende el plan de organización,
el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Todos los integrantes de la organización sea esta pública o privada, son
responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza
la EFICIENCIA.
Por esta razón este Manual ha sido diseñado en base a las necesidades que
tiene al momento la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.., con el
objeto de que sirva de guía al personal que labora en la institución.
69
Justificación
La investigación tiene como propósito diseñar un sistema de control interno,
que desde el punto de vista práctico beneficie a la empresa, ya que le
permitirá disponer de una herramienta dirigida a desarrollar su planeación,
tomando en cuenta factores que constituyen la misma y según sea las
funciones que ejerce cada empleado y con ello aumentar su eficiencia, la
efectividad de las operaciones, confiabilidad en la información financiera y el
cumplimiento de regulaciones y leyes.
Por otra parte, desde una visión gerencial incide en la optimización de un
control interno administrativo y operativo que repercutirá en la calidad del
servicio, mediante l seguimiento y ejecución de los procedimientos aplicados
para el logro de los objetivos, a fin de mantener un nivel de satisfacción y
equilibrio interno. Se busca un control efectivo en el desarrollo de sus
actividades, obteniendo una mejor coordinación del personal, el uso
adecuado de los recursos y el cumplimiento de los objetivos.
5.1.2 OBJETIVOS:
General:
Diseñar un sistema de control interno efectivo para la Cooperativa de Ahorro
y crédito Antorcha Limitada, que permita identificar las áreas críticas para
incorporar políticas de mejoramiento continuo y propender a la utilización
óptima de la capacidad instalada y con ello obtener costos competitivos.
70
Específicos:
Señalar las herramientas administrativas útiles para el manejo de
control interno de la cooperativa.
Promover una adecuada cultura de control que le permita generar
una gestión estratégica de cambio.
Fortalecer las operaciones que le permita una óptima utilización de
los recursos.
5.2 POLITICAS CONTABLES
Este Manual está estructurado de la siguiente manera:
5.2.1 ÁREA ADMINISTRATIVA
Normas y Procedimientos Administrativos
Nivel Operativo
Procedimientos para la Selección de Personal
Contador
Jefe de crédito
Oficial de crédito
Tesorera
Servicio al cliente
Cajera
71
Nivel Auxiliar
Conserjes.
Fondo exequible
Seguro de vida y, seguro de desgravamen.
Área de Crédito
Normas y procedimientos para otorgar créditos
Préstamos emergentes
Préstamo hipotecario
72
5.2.2 ORGANIGRAMA
…………....
.
…………..
Gráfico 15 . Organigrama elaborado con el presidente de la cooperativa.
ASAMBLEA GENERAL
GUARDIA
CONSEJO DE
VIGILANCIA
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DEL
SERVICIO AL CLIENTE
AUDITORIA EXTERNA
TESORERÍA
COMITÉ DE EDUCACIÓN
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
COMITÉ DE CREDITO
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
Y COBRANZA
CAJA
DEPARTAMENTO LEGAL
GERENTE
COMITÉ DE ASUNTOS
SOCIALES
73
5.2.3 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA ASAMBLEA
GENERAL.
La Asamblea General de Representantes.- Es la máxima Autoridad de la
Cooperativa y sus resoluciones son obligatorias para todos sus organismos
internos y socios, en tanto sea concordante con la Ley, el Decreto Ejecutivo No
194, las normas que expida la Junta Bancaria y, la Superintendencia aplicables
al sistema cooperativo de ahorro y crédito, el presente Estatuto Social y la
normativa interna. La Asamblea General estará integrada por treinta
representantes.
Superintendencia aplicables al sistema cooperativo de ahorro y crédito, el
presente Estatuto Social y la normativa interna. La Asamblea General estará
integrada por treinta representante
Decreto Ejecutivo No 194, las normas que expida la Junta Bancaria y, la
superintendencia aplicables al sistema cooperativo de ahorro y crédito, el
presente Estatuto Social y la normativa interna. La Asamblea General estará
integrada por treinta representantes.
Los representantes serán elegidos de la siguiente manera:
a) Por votación personal, directa y secreta de cada uno de los socios;
74
b) Los representantes serán elegidos para períodos de dos años, y podrán ser
reelegidos por una sola vez para el periodo siguiente.
Luego de trascurrido un período, podrán ser reelegidos nuevamente, de
conformidad con estas disposiciones;
c) Los representantes serán elegidos por un sistema que obedecerá al
resultado de votación que cada uno obtuviere. Los candidatos de mayor
votación serán elegidos como principales y los que le siguen en forma
inmediata quedarán elegidos como suplentes, hasta completar el número
establecido en el presente Estatuto Social; y,
d) El procedimiento que se adopte para la elección de representantes será
normado por la Asamblea General en el Reglamento de Elecciones,
sujetándose a las instrucciones contenidas en las letras precedentes y
vigilando que tanto la Matriz como las sucursales y agencias se encuentren
representadas en función del número de socios con el que cuenten.
5.2.4 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES CONSEJO DE
VIGILANCIA.
El Consejo de Vigilancia es el encargado de vigilar la parte legal
financiera, y demás departamentos como caja, departamento del
servicio al cliente y departamento de crédito y cobranza.
75
El presidente del Consejo de Vigilancia solicita información al
contador para revisión de los estados financieros de pérdida y
ganancia, balances, conciliaciones bancarias, realiza arqueos
sorpresivos a la cajera, para asegurarse que los fondos recaudados
cuadran con lo que indica el sistema;
Solicita información al Departamento de Crédito y cobranzas para
verificar como avanza la cartera vencida;
El presidente indica a los señores integrantes que conforman el
Consejo de Vigilancia que deben asistir obligatoriamente;
Las demás que señale la ley, el presente reglamento y estatuto social
de la cooperativa.
5.2.5 RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACION
Dentro de las funciones del Consejo de Administración está en
contratar al personal, aceptar renuncias y dar por terminados los
contratos de los empleados.
