Usuario Caja

Sistema Integrado

STI CONSULTORES

S.A.C.

BESTERP STI Consultores SAC

Manual de Usuario

2

Módulo de Caja

Usuario Caja

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Manual de Usuario

3

Botones.…………………………….……………….……………….………………….…………………………...……………….. 4 Módulo de Caja………….……………………….…………….…………….…….………..………………………………….. 7

Ingresos a Caja ..…………….………………….…….……………….………………..…………..……. 8 Opciones x realizar………..……….…..….………….…………………………………….…... 11

1. Cuentas de Ahorro……………………………………………………………..….….….. 12 2. Aportes……………….……………………………………………………………….….………. 15 3. Préstamos………………………………………………………….………………….….…….. 18 4. Otros Docs. x Cobrar……………….…………………………………………….……..24 5. Servicios y Convenios……………..……………………………………………….…….25 6. Modalidad de Cobro………….…………………………………………………….……..26

Egresos de Caja ..…………….………………….…….……………….………………..…….………. 27 Opciones x realizar………..……….…..….………….……………………………….………..30

1. Cuentas de Ahorro …………………………………………………………..…..…….. 30 2. Aportes ……………………………………………………………….……………….…………32 3. Préstamos …………………….……………………………………………………….……….32 4. Egresos Varios………………………………………………………………………….……34 5. Pago a Proveedores………………………………………………………………….……35 6. Forma de Pago…………………………………………………………………………..……36

Compra/Venta ……………………..….…………….……………….………………..….……………..36 Creación de una Compra/Venta.…………….………………………………………….37

Saldos de Caja Día x Día……….…………….……………….………………..….……………. 40 Procesos………………………………….…..…………….………………………………………... 46 Reportes……………………………….……………………………………………………………….47

Estado de Cuenta del Socio.….………………..….…………………………………….……. 49 Descripción de Pantalla………………….……………...……..………….……….…….. 51

Operaciones de Caja…………..….………………..….…………………………………….……. 55 Acceso a las opciones Ingreso o Egreso ……………………………..…….. 55 Mostrar saldo en el Voucher …………………………………………..………………56 Lavado de Activos…………….……………………………………………………….……….56 Préstamos/Ahorros.…………………………………………………………………….……57 Pago Extraordinario…………………………………………………………………….….…61 Avisos que muestra el Sistema……………………………………………………….63 Operaciones que requiere Clave del Jefe de Operaciones………63 Saldo Máximo en caja………………………………………………………………………64

Reportes……………………………….……………….……………….………………..………………. 65

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4

En la parte superior se encuentra la barra de botones para cada

acción que se puede ejecutar dentro en de las ventanas del sistema. La barra varía

dependiendo de la ventana que se esté mostrando en cada momento.

Las acciones que se puede realizar desde la barra de botones son:

Salir de la ventana en la que se encuentra.

Guardar el registro y mantiene la visualización del registro activo

Crear un nuevo registro

Borrar el registro

Permite realizar una búsqueda.

En la parte inferior se encuentra la barra de botones para cada una de las acciones que

se pueden realizar en cada una de las ventanas. La barra varía dependiendo de la ventana

que se esté mostrando en cada momento.

Ir al primer registro.

Ir al registro anterior.

Ir al siguiente registro.

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Ir al último registro.

Permite ver los cambios hechos.

Muestra lista de procesos que tiene la opción.

Muestra lista de reportes que tiene la opción.

Permite regresar a la ventana anterior.

Cabe resaltar que el botón Regresar , y el botón buscar

(el cual se encuentra en la parte superior de la barra de botones) tienen una

funcionalidad muy importante por mencionar. En todas las pantallas principales del

sistema Besterp se tiene el botón regresar, al dar click con el mouse en este botón, se

visualizará una ventana de búsqueda, la cual para este caso tiene varios parámetros de

búsqueda: Nº transacción, fecha inicio, fecha fin, persona.

Por ejemplo, utilizaremos el parámetro: persona, al dar doble click con el mouse sobre el

campo Persona, se visualizará una ventana donde digitaremos al socio (apellido paterno,

apellido materno, nombres); luego presionar la tecla ENTER, seguidamente vemos una

lista de los posibles valores encontrados, seleccionamos al socio y presionamos la tecla

ENTER o dar click con el Mouse en el botón OK.

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Luego presionar el botón buscar

Se visualizará la siguiente pantalla, donde vemos todos los préstamos que tiene el socio,

ubicar el préstamo que se desea visualizar, luego presionar el botón Ver Detalle.

Barra de pestañas, permite ver la información más ordenada, comprensible y agrupada.

Mediante este botón se muestran las ventanas que tienen registros que hacen

referencia al registro actual, permitiendo la navegación hacia adelante. Eligiendo una se

muestran los detalles de los registros de la ventana seleccionada.

Por ejemplo, la barra de pestañas que a continuación se muestra, pertenece a ingresos

de caja, Posicionándose en cada opción tendríamos por utilizar y visualizar lo siguiente:

Cuentas de ahorro, Aportes, Préstamos, Otros docs. x cobrar, Servicios y convenios,

Modalidad de cobro.

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Lleva el control de todo lo referente a ingreso y egreso de dinero de

una entidad. Toda la información se maneja en línea de tal forma que puede conectar

todas sus sucursales a un mismo servidor para ofrecer un servicio inmediato a todos sus

clientes para todos sus productos y en todas sus sucursales al momento que lo deseen.

El módulo de caja interactúa con todos los productos permitiendo depósitos y retiros

de los mismos, llevando un control del saldo al momento en que se hace la operación.

El control de la caja es por Nº de caja y por cajero, lo que permite que

en ningún momento sea posible que un mismo cajero use 2 cajas diferentes; se lleva el

control de todos los ingresos y egresos registrados en caja y al final del día se emite un

reporte de saldos por cada cajero.


