VERSIÓN 02 INFORME DE VISITA · 2015-10-01 · INFORME DE VISITA PROCESO COMUN CÓDIGO FI-COMU-610224 Copia Controlada VERSIÓN 02 Página 106 Conclusiones: La Secretaria Seccional

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FI-COMU-610224 Copia Controlada

INFORME DE VISITA VERSIÓN 02

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3.6. COMPONENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION 3.6.1 ESTADO DE LOS ASPECTOS INSPECCIONADOS

1. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION EN SALUD Hallazgos

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Sistemas de Información y Reportes SNS 4 5

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO SI NO SOPORTE

DOCUMENTAL

Existe un responsable y/o responsables del Sistema de Información en la institución

La Secretaria Seccional de Salud del Departamento de Magdalena no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia maneja sus bases de datos por independiente. Existe una oficina de Sistemas dependiente de la oficina de Planeación que es la encargada de la administración de los servidores y mantenimiento del hardware y software de los equipos de computo.

X Manual de funciones

Se encuentra implementado un sistema integral de información en salud (manuales de procesos y procedimientos, información estadística, indicadores, series históricas de comportamiento de variables y se está monitoreado su funcionamiento)

No cuenta con un sistema integral de información en salud, debido a que los procesos y procedimientos se mantienen de manera autónoma dependiendo del Grupo Funcional de la Secretaria Departamental de Salud del Magdalena. Es de anotar que los procesos y procedimientos de la Secretaria no están ajustados ni estandarizados y muchos de los grupos funcionales no tienen sus procesos definidos.

X No se evidencia

Existe una consolidación, evaluación, análisis de bases de datos y toma de decisiones. (Verificar la existencia de una herramienta que permita la validación periódica y sistemática de las bases de datos para el reporte de la información)

La consolidación, evaluación, análisis y toma de decisiones a partir de la bases de datos con que cuenta la Secretaria Departamental del Magdalena se realiza de manera independiente dependiendo cada grupo funcional. La Secretaria Departamental de Salud realiza los Comités Técnicos, conformado por los coordinadores de los grupos funcionales, en la cual se evalúa la información que es suministrada por las bases de de datos y se toman las decisiones institucionales necesarias

X Comités Técnicos de Evaluación

Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena no cuenta con un programa de Gestión Documental ni se ha realizado un plan de adquisición de nuevas tecnologías para el manejo documental de la entidad.

X No se evidencia

Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de que debe ser protegida frente a su deterioro por causas físicas o lógicas (backups),

La secretaria Departamental de Salud del Magdalena no se cuenta con respaldos de copias de seguridad de la información (backups) en los servidores de la Secretaria, cada área es la responsable de las copias de

X No se evidencia

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DOCUMENTAL

como frente a accesos no autorizados, confidencial, disponible e integra

seguridad sin evidenciarse un proceso documentado de respaldo de la información. La única dependencia que realiza backups en un disco duro externo, es la de Salud Pública y el sistema de información SGA (Sistema de Gestión de autorizaciones, cuentas medicas, validador de derechos, validador de RIPS). La Oficina de sistemas dentro de su plan de mejoramiento solicito la adquisición de dispositivos de almacenamiento masivo para la realización de copias de seguridad

Los backup están siendo custodiados fuera de la entidad según la norma de seguridad

Como la secretaria de salud del Magdalena no realiza copias de seguridad en sus servidores de toda la información de la entidad, no se cuenta con un backup que repose en otra área diferente al de la Secretaria.

X No se evidencia

Los sistemas de información adquiridos con que cuenta la entidad territorial se están utilizando de manera eficiente, se realizan las actualizaciones necesarias frente a los cambios normativos, se brindan la asistencia técnica necesaria y no se han dejado de utilizar.

La Secretaria de salud del Magdalena como no cuenta con un sistema de información integral la verificación de este ítem se realizó de manera independientemente en cada una de las dependencias de la Secretaria. Es de anotar que la Secretaria de Salud del Magdalena con el único sistema de Información con que cuenta es el SGA y se está realizando los cambios necesarios dependiendo la normatividad vigente.

X Prueba de funcionamiento del Software

La ET cuenta con un inventario informático (hardware y software)

La Secretaria de salud del Magdalena cuenta con inventario de equipos informáticos y de software que manejan en la entidad. Así mismo se evidencia que todo el software que poseen cuenta con sus respectivas licencias. Los equipos de computo que posee la entidad ya están en su mayoría obsoletos o no se cuenta con los suficientes equipos para desarrollar las actividades cotidianas, sin embargo el área de Sistemas de la Secretaria solicito la adquisición de hardware y software. La implementación del cableado estructurado solo se encuentra en un 50 % de cobertura.

X

Inventario en medio digital del hardware y software que posee la entidad.

Verificar que la ET este realizando el cargue de información según lo contenido en la circular única 047 de 2007 a la SNS (Recepción Datos Vigilados). La ET cuenta con una base de datos de la información reportada a la superintendencia Nacional de Salud en Cuanto a la información Trimestral del capítulo V. Entidades Territoriales y se está reportando de manera oportuna y en los plazos establecidos. (1 y 2 semestre del año 2008, 1 y 2 semestre del año 2009, 1 semestre del año 2010, 3 trimestre año 2010, 4 trimestre año 2010, 1 trimestre año 2011 y 2 trimestre año 2011)

La Secretaria Seccional de salud del Departamento del Magdalena está realizando los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única) de manera extemporánea. No aparecen los cargues para el Tercer Trimestre de 2010, Primer Trimestre de 2011 y Tercer Trimestre de 2011. Los periodos de presentación de la información fue de la siguiente manera:

Año Trimestre Fecha de Reporte

2008 41. II Trimestre 2008-11-22

2008 43. IV Trimestre 2010-05-24

2009 41. II Trimestre 2010-05-25

2009 43. IV Trimestre 2010-05-24

2010 41. II Trimestre 2010-08-19

2010 42. III Trimestre NO

2010 43. IV Trimestre 2011-07-26

2011 40. I Trimestre NO

2011 41. II Trimestre 2011-08-17

2011 42. III Trimestre NO

X

Reportes Circular Única (Recepción de datos Vigilados) Superintendencia Nacional de Salud.

