MANUAL DE CALIDAD

VERSIÓN: 8

CÓDIGO: MN-PSG-001

SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL FECHA VIGENCIA: 13/Jun/2016

1. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES

1.1 Objetivo

Presentar la estructura, la planificación, la operación y el control del Sistema de Gestión Institucional, como Sistema Integrado de Gestión del Servicio Geológico Colombiano con base a los requisitos expuestos en las Normas NTC GP 1000, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), ISO 14001, el Decreto 1443 de 2014 (OHSAS 18001), ISO/IEC 17025, dentro de un enfoque integral orientado a la satisfacción de las necesidades de todas las partes interesadas.

1.2 Alcance

Desarrollo de investigación para la generación del conocimiento geocientífico en las áreas de investigación en geociencias básicas, investigación del potencial de recursos del subsuelo, investigación, evaluación y monitoreo de amenazas de origen geológico, gestión integral del conocimiento geocientífico, investigación y aplicación de tecnologías nucleares y radiactivas, disposición de materiales nucleares y radiactivos como también el licenciamiento y control de instalaciones radiactivas.

El presente Manual aplica para todas las dependencias del Servicio Geológico Colombiano, en todas sus Sedes, Regionales y Observatorios Vulcanológicos y Sismológicos.

1.3 Exclusiones

El Servicio Geológico Colombiano no tiene exclusiones en la implementación de su Sistema de Gestión Institucional bajo las Normas NTC GP 1000, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO/IEC 17025.

2. DEFINICIONES

Para efectos de interpretación de este Manual se siguen las definiciones de la NTC GP 1000 e ISO 9000.

SGC: Servicio Geológico Colombiano. OVS: Observatorio Vulcanológico y Sismológico. TRD: Tablas de Retención Documental. SGI: Sistema de Gestión Institucional. PMI: Project Management Institute.

3. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD

3.1 Objeto Misional

El Servicio Geológico Colombiano tiene como objeto realizar investigación científica básica y aplicada del potencial de recursos del subsuelo; adelantar el seguimiento y monitoreo de amenazas de origen geológico; administrar la información del subsuelo; garantizar la gestión segura de los materiales nucleares y radiactivos en el país; coordinar proyectos de investigación nuclear, con las limitaciones del artículo 81 de la Constitución Política, y el manejo y la utilización del reactor nuclear de la Nación.

3.2 Funciones

Para cumplir con su objeto misional, el Servicio Geológico Colombiano tiene las funciones que le fueron asignadas, las cuales se encuentran en el Decreto mencionado en la sección 3.1.

3.3 Misión

Contribuir al desarrollo económico y social del país, a través de la investigación en geociencias básicas y aplicadas del subsuelo, el potencial de sus recursos, la evaluación y monitoreo de amenazas de origen geológico, la gestión integral del conocimiento geocientífico, la investigación y el control nuclear y radiactivo, atendiendo las prioridades de las políticas del Gobierno Nacional.

3.4 Visión

El Servicio Geológico Colombiano, en el año 2023, será reconocido nacional e internacionalmente como entidad líder en investigación y generación de conocimiento geocientífico y aplicaciones nucleares, entregando productos y servicios de impacto para el desarrollo del país.

3.5 Estructura Organizacional

Figura 1. Organigrama del Servicio Geológico Colombiano

4. SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

A continuación se describen las disposiciones de la entidad para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión Institucional bajo las Normas NTC GP 1000, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO/IEC 17025. Adicionalmente las caracterizaciones de procesos incluyen los numerales correspondientes de los requisitos de las Normas.

4.1 Requisitos Generales

El Servicio Geológico Colombiano ha establecido, documentado e implementado su Sistema de Gestión Institucional de acuerdo a las directrices consignadas en las Normas NTC GP 1000, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO/IEC 17025.

Los procesos planificados se muestran en el Mapa de Proceso en la sección 4.1.4 del presente manual. Para cada uno de los procesos se cuenta con la caracterizaciones correspondiente que describe entre otros aspectos, la secuencia e interacción entre procesos, la identificación del objetivo y alcance, así como de las actividades relevantes enmarcadas dentro del ciclo de gestión: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) y los responsables correspondientes, los recursos necesarios para la operación del proceso y la documentación asociada, dichas caracterizaciones fueron definidas por cada líder de proceso, para el desarrollo eficiente, eficaz y efectivo del proceso de acuerdo con su objetivo específico.

Adicionalmente, cada proceso identifica los riesgos de mayor importancia y sus controles de acuerdo con la metodología de Mapa de Riesgos.

4.1.1 Política de Calidad

El Servicio Geológico Colombiano como Instituto de Ciencia y Tecnología se compromete con el desarrollo social y económico del país, a través de la gestión integral del conocimiento geocientífico del subsuelo del territorio nacional, la investigación nuclear y radiactiva y la divulgación de la información, mediante:

o La investigación en geociencias básicas. o La investigación del potencial de recursos del subsuelo. o La investigación, evaluación y monitoreo de amenazas de origen geológico. o La gestión integral del conocimiento geocientífico del subsuelo. o La investigación y aplicación de tecnologías nucleares, el control del uso y disposición

de materiales nucleares y radiactivos.

Con servidores públicos expertos, competentes y comprometidos con el mejoramiento continuo, infraestructura adecuada para el cumplimiento de la misión de la entidad, mediante el uso de herramientas y mecanismos de comunicación, que permiten la interacción y satisfacción de los diferentes grupos de interés, para garantizar el logro de las metas institucionales.

