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Código: 1D-PGE-IN001PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA

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Instrucciones para la Elaboración y Codificación de Documentos del SIG

Vigencia desde: 30 de octubre de 2015

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN1 FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1 20 de marzo de 2007

Primera emisión del documento I-116300-01 Instructivo para la elaboración y codificación de documentos del Sistema Integrado de Gestión

2 30 de marzo de 2009

Aclaración en las actividades y cambios en la codificación de los documento incluyendo siglas al código.

1 06 de abril de 2011Elimina el instructivo I-116300-01 versión 2 y se crea el “Protocolo para la elaboración y codificación de documentos del Sistema Integrado de Gestión”

2 05 de octubre de

2011

Cambio de plantilla, cambio de código, cambio de objetivo, aclaración del alcance, ajustes en el glosario. Corrige datos de las actividades. Pasa de protocolo a instructivo.

3 8 de agosto de

2014

Se hace la descripción de las nuevas plantillas de los documentos (caracterización de proceso, procedimiento, guía, protocolo, instructivo) que hacen parte de los procesos de la entidad. Revisión del glosario.

1 30 de octubre de 2015

Reemplaza el instructivo 1D-PGE-I012. Se eliminan como tipo documental: indicadores de gestión (controlado desde el aplicativo SIPSE), la caracterización de productos y servicios por proceso (se incorpora en la plantilla de procedimiento), manuales de usuario (se controlan desde los aplicativos), modelos y proformas (por no registro de su utilización). Se crea el tipo documental “Plan” en la categoría II, y se identifica con la sigla PL.

Los tipos documentales Instructivo, Guía y Protocolo, se unifican en uno solo denominado “Instrucciones” y se identifica con la

1 Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlada”. La versión vigente está publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN1 FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

sigla IN. La plantilla de procedimiento tiene las siguientes modificaciones:

Se elimina de la definición del alcance las actividades inicial y final.

Se incluye el “Diagrama Resumen del procedimiento” Se incluye la “caracterización del tratamiento del servicio no conforme”. Se aclara lo que se considera como punto de control dentro

del procedimiento. Se aclara la definición de “Servicio” y se dan los lineamientos para establecer los servicios en las caracterizaciones de procesos. Se realiza un ajuste de redacción de la nota del pie de página de los documentos.

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30 de octubre de 2015

Página 3 de 34 Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlada”. La versión vigente está publicada en la intranet de la

Secretaría Distrital de Gobierno.

11.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL

Objetivo del Instructivo

Establecer los lineamientos de elaboración, conformación, codificación, manejo y control de los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Gobierno.

Responsable del Instructivo

Director/a de Planeación y Sistemas de Información

2. IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS

CCoonntteenniiddoo::

I. Glosario II. Siglas

III. Clasificación y Jerarquización de los Documentos IV. Descripción y Contenido de los Tipos de Documentos V. Codificación de los documentos del SIG

VI. Indicaciones Generales sobre la Presentación de Documentos VII. Control de los documentos

II.. Glosario:Glosario:

APROBAR: Calificar o dar por bueno o suficiente un documento del SIG.

CONTROL DE REGISTROS2: Mecanismo por el cual se definen los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

CÓDIGO: Conjunto de letras y números asociados, que permite la identificación única para cada documento que conforma el manual de procesos y procedimientos de la entidad.

DOCUMENTO CONTROLADO: Documento codificado, con versión y vigencia ubicado virtualmente en el sitio del SIG dispuesto en la intranet de la SDG, respaldado con el físico original debidamente firmado, bajo la administración de la DPSI – Grupo SIG, en el Archivo de documentos vigentes del SIG.

DOCUMENTO3: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, 2 Norma Técnica de calidad de la gestión publica, vigente, capítulo 3 Términos y Definiciones.


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magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

DIVULGAR: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del Sistema Integrado de Gestión al servidor público de la entidad, que lo debe aplicar.

ELABORAR: Construir o actualizar un documento que establece el quehacer dentro de un proceso que esta controlado desde el SIG.

GUÍA: Documento que tiene información introductoria de fácil compresión para que un usuario pueda llevar a cabo una actividad.

LÍDER DE PROCESO: Funcionario/a o persona del nivel directivo que dirige el cumplimiento del objetivo de un proceso tanto en el primer como en el segundo nivel.

MAPA DE PROCESO DE PRIMER NIVEL: Representación gráfica de la relación de los procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno desde los cuales se establecen los lineamientos para adecuada gestión de la entidad, denominado “Direccionamiento y Control”.

MAPA DE PROCESO DE SEGUNDO NIVEL: Representación grafica de la relación de los procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno que son operativos y siguen los lineamientos establecidos desde el primer nivel, denominados: “Desarrollo Local”, “NUSE” y “Personas Privadas de la Libertad”

PLANTILLA: Diseño o esquema predefinido, para la construcción de los documentos que definen el quehacer de los procesos de la entidad. Estos se controlan desde el SIG, pero no tienen asignado un código.

PROCEDIMIENTO4: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCESO5: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PROCESO DE PRIMER NIVEL: Corresponde a los procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno contenidos en el alcance de Direccionamiento y Control

PROCESO DE SEGUNDO NIVEL: Corresponde a los procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno contenidos en el alcance de “Desarrollo Local”, “NUSE” y “Personas Privadas de la Libertad”

SERVICIO: Resultado de un proceso o conjunto de procesos.

