Febrero 2021

UTILERIA DE CONCILIACION BANCARIA

TESORERIA

En el módulo de Tesorería se agregó una nueva utilería para que la conciliación bancaría se realice a través de la carga del estado de cuenta del banco, la cual deberá tener una estructura especifica.

Para que el usuario pueda usar esta nueva utilería se debe dar el permiso desde el ADMIN, activando las casilla para que pueda dar de baja un registro del estado de cuenta y la casilla de editar para que pueda modificar el importe de un registro.

Nota : cuando un usuario registre una baja de un registro o lo modifique se guardará en la bitácora del módulo.

Una vez que se da el permiso aparece esta nueva opción en Tesorería > Utilerías> Conciliación Bancaria.

Esta nueva utilería consta de 3 opciones, con la que se debe iniciar es cargar el Estado de cuenta, para subir este archivo puede utilizar la utilería Enviar archivos a Ruta (ver la entrega marzo 2020).

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Una vez cargado el archivo, en la siguiente pantalla se escribe la ruta en donde se subió, de que banco pertenece el estado de cuenta y el mes que corresponden los movimientos.

Se sugiere primero auditar el archivo para validar que los movimientos se cargarán de manera correcta y una vez que se auditen se desactiva ese parámetro para que se cargue el archivo.

También es recomendable activar que se muestren los resultados de la carga del archivo, con la finalidad de saber cuales son los registros que se cargaron

El archivo debe tener la siguiente estructura

Campo Tipo longitud posición Notas

Fecha Fecha 8 1-8 ddmmaaaa

Indicador Numérico 1 9-9 0=se concilia 1=no se concilia

Cargos Entero .2 decimales 20 10-30 Si tiene un valor es Egresos

Abonos Entero .2 decimales 20 31-50 Si tiene un valor es Ingresos

Referencia Alfanumérico 60 51-110 Cualquier valor

Para identificar los tipos de cargos que tiene el estado de cuenta bancario se considera lo siguiente:

Cheque= Si la posición 73 tiene una C y en la 74 una H y en la 87 debe estar el número de cheque

Traspasos= Si en la posición 67 tiene una T

Egreso Normal= si en las posiciones antes mencionadas no tienen ninguno de esos valores.

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Ejemplo del archivo

Cuando se ejecuta la auditoria del archivo se indica por renglón la interpretación de los valores de los campos

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Una vez que auditó el archivo validando que este correcto, se ejecuta la carga desactivando el parámetro de auditar y que muestre el resultado de la carga.

Resultados de la carga del estado de cuenta,

Una vez que se cargó el Estado de cuenta el sistema crea un archivo en la siguiente ruta:

/usr/avance/TESORERIA/EMPRESA/AÑO/MES/a.conbanco0001

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El siguiente paso es conciliar los movimientos, entrando a la opción: Estados de Cuenta

En esta pantalla se selecciona el banco donde se cargo su estado de cuenta y el periodo, cuando va a conciliar debe dar en Status de conciliación: Todos

Los registros que cumplieron con el filtro de la pantalla anterior son los que aparecen en esta consulta, como se puede observar aun no están conciliados, para que el sistema lo realice en forma automática debe dar Click al botón Conciliar Automáticamente

Los totales que aparecen en esta consulta corresponden al archivo del estado de cuenta que se cargo

Al terminar de conciliar el sistema genera un informe de lo que realizó, primero menciona el total de Ingresos, egresos y cheques transferidos y no conciliados (en tránsito), después busca y concilia los

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movimientos del estado de cuenta Vs movimientos registrados en el sistema de Tesorería colocando en que periodo los encontró regresando hasta 12 meses atrás, por último informa el total de Ingresos, Egresos y Cheque que quedaron en tránsito.

NOTA: los criterios para buscar son de 12 meses para atrás lo que está en tránsito, y toma el movimiento con fecha más antigua del mismo banco y que el importe tenga hasta un peso de diferencia.

Lo anterior se puede observar al dar click al icono de la Impresora

NOTA: en la imagen siguiente, solo se pone parte de un ejemplo del resultado de conciliación .