4.1.2 Objetivos Estratégicos

1. Realizar investigación científica básica para generar conocimiento geocientífico integral del territorio nacional.

2. Realizar investigación de recursos del subsuelo para evaluar su potencial. 3. Realizar investigación, seguimiento y monitoreo de las amenazas geológicas que sirva de

base para la gestión integral del riesgo, ordenamiento territorial y ambiental y la planificación de desarrollo.

4. Realizar investigación y caracterización de materiales geológicos en los componentes físico, químico, mecánico, petrográfico, mineralógico y metalúrgico.

5. Gestionar integralmente el conocimiento geocientífico del territorio nacional para garantizar su disponibilidad.

6. Fomentar la investigación y aplicación de tecnologías nucleares. 7. Garantizar el control en el uso y disposición segura de los materiales nucleares y radiactivos

del país. 8. Contar con el personal especializado, competente y comprometido para dar cumplimiento

a la misión y políticas institucionales en el marco del Sistema de Gestión Institucional. 9. Posicionar la entidad dentro del SNCTI por la excelencia científica de sus proyectos de

investigación en ciencias de la tierra en respuesta a las necesidades del desarrollo del país. 10. Satisfacer las necesidades de los grupos de interés mediante el cumplimiento de la misión

institucional.

4.1.3 Planeación de Calidad

El Grupo de Trabajo Planeación, dentro de sus funciones tiene la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Institucional, como sistema integrado, para lo cual se revisó:

o Competencias de la entidad. o Definición del marco estratégico. o Determinación de procesos del SGC. o Identificación de los clientes, usuarios y beneficiarios. o Identificación de los productos y servicios que presta el SGC. o De acuerdo a la información anterior se definió el modelo de operación del Servicio,

Geológico Colombiano el cual determina los procesos de la entidad.

4.1.4 Modelo de Operación por Procesos

Con el propósito de establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL, se determinan los 20 procesos que lo conforman, que le permiten al Servicio Geológico Colombiano, cumplir con las funciones que tiene asignadas. Como producto de esta actividad se definió el Mapa de Procesos de la Entidad, el cual se muestra a continuación.

Figura 2. Mapa de Procesos del Servicio Geológico Colombiano.

MAPA DE PROCESOS

A continuación se relacionan los procesos con su objetivo como se encuentran en cada una de las caracterizaciones.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Direccionar a la entidad a través de la formulación de estrategias, planes, proyectos y evaluación de la gestión, para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.

COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA: Divulgar y socializar las temáticas institucionales y generar espacios de participación ciudadana mediante la difusión de información, interlocución y ampliación de los canales de comunicación con los públicos internos y externos para garantizar la satisfacción de los ciudadanos.

PLANEACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN: Asegurar el enfoque y operación del sistema integrado de gestión mediante el diseño, documentación e implementación de herramientas que contribuyan al cumplimiento de los resultados de eficacia, eficiencia y efectiva de la entidad.

INVESTIGACIÓN EN GEOCIENCIAS BÁSICAS: Generar conocimiento geocientífico integral en Geología, Geofísica y Geoquímica, mediante estudios e investigaciones regionales y especiales para contribuir al desarrollo social y económico del país.

INVESTIGACIÓN Y EVALUACIÓN DE RECURSOS MINERALES: Generar conocimiento sobre recursos minerales en el territorio nacional, mediante estudios e investigaciones en geología, geoquímica y geofísica para identificar áreas potenciales de recursos minerales, como aporte al desarrollo económico y social del sector minero del país.

INVESTIGACIÓN, EVALUACIÓN Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLÓGICAS: Generar conocimiento geocientífico mediante la investigación, evaluación y monitoreo de las amenazas de origen geológico que apoye la gestión del territorio nacional.

INVESTIGACIÓN Y EVALUACIÓN DE RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS: Generar conocimiento sobre recursos hidrocarburíferos en el territorio nacional, mediante estudios e investigaciones en geología, geoquímica y geofísica para identificar áreas potenciales de hallazgo de recursos hidrocarburíferos, como aporte al aporte al desarrollo económico y social del sector de hidrocarburos del país.

INVESTIGACIÓN Y EVALUACIÓN DE MATERIALES GEOLÓGICOS: Realizar investigación científica y caracterización de materiales de origen geológico en los componentes químico, físico, geotécnico, petrográfico, metalúrgico y mineralógico que contribuya a la generación del conocimiento geocientífico.

INVESTIGACIONES Y APLICACIONES NUCLEARES Y RADIACTIVAS: Realizar investigaciones y aplicaciones nucleares y radiactivas, caracterización de materiales geológicos, irradiación de materiales, procesamiento seguro de desechos radiactivos y metrología de radiaciones ionizantes, mediante la aplicación de tecnologías nucleares con el fin de aportar al conocimiento geológico y a usuarios de material radiactivo y de tecnología nuclear.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO GEOCIENTÍFICO: Gestionar el flujo de información geocientífica para soportar la generación y divulgación del conocimiento geocientífico para la toma de decisiones; ofreciendo mayor calidad y oportunidad de los datos, productos y servicios de información generada por el Servicio Geológico Colombiano.

LICENCIAMIENTO Y CONTROL DE INSTALACIONE RADIACTIVAS: Garantizar la gestión segura del material radiactivo del país mediante la inspección, vigilancia, control y licenciamiento de las operaciones con material radiactivo en el territorio nacional, minimizando los riesgos para la población y el medio ambiente.

CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Asegurar que el Servicio Geológico disponga oportunamente de los bienes y servicios de acuerdo con las necesidades de las áreas y de conformidad con los requisitos legales.