Nota: La Secretaría Distrital de Gobierno adopta como denominación de la salida de todos sus procesos el concepto de servicio recogiendo las definiciones establecidas en:

La norma ISO 9001, señala como producto cuatro categorías: servicio, hardware, software y materiales procesados. Igualmente un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al 3 Ibid. 4 Ibid. 5 Ibid. 6 Ibid.


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menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente.

La NTCGP1000 define producto y/o servicio como el resultado previsto del proceso o conjunto de procesos destinado a un cliente o solicitado por él.

Frente a este último punto, la Guía para la racionalización de trámites señala que cuando un servicio es solicitado por un usuario (entidad o ciudadano -persona natural, persona jurídica-).se denomina trámite. Es decir, es el usuario quien activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa frente a la que la administración pública se pronuncia aceptando o denegando la solicitud. Además para que el servicio sea considerado trámite debe cumplir con las siguientes dos condiciones:

- Tiene soporte normativo.

- Mediante él, se ejerce un derecho o se cumple una obligación por parte del usuario.

PROTOCOLO: Es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales que se aplican por conocer, respetar y cumplir: no sólo en el medio oficial ya establecido, sino también en el medio social, laboral, académico, político, cultural

REVISAR: Examinar el documento que fue elaborado, con el fin de comprobar que está establecido correctamente y que responde a la operatividad del proceso y de la entidad.

TRAZABILIDAD6: Capacidad para seguir la historia, la aplicación, la localización de todo aquello que está bajo consideración.

VERIFICACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1. El término “verificado” se utiliza para designar el estado correspondiente.

VERSIÓN: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento.

IIII.. Siglas:Siglas: 1. SIG: Sistema Integrado de Gestión 2. DPSI: Dirección de Planeación y Sistemas de Información 3. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno 4. 1D: Primer nivel – Direccionamiento y Control 5. 2L: Segundo nivel – Desarrollo Local 6. 2N: Segundo nivel – NUSE 7. 2P: Segundo nivel – Personas Privadas de la Libertad


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I CLASIFICACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOSIIIII.. Los documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG, de la Secretaría Distrital de Gobierno se clasifican y jerarquizan de la siguiente manera:

Tabla 1. Categoría y jerarquía de los documentos

CCAATTEEGGOORRÍÍAA YY JJEERRAARRQQUUIIZZAACCIIÓÓNN

CCOONNCCEEPPTTOO TTIIPPOOSS DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOO

CCaatteeggoorrííaa II

Documentos en los que se definen las políticas y los lineamientos del SIG de la SDG. Evidencian HACIA DÓNDE SE QUIERE DIRIGIR LA

Marco Estratégico (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Principios de Gestión, Valores Éticos, Políticas y Objetivos de los respectivos Subsistemas), Planes, Programas, Proyectos, Resoluciones, Circulares y

ENTIDAD. Mapa de procesos de I y II Nivel Organigrama

CCaatteeggoorrííaa IIII

Documentos en los que se define el QUÉ SE DEBE HACER para

Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Matrices de Riesgos, cumplir las directrices de la SDG. Planes

CCaatteeggoorrííaa IIIIII

Documentos en los que se define el CÓMO SE DEBE HACER para cumplir las directrices del SIG de la SDG. Todos los servicios de la entidad deben estar documentados a través de un procedimiento. Si alguna/s de las actividades del procedimiento requieren aclaración, esta se documentará mediante

Procedimientos, Guías, Instrucciones Protocolos, Instructivos

instrucciones. Toda instrucción debe estar asociada a un procedimiento.


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CCAATTEEGGOORRÍÍAA YY JJEERRAARRQQUUIIZZAACCIIÓÓNN

CCOONNCCEEPPTTOO TTIIPPOOSS DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOO

CCaatteeggoorrííaa IIVV

Documentos soporte, en donde se registran los resultados de las

Formatos (físicos o magnéticos), Plantillas (Contienen información básica a la que se le pueden incluir campos, pero no eliminarle, de acuerdo a las necesidades y no están codificadas, actividades establecidas en la categoría Medios electrónicos de III. información y almacenamiento de Evidencian QUÉ SE HIZO. datos, Planos, Registros fotográficos, grabaciones de voz, y videos

DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOSDESCRIPCIÓN Y CONTENIDO DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOSIIVV..

11..11.. DDOOCCUUMMEENNTTOOSS DDEE LLAA CCAATTEEGGOORRÍÍAA

II El Marco Estratégico de la entidad (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Principios de Gestión, Valores Éticos, Políticas y Objetivos de los subsistemas del SIG), es elaborado de acuerdo a los lineamientos del Proceso de Planeación y Gerencia Estratégica y aprobado a través de resoluciones suscritos por el/la Secretario/a Distrital de Gobierno.

Nota 1: Estos documentos deben señalar la fecha de entrada en vigencia; adicionalmente la política y los objetivos de los subsistemas, deben señalar la versión. Nota 2: Los Mapas de procesos de I y II Nivel, deben indicar la versión y fecha de entrada en vigencia.

Los documentos como planes, programas, proyectos, resoluciones, circulares, se controlan de acuerdo a los lineamientos establecidos por la entidad o por las entidades distritales o nacionales que deben lo requieran.


