€¦ · Web viewEl Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) es la institución que tiene como mandato “Impartir justicia electoral, organizar y arbitrar procesos electorales transparentes

1. ANÁLISIS INSTITUCIONAL

El Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) es la institución que tiene como mandato “Impartir

justicia electoral, organizar y arbitrar procesos electorales transparentes y confiables, capaces

Dirección General de Presupuesto Nacional

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONESINFORME DE EVALUACIÓN ANUAL EJERCICIO ECONÓMICO 2017

por ello de sustentar la convivencia democrática, así como prestar los servicios de registración

civil e identificación de los costarricenses”.

En este sentido los esfuerzos institucionales se orientan a la reducción de tiempos en la

distribución de cédulas de identidad, así como de los tiempos de espera en la atención de

trámites de Tarjetas de Identidad de Menores y cédulas de identidad, naturalización, servicios

civiles (ocursos, legitimación y reconocimientos, inscripción de nacimientos, matrimonios y

defunciones), y los relacionados con su función electoral, como el sistema de registro de partidos

políticos y fomento de la cultura cívica, la promoción de valores democráticos a través de cursos

impartidos a estudiantes, docentes y directores en distintos centros educativos del país, la

ejecución de actividades académicas con poblaciones definidas, en temas como “democracia” y

“elecciones”, actividades de divulgación e información en medios de comunicación,

capacitaciones a periodistas, eventos de comunicación al público interno y externo en servicios,

competencias y otros temas de interés, etc.

2. GESTIÓN FINANCIERA

El siguiente cuadro contiene los datos de los recursos autorizados y ejecutados para 2017, con

ingresos corrientes y de financiamiento (001, 280 y 281).

Dirección: Edificio NOGA, calles 38 y 40, Frente al Centro Colón, Paseo Colón Tel:(506)2539-6240 – www.hacienda.go.cr

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http://www.hacienda.go.cr/

Cuadro 2.1Tribunal Supremo de Elecciones

Comparativo del Monto Autorizado y Ejecutado por Partida PresupuestariaAl 31 de diciembre 2017

Partida

2017AUTORIZADO

0-Remuneraciones 26,635,976,153 24,437,560,000 91.7

1-Servicios 7,625,960,386 5,998,127,394 78.7

2-Materiales y Suministros 1,149,662,017 569,387,652 49.5

3-Intereses y Comisiones - - -

4-Activos Financieros - - -

5-Bienes Duraderos 2,545,334,521 1,774,731,337 69.7

6-Transferencias Corrientes 4,579,463,791 4,391,439,234 95.9

7-Transferencias de Capital - - -

8-Amortización - - -

9-Cuentas Especiales 300,000,000 - -

SUB TOTAL 42,836,396,868 37,171,245,617 86.8

Recursos de crédito público externo 0 0 -

TOTAL GENERAL 42,836,396,868 37,171,245,617 86.8

EJECUTADO 1/ % EJECUCIÓN(Ley No. 9411 y

Modif.)

1/ Ejecutado: corresponde al devengado que es el reconocimiento del gasto por la recepción de bienes y servicios a conformidad, por parte del órgano respectivo, independientemente de cuándo se efectúe el pago de la obligación.

Es importante mencionar, que para mantener la comparación respecto al nivel de ejecución del

año anterior, los datos del cuadro anterior excluyen ¢2.618,2 millones destinados al Fondo

General de Elecciones, que se utiliza únicamente en casos de situación de apremio en el

desarrollo de la organización de las elecciones, y a los gastos para la realización de un eventual

referéndum, que por mandato legal se presupuestan como una previsión.

En comparación con el año anterior, el nivel de ejecución presupuestario alcanzado por el

Tribunal Supremo de Elecciones para el ejercicio económico de 2017 resultó ligeramente inferior

al 87,3% alcanzado en 2016.

Es necesario señalar que los recursos para el Fondo General de Elecciones y para un eventual

referéndum, se encontraban en la partida Cuentas Especiales que no tuvo ninguna ejecución.


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Cuadro 2.2Tribunal Supremo de Elecciones

Factores que incidieron en la ejecución presupuestaria en partidas con ejecución igual o menor a 90%al 31 de diciembre de 2017

Factores que incidieron en la ejecución Observaciones

Servicios

Bienes duraderos

Partidas Presupuestarias

-La facturación de servicios públicos y otras contrataciones se presentan en forma tardía, por lo que quedaron comprometidos para el siguiente presupuesto. -Algunas adjudicaciones resultaron más económicas de lo previsto, por lo que no se ejecutaron todos los recursos. -Las cotizaciones de contratos en dólares, cuyo tipo de cambio no impactó como se esperaba, según la dinámica del año anterior. -Algunos gastos importantes como la reingeniería de los sistemas de aire acondicionado fueron pospuestos.

-La institución indica que va a mantener el monitoreo permanente de los procesos de contratación para minimizar la posibilidad de que la contratación de un servicio dependa de procesos operativos no realizados previamente. También se revisarán los precios de los contratos para analizar las expectativas respecto al tipo de cambio. -Señalan que algunas líneas importantes no se pudieron concretar y se debió atender otras emergentes; además, en atención al catálogo de SICOP, se tuvieron que gestionar traslados de partidas, lo que afectó la planificación y obligó a realizar replanteamientos para 2018.

Materiales y suministros

-El consumo fue inferior al inicialmente previsto. La demanda fue menor a la esperada en materiales y productos metálicos y materiales de oficina y cómputo, lo que influyó en la ejecución de estos rubros. -Hubo una reducción de costos por materiales e insumos para la generación de productos, por el tipo de cambio. -La previsión de recursos, utilizada como contingencia para la compra de insumos para la confección de la cédula de identidad, no fue necesaria en su totalidad, pues 2017 fue el año de consolidación del Sistema de Personalización de Documentos de Identidad.