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES: Apoyar todos los procesos de la entidad mediante la adopción y adaptación de normas, estándares y especificaciones para asegurar el acceso, almacenamiento, uso, intercambio, y seguridad de la información, utilizando tecnologías de información y comunicación que permita cumplir con la misión institucional y ampliar el catálogo de productos y servicios de negocio basados en TIC´s.

ADMINISTRACIÓN DE EQUIPOS, OPERACIONALES DE APOYO, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: Administrar los equipos operacionales de apoyo, seguimiento y medición mediante el establecimiento y control de programas de mantenimiento, de calibración y/o verificación y de reposición de equipos, garantizando que los datos y la información generada por cada uno de los procesos misionales de la Entidad, sean válidos y confiables.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS: Prestar los servicios de suministro de bienes e insumos y mantenimiento de infraestructura física y parque automotor mediante la administración adecuada de los recursos disponibles garantizando la operación de los procesos de la entidad.

GESTIÓN FINANCIERA: Administrar los recursos financieros del Servicio Geológico a través de la ejecución y seguimiento presupuestal que permitan el funcionamiento de la entidad y generar información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO: Administrar y desarrollar el Talento Humano a través de la ejecución de planes, programas y proyectos asociados a la gestión del mismo, con el fin de que la entidad cuente con el personal necesario y con las competencias requeridas.

GESTIÓN JURÍDICA Y LEGAL: Asesorar y conceptuar oportunamente en los asuntos legales de la entidad, con el fin de unificar un criterio institucional que permita una adecuada defensa de los intereses del instituto en los procesos judiciales y extrajudiciales en los que sea parte. Establecer las políticas, métodos y procedimientos del área jurídica y orientar a las dependencias en la interpretación, aplicación de las normas legales vigentes de competencia de la entidad, así como efectuar la defensa de los intereses de la misma, teniendo en cuenta las funciones asignadas.

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE: Realizar evaluación independiente y asesorar a la alta dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos, y contribuir al mejoramiento continuo del sistema de control interno de la entidad y la lucha contra la corrupción.

CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO: Ejecutar las acciones disciplinarias correctivas mediante la aplicación de la normatividad procesal especial, que conjuntamente con la aplicación de acciones preventivas garanticen la efectividad de los principios y fines de la función pública.

4.2 Gestión Documental

4.2.1 Generalidades

La estructura documental del Sistema Integral de Gestión Institucional se definió de acuerdo con las necesidades de documentación del Servicio Geológico Colombiano conforme a la sección 4.1.3 Planeación de Calidad.

La documentación obligatoria de acuerdo con la NTC GP 1000:2009 es la siguiente:

o Control de documentos, incluido dentro del Proceso Planeación del Sistema de Gestión. o Control de registros, incluido dentro del Proceso Planeación del Sistema Gestión. o Auditorías Internas, incluido dentro del Proceso Evaluación Independiente. o Control del Producto no conforme, incluido dentro del Proceso Planeación del Sistema

Gestión. o Acciones de Mejoramiento: Acciones Correctivas y Acciones Preventivas, incluido dentro del

Proceso Planeación del Sistema Gestión.

Además de los anteriores procedimientos, se han documentado e implementado otros documentos necesarios para realizar una eficaz planeación, operación y control de los procesos de la Entidad, los cuales se evidencian dentro de las caracterizaciones de los procesos, en el campo de documentos asociados.

En cuanto a la planeación de los productos y servicios que presta la entidad como resultado de sus competencias se documentaron por cada uno de los productos y/o servicios en la Ficha Técnica de Planificación del Producto y/o Servicio.

4.2.2 Manual de Calidad

El Servicio Geológico Colombiano ha documentado el presente Manual del Sistema de Gestión Institucional con la intención de describir su alcance, incluyendo las exclusiones y su justificación, además hace referencia a los procedimientos documentados y la interacción de los procesos, los se incluyen dentro de cada una de las caracterizaciones de los procesos y el mapa de procesos.

4.2.3 Control de los Documentos

La Entidad cuenta con el procedimiento Control de Documentos cuyo código es PR-PSG-CDD-001, donde se define las directrices para los documentos de origen interno y externo y la estructura documental del SGC, adicionalmente se cuenta con el procedimiento Identificación y Evaluación de la Normatividad Aplicable a la Entidad cuyo código es PR-JUR-IEL-001 para apoyar en el control de los mismos.

El Servicio Geológico Colombiano cuenta con el aplicativo ISOLUCIÓN en el cual se realiza el control de los documento, en él se encuentra relacionado el Listado Maestro de Documentos internos,

Listado Maestro de Documentos Externos y el Normograma de la Entidad, en el Módulo Documentación.

La documentación vigente del Sistema de Gestión Institucional se encuentra disponible para consulta en el aplicativo.

4.2.4 Control de los Registros

El procedimiento Control de Registros, código PR-PSG-CDR-003, define el control de registros a través de construcción, divulgación, aplicación, y actualización de las Tablas de Retención Documental del Servicio Geológico Colombiano.

En las TRD de cada dependencia se establece la identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición de todos los registros que pertenecen al SGI.

Dentro del aplicativo ISOLUCIÓN se puede visualizar al Listado Maestro de Registros dentro del Módulo Documentación, el cual solo contiene los registros de las evidencia de las Acciones de Mejoramiento.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la Dirección

El compromiso de la Alta dirección encabeza del Director General, se evidencia en las actividades descritas en el Proceso de Direccionamiento Estratégico Institucional, las cuales incluyen entre otras las disposiciones para:

o Divulgación de la Política de Calidad y Objetivos Estratégicos. o Cumplimiento de la normatividad aplicable. o Revisión por la dirección del SGI. o Asegurar los recursos necesarios para la implementación y mantenimiento del SGI.

