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Se decidi asignar los recursos econmicos necesarios para dotar al personal en todas las agencias de botiqun, extintores, sealizacin, arreglos locativos, canecas de residuos, entre otros.

Tambin se tomo la decisin de invertir en personal experto para que capacite al personal y de igual forma contratar los servicios del ente certificador ICONTEC para que realice una PREAUDITORIA al sistema de gestin integral bajo las normas OHSAS 18001 e ISO 14001.

XESTADO DE LAS

INVESTIGACIONES DE INCIDENTES

OPL CARGA se ha hecho solidariamente responsable y esta asistiendo cuando sus posibilidades se lo permiten en llegar a los accidentes que los conductores de los camiones contratados tienen, para evaluar y levantar la informacin necesaria en la parte de seguridad industrial y ambiental. Actualmente se est midiendo los incidentes y accidentes de los vehculos y conductores que presten el servicio a OPL CARGA.

MES Numerador Denominador Resultado

Ene 400 1361 29%

Feb 300 1361 22%

Mar 200 1361 15%

Abr 200 1361 15%

May 0 1361 0%

Jun 300 1361 22%

Jul 100 1361 7%

Ago 0 1361 0%

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Sep 400 1361 29%

Oct 0 1361 0%

Nov 200 1361 15%

Dic 500 1361 37%

No se tiene establecida una meta a cumplir ya que se determino que se va a realizar un consolidado del comportamiento anual de Incidentes y en base a estos datos se establecern las metas ya sea de disminucin o sostenibilidad para el ao siguiente. De igual forma se determina que durante el ao el comportamiento de incidentes esta de la siguiente manera: Accidentes con incapacidad. 4 en el rea administrativa, Accidentes con daos a la propiedad 12 ( carga lquida 1 y carga seca 11) y Casi accidentes, 4 en el rea administrativa y 6 en carga lquida. Para establecer los planes de accin frente a estos eventos se tiene en cuenta, personas accidentadas, lugares de ocurrencia, maquinaria, materiales o actividades del trabajo donde ocurren los incidentes, etc.

X X X

ESTADO DE LAS ACCIONES

CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE

MEJORA

Cada proceso ha levantado planes de accin de diferente enfoque,, es decir algunos son preventivos, correctivos o de mejora, as que a continuacin solo de relacionara que planes de accin y a que proceso le pertenece para estar mas pendiente

GESTION ADMINISTRATIVA Y COMPRASNo se han identificado la totalidad de los proveedores en las agencias por lo cual no se han registrado los mismos (proveedores crticos) en el listado maestro de proveedores.

GESTION SATISFACCION DEL CLIENTEEste proceso tiene abierta una ACCION PREVENTIVA, la cual es que No se ha cumplido la frecuencia de medicin del indicador de servicio al cliente por lo que no se evidencia la eficacia de las acciones realizadas, por lo que No se cierra la Accin Preventiva.

GESTION COMERCIALActualmente est abierta una accin preventiva debido a que No se ha diseado el portafolio de servicios para las Alianzas Estratgicas y/o Grupo Empresarial OPL.

GESTION DE OPERACIONES

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Tiene una accin correctiva por solucionar, ya que se evaluar el comportamiento de las acciones tomadas durante el semestre actual en cuanto que el jefe de sistemas es quien tendr la responsabilidad de modificar el proceso de causacin, en cuanto a que el sistema solo cause los manifiestos liquidados y cumplidos.

De los planes de accin por la propia gestin de cada lder de proceso, se puede concluir que se debe reforzar la cultura a todas las agencias y al personal a que son ellos quienes directamente aplican o deben aplicar los beneficios ambientales.

A continuacin se expondrn Los planes de accin que aun estn abiertos productode las auditoras internas:

GESTION SISTEMAS DE INFORMACION: No se ha programado las inspecciones de software ni realizado las pruebas de soporte. No se cierra la No conformidad

GESTION INTEGRAL: No se ha contemplado la necesidad por parte del Jefe HSEQ de utilizar mecanismos de informacin para contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo, se ha programado la reunin con gerencia general y con la auxiliar de mercadeo y publicidad para definir los mecanismos y medios de comunicacin ms apropiados.

SEDE ADMINISTRATIVA BUCARAMANGA: Se han solicitado cambios de sillas en la agencia Ccuta y se han enviado al COPASO la solicitud de la misma, la Direccin Administrativa ha autorizado al Jefe de Agencia cotizar las sillas ergonmicas con un proveedor en la ciudad y efectuar el cambio de las mismas, por ser das festivos de semana santa, el proveedor no ha alcanzado hacer la entrega de las mismas.

