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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD SOCIEDAD TERMINALES DE TRANSPORTE DE MEDELLÍN S.A
Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 1 de 38
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
Tabla de Contenido
1. Aspectos Generales
a. Introducción b. Alcance c. Público al cual está dirigido d. Requerimientos para el desarrollo del PGD
1. Normativos 2. Económicos 3. Administrativos 4. Tecnológicos 5. Gestión del cambio 6. Gestión del conocimiento 7. Indicador
. 2. Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental
2.1. Planeación estratégica 2.2. Planeación documental 2.3. Producción 2.4. Recepción, Distribución y trámite: 2.5. Organización 2.6. Consulta 2.7. Conservación 2.8. Disposición final
3. Fases de implementación del Programa de Gestión Documental PGD.
4. Armonización con el modelo de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad.
5. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental PGD.
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6. Anexos
1. Diagnóstico de gestión documental.
2. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental.
3. Mapa de procesos de la entidad.
4. Presupuesto anual para la implementación del Programa de Gestión
Documental (Plan de compras).
5. Marco Normativo.
6. Tablas de Retención Documental (versión 2)
7. Reglamento del archivo de gestión.
8. Organigrama.
9. Caracterización Proceso Gestión Tecnología e información (versión 1.0.6)
y procedimiento de administración documental (versión 3.0.0).
10. Guía de administración documental.
11. Instructivo manejo de comunicaciones internas y externas.
12. Manual de imagen y utilización del logo de la entidad.
13. Guía control de documentos.
14. Manual de tablas de retención.
7. Control de cambios del Programa de Gestión Documental PGD.
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1. Aspectos Generales
a. Introducción
En cumplimiento de la Ley 594/00 en su artículo 4° “Principios Generales”, La Ley
1712/14 Ley de Trasparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional, y el Decreto 2609/12 Art. 6° “Instrumentos Archivísticos para la Gestión
Documental, Decreto 1080 de 2015, Libro II Parte VIII Título II Capítulo V – Gestión
de documentos. Así mismo, en el cumplimiento del Artículo 2.8.2.5.10., de éste
último decreto, el cual obliga a la Entidad a formular el Programa Gestión
Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico
Institucional y el Plan de Acción Anual la Sociedad Terminales de Transporte S.A.,
define el Programa de Gestión Documental, este programa está documentado a
corto, mediano y largo plazo, teniendo en cuenta el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento,
administración, gestión, colocación, clasificación y organización, de la
documentación generada y recibida por la Entidad desde su inicio hasta su
disposición final, todo esto con el objetivo de contribuir a la preservación de la
memoria institucional, el mejoramiento de la gestión documental, incentivar a la
política del documento electrónico con política cero papel y facilitar el acceso a la
información por usuarios internos y externos. El programa debe ser aprobado por el
comité de archivo y publicado en la página web de la entidad en el enlace de
transparencia.
Para darle la continuidad al Programa de Gestión Documental y vincularlo al sistema
de gestión, Terminales Medellín debe conformar un equipo interdisciplinario y contar
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con el personal calificado para realizar actividades de archivística conforme al art. 8
de la Ley 1409 de 2010.
b. Alcance
El Programa de Gestión Documental se vincula al Sistema de Gestión de Calidad,
inicia con la realización del diagnóstico, donde se identifiquen aspectos críticos de
la gestión documental permitiendo definir acciones que permitan a la entidad
responder a las necesidades de las partes interesadas.
El Comité de Archivo será el encargado de aprobar el Programa de Gestión
Documental, que será sustentado ante el mismo Comité por el grupo de gestión
documental vinculado a la Secretaría General.
La oficina de Control Interno realizará seguimiento y control del Programa de
Gestión Documental, velado porque sea entregado en términos de ley y publicado
en la página web de la entidad.
El programa copilará todos los documentos de archivo en cualquier medio y soporte,
que son producidos y recibidos por Terminales Medellín en la ejecución de los
procesos. La implementación requiere de acciones enfocadas a corto, mediano y
largo plazo, contando con los recursos necesarios y cronograma para su
implementación. Está conformado por procedimientos, documentos y formatos
relacionando la parte técnica de la gestión documental, se articula con el Plan
Capacitación, además con el Programa de Auditoría y Control de la entidad.
Teniendo en cuenta esto esté programa se vincula al sistema de gestión de la
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entidad dando cumplimento al decreto 2482 de 2012, el cual contempla dentro de
su política de Eficiencia Administrativa la orientación a identificar, racionalizar,
simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como
optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones
modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de
transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y
necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado; política que
incluye, entre otros, los temas relacionados con la eficiencia administrativa y cero
papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de
tecnologías de información y gestión documental. En las actividades que se planean
dentro del programa se relaciona estrechamente con la planeación estratégica de
la entidad, enfocando acciones por desarrollar a corto, mediano y largo plazo del
plan de implementación adjunto a este programa, actividades que deben ser
ejecutadas por los responsables allí establecidos y divulgadas a todos los servidores
públicos de Terminales Medellín.
