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Manual de organización
1
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA TULA TEPEJI
MANUAL DE ORGANIZACIÓN AREA DE PRODUCCIÓN
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE INGENIERÍA ENNEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL PRESENTA:
JOSÉ ROBERTO SÁNCHEZ JAIMES
ASESOR INDUSTRIAL ASESOR ACADÉMICO
ING. ISRAEL VASQUEZ RAMIREZGERENTE DE ACONDICIONADO
M en C ISMAEL ACEVEDO SÁNCHEZ.
Tula de Allende Hidalgo a 23 de Abril del 2013
Manual de organización
2
Agradecimientos
Doy gracias a dios por haberme permitido terminar esta etapa de mi vida y por
haberme dado la fuerza necesaria para afrontar todas las adversidades, Gracias a
todas las personas que me han apoyado a lo largo de mi vida para lograr mis objetivos
y metas, especialmente a mis padres, mis hijos y a mi esposa por haber comprendido
y alentado mis deseos de superación.
Manual de organización
3
Resumen
El presente proyecto se aplicó en la empresa Botanicals Internacional S.a. De C.v.
Con la finalidad de proporcionar un panorama general de la utilización de un manual
de organización para la mejora y optimización de las diferentes áreas y del personal
en beneficio de la mejora continua de cualquier empresa en crecimiento en la
actualidad.
Se aplico mediante el análisis de la estructura y organización actual de la empresa,
obteniendo así un diagnostico y enmarcando las debilidades y fortalezas que se
encuentran dentro y fuera de la organización.
Para tal efecto, se utilizó la metodología científica, ya que esta nos proporciona las
bases que nos permiten detectar, plantear y proporcionar las posibles soluciones a las
diferentes áreas de oportunidad que se encuentren durante el desarrollo de la
presente investigación.
Manual de organización
4
Summary
This project was implemented in the company Botanicals International Sa. De Cv. In
order to provide an overview of the use of an organization and procedures manual for
the improvement and optimization of the different areas and staff for the benefit of the
continuous improvement of any growing business today.
Was applied by analyzing the current structure and organization of the company,
obtaining a diagnosis and framing the strengths and weaknesses that are within and
outside the organization.
To this end, scientific methodology was used, since this provides the foundation that
allows us to identify, propose and provide possible solutions to the different areas of
opportunity encountered during the development of this research.
Manual de organización
5
INTRODUCCIÓN
El presente manual de Políticas y Procedimientos es un documento que se constituye
como una herramienta de apoyo para la Dirección General de las empresas en
desarrollo, para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad
y eficiencia. Son las políticas escritas que establecen líneas de guía, un marco dentro
del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos
de la dirección, según convenga a las condiciones de la Dirección; mediante el cual se
pretende lograr una visión de conjunto para su adecuada organización. Así mismo un
instrumento útil para la orientación e información al personal y suministrar a los niveles
intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones sirviendo de
base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Manual de organización
6
INDICE
NUMERAL PÁGINA
Agradecimientos
Resumen
Summary
Introducción
Antecedentes de la empresa……………………………………………………………….8
Planteamiento del problema…………………………………………………………………11
Objetivo general y objetivos específicos………………………………………………….12
Capítulo I Marco teórico………………………………………..…………………............13
1.1 El manual de organización…………..................................................................14
1.2 Contenido de los manuales de organización…………………………….……..15
1.3 Descripción de puestos……………………………………………………………..16
1.4 Los pasos en la elaboración del manual de organización…………………….19
1.5 Objetivos del manual de organización…………………………………………....25
1.6 Análisis y descripción de puestos……………………………………………...…26
Capítulo II Supuestos técnicos……………………………………………………......….34
2.1 Problema base del proyecto……………………………………………………………35
Capítulo III Propuesta de solución al planteamiento del problema………………..36
3.1 Estructura del manual…………………………………………………………………...37
3.2 Métodos utilizados para la recolección de información……………………………37
3.3 Guía de tópicos I y II …………………………………………………………………….39
3.4 Detección del problema………………………………………………………………….40
3.5 Cronograma……………………………………………………………………………….41
Capítulo IV Evaluación, análisis de resultados, producto e impacto……………..42Caratula………………………………………………………………………………………..43
Contenido……………………………………………………………………………………...44
Introducción del manual de organización……….……………………………………….45
5.1 Descripción de la organización………………………………………………………..45
5.2 Realización del producto………………………………………………………………..46
5.3 Organigrama……………………………………………………………………………...47
5.4 Área de aplicación………………………………………………………………………..50
5.5 Descripción de puestos………………………………………………………………….51
5.6 Análisis costo beneficio………………………………………………………………….81
Manual de organización
7
Capítulo V Conclusiones y recomendaciones…………………………………………82Conclusiones………………………………………………………………………………….83
Recomendaciones……………………………………………………………………………84
Anexos………………………………………………………………………………………...85Glosario……………………………………………………………………………………….86Bibliografía y fuentes de información………………...…………………………………89
Manual de organización
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ANTECEDENTES
Datos Generales de la empresa
Nombre: Botanicals Internacional S.a. De C.v.
Sector: Producción.
Servicios que ofrece: Maquila de productos de belleza.
Dirección: Av. de la Luz No. 73 Cuautitlán Izcalli, Estado de México, 54700
Parque Industrial La Luz
Área donde se realiza la estadía: Acondicionado.
Proyecto: Manual de Organización área de producción.
Asesor Industrial: Ing. Israel Vásquez Ramírez.
Cargo del asesor: Gerente de Producción.
Antecedentes de Botanicals Internacional, S. A. de C. V
Naturelle, S.A. de C.V. inició sus operaciones en 1981 con dos productos, que se
convirtieron en líderes en el mercado de tratamientos capilares, los cuales son: la
Loción Capilar THE ORIGINAL Ma. Evans y el Shampoo Herbal THE ORIGINAL Ma.
Evans.
En 1987, la línea THE ORIGINAL Ma. Evans ya era conocida por toda la República
Mexicana, y se decide lanzar la Máscara de pestañas ABUNDANCE de Ma. Evans la
cual rompió todas las marcas de ventas en las cadenas de tiendas.
En 1990, se lanza al mercado el Acondicionador Herbal THE ORIGINAL Ma. Evans y
en ese mismo año, es lanzado un Tratamiento en Shampoo ABUNDANCE Fórmula 1 y
2 para uso diario.
Es en 1992, cuando se lanza el Shampoo Infantil SURPRISE mismo que ha sido líder
en su área Infantil.
Debido a nuestro crecimiento en 1997, como una estrategia comercial, adquirimos
Aldemex con sus instalaciones en Cuautitlan con una experiencia en maquilas desde
1984 y con un área de 7,500 m2, conservando a sus principales empleados, mismos
que trabajan y han trabajado con clientes como son: Ideal Cosmetics, Gillette de
México, Colgate Palmolive, Jafra Cosmetics, Perfumería Gal (Heno de Pravia), y
Johnson & Johnson entre otros.
En el año 2001 se lanza el Shampoo Infantil Digimon con excelentes resultados en
ventas en las cadenas de autoservicio.
Manual de organización
9
A mediados del año 2002, se lanza otro Shampoo Infantil BURUNDIS con el cual se
espera romper nuevas marcas en ventas.
Es en ese mismo año que se toma la decisión de cambiar de nombre a la empresa,
con la idea de tener una empresa más fresca y jovial, denominándose ahora
BOTANICALS INTERNACIONAL.
En ese mismo año se observó que existen muchas compañías en la misma industria
que la nuestra que tienen la necesidad de maquilar sus productos con proveedores
confiables, de muy alta calidad y con un extraordinario servicio. Y se tomó la decisión
de crecer el área de Maquilas para poder dar servicio a toda la industria cosmética y
de cuidado personal.
Trabajando con extraordinaria calidad y pronta respuesta a las necesidades del
cliente, hemos logrado triplicar el tamaño de la maquila en los últimos años. Hemos
sumado a nuestra lista de clientes a compañías como Johnson & Johnson, Brut, Ego,
Coty, Puig, Alberto Culver, Stan Home, Laboratorios Senosian, BDF, L’Oreal y muchas
otras.
Botanicals Internacional tiene como objetivo principal garantizar la satisfacción de
nuestros clientes, por lo que nuestros procesos se enfocan en la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad bajo el siguiente esquema:
Figura 1. Sistema de gestión de la calidad.
Fuente: Manual de gestión de la calidad, Fabiola Mancillas Martínez 2012 página 8
CLIENTESCLIENTESRESPONSABILIDADDE LA DIRECCIÓN
GESTIÓN DELOS RECURSOS
MEDICIÓN, ANÁLISISY MEJORA
REALIZACIÓN DELPRODUCTO
PRODUCTOREQUISITOSENTRADAS
SALIDAS
SATISFACCIÓN
MEJORA CONTINUA DELSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
ACTIVIDADES QUE APORTAN VALORFLUJO DE INFORMACIÓN
Manual de organización
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VISIÓN
Ser una industria líder en desarrollo y manufactura de artículos para el cuidado
personal, así como de otros artículos basados en la filosofía de hacer bien las cosas
desde la primera vez con personal capacitado que aplique los niveles de calidad
requeridos.
POLÍTICA DE LA CALIDAD
El compromiso de Botanicals Internacional, es entregar a nuestros clientes productos
que le brinden satisfacción y confianza, asegurando la calidad en los procesos y
productos con la implementación del sistema de gestión de calidad.
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Que el personal esté entrenado de acuerdo a las capacitaciones desarrolladas del
puesto a desempeñar así como los cursos de las herramientas que le ayudarán a
hacer un mejor trabajo, mejorar su comunicación, relaciones personales y familiares
con el fin de saberse competentes y valiosos dentro de la empresa.
Verificar que el personal entrenado desempeñe su puesto de acuerdo a lo enseñado y
utilice las herramientas proporcionadas de mejoramiento del personal,
Corregir al personal identificado en el que existan deficiencias utilizando diversas
técnicas de estudio y manejo de aptitudes.
Que lo producido desde el principio cumpla con los estándares de calidad del cliente
Que el producto que llegue al cliente cumpla con sus especificaciones.
Que las no conformidades derivadas de auditorías internas y externas así como quejas
del cliente, sean atendidas, evaluadas y corregidas para su mejora.
Infundir en todo el personal la Política de la Calidad, con el objetivo de que las
actividades bajo su cargo sean realizadas de manera responsable y comprometida con
nuestros clientes.
Lograr la lealtad del cliente midiendo su satisfacción a través de técnicas cuantitativas
y cualitativas para así encaminar los pasos de la empresa hacia el cumplimiento de
sus necesidades.
Manual de organización
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Planteamiento del problema.
La empresa Botanicals Internacional, es un empresa que se encuentra en un proceso
de expansión y crecimiento, ante tal situación, algunos de sus procedimientos
necesitan ser analizados y ajustados al nuevo modelo de organización que representa
el crecimiento de la misma.
Durante el presente proyecto, se ha detectado la ausencia de manuales y perfiles de
puesto, lo cual representa una problemática que puede desembocar en tener al
personal equivocado en el área equivocada, generando de esta manera que las
diferentes áreas de la organización funcionen con deficiencias y la transición del
crecimiento de la empresa se vea frenado y avance con lentitud ante la resistencia al
cambio por parte del personal.