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Conclusiones: La Secretaria Seccional de Salud del Departamento de Magdalena no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia maneja sus bases de datos por independiente. Existe una oficina de Sistemas dependiente de la oficina de Planeación que es la encargada de la administración de los servidores y mantenimiento del hardware y software de los equipos de computo. No cuenta con un sistema integral de información en salud, debido a que los procesos y procedimientos se mantienen de manera autónoma dependiendo del Grupo Funcional de la Secretaria Departamental de Salud del Magdalena La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena no cuenta con un programa de Gestión Documental ni se ha realizado un plan de adquisición de nuevas tecnologías para el manejo documental de la entidad. La secretaria Departamental de Salud del Magdalena no se cuenta con respaldos de copias de seguridad de la información (backups) en los servidores de la Secretaria, cada área es la responsable de las copias de seguridad sin evidenciarse un proceso documentado de respaldo de la información. La Secretaria Seccional de salud del Departamento del Magdalena está realizando los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única) de manera extemporánea. No aparecen los cargues para el Tercer Trimestre de 2010, Primer Trimestre de 2011 y Tercer Trimestre de 2011. Personas entrevistadas JONATHAN JORDI GUTIERREZ. LUIS VICENTE FLOREZ BRACHO. YEIDIS FLOREZ SOCARRAS. MARIBEL DE LA HOZ SIERRA. INGRID PEÑA DE CASTRO.

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2. RIPS Hallazgos

RIPS


SI NO

Resolución 3374 de 2000 3 2

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO SI NO SOPORTE DOCUMENTAL

Existe la Base de Datos que consolide los RIPS de los Prestadores

La Secretaria departamental de Salud del Magdalena, está utilizando el validador suministrado por el Ministerio de la Protección Social, han adoptado el acuerdo 08 códigos cups, además cuenta con el Software SGA, el cual permite realizar la validación de los RIPS para el proceso de auditoria de cuentas medicas; es un software diseñado via web por la empresa Sistemas de Gestión LTDA.

X Manual del usuario reporte RIPS MPS. Manual del Usuario SGA.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el envío de los RIPS al MPS

La Administración de la base de datos de los RIPS está a cargo del técnico en Sistemas Luis Guillermo Silva Ortiz.

X Manual de Funciones

El Sistema de información cuenta con Indicadores de Calidad

A la fecha la Secretaría de Salud aunque cuenta con un aplicativo para el manejo de los RIPS este no genera indicadores de calidad, no genera estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo que genere indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes.

X No se evidencia

La ET mensualmente está cumpliendo con el reporte de información de RIP al Ministerio de Protección social

La Secretaria de Salud del Magdalena no está reportando los RIPS de los prestadores de su jurisdicción. Se evidencia incumplimiento en los reportes que debe realizar el ente territorial al Ministerio de la Protección Social.

X No se evidencia

Existen controles por parte de la ET para validar que las IPS de su Jurisdicción estén reportando información de los RIPS

Las IPS mensualmente están reportando la información de los RIPS al ente territorial, sin embargo la calidad de los RIPS de las IPS de primer nivel es pésima. Se han realizado capacitaciones por parte de la Secretaria de Salud del Magdalena que evidencia las capacitaciones pero los prestadores no han corregido las falencias.

X Bitácora de solicitud de información.

Conclusiones: La Secretaria departamental de Salud del Magdalena, está utilizando el validador suministrado por el Ministerio de la Protección Social, han adoptado el acuerdo 08 códigos cups, además cuenta con el Software SGA, el cual permite realizar la validación de los RIPS

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para el proceso de auditoria de cuentas medicas; es un software diseñado via web por la empresa Sistemas de Gestión LTDA. A la fecha la Secretaría de Salud aunque cuenta con un aplicativo para el manejo de los RIPS este no genera indicadores de calidad, no genera estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo que genere indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes. Las IPS mensualmente están reportando la información de los RIPS al ente territorial, sin embargo la calidad de los RIPS de las IPS de primer nivel es pésima. Persona entrevistada LUIS GUILLERMO SILVA ORTIZ

3. FOCALIZACION DE LA POBLACION Hallazgos

FOCALIZACION DE LA POBLACION


SI NO

Ley 100 de 1993 5 0

Análisis


Existen las Bases de Datos del proceso de la población focalizada, consolidada.

La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción.

X Print Screen de las pantallas del aplicativo.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la población focalizada

El Profesional encargado del manejo de la base de datos de afiliados del Departamento es el Ingeniero Yonis Alfonso Charris.


Esta Base de Datos cuenta con procesos de depuración, ajustes, actualización y es validada y certificada con el DNP

La Secretaria de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envia mensualmente a los municipios de sus jurisdicción para los ajustes necesarios.

X

Se evidencian en la base de datos los cruces de información para la depuración de la Base de Datos – Print Screen de las Depuraciones.

Existen controles por parte de la ET para validar que los municipios de su Jurisdicción estén reportando

La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena emitió la Circular 147 de Septiembre 16 del corriente en el cual se le solicita a todos los entes territoriales de su jurisdicción el envío oportuno y en los plazos

X

Control del reporte de información de los municipios. Circular 147 de 2011 emitida por la

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información de la población focalizada

establecidos de la información concerniente a la población pobre y vulnerable de su jurisdicción.