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11..22.. DDOOCCUUMMEENNTTOOSS DDEE CCAATTEEGGOORRÍÍAA IIII

MMAANNUUAALLEESS

Los manuales, son la herramienta o instrumento de la entidad para establecer lo más sustancial de una materia, para facilitar su comprensión. Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o el manejo. EESSTTRRUUCCTTUURRAA::

Primera página del manual

EEnnccaabbeezzaaddoo::

Código: #X-XXX-X### (4) PROCESO AL QUE PERTENECE EL

MANUAL (2)

(1)

Versión: # (5)

Vigencia desde: ## de xxxx de #### (6)

Manual + Nombre del Documento (3)

(1) Logo vigente de la Secretaría Distrital de Gobierno, de conformidad con los lineamientos de imagen corporativa de la Alcaldía Mayor. (2) Nombre del proceso al que pertenece el documento. Mayúscula sostenida. (3) Manual seguido del nombre del documento, con Mayúscula inicial (4) Código del documento, de acuerdo a las instrucciones dadas en el presente instructivo. (5) Número de la versión del documento. Este es un carácter numérico cuya secuencia inicia en 1.


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(6) Vigencia desde: Fecha en la que entra a regir el documento. Se escribe siguiendo el orden de día (numérico), mes (letras), año (numérico). Ejemplo: 21 de febrero de 2011.

CCoonnttrrooll ddee ccaammbbiiooss:: En la primera página del manual se deben indicar brevemente los cambios que ha sufrido el documento en cada versión, en la siguiente tabla de control:

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN1

(7) FECHA (8) DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN (9)

(7) Indican las versiones que ha tenido el manual, en números arábigos, en consecutivo, iniciando por 1 (8) Se relacionan las fechas en que han salido las versiones del manual. (9) Se hace una relación, dando una idea general de los cambios que ha sufrido el manual de una versión a otra.

NNoottaa aall ppiiee:: En todos los casos se deja el siguiente texto como nota al pie de la versión de documento:

1Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlad”. La versión vigente se está publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.

PPiiee ddee ppáággiinnaa::


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Elabora: (10)

Nombre(s) Cargo(s) o Rol(es) de quien(es)

elaboraron el documento

Nombre(s) del Referente. (para los casos en que contribuye en la elaboración del documento)

Nombre(s) del analista grupo SIG

Revisa: (11)

Nombre(s) Cargo(s) o Rol(es) de los

responsables de verificar que el contenido del documento

corresponda a la operatividad del proceso

Nombre de profesional

Grupo SIG responsable de la revisión de normalización

Aprueba: (12)

Nombre(s)

Cargo(s) o Rol(es) Líder de proceso (directivo)

Para procedimientos misionales del

nivel desarrollo local

Nombre(s) Subsecretaria/o de Asuntos Locales y Desarrollo Local

Nombre(s) alcalde(sa) delegado(a)

(13) Página X de Y

(10) Relación de los nombres, apellidos y cargos de las personas que participaron en la elaboración del manual. Se deben incluir los nombres del referente y del analista del proceso.

(11) Relación de los nombres, apellidos y cargos de las personas responsables de revisar el contenido del manual que sea ajustado a la entidad. Se debe relacionar nombre y cargo del profesional encargado de la revisión de normalización del grupo SIG-DPSI.

(12) Relación de los nombres, apellidos y cargos de las personas responsables de aprobar el contenido del manual, teniendo en cuenta lo establecido en la política de operación 4 del procedimiento 1D-PGE-P014 “Control de Documentos y Registros”

(13) Numeración de las páginas del documento (la opción “Página X de Y” de autotexto en el menú Insertar para generar la numeración en forma automática).

Segunda página en adelante

CCUUEERRPPOO DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO::

Se sugiere que el manual contenga como mínimo los siguientes componentes:


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Tabla de Contenido: Relación de los diferentes componentes del documento, que faciliten la ubicación del lector.

Introducción: Contextualización al lector y breve descripción de los contenidos del documento

Glosario: Se deben relacionar en orden alfabético, los términos utilizados en el documento y su significado en dicho contexto. Igualmente se debe diligenciar en el formato de Glosario, esta información.

Objetivo: Describe de manera general lo que se busca lograr, de que manera y con que fin al implementar lo establecido en el manual.

Alcance: (Cuando aplique): Señala el campo de aplicación.

Desarrollo del Manual: El desarrollo del manual es de libre presentación, permite adaptaciones según el contexto al que sea aplicado

Referencias bibliográficas: (Cuando aplique): Es necesario señalar aquellos documentos y fuentes de información que fueron utilizadas para la construcción del Manual.

La forma de presentar dichas referencias bibliográficas es la siguiente:

APELLIDOS, y nombres del autor. Nombre del documento. Editorial. Año de edición del documento (dato numérico).

Ejemplo: SERNA GÓMEZ, Humberto. Gerencia Estratégica. 3R Editores. 1997

PPiiee ddee ppáággiinnaa:: En todas las páginas se debe dejar el siguiente texto como nota al pie:

Página X de Y (13) Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlad”. La versión vigente está publicada

en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.


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CCAARRAACCTTEERRIIZZAACCIIOONNEESS DDEE PPRROOCCEESSOO

Es el documento que representa de manera integral y secuencial los componentes con los que cada proceso da cumplimiento a su objetivo, aplicando el ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar).

