Upload
others
View
8
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 1 de 74
COPIA CONTROLADANo. COPIA
COPIA NO CONTROLADA
CICLO DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO
REVISIÓN FECHADESCRIPCIÓN DE LA
MODIFICACIÓNMEJORAMIENTO
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 2 de 74
1. OBJETIVOS
Elaborar el documento que contiene el Plan Estratégico de Tecnologías de
Información – PETI – que se convierta en la carta de navegación para la entidad
en materia de TI.
Emplear en enfoque del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial – MRAE
– para que el ejercicio de construcción del PETI responda estratégicamente a las
necesidades de la entidad.
Alinear el documento PETI con la política Gobierno Digital, el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG – y los estándares de acreditación relacionados con
los estándares de gerencia de la información del sistema único de acreditación en
salud.
2. ALCANCE
El Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) del CEHANI E.S.E. se proyecta
a tres años de vigencia comprendidos entre el año 2019 y el 2021, tiempo en el cual el
mismo documento será objeto de revisiones y ajustes, por lo menos uno por año, dado los
continuos cambios tecnológicos, los internos que adelante la entidad y los que sufran las
políticas de TI a nivel Nacional.
Este documento será un habilitador de la política gobierno digital, promulgada mediante
decreto 1008 de junio 14 de 2018, así como también ayudará al logro de uno de los
objetivos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) relacionado con fortalecer
y promover la efectiva participación ciudadana, por otra parte se convertirá en un apoyo
fundamental para que los estándares de acreditación de Gestión de Información dentro de
la entidad se habiliten y logren evaluaciones superiores.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 3 de 74
Por otra parte el presente documento PETI se construye y se enfoca en el Marco de
Referencia de Arquitectura Empresarial en sus dominios de Estrategia de TI, Gobierno de
TI, Información, Sistemas de Información, Servicios Tecnológicos y Uso y Apropiación,
marco sugerido por el Ministerio de las TIC (MINTIC) y soportado en el modelo de gestión
de TI IT4+.
3. MARCO NORMATIVO
Las siguientes normas se aplican y sustentan la elaboración del documento PETI.
Ley 1712 del 06 de marzo de 2014, ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Ley 1226 del 31 de diciembre de 2008, por la cual se dictan las disposiciones
generales del habeas data y se regula el manejo de información contenida en bases
de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la
proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales
para la protección de datos personales.
Decreto Ley 019 de enero 10 de 2012, por medio de la cual se dictan normas para
suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en
la administración pública.
Decreto 415 del 07 de marzo de 2016, Por el cual se adiciona el Decreto Único
Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto Número 1083 de 2015, en lo
relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en
materia de tecnologías de la información y las comunicaciones.
Decreto 1078 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el decreto único
reglamentario del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Decreto 1008 del 14 de Junio de 2018, por medio del cual se establecen los
lineamientos generales de la política Gobierno Digital.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 4 de 74
Resolución 3564 del 31 de diciembre de 2015, por medio de la cual se establecen los
lineamientos respecto de los estándares para publicación y divulgación de la
información.
Resolución 1995 del 08 de julio de 1995, por la cual se establecen normas para el
manejo de historia clínica.
Documento CONPES 3670, lineamientos de políticas para la continuidad de los
programas de acceso y servicio universal a las tecnologías de la información y las
comunicaciones.
Directiva presidencial 04 del 03 de abril de 2012, eficiencia administrativa y
lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
Directiva presidencial 09 del 23 de noviembre de 2010, directrices para la elaboración
y articulación de los planes estratégicos sectoriales e institucionales e implementación
del sistema de monitoreo de gestión y resultados.
Manual operativo MIPG
Manual de la implementación de la estrategia Gobierno Digital.
4. ESTABLECIMIENTO DE ESTRATEGIAS - ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Para poder establecer un diagnóstico real y hacer un contexto de la situación actual se
aplica la encuesta de “Madurez de la Gestión Con TI”, la cual contempla los seis dominios
del MRAE y se aplica al líder del proceso de Gestión de Sistemas de Información, la
escala de evaluación corresponde de cero a seis puntos donde cero es que no se aplica,
1 se aplica muy poco y 6 es totalmente aplicado. En los cuadros siguientes se muestra el
resultado de la encuesta por cada dominio y la puntuación inicia con cero y al lado
izquierdo y termina con seis al lado derecho. La siguiente gráfica muestra el consolidado
de la aplicación de la encuesta, en cada eje se encuentra la etiqueta del resultado para
cada dominio y en el eje central el promedio general o consolidado de los seis dominios.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 5 de 74
Nivel de Madurez
ESTRATEGIA DE TI
GOBIERNO DE TI
GESTION DE INFORMACIONSISTEMA DE INFORMACION
SERVICIOS TECNOLOGICOS
USO Y APROPIACION
-
1
2
3
4
5
6
1.87
1.20
1.40
1.60
4.00
3.00
0.00
Nivel de madurez de la gestión con TI
4.1. DOMINIO ESTRATEGIA DE TI
Como se puede observar en la gráfica anterior el eje que muestra la madurez del dominio
de la estrategia TI se encuentra con un valor de 1.20 de 6 puntos posibles, la fuente que
da lugar a este valor la muestra la siguiente tabla.
Madurez de la Estrategia TI
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 6 de 74
El área de Gestión de Sistemas de Información de la entidad no tiene un direccionamiento
estratégico exclusivo del área sino que este obedece al general planteado desde la alta
dirección y todas las dependencias le apuntan a este direccionamiento estratégico,
entonces para lograr establecer el direccionamiento estratégico de la entidad se trabaja
con el documento del plan de desarrollo institucional 2016 – 2020, denominado “SU
SALUD Y BIENESTAR NUESTRA RESPONSABILIDAD”, de este plan se extrae insumos
como la Misión, Visión, Valores, Objetivos Estratégicos, por otra parte del mapa de
procesos se obtiene el inventario de procesos, del organigrama actual de la entidad se
obtiene los componentes organizativos y áreas principales, por ultimo desde la oficina de
Gestión de Sistemas de Información se obtiene el inventario de sistemas de información
que soportan la actividad diaria de la entidad, resultado del estudio de estos documentos
se tiene:
4.1.1. Misión:
CEHANI E.S.E. es una Empresa Social del Estado, de II Nivel de Complejidad que presta
servicios de salud especializados en promoción de la salud y prevención de la
enfermedad, diagnóstico, tratamiento y habilitación-rehabilitación, con o en riesgo de
afectación en las áreas cognitiva, auditiva, visual, de comunicación y neurológica; con
mejoramiento continuo y un equipo humano comprometido; acompañando al usuario, su
familia y comunidad; amigable con el medio ambiente y amplia participación social;
gestionando nuestros recursos con racionalidad económica en forma transparente y
honesta como Empresa Social del Estado.
4.1.2. Visión:
Para el año 2020, el CEHANI E.S.E. Será una Empresa Social del Estado acreditada y
reconocida a nivel nacional por su modelo de atención, certificada como institución verde
en el sector salud, contribuyendo al bienestar del usuario, familia y comunidad.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 7 de 74
4.1.3. Valores Corporativos:
Trabajo en equipo: Trabajamos con una visión, respetando y valorando nuestras
diferencias, fortaleciendo las relaciones interpersonales y priorizando el éxito del
equipo por encima del éxito individual.
Ética: Sostenemos una conducta transparente, honesta y preocupada por la dignidad
de todas las personas con las que interactuamos.
Honestidad: Los trabajadores del CEHANI actúan con rectitud, transparencia y
coherencia con lo que piensan, expresan y hacen.
Respeto: Los trabajadores del CEHANI se apoyan en la igualdad y el deseo sincero
de hacer algo por los demás, comprendiendo las necesidades básicas del ser humano
y tolerando sus debilidades. Se profesa el respeto por cada uno, por la profesión u
oficio, por el trabajo que se realiza, por el usuario, por las normas y conductas
personales y sociales que impone la naturaleza humana, la comunidad y la sociedad.
Lealtad: Los trabajadores de la entidad son fieles con los principios y valores
institucionales para contribuir con el desarrollo del CEHANI.
Responsabilidad: Construimos relaciones de confianza en la ejecución de nuestras
tareas orientadas al logro de los resultados esperados. Asumimos un rol activo en
nuestra labor diaria y comprendemos la trascendencia de nuestras acciones
individuales y colectivas.
Compromiso: Asumimos nuestras tareas comprometidos con la institución,
enfocando nuestro esfuerzo a brindar atención de calidad a nuestros usuarios su
familia y comunidad.
Eficiencia: Logramos nuestros objetivos utilizando procesos y métodos de trabajo que
optimizan nuestro desempeño con la mejor utilización de recursos.
4.1.4. Objetivos Estratégicos:
Desde el documento del plan de desarrollo institucional de la entidad se puede extraer los
siguientes objetivos estratégicos:
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 8 de 74
Objetivos EstratégicosLINEA
ESTRATEGICAOBJETIVOS ESTRATEGICOS 2016 – 2020
O1Fortalecimient
o y ampliación
de servicios
de salud
Fortalecer la capacidad resolutiva de servicios de salud
O2 Elaboración de proyectos de inversión
O3 Vincular nuevas especialidades y profesionales especialistas
O4 Fortalecer la seguridad del paciente
O5 Prestar servicios centrada en el usuario, familia y comunidad
O6Sostenibilidad
administrativa
y financiera
Definir el plan de reordenamiento físico del CEHANI
O7 Diseñar un sistema de información integrado
O8 Mantener sin riesgo financiero
O9 Control sistema de activos
O10Capacidad
organizacional
Programa de Capacitación del talento humano
O11 Programa de desarrollo del talento humano
O12 Humanización
O13
Sistema
integrado de
gestión
Fortalecer el Sistema de Gestión de calidad
O14 Implementación sistema de garantía de calidad
O15 MECI
O16 Seguridad y Salud en el trabajo
O17 Gestión del Riesgo
O18
Gestión
ambiental y
social
Adoptar los objetivos de la agenda global para hospitales verdes y
saludables
O19Reducir, tratar y disposición de manera segura los residuos
hospitalarios
O20 Liderazgo de la salud ambiental
O21 Gestionar y disponer los productos farmacéuticos de manera segura
O22 Responsabilidad Social empresarial
Los anteriores objetivos estratégicos agrupados en cinco líneas estratégicas están
enfocados en el fortalecimiento de los servicios de salud que actualmente presta la
entidad y pensando en una futura ampliación, integrado a esto el lograr una estabilidad
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 9 de 74
financiera, con talento humano idóneo y con una adecuada gestión ambiental. Por otra
parte se puede observar que dentro de la línea estratégica de sostenibilidad administrativa
y financiera se tiene planeado un objetivo estratégico denominado “diseñar un sistema de
información integrado” lo que permite establecer que a través de este objetivo la entidad
fortalecerá el manejo adecuado de la información, soportar sus procesos con sistemas de
información y con esto lograr una correcta y oportuna toma de decisiones en todos los
niveles de la entidad.
4.1.5. Procesos:
De acuerdo al mapa de procesos actual de la entidad se han identificado los siguientes
procesos:
Inventario de ProcesosINVENTARIO DE PROCESOS
P1 Direccionamiento estratégico
P2 Gestión de la calidad
P3 Gestión admisión y registro del usuario
P4 Gestión en cirugía ambulatoria
P5Gestión participación social y atención al
usuario
P6 Gestión de habilitación y rehabilitación
P7 Gestión de ayudas diagnósticas
P8 Gestión servicio farmacéutico
P9 Gestión humana
P10 Gestión jurídica
P11 Gestión adquisición de bienes y servicios
P12 Gestión financiera
P13 Gestión apoyo logístico
P14 Gestión sistemas de información
P15 Gestión tecnológica
P16 Control de Gestión
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 10 de 74
Los anteriores procesos de acuerdo al mapa actual de la entidad se encuentran
agrupados en procesos de direccionamiento, procesos misionales, procesos de apoyo, y
evaluación. En el mapa de procesos actual se puede determinar que el proceso de
Gestión de Sistemas de Información se encuentra catalogado como proceso de apoyo, lo
que es correcto ya que los sistemas de información soportan de manera transversal a
toda la organización.
Para poder determinar los procesos asociados al área de TI es importante realizar el
estudio del mapa de procesos de la entidad de manera general y luego identificar los
procesos asociados a GSI, el siguiente gráfico muestra el mapa de procesos actual de la
entidad.
Mapa de Procesos
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 11 de 74
Por otra parte, el proceso de GSI no se encuentra desagregado en los procesos que le
han sido asignados o que en el momento se encuentra ejecutando. Como se observa el
proceso de gestión documental no aparece en ningún grupo de procesos, ya que este se
encuentra asociado a GSI, lo que refuerza la recomendación de crear dentro del
organigrama el área de GSI par que tanto el mapa de procesos como el organigrama
guarden coherencia y las actividades sean coordinadas desde un punto específico.
El siguiente gráfico muestra lo que en la actualidad es el área de GSI de la entidad, lo cual
se resumen en la ejecución de tres procesos, la gestión documental, el soporte técnico a
incidentes y la realización de las copias de seguridad.
Subprocesos Área de GSI
4.1.6. Organigrama:
De la estructura orgánica actual de la entidad, fijada por procesos, se puede extraer los
siguientes componentes organizativos:
Gestión de Copias de Seguridad
Soporte Técnico
Gestión Document
al
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 12 de 74
Componentes Organizativos
Como se puede observar la estructura orgánica de la entidad carece de una unidad
funcional de Gestión de Sistemas de Información, que por su naturaleza debe estar
adscrito a la subgerencia administrativa y financiera, lo que deja ver una clara
inconsistencia entre el mapa de procesos y el organigrama, más aún cuando dentro de los
objetivos estratégicos existe uno que apunta directamente al liderazgo de Gestión de
Sistemas de Información. Aunque dentro de la organización existe una oficina con
personal asignado denominada Gestión de Sistemas de Información, situación que
amerita una revisión exhaustiva del organigrama tendiente a la ubicación estratégica del
área de gestión de sistemas de información ya que este es un componente que ha
pasado, en todas las organizaciones, de ser simple soporte técnico a una unidad
estratégica que genera valor ya que la información se ha convertido en uno de los activos
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 13 de 74
más importantes de las entidades y los avances tecnológicos en materia de TIC son
frecuentes. Hecho que justifica que la entidad tenga un departamento, área o
coordinación de Gestión de Sistemas de Información debidamente reconocida y con
capacidades para soportar los procesos actuales y con visión de crecimiento. Se observa
y se hace la claridad que el componente de apoyo tecnológico obedece a la
administración de equipos biomédicos y tecnológicos que soportan los procesos
misionales de la entidad, mas no a los equipos de cómputo y tecnologías de información.