Secretaria de salud del Magdalena.

Como proceso de depuración se realizan cruces aleatorios de las Bases de Datos de la población focalizada, con las bases de datos de la EPS del régimen subsidiado

Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Seccional de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias.

X Control de cruces entre las Bases de Datos.

Conclusiones La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción. La Secretaria de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de sus jurisdicción para los ajustes necesarios. Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Seccional de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias. Persona entrevistada YONIS ALFONSO CHARRIS BONNETT BEATRIZ JIMENEZ LOPEZ RUTH SANCHEZ DE LA HOZ

4. ASEGURAMIENTO Hallazgos

ASEGURAMIENTO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011

Decreto 971 de 2011 7 0

Análisis


Existe la Base de Datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al


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Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalua la información. Para el mes de Agosto de 2011 la base de datos cuenta con 1.494.158 registros validados, de los cuales 478.615 son del régimen contributivo, equivalente al 32,03%; 1.015.543 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente al 67,97% . Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 95,70% . Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron: 1. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN. 2. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos. 3. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos. 4. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda. 5. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos. 6. Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría. Exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso. 7. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento. 8. Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos. 9. Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

El Profesional encargado del manejo de la base de datos de afiliados del Departamento es el Ingeniero Yonis Alfonso Charris.


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Existen mecanismos que permitan validar información de traslado

La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena, mantiene un control sobre los traslados de los afiliados entre las EPS, se le realiza seguimiento en cada municipio a través del aplicativo en Access que maneja el Aseguramiento. Para el mes de octubre de 2011 se realizaron 1.910 traslados entre las EPSS del Departamento.

X Archivo en excel de traslados.

Existen Procedimientos para identificar y validar las novedades de afiliación, ingreso y salida de afiliados por mortalidad, natalidad, cambio etáreos y traslados geográficos

La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además cuenta con un validador de derechos en linea desarrollado vía web para que los municipios de su jurisdicción realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias (CRUE). La base de datos via Web es alimentada de manera permanente por la base de datos de Access.

X Print Screen aplicativo SGA

Verificar que se esté reportando la información de los afiliados y de las novedades al Fosyga, a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social.

La secretaria Departamental de Salud del Magdalena realiza seguimientos permanentes a los municipios y EPSS de su jurisdicción para que mantengan actualizada la base de datos de afiliados y novedades al Fosyga, así mismo que estén realizando los reportes de dicha información a la SNS y el MPS

X Print Screen del acceso FTP del Fosyga.

Verificar si las bases de datos de los municipios de su jurisdicción realizan la validación dentro de los plazos establecidos para el reporte de actualización de novedades de la BDUA.

La Secretaria de Salud del Magdalena cuenta con un seguimiento permanente a los municipios de su jurisdicción para que realicen el proceso de actualización y novedades de la BDUA.

X Matriz de seguimiento para la actualización de novedades en la BDUA

Verificar que el Ente Territorial contenga una base de datos en el cual se tengan identificados los recursos que el Departamento gira a la Cuenta Maestra de los municipios para la cofinanciación del Régimen Subsidiado y se esté realizando dentro de los 5 primeros días de cada mes

El ente territorial realiza los giros de los recursos que cofinancian el régimen subsidiado de los municipios del Departamento. Se evidencia una base de datos de los recursos anteriormente expuestos.

X Listado de giros.

Conclusiones La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalua la información. Para el mes de Agosto de 2011 la base de datos cuenta con 1.494.158 registros validados, de los cuales 478.615 son del régimen contributivo, equivalente al 32,03%; 1.015.543 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente

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al 67,97%. Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 95,70%. Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron:

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría.

Cruce de la base de datos para la exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento.

Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos.

Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además cuenta con un validador de derechos en linea desarrollado vía web para que los municipios de su jurisdicción realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias (CRUE). La base de datos vía Web es alimentada de manera permanente por la base de datos de Access. Persona entrevistada YONIS ALFONSO CHARRIS BONNETT BEATRIZ JIMENEZ LOPEZ RUTH SANCHEZ DE LA HOZ

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5. RED DE PRESTADORES

Hallazgos

RED DE PRESTADORES

Hallazgos

SI NO

Ley 10 de 1990 Ley 715 de 2001

Ley 1438 de 2011 Decreto 1011 de 2006

Circular Única SNS

14 5

Análisis


El sistema de información cuenta con mecanismos de captura, actualización, disponibilidad de datos, sobre los prestadores de salud.

La base de datos que maneja la Secretaria de salud del Magdalena para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando.

X Archivo REPS

Existen una base de datos de la red de EPS e IPS con identificación de los servicios prestados

La Secretaria de salud del Magdalena cuenta con un archivo en Excel que permite identificar cuales son EPS que funcionan en su jurisdicción, junto con el conjunto de IPS con la oferta de servicios discriminada según el nivel de complejidad y servicios ofertados. Esta base de datos no se actualiza de manera permanente.

X Archivo REPS

Se cuenta con indicadores de servicio que permita validar la calidad y oportunidad del servicio de las IPS y EPS

La Secretaria de salud cuenta con un permanente seguimiento a las IPS públicas a través del Sistema de Información de Hospitales SIHO, validando la calidad y oportunidad de los servicios ofertados, según lo contenido en el Decreto 2193 de 2004 emanado por el Ministerio de la Protección Social.