El programa inicia entonces con el diagnóstico integral basado en la normatividad
vigente donde se identifican los requerimientos de la gestión documental y por ende
la planeación de actividades a ejecutar y el presupuesto a asignar a las mimas. Para
el desarrollo y cumplimento.
Este documento hará parte de la documentación del sistema de gestión de la
entidad, por ende, las versiones de actualización serán aprobadas por el Comité de
Archivo en compañía de la Subgerencia de Planeación y Desarrollo todo esto para
controlar las versiones adecuadamente.
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c. Público al cual está dirigido
El Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los servidores públicos de
la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A., liderado por el Comité de
Archivo, con el acompañamiento y dirección de la Subgerencia de Planeación y
Desarrollo
d. Requerimientos para el desarrollo del PGD
1. Normativos
La normatividad que aplica para el cumplimiento de la función archivística y la
gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación, y demás
normas aplicables a la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A., se
modifican en el marco normativo de la empresa por la Secretaría General de la
Entidad.
2. Económicos
Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A. asignará los recursos
financieros para la implementación del Programa de Gestión Documental a
corto, mediano y largo plazo, con base en el Plan Anual de Compras. Las
actividades a desarrollar se plantearán en el Plan Anual de Compras para la
respectiva apropiación presupuestal.
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3. Administrativos
Se conformó un equipo interdisciplinario para revisar y aprobar el diseño del
Programa de Gestión Documental y su implementación. Se requiere del
siguiente equipo de trabajo:
Cantidad Cargo Rol Responsabilidad
1 Técnica
Administrativa
de Proceso
Coordinación
de Gestión de la
Calidad
Garantizar la documentación,
implementación y cumplimento
del Programa de Gestión
Documental de la entidad, así
como también articularlo con el
sistema de gestión
implementado permitiendo así
armonizar los sistemas y
unificar criterios
1 Técnico
Administrativo
de Documentos
Coordinación
de Gestión
Documental
Garantizar la implementación y
cumplimento del Programa de
Gestión Documental de la
entidad, teniendo en cuenta la
normatividad vigente.
Realizar seguimiento y
medición a los planes,
programas e indicadores
definidos en el programa
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Actualizar documentación
donde se reglamentan la
operatividad de la gestión
documental.
1 Profesional
Especializado
Abogado
Soporte y
Asesor Jurídico
Garantizar el cumplimiento
normativo y registro dentro del
Programa de Gestión
Documental en todas sus
etapas de implementación.
1 Asesora de
Control Interno
Líder de
Auditoría
Seguimiento y Evaluación al
cumplimiento de los procesos
y procedimientos del
Programa Gestión Documental
8 Gerente General
Asesora de
Gerencia
Asesor de
Convenios y
Proyectos
Subgerente de
Planeación y
Desarrollo
Líderes
pertenecientes
al Comité
Directivo o del
Comité de
Archivo
Tomar decisiones que hay
lugar frente a la
documentación,
implementación y cumplimento
del Programa de Gestión
Documental
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Subgerente
Financiero y
Comercial
Secretario
General
Subgerente
Técnico y
Operativo
1 Jefe Oficina
Asesora de
Comunicaciones
Líder
Comunicacional
Garantizar que se transmita y
dé a conocer con estrategias y
elementos comunicacionales
del Programa de Gestión
Documental de acuerdo a los
lineamientos que otorgue el
técnico administrativo de
Documentos.
1 Profesional
Especializado
Recursos
Humanos
Líder
Capacitaciones
Garantizar que se registren y
efectúen capacitaciones para
los servidores públicos
tendientes y enfocadas en el
cumplimento del Programa de
Gestión Documental.
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1 Profesional
Universitario TIC
Apoyo en
mantenimiento
del sistema
QFDocument
Garantizar el control, custodia
y recuperación de la
información electrónica que
reposa en el sistema
documental registrado en el
Qfdocument, lo cual permite el
desarrollo de las actividades
archivísticas.
15 total personal involucrado en la implementación del PGD
El Programa de Gestión Documental PGD será publicado en la página web de
Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.
www.terminalesmedellin,.com en el link de “Transparencia”.
La divulgación del Programa de Gestión Documental se efectuará mediante la
intranet, correo electrónico, revista institucional, elementos comunicacionales y
con la sensibilización a los servidores públicos en proceso de inducción,
reentrenamiento o visitas guiadas al archivo de la entidad. Igualmente, la
socialización del plan de implementación con el objetivo de generar impacto y
compromisos con las actividades planteadas.