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8

Ingresos a Caja.- Permite ingresar transacciones de ingreso. Como por ejemplo: depósito en cuenta de

aporte, depósito en cuenta de ahorros, pago de préstamos, ingresos x devolución de

faltantes, etc.

Al dar doble click con el mouse en la opción, se visualizará la pantalla principal para

ingresar una nueva transacción.

Pantalla Principal de Ingresos a Caja

Para realizar cualquier transacción, como primer paso ingresaremos al socio o

persona, luego detallaremos las opciones disponibles por realizar.

Para desplazarse por la pantalla utilizar la tecla Tab o Enter, caso contrario

ubicarse con el Mouse.

Nos desplazamos con la tecla TAB O ENTER, al pasar por el campo Persona se

visualizará una ventana, donde digitaremos al socio; luego presionar la tecla ENTER,

seguidamente vemos una lista de los posibles valores encontrados, seleccionamos al

socio y presionamos la tecla ENTER o dar click con el Mouse en el botón OK.


Manual de Usuario

9

Seguimos avanzando con la tecla TAB O ENTER, por defecto el sistema muestra la

moneda nuevos soles, pero según el tipo de transacción x realizar cambiamos la

moneda a soles o dólares; como se muestra en pantalla al dar click con el Mouse en el

botón se visualiza los tipos de moneda, una vez seleccionado avanzar con la tecla Tab

o Enter.

Al seguir avanzando con la tecla Tab o Enter automáticamente el sistema grabará el

registro y mostrará toda la información asociada al socio o persona seleccionada.

Como visualizamos en pantalla, el sistema actualizó los siguientes campos: Foto, DNI,

firma, apoderado, etc. También actualizo la información de la barra de Tabs, la cual

detallaremos más adelante.

Cabe resaltar que el botón: Mostrar Docs. Pendientes, al darle click con el mouse,

también trae la información del socio.

Entonces, entendamos que tenemos dos formas de traer la información:

1º. Ingresar la persona, seleccionar la moneda; luego seguir avanzando con la tecla

Tab o Enter automáticamente el sistema grabará el registro y mostrará toda la

información asociada al socio o persona seleccionada.

2º. Ingresar la persona, seleccionar la moneda; luego darle click con el mouse al

botón: Mostrar Docs. Pendientes.


Manual de Usuario

10

Detallaremos los campos más resaltantes, los cuales fueron actualizados

automáticamente por el sistema

Detallaremos la barra de herramientas de la pantalla principal de Ingresos a

Caja

Botón: Buscar. Revisar la Pág.5 del Manual.

Al dar click con el mouse en este botón: Saldo de caja, mostrará una

pantalla, la cual me indica cuanto de efectivo se dispone en caja en el

momento. Por ejemplo: tal y como muestra el print de pantalla me indica

que dispongo de 403 Nuevos soles.

1. Muestra el Nº de operación, será un número válido

siempre y cuando se llegará a activar la transacción.

2. Si el socio fuera un menor de edad, aquí se mostrará su

apoderado.

3. Tiene homónimos, mostrará seteado el campo si la persona

tuviera homónimos.

4. Muestra la fecha calendario del sistema.

5. Muestra el estado de la transacción.

6. Muestra el código y agencia del cajero.

7. Si el socio fuera mayor de edad, en este campo se

visualizará la firma.

8. Muestra la foto del socio.

1 2

4 5 6 7 8

3


Manual de Usuario

11

Al dar click con el mouse en este botón: Compra Venta, mostrará una

pantalla, en la cual puedo realizar operaciones de Compra/Venta.

Para mas detalle de cómo realizar una compra/venta, revisar la Pág. 36

del Manual.

Al dar click con el mouse en este botón: Ver asiento, mostrará una

pantalla de consulta, en la cual puede ingresar un Nº de asiento y ver su

detalle.

Esta opción lo realiza el usuario de contabilidad.

Opciones x Realizar A continuación mencionaremos las opciones que se pueden realizar en la opción

ingresos, para esto detallaremos la barra de tabs, tal como se hizo

anteriormente detallaremos paso a paso.


Manual de Usuario

12

1. Cuentas de ahorro, muestra las cuentas de ahorro por aperturar si el

socio es nuevo, caso contrario también muestra las cuentas de ahorro activas.

- Cuentas por aperturar, esta opción muestra lo pendiente por cobrar al socio,

es decir cuentas por aperturar, por ejemplo: Cuentas de ahorro y depósitos a

plazo fijo. Como vemos en la pantalla se tiene por aperturar una cuenta de

ahorros(cuenta maestra soles) y un depósito a plazo fijo(certificado por 90

días).

Pasos para realizar la transacción:

a) Como muestra la pantalla, el campo importe apertura puede ser modificado

solo para las cuentas de ahorro libre.

b) El siguiente el paso es seleccionar las operaciones, tal como muestra la

pantalla setear el campo selección dando click con el mouse.

Luego en la parte inferior de la pantalla principal de ingresos, se tiene un botón

Activar ingresos.


Manual de Usuario

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Dar Click con el Mouse para activar el ingreso, luego se mostrará el mensaje

“El Proceso se ejecutó satisfactoriamente”, dar OK.

- Cuentas de ahorro activas, esta opción permite ingresar depósitos a la

cuenta de ahorro.


a) Como muestra la pantalla, en el campo importe depósito se digitará el monto

que será depositado a la cuenta. Como ejemplo se esta depositando 500

nuevos soles a la cuenta de ahorro.

Importante:

- Al activar la operación automáticamente el

voucher se enviará a la impresora.


Manual de Usuario

14

b) El siguiente el paso es seleccionar la operación, tal como muestra la pantalla

setear el campo selección dando click con el mouse.

c) Antes de activar la operación (es decir darla por valida). Cabe mencionar

que se tiene la siguiente opción: Mostrar saldo en voucher, Al setear el

campo dando click con el mouse, el voucher mostrará el saldo actual de la

cuenta de ahorros.

