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Universidad de Guayaquil
Facultad de ciencias administrativas
Escuela de contaduría pública autorizada
Tesis presentada como requisito para optar por el título de contador público autorizado
Tema: “Diseño de un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las
actividades de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo”
Autor:
Marjorie Patricia Mora Aguayo
Tutor:
Cpa Johana Marieliza Pilacuán Cadena
Palabras claves:
CONTABILIDAD, PROCEDIMIENTOS, POLITICAS, FUNCIONES
Guayaquil, Marzo, 2018
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍAFICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS CONTABLES PARA MEJORAR LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA VILLACIS ALVARADO OSCAR EDUARDO
AUTOR/ES(apellidos/nombres):
MORA AGUAYO MARJORIE PATRICIA
REVISOR(ES)/TUTOR(ES)(apellidos/nombres):
RIVERA AGUILAR ESTRELLA ZULEMA / PILACUAN CADENA JOHANA MARIELIZA
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
UNIDAD/FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA
GRADO OBTENIDO:FECHA DE PUBLICACIÓN:
MARZO, 2018 N° DE PÁGINAS: 117
ÁREA TEMÁTICA: CONTABILIDADPALABRAS CLAVES/KEYWORDS:
CONTABILIDAD, PROCEDIMIENTOS, POLITICAS, FUNCIONES, CONTROL INTERNO
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El presente estudio fue desarrollado en la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo con el objetivo de diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las actividades diarias de la empresa con el fin de eliminar las deficiencias y debilidades que se dan en el departamento contable durante los procesos que se realizan inadecuadamente debido al mal uso de la información. En la investigación se aplicó teorías y conceptos básicos como el control interno. Se utilizó el tipo de investigación descriptiva y de campo, las técnicas utilizadas para la recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista al gerente y al contador, encuesta a los empleados del área contable y administrativo, las preguntas fueron basadas a la problemática actual que atraviesa la empresa, con las cuales se logró determinar la usencia de procedimientos para el proceso del manejo de la información contable. Con los resultados obtenidos se determinó la propuesta para optimizar los procesos actuales, por lo que se procedió a desarrollar los procedimientos necesarios para los colaboradores del área contable de la empresa
ADJUNTO PDF SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES:
Teléfono: 0997810896 E-mail: [email protected]
CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN
Nombre: Abg. Elizabeth Coronel C.
Teléfono: 2690300
E-mail: [email protected]
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DEDICATORIA
A: Dedico esta tesis en primer lugar a Dios quien me guía y me permite concluir mi carrera
como contadora, a mi esposo e hijo que son el pilar fundamental de vida
A mi madre por ser padre y madre, por brindarme su apoyo y su amor.
A todas las personas que me ayudaron a seguir desarrollando la tesis y me dijeron que no
me dé por vencida para terminar la tesis en tres meses lo cual me parecía imposible.
Gracias a todos, Dios los bendiga
viii
AGRADECIMIENTO
Primeramente agradezco a Dios, padre todo poderoso el que me dio la vida y me permite
abrir los ojos cada mañana, el que me ama, me cuida y me permite y alcanzar mis sueños.
Agradezco a mi amado esposo Joel Galarza por ser parte de vida, por su amor y cariño
incondicional, a pesar de los momentos difíciles siempre ha sido mi ayuda idónea.
A mi madre que ha luchado tanto en la vida, gracias por darme la oportunidad de estudiar,
por sus consejos, su apoyo incondicional.
A mi hijo lo más hermoso que Dios me dio, fuente de inspiración de lucha, motivo por el cual
debo seguir adelante.
Agradezco a mi tutora Cpa Johana Pilacuán, quien me ha guiado en todo momento, por su
dedicación y paciencia, sin su colaboración hubiera sido más complicado, muchas gracias
Al Ing. Gabriel Villacís por darme la oportunidad de realizar este proyecto de investigación en
su empresa para poder culminar mi carrera.
A todos mis familiares, mis suegros, amigos y todas aquellas personas que forman parte de
mi vida.
Muchas gracias de corazón, Dios los bendiga
ix
Tabla de contenidoCapítulo 1....................................................................................................................................................2
El Problema.................................................................................................................................................2
1.1 Planteamiento del problema............................................................................................................2
1.2 Formulación y sistematización..........................................................................................................3
1.2.1. Formulación del problema.........................................................................................................3
1.3. Objetivos de la investigación............................................................................................................4
1.3.1. Objetivo general........................................................................................................................4
1.3.2. Objetivos específicos.................................................................................................................4
1.4 Justificación del proyecto.................................................................................................................4
1.4.1. Justificación teórica..................................................................................................................4
1.4.2. Justificación práctica.................................................................................................................5
1.4.3. Justificación metodológica........................................................................................................5
1.5 Delimitación de la investigación.......................................................................................................5
1.6 Hipótesis...........................................................................................................................................6
1.6.1. Variable dependiente:...............................................................................................................6
1.6.2. Variable independiente:............................................................................................................6
Capítulo 2....................................................................................................................................................9
Marco referencial........................................................................................................................................9
2.1 Antecedentes de la investigación......................................................................................................9
2.2 Marco teórico..................................................................................................................................14
2.2.1. Manual.....................................................................................................................................14
2.2.2. Características..........................................................................................................................14
2.2.3. Importancia.............................................................................................................................15
2.2.4. Manual de procedimiento......................................................................................................15
2.2.5. Ventajas del manual de procedimientos..................................................................................16
2.2.6. Contenido de un manual de políticas y procedimientos contables.........................................16
2.2.7. Importancia del Manual de Políticas........................................................................................17
2.2.8. Características de una política.................................................................................................17
2.2.9. Cuentas Contables...................................................................................................................18
2.2.10. Contabilidad...........................................................................................................................18
x
2.2. 11. Información contable............................................................................................................18
2.2.12. Comprobantes y documentos................................................................................................18
2.2.13. Control interno......................................................................................................................19
2.2.14. COSO 2...................................................................................................................................19
2.2.15. Proceso contable...................................................................................................................19
2.2.16. Estructura organizacional......................................................................................................20
2.3 Marco contextual.............................................................................................................................20
2.3.1. Antecedentes de la empresa...................................................................................................20
2.4 Marco conceptual...........................................................................................................................21
2.4.1. Glosario...................................................................................................................................21
2.5 Marco legal......................................................................................................................................23
2.5.1. Servicio de rentas internas – Reglamento LORTI.....................................................................23
2.5.2. Código de trabajo....................................................................................................................25
2.5.3. Instituto de seguridad social....................................................................................................26
Marco Metodológico.................................................................................................................................28
3.1 Diseño de la Investigación..............................................................................................................28
3.1.1. Metodología Cuantitativa........................................................................................................28
3.1.2. Metodología Cualitativa...........................................................................................................28
3.2 Tipo de la investigación...................................................................................................................29
3.2.1. Investigación descriptiva..........................................................................................................29
3.2.2. Investigación de campo...........................................................................................................29
3.3 Población y muestra........................................................................................................................30
3.3.1. Población.................................................................................................................................30
3.3.2. Muestra...................................................................................................................................30
3.4 Técnicas e instrumentos de la investigación....................................................................................31
3.4.1. Observación directa.................................................................................................................31
3.4.2. Entrevista.................................................................................................................................33
3.4.3. Encuesta..................................................................................................................................33
3.5 Validez y confiabilidad de los instrumentos.....................................................................................33
3.5.1. Entrevista al gerente................................................................................................................34
3.5.2. Entrevista a la contadora.........................................................................................................35
3.5.3. Encuesta a los empleados..................................................................................................37
xi
Capítulo 4..................................................................................................................................................47
Propuesta..................................................................................................................................................47
4.1 Titulo de la propuesta......................................................................................................................47
4.2 Objetivo general de la propuesta....................................................................................................47
4.3 Objetivos específicos.......................................................................................................................47
4.4 Detalle de la propuesta....................................................................................................................47
4.4.1. Identificación...........................................................................................................................48
4.4.2. Índice.......................................................................................................................................48
4.4.4. Políticas....................................................................................................................................48
4.4.5. Procedimientos........................................................................................................................48
4.4.6 Diagrama de flujo......................................................................................................................49
4.4.7. Formatos..................................................................................................................................50
4.5 Justificación de la propuesta............................................................................................................50
4.6 Desarrollo de la propuesta..............................................................................................................51
Conclusiones..............................................................................................................................................96
Recomendaciones.....................................................................................................................................97
Bibliografía................................................................................................................................................98
xii
Índice de tablas
Tabla 1 Operacionalización de la variable Dependiente................................................................7
Tabla 2 Operacionalización de la variable Independiente...........................................................8
Tabla 3 Distribución de la población............................................................................................30
Tabla 4 Conoce un manual de procedimientos y políticas contables............................................37
Tabla 5 Funciones definidas en el cargo.......................................................................................38
Tabla 6 Existencia de organigrama de la empresa.......................................................................39
Tabla 7 Sistema contable confiable para la empresa...................................................................40
Tabla 8 Control cronológico de cheques emitidos........................................................................41
Tabla 9 Conocimiento de los procesos del departamento contable.............................................42
Tabla 10 Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios...................43
Tabla 11 Opinión en cuanto al manual de procedimientos y políticas contables........................44
xiii
Índice de figuras
Figura 1. Ubicación de la empresa Villacís Oscar.........................................................................21
Figura 2. Conoce manual de procedimientos y políticas contables.............................................37
Figura 3. Funciones definidas en el cargo....................................................................................38
Figura 4. Existencia de organigrama de la empresa.....................................................................39
Figura 5. Sistema contable adecuado para la empresa................................................................40
Figura 6. Control cronológico de cheques emitidos.....................................................................41
Figura 7. Conocimiento de los procesos del departamento contable..........................................42
Figura 8. Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios..................43
Figura 9. Manual que explique de manera detalla el trabajo......................................................44
xiv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS CONTABLES PARA MEJORAR LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA VILLACIS ALVARADO OSCAR EDUARDO”
Autor: Mora Aguayo Marjorie Patricia
Tutor: Cpa Johana Marieliza Pilacuán Cadena
Resumen
El presente estudio fue desarrollado en la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo con el objetivo de diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las actividades diarias de la empresa con el fin de eliminar las deficiencias y debilidades que se dan en el departamento contable durante los procesos que se realizan inadecuadamente debido al mal uso de la información. En la investigación se aplicó teorías y conceptos básicos como el control interno. Se utilizó el tipo de investigación descriptiva y de campo, las técnicas utilizadas para la recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista al gerente y al contador, encuesta a los empleados del área contable y administrativo, las preguntas fueron basadas a la problemática actual que atraviesa la empresa, con las cuales se logró determinar la usencia de procedimientos para el proceso del manejo de la información contable. Con los resultados obtenidos se determinó la propuesta para optimizar los procesos actuales, por lo que se procedió a desarrollar los procedimientos necesarios para los colaboradores del área contable de la empresa.
Palabras Claves: Contabilidad, procedimientos, políticas, funciones, control interno
xv
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
SCHOOL OF ACCOUNTING PÚBLIC AUTHORIZED
THESIS PRESENTED AS A REQUIREMENT TO QUALIFY FOR THE TITLE OF CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANT
TOPIC: "DESIGN OF A MANUAL OF PROCEDURES AND POLICIES ACCOUNTANT TO IMPROVE THE ACTIVITIES OF THE COMPANY VILLACIS ALVARADO OSCAR EDUARDO"
Author: Mora Aguayo Marjorie Patricia
Tuthor: Cpa Johana Marieliza Pilacuán Cadena
Abstract
The present study was developed in the company Villacís Alvarado Oscar Eduardo with the objective of designing a manual of procedures and accounting policies to improve the daily activities of the company in order to eliminate the deficiencies and weaknesses that occur in the accounting department during the processes that are performed improperly due to misuse of information. In the research, theories and basic concepts such as internal control were applied. The type of descriptive and field research was used, the techniques used for data collection were direct observation, the interview with the manager and the accountant, survey of the accounting and administrative employees, the questions were based on the current problem that crosses the company, with which it was possible to determine the lack of procedures for the process of handling the accounting information. With the results obtained, the proposal was determined to optimize the current processes, for which reason the necessary procedures for the collaborators of the accounting area of the company were developed.
Keywords: Accounting, procedures, policies, functions, internal control
1
INTRODUCCION
La empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo dedicada a las actividades de construcciones en
estructuras metálicas, presenta problemas en el manejo de la información y desarrollo de las
labores contables, el presente trabajo trata sobre el diseño de un manual de procedimientos y
políticas contables para mejorar las actividades de la empresa, el mismo que sirva de guía y
apoyo para el correcto manejo y presentación de la información.