-La institución indica que para 2018 se asignaron menos recursos a las subpartidas para adquirir materia prima para la confección de cédulas de identidad o tarjetas de identificación, con el fin de prevenir un posible desuso de este tipo de recursos. -También, realizarán análisis sobre necesidades de demanda, el tipo de bien a requerir y las existencias o inventarios disponibles en el almacén de la Proveeduría, con una mayor comunicación entre las dependencias. -La programación presupuestaria se vio afectada, según la institución, ya que el tipo de bienes a imputar es de uso cotidiano y alto consumo para el desempeño de los objetivos de cada unidad administrativa y, pese a una adecuada planificación de requerimientos, la demanda es variable por prácticas de eficiencia que tienden al ahorro de muchos recursos materiales.

-La reducción de las inversiones en líneas de importante cuantía, como equipos de climatización para oficinas regionales, la modernización del sistema de climatización del edificio central, plataformas y el edificio electoral, disminuyeron la ejecución debido a problemas en los trámites de licitación que imposibilitaron su concreción en 2017. -Los ahorros producidos en varias líneas de equipos y programas de cómputo debido a la no implementación de un centro de datos. -Los ahorros generados por adjudicaciones cuyos costos resultaron menores a los previstos, principalmente en equipos y programas de cómputo.

-El TSE indica que es necesario establecer monitoreo permanente de los procesos con gran volumen de requerimientos y cuantía, para detectar oportunamente todo tipo de desviaciones que comprometan el adecuado desenvolvimiento de la ejecución, así como un análisis de las causas recurrentes que impiden un óptimo devengo de todos los compromisos de pagos por bienes adquiridos. Lo anterior por cuanto para 2017 la ejecución se vio afectada por la no adquisición plena de lo programado en bienes de gran costo y de naturaleza crítica, debiendo replantear esos rubros y dejar en suspenso todos los proyectos formulados y necesarios al respecto.


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3. RESULTADOS DE LA GESTIÓN

3.1. Subprogramas con producción cuantificable

Los grados de cumplimiento de las unidades de medida de los productos se clasificaron de

acuerdo con los siguientes parámetros:

Cumplido 100%

Parcialmente cumplido 76% - 99%

No cumplido 0% - 75%

Cuadro 3.1.1.Tribunal Supremo de Elecciones

Al 31 de diciembre de 2017

Subprograma

Cantidad

Productos

3 3 2 1 0

3 4 3 0 1

5 1 1

Cantidad de productos y unidades de medida por subprograma presupuestario y grado de cumplimiento

Grado de cumplimiento de las unidades de medida

Unidad de medida

Tribunal Supremo de Elecciones

Organización de Elecciones

El Tribunal Supremo de Elecciones cuenta con una unidad de medida parcialmente cumplida y

otra no cumplida.


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Para el producto “Servicio de registro y certificaciones de hechos vitales y actos civiles”, cuya

unidad de medida se denomina “Certificación y constancia emitida”, se logró un cumplimiento del

79% que se clasifica como “Parcialmente cumplida”.

Según señala la institución el resultado fue determinado por la demanda final del servicio y

aunque no se logró cumplir con la meta establecida, se proporcionó con prontitud y oportunidad

a todos los usuarios que lo requirieron. Asimismo, se indica que los términos de la meta están

fijados dentro de lo posible a cumplir, según la capacidad instalada. Estas certificaciones y

constancias emitidas, se entregaron con los estándares adecuados de eficiencia, calidad y

prontitud. Al tratarse de una unidad de medida que depende de la demanda y ser menor que la

real, la institución señala que esto no obedece a deficiencias propias de la administración.

En cuanto al producto “Servicios electorales”, la unidad de medida que se refiere a “Resolución

de liquidación de gastos”, relacionada con los partidos políticos inscritos que cumplan los

requisitos legales para optar por la contribución estatal, obtuvo un cumplimiento del 61,6%, por lo

que de acuerdo con los rangos establecidos se clasifica como “No cumplida”.

Al respecto la institución señala que se debe considerar que la unidad de medida contiene

variables que se fijaron con base en proyecciones y existen factores que influyeron en la emisión

efectiva de las resoluciones, pues depende, en primer término de que los partidos políticos

sometan a revisión sus gastos, lo cual es potestativo y no una obligación; en segundo lugar, su

emisión sobrepasa el ámbito de acción del Departamento de Financiamiento de Partidos

Políticos, ya que es una tarea propia de los Magistrados del TSE.

Además de lo indicado anteriormente, se dan alegatos de los partidos políticos a consultas que

deben realizarse a las instancias correspondientes sobre embargos, o bien, deudas con la

seguridad social, lo que retrasa la emisión de algunas resoluciones.

Dado lo anterior, se han tomado algunas acciones derivadas del plan que se coordinó, a raíz de

la evaluación al informe de seguimiento semestral por parte de la Dirección General de

Presupuesto Nacional, por lo que se le solicitó al Departamento de Financiamiento de Partidos

Políticos, un estudio que incluyera en su análisis todas las variables de períodos de recepción de

liquidaciones, admisibilidad, estudios, apelaciones de agrupaciones políticas y otros elementos,

de tal modo que se puedan ajustar las estimaciones para obtener un número más cercano a lo


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posible de las resoluciones emitidas en un período determinado, y ajustarlo mejor para los

siguientes ejercicios económicos.