Esta opción queda a criterio del cajero, es decir de él depende que se

muestre el saldo de la cuenta de ahorros del socio, como dijimos

anteriormente:

Si se setea el campo (dar click con el mouse) = el voucher mostrará el

saldo actual de la cuenta de ahorros.

No se setea el campo = el voucher no mostrará el saldo actual de la

cuenta de ahorros

Luego en la parte inferior de la pantalla principal de ingresos, se tiene un

botón Activar ingresos.




Manual de Usuario

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2. Aportes, muestra las cuentas de aporte por activar si el socio es nuevo,

caso contrario también muestra las cuentas de aporte activas.

- Socio Nuevo, esta opción muestra lo pendiente por cobrar al cliente, es decir

cuentas de aporte por aperturar, por ejemplo como vemos en la pantalla se

tiene por aperturar una cuenta de aportes.


a) Como muestra la pantalla, los campos importe apertura de cuenta de

aporte, Total importe x inscripción e Importe Previsión Social son

automáticos, es decir no son modificables por el usuario, vienen ya

configurados, por lo tanto lo que muestre el sistema será lo que se cobre al

nuevo socio. .

Importante:




Manual de Usuario

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- Cobranza de aportes del socio, esta opción permite ingresar depósitos a la

cuenta de aporte.


a) Como muestra la pantalla, en el campo Monto libre de aporte se digitará el

monto que será depositado a la cuenta. Como ejemplo se esta depositando

500 nuevos soles a la cuenta de ahorro.

Antes de activar la operación, como se visualiza en el print de pantalla, en la

parte derecha hay un botón: Ver movimientos, al dar click con el mouse en el

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3

Importante:




Manual de Usuario

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botón se visualizará los últimos movimientos de pago que haya realizado el

socio en su cuenta de aporte.

También visualizamos los campos: Monto de Aporte Pendiente de regularizar y

cobrar aporte pendiente. Por ejemplo: si el socio quisiera abrir su cuenta de

ahorros, en este campo se visualizará el monto que le faltaría por pagar en su

cuenta de aporte; ya que existe un monto mínimo de aportes para abrir su

cuenta de ahorros.

Estos campos serán ingresados por Admisión, en el módulo de admisión.





- Cuenta de aportes de dependientes, esta opción permite ingresar depósitos

a la cuenta de aporte del dependiente del socio.

Importante:




Manual de Usuario

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a) Como muestra la pantalla, en el campo Monto libre aporte se digitará el

monto que será depositado a la cuenta.

Antes de activar la operación, como se visualiza en el print de pantalla, en la

parte derecha hay un botón: Ver movimientos, al dar click con el mouse en

el botón se visualizará los últimos movimientos de pago que hayan realizado

en la cuenta de aporte del dependiente.

Luego en la parte inferior de la pantalla principal de ingresos, se tiene

un botón Activar ingresos.



3. Préstamos, muestra todos los préstamos activos que tenga el socio y por

cada préstamos muestra las cuotas pendientes por cobrar.

Al dar click con el mouse en el botón Ver créditos

Importante:




Manual de Usuario

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Como se visualiza en pantalla, se tienen dos tipos de cobro de cuotas:

Cuotas predeterminadas

Importe Libre.

Según el tipo de cobro que se escoja detallaremos paso a paso como se realizan

los cobros.

Para visualizar los préstamos del socio dar click con el mouse en el botón Ver

créditos.



a) Como muestra la pantalla, para visualizar los préstamos del socio dar click

con el mouse en el botón Ver créditos. Luego seleccionar el tipo de cobro

de cuotas: Cuotas predeterminadas.

Luego también vemos en el print de pantalla que el socio tiene dos

prestamos, ubicarse con el mouse en uno de ellos, es decir en el préstamo

que pagara el socio.


Manual de Usuario

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b) Luego seleccionaremos la cuota o cuotas a cancelar. Como muestra la

pantalla vemos que la cuota 18 con importe 511.48 esta pendiente, por lo

tanto seteamos el campo selección, acá nos encontramos con el problema

de redondeo, entonces lo siguiente que hacemos es ajustar a mayor, en el

campo Monto Real a Cobrar digitamos el redondeo 511.50,

automáticamente el sistema carga la diferencia a su cuenta de aporte.

En el voucher se visualizara el detalle del pago.

Luego en la parte inferior de la pantalla principal de ingresos, se

tiene un botón Activar ingresos.

Dar Click con el Mouse para activar el ingreso, luego se mostrará el

mensaje “El Proceso se ejecutó satisfactoriamente”, dar OK.

Importante:



- Si las cuotas a pagar fueran exactas, es

decir no habría problema de redondeo, basta

con seleccionar las cuotas a pagar, y luego

proceder a activar la operación.


Manual de Usuario

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Importe libre




de cuotas: importe libre.




b) Luego tenemos que para el tipo de cobro: importe libre, se tienen varias

opciones, las cuales detallaremos:

1º Cancelación del préstamo, seteamos el campo Cancel. Préstamo. Como

muestra la pantalla vemos que el total de deuda es de 6,806.92, acá nos

encontramos con el problema de redondeo, entonces lo siguiente que

hacemos es ajustar a mayor, en el campo Monto Real a Cobrar

digitamos el redondeo 6,807.00, automáticamente el sistema carga la

diferencia a su cuenta de aporte.





Manual de Usuario

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2º Pago extraordinario, cuando el socio desea realizar un pago

extraordinario en su préstamo, primero debemos ingresar el monto a

depositar en el campo Monto Cobro, luego setear el campo Cobro

Extraordinario. Como muestra la pantalla vemos que se realizará un pago

extraordinario de 600.00.






Importante:



- Si al cancelar el préstamo el importe fuera

exacto, es decir no habría problema de

redondeo, basta con setear el campo Cancel.