Capítulo 1: El problema. Se detalla la problemática junto con la sistematización de la
investigación. Además de los objetivos tanto general, como específicos y de manera posterior
se menciona la justificación, las diferentes variables y la hipótesis planteada en la presente
investigación.
Capítulo 2: Marco referencial. Se detallada los antecedentes de la investigación que hace
referencia a una breve información que se relaciona con el diseño de manuales de
procedimientos y políticas contables. El Marco Teórico señala diferentes definiciones útiles en
el desarrollo de la investigación. Adicionalmente se menciona el Marco contextual y conceptual.
Capítulo 3: Marco metodológico. Indica los procesos a seguir para la resolución del
problema. Está constituido por el diseño de la investigación, tipo, técnicas e interpretación de
resultados.
Capítulo 4: La propuesta. Es la etapa final donde se basa nuestro proyecto, en ella se
elaboró el diseño del manual propuesto para la empresa.
Y finalmente se concluye con conclusiones y recomendaciones.
2
Capítulo 1
El Problema
1.1 Planteamiento del problema
El hombre hace mucho tiempo atrás se ha propuesto en llevar controles perfectos de los
movimientos financieros que se realizan en las grandes, medianas y pequeñas empresa, por lo
tanto, la contabilidad es el lenguaje de los negocios en el mundo.
A nivel mundial, las empresas requieren de un proceso básico para realizar cada una de las
actividades que se llevan dentro de ellas, independientemente de su actividad económica con
la finalidad de optimizar los recursos, por esto es la importancia de crear instrucciones
detalladas llamados manuales. El diseño de manuales depende de las necesidades que surgen
de cada empresa, de esta manera alcanzará los objetivos para el área contable.
En el Ecuador las empresas del sector de la metalmecánica, algunas de ellas no cuentan
apropiadamente con procedimientos internos y externos del control contable, consideran que
es solo es una técnica para las grandes industrias por la cantidad de funciones e información
que manejan. Por lo tanto, los manuales de políticas y procedimientos deben ser efectuados
independientemente de su actividad económica en el mercado. Las empresas deben contar
con un manual preciso que detalle el cargo, actividad y responsabilidad de cada colaborador del
área contable, para que tengan información correcta, ya que a la hora de la toma decisiones
sea confiable el resultado de los estados financieros. Los objetivos, políticas y procedimientos
se establecen de manera muy clara con el apropiado proceso del registro de las transacciones
contables de la empresa.
3
La empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo, inicio sus actividades comerciales hace varios
años, dedicándose a las actividades de construcciones basadas en estructuras metálicas como:
edificaciones, puentes, viviendas entre otros. La empresa en la actualidad lleva contabilidad, ha
aumentado sus proyectos y también sus funciones y esto ha provocado que los empleados sean
polifuncionales, no hay un control interno por lo tanto no hay responsabilidades en los cargos
asignados.
La compañía ha venido atravesando una serie de inconvenientes en el área contable, entre
las más relevantes, pago de intereses y multas por mora a entes reguladores, problemas con
proveedores, ausencia de políticas contables, perdida de documentos como facturas de
compras y ventas, retenciones, notas de crédito, inadecuado manejo de documentos contables,
se presume que una de las causas principales es que los empleados no poseen un manual de
políticas y procedimientos contables como guía de apoyo en las actividades que realizan a
diario en la empresa, lo cual permita conocer la función, ubicación, cargo y límite de
responsabilidad.
1.2 Formulación y sistematización
1.2.1. Formulación del problema.
¿Cómo afecta la ausencia de un manual de procedimientos y políticas contables en las
actividades diarias de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo?
1.2.2. Sistematización del problema.
¿Cómo influye el mal manejo de los documentos contables para la elaboración y
presentación de los estados financieros de la empresa?
4
¿De qué manera la ausencia de políticas y procedimientos contables afecta en las
obligaciones con los entes reguladores?
¿Cómo afecta la ausencia de control en los pagos de planillas al IESS?
1.3. Objetivos de la investigación
1.3.1. Objetivo general.
Diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las actividades de la
empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.
1.3.2. Objetivos específicos.
Diagnosticar el nivel de riesgo en los procedimientos contables que actualmente lleva la
empresa.
Analizar la situación contable, tributaria actual, a través de técnicas e instrumentos que
permitan mejorar las actividades existentes del proceso contable.
Verificar la confiabilidad de la información contable mediante la revisión comparativa de
los reportes generados del sistema vs el soporte de cada registro.
Establecer los procedimientos necesarios para el diseño del manual en base a las
actividades que desempeña cada empleado.
1.4 Justificación del proyecto
1.4.1. Justificación teórica.
Se busca mediante la investigación propuesta la aplicación de la teoría y de los conceptos
básicos como el control interno que es un proceso desarrollado por los empleados, dueños y
gerente de la empresa con la conclusión de encontrar explicaciones a situaciones de las
actividades, registros y tareas que son desarrolladas en el departamento contable, realizadas
5
por cada trabajador, con intensión de explicar la obligatoriedad y responsabilidad de sus
laborares bajo un control adecuado al momento de realizar la tarea, para detectar los errores
que se encuentran en la empresa. Por ende la importancia de diseñar un manual que sea útil y
primordial para la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.
1.4.2. Justificación práctica.
Para mejorar la estructura organizacional de la empresa es de importancia diseñar la
propuesta, con este manual de procedimientos y políticas contables vamos a conocer como es
el funcionamiento de la empresa y analizar problemas que se encuentren en la misma, así se
propondrá cambios en los procesos que se están llevando para el registro de las operaciones y
tener resultados positivos a la hora de analizar los estados financieros y tomar las decisiones
que se consideren dentro de ella.
1.4.3. Justificación metodológica.
Esta propuesta fue enfocada al sector metalmecánico, industria elegida con el fin de
beneficiarla en sus funciones cotidianas, de esta forma ayudar a regularizar, corregir y organizar
las actividades que se realizan, para que los resultados financieros obtenidos sean más
confiables. Para hacer esta investigación se utilizará las técnicas de la encuesta, la entrevista a
los dueños y empleados que trabajan en el departamento contable y administrativo de la
empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo, para poder lograrlo es importante el diseño de los
procesos convenientes para la empresa.
1.5 Delimitación de la investigación
La presente investigación se realiza en la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo que ha
venido realizando trabajos de servicio del sector de la metalmecánica, la misma que se
6
encuentra ubicada en las calles Guerrero Martínez 3220 y Cristóbal Colon referente a cuatro
cuadras de la farmacia Cruz Azul, en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas. La finalidad
del diseño de procedimientos y políticas en el área contable se pretende facilitar la correcta
ejecución de las actividades definidas para cada puesto o cargo establecido, sirviendo como
guía las instrucciones que deben realizar los trabajadores del área contable.
El proyecto se inicia el 2 de octubre del 2017 y terminará el 31 de enero del 2018 en un
plazo no mayor a 6 meses para recopilación de la documentación que proviene de la encuesta
al personal y de entrevistas al gerente y contadora u otras personas implicadas en el proceso
diario que lleva la entidad.
1.6 Hipótesis
Diseñar un manual de procedimientos y políticas contables, mejorará el desempeño de las
actividades en los procesos contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.
1.6.1. Variable dependiente:
Manual de procedimientos y políticas contables.
1.6.2. Variable independiente:
Mejorar el desempeño de las actividades en el área contable.
7
Tabla 1 Operacionalización de la variable Dependiente
Variable
dependienteDefinición
ConceptualDefinición operativa
Dimensiones Indicador Ítem o preguntas Técnica e instrumento
Manual de procedimientos y políticas contables
Un manual de políticas y procedimientos es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de una rea, departamento, dirección, gerencia u organización.
Desarrollar la propuesta de la siguiente forma:Determinar procedimientos y responsabilidades en la elaboración de las actividades contables
Manual de procedimiento
Manual de políticas
Control interno
Nivel de cumplimiento con el SRI, y normas contables que regulen la entidad
Reporte de vales de caja chica existentes en cada mes
Numero de políticas destinadas a controlar las operaciones contables del negocio.
¿Se realiza control de las actividades contables tributarias?
¿La empresa cuenta con un fondo límite para la caja chica?
¿Existe políticas determinadas en cada rubro contable?
Entrevista
Y
Cuestionario
Nota. Elaboración propia. (2018)
8
Tabla 2 Operacionalización de la variable Independiente
Variableindependiente
Definición Conceptual
Definición operativa
Dimensiones Indicadores Ítem o preguntas Técnica e instrumen
toMejorar el desempeño de las actividades en el área contable.
Se refiere a la forma de mejorar alguna acción o trabajo realizado mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los estados financieros
Empleando la propuesta del manual de procedimientos y políticas contables mejorara la organización y clasificación de la información contable
Desarrollo de funciones
Procesos contables
Estructura organizacional
Número de transacciones contables vs estados de cuenta emitido por el banco.
Grado de cumplimiento del control interno.
Numero de funciones específicas, cual es el responsable directo y las responsabilidades a sumir.
¿Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente?
¿Existen controlen en las operaciones del área contable?
¿Existe un documento que describa las funciones a su cargo?
Entrevista
Y
Cuestionario
Nota. Elaboración propia. (2018)
9
Capítulo 2
Marco referencial
2.1 Antecedentes de la investigación
En esta investigación se tomó como referencias investigaciones al tema planteado
como soporte a la propuesta que se nombra a continuación.
Según Cassanello y Sánchez (2016), en su trabajo de investigación titulado “Diseño de
procesos financieros y administrativos, para la empresa Vicente Cueva Maridueña”
plantea como objetivo: Diseñar los procesos financieros y administrativos para la entrega
de información oportuna y eficaz, que ayudará a obtener resultados en la empresa de
servicio de agente de aduana Vicente Cueva Maridueña. Llegando a la conclusión de que
la empresa se maneja con procedimientos inadecuados, sin especificar cual el rol que
debe llevar cada empleado y esto ha llevado a un análisis de la información que arrojan
los estados financieros, y se relaciona con la presente investigación, por lo tanto se
diseñara un manual que cuente con un control interno de la descripción total de las
actividades para aprovechar en forma adecuada los recursos que posee la empresa.
Según Montero y Gonzales (2016) en su trabajo de investigación titulado “Manual de
procedimientos del proceso contable en Azabache s.a. del cantón Ventanas”, planteo
como objetivo general: Diseñar un Manual de procedimientos que contribuya a la calidad
del proceso contable de la empresa Azabache SA. Llegando a la conclusión que la entidad
no cumple con un correcto orden en el manejo de la documentación por la falta de
desconocimiento de tareas y no realiza procesos a seguir para la distribución de tiempo, y
se relaciona con la presente investigación, por lo tanto el control de las actividades es
10
fundamental para cumplir sin problema con los procesos de la compañía y toma de
decisiones gerenciales.
Tomando como referencia a Becerra y Coveña (2016). En su trabajo de investigación
titulado “Diseño de un manual de control interno para el departamento contable de la
empresa Becosa S.A, planteo como objetivo general: Diseñar un manual de procesos
contables de control interno que permite controlar la gestión económica de la empresa
Becosa S.A. sucursal Guayaquil". Llegando a la conclusión que tiene personal
polifuncional, ya que ninguno tiene obligaciones por cual hay retraso en la presentación
de los estados financieros, por lo tanto la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo
necesita una guía para ser más eficientes en el desarrollo de sus actividades.
Según Álvarez (2012) afirma. “En su trabajo titulado “Manual de procedimientos para el
área contable de distribuidora Negociemos”, planteo como objetivo general: Diseñar los
procesos y procedimientos necesarios para el área contable de la Distribuidora
Negociemos obtenga una información eficaz y eficiente para la toma de decisiones”.
Llegando a la conclusión de implementar un manual de procedimientos y políticas, en el
cual se obtendrá mayor revisión de los registros contables y labores cotidianas, aportando
a la presente investigación de cómo se debe manejar la información de las actividades
diarias de forma confiable y oportuna que permita obtener los estados financieros
precisos.
Según Sierra (2014) afirma. “En el libro Administración Financiera, concluye que el
manejo indiscriminado del área contable, conduce sin lugar a dudas, a una
11
suboptimización de los procesos operativos de las organizaciones que luego afectan en el
manejo del área contable” (p.105).
Esto se relaciona con el trabajo de investigación, por lo que nos permite saber que se
necesita una guía adecuada para los procesos, para alcanzar una buena tarea de las
operaciones que se realizan en el departamento contable y no cometer errores que
afectan dentro y fuera de la empresa.
Según La Editorial Oau (2016) afirma. “En el estudio de manual de procedimientos
existe la obligación de corregir errores en cuanto sean descubiertos, para lograr una
mayor eficiencia en los procesos contables. Por tanto, necesariamente se debe estudiar el
método contable de la compañía, así como las cuentas y, además, tener claros los
conocimientos de contabilidad, para poder identificar y clasificar los errores contables”
(p.46).