La efectividad de los indicadores de producto se catalogó según los siguientes parámetros:

Efectividad Cumplimiento del indicador

Efectivo ( E ) Cumplido 100% 100%

Parcialmente cumplido 76%- 99% 76%-99%

No Efectivo ( NE ) No cumplido 0% -75% 0%-75%

Ejecución de recursos

Parcialmente Efectivo ( PE )


Al 31 de diciembre de 2017

Subprograma

Cantidad Efectividad

Productos Indicadores

3 6 1 0 5

3 9 6 0 3

7 0 8

Cantidad de productos e indicadores por programa/subprograma presupuestario y efectividad

Tribunal Supremo de Elecciones

Organización de Elecciones

A pesar de que 8 indicadores clasifican como “No efectivos”, dada la metodología utilizada para

este efecto, es necesario mencionar que esto se debe a que los mismos no alcanzan el 100% en

alguna de las dos condiciones señaladas en el instrumento de evaluación, en el sentido de que


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tanto para el cumplimiento del indicador como para la ejecución de los recursos debía lograrse

ese porcentaje para ser considerados como “Efectivos”.

En el caso del subprograma Tribunal Supremo de Elecciones de los 5 indicadores “No efectivos”,

en tres de ellos se logra una ejecución de recursos del 100% y en dos del 99%, con metas del

indicador para dos de ellos del 100%.

En cuanto al subprograma Organización de Elecciones, de los 3 indicadores clasificados como

“No efectivos”, uno alcanzó una ejecución de recursos del 98% y dos del 100% y en las metas de

cumplimiento del indicador uno alcanzó el 79%, otro el 81% y el último obtuvo el 100% de logro.

De acuerdo con el cuadro anterior y la información suministrada por la institución sobre la gestión

realizada con base en sus indicadores, se presenta lo siguiente:

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de

certificaciones (área de ventanilla).

Este indicador está medido por la sumatoria de tiempo entre la toma de la ficha e inicio de la

atención, es un dato estadístico automatizado y proporcionado por el sistema de gestión de filas

utilizado en las áreas de atención al público. El modelo estadístico hace que se considere la

inversión de tiempo de cada persona en el lapso descrito, en forma acumulada.

En torno al resultado logrado, está influido por la demanda real de personas que acudieron a

gestionar la obtención de certificaciones, que fue menor a la esperada, pasando de 182.404 en

el primer semestre a 160.047 usuarios para el segundo semestre del año, lo que incidió en que

el resultado fuera menos de la mitad del tiempo que como promedio cada usuario podría requerir

en la espera de la atención (11 minutos y 35 segundos).

Lo importante es que se revela la capacidad técnica y de infraestructura de que dispone el TSE,

para proveer un servicio ágil en el suministro de cualquier tipo de certificaciones de hechos

vitales y actos civiles, en el área de ventanilla del Departamento Civil. En todo caso, al

corresponder un resultado acorde con la demanda del servicio, se asume que el nivel de

duración en el tiempo de espera al público fue muy competitivo, si se tomara en cuenta la

cantidad de usuarios que potencialmente podrían solicitar la emisión de una certificación.


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Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Actos

Jurídicos (área de consultas).

Este indicador está medido por la sumatoria de tiempo que es proporcionado igualmente por el

sistema de gestión de filas (Q-Matic) y se determinó en función de la cantidad de usuarios que

acudieron al área de consultas del servicio civil de actos jurídicos, el cual se encarga de la

actualización y mantenimiento de la base civil, mediante la resolución e inscripción de actos

civiles de diversa naturaleza. El modelo estadístico utilizado registra el tiempo acumulado de

espera de todos los usuarios que se presentaron en el sitio.

El resultado logrado es ligeramente menor al programado de acuerdo a la meta anual, lo cual se

encuentra relacionado con que la afluencia de público disminuyó en el segundo semestre con

respecto al primero, al pasar de 3.230 personas atendidas a 2.967. El número de personas

presentes determinó el tiempo de espera por cada uno, y en promedio contaron con más tiempo

para la atención, sin embargo lógicamente unos invirtieron menos tiempo que otros dependiendo

de la complejidad de la consulta.

Aunque el número de personas usuarias que acuden a recibir este servicio resulta esencial para

el cumplimiento de la meta, se considera que el porcentaje logrado se acerca a las expectativas,

de todas maneras se están estudiando algunas propuestas por parte de la Dirección General del

Registro Civil para reestructurar las expectativas de tiempo de duración del servicio para los

usuarios (as), de manera que se ajusten en forma más precisa, los porcentajes de cumplimiento

obtenidos. No obstante lo anterior, la institución considera normal el nivel alcanzado.

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Actos

Jurídicos (área de reconocimientos).

La medición de este indicador está dada igualmente que los anteriores, por la sumatoria de

tiempo entre la toma de la ficha e inicio de la atención. La meta alcanzada se dio por la demanda

real que se presentó y que terminó de consolidarse durante el segundo semestre del año. En

este caso, la demanda resultó ligeramente mayor en el segundo semestre de 2017 con respecto

al primero, de 4.590 a 4.836 usuarios, pero a nivel general el número de personas que

requirieron del servicio no alcanzó el nivel necesario para lograr la meta.


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En este sentido, se indica que, la cantidad de personas que durante el año acudieron a gestionar

trámites relacionados con el área de atención de reconocimientos, fue mayor al que visitó el área

de consultas; por lo general, muchas de las personas que acuden a esa área, visitan en forma

posterior el área de reconocimientos, la cual también se constituye en una unidad de recepción

de documentos y de toma de declaraciones, además de gestiones de reconocimiento de hijos y

de apellidos a hijos no biológicos.

Por ello, es importante, para el tipo de servicio brindado, que las gestiones que realicen los

usuarios sean expeditas y con la mayor simplificación posible, por tanto el tiempo de espera

debe ser también reducido. No se debe dejar de lado que existe una demanda esperada y que

fundamenta las expectativas de meta, por lo que si esta sobrepasa la capacidad de atención en

el tiempo propuesto, afectará inevitablemente la meta hacia una mayor estancia en la sede o si

por el contrario se acerca o cumple en forma plena con la meta, la uniformidad en el tiempo de

espera es constante.