La estructura de la plantilla utilizada para este documento es la siguiente:

PPrriimmeerraa ppáággiinnaa::

- Deben seguirse las mismas instrucciones dadas para la elaboración del

documento “manual” relacionadas con el EEnnccaabbeezzaaddoo,, el CCoonnttrrooll ddee ccaammbbiiooss,, la nnoottaa aall ppiiee y el ppiiee ddee ppáággiinnaa..

- Debe iniciar con la palabra “PROCESO” -- Debe dejarse el subtitulo de Caracterización del proceso.

CCUUEERRPPOO DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO::

SSeegguunnddaa ppáággiinnaa::

OBJETIVO: Describe el propósito para el cual se adelanta el proceso. El objetivo debe desplegar o hacer relación a característica de calidad.


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ALCANCE: Se deben indicar las actividades generales que cubre el proceso. Igualmente de ser necesario debe identificar que parámetros incluye y/o excluye.

LÍDER: Cargo con la responsabilidad de coordinar y responder para que se logren los resultados planificados y asegurar que el proceso se lleve a cabo según se ha establecido en el Sistema Integrado de Gestión. No se refiere, necesariamente a los ejecutores de las actividades.

DEPENDENCIAS RELACIONADAS: Se identifican todos los grupos que intervienen en las actividades del proceso, de acuerdo al organigrama institucional o los aprobados por resolución.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS: se relacionan los procesos de la Entidad del primer o del segundo nivel con el que interactúa el proceso tanto como proveedor o como destinatario.

DOCUMENTOS RELACIONADOS: Se deja el siguiente texto: “Los documentos que expresan la forma en que la Entidad planifica, ejecuta y verifica el objetivo del presente proceso, así como el normograma y glosario asociados a éste se encuentran disponibles en la Intranet de la Entidad”.

RECURSOS: Se deja el siguiente texto: “Los recursos comunes a todos los procesos de la Entidad, tales como el talento humano, los recursos físicos y tecnológicos”, además deben indicarse los recursos que se utilizan específicamente en el desarrollo de este proceso. Ejemplo: aplicativos, sedes, maquinaria.

TTeerrcceerraa ppáággiinnaa yy ssiigguuiieenntteess:: CARACTERIZACIÓN

Proveedor: Identifica la/s organización/es, usuario/s o proceso/s interno/s, que proporcionan una o varias entradas que impulsan las actividades del proceso.

Entradas (Insumos): Relaciona el producto o servicio del proveedor que se requiere para realizar la actividad.


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Actividad: Describe de manera general las operaciones que se desarrollan al interior del proceso del proceso y deben corresponder al ciclo PHVA.

Salidas (T: trámite, S: servicio): Son los resultados que genera la actividad del proceso y que se clasifican como trámite o servicio.

Los servicios corresponden a las líneas de acción estructurales de cada uno de los procesos, que agrupan las estrategias temporales y particulares con características comunes que permiten dar cumplimiento a su objetivo. Tales servicios serán los que se formalicen a través de procedimientos. La documentación de las estrategias temporales

y particulares que expresen tales líneas de acción, se hará mediante Instrucciones.

Destinatario: Son quienes reciben el trámite o servicio entregado por el proceso. Pueden ser externos o internos a la entidad.

ÚÚllttiimmaa ppáággiinnaa:: ((aapplliiccaa ssóólloo aa llooss pprroocceessooss mmiissiioonnaalleess

))

En esta pagina se debe relacionar el mecanismo de protección de la propiedad de los usuarios / beneficiarios, que corresponde a lo dispuesto por la entidad para “identificar, verificar, proteger, y salvaguardar los bienes que son propiedad del usuario/beneficiario suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto o servicio”, y que deben ser devueltos a ellos o que tienen carácter de reservado. La propiedad puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales7.

Norma Técnica de calidad de la gestión publica, numeral 7.5.4. 7


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PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD DE LOS USUARIOS / BENEFICIARIOS

PROPIEDAD DEL MECANISMOS DE PROTECCIÓN / SALVAGUARDA

TRATAMIENTO EN CASO DE PERDIDA

O DETERIORO

SALIDA MÉTODO DE VERIFICACIÓN

USUARIO / BENEFICIARIO

IDENTIFICACIÓN (T-S)

MMAATTRRIICCEESS DDEE RRIIEESSGGOOSS Es el documento que permite identificar los riesgos operativos, los asociados a mecanismos de participación ciudadana y ambientales, y demás que se establezcan en la metodología – 1D-PGE-M004 Manual de Gestión del Riesgo, que enfrenta cada proceso y su nivel de incidencia para que se establezcan las acciones que reduzcan la probabilidad de ocurrencia y los impactos, para llevarlos a niveles aceptables.

PPLLAANNEESS

Este tipo documental se aplica a los planes que están establecidos por normatividad.

11..33.. EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS DDEE LLAA CCAATTEEGGOORRÍÍAA IIIIII

Cuando en las actividades descritas en los documentos de esta categoría se identifiquen aspectos e impactos ambientales significativos, deberán incluirse en el documento los lineamientos del Subsistema de Gestión Ambiental correspondientes.

(Precisar responsable/s)

(Precisar responsable/s)


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PP

RROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

anera como la ntidad se compromete a prestarlos.

tivos y uías son documentos complementarios a este.