4.1.7. Sistemas de Información:
El inventario de sistemas de información de la entidad se lo construye con la oficina de
Gestión de Sistemas de Información y como resultado de este levantamiento de
información se tiene lo siguiente:
Inventario de Sistemas de InformaciónSISTEMAS DE INFORMACION
S1 Compuconta módulo contabilidad
S2 Compuconta módulo Presupuesto
S3 Compuconta módulo Tesorería
S4Compuconta módulo Almacén y
devolutivos
S5 Compuconta módulo Activos fijos
S6 Compuconta módulo NIIF
S7 Compuconta módulo Nomina
S8 Compuconta módulo Facturación
S9 Compuconta módulo Historia clínica
S10 Compuconta módulo Cartera y glosas
S11 Compuconta módulo Admisiones
S12 Compuconta módulo Farmacia
S13 Compuconta módulo Agenda médica
S14 Compuconta módulo Contratación
S15 Compuconta módulo Gestión de calidad
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 14 de 74
SISTEMAS DE INFORMACION
S16 Control de ingreso
El tema de sistemas de información se reduce a un solo sistema denominado
COMPUCONTA en cual soporta todos los procesos de la entidad y es integral, a pesar de
encontrarse en proceso de implementación y ajustes es el sistema en el que se soporta
toda la actividad diaria de la entidad.
4.2. DOMINIO GOBIERNO DE TI
Como se puede observar en la gráfica que consolida el nivel de madurez al dominio de
Gobierno de TI le corresponde el valor promedio de 1.4 de 6 puntos posibles, la fuente
que da lugar a este valor la muestra la siguiente tabla.
Madurez de Gobierno de TI
En cuanto al gobierno de TI de la entidad en la actualidad tal y como se indicó en el
aparte de este documento relacionado con el organigrama no tiene conformado como tal
el departamento de TI o GSI que sea visible, aunque dentro del mapa de procesos
aparece relacionado como un proceso de apoyo con el nombre de Gestión de Sistemas
de Información (GSI), el cual cuenta con sus documentos de caracterización con el código
FC-GSI-001, desde donde se puede evidenciar que a este proceso se encuentra además
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 15 de 74
de la Gestión de Sistemas propiamente dicha también el componente de Gestión
Documental. Por otra parte dentro de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC), se observa que el proceso GSI cuenta con procedimientos, directrices,
instructivos, protocolos, planes y su respectivo Plan Operativo Anual (POA), lo que deja
ver que la entidad a nivel general tiene muy bien organizada su plataforma estratégica.
4.2.1. Comité de TIC:
La entidad no cuenta con un comité de TIC como órgano de dirección, gestión y control en
materia de TI, teniendo en cuenta lo anterior es pertinente recomendar a la entidad la
creación y puesta en operación del comité TIC mediante un acto administrativo en el cual
se establezca claramente el objetivo, funcionarios que lo integran con su respectivo rol y
con unas funciones específicas.
4.2.2. Estructura organizativa del área de TI:
El área de TI o Gestión de Sistemas de Información (GSI) no cuenta con una estructura
orgánica interna que evidencie de manera jerárquica los roles de las personas que
trabajan dentro del área, de esta manera también es pertinente recomendar a la entidad
estructurar el área de GSI en la cual se evidencie roles y responsabilidades sobre los
procesos y procedimientos que tiene a su cargo la oficina y adaptándola teniendo en
cuenta lo que sugiere el modelo IT4+, creado por el Ministerio de las TI (MINTIC) para
entidades oficiales.
4.2.3. Talento Humano:
El área de GSI cuenta con un (1) profesional universitario adscrito a la planta permanente
de la entidad que está a cargo de la dependencia como líder de GSI quien es el directo
responsable del buen funcionamiento de esta dependencia, por otra parte cuenta con un
(1) técnico en Gestión documental vinculado a la planta de personal de la entidad, Lo
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 16 de 74
anterior reafirma lo manifestado anteriormente en el sentido de que al área de GSI
también se le tiene delegado las responsabilidades sobre la Gestión Documental.
4.3. DOMINIO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Como se puede observar en la gráfica que consolida el nivel de madurez al dominio de
Gestión de Información TI le corresponde el valor promedio de 1.6 de 6 puntos posibles,
la fuente que da lugar a este valor la muestra la siguiente tabla.
Madurez de Gestión de Información
1 ¿La información para el análisis y la toma de decisiones se toma directamente de los sistemas de información?
2 ¿Los indicadores empleados permiten comprobar que se han alcanzado las mentas esperadas?
3 ¿Tienen definidos procesos de gestión de información para recolección, validación, consolidación y publicación?
4 ¿La información suministrada a la alta dirección apoya la toma de decisiones relacionadas con el logro de los objetivos estratégicos?
5¿El Sector comparte información entre sus entidades, a través de los sistemas de información integrados, posibilitando acciones para establecer nuevas estrategias sectoriales?
GESTION INFORMACIÓN
Existen dentro del proceso de GSI establecido un procedimiento identificado con el código
PR-GSI-012, relacionado con la administración de sistemas de información y cuyo
objetivo es “garantizar el funcionamiento de la plataforma tecnológica utilizando
herramientas que permitan la administración y aseguramiento de la información así como
la utilización de hardware y software actualizado”, el procedimiento en una de las
actividades contempla la realización de las copias de seguridad y en otra la
implementación de la política de gobierno digital.
Dentro del mismo proceso se cuenta con directrices de seguridad de la información que
va desde los equipos de cómputo de escritorio hasta los servidores de la entidad, también
se cuenta con un instructivo para la asignación de claves y contraseñas, Identificación y
clasificación de los activos de información por otro lado existe documentado un protocolo
para el uso adecuado de recursos informáticos y documentados los planes que relacionan
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 17 de 74
a continuación: plan de seguridad y privacidad de la información, plan de contingencia de
sistemas de información, plan de gerencia de la información, plan institucional de archivos
PINAR, plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información, plan
de implementación de política de gobierno digital y plan de apertura de datos.
Aunque el proceso contempla algunas actividades de tratamiento de la información para
la toma de decisiones en todos los niveles, se recomienda establecer indicadores para
medir la efectividad de la información suministrada y por lo tanto no existen responsables
de esas actividades y procedimientos que se pueden derivar de la implementación del
procedimiento de gestión de la información.
4.4. DOMINIO SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Como se puede observar en la gráfica que consolida el nivel de madurez al dominio de
Sistemas de Información le corresponde el valor promedio de 4.0 de 6 puntos posibles, la
fuente que da lugar a este valor la muestra la siguiente tabla.
Madurez de Sistemas de Información
1 ¿Los sistemas de información existentes tienen un control descentralizado, poca planeación y un manejo general básico?
2 ¿Los sistemas de información cuentan con documentación que permita dar soporte y mantenimiento adecuados?
3 ¿Monitorean y miden el desempeño de los sistemas de información, para tomar acciones cuando presente algún tipo de fallo?
4 ¿Se ha logrado la integración de aplicaciones, acorde a la planeación establecida y adecuándose a las necesidades de los procesos?
5 ¿Se innova desde el punto de vista técnico y de los procesos y no según las coyunturas situacionales de la entidad?
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Se puede mirar que este dominio es uno de los que mas elevada calificación obtiene
dentro del grupo de los seis, esto se debe a que la entidad ha realizado un gran esfuerzo
en recursos económicos y humanos para lograr la implementación de un sistema de
información integral que soporta la mayoría de sus procesos, la consolidación de este
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 18 de 74
sistema en la entidad se ha dado poco a poco y ha alcanzado una gran madurez en el
componente financiero.
Para analizar los sistemas de información de la entidad se ha elaborado un listado de los
sistemas de información o los módulos que los contienen, pero de manera general al
entidad cuenta con un software integral denominado COMPUCONTA, el cual consta de
varios módulos, 15 en total y adicional a esto cuenta con un software de control de
ingreso.
Compuconta: Este sistema de información en la actualidad cuenta con 15 módulos, los
cuales soportan la actividad misional de la entidad al igual que los procesos de apoyo ya
que se trata de un sistema integral, por otra parte en la actualidad la entidad se encuentra
en proceso de implementación del módulo de Gestión de Calidad el cual soportará toda la
actividad estratégica. Este software cuenta con licencia de uso para la entidad y el soporte
técnico lo presta directamente el proveedor a través de la suscripción de un contrato anual
de mantenimiento del sistema el cual se renueva año tras año.
Control de ingreso: Software utilizado para el control de acceso del personal de planta
de la entidad, el cual es utilizado por la oficina de recursos humanos.
Correo electrónico: Las cuentas de correo electrónico oficiales de la entidad se
encuentran adquiridas de manera gratuita a través de Google Mail, con capacidad para 50
cuentas las cuales han llegado al tope, no se cuenta con un servidor de correo propio o
con una versión Premium de cuentas de correo para garantizar que la totalidad de las
cuentas requeridas se asignen.
En cuanto al licenciamiento de los sistemas operativos de servidores, manejadores de
bases de datos y ofimática la entidad cuenta con la totalidad de las licencias de los
programas.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 19 de 74
4.5. DOMINIO SERVICIOS TECNOLÓGICOS
Como se puede observar en la gráfica que consolida el nivel de madurez al dominio de
Servicios Tecnológicos le corresponde el valor promedio de 3.0 de 6 puntos posibles, la
fuente que da lugar a este valor la muestra la siguiente tabla.
Madurez de Servicios Tecnológicos
1 ¿Cuentan con soporte técnico especializado para apoyar las solicitudes de soporte de los usuarios?
2 ¿Tienen definidos ANS sobre los servicios tecnológicos que se prestan a los usuarios?
3 ¿Tienen las capacidades suficientes para suministrar los servicios solicitados, acorde con la demanda?
4 ¿Los servicios prestados cumplen con los niveles de seguridad requeridos por la entidad?
5 ¿El acceso a las aplicaciones para disponer de los servicios se hace a través de múltiples canales (web, móvil, etc)?
SERVICIOS TECNOLÓGICOS
La entidad para mejorar el servicio que presta cuenta con 100 computadores de los
cuales 11 son portátiles y 89 de escritorio, todos son de propiedad de la entidad, por otra
parte se tiene que la entidad cuenta con 31 impresoras en su mayoría multifuncionales las
cuales para dar cobertura a todas la oficinas se comparten a través de la red de datos.
Tanto de los equipos de cómputo como de las impresoras el mantenimiento preventivo y
correctivo lo realiza la oficina de sistemas a través de los contratistas y el líder del
proceso.
Por otra parte la administración de los sistemas de información está al frente de la oficina
de gestión de sistemas de información en cabeza del líder del proceso, la responsabilidad
del mantenimiento de servidores y bases de datos del sistema de información se realiza
mediante una llamada telefónica o reportando el incidente directamente a la oficina de
gestión de sistemas de información, se carece de un soporte técnico soportado con mesa
de ayuda que permita hacer la gestión de incidentes, establecer el punto único de
contacto y escalamiento de incidentes en niveles claramente definidos.
En cuanto a copias de seguridad de los sistemas de información y las bases de datos se
realiza a diario en un dispositivo de almacenamiento externo (disco duro) conectado al
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 20 de 74
servidor y este permanece en el mismo lugar, este procedimiento a pesar de estar
documentado no cumple con los requerimientos mínimos para el respaldo de copias, en
este mismo ítem la entidad no cuenta con servicio de almacenamiento externo de las
copias de seguridad, todo permanece dentro de la misma.
La infraestructura de TI no se encuentra ubicada dentro de un Datacenter propiamente
dicho, sino que existe un punto central donde se encuentran los servidores de
aplicaciones de bases de datos y en este mismo cuarto se encuentra el rack de
comunicaciones o centro de cableado desde donde se distribuye la red de datos a las
diferentes oficinas dejando ver claramente una topología estrella, por otra parte al entidad
cuenta con circuito cerrado de televisión en un cuarto que presta el servicio de oficina
para el técnico de soporte de sistemas. La entidad no cuenta con una ilustración gráfica
de la topología física y lógica de la red como tampoco de la red inalámbrica WiFi.
La entidad no cuenta con una mesa de servicios que permita el registro de incidentes,
seguimiento a los mismos y el escalonamiento por niveles de servicio, de tal forma que le
permita a la entidad ejerce control sobre este proceso y gestionar los indicadores
derivados del mismo, esta mesa de servicios debe contar además con un punto único de
contacto y a la vez debe permitir llevar el control del inventario y las hojas de vida de los
equipos.
4.6. DOMINIO USO Y APROPIACIÓN
Como se puede observar en la gráfica que consolida el nivel de madurez al dominio de
Uso y Apropiación le corresponde el valor promedio de 0.0 de 6 puntos posibles, la fuente
que da lugar a este valor la muestra la siguiente tabla.
Madurez del Uso y Apropiación
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 21 de 74
1 ¿Se desarrolla la formación del personal en TI, según los planes de capacitación concertados con Talento Humano?
2 ¿Miden el nivel de satisfacción de los usuarios de TI, a través de encuestas con indicadores?
3 ¿La oferta servicios de TI es comunicada y divulgada apropiadamente para su apropiación a los usuarios?
4¿Se promueven experiencias de aprendizaje alternativo, a través de herramientas como e-learning, para el fomento del uso y la apropiación TI?
5 ¿Miden el nivel de uso de los servicios de TI, utilizando herramientas automáticas?