Diseñar y administrar la política salarial de la cooperativa en base a
la disponibilidad financiera;
Mantener actualizado el registro de certificados de aportación.
Informar de su gestión a la Asamblea General y al Consejo de
Vigilancia.
76
Suscribir los cheques conjuntamente con el presidente del consejo de
vigilancia, conforme lo determine el estatuto social.
Contratar obligaciones a nombre de la Cooperativa, hasta el monto
que el estatuto, o reglamento o la Asamblea en General le autorice;
Definir y mantener un sistema de control interno que asegure la
gestación eficiente y económica de la cooperativa;
Informar a los socios sobre el funcionamiento de la cooperativa;
Realizar los manuales y reglamentos internos de la cooperativa.
Las demás que señale la ley, el presente reglamento y estatuto social
de la cooperativa.
5.2.6 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE
ASUNTOS SOCIALES.
Está conformado por una persona y es la encargada de prestar la
ayuda que le soliciten y a la vez presentar la solicitud a la gerencia
para que le aprueben lo requerido.
Presentar un plan de responsabilidad social
Ejecutar acciones de responsabilidad social de la cooperativa
Tramitar las peticiones de donaciones
77
5.2.7 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE
EDUCACIÓN.
Presentar un plan de actividades para la aprobación
Está conformada por una persona y esta es la que se encarga de
invitar a los hijos de los socios para que participen, todos fines de
año en el arte y cultura, para inculcar el arte en nuestros niños.
Proponer becas para los hijos de socios destacados
Realizar convenios con instituciones de educación para conseguir
becas y descuentos para los socios de la cooperativa.
5.2.8 DESCRIPCIÓN DEL CARGO DEL GERENTE
El gerente es la persona encargada de velar por el buen funcionamiento de la
cooperativa en general.
5.2.9 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE.
De acuerdo al art. 44 las atribuciones y responsabilidades del gerente son las
siguientes:
Ejercer la representación legal judicial y extrajudicial de la
cooperativa de conformidad con la ley este reglamento y el estatuto
social de la misma.
78
Proponer al Consejo de Administración las Políticas, reglamento y
procedimientos necesarios para el buen funcionamiento de la
cooperativa.
Presentar al Consejo de Administración el plan estratégico, hasta el
treinta de noviembre del año en curso para el ejercicio económico
siguiente;
Responder por la marcha administrativa, operativa y financiera de la
cooperativa e informar mensualmente al Consejo Administrativo.
5.2.10 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
Solicitar informes al contador;
Estados financieros de pérdidas y ganancias;
Conciliaciones bancarias, cheques etc.
Solicita información al jefe de crédito
Solicita la cartera de crédito
Solicita información al departamento del servicio al cliente
En caso de ser necesario pide los libros de actas de los clientes
Solicita información al departamento del consejo de vigilancia y
administración.
Solicita informes de los de actas de todas las reuniones, el
auditor tiene la facultad de solicitar informe a cualquier
departamento en caso de encontrar errores para de esta forma
presentar las recomendaciones y conclusiones de su auditoria.
79
5.2.11 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR
Normas y procedimientos contables
Procedimientos para el registro contable de Inversiones
Procedimientos para el registro contable de pago de obligaciones
Procedimientos para el registro correcto de comprobantes de
egreso para registro contable y presupuestario.
Pagar los impuestos del SRI al día.
Presentar informes a los consejos de administración, vigilancia y
gerencia cuando lo requieran.
5.2.12 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA TESORERA.
La tesorera está encargada de cuadrar caja con la cajera;
Luego de recibir el dinero en orden debe guardarlo en la bóveda;
debe presentar el informe de cuadre de caja al contador y hacer
firmar el recibido de la cajera, tesorera y contador;
además realiza las actualizaciones de las libretas que han dejado
de funcionar por el lapso de tres meses;
entrega los estados de cuenta cuando el cliente los requiere;
realiza las transferencias cuando el cliente lo requiere por medio
del servicio al cliente;
80
presentar informes a gerencia y demás autoridades que la
requieran.
Realizar arqueos sorpresivos a la cajera para verificar que todo
este marchando con la honestidad requerida.
5.2.13 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CAJA.
Normas y procedimientos para el control del efectivo
Fondo de ahorros
Caja chica
Recibir el dinero con el que va trabajar en el día;
Ingresar a caja para atender a los clientes con el esmero y agilidad;
No puede tener en caja más de dos mil dólares en efectivo;
Cada cinco cheques debe entregar a la tesorera
Normas y procedimientos para el control del efectivo
Fondo de ahorros
Caja chica
5.2.14 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARIA
(SERVICIO AL CLIENTE)
Área de Servicios
Normas y procedimientos para la entrega de servicios:
Fondo exequible
81
Seguro de vida y, seguro de desgravamen
Dar atención a los clientes;
Entregar los requisitos a personas que requieran abrir una libreta de
ahorro en la cooperativa;
Apertura de la libreta, ingresando los datos del cliente al sistema;
Escanear la foto del nuevo socio en el sistema;
Llenar el libro de actas con los datos correspondientes del socio y
hacer firmar;
Llenar la papeleta del nuevo socio y enviarlo a caja para que le
entreguen su libreta;
Además es la encargada poner los avisos de los cursos de
cooperativismo que se darán en el transcurso del mes.
5.2.15 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO
DE CRÉDITO.
El departamento de crédito es el encargado de dirigir el cumplimiento
interno de las políticas y normativas de crédito;
Planificará la colocación de crédito de acuerdo a las disponibilidades
de liquidez y los objetivos estratégicos de la cooperativa;
Evaluará, aprobará o denegará las solicitudes de crédito dentro de su
rango de aprobación;
82
Evaluará y recomendará la aprobación denegación de solicitudes de
crédito superiores a su rango de aprobación, a gerencia general
comité de crédito y/o comité de crédito mayor;
Controlará índices de morosidad de la cooperativa, según leyes y
procedimientos vigentes;
Presentará informes sobre créditos vinculados para su envió a las
unidades de control externas e internas;
El jefe de crédito tiene que analizar los documentos por el oficial de
crédito y el resultado se reflejara a través de su firma.
