· Web viewLa elaboración de este documento, tiene como finalidad la optimización de la operación, control, protección y aprovechamiento de los bienes, tanto muebles instrumentales

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ING. JOSÉ EFRÉN CASTILLO SARABIA, EN MI CARÁCTER DE DIRECTOR GENERAL DEL COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA, Y CON FUNDAMENTO EN LOS ARTÍCULOS, 22° FRACCIÓN 1 Y 59° FRACCIONES 1, V, IX, XII, Y XIV DE LA LEY FEDERAL DE ENTIDADES PARAESTATALES; ARTÍCULO 14°, FRACCIONES 1, 11 Y XIII DEL DECRETO DE CREACIÓN DEL COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA, ARTÍCULO 11°, DEL ESTATUTO ORGÁNICO DEL CONALEP, ASÍ COMO SEGUNDO Y TERCERO TRANSITORIO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, Y

CONSIDERANDO

I Que en el marco de la simplificación administrativa surge la necesidad de impulsar acciones que propicien una mayor eficiencia en el control de los recursos de que se disponen por lo que resulta indispensable dictar disposiciones administrativas tendientes a hacer uniformes los procedimientos para el registro y control de los bienes que permitan agilizar las decisiones de afectación, baja y destino final de bienes muebles; y que precisamente corresponde a la Secretaría de Administración, proponer normas, políticas y lineamientos en la materia para la utilización de los recursos materiales.

II. Que es necesario que el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica establezca las bases para regular las actividades de recepción, distribución, custodia y protección de los bienes muebles de su propiedad, así como el control y manejo de sus almacenes con la debida optimización, racionalidad y apego a las disposiciones legales vigentes que le son aplicables, se formuló el presente "Manual para la Administración de Bienes Muebles y Manejo de Almacenes del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica".

III. Que la Junta Directiva del CONALEP, mediante acuerdo No. SO/II-05/29, R en sesión ordinaria número LXIV celebrada el 29 de junio del 2005, autorizó el Manual Para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de Almacenes del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica. y de conformidad a lo establecido en el artículo 59 fracción XII de la Ley Federal de Entidades Paraestatales, es competencia del Director General ejecutar los acuerdos que dicte el Órgano de Gobierno.

Por lo antes expuesto he tenido a bien expedir el siguiente:

ACUERDO NÚMERO DG-11/DCAJ-11/SADMON 03/2005 POR EL CUAL SE ESTABLECE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DE ALMACENES DEL COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA.

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INDICE

Descripción Página

OBJETIVO. 3

MARCO LEGAL 4

CAPITULO PRIMERO. 5

Disposiciones Generales.

CAPITULO SEGUNDO.

I RECEPCION Y DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES Y BIENES DE CONSUMO. 8

II CONTROL, CUSTODIA E INFORMACION DE BIENESY MANEJO DE ALMACEN. 14

FORMATOS. 17

TRANSITORIOS. 18

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MARCO LEGAL

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 13 de marzo del 2002.

Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el DOF del 11 de noviembre de 2004

Decreto por el que se crea el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica de fecha 27 de diciembre de 1978, así como por el que se reforma el diverso que modifica la creación del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica de fecha 8 de diciembre de 1993.

Estatuto Orgánico del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica, Noviembre 9, 2000. Manual de Organización del CONALEP, del 1 O de noviembre de 2000.

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1.·OBJETIVO.

La elaboración de este documento, tiene como finalidad la optimización de

la operación, control, protección y aprovechamiento de los bienes, tanto

muebles instrumentales como de consumo, que tenga en propiedad o a su

servicio el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica, así

como contar con los elementos suficientes que permitan reforzar la

administración de los almacenes y la operación centralizada de éstos y a

su vez se adopten políticas de transparencia, agilización y racionalidad

para la administración de este tipo de activos, en donde resulta necesario

contar con un preciso y efectivo control de inventarios para vigilar la

adecuada utilización de los bienes muebles instrumentales y los bienes de

consumo, para tal !in la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones

elaboró el presente "Manual para la Administración de Bienes Muebles y

Manejo de Almacenes del Colegio Nacional de Educación Profesional

Técnica", que serán la base para descripciones pormenorizada a nivel de

instructivos, métodos, procedimientos e instrucciones de trabajo que se

imitan al respecto.

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CAPÍTULO RIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

2.-Para efectos de entender el presente manual, se deberán considerar las definiciones siguientes:

2.1.-CONALEP: El Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica.

2.2.-DIA: La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones.

2.3.-DAF: La Dirección de Administración Financiera.

2.4.-Coordinación de Infraestructura y Equipamiento: Área dependiente de la DIA, responsable de supervisar las acciones de equipamiento, uso, control y destino final de los Bienes Muebles Instrumentales, del control y surtimiento de los bienes de consumo y de la administración de los almacenes del CONALEP.

2.5.-Coordinación de Adquisiciones y Servicios. Área dependiente de la DIA, responsable de realizar la adquisición de bienes muebles instrumentales y de los bienes de consumo, así como la contratación de servicios.2.6.-Subcoordinación de Programación de Equipo: Área dependiente de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento de la DlA, que entre otras funciones está encargada de la revisión física del equipo entregado por proveedores, instalación y puesta en marcha, así como la elaboración del programa de destino final de bienes muebles.

2.7.-Subcoordinación de Almacén y Distribución: Área dependiente de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento de la DlA, que entre otras funciones está encargada de recibir los bienes muebles instrumentales y de consumo adquiridos por el CONALEP, así como de la custodia temporal y distribución de los mismos; además de administrar los espacios físicos y de maniobras de almacén.2.8.-Jefatura de Control de Activo Fijo: Área dependiente de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento de la DIA, encargada de controlar los Bienes Muebles Instrumentales propiedad de la Institución, a fin de tenerlos plenamente identificados, localizados y mantener actualizados los resguardos respectivos a cargo del personal. Asimismo, tiene asignadas entre otras actividades la de supervisar los inventarios físicos de dichos bienes en las Unidades Administrativas del CONALEP, la UODDF, la Representación y los planteles adscritos a estas dos últimas.

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2.9.-Coordinación de Contabilidad: El área dependiente de la DAF, responsable del registro, conciliación y depuración contable de los bienes patrimoniales del CONALEP.

2.10.-Unidades Administrativas del CONALEP: La Dirección General, la Secretaría General, las Secretarías, el Órgano Interno de Control, las Direcciones Corporativas y las Direcciones de Área.