USO Y APROPIACION
La primera conclusión que deja el cuadro y la gráfica es que en el componente de uso y
apropiación la entidad no ha desarrollado ningún tipo de iniciativas tendientes a promover
espacios de capacitación en TI con los usuarios. Por otra parte para poder determinar el
nivel de uso y apropiación de la tecnología en la entidad y corroborar lo que muestra la
tabla se realizó el levantamiento de información con la parte directiva de la entidad, a los
cuales se les aplicó la entrevista estratégica indagando entre otras cosas las siguientes:
Principales actividades que se realizan en cada área
Herramientas de TI que apoyan las actividades
Actividades que no tienen apoyo de TI
Cambios sugeridos para mejorar la realización de las actividades
Recursos dedicados a TI
El siguiente cuadro muestra la relación de entrevistas estratégicas realizadas
Lista de EntrevistadosENTREVISTADO CARGO
Isabel Cabrera Calvache Subgerente Administrativa y FinancieraEduardo Antonio Gallardo Martínez Profesional Universitario de Recursos HumanosClaudia Cabrera Moncayo Coordinadora Consulta ExternaYenit Eufemia Campaña Imbaquí Técnico Administrativo Gestión DocumentalMaría Isabel Lucero Gestión Jurídica y ContrataciónRocío Insuasty Villota Subgerente TécnicoCarlos Eraso Tesorero General
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 22 de 74
Andrea Catherine Criollo Chalaca Coordinadora Ayudas Diagnósticas y Oftalmología
Jesús Alexander Buchely GuerraProfesional Universitario Apoyo Logístico y Gestión Tecnológica
Ruth Nieber Martínez Gestión Participación Social y Atención al UsuarioCristian Eduardo Eraso Burbano Coordinador Servicio FarmacéuticoAna Milena Arroyo Profesional Universitario Oficina Asesora de CalidadYuly Enríquez Ochoa Coordinadora Quirófano
Producto de la aplicación de las entrevistas se tiene el siguiente consolidado y análisis.
Los entrevistados coinciden en el uso de las siguientes herramientas de TI mas
frecuentemente para apoyar sus actividades cotidianas.
TI Más UtilizadoHERRAMIENTAS TI MAS
UTILIZADASExcel, Word, Power Point
CompucontaCorreo electrónico
InternetComputadores
ImpresorasScanner
Carpetas compartidasTeléfonos
Celulares personales
El cuadro anterior muestra como el paquete de ofimática es uno de los más utilizados por
el personal de la entidad, junto con el sistema de información COMPUCONTA, que es
como ya se dijo el programa integral que apoya el trabajo en los procesos y tareas diarias
dentro de la entidad, por otra parte el servicio de internet, el correo electrónico, por
supuesto los computadores e impresoras igualmente apoyan todas las actividades diarias
que realiza el personal.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 23 de 74
Como respuesta a una de las preguntas de la entrevista estratégica se encuentra cuáles
son las actividades que se realizan dentro de las áreas y que no tienen el apoyo de TI o
que este es muy poco, lo que da como resultado lo siguiente:
Actividades Sin Apoyo de TIACTIVIDADES SIN APOYO DE TI
ÁREA ACTIVIDADES
Subgerencia Administrativa y Financiera
Seguimiento a carteraInformes estadísticosAnálisis de costos por servicio
Recursos Humanos
Sistema de acceso de funcionarios se bloquea y no se puede hacer seguimientoAcceso a internet por WiFi validar a quien si se brinda acceso en equipos móviles
Coordinación Consulta Externa
Informes de producción del áreaRevisión y entrega de facturación
Gestión Documental Gestión documentalRecuperación de Memoria
Gestión Jurídica Agendas de la oficinaTesorero General Clasificación de cuentas por pagar
Apoyo Logístico y Gestión Tecnológica
PGIRSBitácora de temperatura de piscinaBitácora de clorificación de aguaBitácora de limpieza y desinfecciónBitácora de pesaje de residuos
Servicio Farmacéutico Recepción de ordenes y soportes
Asesora Calidad Base de datos SARLAFTControl de gestión de impactos ambientales
QuirófanoListas de chequeo en procedimientos quirúrgicos para la seguridad del pacienteNotas de pacientes potenciales evocados
Al igual en respuesta al interrogante relacionado con lo que los usuarios cambiarían de la
forma en como realizan sus actividades se recogieron las siguientes:
Tabla 1: Cambios TI Sugeridos
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 24 de 74
CAMBIOS SUGERIDOS O NECESIDADESAREA REQUERIMIENTO
Subgerencia Administrativa y Financiera
Informes de facturación y cartera mas completosInformación de indicadores ajustada a la realidadInformación financiera consolidada y generada desde el sistemaInformes gerenciales oportunos para la toma de decisionesInformes de nómina detallados
Recursos Humanos
Compuconta no satisface las necesidadesEspacio adecuado para capacitacionesPlataforma virtual para proceso de inducción y reinducción de personalVideos institucionales para salud en el trabajoGenerar archivos desde sistema para plataformas de SS
Coordinación Consulta Externa
Equipos obsoletosImpresora para psicologíaInformes de producción por área deberían salir del sistemaSoftware amigable con el usuario en modulo historia clínicaAsignar responsable para referencia y contrarreferencia
Gestión Documental
Depósitos adecuados y dotados para archivo clínico y administrativoApoyo con personalScanner de alta definición y de trabajo pesadoSoftware para gestión documentalEquipo de microfilmaciónCrear museo investigativo
Gestión Jurídica y Contratación
Mejorar la planeación de contratación por cada procesoAjustar el proceso de contratación con Recursos Humanos
Subgerencia Técnica
Compuconta que valide fuentes de información y reportesIntranet en lugar de carpetas compartidasEn compuconta la historia clínica no puede quedar sin campos obligatoriosCall CenterRestricciones de acceso a internet a redes socialesRestricción al uso de USB
Tesorero GeneralReporte de compuconta por fecha de vencimiento de cuentas para alertar sobre cuentas superiores a 90 días
Ayudas Diagnósticas y Oftalmología
Estadísticas confiables y completas desde compucontainformes de producción debe salir de manera confiable desde compucontaInformes con gráficos comparativos para toma de decisiones
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 25 de 74
CAMBIOS SUGERIDOS O NECESIDADESAREA REQUERIMIENTO
Hace falta dos computadores con mesa para recepción y consultorio de neurologíaDiscos duros externos para neurología por el tamaño de las imágenes
Apoyo Logístico y Gestión Tecnológica
Reporte de incidentes tecnológicos con mesa de ayuda y mensajes recordatoriosSistematización de bitácoras manualesAgilidad del sistema para asignar responsables de activosHace falta dos computadores portátiles para personal de apoyoSistematizar la hoja de vida de equipos biomédicos y etiquetar último trabajo realizado
Atención al Usuario y Participación Social
Hacen falta cuatro computadores portátilesPlan de minutos y datos con equipo celular y WhatsAppAdecuación de instalaciones físicasImpresora a color para impresiones de campañas de atención al usuarioProyector portátilNo se puede hacer seguimiento a PQRSF en compuconta, no es dinámico e interactivoLas encuestas de satisfacción del usuario no son dinámicasDiseño de página WEB orientada al usuario finalLas respuestas desde comunicaciones son lentasIntranetChat interno de comunicaciónAplicación móvil para citas médicas y PQRSFTablet para aplicar encuestas de satisfacción del usuario
Servicio Farmacéutico
Ajustes al proceso de entrega de medicamentos con punto de facturación antes de la entregaEl sistema compuconta debe permitir llevar el control de pendientes
Calidad
Continuar con la implementación del módulo de calidad de compucontaCrear cultura de calidad y respeto a procesos y procedimientosDotar de 4 computadores en el área
Quirófano
Soporte técnico adecuado a compuconta desde el área de sistemasImplementar la revisión de la lista de chequeo desde sistema en el momento de la cirugíaCompuconta mas intuitivo y amigable
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 26 de 74
CAMBIOS SUGERIDOS O NECESIDADESAREA REQUERIMIENTO
Mantenimiento de equipos de cómputo
4.7. ANALISIS FINACIERO
De acuerdo a como se ha venido realizando el presupuesto de la entidad año tras año se
tiene que este se realiza de manera general o global, dentro del presupuesto no se
observa un rubro específico para la gestión de TI propiamente dicho sino que para este
tipo de necesidades se destinan recursos a partir del rubro de mantenimiento y soporte
técnico de acuerdo a como se vayan presentando las necesidades y los gastos se
autoricen desde la alta dirección. Se puede decir también que los recursos para
necesidades tecnológicas urgentes los prioriza cada área en el respectivo Plan Anual de
Adquisiciones.
4.8. GOBIERNO DIGITAL
Frente a la implementación de la política de Gobierno Digital CEHANI E.S.E. ha venido
trabajando con los lineamientos de la Estrategia Gobierno En Línea (GEL) y el respectivo
manual de implementación, ahora con la política Gobierno Digital regulada mediante
decreto 1008 del 14 de junio de 2018 la entidad ha adoptado dicha política con sus dos
componentes; TIC para el estado y TIC para la sociedad, sus tres ejes habilitadores y los
cinco propósitos que esta persigue, transición, que desde el MINTIC y de acuerdo al
manual de implementación de la política, no debe ser traumática para ninguna entidad ya
que se debe aprovechar al máximo los avances logrados con la estrategia Gobierno En
Línea. En cuanto a la implementación de GEL la entidad ha logrado avances importantes
obteniendo los siguientes resultados en la evaluación GEL del 2017 que realiza el MINTIC
a través de la dirección de Gobierno Digital.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 27 de 74
Evaluación Índice de Gobierno Digital
ITEM EVALUADOPUNTAJ
EIGD 2017 77,1
Empoderamiento de los ciudadanos a partir del acceso a la información pública, la apertura de datos, la rendición de cuentas y la participación
de la sociedad en el Gobierno, a través de medios medios electrónicos
72,5
Fortalecimiento de la gestión de TI a través de la planeación estratégica y gobierno de TI, la
gestión de sistemas de información e infraestructura tecnológica y el uso y
aprovechamiento de TI
76,8
Gestión, calidad y aprovechamiento de la información para la toma de decisiones. 78,4
Recursos dedicados para Seguridad de la Información 77,5
Apoyo de la alta dirección para la implementación del componente de Seguridad y Privacidad de la
Información76,9
Gestión de los riesgos de Seguridad de la información en la entidad 76,7
Como lo muestra el cuadro anterior el promedio de la evaluación del índice de gobierno
digital antes gobierno en línea se encuentra sobre el 77.1 %, por encima de la media
nacional, este informe es tomado del reporte del FURAG que realiza la entidad de manera
periódica, se evidencia en este que tiene una ligera desviación a favor de la entidad en el
sentido y que de acuerdo al análisis realizado por esta consultoría, la implementación de
la política gobierno digital es mirada como una oportunidad por la entidad y no se
encuentra en un nivel de madurez tan alto como lo muestra el reporte anterior, se sugiere
revisar de manera detenida dicho reporte y evaluar los aspectos que realmente se están
cumpliendo a cabalidad y cuales no. De todas maneras la autoevaluación a conciencia
debe ser el punto de partida para lograr que la implementación de política Gobierno Digital
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 28 de 74
sea orientada por el camino correcto y con actividades y proyectos acordes a las
necesidades y requerimientos de la entidad.
4.9. ESTANDARES DE ACREDITACION / GERENCIA DE LA INFORMACION (GI)
La entidad pretende en el año 2020 ser una institución acreditada en salud para lo cual se
basa en estándares para el cumplimiento de requisitos mínimos los cuales son
verificables y evaluables en una escala de 1 a 5, para establecer la línea base se toma
como referencia la autoevaluación que la entidad realiza al interior para saber en qué
estado se encuentra y las acciones de mejora para lograr una puntuación por encima de
la media de tal forma que se cumpla con los estándares y se logre la acreditación.
Los puntos clave a mejorar se encuentra en la implementación de los estándares de la
gerencia de información como tal ya que estos estándares muestran una calificación de
1.9 a nivel global. En términos generales la entidad debe profundizar en el tema de
tratamiento y gestión de la información, definiendo claramente fuentes de información,
tratamiento de la misma, ciclo de vida y medios de publicación y divulgación con técnicas
orientadas hacia la minería de datos, en el capítulo relacionado con el modelo estratégico
planteado para la entidad se profundizará en este tema y se dejarán claramente
establecido el modelo para el tratamiento de la información.
4.10. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
En la actualidad la entidad cuenta con la certificación de ICONTEC en la norma ISO-9001,
la cual se relaciona con la gestión de la calidad, a partir de esta certificación la entidad ha
plantado las siguientes políticas:
Política de Calidad y Sistema Integrado de Gestión
Política de Seguridad del Paciente
Política de Insumos
Política del Talento Humano
Política Ambiental
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 29 de 74
Política de Sostenibilidad Financiera
Política de Contabilidad
Política de Cero Papel
Política de Responsabilidad Social
Política de protección de datos personales
Política de seguridad y privacidad de la información
Política de gestión tecnológica
4.11. ALINEACION DE TI CON LOS PROCESOS, CON LAS AREAS ORGANIZACIONALES Y CON LAS ESTRATEGIAS
En el estudio de los puntos anteriores relacionados con el análisis de la situación actual
se determinó cuatro componentes fundamentales para lograr construir una serie de
matrices que nos ayudarán a tener un mejor entendimiento estratégico y determinar qué
tan alineados están los sistemas de información con cada uno de los componentes.
Es importante recalcar este documento es dinámico y los factores que influyen en su
formulación de igual manera, por tanto, las matrices u otros documentos deben
actualizarse las veces que sea necesarias y puede resultar por cambios en las
estrategias, cambios o inclusión de nuevos sistemas de información, cambios en el
organigrama y cambios en los procesos.
4.11.1. Matriz de procesos Vs estrategias
La construcción de esta matriz es muy sencilla ya que se coloca sobre el eje vertical los
procesos y sobre el eje horizontal las estrategias, se debe interpretar como el impacto que
tienen los procesos para el logro de las estrategias. Para ubicar el resultado en cada
celda de cruce de procesos y estrategias se utiliza las letras M y m, donde M es mayor
impacto del proceso para el logro de las estrategias y m es menor impacto.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 30 de 74
Paso seguido lo que se hace es asignar un puntaje a cada celda de la siguiente manera,
por cada M se asigna 3 puntos y por cada m se asigna 2 puntos. El cuadro siguiente
muestra el resultado de la construcción de la matriz.