Determina un control en los procesos contables y saber de donde surgen los
problemas, por lo tanto se diseña controles específicos en las funciones contables.
Según Estupiñan y Niebel (2015) afirma. “En su libro dice que las actividades de control
son políticas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización y
garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se administren
de manera que se cumplan los objetivos” (p.85).
Establece medidas sobre la elaboración de resultados en dicha empresa, en donde se
diseña políticas y procesos, para las actividades del personal que deben realizar para el
cumpliendo los objetivos establecidos por la entidad.
12
Según Rey (2013) afirma. “En su libro todo empresario deberá llevar una contabilidad
ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico
de todas sus operaciones, así como la elaboración de sus estados financieros de la
sociedad. Plantea que hay que se diseñar una guía, en función de cada actividad para
tener en forma clara y precisa como llevar la información de acuerdo a sus funciones”. Se
relacionada con la presente investigación por el manual de políticas y procedimientos para
llevar de forma ordenada la información contable.
Según Romero (2013) afirma. “El manual de procedimientos son de obligatoria
aplicación por parte de los entes públicos, los cuales tienen el propósito de garantizar la
razonabilidad y consistencia de las cifras consignadas en los estados contables e informes
complementarios, mediante acciones de validación y registro adecuado de las operaciones
que permitan su confrontación con los flujos reales y físicos de los bienes, derechos y
obligaciones que se reconocen en el proceso contable y revelan la situación
administrativa” (p102). Presupuesto público y contabilidad gubernamental
Requiere que las tareas detalladas en el manual den cumplimiento a las funciones que
permitan establecer resultados verdaderos en los estados financieros, igualmente en los
documentos y sus registros para confirmar veracidad en la información presentada por los
empleados.
Según Valencia (2012) afirma: “El manual de procedimiento su objetivo es expresar en
forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo. Este manual es una guía con la que se explica al
13
personal como hacer las cosas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo
ingreso” (p.71). Como elaborar y usar manuales administrativos
Se relaciona con la presente investigación debido a la necesidad de implementar en
forma detallada las operaciones que se realizan a diario en el área contable de la
empresa.
Según Nieto y Unda (2014) en su trabajo de investigación titulado “Diseño e
implementación de un manual de procedimientos de control contable – financiero
aplicado al departamento de contabilidad de AVIMARQUES CÍA. LTDA, plantea como
objetivo general: Demostrar la ausencia de procesos estructurados en el área contable –
financiera, a través de un análisis sistemático de los procedimientos en el área, para elevar
la eficiencia del departamento, llegando a la conclusión que es preciso una guía de las
funciones del departamento contable para que no exista repetición de las tareas, la cual
se presente de manera ordenada la información contable para realizar los estados
financieros.
Según Fonseca (2011) afirma. “Las actividades deben ser evaluadas en el contexto de
las políticas y procedimientos establecidos por la gerencia, con el fin de afrontar los
riesgos relacionados con los objetivos de cada actividad importante” (p.59). Sistema de
organizaciones para el control interno
Llegando a la conclusión que un mal proceso contable inadecuado, ocasiona falta de
organización en las actividades diarias, por lo tanto no hay información segura al
momento de realizar los estados financieros. Se necesita de un control detallado de las
labores cotidianas que precisen la realidad de la información.
14
2.2 Marco teórico
El presente trabajo de investigación es para mejorar los procesos contables de las
actividades, mediante un manual de procedimientos y políticas contables, a través de la
conceptualización acertada de la literatura de varios autores, que ofrecen teorías
utilizadas al problema de investigación, se consultó libros e internet, en lo cual se
encontró información en cuanto al tema a investigar.
Según Álvarez (2016) afirma. “Conjunto de políticas y procedimientos en papel o
electrónico, que describen el trabajo que realiza un área dentro de la organización el
director general de esta autoriza a las áreas tener su propio manual de políticas y
procedimientos” (p.151). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos
2.2.1. Manual
Según Álvarez (2016) afirma. “Los manuales son una de las herramientas administrativas y
operativas más eficaces para transmitir conocimientos o experiencias porque documentan la
tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema” (p.66). Manual para elaborar
manuales de políticas y procedimientos
2.2.2. Características
Flexibles: porque se adaptan al desarrollo de la entidad, permiten modificaciones
de acuerdo a las necesidades de la empresa en bienestar de la misma.
Coherentes: Los procedimientos tendrán un orden lógico y secuencial para la
misma.
Utilices y oportunos: sirve de guía básica para los empleados en la realización de
sus labores.
15
Claros y concisos: Es redactado en un lenguaje comprensible para los usuarios y
detallan cada una de las actividades concisamente.
Completos: Consideran los elementos materiales, humanos y la dirección hacia las
metas propuestas.
Utilidad: Estandarizan las actividades a través de la estructura de los
procedimientos”
2.2.3. Importancia
Actualmente tienen la necesidad de operar con eficiencia estableciendo el uso de
manuales de normas, procedimientos y políticas contables necesarios para construir un
sistema financiero confiable. Coherente y acorde al propósito que requiere la misma, de
acuerdo a su estructura, volumen de operaciones, recursos, demanda de productos y/o
servicios por parte de los clientes o usuarios.
2.2.4. Manual de procedimiento
Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes
áreas de área empresa.
Los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones
como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la
empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial
de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un ámbito predeterminado del tiempo de realización, el uso de recursos
16
materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y control para
lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
2.2.5. Ventajas del manual de procedimientos
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para
el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo de la
información.
Proporcionan la descripción de cada una de las funciones al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento,
2.2.6. Contenido de un manual de políticas y procedimientos contables
Portada o caratula
Índice del contenido
Introducción
Objetivos general
Políticas contables
Procedimientos
17
Diagrama de flujo
Formatos
Anexos
2.2.7. Importancia del Manual de Políticas
Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la
orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede
contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. (Álvarez, 2016, p.91)
2.2.8. Características de una política
Establece lo que la dirección quiere o prefiere que se haga en cada tema
importante de la organización.
No dice cómo proceder (eso lo dice el procedimiento).
Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.
Ayuda a las personas, a nivel operativo, a tomar decisiones firmes y adecuadas con
la dirección.
Tiende a darle consistencia a la operación.
Es un medio para que a todos se les trate de forma equitativa.
Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.
Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos
rutinarios.
Estandariza los procesos, la calidad del servicio, del producto y la atención a
clientes internos y externos.
18
Estandariza la calidad en los servicios y productos que obtiene la organización de
sus proveedores.
Que haya mucha disciplina por parte de la dirección para respetar la política.
Vigilar que se cumpla cabalmente en todos los niveles jerárquicos.
Revisarlas y mejorarlas cada año. (Álvarez, 2016, p.73)
2.2.9. Cuentas Contables
Según Mendoza y Ortiz (2012) afirma. “Las cuentas son el medio contable utilizado para
registrar y resumir los aumentos o disminuciones de las partidas del activo, pasivo,
patrimonio, ingresos y gastos” (p.83). Contabilidad financiera para contaduría y
administración
2.2.10. Contabilidad
Según Ortiz y Mendoza (2016) afirma. “Es un sistema de información integrado a la
empresa, que permite identificar, clasificar, analizar y evaluar, en términos monetarios,
las operaciones y transacciones de una empresa con miras a ofrecer información útil,
veraz, oportuna y eficiente a los interesados” (p.6).
2.2. 11. Información contable
Según Godoy (2009) afirma: “El objetivo de los estados contables es brindar
información sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolución económica y
financiera en el periodo que abarcan con la finalidad de facilitar la toma de decisiones”
(p.15) Contabilidad para abogados
2.2.12. Comprobantes y documentos
19
Según Godoy (2009) afirma. “Elementos respaldatorios de los registros contables, que
expresan los acontecimientos y hechos económicos efectuados por la empresa. El
desarrollo contable parte del acontecimiento económico, y cada uno de estos estar
respaldado por el respectivo comprobante” (p.21) Contabilidad para abogados
2.2.13. Control interno
El control interno es una función que tiene por objetivo salvaguardar y preservar los
bienes de una organización, evitando desembolsos indebidos de dinero y ofreciendo la
mayor seguridad de que no se contraerán deudas y ningún otro tipo de obligación sin
previa autorización. (Olivares, 2013, pág. 95) Contabilidad general
2.2.14. COSO 2
Es un sistema que permite implementar el control interno en cualquier tipo de entidad
u organización. Sus siglas se refieren al Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, quienes evaluaron y llegaron a la conclusión que la ausencia de
orden en los procesos de una entidad, representa una diversidad de riesgos, por lo tanto,
es necesario evaluarlos y darles una respuesta inmediata para evitar los posibles fraudes o
errores que pudieren surgir. (Estupiñán, 2015, 25 Control interno y fraudes)
2.2.15. Proceso contable
El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la
Contabilidad en un período determinado, regularmente del año calendario o ejercicio
económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados
financieros. (Vascones, 2002, pag.90) Contabilidad intermedia
20
2.2.16. Estructura organizacional
Es la estructura formal de una empresa, es la forma en que los órganos y cargos están
distribuidos en los distintos niveles (grados) y en los diversos departamentos de la
empresa. La estructura organizacional es compleja y puede ser representada gráficamente
mediante organigrama. (Hernández, 2007, pág. 87) Análisis administrativo
2.3 Marco contextual
2.3.1. Antecedentes de la empresa
Osermind (Villacís Alvarado Oscar Eduardo) es una empresa de nacionalidad
ecuatoriana creada el 1 de julio de mil novecientos noventa con una actividad económica
inicial dedicada a servicios de mantenimiento industrial, sistemas neumáticos, sistema
hidráulico, cambio de piezas de maquinarias, soldadura en general, taller que funcionaba
al sur de la ciudad en las calles Guerrero Martínez 3220 y francisco segura. Con el
asesoramiento y motivación del Ing. Gabriel Villacís hijo del dueño de la empresa de
buscar y ampliar su negocio con otros servicios vinculados a la construcción y público en
general, con todo lo relacionado a estructuras metálicas, es allí que comienza a realizar
obras en el sector de la industria, actividad económica que le ha permitido a Osermind
mantenerse en el mercado.
La compañía actualmente se encuentra ubicada en el centro de la ciudad en las calles
Guerrero Martínez 3220 y Cristóbal Colon referente a cuatro cuadras de la farmacia Cruz
Azul, en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas.
21
Figura 1. Ubicación de la empresa Villacís Oscar
2.4 Marco
conceptual
2.4.1. Glosario
Actividad: Unidad de actuación o conjunto de actuaciones que se realizan en una
organización para el cumplimiento de sus fines económicos y financieros. En este sentido,
toda organización puede entenderse como una secuencia de actividades con el objetivo
de suministrar un producto/servicio al cliente. (Mora, 2008, pág. 13) Diccionario de
contabilidad, auditoría y control de gestión
Administración.- Conjunto de actividades, incluye planeación y toma de decisiones,
organización, direccion y control dirigidasa los recursos de una organización con el fin de
alcanzar las metas organizacionales de manera eficiiente y eficaz. (Griffin, 2011, pág. 5)
Adminsitracion de empresas
22
Cargo: conjunto de tareas y responsabilidades reconocidas, normales y periódicas que
constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. (Sastre, 2009, p.52) Diccionario de
dirección de empresas y marketing
Control: Acción de comprobar que todas las actividades se realicen como fueron
previstas. (Sastre, 2009, p.59) Diccionario de dirección de empresas y marketing
Estados financieros: Son informes que utilizan las instituciones para reportar la
situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o
período determinado. (Olivares, 2013, pág. 95) Contabilidad general
Manual: Conjunto de políticas y procedimientos que describen el trabajo que realiza un
área dentro de la organización. (Alvarez, 2016, pág. 277) Manual para elaborar manuales
de políticas y procedimientos
Organización: Es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente
definido por medio de la planeación. (Gomez, 1994, pág. 191) Organización y planeación
de empresas
Organigrama: Grafica que muestra la estructura de una organización, indicando
claramente los nombres de los puestos autorizados y las relaciones entre jefe y
colaborador. (Alvarez, 2016, pág. 278) Manual para elaborar manuales de políticas y
procedimientos
Políticas: Conjunto de lineamientos, directrices, reglas, costumbres y normas
relacionados a un tema en particular, que han sido autorizados por el director general o la
persona designada a ello para facilitar la toma de decisiones en las actividades rutinarias.
