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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
OS REFLEXOS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA
PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED)
Por: Daniela da Silva Vianna
Orientador
Professora Luciana Madeira
Rio de Janeiro
2017 DOCUMENTO P
ROTEGID
O PELA
LEID
E DIR
EITO A
UTORAL
2
UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
OS REFLEXOS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA
PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED)
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Auditoria e Controladoria.
Por: Daniela da Silva Vianna
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço em primeiro lugar a Deus, pela
sabedoria e força. Aos meus pais, pela educação
que me proporcionaram mesmo diante de tanta
dificuldade. A minha família pela parceria e
cuidado. Aos meus companheiros de turma pela
convivência e troca de experiência ao longo do
ano. E a todos os professores que passaram por
minha vida, me possibilitando chegar até aqui.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a minha filha, Analuz Vianna
Lima, pelo amor incondicional e por ser a pessoa
mais importante da minha vida.
5
“Que os vossos esforços desafiem as
impossibilidades, lembrai-vos de que as grandes
coisas do homem foram conquistadas do que
parecia impossível”.
Charlie Chaplin
6
RESUMO
O presente trabalho possui como principal tema os reflexos da
implantação do sistema público de escrituração digital (SPED), sendo
esta a atual forma como a Administração Tributária coleta as suas
informações. Em razão do surgimento de novas tecnologias e com o
desenvolvimento das escriturações utilizando meios eletrônicos, além
da inovação trazida pelos documentos eletrônicos, os quais possuem
validade jurídica, é necessário que a informação prestada seja precisa
e correta, tanto do ponto de vista técnico quanto pelo seu aspecto
legal. Ademais, as operações que a empresa realiza se tornam visíveis
em razão da forma como as informações solicitadas na Escrituração
Fiscal Digital são abrangentes. Por meio do Convênio ICMS 143/06
bem como em razão do ajuste SINIEF 02/09, algumas alterações no
que tange a forma de apresentação dos livros fiscais ocorreu, de modo
que estes deixaram de ser impressos e passaram a ser pelo meio
eletrônico. O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, unificou
a entrega das obrigações, com o intuito de tornar a fiscalização mais
eficiente e padronizar as informações entregues pelos contribuintes.
Sistema foi iniciado junto com o, também, projeto da NFe – Nota Fiscal
Eletrônica e ECD – Escrituração Contábil Digital. Por essa razão de faz
relevante o estudo da temática, principalmente em razão da
necessidade das empresas de modificar seus atos em razão dos
avanços tecnológicos. Objetiva-se, portanto, discorrer a respeito do
SPED e do impacto que esse trouxe em termos de fiscalização.
Mediante a utilização de uma metodologia de revisão bibliográfica,
tomando como base teórica vários autores de mesmo tema, o
resultado do trabalho consiste em determinar quais as consequências
do uso do SPED pelas empresas.
7
METODOLOGIA
A metodologia de pesquisa detém como uma das suas
principais metas descrever os principais passos do trabalho. Nesse
sentido pode-se afirmar que será feita a captação de características e
análise das mesmas com relação aos métodos que serão empregados
para que a pesquisa atinja o fim para o qual se destina.
Logo, na metodologia são descritos os meios empregados para
que se chegasse ao resultado ao final do desenvolvimento do projeto.
Desse modo, nesse momento serão destacados os elementos
que compõem essa metodologia, quanto a sua natureza de pesquisa,
as formas de abordagem do problema, os fins, os meios e a
organização do estudo.
Insta salientar que o trabalho em comento não utilizou o estudo
de caso como meio de pesquisa. O trabalho cuida-se de uma revisão
bibliográfica, por meio da qual os dados teóricos foram coletados. Não
há no trabalho referencias a dados colhidos em trabalho de campo.
Primeiramente, no que concerne a natureza da pesquisa ora
elaborada, pode-se afirmar que esta possui um caráter exploratório,
haja vista que esta envolve a realização de um apanhado bibliográfico
bem como análise de exemplos capazes de facilitar a compreensão do
tema abordado. Com isso, o principal objetivo da utilização dessa
pesquisa trata-se de analisar padrões e sugerir hipóteses.
Já no que se refere a maneira como é abordado o problema a
pesquisa possui caráter qualitativo, considerando que esta possui
como principal objetivo a observação, a descrição, a compreensão do
tema exposto. Por meio da utilização de uma pesquisa qualitativa
existirá uma construção das hipóteses, por uso da observação.
Quanto aos fins da pesquisa, esta possui a característica de ser
uma pesquisa explicativa. Nesse tipo de pesquisa, são determinados
os fatores que levar a ocorrência dos fatos exemplificados e discutidos
8
pela problemática. Em outras palavras, por meio desta é explicada a
razão da problemática.
Quanto aos meios utilizados para a realização da pesquisa,
esse trabalho utilizou como metodologia científica a revisão
bibliográfica. Por meio desta, objetiva-se a compreensão, a realização
de análise, o levantamento de conceitos de vários autores que já
explanaram o seu raciocínio acerca do tema.
Logo, é possível produzir conhecimento próprio com base nos
fundamentos teóricos de outros autores.
Acerca da aplicação desse método, Lakatos e Marconi (2001,
p.183) destacam:
abrange toda bibliografia já tornada pública em relação ao tema estudado, desde publicações avulsas, boletins, jornais, revistas, livros, pesquisas, monografias, teses, materiais cartográficos, etc. [...] e sua finalidade é colocar o pesquisador em contato direto com tudo o que foi escrito, dito ou filmado sobre determinado assunto
Ou seja, a pesquisa por revisão bibliográfica pretende levantar,
analisar, compreender e elucidar conceitos e teorias elaboradas por
autores de mesmo tema, os quais fazem referencia ao tema proposto.
Ademais, foi utilizada também como fonte de pesquisa
metodológica a Legislação referente ao Sped Fiscal, servindo esta
como base legal para o desenvolvimento, por meio da qual é
juridicamente tutelada a temática.
Os métodos que levaram ao problema proposto aqui foram
retirados da coleta de dados da Legislação com efeito nas áreas fiscal,
contábil e de TI (tecnologia da informação).
Ademais, a pesquisa também foi baseada no Decreto 6.022, de
22 de janeiro de 2007, que institui o Sistema Público de Escrituração
Digital (SPED).
Para contribuir na busca da solução para problema levantado,
tomaram como base ainda o acompanhamento e vivência na área.
9
Sumário INTRODUÇÃO ................................................................................................ 10 CAPÍTULO I Histórico do Projeto Sped Fiscal – EFD ........................................................... 13 1.1 - Objetivos ................................................................................................... 16 1.2 - Composição .............................................................................................. 17 1.3 - Legislação ................................................................................................. 20 CAPÍTULO II Rumo a Era Digital ........................................................................................... 22 2.1 - Implantação da EFD ................................................................................. 24 2.2 – Dificuldades ............................................................................................. 26 CAPÍTULO III O Impacto do Sped Fiscal ................................................................................. 29 3.1 – Reflexos do Sped nas Organizações ........................................................ 30 3.2 – Reflexos do Sped no Profissional Contábil .............. Erro! Indicador não
definido.31 CAPÍTULO IV Benefícios e Desafios do SPED Fiscal ............................................................. 38 4.1 – Desafios ................................................................................................... 38 4.2 – Benefícios ................................................................................................ 40 CAPÍTULO V O Futuro do Sped .............................................................................................. 44 CONCLUSÃO .................................................................................................. 48 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 50
10
INTRODUÇÃO
Considerando o volume de informações que devem ser
processadas pelas empresas e disponibilizadas para o fisco é
impossível o fazer sem o auxílio de um sistema de informações
adequado.
A modernização da sistemática proposta pelo Ministério da
Fazenda será estendida às empresas, que terão de se adequar aos
parâmetros estabelecidos a fim de se estabilizarem neste novo
contexto. Isso possibilitará ao fisco cruzar informações fiscais com
facilidades, tornando as empresas alvo das fiscalizações.
