Uso efectivo del tiempoHerramientas para el desarrollo personalEnero de 2009Secretara de GobiernoComit de Modernizacin y Calidad de Gestin

Slo puede degustar el sabor de los das quien se despoja de la obligacin de tener un destinoEmile CioranLa libertad no nace del fusil sino de la organizacin.Origen desconocido

Objetivos del tallerTomar conciencia que el uso del tiempo depende de nuestros propios hbitos (autocrtica)Aprender una metodologa para mejorar el uso del tiempo (organizacin personal)Poder reaccionar concientemente ante situaciones de mal uso del tiempo

Definicin de TiempoEnc. Cumbre: Relacin que se establece entre dos o mas fenomenos, sucesos, cuerpos u objetos

Larousse: Duracin de los fenmenospoca, siglo

Real Academia: Duracin de las cosas sujetas a mudanza

Aristteles: Medida del movimiento segn antes y despues

de la potencialidaddel actoa la posibilidadde la realidadPasajeTiempo

Cronos: Dios del tiempo real e inexorable, cuyo paso nos lleva inevitablemente a la muerte. Es el tiempo secuencial y cronolgicoKairos: Dios del tiempo interior de los hombres, el de los sueos y del espritu. Es el que nos devuelve la vida.TiempoEs el entre tiempo. Un perodo indeterminado de tiempo (cronos) donde algo especial sucede.Esta relacionado intrnsecamente con la calidad de atencinEs el momento justo o critico, donde algo nuevo surge o sucedeEs el tiempo en que uno vive intensamente, lo disfruta, lo paladeaEs el tiempo en el que verdaderamente se vive

Tiempo

El mas importante de los recursosEs intangibleEl mas equitativo de los recursosCaduca (no se almacena)Es irrecuperableTiene mltiples ocupaciones (se puede administrar bien o mal)Es de difcil evaluacinEs difcil de cuantificar lo bien o mal que lo usamosEs incontrolable. No se puede variar su velocidad, direccin o sentidoNo podemos aumentar la cantidad, pero si la calidadTiempo Caractersticas

Sntomas sobre Problemas en el Uso del TiempoBrecha entre lo planeado y lo realizado: aspiraciones vs realizacionesBrecha entre esfuerzo realizado y resultado obtenido : Costo/ BeneficioNo completamos nuestros objetivosPostergamos nuestro desarrollo a Largo PlazoDescuidamos relaciones familiares y personalesEl tiempo no vuela. Lo administramos malEl tiempo no se tiene, el tiempo se hace

Uso del TiempoAutogestin1

Normalmente el mal uso del tiempo, depende de una mala seleccin o distribucin de las acciones realizadas

AutogestinEs uno el que cambiaNo se supera, lo que no se asumeSomos slo nosotros los que podemos mejorar la calidad de nuestro tiempo

No hay nada mas fcil que estar ocupado.Lo difcil es ser eficaz.Mackenzie

Autogestin

Eficiencia / EficaciaHago las cosas bien (eficiencia)aunque no era lo mas conveniente (eficacia)Autogestin

Algunas creencias errneasHacer las tareas con mas rapidezBajo presin normalmente se producen mas errores.Hay menos tiempo para pensar, planificar, reflexionar

Hacer las tareas, durante mas horasDesaparece el tiempo personalLa mente es menos clara

No importa cuanto tiempo se ahorreSiempre habr cosas por hacerSe deben tomar decisionesY pasar de la decision a la accion

Pasar de la reaccin a la proaccinPasar de solucionar problemas, a crear alternativas

El cambio proactivoAparenta no ser necesarioSe anticipaEs un cambio no obligado. Por eso muchos dicen: para que?Es el nico que genera progreso real (el reactivo es para regresar a la situacin original)Es un progreso dirigido

A mas actitudes proactivas, menos actitudes reactivas

Siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

Hagamos las cosas que se deben hacer, antes que las que queremos hacer.

Distribucin diaria del tiempo

El tiempo laboralSe tiende a pensar que se paga por el trabajo,pero en realidad se paga por el tiempo en que se realiza ese trabajo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados

Uso del tiempoAuto observacin2

Habitualmente hacemos:

Lo agradable antes que lo desagradableLo que se hace rpidamente antes que lo que se hace lentamenteLo fcil antes que lo difcilLo sabido antes que lo nuevoLo urgente antes que lo importanteLo que nos imponen antes que lo que elegimos

Auto observacinQue los hbitos nos dejen mas tiempo libre, para los procesos inteligentes.