(Alvarez, 2016, pág. 279) Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos
23
Procedimiento: Guía detallada que muestra como dos o más personas que realizan un
trabajo dentro de la organización. En un procedimiento solo se incluye el trabajo de las
personas sobre las cuales la organización tiene injerencia, no sobre proveedores externos
ni sobre clientes externos. (Alvarez, 2016, pág. 280) Manual para elaborar manuales de
políticas y procedimientos
Proceso: Todo proceso tiene proveedores y clientes. Dentro de cada proceso puede
haber uno o más procedimientos. Un proceso se realiza con materias primas, mano de
obra, maquinaria y equipo, métodos y procedimientos y medio ambiente. (Alvarez, 2016,
pág. 280) Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos
2.5 Marco legal
Todos y cada artículo de los estatutos diferentes sirven como base y fundamento para
la presente investigación, las cuales señalan las obligaciones que hay que cumplir para
funcionar en el país legalmente.
2.5.1. Servicio de rentas internas – Reglamento LORTI
Art. 19.- Contribuyentes a llevar contabilidad.- Están obligadas a llevar contabilidad y
declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades.
También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero
operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato
anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento,
incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias,
forestales o similares.
24
Art. 20.- Principios generales.- La contabilidad se llevará por el sistema de partida
doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en
consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento
económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al
respectivo ejercicio impositivo.
Art. 21.- Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la
presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a
la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el
caso. Las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público
que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las
empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para
fines tributarios.
Art. 50.- Obligaciones de los agentes de retención. La retención en la fuente deberá
realizarse al momento del pago o crédito en cuenta, lo que suceda primero. Los agentes
de retención están obligados a entregar el respectivo comprobante de retención, dentro
del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta, a las personas a
quienes deben efectuar la retención.
En el caso de las retenciones por ingresos del trabajo en relación de dependencia, el
comprobante de retención será entregado dentro del mes de enero de cada año en
relación con las rentas del año precedente. Así mismo, están obligados a declarar y
depositar mensualmente los valores retenidos en las entidades legalmente autorizadas
para recaudar tributos, en las fechas y en la forma que determine el reglamento.
25
Art. 56.- Impuesto al valor agregado sobre los servicios.- El impuesto al valor agregado
IVA, grava a todos los servicios, entendiéndose como tales a los prestados por el Estado,
entes públicos, sociedades, o personas naturales sin relación laboral, a favor de un
tercero, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual, a cambio
de una tasa, un precio pagadero en dinero, especie, otros servicios o cualquier otra
contraprestación.
2.5.2. Código de trabajo
Codificación 17 Registro oficial suplemento 167 última modificación del código de
trabajo 26-sep-2012 en estado vigente define:
Art. 1.- Ámbito de este Código.- Los preceptos de este Código regulan las relaciones
entre empleadores y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de
trabajo. Las normas relativas al trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios
internacionales ratificados por el Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a las
que ellas se refieren.
Art. 8.- Contrato individual.- Contrato individual de trabajo es el convenio en virtud del
cual una persona se compromete para con otra u otras a prestar sus servicios lícitos y
personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada por el convenio, la ley, el
contrato colectivo o la costumbre.
Art. 42.- Obligaciones del empleador.- Son obligaciones del empleador: entre las
cuales tenemos.
Pagar las cantidades que correspondan al trabajador, en los términos del contrato y de
acuerdo con las disposiciones de este Código.
26
Establecer comedores para los trabajadores cuando éstos laboren en número de
cincuenta o más en la fábrica o empresa, y los locales de trabajo estuvieren situados a más
de dos kilómetros de la población más cercana.
Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales
necesarios para la ejecución del trabajo, en condiciones adecuadas para que éste sea
realizado
Art. 79.- Igualdad de remuneración.- A trabajo igual corresponde igual
remuneración, sin discriminación en razón de nacimiento, edad. sexo, etnia, color, origen
social, idioma, religión, filiación política, posición económica, orientación sexual, estado de
salud, discapacidad, o diferencia de cualquier otra índole; más, la especialización y
práctica en la ejecución del trabajo se tendrán en cuenta para los efectos de la
remuneración.
2.5.3. Instituto de seguridad social
Art. 73.-Inscripción del afiliado y pago de aportes.- El empleador está obligado, bajo su
responsabilidad y sin necesidad de reconvención, a inscribir al trabajador o servidor como
afiliado del Seguro General Obligatorio desde el primer día de labor, y a remitir al IESS el
aviso de entrada dentro de los primeros quince (15) días, con excepción de los
empleadores del sector agrícola que están exentos de remitir los avisos de entrada y de
salida, acreditándose el tiempo de servicio de los trabajadores únicamente con la planilla
de remisión de aportes, sin perjuicio de la obligación que tienen de certificar en el carné
de afiliación al IESS, con su firma y sello, la fecha de ingreso y salida del trabajador desde
el primer día de inicio de la relación laboral.
27
Art. 83.- Derecho del empleador para descontar aportes al trabajador.- Sin perjuicio de
las obligaciones patronales correspondientes, el patrono tiene derecho a descontar a los
afiliados, al efectuar los pagos de sueldos y salarios, el valor de los aportes personales, el
de los descuentos por otros conceptos que el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
ordenare, y el de las multas que este impusiere a sus afiliados. Si el patrono no ha hecho
uso del derecho a descontar los aportes personales, al efectuar el pago de sueldos y
salarios, podrá ejercerlo en el pago siguiente o subsiguiente, como plazo máximo.
Art. 94.-Responsabilidad patronal.- Si por culpa de un patrono el IESS no pudiere
conceder a un trabajador o a sus deudos las prestaciones en dinero que fueran
reclamadas y a las que habrían podido tener derecho, o si resultaren disminuidas dichas
prestaciones por falta de cumplimiento de las obligaciones del empleador, este será
responsable de los perjuicios causados al asegurado o a sus deudos, responsabilidad que
el Instituto hará efectiva mediante la coactiva.
28
Capítulo 3
Marco Metodológico
3.1 Diseño de la Investigación
El diseño para la propuesta es cuantitativo y cualitativo ya que se utilizará técnicas para
la recolección de información por medio de la entrevista y la encuesta, la investigación
será descriptiva y de campo con esto se podrá realizar el análisis del control interno de la
empresa, utilizando los instrumentos mencionados.
Se investigará la estructura organizacional y funcional de la empresa, especialmente el
área contable. Se investigó técnicas de recolección de información, para identificar cuáles
son los factores que influyen en las tareas contables diarias de la empresa, en la cual se
detectó varios inconvenientes en los procesos, no convenientes para la empresa.
3.1.1. Metodología Cuantitativa
Según oriol (2013) afirma. “Es el procedimiento de decisión que pretende señalar, entre
ciertas alternativas, usando magnitudes numéricas que pueden ser tratadas mediante
herramientas del campo de la estadística. Por eso la investigación cuantitativa se produce
por la causa y efecto de las cosas “(p.41). Metodologías cualitativas e investigación
La técnica que se utiliza es la encuesta para la recolección de opiniones de los
encuestados con el propósito de efectuar un análisis de los resultados cuantitativos
estadísticos que son utilices para la investigación.
3.1.2. Metodología Cualitativa
Según Pérez y Báez (2007) afirma. “La investigación con esta metodología hace
conveniente cuando se desea conocer las razones por lo que los individuos (aisladamente
29
o en grupo: consumidores, empleados, etc.) actúan de la forma en que lo hacen, tanto en
lo cotidiano, como cuando un suceso irrumpe de forma tal que pueda dar lugar a cambios
en la percepción que tienen de las cosas” (p.24). Investigación Cualitativa
Esta metodología hace referencia al análisis de cualidades, además permitirá mayor
comprensión de los diferentes procesos que lleva la empresa en la actualidad por medio
de la entrevista y la observación.
3.2 Tipo de la investigación
3.2.1. Investigación descriptiva
Según Maldonado (2015) afirma. “Mediante este tipo de investigación, que utiliza el
método de análisis, se logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta,
señalar sus características y propiedades” (p.41). La metodología de la investigación
Consiste en describir el comportamiento, situaciones y eventos que surgen en el
departamento contable sin influir sobre él, toda información obtenida del área contable
permitirá establecer la importancia de la idea para implementar el manual de políticas y
procedimientos para las funciones que se dan en la empresa.
3.2.2. Investigación de campo
Según Maldonado (2015) afirma. “Este tipo de investigación se apoya en informaciones
que provienen entre otras de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones”
(p.39). La metodología de la investigación
Para la presente investigación se facilita la obtención de fuentes primarias donde
ocurren los hechos para obtener información del gerente y cargos más relevantes de la
30
empresa, los mismos que se son afectados por falta de conocimiento en los procesos
internos de la empresa.
3.3 Población y muestra
3.3.1. Población
Según Gonzales (2012) afirma. “La población es el conjunto de todos los elementos de
la misma especie que se presentan en una característica determinada o que corresponden
a una misma definición y a cuyos elementos se le estudiaran sus características y
relaciones” (p72). Metodología de la investigación con ejemplos
La población en la presente investigación es la empresa Villacís Alvarado Oscar
Eduardo, conformada por 9 personas, las que se detallan a continuación:
Tabla 3 Distribución de la población
Cargo CantidadGerente general 1Contador 1Asistente contable 1Asistente administrativa 1Operativos 5Total 9
Nota. Fuente: Elaboración propia (2018)
3.3.2. Muestra
Según González (2012) afirma. “La muestra es el subconjunto de la población. A partir
de los datos de las variables obtenidos de ella (estadísticas), se calculan los valores
estimados de esas mismas variables para la población” (p.73). Metodología de la
investigación con ejemplos
31
La empresa Villacís es empresa dedicada a la industria de la metalmecánica con un
número pequeño de empleados, por lo tanto no se escogió ninguna muestra y se investigó
a todo el personal contable y administrativo de la empresa.
3.4 Técnicas e instrumentos de la investigación
Existen varias técnicas para la recolección de la información del trabajo, como técnicas
se utilizara lo siguiente:
3.4.1. Observación directa
Según Bernal (2010) afirma. “La observación cada día cobra mayor credibilidad y su uso
tiende a generalizarse, debido a que permite obtener información directa y confiable,
siempre y cuando se haga mediante un procedimiento sistematizado y muy controlado”
(p.194). Metodología de la investigación
La observación se realizará en la empresa Villacís Alvarado Oscar para conocer el
mecanismo que utilizan en las tareas diarias, como se maneja la información y cuál es su
comportamiento ante los problemas que se dan en el departamento contable.
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINSITRATIVAS
Proyecto de investigación
“Diseño de un manual de procedimientos y políticas para mejorar el área contable de la
empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo”
32
Ficha para la observación directa
Aspecto Si No No aplica
¿Se realiza control de las actividades
contables tributarias?
X
¿Cuenta con políticas contables para la
elaboración y presentación de los estados
financieros?
X
¿Existe políticas determinadas en cada rubro
contable?
X
¿Existe un documento que describa las
funciones a su cargo?
X
¿Existen plazos en cuanto a los créditos que
se otorgan a los clientes?
X
¿Los cobros a clientes son emitidos a nombre
de la compañía?
X
¿Se lleva en orden cronológico de la fotocopia
de los cheques emitidos por la empresa?
X
¿Se lleva control de los gastos, cuentas y
documentos por pagar?
X
¿Existe registro y control de los ingresos? X
¿Las conciliaciones bancarias se realizan
mensualmente?
X
¿La empresa cuenta con un fondo límite para
la caja chica?
X
¿Se mantienen al día en las obligaciones con
los entes reguladores?
X
¿Existe una fecha límite de recepción de
facturas de los proveedores?
X
¿Existe reloj biométrico para el control de
asistencia y horas extras de los empleados?
X
¿El acceso al sistema contable es limitado? X
33
3.4.2. Entrevista
Según Maldonado (2015) afirma. “Una encuesta es un conjunto de preguntas
normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el
fin de conocer estados de opinión o hechos específicos” (p.177). La metodología de la
investigación
La entrevista se realizará al gerente de la organización que nos aportará información
para nuestro trabajo de investigación, así como también se entrevistará a la contadora
para profundizar las situaciones que se dan en el departamento contable.
3.4.3. Encuesta
Las encuestas se definen como la recopilación de datos dentro de un tema de opinión
especifico, mediante el uso de formularios aplicados sobre una muestra de unidades de
población, diseñados con preguntas precisas para solicitar las opiniones de los
encuestados y así obtener respuestas confiables. La información de las encuestas se
tabula, se analiza e interpreta. (Razo 2015, p.238) Metodología de la investigación
La encuesta son preguntas que van preparadas para profundizar las causas e
inconvenientes de los problemas que se han desarrollado molestias al área contable,
preguntas que van dirigidas a un grupo de empleados del área del tema de interés que se
está investigando, la cual se realizará individualmente a cada colaborador de la empresa.
