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validación de Datos Al ingresar ciertos datos en una tabla, es posible que estos tengan que cumplir ciertos criterios, por ejemplo, no se pueden contratar empleados menores a los 18 años o que se cumpla el pago del salario mínimo, etc. Esta herramienta puede evitar el ingreso de datos inválidos o detectar aquellos que no cumplen la condición siguiendo estos pasos: Si los datos no han sido ingresados: 1. Determinar la columna que se validará y el criterio que debe cumplir. En el ejemplo será la columna de edad y el criterio será que la edad tiene que ser mayor a 18. 2. Seleccionar las celdas a las que se le aplicará la validación y seleccionar de la pestaña Datos la opción Validación de datos, que se encuentra en el grupo Herramientas de datos. Taller de informática 2007 María Cristina Pérez C. 1

Validación de celdas

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validación de Datos

Al ingresar ciertos datos en una tabla, es posible que estos tengan que cumplir ciertos criterios, por ejemplo, no se pueden contratar empleados menores a los 18 años o que se cumpla el pago del salario mínimo, etc. Esta herramienta puede evitar el ingreso de datos inválidos o detectar aquellos que no cumplen la condición siguiendo estos pasos:

Si los datos no han sido ingresados:1. Determinar la columna que se validará y el criterio que debe cumplir.

En el ejemplo será la columna de edad y el criterio será que la edad tiene que ser mayor a 18.

2. Seleccionar las celdas a las que se le aplicará la validación y seleccionar de la pestaña Datos la opción Validación de datos, que se encuentra en el grupo Herramientas de datos.

3. Agregar el criterio de validación. Este tiene campos en los que se va definiendo el criterio, estos son:

Permitir: números enteros, decimales, listas, etc. Datos: si serán igual a, entre, mayor que, menor

qué, etc. Según sea el caso: Mínimo, Máximo, datos de la

lista, etc.

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4. En la pestaña Mensaje entrante se activa la opción para se muestre un mensaje con un texto orientador al seleccionar la celda. Es recomendable analizar si es necesario incluirlo o si basta con identificar bien la columna.

5. En la pestaña Mensaje de error se activa la opción para aparezca un mensaje cuando el dato ingresado no cumple con el criterio establecido. El estilo del mensaje puede variar según la rigidez de la validación, puede ser:

Grave: solamente dejará ingresar datos válidos o ningún dato. Advertencia: informa que el dato es inválido, pero pregunta si se desea continuar, dejando

abierta la opción a dejar el dato inválido. Información: informa que el dato es inválido y permite ingresarlo.

Si se quiere un control más riguroso de los datos, el estilo más recomendable es Grave.

6. Al terminar de configurar todas las opciones, seleccionar Aceptar y verificar que la validación funcione. Para hacerle algún cambio a la validación, se selecciona el rango y se vuelve a ingresar a la opción de Validación de celdas.

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Si los datos ya han sido ingresados:

1. Determinar la columna que se validará y el criterio que debe cumplir.En el ejemplo será la columna de ingresos y el criterio será que el ingreso mínimo debe ser de Q 2,800.00.

2. Seleccionar las celdas a las que se le aplicará la validación y seleccionar de la pestaña Datos la opción Validación de datos, que se encuentra en el grupo Herramientas de datos (Ver imagen en la parte superior).

3. Agregar el criterio de validación (Ver imagen en la parte superior).

4. Agregar el mensaje entrante (Ver imagen en la parte superior).

5. Agregar el mensaje de error (Ver imagen en la parte superior).

6. Para comprobar qué datos de los ya ingresados no cumplen con el criterio establecido, seleccionar el rango y hacer clic en la opción Rodear con un círculo datos no válidos del grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos.

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7. Los datos que no cumplen será rodeados con un círculo rojo, ingresar datos válidos y así se quitarán los círculos.

Otro ejemplo de validación de datos son las listas, éstas ayudan a que se ingresen los datos de la misma manera para todos los registros, evitando errores. Para crearlas se deben seguir los pasos anteriores, seleccionando Lista del campo Permitir y agregando los datos que serán parte de la lista o seleccionando las celdas en las que se encuentran listadas las opciones. Se muestran así:

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