Matriz Procesos Vs Estrategias
ESTRATEGIAS
PROCESOS
Fort
alec
er la
cap
acid
ad re
solu
tiva
de se
rvic
ios d
e sa
lud
Elab
orac
ión
de p
roye
ctos
de
inve
rsió
n
Vinc
ular
nue
vas e
spec
ialid
ades
y p
rofe
siona
les e
spec
ialis
tas
Fort
alec
er la
segu
ridad
del
pac
ient
e
Pres
tar s
ervi
cios
cen
trad
a en
el u
suar
io, f
amili
a y
com
unid
ad
Defin
ir el
pla
n de
reor
dena
mie
nto
físic
o de
l CEH
ANI
Dise
ñar u
n sis
tem
a de
info
rmac
ión
inte
grad
o
Man
tene
r sin
ries
go fi
nanc
iero
Cont
rol s
istem
a de
acti
vos
Prog
ram
a de
Cap
acita
ción
del
tale
nto
hum
ano
Prog
ram
a de
des
arro
llo d
el ta
lent
o hu
man
o
Hum
aniza
ción
Fort
alec
er e
l Sist
ema
de G
estió
n de
cal
idad
Impl
emen
taci
ón si
stem
a de
gar
antía
de
calid
ad
MEC
I/MIP
G
Segu
ridad
y S
alud
en
el tr
abaj
o
Gesti
ón d
el R
iesg
o
Adop
tar l
os o
bjeti
vos d
e la
age
nda
glob
al p
ara
hosp
itale
s ver
des y
salu
dabl
es
Redu
cir,
trat
ar y
disp
osic
ión
de m
aner
a se
gura
los r
esid
uos h
ospi
tala
rios
Lider
azgo
de
la sa
lud
ambi
enta
l
Gesti
onar
y d
ispon
er lo
s pro
duct
os fa
rmac
éutic
os d
e m
aner
a se
gura
Resp
onsa
bilid
ad S
ocia
l em
pres
aria
l
Direccionamiento estratégico M M M m M M m m m m M M M m m M m m m m MGestión de la calidad m m m M m m m m m m m M M M m M m m m m mGestión admisión y registro del usuario M M m m m mGestión en cirugía ambulatoria M M m m m mGestión participación social y atención al usuario M M m m m m MGestión de habilitación y rehabilitación M M M M M m m m mGestión de ayudas diagnósticas M M M M m m m mGestión servicio farmacéutico M M m m m m MGestión humana m M M M m m m M MGestión jurídica M m m m m mGestión adquisición de bienes y servicios M m m m mGestión financiera M M m m m mGestión apoyo logístico M m m m m M M M MGestión sistemas de información m M m mGestión tecnológica M m m m mControl de gestion M M M M
El siguiente cuadro indica la tabulación una vez asignados los puntajes a cada celda
Tabulación de Procesos
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 31 de 74
PROCESOSPUNTAJ
EDireccionamiento estratégico 52Gestión de la calidad 47Gestión de habilitación y rehabilitación 23Gestión humana 23Gestión apoyo logístico 23Gestión de ayudas diagnósticas 20Gestión participación social y atención al usuario 17Gestión servicio farmacéutico 17Gestión admisión y registro del usuario 14Gestión en cirugía ambulatoria 14Gestión financiera 14Gestión jurídica 13Control de gestión 12Gestión adquisición de bienes y servicios 11Gestión tecnológica 11Gestión sistemas de información 6
Los resultados de la matriz y el cuadro anteriores muestran que el proceso de
Direccionamiento Estratégico es el que más puntaje obtiene con un total de 52, indicando
esto que este proceso es el que más responsabilidades directas tiene para que los
objetivos estratégicos se alcancen, seguido de Gestión de Calidad con 47 puntos, en
seguida se encuentran los procesos misionales y de apoyo con puntajes casi que
similares.
Llama la atención que la estrategia denominada “Diseñar un sistema de información
integrado” carece de proceso responsable, por lo tanto esta estrategia no se va a poder
cumplir dentro del plan de desarrollo institucional de igual manera lo muestra el
documento del plan de desarrollo institucional donde a esta estrategia no se le han
asignado actividades para poderla cumplir. Aunque de manera natural y por funciones
específicas debería estar asignada la responsabilidad al proceso de GSI, el cual dentro de
la matriz y el cuadro de puntajes tiene el menor, esto se debe a que GSI no está
involucrado de manera directa en la consecución de las estrategias.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 32 de 74
4.11.2. Matriz de sistemas Vs Procesos
La construcción de esta matriz es similar a la anterior, en el eje vertical se ubican los
sistemas de información y en el eje horizontal los procesos de la entidad, se debe
interpretar como el apoyo actual de los sistemas de información a los procesos. Para
ubicar el resultado en cada celda de cruce de sistemas y procesos se utiliza las letras A, P
y A/P, donde A es que el proceso está actualmente apoyado por un sistema de
información, P es que está planeado darle apoyo con un sistema de información y A/P
significa que está apoyado y que además se planea realizar ajustes.
Paso seguido lo que se hace es asignar un puntaje a cada celda de la siguiente manera,
por cada A se asigna 3 puntos, por cada P se asigna 1 punto y por cada A/P se asigna 3
puntos. El cuadro siguiente muestra el resultado de la construcción de la matriz.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 33 de 74
Matriz Sistemas Vs Procesos
PROCESOS
SISTEMAS
Dire
ccio
nam
ient
o es
trat
égic
o
Gesti
ón d
e la
cal
idad
Gesti
ón a
dmisi
ón y
regi
stro
del
usu
ario
Gesti
ón e
n ci
rugí
a am
bula
toria
Gesti
ón p
artic
ipac
ión
soci
al y
ate
nció
n al
usu
ario
Gesti
ón d
e ha
bilit
ació
n y
reha
bilit
ació
n
Gesti
ón d
e ay
udas
dia
gnós
ticas
Gesti
ón se
rvic
io fa
rmac
éutic
o
Gesti
ón h
uman
a
Gesti
ón ju
rídic
a
Gesti
ón a
dqui
sició
n de
bie
nes y
serv
icio
s
Gesti
ón fi
nanc
iera
Gesti
ón a
poyo
logí
stico
Gesti
ón si
stem
as d
e in
form
ació
n
Gesti
ón te
cnol
ógic
a
Cont
rol d
e ge
stión
Compuconta módulo contabilidad ACompuconta módulo Presupuesto ACompuconta módulo Tesorería ACompuconta módulo Almacén y devolutivos A A ACompuconta módulo Activos fijos A A A ACompuconta módulo NIIF ACompuconta módulo Nomina ACompuconta módulo Facturación A A ACompuconta módulo Historia clínica A A ACompuconta módulo Cartera y glosas ACompuconta módulo Admisiones A ACompuconta módulo Farmacia ACompuconta módulo Agenda médica A A A ACompuconta módulo Contratación ACompuconta módulo Gestión de calidad A A A A A A A A A A A A A A A AControl de ingreso de personal ACorreo electrónico institucional A A A A A A A A A A A A A A A A
El siguiente cuadro indica la tabulación una vez asignados los puntajes a cada celda
Tabulación de ProcesosPROCESOS PUNTAJE
Gestión financiera 30Gestión de ayudas diagnósticas 18Gestión en cirugía ambulatoria 15Gestión servicio farmacéutico 15
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 34 de 74
PROCESOS PUNTAJEGestión admisión y registro del usuario 12Gestión de habilitación y rehabilitación 12Gestión humana 12Gestión apoyo logístico 12Gestión tecnológica 12Gestión sistemas de información 9Direccionamiento estratégico 6Gestión de la calidad 6Gestión participación social y atención al usuario 6Gestión jurídica 6Gestión adquisición de bienes y servicios 6Control de gestión 6
Analizando los resultados de los cuadros anteriores se tiene que el proceso de Gestión
financiera es el que más apoyo de los sistemas de información tiene con un puntaje de 30
puntos, seguido del proceso de gestión de ayudas diagnósticas con un puntaje de 18, en
seguida se encuentran tres procesos con el mismo puntaje de 15 y así sucesivamente en
rangos cortos el conjunto de procesos misionales, con 6 puntos por debajo de la tabla se
encuentran los procesos de direccionamiento estratégico, calidad, GPSA, jurídica y
control de gestión, llama la atención en este aspecto que un proceso fuerte que tiene la
responsabilidad de la atención a los usuarios se encuentre en la parte baja de la tabla,
permitiendo concluir de manera anticipada que este es un proceso con responsabilidades
grandes sobre las estrategias y con poco apoyo de sistemas de información.
Paso seguido es construir la gráfica en la cual se cruzan los dos cuadros de valores
resultado de las matrices anteriores, en la gráfica se ubica sobre el eje horizontal los
procesos de la organización y sobre el eje vertical las dos calificaciones obtenidas, estos
valores se encuentran normalizados para facilitar su trazo y poder realizar una mejor
interpretación de los resultados encontrados. En el gráfico se ilustra sobre la línea azul el
resultado de las estrategias y sobre al línea roja el resultado de los sistemas de
información.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 35 de 74
Procesos Vs Estrategias
Direcci
onamien
to estra
tégico
Gestión de l
a calid
ad
Gestión ad
misión y
regist
ro del usuari
o
Gestión en
cirugía
ambulat
oria
Gestión parti
cipaci
ón socia
l y at
enció
n al usuari
o
Gestión de h
abilit
ación y
rehab
ilitaci
ón
Gestión de a
yudas
diagnósti
cas
Gestión se
rvicio
farm
acéutico
Gestión human
a
Gestión ju
rídica
Gestión ad
quisición de b
ienes
y serv
icios
Gestión finan
ciera
Gestión ap
oyo lo
gístico
Gestión sis
temas
de inform
ación
Gestión te
cnológic
a
Control d
e gesti
on0.00
0.200.400.60
0.801.001.20
ESTRATEGIASSISTEMAS
Para interpretar lo que la gráfica nos muestra es importante realizar la siguiente aclaración
en el sentido de que el proceso de direccionamiento estratégico y gestión de la calidad
por el hecho de tener adscrita la planeación de la entidad son las que más
responsabilidades tienen sobre las estrategias lo que es correcto por lo tanto para la
interpretación no serán tenidos en cuenta estos dos procesos.
En la gráfica podemos observar varios picos importantes entre ellos los siguientes, el
proceso de gestión de cirugía ambulatoria es suficientemente apoyado por los sistemas
mientras que su responsabilidad o impacto sobre las estrategias es más bajo, de manera
similar ocurre con los procesos de gestión de habilitación y rehabilitación y gestión de
ayudas diagnósticas, el proceso de gestión financiera presenta un pico muy importante y
marcado sobre la gráfica de sistemas, dando a entender que es suficientemente apoyado
por los sistemas de información y que su responsabilidad sobre las estrategias es muy
baja, esto es correcto ya que es un proceso netamente administrativo que se encarga de
desarrollar actividades contables netamente y que para desarrollarlas de manera
adecuada se requiere de un sistema de información igualmente adecuado que soporte la
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 36 de 74
totalidad de los procesos, en el punto del proceso de gestión de sistemas de información
vemos que tiene poca responsabilidad sobre las estrategias a pesar de haber una de ellas
relacionada directamente con el proceso, pero el proceso como tal de sistemas de
información tiene un buen apoyo de sistemas, dejando claro que este proceso es poco
importante para la organización, el comportamiento normal de la gráfica en este aspecto
es que debería subir la responsabilidad sobre las estrategias y debería estar a la par con
los sistemas de información ya que este proceso debe mirarse con transversal a la
organización y apoya de manera indiscutible a todos los procesos ya sea en mayor o
menor medida.
4.11.3. Matriz estrategias Vs Organización
La construcción de esta matriz es muy similar a las anteriores, se coloca sobre el eje
vertical las estrategias de la entidad y sobre el eje de horizontal los componentes
organizativos sacados del organigrama institucional.
Por medio de esta matriz se logra establecer el grado de responsabilidad y participación
que tienen los componentes de la organización sobre el logro de las estrategias
institucionales, para tener en cuenta en esta matriz es que no puede quedar ninguna
estrategia sin un responsable primario o directo, para un mejor entendimiento se utiliza la
siguiente nomenclatura dentro de los campos de la matriz, se ubica una P para significar
que es una responsabilidad Primaria o Directa del componente organizativo sobre las
estrategias, se utiliza una M, para significar que es una Responsabilidad Mayor y una m,
para significar que es una Responsabilidad Menor.