5.2 Enfoque al Cliente

La Dirección de la entidad con el proceso de Direccionamiento Estratégico Institucional asegura dentro del Marco Estratégico las necesidades y expectativas de sus clientes, adicionalmente dentro del proceso de Comunicación y Participación Ciudadana se identifican de los mecanismos de comunicación (interna y externa) y participación ciudadana, además se monitorea la satisfacción de los grupos de interés.

El Servicio Geológico Colombiano caracteriza las partes interesadas e identifica sus necesidades y expectativas dentro del proceso de Comunicación y Participación Ciudadana, adicionalmente dentro del proceso de Direccionamiento Estratégico Institucional se define el marco estratégico institucional el cual incluye el enfoque del cliente para asegurar su cumplimiento.

Adicionalmente los procesos misionales documentan en las Fichas Técnicas de Planificación de Producto y/o Servicio, la identificación de los requisitos y necesidades a cumplir de los clientes como también los requisitos legales aplicables que se relacionan en el Normograma del Instituto.

5.3 Política de la Calidad

La política y Objetivos Estratégicos se definen con la Alta dirección y se divulgada a los servidores públicos. Una vez al año se realiza una actividad de socialización y entendimiento con los colaboradores, además se revisa su conveniencia mínimo una vez al año en la Revisión por la Dirección.

5.4 Planificación

5.4.1 Objetivos Estratégicos

Gracias a la Política de Calidad y la Visión de la Entidad se identifican y definen los Objetivos Estratégicos, los cuales permiten identificar los mecanismos de seguimiento y medición de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Institucional.

5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión Institucional

La planificación del SGI se realiza y revisa de acuerdo a las competencias del Servicio Geológico Colombiano, la normatividad aplicable, la misión, el alcance, de tal forma que las actividades que se ejecutan se encaminan al cumplimiento de su función para satisfacer las necesidades de usuarios y clientes.

La planeación de mediano plazo se evidencia a través del Plan de Acción Anual y en las Metas Físicas de cada proceso. Los cambios que afecten la operación de los proceso incluyendo la normatividad aplicable, son insumo para actualizar la documentación del Sistema de Gestión Institucional y su planificación.

La siguiente figura muestra la relación de los Procesos del SGC y la interacción con el Sistema de Gestión Institucional.

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

La Alta Dirección encabeza del Director General ha definido la responsabilidad y autoridad de las diferentes instancias, mediante la expedición de actos administrativos para la asignación de funciones y competencias de cada una de las dependencias de la Entidad mediante la conformación de Grupos de Trabajo y Áreas de Desempeño.

Además la responsabilidad y autoridad se visualiza en el organigrama, igualmente dentro de las caracterizaciones de los procesos y en cada uno de procedimientos se identifica el responsable asignado.

5.5.2 Representante de la Dirección

La Dirección General asigna la responsabilidad de la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Institucional al Coordinador del Grupo de Trabajo Planeación.

Dentro de la Resolución 123 del 14 de febrero de 2014, en la cual se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del SGC, en su Artículo 7 relaciona los Grupos Temáticos de Políticas de Desarrollo Administrativo. Uno de ellos es el Grupo Temático del Sistema de Gestión Institucional.

A continuación se relaciona el Líder, equipo y componentes.

NOMBRE

LÍDER

EQUIPO

COMPONENTES

5.5.3 Comunicación Interna

El SGC dentro de sus procesos cuenta con el de Comunicación y Participación Ciudadana, que mediante su Plan de Comunicaciones con el cual establece la comunicación en doble vía, que permite la unidad de criterios y la permanente actualización del personal que labora en el Instituto en el contexto de una eficaz gestión dentro de la Entidad. Para cumplir con esto se cuenta con la página Web, carteleras digitales en todas sus Sedes, Regionales y OVS, correo electrónico institucional, Intranet, el boletín semanal institucional Geoflash, y además se cuenta con el aplicativo Orfeo para la radicación de documentos y comunicaciones internas, como oficios, memorandos, etc.

5.6 Revisión por la Dirección

5.6.1 Generalidades

El Sistema de Gestión Institucional se revisa según lo documentado en el procedimiento Revisión por la Dirección cuyo código es PR-DIR-RDI-001, la cual se realiza al menos una vez al año.

5.6.2 Información de Entrada para la Revisión

En el procedimiento Revisión por la Dirección se establece la información de entrada para la revisión por la dirección, además se cuenta con el formato Lista de Chequeo Revisión por la Dirección cuyo

código es F-DIR-RDI-001 donde se registra los temas que se lleva a la revisión por la dirección de cada una de las normas implementadas.

5.6.3 Resultados de la Revisión

En el procedimiento Revisión por la Dirección se establece la información de salida de la revisión por la dirección.

Los compromisos resultantes de la revisión por la dirección se incluyen en el acta, tales como:

o Propuesta de mejora de los servicios y productos. o Propuestas de mejora de los procesos del SGI. o Necesidades de recursos para el SGI.

La Revisión por la Dirección deja evidencia de los temas tratados en el Acta de Comité de Dirección donde se trate los temas del SGI en la cual participan los líderes de los procesos.

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de Recursos

Para cada vigencia, dentro del presupuesto para toda la entidad, la Dirección General asigna una parte de ese presupuesto para que el proceso Planeación de Sistemas de Gestión pueda implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión Institucional.

El proceso de Gestión Financiera, planifica los recursos necesarios para asegurar la sostenibilidad financiera del Instituto.