Préstamo, y luego proceder a activar la

operación.


Manual de Usuario

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3º Pago normal de la cuota, cuando el socio desea pagar un monto superior

a su cuota, debemos ingresar el monto a depositar en el campo Monto

Cobro. Como muestra la pantalla vemos que se realizará un pago de

600.00, también vemos que su cuota es de 530.01, al abonar los 600.00 el

sistema dará por cancelada la cuota 18 y la diferencia se amortizará a la

cuota 19.






Importante:




Manual de Usuario

24

4. Otros Docs. x Cobrar, muestra la deuda por pagar (no incluye

préstamos) del socio, y también permite registrar motivos varios de ingresos.

- Documentos por cobrar a la persona, muestra cuentas por pagar que tenga el

socio con relación a la cooperativa, esta opción no es modificable por el cajero,

viene ya cargado de otras áreas. Por ejemplo en admisión pueden generar el

cobro de multas por elecciones al socio, y automáticamente figurará en esta

opción.

El cajero solo seleccionará, y luego activará la operación.

- Motivos varios de ingreso, permite registrar motivos varios de ingresos. Por

ejemplo duplicado de libretas, sobrantes en caja, devolución de faltantes, etc.

Tal y como muestra la pantalla, primero ingresamos el motivo, luego una

descripción u observación y por último el monto.

Luego el cajero activará la operación.


Manual de Usuario

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5. Servicios y Convenios, permite cobrar a la persona una deuda por algún

servicio o convenio previamente configurado por el área de sistemas.

Si la empresa con la que hace el convenio envía a la cooperativa información de

los recibos a cobrar, entonces al darle doble click con el mouse en el campo Nº

referencia se visualizará una pantalla con información completa de los recibos,

caso contrario el cajero tendrá que digitar el Nº de recibo e importe que esta

cobrando.

Importante:




Manual de Usuario

26

6. Modalidad de Cobro, se guarda el detalle del importe total que se esta

cobrando en la transacción, éste importe es calculado en automático por el

sistema en base a toda la deuda seleccionada a cobrar por el cajero.

También en esta opción se tiene la siguiente funcionalidad:

Al ingresar un monto en el campo

Importe recibido y luego dar

enter, automáticamente el

sistema mostrara el vuelto a

entregar.

Importante:




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27

Egresos de Caja.- Permite ingresar transacciones de egreso. Por ejemplo: retiro de efectivo de una

cuenta de ahorros, desembolsar un préstamo, etc. Al dar doble click con el mouse en

la opción, se visualizará la pantalla principal para ingresar una nueva transacción.

Pantalla Principal de Egresos a Caja

Para realizar cualquier transacción, como primer paso ingresaremos al socio o

persona, luego detallaremos las opciones disponibles por realizar.




visualizará una ventana, donde digitaremos al socio; luego presionar la tecla ENTER,




Manual de Usuario

28

Seguimos avanzando con la tecla TAB O ENTER, por defecto el sistema muestra la

moneda nuevos soles, pero según el tipo de transacción x realizar cambiamos la

moneda a soles o dólares; como se muestra en pantalla al dar click con el Mouse en el

botón se visualiza los tipos de moneda, una vez seleccionado avanzar con la tecla Tab

o Enter.

Al seguir avanzando con la tecla Tab o Enter automáticamente el sistema grabará el

registro y mostrará toda la información asociada al socio o persona seleccionada.

Como visualizamos en pantalla, el sistema actualizó los siguientes campos: Foto, DNI,

firma, apoderado, etc. También actualizo la información de la barra de Tabs, la cual

detallaremos más adelante.

Cabe resaltar que el botón: Mostrar Docs. Pendientes, al darle click con el mouse,

también trae la información del socio.

Entonces, entendamos que tenemos dos formas de traer la información:

1º. Ingresar la persona, seleccionar la moneda; luego seguir avanzando con la tecla

Tab o Enter automáticamente el sistema grabará el registro y mostrará toda la

información asociada al socio o persona seleccionada.

2º. Ingresar la persona, seleccionar la moneda; luego darle click con el mouse al

botón: Mostrar Docs. Pendientes.

Detallaremos los campos más resaltantes, los cuales fueron actualizados

automáticamente por el sistema


Manual de Usuario

29

Detallaremos la barra de herramientas de la pantalla principal de Egresos

de Caja, para más detalle revisar la Pág.10 del Manual.

1. Muestra la agencia de donde proviene el socio.

2. Si el socio tuviera homónimos mostrará „S‟.

3. Muestra el Nº de DNI del socio.

4. Si el socio fuera un menor de edad, aquí se mostrará su apoderado.

5. Muestra el Nº de operación, será un número válido siempre y cuando se

llegará a activar la transacción.

6. Clave del socio, esta opción estará disponible siempre y cuando la agencia

cuente con el dispositivo para ingresar la clave; el sistema validará la clave

que ingrese el socio y depende de ello que pueda realizar la transacción.

7. Muestra la fecha calendario del sistema. 8. Muestra el estado de la transacción.

9. Muestra el monto total a pagar por el socio.

10. Muestra el código y agencia del cajero.

11. Si el socio fuera mayor de edad, en este campo se visualizará la firma.

12. Muestra la foto del socio.

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Manual de Usuario

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Opciones x Realizar A continuación mencionaremos las opciones que se pueden realizar en la opción

de egresos, para esto detallaremos la barra de tabs, tal como se hizo

anteriormente detallaremos paso a paso.

1. Cuentas de ahorro, muestra las cuentas de ahorro activas del socio.

Antes de realizar la operación, debemos de fijarnos si la cuenta de ahorro es

mancomunada, ya que si es de tipo mancomunada conjunta deberían de

presentarse en caja los titulares.

Para el ejemplo realizaremos un retiro de una cuenta mancomunada.