La problemática actual de la empresa está causando conflictos en la producción, ya
que al estar creciendo y teniendo una mayor demanda de parte de los clientes, no
cuenta con la capacidad necesaria en cuanto a la fabricación de gráneles y abasto de
materiales para la maquila de los productos en tiempo y forma, y esto a su vez
desemboca en un retraso en el cumplimiento de las órdenes de compra. Es por eso
que se necesita analizar y revisar los procedimientos y perfiles de puestos del
personal empezando por el departamento de producción.
Justificación.
El presente proyecto proporcionara una visión general de un modelo de organización y
procedimientos en beneficio de la mejora continua, así como la optimización del
funcionamiento de las diferentes áreas mediante un manual de procedimientos y
perfiles de puestos.
Los principales beneficiados serán los directivos de la empresa, sin embargo cada
área de la organización tendrá un mejor funcionamiento, así como el personal en
general se sentirá más identificado con la organización y se reducirá el índice de
rotación del personal.
Manual de organización
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Se prevé cambiar la visión con que cuenta el personal de la empresa a cerca de los
cambios que se necesitan realizar ante la expansión y crecimiento de la organización,
y los resultados pueden o no aplicarse a criterio de los directivos e interesados en
optimizar el funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa.
Es en beneficio de cualquier empresa que se encuentre en expansión y crecimiento
para tener un mejor control de sus procedimientos, optimización de las áreas y
adquisición del personal adecuado, encaminado a la mejor y más rápida transición del
cambio entre el tamaño de una empresa
Objetivo General.
Ubicar el perfil adecuado en el área de producción, mediante la elaboración de un
manual de organización que permita proporcionar una visión general de los beneficios
que se obtienen con este tipo de herramientas administrativas.
Objetivos específicos.
Se elaborara un manual de organización para la optimización del área de
acondicionado y el planteamiento de los perfiles de puestos de la misma.
Se realizara mediante la utilización de la metodología descriptiva la cual nos
proporciona las herramientas necesarias para la identificación, planteamiento y
brindar las posibles soluciones a la problemática encontrada dentro de la
organización.
Optimizar el rendimiento del personal y lograr su mejor desempeño así como la
ubicación del personal adecuado en el puesto adecuado.
Manual de organización
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Mercado (2008) define el manual de organización como; Es un documento oficial
cuyo propósito es escribir la estructura de funciones y departamentos de una
institución, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro de
dicha institución.
Los manuales de organización constituyen el ordenamiento metódico de las reglas que
deben seguirse para la realización de las actividades en cada departamento.
Un manual departamental debe ser confeccionado con hojas intercambiables, de
manera que se facilite el remplazo inmediato de las instrucciones que dejan de regir
por resolución directiva.
El manual de organización suele contener:
1. Los objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y
los de las secciones básicas que éste comprende.
2. Las políticas y algunas normas muy generales, tanto de la empresa como del
departamento respectivo.
3. El organigrama o carta de organización general y del departamento al que se
refiera el manual.
4. La reglamentación precisa de los aspectos que requiere la coordinación
interdepartamental, en forma que se facilite y haga eficiente la administración, y
se reduzcan al mínimo los conflictos.
5. La definición precisa de la autoridad y responsabilidad de cada jefe: su sistema,
tipo, límites, elementos, etc.
6. Los análisis de puestos de los jefes de departamento o sección.
7. La representación grafica de los procedimientos y trámites más importantes y
usuales dentro del departamento, a base de gráficas de proceso y de flujo,
establecida mediante una adecuada planificación.
Este tipo de manual contiene información detallada y actualizada referente a las
atribuciones, la estructura orgánica, las funciones de las unidades administrativas, los
niveles jerárquicos, los sistemas de comunicación y coordinación, los grados de
autoridad y responsabilidad, y la descripción de puestos; además se complementa con
organigramas que representan en forma esquemática la estructura de su organización.
Manual de organización
15
Contenido de los manuales de organización.
Identificación. Todo manual de organización de registrar en primer término, el
nombre del organismo o la unidad administrativa a que se refiere, la aclaración
de si se trata de un manual de organización general o especifico, y el lugar y la
fecha de su elaboración.
Directorio. Consiste en la relación de los funcionarios y de los cargos que
éstos ocupan dentro de la estructura de organización de una entidad o unidad
administrativa, lo cual facilita la comunicación entre ellos y otros funcionarios.
Prologo. Explicación de los propósitos que se pretenden cumplir a través del
manual, del ámbito de su aplicación, de la ocasión en que se elabora o se
efectúa la última revisión; asimismo, mención de las unidades administrativas
que participan en su elaboración, y demás consideraciones y observaciones
que se juzguen pertinentes.
Antecedentes históricos. Breve descripción de las razones o causas que
dieron origen a la entidad y mención de la información sobresaliente en su
desarrollo y evolución.
Estructura orgánica. Relación ordenada y sistemática de los principales
cargos y las unidades administrativas adscritas a éstos; todo codificado en tal
forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y las relaciones de
dependencia.
Organigrama. Representación gráfica de la estructura de la organización en la
que se muestran los principales cargos y las unidades administrativas de la
entidad. Los organigramas que se refieren a una unidad administrativa en
particular, deberán mostrar los principales puestos que la integran.
Descripción de funciones. Relación de las funciones que corresponden a
cada uno de los principales cargos y a las distintas unidades administrativas.
Cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular, esta
descripción corresponde a las actividades que integran cada uno de los
puestos.
Manual de organización
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DESCRIPCIÓN DE PUESTO.
1. Encabezado.
a) Nombre del puesto: Director general de la compañía.
b) Clave del puesto: D-00001.
c) Unidad administrativa: Oficinas centrales de administración.
d) Está subordinado a: El consejo de administración.
e) Sus subordinados: 1) Subdirector general; 2) Gerente de finanzas; 3)
Contralor general; 4) Director de asesoría jurídica; 5) Director de
producción.
2. Descripción del puesto.
a) Primer nivel de la plana mayor
b) Responsable de la aprobación de presupuestos de operación,
inversiones, planificación del crecimiento de la empresa y de las
políticas y estrategias generales de la misma
3. Actividades.
a) De planeación de las políticas y estrategias generales de la empresa;
del presupuesto general de las inversiones de la compañía; del
crecimiento de la empresa; de las campañas promocionales; del
financiamiento; del desarrollo de ejecutivos; de la diversificación de la
empresa; de la formulación del plan maestro de la empresa y de otras
actividades que se deriven de sus obligaciones con el consejo de
administración.
b) De organización de los cambios en la estructura de organización; de los
informes al consejo de administración y la asamblea de accionistas; de
los sistemas y procedimientos de control; de los sistemas de
producción, y de más relativos a su campo de decisión.
c) De dirección. Supervisión del plan maestro de la empresa; de las
políticas y estrategias de la compañía; de la aplicación de los fondos y
de las inversiones de la empresa; de las relaciones con los sindicatos;
de lo relacionado con las actividades y el tramo de decisión de la
empresa.
Manual de organización
17
d) De control del pago de las obligaciones de la empresa; de la distribución
y pago de las utilidades; de la aplicación correcta de los presupuestos;
de las desviaciones y ejecución de los planes; de las actividades de los
ejecutivos y otras derivadas de los sistemas y procedimientos
administrativos.
4. Responsabilidades y autoridad.
a) Autoridad. El director general tendrá autoridad plena en los siguientes
casos: 1) Nombramiento de los ejecutivos y personal que considere
necesario para las operaciones de la empresa; 2) Para implantar los
sistemas y procedimientos de toda la empresa; 3) Para establecer
acuerdos con los sindicatos en lo relativo a sueldos y salarios, así como
prestaciones de orden contractual; 4) Remover, despedir o aplicar las
sanciones correspondientes al personal de la empresa, ejecutivo u
operativo; 5) Otorgar gratificaciones o sobresueldos, que no excedan su
percepción mensual, al personal de la alta dirección; 6) Fijar
compensaciones sobre el sueldo al personal ejecutivo o de supervisión
cuando lo considere adecuado; 7) Contraer deudas a nombre de la
empresa cuando éstas sean para respaldar las operaciones de la
misma, siempre y cuando no excedan de diez millones de pesos
anuales (un monto mayor queda fuera de su discrecionalidad); 8)
Aprobar los presupuestos de todas las áreas de la empresa; 9) Otras
que expresamente le fije el consejo de administración.
b) Responsabilidad. El director general será responsable de cualquier acto
que repercuta legalmente contra la empresa en tanto sea el
representante legal de la misma y, en los términos de su contratación,
tendrá la responsabilidad de: 1) Asegurar que se apliquen los
presupuestos aprobados; 2) Mantener informar al consejo de
administración de la empresa sobre las utilidades de la misma; de los
avances de los programas de las deudas y obligaciones contraídas por
la empresa; 3) Investigar las oportunidades para el desarrollo futuro de
la empresa; 4) Investigar lo concerniente a mejorar las condiciones de
productividad de la empresa; 5) Establecer las políticas, normas y
Manual de organización
18
estrategias generales de la empresa; 6) Mantener buenas relaciones
con: todas las dependencias gubernamentales que tengan relación con
las actividades de la empresa; con industriales del ramo y con aquellos
que tengan relación directa o indirecta con las operaciones de la
compañía; con los ejecutivos y los sindicatos de la misma y; 7) Cuidar el
cumplimiento de las operaciones y actividades de la empresa.
5. Nivel de coordinación.
a) Coordina con el presidente del consejo de administración; para: fijar las
políticas y estrategias generales de la empresa; discutir y-o aprobar, en
su caso, el presupuesto anual de la compañía; discutir y-o aprobar los
planes y-o programas a corto y largo plazo de la empresa; discutir y-o
aprobar modificaciones a la estructura de organización; informar de los
avances y problemas generales de la empresa.
b) Coordinar con el subdirector general de la compañía; para: analizar,
revisar, informar, decidir o establecer sobre los planes y programas de
la empresa; conocer los resultados de la gestión del subdirector y de las
áreas a su cargo; revisar los resultados de las políticas y estrategias de
la empresa; y otros derivados de sus funciones.
c) Coordina con el contralor de la empresa; etc.
Observaciones: Al director general le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el consejo de administración lo considere pertinente.
Manual de organización
19
LOS PASOS EN LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.
El primer paso debe ser nombrar la comisión encargada de llevar a cabo el diseño del
manual. Para efectos didácticos, supondremos que se ha decidido que sea usted
mismo el encargado de dirigir la elaboración del documento que nos ocupa. Así, los
pasos propiamente dichos serán los siguientes:
1. Decidir sobre el contenido del manual.
2. Recopilar la información relativa a cada aspecto del contenido.
3. Clasificar la información recopilada.
4. Redactar la versión preliminar del manual.
5. Procurar la opinión de los dirigentes departamentales sobre la versión
preliminar.
6. Redactar la versión definitiva.
7. Decidir sobre las características externas del manual.
8. Publicar y difundir el manual entre los interesados.
9. DECIDIR SOBRE EL CONTENIDO DEL MANUAL.
El manual de organización debe incluir, por lo menos, los siguientes elementos:
La caratula. Ésta contiene básicamente dos datos: el título del documento y el nombre
de la organización, sin importar el orden. Ejemplo:
Dirección de proyectos especiales
Manual de Organización
La portada. Además de los datos incluidos en la carátula, pueden aparecer en la
portada otros que se consideren importantes para dar formalidad al documento.