Los recursos necesarios para cada uno de los procesos tanto humano como físico se identifican y documentan en sus correspondientes caracterizaciones y para la realización del producto o la prestación del servicio se documenta en el Plan Operativo Anual (Presupuesto de Gastos y Metas Físicas) de cada Proceso para cada vigencia.

6.2 Talento Humano

6.2.1 Generalidades

El proceso de Gestión de Talento Humano, administra y controla las competencias de los servidores públicos o particulares que ejercen funciones públicas para asegurarse del logro de los objetivos de la Entidad.

Se identifica el personal directo y tercerizado que desarrolla actividades críticas que afecten en la elaboración de los productos o la prestación de los servicios, en la columna de responsable en las caracterizaciones de cada uno de los procesos.

Cuando el servicio es prestado por contratistas las exigencias del perfil, según aplique, son establecidas en los pliegos de condiciones de los contratos respectivos.

La Entidad genera espacios de concienciación y apropiación de una cultura institucional basada en principios, valores y compromisos éticos a través de la difusión, promoción y afianzamiento del Código de Ética, entre los funcionarios de la organización, el cual se identifica con el código DE-PSG-003.

Los perfiles de cargo establecen los criterios de educación, formación, experiencia y habilidades necesarios para que el funcionario directo o tercerizado sea competente para desempeñar la actividad y responsabilidades asignadas.

6.2.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia

La Entidad cuenta con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales donde se establecen los requisitos de los perfiles para cada uno de los cargos.

En el Servicio Geológico Colombiano se formula el Plan Institucional de Capacitación (PIC), el cual es bianual y es documentado por el proceso Gestión de Talento Humano.

Se realiza la evaluación del desempeño de los funcionarios de una manera alineada a nivel interno con la visión del Instituto y acorde con las políticas y lineamientos definidos para el sector público, con el propósito de mejorar el desempeño de sus funcionarios; lo cual se documenta en el procedimiento Evaluación del Desempeño Laboral cuyo código es PR-GTH-DES-001.

El Servicio Geológico Colombiano aplica las disposiciones vigentes en los aspectos relacionados con la administración del personal de carrera, provisional, OPS y subcontratistas, incluyendo actividades de entrenamiento, mantenimiento de competencia y plan de mejoramiento individual según corresponda.

Adicionalmente se cuenta con el proceso de Control Disciplinario Interno, en correspondencia con la normativa aplicable.

6.2.3 Infraestructura

Para garantizar que la infraestructura de la Entidad sea la adecuada para su funcionamiento y soportar la elaboración de los productos y la prestación de los servicios, se identifican y suministran todos los recursos de infraestructura, equipos y sistemas de información necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

Se adelantan planes de mantenimiento preventivo de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Servicio.

El mantenimiento de la infraestructura física de la Entidad hace parte de las responsabilidades del proceso Servicios Administrativos, y las herramientas tecnológicas, de comunicación y software el proceso Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación.

6.2.4 Ambiente de trabajo

Dentro del proceso de Gestión Talento Humano se determina y gestiona el ambiente de trabajo mediante las actividades de bienestar social y salud ocupacional.

En cuanto a las condiciones ambientales que inciden en las características de los productos y servicios que presta el Servicio Geológico Colombiano, estas se gestionan y son controladas por los procesos misionales.

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.1 Planificación de la Realización del Producto o Prestación del Servicio

El Servicio Geológico Colombiano para planificar los productos o servicios de cada uno de los procesos misionales cuanta con el procedimiento Control de Producto no Conforme, código PR-PSG-PNC-002, donde se describe como se definen las características que deben cumplir los productos y servicios del SGC.

Además se cuenta con la Guía de Planificación de Producto o Servicios, código GU-PSG-PNC-001 y las Fichas Técnicas de Planificación de Producto para cada uno de los productos y servicios de los procesos misionales de la Entidad, donde se describen las características, requisitos, identificación y tratamiento de los Productos o Servicios No Conformes que se pueden presentar.

Para cada vigencia los productos y/o servicios se planifican en los Planes de Acción y Metas Físicas de cada uno de los procesos misionales.

7.2 Procesos Relacionados con el Cliente

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

Los procesos misionales del Servicio Geológico Colombiano tienen definidos dentro de su documentación los mecanismos, parámetros o instrucciones para realizar las actividades relacionadas con sus Clientes o Usuarios.

En las Fichas Técnicas de Planificación de Producto o Servicio dentro de cada proceso misional, para cada uno de los productos o servicios se determinan y especifican los requisitos para la realización del producto o la prestación del servicio. En estas Fichas Técnicas de Planificación de Producto o Servicios se identifican el tipo de Cliente y sus requisitos, los requisitos legales, los requisitos de normas y los requisitos dados por el SGC.

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

Dentro de cada proceso misional se documenta la forma como se realiza la revisión de los requisitos que deben cumplir los productos y los servicios antes de ser liberados o aprobados.

En la Ficha Técnica de Planificación de producto se documenta en la sección 3. Actividades de seguimiento a las características del Producto/Servicio para cada característica o especificación técnica que se hayan identificado, quien debe realizar el seguimiento, en qué etapa de la realización o prestación del servicio se debe hacer, que actividades se efectúan para verificar que se cumplan los requisitos, que evidencia se deja de este seguimiento y cuáles son los criterios de aceptación.

7.2.3 Comunicación con el cliente

El Servicio Geológico Colombiano cuenta con diversos medios de comunicación institucionales para que los clientes o usuarios conozcan y puedan acceder a los servicios, productos y trámites que ofrece el Instituto, como los siguientes:

o Puntos de atención del Servicio Geológico Colombiano, en todas las Sedes, Regionales y OVS. o Página Web Institucional. o Correo Electrónico. o Líneas telefónicas del Servicio Geológico colombiano. o Redes Sociales.