Nesta pesquisa, serão consideradas observações realizadas
na implantação do sistema SPED, dificuldades de geração das
informações, adaptação dos profissionais contábeis diante desta nova
realidade.
Essa nova realidade está passando por grandes
transformações, dentre as quais podem ser citadas a tecnologia da
informação que está trazendo grandes revoluções à gestão
empresarial no país.
A celeridade nas transformações dos procedimentos fiscais e
contábeis, motivados pelo avanço tecnológico na comunicação das
informações entre o fisco e as organizações, gera certa apreensão
para a classe contábil e contribuintes, uma vez que requer uma nova
postura.
Além disso, são necessários novos equipamentos, sistemas e
um pesado investimento para que as informações sejam coesas e
fidedignas. Ademais, a implantação do Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED) é algo importante para organização.
No entanto, a escrituração fiscal na forma digital não será a
única das informações acrescentadas às bases de dados fiscais,
mesmo porque passa-se por um momento em que os fiscos possuem
muitas outras informações e documentos fiscais em meio eletrônico.
11
Com isso, possibilitam a realização de diversas verificações fiscais
diretamente em suas bases, sem qualquer necessidade de solicitação
às empresas. Desse modo, a necessidade de prestar a informação de
forma correta e sem eventuais “riscos fiscais” se tornou uma obrigação.
Desta forma, este trabalho tem como objetivo demonstrar os
impactos sobre o profissional de contabilidade com a implantação do
Sistema Público de Escrituração Contábil (SPED), explicando o seu
funcionamento e sua importância de forma resumida já que o tema é
muito extenso.
Para tanto, o trabalho em comento trabalhará seguindo a
seguinte problemática: considerando os novos avanços tecnológicos e
as modificações trazidos pelo Fisco em âmbito de fiscalização, quais
os desafios, impactos e consequências trazidas pela implementação
do SPED Fiscal na gestão das empresas?
Ademais, o trabalho ainda procura responder, especificamente
a alguns objetivos, tais como: a) Discorrer a respeito das principais
inovações tecnológicas no sistema contábil brasileiro; b) Discutir os
impactos positivos na rotina contábil; c) Determinar qual nova
realidade, consequência da implantação da inovação tecnológica.
No primeiro capítulo o trabalho descreveu de forma sucinta à
explicação do histórico do projeto. O segundo capítulo abordou a
temática da era digital.
Os demais capítulos buscaram discorrer a respeito de todo o
processo operacional do projeto. Abordaram-se os benefícios e
desafios enfrentados ao longo da existência do SPED (Sistema Público
de Escrituração Digital). E finalmente será descrito o futuro depois
deste projeto.
Justifica-se plenamente a realização deste estudo por tornar os
processos mais eficientes, e apesar de complexo, com inúmeras
obrigações que nos atordoam às vezes, acredita-se que veio para
facilitar a vida dos profissionais da contabilidade bem como dos
contribuintes, em geral.
12
Em suma, a justificativa do trabalho encontra respaldo na
necessidade de discorrer acerca de uma inovação que torna os
processos mais eficientes. Como o sistema é dotado de certa
complexidade, além de inúmeras obrigações atreladas a sua utilização,
justifica-se também discorrer a respeito do tema, a fim de elucidar e
esclarecer eventuais dúvidas.
Desta forma, dar-se-á início aos Capítulos do trabalho.
13
CAPÍTULO I
HISTÓRICO DO PROJETO SPED FISCAL
A Escrituração Fiscal Digital – EFD é um dos subprojetos
desenvolvidos pelos Fiscos Federal, Estadual e Municipal, em
cumprimento ao disposto na EC 42, de 19/12/2013 (que incluiu no
artigo 37 da CF o inciso XXII), com o objetivo de promover a atuação
integrada dos Fiscos e dos órgãos fiscalizadores para o
compartilhamento e padronização de cadastros e de informações
econômico fiscais.
Para atender ao dispositivo constitucional foram realizados, a
partir de 2004, diversos ENAT – Encontro Nacional de Administradores
Tributários, reunindo o secretário da Receita Federal e os secretários
de Fazenda, Receita e de Tributação dos Estados, do Distrito Federal
e representantes das Secretarias de Finanças dos Municípios das
Capitais.
Essas reuniões tiveram como objetivo a busca de soluções
conjuntas que atendessem as três esferas de governo e que
promovessem maior interação entre os Fiscos, padronização das
informações, racionalização dos trabalhos e de custos para o
contribuinte, maior eficácia na fiscalização, maior intercâmbio na troca
de informações e uniformização dos procedimentos.
Entre os Protocolos de Cooperação Técnica aprovados nesses
encontros, constam:
1 – Construção e Implantação de um Cadastro Sincronizado
que atendesse as administrações tributárias da União, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municípios;
2 – Construção e implantação de um projeto que viabilizasse o
desenvolvimento de métodos e instrumentos que atendessem aos
interesses das respectivas administrações tributárias.
14
Em 2005, no II ENAT, visando buscar a concretização do que
foi acordado entre as partes, foram assinados novos protocolos com o
objetivo de desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração
Digital – Sped e a Nota Fiscal Eletrônica – Nfe.
Entre os pressupostos a serem observados, constaram do
Protocolo de Cooperação ENAT 2/2005:
I – Bases de dados compartilhadas entre as administrações
tributárias;
II – Reciprocidade na aceitação da legislação de cada ente
signatário, relativa aos livros contábeis e fiscais;
III – validade jurídica dos livros contábeis e fiscais em meio
digital, dispensando a emissão e guarda de documentos e livros em
papel;
IV – Eliminação da redundância de informações através da
padronização e racionalização das obrigações acessórias;
V – Preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código
Tributário Nacional.
Ao final de 2005, começaram as reuniões iniciais entre o Fisco
Federal e o Fisco Estadual para objetivar a implantação da Escritura
Fiscal Digital, visando padronizar as informações prestadas pelos
contribuintes em relação ao ICMS e IPI.
Em agosto de 2006, foi criado, na Comissão Técnica
Permanente do ICMS – Cotep/Confaz, o GT 48 – Sped Fiscal, grupo
de trabalho a quem coube administrar o projeto, definir seus objetivos e
a forma de captação e troca de informações entre os entes
participantes, bem como, propor as alterações necessárias na
legislação.
Em termos de legislação, os principais atos publicados e
atualmente em vigência, foram: Convênio ICMS 143/2006, Ajuste
Sinief 2/2009, Ato Cotep ICMS 9/2008. Ao longo destes anos, foram
editadas diversas alterações nos dispositivos citados.
15
Ressalta-se ainda que durante o processo de desenvolvimento
da Escrituração Fiscal Digital – EFD participaram ainda representantes
dos contribuintes e que apresentaram suas sugestões, críticas e
soluções. Antes do início da obrigatoriedade da EFD em janeiro de
2009, ocorreu um período de testes, denominado de Projeto Piloto da
EFD, em que todas as funcionalidades do sistema e layout foram
testadas, no ambiente empresarial, no ambiente de recepção e
processamento e na distribuição das informações aos entes
conveniados.
Para Duarte (2009):
Com o Sped a sociedade presencia uma nova era do conhecimento, onde serão importantes as habilidades humanas, para que se usufrua das informações da melhor maneira possível na entidade. Estruturado sobre três pilares, nota fiscal eletrônica, sped fiscal e sped contábil, este projeto via alterar e modernizar a cultura organizacional das empresas. Essa nova modernização trará muitos impactos para as empresas e os contadores, pois, as informações requeridas pela receita federal, mediante o SPED, obrigam as organizações a terem um software de qualidade e bons profissionais que entendam do assunto, inclusive nas melhorias no processo gerencial da empresa.