2.11.-UODDF: La Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal.

2.12.-Representación: La Representación Estatal del CONALEP en Oaxaca.

2.13.-Planteles: Los planteles adscritos a la Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal y a la Representación Estatal del CONALEP en Oaxaca.

2.14.-CAST: Centro de Asistencia y Servicios Tecnológicos.

2.15.-Subcoordinador Administrativo: Persona encargada de operar, controlar y coordinar los servicios y recursos materiales, financieros y humanos en las diferentes Unidades Administrativas del CONALEP, para las áreas que cuentan con esta designación. De no ser así, se considerará que las actividades se realizarán a través de las personas responsables para ellas, que designe el Titular de la Unidad Administrativa correspondiente.2.16.-Encargados de Servicios Administrativos: Los responsables de coordinar los servicios de recursos materiales, financieros y humanos en la UODDF, Representación, Colegios Estatales, Planteles y CAST.

2.17.-Bienes Muebles Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el CONALEP, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Los Bienes Muebles Instrumentales de dominio privado, siempre que dichos bienes estén al servicio o formen parte de los activos fijos del CONALEP. Se ubican también dentro de está definición los Bienes Muebles que por su naturaleza, en los términos del Artículo 751 del Código Civil Federal, se hayan considerado como inmuebles y que hubieren recobrado su calidad de muebles por las razones que en el mismo precepto se establecen.

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2.18.-Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el Conalep, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

2.19.-Número de Inventario: Registro que se le asigna a los Bienes Muebles Instrumentales del CONALEP, con la finalidad de identificarlos, controlarlos, resguardarlos, localizarlos y cuantificarlos por medio de claves previamente estructuradas de tipo numérico.

2.20.-SIGA-SAP: El Sistema Integral de Gestión Administrativa.

2.21.-Colegios Estatales: A los Colegios de Educación ProfesionalTécnica del Sistema Conalep.

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CAPÍTULO SEGUNDO

I RECEPCION Y DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES Y BIENES DE CONSUMO.

3. Los bienes muebles instrumentales y los bienes de consumo que sean ingresados al CONALEP deberá recibirlos el responsable del Almacén General adscrito a la Subcoordinación de Almacén y Distribución, para su registro, control y resguardo.

4. La entrada de bienes al Almacén del CONALEP deberá efectuarse de conformidad con lo que se establece en los contratos o pedidos, debidamente formalizados por funcionarías competentes y proveedores; dichos documentos los remite el titular de la Coordinación de Adquisiciones y Servicios. Se implementará en la Subcoordinación de Almacén y Distribución un expediente individual para cada contrato o pedido, mismo que actualizará posteriormente con las entradas, salidas, actas, o cualquier otro documento relacionado con el mismo.

5. El titular de la Subcoordinación de Almacén y Distribución al recibirlos bienes muebles instrumentales y/o los bienes de consumo, revisará exhaustivamente: cantidad, características, estado, condiciones, marca, modelo, número de serie en su caso, etc., de acuerdo al contrato y los documentos de entrega del proveedor. Aclara y registra las observaciones y discrepancias detectadas, dejando debida constancia que se reciben a revisión condicionada, hasta en tanto se tenga el dictamen de aceptación del área solicitante del bien.

6. El titular de la Subcoordinación de Almacén y Distribución llevará un control diario, en el que invariablemente se anoten los eventos ocurridos y en forma genérica los bienes muebles instrumentales o de consumo recibidos y los documentos recepcionados.

7. El titular de la Subcoordinación de Almacén y Distribución solícita a las Unidades Administrativas del CONALEP que requirieron la adquisición, para que realicen la revisión físico-técnica de los bienes muebles instrumentales y de consumo recibidos. Toda vez que es responsabilidad de las áreas requirentes, efectuar dicha revisión, verificar especificaciones y funcionamiento y emitir el

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de bienes muebles instrumentales y/o de consumo, en el Almacén General.

14. El Subcoordinador de Almacén y Distribución, realizará la entrega y distribución física de los bienes muebles instrumentales y/o de consumo a las Unidades Administrativas del CONALEP, UODDF, Representación, Planteles, y cuando se trate de equipamiento conforme a los Convenios de Coordinación para la Federalización de los servicios del Sistema Conalep, los Colegios Estatales, Plantelesy CAST adscritos a los mismos; la entrega deberá quedar sustentada en la "solicitud de entrega de bienes" o por un "programa de distribución", estos documentos los elabora el área responsable de la solicitud de la adquisición de los bienes muebles instrumentales y/o de consumo y que deberán estar autorizados por la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento.

15. La distribución o entrega de bienes muebles instrumentales y/o de consumo a sus destinatarios se formalizará mediante la "Salida de Almacén" (Formato 6) y para el caso específico de bienes muebles instrumentales destinados a las Unidades Administrativas del CONALEP con la respectiva etiqueta del "Número de Inventario". Ambos formatos se obtienen del Sistema SIGA-SAP y se distribuyen en tiempo y forma, acompañando a los bienes muebles instrumentales enviados y entregando copia a la Jefatura de Control de Activo Fijo, para su trámite y control.

16. El Subcoordinador de Almacén y Distribución, deberá comunicar formal y oportunamente a las Unidades Administrativas del CONALEP,UODDF, Representación, Planteles y cuando así corresponda, a los Colegios Estatales, planteles y CAST de su adscripción, sobre los bienes muebles instrumentales y/o de consumoque le serán enviados, conforme al Convenio de Coordinación para la Federalización, con la finalidad de que de considerarlo pertinente, preparen su recepción y estén pendientes de su llegada. Debiendo esperar la recepción de !os bienes, en un plazo máximo de cinco días naturales.

17. Fórmula para tal efecto el "Aviso de Entrega de Bienes" (Formato 7) documento con el que se realiza el seguimiento al proceso Entrega-Recepción y que está basado en la "solicitud de entrega de bienes" o al "programa de distribución".

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18. El Subcoordinador de Almacén y Distribución, prepara los bienes muebles instrumentales y de consumo que se entregarán, clasificándolos por unidad receptora y realiza las gestiones para el transporte, con los prestadores del servicio previamente contratados al efecto, Elabora la "Ficha de Embarque" (Formato 8) y la "Bitácora de Viaje" (Formato 9), documentación que anexa al "Aviso de Entrega de Bienes"

19. El embarque de los bienes muebles instrumentales y de consumo, se efectúa de acuerdo a la documentación descrita en el párrafo anterior y participan en el proceso el operador, el representante de la empresa transportadora y los custodios quienes firman de conformidad. Invariablemente se supervisarán y verificarán las salidas físicas de almacén, documentación soporte, cajas, paquetes y anexos técnicos (componentes y accesorios en su caso) para cada destino en particular.

