Universidad Veracruzana Secretaría de Administración y ... · 8:00 a 13:00 hrs., de acuerdo con el Calendario del Personal de Confianza. ... (ARH-PA-F-24) en original y copia, adjuntando

Unive rsidad Veracruzana

Secretaría de Administración y Finanzas Dirección General de Recursos Humanos

D irección de Personal

Departamento de Prestaciones Sociales

Procedimiento: Prestaciones Sociales (ARH-PA-P-OJ) Departamento de Prestaciones Sociales

30 de mayo de 2016

"Lis de Veracruz: Arte. Ciencia. Luz"

Dirección General de Recursos Humanos Dirección de Personal

Departamento de Prestaciones Sociales

Edificio "A" de Rectoría. planta baja lomas del Estadio sIn;

Xalapa. Ver.

Mtra. Angélica Ivonne Cisneros Luján ilS:jsneros@uv mx CP. Glori:!. Susana Paredes M:!.rtinez gparedes@uv mx

Jorge Alberto Hernández González [email protected]

Proceso: Administración de Recursos Hum:!.nos Subproceso: Gestión de Personal Académico

Procedimiento: Prestaciones Sociales

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Descripción

Proceso: Administración de Recursos Humanos Subproceso: Gest ión de Personal Académico


(ARH-PA-P-03)

CONTENIDO

de Prestacione Sociales

Usuarios

Proceso: Adrnin¡su'~ci6n de Recursos Humanos Subproceso: Gesti6n de Pcrson~1 Academico


P:igina l de 13

l. Descr.ipción

Objetivo

Gestionar y controlar las prestaciones sociales referentes a préstamo por anticipo de sueldo, condonación de estudios de posgrado, condonación y/o reintegro de arancel de inscripción, ayuda para titulación y expedición de credencial de identificación a que tienen derecho los trabajadores académicos de la Universidad Veracruzana, de acuerdo a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico y las disposiciones vigentes.

Alcance

Se aplica a los trabajadores académicos solicitantes de prestaciones sociales y al personal que interviene en la ejecución de este procedimiento.

Defi n iciones

Personal Académico Personal que presta sus servIcIos a la Universidad Veracruzana, realizando actividades de docencia, investigación, difusión de la cultura y extensión de los servicios.

FESAPAUV Federación Estatal de Sindicatos Agrupados del Personal Académico de la Universidad Veracruzana.

Ventanilla Única FESAPAUV Herramienta electrónica que permite registrar, dar seguimiento y controlar todas las solicitudes del personal académico gestionadas por el FESAPAUV.

Aval Trabajador de planta, el cual se hace solidario para responder por el, pago de un anticipo de sueldo, en caso de que el deudor no cuente con liquidez o no se encuentre en nómina.

Beneficiarios Cónyuge, hijos, hermanos y/o dependientes económicos del trabajador con derecho a recibir las prestaciones sociales, en los términos del Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico y las disposiciones vigentes.

Proceso: Administración de Recursos Humanos Subproceso: Gestión de Personal Académico


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11. Políticas

1. Todas las prestaciones se sustentan en lo pactado en el Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Académico y acuerdos bilaterales adicionales.

2. Las solicitudes de autorización de prestaciones sociales del personal académico se reciben a través del sistema de Ventanilla Única FESAPAUV de la Dirección General de Recursos Humanos en horario de 8:00 a 13:00 hrs., de acuerdo con el Calendario del Personal de Confianza.

3. Las solicitudes de prestaciones sociales deben de ser presentadas en los formatos establecidos, debidamente llenados y firmados por los trabajadores y/o beneficiarios, sin presentar tachaduras, enmendaduras o alteraciones.

4. No es procedente la Solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-23) cuando el solicitante cuenta con adeudo por el mismo concepto.

5. El aval del solicitante de préstamo de anticipo de sueldo debe ser personal con planta y no ser aval de otro trabajador.

6. En caso de ausencia de la Directora' General de Recursos Humanos, la Directora de Personal podrá autorizar la Solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-23).