- Cuentas de ahorro activas: Mancomunada Conjunta, esta opción muestra en

la parte superior la cuenta de ahorros, y en la parte inferior muestra el

detalle de las personas adicionales.


a) Si la cuenta es mancomunada, debemos de fijarnos si es conjunta o

indistinta. Como muestra el print de pantalla para este caso es conjunta,

entonces debemos de fijarnos también en el segundo titular.


Manual de Usuario

31

b) El siguiente paso es verificar al segundo titular de la cuenta, tal como

muestra la pantalla al dar click con el mouse en el botón, se visualizará una

pantalla donde admisión registro la foto y firma.

c) Una vez ya verificado los datos de ambos titulares de la cuenta

mancomunada, ingresamos en el campo monto retiro el importe y luego

seteamos el campo selección tal y como muestra el print de pantalla.

Luego en la parte inferior de la pantalla principal de egresos, se tiene un

botón Activar Egresos.


Manual de Usuario

32

Dar Click con el Mouse para activar el egreso, luego se mostrará el mensaje “El

Proceso se ejecutó satisfactoriamente”, dar OK.

2. Aportes, muestra las cuentas de aportes activas.

Generalmente el socio puede retirar su aporte cuando renuncia a la

cooperativa, salvo excepciones de autorización por el área de admisión.

Mientras no tenga tal autorización, el cajero no podrá realizar operaciones de

retiro.

3. Préstamos, muestra préstamos por desembolsar del socio.

Importante: - Al activar la operación automáticamente el voucher

se enviará a la impresora.


Manual de Usuario

33


a) Seteamos el campo selección. Tal como muestra la pantalla el cajero solo

seleccionará el préstamo dando click con el mouse en el campo selección.

Cabe resaltar que según la configuración del producto automáticamente el

sistema descontará cargos o deducibles que tenga el préstamo.

Luego en la parte inferior de la pantalla principal de egresos, se tiene un

botón Activar Egresos.




Manual de Usuario

34

4. Egresos Varios, permite registrar egresos por motivos diversos, los

cuales son configurados por el área de contabilidad.

- Motivos contables de egreso, son ingresados por el cajero. Los campos a

ingresar serian: motivo, glosa o descripción, monto egreso.

- Motivos contables provisionados, el egreso ya esta previamente autorizado

por el área de contabilidad, el cajero no podrá modificar montos. Por ejemplo

pago de recibo por honorarios. El cajero solo seleccionara el campo, es decir

setera el campo selección (dando click con el mouse).






Importante: - Al activar la operación automáticamente el voucher

se enviará a la impresora.


Manual de Usuario

35

5. Pago a Proveedores, los documentos ya se mostrarán en pantalla, es

decir ya vienen autorizados por el área de contabilidad, el cajero no podrá

modificar nada, solo seleccionara los documentos que dará egreso. Por

ejemplo: pago de facturas a proveedores.

El cajero seteara el campo seleccionado, es decir dará click con el mouse en

tal campo.






Importante:




Manual de Usuario

36

6. Forma de Pago, se guarda el detalle del importe total que se esta

desembolsando en la transacción, éste importe es calculado en automático por

el sistema en base a lo seleccionado por el cajero.

Compra/Venta.- Permite realizar transacciones de compra venta de moneda extranjera.

Dar doble click con el mouse para ingresar a la opción.

Importante:




Manual de Usuario

37

Creación de una Compra/Venta Al ingresar a la opción, mostrará la siguiente pantalla:




visualizará una ventana, donde digitaremos al socio; luego presionar la tecla

ENTER, seguidamente vemos una lista de los posibles valores encontrados,

seleccionamos al socio y presionamos la tecla ENTER o dar click con el Mouse en

el botón OK.

Si no se ingresa al socio, en el campo persona digitar 0.

Para el ejemplo realizaremos una compra, luego una venta de dólares.


Manual de Usuario

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1. Compra.-

Nos desplazamos con la tecla TAB O ENTER, al ingresar a la opción el

cursor se posiciona en el campo persona, como se dijo anteriormente sino se

escoge al socio, digitar 0.

Luego seleccionar Compra o venta.

Seguimos avanzando con la tecla TAB O ENTER, ahora el cursor se ubica en

campo Monto recibido en caja, digitar el importe en dólares a comprar. Como

vemos en el print de pantalla automáticamente el sistema muestra el monto

en soles a entregar a la persona.





Importante:




Manual de Usuario

39

2. Venta.-

Nos desplazamos con la tecla TAB O ENTER, al ingresar a la opción el

cursor se posiciona en el campo persona, como se dijo anteriormente sino se

escoge al socio, digitar 0.

Luego seleccionar Compra o venta.

Seguimos avanzando con la tecla TAB O ENTER, ahora el cursor se ubica en

campo Monto entregado a persona, digitar el importe en dólares a vender.

Como vemos en el print de pantalla automáticamente el sistema muestra el

monto en soles a recibir en caja.





Importante:




Manual de Usuario

40

Saldos de Caja Día x Día.- Permite ingresar el detalle de denominación de monedas en el cierre de caja, esta

operación lo realiza el Cajero. Ingresar a la opción dando doble click con el mouse.

Luego visualizaremos la siguiente pantalla de búsqueda, donde se tiene la opción de

búsqueda por:

- Id caja,

- Fecha búsqueda (por defecto el sistema muestra la fecha calendario, pero puede

ser modificado por una fecha anterior).

Por ejemplo si deseo visualizar o ingresar el detalle de denominación para un cajero,

dar click con el mouse en el botón buscar, como se muestra en pantalla:

Luego vemos el resultado de la búsqueda, pueden haber dos líneas como resultado:

soles y dólares, posicionarse en la caja de la cual se visualizará el detalle, luego dar

click con el mouse en el botón ver detalle, como se muestra en pantalla:


Manual de Usuario

41

Luego visualizamos una pantalla, donde vemos en la parte superior datos de la caja y

el cajero seleccionado.