GESTION ADMINISTRATIVA Y COMPRAS: Por la Auditora Externa (ISO luciones Ltda.) y de seguimiento (ICONTEC) no ha sido posible realizar la reunin del COPASO, por lo cual no se han dado y/o comunicado a la agencia Bucaramanga las decisiones positivas o negativas de los hallazgos que se presentan, se ha programado la reunin del COPASO y se espera dar respuesta definitiva e inmediata. No se cierra la accin correctiva hasta verificar las acciones y/o recomendaciones propuestas

AGENCIA MEDELLIN: Las acciones desarrolladas no han sido cumplidas en su

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totalidad, se debe verificar la implementacin de los registros de F-GAC-18 EFICACIA DE LA CAPACITACIN a conformidad una vez terminada las capacitaciones programadas del 2 trimestre del ao 2011 en la agencia Medelln.

AGENCIA CUCUTA: 1) No se cierra la No conformidad hasta la verificacin de la instalacin de los extintores a la altura reglamentaria una vez sea remodelada la agencia. 2) No se cierra la No conformidad, no se evidencia la actualizacin de los soportes de ARP y EPS del conductor JEISON CHAPARRO del vehculo con placa SWK 702

GESTION TRAFICO Y SEGURIDAD: No se cierra la No conformidad, no se evidencia la actualizacin de los soportes de ARP y EPS del conductor JEISON CHAPARRO del vehculo con placa SWK 702

GESTION COMERCIAL: No se cierra la accin correctiva hasta la prxima aplicacin del indicador de cartera y anlisis del mismo frente al cumplimiento en la meta propuesta y la toma de acciones de no ser el cumplido.

AGENCIA BARRANQUILLA: No se cierra el plan de accin hasta verificar que la documentacin actualizada del SGI sea correctamente implementada.

TODAS LAS AGENCIAS DE OPL CARGA: No se han capacitado a las encargadas del aseo y la limpieza en las agencias OPL CARGA en hojas de seguridad.

X X X

CAMBIOS QUE PODRAN AFECTAR

AL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL.

POSIBLES CAMBIOS

- Incluir la norma RUC y buscar la certificacin- Acogernos a la oportunidad de obtener la certificacin de la norma NORSOK

que ofrece ICONTEC al tener un sistema integral- Ampliar el portafolio de servicios

EVOLUCIN EN LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS RELACIONADOS CON S&SO

NUEVA NORMATIVIDAD QUE LE APLICA DE OPL CARGADecreto 13/67; DEC 1503/02; DEC 2150/95; Decreto 1326/28; Decreto 93/98Res.

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2291 de 2010; RESOLUCIN 0705 DE 2007; Decreto 321 de 1999; LEY 336 DE 1996; GTC 34/97; GTC 45/97; GTC 4115/97; NTC ISO 19011 2002; NTC 4532; Circular 00011 del 7 de Febrero de 2011; Ley 1438 de 2011; NTC 1461; NTC 3793; NTC 4114; NTC 4116; NTC-OHSAS 18002; NTC 3324; NTC 1916; NTC 1867; NTC 1692; NTC 2801; NTC 3967; NTC 4435; NTC 4702-3; NTC 4786-3; NTC 1523; NTC 2272; NTC 4533; NTC 1725; NTC 1741; NTC 2257; NTC-ISO 19011; NTC-ISO 14011; NTC OHSAS 18002-2008; NTC ISO 9004-2008; NTC ISO 9000-2005; RESOLUCIN 01956 DE 2008;

COMO SE ESTA CUMPLIENDOSe ha actualizado la matriz legal, incluido, actualizado y contemplado como informacin la anterior legislacin. En algunos casos como las NTCs Se contempla como informacin pero no se implementa en su totalidad. Con respecto a la aplicabilidad de las normas; se contemplan Sealizacin e identificacin de vehculos, las clasificacin de los centros de trabajo, pago de aportes a riesgos profesionales, la actualizacin de los planes de emergencia, Contrato con Proveedor, Habilitacin de Conductores y vehculos, Inspecciones de Seguridad, Programa de Salud Ocupacional, Panorama de riesgos, Exmenes mdicos clnicos en salud ocupacional, inspecciones vehiculares, Fondo de Pensiones y Cesantas entre otros.

X X XRECOMENDACIONES PARA LA MEJORA.

- La Alta direccin dese institucionalizar la CONVENCION a nivel nacional, para informar a los jefes, coordinadores y directivos de todas las decisiones de mejora.