Dentro del Plan Anual de Compras, se incluirá los recursos necesarios para
adecuar espacios, que permitan conservar los documentos dando cumplimento
a normatividad vigente y a las actividades enfocadas en la conservación
descritas en el plan de implementación.
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Ubicación física de los archivos de gestión, central e histórico:
Los diferentes archivos de la entidad se encuentran ubicados en la carrera 64c
N° 78-580 of 265 norte 4° nivel y local 3699 nivel 2 edificio de buses y taxis
Mariano Ospina Pérez de la ciudad de Medellín.
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Dentro del plan de capacitaciones, se incluirá los entrenamientos y recursos
necesarios para capacitar a los servidores públicos y colaboradores en el
alcance y desarrollo del Programa de Gestión Documental, con el objetivo de
fortalecer a los servidores en los temas de Gestión Documental.
La metodología para el desarrollo y seguimiento de la implementación del
Programa de Gestión Documental se regirá teniendo en cuenta los lineamientos
del Sistema de Gestión liderado por la Subgerencia de Planeación y Desarrollo.
El seguimiento al plan de implementación del programa se efectuará por la
Secretaría General y se realizará verificación del cumplimento de manera
semestral por la Subgerencia de Planeación y Desarrollo, permitiendo que esta
última apoye con la medición de indicadores y matriculándolo al mapa de riesgos
de la entidad.
Todo esto en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable a la naturaleza
de la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.
4. Tecnológicos
Todos los proyectos registrados en el plan de acción enfocados a la Gestión
Documental, deben contar con la aprobación de la alta dirección donde se
definen este tipo de acciones a trabajar durante del año. A dichos proyectos se
les matricula el presupuesto necesario para garantizar la administración y
mantenimiento de la infraestructura tecnológica.
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Las actividades que se ejecutan en la oficina de Gestión Documental están
soportadas por el Sistema de Gestión Documental QFDOCUMENT, este sistema
anualmente se le realiza mantenimiento por parte la Subgerencia de Planeación
y Desarrollo. Además de esto el área debe garantizar:
Que se lidere y brinde soporte técnico de las herramientas tecnológicas
que soporte las actividades desarrolladas en la oficina de Gestión
Documental.
Garantizar interoperabilidad entre los diferentes Sistemas de Información
internos y externos de Sociedad Terminales de Transporte de Medellín
S.A.
Asegurar que los documentos electrónicos generados cumplan con los
requisitos de neutralidad, autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación a largo plazo de los
documentos electrónicos generados por los servidores de la Entidad.
5. Gestión del cambio
Para una implementación y éxito del Programa de Gestión Documental, es
necesario sensibilizar a los servidores públicos en todos los niveles de la
estructura administrativa de la Entidad. Teniendo en cuenta esto se diseñaron
actividades comunicacionales que apoyan las actividades de sensibilización en
la Gestión Documental.
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Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 15 de 38
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Los integrantes del equipo de trabajo se convierten en multiplicadores de las
buenas prácticas en materia de Gestión Documental y en aliados de la oficina
de Gestión Documental, ya que los lineamientos definidos durante el proceso
son producto de un trabajo en equipo.
6. Gestión del conocimiento
Aprovechando las capacidades y conocimiento que tienen los servidores
públicos de compartir la información, las experiencias y los conocimientos
individuales y colectivos, se hace la vinculación como un valor agregado en los
Miércoles de Aprendizaje con el objetivo de preparar formadores internos
definidos como aquellos servidores públicos que ofrecen una conferencia,
charla, taller, eventos formativos o de capacitación en temas específicos,
quienes compartirán lo aprendido, convirtiéndose en multiplicadores de la
información de Gestión Documental.
Para garantizar la memoria institucional se documentan los procesos dentro del
sistema de gestión.
7. Indicador
Se determinó para la Gestión Documental el siguiente indicador y se presenta
avances semestrales con una frecuencia, el indicador es el siguiente:
Nombre del
indicador
Formula Frecuencia Justificación
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Transferencias
documentales
N° de
trasferencias
realizadas en el
año/número de
transferencia
planeadas
durante el año
*100%
Anual Indicadores que
permitirá visualizar la
aplicación total de a los
procesos de la gestión
documental.
.
2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.
2.1 Planeación estratégica:
Los documentos que hacen parte de la planeación estratégica de la Gestión
Documental de Terminales de Transporte de Medellín son: el Programa de
Gestión Documental y procedimiento de Gestión Documental, los cuales son
elaborados por la Subgerencia De Planeación y Desarrollo y están
articulados con el Sistema de Gestión, el plan estratégico y el plan de
compras de la entidad. Estos documentos deberán ser actualizados cada
que se requiere siguiendo la metodología para el control de cambios
establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de Sociedad Terminales
de Transporte de Medellín S.A.