7. En caso de que el deudor de un préstamo por anticipo de sueldo no cuente con liquidez para cubrir el pago quincenal o que no aparezca en nómina, el cargo del descuento correspondiente, se le aplica al

aval hasta la total recuperación del adeudo o que se regularice el descuento al deudor.

8. En caso de separación definitiva del trabajador de la Universidad Veracruzana, el adeudo por concepto de préstamo por anticipo de sueldo se le descontará al trabajador deudor de la liquidación por término de la relación de trabajo que le corresponda.

9. Las autorizaciones de condonación de estudios de posgrado se dirigen al coordinador del posgrado y se otorgan por semestre, el trabajador, beneficiario de la prestación, deberá gestionar por conducto del sindicato, la condonación cada semestre.

10. El trámite de Solicitud de condonación (ARH-P-F-30), se recibe a través del Departamento de Prestaciones Sociales en la Región Xalapa y a través de la Vicerrectoría correspondiente, en las regiones de Veracruz-Boca del Rio, Orizaba-Cordoba, Coatzacoalcos-Minatitlán, Poza Rica-Tuxpan.

11. Los cheques de reintegro de arancel y ayuda de gastos de titulación se entregan al gestor del FESAPAUV por conducto del Departamento de Prestaciones Sociales.

12. La credencial del personal académico solo se expide a los académicos que se encuentran activos en la nómina y éstos deben acudir al módulo de credencialización de la Dirección de Personal para que se capture su imagen y firma.



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13. Las credenciales de personal académico tanto en Xalapa como las regiones de Veracruz-Boca del Rio, Orizaba-Cordoba, Coatzacoalcos-Minatitlán y Poza Rica-Tuxpan, sólo se entregan a los interesados, al administrador o al titular de la entidad académica.

14. Las credenciales son permanentes, mientras cumplan la función de identificar, la vigencia se asigna mediante un holograma anual.

15. La reposición de la credencial tiene un costo de cien pesos, los cuales se cubren en el Departamento de Caja de la Dirección de Egresos.

16. La revisión, autorización y trámite de pago de las solicitudes, no debe exceder diez días hábiles a partir

de la recepción en el Departamento de Prestaciones Sociales.



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111. Procedimiento

Responsable Actividad

Préstamo por anticipo de sueldo, condonación de estudios de posgrado, reintegro de arancel y ayuda para gastos de titulación

Secretaria Ejecutiva

Analista de Prestaciones


1. Recibe del personal de Ventanilla Única FESAPAUV la Solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-23), condonación de estudios de posgrado, reintegro de arancel y ayuda para gastos de titulación enviadas por el FESAPAUV junto con la documentación soporte aplicable a cada caso, verifica lo recibido con el reporte de Única Ventanilla firma de recibido y archiva el reporte en fólder denominado control de oficios.

2. Actualiza el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29) por cada trámite de prestación.

3. Separa documentos por tipo de personal y turna al Analista Responsable de Ventanilla.

4. Recibe las solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo (ARHP-F-23), de condonación de estudios de posgrado, de reintegro de arancel, de ayuda para gastos de titulación con la documentación soporte, y el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29) de cada trámite.

5. Firma el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29).

6. Verifica, valida, analiza y revisa, que las diferentes solicitudes cumplan con lo establecido en las políticas de este procedimiento y separa las solicitudes procedentes e improcedentes y de ser necesario acuerda con el Jefe de Prestaciones Sociales.

7. Turna las solicitudes procedentes a la Secretaria Ejecutiva para que elabore los formatos y oficios necesarios para cada trámite.

8. Elabora un borrador de oficio de las solicitudes improcedentes, en el que indica el motivo de la improcedencia del trámite, turna a la Secretaria Ejecutiva para que elabore los formatos y oficios necesarios para cada trámite.