Para este indicador, la meta requirió unos minutos adicionales, lo que no significó que cada

tiempo de espera duró más de lo previsto, sino que muchos tiempos de espera fueron menores a

los términos de meta, y otros fueron mayores. A pesar de esto, la institución considera aceptable

el resultado logrado de acuerdo a la demanda final resultante.

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Opciones y

Naturalizaciones (área de consultas).

Para este indicador, se obtuvo un grado de cumplimiento superior a la meta anual programada,

considerando los tiempos de espera del público dentro del área de atención analizada. Al igual

que en los indicadores anteriores, la Sección de Opciones y Naturalizaciones tiene áreas de

atención al público, y la cantidad de tiempo computada responde al reporte automatizado del

sistema gestor de filas Q-Matic, en función de la cantidad de personas que acudieron al área de

consultas, destinada para que el público tenga un primer acercamiento con el tipo de tramitación

que le corresponde, según sus necesidades y pretensiones a la hora de buscar obtener la

naturalización. Se logró un cumplimiento final de la meta de 9,58 minutos del tiempo promedio de


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espera en que las personas usuarias deben permanecer en el área de atención al público de

consultas de la unidad administrativa en estudio, antes del inicio de su atención.

La cantidad de usuarios que se presentaron durante el año, facilitó este resultado, comprobando

la capacidad técnica, de recurso humano y de infraestructura con que cuenta la institución para

hacer frente a la demanda con eficiencia y buen servicio. En ese sentido, para el segundo

semestre acudieron 8.445 personas más en relación con el primer semestre (6.440). Desde este

punto de vista, se logró determinar que las personas fueron atendidas con gran eficiencia en sus

gestiones, representando una reducción significativa en la expectativa de duración.

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Opciones y

Naturalizaciones (área entrega de documentos).

El resultado de este indicador muestra un cumplimiento mayor en términos de la meta. Para

lograr esto, incide que se haya presentado una demanda menor a la esperada, lo cual hace que

el sistema gestor de filas contabilice el tiempo invertido por cada usuario desde el momento que

toma la ficha hasta que inicia su atención. Evidentemente al aumentar la demanda, el tiempo

promedio de espera también aumenta porque se contabiliza individualmente por usuario.

Durante este año, acudieron 14.885 usuarios al área de entrega de documentos, la cual es el

sitio en que los usuarios remiten la documentación requerida para la validación y continuidad del

trámite de naturalización, adquisición, modificación, pérdida, nulidad y renuncia de la

nacionalidad, así como opción, vinculación y desvinculación de convenio de doble nacionalidad.

Con respecto al resultado obtenido, refleja una capacidad instalada de la sección para atender

con eficiencia a las personas usuarias que se presentaron durante el año 2017 y a raíz de sus

resultados, la Dirección General del Registro Civil estudia en la actualidad una readecuación de

expectativas de demanda, considerando lo analizado en anteriores informes a fin de ajustar las

metas con nuevos comportamientos de demanda por parte de la población usuaria.

En lo que respecta a la institución, se considera que el tiempo promedio resultante es corto y por

ende competitivo, dándose muestras de eficiencia y calidad en el servicio, que es lo que quiere el

administrado y es deber institucional brindarlo de esa forma.


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Parte del estudio que realiza la Dirección del Registro Civil a la cual la sección de Opciones y

Naturalizaciones se encuentra adscrita, radica en considerar tanto el área de entrega de

documentación como el área de consultas en una sola, pues gran parte del número de personas

que acuden a recibir los servicios descritos en este indicador, lo hacen primero al área de

consultas, y se encuentran de hecho en la misma área física.

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio de Tarjeta de

Identificación de Menores (TIM) (área de ventanilla).

El resultado final de este indicador fue menor a la meta programada, ya que el tiempo de espera

fue superior (7:43 minutos) alcanzando un 65,0% de lo programado, de acuerdo a los datos del

sistema de gestión de filas automatizado, que mostró la sumatoria del tiempo que invirtió cada

una de las personas que solicitaron la TIM, desde que cada una tomó la ficha de atención e inició

su trámite con un funcionario institucional, por lo que el resultado reveló una ligera ampliación del

tiempo estimado con respecto al fijado como meta para que el usuario tardara en atenderse.

El área de atención de ventanillas para la tramitación de la TIM en la Sede Central está adscrita

al Departamento Civil y su uso se destina a las personas menores de edad que se encuentran

inscritas dentro del grupo etario de 12 a 18 años quienes pueden solicitar el servicio.

Como factor principal figura el comportamiento de la demanda del público usuario que acudió a

solicitar el servicio durante el año en general. En este caso, en suma, la cantidad fue inferior,

pues para obtener el tiempo promedio de duración fijado, debieron apersonarse poco más de

50.000 personas. Por otra parte, la afluencia de público solicitante que acudió al área de

ventanilla del servicio del TIM creció en 2,2% en el segundo semestre, con respecto al primero,

pues visitaron 18.308 personas más. De igual forma, este comportamiento produce un efecto

variable en la duración en minutos por cada usuario desde el momento en que toma la ficha para

ser atendido hasta el momento en que le corresponde el turno para la atención.

Aun así, dada la demanda realmente obtenida, los tiempos variables que se presentaron son

considerados como aceptables dentro de la presunción de que la espera por persona no

sobrepasa los diez minutos. Esto no se debe dejar de lado, aportando eficiencia y agilidad en el

servicio al público.


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Igualmente, se dará el seguimiento correspondiente para observar el comportamiento de estos

factores durante el año 2018, ya que siempre se mantiene expectativas de mejorar el tiempo

promedio, pero es necesario tener presente de que la demanda se determina por estudios

estadísticos, basados en comportamientos de afluencia del público en años anteriores y al ser

una variable que no es posible controlar, puede darse un resultado diferente en la unidad de

medida con respecto a la formulada en la meta, aunque normalmente no muy distinta en

términos cuantificables.