20. La entrega de los bienes muebles instrumentales y de consumo a Unidades Administrativas del CONALEP, UODDF, Representación, Planteles y en su caso, Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, deberá hacerse en horarios y días hábiles.Será responsabilidad de los Titulares en cada caso, verificar que los bienes recibidos se encuentren completos, en buen estado y de acuerdo a la documentación anexa recibida y al "Aviso de Entrega de Bienes" y realizan la recepción física de los bienes, a través de los responsables de las áreas de servicios administrativos,conjuntamente con el operador de la compañía transportista, harán los cotejos y verificaciones, que enunciativamente se describen a continuación:

• Lista de componentes y accesorios de cada bien.

• El contenido de las cajas, paquetes, bultos, etc. abriendo cada uno de ellos.

• Confrontar los bienes que se reciben físicamente con lo descrito en la documentación soporte y anexos técnicos (componentes y accesorios en su caso).

21. En caso de NO exist ir discrepancias en la entrega de bienes muebles instrumentales y de consumo para la UODDF, Representación, Planteles y CAST el operador de la compañía

transportista deberá recabar en las cuatro copias que integran la "Salida de Almacén" la conformidad mediante el sello, la fecha de

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recibido, puesto nombre y firma del responsable de la recepción, del Titular y la persona asignada para la verificación, quedándose el destinatario con la copia correspondiente. Para entregas en las Unidades Administrativas del CONALEP la misma constancia en la "Salida de Almacén" se recabará por el personal encomendado para la distribución.

22. En caso de existir algún faltante, un bien llegue en mal estado o cualquier diferencia, en los bienes muebles instrumentales o de consumo, destinados a la UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, se deberá anotar en el "Aviso de Entrega de Bienes" y la "Salida de Almacén" y elaborar además un acta circunstanciada, en cuatro tantos, en la que se identifique el número de salida que ampare los bienes muebles instrumentales, con los posibles daños, deterioros o faltantes y se describan claramente las observaciones detectadas. Dicha acta deberá firmarse por el operador de la compañía transportista, el responsable de la recepción y dos testigos; entregándose dos copias de este documento al operador de la compañía transportista, una copia para su constancia y otra para entregarse a la Subcoordinación de Almacén y Distribución anexa al trámite de pago, por último se enviará el original por mensajería a la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento y la Unidad receptora conservará copia.

23. Tratándose de bienes muebles instrumentales o de consumo, destinados a las Unidades Administrativas del CONALEP y que presenten discrepancias, se realizará el mismo procedimiento del numeral anterior, sustituyendo al transportista por el personal encomendado para la distribución.

24. Una vez realizada !a entrega-recepción de los bienes muebles instrumentales y/o de consumo, a entera conformidad, la responsabilidad de la conservación e integridad de los mismos corresponde a los Titulares de las Unidades Administrativas del CONALEP UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, a quienes se les asignaron dichos bienes y no procederán reclamaciones que se hagan con posterioridad.

25. El personal de la compañía transportista entregará a la Subcoordinación de Almacén y Distribución la documentación soporte de la entrega-recepción, debidamente requisitada conjuntamente con su factura y demás papeles

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requeridos para su gestión de pago.

26. La correcta, oportuna y suficiente contratación de transportistas para el traslado de bienes muebles instrumentales y/o de consumo será responsabilidad de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento, liberando a las Unidades Administrativas del CONALEP, UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, de cualquier pago de maniobras o costos adicionales.

27. Si transcurridos cinco días después de tener conocimiento del "Aviso de Entrega de Bienes", éstos no se reciben, el responsable designado deberá informarlo a la Subcoordinación de Almacén y Distribución.

28. Con la oportuna y eficaz aplicación de estas disposiciones las partes involucradas en los procesos de entrega-recepción propiciarán la disminución de riesgos en los bienes muebles instrumentales y/o de consumo transportados coadyuvando con la verificación de los envíos a evitar faltantes y deterioro de los mismos.

29. El Subcoordinador de Almacén y Distribución remite el original de las "Salidas de Almacén" a la Coordinación de Contabilidad, mediante el documento "Salidas de Almacén Entregadas a la Coordinación de Contabilidad" (Formato 10).

30. El Subcoordinador de Almacén y Distribución recibe de las Unidades Administrativas CONALEP, UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, a través de transportista o por medio del personal encomendado para la distribución, los originales de !as "Salidas de Almacén" revisando que las mismas contengan el sello, nombre, firma y fecha de recepción de los bienes y que si presentan observaciones, estas sean desahogadas plenamente,

31. Registra en el Sistema SIGA-SAP las salidas y aclaraciones y archiva la documentación en los expedientes correspondientes por

contrato o pedido (numeral 2 de este capítulo) por transportista, por proveedor, por unidad receptora, etc.

32. El Subcoordinador de Almacén y Distribución deberá de cerciorarse que los Colegios Estatales requisiten la documentación comprobatoria de la entrega de bienes.

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33. En caso, de existir observaciones por parte de los Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos en la entrega de los bienes, se les sugiere efectuar las acciones que les correspondería, según las descritas en los párrafos que anteceden.

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II CONTROL, CUSTODIA E INFORMACION DE BIENES Y MANEJO DE ALMACEN.

34. Los Bienes Muebles Instrumentales y los Bienes de Consumo, en tanto sean entregados a las personas o unidades para su utilización y servicio, se custodiarán en el Almacén General, para lo cual se realizará su acomodo físico, evitando su deterioro por humedad, clima, polvo, estiba, fauna nociva etc., permitiendo su fácil localización, clasificación y entrega, para tal efecto utilizará las "Ficha de Identificación" (Formato 2) y/o mediante marbetes, anexos a las existencias físicas debidamente ordenadas por tipo, condición, etc., y efectuando los recuentos físicos necesarios para garantizar su correcto resguardo, uso y movilización.

35. Además se llevarán actualizados los registros computarizados necesarios para el adecuado control de las existencias del Almacén General del CONALEP mediante el Sistema SIGA-SAP que permitirá la consulta en tiempo real de las entradas, salidas, existencias y la expedición de formatos y reportes confiables, oportunos y claros.

36. Para los Bienes Muebles Instrumentales el Sistema SIGA-SAP proporcionará documentos e informes sobre número de inventario del bien, su asignación, resguardo, inventario por cada Unidad Administrativa del CONALEP.