9. Recibe solicitudes procedentes y elabora: • Relación de Solicitudes de préstamo por anticipo de

sueldo (ARH-P-F-2S) en original y copia, adjuntando los formatos de Solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-23).

o Oficio de autorización de condonación de estudios de posgrado dirigido al coordinador académico de dicho posgrado en original y cuatro copias.

o Formato de Afectación presupuestallorden de pago (GFGE-F-01) de los reintegros de arancel y de ayuda para



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Jefe de Departamento de Prestaciones Sociales

gastos de titulación en original y cuatro copias, adjuntando la documentación soporte de la autorización.

10. Envía al Departamento de Control de Plazas de la Dirección de Presupuestos, una de las copias del formato de Afectación presupuestallorden de pago (GF-GE-F-01) de cada trámite procedente, para que se le asigne la suficiencia presupuestaria a la dependencia de adscripción del solicitante de la prestación.

11. De las solicitudes improcedentes elabora: • Formato de Devolución de solicitud de préstamo por

anticipo de sueldo (ARH-P-F-24), en original y copia, adjuntando los formatos de Solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-23) improcedentes.

• Oficio de devolución de solicitud de condonación de estudios de Posgrado, en original y copia.

• Formato de Devolución de reintegro de arancel (ARH-P-F-26) en original y copia, adjuntando los documentos improcedentes.

• Formato de Devolución de ayuda para gastos de titulación (ARH-PA-F-24) en original y copia, adjuntando los documentos improcedentes.

12. Turna al Jefe de Departamento de Prestaciones Sociales toda la documentación elaborada, por cada una de las prestaciones sociales, para recabar las firmas de autorización o visto bueno que correspondan en cada caso y formato de Control interno para .documentos en trámite (ARH-P-F-29) de cada trámite.

13. Recibe y revisa los diferentes formatos y oficios de las prestaciones sociales para recabar las firmas de autorización o visto bueno que correspondan en cada caso, actualiza y firma el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29).

14. Consigna antefirma y/o firma, recaba visto bueno y autorización de las prestaciones en:

o Relación de Solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-25).

o Formatos de Solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-23)

• Oficio de autorización de condonación de estudios de posgrado

• Formato de Afectación presupuestal/orden de pago (GF-GE-F-01 )

o Formato de Devolución de solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-25)

• Oficio de devolución de solicitud de condonación de estudios de posgrado

• Formato de Devolución de reintegro de arancel (ARH-P-F-26) .



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• Formato de Devolución de ayuda para gastos de titulación (ARH-PA-F-24)

• Actualiza 15. Actualiza el módulo de préstamos personales, consultar Guía:

Módulo de captura de préstamos por anticipo de sueldo (ARH-PAG-12).

16. Ingresa al portal de UVDGRH para actualizar la situación de la solicitud según corresponda.

17. Turna a Analista de Prestaciones todos los formatos y oficios elaborados en el desarrollo de este procedimiento debidamente firmados y autorizados por las autoridades y funcionarios correspondientes.

18. Recibe las relaciones y oficios debidamente firmados y consigna en las copias facsímil de las firmas correspondiente y actualiza y firma el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-PF-29).

19. Valida que todos los formatos y oficios se encuentren debidamente firmados, de faltar alguno, se dirige con la Secretaria Ejecutiva, del funcionario correspondiente, para recabar la firma.

20. Separa la documentación, originales para trámite junto con documentación soporte, copias para recabar firmas de acuse de recibido.

21. Entrega en: • La Dirección de Contabilidad, los originales de la Relación de

solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-25) y las solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-23) para que continúe su proceso de pago.

• La coordinación de los posgrados, los oficios de autorización de las solicitudes de condonación de estudios de posgrado.

• La Dirección de Egresos, los originales del formato de Afectación presupuestallorden de pago (GF-GE-F-01) de los reintegros de arancel y de ayuda para gastos de titula~ión, con la documentación soporte, para que continúen su proceso de pago y recibe copia de la misma debidamente sellada de recibido, para posteriormente, alrededor de 20 días hábiles, acudir al Departamento de Caja por el cheque correspondiente.