Ejemplo:
Dirección de Proyectos Especiales
Manual de Organización
Preparado por el Comité Mixto de Organización
Aprobado por el Consejo Directivo
Enero de 1980
Manual de organización
20
La lista de contenido. A través de ésta el lector debe darse una idea rápida y precisa
del contenido del documento. Deben incluirse aquí solamente los encabezados
primarios y secundarios. Ejemplo:
Introducción
1. Descripción de la organización.
1.1. Propósitos.
1.2. Datos históricos.
1.3. Relación con el medio.
1.4. Perspectivas.
2. Estructura de la Organización.
2.1. Funciones institucionales.
2.2. Organigrama.
3. Análisis de puestos.
3.1. Descripción de puestos.
3.2. Especificación de atributos
El cuerpo del documento. Ésta es la parte sustancial del manual de organización.
Sin embargo, no debe abusarse en la extensión de los puntos desarrollados en esta
parte. Sin sacrificio de la claridad, debe tratarse de ser breve en cada uno de los
puntos tratados.
Anexos o apéndice. En ocasiones se considera conveniente, y hasta
indispensable, hacer del conocimiento público algunos papeles importantes
relacionados con el funcionamiento de la organización (decreto de fundación, actas
de constitución, distinciones especiales, etc.). Todos estos documentos pueden
incluirse, sin distraer la atención de los lectores, en esta sección de anexos.
Es imperativo que este primer paso de la elaboración del manual de organización
se lleve a cabo con el máximo de cuidado posible, ya que servirá de marco de
referencia indispensable para los pasos 2, 3, 4 y 7.
Manual de organización
21
RECOPILAR INFORMACIÓN EN RELACIÓN CON CADA ASPECTO DELCONTENIDO.
Éste es, sin lugar a duda, el paso más laborioso en el diseño del manual de
organización. Consiste, en primer término, en reunir toda aquella información que
se ha producido a lo largo de toda la vida de la institución, y de la cual existen
registros. Los archivos de la institución son, para este efecto, la principal fuente de
información. De ellos se obtendrán copias de documentos, tales como actas
constitutivas, memorias e informes periódicos, manuales de funcionamiento previo,
reglamentos internos, planes y proyectos y, en fin, todos aquellos que guarden
relación con la naturaleza y funcionamiento, pasado y presente, de la institución.
En ocasiones será necesario recurrir a fuentes externas de información,
particularmente a organismos surgidos de una institución que, debido a una
enérgica expansión, han tenido que reorganizarse en instituciones pequeñas para
lograr mayor eficiencia.
Seguramente la información recopilada en los archivos de la institución y fuera de
ella no será suficiente para elaborar un manual completo y actualizado. De aquí
que, en segundo término en este paso, deberá recurrirse a las fuentes vivas de
información: los jefes de las unidades departamentales y otras personas
autorizadas, dentro y fuera de la organización. La entrevista y el cuestionario escrito
han probado ser los instrumentos más eficaces para este fin. Con objeto de obtener
información veraz y oportuna de parte del personal indicado para hacerlo, será
conveniente aclarar para qué se utilizará.
Un buen manual de organización es, generalmente, de beneficio para todos los que
tienen alguna relación con la institución. Sin embargo, este hecho debe enfatizarse
de alguna manera antes de solicitar la información para su elaboración.
CARTA DE ACTIVIDAD.
En las cartas de actividad se indica en una forma general el trabajo que debe
desarrollar cada uno de los encargados de las unidades orgánicas.
Describen un conjunto de labores que son necesarias para alcanzar un objetivo
determinado, aunque su desempeño se realice por varias personas y no por una
sola. Consigna, pues, las actividades para lograr un objetivo, y las divide entre las
personas que participan en su logro. Su obtención puede corresponder a una o
varias unidades de organización, según la amplitud de los objetivos que cubra.
Manual de organización
22
Estas cartas muestran, en el lado izquierdo, las acciones que es necesario realizar
para alcanzar el objetivo y, en el derecho, el departamento, la división, sección y
puesto encargados de realizarlo.
Son un valioso instrumento administrativo que sirva para analizar las labores de
pequeños grupos (entre cinco y quince personas, cuyas labores están íntima y
normalmente relacionadas). Además sirven para explicar la distribución metódica
del trabajo y las relaciones que existen dentro del grupo.
TABLA 1: CARTA DE ACTIVIDADES.Objetivo: Producción de artículos que llenen los requisitos del consumidor
Acciones ObligacionesPrincipales. Secundarias. Departamento División,
sección.Puesto
1.- Diseño yprueba deproductos.
Producción. Vicepresidentede producción.
1.1 Investigación yplaneación del diseñoy proceso general quese quiere.
Ingeniería. Ingeniero en jefe
1.2 Conducir unestudio a fondo, paraver si los productosllenan los requisitoscomerciales deeficiencia ypresentación
Creación deproductos.
Ingeniero acargo deldesarrollo deproductos.
2.- Producciónde artículosaprobados.
Producción. Vicepresidentede producción.
2.1. Determinar elproceso demanufactura conatención especial aprecio y calidad.
Procesos deproducción.
Gerente deprocesos deproducción.
Administración aplicada teoría y práctica primera parte, Mercado H Salvador, Limusa
novena impresión 1999, pagina 375.
Manual de organización
23
VENTAJAS DE LAS CARTAS Y MANUALES DE ORGANIZACIÓN.
Una ventaja consiste en que cada una de las actividades que deben desarrollarse
dentro de la empresa se encuentra en una forma descriptiva y objetiva. Además, como
ya lo indicamos, tanto las cartas como los manuales fijan metas para la empresa.
Figura 1.2. Ejemplo de organigrama.
Línea importante Tipo B, con cuadrosde comunicación para poner el cargo Forma de representar
o título de la función comités.y la lista de actividades x x x x x x x x x x x x x x x x x
Principales.
Forma de representarAsesorías.
Línea importante de comunicación.
x x x x x x Forma de representar comités.
Forma de representar asesorías.
Administración aplicada teoría y práctica primera parte, Mercado H Salvador, Limusa
novena impresión 1999, pagina 375.
Manual de organización
24
Otra ventaja que permite definir exactamente las responsabilidades de cada puesto y
la relación con los restantes, así como señalar exactamente su grado y tipo de
autoridad. Esto se debe a que se auxilian de cuadros y gráficas, los cuales permiten
lograr una definición adecuada; y sólo mediante ésta una organización puede recibir
tal nombre.
Los manuales ayudan a deslindar y diferenciar perfectamente los latos niveles de la
organización, mismos que son, precisamente, los más difíciles de definir, en virtud de
estar representados por actividades complejas; las labores que se realizan en la parte
baja de la escala, por el contrario, encuentran frecuentemente definiciones aceptables
en instrucciones para operar máquinas, métodos, etc.
El manual puede utilizar las técnicas de análisis y evaluación de puestos, si existen; o,
en caso contrario, servirles de base. Dichas técnicas de una unidad determinada de
trabajo, y también valorizan las aportaciones del encargado de realizarlo, así ciertas
condiciones en las que se desempeña el trabajo.
Manual de organización
25
Objetivos del manual de organización.
Objetivos:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica y
administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y
detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo, recursos y esfuerzos en la ejecución del
trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y selección del personal.
Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas unidades.
Propiciar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, financieros,
materiales y tecnológicos.
Identificar los procedimientos vitales, es decir, los procedimientos que
agregan valor a la organización para documentarlos e institucionalizarlos.
El propósito del manual es para obtener información detallada, ordenada, sistemática
e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre
políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en la empresa Botanicals Internacional S.a. de C.V.,
sirviendo de consulta e inducción a todo el personal para la debida y correcta
realización de las actividades en el área de producción.
Manual de organización
26
Centro de tesis, documentos, publicaciones y recursos educativos México 2012.
Disponible desde internet en:
http://www.monografias.com/trabajos94/descripcion-y-analisis-puestos/descripcion-y-analisis-puestos.shtml
Sonnia A. Heredia G, 25 de marzo de 2013 16:52 hrs.
ANALISIS DE PUESTOS: El análisis de puestos pretender estudiar y determinar los
requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado
desempeño. Por medio del análisis los puestos posteriormente se valoran y se
clasifican para efectos de comparación.
CUESTIONARIO: El cuestionario debe ser elaborado por un analista de puestos en
función de los factores de análisis. Con el cuestionario el analista de puestos tiene
toda la información necesaria sobre cada uno de los puestos de la organización.
DESCRIPCION DE PUESTOS: Muestra la relación de la tareas, obligaciones y
responsabilidades del puesto.
ENTREVISTA: Consiste en obtener datos relativos al puesto que desea analizar por
medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o su jefe inmediato.
FACTORES DE ANALISIS: Los factores de análisis funcionan como puntos de
referencia que permiten estudiar de manera objetiva una gran cantidad de puestos.
Constituyen verdaderos instrumentos de medición de acuerdo a la naturaleza de los
puestos que existen en la entidad. Los factores son:
Requisitos intelectuales
Requisitos físicos
Responsabilidades adquiridas
Condiciones de trabajo.
METODOS MIXTOS: Son combinaciones ecléticas de dos o más métodos de análisis.
PUESTO: Se puede definir como una unidad de la organización y responsabilidades
que lo separan y distinguen de los demás puestos. Estas obligaciones y
responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el puesto y proporcionan
los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de los objetivos de una
organización.
Manual de organización
27
Nociones fundamentales en el concepto de puesto
El concepto de puesto, igual que el concepto de departamento, es un subproducto del
modelo burocrático de administración. Es la consecuencia del método cartesiano y de
la división del trabajo organizacional que imperó durante casi toda la era industrial.
Dentro de la concepción burocrática, términos tales como puestos o departamentos
son definidos, inmutables y permanentes, debido a que no se toman en cuenta los
cambios ambientales y la necesidad de adaptación de la organización al mundo de los
negocios, razones estás por las que muchas organizaciones exitosas sustituyen ahora
sus departamentos multifuncionales. ¿Cuál es la razón? Sencilla: flexibilidad, agilidad,
integración, coordinación e innovación. En la era de la información, al parecer, el
concepto de puesto tiene ya los días contados.
¿Qué es puesto? Se puede definir como una unidad de la organización y
responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos. Estas
obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el puesto y
proporcionan los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de los
objetivos de una organización.
Básicamente, tareas o responsabilidades “son los elementos que componen una
función de trabajo y deben ser realizados por el ocupante”. Las diversas fases del
trabajo constituyen el puesto completo. De este modo, un puesto, “es el conjunto de
todas aquellas actividades desempeñadas por una única persona, que pueden ser
consideradas en un concepto unificado y que ocupan un lugar formal en la
organización”.
Descripción y análisis de puestos
Descripción de puestos: es un proceso que consiste en enunciar las tareas o
responsabilidades que lo forman y lo hacen distinto a todos los demás puestos que
existen en la organización. Así mismo, su descripción es la relación de las
responsabilidades o tareas del puesto (lo que hace el ocupante), la periodicidad de su
realización (cuándo lo hace), los métodos que se emplean para el cumplimiento de
esas responsabilidades o tareas (cómo lo hace) los objetivos (por qué lo hace). Es
básicamente la enumeración por escrito de los principales aspectos significativos del
puesto y las obligaciones y responsabilidades adquiridas.