Para soportar los procesos de la Gestión Documental dentro de la
caracterización del Proceso Gestión Tecnología e Información se define la
Política General de Gestión Documental, así:
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“La Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.,
adopta las mejores prácticas de la Gestión Documental,
orientadas a producir, recibir, administrar y custodiar la
documentación externa e interna de la Entidad, según la
normatividad vigente y almacenarla adecuadamente en el
archivo correspondiente de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental (TRD). Además, direccionar los
documentos a los remitentes indicados (flujos de trabajo) y
asegurar la trazabilidad de la información, con el fin de que
esté disponible para los públicos que así lo requieran de
acuerdo a los permisos otorgados y a la seguridad de la
información”.
2.2 . Planeación documental:
Los servidores de la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A. y
el público externo planean la generación del documento, teniendo en cuenta
el análisis legal, funcional y archivístico, que determine la utilidad de estos
como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado del análisis
determinará si se debe crear o no el documento. Dentro de esta actividad se
realizan las siguientes tareas:
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Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 18 de 38
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
Se identifican las necesidades y los requerimientos de la Gestión
Documental de la Entidad, todo esto por medio de un diagnostico con todas
las subgerencias y áreas productoras.
Se formularán planes, programas y proyectos y políticas que se requiera para
la Gestión Documental.
Definir, actualizar, ajustar y publicar los instrumentos archivísticos (tablas de
retención documental TRD, Cuadros de Clasificación Documental CCD,
Programa de Gestión Documental PGD, Tablas de Valoración Documental
TVD.
Actualizar la Tabla de Retención Documental TRD de acuerdo con la
producción de documentos de cada subgerencia o área.
Elaborar la Tabla de Valoración Documental. Esta elaboración se efectúa por
aprobación del Comité de Archivo teniendo en cuenta si se presentan fondos
acumulados sin criterios archivísticos.
Elaborar y/o actualizar el proceso, los procedimientos y formatos de la
Gestión Documental
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Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 19 de 38
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2.3 Producción
En el proceso de producción documental se tiene en cuenta el origen, la
creación y normalización de los documentos generados en los procesos de
Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A., para lo cual se tienen
en cuenta las siguientes condiciones generales:
Las reglas, actividades y parámetro para la elaboración y presentación de
memorandos y comunicaciones externas oficiales, se encuentran
documentadas en el Instructivo Manejo de Comunicaciones y Archivo.
Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el Reglamento Interno
de Archivo.
Las reglas, actividades y parámetros para la elaboración de los
documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se encuentran
documentadas en el procedimiento Control de Documentos y Control de
registros, además se profundiza en el Instructivo Manejo de
Comunicaciones.
El Proceso de Gestión Documental está soportado tecnológicamente por
el sistema Qfdocument, el cual fue estructurado teniendo en cuenta las
Tablas de Retención Documental TRD, para la custodia de la información
de manera electrónica. Además, cuenta con unos flujos y formatos
establecidos para soportar procedimientos documentales, teniendo en
cuenta estos flujos los servidores de Sociedad Terminales de Transporte
de Medellín S.A. generan documentos públicos internos.
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Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 20 de 38
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2.4. Recepción, distribución y trámite:
En esta actividad se tiene en cuenta el conjunto de actuaciones necesarias para el
registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripción o los metadatos, la disponibilidad, recuperación y
acceso a la información para consulta de los documentos, el control y seguimiento
a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
En recepción se reciben los documentos, se coloca un sello con fecha de recibido,
hora y firma y se diligencia el formato ”Recepción de documentos”.
La recepcionista entrega los documentos al archivo. Donde el administrador
documental firma lo recibido.
En la oficina de Gestión Documental y mediante el sistema de Qfdocument a cada
documento se le asigna un numero único de radicado. Al comenzar cada año, se
iniciará la radicación consecutiva a partir del número uno(0001). Se ingresa la
correspondencia en el software Qfdocument, permitiendo la utilización de los flujos
de trabajo y el inicio de la trazabilidad de los documentos.
Para la radicación se imprime una etiqueta en el software Qfdocument, este
contiene la ciudad, fecha, hora de radicación, número de radicado y el nombre de
la Entidad. Se radican todos los documentos públicos o si están relacionado con
asuntos de la Entidad.
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Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 21 de 38
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
Las facturas con o sin contrato no es un documento radicable, pero la Entidad como
directriz tiene implementado asignar un número de control, el cual permite generar
trazabilidad y control en este documento. En el flujo establecido para el registro de
las facturas recibidas para tramite se cuenta con un campo para el relacionar una o
varias facturas, teniendo en cuenta que vengan de un mismo proveedor y
pertenezcan a un mismo contrato y/o convenio.