É necessário primeiramente que se entenda o que exatamente
seria o SPED Fiscal. Este pode ser entendido como, de acordo com o
previsto no site da Receita Federal:
O Sped consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. (RECEITA FEDERAL)
16
1.1 – Objetivo
O objetivo desse projeto baseia-se na integração dos fiscos
federal/estaduais e, posteriormente, municipais, mediante a
padronização, racionalização e compartilhamento das informações
contábil e fiscal digital. Além disso, o Sped visa integrar todo o
processo relativo às notas fiscais.
Com isso, busca-se reduzir os custos com o armazenamento
de documentos e também minimizar os encargos com o cumprimento
das obrigações acessórias.
A estratégia do Sped está em se discutir e propor iniciativas
com resoluções conjuntas, criar um ambiente de testes e aprovar toda
a metodologia, implementação e efetivação dos seus três pilares de
abrangência: Nota Fiscal Eletrônica, Escrituração Contábil e Fiscal
Eletrônica.
O projeto SPED ocorreu a partir de uma série de premissas,
como melhorar o ambiente de negócios no Brasil; aumentar a
competitividade entre empresas para diminuir a concorrência desleal;
tornar o documento eletrônico oficial e válido em todo território
nacional; tornar a Certificação Digital ICP Brasil padrão; promover o
compartilhamento de informações; estabelecer a figura jurídica da
Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica nas legislações
comerciais e fiscais; responsabilizar o contribuinte pela manutenção de
arquivos eletrônicos da Escrituração Digital; reduzir os custos para o
contribuinte; entre outras.
O SPED veio para transformar.
17
A Figura 1 traz a representação esquemática do SPED:
Figura 1 – Sistema Público de Escrituração Digital
Fonte: http://www.sercontabil.com/ver_artigos.php?cod=284
1.2 – Composição
Conforme mencionamos anteriormente, foi criado por meio do
Decreto 6.022, de 22 de janeiro de 2007, com o objetivo de modernizar
e informatizar a comunicação entre o fisco e o contribuinte.
É composto por três fases, conforme demonstrado abaixo:
Escrituração Contábil Digital – ECD
Tem com objetivo a substituição dos Livros Diários e Razão,
bem como as demonstrações contábeis de forma digital. O arquivo
deverá se assinado digitalmente
18
Foi instituída para fins fiscais e previdenciários e deverá ser
transmitida pelas pessoas jurídicas a ela obrigadas, ao Sistema
Público de Escrituração Digital (Sped), e será considerada válida após
a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for
o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro.
. Escrituração Fiscal Digital – ECF
O Convênio ICMS 143/06 instituiu a EFD como obrigatória para
os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadoria e sobre
Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e
de Comunicação – ICMS ou do Imposto sobre Produtos
Industrializados – IPI, por meio de arquivo digital conforme leiaute
estabelecido no Ato Cotepe/ICMS 09/08.
A EFD veio para substituir a impressão dos livros registro de
entrada, registro de saída, registro inventário, apuração de IPI e
apuração de ICMS, por meio digital. O arquivo digital, assim como os
documentos fiscais que deram origem a escrituração, deverá ser
armazenado pela a empresa.
O esquema representado pela Figura 2 traz a representação
do SPED Fiscal:
19
Figura 2 – Esquema SPED Fiscal - EFD
Fonte: http://pt.slideshare.net/arleitinho123/sped-fiscal-
31104783
Sped Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
O Sped NF-e foi desenvolvido pela Secretaria de Fazenda dos
Estados e a Receita Federal do Brasil. Foi instituído através do
Protocolo ENAT 03/2005, de 27/08/2005.
A NF-e é um documento emitido e armazenado
eletronicamente, de forma digital, com o objetivo de documentar
qualquer operação que envolva a circulação de mercadorias ou
prestação de serviços.
A nota fiscal eletrônica está substituindo a antiga nota fiscal em
papel.
20
O emitente e o destinatário deverão manter os documentos em
arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação
Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes
somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar
informações sobre a emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os
volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos
movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção,
aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e
prevenir a evasão tributária.
O avanço da tecnologia tem feito grandes mudanças no mundo
coorporativo. Nesta amplitude de automação, visa-se otimizar o
processo. As empresas necessitam cada vez mais de um bom sistema,
que seja prático e acessível.
Conforme relataremos no próximo capítulo, a nova era da
informática trouxe inúmeras transformações e grandes avanços na
área contábil/fiscal.
1.3 – Legislação
Dispõem o Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de
2006, acerca da instituição da Escrituração Fiscal Digital – EFD - em
arquivo digital, de uso obrigatório para os contribuintes do Imposto
sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre
Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e
de Comunicação – ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos
Industrializados – IPI - e que se constitui de um conjunto de registros
de apuração de impostos, referentes às operações e prestações
praticadas 8 pelo contribuinte, bem como de documentos fiscais e de
outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e
da Secretaria da Receita Federal do Brasil. O contribuinte deve gerar e
manter uma EFD para cada estabelecimento, devendo esta conter
21
todas as informações referentes aos períodos de apuração dos
impostos.
Estabelece ainda o referido Convênio que o contribuinte deve
manter todos os documentos fiscais que deram origem à escrituração,
na forma e prazos estabelecidos para a guarda de documentos fiscais
na legislação tributária, observados os requisitos de autenticidade e
segurança nela previstos.
Os Atos COTEPE/ICMS nº. 09, de 18 de abril de 2008 com as
alterações produzidas pelos Atos COTEPE/ICMS nº. 19/2008, Ato
COTEPE/ICMS nº. 30/2008, Ato COTEPE/ICMS nº. 45/2008 e Ato
COTEPE/ICMS nº. 29/2009 definiram os documentos fiscais, as
especificações técnicas do leiaute do arquivo digital da EFD, que
contém informações fiscais e contábeis, bem como quaisquer outras
informações que venham a repercutir na apuração, pagamento ou
cobrança de tributos de competência dos entes conveniados. Também
Ajuste SINIEF nº. 02 de 03 de abril de 2009. A partir de 01 de janeiro
de 2009, os contribuintes obrigados à Escrituração Fiscal Digital - EFD
- devem escriturá-la e transmiti-la via Internet.
Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. É composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional. (BRASIL, 2007).
No próximo capítulo será feita uma abordagem a respeito dos
rumos da Era Digital. Ou seja, a respeito de que maneira a tecnologia
tem influenciado e modificado o sistema contábil/tributário.
22
CAPÍTULO II
RUMO A ERA DIGITAL
A automatização crescente no cenário tributário nacional é
uma realidade que obriga organizações dos mais diversos tipos a se
atualizarem para atender à expectativa da Secretaria da Receita
Federal.
As inovações tecnológicas implementadas por meio do
Sistema Público de Escrituração Digital – SPED estão caracterizando
uma nova era de atuação na SEFAZ.
Isto porque o fisco brasileiro está vivendo a época da
Tecnologia Digital e por conta desta nova realidade as empresas têm
buscado soluções que permitam estar em dia com suas obrigações
perante a Receita, adequando seus processos e fluxos de trabalho,
minimizando o impacto destas normativas nos negócios.
Antes do SPED, toda documentação dos contribuintes era
baseada em papel e carimbo, o que impedia um controle efetivo do
que era ou não declarado, ocasionando uma possível evasão de
tributos. Com o sistema o Fisco passou a acompanhar praticamente
em tempo real a contabilidade das organizações. Os livros e
documentos contábeis e fiscais passaram a ser emitidos de forma
eletrônica, unificando as atividades de recepção, validação,
autenticação e armazenamento dos documentos que integram a
escrituração fiscal e comercial das empresas.
Muitas empresas já estão obrigadas à transmissão da EFD.