Manual de organización
28
Análisis de puestos: Una vez hecha la descripción, sigue el análisis de puestos, en
otras palabras, una vez identificado el contenido (aspectos intrínsecos), se analiza el
puesto en relación con los aspectos intrínsecos, es decir, en la relación con los
requisitos que el puesto impone a su ocupante. Aunque íntimamente relacionados en
sus propósitos y los procesos de obtención de información, la descripción de puestos y
el análisis de puestos son dos técnicas perfectamente distintas. Mientras la
descripción se preocupa por el contenido de puesto, el análisis de puestos pretende
estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto
exige para su adecuado desempeño
Estructura de análisis de puestos
El análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a
cualquier tipo o nivel de puestos:
1. Requisitos intelectuales: Comprenden las exigencias del puesto por lo que se
refiere a los requisitos intelectuales que deben tener el ocupante para poder
desempeñar adecuadamente el puesto. Entre los requisitos intelectuales están
los siguientes factores de análisis:
Escolaridad indispensable
Experiencia indispensable
Adaptabilidad del puesto
Iniciativa requerida
Aptitudes requeridas
2. Requisitos físicos: comprende la cantidad y continuidad de la emergía yd el
esfuerzo físico e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan.
Consideran también la complexión física que debe tener el ocupante para el
desempeño adecuado del puesto. Entre los requisitos intelectuales están los
siguientes factores de análisis:
Esfuerzo físico requerido
Concentración visual
Destrezas o habilidades
Complexión física requerida
Manual de organización
29
3. Responsabilidades adquiridas: consideran las responsabilidades que además
del desempeño normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en
relación con la supervisión directa de sus subordinados, de material, de las
herramientas o equipo que utiliza, el patrimonio de a la empresa, el dinero, los
títulos o documentos, etc. Comprenden por responsabilidades por:
Supervisión del personal
Material, herramientas o equipo
Dinero, títulos o documentos
Relaciones internas o externas.
Información confidencial.
4. Condiciones de trabajo: comprenden las condiciones del ambiente y los
alrededores en que se realiza el trabajo, lo hace desagradable, adverso o sujeto
a riesgos, exige del ocupante una dura adaptación, a fin de conservar la
productividad y el rendimiento en sus funciones. Evalúan el grado de adaptación
de la persona al ambiente y el equipo de trabajo para facilitarle su desempeño.
Comprende los factores de análisis siguientes:
Ambiente de trabajo
Riesgos de trabajo
a) Accidentes de trabajo
b) Enfermedades profesionales
Características, ventajas y desventajas de la observación directa
Características:a. La obtención de datos sobre un puesto se hace mediante observación visual de
las actividades del ocupante del puesto, realizada por el analista especializado.
b. Mientras que la participación que tiene el analista en la obtención de los datos es
activa, la participación del ocupante es pasiva
Ventajasa. Veracidad en los datos obtenidos
b. No requiere la paralización del ocupante del puesto
c. Método ideal para puestos sencillos y repetitivos
Manual de organización
30
d. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del u
de puestos (¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿para qué lo hace?)
Desventajas:a. Costo elevado, pues para que el método sea completo se requiere de un tiempo
prolongado en el análisis de puestos.
b. La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del
puesto, no permite la obtención de datos verdaderamente importantes para el
análisis.
c. Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.
Características, ventajas y desventajas de la entrevista
Características:a. La obtención de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con
preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto.
b. La participación es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la
obtención de los datos.
Ventajas:a. Obtención de los datos del empleado a través de las personas que mejor lo
conocen.
b. Posibilidad de discutir y aclarar todas la dudas.
c. Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona mayor resultado en el
análisis, debido a la obtención estandarizada y racional de los datos.
d. No tiene contraindicaciones: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.
Desventajas:a. Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal,
que resultan en una falta de comprensión y o aceptación de sus objetivos.
b. Posibilidad de una confusión ente opiniones y hechos.
c. Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.
d. Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y paralización
del trabajo del ocupante.
Manual de organización
31
Características, ventajas y desventajas del cuestionario
Características:a. La obtención de datos sobre el puesto se realiza por medio del llenado de un
cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el análisis de
puestos.
b. Mientras la participación del analista de puestos en la obtención de los datos
(llenado del cuestionario) es pasiva, la participación del ocupante es activa
(quien lo contesta)
Ventajas.a. El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus
jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión
más amplia del contenido de sus características, además de contar con la
participación de vari s niveles.
b. Es el método más económico para el análisis de puestos.
c. Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los
ocupantes de los puestos, contestando por ellos y devuelto con la relativa
rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos para el análisis de puestos.
d. Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, si afectar el tiempo y las
actividades de los ejecutivos.
Desventajas:a. El cuestionario está contraindicado para puesto de bajo nivel de los cuales los
ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
b. Exige planeación y realización cuidadosa-
c. Tiende a ser superficial y distorsionada.
Posibles métodos mixtosLos métodos mixtos más utilizados son:
a. Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este último llena el
cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario
como referencia.
b. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar
los datos obtenidos.
c. Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
d. Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
e. Cuestionario y observación directa, ambos del mismo ocupante.
Manual de organización
32
f. Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, entre otros.
Etapas de análisis de puestosEtapa de planeación:Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el análisis de puestos. Es una
etapa de trabajo de escritorio y de laboratorio. La planeación del análisis de puestos
exige los siguientes pasos:
1. Determinar los puestos a describir, analizar e incluir en el programa de análisis.
2. Elaborar el organigrama de puestos para ubicarlos
3. Elaborar el cronograma de trabajo
4. Elegir el o los métodos de análisis a emplear
5. Seleccionar los factores de análisis, lo cual se hace con base en dos criterios
conjuntos:
a. Criterio de la generalidad: los factores de análisis debe estar presentes en la
totalidad o por los menos en 75% de los puestos a estudiar, para que se
puedan comparar las características ideales a los ocupantes.
b. Criterio de la variedad o discriminación: los factores de análisis deben varias
de acuerdo al puesto. Es decir no pueden ser constantes ni uniformes.
6. Dimensionar los factores de análisis
7. Graduar los factores de análisis.
Etapa de preparación:Es la etapa en la que se preparan las personas, los esquemas o los materiales detrabajo, a saber:
1. Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, que
conformarán el equipo de trabajo.
2. Preparación del material de trabajo (formularios, impresos, materiales, etc.)
3. Preparación del ambiente (aclarar a la dirección, gerencia, supervisores y a todo
el personal involucrado en el programa de análisis de puestos)
4. Obtención de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que van a
analizar, relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc.,
utilizados por los ocupantes de los puestos)
Manual de organización
33
La etapa de preparación puede realizarse en forma simultánea a la etapa de
preparación.
Etapa de preparación:Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a los puestos que se van a
analizar y en la que se redacta e análisis:
1. Obtención de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis
elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato.
2. Selección de datos obtenidos
3. Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos.
4. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la
ratifique o la rectifique.
5. Redacción definitiva del análisis de puestos.
6. Presentación de la redacción definitiva del análisis de puestos, para la
aprobación.
Objetivos de la descripción y análisis de puestos1. Obtener apoyo económico para la elaboración de anuncios, demarcación del
mercado de mano de obra, donde s debe reclutar, etc., que es la base para el
reclutamiento del personal.
2. Determinar el perfil del ocupante del puesto, con lo cual se aplicará la batería
adecuada de exámenes, que es la base para la selección de personal.
3. Obtener el material necesario para el contenido de los programas de
capacitación, que es la base de la capacitación del personal.
4. Determinar mediante la valuación y clasificación de puestos, los niveles
salariales de acuerdo con la importancia relativa de los puesto dentro de la
organización y del nivel de los salarios en el mercado de trabajo, que es la base
del administración de sueldos y salarios.
5. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño
y del mérito funcional.
6. Servir de guía tanto al supervisor en el trabajo con sus subordinados, como el
empleado en el desempeño de sus funciones.
7. Proporcionar información para la higiene y seguridad industrial, con objeto de
minimizar la insalubridad y el peligro en determinados puestos.
Manual de organización
35
PROBLEMA BASE DEL PROYECTO
Botanicals internacional comenzó y cuenta actualmente con una organización de tipo
familiar, sin embargo, con el paso de los años ha tenido un crecimiento relevante en
cuanto a la capacidad de producción y el aumento de su cartera de clientes en el ramo
de la maquila de productos de belleza se refiere.
Esto trae como consecuencia que muchos de sus procesos y procedimientos tienen
que adaptarse al crecimiento de la misma, y es precisamente en esta parte donde se
enfoca nuestro proyecto, se ha podido observar que no se cuenta con manuales de
organización en los diferentes departamentos, es por ello que se ve afectada la parte
de reclutamiento y selección de personal, ya que al no contar con perfiles de puestos,
se corre el riesgo de colocar a los empleados de nuevo ingreso en los puestos
equivocados.
Esta situación puede traer consigo diferentes consecuencias que afectan de forma
significativa a la organización, desde la falta de identificación de los empleados con la
empresa, el desconocimiento de las actividades concretas que debe realizar en su
puesto y terminar por aprender de forma empírica, los robos hormiga, el desperdicio
de recursos humanos y materiales, el alto nivel de rotación del personal, etc.
Se pretende ayudar a resolver estos problemas mediante la elaboración de un manual
de organización, el cual proporcione una visión de los beneficios que este tipo de
herramientas administrativas traen consigo entre las que se encuentran:
a) Disminuir la improvisación y los errores.
b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la
organización.
c) Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo.
d) Ser documentos de consulta.
e) Vincular la realidad con los procesos documentos.
f) Emprender acciones de mejora.
Manual de organización
37
La estructura del presente manual es de la siguiente manera:
Identificación.
Directorio.
Introducción.
Antecedentes históricos.
Estructura orgánica.
Organigrama.
Perfiles y descripción de puestos.
El presente manual se enfocara en el área de producción específicamente, como
sugerencia, este tipo de manuales deben extenderse y abarcar todas y cada una de
las áreas de la organización.
METODOS UTILIZADOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN SELLEVO A CABO POR MEDIO DE INSTRUMENTOS CUALITATIVOS, ENESTE CASO.
Observación:
Mediante la observación en el área de producción se ha detectado la promoción de
personal sin un análisis, aprobación de recursos humanos o algún filtro que permita
saber si las personas son adecuadas para los puestos a los que son asignados.
En el caso de las contrataciones, existe personal en la empresa que renuncia de
manera voluntaria y después reingresa a la planta en el área de su elección si en ese
momento es requerido personal para el área que solicita la vacante, es decir, del área
de producción pueden saltar al área de almacén, fabricación o en puestos como
Patinero, empacador de calidad, operador, casi sin ningún problema.
Manual de organización
38
Entrevista:
Se ha entrevistado a diferentes personas en el área de producción de acuerdo a la
preguntas presentadas en la guía de tópicos y se ha detectado que los empleados no
saben con exactitud cuál es su función dentro de la empresa y no reciben como parte
de su capacitación e inducción algún manual que describa sus funciones, esto trae
como consecuencia que las actividades que van a desempeñar prácticamente sean
aprendidas e manera empírica y mediante la observación e imitación de los que los
demás hacen, mas no están seguros de que esa sea la forma correcta de realizar las
actividades propias del puesto que les fue asignada.