Medir la utilizacin del tiempoObservar las actividadesMedir las interrupciones y las perdidas de tiempoAuto observacin

Auto observacin (el marcapasos)

De: ATiempoActividadCausa08:00 09:0009:00 10:3010:30 11:30

11:30 12:3012:30 13:5013:50 14:001 Hora1 Hora1 Hora

1 Hora.1hora 20 min.10 min.Revisar correoLeer y delegar expedientesVisita de presidente de comisin vecinalActo de fin de aoLlamado de IntendenteReunin de equipo de trabajoHabitualHabitualImprevisto impostergable

AgendadoAsunto importanteCorrimiento forzoso

Es un proceso de mejora continuaAuto observacin

Proceso de buen uso del tiempoFijar objetivosPlanificarTomar decisionesTransferenciaPuesta en prcticaControlInformacinComunicacin

Proceso de buen uso del tiempoTodo es difcil, antes de ser fcilProverbio Persa

1 Anlisis de los objetivosFijar ideales; Tanto laboral como familiar y personalmente (Qu deseo?)Ponerlos por escrito: para controlarlos peridicamente, no perder la orientacin, ni malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o innecesariasAnlisis de la situacin: particular (virtudes y defectos) y entornoFijar objetivos y metasEvaluar planes de contingencia

2 PlanificacinDebe analizarse los: Qu (cuantificarlos y priorizarlos)CmoCundo (plazos) Con qu (recursos)Puede planificarse en forma: anual, trimestral, mensual, semanal, diaria

Revisar las metas

Establecer tareas diarias especificas

Organizar las tareas por orden de prioridad

Determinar el tiempo que demandar cada tarea

Anticipar los obstculos que se pueden encontrar2 Planificacin

El tiempo ganado, se usa en:Nuevos objetivosReplanificarDescanso2 Planificacin

Por cada hora en la planificacinPueden ahorrarse de 3 a 4 horas en la ejecucin y se hace mas placentero el trabajo2 PlanificacinAfilar el hacha

3 Tomar decisiones

URGENTEPOCOURGENTEIMPORTANTEABPOCO IMPORTANTECP

Se deben tratar los temas, que ms rpido me lleven a cumplir mis objetivos o que ms influyan en el resultado3 Tomar decisiones

Habilidades de un administradorConcentrarse solo en los asuntos importantes

Mantener mltiples canales de informacin

Dar nocin de direccin con objetivos abiertosAnalizar la mejor decisin posible acerca de futuros cursos de accin

Estrategias deliberadas y emergentesEstrategiaformuladaEstrategiadefinidaEstrategiarealizada

TRANSFERENCIADelegacin3 Tomar decisionesPermanenteCircunstancial

Esquema clsico de empresaCuanto mas alto es el nivel jerrquico, mas tiempo se dedica a planear.Delegar para trabajar mas inteligentemente, que arduamenteNivel 1Nivel 2Nivel 3

DelegacinAutoridad / tareaResponsabilidadTransferibleIntransferible

A quin?Prepararlo/aSino, seguimiento permanenteSino, no quejarseDelegacin

Hay que detallar:TEMA: Que, porque, para que (Permite que se tomen propias decisiones)AUTORIDAD: PoderMEDIOS: Cmo y con quPLAZOS: Para cuandoDelegacin

Preparar la orden. No improvisarDeterminar el momento precisoElegir el medio apropiado (radio, telfono, escrito, personal)Dar la orden directamente. No usar emisariosRespetar las jerarquasSer claro y preciso al transmitirAclarar bien los plazosDelegacin

Verificar el estado de nimo de quien recibe la orden

Evitar ironas, abuso, intolerancia

No pedir un favor. Dar una orden (Con amabilidad y cortesa)

Repetir todas las veces que sea necesario

Verificar que la orden ha sido entendida correctamente

Escribir cuando sea indispensableDelegacin

AltoDESAFIOSBajoBajaCAPACIDAD/ESAltaDelegacin

4 Puesta en prcticaCapacidad de trabajo y concentracin depende de:Procesos fisiolgicos, hbitos, personalidad, etc.Capacidad de concentracinHora del daAABBC022220418861614122410

Tener horarios de trabajo ininterrumpidos: (habitualmente a la maana temprano o por la tarde)Hacer llamadas por tanda: (habitualmente antes del almuerzo o antes del fin del da)4 Puesta en prctica

Ser constantesNo buscar la perfeccinEvitar las acciones a contrapelo4 Puesta en prctica

5 Informacin y comunicacinTanto la informacin como la Comunicacin debe ser clara y concisa

La informacin debe servir para tomar decisiones

Que nos permitan modificar oportunamente las vas de accin

Selecciono lo que leo?Leo lo esencial?5 Informacin y comunicacin

Cuando hablo por telfono

Preparo bien los detalles para los cuales llame?5 Informacin y comunicacinPuede sustituir una larga comunicacin por un fax o un correo-e?Puede sustituir un e-mail por una comunicacin corta?Cmo utilizo mi celular? Gano tiempo o pierdo Tiempo? Cmo lo administro?

