Versión No: 03 FORMATO ACTA GENERAL .FORMATO ACTA GENERAL ... Socialización nuevo Modelo Integrado

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    03 27-Enero-2016

    DE-FR-004 Formato

    FORMATO ACTA GENERAL

    Acta Consecutivo No. 40 I Lugar y Fecha COFAC-EMAPE - 28/11/17 Oficina Productora DEPARTAMENTO PLANEACIN ESTRATEGICA Asunto REUNION COMITE DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Hora Inicio 14:30 1 Hora Finalizacin 17:30 Participantes DE ACUERDO A LOS LISTADOS ANEXOS Ausentes

    Orden del da: 1. Socializacin nuevo Modelo Integrado de Planeacin y Gestin (MIPG II). 2. Socializacin y aprobacin plan de mejoramiento Auditora Archivo General de la Nacin. 3. Socializacin y aprobacin ajustes de las tablas de retencin documental (TRD). 4. Socializacin y aprobacin Registro de Activos de Informacin.

    Desarrollo:

    Inicia la reunin el sr. Bg. Mauricio Mancera - Jefe Departamento de Planeacin Estratgica dando un saludo de bienvenida y agradeciendo por la asistencia del personal a esta reunin, comenta que es de alta importancia la realizacin de este comit debido a que se tiene una gran responsabilidad en los temas que se tratan y que son aprobados, por lo cual invita al personal a participar activamente en el desarrollo de la misma.

    1. Socializacin nuevo Modelo Integrado de Planeacin y Gestin (MIPG II).

    El sr. Ct. Oscar Prens inicia su intervencin comentando que en el mes de Septiembre de 2017 por parte del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica sacaron el decreto nmero 1499 de 2017 del 11 de Septiembre del presente ao por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto nico Reglamentario del Sector Funcin Pblica, en lo relacionado con el Sistema de Gestin establecido en el artculo 133 de la Ley 1753 de 2015.

    Por lo anterior se difunde la siguiente agenda que se llevar a cabo:

    Antecedentes

    Mediante Decreto 2482/12 se crea el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, el cual es formalizado al interior de la FAC mediante resolucin No. 272 del 2015. Mencionado modelo consista en 5 polticas generales de desarrollo administrativo y 20 componentes de la siguiente manera:

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    Cornponraux Politicos h Dwartollo AdminNhelhoo

    3 fIcrs linchiyco . MI

    2 Pl. enVoca.,.. 1 Co.dtoolln 0.r.,,dow IncaMvos

    cwatlt ea tueco HUMANO

    chnesu FIMAX,CIEV.

    1993

    Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018

    Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

    Estatuto Anticorrupcin

    Modelo Estndar de Control Interno - MECI

    Sistema de Gestin de Calidad

    E:1 Sistema de Desarrollo Administrativo

    Sistema de Control Interno

    =1 . Mdcodores y metas de goblemtd MiiiMitiS.sy~ y a. 0.1~64 O ''i..dac,c,,c, ev,ipmenC::, .

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    1. Fortalecer el liderazgo y el talento humano. 2. Agilizar, simplificar y flexibilizar la operacin. 3. Desarrollar una cultura organizacional slida. 4. Promover la coordinacin interinstitucional. 5. Fomentar y promover la efectiva participacin ciudadana.

    ,( Estructura del Modelo

    Dizeccionlaietto Estrategia y P:ftnti01

    gestia 0,11, pata

    hallaos

    El nuevo modelo integrado de planeacin y gestin cuenta dentro de su estructura con 7 dimensiones y 16 polticas enlazadas de la sigu8ente manera:

    s( Siete ( 7 ) Dimensiones

    -Corazn de MIPG: Primera Dimensin Talento Humano. -Planear: Segunda Dimensin Direccionamiento Estratgico y Planeacin. -Hacer: Tercera Dimensin Gestin con Valores para el Resultado. -Verificar y Actuar: Cuarta Dimensin Evaluacin para el resultado y Quinta Dimensin Control Interno. -Dimensiones Transversales: Sexta Dimensin Informacin y Comunicacin y Sptima Dimensin Gestin del Conocimiento y la Innovacin

    ( Diecisis (16) Polticas

    A continuacin se mencionan las polticas especficas relacionadas en el modelo con el respectivo

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    responsable de cada una de ellas al interior de la institucin de la siguiente manera:

    No. I Poltica Responsable

    1 Planeacin institucional EMAPE

    2 Gestin Presupuestal EMAPE

    3 Talento Humano JED

    4 Integridad JED

    Transparencia, acceso a la informacin pblica y

    5 lucha contra la corrupcin FACCE

    Fortalecimiento organizacional y simplificacin de 6

    procesos EMAPE

    7 Servicio al Ciudadano JURDH

    8 Participacin Ciudadana en la Gestin Pblica JURDH

    9 Racionalizacin de trmites EMAPE

    10 Gestin Documental FACAG

    11 Gobierno digital JAL-DITIN

    12 Seguridad Digital JAL-JIN

    13 Defensa Jurdica JURDH

    14 Gestin del Conocimiento y la Innovacin JEA

    15 Control Interno IGEFA

    16 Seguimiento y evaluacin del Desempeo Institucional

    EMAPE

    Cambios

    A continuacin se difunde el resumen general con los diferentes cambios que trae el nuevo MIPG

