SECRETARIA

Es la profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correctamente correspondencias de un superior es quien además lleva la agenda, quien custodia y organiza documentos en una oficina, con el fin de dar cumplimiento a unos procesos administrativos que conducen al éxito de su labor, es la que se ocupa de realizar pagos diligenciar formatos, elaborar facturas y demás documentos menores en la empresa es también una persona eficiente, eficaz, activa, responsable, proactiva, organizada, pulcra, dinámica, creativa y recursiva en todas sus funciones y finalmente es la auxiliar administrativa que desempeña las gestiones organizacionales.

PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características

Buena presencia Persona de buen trato, amble, cortes y seria Excelente redacción y ortografía Facilidad para interactuar en grupo Dominio de Windows, Microsoft office, internet Brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa de desempeñarse

eficientemente en el área. Aptitud para organización Buenas relaciones interpersonales Habilidades planeamiento, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

CARACTERISTICAS Y FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de fuera. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.

CARACTERISTICAS

Discreción

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

Puntualidad

Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

Paciencia

Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera

Organización

Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir; o advertirlo.

Lealtad

La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la

dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimiento y trabajar para ello.

Tacto

Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse.

Responsabilidad

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

FUNCIONES

Ser puntual en todas sus actividades.

Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.

Mejora y aprendizaje continúo

.

LA COMUNICACIÓN

Es la herramienta esencial atraves de la cual se organizan las acciones de las personas en una organización. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.

FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Proceso Flujos de la comunicación Ascendentes Descendente Lateral

BENEDICIOS DE LA COMUNICACIÓN

Desaparecen los rumores y la radio pasillo

Se comprender mejor los problemas Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas Favorece la identificación del personal Incremente la participación Aumenta la productividad La participación recibe el

adecuado reconocimiento Aumenta el sentido de

pertenencia

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

Clasificación en:

Barreras en el transmisión Barreras en el emisor Barreras en el receptor Barreras físicas Barreras semánticas Barreras psicológicas

TIPOS DE COMUNICACIÓN

Verbal Escrita Corporal

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

Palabras Imágenes Acciones Gestos Contextos

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Simplificación y precisión en mensajes escritos Capacidad de escucha empática Coherencia entre el mensaje y la acción

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación existe siempre en las organizaciones (formal e informal) Los empleados necesitan comunicación con sus superiores La comunicación es un proceso continuo y acumulativo La comunicación efectiva requiere canales múltiples con mensajes

consistentes Los canales más eficaces son los bidireccionales (con interacciones).

CINCO PASOS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

Mapa de ruta Enunciar el punto central en la primera oración Establecer a donde queremos llegar Enumerar los puntos a tratar

Una idea por vez Expresamos a nivel y conocimiento del oyente Sintetizar y reformular Obtener retroalimentación

Ser especifico Cantidad que, cuando, como, cuando Utilizar analogías y ejemplos Establecer la importancia de los puntos que estamos tratando

Palabra, voz y cuerpo Sincronizar lo que estoy diciendo, con el tono de la voz que uso, y el

lenguaje corporal

Ajustarnos a la realidad del oyente Ponernos en el lugar del otro

SIETE PASOS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

Controlar Lo que realmente nos están diciendo Lo que expresan los gestos Si existe información por otra vía Si existen antecedentes Si hay señales emocionales de cansancio No manejar Suposiciones

Simplemente preguntar

Atender a las emociones del otro Evitar los calificativos y las ironías Hablar de los errores, no de la

personalidad de quien la comete Escuchar, serenar al que esta alterado

antes de hablar de lo importante Mostrar moderadamente lo que

sentimos Saludar y despedir a los demás Interesarnos por el otro

Crear un clima de confianza Demostrar que tenemos interés en la comunicación Evitar interrupciones Evitar brusquedades innecesarias Esforzarse por comprender

No irse por las ramas Explicar lo que queremos Contestar lo que se nos pregunta Atestar lo que se nos pregunte Aceptar las expresiones (no comentar con no)

Ser flexible Recordar que nosotros también podemos equivocarnos Pensar si vale la pena ganar la discusión

Reforzar y controlar el mensaje Averiguar si entendieron el mensaje

Necesidades de información de los empleados ¿Cual es mi trabajo? ¿Como lo estoy haciendo? ¿A quién le interesa? ¿Cómo le va a mi sector?

¿Cómo le va a nuestra empresa? ¿Cómo puedo contribuir yo?