5.2.16 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO
LEGAL.
Se encarga de la cartera vencida. (según disponga departamento de
crédito).
Realiza los tramites en las notaria y juzgados de ser conveniente;
Se encarga de enviar notificaciones a los morosos;
83
5.3 INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS
5.3.1 CARTERA DE CRÉDITO
Concesión Crédito
Para la concesión de un crédito, el socio deberá llenar la solicitud de crédito
correspondiente con toda la información requerida y los documentos de
respaldo de la misma.
Es importante que se cuente con una información actualizada de todos los
socios debido a que ellos en algún momento serán garantes, por cuanto las
garantías son cruzadas, esto permitirá realizar una evaluación general de la
situación patrimonial, generación de recursos, capacidad de pago, se solicitará
el estado de situación económica personal.
El Comité de Crédito con la información financiera debe realizar la verificación
de los datos y del endeudamiento que el sujeto mantiene en el Sistema
Financiero a través del buró de crédito y deberán actualizarse constantemente,
además realizará el respectivo análisis de las cifras y sus comentarios deberán
presentar su informe por escrito, en el que expondrán los motivos por los
cuales el socio es elegible o no para el crédito. Esta información se incluirá en
la carpeta personal del socio.
84
5.3.2 ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO.
El objetivo de administrar créditos es mantener en forma cuantitativa y
cualitativa un margen de seguridad en cuanto a la recuperación de un crédito
y/o al cumplimiento del socio de los términos y las condiciones establecidas en
un contrato. De esta manera el riesgo asumido debe reunir las tres
características fundamentales, debe ser conocido, aceptable y controlable.
5.3.3 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
El análisis periódico de la información financiera juega un papel fundamental, el
Comité de Crédito deberá solicitarla en forma oportuna para poder desarrollar
las técnicas de análisis.
Desde el inicio de la relación el empleado a cargo del manejo del socio debe
hacer énfasis en la importancia que la cooperativa da a la concesión de
créditos fundamentados en la información financiera.
5.3.4 PERFIL DE CLIENTE
Toda propuesta de crédito deberá incluir por parte del Comité de Crédito un
análisis cuantitativo y cualitativo del socio por medio de un formulario de
evaluación de riesgos, el cual deberá actualizarse mínimo una vez al año
siempre y cuando la calificación de dicho socio sea A, semestralmente si es B y
trimestralmente si es C, D o E, de acuerdo a la forma de calificar a un socio que
85
a continuación se va a determinar. El análisis evalúa cinco aspectos básicos
que inciden sobre la naturaleza del riesgo crediticio: Carácter, Capacidad,
Capital, Colateral y Condiciones.
A continuación se presenta un ejemplo claro de todos los datos que se piden y
analizan en una solicitud de crédito de una cooperativa, esta es entregada al
socio para que la llene con absoluta sinceridad, y luego de esto es analizada
detenidamente por el asesor u oficial de crédito, por el gerente, por una
comisión de crédito, y finalmente se emite una respuesta positiva o negativa
para proporcionar el préstamo que solicita el socio de la cooperativa.
Requisitos Legales
Para ser solicitantes de un crédito se necesitan los siguientes requisitos:
No estar en el buró de crédito.
Tener un empleo fijo de seis meses.
Tener casa propia una de las dos personas (deudor y/o garante)
No ser mayor de 75 años.
Demostrar capacidad de solvencia económica
Además:
Copias a colores de:
Cédula de identidad actualizada (solicitantes, garante y cónyuges).
86
Certificado de votación (solicitantes, garante y cónyuges).
Una fotografía a color.
Completar el encaje y certificado de aportación.
Copia de una planilla de servicios básicos.
Croquis de la ubicación del domicilio.
Certificado de ingreso (rol de pago, RUC/RISE)
Garantes
Requisitos: Para ser garantes se necesitan los siguientes requisitos:
No estar en el buró de crédito.
Tener un empleo fijo de seis meses.
Tener casa propia una de las dos personas (deudor y/o garante)
No ser mayor de 75 años.
Demostrar capacidad de solvencia económica
Además:
Copias a colores de:
Cédula de identidad actualizada (solicitantes, garante y cónyuges).
Certificado de votación (solicitantes, garante y cónyuges).
Una fotografía a color.
Completar el encaje y certificado de aportación.
Copia de una planilla de servicios básicos.
87
Croquis de la ubicación del domicilio.
Certificado de ingreso (rol de pago, RUC/RISE)
Perfil (cliente –garante)
Debe ser persona natural de nacionalidad ecuatoriana, cuya fuente principal de
ingresos provenga de una relación de dependencia en el sector público y
aquellas personas cuyas fuentes provengan de fuentes promedios.
La utilización del crédito debe estar orientada a:
Nivelar su presupuesto familiar.
Compra de inmuebles.
Compra de vehículos.
Compra de terreno.
Adquisición de artefactos para el hogar.
Calificación (cliente –garante)
Parámetros
Para ser beneficiario de un crédito el cliente debe de tener una
calificación de: A, B o C como máximo.
88
Montos
Serán considerados como montos de créditos pequeños todas aquellas
solicitudes que no sobrepasen de un monto de USD 1.000 y cuyo
solicitante mantenga al menos tres meses como socio activo de la
institución, además deberá tener depositado el encaje requerido, el
plazo de este crédito será para un año máximo y aprobado por el “Oficial
de Crédito”.
Cuando la cuantía es de USD $1001 hasta USD $ 6000, los créditos
serán analizados y aprobados por “el Oficial y el Jefe de Crédito”; y,
Si la cuantía del crédito está entre USD $ 6001 hasta USD $ 15.000,
estos serán aprobados por: “el Oficial, el Jefe de Crédito, Secretaria y
Gerencia”.