Este tipo de documento se utiliza para evidenciar los servicios generados en la entidad y la m

Este tipo de documento se utiliza para evidenciar los servicios generados en la entidad y la mEE Este tipo documental se pueden establecer los servicios generados en la entidad. Los protocolos, instruc

Este tipo documental se pueden establecer los servicios generados en la entidad. Los protocolos, instrucgg EESSTTRRUUCCTTUURRAA:: La estructura de la plantilla del procedimiento es:

E

PPrriimmeerraa ppáággiinnaa

PP

::P

RROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

anera como la ntidad se compromete a prestarlos.

tivos y uías son documentos complementarios a este.

ESSTTRRUUCCTTUURRAA:: La estructura de la plantilla del procedimiento es:

Prriimmeerraa ppáággiinnaa::

Corresponde a la misma estructura definida para el Manual,

relacionada con el eennccaabbeezzaaddoo,, el ccoonnttrrooll ddee ccaammbbiiooss,, la nnoottaa aall ppiiee y el ppiiee ddee ppáággiinnaa.

SSeegguunnddaa ppáággiinnaa eenn aaddeellaannttee:: CC

UUEERRPPOO DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO::

11.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN GGEENNERRAALL

Describe de mane

ento del objetivo del proceso.

E

- Objetivo del Procedimiento ra general los siguientes tres elementos:

Qué se hace: Acción la prestación del servicio. Cómo se hace: Descripción de los atributos de calidad que tendrá el servicio. Para qué: La manera como el procedimiento contribuye al cumplimi


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rios, rocesos, territorios, sedes, entre otros) y si es necesario, las exclusiones.

rocedimiento lo requiera, de lo contrario referirá al flujo del procedimiento.

idad aplicables de acuerdo a naturaleza de las actividades y /o del servicio.

es deben ser coherentes siempre que sean utilizadas en el mismo

Igualmente se debe actualizar el glosario institucional con esta información.

camente las siglas o abreviaturas utilizadas en el documento y su significado

ional o estratégico, apoyo o transversal diligencia la tabla correspondiente:

- Alcance Señala el campo de aplicación del procedimiento (tales como, usuap

- Diagrama Resumen del procedimiento

Representación gráfica que permite comprender de manera rápida y sencilla la totalidad del procedimiento. Este campo se incluirá cuando elp

- Políticas de Operación: Descripción de las condiciones necesarias que se deben cumplir para el desarrollo adecuado del procedimiento o de algunas de sus actividades, en relación con los subsistemas de gestión de la entla

- Glosario: Se deben relacionar en orden alfabético, los términos utilizados en la ejecución del procedimiento y su significado en dicho contexto. Estas definicionproceso.

- Siglas: Se deben relacionar alfabéti

- Características de calidad del servicio generado: Teniendo en cuenta si es proceso misse


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ara procedimientos misionales: P

Características de calidad del servicio generado

Nota 1: Los me i−

− quisitos que garantizan la calidad del servicio

ectativas a las que responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o s características inherentes del servicio.

can smos de control de la calidad del producto o servicio pueden ser:

( C ) Control del servicio no conforme: Cuando los requ isitos que garantizan la calidad del servicio si son susceptibles de controlarse antes de la entrega al destinatario ( V )Validación del proceso de prestación del servicio: Cuando los reno son susceptibles de controlarse antes de la entrega al destinatario

Nota 2: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expla

Los servicios de los procesos misionales del primer nivel deberán:

de manera que evidencie su relación con la/s política/s pública/s en la/s que se describirse enmarcan.

ntrolar, deberá responder a los principios de la/s

ara procedimientos estratégicos, de apoyo o transversales:

aracterísticas de calidad del servicio generado

Al menos uno de los requisitos de calidad a copolítica/s pública/s a las que está relacionada.

P

C


Versión: 1





Nota: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.

Es necesario seguir los lineamientos establecidos en el procedimiento 1D-PGE-P4 Control del producto y/o servicio no conforme.

22.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

La descripción de las actividades del procedimiento se realiza de acuerdo con la siguiente estructura:


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AACCTTIIVVIIDDAADD RREESSPPOONNSSAABBLLEE DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN

DDEE LLAA AACCTTIIVVIIDDAADD

RREEGGIISSTTRROO

Descripción detallada de la forma de ejecutar la actividad. En caso de aclaraciones o excepciones se deben registrar en este campo como notas.

Diagrama de Actividades o

flujograma

Cargo o Rol de quien ejecuta la actividad

Cuando una actividad se oriente a garantizar el cumplimiento de los atributos de calidad descritos en el ítem de Características de calidad del servicio generado, se considera un punto de control y se distinguirá con el símbolo

Relaciona el registro que evidencia la ejecución de la actividad y su medio de almacenamiento. Nota: Solo se relacionan los registros definitivos

La siguiente es la simbología para describir las actividades y registros de los procedimientos:

Tabla 2. Simbología para los procedimientos

SSÍÍMMBBOOLLOO DDEENNOOMMIINNAACCIIÓÓNN DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN

TERMINAL INICIO y FIN

Indica inicio y fin del diagrama de flujo. Dentro de este símbolo se coloca la palabra INICIO o FIN,dependiendo de donde se esté utilizando. Para el símbolo de FIN se numera con el último número que corresponda al flujograma.