Posteriormente a la construcción de la matriz se asigna los puntajes a cada celda, de la
siguiente manera, por cada P se asigna 3 puntos, por cada M se asigna 2 puntos y por
cada m se asigna 1 punto, ahora veamos el resultado de la construcción de dicha matriz.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 37 de 74
Matriz Estrategias Vs Organización
ORGANIZACION
ESTRATEGIAS
Junt
a Di
recti
va
Gere
ncia
Ofic
ina
ases
ora
de p
artic
ipac
ión
soci
al y
ate
nció
n al
usu
ario
Ofic
ina
Ases
ora
de C
ontr
ol In
tern
o
Ofic
ina
ases
ora
juríd
ica
y co
ntra
taci
ón
Ofic
ina
ases
ora
gesti
ón d
e ca
lidad
Subg
eren
cia
técn
ica
Unid
ad fu
ncio
nal c
onsu
lta e
xter
na e
spec
ializ
ada
Unid
ad fu
ncio
nal a
poyo
dia
gnós
tico
Unid
ad fu
ncio
nal a
poyo
tera
péuti
co
Unid
ad fu
ncio
nal c
irugí
a am
bula
toria
Unid
ad fu
ncio
nal s
ervi
cio
farm
acéu
tico
Subg
eren
cia
adm
inist
rativ
a y
finan
cier
a
Tale
nto
hum
ano
Pres
upue
sto
Apoy
o lo
gísti
co
Cont
abili
dad
Apoy
o te
cnol
ógic
o
Teso
rería
y p
agad
uría
Fact
urac
ión
y ca
rter
a
Gesti
ón d
ocum
enta
l
Fortalecer la capacidad resolutiva de servicios de salud P P P M M M M M PElaboración de proyectos de inversión P P M M mVincular nuevas especial idades y profesionales especialistas P P P m P M P M m mFortalecer la seguridad del paciente m P M m P M M M M M M M m m m m m m m mPrestar servicios centrada en el usuario, famil ia y comunidad P P P P P P P P M m MDefinir el plan de reordenamiento físico del CEHANI P P P M m mDiseñar un sistema de información integradoMantener sin riesgo financiero P M P P P M MControl sistema de activos P M P P P M MPrograma de Capacitación del talento humano P m m m m m m m m m P P m m m m m m mPrograma de desarrol lo del talento humano P m m m m m m m m m P P m m m m m m mHumanización m P P m m m m m m m m m P P m m m m m m mFortalecer el Sistema de Gestión de calidad P M M M P M M M M M M M M M M M M M M MImplementación sistema de garantía de calidad P M M M P M M M M M M M M M M M M M M MMECI/MIPG P M P M P M M M M M M M M M M M M M M MSeguridad y Salud en el trabajo P M M M M M M M M M P P M M M M M M MGestión del Riesgo P m P m M m m m m m m M M m m m m m m mAdoptar los objetivos de la agenda global para hospitales verdes y saludables P m m M m m m m m m P m m P m m m m mReducir, tratar y disposición de manera segura los residuos hospitalarios P m m M m m m m m m P m m P m m m m mLiderazgo de la salud ambiental P M P m m m m m M mGestionar y disponer los productos farmacéuticos de manera segura P P P P PResponsabil idad Social empresarial M P P m m M M m m m m m M m m m m m m m m
Tabulación OrganizaciónORGANIZACIÓN PUNTAJE
Gerencia 63Subgerencia administrativa y financiera 53Subgerencia técnica 42Oficina asesora gestión de calidad 31Talento humano 28Presupuesto 27Unidad funcional servicio farmacéutico 26Apoyo logístico 25Oficina asesora de participación social y atención al usuario 24Unidad funcional consulta externa especializada 23
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 38 de 74
ORGANIZACIÓN PUNTAJEUnidad funcional apoyo diagnóstico 23Unidad funcional apoyo terapéutico 23Unidad funcional cirugía ambulatoria 23Contabilidad 22Facturación y cartera 22Tesorería y pagaduría 20Oficina asesora jurídica y contratación 19Apoyo tecnológico 18Gestión documental 17Oficina asesora de control interno 12Junta directiva 10
De los cuadros anteriores se puede concluir que la gerencia y las dos subgerencias tienen
la responsabilidad sobre la consecución de las estrategias, lo que es normal en toda
organización, es decir la línea de mando está muy bien determinada y cada subgerencia
tiene a su cargo aspectos o actividades que ayudan a que cada objetivo estratégico se
consolide y se consiga. Luego en el medio de la tabla se encuentran los componentes
misionales de la entidad y por último los componentes de apoyo, es decir se reafirma la
cadena jerárquica.
Importante para tener en cuenta es que la estrategia denominada diseño de un sistema
de información integrado no tiene responsable directo para ser conseguido, ni tampoco
responsable en mayor o menor medida, es decir la fila se encuentra en blanco, de manera
natural esta estrategia debería recaer su máxima responsabilidad sobre la oficina de
Gestión de sistemas de información, pero recordemos que dentro del esquema
organizativo esta no se encuentra identificada a pesar de existir un proceso que en
realidad funciona dentro de la entidad y que tiene asignado responsabilidades y tareas
específicas.
4.11.4. Matriz sistemas Vs organización
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 39 de 74
Esta matriz se construye para lograr determinar que tanto soportan los Sistemas de
Información a la organización, ubicando en el eje vertical los sistemas de información y en
el eje horizontal los componentes organizativos, en cada celda de la matriz se marca con
una A al soporte actual que el sistema brinda al componente de la organización, con una
P al soporte que se tiene planeado dar al componente organizativo y un una A/P al
soporte actual y planeado para el componente.
Para obtener los puntajes de cada celda dentro de la matriz, se asignan puntajes de la
siguiente manera con 3 puntos al soporte actual, 1 punto al soporte planeado y 3 puntos
al soporte actual y planeado, lo que da como resultado los siguientes cuadros.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 40 de 74
Matriz Sistemas Vs Organización
ORGANIZACION
SISTEMAS
Junt
a di
recti
va
Gere
ncia
Ofic
ina
ases
ora
de p
artic
ipac
ión
soci
al y
ate
nció
n al
usu
ario
Ofic
ina
ases
ora
de c
ontr
ol in
tern
o
Ofic
ina
ases
ora
juríd
ica
y co
ntra
taci
ón
Ofic
ina
ases
ora
gesti
ón d
e ca
lidad
Subg
eren
cia
técn
ica
Unid
ad fu
ncio
nal c
onsu
lta e
xter
na e
spec
ializ
ada
Unid
ad fu
ncio
nal a
poyo
dia
gnós
tico
Unid
ad fu
ncio
nal a
poyo
tera
péuti
co
Unid
ad fu
ncio
nal c
irugí
a am
bula
toria
Unid
ad fu
ncio
nal s
ervi
cio
farm
acéu
tico
Subg
eren
cia
adm
inist
rativ
a y
finan
cier
a
Tale
nto
hum
ano
Pres
upue
sto
Apoy
o lo
gísti
co
Cont
abili
dad
Apoy
o te
cnol
ógic
o
Teso
rería
y p
agad
uría
Fact
urac
ión
y ca
rter
a
Gesti
ón d
ocum
enta
l
Compuconta módulo contabilidad A ACompuconta módulo Presupuesto A ACompuconta módulo Tesorería A ACompuconta módulo Almacén y devolutivos A A ACompuconta módulo Activos fijos A A ACompuconta módulo NIIF A ACompuconta módulo Nomina A ACompuconta módulo Facturación A ACompuconta módulo Historia clínica A A A A ACompuconta módulo Cartera y glosas A ACompuconta módulo Admisiones A ACompuconta módulo Farmacia A A ACompuconta módulo Agenda médica A A A A A ACompuconta módulo Contratación A ACompuconta módulo Gestión de cal idad A A A A A A A A A A A A A A A A A A A AControl de ingreso A ACorreo electrónico institucional A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A
Tabulación OrganizaciónORGANIZACIÓN PUNTAJE
Subgerencia administrativa y financiera 39Subgerencia técnica 18Facturación y cartera 15Oficina asesora de participación social y atención al usuario 12Unidad funcional consulta externa especializada 12
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 41 de 74
ORGANIZACIÓN PUNTAJEUnidad funcional apoyo diagnóstico 12Unidad funcional apoyo terapéutico 12Unidad funcional cirugía ambulatoria 12Talento humano 12Apoyo logístico 12Contabilidad 12Apoyo tecnológico 12Oficina asesora de control interno 9Unidad funcional servicio farmacéutico 9Presupuesto 9Tesorería y pagaduría 9Gerencia 6Oficina asesora jurídica y contratación 6Oficina asesora gestión de calidad 6Gestión documental 6Junta directiva 0
Los cuadros anteriores muestran que las dos subgerencias están soportadas en mayor
medida por sistemas de información, en el centro de la tabla con 12 puntos se encuentran
la mayoría de unidades funcionales misionales y en el fondo de la tabla se encuentra con
6 puntos la gerencia, jurídica, gestión de calidad, gestión documental y con cero puntos la
junta directiva, para tener un mejor panorama en este aspecto es importante analizar la
siguiente gráfica.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 42 de 74
Organización Vs Estrategias
Junta dire
ctiva
Oficina a
sesora
de parti
cipaci
ón socia
l y AU
Oficina a
sesora
jurídica
y contra
tación
Subger
encia
técn
ica
Unidad fu
ncional
apoyo
diagnósti
co
Unidad fu
ncional
cirugía
ambulat
oria
Subger
encia
administr
ativa
y finan
ciera
Presupuest
o
Contabilid
ad
Tesorer
ía y paga
duría
Gestión docu
mental
0.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
ESTRATEGIASSISTEMAS
La gráfica a nivel general muestra que el apoyo de los sistemas hacia los componentes
organizativos está por debajo de las responsabilidades sobre las estrategias, solo se
observa un pico inverso aunque no muy marcado en la subgerencia administrativa y
financiera y en facturación y cartera. Esto significa que si bien existe un sistema de
información que soporta la actividad de la entidad este no es suficiente para que los
componentes organizativos tomen decisiones acertadas frente a las estrategias, es aquí
donde el sistema de información debe ser un soporte fundamental para apoyar la toma de
decisiones correcta y acertada con información en tiempo real y verificable.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 43 de 74
4.12. RUPTURAS ESTRATÉGICAS
Para poder determinar cuáles son los paradigmas a romper en materia de TI dentro de la
entidad y por cada uno de los dominios del MRAE, se aplicó además al profesional
universitario del área de Gestión de Sistemas de Información una encuesta estratégica
tendiente a buscar el estado de madurez actual de la Gestión de TI dentro de la
organización, lo que da como resultado la siguiente gráfica que muestra el consolidado
por cada dominio y el promedio general del estado actual de la madurez de TI dentro de la
entidad.
Madurez de TI
CONSOLIDADO
ESTRATEGIA DE TI
GOBIERNO DE TI
GESTION DE INFORMACIONSISTEMA DE INFORMACION
SERVICIOS TECNOLOGICOS
USO Y APROPIACION
-
1
2
3
4
5
6
0.450.43
0.200.22
1.14
0.36
0.33
Madurez de la Gestión de TI
Analizando el gráfico anterior da como resultado el planteamiento de las siguientes
rupturas estratégicas de acuerdo a los ítems evaluados.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 44 de 74
Planear una estrategia de TI de tal forma que se mire a los componentes TI como un
factor que agrega valor y que aporta al logro de los objetivos estratégicos del plan de
desarrollo institucional.
Organizar el área de Gestión de Sistemas de Información al interior, con estructura
organizacional, procesos, procedimientos, funciones y roles bien definidos y
documentados y que estén alineados con el modelo de gestión de la entidad.
Gestionar la información de manera adecuada, controlando el ciclo de vida de la
misma, realizando análisis de variaciones y correlaciones, contando con un inventario
de información acorde a la entidad, para que esta se convierta en una herramienta
fundamental y apoye la toma de decisiones por parte de la alta dirección.
Disponer la información de manera sencilla, confiable y segura de tal forma que todas
las partes interesadas cuenten con la información que requieren, en el momento
preciso.
Identificar las necesidades de sistematización, de manejo de información y de apoyo a
los procesos de la entidad con sistemas de información, estableciendo claramente
acuerdos de desarrollo.
Definir las necesidades de operación que tienen los sistemas de información teniendo
en cuenta la capacidad actual y requerida bajo criterios de disponibilidad, rendimiento
y seguridad, teniendo en cuenta el presupuesto destinado.
Contar con capacidades tecnológicas para brindar un soporte técnico adecuado a los
usuarios, fijando para ello una correcta práctica de gestión de incidentes.
Llevar a cabo actividades de formación para incentivar el uso, apropiación y desarrollo
de habilidades relacionadas con TI.
5. MODELO PARA LA GESTIÓN DE TI PROPUESTO
Es indispensable para la entidad contar con una propuesta de la situación deseada para
la gestión de TI, que al igual que en el diagnostico sea planteada teniendo en cuenta los
dominios del MRAE, buscando siempre que la tecnología sea la que contribuya al
mejoramiento de la gestión de la entidad, apoyando los procesos y brindando información
de manera oportuna para una correcta toma de decisiones en todos los niveles, mirando
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 45 de 74
la información como bien público, acercando más la entidad a sus usuarios internos y
externos y haciendo visible a la comunidad en general y a los grupos de interés la gestión
llevada a cabo, para generar confianza y garantizar transparencia.
5.1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE TI
A continuación se formulan los siguientes objetivos estratégicos de TI alineados con los
objetivos estratégicos del plan de desarrollo institucional, posteriormente se indicará la
alineación de estos objetivos con los propósitos de la política Gobierno Digital y con los
estándares de acreditación relacionados con la Gerencia de la Información.
Apoyar la toma de decisiones en todos los niveles de la entidad con herramientas para
la recolección, análisis y publicación de información.
Fortalecer el sistema de información integral orientado a soportar y automatizar todos
los procesos y que entregue información útil para la toma de decisiones convirtiéndose
en la fuente única de información para la entidad.
Garantizar disponibilidad y continuidad en la operación de los servicios tecnológicos
con un adecuado soporte técnico.
Formular, adoptar y evaluar continuamente las políticas de TI de la entidad, en
especial las relacionadas con la seguridad y privacidad de la información.
Liderar los planes, programas y proyectos de TI al interior de la entidad de tal forma
que estos generen valor para la entidad, con inversiones racionales y que apunten al
logro de los objetivos estratégicos del plan de desarrollo institucional, los lineamientos
de la política gobierno digital y los estándares de acreditación.
Incentivar al personal hacia la adopción y apropiación de TI, para garantizar que los
esfuerzos e inversiones realizadas por la entidad en materia de TI sean productivas, a
través de un plan de capacitación concertado con el área de recursos humanos.
5.2. ESTRATEGIA DE TI
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 46 de 74
La estrategia de TI para la entidad debe estar necesariamente orientada a la consecución
del objetivo estratégico del plan de desarrollo denominado “Diseñar un sistema de
información integrado” y para que esto se pueda lograr se hace necesario promover el
uso y apropiación de las TI por parte de todos los usuarios, la oficina de GSI debe
proporcionar los servicios tecnológicos suficientes para el correcto funcionamiento de la
aplicación integral y por ultimo vincular el área de GSI al organigrama institucional y al
interior de esta área se debe acoger un modelo de gestión de TI acorde a las necesidades
de la entidad y que responda a los requerimientos en materia de TI, con roles y
responsabilidades.
5.2.1. Alineación de la estrategia de TI con los objetivos estratégicos de TI
La estrategia de TI planteada anteriormente se alinea con los objetivos estratégicos de TI
ya que los dos componentes en si responden a los requerimientos que la entidad tiene en
materia de Gestión de TI, teniendo en cuenta los dominios del MRAE.