CORRESPONDENCIA EXTERNA:
Se digitaliza toda la correspondencia que llega a la oficina de Gestión
Documental. Para facilitar la consulta se digitalizan los siguientes tipos de
expedientes: contratos, estados financieros, actas y resoluciones. La
disponibilidad y permisos de acceso a esta información es de acuerdo a las
directrices de la alta dirección y lo que esté definido en cada cargo.
La correspondencia externa que no haga parte de estas series documentales
es almacenada físicamente por el técnico administrativo archivo.
Se identifica el destinatario interno.
La correspondencia se clasifica por Subgerencia Administrativa.
Los documentos externos, que se ingresan a los contratos, historias
laborales, procesos jurídicos y disciplinarios, se registran en el formatos
"Control entrega de documentos" .
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Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 22 de 38
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
Si la correspondencia debe ser entregada o rotada a otra subgerencia, se da
la trazabilidad y envía al funcionario competente.
CORRESPONDENCIA INTERNA:
Toda correspondencia interna es tramitada a través del sistema
QFDocument, dándole cumplimiento a la directiva presidencia 04 de 2012
Eficiencia Administrativa y Políticas de Cero Papel.
La entrega de la correspondencia se realiza dos veces en la mañana y dos
veces en la tarde todos los días hábiles.
La correspondencia se envía mediante el mensajero y/o aprendiz del archivo.
Después de haber generado la respuesta se radica para ser enviado al
destinatario de la siguiente manera: 1 copia (para asunto) y las copias
correspondientes a los destinatarios internos o externos respectivos, 1 copia
la cual queda registrada en el sistema documental QFDocument.
Para la correspondencia interna se debe incluir anexos al menos dos copias
una para el destinatario y otra para el expediente respectivo, para luego
asignar un radicado para ser enviado al destino por medio del mensajero o
empresa de mensajería.
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Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
Además, este proceso cuenta con las siguientes condiciones generales:
Se tiene definido manuales de Qfdocument, que soportan los procesos de
recepción, distribución y trámite.
La documentación que llegue en sobre cerrado a la recepción no podrá
abrirse hasta que llegue a la oficina de Gestión Documental.
2.5 . Organización
La organización de documentos es el conjunto de procesos archivísticos mediante
el cual se establece la clasificación, descripción y ordenación de los documentos
generados por las actividades misionales de Sociedad Terminales de Transporte de
Medellín S.A., de acuerdo con la metodología y demás disposiciones técnicas
emitidas y avaladas por el Archivo General de la Nación.
En esta actividad se clasifica, se ubica en el nivel adecuado, se ordena y se describe
el documento en gestión. Se organizan y clasifican los documentos, así:
En las Tablas de Retención Documental se encuentra el listado de series,
subseries, tipos documentales, áreas y dependencias productoras, así como
el tiempo de retención, la disposición final y demás aspectos relevantes para
la clasificación y manejo de documentos de archivo de Sociedad Terminales
de Transporte de Medellín S.A. Por otra parte, es posible que la entidad
realice reestructuraciones que den origen a la modificación de procesos o
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Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 24 de 38
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
estructura administrativa lo cual implica la creación y/o reasignación de series
y subseries documentales.
Las Tablas de Retención de Sociedad Terminales de Transporte de Medellín
S.A. fueron aprobadas por el Consejo Municipal de Archivo mediante el
Acuerdo 001 del 09 de marzo del 2005 y fueron adoptadas por la Entidad
mediante la Resolución 088 del 13 de Julio del 2005. Las tablas de Retención
Documental fueron actualizadas en el Comité de Archivo 042 del 10 de abril
del 2015.
Las Tablas de Valoración Documental de Sociedad Terminales de
Transporte de Medellín S.A., tienen información histórica desde el año 1977
hasta el 2004, para realizar una selección de la documentación que exista en
fondo acumulado y que estaba dispuesta sin un criterio archivístico, en su
momento. Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas por el
Consejo Municipal de Archivo mediante el acuerdo 001 del 09 de agosto del
2012 y fueron adoptadas por la Entidad mediante la Resolución de Gerencia
246 del 27 de agosto del 2012. Las tablas de Valoración Documental fueron
actualizadas en el Comité de Archivo 041 del 2014 por Resolución de
Gerencia 2015050063 del 24 de febrero de 2015, en esta misma Resolución
se aprobó la eliminación del inventario de documentos.
Las tablas de retención y valoración documental cuentan con un manual de
TRD y TVD, donde se establecen las pautas para su implementación, normas
que reglamentan la administración de los documentos en Sociedad
Terminales de Transporte de Medellín S.A; además orienta a los servidores
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Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
responsables de las diferentes etapas del proceso de Archivo y
Correspondencia, en el cumplimiento de sus objetivos
Se realiza la ordenación, clasificación y descripción documental de acuerdo
con las Tablas de Retención Documental, las cuales incluyen expedientes
tales como historial laborales personal inactivo, contratos, resoluciones,
comunicaciones oficiales, manuales de la entidad, ccomunicaciones bancos,
procesos disciplinarios, actas de junta directiva, asamblea, revisoría fiscal,
control interno, presupuesto, entre otros.