5.3.5 SEGUIMIENTO
Esta será una función principal de la comisión de crédito, el rastreo, monitoreo
del capital colocado, su uso para evitar desvíos de la inversión que en un
momento se solicitó por ejemplo, capital que se solicitó para cubrir gastos por
enfermedad, que luego fue utilizado para pago de deudas, comprometiendo la
fuente de pago por tanto transformando un crédito sano en un crédito
problemático.
La Gerencia en forma conjunta con el comité de crédito deberá realizar un Plan
estratégico a fin de que los objetivos planteados lleguen a su consecución, que
89
es el seguimiento ordenado para mantener una cartera saneada.
5.3.6 DEMANDA DE PAGOS
Todas las obligaciones contraídas por la entidad serán pagadas o cumplidas
puntualmente, considerando sus fechas de vencimiento o en la convenida al
momento de definir los términos de la transacción aspecto que será controlado
por el responsable del área financiera con el fin de evitar intereses y multas por
falta de cumplimiento.
El pago de remuneraciones se lo realizará con cheques individuales o con
depósito directo en cuenta bancaria en el caso de existir el mecanismo.
5.3.7 MOROSIDAD
Se realizará las provisiones para créditos incobrables que presenta la
cooperativa, esto es el 10% de la cartera total este valor constará en el
presupuesto de cada año.
La cartera vencida de la cooperativa deberá ser lo menor posible, se sugiere
como parámetro de referencia un máximo del 10% del total de la cartera.
Además se considerará como moroso al cliente que haya incumplido de tres
letras consecutivas.
90
5.3.8 ACTIVIDADES
Como actividades para tratar de recuperar la cartera vencida, se procederá a
citarlo a través del Departamento Legal de Cobranzas quien solicitará el pago
inmediato de la deuda, reservándose la acción legal en caso de resistencia al
pago a través de los jueces competentes.
5.3.9 ACTIVIDADES QUE LA COOPERATIVA NO FINANCIA:
Las prohibidas por la ley
Las destinadas a la fabricación o comercialización de material bélico
Las que estén destinadas a financiar todo tipo de acto ilícito
5.3.10 SUJETOS DE CRÉDITOS:
Los sujetos de crédito de la Cooperativa deberán cumplir con las siguientes
características generales:
DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS
Personas Naturales Socios activos hombre o mujer
Personas jurídicas Agrupaciones reconocidas jurídicamente
Edad Mínimo 21 años y máximo 65 años
Nacionalidad Ecuatoriano o Extranjero con residencia en el país de mínimo 1 año
Actividades Personas Naturales o Jurídicas dedicadas a actividades de Comercio, Producción o Servicio, Asalariado, ingresos por honorarios, rentas, jubilación
Ubicación Geográfica Provincia de Esmeraldas.
91
Estabilidad laboral Mínimo de un año
Estabilidad domiciliaria Mínimo 1 año. Para el caso de policías y militares se tomará en cuenta el plazo de permanencia residual en la provincia.
Calificación crediticia
A y B de acuerdo a calificación del buró de crédito, no es necesario experiencia crediticia. No tener créditos vencidos como titular o garante en la Cooperativa.
Respaldo patrimonial Bienes inmuebles, muebles (vehículos, maquinaria, etc.)
Tabla 20. Características de los Sujetos de Crédito de la Cooperativa
92
5.3.11 NO SERÁN CONSIDERADOS SUJETOS DE CRÉDITO:
Quienes hayan sido demandados judicialmente por instituciones del
sistema financiero.
Los que tengan créditos castigados
Los que se encuentren registrados en la base de datos del CONSEP
Quienes consten en la Central de Riesgos reportados con calificaciones
“C”, “ ” o “ ”, salvo que presenten documentos justificativos de haber
cancelado las acreencias que originaron dichas calificaciones
Aquellos que registren cuentas cerradas, reportadas a la
Superintendencia de Bancos y Seguros, sin rehabilitar
Los que registren malas referencias bancarias, deudas en mora de 180
días o más
Cuyo cónyuge y/o garantes registren:
Cuentas cerradas por mal manejo sin solucionar el problema en el año
inmediato anterior
Malas referencias bancarias
Consten en la Central de Riesgos reportados con calificaciones “C”, “ ”
o “ ”, salvo que presenten documentos justificativos de haber cancelado
las acreencias que originaron dichas calificaciones.
93
5.3.12 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS
Flujograma de apertura de una cuenta de ahorros
Gráfico 16 . Flujograma de apertura de una cuenta de ahorros
Elaborado por: Amparo Jaramillo y el Presidente
Recepción de
documentos
INICIO
Información de, servicios y
beneficios
Documentos
Idóneos
Ingreso de datos al
sistema
Emisión de papeleta depósito
y Libreta
Depósito de dinero
Archivo documentos
94
5.3.13 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DEL CRÉDITO
Continua
Elaborado por: Amparo Jaramillo y el Presidente
Necesidad del Socio
Oficial asesora y entrega solicitud de crédito
Cliente se entrevista con el oficial de crédito
Cliente llena solicitud y adjunta requisitos
Entrega de documentos
Oficial revisa los datos en el portal del cliente
bancario
95
SI
CONTINUA
Registra
Riesgos
OFICIAL ARCHIVA
DOCUMENTOS
Oficial recepta y verifica documentación
Observaciones negativas
A
B
Oficial elabora el informe y envía al
Comité de Crédito
Oficial informa los motivos de la
negación
Si es sobre firma se revisa que toda la
documentación este en regla.