El proceso Comunicación y Participación Ciudadana documenta los criterios para la realización de la comunicación, divulgación y promoción en todos los asuntos relacionados con la gestión institucional en el procedimiento Comunicación Externa y Relación con los Medios de Comunicación, código PR-COM-CME-001.

En cuanto a participación y percepción ciudadana, el proceso Comunicación y Participación Ciudadana en los procedimiento Participación Ciudadana, PR-COM-PCI-001 y Precepción Ciudadana, PR-COM.-PEC-001.

7.3 Diseño y Desarrollo

El servicio geológico colombiano ha establecido dentro del proceso de Direccionamiento estratégico institucional los parámetros necesarios para la planificación, revisión, verificación y validación de los proyectos, de acuerdo a los siguientes aspectos, los cuales se encuentran documentados en el procedimiento para la formulación, actualización y control proyectos de inversión:

o Formulación o Actualización del Proyecto de Inversión. o Planificación de los proyectos. o Verificación formulación del Proyecto. o Verificación de la viabilidad del proyecto. o Revisión y verificación de los proyectos de inversión. o Evaluación Expost del proyecto - validación del impacto de estos mediante los indicadores

relacionados con la gestión y el seguimiento a los resultados.

Adicionalmente proyectos establecidos, se controlan mediante el Plan Operativo Anual y se hace seguimiento al desarrollo de los mismos.

En el Servicio Geológico Colombiano el diseño y desarrollo aplica para la investigación que realizan los procesos misionales en diversos temas que contribuyen con la ampliación del conocimiento en geociencias básicas, el potencial del recurso del subsuelo, evaluación y monitoreo de amenazas geológicas y en aplicaciones nucleares y radiactivas.

Para un mejor control del diseño y desarrollo, desde la planificación y obtención de resultados de las investigaciones que realizan los procesos misionales, el SGC implementa la metodología PMI para la gerencia de los proyectos de investigación que desarrolla el Instituto, además la entidad adquiere la herramienta Plan View para administrar todo el proceso que lleva la realización de los proyectos del Servicio Geológico Colombiano.

7.4 Adquisición de Bienes y Servicios

7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios

La contratación del Servicio Geológico Colombiano se rige según lo estipulado en la Ley de nuestro País, y se aplican los principios de la Contratación Estatal, Función Administrativa y Gestión Fiscal.

Con el fin de asegurar los procesos de contratación del Instituto, la adquisición de producto o servicios a través de los mismos, el SGC establece el proceso Contratación de Bienes y Servicios, el cual documenta como se realiza la contratación de la Entidad.

El Servicio Geológico Colombiano junto a su proceso Contratación de Bienes y Servicios, cuenta con el Manual de Contratación del Servicio Geológico Colombiano, cuyo código es MO-CIN-001, y demás documentación del proceso que se alinea con la normatividad externa e interna vigente, para garantizar el suministro de bienes y servicios.

El SGC realiza su selección de proveedores a través de un estudio de mercado, para lo cual se solicita a los potenciales proveedores cotizaciones que permitan realizar el estudio de precios. Para poder realizar la consulta de precios o las condiciones del mercado se proporciona a través de la solicitud de cotizaciones, análisis histórico de los precios, estudios de planeación y deducciones de la Entidad.

Los proveedores hallan celebrado contratos con el Servicio Geológico Colombiano quedan registrados en el aplicativo SIIF y en la página del SECOP.

7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios

La definición de las especificaciones se hace con la ayuda de fichas técnicas para los productos de características técnicas uniformes, para los servicios las especificaciones o de metodología, o contenidos mínimos entre otros aspectos siempre considerando las especificaciones ofrecidas en cumplimiento de la función de la entidad.

La información para la adquisición de los bienes y servicios, como también la definición de los requisitos específicos para el producto o servicio que se pretende adquirir, se determinan y documentan en los pliegos de condiciones, términos de referencia, análisis de conveniencia y oportunidad, lo cual queda especificado en el contrato respectivo, este se complementa con el anexo técnico que forma parte integral del contrato junto con la acta de inicio del mismo.

Todo lo referente a las etapas precontractuales, contractuales y post-contractual se encuentra descrito en el Manual de Contratación del Servicio Geológico Colombiano.

7.4.3 Verificación de los productos o servicios adquiridos

El SGC teniendo en cuenta el objeto del contrato y las especificaciones técnicas que formen parte del mismo, en los casos que sea aplicable se designa un interventor o supervisor del contrato, el cual tiene a su cargo realizar evaluación y seguimiento al cumplimiento de lo pactado con el proveedor, y también establece los controles necesarios dentro de su desarrollo, empleando metodologías que permitan establecer el cumplimiento de los requisitos con los cuales se logre la aceptación del producto o servicio.

Las funciones que debe cumplir el supervisor o interventor del contrato se encuentran estipuladas en el Manual de Supervisión e Interventoría, MO-CIM-SSG-001.

7.5 Producción y Prestación del Servicio

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio

Los procesos misionales del Servicio Geológico Colombiano definen los procedimientos, guías, instructivos, manuales de operaciones, métodos de ensayo, formatos donde establecen las actividades de elaboración de productos y ejecución de servicios del Instituto. Dentro de estas actividades se constituyen aquellas en donde se realiza la evaluación y seguimiento al cumplimiento de las metas de la Entidad.

En cuanto la identificación, análisis y tratamiento de los riesgos se documentan en el Mapa de Riesgos para cada uno de los procesos del SGI. La gestión y acciones preventivas que se necesiten implementar estarán bajo la responsabilidad del Líder del proceso.