La segunda situación detectada mediante la entrevista es que algunas de las personas
que aquí laboran e incluso las que cuentan con varios años de antigüedad no saben
cuál es el nombramiento del puesto que llevan desarrollando durante varios años.
Manual de organización
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Aguilar-Morales, J.E. (2010) Formato y cuestionario para elaborar el análisis depuesto. Network de Psicología Organizacional. México: Asociación Oaxaqueña dePsicología A.C. Disponible desde internet en:
http://www.conductitlan.net/psicologia_organizacional/formato_y_cuestionario_para_elaborar_el_analisis_puesto.pdf
GUÍA DE TOPÍCOS I.- DESCRIPCIÓN DEL PUESTO1.- ¿Cuál es el nombre de la institución en la que labora?
2.- ¿Cuál es puesto o la función que desempeña y la posición del que ocupa dentro de
la organización?
3.- ¿Existe algún código que tenga asignado su puesto?
4.- ¿Cuál es el nivel salarial que tiene asignado su puesto?
5.- ¿A quién reporta usted los resultados de las actividades que realiza?
6.- ¿A quién supervisa usted en sus labores?
7.- ¿Con quién tiene que mantener comunicación como parte de su trabajo dentro y
fuera de la empresa?
8.- ¿Cuánto es su ingreso mensual?
9.- ¿Qué tipo de funciones desempeña de dirección, de coordinación u operativas?
10.- ¿En qué horario desempeña usted sus actividades?
11.- ¿En qué lugar desempeñara usted sus funciones?
12.- ¿Cuál es la función o funciones generales que usted desempeña dentro de esta
organización?
13.- ¿Cuáles son las funciones específicas que desarrolla usted dentro de la
organización?
14.- ¿Cuáles son las funciones que usted comparte con todo el personal de la
organización?
15.- ¿Cuáles son las funciones qué realiza si usted dirige personal?
GUÍA DE TOPÍCOS II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO1.- ¿Qué conocimientos debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?
2.- ¿Qué habilidades debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?
3.- ¿Qué nivel de estudios se requiere para poder realizar el trabajo?
4.- ¿Qué equipo manejará como parte de sus actividades?
5.- ¿Qué lenguas necesita dominar para desarrollar su trabajo?
6.- ¿Qué experiencia (en cuanto a la tarea, el puesto y la organización) necesita
tenerse para poder desarrollar estas funciones?
Manual de organización
40
7.- ¿De qué valores monetarios, materiales, bienes muebles e inmuebles, equipo,
actividades y trámites es responsable?
8.- Describa las características del lugar en que desarrolla sus actividades
9.- ¿Qué equipo de seguridad debe manejar en su trabajo?
10.- ¿Cuáles son los accidentes o enfermedades que ocurren con mayor frecuencia
como parte de su trabajo?
11.- ¿En qué consiste la actividad física que realiza como parte de sus tareas?
Datos que se obtendrán:
12.- ¿Qué exigencias físicas, sensoriales, psicomotrices exige su puesto?
13.- ¿Qué características socioeconómicas son exigibles para las funciones que se
realizan?
14.- ¿Qué rasgos psicológicos debe poseer para desarrollar apropiadamente sus
funciones?
15.- ¿Qué otras características se deben poseer para desarrollar apropiadamente sus
funciones?
Detección del problema: Mediante la entrevista realizada basada en nuestra guía de
tópicos, se detecto que no existe un manual de organización, ya que algunas de las
personas entrevistadas no saben si existe alguna clave asignada para el puesto que
están desarrollando e inclusive algunos ni siquiera saben cuál es el nombre de su
puesto.
De la misma manera se detecto que los empleados no tienen conocimiento si se
requiere de algún perfil en especifico para su puesto y mucho menos si ellos cumplen
o no con el perfil que se requiere para llevar a cabo las funciones de los puestos de las
distintas áreas que conforman a la organización y a las que fueron asignados.
También nos encontramos con una situación en especifico, que es la fácil movilidad de
los empleados entre las distintas áreas de la organización, es muy fácil que siendo
ayudantes generales se coloquen en otras áreas como son fabricación,
mantenimiento, operadores, almacén y etiquetadora entre otros sin mayor problema y
sin que se lleve un control de estos cambios por parte del área de recursos humanos.
Se solicito información de todo lo referente al tema en cuestión al área de recursos
humanos y se comenzó a revisar y analizar para su utilización en la elaboración de
nuestro manual de organización.
Para tal efecto se utilizara la metodología Descriptiva como herramienta principal en la
elaboración y desarrollo del presente manual de organización.
Manual de organización
41
CRONOGRAMA
Para el desarrollo del presente proyecto se elaborado un plan de trabajo que describe
las actividades a realizar, así como los tiempos reales y estimados en los que se prevé
llevar a cabo cada uno de los pasos en la elaboración del manual de organización.
El manual de organización será desarrollado específicamente en el área de
producción y los principales beneficiados serán los empleados del área, el
departamento de recursos humanos y los directivos de la empresa, ya que se
pretende optimizar los recursos materiales y humanos del área en cuestión.
Manual de organización
43
Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji.
Manual de Organización.
Preparado por: José Roberto Sánchez Jaimes.
Aprobado por:
Mayo de 2013.
Manual de organización
44
CONTENIDO
Introducción.1. Descripción de la organización.1.1 Realización del producto.1.2 Organigrama.1.3 Área de aplicación.1.4 Descripción y perfil de puestos.
Anexos.
Manual de organización
45
INTRODUCCIÓN.
El presente manual de organización se desarrollo en la empresa Botanicals
Internacional Sa. De C.v. con la finalidad de proporcionar una herramienta
administrativa que nos permita tener un mejor control del personal, optimizarlo y que
sea más eficiente al colocarlos en el puesto y el área adecuada mediante la
elaboración de perfiles y descripción de puestos en el área de acondicionado.
Para tal efecto se utilizo la metodología descriptiva y se utilizaron herramientas como
la observación y la entrevista, en la cual se tomo como base una guía de tópicos que
nos permitiera saber las funciones y los perfiles actuales con los que cuenta el
personal y mediante este comenzar la elaboración de nuestro manual de organización.
1. Descripción de la organización.
MISIÓN
Desarrollar y manufacturar productos que cumplan con las especificaciones de calidad
requeridas por el cliente, basados en el desarrollo de nuestra gente y el óptimo
aprovechamiento de los recursos.
VISIÓN
Ser una industria líder en desarrollo y manufactura de artículos para el cuidado
personal, así como de otros artículos basados en la filosofía de hacer bien las cosas
desde la primera vez con personal capacitado que aplique los niveles de calidad
requeridos.
POLÍTICA DE LA CALIDAD
El compromiso de Botanicals Internacional, es entregar a nuestros clientes productos
que le brinden satisfacción y confianza, asegurando la calidad en los procesos y
productos con la implementación del sistema de gestión de calidad.
Manual de organización
46
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Que el personal esté entrenado de acuerdo a las capacitaciones desarrolladas del
puesto a desempeñar así como los cursos de las herramientas que le ayudarán a
hacer un mejor trabajo, mejorar su comunicación, relaciones personales y familiares
con el fin de saberse competentes y valiosos dentro de la empresa.
Verificar que el personal entrenado desempeñe su puesto de acuerdo a lo enseñado y
utilice las herramientas proporcionadas de mejoramiento del personal.
Corregir al personal identificado en el que existan deficiencias utilizando diversas
técnicas de estudio y manejo de aptitudes.
Que lo producido desde el principio cumpla con los estándares de calidad del cliente.
Que el producto que llegue al cliente cumpla con sus especificaciones.
Que las no conformidades derivadas de auditorías internas y externas así como
quejas del cliente, sean atendidas, evaluadas y corregidas para su mejora.
Infundir en todo el personal la Política de la Calidad, con el objetivo de que las
actividades bajo su cargo sean realizadas de manera responsable y comprometida
con nuestros clientes.
Lograr la lealtad del cliente midiendo su satisfacción a través de técnicas cuantitativas
y cualitativas para así encaminar los pasos de la empresa hacia el cumplimiento de
sus necesidades.
1.1Realización del producto.
Se definen los requisitos que deben cumplirse antes de iniciar la realización del
producto, requisitos relativos a “pensar”, antes de ponerse a trabajar, cómo se va a
realizar el producto. Este “pensar” antes de hacer el producto, se refiere no sólo a la
propia fabricación o prestación del servicio, sino a, cómo vamos a atender a nuestros
clientes, cómo vamos a comprar o contratar servicios, cómo vamos a diseñar los
productos, etc.
Botanicals Internacional planifica y desarrolla los procesos necesarios para la
realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser
coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la
calidad.
Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe
determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente:
Manual de organización
47
los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto, se determina,
“cuando es apropiado”, qué nivel de resultados de calidad deseamos obtener
en los distintos procesos que componen la realización del producto y cuáles
son los requisitos que el producto debe cumplir.
la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos
específicos para el producto, se determina qué actividades (procesos) serán
necesario realizar, que documentos conviene preparar para su consulta, y qué
recursos harán falta para todo ello.
las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y
ensayo/prueba específicas para el producto así como los criterios para la
aceptación del mismo; este punto hace referencia al establecimiento de
controles que serán necesarios para asegurar que los procesos dan el
resultado esperado, e incluye también determinar qué nivel de calidad se
requiere para aceptar que el producto es apto para pasar al proceso siguiente o
para ser enviado al cliente (si se trata de un control final).
los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos, en los
que es necesario definir que información es conveniente registrar sobre su
resultado y las condiciones en las que se ha realizado ya que los registros se
utilizan con fines de trazabilidad, para presentar evidencias, con una finalidad
de comunicación, o con el objetivo de obtener datos para construir indicadores
o informes de los resultados para su análisis.
El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la
metodología de operación de la organización.
1.2Organigrama
El organigrama de Botanicals Internacional es un tablero organizador que muestra las
funciones, deberes, secuencias de acción y autoridades de la empresa.
El organigrama muestra la pauta de las terminales y sus flujos, estas terminales como
“puestos” o posiciones y cada uno de estos tiene un deber.
Resume las acciones necesarias para lograr una producción y recibir lo que se
necesita, cambiarlo y enviarlo. Se entra por el organigrama por la izquierda y se
avanza hacia la derecha.
Manual de organización
48
Hay un flujo a lo largo de las funciones y el resultado del organigrama completo es un
producto.
El Organigrama de Botanicals Internacional es una lista de deberes con jerarquías.
Los deberes del personal en la empresa están incluidos en el titulo y las funciones que
tienen debajo.
Cada División es independiente de la otra y es responsable por entregar sus productos
finales valiosos a lo largo de la cadena productiva y administrativa dentro de la
empresa.
División 4 B Manufactura (Producción)
Se encarga de tener productos terminados de la más alta calidad que cumplen con las
especificaciones del proceso y de producto establecidas por el cliente entregados en
tiempo y forma.
Manual de organización
49
Organigrama área producción.
DIVISIÓN CUATRO
P R O D U C C I Ó NSR. CLEMAN AGAMI ROMANO
DIRECTOR GENERAL
ING: ARTURO ROMANDirector de operaciones.
ING: ISRAEL VASQUEZRAMIREZ
Gerente de acondicionado.
SUPERVISORPLANTA 1.
SUPERVISORPLANTA 2.