Auxiliar imprime el pagaré o contrato del préstamo dependiente
de la operación
Comité analiza la solicitud para su aprobación para
Si es hipotecario o prendario se envía al departamento legal
NO
96
Gráfico 17. Flujograma para el proceso del crédito
Elaborado por: Amparo Jaramillo y el Presidente
Se realiza el desembolso del
crédito
FIN
Dpto. Legal remite al Dpto. de crédito para que continúe con el respectivo trámite
Cliente lleva al registro mercantil o
de la propiedad
Cliente lleva documento anotaría
o juzgado
El departamento legal elabora el
contrato de hipoteca o prenda
Se hace firmar el pagare en presencia
del oficial
97
Descripción del flujograma para el proceso del crédito
Está demostrado que el éxito o el fracaso está en el logro de las metas y los
objetivos depende en gran medida de los procesos de la empresa como se
puede observar en el flujo grama para cubrir las necesidades de los socios se
debe realizar los siguientes pasos, el cliente se entrevista con el oficial de
crédito y este le asesora, entregando un formato de solicitud de crédito, para
luego ser cumplimentada y adjuntar los requisitos indicados.
Esta documentación es entregada al oficial de crédito para que este a la vez
proceda a la revisión de la misma y verificación en el buró de crédito donde se
revisa que no tenga deudas vencidas en ninguna institución y su capacidad de
pago.
Luego registra los datos del cliente en el sistema y el oficial de crédito elabora
el informe, que se presenta al comité de crédito, en donde se analiza la
solicitud para su aceptar o no la solicitud.
Una vez aprobado el crédito de acuerdo con el tipo de crédito se procede de la
siguiente manera:
a) Crédito sobre firmas.- El cliente firma un pagaré conjuntamente con el
garante como garantía para el desembolso del crédito.
b) Crédito con garantía real.- Una vez aprobada la operación de crédito
hasta el punto anterior, se envía la documentación al departamento
98
legal, para constituir la hipoteca o prenda. El cliente se encarga de llevar
el documento a la notaria o juzgado, ya sea el registro mercantil o de la
propiedad.
Una vez que el cliente registra la hipoteca o prenda regresa con estas
escrituras a favor de la cooperativa, para que se realice el desembolso
del crédito
99
5.3.14 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA
Gráfico 18. Flujograma para el proceso de cobranza
ELBORADO POR: Amparo Jaramillo y el Presidente
PROCEDIMIENTO LEGAL
Negociación
del pago
Visita domiciliaria
CARTERA VENCIDA
Llamada telefónica
Cancelación de la DEUDA
Notificación por escrito
Registro de la Llamada telefónica
Confirmación del pago
Comprobante de Pago
FIN
100
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA
Este procedimiento se detalla a continuación:
1. Revisar mensualmente los archivos donde se detalla la información de las
cuentas por cobrar, las fechas de vencimiento de dichas cuentas y su
evolución.
2. Realizar las gestiones necesarias para su recuperación, llamar al cliente
por teléfono, visitarlo personalmente y hacerle conocer que está atrasado
en sus pagos.
3. Si hace caso omiso a las llamadas y visitas se le envía hasta tres
notificaciones por escrito por medio del departamento legal. Y en este
lapso se encarga este departamento de renegociar la deuda directamente
con el cliente.
4. Pasar el respectivo anexo para conocimiento, análisis y sugerencias por
parte del Comité de Calificación de Activos en Riesgo, quienes opinan
sobre si las provisiones constituidas de las Cuentas por Cobrar son
suficientes o si es necesario incrementarlos.
A todo el procedimiento se lo cumple con la finalidad que al momento que la
Cooperativa detecte posibles clientes con cuentas por cobrar atrasadas, pueda
recuperar a tiempo los valores pendientes , y evitar que transcurra el tiempo y
se vuelvan incobrables y causen pérdidas.
5.3.15 SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la
naturaleza del asunto; no debe incluirse información irrelevante para
101
conocimiento de los funcionarios que lo solicite, como soporte para la toma de
decisiones:
La información financiera debe elaborarse de acuerdo con las
atribuciones y responsabilidades de los funcionarios;
Los funcionarios y empleados deben solamente reportar sobre asuntos
de su exclusiva competencia funcional;
Debe compararse el costo/ beneficio resultante de la recopilación de
datos y la elaboración de reportes con valor significativo;
Cuando sea posible, los reportes sobre de avance o desempeño, deben
mostrar comparaciones con:
5.3.16 CAJA
Los reglamentos más utilizados para aplicar el control interno tienen que ver
con los movimientos de Caja, Bancos y de los fondos de Caja Chica.
5.3.17 ASPECTOS CONTABLES:
Según la política administrativa y contable los siguientes mecanismos de
control interno, deben ser aplicados obligatoriamente en la cooperativa para
asegurar un control contable y financiero eficiente:
Todas las operaciones que se efectúen por Caja, se realizarán teniendo
en consideración el Plan de Cuentas institucional.
102
El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones,
aperturas o eliminación de cuentas del Plan General de Cuentas, debe
comunicar inmediatamente a la persona responsable de Caja.
El Cajero contabilizará diariamente todos los documentos qué impliquen
un ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente
sustentados con documentos.
5.3.18 INGRESOS DE CAJA:
Todos los comprobantes de ingresos y egresos deben ser pre numerado
en original y la constancia deberá ser detallada en la libreta cartón del
socio (depósitos, retiros, abonos a cuentas por prestaciones, etc.)
Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre
institucional.
No se aceptarán cheques posfechados.
Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y
endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será
depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta.
No se permitirá al Cajero/a recibir dinero o valores en custodia, que no
hayan sido previamente registrados.
103
5.3.19 EGRESOS DE CAJA:
Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser
depositados en las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la
operación.
La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar
los datos de la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber
recibido a satisfacción los valores que se mencionan en ella.
Las papeletas de depósito con el sello del recibidor de la cooperativa,
deben ser entregadas el mismo día del depósito al Contador, para
sustentar los asientos contables.
Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntará la planilla
de liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada con los
documentos de gastos.
5.3.20 CIERRE DE CAJA:
El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el
día en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último
formato se establecerá el saldo de Caja.
Para efectos de concordancia y verificación física real, el cajero deberá realizar
diariamente un arqueo de los valores recibidos como entregados en presencia
de él o los responsables de esta verificación.