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio

Los productos que genera y los servicios que presta el Servicio Geológico Colombiano pueden ser evaluados en cualquier etapa de la elaboración o la prestación. Además en la Ficha Técnica de Planificación de Producto o Servicio en la sección 3. Actividades de Seguimiento a la Características del Producto/Servicio, se identifica no solo las especificaciones técnicas o características del producto o servicio si no, quien debe realizar el seguimiento, en qué etapa, las actividades o tareas para realizarlo, la evidencia que deja del seguimiento y los criterios de aceptación.

7.5.3 Identificación y trazabilidad

En la Ficha Técnica de Planificación de Producto o Servicio se identifica cuáles son los mecanismos de identificación y trazabilidad para los productos generados y los servicios prestados por los procesos misionales de la Entidad.

7.5.4 Propiedad del Cliente

Los procesos misionales del SGC, dentro de su documentación establece la forma como se debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo su control, cuando corresponda, igualmente documentan cuando sea necesario como identifican, verifican, protegen y salvaguardan los bienes que son propiedad del cliente, y mantienen registros de esta actividad.

7.5.5 Preservación del producto y/o servicio

La alta Dirección, proporciona los recursos y las directrices al Proceso de Gestión del Conocimiento Geocientífico para asegurar la preservación de los productos y los resultados de los servicios. Para el almacenamiento y preservación de la información digital de Conocimiento Geocientífico, este proceso se apoya en Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

El SGC cuenta con Bibliotecas, Litotecas, etc., adecuadas con la infraestructura y tecnologías necesarias para salvaguardar los productos generados por los procesos misionales.

7.5.6 Control de equipos de seguimiento y medición

Con el fin de asegurar la idoneidad de los equipos utilizados para la prestación de los servicios o la elaboración de los productos, la Entidad establece el proceso Administración de Equipos Operacionales, de Apoyo, Seguimiento y Medición, en el cual se administra los equipos mediante el establecimiento y control de programas de mantenimiento, de calibración y/o verificación y de reposición de equipos, garantizando que los datos y la información generada por cada uno de los procesos misionales del Instituto, sean válidos y confiables.

Este proceso cuenta con procedimientos y demás documentos para la formulación de los programas de mantenimiento, de calibración y/o verificación y de reposición de equipos y para la realización de las actividades propias del proceso. Además se cuenta con el módulo Calibración dentro del aplicativo ISOLUCIÓN donde se cargan las Hojas de Vida de los Equipos y donde se generan los programas de mantenimiento de calibración y/o verificación.

8. MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

El Servicio Geológico Colombiano definió que los procesos Planeación de Sistemas de Gestión y Evaluación Independiente son los encargados para determinar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Institucional, mediante la evaluación de los procesos, la gestión y los resultados de forma sistemática y periódica con el propósito de identificar oportunidades de mejoramiento que contribuyan al logro de los objetivos y metas institucionales.

De otra parte, cada uno de los procesos identificados en el modelo de operación de la entidad, identifican las actividades de seguimiento y medición, y los misionales adicionalmente el seguimiento al cumplimiento de las especificaciones de los productos y los servicios.

8.2 Seguimiento y Medición

8.2.1 Satisfacción del cliente

El proceso de Comunicación y Participación Ciudadana dentro del procedimiento Percepción Ciudadana, PR-COM.-PEC-001, establece la manera como se realiza el seguimiento y monitoreo a la percepción de los clientes o usuarios del Servicio Geológico Colombiano, definiendo la metodología para medir la percepción de los usuarios y clientes en cuanto a los productos o servicios prestados lo cual permite monitorear sistemáticamente los niveles de satisfacción, los cuales permiten tomar acciones que incrementen el nivel de satisfacción de los clientes y mejorar los productos entregados o servicios prestados.

8.2.2 Auditoría interna

El proceso Evaluación Independiente documenta las disposiciones para la realización de auditorías de calidad y de evaluación independiente por parte de Control Interno en el procedimiento Auditorías Internas, PR-OCI-AIC-001, el cual incluye las siguientes disposiciones:

o Responsabilidades del proceso de auditorías internas. o Elaboración, ejecución y realización del seguimiento al programa anual de auditorías. o Selección de auditores competentes e independientes. o Metodología para la ejecución de auditorías. o Identificar los hallazgos y se establezcan las oportunidades de mejora correspondiente.

Eventualmente y cuando sea necesario se contrata una auditoría interna para realizar evaluación del Sistema de Gestión Institucional.

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

El Servicio Geológico Colombiano realiza seguimiento y medición de los procesos que conforman el Sistema de Gestión Institucional con el objetivo de evaluar la capacidad para cumplir con los resultados planeados y mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad.

El Proceso de Planeación de Sistemas de Gestión el cual permite evaluar los resultados y el impacto de la gestión mediante la aplicación de instrumentos de evaluación para establecer la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de las políticas, planes, programas, proyectos y procesos facilitando la toma de decisiones que contribuyan al cumplimiento del plan estratégico institucional.

Para realizar el seguimiento de los procesos se han establecido:

o Indicadores que evalúan la eficacia, eficiencia y efectividad, cuyo seguimiento lo realiza cada uno de los procesos del Sistema de Gestión Institucional mediante la autoevaluación de la gestión de los indicadores identificados en las Caracterizaciones de los Procesos y en sus fichas correspondientes . Adicionalmente todos los procesos realizan el seguimiento/monitoreo a la efectividad de los controles identificados a los riesgos altos y extremos mediante la autoevaluación de control de los mapas de riesgos.

o Análisis de datos reflejados de las Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) y el resultado del Productos/Servicios No Conformes que se presenten, evaluados al interior de cada proceso.