5.2.2. Alineación de los objetivos estratégicos de TI con los propósitos de Gobierno Digital
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 47 de 74
Matriz Objetivos Estratégicos Vs Gobierno Digital
PROPOSITOS DE GOBIERNO DIGITAL
OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE TI
Habi
litar
y m
ejor
ar la
pro
visió
n de
Ser
vicio
s Dig
itale
s de
confi
anza
y ca
lidad
Logr
ar p
roce
sos i
nter
nos s
egur
os y
efic
ient
es a
trav
és d
el
fort
alec
imie
nto
de la
s cap
acid
ades
de
gesti
ón d
e TI
Tom
ar d
ecisi
ones
bas
adas
en
dato
s a p
artir
del
aum
ento
el
uso
y ap
rove
cham
ient
o de
la in
form
ació
nEm
pode
rar a
los c
iuda
dano
s a tr
avés
de
la co
nsol
idac
ión
de
un E
stad
o Ab
iert
oIm
pulsa
r el d
esar
rollo
de
terr
itorio
s y ci
udad
es in
telig
ente
s pa
ra la
solu
ción
de re
tos y
pro
blem
ática
s soc
iale
s a tr
avés
de
l apr
ovec
ham
ient
o de
las T
IC
Apoyar la toma de decisiones en todos los niveles de la entidad conherramientas para la recolección, análisis y publicación de información
M P m
Contar con una organización interna, procesos y procedimientos de la oficinade GSI acordes a la entidad, los cuales incluyan gestión de la información,servicios tecnológicos, planeación de TI y sistemas de información comomínimo
m P m m M
Fortalecer el sistema de información integral orientado a soportar yautomatizar todos los procesos y que entregue información útil para la tomade decisiones convirtiéndose en la fuente única de información para laentidad
P M m
Garantizar disponibilidad y continuidad en la operación de los serviciostecnológicos con un adecuado soporte técnico
M P
Formular, adoptar y evaluar continuamente las políticas de TI de la entidad,en especial las relacionadas con la seguridad y privacidad de la información
P M m m
Liderar los planes, programas y proyectos de TI al interior de la entidad de talforma que estos generen valor para la entidad, con inversiones racionales yque apunten al logro de los objetivos estratégicos del plan de desarrolloinstitucional, los lineamientos de la política gobierno digital y los estándaresde acreditación
M m m P P
Incentivar al personal hacia la adopción y apropiación de TI, para garantizar que los esfuerzos e inversiones realizadas por la entidad en materia de TI sean productivas, a través de un plan de capacitación concertado con el área de recursos humanos
M P m P
Las convenciones utilizadas en la matriz anterior son las siguientes:
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 48 de 74
P: Apoyo principal del objetivo estratégico de TI para conseguir el propósito de Gobierno
Digital.
M: Apoyo en mayor medida del objetivo estratégico para el propósito de Gobierno Digital.
m: Apoyo en menor medida del objetivo estratégico para el propósito de Gobierno Digital.
Como se puede observar en el cuadro anterior cada objetivo estratégico de TI formulado
le apunta de alguna manera a la consolidación de los propósitos de la política Gobierno
Digital, ya que cada objetivo estratégico para conseguirse debe contar con proyectos y
actividades que se enfocarán el conseguir que cada habilitador se consolide y por lo tanto
los componentes principales de la política Gobierno Digital.
Asignando puntaje en el anterior cuadro, por cada P se asigna 3 puntos, por cada M se
asigna 2 puntos y por cada m se asigna 1 punto y realizando la tabulación se obtiene el
siguiente consolidado.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 49 de 74
Tabulación Objetivos EstratégicosPUNTAJE OBJETIVOS ESTRATEGICOS
10
Liderar los planes, programas y proyectos de TI al interior de la entidad de tal forma queestos generen valor para la entidad, con inversiones racionales y que apunten al logro delos objetivos estratégicos del plan de desarrollo institucional, los lineamientos de lapolítica gobierno digital y los estándares de acreditación
9Incentivar al personal hacia la adopción y apropiación de TI, para garantizar que los esfuerzos e inversiones realizadas por la entidad en materia de TI sean productivas, a través de un plan de capacitación concertado con el área de recursos humanos
8Contar con una organización interna, procesos y procedimientos de la oficina de GSIacordes a la entidad, los cuales incluyan gestión de la información, servicios tecnológicos,planeación de TI y sistemas de información como mínimo
7Formular, adoptar y evaluar continuamente las políticas de TI de la entidad, en especial lasrelacionadas con la seguridad y privacidad de la información
6Apoyar la toma de decisiones en todos los niveles de la entidad con herramientas para larecolección, análisis y publicación de información
6Fortalecer el sistema de información integral orientado a soportar y automatizar todos losprocesos y que entregue información útil para la toma de decisiones convirtiéndose en lafuente única de información para la entidad
5Garantizar disponibilidad y continuidad en la operación de los servicios tecnológicos conun adecuado soporte técnico
Lo que da a entender que el objetivo estratégico mas importante para desplegar la
política Gobierno Digital dentro de la Entidad es el de liderar planes, programas y
proyectos de TI al interior de la entidad, lo que resulta del todo correcto, ya que este
objetivo es prácticamente la gestión del área de TI en quien recae la responsabilidad de la
implementación de dicha política, en la parte baja de la tabla se encuentra la
disponibilidad y continuidad de los servicios TI de la Entidad, lo que se sustenta en un
correcto, adecuado y eficiente soporte técnico, obedeciendo esto a que la oficina de GSI
debe convertirse en una área gestora de proyectos y que el soporte técnico debe pasar a
ser un pilar fundamental para lograr los objetivos.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 50 de 74
5.2.3. Alineación de los objetivos estratégicos de TI con los estándares de acreditación de Gerencia de la información
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 51 de 74
Matriz Estándares de Gerencia de la Información Vs Objetivos Estratégicos
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 52 de 74
OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE TI
ESTANDARES GERENCIA DE LA INFORMACION
Apoy
ar la
tom
a de
dec
ision
es e
n to
dos l
os n
ivel
es d
e la
enti
dad
con
herr
amie
ntas
par
a la
reco
lecc
ión,
aná
lisis
y pu
blica
ción
de
info
rmac
ión
Cont
ar co
n un
a or
gani
zació
n in
tern
a, p
roce
sos y
pro
cedi
mie
ntos
de
la o
ficin
a de
GSI
aco
rdes
a la
enti
dad,
los c
uale
s inc
luya
n ge
stión
de
la in
form
ació
n, se
rvici
os te
cnol
ógico
s, p
lane
ació
n de
TI
y si
stem
as d
e in
form
ació
n co
mo
mín
imo
Fort
alec
er e
l sist
ema
de in
form
ació
n in
tegr
al o
rient
ado
a so
port
ar y
aut
omati
zar t
odos
los p
roce
sos y
que
ent
regu
e in
form
ació
n úti
l par
a la
tom
a de
dec
ision
es co
nvirti
éndo
se e
n la
fu
ente
úni
ca d
e in
form
ació
n pa
ra la
enti
dad
Gara
ntiza
r disp
onib
ilidad
y co
ntinu
idad
en
la o
pera
ción
de lo
s se
rvici
os te
cnol
ógico
s con
un
adec
uado
sopo
rte
técn
ico
Form
ular
, ado
ptar
y e
valu
ar co
ntinu
amen
te la
s pol
ítica
s de
TI d
e la
enti
dad,
en
espe
cial la
s rel
acio
nada
s con
la se
gurid
ad y
pr
ivac
idad
de
la in
form
ació
n
Lider
ar lo
s pla
nes,
pro
gram
as y
pro
yect
os d
e TI
al in
terio
r de
la
entid
ad d
e ta
l for
ma
que
esto
s gen
eren
val
or p
ara
la e
ntida
d, co
n in
vers
ione
s rac
iona
les y
que
apu
nten
al lo
gro
de lo
s obj
etivo
s es
trat
égico
s del
pla
n de
des
arro
llo in
stitu
ciona
l, lo
s lin
eam
ient
os
de la
pol
ítica
gob
iern
o di
gita
l y lo
s est
ánda
res d
e ac
redi
tació
n
Ince
ntiva
r al p
erso
nal h
acia
la a
dopc
ión
y ap
ropi
ació
n de
TI,
para
ga
ranti
zar q
ue lo
s esf
uerz
os e
inve
rsio
nes r
ealiz
adas
por
la
entid
ad e
n m
ater
ia d
e TI
sean
pro
ducti
vas,
a tr
avés
de
un p
lan
de
capa
citac
ión
conc
erta
do co
n el
áre
a de
recu
rsos
hum
anos
Existen procesos para identificar, responder a las necesidades y evaluar la efectividad de información de los usuarios y sus familias, los colaboradores, y todos los procesos de la organización.
M m M M
Existe un proceso para planificar la gestión de la información en la organización; este proceso está documentado, implementado y evaluado en un plan de gerencia de la información
M m M m m
Cuando el análisis periódico de la información detecta variaciones no esperadas o no deseables en el desempeño de los procesos, la organización realiza análisis de causas y genera acciones de mejoramiento continuo
M M m m M
La adopción de tecnologías de la información y comunicaciones tendrá en cuenta costos, entrenamiento del personal, cobertura, ética
m M M M
Existen mecanismos estandarizados, implementados y evaluados para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información
M m M
Existe un mecanismo definido implementado, evaluado y formal para transmitir los datos y la información
m M m m M
Existen procesos para la gestión y minería de los datos, que permitan obtener la información en forma oportuna, veraz, clara y conciliada
M M m m m M
Existe un mecanismo formal para consolidar e integrar la información asistencial y administrativa. La información asistencial es aquella generada de los procesos de atención a los pacientes y su familia.
m M M m m M
La gestión de la información relacionada con los registros clínicos, sea en medio físico o electrónico, garantiza la calidad, la seguridad y la accesibilidad de los mismos.
m M M m M
Existe un plan de contingencia diseñado, implementado y evaluado que garantice el normal funcionamiento de los sistemas de información de la organización, sean manuales, automatizados, o ambos. Cualquier disfunción en el sistema es recolectada, analizada y resuelta. Lo anterior incluye mecanismos para prevenir eventos adversos relacionados con el manejo de los sistemas de información en especial alarmas en historia clínica
M m M m M m
Le corresponde a la gerencia de la información incorporar en los sistemas informáticos o computarizados todas las listas de acrónimos o siglas definidas por la organización en los procesos de atención médica, así como en la gestión de medicamentos. Esto incluye mecanismos para garantizar que se previenen eventos adversos asociados al uso de acrónimos o por confusión en las órdenes médicas.
m m M m
La toma de decisiones en todos los procesos de la organización se fundamenta en la información recolectada, analizada, validada y procesada a partir de la gerencia de la información.
M M m M
Existen procesos diseñados, implementados y evaluados de educación y comunicación orientados a desplegar información a clientes internos y externos.
M m m M m
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 53 de 74
Las convenciones utilizadas en la anterior tabal son las siguientes:
M: Apoyo en mayor medida del objetivo estratégico hacia la consecución del estándar de
gerencia de la información.
m: Apoyo en menor medida del objetivo estratégico hacia la consecución del estándar de
gerencia de la información.
Asignando puntaje en el anterior cuadro, por cada M se asigna 2 puntos y por cada m se
asigna 1 punto y realizando la tabulación se obtiene el siguiente consolidado.
Tabulación Objetivos EstratégicosPUNTAJE OBJETIVOS ESTRATEGICOS
21
Liderar los planes, programas y proyectos de TI al interior de la entidad de tal forma que estos generen valor para la entidad, con inversiones racionales y que apunten al logro de los objetivos estratégicos del plan de desarrollo institucional, los lineamientos de la política gobierno digital y los estándares de acreditación
16Formular, adoptar y evaluar continuamente las políticas de TI de la entidad, en especial las relacionadas con la seguridad y privacidad de la información
15Fortalecer el sistema de información integral orientado a soportar y automatizar todos los procesos y que entregue información útil para la toma de decisiones convirtiéndose en la fuente única de información para la entidad
14Contar con una organización interna, procesos y procedimientos de la oficina de GSI acordes a la entidad, los cuales incluyan gestión de la información, servicios tecnológicos, planeación de TI y sistemas de información como mínimo
12Apoyar la toma de decisiones en todos los niveles de la entidad con herramientas para la recolección, análisis y publicación de información
10Incentivar al personal hacia la adopción y apropiación de TI, para garantizar que los esfuerzos e inversiones realizadas por la entidad en materia de TI sean productivas, a través de un plan de capacitación concertado con el área de recursos humanos
7Garantizar disponibilidad y continuidad en la operación de los servicios tecnológicos con un adecuado soporte técnico
Se observa en la parte alta de la tabla al objetivo relacionado con liderar planes,
programas y proyectos de TI al interior de la entidad, reforzando lo dicho en el cuadro de
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 54 de 74
alineación con la política Gobierno Digital y de manera similar encontramos en la parte
baja de la tabla la disponibilidad y continuidad de los servicios TI de la entidad. Estos
comportamientos nos dan a entender que las actividades que se van a programar para
cada uno de los objetivos estratégicos de TI se deben priorizar las relacionadas con el
objetivo antes mencionado y que está en la parte superior de la tabla y así sucesivamente
con las demás.
5.3. GOBIERNO DE TI
Dentro de la entidad el gobierno de TI debe ser orientado a conseguir una estructura
orgánica interna del área de GSI de tal forma que unifique los procesos, los recursos y la
información y contribuya a que estos permanezcan o se alineen con los objetivos
estratégicos de TI y los planteados en el Plan de Desarrollo Institucional.
Por otra parte es fundamental que la entidad y el área de GSI oriente sus esfuerzos en
adoptar prácticas de planificación y organización para que esto conduzca a la
maximización de los beneficios y capitalizar las oportunidades para de esta manera lograr
una ventaja competitiva frente a los demás actores del sector de prestación de servicios
de salud y sin perder de vista la esencia de la entidad que es la atención a los pacientes y
sus familias con calidad.