104
El cierre de Caja tendrá definida una hora específica, toda operación de ingreso
y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, serán
considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del día
siguiente.
5.3.21 NORMAS GENERALES DE CAJA:
Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero/a, debe
ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.
El Departamento de Contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma
sorpresiva y periódica, cuando lo considere conveniente.
Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será notificada
inmediatamente al Gerente para la toma de medidas convenientes en
coordinación con el Departamento de Contabilidad para que se efectúen los
asientos de ajuste respectivos.
5.3.22 CONCILIACIÓN DE FONDOS:
Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos en moneda
nacional, esta conciliación comprenderá todas las disponibilidades que tiene la
Institución, los cuales se compararán con los saldos que figuran en los Libros y
Registros contables oficiales. La conciliación de saldos es necesaria para evitar
diferencias al fin de cada período. Los ajustes que sean realizados serán
105
firmados por el Contador, al mismo que se adjuntarán todos los papeles de
trabajo que motivaron las diferencias en la conciliación, para que a su vez los
vocales del Consejo de Vigilancia tengan el material que de consistencia a los
ajustes efectuados.
5.3.23 INVERSIONES O DEPÓSITOS A PLAZO FIJO
Los socios de la cooperativa podrán depositar dinero en las cuentas que se
denominan depósitos a plazo fijo, este capital gana un interés convenido de
acuerdo a la reglamentación que a continuación detallamos y que la fija el
Consejo de Administración:
Las inversiones que los socios mantendrán en la cooperativa van desde un
monto de $200,00 como mínimo en adelante.
Las tasas de interés serán de beneficio social para el socio, debido a que la
institución está regida por la Superintendencia de bancos, es el Banco Central
del Ecuador quién establece la tasa de interés; es así que si el dinero se deja
para 60 días la tasa de interés a ganar será del 5%; si es a 90 días el interés
será del 5.75% , si es mayor de 180 días el plazo el interés a ganar será del
6%, y si es mayor a los 361 días es el 6.75%. El dinero de estas inversiones no
le servirá al socio como encaje de ahorros para obtener préstamos.
Se emitirá un documento pre numerado y con distintivos difíciles de violentar,
en el que se especificará el nombre del beneficiario, número de cédula, numero
106
de socio, el monto, el plazo y la fecha de vencimiento, cabe indicar que la
cooperativa puede asumir el costo de los rendimientos financieros.
Una vez que el Certificado a Plazo fijo venció, dejará de ganar interés,
pudiendo ser este renovable o cancelado en cualquier fecha por parte del
socio.
5.3.24 PAGO DE OBLIGACIONES
Todas las obligaciones contraídas por la entidad serán pagadas o cumplidas
puntualmente, considerando sus fechas de vencimiento o en el convenido
momento de definir los términos de la transacción aspecto que será controlado
por el responsable del área financiera con el fin de evitar intereses y multas por
falta de cumplimiento.
El pago de remuneraciones se lo realizará con cheques individuales o con
depósito directo en cuenta bancaria en el caso de existir el mecanismo.
5.3.25 CONTROL DE EFECTIVOS
Autorización y Funcionamiento
1. Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., podrá autorizar el
funcionamiento de Fondos Permanentes para los Organismos de la
Cooperativa, cuya administración se ajustará a las normas que se
107
determinen en el presente reglamento y las que establezca en particular
el Acuerdo de creación.
2. Por medio del acuerdo se designará al empleado responsable del
Fondo, con facultades de disponer las aperturas, los depósitos, retiros
de ahorros, y cierres de cuenta, el cual está obligado a rendir cuentas
documentadas de su gestión en los términos de Ley. En el referido
acuerdo, la Cooperativa podrá determinar cuál será la finalidad del fondo
asignado, quedando obligado el responsable a destinarlo
exclusivamente a los fines para el cuál fue constituido.
Tramite de Pedido o Ampliación
1. Se iniciará con la solicitud del representante de la unidad o departamento
solicitante, exponiendo los motivos de la necesidad de tener la
disponibilidad inmediata de fondos, precisando los conceptos que propone
atender con el mismo y la frecuencia de repetición del gasto. En los casos
de que resulte necesaria la ampliación, deberá fundamentar el pedido en
las necesidades operativas.
2. La solicitud de nuevo fondo y los pedidos de ampliación de los mismos,
deberán ser presentados directamente a la Gerencia, que evaluará la
justificación de su otorgamiento o ampliación y previo a su consideración,
se podrá requerir de la Asamblea de Socios y sus Consejos, la opinión
sobre recursos y créditos presupuestarios disponibles que se afectaran por
los gastos que se piden realizar, su comparación, con Fondos similares y
108
demás conceptos que hagan a su rotación, debiendo evacuar el
mencionado informe y remitirlo a la Administración General en un plazo no
mayor de 5 días hábiles.
Tramite de Rendición.
1. Los Fondos Permanentes serán de rendición mensual, modalidad que
será determinada al momento de su creación. La presentación de la
documentación para su reposición se realizará directamente ante la
Gerencia y podrá solicitarse, cuando el porcentaje consumido alcance el
50%. Este Organismo, deberá efectuar la reposición del mismo en el día
que se realiza la orden de pago.
2. La documentación de respaldo, en cada rendición de cuentas que se
presente a la Gerencia para reposición estará integrada por:
Solicitud de egreso
Comprobantes originales de los retiros realizados, con firma de
conformidad por el responsable.
Listado de comprobantes debidamente ordenados por sus fechas y
estado de situación del fondo permanente con: A cancelar
5.3.26 DISPOSICIONES GENERALES
La Gerencia deberá instruir a los responsables administradores de los
Fondos Permanentes sobre su operatoria y requisitos que deberán
considerar.
109
Los comprobantes en original que respalden las erogaciones a
efectuarse con el Fondo Permanente deberán cumplir con los requisitos
formales de legalidad e impositivos vigentes en oportunidad de su
ocurrencia, para lo cual la Gerencia indicará a los responsables de los
Fondos cuando estos requisitos varíen, e indicará las formalidades
vigentes.