37. Con los reportes del propio Sistema SIGA-SAP, se analizarán los indicadores relativos a:

o La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes de lento o nulo movimiento y adoptar las acciones correctivas.

o Confiabilidad de los inventarios y en el registro de movimientos del inventario y registros globales.

o La determinación óptima de existencias por productos. oTiempos de reposición de inventario.

38.Los auxiliares, catálogos, formatos, registros e informes que se obtengan del Sistema SIGA-SAP se actualizarán constantemente de conformidad con las características operativas para la administración de bienes muebles instrumentales y de consumo y para el manejo de almacén, compendiándose y poniéndose a disposición de las áreas interesadas y/o involucradas en el

proceso, tanto en papel como en medios informáticos, tales documentos entre otros son el Catalogo de Materiales, "Auxiliar por Articulo" (kardex Formato 11) "Registro de

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Movimientos de Bienes de Consumo" (Formato 12) y el "Estado de Cuenta por Unidad Administrativa" (Formato 13)

39. La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones realizará un diagnóstico de los inmuebles destinados al almacenamiento, determinando como resultado del mismo el cierre de aquellos que no se consideren necesarios, entre otras situaciones, por el lento o nulo movimiento de los bienes muebles que ahí se controlan. Así mismo establecerá las medidas necesarias para llevar a cabo el aprovechamiento adecuado de los espac1os destinados a almacenamiento a efecto de evitar contar con espacios no utilizados o desaprovechados.

40. Salvo casos debidamente justificados y autorizados de manera expresa por el Director General del CONALEP, queda prohibido el arrendamiento de inmuebles para el almacenamiento de bienes muebles útiles y no útiles, así como los desechos de éstos.

41 .A efecto de centralizar la operación de los almacenes la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, establecerá los criterios que permitan el eficiente y racional aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes muebles instrumentales y de consumo, así como el control y resguardo adecuado de éstos, con la supervisión continua de las medidas necesarias para:

a. Evitar la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes en lugares diferentes al Almacén General.

Para lo anterior se deberá levantar un inventario físico de las existencias de dichos bienes en áreas diferentes al Almacén General, procediendo en los casos que no se consideren justificados a concentrarlos en dicho almacén del CONALEP. Así mismo, se procederá a la identificación de aquellos que ya no se consideren útiles para su inmediata desincorporación conforme a las disposiciones legales correspondientes.

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b. Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos. Procediendo a su desincorporación con apego a las disposiciones legales correspondientes.

c. Reducir a las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes.

d. Reducir la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente.

e. Reducir a cuando más, a un mes y medio el nivel promedio de inventario, o al tiempo mínimo de resurtido.

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42.La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, contando con la participación de la Coordinación de Contabilidad de la Dirección de Administración Financiera, e invitando al Órgano Interno de Control, llevarán a cabo la realización de inventarios físicos totales cuando menos una vez al año y por muestreo cuando menos cada tres meses, de las existencias en el Almacén General y por cada unidad administrativa de los bienes muebles instrumentales, verificando para estos últimos su número de inventario, asignac1on, estado y resguardo personal individualizado. El programa correspondiente a los citados inventarios, se notificará formalmente con la debida oportunidad para que se puedan agendar los recursos humanos que deberán participar.

43.EI personal designado por la Subcoordinación de Almacén y Distribución, y la Coordinación de Contabilidad, serán los responsables del acomodo, señalización y conteo físico de los bienes en el área que se les asigne. Además, serán responsables de verificar la veracidad de la documentación y reportes que se genere y efectuar la recopilación y clasificación de la información de los inventarios físicos.

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FORMAN PARTE DEL PRESENTE MANUAL LOS SIGUIENTES FORMATOS

INDICE DE FORMATOSDescripción Clave

ENTRADA DE ALMACÉN 01

FICHA DE IDENTIFICACIÓN 02

INGRESO DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL ALMACÉN 03

ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACÉN A LA 04COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

ENTREGA DE FACTURAS A LA COORDINACIÓN DE 05ADQUISICIONES Y SERVICICOS

SALIDA DE ALMACÉN 06

AVISO DE ENTRADA DE BIENES 07

FICHA DE EMBARQUE 08

BITACORA DE VIAJE 09

SALIDAS DE ALMACEN ENTREGADAS A LA 10COORDINACION DE CONTABILIDAD

AUXILIAR POR ARTICULO (KARDEX) 11

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE BIENES DE 12CONSUMO

ESTADO DE CUENTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 13

TRANSITORIOS

PRIMERO.· El presente Manual es de observancia obligatoria para las

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Unidades Administrativas del CONALEP, de su Unidad De Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, y su Representación en el Estado de Oaxaca y los Planteles adscritos a estas dos últimas.

SEGUNDO.- El presente Manual entrará en vigor a partir de los 1 O días hábiles siguientes posteriores a su firma por el titular del CONALEP.

TERCERO.- Se derogan los Lineamientos de fecha 1o de junio del 2004, expedido por el Secretario de Administración en lo que se opongan al presente Manual.

CUARTO.-EI presente Manual podrá actualizarse en cualquier momento por la H. Junta Directiva del CONALEP mediante la expedición del acuerdo respectivo y el acuerdo de expedición por parte del Director General del CONALEP.

Metepec, Estado de México, a 19 de octubre de 2005.

íEL DIRECTOR GENERAL

[h\í_\\ i\

ING. JOSÉ EFRÉN C ASTILLO SARABIA

Dirección General

FORMATO ENTRADA DE ALMACEN

CLAVE 01

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOENTRADA DE ALMACEN

Clave: 01

Objetivo:Controlar los equipos y materiales que ingresan al Almacén el cual se enviara a las unidades administrativas y planteles .

Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución

Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico

N° de ejemplares:Original y 2 copias

Distribución:Original.- Coordinación de ContabilidadCopia 1.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia 2.- Consecutivo

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO CONTROL DE ENTRADAS DE ALMACEN QUE SE ENTREGAN AL AREA DE

CONTABILIDAD

N°1

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Concepto No. De Folio interno

Fecha de entrada

No. De Folio externo

Contrato

Partida

Proveedor

Factura.

Moneda

Descripción

Marca

Numero de serie

Modelo

Cantidad

Unidad

Costo unitario

Costo total

Superviso

Aprobó

Autorizo

Se debe anotarAnotar el número de folio interno en consecutivo de entrada de Almacén

Anotar la fecha de elaboración de entrada de Almacén

Anotar el número del folio impreso en el formato la entradas Almacén

Anotar el contrato registrado en las entradas de Almacén

Anotar la partida asignada del contrato en la entrada de almacén

Anotar el nombre del proveedor

Anotar el No. de Factura

Anotar el tipo de moneda (U.S.D, M/N, etc.)