Herramientas de comunicación Órdenes verbales Memorándum Revista de la empresa Noticias del día Cartas Carteleras Manual de inducción Teléfono/ e-mail Charlas Cursos y seminarios de información

ETIQUETA Y PROTOCOLO

TALLER

1. Como debe ir nuestra apariencia externa

2. Que se define como protocolo3. Porque se dice que una persona es

un conjunto4. Como se logra un equilibrio en

nuestras relaciones humanas5. Defina glamour 6. Porque se dice que el glamour no

es solo belleza física 7. Cuál es la diferencia entre glamour

y belleza8. Como se identifica el glamour en

una mujer 9. Como se identifica en un hombre el glamor10.Defina etiqueta11.Que describe la palabra etiqueta12.Cuáles son los códigos de etiqueta13.Que ejemplos encontramos de etiqueta

14.Que son los buenos modales15.Que es tener buena educación 16.Como debe ser la educación

SOLUCIÓN

1. Debe ir acompañada de reglas de cortesía que son necesarias para vivir en sociedad y para poder disfrutar de una vida tranquila

2. El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres.

3. Es un conjunto cuando reúne los siguientes elementos: cultura, formación, educación, amabilidad, y estos hacen posible que una persona sea completa.

4. Se debería saber que nuestro comportamiento es más importante que cualquier otra cosa que haga parte de nuestras vidas.

5. Se define como el encanto que posee una persona, que al observarla impresiona, que deja huella.

6. No es solo belleza física, es satisfacción, elegancia, se ve reflejado en todos los aspectos de una persona, en su manera de vestir, de caminar, de sentarse, de hablar de sonreír, de mirar; en su pulcritud, que no solo está asociado al lujo y refinamiento, sino en su manera de actuar en todo aspecto.

7. Se diferencia porque una persona puede ser bella, pero si carece de elegancia pasara inadvertida.

8. Se identifica porque camina derecha, su vestuario es pulcro, anda sin carreras, con la mirada al frente y bien perfumada.

9. Se define pulcro, bien vestido, caballero y galante, sin que su condición viril se acabe.

10.Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento social, clase social o grupo social, reflejo formulas de conducta establecida socialmente.

11.Nos describe un verdadero sistema de actos sociales, tanto en eventos familiares, como grandes ceremonias que garanticen el respeto mutuo en nuestro entorno, elementos que nos permiten unas buenas relaciones con las demás personas, para vivir mejor.

12.Los códigos de etiqueta prescriben y restringen las maneras en que las personas interactúan con los demás, basadas en el respeto para los otros y las costumbres aceptadas en una sociedad

13.Ejemplos de una buena educación: Saludar a nuestros familiares, amigos y conocidos con calidez y respeto. Abstenerse de insultos Ser hospitalarios con los invitados Usar ropa adecuada Tener un buen comportamiento en la mesa Ser puntuales

14. Son necesarios Para vivir en sociedad para conseguir las metas que nos hemos propuesto y para disfrutar de una vida tranquila, hay que saber que el buen trato con las demás personas es fundamental así sea o no de tu agrado.

15.Ayuda a saber qué hacer en casi todas las situaciones cotidianas, a saber tratar con respeto a todas las personas, sin distinción de raza o condición social.

PRESENTACION PERSONAL Y ETIQUETA

En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica el conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior, a través del porte, la vestimenta, el habla y las mejores formas para interactuar con nuestro interlocutor.

Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar, para las personas que participen en ella,

Las personas cultas logran distinguirse entre otras razones por su presentación personal y la observancia de las normas de cortesía y etiqueta.

ETIQUETA

NORMAS DE CORTESIA

Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.

Saludar y responder el saludoReconocer y respetar los derechos de los demásIdentificar, tomar conciencia y cumplir los deberesDesempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia Comportarse con caballerosidad y feminidad en todo momento

NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA

En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente. A continuación se presentan algunas recomendaciones:

Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse.

No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de la casa no lo haga o lo indique explícitamente.Adoptar una posición erguida.No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo, el bordo de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo. Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensalesNo elevar los codos cuando se utilicen los cubiertos.No hablar con la boca llena.No llevar la boca a los alimentos. No hay que acercar la cabeza al plato, si no que el cubierto lleva el alimento a la boca.No tomar un trago de agua, vino o cualquier otra bebida con la boca llena.No utilizar demasiado la servilleta, mantenerla sobre las piernas. No limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta, mantenerla sobre las piernas.No empuñar los cubiertos; sostenerlos con naturalidad.No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos.No hacer ruidos con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar o al beber del vaso o tomar la sopa.No mirar el contenido de las bandejas cuando llegue a la mesa. Hacerlo es de mala educación.En bufe, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato.No tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento; se corre el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien.No tomar el cuchillo como una pluma de escribir.No apoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.No comer con la punta del cuchillo.No comer con la boca abierta.No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis, frutas…, estas se hacen con el tenedor.No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar de bocado en bocado.No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad. Es una absoluta grasería.No tomar el plato con las manos. Solo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.No comer el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez. Las galletas y tostadas si se pueden morder, pero en pequeños bocados.