Se organizan los expedientes obedeciendo al principio de procedencia, se
almacenan y se custodian.
La información contenida en los expedientes es generada por las
subgerencias respectivas.
Los criterios de conformación, organización, rotulación, registro e inventario
de expedientes de archivo se encuentran documentados en la Guía de
Administración Documental.
2.6 . Consulta
La consulta y recuperación de la información es el conjunto de operaciones
que permiten acceder a la información contenida en los documentos de
archivo por medio del Sistema de Gestión Documental (Qfdocument) o
personalizado para lo cual se efectúa un control de préstamos con el formato
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Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO.
“Carpetas afuera del archivo”, para este proceso se debe tener en cuenta los
siguientes lineamientos:
La disponibilidad o recuperación de la información se asegura
mediante la correcta identificación y trazabilidad por parte de la
persona responsable de su diligenciamiento, indexación en el software
de Gestión Documental (Qfdocument) y archivo durante el desarrollo
de los procesos.
Los servidores efectúan la consulta por medio del Sistema de Gestión
Documental Qfdocument o en las carpetas físicas corporativas de la
Entidad, teniendo en cuenta los permisos de usuarios de acuerdo al
manual de funciones.
Para la consulta de la correspondencia se debe tener en cuenta:
número del radicado o fecha y asunto; y para contratos, número del
contrato, contratista y fecha.
Cuando se requiere préstamo de expedientes, se diligencia el formato
“carpetas afuera del archivo”. El préstamo de expediente solo se realiza
al personal vinculado de la Entidad, este control se efectúa con razón
a que al momento de desvinculación se pueda generar la paz y salvo
con el préstamo de expedientes evitando perdida de estos. No se
prestan expedientes a terceros con el objetivo de generar mayor control
y seguridad de la información.
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Los expedientes deben ser consultados dentro de la Entidad.
Las actividades relacionadas con la consulta están soportadas con el
manual de Qfdocument llamado consulta.
Se cuenta con instrumentos de control y recuperación de la información:
Formato/ Registro de Préstamos
Carpetas afuera del archivo control
Recepción de documentos
Documentos recibidos
Relación mensajería externa
Control entrega de documentos para archivar a contratos
Consecutivo Resoluciones
Circulares.
Correspondencia recibida
Correspondencia enviada
Correspondencia interna
Inventario de series documentales
Tabla de Retención Documental
Complementando este proceso la recuperación electrónica de todo lo que se
encuentra registrado en el Sistema de Gestión Documental (Qfdocument), se
efectúa por medio de Backup de la información, el cual se realiza al servidor que
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soporta el Sistema de Gestión Documental llamado SVGDOCUMENTAL
SERVIDOR.
2.7 . Conservación
Los procesos de conservación de los documentos definidos por Sociedad
Terminales de Transporte de Medellín S.A. garantizan la adecuada integridad física
de los documentos de archivo, al igual que su contenido y valor probatorio.
Condiciones generales para la conservación:
Aplicación de las disposiciones, regulaciones y normas técnicas existentes,
para la conservación y preservación de documentos en sus distintos
soportes.
Migración y/o conversión de los documentos cuyo soporte sea electrónico,
así como sus respectivos metadatos, cuando estos se vean afectados por la
obsolescencia de los formatos o el desuso del hardware y/o software en que
se encuentran, garantizando su autenticidad, disponibilidad y accesibilidad
durante el tiempo de retención o conservación establecido en la Matriz de
Clasificación Documental.
En esta actividad se digitalizan los documentos, los documentos se consultan
a través del software QFDocument, teniendo en cuenta las los permisos
tecnológicos otorgados por sistemas de información.
La entidad cuenta con las siguientes condiciones para preservar los documentos a
largo plazo:
Infraestructura adecuada y óptima para almacenar los documentos.
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Procesos sistematizado (menos papel).
Papelería y tintas adecuada (buen gramaje, desacificada).
Lámparas led.
Aire acondicionado 10 horas al día.
Estanterías y planoteca óptimas.
Se cumple con las medidas para el manejo del papel (ganchos,
perforaciones).
Custodia de la información registrada en el software QFDocument, por medio
del servidor virtual y Backup.
Digitalización de los documentos (escáner, impresora).
La información es custodiada en el archivo, solo tiene control de acceso el
personal vinculado.
Se realizan restauraciones menores en los documentos que los requiera.
2.8 . Disposición final.
En este proceso se aplica lo establecido en las Tablas de Retención Documental
TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD, siguiendo los procedimientos
definidos por el Archivo General de la Nación, con miras a su conservación
temporal, permanente o su eliminación.