Anotar el nombre del material o equipo

Anotar la marca del fabricante

Anotar el numero de serie en caso necesario

Anotar el modelo del bien

Anotar la cantidad de bienes que ingresaron al almacén

Anotar la unidad de medida (pizas,cajas,paquetes,etc.)

Anotar el precio unitario del bien

Anotar el costo total de los bienes

Anotar el nombre y firma del encargado del área de existencias y distribución

Anotar el nombre y firma del Jefe de departamento de Almacén y Distribución

Anotar el nombre y firma del Subcoordinador departamento de Almacén y Distribución

Dirección General

FORMATO FICHA DE IDENTIFICACIÓNClave: 02

ALMACEN CENTRALCONALEP

FECHA DE ENTRADA No. DE ENTRADA No Aplica

REFERENCIA

PARTIDA

CANTIDAD

DESCRIPCION

MARCA

OBSERVACIONES No Aplica

PROVEEDOR

MODELO

1

2

3

4

5

6 7

8

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO FICHA DE IDENTIFICACIÓN

Clave: 02

Objetivo:Controlar y localizar oportunamente los bienes adquiridos por el Conalep que se encuentran almacenados en estas instalaciones


Medio de elaboración :mecanográfico

N° de ejemplares:Original

Distribución:Original.- Departamento de Almacén y Distribución

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE IDENTIFICACIÓN

N°

1

2

3

4

5

6

7

8

Concepto

Fecha de entrada

Referencia

Partida

Cantidad

Descripción

Marca

Modelo

Proveedor

Se debe anotar

día de ingreso de bien ( día. mes, año)

El numero de contrato de los bienes

El número de partida del contrato

La cantidad de bienes que se recibe

Nombre del bien recibido

La marca del bien

El modelo del bien

Nombre de la empresa que vendió el bien

Dirección General

FORMATO DE INGRESOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL AMACENClave: 03

PROVEEDOR FECHA DE VENCIMIENTO

FECHA DE ENTRADA ESTADO ACTUAL

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICADIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONES

COORDINACION DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTOJEFATURA DE ALMACEN Y DISTRIBUCION

INGRESO DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL ALMACEN, CONTRATOS DEL EJERCICIO

CONTRATO PARTIDA D E S C R I P C I Ó N CANTIDAD

12 3 4 5 6 7 8

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO INGRESOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL AMACEN

Clave: 03

Objetivo:Controlar los contratos, mobiliario y equipo que ingresan al almacén y que serán distribuidos a planteles cast y direcciones estatales y unidades administrativas del sistema Conalep




Distribución:Original .- Departamento de Almacén y Distribución

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE INGRESOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL AMACEN

N°

1

2

3

4

5

6

7

8

Concepto

Contrato

Partida

Descripción

Cantidad

Proveedor

Fecha de vencimiento

Fecha de entrada

Estado actual

Se debe anotar

EL número de contrato del equipo o mobiliario a recibir

El número de partida del contrato

La descripción del equipo o mobiliario que se va recibir

La cantidad que se esta recibiendo

El nombre de la empresa que esta encargada de entregar el equipo y/o mobiliario

La fecha de vencimiento para la entrega del equipo y/o material

El día en que se esta realizando la entrega

Se realizo completa la entrega de todo el contrato y partidas

Dirección General

FORMATO DE ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACENCLAVE: 04

T o l u c a , E s t a d o d e M é x i c o , 1 4 d e M a y o d e l 2 0 0 2 . T o l u c a , E s t a d o d e M é x i c o , a d e d e l

C O O R D I N A C I Ó N D E C O N T A B I L I D A DS U B J E F E D E C O N T R O L Y S E G U I M I E N T O D E LA L M A C É N C E N T R A LP R E S E N T E

F O L I O F O L I O O B S E R V A C I O N E SI N T E R N O E X T E R N O

S i n o t r o p a r t i c u l a r , q u e d o a s u s ó r d e n e s p a r a c u a l q u i e r a c l a r a c i ó n a l r e s p e c t o .

A T E N T A M E N T EC O N A L E P , U N A P R O F E S I Ó N P A R A L A V I D A

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A R E A D E R E C E P C I O N A R E A D E D I S T R I B U C I O N

C . c . p . - A r c h i v o

3 0 d e A g o s t o d e l a ñ o e n c u r s o , m i s m o s q u e s e d e s c r i b e n a c o n t i n u a c i ó n :

J E F E D E D E P A R T A M E N T O

J E F A T U R A D E A L M A C E N Y D I S T R I B U C I O N

C O L E G I O N A C I O N A L D E E D U C A C I Ó N P R O F E S I O N A L T É C N I C AC O O R D I N A C I Ó N D E I N F R A E S T R U C T U R A Y E Q U I P A M I E N T O

R E C E P C I Ó N D E B I E N E S Y M A T E R I A L E S I M P R E S O S

A d j u n t o a l p r e s e n t e o r i g i n a l e s d e l f o r m a t o " E n t r a d a s d e A l m a c é n " d e l o s m o v i m i e n t o s r e g i s t r a d o s a l

1

2 3 4

5 6 7

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACEN

Clave: 04

Objetivo:Controlar Los folios de las entradas de almacén entregados al la coordinación de contabilidad.



N° de ejemplares:Original y copia

Distribución:Original.- Coordinación de contabilidadCopia.- Departamento de Almacén y Distribución

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACEN

N°

1

2

3

4

5

6

7

ConceptoToluca, Estado de México, a de del

Folio interno

Folio externo

observaciones

Jefe de departamento

Área de recepción

Área de distribución

Se debe anotarLa fecha (día, mes, año.)