- Crear la jefatura de HSEQ- Establecer un sistema por incentivos para que todo el personal sienta sentido

de pertenencia por la empresa y se valore ese esfuerzo- Unificar el informe gerencial para directivos con informacin de entrada de la

revisin por la direccin- Invertir en proporcionar ms elementos que prevengan enfermedades

laborales al personal, por ejemplo pad maouse

SALIDA DE REVISION POR LA DIRECCION

SALIDA COMPROMISOS

RECURSOS ASIGNADOS(Marcar con una X)

MONETARIO CAPACIT OTRO? CUAL?

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MEJORA DE LA EFICACIA DEL SGI

ESTUDIO MODELO DE COMPENSACIN POR RESULTADOS

Durante el ao 2010 se llev a cabo el estudio preliminar del modelo de compensacin por resultados, cuyo objetivo es el enfoque de la compaa hacia la creacin de valor sostenible, adems del establecimiento de bonificaciones monetarias para el personal que cumpla con los objetivos establecidos. Este esquema permite la alineacin de los intereses de los accionistas y todas las reas de la empresa, fomenta el trabajo en equipo, mejora el enfoque hacia el logro de un mismo objetivo y refuerza el avance en la ejecucin de algunas estrategias clave para la obtencin de resultados. Dentro de los indicadores que se van a tener en cuenta para el pago de los bonos estn: EBITDA, das entre anticipo y cumplido, das entre cumplido y facturacin, Ventas, Mrgenes, Indicadores de cartera, de siniestralidad y de calidad entre otros.

CAMPAA DE SEGURIDAD Y FIDELIZACIN

En marzo de 2010 se realiz el lanzamiento de la campaa de seguridad y fidelizacin A lo Seguro con OPL Carga, dirigida a los generadores de carga y transportadores; por medio de la campaa se comunic a clientes potenciales y a nuestros actales clientes los beneficios de transportar sus mercancas por OPL Carga, para dicha comunicacin se utilizaron herramientas publicitarias como el correo directo y el mini-site que capturaron una base de datos de nuestros clientes actuales y de contactos

X X

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de negocios potenciales con otras empresas.

Para cumplir con el objetivo de la fidelizacin de la flota, se realizaron actividades con los transportadores, que buscaban conocer sus gustos y preferencias, a travs de una encuesta, que una vez tabulada arroj el perfil del conductor OPL, as como los parqueaderos, estaciones de servicios y hoteles preferidos por el gremio, informacin con la que se llevarn a cabo estrategias de posicionamiento y recordacin en los corredores viales de ms movimiento de la carga.

CREACIN PERSONAJE INSTITUCIONAL HSEQ CARGUERITO

En Agosto de 2010 por medio de una convocatoria donde se incentivaba la creatividad del recurso humano OPL, se realiz la creacin del diseo y el nombre del personaje institucional HSEQ Carguerito, el cual ser el encargado de apoyar y promover la comunicacin interna y difundir los temas relacionados con los programas de gestin integral establecidos como capacitaciones, ambiental, salud ocupacional, calidad entre otros.

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CERTIFICACION ICONTEC

Mayo de 2010 el Instituto Colombiano de Normas y Tcnicas de Certificacin ICONTEC nos otorg las certificaciones ISO 14001 y OHSAS 18001 en Gestin Ambiental y Seguridad Industrial. Estas certificaciones tienen por objetivo la creacin y estandarizacin de los procesos, as como la promocin, el desarrollo y la orientacin hacia el cumplimiento de las normas internacionales referentes a la gestin ambiental y seguridad industrial dentro de la organizacin.

La implementacin de la norma ISO 14001 crea un enfoque para las actividades ambientales y el mejoramiento de los procesos de la organizacin, dirigidos a definir los aspectos e impactos ambientales significativos, plantear objetivos y metas del desempeo ambiental, definir la poltica ambiental y fortalecer la responsabilidad personal con el ambiente.

En cuanto a la norma OHSAS 18001, herramienta que facilita la integracin de los requisitos de seguridad y salud ocupacional con los requisitos de calidad, ISO 9000 y de administracin ambiental, busca controlar los riesgos de seguridad y salud ocupacional y, a su vez, dar confianza a quienes interactan con la organizacin respecto al cumplimiento de dichos requisitos, de igual manera, hace nfasis en las prcticas proactivas y preventivas, mediante la identificacin de peligros y la evaluacin

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de control de los riesgos relacionados en el sitio de trabajo.