Condiciones generales para la disposición final de documentos en el archivo de
Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.:
En concordancia a lo establecido en el Manual de Sistema de Gestión para
la seguridad de la Información la forma de destrucción de los documentos en
soporte papel es el picado con manejo correcto de los desechos, soportada
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en la expedición de certificados de destrucción cuando este proceso es
llevado a cabo por terceros.
Los servidores de la oficina de Gestión Documental son los responsables de
hacer las transferencias documentales, aplicando las Tablas de Retención
Documental TRD, en ningún caso podrán hacer eliminación sin la aprobación
del Comité de Archivo.
Los servidores de la oficina de Gestión Documental son los responsables de
aplicar la disposición final de acuerdo a lo establecido en las Tablas de
Retención Documental TRD y al procedimiento definido por el Archivo
General de la Nación, según su disposición: conservación total, eliminación,
digitalización, selección. El proceso técnico de disposición de documentos
está documentado en Terminales Medellín por medio del Manual de Tablas
de Retención.
La disposición final se clasifica en: conservación total, digitalización,
selección y eliminación.
En las Tablas de Retención Documental TRD se determinan los tiempos de
permanencia por archivo donde se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su disposición final (eliminación
o conservación temporal o permanente).
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Para la depuración documental se debe garantizar que sean documentos
obsoletos y que no tengan valores de importancia histórica para la entidad, o
que adquiera valor jurídico, testimonial o probatorio, legal, dentro de algún
proceso.
La Transferencia de Documentos permite darle cumplimiento a lo definido en
las Tablas de Retención Documental TRD.
Los documentos que quedan clasificados como "en proceso de eliminación",
se publican en la página Web de la entidad por un mes (decreto 2609 de
2012)", permitiendo abrir el espacio al público de interés para que este se
pronuncie a la entidad y efectué la solicitud del mismo.
3. Fases de implementación del Programa de Gestión Documental
El Programa de Gestión Documental se desarrollará involucrando a las diferentes
áreas con el Proceso de Gestión Documental, fijando metas a corto, mediano y largo
plazo. Se desarrollará con las siguientes etapas:
1. Se recopilará la información necesaria, proceso, políticas, documentación,
manuales, guías instructivos frente a la Gestión Documental.
2. Se aplicó un diagnostico en base a los documentos y cumplimiento de
requisito para proceder a proyectar metas a corto, mediano y largo plazo a
fin de lograr que sean incluidas en el Plan de Acción de la Entidad,
garantizando recurso de acuerdo a la disponibilidad de los mismos,
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precisando roles y fijando actividades concretas para el abonar el Programa
de Gestión documental.
3. La puesta en marcha inicia con la publicación del documento en la sección
de Transparencia en la página web de Terminales Medellín
www.teminalesmedellin.com., dando cumplimiento a la normatividad vigente.
4. Se desarrollarán las siguientes actividades:
Jornadas de Inducción y reinducción a los servidores públicos del
Programa de Gestión Documental.
Capacitaciones que refuercen el conocimiento del equipo del grupo de
trabajo de Gestión Documental en la normatividad vigente de tal forma
que desde esta área se pueda replicar a la entidad.
Socialización y pedagogía del Programa de Gestión Documental a
través de los canales de comunicación interna (revista institucional,
Intranet, correo electrónico, entre otros).
5. El seguimiento estará a cargo del equipo interdisciplinario de trabajo de
Gestión Documental.
6. La mejora se desarrollará con actividades orientadas al mejoramiento
continuo y a mitigar las observaciones y hallazgos establecidos en las
auditorías.
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4. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
El Modelo Estándar de Control Interno MECI tiene como uno de sus objetivos
diseñar y aplicar mecanismos de control para la planeación, gestión, evaluación y
seguimiento en las entidades públicas. El MECI en su última versión se estructura
en dos Módulos Planeación – Gestión y Evaluación y Seguimiento; y un Eje
transversal: Información y Comunicación, vinculando a Terminales Medellín con su
entorno y facilitando la ejecución de los procesos internos. Por lo anterior la
articulación con el Programa de Gestión Documental PGD y el MECI se estipula con
el cumplimiento de:
Tablas de retención y valoración documental de acuerdo la normatividad
vigente.
Cumplimiento del proceso Gestión Tecnología e información.
Manejo organizado o sistematizado de la Gestión Documental.
Con estos elementos, Control Interno ha realizado una sensibilización frente al
autocontrol de tal forma que se mitiguen riesgos en la producción de información de
la Entidad.