X Reporte de información de los Hospitales según el aplicativo del MPS SIHO

Verificar el listado de la red de prestadores de acuerdo al nivel de complejidad que le corresponde y servicios ofertados

La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial no cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. No se cuenta con una base de datos que permita revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento

X No se evidencia

Verificar si existe la base de datos de los Prestadores de Servicios Registro Especial De Prestadores De Servicios de Salud Habilitados.

La base de datos que contiene el Registro Especial de Prestadores es la del Ministerio de la Protección Social

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos

El responsable del manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores es la Doctora Angélica Sarmiento


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del Registro Especial de Prestadores

Se realizan cruces entre la Base de Datos del registro Especial de Prestadores de servicios de Salud con la Base de Datos de Ministerio de la Protección Social

La Secretaria de Salud del Magdalena realiza cruces entre la Base de datos del REPS y la base de datos del Ministerio de la Protección Social. Estos cruces e inconsistencias generadas son enviada a través de email al MPS para que sean subsanadas del Registro Especial de Prestadores.

X

Cruces de información entre la base de datos del Departamento y la del Ministerio de la Protección Social.

El Sistema de Información permite la asignación y validación del código de un prestador nuevo y existen los controles para evitar duplicidad.

La asignación del código de un prestador nuevo en el REPS lo está realizando directamente en el aplicativo del MPS, el cual no permite la duplicidad de códigos.

X Base de datos del REPS

Verificar que el Sistema de Información permita la actualización mensual de la información sobre la oferta real disponible en su jurisdicción y que cada tres meses los primeros 5 días hábiles se trasmita la información al Ministerio de Protección Social.

La Secretaria de salud realiza los reportes de novedad dentro de los cinco días siguientes al trimestre al Ministerio de la Protección Social para garantizar la actualización del REPS.

X Reportes de envío

El Sistema de Información ofrece el soporte para administrar los procesos de Sistema de Referencia y Contrarrefencia (Incluya inventario de transporte, comunicaciones, procesos, formatos, bitácoras, etc.)

El software con que cuenta para administrar los procesos de Referencia y Contrarreferencia es el SGA, desarrollado bajo plataforma Web. En este aplicativo se puede visualizar el inventario de transporte de pacientes, formatos y bitácoras.


Cuenta con una base de datos histórica y actualizada de la red de prestadores de servicios de su jurisdicción

La Secretaria de Salud del Magdalena contiene el histórico de los prestadores de servicios de salud que operan en el departamento.

X Archivos en Excel.

Se cuentan con un Sistema de información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

La Secretaria de Salud del Magdalena no cuenta con un sistema de información que permita consolidar las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores de servicios de salud de su jurisdicción. Además no permite identificar los incumplimientos de los servicios por los nueve estándares del SUH. Es de anotar que la Secretaria de Salud de Magdalena está realizando la verificación de condiciones de habilitación a través de una empresa que a su vez contrata a los verificadores de condiciones de habilitación, incumpliendo mandatos constitucionales, en cuanto a que las acciones de vigilancia, inspección y control no pueden ser delegadas en particulares. Así mismo la empresa no genera una estadística de las verificaciones realizadas en cuanto al número de prestadores verificados, estándares incumplidos, actuaciones realizadas. De igual modo los coordinadores de las visitas no dependen del grupo funcional de la oficina del SOGCS.

X No se evidencia

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Verifique que el Sistema de Información permita el registro de las actuaciones de Inspección, Vigilancia y Control para la validación de los prestadores no habilitados

La Secretaria de salud del Magdalena no cuenta un sistema de información que permita el registro de las actuaciones de VIC de los prestadores no habilitados en el departamento del Magdalena

X No se evidencia

Verificar que el Sistema de Información realice el reporte de la visitas de Verificación de Condiciones de Habilitación al Ministerio de la Protección Social. Dentro de los 5 primeros días de cada mes

Los reportes de visitas de verificación de condiciones de habilitación no se están reportando dentro de los plazos establecidos al MPS, esto genera incongruencias entre el número real de verificaciones y el porcentaje de visitas por año

X Consulta del reporte de visitas del aplicativo del MPS

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores inscritos en el Registro Especial de Prestadores de su jurisdicción

La Administración de la base de datos del reporte de visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestados inscritos en el REPS está a cargo de Marco Donado Barros y Rubi Valdovino. Es de anotar que estos profesionales no son de la Dirección de Desarrollo de servicios de la Secretaria de Salud del Magdalena, sino que pertenecen a otro grupo funcional.

X No se evidencia

Verificar el reporte de envío del Archivo 526 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

El archivo tipo 526 de la Circular Única emitida por la SNS no se ha cargado dentro de los plazos establecidos.

X Website SNS

Se encuentra sistematizado el censo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud obligadas a establecer un Plan de Mantenimiento Hospitalario y plan seguimiento cada una de las IPS.

Se cuenta con el inventario de la Instituciones obligadas a tener Plan de Mantenimiento hospitalario (IPS Públicas) y se le está realizando seguimiento a cada una de ellas.

X Archivo de Excel

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Plan de Mantenimiento Hospitalario y Plan de Seguimiento de cada una de las IPS

La Administración de la base de datos del plan de Mantenimiento Hospitalario está a cargo de Maribel de la Hoz Sierra


Verificar el reporte de envío de los Archivo 524 y 525 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

El archivo tipo 524 y 525 de la Circular Única emitida por la SNS no se ha cargado dentro de los plazos establecidos.

X Website SNS

Conclusiones La base de datos que maneja la Secretaria de salud del Magdalena para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un

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archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando. La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial no cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. No se cuenta con una base de datos que permita revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento La Secretaria de salud del Magdalena no cuenta un sistema de información que permita el registro de las actuaciones de VIC de los prestadores no habilitados en el departamento del Magdalena Los reportes de visitas de verificación de condiciones de habilitación no se están reportando dentro de los plazos establecidos al MPS, esto genera incongruencias entre el número real de verificaciones y el porcentaje de visitas por año. Persona entrevistada ANGELICA SARMIENTO VILLAR. PATRICIA MARTINEZ HOYER. INGRID PEÑA DE CASTRO. XIMENA GUERRA OLIVELLA.

