Usil power point ii

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Contenido del Taller

• Contenido:– Enfoque de procesos.

– Componentes del enfoque de procesos.

– Administración por procesos.

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Enfoque De Procesos

En este tema se presentará :

Las diferencias del enfoque funcional y el de procesos.Cuales son los beneficios e implicaciones del enfoque de procesos y porque es conveniente para los negocios.

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Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)

Estilo de Administración

Enfoque Funcional

Personal como ejecutor

Tiempos y mov. / Productividad

Enfocada al trabajo individual

Enfoque a

la Gente

Enfoque Procesos

Participación inteligente del personal (Aprendizaje / Crecimiento)

Enfocada trabajo equipo

Enfoque Total

Costo vs. Calidad

Repercusión precio mercado

Enfocada a las mejoras de responsabilidades individuales (islas).

Costo parte de la calidad

Valor superior-compet.

Enfocada a la mejora de

todas las áreas de la

organización

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Estilo de AdministraciónEnfoque Funcional

Supervisión y Control

Empujan

Enfoque corto plazo

Liderazgo

Enfoque Procesos

Facilitador / Motivador

Jalan

Visión

Enfoque largo plazo

Enfoque al Cliente

Cliente Interno (Jefe)

Islas de poder

Indicadores Productividad

Cliente Externo

Cadena de Valor

Satisfacción de Cliente

Enfoque de Trabajo

Apagar fuegos

Ejecutar por costumbre

Resultado Final (Producto / Servicio)

Acción proviene Proceso

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• Enfoque Funcional

Época Artesanal.

Revolución Industrial.

División del Trabajo por Especialización.

Aumentar la productividad y reducir tiempos de ciclo.

Pocos productos y no hay personalización.

Producción en serie.

Productor tiene el poder.

Eficiencia Interna.6


• Enfoque Funcional

Los negocios heredan experiencia de la revolución industrial.

Orientado a Especialización.

Islas Funcionales.

Objetivos basados en la especialización.

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8


Cambios en el Entorno.

Consumidor más exigente.Requiere más variedad de productos.Servicios y productos personalizados.Mayor competencia e innovación en el mercado.Ventaja competitiva (Diferenciación y/o Precio).

CalidadEficiencia

Procesos deNegocios

El poder pasa del Productor al Consumidor. 9

Visión Global sobre introducción al BPM

Enfoque de Procesos

Cambio de foco interno a un foco al resultado final (Servicio o

Producto).

La unidad es el proceso.

El arbitro final es el cliente

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Visión Global sobre introducción al BPM

Objetivo:– Entender que significa un modelos de operación administrado por procesos.

– Los beneficios de una administración por procesos

– Establecer una sólida base conceptual

– Cómo se aplica BPM para conseguir importantes mejoras en el rendimiento

– Razones del curso:

� Posibilidad de implementar un BPM en la entidad

� La organización esta implementando un BPM y requiere conocer como utilizarlo para

mejorar el rendimiento de su área de negocio.

� Están implementando una metodología de mejora y desean saber como encaja el BPM en

esta mejora.

� Forma parte de la Alta Dirección, o de O y M, o de T.I. o es un usuario y desea saber que

significa BPM para Ud.

� ¿Conocer que se requiere para implementar un BPM?

� Ampliar sus conocimientos sobre nuevas metodologías.

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Macroprocesos – Cadena de Valor

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Definiciones de Gestión por Procesos

Proceso : Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cualestransforman elementos de entrada en resultados con valor agregado.•Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos.

•Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajocondiciones controladas para aportar valor.

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SISTEMA:

• Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión

determinada. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene

como finalidad servir de herramienta de gestión en el aseguramiento de los procesos.

MACROPROCESOS:

• Es el nivel más agregado de los procesos de toda la CGR (Modelo de Alto Nivel). Son agrupaciones

de los procesos por ejes temáticos, por factores que se relacionan entre si, o conforme al proceso

administrativo. La determinación y aprobación de los Macroprocesos es competencia de la Alta

Dirección.

PROCESOS:

• Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en

elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y

métodos.

Conceptos aplicados en un proceso

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SUBPROCESOS:

• Son partes específicas de un proceso. Lo conforman grupos de procedimientos que persiguen

un fin semejante y cuya división se hace necesaria para llevar un control efectivo de los

mismos.

• Es el nivel mas detallado de procesos (Nivel Detallado).

ACTIVIDAD:

• Es un conjunto de acciones o tareas relacionadas con el logro de un resultado. En general

son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado

concreto en un plazo determinado. Un conjunto de actividades interrelacionadas pueden

conformar un proceso. En algunos tratados casos se les menciona como un proceso.

TAREA:

• Son trabajos o acciones especificas componentes de una actividad. En algunos tratados

casos se considera sinónimo de actividad


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PROCESO CRITICO/CLAVE:

• Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y soncríticos para el éxito del negocio.

PROCEDIMIENTO:

• Forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos seexpresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; quedebe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; quemateriales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.

PROYECTO:

• Suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con unprincipio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos yprocedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.