Con la información obtenida de la encuesta y las entrevistas se diseñará el manual de
procedimientos y políticas contables que ayudará al departamento en los procesos
contables que lleva actualmente la empresa.
3.5 Validez y confiabilidad de los instrumentos
34
3.5.1. Entrevista al gerente
Nombre: Gabriel Villacís
1. ¿La empresa cuenta con un fondo límite para la caja chica?
La empresa no cuenta con fondo para caja chica, la asistente me llama para
solicitar que hay que comprar algo necesario para la obra y tiene que esperar hasta
que yo llegue a la oficina.
2. ¿Se realiza control de las actividades contables tributarias?
No hace un control de las actividades contables que realizan los trabajadores.
3. ¿Cuenta con políticas contables para la elaboración y presentación de los estados
financieros?
No contamos con políticas para la elaboración y presentación de los estados
financieros, la contadora los elabora bajo sus propios criterios, se los presenta
cuando lo requiere alguna institución.
4. ¿Existe una fecha límite de recepción de facturas de los proveedores?
No existe fecha límite para recibir las facturas de los proveedores.
5. ¿Existe políticas determinadas en cada rubro contable?
No
6. ¿Existe reloj biométrico para el control de asistencia y horas extras de los
empleados?
La empresa no cuenta con un reloj biométrico, el registro de los empleados se
hace en una agenda en oficina, cuando van a obra se controla la entrada y salida
del personal por medio del supervisor de obra.
35
7. ¿Considera que es necesario implementar un manual de políticas y
procedimientos contable dentro de la empresa que sirva de guía y apoyo a los
empleados?
Si el uso del manual sirve para mejorar el desarrollo organizacional de varias
maneras, al igual que las políticas contables que se establezcan. Sería un gran
beneficio para la empresa contar con el manual, el mismo que ayudará y guiará a
los empleados en sus labores cotidianas.
3.5.2. Entrevista a la contadora
Nombre: Fabiana Bajaña
1. ¿Existe registro y control de los ingresos?
Para llevar el registro de los ingreso no siempre contamos con el soporte ya que el
gerente se encarga de realizar los depósitos, no lo hace con la fecha establecida
que es entregada la papeleta para realizar el deposito a la cuenta bancaria de la
empresa, el gerente no siempre entrega el comprobante de haber realizado a
veces se olvida de hacer el depósito y lo hace mucho tiempo después, el registro se
realiza cuando se ha confirmado la transacción en la cuenta.
2. ¿Existen plazos en cuanto a los créditos que se otorgan a los clientes?
No el gerente no tiene establecido plazos de crédito a todos los clientes
3. ¿Los cobros a clientes son emitidos a nombre de la compañía?
No siempre salen a nombre de la empresa los cheques que se reciben, para
realizar los depósitos hay que esperar que venga el gerente para entregarle los
cheques y el efectivo de ser el caso.
36
4. ¿Se lleva un control de los gastos, cuentas y documentos por pagar?
Por lo general siempre en obra piden de último momento que se compre algún
material, se compra cerca del lugar y no le dan factura o el empleado no pide, las
cuentas por pagar no lleva un control estricto debido a que el dueño a veces se
lleva la factura de los materiales comprados y no la devuelve de inmediato y no se
realiza la retención como lo estable la entidad reguladora.
5. ¿Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente?
Las conciliaciones bancarias no se realizan ya que no hay un control de los cheques
emitidos, no solo la asistente gira los cheques, también el gerente, el mismo que
carga la chequera, no hay registro de lo que gira, se olvida de anotar el valor y
beneficiario en el talón de la chequera. Los estados de cuenta no llegan a la
dirección de la empresa, llegan a la casa del gerente.
6. ¿Se mantienen al día en las obligaciones con los entes reguladores?
Las declaraciones no son canceladas a tiempo debido a muchos inconvenientes
antes mencionadas. La cancelación de las planillas de aportes no siempre se
cancelan tarde, cuando pasa es porque se la generación de las mismas se hace
después de la fecha establecida, a los proveedores porque a veces no consta la
factura en contabilidad.
7. ¿El acceso al sistema contable es limitado?
No solo el contador tiene acceso, debido a que todos realizan ingreso de
información al sistema contable.
37
3.5.3. Encuesta a los empleados
1. ¿Conoce que es un manual de procedimientos y políticas contables?
Tabla 4 Conoce un manual de procedimientos y políticas contables
Alternativa Población PorcentajeSi 1 14%
No 6 86%Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
Figura 2. Conoce manual de procedimientos y políticas contables.
Análisis
Solo el 14% sabe lo que es un manual de procedimientos y políticas contables, mientras
que en su mayoría el 86% desconoce lo que es manual de políticas y procedimientos, es
notable que aquí los procedimientos se realicen mecánicamente y esto trae dificultades
en sus tareas cotidianas en las operaciones contables de la empresa. Desconocen lo
importante que es, el cual les sirve de guía y apoyo en sus funciones.
14%
86%
SiNo
38
2. ¿Tiene definidas las funciones que están a su cargo?
Tabla 5 Funciones definidas en el cargo.
Alternativas Población PorcentajeSi 1 14%
No 6 86%Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
Figura 3. Funciones definidas en el cargo
Análisis
Podemos apreciar en el grafico solo 14% esta consiente de sus funciones que debe
realizar en la empresa, mientras que el 86% no tiene sus funciones definidas las
actividades que cotidianamente se ejecutan en la empresa. Se puede evidenciar la
desorganización en cuanto al compromiso para realizar las tareas por desconocimiento de
cuáles y como deben ejecutarse sus trabajos en cuanto a las necesidades de la empresa.
14%
86%
SiNo
39
3. ¿La empresa cuenta con un organigrama o esquema de organización?
Tabla 6 Existencia de organigrama de la empresa
Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%
No 7 100%Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
Figura 4. Existencia de organigrama de la empresa
Análisis
El 100% de la población contesto que no existe un organigrama dentro de la empresa,
ni siquiera sencillo, es evidente que no hay una organización definida en los niveles
jerárquicos que establezca de manera clara la labor de cada empleado en cuanto a sus
funciones que hace y el puesto a que corresponde. Es importante dar a conocer cuáles son
sus responsabilidades en el cargo que desempeñan para evitar duplicidad de trabajo.
100%
SiNo
40
4. ¿Cree usted que el sistema contable que lleva actualmente la empresa es
confiable?
Tabla 7 Sistema contable confiable para la empresa
Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%
No 5 71%Tal vez 2 29%Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
Figura 5. Sistema contable adecuado para la empresa
Análisis
El 71% por ciento de la población contesto que no es confiable y el 29% tal vez piense
que es confiable. Si bien podemos decir que todo el personal tiene acceso al sistema
contable, esto es negativo para la empresa, se puede evidenciar que al momento de
generar los reportes la información no ha sido ingresada correctamente al sistema.
71%
29%
SiNoTal vez
41
5. ¿Se lleva en orden cronológico de la fotocopia de los cheques emitidos por la empresa?
Tabla 8 Control cronológico de cheques emitidos
Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%
No 5 71%Tal vez 2 29%Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
71%
29%
SiNoTal vez
Figura 6. Control cronológico de cheques emitidos
Análisis
El 29% de la población desconoce si se lleva un control adecuado secuencial de la
fotocopia de los cheques, mientras que el 71% contesto afirma que no existe o se lleva un
control oportuno de los cheques emitidos. Es necesario llevar un control y registro
periódicamente de los cheques que se desembolsa, esto ayudara a tener flujo para las
operaciones.
42
6. ¿Conoce cuáles son los procedimientos contables adecuados?
Tabla 9 Conocimiento de los procesos del departamento contable
Alternativas Población PorcentajeSi 1 14%
No 4 57%Desconoce 2 29%
Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
Figura 7. Conocimiento de los procesos del departamento contable
Análisis
En las respuestas el 14% de la población conoce de los procesos que se deben realizar
en el área contable al momento de realizar sus funciones, mientras que el 57% no tienen
idea de cómo llevar los procedimientos contables y el 29% desconoce de los procesos que
deben llevarse en sus funciones que realizan en la empresa.
14%
57%
29%
SiNoDesconoce
43
7. ¿Existe un procedimiento definido para la adquisición de materiales, insumos y
servicios para empresa?
Tabla 10 Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios
Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%
No 7 100%Desconoce 0 0%
Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
100%
SiNoDesconoce
Figura 8. Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios
Análisis
En el grafico se puede observar que el 100% de la población índica que no existe un
procedimiento de registro adecuado para solicitar la adquisición insumos, materiales o
servicios. Es muy importante el control de lo que ingresa a la empresa corre riesgos como:
desabastecimiento, robos, etc.
44
8. ¿Está de acuerdo que la empresa tenga a su alcance un manual de
procedimientos y políticas contables que explique de manera detallada como
ejecutar cada función?
Tabla 11 Opinión en cuanto al manual de procedimientos y políticas contables
Alternativas Población PorcentajeSi 7 0%
No 0 0%Total 7 100%
Nota. Información recopilada para la encuesta
Figura 9. Manual que explique de manera detalla el trabajo
Análisis
El 100% del personal está consciente de la necesidad de que exista un manual de
políticas y procedimientos, ya que este es un instrumento que les permite conocer el
desarrollo de sus funciones dentro de la empresa, es guía de apoyo para desenvolverse
mejor en sus funciones diarias.
100%
SiNo
45
3.6 Análisis de los resultados
Mediante la observación, preguntas realizadas en la encuesta y en la entrevista se
determinó que la empresa realiza operaciones inadecuadas en el área contable, esto se
debe a que la mayoría del personal desconoce los procedimientos para la ejecución de
ciertas actividades contables, entre las inconsistencias se encontró que:
La empresa no cuenta con un fondo de caja chica para los gastos menores, no hay
un custodio responsable, el único que maneja el efectivo es el gerente, si hay un
improvisto hay que esperar hasta que llegue con el dinero.
No existen políticas contables para la elaboración y presentación de los estados
financieros, la contadora los elabora bajo su propio criterio.
La documentación contable no se clasifica de manera ordenada, todo se lleva en
una sola carpeta.
No existe documentación como facturas de compras y ventas, retenciones, notas
de crédito y débito, en los comprobantes de ingreso, egreso y diarios no existe
soporte de lo antes descrito.
No se realizan las conciliaciones bancarias, el contador desconoce de esta
actividad.
Los cobros a clientes no son depositados inmediatamente, el recaudador solo
realiza depósitos cuando hay cobros en gran cantidad.
Las declaraciones no son realizadas a tiempo, la contadora presenta sustitutivas
con intereses y multas
46
No hay registro de entradas y salidas en reloj biométrico, el personal se registra en
una agenda que es del dueño.
No cuentan con una persona específica destinada para el retiro de las retenciones
efectuadas por el cliente.
47
Capítulo 4
Propuesta
4.1 Titulo de la propuesta
Diseño de un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las
actividades de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.
4.2 Objetivo general de la propuesta
Diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar la actividad
económica y contable de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.
4.3 Objetivos específicos
Analizar las políticas contables que requiere la empresa implementando reglas y
normas por escrito de las instrucciones.
Plasmar procedimientos contables de forma secuencial y ordenada a través del
diagrama de flujo para ejecutar cada proceso de trabajo.
Mejorar los procesos existentes estableciendo políticas y procedimientos para los
cargos y actividades que se desempeñan dentro del área contable.
4.4 Detalle de la propuesta
En la presente investigación se expresa la necesidad de diseñar un adecuado instructivo
como guía y apoyo en las actividades diarias que se realizan el departamento contable.
Contenido de la propuesta:
Identificación
Índice
Alcance
48
Políticas
Procedimientos
Diagrama de flujo
Formatos
4.4.1. Identificación
Es la portada del manual en donde consta el logotipo, nombre de la empresa, fecha de
elaboración y el título del manual propuesto.
4.4.2. Índice
Se presenta de forma ordenada, los apartados principales que establecen el manual de
procedimientos y políticas.
4.4.3. Alcance
El ámbito de aplicación es el área contable y los cargos que son desempeñados por el
contador, asistente contable, asistente administrativa entre otros cargos que tienen
actividades relacionadas con el departamento contable.
4.4.4. Políticas
La aplicación de las políticas contables es una guía básica para la acción, se va a
prescribir los límites generales dentro del cual se realizan las actividades. Las mismas que
son de gran importancia para la empresa para cumplir con los objetivos establecidos.
4.4.5. Procedimientos
Aquí se detalla del procedimiento de las actividades de cada uno de los empleados en
cuanto a sus cargos y responsabilidades, para que no exista la duplicidad de las funciones
y la información sea registrada de manera adecuada.