6. TECNOLOGIA BIOMEDICA Hallazgos

TECNOLOGIA BIOMEDICA


SI NO

Resolución 434 de 2009 1 6

Análisis


DOCUMENTAL

Existe una Base de Datos para la administración y control de los equipos de Tecnología Biomédica

A partir de mayo de 2011 se cuenta con una ingeniera biomédica, se esta realizando el inventario de equipos biomédicos, se ha realizado la verificación de 26 inventarios de equipos biomédicos del Departamento. El inventario se tiene en medio físico más no en medio magnético.

X

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica

La entidad territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de la tecnología biomédica de su jurisdicción, la persona encargada es la ingeniera biomédica Yuliana Patricia Arango.


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DOCUMENTAL

Verificar el envió del Archivo 043 a la SNS sobre el seguimiento a la tecnología biomédica y verificar si el estado del envió fue exitoso

El archivo tipo 043 de la Circular Única emitida por la SNS se ha cargado de manera extemporánea.

X Website SNS

Existen mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada a la SNS al INVIMA y al MPS sea la misma.

No se evidencian mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada al a la SNS, INVIMA y MPS sea la misma.

X No se evidencia

Existe un Sistema de Información que permita el Registro de la hoja de ruta de cada equipo, cuales están en procesos de próximo vencimiento para solicitar la autorización de cambio, cuales equipos están en mantenimiento, cuales en demostración, cuales con garantía del fabricante.

La información se está consolidando sólo existe en medio físico y no se han identificado las hojas de ruta de los equipos biomédicos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Magdalena.

X No se evidencia

Validar que el Sistema controle las Pólizas que por calidad tenga cada equipo excepto los de demostración debe tener una copia.

La información recopilada no contiene este tipo de información en donde se muestre las pólizas de calidad que poseen los equipos biomédicos.

X No se evidencia

Verifique que el Sistema de Información ofrezca mecanismos para el envió anual a la Dirección General de Desarrollo de la Prestación de Servicios de Salud del Ministerio de Salud, información sobre el resultado de su gestión en materia de control y vigilancia sobre evaluación de tecnología biomédica.

No se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento.

X No se evidencia

Conclusiones A partir de mayo de 2011 se cuenta con una ingeniera biomédica, se esta realizando el inventario de equipos biomédicos, se ha realizado la verificación de 26 inventarios de equipos biomédicos del Departamento. El inventario se tiene en medio físico más no en medio magnético. No se evidencian mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada al a la SNS, INVIMA y MPS sea la misma.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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No se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento. Persona entrevistada MARIBEL DE LA HOZ SIERRA. YULIANA PATRICIA ARANGO.

7. AUTORIZACIONES DE SERVICIOS Hallazgos

AUTORIZACIONES DE SERVICIOS


SI NO

Ley 715 de 2001 6 0

Análisis


El Sistema de información permite el control de la administración de autorizaciones a los usuarios y la prestación del servicios no POS a cargo de la Entidad Territorial

El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Magdalena es el SGA, desarrollado bajo plataforma Web, en donde las IPS del departamento hacen el registro de autorización según lo contenido en la Resolución 3047 de 2008 (Anexos Técnicos). Existe un grupo de autoridad sanitaria que verifica la oportunidad en la atención de los habitantes, disponibilidad, según la oferta presentada.


La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios NO POS

El administrador de la base de datos es el ingeniero Luis Vicente Flores y tiene acceso a todos los módulos de información.

X Manual de Funciones.

El Sistema de Información controla las autorizaciones de servicios a los usuarios frente a los servicios cobrados por las IPS

Ninguna IPS puede cobrarle al Ente Territorial servicios electivos sino se ha realizado la autorización previa, salvo los casos de urgencia. Se tiene definido el procedimiento mediante el cual las IPS obligadas a notificar la información deben reportar la información según lo establecido en el Anexo número 1 de la Resolución 3047 de 2008. Se realiza la verificación de la afiliación de los usuarios por parte de las IPS para verificar a que régimen pertenece dentro de la base de datos del departamento, DNP y fosyga,


PROCESO COMUN

CÓDIGO



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Existen indicadores automatizados que permitan medir la oportunidad en la generación de las autorizaciones, frente a la prestación real del servicio

Se presentan indicadores para medir la oportunidad en la generación de autorizaciones.

X Indicadores de Oportunidad en autorización de servicios

Se cuenta con estadísticas que permitan medir cantidad, frecuencia y costos de las autorizaciones por patologías, y grupos etareos

El Sistema de Información genera las estadísticas necesarias para medir cantidad, frecuencia y costos por las patologías solicitadas y grupos etáreos, además el software permite generar indicadores las Facturas Devueltas, Identificación de RIPS, RIPS Radicados, Procedimientos sin autorización, Facturas Disponibles para pago, Estado de la Factura, Glosas presentadas y Ajuste de RIPS contratos capitados


El Sistema de Información ofrece los mecanismos para el control y evaluación del costo de las autorizaciones por medicamentos

El software permite controlar los costos de las autorizaciones por medicamentos, así mismo genera reportes de manera mensual o en el periodo de tiempo que se requiera.