Uso eficientemente la computadora?

Podra mejorar la informacin que manejo con ella?5 Informacin y comunicacin

Tengo la informacin que necesito para tomar decisiones?La tengo ordenada y la puedo usar con facilidad?5 Informacin y comunicacinO tengo un montn de datos que nunca utilice y que no se ni para que sirve?

El espacio de trabajoComodidad fsicaBuena iluminacinTener cerca el equipo e informacin que se utiliza con frecuenciaLiberar de papeles (excepto los que se estn usando)Material en orden, para reducir el tiempo de bsqueda

Algunos mitosSoy una persona muy ocupada Se confunde actividad con obtencion de resultadosYo trabajo en equipo No se delega. Se est en todo. Se invade puestosNo tomemos la decisin, hasta tener todos los datos No se decide a tiempo, o no se decideCuanto ms trabajamos, mejor va a salir Confundimos trabajar ms, con trabajar mejorNo me la compliques Se trata los asuntos dificiles de manera superficial. Se est condenado a repetir lo que sali mal.

6 ControlCentrarse en el objetivoIntentar siempre mantener o recuperar el focoEstablecer fechas de seguimiento

Preguntarnos

Cumpl mis objetivos?

Lo hice en forma eficaz?

Si no pude, Cul fue la causa?6 Control

Yo me debo ocupar de mi trabajo, y no que mi trabajo se ocupe de mi6.- Control

Auto observacin(volvemos al marcapasos)

De: ATiempoActividadCausa08:00 09:0009:00 10:3010:30 11:30

11:30 12:3012:30 13:5013:50 14:001 Hora1 Hora1 Hora

1 Hora.1hora 20 min.10 min.Revisar correoLeer y delegar expedientesVisita de presidente de comisin vecinalActo de fin de aoLlamado de IntendenteReunin de equipo de trabajoHabitualHabitualImprevisto impostergable

AgendadoAsunto importanteCorrimiento forzoso

RetrasosCausas Hacer trabajos no placenteros Hacer trabajos difciles Indecisin

Carreras de ltimo momentoResultados por debajo de la calidad esperadaFechas de entrega no cumplidasCiudadanos y compaeros insatisfechosEstrsMs tiempo improductivoDisminucin de nuestra efectividadPostergacin de tareas u objetivos indefinidamenteRetrasosSntomas

1 Comportamiento personalNo llevar una agenda proactivaNo priorizar tareasPostergar decisionesNo informar (comunicacin)No saber decir noDesmotivacin o stress

RetrasosSntomas

2 Estructura OrganizativaCanales de informacin escasos o deficientesEstructura pesada (burocracia)Exceso o falta de reunionesSistemas de coordinacin deficientesPuertas abiertas constantementeNo existe un filtro de llamadas telefnicasRetrasosSntomas

3 EquipoNo hay suficiente delegacinEquipo dependiente del jefeExceso de supervisinObjetivos pocos clarosPoca planificacinConflictos internosRetrasosSntomas

4 EntornoInterferencia de los superiores jerrquicosImprevistosUrgencia (demasiada reaccin)Exceso de correo electrnicoFalta de cooperacinConflictos de funcionesRetrasosSntomas

RetrasosAgentesInterferencias: situacionesLadrones: Personas

6 Control

Desperdiciadores de tiempo externosExcesivo flujo de papelesInformacin (falta o exceso)TelfonoVisitasReunionesFallas en la comunicacinPolticas ineficientesProcesos ineficientes

Priorizar actividadesPlanificar reuniones, visitas y llamadasOrden de llamadasBalancear la parte social con lo negociosNo extenderseTiempos sin interrupcionesSintetizar ideasHablar y escribir clara y sencillamentePensar antes de hablar o escribirNo revisar cuando los beneficios son pocosPrev un tiempo diario para interrupcionesAtender fuera de la oficina o de paradoAprender a decir noDesalienta reuniones innecesariasPreestablecer los tiempos para las reuniones

6 Control

ReflexinDecisinDisciplinaDesarrollar hbitos

Desperdiciadores de tiempointernosFalta de objetivos o pocos clarosFalta de planeamientoFalta de prioridadesDejar cosas para despusHacer muchas cosas a la vezIndecisinIncapacidad para negarseDesorden

6 Control

SituacinPor queCausa del porqueNo delegoPersonal inexpertoFalta de capacitacin

Estilos improductivos del Uso del TiempoEncuesta

Estilos improductivos del Uso del TiempoPerfeccionistaNo tiene visin globalSe ocupa de detalles que no aportan valorLento en la toma de decisiones. (Inseguridad, Falta de informacin, Aspiracin a la solucin optima)Muy autoexigente (insatisfaccin permanente)Exigente con el equipo (exceso de control)Su frase: Un buen trabajo, nunca es perfecto