49
4.4.6 Diagrama de flujo
El diagrama de flujo es la elaboración del procedimiento, ya que a través de él se ve
gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada. Como
por ejemplo recibir, enviar, etc. A continuación se explica la simbología básica de la
diagramación.
Símbolo Nombre Descripción
Inicio o Fin Representa el inicio y final de un proceso
Proceso Indica un determinado proceso, funciones y actividades
Decisión Esto demuestra que se debe tomar una decisión: si o no
Documento Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento
Línea de flujo Indica el orden de la ejecución de las operaciones
Bloque de documentos
Refiere a un conjunto de documentos
Archivo Indica la acción de almacenamiento de archivos, reportes, etc.
Conector dentro de la misma pagina
Circulo que se utiliza para indicar continuidad del diagrama de flujo
50
Conector con otra pagina
Se utiliza para indicar continuidad del diagrama en una hoja adicional
4.4.7. Formatos
Los formatos contienen datos fijos y espacios en blanco como facturas, vale de caja,
etc., para ser llenados con información requerida en los procesos que se ejecutan para uso
interno y externo; consta de varios ejemplares que pueden tener diferentes usos diversos
de acuerdo a la necesidad de la actividad que se elabore.
4.5 Justificación de la propuesta
Con la propuesta se espera impulsar a la empresa con nombre comercial Osermind, a
fortalecer la actividad contable y su desarrollo a través del diseño de un manual de
procedimientos y políticas contables, que permita tomar las mejores decisiones y guiar sus
acciones, así la consecución de los objetivos fijados y al mismo tiempo controlar todas las
tareas contables.
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4.6 Desarrollo de la propuesta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Y POLITICAS CONTABLES
Marzo 2018
Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar Página 1 de 47
AprobóRevisóElaboró
Marjorie Mora
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
Índice
Introducción……………………………………………………………….. 3
Objetivos del manual……………………………………………………… 4
Alcance……………………………………………………………………. 4
Organigrama………………………………………………………………. 6
Política Manejo de la caja chica…………………………………………... 7
Procedimiento Manejo de la caja chica…………………………………… 8
Diagrama de flujo Manejo de la caja chica……………………………….. 9
Política de Conciliación bancaria………………………………………..... 10
Procedimiento de Conciliación bancaria……………………………….…. 11
Diagrama de flujo de Conciliación bancaria…………..……………….…. 12
Política de Cuentas por cobrar…………………………………………..… 13
Procedimiento de Cuentas por cobrar……………………………………... 14
Diagrama de flujo de Cuentas por cobrar………………..………..………. 15
Políticas de Cuentas por pagar………………………………….…..……... 16
Procedimiento de Cuentas por pagar…………………………………....… 17
Diagrama de flujo de Cuentas por pagar………………………………..… 18
Política de Estados financieros……….…………………………………… 19
Procedimiento de Estados financieros……….…………………….……… 20
Diagrama de flujo de Estados financieros……….………………..…….…. 21
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
Políticas de Declaración y pago de impuestos…..…………..……..…..….. 22
Procedimiento de Declaración y pago de impuestos……….……..…..…… 23
Diagrama de flujo de Declaración y pago de impuestos……….………..… 24
Políticas de Roles y pago de sueldo….…….………….…..…………...….. 25
Procedimiento de Roles y pago de sueldo….…………….…….…..……... 26
Diagrama de flujo de Roles y pago de sueldo….…………….……….…... 27
Políticas de Compra de materiales, insumos o servicios……………..….... 28
Procedimiento de Compra de materiales, insumos o servicios……….…... 29
Diagrama de flujo de Compra de materiales, insumos o servicios…..….... 30
Políticas de Control y pago de planillas Iess…...….……….……....……... 31
Procedimiento de Control y pago de planillas Iess……………....…...…... 32
Diagrama de flujo de Control y pago de planillas Iess …...….………….... 33
Políticas de Registro de anticipo de obra. …………………..……….…… 34
Procedimiento de Registro de anticipo de obra. …………………….……. 35
Diagrama de flujo de Registro de anticipo de obra. ………..…………….. 36
Formatos…………………………..………………………………….…… 37
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
1. Introducción
El propósito fundamental de la elaboración del manual de procedimientos es
establecer cuáles son las responsabilidades de los cargos asignados para cada
colaborador en el departamento contable, lo cual ayudará a la orientación de
los colaboradores en sus las actividades asignadas de manera clara para el
beneficio de la entidad.
Para la elaboración del presente manual se tuvo en cuenta el conjunto de
políticas y procedimientos de contabilidad, lo cual generan información
necesaria para la tomar decisiones.
55
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
2. Objetivo del manual
El objetivo del manual es detallar las políticas, procedimientos y principios
necesarios para la elaboración y presentación de los estados financieros, el
mismo que servirá de ayuda y guía al personal del departamento de
contabilidad
2. Alcance
El alcance del presente manual comprende departamento de contabilidad de la
empresa para ser aplicado por los colaboradores que afectan de manera diaria
las operaciones contables
3. Responsables
Elaborado por: Marjorie Mora
Revisado por:
Autorizado y aprobado por:
57
Organigrama propuesto
Sistemas
Ayudante de obra
Oficiales de obra
Supervisor de obra
Asistente administrativo
Jefe de logística Jefe de operaciones
Mensajero
Asistente contable
Contadora
Gerente general
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
Bodeguero
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
Objetivo:
Llevar de manera eficiente la administración del fondo de la caja chica.
Políticas:
El fondo para la de caja chica será de $200.00 para los cubrir los gastos
menores.
La reposición se debe realizar al 75% de haberse consumido la caja chica.
La reposición de la caja chica será en cheque.
El responsable de la caja chica deberá guardar el efectivo dentro de un cajón
bajo llave.
La caja chica solo es solo para cubrir gastos mínimos, no para préstamos o
anticipo de sueldo.
Los desembolsos deben constar con los respectivos soportes.
Para lo que es movilización, se debe hacer firmar el vale de caja como soporte,
ya que no hay justificativo.
Los justificativos de desembolso de la caja chica deberán contener el visto
bueno del contador.
Periódicamente y sin previo aviso por parte de cualquier funcionario que
designe el gerente se realizará una “auditoria” al fondo de caja chica,
verificando que la suma del dinero en efectivo más todas las facturas sea igual
al valor total del fondo.
Manejo de la caja chica
Responsable: Asistente contable
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N° Actividad1 Asistente contable Recibe el requerimiento del empleado para incurrir en el
gasto vinculado con el giro de negocio.2 Asistente contable Elabora el recibo del vale de caja por el concepto,
beneficiario, fecha y valor, lo hace firmar del solicitante para constancia del dinero que le entrega.
3 Empleado solicitante Recibe el efectivo, realiza la compra y solicita la factura al proveedor como soporte del gasto.
4 Empleado solicitante Entrega la factura del gasto realizado al asistente contable.
5 Asistente contable Recibe la factura original, lo compara con el valor entregado y verifica que la factura conste con los datos antes expuestos, guarda la factura con los demás soportes en la caja donde se encuentra el dinero en efectivo.
7 Asistente contable Emite un reporte detallando los gastos al que adjunta las facturas, los vales debidamente ordenados y lo entrega al contador para su verificación.
8 Contadora Verifica el reporte de caja chica y decide si lo aprueba o no.
9 Contadora Da el visto bueno a los vales de caja que estén debidamente soportados y los que no están, descuento para el empleado por no justificar el gasto.
10 Contadora Elabora la liquidación de compra y emite la solicitud con los respectivos respaldos para el reembolso de la caja chica y envía a gerencia para su aprobación.
11 Gerencia Revisa y aprueba para que se emita el cheque
12 Contadora Realiza el cheque a nombre del custodio e imprime el recibo y envía a gerencia para la recolección de firmas.
13 Gerencia Realiza la firma conjunta y lo devuelve a la contadora
14 Contadora Registra el cheque y hace firmar del asistente el recibo como constancia de entregarle el fondo de la caja chica.
15 Asistente contable Recibe el cheque y saca copia para el archivo cronológico, efectiviza el cheque para la reposición de la caja chica
16 Asistente contable Archiva el reporte de caja chica junto con los documentos justificativos.
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
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PROCEDIMIENTO: MANEJO DE LA CAJA CHICAManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar
Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
No
DIAGRAMA DE FLUJO: MANEJO DE CAJA CHICA
ASISTENTE CONTABLE EMPLEADO CONTADORA GERENCIA
Recibe el requerimiento del empleado
Inicio
Elabora el vale de caja
por el dinero que entrega
Recibe el efectivo, realiza la compra y pide la
factura
Entrega la factura del
gasto realizado al asistente
Recibe la factura y la compara con el valor
entregado
Emite un reporte detallado de los gastos
Recibe y verifica el reporte de la caja chica
Elabora la liquidación de compra y solicitud para el reembolso
Da el visto bueno de vales soportados y descuento a los que están sin justificar
Fin
Si
Revisa y aprueba para emitir el
cheque
Realiza el cheque a nombre del custodio para
recolección de firmas
Realiza las firmas conjuntas
Envía a la contadoraRegistra el cheque y lo hace
firmar del asistenteRecibe y efectiviza para la
reposición
Archiva el reporte con los
soportes
Fin
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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado Oscar
Procedimi
Objetivo
Verificar todos los movimientos bancarios que no se encuentren registrados para detectar las faltas y comprobar las operaciones financieras no reconocidas por el banco, con el fin de lograr la información veraz y oportuna.
Políticas:
El proceso de conciliación bancaria debe efectuarse mensualmente, hasta los
cinco primeros días del mes.
Las conciliaciones bancarias deben imprimirse y archivarse con el estado de
cuenta que envía el banco.
Llevar un control secuencial de los cheques emitidos.
Todo comprobante de egreso tiene que tener firma y sello de la institución.
Los cheques de los proveedores deben salir cruzado y al nombre del mismo.
Todo comprobante de ingreso debe constar el depósito o transferencia
bancaria.
Personas que intervienen
Asistente contable
Contador
Conciliación bancaria
Responsable: Asistente contable
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N° Responsable Actividad
1 Asistente contable Recibe mensualmente del gerente el estado de cuenta emitido por el banco.
2 Asistente contable Realiza la comparación de los movimientos entre el mayor auxiliar y el estado bancario.
3 Asistente contable Coteja los saldos detallados contra los asentados para reflejar diferencias.
4 Asistente contable Verifica los cheques que todavía no han sido cobrados por el proveedor.
5 Asistente contable Registra los depósitos, notas de crédito y débito en el libro bancos, procediendo a generar la transacción.
6 Asistente contable Verifica si hay inconsistencias con depósitos, cheques emitidos en el banco.
7 Asistente contable Procede a generar el documento que avala la conciliación bancaria, confirmando el saldo del estado bancario vs el saldo de sistema y envía a la contadora.
8 Contadora Verifica y aprueba la conciliación bancaria.
8 Contadora Realiza un listado de los cheques no consignados por más de tres meses y realiza una llamada al proveedor para preguntar por dicho cheque no consignado.
9 Contadora Firma la documentación y devuelve al asistente para el archivo
10 Asistente contable Recibe y archiva la documentación, el estado de cuenta y libro banco.
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Villacís Alvarado Oscar
PROCEDIMIENTO: CONCILIACION BANCARIA
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Villacís Alvarado Oscar
Diagrama de flujo: Conciliación bancaria
FinFirma la documentación y
devuelve
Verifica y aprueba la conciliación
Recibe y archiva
Verifica inconsistencias en cheques o depósitos
Registra los depósitos no considerados
Verificación de cheques no cobrados
Realiza comparación entre le mayor auxiliar y estado
bancario
Recibe mensualmente el estado bancario del gerente
Inicio
Asistente contable Contadora
Coteja los movimientos para reflejar diferencias
Procede a generar el documento que avala la
conciliación bancaria
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Villacís Alvarado Oscar
O Objetivo
Políticas:
Objetivo
Llevar un eficiente cobro de las facturas vencidas de los clientes y dar un seguimiento continuo de las retenciones.
Políticas:
Llevar un registro de las cuentas por cobrar.
Verificar que las facturas pagadas tengan su comprobante de retención.
Recuperar la cartera vencida de forma oportuna.
Los clientes que estén en mora serán contactado vía teléfono y correo
electrónico semanalmente.
Las notas de crédito deben adjuntarse a la factura correspondiente.
Los cheques o efectivo son depositados a la cuenta de la empresa.
Solo el mensajero puede retirar el cobro del cheque o efectivo mediante el
recibo de cobro que debe adjuntarse al mismo.