Tiempo promedio de distribución de la cédula de identidad en sede central (SC).

El resultado final del cumplimiento de este indicador con respecto a la meta formulada, cumple

con las expectativas ya que incluso el promedio estadístico indica que la distribución se da en

promedio en 7,63 horas y esto se facilitó por el número de personas que acudieron

efectivamente a solicitar el servicio, el cual fue menor al esperado y además la afluencia durante

el segundo semestre ligeramente mayor que la visitación del primer semestre (139.963 en primer

semestre y 155.444 en segundo semestre). Estos usuarios, fueron admitidos sin causar demoras

o distorsiones en la cantidad de tiempo transcurrido entre la captura de datos del solicitante

(incluye fotografía, toma de huellas, etc.) y el momento en que el documento es colocado en el

área de entrega de cédulas para su retiro.

Independientemente a la demanda, el resultado reflejó claramente el mejoramiento del tiempo

de producción del documento y por ende el aumento de la calidad en el servicio por la emisión

de la cédula en el mismo día y en pocas horas, facilitándole a la población usuaria la entrega de

su cédula de identidad incluso durante el mismo día de la solicitud o a más tardar el día hábil

siguiente, logrando prácticamente el mismo efecto deseado si la meta se hubiera limitado al

porcentaje formulado (1 día). Se dio en este caso un sobresaliente resultado que superó la meta

y al corresponder a un servicio público de gran demanda, ha aportado bienestar al usuario

derivado del servicio brindado por la institución.

Como se trata de un tiempo promedio, la duración depende del análisis que se realice en cada

caso y el número de capturas simultáneas de los datos, ya que en muchos casos la cédula de

identidad fue distribuida el mismo día en que se solicitó, sobre todo si su trámite inició en horas


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tempranas, con el consecuente beneficio para el usuario de que contó rápidamente con el

documento de identidad en sus manos.

La distribución está referida al tiempo que transcurrió una vez que es capturada la información

(datos personales, huellas, fotografía) de cada usuario que solicita el documento de identidad en

la sede central del TSE y es colocado en el área de entrega de cédulas listo para ser retirado.

Tiempo promedio de distribución de la cédula de identidad en oficinas regionales (OR).

Los elementos que determinaron el resultado final de este indicador son muy similares a los

analizados en el indicador anterior. En este caso se debe tomar en cuenta, que la cantidad de

usuarios que acudieron a realizar el trámite de solicitud de cédula de identidad, sea duplicado o

primera vez, es mayor por tratarse de las oficinas regionales del TSE, distribuidas a lo largo de

todo el país. El número de personas que solicitaron la cédula de identidad, en sedes regionales

durante el año y la contabilización del tiempo entre cada solicitud, desde que quedó capturada

en el sistema de gestión de cédula de identidad y su impresión, permitió una duración menor a la

proyectada para el cumplimiento de la meta en forma general.

Sin embargo, las personas usuarias de las oficinas regionales se aseguraron contar con el

documento de identidad, en un tiempo inferior a lo que debían esperar en años anteriores, pues

pese a que el tiempo promedio de distribución, no contempla el lapso transcurrido entre la

impresión de la cédula y el traslado a cada sede regional que es normalmente el lugar en que el

solicitante define como punto para la entrega de la cédula, entre menos tiempo se lleve en este

proceso de distribución, menor será el tiempo en que el usuario cuente con el documento de

identidad en sus manos. Las distancias y la duración en su transporte pueden variar, no siendo

igual en todos los casos el tiempo transcurrido entre la solicitud de la cédula y su entrega al

usuario.

Para establecer la fórmula de medición, uno de los factores lo constituye la sumatoria del tiempo

promedio de distribución menos el tiempo promedio de captura, es decir, el momento en que el

sistema informático que gestiona la producción de la cédula finaliza la recepción de los datos del

solicitante y la información se traslada a los servidores correspondientes para los análisis y hasta

que es impresa y considerada lista para la entrega. Y este tiempo se incluye en forma


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acumulada, o sea, la sumatoria de los tiempos de cada una de las cédulas gestionadas. El

factor demanda, como en los anteriores indicadores juega un papel importante, pues a menor

demanda los sistemas automatizados tienen mayor espacio para procesar individualmente los

datos de la cédula y por ende los tiempos se reducen.

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona en el servicio electoral de cédula de

identidad en la sede central (renovación).

Al igual que en anteriores indicadores relacionados con atención al público de servicios que

presta la institución, los tiempos de atención desde que el usuario toma la ficha y es finalmente

atendido son determinados por datos suministrados por el sistema gestor de filas Q-Matic, es

decir, su estancia de espera en la sede central para renovar su documento de identidad. En este

caso, el resultado considera la sumatoria de tiempos invertida por cada persona al solicitar el

servicio de renovación de su cédula de identidad, el cual se expresa en la fórmula de manera

acumulada, que para este indicador se definió en menor tiempo del estimado con respecto a la

meta anual inicialmente formulada, lo que garantizó que la demanda real presentada fuera

atendida en menor cantidad de tiempo, justamente porque fue más baja de la esperada.

Dados los resultados logrados, se considera que el tiempo invertido por usuario se ajusta a sus

intereses, ya que ofrece en promedio una estancia en las áreas de atención al público de 9,61

minutos, considerando la afluencia de personas. Por tanto, se ratificó la reducción del tiempo

mayor al estimado, lo que significó gran agilidad en la tramitación a la población usuaria,

debiendo esperar menos para ser atendido en la gestión de solicitar duplicado o renovación de

su cédula de identidad en la sede central.