ColegaNo sabe decir noEvita enfrentarse a situaciones delicadasAsume compromisos innecesariosDemasiado preocupado en no molestar a otroVara su posicin, segn el interlocutorFrase para el/la: A veces debemos aceptar no ser aceptadosEstilos improductivos del Uso del Tiempo

OmnipotenteNo se permite debilidadesSe siente obligado a poder con todoEs incapaz de pedir ayudaNo delegaTrabaja bajo presin, aunque cometa erroresRecomendacines para el/la: Aceptar las propias limitaciones, no le convierte en intilEstilos improductivos del Uso del Tiempo

InconstanteLleva muchos temas en paraleloComienza los proyectos con mucha ilusin, pero la pierde rpidamenteSe esfuerza mucho, pero de forma dispersaDesconcierta a los dems con sus cambios de prioridadesInicia muchas cosas, pero acaba pocasDebe saber que: Le pagan por los resultados, no por esforzarseEstilos improductivos del Uso del Tiempo

AceleradoActa primero y piensa despusSe precipita tomando decisionesNo se concede a si mismo el tiempo para organizarseIntenta hacer varias cosas al mismo tiempoComete errores por falta de atencin, pensando en lo que har despusPara el/la: Si corres mucho, llegars tardeEstilos improductivos del Uso del Tiempo

Reflexiones y Propuestas

Hemos puesto esfuerzo en fijarnos metas de mediano y largo plazo?Objetivos logrados / Objetivos planeados/ tiempo empleadoFijarnos objetivos a MP y LP realistas y alcanzablesOrganizar nuestra vida diaria, mensual y anual, con vista a lograr esos objetivos a MP y LPMedir el impacto del tiempo y del esfuerzo dedicado a las distintas posibilidades

Llevamos control de cmo usamos nuestro tiempo? Cuanto hemos mejorado en el uso del tiempo? Cuanto hemos tratado de mejorarlo? Nos parece importante mejorarlo?TENER EN CUENTA LO QUE APRENDIMOS Y APLICARLO

Tenemos capacidad para concentrarnos en lo mas importante?Imponerse premios (y castigos)Tener urgencia en finalizar nuestras tareas, independientemente del tiempo disponible

Organizamos nuestra actividad diaria en base al ciclo biolgico personal?

Tenemos un sistema de informacin adecuado?Recopilacin de informacinAnlisis de esa informacinUso de esa informacin para modificar nuestra planificacin o nuestro presupuestoOrganizacin de la informacinDEBE ESTAR DISEADO PARA AHORRAR TIEMPO NO PARA GASTARLO

Administramos correctamente nuestro tiempo en las reuniones o en nuestro trabajo?COSTO DE UNA REUNION =Horas X N Miembros X (suma de honorarios + suma de gastos)

Mi amigo el tiempo

Luego de investigar la manera de abordar los problemas, objetivos y riesgos de 1200 destacados deportistas, docentes, empresarios, mdicos y artistas determin las siguientes caractersticas:Se esfuerzan por amor al arte en funcin de elevados objetivos propiosAsumen los riesgos con confianza, despus de examinar que sucedera en el peor de los casosAntes de actuar, repasan mentalmente las acciones y sucesos que se producirn

Estudio del psiclogo californiano Charles Garfield

El dominio del tiempo permite pasar de un estado de tensin penosa a uno de serenidad y, a la vez, de mayor eficiencia.Jean-Louis-Servan-Schreiber

Los verdaderos dominadores del tiempo saben tomar distancia, y por eso, a su serenidad constante, agregan disponibilidad para los dems, intereses mltiples y un toque de humor.Jean-Louis-Servan-Schreiber

Todo lo que hacemos tiene por objeto la bsqueda del placer y, por consiguiente evitar el displacer. (Principio budista inverso)Henri Laborit, Bilogo

Usar el TiempoTmese tiempo para pensarEs la fuente del poder.Tmese tiempo para jugarEs el secreto de la eterna juventud.Tmese tiempo para leerEs la fuente del saber.Tmese tiempo para rezarEs el mayor poder sobre la tierra.Tmese tiempo para amar y ser amadoEs el privilegio dado por Dios.Tmese tiempo para ser amableEs el camino de la felicidad.Tmese tiempo para rerEs la msica del alma.Tmese tiempo para darEl da es demasiado corto para ser egosta.Tmese tiempo para trabajarEs el precio del xito.Tmese tiempo para ser caritativoEs la llave del cielo.

Viejo proverbio irlands