Este ícone do SPED em arquivo digital consiste em um conjunto de
documentos fiscais escriturados e de outras informações de interesse
do fisco, inclusive a apuração de impostos referentes às operações e
prestações praticadas pelo contribuinte. Uma nova modalidade de
escrituração fiscal, que deverá ser assinado com certificado digital do
representante legal da empresa.
23
A EFD fará o cruzamento das informações de todos os
contribuintes de ICMS (imposto sobre circulação de mercadoria) e IPI
(imposto sobre produtos industrializados) e substituirá a escrituração
manual, em papel. Apresentando no seu conteúdo o registro das
entradas, o registro das saídas, registro de inventário, apuração de
ICMS, apuração de IPI e controle de estoque.
Segundo Roberto Dias Duarte (2008 p.118):
A EFD é extremamente detalhada”. A tabela de registros possui mais de 100 tipos diferentes, dado o nível de exigência com relação às informações fiscais solicitadas. O registro 0200, por exemplo, é o detalhamento do produto ou serviço. Nele o contribuinte deve informar o código NCM - Nomenclatura Comum no MERCOSUL de cada item.
Em pleno processo de consolidação, nove anos após sua
chegada, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) ainda é
visto, pelo menos por boa parte daqueles que lidam com esta
sistemática, como mais um imbróglio a ser resolvido.
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) é um projeto
positivo para o País, portanto tem que ser tratado com seriedade. A
sistemática acelera a transição da sociedade analógica para a digital,
onde valores como o conhecimento e a ética sobressaem sobre o
capitalismo industrial clássico.
Produto da Era Digital ou do Conhecimento, como alguns
preferem, esses novos tempos têm sido a mola propulsora de
expressivos avanços na coexistência entre fisco e pessoas jurídicas, e
só podem ser geridos com uma atuação conjunta envolvendo os
administradores e suas equipes.
Dividido entre dois períodos históricos - pré e pós-Sped -, o
mundo corporativo vai aos poucos se moldando a essa realidade, na
qual as empresas passarão por auditorias tributárias digitais a cada
Nota Fiscal eletrônica (NF-e) emitida.
24
As diferenças entre o que se fazia antes e o que se faz agora
são inegáveis. Passou-se de um modelo de fiscalização arcaico,
generalista, baseado em poucas fontes, auditorias e amostragens
repletas de falhas, para um modelo marcado por modernidade,
especialização e eficiência, no qual se fiscalizam em tempo real 100%
das operações fiscais e contábeis.
Imagine aquele arquivo morto que armazenava documentos
fiscais. Agora pense em como seria realizada essa busca, gaveta por
gaveta, folha por folha, ou pior, ano por ano, de uma informação
específica. Com o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), essa
busca não mais existe.
De forma objetiva, o Sped pode ser entendido como um
software que será disponibilizado pela Receita Federal para todas as
empresas a fim de que elas mantenham e enviem a este órgão
informações de natureza fiscal e contábil (a partir da escrituração
digital mantida nas empresas) e também previdenciárias, bem como os
livros fiscais, comerciais e contábeis gerados a partir da escrituração
(já registrados nos órgãos competentes), além das demonstrações
contábeis.
Com a Implantação da EFD as empresas se viram obrigadas a
mudarem suas rotinas, ajustar a forma e ferramentas de trabalho, pois
o sistema utilizado necessita ser capaz de gerar os arquivos,
considerando que o trabalho realizado manualmente se torna inviável.
2.1 – Implantação da EFD
A Escrituração Fiscal Digital – EFD é um arquivo que, contendo
informações da escrituração fiscal e demais informações econômico-
fiscais da empresa, propiciou ao Fisco a modernização, agilidade e
padronização da informação. Esse arquivo assinado digitalmente com
certificação digital e transmitido aos Fiscos representa a escrituração
25
fiscal do estabelecimento com validade jurídica para todos os fins. A
nova era. O novo modelo operacional adotado pelas empresas.
No arquivo são enviadas informações sobre todos os
documentos fiscais utilizados nas operações comerciais, informações
sobre estoque e principalmente as operações que envolvem ICMS e
IPI. Depois de transmitido, o arquivo será validado juridicamente.
É necessário destacar que o Fisco terá em seu poder a
escrituração completa de cada contribuinte, que serão cruzadas com
outros sistemas, como NF-e. CT-e, ECD e outras declarações.
Portanto, é fundamental que a empresa verifique a
consistência dos dados informados.
Para informação correta da EFD, os setores de produção,
vendas, faturamento, estoque, compras, financeiro e contabilidade
precisam estar integrados, pois na elaboração da EFD serão
necessárias as informações dos diversos setores. O sucesso na
obtenção da informação correta com diminuição dos riscos fiscais,
dentro da empresa, irá depender da mudança da mentalidade dos
profissionais envolvidos nos diversos setores que, de uma forma direta
ou indireta, possam ter responsabilidade na geração da informação.
É importante lembrar que o programa validador não é uma
parametrizador do que está certo ou errado, pois a responsabilidade
pelas informações prestadas é da empresa declarante.
Outro aspecto a ser observado é a informação obrigatória na
EFD, de valores já recolhidos ou a recolher, referentes às operações
de entradas ou de saídas, onde os valores independem da apuração
do imposto (débito menos crédito). Esses recolhimentos são tratados
na EFD como Débitos Especiais e são de informação obrigatória no
arquivo.
Outro tipo de análise a ser feita é a correção dos dados no
sistema, verificando e corrigindo todos os cadastros e tabelas
utilizadas na emissão dos documentos fiscais e outros que serão
utilizados no arquivo da EFD,
26
Uma vez finalizado o levantamento das informações
necessárias para a EFD o passo seguinte passa a ser a escolha do
software para administração das informações, é desejável que o
mesmo tenha manutenção e correção, pois, a EFD é um projeto que
sempre sofre alterações e até mesmo a inclusão de novas exigências.
Mas como toda implantação, o projeto apresentou alguns
problemas.
2.2 – Dificuldades
A dificuldade encontrada pelos proprietários de empresas na
implantação do SPED é a de identificar entre tantos sistemas, um que
forneça suporte e que corresponda às expectativas das mesmas.
Além disso, as empresas tiveram que preparar a sua
infraestrutura de telecomunicações para garantir um ambiente
adequado ao volume de informações que são transmitidas e recebidas
na comunicação com os fiscos, como a aquisição de novos
computadores e servidores com maior capacidade de processamento e
armazenamento, não necessariamente modificando suas estruturas
físicas.
Em relação aos colaboradores, houve dificuldade no
treinamento dos mesmos para se adequarem ao novo sistema, porque,
como tudo era novo, não havia no mercado de trabalho muitos
profissionais com experiência nessa área, sendo diretamente
impactados pelas mudanças do SPED levando, assim, as empresas a
investirem em treinamento para os mesmos adquirirem entendimento e
desenvolverem a atividade adequadamente.
Ademais, foi necessária uma interação entre empresas,
colaboradores e contadores.
27
E dentre as principais dificuldades relatadas pelas empresas,
na implantação do Sped, elencamos as que mais se destacaram:
Falta de Profissional Qualificado:
No início as empresas tiveram muita dificuldade em encontrar
profissionais com conhecimento técnico e habilidade em manusear os
sistemas. E desta forma corria-se o risco de não entregar os arquivos
no prazo. Para muitas empresas a solução foi treinar seus
profissionais.
Interpretação da Legislação:
Foi um grande desafio para as empresas desenvolverem um
software que para a geração dos arquivos conforme layout exigido pela
legislação. Adequar as informações fiscais do contribuinte para um
layout determinado pela Receita Federal do Brasil foi complexo.
Custo da Implantação do Sistema:
O investimento para alcançar a nova tecnologia com a chegada
do Sped foi alto, porém necessário para que a empresa de adaptasse
as novas mudanças do Governo.