• Al gestor del FESAPAUV los oficios de devolución y de conocimiento de autorizaciones de estudios de posgrado, el formato de Devolución de solicitud de préstamo por anticipo de sueldo (ARH-P-F-24), formato de Devolución de reintegro de arancel (ARH-P-F-26) y formato de Devolución de ayuda para gastos de titulación (ARH-PA-F-24) anexando las solicitudes improcedentes.

• En todos los casos, recaba firmas de acuse de recibido y entrega las copias de conocimiento y, en coordinación con la Secretaria Ejecutiva, archiva en las carpetas correspondientes



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los documentos. Transcurre el tiempo

22. Acude al Departamento de Caja con las copias de la Afectación presupuestallorden de pago (GF-GE-F-01) Y recibe los cheques correspondientes a los reintegros de arancel y a la ayuda para la titulación.

23. Valida, actualiza y firma el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29).

24. Turna a Secretaria Ejecutiva los cheques recibidos y el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29) y las copias de la Afectación presupuestallorden de pago (GF-GE-F-01).

25. Recibe los cheques y las copias de Afectación presupuestallorden de pago (GF-GE-F-01) valida y firma el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29).

26. Elabora Relación de cheques (ARH-P-F-28), en original y copia, por los cheques recibidos, de acuerdo al tipo de prestación, y t.urna ' a Jefe de Departamento ,de Prestaciones Sociales los cheques, la Relación de cheques (ARH-P-F-28), Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29) y las copias de Afectación presupuestallorden de pago (GF-GE-F-01)

27. Revisa la Relación de cheques (ARH-P-F-28), los cheques, copias de Afectación presupuestal/orden de pago (GF-GE-F-01) respectivos, valida que los cheques y la relación correspondan al igual que el importe autorizado para pago y firma el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29).

28. Turna toda la documentación anterior al Analista de Prestaciones. 29. Recibe y verifica la Relación de cheques (ARH-P-F-28), las copias

de Afectación presupuestal/orden ~e pago (GF-GE-F-01) Y los cheques respectivos.

30. Entrega a gestor del.FESAPAUV los cheques y la Relación de cheques (ARH-P-F-28), recaba firma de retibido en póliza cheque yen la copia de la Relación de cheques (ARH-P-F-28),

31. Actualiza el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29)

32. Entrega las pólizas firmadas de los cheques en el Departamento de Caja y archiva en sus respectivas carpetas la Relación de cheques (ARH-P-F-28) y las copias de la Afectación presupuestallorden de pago (GF-GE-F-01), así como el formato de Control interno para documentos en trámite (ARH-P-F-29), que con esta actividad concluye su función.

Solicitud de Condonación

1. Recibe en ventanilla del Departamento de Prestaciones Sociales, de los trabajadores y/o b~neficiarios solicitantes de la prestación, formato de Solicitud de condonación (ARH-P-F-30) en original y dos copias con la documentación soporte.

2. Verifica y revisa que el formato de Solicitud de condonación



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Analista Responsable de Trámites ante el IMSS



Analista Responsable de Trámites ante ellMSS

Analista de Credencialización

(ARH-P-F-30) cumpla con los requisitos correspondientes. 3. De ser improcedente, devuelve el formato de Solicitud de

condonación (ARH-P-F-30), explica el motivo de la devolución, termina el trámite.

4. De ser procedente turna al analista responsable de actualizar módulo de condonaciones de inscripción y módulo de condonaciones de examen de ingreso UV.

5. Recibe formatos de Solicitud de condonación (ARH-P-F-30) y actualiza el módulo de condonaciones cuando se trata de condonaciones de semestres superiores (Ver Guía: Modulo para condonación de inscripción (ARH-PA-G-08). En el caso inscripción al primer semestre, no se captura en este sistema por no contar el alumno con matrícula.

6. Para el caso de la condonación del examen de admisión, captura en el sistema de ingreso a la U.V. (SIUV) en la liga correspondiente al año escolar que se trate. (Ver Guia: Módulo de condonación de examen de admisión de ingreso UV (ARH-PA-G-09).