IINNIICCIIOO

1122 FFIINN


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OPERACIÓN /ACTIVIDAD

Indica la realización o ejecución de una operación o actividad. Se enumera de manera consecutiva de menor a mayor iniciando en 1. Se escribe de forma resumida la actividad en mayúscula sostenida, iniciando con un verbo en infinitivo.

OPERACIÓN /ACTIVIDAD Indica que se debe ejecutar otro procedimiento

OPERACIÓN /ACTIVIDAD

Indica la realización o ejecución de una actividad, realizada por un tercero para la entidad. Se escribe de forma resumida la actividad en mayúscula sostenida, iniciando con un verbo en infinitivo.

DECISIÓN O ALTERNATIVA

Indica que hay que tomar una decisión de cualquiera de las 2 o más opciones propuestas. Continua con la numeración de las actividades, y se escribe la decisión en formato de pregunta, en mayúscula sostenida. En la descripción se escribe la pregunta y sus alternativas. Cuando se requiera se hará aclaraciones a la pregunta

DIRECCIÓN DEL FLUJO

Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar las distintas actividades, definiendo de esta manera la secuencia del procedimiento.

10

ACTIVIDAD

12

ACTIVIDAD

99

¿¿SSEE DDEEBBEE AAJJUUSSTTAARR EELL

DDOOCCUUMMEENNTTOO??


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Indica la continuación de las actividades en la siguiente página, se coloca la misma letra al final de la página y comienzo de la siguiente. Para cada conexión se tendrá en cuenta la letra que le sigue.Inicia con la letra A. Se utiliza mayúscula.

CONECTOR DE PÁGINA

CONECTOR DE ACTIVIDADES

Se utiliza para conectar una actividad con otra dentro del diagrama de flujo, para lo cual al interior se coloca el número de la actividad a la que se quiere conectar, sin importar que cambie de página. Se utiliza tanto en la actividad que remite como la que recibe.

PUNTO DE CONTROL

Indica que la actividad es una revisión o verificación del cumplimiento de los requisitos de calidad identificados en el procedimiento. La iniciales PC se colocan en mayúscula y negrilla al inicio de la “Descripción de la actividad

� ACTIVIDAD DE

CUSTODIA

Indica que la actividad se desarrolla en presencia de un miembro del personal de custodia y vigilancia de la Cárcel Distrital de Varones y Anexo de Mujeres. Nota: Aplica sólo para los procesos del Mapa de Procesos Personas Privadas de la Libertad.

REGISTRO IMPRESO

Indica que el soporte de la ejecución de la actividad (Registro) reposa en medio físico. Al interior se escribe la denominación del registro en mayúscula sostenida, en caso que el registro corresponda a un formato diligenciado, se indica el nombre del mismo.

DD

33

ACTA DE REUNIÓN COMITÉ


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REGISTRO ALMACENADO EN

MEDIO ELECTRÓNICO

Indica que el registro se almacena en medio electrónico (Base de datos, software, correo electrónico, grabación de voz, video, etc). Al interior se escribe la denominación del registro en mayúscula sostenida. En la descripción de la actividad se debe hacer referencia al aplicativo o base de datos donde queda el registro y su ubicación.

BASE DE DATOS


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Página 24 de 34 Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlada”. La versión vigente está publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.

Para procedimientos misionales: 33.. CARACTERIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME:

A continuación se describen las medidas que deben ser tomadas en caso de que la Entidad o los usuarios identifiquen servicios que no cumplan los atributos de calidad descritos en el presente procedimiento

Descripción del servicio no conforme

Registro / fuente que permite la

identificación

Tratamiento8 a seguir

Responsable del tratamiento

y reporte del SNC

Registro donde queda la

evidencia del tratamiento

Responsable de autorizar la entrega del

servicio tratado

Registro donde se evidencia la autorización de la entrega del

servicio tratado

Tratamiento del SNC

cuando se identifica luego de la entrega o durante su uso

8Las alternativas de tratamiento pueden ser:

- Corrección: Rectificación de las desviaciones en el cumplimiento de los requisitos del producto o servicio - Reproceso: Realización nuevamente del producto o entrega del servicio en su totalidad - Eliminación del producto o servicio - Concesión: Autorizar el uso o aceptación bajo concesión por parte del líder del proceso o por el usuario - Tratamiento sobre los efectos: Reducción de los efectos reales o potenciales de la no conformidad cuando se detecta un producto o servicio no conforme después de su entrega o cuando haya comenzado su uso - Otro: Acciones que no cubra las anteriormente descritas


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44.. DDOOCCUUMMEENNTTOOSS RREELLAACCIIOONNAADDOOSS

Al final del procedimiento se deben listar los documentos internos y externos que fueron citados o que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del mismo.

4.1 Documentos internos

CÓDIGO SIG NOMBRE DOCUMENTO

CÓDIGO CÓDIGO

Se relacionan los documentos internos que son controlados desde el SIG, y que hacen parte del procedimiento. En el caso que el documento sea controlado por aplicativo, en el campo CÓDIGO SIG se escribirá “Controlado por el aplicativo _nombre___”

4.2 Normatividad vigente

NORMA AÑO EPÍGRAFE ARTÍCULO(S)

Todos los artículos vigentes

Se deben relacionar las disposiciones de carácter legal que regulan su ejecución. Las cuales son fundamentalmente:

- Constitución Política de Colombia - Actos legislativos - Sentencias de las Altas Cortes - Leyes - Decretos Ley - Decretos Nacionales - Acuerdos del Concejo municipal - Decretos distritales - Resoluciones - Directivas - Circulares


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NNoottaa:: Las normas deben relacionarse en un orden que exprese su jerarquía, para lo cual se puede tomar como referencia la pirámide jurídica de Kelsen, además en orden cronológico empezando por la más antigua a la más reciente.