Detallaremos la barra de pestañas o barra de tabs:

1. Detalle x denominación de moneda, ésta opción muestra dos detalles:

- Detalle al inicio del día, esta opción solo es de consulta, muestra como fue el

inicio de día del cajero, lo realiza el jefe de caja por la opción de bóveda(Pág. 14

del Manual Jefe de Caja).

- Detalle al fin del día, esta opción lo ingresa el cajero al finalizar el día. Se

ingresa la cantidad de billetes o monedas por cada denominación, luego dará click

con el mouse en el botón cerrar caja (se encuentra en la parte inferior de la

pantalla).


Manual de Usuario

42

2. Transferencia a bóveda, permite transferir efectivo a la bóveda. Esta

operación se puede realizar en cualquier momento del día.

Tal como se muestra en la pantalla para registrar un nuevo movimiento ingresar solo

el campo Glosa, los que no se menciona será actualizado por el sistema:

- Glosa, digitar un motivo de referencia de la transacción.

Una vez ingresado la glosa, avanzar con la tecla Tab o Enter, automáticamente el

sistema guardo el registro, y el cursor se posicionó en el Detalle x denominación de

moneda.

Botón Cerrar Caja


Manual de Usuario

43

Ingresar la cantidad que se enviará a bóveda, por cada denominación. Seguidamente

dar click con el mouse en el botón Aplicar transferencia.

Nota: se tiene la opción de revertir la transferencia, dando click con el mouse en el

botón Anular transferencia, cabe resaltar que tal reversión sólo se podrá realizar

en el transcurso del día.

Luego se mostrará el mensaje “Se ejecutó satisfactoriamente la transferencia”,

dar OK.

Una vez activada la transacción, se tiene la opción de emitir un reporte:

Comprobante de transferencia, el cual servirá como sustento de la transacción.

3. Trx. de ajuste, es modificable, garantes y avales asociados al préstamo.

1 2

1. Dar click con el mouse en el botón.

2. Una vez que visualizamos el reporte,

podemos enviarlo a la impresora o cerrar el

reporte presionando el botón X, tal como

se muestra en pantalla.

1

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Manual de Usuario

44

3. Movimientos, esta opción solo es de consulta, es decir no es modificable

por el usuario. Permite visualizar en forma actualizada y en cualquier momento del

día las transacciones realizadas para una caja. Por ejemplo como visualizamos en

pantalla se muestra todos los tipos de movimiento realizados para una caja.

4. Trx. de Ajuste y Transfer. Cajeros, Permite visualizar en forma

actualizada y en cualquier momento del día las transacciones de Ajuste realizadas

por un cajero. También permite visualizar y realizar transferencias de efectivo a

otros cajeros.

Para realizar transferencias a otros cajeros, realizar los siguientes pasos:

En la parte inferior de la pantalla principal de bóveda, dar click con el mouse en el

botón procesos, al dar click con el Mouse se visualizará una ventana con una lista de

procesos.


Manual de Usuario

45

Luego se visualizará una pantalla con varias opciones, seguir los pasos como se indica

a continuación:

Luego se mostrará el mensaje “El Proceso se ejecutó satisfactoriamente”, dar OK.

1

2

1. Dar Click con el mouse.

2. Parámetros a ingresar:

Cajero destino: Dar click con el mouse, seguidamente se

displayará una ventana con una lista de cajas disponibles,

seleccionar la caja a la cual se le hará una transferencia.

Importe: ingresar el monto.

3. Luego presionar el botón procesar.

3


Manual de Usuario

46

Como visualizamos en el print de pantalla, automáticamente se generó un registro

con el detalle de la transacción realizada anteriormente.

Procesos En la parte inferior de la pantalla principal de saldo de caja x día, se tiene un

botón de procesos, al dar click con el Mouse se visualizará una ventana con una

lista de procesos.


Manual de Usuario

47

Cerrar caja, esta opción la realiza el cajero al finalizar el día.

Transferir a bóveda, transfiere efectivo a la bóveda en cualquier

momento del día esta opción la realiza el cajero. Para mas detalle de

esta opción revisar Saldos de Caja día x día (Pág.42 del manual).

Transferir a otro cajero, transfiere efectivo a otra caja, esta opción

la realiza el cajero, cabe resaltar que este proceso es valido siempre y

cuando la caja a la cual se hará la transferencia esta abierta. Para mas

detalle de esta opción revisar Saldos de Caja día x día(Pág.44 del

manual).

Reportes En la parte inferior de la pantalla principal de saldo de caja x día, se tiene un

botón de reportes, al dar click con el Mouse se visualizará una ventana con una

lista de reportes disponibles.


Manual de Usuario

48

Por ejemplo al dar click con el mouse en la opción: Recibo Apertura/Cierre, se

visualizará la siguiente ventana:

Ejecutar el reporte,

dando Click con el mouse

en el botón

Una vez que visualizamos el reporte,

podemos enviarlo a la impresora o

cerrar el reporte presionando el botón

X, tal como se muestra en pantalla.


Manual de Usuario

49

Estado de Cuenta del Socio.- Muestra los movimientos de aporte, ahorros y préstamos del socio; esta pantalla no

es modificable, solo es de consulta.

Ingresar a la opción dando doble click con el mouse.

Pantalla Principal Estado de Cuenta del Socio


Manual de Usuario

50

Nos ubicamos en el campo persona, y damos doble click con el mouse, se visualizará

una ventana, donde digitaremos al socio; luego presionar la tecla ENTER,



Luego de seleccionar a la persona, avanzar con la tecla Tab o Enter,

automáticamente el sistema cargará todos los datos asociados a esa persona.

Cabe resaltar, que se tiene la opción Ver historial, al setear este campo y luego dar

click en el botón Reprocesar, se visualizará todos los prestamos del socio, es decir

prestamos cancelados y vigentes.


Manual de Usuario

51

Está opción se hará a criterio del usuario.