INDICADOR:

• Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso ode una actividad.


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Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

Definiciones

Tarea: Es un conjunto de acciones que serequieren para generar un resultadodeterminado.

Procedimiento: guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como 2 o más personas realizan una tarea. Aseguran la repetibilidad de la tarea.

Cadena de Valor: Representación del flujode procesos de cadena de valor donde sevisualiza la relación con el cliente final.

Proceso: Escenario donde se muestra el flujo de los procesos y procedimientos, en orden secuencial que los ejecuta

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¿ Cuál es la diferencia entre Proceso y Procedimiento ?

El Proceso explica : Qué debe lograrseCuándo , y responde el Por qué .

Los Procedimientos describe: Quién, Dónde y Cómo lograrlo, tomando poca consideración el por qué.

18

Diferencia entre proceso y procedimiento

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Por ejemplo:

o Sistema: Control Administrativo Financiero.

� Proceso: Gestión De Tesorería.

� Recursos: Contables, Administrativos/Ordenadores, Caja,Software.

� Sub proceso: Pago a proveedores.

o Actividad: Registro de Facturas.

� Tarea: Comprobación de facturas con pedido.


20


Flujo Real:

------------

Entradas

Salidas

21


Flujo Óptimo:

Entradas

Salidas

22

•Porque los mapas de procesos nos ayudan a visualizar como se

realiza el trabajo en una organización.

•Cuando usamos el mapeo, lo que realizamos es representar una

fotografía instantánea en un tiempo especifico de cómo se

combinan las funciones, actividades, entradas, y salidas que la

organización usa para proveer valor a los clientes.

•Los mapas nos ayudan a documentar su actual ruta de satisfacción

hacia el cliente.

Mapeo de los Procesos¿Por qué mapear los procesos?

23

• Los mapas de procesos nos ayudan a representar y analizar los procesos para

incrementar la satisfacción del cliente, identificando acciones para reducir el

tiempo de ciclo de los procesos, disminución de defectos, reducción de costos,

establecer y conducir a la mejora de procesos alineado al cliente, reducir las

actividades que no generan valor, e incrementar la productividad.

Mapeo de los Procesos¿Por qué mapear los procesos?

24

Mapeo de Procesos

• Un mapa de procesos nos muestra la conexión entre entrada-salida (cliente-

proveedor) con las partes de la organización, tales como, funciones,

departamentos, divisiones, o sucursales.

• Los mapas de procesos nos muestran:

1. Que produce la organización, cuales son sus productos y servicios - las entradas y salidas

mostradas por las flechas.

2. Forma de flujos de trabajo a través de los límites funcionales - las conexiones entre las

flechas y los recuadros

3. Relación de cliente-proveedor internos y externos, usados para proporcionar o recibir

productos y servicios - la relación- entre las funciones representadas por los recuadros.25

Ficha de Caracterización de Procesos

26

P

P

C P

2

C P

C

P

C

Proveedores

2

Función

Función3

1

3

3 2

Macro proceso

Función

C

1

3

Clientes

1

Seleccionando un proceso para mapear

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Antecedentes del Mapeo de Procesos

28

Simbología de Procesos

29


30


31


32


33

Objetivos y Beneficios del Mapeo de Procesos

34

Objetivos y Beneficios del Mapeo de Procesos

35

Documentación estándar de Procesos

36

Procesos estratégicos Procesos destinados a definir y controlar las metas de la

organización, sus políticas y estrategias.

Procesos misionales u operativosProcesos que permiten generar el producto/servicio que

se entrega al cliente. Aportan valor al cliente.

Sati

sfac

ció

n d

el c

lien

te

Req

uis

ito

s d

el c

lien

te

Procesos de soporte o de apoyoProcesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto

funcionamiento de los procesos operativos.

Tipos de Procesos

37

Estructura de de un Macroproceso

Macroproceso

Actividades

Control Preventivo

Sub proceso

Veedurías

Absolución de Consultas

Orientación de Oficio

Actividades

38

D

E M

A

N

D

A

Y/O

C

L I

E N

T E

SD

E

M

A

N

D

AY/

O

C L

I E

N T

E S

Gestión Legal y Sanciones

Gestión de la Seguridad

Gestión de RR.HH.

Gestión Logística

Gestión Financiera

Gestión Académica

Gestión Documentaria

Gestión Regulatoria y Normativa

Gestión TIC

C L

I E

N T

E S

MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS

Gestión de la Calidad

Gestión del Entorno

MACROPROCESOS MISIONALES

MACROPROCESOS DE APOYO

Planeamiento Estratégico y

Control de Gestión

Análisis de la Demanda y

Planificación

Auditoría de Cumplimiento

Auditoria Financiera

Auditoría de Gestión

Participación Ciudadana y Transparencia

Gestión de Investigación y

Desarrollo

Auditoria Interna

Gestión de Inteligencia e Información

39

Macroprocesos

40

Macroprocesos

41

Macroprocesos – Cadena de Valor

42

Documents

Usil power point ii