El folio interno de la entrada de almacén

El folio externo de la entrada de almacén

En caso de tener que hacer alguna aclaración

Nombre y firma del jefe de departamento

Nombre y firma del responsable del área de recepción

Nombre y firma del responsable del área de distribución

Dirección General

FORMATO DE ENTREGA DE FACTURASClave: 05

DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONES JEFATURA DE ALMACEN Y DISTRIBUCION

TOLUCA, ESTADO DE MEXICO, DEL

COORDINACIÓN DE ADQUISICIONESDEPTO. DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PAGOSATN':C. ANGELES SANCHEZ

POR ESTE CONDUCTO SE HACE LA ENTREGA DE LAS FACTURAS Y/O DOCUMENTOS SOPORTES QUE SE DESCRIBEN A CONTINUACIÓN:

REFERENCIA PROVEEDOR REMISON Y/O FECHA DE OBSERVACIONESFACTURA RECEPCION

No Aplica

ENTREGÓ:

JEFE DE DEPARTAMENTO

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA

NOMBRE, SELLO Y FIRMA

RECIBIÓ:

1

2 3 4 5

6 7

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO DE ENTREGA DE FACTURAS

Clave: 05

Objetivo:Controlar las facturas que amparan los bienes adquiridos por el Conalep y que son remitidas a la coordinación de adquisiciones




Distribución:Original.- Coordinación de AdquisicionesCopia.- Departamento de Almacén y Distribución

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ENTREGA DE FACTURAS

N°

1

2

3

4

5

6

7

Concepto

Toluca estado de México, del

Referencia

Proveedor

Remisión o factura

Fecha de recepción


Nombre, sello y firma

Se debe anotar

La fecha en la que se enviara la documentación (día, mes, año)

Numero de contrato de los bienes

El nombre del proveedor que describe la factura

El número de folio de la factura y/o remisión que entrego el proveedor con los bienes

La fecha de recepción de la factura

Nombre y firma de para el envió de la documentación

Nombre y firma de la persona encargada de recibir la documentación

Dirección General

FORMATO SALIDA DE ALMACEN

CLAVE 06

3 45

67

21

8 910 11 12 13 14 15 16 17

18 19 20

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOSALIDA DE ALMACEN

Clave: 06

Objetivo:Controlar los equipos y materiales que se embarcan mediante el formato Salida de Almacén el cual servirá como acuse de recibo .



N° de ejemplares:Original y 3 copias

Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia 1.- Coordinación de ContabilidadCopia 2.- ConsecutivoCopia 3.- Unidades Administrativas

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO SALIDA DE ALMACEN

N°1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Concepto No. De Folio interno

Folio externo

Consignatario

Transportista

Placas del transporte

Tipo de transporte

Fecha de salida

Contrato

Partida

cantidad

unidad

costo unitario

costo total

descripción

marca

numero de serie

Modelo

Autorizo

Se debe anotarAnotar el número de folio interno en consecutivo de entrada de Almacén

Folio impreso en el formato

Anotar el nombre del plantel o unidad administrativa

Anotar el nombre del operador del camion

Se anotara el numero de matricula de la unidad

Anotar el tipo de vehículo (torton, camioneta o trailer)

Anotar la fecha de embarque

Anotar el número del contrato al que pertenece el bien

Anotar la partida asignada del contrato al que pertenece el bien

Anotar la cantidad de bienes a embarcar

Anotar la unidad de medida (pizas,cajas,paquetes,etc.)

Anotar el precio unitario del bien

Anotar el costo total de los bienes

Anotar el nombre de los bienes

Anotar la marca del fabricante

Anotar el numero de serie en caso necesario

Anotar el modelo del bien

Anotar el nombre y firma del Subcoordinador departamento de Almacén y Distribución

Dirección General

19

20

Embarque autorizado

Consignado a

Anotar el nombre y firma del Jefe de departamento de Almacén y Distribución

Anotar el Nombre y firma de la persona encargada de recibir la documentación

Dirección General

FORMATO AVISO DE ENTREGA DE BIENESClave: 07

D IR E C C IÓ N D E IN F R A E S T R U C T U R A Y A D Q U IS IC IO N E S C O O R D IN A C IÓ N D E IN F R A E S T R U C T U R A Y E Q U IP A M IE N T O J E F A T U R A D E D E P A R T A M E N T O D E A L M A C É N Y D IS T R IB U C IÓ N

T o l u c a , E s t a d o d e M é x ic o , a d e d e

A V IS O D E E N T R E G A D E B IE N E S

R e f . S C A D . / D I R E C T O R : P L A N T E L : P R E S E N T E P o r e s te c o n d u c to m e p e rm ito in fo rm a r a u s te d q u e e n lo s p ró x im o s 4 d ía s , s e rá n e n tre g a d o s a e s a U n id a d A d m in is tra t iv a e l m o b ilia r io q u e s e d e s c rib e a c o n tin u a c ió n : N o . D E S A L ID A C A N T ID A D D E S C R I P C I Ó N D E L B I E N

D e r iv a d o d e lo a n te r io r , s e s o lic ita s u c o la b o ra c ió n a fin d e q u e e l p e rs o n a l q u e d e s ig n e p a ra e fe c tu a r la re c e p c ió n d e lo s b ie n e s , a p liq u e c o n p re c is ió n la s a c c io n e s y lin e a m ie n to s q u e le e s ta m o s a n e x a n d o ; d e e s ta fo rm a la s á re a s q u e in te rv ie n e n e n e s te p ro c e s o , a s í c o m o e l t ra n s p o rt is ta p o d rá n d e s lin d a r s u s re s p o n s a b ilid a d e s s o b re la e n tre g a y c o n s e rv a c ió n d e lo s b ie n e s . S in o t ro p a rtic u la r y a g ra d e c ie n d o s u c o la b o ra c ió n , m e e s g ra to e n v ia r le u n c o rd ia l s a lu d o . A T E N T A M E N T E C O N A L E P , “U n a p ro fe s ió n p a ra la v id a ” J E F E D E D E P A R T A M E N T O D E A L M A C E N Y D IS T R IB U C IO N C . c . p . . - D ir e c to r d e I n f r a e s tr u c t u ra y A d q u is i c io n e s . - P a r a s u C o n o c i m ie n to C c . p . .- C o o rd in a d o r d e In fra e s tru c tu ra y E q u ip a m ie n to . - P a ra s u C o n o c im ie n to

1

2

3

4

5

8

6

5 7

5

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO AVISO DE ENTREGA DE BIENES

Clave: 07

Objetivo:Controlar el envió de los bienes adquiridos por el Conalep y haciendo del conocimiento, a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.




Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia.- Planteles o Direcciones Estatales

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO AVISO DE ENTREGA DE BIENES

N°1

2

3

4

5

6

7

8

ConceptoToluca, estado de México, a de

de

Ref/SCAD. /

Director

Plantel

No. de salida

Cantidad

Descripción del bien

Jefe de departamento de almacén y distribución

Se debe anotarCompletar fecha en que se enviara el

aviso

Anotar el número de referencia asignado

por la Jefatura de departamento

Nombre del director y/o encargado del

plantel y/o dirección estatal a la que se

envía el aviso

Anotar el nombre del plantel y/o Dirección

Estatal

El folio de salida asignada al plantel y/o

Dirección Estatal

La cantidad de bienes que serán

enviados

El nombre de los bienes que serán

enviados

firma de autorización del jefe de

departamento

Dirección General

FORMATO FICHA DE EMBARQUEClave: 08

FECHA DE EMBARQUE: RUTA DE DISTRIBUCIÓN : FOLIO N° :

CONTRATO NÚMEROY DE

PARTIDA CAJAS

VERIFICO ( Bienes vs. Documentos ) : Jesus Zepeda Vidal FIRMA : ______________________________________

OPERADORES ( Nombre y Firma ) :

___________________________________________________________ ______________________________________________

Alfredo Ansastegui Chavez Victor Rojas MunguiaVIGILANCIA ( Bienes vs. Documentación ) : Nombre : ___________________________________________________ FIRMA : ______________________________________

EMPRESA : Transportadora Nacional, S.A. De C.V. Nombre y Firma del Representante : ______________________________________

Nombre del chofer : ___________________________________________________ Firma de Recibido : _____________________________

Vehículo : Placas ______________________ Marca : _______________________ Tel. y/o Radio Localiz. ___________________________

CUSTODIOS : Nombre ________________________________________________ Firma de Recibido : _____________________________

Vehículo : Placas ______________________ Marca : _______________________ Tel. y/o Radio Localiz. ___________________________

AUTORIZÓ :

____________________________

Área de Existencias y Distribución

DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONESCOORDINACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

JEFARURA DE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Y DISTRIBUCIÓN

FICHA DE EMBARQUE Y SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN

INFORMACIÓN DE LOS BIENES EMBARCADOS

N° DE SALIDA DESCRIPCIÓN DEL BIEN CANTIDAD DESTINO

______________________________________

Jefe de Almacen

PERSONAL QUE REALIZÓ Y VERIFICÓ EL EMBARQUE

DATOS DEL TRANSPORTISTA

SUPERVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL EMBARQUEREVISÓ :

1 2 3

4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

1415

16 1718

1920

21 22 23

24 25

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO FICHA DE EMBARQUE

Clave: 08

Objetivo:Controlar Los equipos, materiales y mobiliario que se carga en las unidades de transporte junto con la documentación que ampara los bienes adquiridos por el Conalep y que serán transportados a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.



N° de ejemplares:Original y dos copias

Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia.- Transportista

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE EMBARQUE

N°

1

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12

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18

19

ConceptoFecha de embarque

Ruta de distribución

Folio No.

No. de salida

Contrato y partida


Cantidad

Destino

Numero de cajas

Personal que realizo y verifico el embarque

Operadores

Vigilancia

Nombre y firma del representante

Nombre del chofer

Firma de recibido

Vehículo: placas

Marca

Tel. y/o radio localizador

Custodios nombre

Se debe anotarFecha en la cual se cargan los bienes

El número de ruta asignado

Folio consecutivo correspondiente

Los folios de las salidas de almacén que ampara los bienes

El contrato y la partida a la que corresponden los bienes descritos en la salida de almacén

Nombre de los bienes descritos en la salida de almacén

La cantidad de los bienes que aparan las salidas de almacén

El nombre del plantel o dirección estatal a la que se envían los bienes

Anotar la cantidad de cajas o paquetes que se envían por salida de almacén.

El nombre y la firma de la persona que verifica el embarque

Nombre y firma de las personas de realizar la carga del transporte

Nombre y firma del personal de vigilancia de que verifico el embarque

Nombre y firma del representante legal de la empresa transportadora

Nombre del operador asignado para realizar viaje

La firma de conformidad del chofer de haber recibido todo lo descrito

La matricula de las placas del vehículo

Marca del vehículo

número de teléfono celular y/o radio localizador

Nombre y firma del custodio que escoltara el

Dirección General

20

21

22

23

24

25

Firma de recibido

Vehículo: placas

Marca

Tel. y/o radio localizador

Área de existencias y distribución

Jefe de departamento de almacén y distribución

transporte

La firma de conformidad del custodio de haber recibido todo lo descrito

Número de placas del vehículo que custodiara el transporte

Anotar la marca del vehículo de custodia

Número de celular y/o radio localizador del custodio

Solicitar la firma del jefe del Área de Existencias

Solicitar la firma del jefe de Almacén

Dirección General

FORMATO BITACORA DE VIAJEClave: 09

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICAJEFATURA DE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Y DISTRIBUCIÓN

B I T A C O R A D E V I A J ENo. CONSECUTIVO

DATOS DEL TRANSPORTISTA DATOS DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO

DATOS DEL EMBARQUE

NOMBRE DEL CHOFER: TRANSPORTADORA NACIONAL,S.A. DE C.V. No.DE TALÓN DE EMBARQUE:

CALLE 3 era SUR No. 40

No.DE LICENCIA: COL. INDEPENDENCIA TULTITLAN, RUTA No.: MÉXICO, D.F.

TIPO DE TRANSPORTE Y PLACAS: TEL: 584 34 11 * 584 34 12 FECHA DE EMBARQUE:

No. DE LOCALIZACIÓN HORA:

PLANTEL No. DE SALIDAS DE ALMACÉN OBSERVACIONES

JEFE DE DEPARTAMENTO

A) EL EMBARQUE DE LOS BIENES SE HACE EN PRESENCIA DEL CHOFER DEL VEHÍCULO Y DE LOS CUSTODIOS (EN SU CASO).B) EL VEHÍCULO DEBERÁ CIRCULAR POR AUTOPISTAS DE CUOTA, SIEMPRE QUE LA RUTA PROGRAMADA LO PERMITA.C) LA ENTREGA DE LOS BIENES AL DESTINATARIO (PLANTELES Y/O UNIDADES ADMINISTRATIVAS) SE HARÁ EN DÍAS HÁBILES DETRABAJO, DE 8:30 A LAS 17:00 HORAS ÚNICAMENTE.D) LA ENTREGA-RECEPCION DE LOS BIENES SE HARÁ CONJUNTAMENTE CON LA PERSONA QUE FIRMARÁ LOS DOCUMENTOS QUEFUNCIONAN COMO "ACUSES DE RECIBO", MISMOS QUE DEBERÁN CONTENER EL SELLO, FECHA, NOMBRE Y FIRMA DEL QUE RECIBE.E) LOS CHOFERES SON LOS RESPONSABLES DE ENTREGAR LOS BIENES EN LAS MISMAS CONDICIONES QUE FUERON RECIBIDOS. ASÍMISMO DEBERÁN CONSERVAR INTEGRA Y SIN TACHADURAS LA DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENE LOS "ACUSES DE RECIBO"F) PARA CUALQUIER ACLARACIÓN COMUNICARSE CON EL C. MARTIN SANCHEZ JUAREZ AL TEL. 237 08 14, DE LAS 9:00 A LAS 17:00HRS

SUPERVISÓ EL EMBARQUE DE LOSBIENES DESCRITOS EN LAS "SALIDASDE ALMACÉN" QUE SE RELACIONAN ENESTE DOCUMENTO.