Para la gestión de proyectos relacionados con TI dentro de la entidad, el área de GSI
es quien debe liderar todas estas iniciativas desde la planeación, pasando por la
ejecución y realizando un buen seguimiento a los proyectos de TI. Para los proyectos que
incluyan componentes de TI y cuyo liderazgo esté en otras áreas, GSI debe liderar el
componente de TI que tenga el proyecto.
Para resumir los aspectos anteriores es necesario que el área de GSI tenga en cuenta los
componentes mínimos necesarios que se relacionan con proyectos de TI como son definir
el alcance, los costos, el tiempo, el recurso humano necesario, calidad de los entregables,
gestión de riesgos.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 55 de 74
Para la gestión de proveedores el área de GSI debe ser quien lidere y administre todos
los contratos que se suscriban con los proveedores para el desarrollo de cada uno de los
proyectos relacionados con TI, teniendo en cuenta los principios básicos de toda
contratación como son dirección, supervisión, seguimiento, control y recibo a satisfacción
de los bienes y servicios contratados, sin salirse de lo dispuesto por la entidad en materia
de contratación contemplados dentro del manual. Por otra parte es imperativo que en los
contratos suscritos con los proveedores se establezca los Acuerdos de Niveles de
Servicio (ANS) de manera clara para de esta manera realizar la respectiva gestión y
seguimiento al contrato y por ende los respectivos indicadores del servicio prestado, para
los casos en los que sea necesario que el proveedor disponga de una mesa de ayuda o
mesa de servicios se deberán establecer claramente el proceso de atención de tickets o
incidentes con sus respectivos niveles, alcances de cada nivel y tiempos máximos de
atención.
En la tabla anterior se puede observar que son indicadores de gestión muy acordes al
modelo planteado y que responden al seguimiento y evaluación de la eficiencia de la
oficina de GSI, ahora bien si la entidad considera pertinente deberá incluir mas
indicadores o suprimir algunos que apunten a mejorar la gestión y operación de la oficina.
En cuanto al aspecto relacionado con los procesos del área de GSI como se miró en el
diagnóstico la oficina cuenta con procesos establecidos y documentados para el área de
GSI, mas sin embargo se hace necesario reevaluar estos procesos e incorporar algunos
del modelo IT4+, ya que con los que cuenta en la actualidad son netamente operativos y
no tiene clara la gestión y liderazgo que debe tener la oficina de GSI para consolidar los
proyectos de TI, apoyar la consolidación de la política Gobierno Digital, el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y responder de manera adecuada a lo que
exige cada uno de los estándares de acreditación relacionados con la gerencia de la
Información. Por lo tanto se sugiere que al menos cuente con los siguientes procesos:
Planeación de TI: Que tendrá como objetivo formular y desarrollar las políticas,
planes, programas y proyectos de TI, garantizando que estos se encuentren alineados
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 56 de 74
con los objetivos estratégicos de TI, el plan de acción institucional y sobre todo con los
procesos misionales y de apoyo, promoviendo la generación de valor estratégico
sobre la capacidad y las inversiones realizadas.
Gestión de la Información: Cuyo objetivo será gestionar la información institucional
almacenada en las bases de datos, garantizando la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la misma, para así brindar apoyo a la correcta toma de decisiones
basado en información en todos los niveles.
Sistemas de Información: Que tendrá como objetivo llevara a cabo la
implementación, normalización, actualización y soporte adecuado a los sistemas de
información, propendiendo siempre por dar soluciones que estén en armonía con el
modelo de gestión de la entidad, apoyo a los procesos y aporte a la toma de
decisiones.
Servicios tecnológicos: El cual propenderá por la prestación de servicios TI parar
garantizar el uso de los sistemas de información a través de operación continúa,
soporte a los usuarios, administración y mantenimiento de la infraestructura
tecnológica.
Teniendo en cuenta lo anterior y los ajustes propuestos a los procesos para el área de
GSI, se hace necesario en primer lugar que la entidad incorpore dentro de su organigrama
institucional el área de GSI como tal, adscrita a la Subgerencia Administrativa y Financiera
y que contemple dentro de esta el proceso de Gestión Documental que lo tiene
incorporado como una de sus responsabilidades.
El organigrama interno de GSI quedaría bajo la siguiente propuesta, como se ilustra en
el siguiente gráfico:
Organigrama Proceso GSI Propuesto
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 57 de 74
Como se puede observar en el organigrama interno del área de GSI propuesto se
destacan los procesos anteriormente propuestos, vemos la planeación de TI por encima
de los demás componentes dando a entender que es un proceso transversal que apoya a
todos los procesos del área, luego se desagrega en tres componentes mas que son la
gestión de la información y sistemas de información, que será el proceso que ayudará a
consolidar la estrategia gobierno digital y responderá en mayor medida a los
requerimientos de los estándares de acreditación, luego se observa la gestión de servicios
tecnológicos que se encargará de garantizar la continuidad, disponibilidad y la capacidad
tecnológica para soportar los requerimientos de los sistemas de información y de
información como tal, deberá garantizar que los equipos, redes y demás componentes
funcionen de manera adecuada para soportar la actividad diaria de la entidad, por ultimo
aparece la gestión documental que es un subproceso ya consolidado y que aportará al
soporte de la información en los diferentes medios.
Cabe aclarar que la estructura propuesta no implica mas personal para la entidad, sino
que este obedece a un modelo por procesos en el cual se puede asignar un líder para
cada cual y con gestión en diferentes componentes, pero recalcando que el tratamiento y
Gestión de Sistemas de Información (GSI)
Gestión de la Información y Sistemas de Información
Análisis de información
Mantenimiento y soporte de sistemas
de información
Gestión de Servicios Tecnológicos
Mantenimiento preventivo y
correctivo de equipos
Copias de seguridad
Gestión Documental
Archivo general
Archivo clínico
Planeación de TI
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 58 de 74
manejo de la información es fundamental para que se pueda cumplir con las exigencias
de gobierno digital y de los estándares de acreditación, es decir se sugiere que esta
responsabilidad sea delegada a parte del líder del proceso en una persona con el perfil
idóneo para realizar la gestión de este componente de manera adecuada y que responda
a todos los requerimientos que en la materia se deben cumplir.
5.4. GESTION DE INFORMACION
Para la entidad gestionar información debe ser un ejercicio encaminado hacia el usuario y
su familia, se debe contemplar tanto usuarios internos como externos y la información
debe ser considerada un activo importante para la gestión y tendiente a la mejora de los
servicios que se ofrecen.
De acuerdo al manual para la implementación de la política gobierno digital y los
requerimientos de los estándares de acreditación relacionados con la gerencia de la
información, la entidad debe contemplar los siguientes aspectos relacionados con la
información.
Constituir una fuente única de información
Calidad de la información
Considerar la información como bien público
Información disponible en tiempo real
Y la información como servicio
Dentro de la entidad no existen procesos ni procedimientos relacionados con el manejo y
tratamiento de la información ni se cuenta con una herramienta de análisis, por lo tanto la
entidad debe iniciar cuanto antes en la estructuración de procedimientos para la gestión
de la información los cuales contemplen como mínimo lo siguiente:
Recolección de la información
Análisis de la información
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 59 de 74
Validación y control de la información
Establecer indicadores para el seguimiento y control
Para la publicación de la información, la entidad debe orientarse a la apertura de datos,
a la fecha no se han realizado ejercicios de publicación de datos abiertos para abrirse a la
innovación, generar empoderamiento por parte de los ciudadanos, para que estos
conozcan el impacto de las políticas de la entidad, para que estos puedan realizar el
control social y la entidad se muestre con transparencia.
La publicación de la información requiere un despliegue de comunicación,
retroalimentación e interacción constante entre la entidad y quienes hacen uso de
información, así como también la publicación de la información lleva consigo acciones
para promover el uso de la información publicada, realizar seguimiento e identificar el
valor agradado que se está generando como producto de la utilización.
Por último la publicación de información o de apertura de datos debe estar acorde con lo
sugerido en la guía de apertura de datos de la estrategia Gobierno Digital la cual tiene que
ver con la identificación y publicación de datos, comunicar promover el uso y monitorear
la calidad y el uso que se le da lo publicado.
5.5. SISTEMAS DE INFORMACION
Como se comentó en el aparte de diagnóstico del presente documento, la entidad soporta
toda su actividad de todos los procesos en el sistema de información COMPUCONTA, el
cual necesariamente se convierte en la fuente única de información y soportará el proceso
de toma de decisiones. Dentro de la entidad no se ha iniciado con procesos de desarrollo
de software para apoyar tareas que se realizan de manera manual, se cuenta con el
administrador de la página WEB y redes sociales oficiales, que son los medios en los
cuales se publica información de interés para los pacientes y la comunidad.
Teniendo en cuenta lo anterior la entidad debe mantener el soporte técnico continuo sobre
el sistema de información que soporta la actividad, debe contar con un profesional que
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 60 de 74
brinde el soporte técnico de nivel 1 de manera oportuna y canalice y gestione ante el
proveedor del sistema aquellos requerimientos que necesiten soluciones de su parte en el
menor tiempo posible de tal forma que no se afecte la prestación del servicio ni se
interrumpa la continuidad de los procesos. Para garantizar esto se deben establecer
acuerdos de nivel de servicio con el proveedor con tiempos y calidad de los entregables,
esto en el contrato que se realiza de manera anual y al cual se le debe hacer un
seguimiento estricto.
Para garantizar un correcto soporte técnico y un seguimiento detallado se hace necesario
que la entidad adopte un programa o sistema de información para la gestión mediante
tickets, lo que se denomina mesa de ayuda.
La entidad debe pensar en el mediano plazo iniciar con procesos de desarrollo de
software y/o aplicaciones tendiente a mejorar aquellos procesos que se realizan de
manera manual, esta actividad debe ser diseñada de acuerdo a como lo sugiere el
modelo de gestión de TI IT4+ en el proceso de sistemas de información el cual debe
incluir como mínimo:
Definición de acuerdos de desarrollo
Desarrollo de los sistemas de información
Actualización y mantenimiento de sistemas de información
Implementación de sistemas de información
Las aplicaciones y sistemas de información que resulten de dicho proceso deben ser
integrados a la aplicación COMPUCONTA para propender por la disponibilidad e
integridad de la información y que esta repose en un solo lugar.
5.6. SERVICIOS TECNOLOGICOS
Los servicios tecnológicos de la entidad deben ser garantizados de manera continua, con
una alta disponibilidad y con la suficiente capacidad para responder a las necesidades de
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 61 de 74
los sistemas de información, procesamiento de información y apoyo a la toma de
decisiones en todos los niveles. Para esto es necesario que:
Desde la oficina de GSI se asegure que la capacidad de los servicios tecnológicos
están controlados en su desempeño y debe generarse un plan de capacidad con
proyecciones de crecimiento de acuerdo al crecimiento mismo de la entidad.
Se deben establecer acuerdos de nivel de servicio relacionados con los servicios
tecnológicos de tal manera que se pueda ejercer gestión y control sobre los
entregables y soportes técnicos relacionados con los servicios TI.
GSI debe garantizar la disponibilidad de los servicios tecnológicos en el momento que
los usuarios los requieran.
GSI debe garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información,
fijando para esto políticas y procedimientos conducentes a garantizar un correcto uso
de los sistemas y salvaguarda de la información.
GSI debe realizar una correcta administración y gestión de incidentes que se generen
sobre los servicios tecnológicos apoyado con una mesa de ayuda en la cual se haya
fijado el punto único de contacto.
Lo anterior se puede lograr siempre y cuando la entidad cuente con una red de datos
certificada, servidores no obsoletos, licenciados y en funcionamiento, red eléctrica
regulada y construida con los estándares que reglamentan la materia, cuente con una
política de introducción de tecnología, procedimientos de copias de seguridad y respaldo
de sistemas de información, bases de datos e información relevante, licenciamiento de
todo el software que se utilice y la definición de políticas de TI.
Es de anotar que la entidad no cuenta con un plan de recuperación y restablecimiento del
servicio frente a la ocurrencia de eventos adversos y catastróficos que afecten en gran
medida el normal funcionamiento de los sistemas de información y que afecten la
prestación del servicio.
5.7. USO Y APROPIACION
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 62 de 74
En este aspecto la entidad debe involucrar a todos los funcionarios en el uso de la
tecnología, ya sea esta hardware o software de tal forma que sea un apoyo incondicional
en las tareas diarias que se desarrollan y que garantice que los esfuerzos e inversiones
en materia de TI que realice la entidad no sean realizadas en vano sino que por el
contrario existe usabilidad y apropiación.
Para garantizar el uso y apropiación de TI por parte del personal se deben generar
espacios acordes para las capacitaciones, desarrollar tareas de sensibilización frente al
uso y apropiación de TI, procesos de evaluación de los contenidos impartidos y por último
la apropiación que consiste en que una herramienta pasa de ser desconocida a de uso
diario y frecuente en las tareas.
Las actividades de uso y apropiación de TI dentro de la entidad debe partir de una
caracterización de los usuarios para de esta manera adelantar planes de capacitación de
acuerdo a las necesidades, logrando incrementar los productos funcionales basados en
tecnología que permitan disminuir la manualidad o agilizar los trámites, mejorar la
usabilidad de los sistemas de información institucionales para que su uso sea ágil y
natural, disminuyendo la resistencia de uso y agilizando la prestación del servicio, crear
plataformas o utilizar las ya existentes para el entrenamiento y reentrenamiento continuo
que permitan articular las tecnologías dentro del contexto de la institución, tanto con el
personal existente como con el que se vincula recientemente.
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 63 de 74
5.8. LINEAMIENTOS QUE RIGEN EL PETI
Los proyectos del presente documento PETI se alinean con la metodología IT4+ y el
Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial establecido por el MinTic. De acuerdo a
las necesidades encontradas en el área de GSI y en general en la entidad, se proponen
varios proyectos que contribuirán al cierre de brechas de tecnología existentes a nivel
interno y externo.
6. DEFINICION DEL PROYECTO
6.1. ESTRUCTURA DE ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS
Las actividades estratégicas de TI a desarrollar en la entidad se plantean teniendo en
cuenta el plan de desarrollo institucional denominado “Su salud y bienestar, nuestra responsabilidad”, los objetivos que este persigue y teniendo en cuenta que las TI son un
instrumento de apoyo para lograr consolidar los objetivos y no son una solución en si
misma.