El Departamento de Contabilidad no aceptará ni tramitará comprobantes
de egreso, para registro contable y presupuestario que no se ajusten a lo
establecido precedentemente, o que presente enmiendas o errores de
cualquier naturaleza que ofrezcan dudas sobre su autenticidad. En caso
de existir en la rendición, comprobantes con tales características, serán
desglosados y devueltos al responsable del fondo, sin perjuicio de
proseguir el trámite de reposición con los comprobantes válidos
La Gerencia deberá adoptar las medidas preventivas y de control
necesarias sobre los créditos presupuestarios que se autorizan, con
registro individual que permita evaluar el comportamiento en el tiempo y
a medida que se rinden los gastos y se repone cada Fondo.
La renovación de los Fondos se operará en forma automática en el mes
de diciembre de cada año.
Antes de la finalización del ejercicio financiero anual, deberá cada
responsable de Fondo reintegrar las sumas remanentes mediante
depósito correspondiente, a fin de realizar la cancelación final del fondo.
La Gerencia deberá arbitrar los medios para reponer los fondos
110
asignados a los organismos dentro de los primeros dos días hábiles del
año siguiente.
5.3.27 INTERESES Y CAPITALIZACIÓN
Devengarán intereses sobre saldos diarios, los cuales variarán de
acuerdo a las condiciones del mercado financiero, desde la fecha de su
entrega, considerándose dichos saldos los correspondientes al cierre de
operaciones contables de ese día.
El tipo de interés será fijado y publicado por la cooperativa en forma
mensual en carteleras instaladas en la misma y cualquier modificación
será dada a conocer al ahorrante con 8 días de anticipación.
Los intereses se acreditarán a las cuentas cada fin de mes.
Las cuentas con saldos menores a 10 dólares o su equivalente en
dólares, no devengará intereses.
La cooperativa enviará por lo menos 1 vez al año, un aviso de
confirmación de saldos.
5.3.28 CANCELACIÓN DE CUENTAS
Los ahorrantes podrán cerrar sus cuentas de ahorros, siempre y cuando no
existan restricciones a la cuenta, debiendo devolver a la cooperativa la libreta
respectiva. La cooperativa se reservará el derecho de cancelar cuentas de
ahorro, a través de la aplicación de cargos por no presentar movimientos
durante un período mínimo de 6 meses, notificando previamente al asociado.
111
5.3.29 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN DE
OPERACIONES
Gráfico 19. Flujograma para el proceso de contabilización de operaciones
Elaborado por: Amparo Jaramillo y el Contador.
ÁREA DE
CREDITO
ÁREA DE
DEPÓSITOS
ÁREA DE
COBRANZAS
REGISTRO
CONTABLE
REGISTRO
CONTABLE
REGISTRO
CONTABLE
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
LIBROS
LEGALES
ESTADOS
FINANCIEROS
LIBROS DEL
IVA
112
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN
El proceso de contabilidad inicia con la generación de registros contables
en cada una de las diferentes áreas o departamentos de la Cooperativa.
Estos registros contables se agrupan en el Sistema Contable.
Del Sistema Contable se generan los diferentes documentos de la
institución que sirven y permiten a la cooperativa conocer la situación
financiera y dar cumplimiento a la normativa legal como son:
Libros contables:
Libro Diario.
Libro Mayor
Libro auxiliar.
Estados Financieros.
Balance General.
Balance de Resultados.
Balance del flujo de efectivo.
Estados de cambios en el patrimonio.
Libros del IVA:
Libro de compras.
Libro de Ventas.
113
5.4 INDICADORES- C.M.I.
Es una herramienta que nos permitirá implementar la estrategia y la misión de
la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha” Ltda., a partir de un conjunto de
medidas de actuación, poniendo énfasis en la consecución de objetivos
financieros, incluyendo así los inductores de actuación futura para el logro de
objetivos planteados.
Cabe mencionar que al realizar el BSC la cooperativa de ahorro y crédito
contara con una estructura lógica de objetivos prioritarios e interrelacionados
que facilitarán la ejecución, control y tomo de decisiones oportuna.
5.4.1 E s
En este punto nos encargaremos de construir los indicadores claves que nos
indicaran si está de acuerdo a lo establecido, es primordial que estos
indicadores sean medibles para comparar y medir los avances, los cuales se
estructuraran en término de forma de cálculo en límites entre otros aspectos
primordiales.
Los indicadores serán definidos de acuerdo a las diferentes perspectivas que
se han definido en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha” Ltda.
114
PERS EJES ’S UNIDAD
C
L
I
E
N
T
E
S
Servicio de calidad
Renovación
Porcentaje Nº de operaciones de
crédito
Tiempo de
respuesta al crédito
Tiempo de respuesta al
crédito Porcentaje
Diferenciación del
servicio
Venta de nuevos
productos y servicios
financieros
Porcentaje
PERS EJES ’S UNIDAD
I
N
T
E
R
N
O
S
Gestión estratégica Indicadores Porcentaje
Alianzas
estratégicas Nuevos convenios Porcentaje
Procesos Procesos
estandarizados Porcentaje
Redes de
cooperación Nuevos proveedores porcentajes
PERS EJES ’S UNIDAD
AP
RE
ND
IZA
JE
Y
CR
EC
IMIE
NT
O Talento humano Desempeño laboral Porcentaje
Capital
Organizacional Clima laboral Porcentaje
Capital Informático Base de datos Porcentaje
Capacidades Del
Sistema
Eficiencia de la
información
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda
115
5.5 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD
5.5.1 SOCIO-CULTURAL
La Cooperativa cuenta con personal y funcionarios con mucha predisposición
para ejecutar cambios que sean necesarios y ayuden a un mejor desempeño
de la misma, debido a que los socios obtendrán beneficios como: mejor
atención, seguridad, contabilidad de su dinero, mejores dividendos, seguro
sobre sus aportaciones y gozar de los beneficios que se logren por medio de
las alianzas estratégicas.