Todos los procesos incluyen la actividad de autoevaluación de gestión y autoevaluación de control en la actividad de verificar de la caracterización de los procesos, lo que permite que se analice esta información periódicamente para identificar acciones de mejora.

Para cada vigencia en el Plan de Acción y Metas Físicas de cada uno de los procesos se incluyen indicadores para hacer seguimiento de los procesos con la que se contribuye con la mejora de la gestión en la Entidad.

8.2.4 Seguimiento y medición del producto o servicio

En la Ficha Técnica de Planificación de Producto o Servicio en la sección 2. Requisitos y Características se identifican los requisitos que el producto o servicio debe cumplir, requisitos de cliente, externo y/o interno según sea el caso, legales, del Servicio Geológico Colombiano e implícitos, que permiten el seguimiento a las características para el cumplimiento de los mismos.

En la sección 3. Actividades de Seguimiento a las Características del Producto/Servicio de la Ficha Técnica de Planificación se identifican las especificaciones técnicas o característica, quien debe realizar el seguimiento, en qué etapa del proceso de elaboración del producto o prestación del servicio debe realizarse, que actividades se deben ejecutar para tal fin, la evidencia del seguimiento y cuáles son los criterios de aceptación.

La información que se genera de esta actividad es reportada, como información para efectuar la evaluación de la gestión para la revisión por la dirección.

8.3 Control del Producto y/o Servicio No Conforme

El proceso Planeación de Sistemas de Gestión define y documenta el procedimiento Control de Producto No Conforme, PR-PSG-PNC-002, con el fin de asegurar que aquellos productos o servicios que resulten como No Conformes con respectos a sus requisitos y características, se identifiquen, se controlen y se les realice el tratamiento correspondiente.

En la Ficha Técnica de Planificación de Producto o Servicio se identifican los posibles productos o servicios No Conformes que se podrían presentar, con lo cual se facilita la identificación, control y tratamiento, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

o Productos o Servicios No Conformes que se pueden presentar. o Fuentes de identificación del producto/servicio no conforme. o Posible Tratamiento del producto o servicio No Conforme (Reparación, Reproceso,

Concesión, Rechazo. o Cargo o rol responsable de realizar el tratamiento. o Cargo responsable de autorizar y liberar el producto o servicio.

Lo productos o servicios No Conformes que se presenten se registran en el formato Identificación y Tratamiento de Producto / Servicio No Conforme, F-PSG-PNC- 002, donde cada proceso misional

consolida trimestralmente los que se hayan presentado y así realicen el correspondiente reporte al proceso Planeación de Sistemas de Gestión.

8.4 Análisis de Datos

Los procesos del Sistema de Gestión Institucional según corresponda recopilan, tabulan y analizan los datos relacionados con:

o Características de los servicios, mediante el seguimiento a la presentación del producto/servicio no conforme y cumplimiento de la ficha técnica de planificación.

o Desempeño de los procesos, mediante los indicadores y seguimiento a los mapas de riesgos. o Información de proveedores, cuando se realice el seguimiento a los informes del supervisor

en contratación. o Percepción del cliente o usuario, mediante análisis de las encuestas y quejas y reclamos.

El tablero de indicadores de los procesos del Sistemas de Gestión Institucional y la información de los datos reportados, incluyen el análisis y la identificación de las acciones necesarias para el logro de las metas y objetivos correspondientes hacen parte del sistema Integrado de Gestión.

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

El proceso de Planeación de Sistema de Gestión, establece las actividades que permiten gestionar las acciones correctivas, preventivas y de mejora de los procesos del Sistema de Gestión Institucional del Servicio Geológico Colombiano, tendientes al cumplimiento de las políticas y los objetivos estratégicos.

8.5.2 Acciones correctivas, preventivas y de mejora

El Servicio Geológico colombiano cuenta con el Procedimiento Acciones de Mejoramiento, PR-PSG-ADM-001, en el cual se definen las actividades para la identificación, descripción, análisis de la causa reales o potenciales, de las acciones correctivas y preventivas, formulación del plan de acción para evitar su recurrencia o prevenir su aparición, el seguimiento y verificación de la eficacia de la acción correspondiente.

Incluye la identificación de acciones originadas del análisis de los posibles riesgos, las posibles no conformidades o decisiones preventivas tendientes a la mejora de los procesos.

El registro de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, se realiza en el aplicativo ISOLUCION en el módulo de mejoramiento que permite consolidar el plan de mejoramiento de los procesos por diversos orígenes: auditorias de calidad, indicadores, revisión por la dirección, autoevaluación de gestión, autoevaluación de control y mapas de riesgos entre otros.

Este también permite registrar los planes de mejora, derivados de las acciones de mejora, los cuales son propuestas de mejora transversales y a largo plazo que permiten el cumplimiento de las políticas y los objetivos estratégicos.

Los hallazgos de Control Interno y de entes externos también son diligenciados en el Plan de mejoramiento institucional dentro del módulo Mejoramiento del aplicativo ISOLUCIÓN.

9. MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTE Y DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El Servicio Geológico Colombiano documenta el sistema de la seguridad, salud en el trabajo y ambiente con el manual de gestión, con el fin de cumplir los requisitos del decreto 1443 de 2014 (OHSAS 18001) y los requisitos de la Norma ISO 14001.

10. MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 17025

Para dar cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO/IEC 17025, el Servicio Geológico Colombiano documenta el sistema con el manual de gestión de calidad para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.

11. HISTORIAL DE VERSIONES