No sostener el pan con el tenedor.No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos o al llevar un vaso, taza o copa a los labios, resulta muy cursi.No poner las manos encima del plato para impedir que repitan alguna porción o alimento.No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan, aunque no le guste.No iniciar conversaciones desagradables.Evitar temas relacionados con problemas de salud.No usar palillos.No retocarse en la mesa.

NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE

Si la comida no corresponde con lo pedido, esta fría o no es de su agrado, devolverla con discreción y cultura.Si se derrama algo, no limpiar la mesa; solicitar al camarero que lo haga, utilizar una servilleta.Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero.Si en la mesa a sucedido un desastre porque algo se rego, debe pararse a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa, esto lo hace el camarero.Actualmente, una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante. En este caso, ella sugiere las comidas, pero siempre pide a su invitado que escoja la bebida. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.

SECRETARIA EJECUTIVA

La secretaria es un departamento muy importante en toda empresa es por ello que toda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permitan realizar un excelente trabajo estos componentes son:

1) Facilidad de expresión

Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa tales como Personal de Administración,Empleados, Clientes, Proveedores, Supervisores, y toda aquella persona que amerita tener una información con respecto a la compañía.

Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que le permitan tener una calidad de comunicación a continuación citaremos varias características al respecto:

 Dominio del tema Buen Vocabulario Buena Dicción Facilidad para exponer las ideas Cordialidad y respeto.

2) Buenos modales Es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de una empresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea, puesto que los posibles percances que puedan presentarse entre el grupo de trabajo, atrasan los procesos y procedimientos de la empresa, y generan un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.

Un factor muy importante en el avance de toda compañía, es su relación, con las personas ajenas a la empresa, pero que tienen un vinculo con la empresa por cualquier vía, bien sea como productores, proveedores, consumidores, clientes, o cualquier otra forma de vinculo con la empresa, por ello, es que es importante que toda secretaria, mantenga estos vínculos, en perfecta armonía, por el bien de la empresa, y demás factores que lo integran.

3) Facilidad de redacciónToda secretaría necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de la empresa tales como actas, funciones, anotaciones de procedimientos, inventarios, nóminas, planillas, listado de precios, relación de gastos entre muchas otras funciones dependiendo del servicio que brinde la empresa y de las funciones inherentes al cargo que varían de una empresa a otra, es por ello, que toda secretaria debe tener excelente dominio, de todo procedimiento, que requiere llevar cualquier tipo de informe escrito.

Toda secretaria debe tener excelente dominio de los procesos de: Descripción, Narración, Síntesis o Resumen, Abreviación, Paráfrasis, Entre otras formas de expresión de lenguaje escrito. Ortografía, Redacción, Conocimiento del Orden Alfabético en cuanto a Archivo.

4) Creatividad y dinámicaEn toda empresa se presentan cualquier tipo de imprevisto, situaciones inesperadas, que ameritan soluciones improvisadas que contribuyan a que los

imprevistos, no afecten, el excelente desenvolvimiento de la empresa y de las diferentes funciones de la empresa.

Por eso, es necesario que toda buena secretaria sea creativa, dinámica, y que tenga mucha facilidad para levantarse en medio de las presiones que causan los imprevistos, y ella pueda ser un eslabón importante en la empresa.

5) ResponsabilidadEs una de las características más vitales de una secretaria.

Amerita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanto asistencia, respeto del horario, y prontitud en cuanto a cada una de las tareas que deba realizar

6) ConfiabilidadLa secretaria debe formar parte de la Confiabilidad de la empresa y todos los documentos a los que la secretaria tenga acceso deben mantenerse estrictamente archivados, organizados, protegidos, y garantizando el cuidado y protección acerca del contenido, evitar su extravío, evitar que personas ajenas tengan acceso a esos documentos o a los datos privados contenidos en ellos.

7) El ambiente, recursos y herramientas de trabajo La Secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden en todas las cosas concernientes a su trabajo.

Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todos los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo, tales como:

 Archivo, Escritorio,- Carpetas,- Libros de Actas,- Libros Ingresos,- Carpetas Nóminas,- Carpetas de Facturación,- Carpeta con Relación de gastos,- Documentos registrados en la Computadora,- Buzón de Archivos

PROTOCOLO DE LA SECRETARIA

Presencia importante

Entusiasmo

Cortesía

Amabilidad

Respeto

LealtadAmorDetalles

Motivación

Sociabilidad

Excelente edu.

Personalismo y calidad

Compromiso

Rectitud

Responsabilidad

Verdad

EleganciaColaboración

Organización

Honestidad

Interés