Cuentas por cobrar
Responsable: Asistente contable
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Responsable Actividad1 Contador Imprime el listado de las cuentas por cobrar y lo envía a
la asistente contable.2 Asistente contable Verifica las cuentas que ya están vencidas
3 Asistente contable Llama a los clientes y manda un correo para confirmar el pago de las facturas vencidas.
4 Asistente contable Confirma pago de los clientes y realiza la programación de las recaudaciones de cheques o efectivo.
5 Asistente contable Manda cobrar al mensajero con el block de recibo de cobro debidamente enumerado.
6 Mensajero Retira el cheque o efectivo, elabora el recibo de cobro hace que el cliente lo firme y selle y le entrega la copia, la original la grapa con el cheque y el comprobante de retención.
7 Mensajero Entrega a la asistente los cobros del día y le devuelve el block de recibo de cobro.
8 Asistente contable Recibe los cheques o efectivo junto con el recibo y el comprobante de retención y verifica las facturas que están cancelando.
9 Asistente contable Envía a la contadora la documentación para el registro del pago y dar de baja las facturas, junto con la programación de cobro.
10 Contadora Recibe y realiza el registro de la transacción y emite los comprobantes de ingreso respectivo y los firma.
11 Contadora Realiza las papeletas de depósito los cheques recibidos de los clientes.
12 Contadora Envía a la asistente las papeletas de depósito, para que mande a depositar
13 Asistente contable Recibe y manda a depositar con el mensajero14 Mensajero Realiza el depósito en la institución bancaria.15 Mensajero Entrega a la contadora el comprobante del depósito
bancario.16 Asistente contable Recibe los comprobantes de los depósitos y los adjunta a
los comprobantes de ingreso y archiva.
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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRARManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar
Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y
Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar
Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa
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Diagrama de flujo: Cuentas por cobrarContadora Asistente contable Mensajero
Envía a la asistente contable para el
depósito correspondiente
Realiza las papeletas de depósito
Registra e imprime el comprobante y firma
Envía a la contadora para el registro
Confirma cobros y
realiza la programación
Recibe los cheques y
verifica las facturas canceladas
Entrega al asistente la
recaudación del día
Retira el cheque y entrega el recibo
Manda a recaudar con
el recibo de cobro
Llama a los clientes y envía correo
Verifica cuentas vencidas
Imprime el listado de
cuentas por cobrar
Inicio
FinRecibe, adjunta con
los ingresos y archiva
Recibe y manda a depositar
Entrega a la asistente
el comprobante
Realiza el depósito en el banco
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Cuentas por pagar
Responsable: Asistente contable
Objetivos
Realizar el pago de las facturas de los proveedores que el negocio ha adquirido por bienes y servicio.
Políticas:
Las facturas se recibirán hasta el día 26 de cada mes.
Los pagos a los proveedores serán cancelados mediante cheque cruzado.
El cheque se pagara al primer beneficiario.
Los cheques que se anulan serán rasgados y archivado en secuencia.
Los pagos a proveedores es con crédito a (30) treinta, (45) cuarenta y cinco y
(60) sesenta días.
El comprobante de retención es elaborado inmediatamente el recibir la factura
y llamar para que la retiren.
El gerente es el único de autorizar el pago a los proveedores.
Tener los saldos actualizados de las cuentas por pagar.
Los Comprobantes de egreso se archivan de acuerdo al número de cheque.
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N° Responsable Actividad
1 Asistente contable Recibe la factura de las adquisiciones de bienes y/o servicios si valida dentro de la fecha de recepción.
2 Asistente contable Verifica que la factura sea un documento autorizado por el SRI y que no sea caducado.
3 Asistente contable Realiza la retención e ingreso al sistema contable para su registro.
4 Asistente contable Realiza el cruce de anticipos en caso de haberlos
5 Contadora Semanalmente imprime un reporte de las cuentas por pagar y lo manda por correo a la gerencia.
6 Asistente contable Recibe el reporte impreso de la contadora y adjunta las facturas físicas vencidas y por vencer y envía a la gerencia para la autorización del pago al proveedor.
7 Gerencia Recibe el reporte de las cuentas por pagar junto con las facturas físicas y lo verifica con el que envió la contadora.
8 Gerencia Revisa el vencimiento, el detalle de la factura por trabajo o ingreso de mercadería y decide o no aprobarlo.
9 Gerencia Envía a la asistente las facturas para el pago.10 Asistente contable Recibe y realiza el cheque y comprobante de egreso y lo
envía a la gerencia para la recolección de firmas.11 Gerencia Una vez que los cheques tienen la firma conjunta es
devuelto al asistente para que soporte el pago.12 Asistente contable Saca fotocopia de los cheques emitidos para archivo en el
cronológico de cheques de proveedores.13 Asistente contable Envía a la contadora para la elaboración del cronograma
de pago.14 Contadora Realiza el cronograma de pago detallando el monto,
proveedor, fecha máximo de pago, devuelve al asistente.15 Asistente contable Realiza la cancelación al proveedor pide que le firme el
comprobante y le coloque el sello de la empresa, entrega el cheque y la retención.
16 Asistente contable Procede al archivo de la documentación.
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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR PAGAR
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Diagrama de flujo: Pago a proveedores
Gerencia Asistente contable Contadora
Envía al asistente el reporte
Envía al asistente lo que va a salir para el pago
Recibe el reporte impreso y adjunta las facturas físicas y
envía a gerencia
Realiza el cruce de anticipos en
caso de tener
Realiza la retención e ingreso al sistema
Realiza el cheque y comprobante de egreso
Semanalmente imprime un reporte de proveedores y envía
por correo a gerencia
Revisa y compara con lo que envió la contadora, vencimiento
de la factura y detalle
Verifica la factura autorizada por el SRI y no sea caducada
Recibe facturas de bienes y/o servicios si dentro del plazo
Inicio
Realiza la cancelación al proveedor y archiva
Realiza el cronograma detallando monto, proveedor
y fecha máxima de pagoEnvía a la contadora para la
programación de pago
Saca copia de los cheques para el archivo cronológico
Fin
Cuando los cheques tienen la firma conjunta se devuelve al
asistente
Envía a gerencia para la recolección de firmas
Devuelve para el pago
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Elaboración de los estados financieros
Responsable: Contador
Objetivos
Proporcionar información de las operaciones financieras y económicas que se realizan
en la empresa.
Políticas:
Toda información financiera tiene que presentar característica específica,
oportuna, comprensible y confiable.
La preparación y presentación de los estados financieros debe ser de acuerdo a
las normas y leyes vigentes en el ecuador.
Los estados financieros deben ser presentados cada mes al gerente general.
La gerencia tomará en cuenta el análisis financiero para tomar decisiones.
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N° Responsable Actividad
1 Asistente contable Verifica que el mes se encuentre cerrado y cuadrado debidamente.
2 Asistente contable Entrega al contador la documentación física
3 Contadora Recibe del empleado responsable los comprobantes y documentos físicos que justifiquen los registros que se realizan en la empresa.
4 Contadora Comprueba que las facturas, comprobantes de retención y otros documentos contables sean legales y estén bien llenados con los datos de la empresa.
5 Contadora Verifica los errores y los corrige en el caso de haberlos.
6 Contadora Elabora los estados financieros
7 Contadora Imprime, firma y envía a la gerencia para la revisión y aprobación.
8 Gerencia Recibe y se realiza una reunión donde se muestre y explique los estados financieros del mes
9 Gerencia Finalmente gerencia decide firmar o no.
10 Gerencia Aprueba los estados financieros firmándolos.
11 Contadora Recibe los estados financieros y los archiva.
B
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PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
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Diagrama de flujo: Elaboración de los estados financieros
ConatdoraAsistente contable Contadora Gerencia
Entrega al contador la documentación física
Verifica que le mes se encuentre cerrado y
cuadrado
Imprime, firma y envía al gerente
Verifica los registros y corrige en el caso de haberlos
Elabora los estados financieros
Comprueba que los documentos sean legales y
estén bien llenados
Recibe del empleado registros de la
documentación
Inicio
No
Si
Aprueba
Firma los estados financieros
Fin
Recibe y archiva
Recibe y realiza una reunión donde se explique
los estados financieros
Fin
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Declaración y pago de impuestos
Responsable: Contador
Objetivo
Cumplir de manera eficiente y oportuna con las declaraciones mensuales.
Políticas:
Es responsable de cumplir a tiempo con las obligaciones tributarias.
Las declaraciones y pagos se efectuarán en los plazos establecido por el
Servicio de Rentas Internas.
Las facturas, comprobantes de retenciones y notas de crédito, tienen
que cumplir los requisitos legales de la entidad controladora
Las declaraciones no pueden cancelarse sin que antes sean vistas por el
gerente para analizar y autorizar el pago.
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N° Responsable Actividad
1 Asistente contable Elabora mensualmente los reportes de las compras, ventas, notas de crédito y comprobantes de retenciones.
2 Asistente contable Entrega a la contadora el físico de la documentación para la declaración.
3 Contadora Verifica la secuencia de las retenciones, las ventas, notas de crédito aplicadas y recibidas.
4 Contadora Confirma los registros e información contable.
5 Contadora Elabora el borrador para las declaraciones de los formularios del IVA 104 y retención a la fuente 103.
6 Contadora Imprime y envía a la gerencia para su revisión y aprobación, junto con el cuadro de compras y ventas.
7 Gerencia Verifica la vigencia del pago según el número del RUC
8 Gerencia Revisa el borrador para la respectiva declaración de los formularios 103 y 104 y decide aprobarlo o no.
9 Contadora Realiza la declaración y genera el comprobante de pago de la declaración del Iva y retención.
10 Contadora Emite el cheque para la cancelación de los comprobantes de la declaración.
11 Contadora Envía a gerencia para la colección de firmas12 Gerencia Recibe y se realiza la firma conjunta y devuelve a la
contadora.13 Contadora Recibe, registra el cheque e imprime el comprobante de
egreso13 Contadora Saca copia para el cronológico de cheques y manda a
cancelar al banco con el mensajero.14 Mensajero Cancela en el banco y entrega el comprobante de pago a
la contadora.15 Contadora Recibe el comprobante e imprime el detalle de las
declaraciones para el archivo.16 Contadora Archiva con los respectivos soportes de la declaración.
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Diagrama de flujo: Declaración y pago de impuestos
Asistente contable Mensajero Contadora Gerencia
PROCEDIMIENTO: DECLARCION Y PAGO DE IMPUESTOS
Elabora mensualmente
InicioVerifica la secuencia de las
retenciones, factura, NC
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Diagrama de flujo: Declaración y pago de impuestos
Procedimiento: Roles y pago de sueldos
Responsable: Asistente administrativo
Objetivo
Realizar de manera correcta los roles y el pago de los sueldos a los empleados.
Políticas:
Todos los empleados deben registrarse a la hora de entada y salida.
Los empleados solo trabajan los fines de semana cuando lo disponga el
gerente, este día será considerado como tiempo extra.
El pago de los empleados se realiza mediante cheque cada quincena.
Todos los roles de pago deben estar debidamente firmados.
Los roles de pago deben ser revisados por el gerente antes de su cancelación.
Elabora mensualmente
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N° Responsable Actividad1 Gerencia Entrega el registro de control de asistencia al asistente
administrativo.
2 Asistente administrativo
Recibe y verifica la asistencia de los empleados, faltas, permisos, atrasos y horas extras que tiene cada trabajador.
3 Asistente administrativo
Corrobora las horas extras de los empleados con el gerente, mediante un reporte.
4 Gerencia Verifica el reporte de las horas extras para que se incluyan o no en el rol.
5 Asistente administrativo
Elabora el rol de pago y lo envía a la contadora para su revisión.
6 Contadora Verifica que las horas extras sean incluidas y que los descuentos respectivos sean descontados.
7 Contadora Contadora envía a la gerencia para su aprobación.
8 Gerencia Verifica y analiza el rol de pago y aprueba o no para que emitan los cheques.
9 Asistente administrativo
Realiza los cheques y comprobante de egreso y envía a gerencia para la recolección de firmas.
10 Gerencia Recibe los cheques, realizan la firma conjunta y se devuelve a la asistente.
11 Asistente administrativo
Cuando tiene los cheques firmados le saca fotocopia para el archivo cronológico de cheques.
12 Asistente administrativo
Realiza la cancelación de sueldo y entrega el cheque y rol individual a cada empleado.