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona en el servicio electoral de cédula de

identidad en la sede central (primera vez).

El resultado de este indicador, también está establecido mediante el cómputo del tiempo

invertido por cada uno de los solicitantes desde el momento que toman la ficha para esperar el

turno, hasta que inicia su atención propiamente y acumula la cantidad de tiempo efectivo de


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espera por solicitante. Estas mediciones son facilitadas por el sistema automatizado de gestión

de filas Q-Matic.

En este caso el número de solicitantes que acudieron durante el año a la sede central, para

obtener su cédula de identidad por primera vez, fue menor a la proyectada, y por ejemplo

durante el segundo semestre disminuyó de 13.899 a 10.160 personas, lo que hizo que la

duración promedio de espera del usuario para ser atendido resultara menor con respecto a la

meta fijada para todo el año, aunque se ajustó ligeramente de acuerdo a la meta final, pues para

el primer semestre el tiempo promedio de duración por usuario (a) fue de 8,89 minutos y la meta

corresponde a 17 minutos en promedio por persona en espera mientras es atendida.

En este sentido sí se cumplió de alguna manera la expectativa expuesta en el informe de

seguimiento presupuestario semestral, pues en él se adujo que el resultado final se podría

equiparar más cercano a la meta formulada originalmente, sin embargo siempre fue rebasada.

Uno de los posibles factores de la menor afluencia fue el cierre del padrón electoral en el mes de

octubre, dejando por fuera a personas jóvenes que llegaban a la mayoría de edad en meses

posteriores, quienes al conocer sobre esto, no se interesaron en solicitar su primera cédula con

prontitud. Estas personas que ya no fueron empadronadas quedaron sin posibilidad de emitir el

sufragio en las elecciones de febrero de 2018.

Promedio de días hábiles para publicar el Padrón Nacional Electoral actualizado (general,

provincial, cantonal y consular) en la página web del TSE.

La fórmula utilizada para medir el cumplimiento final de la meta con respecto a la fijada,

considera los días que se invirtieron desde enero a octubre en el proceso de revisión,

actualización, inclusiones, exclusiones, corrección de inconsistencias, etc., y se distribuye en el

total de días que utiliza la Sección de Padrón Electoral, la Sección de Infraestructura Tecnológica

en torno al mantenimiento y generación de las bases de datos y el web máster para la respectiva

actualización en la página electrónica, y así lograr el promedio resultante que se obtuvo de

número de días de actualización.

Para el caso del año 2017, se realiza la medición hasta octubre, ya que según el artículo 81 de la

Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones, dentro de los cuatro meses anteriores a una


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elección, el Registro Civil no puede recibir gestión alguna que haga modificar las listas de

electores. De acuerdo a esto, el padrón no podía ser sujeto a ningún cambio, por tanto a partir de

ese mes no resultaba viable considerar una actualización.

El resultado final, al igual que la tendencia que se observó en el primer semestre (6,5 días

promedio para publicación del padrón actualizado), mostró un mejoramiento adicional en el

desempeño de acuerdo a la meta anual, pues la actualización se logró en 6,4 días y no en 7

como está determinado, de ahí que el porcentaje obtenido superó lo programado. Incluso si la

meta se hubiera mantenido en lo previsto, se considera apropiado desde el punto de vista

técnico, en función de la utilidad y el beneficio para los usuarios en general, considerando la

capacidad instalada (técnica, infraestructura, recurso humano, etc.).

Porcentaje de informes financiero-contables y reportes de contribuciones analizados en un plazo

no mayor a los tres meses.

La meta que se planteó en la programación del presupuesto 2017 para este indicador fue lograr

el análisis de al menos el 85,0% del total de todos los informes financiero-contables presentados,

lo cual fue superado ya que al 31 de diciembre se obtuvo el análisis de 296 informes de un total

de 331 presentados. Por tanto, este indicador recoge un satisfactorio grado de cobertura con

respecto al análisis de los informes de las finanzas, que los partidos políticos sometieron a

revisión ante el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos (DFPP), fundamentado en

que este órgano técnico gestionó sus recursos de tal forma que logró atender apropiadamente la

responsabilidad de fiscalización de tales, haciendo cumplir la normativa que sobre la materia se

encuentra establecida, para el control de las finanzas partidarias y la transparencia de los

recursos que obtienen.

Porcentaje de liquidaciones trimestrales revisadas en un plazo no mayor a tres meses, posterior

a su presentación.

Este indicador obtuvo un porcentaje de cumplimiento del 66,7% respecto a la meta planteada de

revisar 27 liquidaciones que correspondían al 100%, ya que esta fue la cantidad de liquidaciones

que se presentaron efectivamente para revisión.


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Al respecto, se debe considerar que durante el primer trimestre del año, el Departamento de

Financiamiento de Partidos Políticos tuvo que dedicar recursos para la finalización de los

informes de la campaña municipal 2016 (que no contaban para este análisis), así como para la

atención de los alegatos presentados por algunas agrupaciones políticas, a informes de la citada

campaña municipal, así como de liquidaciones trimestrales de períodos anteriores.

Se dieron también algunas situaciones imprevistas, que hicieron que no se lograra finalizar tres

informes en un tiempo menor a los tres meses, debido a que fue requerido como parte del

proceso de verificación de gastos, solicitar información a entidades bancarias y proveedores

(misma que es aportada con un elevado retraso), situación que incide desfavorablemente en el

tiempo de emisión de los informes correspondientes.

Para este indicador, al igual que en otros anteriormente analizados, la institución indica que se

está considerando dentro del plan de acción implementado por la Dirección Ejecutiva a raíz de la

evaluación del informe semestral, un replanteamiento de la meta, de forma tal que se tome en

cuenta la ocurrencia de imprevistos como los descritos anteriormente.