Conclusiones El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Magdalena es el SGA, desarrollado bajo plataforma Web, en donde las IPS del departamento hacen el registro de autorización según lo contenido en la Resolución 3047 de 2008 (Anexos Técnicos). Existe un grupo de autoridad sanitaria que verifica la oportunidad en la atención de los habitantes, disponibilidad, según la oferta presentada. El Sistema de Información genera las estadísticas necesarias para medir cantidad, frecuencia y costos por las patologías solicitadas y grupos etáreos. El software permite controlar los costos de las autorizaciones por medicamentos, así mismo genera reportes de manera mensual o en el periodo de tiempo que se requiera. Persona entrevistada JUAN SIERRA. LUIS VICENTE FLOREZ BRACHO.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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8. CUENTAS MEDICAS Hallazgos

CUENTAS MEDICAS


SI NO

Ley 715 de 2001

6 0

Análisis


Existe un Sistema de Información que permita la radicación de cuentas médicas

El software que maneja las cuentas médicas es SGA. Las IPS radican la factura con los RIPS, se pasan por el validador del Software y si no presenta ninguna inconsistencia se asignan a los respectivos auditores de cuentas médicas, para su proceso respectivo. En este modulo, SGA-SISTEMA DE GESTIÓN DE EPSS da un manejo que va de acuerdo con la normatividad vigente. Las opciones con las que cuenta este modulo son: Radicar, Consultar, Listar, LeerRips, Glosas y Reportes


La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de Cuentas Médicas

El administrador de la base de datos es Sandra Barros. X Manual de Funciones.

Cuenta con un sistema de auditoría para el manejo de las cuentas médicas

El Sistema que permite realizar la auditoría de cuentas médica es el SGA.

X Prueba realizada en el aplicativo

El sistema permite administrar y controlar el pago de las autorizaciones médicas

El Sistema de Información permite controlar y administrar el pago de autorizaciones médicas realizando cruces de información con las diferentes bases de datos del Departamento


El Sistema de Información permite el cumplimiento de tiempos de radicación conforme a la norma

El Sistema cuenta con unas alertas que permiten definir los tiempos de radicación.


El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original

El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original

X Pruebas realizadas en el aplicativo

Conclusiones El software que maneja las cuentas médicas es SGA. Las IPS radican la factura con los RIPS, se pasan por el validador del Software y si no presenta ninguna inconsistencia se asignan a los respectivos auditores de cuentas médicas, para su proceso respectivo. En este modulo, SGA-SISTEMA DE GESTIÓN DE EPSS da un manejo que va de acuerdo con la

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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normatividad vigente. Las opciones con las que cuenta este modulo son: Radicar, Consultar, Listar, LeerRips, Glosas y Reportes El Sistema de Información permite controlar y administrar el pago de autorizaciones médicas realizando cruces de información con las diferentes bases de datos del Departamento Persona entrevistada SANDRA BARROS. PAOLA BARRIOS.

9. CONTRATACION Hallazgos

CONTRATACION


SI NO

Ley 715 de 2001 2 1

Análisis


Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS

La Contratación está en cabeza de la oficina Jurídica del Departamento del Magdalena, se cuenta con un archivo en Excel que registra por Direcciones la trazabilidad de los contratos desde su etapa precontractual hasta su liquidación

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los contratos celebrados por el Ente Territorial

La administración de la base de datos la está realizando los funcionarios del área jurídica

X Archivo en Excel

El aplicativo existente cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual.

El archivo en Excel no cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual.

X No se evidencia

Conclusiones La Contratación está en cabeza de la oficina Jurídica del Departamento del Magdalena, se cuenta con un archivo en Excel que registra por Direcciones la trazabilidad de los contratos desde su etapa precontractual hasta su liquidación

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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La Base de datos no cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual.

10. SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD Hallazgos

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD


SI NO

Decreto 1011 de 2006 2 0

Análisis


DOCUMENTAL

Existe un software y Base de Datos documentado e implementado para la calidad

La Secretaria de Salud del Magdalena no cuenta con un Software para el Sistema de Información Para la Calidad según lo establecido en el Decreto 1011 de 2006. Se cuenta con una archivo en Excel en el cual se analizan todos los indicadores de calidad.

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos del Sistema de información para la calidad

La Secretaria de Salud del Magdalena cuenta con la Doctor Ximena Guerra Olivella para el análisis de los indicadores de calidad del SIC


Conclusiones La Secretaria de Salud del Magdalena no cuenta con un Software para el Sistema de Información Para la Calidad según lo establecido en el Decreto 1011 de 2006. Se cuenta con una archivo en Excel en el cual se analizan todos los indicadores de calidad. Persona entrevistada XIMENA GUERRA OLIVELLA.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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11. ATENCION A USUARIOS

Hallazgos

ATENCION A USUARIOS


SI NO

Decreto 1757 de 1994 1 1

Análisis


Existe un software que permita la administración y control del la recepción de llamadas para la atención del usuario

La Secretaria Departamental del Magdalena no cuenta con un software para la administración de atención a los usuarios, se tiene un archivo en Excel en el cual se guarda la información de carácter estadístico. Solo a partir del 2011 se está llevando el proceso.

X No se evidencia

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos del Sistema atención a los usuarios

El responsable para la SIAU es Yenith Gómez Viloria X Manual de Funciones

Conclusiones La Secretaria Departamental del Magdalena no cuenta con un software para la administración de atención a los usuarios, se tiene un archivo en Excel en el cual se guarda la información de carácter estadístico. Solo a partir del 2011 se está llevando el proceso. Persona entrevistada YENITH GOMEZ VILORIA.

12. TUTELAS Hallazgos

TUTELAS


SI NO

Circular Única SNS

1 1

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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Análisis


Existe un software que permita el control de las tutelas

Las tutelas de la Secretaria de Salud del Magdalena se llevan en un archivo en Word el cual contiene los datos básicos de la tutela.