13 Empleados Firman el rol de pagos y comprobante de egreso para recibir el cheque.
14 Asistente administrativo
Comprueba que todo el rol de pago no le falte ninguna firma y envía a la contadora para la contabilización
15 Contadora Recibe, realiza el registro contable y procede al archivo de la documentación
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PROCEDIMIENTO: ROLES Y PAGO DE SUELDO
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Diagrama de flujo: Roles y pago de sueldo
Inicio
Entrega el registro de control
Verifica, faltas permisos, horas extras
Corrobora horas extras con el gerente
Verifica el reporte y autoriza horas extras
Elabora el rol de pagos y envía a la contadora
Analiza el rol de pagos y autoriza
Cheque y comprobantes de
egreso
Recibe los cheques se realiza la firma conjunta
Realiza la cancelación a los empleados
Empleados firman los roles
Verifica que los roles estén firmado y envía Fin
Gerencia Asistente administrativo Contadora Empleados
Verifica las horas extras y descuentos
Envía a gerencia
para su aprobación
Envía al asistente para
emitir los cheques
Envía a gerencia para la
recolección de firmas
Devuelve los cheques firmados
Saca copia para el
cronológico de cheques
Registra y archiva
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Objetivo
Suministrar a la empresa a tiempo materiales, suministros y servicios, mediante estos
bienes y servicios desarrollar las actividades eficientemente.
Políticas:
Todo requerimiento debe ser realizado por un formato establecido por la
empresa.
Es responsable del abastecimiento oportuno de materiales de construcción a los
diferentes proyectos.
Mantener una lista de proveedores, donde estén actualizados los datos para
los pedidos correspondientes.
Para realizar la compra de un bien o servicio debe haber por lo menos 3
cotizaciones para que elija el gerente general.
Los materiales y suministros serán registrado por el personal encargado, al
momento de realizar la compra.
El gerente es el único en autorizar la compra, mediante la firma de la orden de
compra.
Procedimiento: compra de materiales, suministros y servicios
Responsable: Asistente contable
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N° Responsable Actividad1 Departamento
solicitanteEnvía el requerimiento de los insumos o servicios a la gerencia.
2 Gerencia Evalúa y autoriza o no el requerimiento. Si lo aprueba paso 3 o fin del proceso.
3 Gerencia Envía el requerimiento al asistente administrativo para que realice la cotización.
4 Asistente administrativo
Solicita vía correo varias cotizaciones a los proveedores del requerimiento.
5 Asistente administrativo
Recibe las cotizaciones y envía a la gerencia mínimo tres cotizaciones.
6 Gerencia Elige la mejor cotización que sea conveniente para la empresa y autoriza al asistente contable para que se genere la orden de compra.
7 Asistente contable Elabora la orden de compra de acuerdo a la cotización y realiza el pedido al proveedor por correo electrónico y llama a confirmar la recepción de lo solicitado.
8 Asistente contable Recibe los materiales de ser el caso y verifica el pedido y la que la factura sea llenada correctamente.
9 Asistente contable Firma la guía y factura de la compra realizada y saca copia para el solicitante y bodeguero para el ingreso de mercadería.
10 Asistente contable Elabora el comprobante de retención, lo envía escaneado al proveedor y registra la compra.
11 Asistente contable Procede al archivo de la factura junto con la orden de compra.
PROCEDIMEINTO: COMPRA DE MATERIALES, INSUMOS Y SERVICIOS
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Diagrama de flujo: Compra de materiales, insumos y servicios
Solicita las cotizaciones vía correo
No
Si
Gerente envía para las cotizaciones
Decisión
Gerente evalúa y autoriza el
requerimiento
Solicitante envía el requerimiento de materiales a la gerencia
Inicio
Recibe las cotizaciones y envía a gerencia
Recibe los materiales y revisa la factura
Revisa y elige la que sea conveniente
Elabora la orden de compra y realiza el pedido por correo
Firma factura y guía, copia para bodeguero
Fin
Dpto. Solicitante Gerencia Asistente Administ Asistente contable
Fin
Envía a la asistente contable la
autorización
Elabora la retención
Procede al archivo
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Procedimiento: Control y pago de planillas Iess
Responsable: contador
Objetivo
Controlar todas las novedades de entrada, salida horas extras y sueldo del personal
para cumplir con el ente regulador.
Políticas:
Todo empleado nuevo que ingresa a trabajar en la empresa se le realizará el
aviso de entrada desde el primer día de trabajo.
Las planillas de aportes, préstamos quirografarios y fondo de reserva deben ser
generados después del 5 día de cada mes.
Los avisos de entrada y salida deben efectuarse el mismo día, cualquiera que
sea el caso del trabajador.
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PROCEDIMIENTO: CONTROL Y PAGO DE PLANILLAS IESS
N° Responsable Actividad1 Contadora Ingresa las horas extras de los empleados a la página de
Iess dentro de los primeros 5 días del mes
2 Contadora Imprime el listado general de las planillas de ajustes que realizo de las horas extras.
3 Contadora Elabora el aviso de entrada del personal nuevo si lo hubiere, o el aviso de salida para el personal saliente.
4 Contadora Genera todas las planillas de aportes, préstamos y fondo de reserva.
5 Contadora Imprime todos los comprobantes y los envía al asistente contable para que emita el cheque
6 Asistente contable Recibe y realiza el cheque y comprobante de egreso para recaudar firmas a gerencia.
7 Gerencia Recibe y revisa la planilla de aporte con los roles de pago para constatar las horas extras.
8 Gerencia Firma el cheque para que la cancelación se haga antes del quince para no generar multa e intereses.
9 Asistente contable Recibe y saca copia para el cronológico de cheques que se lleva en la empresa.
10 Asistente contable Manda a realizar la cancelación de todas las planillas del Iess con el mensajero.
11 Mensajero Acude al banco y realiza la cancelación de las planillas del Iess.
12 Mensajero Entrega al asistente el recibo del banco por la cancelación de planillas.
13 Asistente contable Recibe y envía a la contadora para la contabilización.
14 Contadora Realiza el registro contable y procede al archivo.
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Diagrama de flujo: Control y pago de planillas IESS
Firma el cheque
Realiza el cheque y comprobante de egreso y envía a
gerencia
Verifica la planilla de ajustes con el rol
Saca copia para el cronológico de cheque
Archiva la documentación
Fin
Contadora Asistente contable Gerencia Mensajero
Imprime todos los comprobantes
Imprime la planilla de ajustes
Ingresa horas extras a la página del Iess
Genera todas las planillas de aporte, PQ y fondo de
reserva
Elabora aviso de
entrada o salida
Inicio
Manda al mensajero a cancelar las planillas
Cancela las planillas
en el banco
Entrega al asistente
el recibo del banco
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Procedimiento: Registro de anticipos de obra
Responsable: Contador
Objetivos
Llevar un registro y adecuado control de anticipos de obra entregados por clientes.
Políticas:
Se confirmará el adelanto realizado por el cliente al momento de firmar el
contrato del proyecto y se haga efectivo el abono para trabajar en la obra.
El departamento contable registra y controla el o los anticipos entregados por el
cliente por avance de la obra.
El documento que confirma la solicitud de los adelantos de la obra al promotor
del proyecto es “Planilla de trabajo”.
Se abrirá un archivo nuevo por cada “Obra nueva” detallando los costos
generados para la ejecución de la obra.
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PROCEDIMIENTO: RESGISTRO DE ANTICIPOS DE OBRA
N° Responsable Actividad1 Supervisor de obra Informa al departamento contable semanalmente los
avances de la obra del cliente
2 Contadora Elabora la planilla de trabajo, detallando el valor, fecha mano de obra, costo de materiales, costos del proyecto y envía a gerencia.
3 Gerencia Verifica la planilla para su aprobación.
4 Gerencia Establece el porcentaje de abono para los avances de la obra y envía a la contadora.
5 Contadora Recibe, escanea y envía al cliente por correo electrónico la planilla al cliente, solicitando el abono.
6 Contadora Confirma el anticipo del cliente y registra en el sistema e imprime el comprobante
7 Contadora Procede al archivo
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Villacís Alvarado Oscar
Diagrama de flujo: Registró de anticipos de obra
Archiva
Confirma abono para avance en obra y registra
Recibe y escanea la planilla, envía por correo solicitando el abono
Envía a la contadora
Establece el porcentaje de avance de obra
Gerente verifica la planilla para la autorización.
Envía a gerencia
Supervisor Informa avances de obra
Contadora realiza Planilla de trabajo indicando valor, fecha
y costos
Inicio
Fin
Supervisor de obra Contadora Gerencia
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Villacís Alvarado Os car
FORMATOS
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Formato N° 1
Vale de caja chica
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Villacís Alvarado Oscar
Fecha: Valor
Sirvase entregar a:
La suma de
Por concepto de:
AUTORIZADO SOLICITANTE
VALE DE CAJA CHICA
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Formato N° 2
Factura
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Formato N° 3
Comprobante de retención
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Formato N° 4
Nota de crédito
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Formato N° 5
Rol de pago
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Formato 6
Requisición de materiales
FECHA
SOLICITADO POR:
AREA
ITEM ACTIVIDAD UND CANT1 Instalacion de ceramica en cocina principal Bulto 2
OBSERVACIONES:Se requiere este material para el dia 30 de enero
Autorizado por:
FORMATO DE REQUISICION DE MATERIALES
RUC 0902558279001Direccion Guerrero Martinez 3220 y Cristobal Colon
Guayaquil - Ecuador
Siliconna transparenteDESCRIPCION
MES
DE:
ENER
O 20
18
N°
APEL
LID
OS
Y N
OM
BRES
N° D
E CE
DUL
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DIA
S TR
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Pago
del
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del 2
018
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Villacís Alvarado Oscar
Formato N° 7
Control de asistencia – personal de obra
Entrada Salida123456789
10111213141516171819202122
Total laboradas
Hora
CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DE OBRA
N° Empleado Cedula Día Firma ObservacionesFecha
95
FIN
96
Conclusiones
1. En la presente investigación se comprobó que la empresa no ha establecido de
forma documentada políticas para las tareas y funciones que realizan a diario los
empleados de los registros contables relacionado con las transacciones de los
movimientos que realiza la empresa como cancelación de nómina, declaraciones,
entre otras actividades de contabilidad.
2. Se pudo evidenciar que no existe un manual de procedimientos que establezca las
funciones y responsabilidades de forma ordenada de los registros y operaciones
del departamento contable, lo cual ha causado que no se lleve con éxito el trabajo
y se generen procesos inadecuados por el deficientemente uso de la información.
3. Se recomienda acoger el manual de procedimientos y políticas contables para la
futura implementación del mismo en el área contable con el fin de formalizar los
procesos y que sirva como guía de consulta y control para las operaciones del giro
del negocio.
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Recomendaciones
1. Se recomienda dar una adecuada instrucción al personal para la implementación
del manual de procedimientos y políticas contables, con el propósito que quede
claro el uso del mismo, así los colaboradores expresen y despejen sus dudas, para
el correcto uso.
2. Se debe emplear este manual en los procesos, procedimientos y políticas
contables, para realizar las labores diarias para el logro de las ocupaciones y así
evitar errores significativos que afecten a la empresa.
3. Se recomienda revisar y actualizar el presente manual anualmente, los primeros
días de enero o cuando existan reformas significativas referentes a leyes,
reglamentos, normas y otros, en el área contable.
98
Bibliografía
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México: Panorama editorial
Sierra, M.G. (2014). Administración de Almacenes y control de inventarito. México:
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Editorial Uao (2016) Procesos contables https://editorial.uao.edu.co/pre-textos-manual-
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Eslava J.J. (2013) La gestión del control de la empresa. Madrid, España: ESIC
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https://es.slideshare.net/yessenia155/manual-de-procedimientos-9102890 (s.f.).
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Báez J., Pérez T. (2007) Investigación cualitativa. Madrid: Esic editorial
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Estupiñán G. Rodrigo (2015) Control Interno y Fraudes: Coso 1, 2, 3: Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones
100
ANEXOS
101
Anexo 1: Carta de autorización de la empresa
102
Anexo 2: Encuesta a los empleados
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINSITRATIVAS
Proyecto de investigación
“Diseño de un manual de procedimientos y políticas para mejorar el área contable de la
empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo”
ENCUESTA
1. ¿Conoce que es un manual de procedimientos y políticas contables? SI NO
2. ¿Tiene definidas las funciones que están a su cargo?SI NO
3. ¿La empresa cuenta con un organigrama o esquema de organización?SI NO
4. ¿Cree usted que el sistema contable que lleva actualmente la empresa es confiable?
SI NO Tal vez
5. ¿Se lleva en orden cronológico de la fotocopia de los cheques emitidos por la empresa?
SI NO Tal vez
6. ¿Conoce cuáles son los procedimientos contables adecuados?SI NO Desconoce
7. ¿Existe un procedimiento definido para la adquisición de materiales, insumos y servicios para la empresa?
SI NO Desconoce
8. ¿Está de acuerdo que la empresa tenga a su alcance un manual de procedimientos y políticas contables que explique de manera detallada como ejecutar cada función?
SI NO