LINEA 3JEFE DELINEA
LINEA 2JEFE DELINEA
LINEA 1JEFE DELINEA
LINEA 6JEFE DELINEA
LINEA 5JEFE DELINEA
LINEA 4JEFE DELINEA
EMPACADORDE CALIDAD
AUXILARGENERAL
SUPLENTESUPLENTE SUPLENTE SUPLENTE SUPLENTE SUPLENTE
EMPACADORDE CALIDAD
EMPACADORDE CALIDAD
EMPACADORDE CALIDAD
EMPACADORDE CALIDAD
EMPACADORDE CALIDAD
AUXILARGENERAL
AUXILARGENERAL
AUXILARGENERAL
AUXILARGENERAL
AUXILARGENERAL
ENCARGADADE REGISTROS
FISICOS
ENCARGADADE REPORTESY CAPTURAS
ENCARGADADE FOLIOS
Manual de organización
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1.3 ÁREA DE APLICACIÓNBotanicals Internacional S. A. de C. V.
AREA APLICACIONES
Acondicionado Acondicionado de productos que se han
completado de acuerdo a su orden de
producción, en la mayor cantidad y el menor
tiempo posible y que cumplan con los
estándares de calidad que son requeridos
por el cliente.
DEPARTAMENTO DE ACONDICIONADO.
Determinación de los puestos a describir.
Gerente de Acondicionado.
Supervisor de planta.
Encargada de reportes.
Encargado de personal.
Encargada de folios, tarimas y corrugado.
Encargado de línea.
Suplente.
Empacador de calidad.
Ayudante general.
Patinero.
Manual de organización
51
1.4 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.
DEPARTAMENTO DE ACONDICIONADO1.- Acondicionar y transformar los componentes y los gráneles en productoterminado en tiempo y forma.
Puesto No ActividadCLAVE: A001Gerente de producción
1 Revisa cronograma de producción e informa a lossupervisores las prioridades para la realización delas órdenes de manufactura.
CLAVE: A002 2 Imprime cronograma de actividades.
Supervisor de planta3 Recibe órdenes de manufactura.4 Asigna órdenes de manufactura a encargadas de
línea y se asegura de tener todo lo necesario parallevarlas a cabo.
CLAVE: A003Encargado de línea
5 Se encarga de solicitar gráneles y componentespara el acondicionado del producto, organiza ycontrola su línea de producción.
CLAVE: A004 6 Se encarga de asistir y suplir a la encargada delínea en caso de ausencia.Suplente de línea
CLAVE: A005 7 Se encarga de revisar el producto terminado paradetectar posibles anomalías y defectos en cuanto alos estándares de calidad se refiere antes de serempacado.
Empacador de calidad
CLAVE: A006Auxiliar general
8 Se encarga de llevar a cabo una parte del procesode acondicionado dependiendo el producto y lalabor que le sea asignada por el encargado delínea.
CLAVE: A007Patinero
12 Se encarga de emplayar las tarimas de productoterminado y llevarlas al almacén de productoterminado, así como realizar movimientos detarimas en el área de trabajo.
CLAVE: A008Encargada de reportes
15 Se encarga de registrar en una base de datos laproducción que se está generando en todas laslíneas de producción durante cada hora.
CLAVE: A009Controlista de producción
16 Verifica físicamente que el producto terminado quegeneran las líneas de producción sea el mismonúmero que está registrado en la base de datos.
CLAVE: A010Encargada de folios, tarimasy corrugado.
16 Resguardo y armado de folios usados para foliarcorrugados, se encarga de proveer de tarimas alárea de producción y se encarga de recolectar elcorrugado que se produce por el acondicionado delos productos.
Manual de organización
52
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A001.GERENTE DE ACONDICIONADO.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puesto
Es responsable del acondicionado de los productos en tiempo y forma, de
la planeación de la producción y de la distribución de las órdenes de
producción a los supervisores de planta
Está subordinado a:
Director general y Director
de operaciones. Personal a cargo
Supervisores y
encargados de planta
Perfil del puesto
Escolaridad Ingeniería o Licenciatura Titulado si
ConocimientosBalanceo de líneas de producción, tiempos y movimientos, planeación
estratégica
Habilidades y
capacidades.
Dirección de personal
Toma de decisiones
Trabajo bajo presión
Habilidad numérica
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
80 % de ingles 30-50 Años Indistinto Casado
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:8:00 a 17:00
Lunes a viernes
Disponibilidad de
tiemposi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarsi
Licencia de manejo:Si
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
53
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1Planeación de la fabricación de los gráneles.
x
2Planeación del etiquetado de envases
x
3Responsable de acondicionado de los
productos.x
4De organización y distribución de las ordenes
de producción x
5
Informar al director de operaciones, director
general y consejo administrativo de los
sistemas y procedimientos de control; de los
sistemas de producción, y de más relativos a
su campo de decisión. x
6 Supervisión de la aplicación de las políticas y
estrategias de la compañía x
7Verificar que se lleve a cabo el sistema de
gestión de la calidad. x
8 Control de las desviaciones y ejecuciones de
los planes x
9 Control de las actividades de los supervisores
y jefes de área x
10Verificar que se lleven a cabo los sistemas y
procedimientos en el área de producción. x
Manual de organización
54
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Autoridad. El gerente de acondicionado tendrá la autoridad plena en los
siguientes casos: 1) Nombramiento de los supervisores y personal que
considere necesario para las operaciones de la empresa; 2) Para diseñar,
implantar y modificar los sistemas y procedimientos del área de acondicionado;
3) Remover, despedir o aplicar las sanciones correspondientes al personal del
área de acondicionado.
b) Responsabilidad. El gerente de acondicionado será responsable de cualquier
acto que repercuta en el cumplimiento de las ordenes de producción en tiempo
y forma, tendrá la responsabilidad de: 1) Asegurarse que se apliquen las
políticas y procedimientos de la empresa; 2) Mantener informado al director de
operaciones y director general el avance de las ordenes de producción y
cualquier anomalía que se repercuta en el cumplimiento de las mismas; 3)
Investigar las oportunidades para el desarrollo futuro del área; 4) Investigar lo
concerniente a mejorar las condiciones de productividad del área; 5) Mantener
buenas relaciones con: Todos los departamentos que tengan que ver con el
área de acondicionado; 6) Cuidar el cumplimiento de las actividades y
operaciones del área.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con el director general de la empresa para: Fijar las políticas y
estrategias generales para el área de acondicionado, así como discutir y
revisar los planes y programas a corto y largo plazo del área en cuestión,
además de informar los avances y problemas generales del área.
b) Coordina con el director de operaciones para: Analizar, revisar, informar,
decidir o establecer sobre los planes y programas del área; Revisar los
resultados de las estrategias del área y otros derivados de sus funciones.
c) Coordina con el jefe de planeación, Jefe de etiquetadora y Jefe de fabricación
para: Elaborar el programa diario de producción.
Observaciones: Al gerente de acondicionado le podrán ser ampliadas o restringidas
sus atribuciones en la medida que el consejo de administración, el director general o el
director de operaciones lo considere pertinente.
Manual de organización
55
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A002.SUPERVISOR DE PLANTA.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puesto
Es responsable del acondicionado de los productos en tiempo y forma, de la organizacióny distribución de las órdenes de producción a las líneas de producción, de verificar que secumpla con las políticas y procedimientos de la empresa por parte del personal y deresolver cualquier problema relacionado con el acondicionado de los productos.
Está subordinado a: Gerente de acondicionado. Personal a cargo
Encargados de línea,
suplentes, empacadores,
ayudantes generales y
patineros
Perfil del puesto
Escolaridad Ingeniería o Licenciatura Titulado Pasante o Titulado
Conocimientos
Curso de supervisor, encargado de línea, elaboración de lotes, Buenas
prácticas de manufactura, Buenas prácticas de documentación,
especificaciones de los productos, balanceo de líneas de producción, tiempos
y movimientos, planeación estratégica
Habilidades y
capacidades.
Manejo de personal
Toma de decisiones
Trabajo bajo presión
Habilidad numérica
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
50 % de ingles 24-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
56
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1Planeación de las actividades y productos que
se acondicionaran en la planta a su cargo.x
2Organización y distribución de las órdenes de
producción en la planta a su cargo. x
3Responsable de acondicionado de los
productos.x
4
Informar al gerente de acondicionado de los
sistemas y procedimientos de control; de los
sistemas de producción, y de más relativos a
su campo de decisión. x
5 Supervisión de la aplicación de las políticas y
estrategias de la compañía x
6Verificar que se lleve a cabo el sistema de
gestión de la calidad. x
7Control de las desviaciones y ejecuciones de
los planes x
8 Control de las actividades de los encargados
de línea y personal operativo x
9
Verificar que se lleven a cabo los sistemas y
procedimientos en la planta que se encuentre
a su cargo. x
Manual de organización
57
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Autoridad. El supervisor de planta tendrá la autoridad plena en los siguientes
casos: 1) Nombramiento de los encargados de línea, suplentes, empacadores
y personal que considere necesario para las operaciones de la planta a su
cargo; 2) Para diseñar, implantar y modificar los sistemas y procedimientos del
área de acondicionado; 3) Remover, despedir o aplicar las sanciones
correspondientes al personal de la planta a su cargo.
b) Responsabilidad. El supervisor de planta será responsable de cualquier acto
que repercuta en el cumplimiento de las ordenes de producción en tiempo y
forma, tendrá la responsabilidad de: 1) Asegurarse que se apliquen las políticas
y procedimientos de la empresa; 2) Mantener informado al Gerente de
acondicionado el avance de las ordenes de producción y cualquier anomalía
que se repercuta en el cumplimiento de las mismas; 3) Mantener buenas
relaciones con: Todos los departamentos que tengan que ver con la planta a su
cargo; 4) Cuidar el cumplimiento de las actividades y operaciones de la planta
a su cargo.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con el Gerente de acondicionado: Las actividades a realizar en la
planta a su cargo, además de informar los avances y problemas generales de
la planta a su cargo.
b) Coordina con el Gerente de producción para: Analizar, revisar, informar,
decidir o establecer sobre los planes y programas de la planta a su cargo;
Revisar los resultados de las estrategias de la planta y otros derivados de sus
funciones.
c) Coordina con el jefe de planeación, Jefe de etiquetadora y Jefe de fabricación
para: Verificar que se puedan realizar de manera correcta las actividades y así
poder cumplir en tiempo y forma con las órdenes de manufactura.
Observaciones: Al supervisor de planta le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el consejo de administración, el director general, el
director de operaciones o el gerente de acondicionado lo considere pertinente.
Manual de organización
58
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A003.Encargado de línea.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puesto
Es responsable del acondicionado de los productos en tiempo y forma, de laorganización y distribución del personal en la línea a su cargo, de verificar quese cumpla con las políticas y procedimientos de la empresa por parte delpersonal y de resolver cualquier problema relacionado con el acondicionadode los productos.
Está subordinado a: Supervisor de planta. Personal a cargo
Suplente, empacadores,
ayudantes generales.
Perfil del puesto
Escolaridad Preparatoria Certificado Si
Conocimientos
Curso de encargado de línea, elaboración de lotes, Buenas prácticas de
manufactura, Buenas prácticas de documentación y especificaciones de los
productos.
Habilidades y
capacidades.