    ANTES

    Decreto 2482 de 2012. Resolucin FAC 272 de

    2015. Comit Institucional de Desarrollo Administrativo. 5 polticas y 20 componentes.

    AHORA

    Decreto 1499 de 2017. Nuevo Resolucin FAC en trmite. Comit Institucional de Gestin y Desempeo. 7 dimensiones y 16 polticas.

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    ndice Sistmico de Desempeo Institucional

    267 preguntas

    i 217 50

    de evidencia de percepcin

    700 preguntas

    Medicin del Modelo

    3 Medicin de MIPG Ahora

    ...............---- ---....,...........t..

    En referencia al grfico de lo anterior se aclara que el FURAG II fu realizado al interior de la institucin y se envi con plazo del 15 de Noviembre/17. El FURAG II contena 267 preguntas en lnea en la cual varias dependencias intervenan para lo cual 217 preguntas tenan que relacionar las evidencias respectivas y 50 de percepcin. Por lo anterior se espera la retroalimentacin por parte del DAFP en el primer trimestre del ao 2018.

    Por ltimo el sr. Ct. Prens comenta al personal que de acuerdo al manual establecido para el modelo integrado de planeacin y gestin se debe adelantar la implementacin respectiva para lo cual se adelantaran mesas de trabajo con cada uno los responsables de las polticas para definir el plan o ruta a seguir para la implementacin del mismo.

    El sr. Bg. Mancera interviene en la reunin hablando del proceso de transformacin de la institucin y como que su implementacin se dar legalmente hasta el 26 de Febrero por lo que hace un llamado a que se revisen los diferentes flujo de informacin de las dependencias con el fin de no generar demasiados traumatismos. Por lo anterior ordena lo siguiente:

    Revisar el tema de los sistemas informacin que manejan con el fin de analizar la migracin y ajustes respectivos para evitar traumatismos.(Todas las dependencias).

    Plantear y estructurar plan y socializacin sobre las etapas de transicin de los sistemas de informacin que tiene la institucin (DITIN).

    Enviar nueva estructura y funciones a JAL - DITIN (Equipo de transformacin).

    Info

    =D '_ D = = O

    /

    FURAG MECI FURAG II ISDI

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    Implementacin: 27-Enero-2016

    FORMATO ACTA GENERAL

    Cdigo: DE-FR-004

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    personal comenta FAC es

    donde Existe este es y el nivel dar una porque

    Por otra fin de

    de tomar

    Teniendo informe formula relacin siguiente

    Posteriormente

    A continuacin

    visita realizada

    interviene el seor Coronel Sarmiento-lder del equipo de transformacin en donde invita al a tener una actitud proactividad, mente abierta y no generar resistencia al cambio. Asimismo que la mejor metodologa para tratar los diferentes temas que surgen por la transformacin de la

    realizar mesas de trabajo y no enfrascarnos en enviar oficios de un lado para otro.

    interviene en la reunin el seor Mayor General Ramss Rueda - Inspector General FAC en coment lo siguiente en referencia al archivo: una gran preocupacin con el cumplimiento a la Ley de archivo y correspondencia en razn a que un problema institucional que se evidencia en cada una de las visitas que se realizan a las unidades

    central. Asimismo comenta que la Fuerza Area debe gestionar o programar recursos con el fin de solucin al tema atacando la causa raz y no seguir dilatando en el tiempo el tema del archivo

    no existe una justificacin de peso para no poder cumplir con esta Ley.

    parte argumenta que deben haber unas polticas y criterios claros al interior de la institucin con el tener al da nuestros archivos para as proteger la informacin generada. Por ltimo comenta que la

    por el archivo general de la nacin es un campanazo de alerta para la institucin con el fin conciencia y tomar acciones tendientes a solucionar este problema.

    2. Socializacin y aprobacin plan de mejoramiento Auditora Archivo General de la Nacin.

    en cuenta visita de Inspeccin realizada por el Archivo General de la Nacin y de acuerdo a de inspeccin presentado por este Ente de Control con N 20171940214612 del 02-11-2017, se Plan de Mejoramiento Archivstico para subsanar los hallazgos presentado durante la visita en con el Cumplimiento a normatividad archivstica. Se socializan los 11 hallazgos realizados de la manera:

    Pilan da 14a#oragralento

    11131 ~O i ~OS leeL Tailtlk EAtualeoc La tucas

    Puntee SIEMAtM5

    OCPMMLE DI AVANCE DE LASAS

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