Qualidade da Informação:
Com a implantação do Sped os fiscos (municipal, estadual e
federal) passaram as receber todas as informações fiscais e contábeis
em tempo real, possibilitando a realização de auditoria e cruzamento
de informações.
Cadastro
Com a evolução digital, as empresas devem manter o cadastro
de clientes, fornecedores e produtos completos e atualizados e assim
garantir a validação de seus arquivos.
28
Armazenamento:
Tem sido um grande desafio para as empresas, pois com a
implantação do Sped houve a necessidade ampliar o espaço
tecnológico para geração e armazenamento dos arquivos digitais.
Desta maneira, considerando o avanço tecnológico base
inevitável no processo SPED, observa-se que este gerará um impacto
profundo nas empresas, tema abordado no próximo capítulo.
No próximo capítulo será feita uma abordagem acerca dos
impactos da implementação do Sped Fiscal.
29
CAPÍTULO III
Os Impactos do Sped Fiscal
O sucesso do profissional contábil, de acordo com Duarte
(2008), depende de suas habilidades específicas, se as quais de torna
impraticável o desenvolvimento da profissão, destacando-se:
tecnologia, uma pessoa hábil no uso da tecnologia consegue obter
informações com velocidade e precisão; análise e síntese das
informações, somente essas habilidades humanas são capazes de
gerar conhecimento a partir da informação; e comunicação, a logística
de entrega do conhecimento se dá pela comunicação.
Constatou-se que o maior impacto do SPED para as empresas
e seus contadores relaciona-se a fidedignidade e qualidade dos dados.
Espera-se que esta modificação traga agilidade e clareza aos dados
apresentados. Desta forma, o contador deixar de exercer o papel de
mero digitador e passa a assessorar as empresas, uma vez que os
dados que tem em mãos são verídicos e confiáveis.
As organizações que se utilizam dos serviços contábeis
precisam também avançar nessa nova realidade, quebrando os
paradigmas outrora vividos, de que a contabilidade é utilizada somente
para fins de atender o fisco.
Essa visão já está ficando arcaica, considerando que os atuais
recursos tecnológicos utilizados pelo fisco facilmente suprem a
exigência dos cálculos e acompanhamento do recolhimento dos
tributos.
A busca pela competitividade e o acirramento da concorrência
em todos os níveis de mercado local e globalizado, faz com que as
organizações passem a se utilizar forma mais presente e tempestiva
das informações contábeis com vistas à redução de custos, avaliação
adequada do patrimônio, apuração e análise dos resultados, dos
30
investimentos, acompanhamento sistemático das suas margens de
lucros, dentre outras informações cruciais à sobrevivência do negócio.
3.1 – Reflexos do Sped nas Organizações
Aos poucos as empresas sentirão o efeito do Sped em toda
sua infraestrutura: área de tecnologia, telecomunicação, processos e
de desenvolvimento profissional terão de se adequar a era SPED.
Na área tecnologia, as empresas terão que adquirir novos
programas, que atendam as parametrizações e exigências do fisco.
A área de telecomunicação terá que se preparar para receber
um volume bem maior de informações de forma que aperfeiçoe sua
comunicação com o fisco.
Os processos terão de ser readequados para que se agilize,
por exemplo, o manuseio com documentos fiscais.
Porém as pessoas serão diretamente envolvidas por essa nova
realidade, chamada SPED.
O conhecimento fiscal que o funcionário deverá possuir para
que as etapas do projeto sejam realizadas de acordo com as
exigências do fisco, será de grande importância para as empresas.
Isso levará o empresário a investir em capacitação para que todos
tenham o perfeito entendimento do novo cenário, para assim estar
completamente adequadas a esta nova realidade: a Era SPED.
O Brasil está passando por grandes transformações, as
empresas brasileiras e os profissionais a elas vinculados, sobretudo os
contadores, advogados, executivos e profissionais afins, convivem no
dia a dia num ambiente de mudanças constantes, não só na economia,
no mercado globalizado, mas principalmente com alterações e
inovações na legislação e nas decisões dos tribunais, que afetam
diretamente o meio corporativo dos negócios.
Vive-se em uma época de constantes mudanças, em que se
tem uma digitalização crescente da informação e a evolução dramática
31
para lidar com a informação digitalizada. O uso da tecnologia para
integração e compartilhamento de informações objetivando a
racionalização e modernização da administração, tem impacto direto
nos processos internos das organizações, com implicações óbvias na
contabilidade.
Os profissionais da contabilidade precisam participar
ativamente desse momento de modo a interagir e acompanhar essa
evolução, sob pena de ser naturalmente excluído ou ter dificuldade de
adaptação posterior. Os impactos somente serão reduzidos,
antecipando cenários e provocando as soluções, além de constar com
a participação ativa das discussões dos processos e das inovações.
A evolução tecnológica impacta cada vez mais os aspectos
econômicos, sociais e culturais da nossa civilização. Exige-se cada
vez mais competência técnica e capacidade de análise e de decisão.
Esse ambiente constitui um excelente momento para a profissão
contábil, que naturalmente se encaminhará para a esfera da gestão.
O contabilista passará de outrora profissional quantitativo,
agregando ao seu trabalho a análise e a gestão da informação
produzida pela contabilidade e áreas afins das organizações.
3.2 – Reflexos do Sped na Profissão Contábil
As novas exigências são uma constante para o contabilista não
e somente uma necessidade passa a ser também uma exigência
imposta por esta área de atuação, devido a todas as inovações
tecnológicas existentes, levando-se em consideração a atual
tecnologia da informação até o Sistema Público de Escrituração Digital
(SPED).
Os Contabilistas têm um papel muito importante durante todo o
processo de implantação do SPED, pois o sistema traz muitas
vantagens aos serviços contábeis, incluindo toda a praticidade com a
32
redução de retrabalhos de escrituração até a redução de custos com a
emissão e armazenamento de documentos em papéis.
A profissão contábil passa por uma transformação muito
significativa. O Contabilista é obrigado a estabelecer um novo perfil
profissional para se adequar às mudanças do cenário mundial,
devendo estar sempre atualizado, investindo numa educação
continuada, buscando constantemente novos conhecimentos e
possuindo uma melhor visão empresarial.
Para os profissionais, a implantação do Sped trará uma série
de benefícios para as empresas, contadores e para a sociedade em
geral.
O contador deixa de ser um mero apurador de tributos e passa
a auxiliar o empresário na tomada de decisão. Os escritórios de
contabilidade serão vistos como consultorias e passam a serem peças
fundamentais para o sucesso das entidades. A elaboração de
relatórios gerenciais pelos contadores dará lugar a informações que,
geralmente, não são interessantes para os empresários, ou por falta de
conhecimento técnico ou mesmo por falta de interesse.
O próprio empresário passa a ver a contabilidade como aliado
ao futuro promissor da empresa.
Os dados já estarão disponíveis na base de dados do Sped,
cabendo somente ao fisco à disposição de verificar as informações on
line necessárias. Para os escritórios de contabilidade e para as
empresas isso significa economia de tempo, pois, antes, muitas horas
eram despendidas para a reunião do que fora solicitado pelos
auditores.
Se por um lado o novo modelo proposto pode trazer a
maximização da transparência na relação das entidades com o fisco e
possibilitar uma redução de gastos com papel e impressão, por outro
traz a necessidade de investimentos em sistemas de informação.
Para as empresas que já possuem estruturas tecnológicas, a
implantação do Sped não demandará grandes mudanças. Existirá,
33
apenas, a necessidade de investimentos em sistemas complementares
para fazer a comunicação com a RFB.
Com implantação do Sped, as empresas se tornarão alvos
mais vulneráveis à fiscalização. Assim, a melhor alternativa é fazer
uma análise minuciosa da situação da empresa, identificar os gargalos
e dar mais ênfase aos processos internos. Com essas medidas, a
entidade evita problemas com possíveis fiscalizações, e também
obtêm informações mais precisas e seguras para a tomada de decisão.