De igual forma el programa se articula con el Modelo Integrado de Planeación y
gestión MIPG, realizando una adecuada gestión de los documentos que soportan la
información (física, electrónica, audiovisual, entre otros) buscando mayor eficiencia
administrativa, de acuerdo al cumplimiento de los siguientes componentes:
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Estratégico: contamos con política de Gestión Documental, con procesos de
planeación estratégica, de gestión documental, de archivo, de control,
evaluación y seguimiento, además con los lineamientos y políticas.
Documental: contamos con procesos para la gestión de documentos,
formatos, soportes, que permiten el acceso, la creación, el mantenimiento de
los documentos.
Administración de archivos: contamos con recursos humanos, infraestructura
física, económicos necesarios para el adecuado funcionamiento,
conservación y uso de los archivos.
Tecnológico: Contamos con herramientas tecnológicas para el control,
seguridad y gestión de la información.
El Sistema de Gestión de la Calidad es la herramienta de gestión sistemática y
transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeño de la Entidad en términos
de calidad y satisfacción, en la prestación de los servicios a cargo de Terminales
Medellín. Dentro de los procedimientos obligatorios de la norma se cuenta con el
Procedimiento de Control de Documentos cuyo objetivo es garantizar el control y
control de cambios de documentos internos y externos que se generen dentro del
Sistema de Gestión por medio de su identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención, aprobación, actualización, legibilidad y
disposición de los documentos.
Además, tiene caracterizado el proceso de Gestión Tecnología e Información el cual
tiene como objetivo administrar, gestionar y mantener disponibles los recursos de
hardware, software e información para apoyar y facilitar la labor de los servidores y
el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
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Dentro del proceso de Gestión Tecnología e Información se tiene definido un
procedimiento de Gestión Documental con un propósito de producir, recibir,
administrar y custodiar la documentación externa e interna de la entidad según la
normatividad vigente y almacenarla adecuadamente en el archivo correspondiente
y adecuado de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. (TRD). Además,
direccionar los documentos a los remitentes y asegurar la trazabilidad de la
información, con el fin de que esté disponible para todos los públicos.
Soportando el proceso documental se define también un procedimiento de
comunicaciones internas y externas el cual tiene como propósito posicionar y
proyectar la imagen de la entidad frente a sus diferentes públicos de interés, por
medio de la estructuración e implementación de diversas acciones comunicativas
que agreguen valor al desempeño de la organización y apoyen el desarrollo del plan
estratégico.
Todo esto con el propósito de preservar la memoria institucional y como insumo
fundamental para el cumplimiento de su misión, este es uno de los temas
fundamentales que se articula y complementa con el Programa de Gestión
Documental.
5. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PGD.
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El plan de implementación del Programa de Gestión Documental PGD, es aquel
donde se definen las metas a corto, mediano y largo plazo. Para el logro de los
contenidos del presente programa, se ejecutarán las siguientes actividades
estableciendo que aquellas que se planean a corto plazo son las que se
desarrollarán en el año 2018, las que se plantean a mediano plazo se proyectan
para un cumplimiento en el año 2021 y aquellas definidas a largo plazo contarán
con una ejecución para el año 2024, el plan de implementación se define en formato
de Excel para facilitar el seguimiento y medición, hace parte anexa de este
programa. La medición y seguimiento estará a cargo del técnico Administrativo de
Documentos, el Plan puede ser mejorado o ajustado durante el tiempo de ejecución
acoplándose a las necesidades de la Entidad
6. Anexos
1. Diagnóstico de gestión documental.
2. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental.
3. Mapa de procesos de la entidad.
4. Presupuesto anual para la implementación del Programa de Gestión
Documental (Plan de compras).
5. Marco Normativo.
6. Tablas de Retención Documental (versión 2)
7. Reglamento del archivo de gestión.
8. Organigrama.
9. Caracterización Proceso Gestión Tecnología e información (versión 1.0.6)
y procedimiento de administración documental (versión 3.0.0).
10. Guía de administración documental.
11. Instructivo manejo de comunicaciones internas y externas.
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12. Manual de imagen y utilización del logo de la entidad.
13. Guía control de documentos.
14. Manual de Tablas de Retención.
7. Control de cambios del programa de Gestión Documental PGD
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Versión Fecha Autor/Cargo Descripción Revisado por/Cargo
Aprobado por/Cargo
Fecha
1 2017/10/19 Leidy Viviana
Ramírez
Agudelo
Técnico
Administrativo
Procesos
Se genera Programa de Gestión Documental en versión 1, este fue aprobado en el Comité de Archivo 048 de 2017 realizado el 08 de noviembre de 2017
Integrantes de
Comité de
Archivo.
Asesora de
Control interno-
Eneyda Elena
Vellojin Diaz
Jefe Oficina
Asesora de
Comunicaciones-
Carolina Gil
Fernández
Técnica
Administrativa
de procesos-
Leidy Viviana
Ramírez Agudelo
Integrantes del Comité de Archivo
2017/11/08