Porcentaje de agrupaciones políticas capacitadas en materia de financiamiento.

De acuerdo al plan de trabajo y a los programas de capacitación dirigidos a los partidos políticos

durante el primer semestre de 2017, se cumplió al 100% con este indicador, al capacitarse a

todas las agrupaciones en materia de financiamiento, mediante programas de adiestramiento.

Para el caso de la información que finalmente se obtuvo, como meta para el 2017 se tenía

planeado capacitar 9 agrupaciones políticas; no obstante, el Departamento de Financiamiento de

Partidos Políticos (DFPP) sobrepasó dicha meta en el año, tomando en consideración el interés

de los partidos en los temas de financiamiento, por lo que en coordinación con el Instituto de

Formación y Estudios en Democracia (IFED), se realizaron tres capacitaciones sobre

generalidades de la materia, uno para líderes partidarios, además de la inducción sobre el

Módulo de Revisión de Liquidaciones de Gastos, en todas estas capacitaciones participaron 25

agrupaciones políticas.


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Al respecto es importante indicar que la programación de esas actividades tuvo lugar en el marco

de las actividades previas al proceso electoral 2018, lo que generó que por el contexto, una

cantidad importante de partidos políticos se interesaran en la temática de las capacitaciones y al

final participaran.

El proceso de capacitación es constante y se debe considerar que en virtud de la cercanía del

proceso electoral, el DFPP se encuentra en forma permanente y efectiva comunicándose y

acercándose a los representantes de los partidos políticos con el propósito de brindar una guía

en materia de financiamiento, por lo que la estimación que se describió en el informe de

seguimiento presupuestario semestral sobre el posible aumento en la cantidad de partidos

capacitados para el segundo semestre se cumplió. Ante estos resultados, se estaría

considerando elevar la meta en función de la demanda real y la capacidad de suministrar la

capacitación, no siempre previsible en el momento en que se formula un indicador de esta

naturaleza, dado que las circunstancias y cantidad de inscripción de partidos políticos cambia

regularmente.

Además cada plan de capacitación conlleva una organización adecuada e implica toda una

planificación diseñada, por lo que incluso se podrían brindar menos actividades de capacitación

de acuerdo a factores variados como el hecho de no desatender las labores técnicas y regulares

del Departamento.

En este sentido, el hecho de que se logren realizar más actividades de las previstas, se

constituye en un factor circunstancial pero positivo por el alto grado de sensibilización que se le

da a las agrupaciones en temas trascendentales propias de la organización partidaria.

Porcentaje de estudiantes, docentes y directores capacitados en materia de cultura cívica y

promoción de valores democráticos.

La capacitación de la población usuaria se planificó y atendió a través de dos dimensiones. La

primera de ellas es la dimensión de oferta de actividades de capacitación, entre las que se

destacan los cursos presenciales y las videoconferencias dirigidas a docentes, ambos

desarrollados a través de giras conjuntas con el Ministerio de Educación Pública (MEP), a las

que se adicionan otras giras atendidas en solitario por el IFED. La segunda dimensión consiste


18


en la demanda de servicios solicitados directamente al IFED por parte de la población usuaria.

La composición de la agenda de actividades para el primer semestre 2017 registró una baja

considerable en relación con los dos años anteriores, que se concentra en las actividades que se

abarcan en apoyo al MEP.

Estas actividades de capacitación tuvieron un peso importante en el quehacer del IFED durante

el primer semestre de cada año. La determinación de las regiones y centros de educación que se

convocan son potestad del MEP, por lo que la cobertura que se atiende está sujeta a la logística

que dicte la Dirección de Vida Estudiantil de dicho ministerio. Para el año 2017 la planificación

consistió en 24 talleres cuya convocatoria estaba dirigida a 960 personas entre población

estudiantil y docente, sin embargo la asistencia registró 897 personas, cifras de convocatoria y

asistencia que representa una disminución de casi el 50% respecto a los años anteriores.

Con base en el anterior análisis, se estima conveniente que en adelante se planteen indicadores

y metas que estén en el ámbito del control del IFED, a fin de que los resultados no dependan de

factores externos como el descrito a cargo del MEP. Por tanto y dado también el plan de acción

que se sigue a raíz de la evaluación a la cual fue sujeta nuestro informe semestral de

seguimiento presupuestario, se valora utilizar el indicador “Porcentaje de cursos de capacitación

diseñados en materia de cultura cívica y promoción de valores democráticos, dirigidos a

estudiantes, docentes y directores”, el cual estaría relacionado con el lineamiento LE 2.2 del PEI

2014-2018 vigente y está planteado en términos bajo el control de la administración.

A continuación se presenta los indicadores de producto de la institución clasificados como no

efectivos


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Indicadores de producto no efectivosAl 31 de diciembre de 2017

Producto Indicador

Servicio de naturalización

Servicio de registro y certificaciones de hechos

vitales y actos civiles

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Actos Jurídicos (área de consultas)

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Actos Jurídicos (área de reconocimientos)

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Opciones y Naturalizaciones (área de consultas)

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Opciones y Naturalizaciones (área entrega de documentos)

Servicio de Tarjeta de Identidad de Menores (TIM)

Tiempo promedio de espera en la atención a la persona usuaria en el servicio de Tarjeta de Identificación de Menores (TIM) (área de ventanilla)

Servicios electorales (Padrón Nacional Electoral, procesos

electorales y consultivos)

Promedio de días hábiles para publicar el Padrón Nacional Electoral actualizado (general, provincial, cantonal y consular) en la página web del TSE

Porcentaje de liquidaciones trimestrales revisadas en un plazo no mayor a tres meses, posterior a su presentación

Servicio de formación en democracia

Porcentaje de estudiantes, docentes y directores capacitados en materia de cultura cívica y promoción de valores democráticos

Fuente: Elaboración propia con base en la información suministrada por la institución.