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Al final de proceso se puede consultar el resultado de la conciliación Automática colocando la fecha en que se concilio y marcándolos con una palomita.

En caso que el usuario decida des conciliar un movimiento solo se posiciona en el registro y se da click al icono del lápiz.

Un registro podrá ser eliminado del estado de cuenta dando click al icono del X y si desea modificar se

debe seleccionar el icono del lápiz. (Si no aparecen es porque no tienen permisos en el ADMIN) siempre que NO estén conciliado.

En la siguiente pantalla se activa la casilla: Se Des concilia este Ingreso.

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Aparece el detalle del movimiento para de conciliar y se da click al botón.

Cuando se regresa a la consulta del Estado de Cuenta se puede observar que ese ingreso ya no está conciliado.

NOTA: un registro podrá ser modificado o darlo de Baja estando desconciliado

En el caso que desea seleccionar otro ingreso que coincida con el importe, se vuelve a seleccionar ese registro para modificarlo y se activa la casilla para conciliarlo manualmente.

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El sistema busca y despliega todos los ingresos en transito de 12 meses para atrás y con un importe igual o hasta una diferencia de un peso y todos del mismo banco, el usuario podrá seleccionar el ingreso que se concilia con el movimiento del estado de cuenta cargado.

En el caso que el sistema No encuentre en ese banco ningún ingreso con ese importe (diferencia hasta de un peso) envía un mensaje como este

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Como el sistema si encontró y se seleccionó el ingreso se quedará conciliado ese registro del estado de cuenta.

El sistema marca con un color diferente los movimientos conciliados .

Si en el filtro de la Consulta del estado de cuenta se selecciona solo los conciliados el resultado sería.

Por lo que en esta consulta aparecen Todos los movimientos del Estado de cuenta que se cargo y que se conciliaron, identificándolos con los movimientos registrados en el sistema de Tesoreria.

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Si se activa el parámetro en la pantalla del filtro que solo quiere ver los movimientos del Estado de Cuenta que quedaron en tránsito, la pantalla a desplegar seria como la siguiente imagen

La suma de los Cheques + Egresos traspaso + Egresos Normales = Egresos No Identificados , ya que son todos estos movimientos que vienen del Estado de cuenta y que no se encontró coincidencia en los registrados en el sistema.

Como tercer paso esta la consulta de la conciliación.

En la consulta de Análisis de Saldos se pueden incluir o no las transacciones que quedaron en tránsito tanto los que se dieron de alta en el sistema y no venía en el estado de cuenta, como los registros que venían en el Estado de cuenta y que no se registraron en el sistema.

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El saldo Inicial, los cargos, abonos y saldo Final se toman de la cuenta contable del Banco registrados en el módulo de Contabilidad.

Después se despliegan:

Registros conciliados : Estado de cuenta = Registro de captura del sistema

lngresos conciliados, Cheques conciliados y por ultimo los Egresos conciliados cada uno con su Total y por último se despliega el Saldo Final de los conciliados.

Registros en tránsito: Son los movimientos registrados en el sistema y NO estaban en el estado de cuenta

Ingresos en tránsito, Cheques en tránsito y Egresos en tránsito,

Registros No Identificados: Son los movimientos que están en el estado de cuenta y NO están aún registrados en el sistema de Tesorería.

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(Solo se copió una parte de esta consulta ya que son muchos los registros que hay).

Los Egresos= Egresos Normales+ Egresos Traspasos.

Por último, está la consulta de los movimientos que no se conciliaron, los cuales vienen de los estados de cuenta que se cargan

Se selecciona el banco y el mes del estado de cuenta que se cargo

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Como resultado de la carga del estado de cuenta de enero No todos los movimientos se conciliaron

IMPORTANTE. Estas consultas se deben guardar o imprimir, ya que no desplegará el mismo resultado si se consultan de meses atrás, ya que los registros que No se conciliaron en su periodo , se podrán conciliar en meses posteriores, por lo que cambiará su estatus de transito a conciliados .

En los catálogos de Ingresos, Cheques y Egresos también aparecen conciliados estos movimientos conciliados a través de la carga del estado de cuenta, incluyendo los que se concilian directamente en los catálogos.