Hoje o fisco manual já conta com artifícios informatizados,
como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF),
a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica
(DIPJ), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
Mas a maioria das informações é fornecida de forma manual, gerando
dúvidas quanto a sua veracidade, pois estão passíveis a erros de
digitação, por exemplo.
Supondo-se que esse erro foi com nota de compra, irá constar
uma divergência no Sistema de Informações sobre Operações
interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), pois a
empresa emitente vai entregar para a fazenda uma informação, e a
contabilidade vai informar outra. Não se sabe ao certo quando isso irá
ocorrer. Pode ser numa alteração contratual da empresa no estado ou
pode ser numa eventual fiscalização.
Com a NF-e a margem desses eventuais erros vai cair a
praticamente zero. Ao emitir um NF-e as informações vão para fazenda
municipal, para a fazenda estadual, e para fazenda federal, e
posteriormente são importadas para a contabilidade, ou seja, com a
NF-e os crimes contra o fisco serão praticamente impossíveis de
ocorrer.
Após a implantação do Sped, a intenção é fazer que os
sistemas gerenciais utilizados nas empresas fossem importados para
contabilidade. Ou seja, as empresas prestadoras de serviços de
informática terão de se adequar ao layout dos sistemas contábeis e
34
com o layout do sistema da fazenda. É o que acontece hoje para
importar a DIPJ e a DCTF, mas terá que ser de uma forma mais
rápida, mais segura, mais eficiente. A tendência é que a contabilidade
seja praticamente on-line, principalmente a contabilidade fiscal. E se
tudo transcorrer como é esperado pelo Sped, a contabilidade
trabalhará em tempo real ao da emissão na NF-e.
O Sped atingirá não só os empresários, mas também os
escritórios de contabilidade que prestam serviços a eles. Será
necessária a modernização dos escritórios de contabilidade.
Gerencialmente, espera-se que o Sped seja um passo
importante para as empresas começarem a apurar suas informações
de forma legítima. A partir do momento em que elas tiverem essas
informações devidamente armazenadas em sistemas de informação,
iniciará a busca pelo correto gerenciamento dessas entidades a fim de
maximizar seus resultados e dar continuidade ao negócio.
A implantação do Sped está sendo gradativa. Inicialmente
incluindo apenas empresas tributadas pelo Lucro Presumido e Lucro
Real. O que se percebe, é que essas empresas têm condições
suficientes de se adequarem às novidades tecnológicas advindas.
Além disso, as empresas listadas para iniciarem o Sped, são empresas
com recursos financeiros e operacionais capazes de realizarem
reengenharias das suas gestões.
O uso de softwares gerenciais compatíveis ao layout daqueles
utilizados pela RFB evidenciará nas empresas a necessidade de
profissionais especializados na área de tecnologia de informação.
Diante da expectativa dos contadores entrevistados, o Sped
atingirá as micro e pequenas empresas no máximo em dois anos.
Essa projeção de tempo pode ser considerada curta quando
consideramos que o Sped repercutirá em um choque de gestão nas
empresas.
Hoje, a maioria das micro e pequenas empresas consideram a
carga tributária alta e que esta compromete a sobrevivência dos
35
negócios. Mas, na verdade, o que se percebe é a falta de organização
gerencial, onde o que realmente prejudica o empresário é a falta de
capital de giro, consequente da falta de um bom gerenciamento dos
seus dados, como estoque, custos e despesas.
O valor do ônus tributário deveria estar embutido no valor final
dos produtos e serviços, mas isso, na maioria das vezes, não é
possível que aconteça, pois não há controle mediante a sonegação de
impostos. O valor a pagar de encargos tributários não seria
surpreendente para o empresário se este utilizasse sistemas de
informação a fim de controlar suas operações de entradas e saídas.
A tranquilidade e a certeza de saber qual o lucro real ao fim de
cada período fiscal traz segurança ao empresário para realizar
possíveis incrementos no seu negócio. Isso só é possível quando o
empresário conhece o verdadeiro valor dos seus produtos para então
conseguir embutir o ônus tributário no valor de venda. (FREITAS,
2014)
Entre outros problemas que dificultaram a adoção do Sped por
parte das empresas com apuração pelo Lucro Real e com
movimentações contábeis ocorridas em 2009, está o despertar tardio
para o fato.
O profissional completo é aquele que busca aprimoramento contínuo da legislação através de treinamentos, seminários e cursos de extensões, pois o mercado de trabalho está cada vez mais exigente na busca de bons profissionais. Observa-se desta maneira, a necessidade do conhecimento, pois o contador e seus colaboradores executam em média 29% das atividades em relação ao SPED com o objetivo de proporcionar serviços de qualidade e maior controle das empresas de seus clientes. (FREZZA; RUSCHEL; UTZIG, 2011).
O SPED traz grandes vantagens para a classe contábil, com
essas novas obrigações, as empresas e organizações contábeis
entram em um novo nível de organização.
Os Profissionais Contábeis devem atuar como consultores,
prevendo e sugerindo soluções a possíveis problemas. Auxiliando o
36
cliente nas operações que ele realiza de compra e venda de
mercadoria, passando a exercer uma função mais produtiva e
estratégica do que apenas apurar os impostos.
Segundo Barbosa, Rosa e Sasso (2011), o aperfeiçoamento do
contador sobre o SPED não está limitado a parametrizar dados e
entregas de arquivos, está na transmissão de dados com qualidade
que demonstre a realidade financeira e contábil da empresa de forma
que os usuários das informações possam ter maior objetividade no
processo de tomada de decisão.
As informações transmitidas pelos contabilistas se
caracterizam como indispensáveis para a organização tributária de
todas as áreas empresariais sendo o grande o destaque o
conhecimento que o contabilista possui.
O Contabilista que no passado muito longo era apenas um
mero emissor de guias para o recolhimento de tributos e apenas
transmissor de declarações o que praticamente já não existe mais. As
novas tecnologias exigem um novo perfil contábil, pois o contabilista
deve se manter atualizado e ter uma visão futura e ampla das
necessidades do mercado em que atua. (STEIN; VON MENGDEN,
2014).
Considera-se o trabalho do profissional contábil, de extrema
importância, para as organizações, e até mesmo para o próprio Fisco.
Destacar-se-á o profissional que melhor souber receber essas
informações, traduzindo-as em ações significativamente positiva para
toda sociedade.
Contudo, o sistema possibilita uma série de avanços ao país e
ao próprio ambiente de negócio, que passa a adquirir um novo nível de
transparência, com o livre acesso de informações ao fisco e a
identificação, cada vez mais ágil, de eventuais falhas. Permite ainda o
intercâmbio de dados em tempo real entre empresas de uma mesma
cadeia produtiva.
37
No próximo capítulo, far-se-á um relato acerca dos desafios
que serão vencidos e também os benefícios conquistados com o Sped
Fiscal.
38
CAPÍTULO IV
Benefícios e Desafios do Sped Fiscal
Com este trabalho podemos analisar de que forma o SPED
está sendo implantado e quais os benefícios e desafios os
profissionais da área contábil têm encontrado para colocar o projeto
em prática, visto que estão sendo obrigados a evoluir junto com a
tecnologia e a se adequar as normas desta nova empreitada, que é a
revolução da informação.
O SPED trouxe muitos desafios e oportunidades aos
profissionais e empresas contábeis. A antecipação e adaptação a
esse novo sistema tornaram-se uma vantagem competitiva em relação
às demais empresas, gerando um importante diferencial no mundo
corporativo e diminuindo a concorrência desleal. (JUNIOR; OLIVEIRA;
CARNEIRO, 2011)
Sobre os desafios do SPED, verifica-se que a questão da
aprendizagem e a cultura dos indivíduos para sua utilização é algo
imprescindível. A empresa, para assegurar a qualidade dos dados que
serão enviados ao fisco, necessariamente deverá realizar mudanças
significativas em sua cultura, estrutura organizacional, processos,
investimento em tecnologia da informação e capacitação de seus
profissionais, podendo até mesmo melhorar seu processo de gestão.