CREACIN DE NUEVOS CARGOS:

SUBGERENTE DE FLOTA:

Este cargo fue creado en Octubre de 2010, su finalidad es la fidelizacin de los transportadores al servicio de la compaa, la organizacin y el mantenimiento de los corredores de carga a nivel nacional y la supervisin en el cumplimiento de los tiempos de entrega de la mercanca transportada.

SUPERVISOR DE SEGURIDAD:

El cargo se cre en Enero de 2010, dentro de sus funciones se encuentran: escoltar los vehculos que ingresan a la ciudad de Bogot y supervisar su trazabilidad, Colaborar con la consecucin de las planillas de los vehculos que descargan en Cresta Roja, Molinos Capri, Molinos Ricaurte, Corpoacero y Meja, adems en caso de siniestrabilidad debe estar al frente de la situacin, de acuerdo con las necesidades de la misma.

JEFE HSEQ:

El cargo se cre en Enero de 2011, dentro de sus funciones se encuentran: GARANTIZAR y velar por la eficacia del sistema de gestin integral y por mantener las certificaciones ya obtenidas por el ICONTEC, as como las de ser la representante por la direccin

COORDINAODR HSEQ:

El cargo se cre en Enero de 2011, dentro de sus funciones se encuentran: las de apoyar a la jefe HSEQ en todo lo relacionado al sistema de gestin integral.

JEFE AREA FINANCIERA:

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En Abril de 2010 se efectu la promocin del cargo de Asistente Financiera a Jefe Financiera, de acuerdo con el nuevo direccionamiento estratgico de esta rea, al identificarse nuevas oportunidades de crecimiento de la compaa e implementarse el sistema de compensacin por resultados para el recurso humano de la organizacin.

Dentro de la misin de este cargo se encuentra el apoyo a la gerencia general en el clculo de los indicadores financieros, la elaboracin de anlisis de rentabilidad, cartera y facturacin, el establecimiento de cupos de crdito y el monitoreo de covenants.

COORDINADOR JURDICO:

Este cargo se cre en Octubre de 2010 con el propsito de ejercer una representacin jurdica de la compaa ante instituciones como la Superintendencia de Puertos y Transportes, el Ministerio de Transporte y la DIAN, adems de ser el apoderado ante procesos judiciales. Dentro de sus funciones se encuentra emitir el concepto jurdico previo a los procesos que se vayan a efectuar, auditar y verificar que se cumpla con los requisitos legales en documentos comerciales, ttulos valores, entre otros y servir como consultor ante las diferentes actuaciones relacionadas con el rea jurdica de la organizacin.

COORDINADOR DE MERCADEO, PUBLICIDAD Y COMUNICACIONES

La creacin de este cargo se efectu en enero de 2010 y tiene como responsabilidad la planeacin, coordinacin y ejecucin de las estrategias relacionadas con el mercadeo, la publicidad y las comunicaciones de la compaa. El cargo tiene como funcin la ejecucin de las campaas publicitarias, el manejo de los proveedores encargados del diseo y la produccin de las piezas, el apoyo a los dems departamentos en la creacin de estrategias puntuales de mercadeo y comunicaciones, el mantenimiento de la imagen corporativa y la comunicacin efectiva tanto interna como externa, y la coordinacin de las

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prcticas empresariales de Comunicacin Social de la Universidad Autnoma de Bucaramanga.

COORDINADOR DE CONTABILIDAD:

En mayo de 2010 se realiz la creacin del cargo que tiene como misin coordinar el cumplimiento y ejecucin de todas las actividades de la gestin contable, verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la compaa; Adems de asumir las funciones del Director Contable en su ausencia.

MEJORA DE LOS PROCESOS

GESTIN ADMINISTRATIVA:

A travs de nuestra poltica de gestin integral OPL Carga S.A. promovemos una cultura de calidad total y mejoramiento continuo, enfocada en la satisfaccin de las necesidades de los clientes, el bienestar de su recurso humano, la seguridad industrial y la preservacin del medio ambiente. Para ello, ejecutamos planes y programas que permiten la optimizacin de los procesos, la capacitacin y formacin del personal, la prevencin y el control de los riesgos e impactos ambientales generados por la actividad del transporte y evita el uso de las operaciones para actividades ilcitas, lavado de activos y narcotrfico.

GERENCIA DE OPERACIONES

TONELADAS TRANSPORTADAS

En el 2010 aumento en un 25.38% la cantidad de toneladas transportadas con respecto al 2009, de 1.341 mil toneladas, se pas a movilizar un total de 1.681 mil toneladas durante el 2010, es decir, 340 mil toneladas ms.