5.5.2 ORGANIZACIONAL
Como resultado de la implementación de un modelo de control interno se
optimizará la gestión administrativa de las cooperativas de ahorro y crédito lo
cual logrará que sean más competitivas en el mercado financiero, generando
más empleo y contribuyendo al crecimiento económico de los socios con tasas
de intereses atractivas.
Se cuenta con una muy buena predisposición tanto de los empleados de la
cooperativa como de los directivos de la institución que saben que un control
interno efectivo favorece al buen desenvolvimiento, mejor optimización de los
recursos y por ende una mayor satisfacción a los clientes.
116
5.5.3 ECONÓMICO
La factibilidad en cuanto a este ámbito es aceptable a pesar de que se incurrirá
en gastos. Los funcionarios saben que es una inversión la implementación y
aceptación de un modelo de control interno por que ayudará a que sea más
competitiva acorde a las exigencias de la demanda, mejorando el proceso
administrativo, garantizando a la alta dirección disponer de información
contable y oportuna que promueva una mejor toma de decisiones.
5.5.4 LEGAL
De acuerdo a la NIA 6 y el Art. 50 de la Ley de Cooperativas, Título VI de la
Contabilidad, de la información financiera y de la auditoría. Políticas Internas de
Control exige que las cooperativas adopten políticas internas de control para
administrar prudencialmente sus riegos en función de las normas que la junta
bancaria emita para el efecto, propuesta permitirá cumplir las leyes y normas
relacionadas con el control interno.
117
5.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL SISTEMA PROCEDIMIENTO DE CONTROL
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
ACTIVIDADES
SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Presentación del sistema
Aprobación del sistema
Divulgación del sistema
Implementación del sistema
Seguimiento y control del sistema
Tabla 21. Sistema de procedimientos de control
ELABORADO POR: Amparo Jaramillo
118
CAPITULO 6:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
Con éste proyecto de Implementación de un Manual de Control Interno la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., podrá desarrollar de mejor
manera sus actividades administrativas y financieras ya sea de forma interna
entre su personal y los consejos directivos, como también se verá reflejado de
manera externa con sus socios.
Con la puesta en marcha del presente Manual en la COAC. Antorcha Ltda., se
realizará un control debido de los activos fijos y en general de todos los bienes
que posee la institución, ya que en la actualidad no existe una persona que
cumpla con las actividades como custodio de los bienes.
Debería capacitarse a todo el personal que integra la cooperativa sobre las
responsabilidades, obligaciones y atribuciones que tienen c/u de ellos en el rol
que desempeñan para detectar sus debilidades y mejorar sus servicios.
De acuerdo al análisis realizado, se determinó que todas las áreas de la
cooperativa comparten las mismas falencias, debido a que no existe un control
interno adecuado.
119
6.2 RECOMENDACIONES
Se recomienda que los directivos, empleados y los integrantes de los
consejos antes mencionados tomen la iniciativa de poner en práctica la
implementación de éste proyecto, el mismo que les permitirá obtener
beneficios importantes que se verán reflejados en el futuro éxito de ésta
financiera.
Se sugiere que se seleccione a una persona como custodio de los
bienes de la Cooperativa para que éste proporcione mayor control,
mantenimiento y orden, para dar la seguridad que requieren a los activos
fijos de la empresa.
Se recomienda que los ejecutivos y representantes de los consejos
cuenten con una serie de cualidades y virtudes como por ejemplo que
sean personas capaces, honestas, responsables, capacitadas
profesionalmente y con experiencia, ya que de esto dependerá la
realización de los objetivos planteados y el éxito de los mismos.
Se recomienda examinar y discutir con la Gerencia, los planes y
objetivos que persigue el presente Manual para que estos sean de
conocimiento de todo el personal de la cooperativa, para evitar algún
retraso en las actividades de la misma.
120
Se deben fijar normas que permitan revisar los instrumentos legales
utilizados en las operaciones que se realizan diariamente.
Se recomienda que todo el personal administrativo reciba un curso de
talento humano para brindar servicio de calidad.
121
BIBLIOGRAFIA
Andrade Fabricio. Departamento de Contabilidad, Cooperativa de Ahorro
y Crédito Antorcha Ltda.
BITTELL / RAMSEY J. Enciclopedia de Management, Editorial Océano,
Colombia, 2001.
CHIAVENATO Adalberto. Administración de los Recursos Humanos.
McGraw-Hill.-Colombia 5ta.Edición
GOMEZ Guillermo, Planeación y Organización, McGraw Hill, México,
2000.
Información remitida por las instituciones del sistema financiero.
Elaboración: Dirección Nacional de Estudios / Subdirección de
Estadísticas
PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito.
Quito, FECOAC, 2001.
WETHER William B. Jr. Resumen de Administración de Personal y
Recursos Humanos.
122
LEYES Y NORMAS
CORPORACIÓN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Ley de
Cooperativas, Quito, 2005.
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO RIOBAMBA LTDA.
Departamento de Crédito
ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO. Biblioteca
Central, Tesis y Tesinas sobre Manuales de Control Interno, 2006 y
2007.
Información remitida por las instituciones del sistema financiero.
Elaboración: Dirección Nacional de Estudios / Subdirección de
Estadísticas
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COOPERATIVAS, Provincia de
Chimborazo, Riobamba.
WEBGRAFÍA
htt:/[email protected].
htt:/[email protected].
htt:/www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf.
123
ANEXOS
FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITO
124
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
Elaborado por: Amparo Jaramillo
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
Elaborado por: Amparo Jaramillo
125
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
Elaborado por: Amparo Jaramillo
126
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
Elaborado por: Amparo Jaramillo
127
. Aplicando encuestas a clientes externos
Vista panorámica de la Cooperativa Antorcha Ltda.
128
Vista frontal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.