(JUNIOR; OLIVEIRA; CARNEIRO, 2011).
4.1 – Desafios
Desde a instituição do SPED, seja da Nota Fiscal Eletrônica
(NF-e), da Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou mesmo da Escrituração
Contábil Digital (ECD), a grande preocupação das empresas tem sido
realizar o envio das informações no prazo. O que é natural, uma vez
que a não entrega no prazo sujeita o contribuinte a elevadas
penalidades.
39
Para isso, essas empresas têm deslocado seus principais
profissionais e contratado os melhores serviços disponíveis no
mercado. O desafio do SPED pode ser muito maior ao imaginado. Neste
novo cenário, de transparência na relação entre fisco e contribuinte, a
organização só estará segura se encontrar meios para garantir a
propriedade das informações que estão sendo enviadas. Aguardar que
os possíveis equívocos sejam identificados apenas nas auditorias da
fiscalização não pode ser uma opção. (LEAL, 2012)
Com isso elencamos os principais desafios a serem
ultrapassados para a implantação do SPED, quais sejam:
Capacitação do profissional
O conhecimento profissional é necessário para atender às
novas exigências do Fisco. Os profissionais da contabilidade, cientes
do papel nas várias etapas desse processo, estão buscando
conhecimento, capacitação no uso dos sistemas e na melhoria dos
equipamentos para se adequarem às mudanças. (GUIMARÃES et al,
2011)
O profissional da contabilidade deve investir em capacitação e
conhecimento, necessidade que sempre existiu em sua trajetória
profissional. (DCI-SP)
Planejamento tributário
É uma ferramenta essencial para que as empresas se
desenvolvam e alcancem a estabilidade, uma vez que a função
principal do planejamento tributário é a diminuição dos tributos pagos.
(FERREIRA, 2015)
O planejamento tributário visa proteger as atividades
econômicas das empresas, conhecendo as possíveis alternativas
válidas, por meios legais, que possibilitem reduzir o montante de
40
tributos pagos. Ele aponta o caminho para que se evite a incidência,
reduza o encargo fiscal ou adie o ônus tributário. (FERREIRA, 2015)
Organização e revisão de processos
É necessário que haja uma revisão profunda nos processos e
nos sistemas de gestão aplicados na organização, para atender as
obrigações e evitar riscos. Onde seja possível a organização dos
dados dos vários departamentos da empresa, e tem como função
facilitar o cumprimento dos requisitos de formatos padronizados de
arquivos e das obrigações predefinidas. (MANUAL DE
CONTABILIDADE SIMPLIFICADA)
As mudanças trazidas pelo SPED implicam no relacionamento
com as autoridades fiscais, com fornecedores e com clientes, assim
como os desafios técnicos da sua implantação, com prazos
obrigatórios, merecem especial atenção dos profissionais da área
contábil e fiscal. No modelo de arquivos exigidos pela Receita Federal
do Brasil, as empresas deverão fornecer todos os dados referentes à
sua atuação. (INTERNEWS, 2009)
4.2 – Benefícios
Com o intuito de diminuir o chamado “custo Brasil”, o SPED
trouxe vários benefícios para as empresas. Com a eliminação do
papel das operações fiscais e contábeis, ele promoveu redução de
custos e a simplificação das obrigações acessórias, eliminando a
necessidade de a empresa receber auditores fiscais em suas
dependências.
Os empresários adaptaram suas rotinas ao SPED, a empresa
pode cumprir as leis tributárias de maneira automática, eliminando a
41
possibilidade de fraudes involuntárias, e passa a organizar suas
informações contábeis de forma integrada, o que fornece melhores
subsídios para a tomada de decisões e maior controle sobre a gestão
do negócio.
Ao mesmo tempo, o SPED fortalece o controle da fiscalização
e o combate à sonegação, com o aumento da produtividade e
aceleração do trabalho do auditor fiscal, facilitação da troca de
informações entre entes fiscais aperfeiçoamento do processo de
cruzamento de dados.
O sistema possibilita uma série de avanços ao país e ao
próprio ambiente de negócio, que passa a adquirir um novo nível de
transparência, com o livre acesso de informações ao fisco e a
identificação, cada vez mais ágil, de eventuais falhas. Permite ainda o
intercâmbio de dados em tempo real entre empresas de uma mesma
cadeia produtiva. (DOS SANTOS, 2012)
Alem de todos esses benefícios relatados anteriormente,
destacam-se abaixo outras melhorias conquistadas com a implantação
do SPED.
Redução de custos com a dispensa de emissão e
armazenamento de documentos em papel;
Eliminação do papel;
Redução de custos com a racionalização e
simplificação das obrigações acessórias;
Uniformização das informações que a contribuinte
presta às diversas unidades federadas;
Redução do envolvimento involuntário em práticas
fraudulentas;
Redução do tempo despendido com a presença
de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
42
Simplificação e agilização dos procedimentos
sujeitos ao controle da administração tributária (comércio
exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da
federação);
Fortalecimento do controle e da fiscalização por
meio de intercâmbio de informações entre as administrações
tributárias;
Rapidez no acesso às informações;
Aumento da produtividade do auditor através da
eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
Possibilidade de troca de informações entre os
próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
Redução de custos administrativos;
Melhoria da qualidade da informação;
Possibilidade de cruzamento entre os dados
contábeis e os fiscais;
Aperfeiçoamento do combate à sonegação.
Enfim, ele tem o objetivo de tornar os processos mais
eficientes, e apesar de complexo, com inúmeras obrigações que nos
atordoam às vezes, acreditamos que veio para facilitar a nossa vida e
dos contribuintes, em geral. É uma moderna ferramenta que permite
implantar uma gestão tributária informatizada, baseada na melhoria
dos processos operacionais e na inovação tecnológica. Um avanço,
certamente, mas para o qual temos que estar preparados.
(BULGARELLI, 2009)
Para isso é necessário enfrentar estas dificuldades iniciais,
principalmente pela adoção de uma nova linguagem de informações
que ele exige. Assim, é necessário entender o SPED sob uma nova
43
perspectiva, como um sistema que está facilitando e vai facilitar ainda
mais a rotina dos Profissionais da Contabilidade. (GUIMARÃES et al,
2011)
Sabe-se que a Contabilidade se transformou e a profissão
contábil deu um salto muito grande na história até a chegada dos
modernos e potentes computadores. A tecnologia avançou tanto que
futuramente todos os sistemas fisco-contábeis operacionais estarão
integrados.
Ao longo do tempo o processo de escrituração sofreu várias
alterações importantes. O estágio mais recente é o eletrônico, onde os
lançamentos são efetuados em computadores, escriturados e
armazenados por softwares desenvolvidos para tal finalidade.
Essa realidade aproxima da visão modernista do futuro,
assunto do próximo capítulo, mundo empresarial, que por sua vez,
deve se adequar a mudanças e atitudes de gestão na empresa. Aliado
a era do conhecimento não há mais condições de retroceder na
história que Luca Pacioli vivenciou, pois, o mundo moderno exige
novas tendências ao cenário mundial.
No capítulo seguinte abordar-se-á de que maneira será o
futuro do Sped Fiscal, salientando o que se espera que aconteça com
sua implementação, e quais as modificações mais relevantes podem
ocorrer.
44
CAPÍTULO V
O FUTURO DO SPED
Com SPED outra boa notícia e que há a expectativa de
retirada de algumas obrigações da lista infindável administrada pelo
setor contábil das empresas, o que diminui as complexidades das
obrigações fiscais no país.