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GESTION INTEGRAL

Se convirti en una JEFATURA y se le dio mayor importancia dentro del organigrama para que pueda liderar en los sistemas implementados en la organizacin

MEJORA DEL SERVICIO

Actualmente se est encuestando a los conductores para conocer que piensan de nuestra empresa, como es el servicio, entre otras preguntas.

Buscar la certificacin de la norma RUC para poder participar en el sector petrolero, ya que es una norma q se exige como requisito fundamental

X Encuestas

POLITICA Y OBJETIVOS

Se modifico la poltica de gestin de calidad, incluyendo algunos factores como cumplimiento del marco legal, se divulgo y se capacito al personal, quedando as la poltica ya aprobada:

La poltica de OPL CARGA S.A., destaca su firme compromiso en satisfacer las expectativas de nuestros clientes, en prevenir tanto la contaminacin generada por nuestros procesos como la presencia de lesiones o enfermedades que puedan perjudicar la salud de nuestros trabajadores, proveedores y personas con quienes interactuamos en la operacin logstica de transporte de carga. Para ello, impulsamos una cultura de gestin integral fundamentada en:

Optimizar los procesos para garantizar el mejoramiento continuo de la organizacin; Promover planes y programas enfocados en la calidad del servicio, la preservacin del medio ambiente y condiciones seguras de trabajo; y Liderar operaciones libres de acciones ilcitas, lavado de activos y/o narcotrfico bajo el cumplimiento de la legislacin aplicable y otros requisitos suscritos por la organizacin.

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Con respeto a los objetivos de gestin integral se eliminaron unos objetivos y se incluyeron otros, quedando los siguientes objetivos:

Mantener sistemas auditables de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, integrados efectivamente a la gestin diaria y habitual, bajo un marco de cumplimiento legal y de mejoramiento continuo.

Fomentar la participacin y responsabilidad en materia ambiental, seguridad y salud ocupacional de los empleados, contratistas, visitantes y grupos de inters, mediante la ejecucin de los planes y programas que permitan prevenir y controlar los factores de riesgos y los impactos ambientales generados por nuestras actividades al interior y exterior de la organizacin.

Garantizar ptimas condiciones de funcionamiento tanto de las instalaciones como de los equipos y herramientas de trabajo implementando planes de mantenimiento preventivo y correctivo.

Prevenir el uso de las operaciones y procesos de la organizacin para actividades ilcitas, lavado de activos y/o narcotrfico.

Mejorar las competencias del talento humano mediante programas de sensibilizacin, motivacin y formacin.

Generar canales de comunicaciones eficaces y eficientescon nuestros proveedores con el fin de originar relaciones mutuamente provechosas y alcanzar la conformidad con los productos y/o servicios comprados.

Incrementar la satisfaccin de las necesidades y expectativas de nuestros clientes ofreciendo un servicio

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oportuno, seguro y equitativo.

La medicin de estos objetivos est establecido por un indicador de gerencia y en su totalidad dio ms del 90% de cumplimiento

DESEMPEO S&SO Y AMBIENTAL

A la fecha se est cumpliendo con los indicadores de gestin sin embargo se incluirn indicadores financieros y de rentabilidad para unificar la medicin dese el mbito gerencial.

Aprovechar la estrategia de A LO SEGURO CON OPL para incentivar mas y concientizar a los conductores a evitar la contaminacin y a prevenir accidentes por el bienestar de ellos

Se fortalecer el cronograma de actividades del programa de salud ocupacional

Se cambiaran todos los planes de emergencia de todas las sedes y agencias, hacindolos ms especficos y mejorando los tiempos, para as fortalecer mas la cultura preventiva a cualquier posible emergencia

Incrementar los diferentes canales de comunicacin para con los contratistas la sensibilizarlos en la importancia que tienen en el sistema y de cmo pueden prevenir accidentes y apoyar a disminuir a la contaminacin

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OTROS ELEMENTOS DEL SGI

Como otros elementos del SGI se toma en cuenta las exigencias del cliente ESSO MOVIL ya que solicitan capacitacin y procedimientos enfocados a responder a cualquier emergencia posible que pueda surgir de algn accidente en el transporte de la carga liquida de ellos, se ha enviado a capacitar al personal para que aplique las polticas y directrices por parte de ellos y en la mayora de posibilidades se tratan de complementar con las polticas que tiene OPL CARGA definidas

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OBSERVACIONES:Ninguna