7. Conserva una copia del formato de Solicitud de condonación (ARHP-F-30) para validar posteriormente todas las solicitudes tramitadas durante el día.

8. Turna al Jefe de Departamento de Prestaciones Sociales las solicitudes capturadas para firma.

9. Recibe, revisa y firma el formato de Solicitud de condonación (ARH-P-F-30).

10. Turna a Analista de Prestaciones. 11. Recibe formato de Solicitud de condonación (ARH-P-F-30)

autorizado consigna facsímil y sella, entrega a interesado para que acuda a su facultad a continuar el trámite de inscripción, en el caso de condonaciones de examen de admisión el interesado debe de acudir al Departamento de Caja para que le expidan el correspondiente arancel de preinscripción condonado y regresa al Departamento de Prestaciones Sociales para que se consigne el número de arancel en la copia del formato de Solicitud de condonación (ARH-P-F-30) que se conserva en el Departamento de Prestaciones.

12. Turna al Analista Responsable de Trámites ante eIIMSS. 13. Valida e imprime Reporte de alumnos con condonación para

validación de las condonaciones capturadas por dia, valida con las copias de los formatos de Solicitud de condonación (ARH-P-F-30) y archiva en carpeta de Autorización de condonaciones por día que se encuentra en el Anaquel No. 1. Fin del procedimiento de autorización de prestaciones.

Credencialización

Para credencial por primera vez 1. Recibe, valida y revisa· talón de pago y documento oficial de

identificación (Credencial INE, Pasaporte, Cartilla) del trabajador



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académico. 2. Captura imagen y fi rm a e imprime la credencia l conforme a la Guia

de elaboración de credenciales del personal académico (ARH-PAG-07).

3. Entrega al trabajador la credencial con holograma de vigencia. y recaba firma de recibido en reporte de elaboración de credencial.

Para el caso de reposición de credencial, 4. Recibe del trabajador arancel de pago de reposición e

identificación oficial , esta última solo para cotejo, y expide credencial

5. Entrega credencial con holograma de vigencia y recaba firma de recibido en arancel de pago de reintegro de credencia l. Fin del procedimiento de credencialización.

IV. Documentos de consulta

1. Estatuto General de la Universidad Veracruzana http://www.uv.mxllegislacion/

2. Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Académico http://www.uv.mxlleg is lacionl

3. Manual de Gestión de la Calidad http://www.uv.mx/dg rh /sa u-arhl

4. Guias operativas del Subproceso Gestión del Personal Académico http://www.uv.mx/dg rh/sa u -a rhl

V. Formatos

Identificación Nombre del Formato ARH-P-F-23 Solicitud de préstamo por anticipo de sueldo ARH-P-F-24 Devolución de solicitud de préstamo por anticipo de sueldo ARH-P-F-25 Relación de solicitudes de préstamo por anticipo de sueldo ARH-P-F-26 Devolución de reintegro de arancel ARH-P-F-28 Relación de cheques ARH-P-F-29 Control interno para documentos en trámite ARH-P-F-30 Solicitud de condonación

ARH-PA-F-24 Devolución de ayuda para gastos de titulación GF-GE-F-01 Afectación presupuestal/orden de pago

VI. Calendario

Personal de Confianza vigente.

Proceso: Administr:lci6n de Recursos Hum:mos Subproceso: Gestion de Personal Academico

Procedimiento: Prcs t.., cioncs Sociales

Pagina 12 de Il

VII. Atención a usuarios

Departamento de Prestaciones Socia les jorgehernandezg@uv. mx Extensión 11111

VIII. Histórico de revisiones

IX. Firmas de autorización

..

Humanos

30/05/2016 30/05/2016

Proceso: Administncion de Recursos Humanos Subproceso: Gcsti6n de Persan:.1 Academico

Procedimiento: Prcs(3cioncs Sociales

P;igina 1] de 13

Documents

Universidad Veracruzana Secretaría de Administración y ... · 8:00 a 13:00 hrs., de acuerdo con el Calendario del Personal de Confianza. ... (ARH-PA-F-24) en original y copia, adjuntando