Manejo de personal
Toma de decisiones
Trabajo bajo presión
Habilidad numérica
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 20-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
59
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1Planeación de las actividades y productos que
se acondicionaran en la línea a su cargo.x
2Organización y distribución del personal en la
línea a su cargo. x
3Responsable de acondicionado de los
productos.x
4
Informar al supervisor de planta, de los
sistemas y procedimientos de control; de los
sistemas de producción, y de más relativos a
su campo de decisión. x
5 Verificar de la aplicación de las políticas y
estrategias de la compañía x
6Verificar que se lleve a cabo el sistema de
gestión de la calidad. x
7Control de las desviaciones y ejecuciones de
los planes x
8
Control de las actividades de suplente,
empacador de calidad, y personal operativo
de la línea a su cargo. x
9
Verificar que se lleven a cabo los sistemas y
procedimientos en la línea que se encuentre a
su cargo. x
Manual de organización
60
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Autoridad. El encargado de línea tendrá la autoridad plena en los siguientes
casos: 1) Nombramiento de los suplentes, empacadores y personal que
considere necesario para las operaciones de la línea a su cargo; 2) Remover o
aplicar las sanciones correspondientes al personal de la línea a su cargo.
b) Responsabilidad. El Encargado de línea será responsable de cualquier acto
que repercuta en el cumplimiento de las ordenes de producción en tiempo y
forma, tendrá la responsabilidad de: 1) Asegurarse que se apliquen las políticas
y procedimientos de la empresa; 2) Mantener informado al supervisor de planta
el avance de la orden de producción y cualquier anomalía que se repercuta en
el cumplimiento de la misma; 3) Mantener buenas relaciones con: Todo el
personal que tengan que ver con la línea a su cargo; 4) Cuidar el cumplimiento
de las actividades y operaciones de la línea a su cargo.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con el supervisor de planta: Las actividades a realizar en la línea a su
cargo, además de informar los avances y problemas generales de la misma.
Observaciones: Al encargado de línea le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el gerente de acondicionado o el supervisor de planta lo
considere pertinente.
Manual de organización
61
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A004.Suplente.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puestoEs responsable de auxiliar al encargado de línea en el acondicionadode los productos en tiempo y forma, de la organización y distribucióndel personal en la línea a su cargo, de verificar que se cumpla con laspolíticas y procedimientos de la empresa por parte del personal.
Está subordinado a: Encargado de línea Personal a cargo
Empacadores y ayudantes
generales.
Perfil del puesto
Escolaridad Preparatoria-secundaria Certificado Si
ConocimientosCurso de suplente, elaboración de lotes, Buenas prácticas de manufactura,
Buenas prácticas de documentación y especificaciones de los productos.
Habilidades y
capacidades.
Manejo de personal
Trabajo bajo presión
Habilidad numérica
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 18-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
62
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1Organización y distribución del personal a su
cargo.x
2Informar al encargado de línea cualquier
anomalía relativa a su campo de decisión x
3Supervisión de la aplicación de las políticas y
procedimientos de la compañíax
4Supervisar las actividades del personal a su
cargo x
5
Verificar que se lleven a cabo los sistemas y
procedimientos por parte del personal en la
línea a su cargo. x
Manual de organización
63
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Autoridad. El Suplente tendrá la autoridad plena en los siguientes casos: 1)
Ordenar, organizar y controlar al personal de su línea.
b) Responsabilidad. El suplente tendrá la responsabilidad de: 1) Asegurarse que
se apliquen las políticas y procedimientos de la empresa; 2) Mantener
informado al encargado de línea el avance de la orden de producción y
cualquier anomalía que se repercuta en el cumplimiento de la misma; 3)
Auxiliar en actividades varias dentro de la línea de producción; 4) Cuidar el
cumplimiento de las actividades y operaciones de la línea a su cargo; 5)
Informar cada hora el avance de la orden de producción a la encargada de
reportes para su captura en el sistema; 5) Informar en su último reporte del día
las mermas generadas durante el proceso de acondicionado.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con el encargado de línea: Las actividades a realizar en la línea a su
cargo, además de informar los avances y problemas generales de la misma.
Observaciones: Al suplente le podrán ser ampliadas o restringidas sus atribuciones en
la medida que el gerente de acondicionado, el supervisor de planta o el encargado de
línea lo considere pertinente.
Manual de organización
64
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A005.Empacador de calidad.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puesto Es responsable de empacar productos de calidad, que cumplan con losestándares de calidad requeridos por el cliente.
Está subordinado a:
Encargado de línea-
suplente Personal a cargo No aplica.
Perfil del puesto
Escolaridad Preparatoria-secundaria Certificado Si
ConocimientosCurso de empacador, elaboración de lotes, Buenas prácticas de manufactura,
Buenas prácticas de documentación y especificaciones de los productos.
Habilidades y
capacidades.
Buena observación
Analítico y objetivo
Trabajo bajo presión
Habilidad numérica
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 18-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
65
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1 Revisar los productos al final de la línea x
2Verificar que cumplan con los estándares de
calidad antes de empacarlos. x
3Verificar que cumplan con los requisitos
solicitados por el cliente antes de empacarlos.x
4
Llevar un registro de la producción en un
formato de eficiencia que le es proporcionado
por la encargada de reportes. x
5Verificar que la tarima en la que se va a
estibar el producto sea la correcta. x
Manual de organización
66
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Responsabilidad. El empacador de calidad tendrá la responsabilidad de: 1)
Asegurarse que los productos cumplan con los estándares de calidad
requeridos por el cliente; 2) Mantener informado al encargado de línea el
avance de la orden de producción; 3) Informar cada hora el avance de la orden
de producción a la encargada de línea y a la monitora de productividad.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con el encargado de línea y el personal de monitoreo de
productividad el avance de la producción.
Observaciones: Al empacador de calidad le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el gerente de acondicionado, el supervisor de planta o
el encargado de línea lo considere pertinente.
Manual de organización
67
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A006.Auxilar general.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puestoEs responsable de llevar a cabo de manera correcta y ordenada la actividad
que le sea asignada dentro de la línea de producción.
Está subordinado a:
Encargado de línea-
suplente Personal a cargo No aplica.
Perfil del puesto
Escolaridad Secundaria Certificado Si
ConocimientosCurso de buenas prácticas de manufactura, Buenas prácticas de
documentación.
Habilidades y
capacidades.
Buena observación
Trabajo bajo presión
Habilidad manual
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 18-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
68
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Responsabilidad. El auxiliar general tendrá la responsabilidad de: 1) llevar a
cabo la actividad que le sea asignada de manera correcta y ordenada.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con el supervisor, encargado de línea y suplente cualquier duda o
inquietud que tenga a cerca de la actividad que le fue asignada.
Observaciones: Al auxiliar general le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el gerente de acondicionado, el supervisor de planta, el
encargado de línea o el suplente lo considere pertinente.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1Surtido de materiales
x
2Envasado de productos x
3Colocar insertos, tapas o válvulas
x
4Limpiar botellas x
5 Pesado de producto x
6Encajillado de producto
x
7 Armar corrugadox
8 Sellado de corrugado, colocar etiquetas a
corrugado y estibar.
x
Manual de organización
69
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A007.Auxilar general.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puesto
Es responsable de realizar movimientos de los pallets dentro de la planta,
emplayado, tarimas, gráneles y componentes utilizando como herramienta un
patín hidráulico.
Está subordinado a: Supervisor de planta Personal a cargo No aplica.
Perfil del puesto
Escolaridad Secundaria Certificado Si
ConocimientosCurso de Patinero, buenas prácticas de manufactura, Buenas prácticas de
documentación, especificación de los productos y emplayado.
Habilidades y
capacidades.
Buena observación
Manejo de patín hidráulico
Trabajo bajo presión
Capacidad física
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 18-40 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
70
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1Emplayar las tarimas de producto terminado
generadas por las líneas de producciónx
2
Trasladar las tarimas de producto terminado
generadas por las líneas de producción al
almacén de producto terminado x
3Realizar movimientos de tarimas, gráneles y
componentes dentro de la planta.x
4
Verificar que las tarimas de producto
terminado sean registradas por la controlista
de producción antes de ser ingresadas al
almacén de producto terminado. x
Manual de organización
71
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Responsabilidad. El Patinero tendrá la responsabilidad de: 1) Asegurarse que
los pallets no sufran daños durante su traslado hacia el almacén de producto
terminado ; 2) Mantener informado al supervisor de planta cualquier anomalía
con respecto al movimiento de la tarimas dentro de la planta; 3) Verificar que
todas los pallets generados por las líneas de producción sean registrados por
la controlista de producción antes de ser llevados al almacén de producto
terminado; 4) Es responsable de su herramienta de trabajo (Patín hidráulico) y
de el correcto y mejor uso posible de este.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con el supervisor de planta y el jefe de almacén de producto
terminado el ingreso de los pallets al almacén de acuerdo a la lista de
embarques del día en curso.
Observaciones: Al Patinero le podrán ser ampliadas o restringidas sus atribuciones en
la medida que el gerente de acondicionado, el supervisor de planta lo considere
pertinente.
Manual de organización
72
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A008.Encargado de reportes.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puestoEs responsable de capturar los reportes de producción de cada encargada de
línea y actualizar cada hora la base de datos.
Está subordinado a: Gerente de acondicionado. Personal a cargo
Encargada de folios y
controlista de producción.
Perfil del puesto
Escolaridad Preparatoria Certificado Si
Conocimientos
Curso de encargado de reportes, elaboración de lotes, Buenas prácticas de
manufactura, Buenas prácticas de documentación y especificaciones de los
productos, manejo de office.
Habilidades y
capacidades.
Manejo de personal
Manejo de PC.
Trabajo bajo presión
Habilidad numérica
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 20-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
73
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1 Captura de reportes de producción cada hora. x
2Organización de los reportes por encargada
de línea x
3Supervisar que las encargadas de línea
entreguen sus reportes cada horax
4Revisar que los reportes de producción estén
llenados de manera correcta. x
5
Supervisar las actividades de la encargada de
folios, controlista de producción, encargado
de corrugados y encargado de tarimas x
Manual de organización
74
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Autoridad. El encargado de reportes tendrá la autoridad plena en los siguientes
casos: 1) Llamado de atención y corregir los errores que sean detectados en el
llenado de los reportes de producción; 2) Controlar y organizar al personal a su
cargo.
b) Responsabilidad. El Encargado de reportes será responsable de cualquier
anomalía que sea detectada en el llenado de las ordenes de producción, tendrá
la responsabilidad de: 1) Asegurarse que los reportes sean llenados de manera
correcta; 2) Asegurarse que las suplentes entreguen su reporte de producción
cada hora; 3) Mantener buenas relaciones con: Todo el personal que tengan
que ver con sus labores encomendadas; 4) Cuidar el cumplimiento de las
actividades y operaciones del personal a su cargo.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con las encargadas de línea el avance de la producción durante el día
en curso.
b) Coordina con el gerente de acondicionado sus actividades y cualquier cambio
que ocurra en los procesos que se refieren a su labor en especifico.
Observaciones: Al encargado de reportes le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el gerente de acondicionado lo considere pertinente.
Manual de organización
75
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A009.Encargado de Folios.
Área o departamento Acondicionado
Objetivo del puestoSe encarga de armar los folios para el corrugado, controlar las tarimas y
recolectar el corrugado que ya no es útil en las líneas de producción.
Está subordinado a: Gerente de acondicionado. Personal a cargo
Encargada de tarimas y
encargado de corrugado.