4.3. Documentos externos

NOMBRE FECHA DE

PUBLICACIÓN O VERSIÓN

ENTIDAD QUE LO EMITE

UBICACIÓN PARA CONSULTA

Donde se encuentra físico o virtualmente el documento

Se deben relacionar los documentos de origen externo que se determine son necesarios para la operación del procedimiento9.

9 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 4.2.3. control de documentos literal f).


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INSTRUCCIONES :

PPrriimmeerraa ppáággiinnaa

ar con guía o

Debe contener la misma estructura utilizada para el manual y el procedimiento, salvo en el campo de nombre del documento que debe iniciprotocolo según corresponda + nombre del mismo. CCuueerrppoo ddeell DDooccuummeennttoo:: nto debe contener como

ínimo los siguientes elementos. El docume

m 11.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL

Describe de manera general la finalidad del documento.

22.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN

el contexto al que sea aplicado, de acuerdo a las necesidades institucionales.


os que fueron citados, de la misma manera indicada para el procedimiento.

- Propósito del documento

El desarrollo del documento es de libre presentación en cuanto a diseño, estructura, elementos, y gráficos, permite adaptaciones según

Al final de la Guía se deben listar los documentos internos, normatividad y documentos extern


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11..44.. DDOOCCUUMMEENNTTOOSS DDEE LLAA CCAATTEEGGOORRÍÍAA IIVV FORMATO DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN Es el documento en el que se registra la información requerida para el desarrollo de una actividad o derivada de su ejecución y cuyo diligenciamiento se ha establecido como obligatorio en un documento del Sistema Integrado de Gestión. El formato diligenciado se denomina Registro y pierde validez cuando presenta tachones, nmendaduras o han sido escritos a lápiz. e

EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO

EEnnccaabbeezzaaddoo

- Logo oficial y vigente de la Secretaría Distrital de Gobierno: Se ubica en el costado superior izquierdo (cuando se utilicen otros logos adicionales) o centrado (en caso de no tener otros logos)

- Denominación del Formato - l costado superior derecho, en los casos Otros logos: Se ubican en e

en que se decida incluirlos. PPiiee ddee ppáággiinnaa:: En el costado inferior derecho, se debe incluir la siguiente información


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- Código: de acuerdo a las instrucciones dadas en el presente instructivo. Este código es establecido desde el Grupo SIG de la DPSI

- Versión: Es un carácter numérico y consecutivo cuya secuencia inicia en 1

- Vigencia: Fecha en la que entra a regir el formato. Se escribe siguiendo el siguiente orden: día (numérico), mes (letras), año (numérico). Ejemplo: 17 de febrero de 2011.

- Página # de #, con la opción “Página X de Y” de autotexto en el menú Insertar para generar la numeración en forma automática.

DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO La estructura del formato corresponde a las necesidades de cada proceso y es de libre presentación.

NOTA: Instrucciones de Diligenciamiento, en caso de incluir instrucciones de diligenciamiento para el formato, deben ir en la página siguiente cuando el formato esta creado en documento de texto, o en otra hoja del libro cuando el formato esta creado en hoja de cálculo.

VV.. CCOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS DDEELL SSIIGG

La codificación de documentos es de tipo alfanumérico y está directamente relacionada con los procesos de I Nivel y de II Nivel de la Entidad. Identifica el Nivel y denominación del proceso, así como el tipo de documento y su consecutivo. La estructura se aplica de la siguiente manera:


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EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL CCÓÓDDIIGGOO DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO

NNiivveell ddeell mmaappaa ddee pprroocceessoo

IIddeennttiiffiiccaacciióónn ddeell PPrroocceessoo

TTiippoo ddee ddooccuummeennttoo

CCoonnsseeccuuttiivvoo

##XX XXXXXX XX XX ######

Nivel y alcance del mapa de proceso

Tabla 3. Estructura del código del documento SSiiggllaa ddee

IIddeennttiiffiiccaacciióónn NNiivveell ddeell MMaappaa ddee

PPrroocceessoo DDeennoommiinnaacciióónn ddeell MMaappaa ddee PPrroocceessoo

11DD Primer Nivel Direccionamiento y Control

22LL Segundo Nivel Desarrollo Local

22PP Segundo Nivel Personas Privadas de la Libertad – PPL

22NN Segundo Nivel Número Único de

Seguridad y Emergencias – NUSE

Clasificación y denominación de los procesos

Tabla 4. Identificación de los procesos

TTiippoo ddee PPrroocceessoo SSiiggllaa ddee

IIddeennttiiffiiccaacciióónn DDeennoommiinnaacciióónn ddeell PPrroocceessoo

PGE Planeación y Gerencia Estratégica GMC Gestión de Comunicaciones EEssttrraattééggiiccoo AAP Agenciamiento de Asuntos PolíticosGTH Gerencia del Talento Humano GAR Gestión y Adquisición de Recursos AAppooyyoo GSJ Gestión Jurídica