Descripción de pantalla Una vez cargado los datos del socio, detallaremos la pantalla principal del estado

de cuenta.

Detallaremos los campos más resaltantes.

Luego tenemos, la barra de pestañas o barra de tabs, tal como se hizo

anteriormente detallaremos cada una.

1. Fecha en que se ejecutó el estado de cuenta.

2. Muestra los siguientes datos:

. Suma de importe total de todas las cuentas de ahorro que tiene el

socio,

. Suma de importe total de todos los préstamos que tiene el socio.

. Posición neta, diferencia entre (total ahorros) – (total créditos).

3. Al dar click en el botón Perfil, se visualizará un reporte (perfil

del socio).

4. Ver Historial: al setear este campo y luego dar click en el

botón Reprocesar, se visualizará todos los préstamos del socio, es

decir préstamos cancelados y vigentes.

5. Muestra datos del socio.

1

2 3

4

5


Manual de Usuario

52

1. Aportes y Ahorros,

1. Muestra todas las cuentas activas de aporte y ahorro

que tiene el socio.

2. Muestra el movimiento de las cuentas, posicionándose

en una de las cuentas; en esta opción muestra el detalle de

movimientos en cuenta (retiros y depósitos).

3. Al dar click en el botón Estado de cuenta, se

visualizará un reporte (estado de cuenta).

4. Al dar click en el botón Mis Avalados y Gar., se

visualizará un reporte (listado de avales y garantes).

5. Al dar click en el botón Previsión Social, se visualizará

un reporte (detalle de depósitos en fondo de previsión

social).

1

2

3 4


Manual de Usuario

53

2. Préstamos,

1

2

3

1. Muestra todos los préstamos que tiene el socio, como se

visualiza en pantalla el socio tiene 2 préstamos. Cabe resaltar

que si un préstamo figura en color rojo, esto nos indica que el

préstamo esta cayendo en mora. También visualizamos el

analista, ejecutivo, cobrador y gestor del préstamo.

2. Al dar click con el mouse en este botón, nos llevara a la

pantalla de creación de préstamos,

3. Muestra todas las cuotas pendientes que tiene el préstamo,

4. Muestra las operaciones de depósito realizados en caja.

5. Al dar click en el botón plan de pagos, se visualizará un

reporte (plan de pagos del préstamo).

6. Al dar click en el botón movimientos, se visualizará un

reporte (estado de cuenta del crédito).

7. Al dar click en el botón mov. x planilla, se visualizará un

reporte (movimientos por convenio - planilla).

4

3

1

2

5

6

7


Manual de Usuario

54

3. Plan de pagos, nos muestra el plan de desembolso de cada crédito,

adicionalmente vemos también en está opción los avales garantes del préstamo.

1. Muestra el plan de pagos de un préstamo.

2. Al dar click en el botón detalle,

automáticamente el sistema mostrará una

pantalla con el detalle de los avales.

3. Al dar click en el botón detalle,

automáticamente el sistema mostrará una

pantalla con el detalle de garantes.

4. Al dar click en el botón plan de pagos, se

visualizará un reporte (plan de pagos del

préstamo).

5. Al dar click en el botón, el cursor se

posicionará en la última cuota que tenga el

préstamo.

1

2

3

4

5


Manual de Usuario

55

Operaciones de Caja.-

Permite ingresar transacciones de ingreso y egreso, esta opción reemplaza las

opciones: ingreso a caja y egresos de caja. Al dar doble click con el mouse en la

opción, se visualizará la pantalla principal para ingresar una nueva transacción. Pantalla Principal de Operaciones de Caja

Explicaremos esta opción para mencionar Cobro extraordinario de abonos de

préstamos.

Diferencias entre las opciones Operaciones de Caja Vs Ingresos y Egresos de

Caja; son las siguientes:

- Acceso a las opciones Ingreso o Egreso, como muestra el print de pantalla, dando

clic con el Mouse en una u otra opción.


Manual de Usuario

56

- Opción: Mostrar saldo en voucher, Al setear el campo dando click con el mouse,

el voucher mostrará el saldo actual de la cuenta de ahorros.

Esta opción queda a criterio del cajero, es decir de él depende que se muestre el

saldo de la cuenta de ahorros del socio, como dijimos anteriormente:

Si se setea el campo (dar click con el mouse) = el voucher mostrará el saldo

actual de la cuenta de ahorros.

No se setea el campo = el voucher no mostrará el saldo actual de la cuenta de

ahorros

- Botón, Al dar click con el Mouse en el botón, se visualiza un mensaje donde indica

las cuotas pendientes de aporte que tiene el socio.

- Se visualiza dos campos nuevos, los cuales son exclusivamente para el producto:

Mi vivienda,


Manual de Usuario

57

- Opción: Lavado de Activos, esta opción queda a criterio del usuario, el uso de

esta opción es de la siguiente manera: una vez realizada la operación con el socio,

ubicaremos la transacción a la que se asociará el comprobante de lavado de activos.

En la parte inferior de la pantalla ubicaremos las opciones, tal y como muestra el

print de pantalla.

Al dar clic con el Mouse en el botón: Comprob. Lavado de Activos, visualizaremos la

siguiente pantalla, donde ingresaremos los datos solicitados.

Luego de ingresar los datos, dar clic con el Mouse en el botón: Grabar, luego en el

botón: Activar.

Seguidamente podemos emitir el reporte, dar clic con el Mouse en el botón: Reporte.


Manual de Usuario

58

- Tab: Préstamos/Ahorros, muestra una pantalla unificada. A continuación

detallaremos la opción:

1.Préstamos/Ahorros, muestra las cuentas de ahorro o aporte por aperturar si

el socio es nuevo, cuentas de ahorro o aporte activas, préstamos activos que tenga el

socio y por cada préstamos muestra las cuotas pendientes por cobrar.