Antes de proceder al planteamiento de actividades es importante mencionar las
oportunidades de TI que se tienen en la entidad:
Red de cableado estructurado certificada
Infraestructura tecnológica de equipos de cómputo de punta
Canal de comunicaciones y servicio de internet a través de fibra óptica
Sistema de información integrado
Licencias actualizadas y debidamente legalizadas
Disposición a la innovación tecnológica
Portal WEB
Canales electrónicos de comunicación (redes sociales)
Correo electrónico institucional
Personal calificado del área de Gestión de la Información
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 64 de 74
Procesos del área de TI documentados
Disponibilidad de red WiFi
6.2. PLAN MAESTRO O MAPA DE RUTA
Teniendo en cuenta las anteriores oportunidades de TI detectadas en la entidad y los
resultados de las entrevistas realizadas a los líderes de los procesos es posible establecer
las iniciativas de TI para la entidad en el corto mediano y largo plazo, en este punto es
importante recalcar que se fijan las acciones a seguir en materia de TI en el periodo de
vigencia del PETI.
Como producto de las entrevistas es posible establecer las actividades que se realizan de
manera cotidiana y que no tienen apoyo de TI y que de alguna manera son susceptibles
de apoyarlas con tecnología para mejorar los tiempos de respuesta y evitar reprocesos.
Priorización Actividades Sin Apoyo de TIACTIVIDADES SIN APOYO DE TI
PLAZO ACTIVIDADES
NA Revisión y entrega de facturaciónClasificación de cuentas por pagar
Cor
to P
lazo
Seguimiento a carteraInformes estadísticosSistema de acceso de funcionarios se bloquea y no se puede hacer seguimientoInformes de producción del áreaBitácora de temperatura de piscinaBitácora de clorificación de aguaBitácora de limpieza y desinfecciónBitácora de pesaje de residuosListas de chequeo en procedimientos quirúrgicos para la seguridad del paciente
Med
iano
Pla
zo Análisis de costos por servicioAcceso a internet por WiFi validar a quien si se brinda acceso en equipos móvilesGestión documentalAgendas de la oficina JurídicaRecepción de órdenes y soportes
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 65 de 74
ACTIVIDADES SIN APOYO DE TIPLAZO ACTIVIDADES
Base de datos SARLAFTNotas de pacientes potenciales evocados
Larg
o P
lazo
Recuperación de MemoriaPGIRSControl de gestión de impactos ambientales
Por otra y como resultado de las mismas entrevistas es posible extraer las sugerencias de
cambio propuestas por líderes entrevistados.
Priorización Cambios SugeridosCAMBIOS SUGERIDOS O NECESIDADES
PLAZO REQUERIMIENTO
No
Apl
ica
Depósitos adecuados y dotados para archivo clínico y administrativoApoyo con personal para gestión documentalCrear museo investigativoMejorar la planeación de contratación por cada procesoAjustar el proceso de contratación con Recursos HumanosAdecuación de instalaciones físicasCrear cultura de calidad y respeto a procesos y procedimientos
Cor
to P
lazo
Informes de facturación y cartera mas completosInformación de indicadores ajustada a la realidadInformación financiera consolidada y generada desde el sistemaInformes gerenciales oportunos para la toma de decisionesInformes de nómina detalladosCompuconta no satisface las necesidadesGenerar archivos desde sistema para plataformas de SSEquipos obsoletosImpresora para psicologíaInformes de producción por área deberían salir del sistemaSoftware amigable con el usuario en modulo historia clínicaAsignar responsable para referencia y contra referenciaCompuconta que valide fuentes de información y reportesIntranet en lugar de carpetas compartidasEn compuconta la historia clínica no puede quedar sin campos obligatoriosRestricción al uso de USBReporte de compuconta por fecha de vencimiento de cuentas para alertar sobre cuentas superiores a 90 días
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 66 de 74
CAMBIOS SUGERIDOS O NECESIDADESPLAZO REQUERIMIENTO
Estadísticas confiables y completas desde compucontainformes de producción debe salir de manera confiable desde compucontaHace falta dos computadores con mesa para recepción y consultorio de neurologíaDiscos duros externos para neurología por el tamaño de las imágenesSistematización de bitácoras manualesAgilidad del sistema para asignar responsables de activosSistematizar la hoja de vida de equipos biomédicos y etiquetar último trabajo realizadoHacen falta cuatro computadores portátilesPlan de minutos y datos con equipo celular y WhatsAppImpresora a color para impresiones de campañas de atención al usuarioNo se puede hacer seguimiento a PQRSF en compuconta, no es dinámico e interactivoLas encuestas de satisfacción del usuario no son dinámicasDiseño de página WEB orientada al usuario finalLas respuestas desde comunicaciones son lentasAjustes al proceso de entrega de medicamentos con punto de facturación antes de la entregaEl sistema compuconta debe permitir llevar el control de pendientesContinuar con la implementación del módulo de calidad de compucontaDotar de 4 compuadores en el áreaSoporte técnico adecuado a compuconta desde el área de sistemasImplementar la revisión de la lista de chequeo desde sistema en el momento de la cirugíaCompuconta mas intuitivo y amigableMantenimiento de equipos de cómputo
Med
iano
Pla
zo
Espacio adecuado para capacitacionesPlataforma virtual para proceso de inducción y reinducción de personalVideos institucionales para salud en el trabajoEscanner de alta definición y de trabajo pesadoSoftware para gestión documentalCall CenterRestricciones de acceso a internet a redes socialesInformes con gráficos comparativos para toma de decisionesReporte de incidentes tecnológicos con mesa de ayuda y mensajes recordatoriosHace falta dos computadores portátiles para personal de apoyoProyector portátilIntranet
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 67 de 74
CAMBIOS SUGERIDOS O NECESIDADESPLAZO REQUERIMIENTO
Chat interno de comunicaciónAplicación móvil para citas médicas y PQRSFTabletas para aplicar encuestas de satisfacción del usuario
LP Equipo de microfilmación
A continuación se presentan las actividades a desarrollar enfocadas y resumidas dentro
de cada uno de los dominios del MRAE del MinTic.
Actividades a Desarrollar Por Cada Dominio Del MRAEDOMINOS DEL MRAE ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Estrategia de TI
Construir el PETISeguimiento al PETIAlinear los objetivos estratégicos de TI con Gobierno DigitalAlinear los objetivos estratégicos de TI con estándares de Gerencia de la Información del SUA
Gobierno de TI
Conformar el comité de TIActualizar procesos del área incluyendo gestión de la informaciónIncorporar el proceso de GSI al organigramaAdoptar la estructura interna del área de TI propuestaActualizar los indicadores del área de GSI según nuevos procesosFormular políticas de TI, en especial la de seguridad y privacidad de la informaciónRevisión y seguimiento a las políticas de TIFormular los planes de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información y el de seguridad y privacidad de la informaciónRevisar y actualizar los riesgos de GSI y la forma de mitigarlos
Gestión de Información
Establecer la o las fuentes únicas de informaciónContar con herramientas de análisis de informaciónImplementar minería de datosFormular el plan de gerencia de la informaciónHabilitar y fortalecer los canales electrónicos para la publicación de información
Sistemas de
Información
Implementar el aplicativo de mesa de servicios para equipos de cómputo y biomédicosSistematizar las hojas de vida de los equipos de cómputo y biomédicosCapacitar al personal de GSI en desarrollo de aplicaciones móvilesDesarrollo de aplicaciones móviles
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 68 de 74
DOMINOS DEL MRAE ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Brindar soporte técnico sobre COMPUCONTA de manera oportunaHacer gestión sobre los ajustes en COMPUCONTA, relacionados en el presente documento y los que se presenten en el desarrollo de las actividades diariasImplementar software para la gestión documentalPlataformas virtuales para inducción y reinducción de personal
Servicios Tecnológic
os
Formular el plan de contingencia y recuperación frente a eventos adversosAmpliar la cobertura de la red WiFiAdquisición de servidores con sus respectivas licenciasRed de datos con equipos de seguridad perimetral y equipos de ultima tecnologíaAdquisición de equipos de cómputo, tabletas, discos de almacenamiento externoContar con un canal de internet de respaldoContar con un stock de repuestos mínimo para mantenimientos correctivosHabilitar servicios de chat, encuestas, consultas, etcContratar anualmente el servicio de soporte técnico y mantenimiento de COMPUCONTARealizar mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, UPS, redes
Uso y Apropiació
n
Diseñar al plan para promover el uso y apropiación de TICaracterizar los usuarios de los sistemas de información y proponer acciones de capacitación según los perfiles y niveles de conocimientoMejorar la usabilidad del sistema de información COMPUCONTA de tal forma que sea ágil y natural y genere poca resistencia
6.3. PRESUPUESTO NECESARIO
Para poder realizar un ejercicio de presupuesto es necesario determinar qué tipo de
actividades requieren asignación de recursos para poderse llevar a cabo y cuáles no,
partiendo de esto se tiene lo siguiente:
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 69 de 74
Presupuesto Por ActividadesACTIVIDADES A DESARROLLAR AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 TOTAL
Construir el PETI 4.000.000 0 0 4.000.000Formular los planes de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información y el de seguridad y privacidad de la información 5.000.000 0 0 5.000.000Contar con herramientas de análisis de información 10.000.000 2.000.000 2.000.000 14.000.000Formular el plan de gerencia de la información 0 3.000.000 0 3.000.000Capacitar al personal de GSI en desarrollo de aplicaciones móviles 0 7.000.000 0 7.000.000Implementar software para la gestión documental 0 15.000.000 0 15.000.000Ampliar la cobertura de la red WiFi 10.000.000 10.000.000 0 20.000.000Adquisición de servidores con sus respectivas licencias 0
150.000.000 0 150.000.000
Red de datos con seguridad perimetral y equipos de ultima tecnología 0
200.000.000 35.000.000 235.000.000
Adquisición de equipos de cómputo, tabletas, discos de almacenamiento externo 20.000.000 20.000.000 20.000.000 60.000.000Contar con un canal de internet de respaldo 30.000.000 30.000.000 60.000.000Contar con un stock de repuestos mínimo para mantenimientos correctivos 10.000.000 10.000.000 10.000.000 30.000.000Contratar anualmente el servicio de soporte técnico y mantenimiento de COMPUCONTA 15.000.000 15.000.000 15.000.000 45.000.000
TOTAL INVERSION 74.000.000462.000.00
0112.000.00
0 648.000.000
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 70 de 74
6.4. PLAN DE COMUNICACIONES Y DIVULGACION DEL PETI
Las actividades a desarrollar para dar a conocer el documento del Plan Estratégico de
Tecnologías de Información PETI son las siguientes:
Socialización del documento con líderes de procesos
Despliegue del documento con todos los funcionarios de la entidad
Publicación del documento en la página WEB institucional.
6.5. INDICADORES
Objetivos de TI Indicadores de los objetivos de TI
Línea Base Meta 2020
Apoyar la toma de
decisiones en todos
los niveles de la
entidad con
herramientas para
la recolección,
análisis y
publicación de
información.
N. de procesos que realizaron
recolección y análisis de
información / N. total de procesos *
100
0 80 %
Fortalecer el
sistema de
información integral
orientado a soportar
y automatizar todos
los procesos y que
entregue
información útil para
la toma de
N. de requerimientos y/o
mejoras implementadas en los procesos que
generan información útil en
la entidad
0 > 1
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 71 de 74
decisiones
convirtiéndose en la
fuente única de
información para la
entidad.
Garantizar
disponibilidad y
continuidad en la
operación de los
servicios
tecnológicos con un
adecuado soporte
técnico.
N. de servicios tecnológicos que
contaron con soporte técnico / N.
total de servicios tecnológicos * 100
0 80 %
Formular, adoptar y
evaluar
continuamente las
políticas de TI de la
entidad, en especial
las relacionadas
con la seguridad y
privacidad de la
información.
N. de actividades cumplidas del plan
de seguridad y privacidad de la información / N.
actividades planificadas del
plan de seguridad y privacidad de la
información * 100
0 80 %
Liderar los planes,
programas y
proyectos de TI al
interior de la
entidad de tal forma
que estos generen
valor para la
entidad, con
N. de actividades del POA
correspondientes a TI ejecutadas / N.
actividades del POA correspondientes a
TI planificadas * 100
0 100 %
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 72 de 74
inversiones
racionales y que
apunten al logro de
los objetivos
estratégicos del
plan de desarrollo
institucional, los
lineamientos de la
política gobierno
digital y los
estándares de
acreditación.
Incentivar al
personal hacia la
adopción y
apropiación de TI,
para garantizar que
los esfuerzos e
inversiones
realizadas por la
entidad en materia
de TI sean
productivas, a
través de un plan
de capacitación
concertado con el
área de recursos
humanos.
N. de capacitaciones
referentes a TI o política de gobierno digital, ejecutadas /
N. de capacitaciones
referentes a TI o política de gobierno digital, planificadas.
* 100
0 80 %
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 73 de 74
Indicadores de calidad del proceso Administración de TI
Nombre del indicador
Tipo de indicador
Explicación del indicador
Formulación del indicador
Unidad / Meta
Hora/Días promedio de solución a los
requerimientos ejecutados.
Oportunidad Permite evaluar la
oportunidad de respuesta a los requerimientos
de TI
Sumatoria desde la
fecha:hora de la solución o
respuesta a un requerimiento – la sumatoria
de la fecha:hora de la solicitud / N.
total de requerimientos
* 100
48 horas
6.6. RIESGOS
Los riesgos de correspondientes al PETI se encuentran identificados y gestionados en la Matriz de Riesgos y oportunidades MA-CDG-003
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Firma
Nombre JHON JAIRO FIGUEROA ISABEL CABRERA RIGOBERTO MELO ZAMBRANO
Cargo / Rol
Profesional universitario GSISubgerente Administrativa y Financiera
Gerente
Visto Bueno.Firma
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIONCódigo:PL-GSI-008
Fecha de aplicación: 31 de enero de 2019
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – PETI – CEHANI 2020
Versión: 0
Páginas: 74 de 74
Nombre Ana Milena ArroyoCargo Líder GDC