Perfil del puesto
Escolaridad Preparatoria Certificado Si
Conocimientos
Curso de encargado de folios, elaboración de lotes, Buenas prácticas de
manufactura, Buenas prácticas de documentación y especificaciones de los
productos.
Habilidades y
capacidades.
Manejo de personal
Toma de decisiones
Trabajo bajo presión
Organizado
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 20-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
76
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1
Revisar que los reportes de producción sean
llenados correctamente y recolectarlos para
llevarlos con la encargada de reportes.
x
2Organizar y controlar las tarimas en el
almacén para su distribución en la planta. x
3
Recolectar el corrugado que ya no sea útil en
la planta para llevarlo al lugar asignado para
este.
x
4Revisar que los reportes de producción estén
llenados de manera correcta. x
5
Supervisar al encargado de tarimas y al
encargado de corrugado para que realicen
sus labores correctamente. x
6
Entregar y controlar los aplicadores con
solución sanitizante y acetona a las
encargadas de línea. x
Manual de organización
77
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Autoridad. El encargado de folios tendrá la autoridad plena en los siguientes
casos: 1) Llamado de atención y corregir los errores que sean detectados en el
llenado de los reportes de producción; 2) Controlar y organizar al personal a su
cargo (tarimas y corrugado); 3) Llamado de atención al personal que extravié o
no entregue sus aplicadores y folios.
b) Responsabilidad. El Encargado de folios será responsable de cualquier
anomalía que sea detectada en el llenado de los reportes de producción, será
responsable de: 1) Asegurarse que los reportes sean llenados de manera
correcta; 2) Asegurarse que las suplentes entreguen su reporte de producción
cada hora; 3) Mantener buenas relaciones con: Todo el personal que tengan
que ver con sus labores encomendadas; 4) Cuidar el cumplimiento de las
actividades y operaciones del personal a su cargo; 5) Responsable de los
números para armar los folios; 6) Responsable de los aplicadores.
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con las encargadas de línea para revisión de los reportes de
producción.
b) Coordina con el supervisor de planta para proveer las tarimas que serán
usadas para el acondicionado de los producto
c) Coordina con el gerente de acondicionado sus actividades y cualquier cambio
que ocurra en los procesos que se refieren a su labor en especifico.
Observaciones: Al encargado de folios le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el gerente de acondicionado lo considere pertinente.
Manual de organización
78
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto A010.Encargada de control de personal.
Área o departamento Acondicionado unidad de producto terminado
Objetivo del puestoSe encarga de registrar los pallets generados por las líneas de producción
antes de ser ingresadas al almacén de producto terminado.
Está subordinado a: Encargado de reportes. Personal a cargo Patineros de planta.
Perfil del puesto
Escolaridad Preparatoria Certificado Si
Conocimientos
Curso de controlista de producción, elaboración de lotes, Buenas prácticas de
manufactura, Buenas prácticas de documentación y especificaciones de los
productos.
Habilidades y
capacidades.
Manejo de personal
Habilidad numérica
Trabajo bajo presión
Organizado
Trabajo en equipo
Idiomas Edad Sexo Estado civil
No aplica 20-50 Años Indistinto Indistinto
Condiciones del puesto
Horario de trabajo:
06:00 a 14:15
13:45 a 21:45
21:30 a 06:00
Lunes a sábado
Disponibilidad
de tiempoSi Condiciones
especiales de
trabajo
No
Rol de turnos:No
Disponibilidad
para viajarNo
Licencia de manejo:No
Cambio de
residenciaNo
Sujeto a cambio de
área:No
Iniciativasi
Manual de organización
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DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS.
No. Descripción de actividadesFrecuencia
Continuo Semanal Mensual Trimestral
1
Se encarga de registrar los pallets generados
por las líneas de producción antes de ser
ingresadas al almacén de producto terminado
x
2Entregar reporte de tiempo extra del personal
al área de recursos humanos x
3Supervisar a los patineros de planta para que
realicen sus labores correctamente.x
4
Verificar con la encargada de reportes que los
registros de pallets que realiza coincidan con
la producción que las encargadas de línea
reportan en la base de datos. x
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RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
a) Autoridad. El Encargado de personal tendrá la autoridad plena en los siguientes
casos: 1) Llamado de atención y corregir los errores que sean detectados en el
llenado de las fichas que se colocan como identificación a cada pallet; 2)
Controlar y organizar al personal a su cargo (Patineros).
b) Responsabilidad. El Encargado de personal será responsable de cualquier
anomalía que sea detectada en el llenado de las fichas de identificación que
son colocadas a cada pallet, será responsable de: 1) Asegurarse que las fichas
sean llenadas de manera correcta; 2) Asegurarse que las cantidades que
registra de los pallets físicos, coincida con los reportes de producción y con la
información que se encuentra en la base de datos; 3) Mantener buenas
relaciones con: Todo el personal que tengan que ver con sus labores
encomendadas; 4) Cuidar el cumplimiento de las actividades y operaciones del
personal a su cargo (Patineros).
NIVEL DE COORDINACIÓN.
a) Coordina con las encargadas de línea para revisión de las fichas de
identificación.
b) Coordina con el supervisor de planta para colocar al personal de nuevo ingreso
en las líneas de producción.
c) Coordina con el gerente de acondicionado sus actividades y cualquier cambio
que ocurra en los procesos que se refieren a su labor en especifico.
Observaciones: Al Encargado de personal le podrán ser ampliadas o restringidas sus
atribuciones en la medida que el gerente de acondicionado lo considere pertinente.
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ANALISIS COSTO BENEFICIO.
Al implementar este proyecto dentro de la empresa se prevén ciertas reacciones que
traerán ventajas como desventajas y de las cuales haremos mención a continuación.
Ventajas:
Lograr que el personal sea más eficiente colocándolo en el puesto adecuado.
Reducir la rotación del personal y los gastos que esto implica.
Aumentar el nivel de producción en menor tiempo.
Minimizan los errores.
Los directivos y ejecutivos no tendrán que estar repitiendo órdenes que están
oportunamente detalladas en el manual.
Sirven de guía para los nuevos empleados.
Facilitan el control interno.
Hacen posible la aplicación de los mejores métodos de trabajo.
Desventajas.
Ofrecer mejores sueldos al personal con mayor preparación académica.
El costo de elaboración y actualización puede ser muy alto.
Si no se actualiza periódicamente pierde efectividad.
Confeccionar un Manual, y mantenerlo actualizado, es una tarea que insume
tiempo y no resulta fácil.
Sin embargo, se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso de
reglamentación que complique y confunda el funcionamiento de la organización, lo
cual se podría traducir en una duplicidad de funciones y un aumento innecesario de
personal.
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CONCLUSIONES.
Con esta herramienta administrativa se ha logrado abordar una de las diferentes áreas
de oportunidad con las que cuenta la empresa Botanicals Internacional S. A. de C.V. Ya que ante su acelerado crecimiento necesita analizar y ajustar algunos de sus
procesos y procedimientos al nuevo modelo de organización que representa.
Al elaborar el presente manual, se ataco directamente la ausencia de perfiles y
descripción de puestos, que puede ocasionar problemática en las diferentes áreas de
la organización, al colocar a los empleados equivocados en el puesto equivocado y
acarrear consigo, alta rotación de personal, bajos niveles de producción, resistencia al
cambio, entre otros y de esta manera ver frenado el desarrollo y crecimiento de la
empresa.
De esta manera es como podremos optimizar el rendimiento del personal dependiendo
del área donde se encuentre, logrando una mayor estabilidad e identificación del
personal para con la empresa y su mejor desempeño ubicando al personal adecuado
en el puesto adecuado.
Se ha logrado proporcionar una visión de las ventajas, desventajas, beneficios y
dificultades que puede ofrecer este tipo de herramientas administrativas.
Manual de organización
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RECOMENDACIONES
Se sugiere como se ha mencionado anteriormente implementar este manual como
piloto en el área de producción únicamente y darle seguimiento para ver los
resultados, de esta manera podremos facilitar la toma de decisiones para elaborar
manuales para cada una de las áreas de la organización y así abarcar poco a poco y
lograr estandarizar los niveles y requerimientos que se necesitan para la contratación
y colocación del personal dentro de la empresa.
Se recomienda hacer un análisis de la factibilidad a cerca de la implementación del
presente proyecto, y hacer énfasis en las ventajas y desventajas que puede traer
consigo la implementación del mismo.
Se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso de reglamentación que
complique y confunda el funcionamiento de la organización.
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Concepción burocrática: El término burocracia describe determinado tipo de
organización social y las relaciones sociales que supone, en el cual el aspecto
jerárquico administrativo a gran escala es el predominante. Esta corriente de
pensamiento, su interpretación e implantación en la práctica desde finales del siglo
XIX ha tenido y tiene aún en pleno siglo XXI una influencia e importancia
trascendental.
Su predecesor y estudioso Weber, M. lo consideró una forma de organización social,
política y económica, que a su juicio constituye el instrumento fundamental del
progreso social en el mundo occidental. Para este autor es un ejemplo supremo de
racionalidad en las relaciones sociales, de manera que burocracia y eficacia son para
él casi sinónimas.
Contractual: Del latín contractus, contrato. Procedente del contrato o derivado de él.
Granel: Dicho de un género: Sin envase, sin empaquetar. De montón, en abundancia.
Inmutable: Del latín immutabilis, no mudable, que no puede ni se puede cambiar, que
no siente o no manifiesta alteración del ánimo.
Intrínseco: Del latín intrinsecus, interiormente, Íntimo, esencial.
Manufactura: Obra hecha a mano o con el auxilio de máquina, lugar donde se fabrica.
Maquiladora: Empresa de montaje que se encarga de parte del proceso de
fabricación de un producto para otra marca comercial.
Método cartesiano: consiste en un proceso de articulación discursiva que busca guiar
la estructuración de argumentos lógicos que sean desarrollados a partir de una tema
definido (título), de donde se propone una hipótesis (que es una afirmación que debe
ser comprobada) desde donde se definen 2 variables que serán el marco desde donde
se subdividirá cada variable, para proponer dos argumentos a desarrollar. En cada
variable de la hipótesis, se hará una subdivisión argumental, que servirá para dar
curso lógico a la conclusión.
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Modelo organizacional: Modelo en el que se define qué estructura vamos a necesitar
para hacer frente al nuevo negocio y qué tipo de recursos vamos a necesitar para
sustentarlo.
Perfil de puesto: también llamado perfil ocupacional de puesto vacante, es un método
de recopilación de los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el
cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución:
nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y
conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas.
Productividad: Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de
tierra cultivada, equipo industrial, etc. Relación entre lo producido y los medios
empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.
Resistencia al cambio: Es la condición negada de aceptación de un cambio siendo
individuales u organizacionales. Es una situación adversa que toda organización debe
enfrentar y estudiar cómo afrontarlo de la mejor manera. Es simple naturaleza humana
el resistir a un cambio. Tener en cuenta que para vencer la resistencia trae consigo
grandes desafíos para los directivos de la organización.
Retractilado: Acción de retractilar, Envoltorio plástico con que se retractila algo.
Sobresueldo: Retribución o consignación que se añade al sueldo fijo.
Subproducto: En cualquier operación, producto que en ella se obtiene además del
principal. Suele ser de menor valor que este.
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