X Archivo Word.

Se cuenta con software que permita la administración de las tutelas con control de alarmas para el vencimiento de términos

No se lleva el control de vencimiento de términos, se requiere realizar ajustes de los tiempos de respuesta.

X No se evidencia

Conclusiones Las tutelas de la Secretaria de Salud del Magdalena se llevan en un archivo en Word el cual contiene los datos básicos de la tutela. No se lleva el control de vencimiento de términos, se requiere realizar ajustes de los tiempos de respuesta. Persona entrevistada ANA MARIA ANDRADE.

13. PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

Hallazgos

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS


SI NO

Articulo 6 Decreto 1757

Circular Única SNS 1 1

Análisis


Existe un módulo que controle la radicación de quejas y respuestas a las mismas

No cuentan con un software para la administración de PQR, se tiene un archivo en Excel en el cual se guarda la información. Atención personalizada en medio físico. Solo a partir del 2011 se está llevando el proceso de PQR.

X No se evidencia

Existe un Sistema de Información que genere estadísticas mensuales del número de peticiones de Queja y Reclamos por Aseguramiento, prestación del servicio, deficiencias administrativas o seguimiento a tutelas

La Secretaria Departamental del Magdalena cuenta con un archivo en Excel mes por mes de las PQR en cuanto a mala prestación de los servicios de salud, oportunidad de los mismos y entrega de medicamentos.

X Archivo en Excel

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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Conclusiones No cuentan con un software para la administración de PQR, se tiene un archivo en Excel en el cual se guarda la información. Atención personalizada en medio físico. Solo a partir del 2011 se está llevando el proceso de PQR. Persona entrevistada FADUA SANDOVAL IGUARAN.

14. SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Hallazgos

SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007 Ley 1438 de 2011

10 0

Análisis


El sistema cuenta con todos los módulos que permiten apoyar las actividades operativas de la administración.

El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación del Magdalena. La Herramienta informática con que cuentan para la administración empresarial se denomina SIAF (Sistema Integral de Información Administrativa y Financiera) el cual abarca diferentes módulos (contabilidad, presupuesto y tesorería) los cuales integran las diferentes áreas de la Gobernación del Magdalena, en una escala global y en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes con los cuales la organización suele trabajar, creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, obteniendo un control total sobre la entidad territorial.


Mantiene separados los sistemas contables y los presupuestos con los de los prestadores de servicios de salud que integran su red

Cada prestador maneja su sistema contables y de presupuesto por separado. La información financiera de los prestadores de servicios de salud pueden ser consultados a través del aplicativo SIHO del Ministerio de la Protección Social.


El Software es totalmente integrado en línea y tiempo real de tal forma que garantice tener Información al día y de manera exacta.

El Software es integral emite informes y se gestiona en tiempo real.


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CÓDIGO



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Permite la integración y optimización de todos los procesos

El Software es integral emite informes a todos los procesos


El sistema esta parametrizado con todas las normas legales vigentes y tarifas vigentes.

El sistema esta ajustado a las normas y tarifas legales vigentes.


Permite el seguimiento completo a un proceso.

El sistema lleva la trazabilidad desde la emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, control de pagos y liquidaciones


Permite el manejo financiero de la organización con reportes específicos y oportunos.

El software emite informes de ejecuciones de ingresos, gastos, consolidado de compromisos.


Genera reportes con cifras e indicadores de gestión.

El sistema SAP posee el módulo reportes con las cifras y se encuentra en elaboración los indicadores de gestión.


El Sistema permite realizar Inteligencia de Negocios.

El sistema permite realizar el seguimiento a la ejecución del Plan Operativo Anual, permite realizar seguimiento al comportamiento de los ingresos y gastos.


El sistema emite informes de acuerdo a reglamentación del Ministerio de Protección Social

El software genera los soportes documentales para los informes requeridos con la periodicidad establecida por el MPS Y SNS.


Conclusiones El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación del Magdalena. La Herramienta informática con que cuentan para la administración empresarial se denomina SIAF (Sistema Integral de Información Administrativa y Financiera) el cual abarca diferentes módulos (contabilidad, presupuesto y tesorería) los cuales integran las diferentes áreas de la Gobernación del Magdalena, en una escala global y en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes con los cuales la organización suele trabajar, creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, obteniendo un control total sobre la entidad territorial.

3.6.2 CONCLUSIONES GENERALES TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

La Secretaria Seccional de Salud del Departamento de Magdalena no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia maneja sus bases de datos por independiente. Existe una oficina de Sistemas dependiente de la oficina de Planeación que es la encargada de la administración de los servidores y mantenimiento del hardware y software de los equipos de computo. No cuenta con un sistema integral de información en salud, debido a que los procesos y procedimientos se mantienen de manera autónoma dependiendo del Grupo Funcional de la Secretaria Departamental de Salud del Magdalena

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CÓDIGO



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La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena no cuenta con un programa de Gestión Documental ni se ha realizado un plan de adquisición de nuevas tecnologías para el manejo documental de la entidad. La secretaria Departamental de Salud del Magdalena no cuenta con respaldos de copias de seguridad de la información (backups) en los servidores de la Secretaria, cada área es la responsable de las copias de seguridad sin evidenciarse un proceso documentado de respaldo de la información. La Secretaria Seccional de salud del Departamento del Magdalena está realizando los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única) de manera extemporánea. No aparecen los cargues para el Tercer Trimestre de 2010, Primer Trimestre de 2011 y Tercer Trimestre de 2011. La Secretaria departamental de Salud del Magdalena, está utilizando el validador suministrado por el Ministerio de la Protección Social, han adoptado el acuerdo 08 códigos cups, además cuenta con el Software SGA, el cual permite realizar la validación de los RIPS para el proceso de auditoria de cuentas medicas; es un software diseñado via web por la empresa Sistemas de Gestión LTDA. A la fecha la Secretaría de Salud aunque cuenta con un aplicativo para el manejo de los RIPS este no genera indicadores de calidad, no genera estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo que genere indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes. Las IPS mensualmente están reportando la información de los RIPS al ente territorial, sin embargo la calidad de los RIPS de las IPS de primer nivel es pésima. La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción. La Secretaria de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de sus jurisdicción para los ajustes necesarios. Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Seccional de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias. La Secretaria Seccional de Salud del Magdalena cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalúa la información. Para el mes de Agosto de 2011 la base de datos cuenta con 1.494.158 registros validados, de los cuales 478.615 son del régimen