Certamente, o levantamento dos dados e a sua consistência
são um desafio para gestores financeiros, produtivos e contábeis. Além
disso, o novo sistema não prevê as particularidades de cada cadeia
produtiva, já que cada empresa é responsável por montar a estrutura
que melhor atende a si mesma de acordo com seus recursos.
A principal questão é a conscientização do empresariado para
esse novo sistema, visando à adequação, reestruturação de processos
e até mesmo da equipe. É um ótimo momento para reavaliar sistemas
e métodos e, quem sabe, até conseguir se reinventar no mesmo
cenário. (GATTI, 2016)
Os contadores devem estimular os industriais e comerciários
nessa mudança, começando já a fazer um levantamento da situação
da sua cadeia produtiva e estimulando a utilização da tecnologia para
controle de estoque e produção. Os contabilistas devem ser uma
importante fonte de apoio, conduzindo o processo e dando os inputs
necessários à fluidez das informações.
Não é o momento de se desesperar, mas, sim, de se preparar.
É uma revolução que não tem volta e que envolve a digitalização e a
unificação de grande parte das obrigações das empresas brasileiras.
Do Sped Fiscal, Bloco K, passando pelo e-Social, são todas as
transformações que colocam o Brasil no caminho da modernidade,
mas também deixam as empresas cada vez mais sujeitas a
penalidades, exigindo um esforço de todos na conformidade de todos
os trâmites legais.
45
Com a evolução e o avanço das tecnologias da informação os
meios de comunicação, têm um papel de grande importância para
agilizar os processos comerciais e transações financeiras
internacionais e locais, isso permite uma integração mundial sem
precedentes. (MARTINS et al, 2012)
Como se não bastasse toda essa revolução que foi a
implantação do projeto, o Sped surge com mais cinco subprojetos,
conforme com o objetivo de não somente cruzar números, mas de
chegar mais além, um futuro bem mais próximo do que podemos
imaginar.
São eles:
Sped e-CIAP:
Destinado à apuração do valor do ICMS mensalmente
apropriado, referente a bens do ativo permanente. Assim o CIAP,
antes em papel, com pouca possibilidade de cruzamento de dados e
identificação de divergências, agora passa a ser parte integrante do
Sped, mais um arquivo digital.
Sped e-Lalur:
A entrega do e-Lalur tornou-se obrigatória para as pessoas
jurídicas sujeitas à apuração do imposto sobre a Renda. Desta forma
devem ser informadas todas as operações que compõe a base de
cálculo e o valor devido do IRPJ e CSLL.
Sped e-Fopag:
Projeto amplo, pois além de criar uma versão digital da folha
de pagamento, ele será capaz de gerar arquivos que alimentarão
algumas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais existentes no
âmbito social.
46
Sped Contribuições:
A EFD-Contribuições é o arquivo digital instituído no Sistema
Publico de Escrituração Digital – SPED, para ser utilizado pelas
pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição
para o PIS/PASEP e da COFINS, nos regimes de apuração não
cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e
operações representativos das receitas auferidas.
Sped Livro de Controle de Estoque:
Foi instituído pela SEFAZ mineira através da resolução nº.
3.884/07 e alterado recentemente pela resolução nº. 4.232 de 30 de
junho de 2.010, onde é exigido o controle de produção do estoque,
fases e perdas do processo produtivo.
Uma das grandes dificuldades enfrentada por esse sistema é
que as pessoas pensam que ele é apenas uma forma de fiscalização,
o que é uma visão errada, pois, o SPED é muito mais do que isso,
possibilitando a escrituração eletrônica das operações contábeis e
fiscais das empresas brasileiras, isto é, a digitalização dos processos
tributários. (DOMINGOS, 2015)
Entre os benefícios dessa nova aplicação está a substituição
de uma série de obrigações acessórias que hoje consomem, de forma
geral, o tempo das empresas.
O Sped está pronto para ser consolidado. Nos últimos anos, a
SRF passou por uma grande evolução no que se refere à gestão de TI,
o que levou as empresas a, também, evoluir internamente nesse
sentido. O resultado é que hoje as organizações trabalham com
metodologia totalmente aderente aos processos da Receita.
Dos três módulos que compõem o Sistema Público de
Escrituração Digital (Sped), a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o que se
encontra em estágio mais avançado de implantação. A NF-e integra as
diversas esferas de gestão tributária no País – nacional estadual e
47
municipal -, trazendo agilidade, economia e segurança, tanto para o
setor público quanto para a iniciativa privada.
Todos esses documentos digitais ficarão armazenados pelos
prazos legais da administração tributária, que são de, no mínimo, cinco
anos. Além de hospedar todos esses arquivos, os sistemas da Receita
sob responsabilidade do Serpro terão de dar pronta resposta às
demandas das secretarias de fazenda estaduais, quando estas
quiserem consultar as informações.
O Sped representa uma espécie de coroamento do trabalho
desenvolvido, em parceria, entre o Serpro e a Receita Federal. São
mais de 600 sistemas voltados à eficiência de sua atuação tributária. O
projeto é o que há de mais avançado nesses termos, porque facilita a
vida tanto da Receita quanto dos contribuintes. A fiscalização se tornou
automática, os controles por parte do governo são maiores. E para os
empresários, oferece uma série de facilidades operacionais e de
apresentação de documentos, que ficam centralizados num mesmo
sistema.
48
CONCLUSÃO
Nos nove anos de existência, completados em janeiro de 2016,
o SPED apresenta um marco de uma nova era nas relações entre o
Fisco e os contribuintes, tendo sua implantação permitida à integração
das administrações tributárias nas três esferas governamentais (federal
estadual e municipal).
Apesar de ainda não ter operacionalizado uma verdadeira
redução de falhas de operação, por meio do SPED, que cruza
informações entre empresas e Secretarias de Fazenda, a Receita
Federal vem obtendo uma fiscalização cada vez mais ampla. Prova
disso foi o recorde de arrecadação em 2011 que não se deu devido ao
aumento de alíquotas, mas sim, por conta do aumento de controle nas
declarações em um amplo espectro, nunca antes visto nem imaginado.
Esse cenário reflete o movimento cada vez maior de
formalização no país, o que também representa mais empresas fora da
informalidade e contribuintes cada vez mais obrigados a atenderem
exigências fiscais.
Com a vigência do SPED, todas as instituições brasileiras se
viram obrigadas a entrar definitivamente na era digital, automatizando
processos e fluxos operacionais. Essa é a nova configuração do Fisco
que só tende a avançar na linha da automatização.
O impacto do Sped será sentido em todo âmbito da
escrituração fiscal e social do Brasil, pois trará inovações para a
sociedade sendo esta uma excelente chance para o mercado de
trabalho.
Em relação às empresas e sua área contábil ficou evidente que
a falta de treinamento e conhecimento ainda é grande, muitos
enxergam que é mais uma obrigação e não enxerga como
oportunidade de desenvolvimento. Considerando todo esse avanço
tecnológico demandado para o projeto Sped, as empresas deverão
capacitar profissionais.
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Diante do objetivo geral deste estudo, pode-se observar que
com o surgimento do SPED, as empresas perceberam a necessidade
de utilização de tecnologia para auxiliar na adequação e geração de
informações e pessoal capacitado para a realização de um bom
trabalho.
O Sped tornou-se um elemento essencial no mundo
empresarial. Pode-se dizer que a relação criada entre o fisco e o
contribuinte é irreversível.
Acrescenta-se ainda, que além da necessidade de constante
atualização sobre o assunto e busca diária pelo aperfeiçoamento, o
SPED é um fator essencial de competição para o profissional
qualificado que deseja ser um diferencial de mercado.
O SPED pode além da diminuição da sonegação, gerar um
consequente aumento na arrecadação, o que pode trazer à sociedade
brasileira maiores recursos que podem ser aplicada em educação,
saúde, infraestrutura, segurança, transportes, entre outros.
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