Para el ejercicio económico 2017, la institución contó con las siguientes unidades de medida e

indicadores:


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Cuadro 3.1.4Tribunal Supremo de Elecciones

Cantidad programada y alcanzada de unidades de medida e indicadoresAl 31 de diciembre de 2017

DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA (UM) O INDICADOR (I) CANTIDAD

PROGRAMADA ALCANZADA

Certificación y constancia emitida. (UM) 2,861,139 2,259,783

23 11.3

14 17.3

15 20.6

Carta de naturalización entregada. (UM) 3,357 5,875

14 9.6

19 11.5

Tarjeta de Identidad de Menores (TIM) expedida. (UM) 138,972 146,218

5 7.4

Cédula de identidad impresa. (UM) 630,098 807,484

1 0.3

2 1.4

19 9.6

17 11.3

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de certificaciones (área de ventanilla). (I)

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Actos Jurídicos (área de consultas). (I)

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Actos Jurídicos (área de reconocimientos). (I)

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Opciones y Naturalizaciones (área de consultas). (I)

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona usuaria en el servicio civil de Opciones y Naturalizaciones (área entrega de documentos). (I)

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona usuaria en el servicio TIM (área de ventanilla). (I)

Tiempo promedio de distribución (días) de la cédula de identidad en sede central (SC). (I)

Tiempo promedio de distribución (días) de la cédula de identidad en oficinas regionales (OR). (I)

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona en el servicio electoral de cédula de identidad en la sede central (renovación). (I)

Tiempo promedio de espera (minutos) en la atención a la persona en el servicio electoral de cédula de identidad en la sede central (primera vez). (I)


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Cuadro 3.1.4Tribunal Supremo de Elecciones

Cantidad programada y alcanzada de unidades de medida e indicadoresAl 31 de diciembre de 2017

DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA (UM) O INDICADOR (I) CANTIDAD

PROGRAMADA ALCANZADA

Ciudadano empadronado. (UM) 3,330,350 3,322,329

86 62

7 6.4

85 89

85 67

100 100

Actividad formativa. (UM) 32 58

100 81

Resolución de liquidación de gastos (contribución estatal). (porcentaje) (UM)

Promedio de días hábiles para publicar el Padrón Nacional Electoral actualizado (general, provincial, cantonal y consular) en la página web del TSE. (I)

Porcentaje de informes financiero contables y reportes de contribuciones analizados en un plazo no mayor a los tres meses. (I)

Porcentaje de liquidaciones trimestrales revisadas en un plazo no mayor a tres meses, posterior a su presentación. (I)

Porcentaje de agrupaciones políticas capacitadas en materia de financiamiento. (I)

Porcentaje de estudiantes, docentes y directores capacitados en materia de cultura cívica y promoción de valores democráticos. (I)

4. OBSERVACIONES

Respecto a la ejecución de los recursos asignados, cabe indicar que la institución obtuvo un

86,8%, porcentaje levemente inferior al alcanzado en el último año que fue de un 87,3%, por lo

que si bien las medidas aplicadas no tuvieron en algunos casos la efectividad esperada, sí se

mantuvo un nivel constante de ejecución.

Tal y como se señaló en informes anteriores, se recomienda definir alguna estrategia en lo que

se refiere a las distintas contrataciones de bienes y servicios, para culminar satisfactoriamente

dichos procesos administrativos y que menos recursos queden subutilizados o en estado

“comprometido” para el siguiente ejercicio económico, así como iniciar con anticipación los


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procesos respectivos. Por lo anterior, es necesario dar seguimiento a las medidas adoptadas

para mejorar el nivel de ejecución del próximo ejercicio económico, teniendo claridad de que es

muy difícil lograr ejecutar el 100% de los recursos por las diversas situaciones que se presentan,

algunas de ellas no controlables y difíciles de prever.

Otra observación que ya había sido señalada en informes anteriores, se refiere al análisis y

revisión de las metas para futuros ejercicios económicos, considerando los distintos factores

externos que intervienen en su consecución y que no son de su control, como los que están

determinados por la demanda, lo que hace que en algunos casos las metas no se alcancen o por

el contrario sobrepasen lo programado, tal es el caso de los indicadores de tiempo que

dependen en gran medida de la cantidad de usuarios que utilicen sus servicios.

En este sentido, la institución ha manifestado la disposición para realizar este análisis y aplicar

ciertas correcciones y recomendaciones que han realizado sus direcciones, para ser

incorporadas en el próximo plan estratégico institucional, así como es necesario revisar las

proyecciones futuras y metas propuestas de acuerdo a la capacidad instalada con que se

cuenta. A pesar de lo anterior, señalan que si bien en algunos indicadores no se cumplió la meta

programada, tampoco hubo demanda insatisfecha.

En cuanto a la programación presupuestaria, nuevamente se reitera la necesidad de realizar un

proceso de revisión, principalmente de los indicadores formulados, para determinar si realmente

brindan información de interés para los usuarios externos o son básicamente de carácter interno,

así como si es indispensable establecer los mismos indicadores para cada una de las áreas de

atención, además que muchos de ellos dependen exclusivamente de la demanda de servicios,

por lo que su cumplimiento no está bajo el control de la institución.


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Elaborado por:Mario A. Víquez Rodríguez

Analista PresupuestarioUnidad de Análisis

Presupuestario de Poderes, DGPN

Revisado por:Fanny V. Morales Mendoza

CoordinadoraUnidad de Análisis

Presupuestario de Poderes, DGPN

V°B° por:José Luis Araya AlpizarSub Director General Presupuesto Nacional


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€¦ · Web viewEl Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) es la institución que tiene como mandato “Impartir justicia electoral, organizar y arbitrar procesos electorales transparentes