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TTiippoo ddee PPrroocceessoo SSiiggllaa ddee

IIddeennttiiffiiccaacciióónn DDeennoommiinnaacciióónn ddeell PPrroocceessoo

GDC Gestión del Conocimiento SAC Servicio de Atención a la CiudadaníaTTrraannssvveerrssaall SEM Seguimiento Evaluación y Mejora

GGL Gestión para la Gobernabilidad Local

JDC Justicia en el Distrito Capital SYC Seguridad y Convivencia

MMiissiioonnaall ddee PPrriimmeerr NNiivveell

DHP Derechos Humanos de las Personas en el Distrito Capital

GNJ Gestión Normativa y Jurídica Local

GCS Gestión para la Convivencia y Seguridad Integral

APP Agenciamiento de la Política Pública

MMiissiioonnaall ddee SSeegguunnddoo NNiivveell –– DDeessaarrrroolllloo LLooccaall

GDL Gestión para el Desarrollo Local AIB Atención Integral Básica a las PPL

CVS Custodia y Vigilancia para la Seguridad

MMiissiioonnaall ddee SSeegguunnddoo NNiivveell –– PPeerrssoonnaass PPrriivvaaddaass ddee llaa LLiibbeerrttaadd

TJP Trámite Jurídico a la Situación de las PPL

GIS Gestión de Incidentes de Seguridad y/o Emergencias MMiissiioonnaall ddee SSeegguunnddoo

NNiivveell –– NNUUSSEE SIS Seguimiento de Incidentes de

Seguridad y/o Emergencias

Tipos de documentos

La tipología de los documentos de las categorías II y III se define de la siguiente manera:

Tabla 7. Tipos de documentos

SSiiggllaa ddee IIddeennttiiffiiccaacciióónn TTiippooss ddee DDooccuummeennttoo

MM Manual o Código CC Caracterización de Proceso

PPLL Plan


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SSiiggllaa ddee IIddeennttiiffiiccaacciióónn TTiippooss ddee DDooccuummeennttoo

PP Procedimiento IINN Instrucciones FF Formato

MMRR Matrices de Riesgos

Consecutivo: El último número del código indica el estricto orden ascendente que le corresponde al documento, iniciando en 1.

VVII.. IINNDDIICCAACCIIOONNEESS GGEENNEERRAALLEESS SSOOBBRREE LLAA PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS

Al elaborar los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Presentación nítida y ordenada. Los documentos deberán presentarse en letra tipo garamond

e interlineado sencillo. Para el caso de los formatos se define de acuerdo a las necesidades de los mismos.

Los tamaños de fuente deben seguirse de acuerdo a las plantillas. Para el caso de los formatos se hacen de acuerdo a las necesidades del mismo.

La redacción de los textos de actividades en los procedimientos se debe iniciar con un verbo en infinitivo.

Las notas y citas de notas al pie deben indicarse en el texto con un superíndice denotado con un número arábigo y colocarse en la parte inferior de la misma página en donde se hace la referencia, separada del texto por una línea horizontal y numerándose en forma consecutiva.

Las notas y las citas se colocan en letra garamond tamaño 9. En caso de adicionar tablas o figuras en los documentos, se deben numerar e incluir,

preferiblemente después de que se citen (el contenido de las tablas podrá ir en letra más pequeña según se requiera).

La numeración de las tablas y las figuras se realiza en la parte superior de las mismas, de forma centrada y en letra mayúscula sostenida, iniciando con la palabra TABLA o FIGURA,


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según corresponda, seguido del número arábigo consecutivo correspondiente, un punto y el nombre de la tabla o figura en letra mayúscula sostenida.

La numeración de las tablas y de las figuras se hace de manera independiente. Para ambos casos la numeración inicia en uno (1).

VII. CCOONNTTRROOLL DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS DDEELL SSIIGG

El control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se realiza a través del Listado Maestro de Documentos Internos, el cual es administrado por Equipo SIG de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información y que debe ser consultado en la Intranet de la SDG, en el espacio del SIG. En este listado se encuentra, la información relativa a cada uno de los documentos que hacen parte del SIG:

Proceso al que está relacionado Nombre del documento

Nivel mapa de procesos Sigla proceso Código Tipo documento y consecutivo

Estado actual Vigencia desde Fecha de anulación Última versión Código antiguo (cuando aplique)

Cantidad Copias controladas Nombre entidad destinataria


3.1 Documentos internos


N/A Código Plantilla caracterización proceso misional N/A Código Plantilla caracterización procesos apoyo - transversal - estratégico N/A Código Plantilla manual


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N/A Código Plantilla instrucciones N/A Código Plantilla planes N/A Código Plantilla procedimiento de apoyo - transversal - estratégico N/A Código Plantilla procedimiento misional

3.2 Normatividad vigente

NORMA AÑO EPÍGRAFE ARTÍCULO(S)

N/A 3.3. Documentos externos

NOMBRE FECHA DE

PUBLICACIÓN O VERSIÓN

ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA

Norma técnica de calidad de la gestión publica NTCGP 1000:2009

2009 Departamento Administrativo de la Función Publica Internet

Norma técnica de calidad ISO 9001:2015 2015 ICONTEC

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Versión: 1 Instrucciones para la Elaboración y ... y... · Instrucciones para la Elaboración y Codificación de Documentos ... ajustes en el glosario. Corrige datos de las