- Préstamos,

Como se visualiza en pantalla, se tienen dos tipos de cobro de cuotas:


Importe Libre.

Según el tipo de cobro que se escoja detallaremos paso a paso como se realizan los

cobros.




con el mouse en el botón Ver créditos. Luego seleccionar el tipo de cobro de

cuotas: Cuotas predeterminadas.

Luego también vemos en el print de pantalla que el socio tiene dos prestamos,

ubicarse con el mouse en uno de ellos, es decir en el préstamo que pagara el

socio.


Manual de Usuario

59

b) Luego seleccionaremos la cuota o cuotas a cancelar. Como muestra la

pantalla vemos que la cuota 19 con importe 536.66 esta pendiente, por lo tanto

seteamos el campo selección, acá nos encontramos con el problema de

redondeo, entonces lo siguiente que hacemos es ajustar a mayor, en el campo

Monto Real a Cobrar digitamos el importe redondeado: 537.00,

automáticamente el sistema carga la diferencia a su cuenta de aporte.






Importante:



- Si las cuotas a pagar fueran exactas, es

decir no habría problema de redondeo, basta

con seleccionar las cuotas a pagar, y luego

proceder a activar la operación.


Manual de Usuario

60

Importe libre




de cuotas: importe libre.




b) Luego tenemos que para el tipo de cobro: importe libre, se tienen varias

opciones, las cuales detallaremos:

1º Cancelación del préstamo, seteamos el campo Cancel. Préstamo. Como

muestra la pantalla vemos que el total de deuda es de 7,084.45, acá nos

encontramos con el problema de redondeo, entonces lo siguiente que

hacemos es ajustar a mayor, en el campo Monto Real a Cobrar

digitamos el redondeo 7,085.00, automáticamente el sistema carga la

diferencia a su cuenta de aporte.



botón Activar ingresos. Dar Click con el Mouse para activar

el ingreso, luego se mostrará el mensaje “El Proceso se ejecutó

satisfactoriamente”, dar OK.

Importante:



- Si al cancelar el préstamo el importe fuera

exacto, es decir no habría problema de

redondeo, basta con setear el campo Cancel.

Préstamo, y luego proceder a activar la

operación.


Manual de Usuario

61

2º Pago extraordinario, cuando el socio desea realizar un pago

extraordinario en su préstamo, debemos de tener en cuenta lo siguiente:

- Si la cuota ya se encuentra vencida, setear el campo Cobro

Extraordinario e ingresar el monto a depositar en el campo Monto

Cobro, Como muestra la pantalla vemos que se realizará un pago

extraordinario de 1000.00.

Para el ejemplo, vemos que la cuota 19 se encuentra vencida, por lo tanto

lo que hará el sistema será: cancelar la cuota vencida y la diferencia se

abonara como extraordinario.

- Si la cuota se encuentra por vencer, setear el campo Cobro

Extraordinario, quitar el check del campo: Pago Parcial? e ingresar el

monto a depositar en el campo Monto Cobro, Como muestra la pantalla

vemos que se realizará un pago extraordinario de 1000.00.

Para el ejemplo, suponiendo que la cuota 20 se encuentra por vencer, por

lo tanto lo que hará el sistema será abonar el importe como

extraordinario.




Manual de Usuario

62



3º Pago normal de la cuota, cuando el socio desea pagar un monto superior

a su cuota, debemos ingresar el monto a depositar en el campo Monto

Cobro. Como muestra la pantalla vemos que se realizará un pago de 600.00,

también vemos que su cuota es de 530.01, al abonar los 600.00 el sistema

dará por cancelada la cuota 18 y la diferencia se amortizará a la cuota 19.






Importante:




Manual de Usuario

63

Avisos que muestra el Sistema:

El sistema BESTERP dentro de sus múltiples bondades ofrece mensajes de alerta, entre

ellos tenemos:

1.- Cumpleaños del Socio: Cada vez que el usuario de Caja ingrese a hacer un pago o

egreso, inmediatamente el Sistema arrojará un mensaje que indique que es

cumpleaños del socio y su edad.

2.- Cobertura de Previsión Social: Además dará aviso cuando al socio le está por

vencer su cobertura de Previsión Social o la cantidad de días que ya venció la

cobertura.

Operaciones que requieren la Clave del Supervisor:

Existen operaciones que requieren que el Supervisor o Jefe de Caja ingrese su clave

para su autorización; inmediatamente se mostrará este mensaje.


Manual de Usuario

64

Inmediatamente hacer Click en el botón que se encuentra en la parte inferior de

la pantalla de Operaciones para que muestre una pantallita donde el Jefe de Caja podrá

introducir la clave de autorización.

Esta es la pantallita que mostrará el sistema para que el Jefe de Caja ingrese su clave,

luego hacer click en el botón ACEPTAR y el Usuario de Caja podrá seguir trabajando.

Saldo Máximo en Caja:

El Sistema BESTERP muestra en la parte superior de la pantalla cuanto es el saldo

disponible en caja (Soles + Dólares) para que pueda enviar al Jefe de Caja, ya que solo

tiene permitido un monto máximo bajo su responsabilidad, automáticamente se activa el

CHECK de saldo máximo.


Manual de Usuario

65

Reportes.-

Muestra todos los reportes disponibles en el menú. Ingresar a la opción dando doble

click con el mouse.

Como ejemplo, procesaremos el reporte: Resumen de ingresos y egresos de caja,

dando doble click con el mouse en la opción, se visualizará la siguiente pantalla de

parámetros o filtros:

1. El reporte puede ser listado

para una fecha del día

calendario, caso contrario una

fecha anterior.

2. Se ejecuta el reporte dando

click con el mouse en el botón

procesar.

1

2


Manual de Usuario

66

Una vez que visualizamos el reporte, podemos

enviarlo a la impresora o cerrar el reporte

presionando el botón X, tal como se muestra en

pantalla.

Documents

Usuario Caja