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contributivo, equivalente al 32,03%; 1.015.543 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente al 67,97% . Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 95,70% . Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron:

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría.

Cruce de la base de datos para la exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento.

Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos.

Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además cuenta con un validador de derechos en linea desarrollado vía web para que los municipios de su jurisdicción realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias (CRUE). La base de datos via Web es alimentada de manera permanente por la base de datos de Access. La base de datos que maneja la Secretaria de salud del Magdalena para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando.

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La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial no cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. No se cuenta con una base de datos que permita revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento La Secretaria de salud del Magdalena no cuenta un sistema de información que permita el registro de las actuaciones de VIC de los prestadores no habilitados en el departamento del Magdalena Los reportes de visitas de verificación de condiciones de habilitación no se están reportando dentro de los plazos establecidos al MPS, esto genera incongruencias entre el número real de verificaciones y el porcentaje de visitas por año. A partir de mayo de 2011 se cuenta con una ingeniera biomédica, se esta realizando el inventario de equipos biomédicos, se ha realizado la verificación de 26 inventarios de equipos biomédicos del Departamento. El inventario se tiene en medio físico más no en medio magnético. No se evidencian mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada al a la SNS, INVIMA y MPS sea la misma. No se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento. El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Magdalena es el SGA, desarrollado bajo plataforma Web, en donde las IPS del departamento hacen el registro de autorización según lo contenido en la Resolución 3047 de 2008 (Anexos Técnicos). Existe un grupo de autoridad sanitaria que verifica la oportunidad en la atención de los habitantes, disponibilidad, según la oferta presentada. El Sistema de Información genera las estadísticas necesarias para medir cantidad, frecuencia y costos por las patologías solicitadas y grupos etáreos. El software permite controlar los costos de las autorizaciones por medicamentos, así mismo genera reportes de manera mensual o en el periodo de tiempo que se requiera. El software que maneja las cuentas médicas es SGA. Las IPS radican la factura con los RIPS, se pasan por el validador del Software y si no presenta ninguna inconsistencia se asignan a los respectivos auditores de cuentas médicas, para su proceso respectivo. En este modulo, SGA-SISTEMA DE GESTIÓN DE EPSS da un manejo que va de acuerdo con la normatividad vigente. Las opciones con las que cuenta este modulo son: Radicar, Consultar, Listar, LeerRips, Glosas y Reportes El Sistema de Información permite controlar y administrar el pago de autorizaciones médicas realizando cruces de información con las diferentes bases de datos del Departamento

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La Contratación está en cabeza de la oficina Jurídica del Departamento del Magdalena, se cuenta con un archivo en Excel que registra por Direcciones la trazabilidad de los contratos desde su etapa precontractual hasta su liquidación. La Base de datos de contratación no cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual. La Secretaria de Salud del Magdalena no cuenta con un Software para el Sistema de Información Para la Calidad según lo establecido en el Decreto 1011 de 2006. Se cuenta con una archivo en Excel en el cual se analizan todos los indicadores de calidad. La Secretaria Departamental del Magdalena no cuenta con un software para la administración de atención a los usuarios, se tiene un archivo en Excel en el cual se guarda la información de carácter estadístico. Solo a partir del 2011 se está llevando el proceso. Las tutelas de la Secretaria de Salud del Magdalena se llevan en un archivo en Word el cual contiene los datos básicos de la tutela. No se lleva el control de vencimiento de términos, se requiere realizar ajustes de los tiempos de respuesta. No cuentan con un software para la administración de PQR, se tiene un archivo en Excel en el cual se guarda la información. Atención personalizada en medio físico. Solo a partir del 2011 se está llevando el proceso de PQR. El sistema administrativo y financiero esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación del Magdalena. La Herramienta informática con que cuentan para la administración empresarial se denomina SIAF (Sistema Integral de Información Administrativa y Financiera) el cual abarca diferentes módulos (contabilidad, presupuesto y tesorería) los cuales integran las diferentes áreas de la Gobernación del Magdalena, en una escala global y en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes con los cuales la organización suele trabajar, creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, obteniendo un control total sobre la entidad territorial.

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FIRMA DE AUDITORES

Por la universidad

____________________________ _______________________

Manuel Hernando Ríos Naty del Pilar Vesga Morales

Coordinadora técnico de Visita Auditor

_____________________________ ___________________________

Sandra Esperanza Garibello Carlos Armando Barrera Páez

Auditor Auditor

_____________________________ Jorge Alberto Matulevich Auditor Por la superintendencia Nacional de Salud _____________________________ Betty Cecilia Álvarez de Caldas

Documents

VERSIÓN 02 INFORME DE VISITA · 2015-10-01 · INFORME DE VISITA PROCESO COMUN CÓDIGO FI-COMU-610224 Copia Controlada VERSIÓN 02 Página 106 Conclusiones: La Secretaria Seccional