FORMALIZÓ EL EMBARQUE DE LOS BIENESEN EL VEHÍCULO DESCRITO EN ESTEDOCUMENTO Y LA SALIDA DE LOS BIENESDEL ALMACÉN DE CONALEP.

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DE TRANSPORTADORA NACIONAL, S.A. DE C.V.

FIRMA DEL CHOFER DEL VEHÍCULO

RECIBÍ LOS BIENES DESCRITOS ENLAS "SALIDAS DE ALMACÉN"RELACIONADAS EN ESTE DOCUMENTOY ME HAGO RESPONSABLE DE SUINTEGRIDAD HASTA SU ENTREGA ALDESTINATARIO.

1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

11 12 13

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO BITACORA DE VIAJE

Clave: 09

Objetivo:Controlar las unidades de transporte de carga la documentación de bienes adquiridos por el Conalep que transporta a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.



N° de ejemplares:Original y dos copias

Distribución:Original.- Dirección de finanzasCopia.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia.- Transportista

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO BITACORA DE VIAJE

N°

1

2

3

4

5

6

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11

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13

Concepto

No. Consecutivo

Nombre del chofer

No. de licencia

Tipo de transporte y placas

No. de localización

Ruta No

Fecha de embarque

Hora

Plantel

No. de salidas de almacén


Nombre y firma del representante de la empresa transportadora

Firma del chofer del vehículo

Se debe anotar

Un número de folio consecutivo

El nombre del operador del transporte

El folio de la licencia de manejo del operador del transporte

El tipo de transporte (Tortón, camioneta, rabón, etc) y placas de la unidad asignada

Número de celular o radio localizador del operador

Número de ruta en la cual hará el trayecto para la entrega

La fecha en que se realizo el embarque de bienes

La hora en que se efectuó la carga

El nombre del plantel a donde se hará la entrega de los bienes

Los números de folios de las salidas de almacén asignados al plantel o planteles de la ruta

La firma del jefe de l almacén

Nombre y firma del representante legal de la empresa transportadora

La firma de chofer

Dirección General

FORMATO CONTROL DE SALIDAS QUE SE ENTREGAN AL AREA DE CONTABILIDAD

Clave: 10

No. No. DE CONTRATO CONSIGNATARIO DESCRIPCION DEL BIEN CANT. FECHA DE SALIDA ART EMBARQUE PESOS DOLARES

IMPORTE

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICADIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUICISIONES

JEFATURA DE DEPARTAMENTODE ALMACEN Y DISTRIBUCION

CONTROL DE SALIDAS DE ALMACEN DEL 0000, QUE SE ENTREGAN AL AREA DE CONTABILIDAD

C. BLANCA RODRIGUEZ MUCIÑOJEFE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

C. SERGIO A. MARTINEZ CALDERON JEFE DE DEPARTAMENTO DE ALMACEN Y DISTRIBUCION

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1011

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO CONTROL DE SALIDAS DE ALMACEN QUE SE ENTREGAN AL AREA DE

CONTABILIDAD

Clave: 10

Objetivo:Controlar los folios de las salidas de almacén con acuse de recibo entregadas a la Coordinación de Contabilidad




Distribución:Original.- Coordinación de ContabilidadCopia.- Departamento de Almacén y Distribución

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO CONTROL DE SALIDAS DE ALMACEN QUE SE ENTREGAN AL AREA DE CONTABILIDAD

N°1

2

3

4

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9

10

11

ConceptoNúmero

N° de la salida

Contrato

Consignatario


Cant. Art.

Fecha de embarque

Pesos

Dólares

Jefe de departamento de Almacén y Distribución

Jefe de seguimiento y control

Se debe anotarAnotar el número en forma de lista por cada registro de salidas de Almacen que se entregaran

Anotar el número del folio externo de la salida de almacén

Anotar el contrato registrado en las salidas de Almacén

Anotar el nombre del plantel, unidad administrativa o colegios estatales al que se le asigno la salida de almacén

Anotar el nombre de material o equipo que se describe en la Salida de Almacén

Anotar la cantidad de bienes que se le enviaron al Plantel y/o Dirección Estatal

Anotar la fecha de las salidas de almacén con la que se embarcaron los bienes a los Plantel y/o Dirección Estatal

Anotar el costo de los bines descritos en la salida de almacén en moneda nacional

Anotar el costo de los bines descritos en la salida de almacén en moneda extranjera

Nombre y firma de autorización el Jefe del Departamento de Almacén para el envió de la documentación

Nombre y firma de la persona encargada de recibir la documentación

Dirección General

FORMATO KARDEX Clave: 11

FECHA DE ENTRADA: F. INTERNO: F. EXTERNO:NO. CONTRATO Y/O PEDIDO: PARTIDA: CONCEPTO: no aplica

CANTIDAD CONTRATADA: UNIDAD:COSTO UNITARIO: COSTO TOTAL: *Los costos incluyen IVA

DESCRIPCION:

MARCA: MODELO: T. MONEDA:PROVEEDOR:

CLV PLANTEL NO. CANT. COSTO EXIST. SALDO FECHA FECHASALIDA EMBAR. RECIBO

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONESCOORDINACION DE EQUIPAMIENTO

JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE ALMACEN Y DISTRIBUCION

1 2 3

4 5

6 7

8 9

10

11 12 13

14

15 16 17 18 19 20 21 22 23

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO KARDEX

Clave: 11

Objetivo:Controlar los bienes adquiridos por el Conalep y que son entregados a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.





Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO KARDEX

N°

1

2

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5

6

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8

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11

12

13

Concepto

Fecha de entrada.

F. Interno.

F. Externo.

No. contrato y/o pedido.

Partida.

Cantidad contratada.

Unidad.

Costo unitario.

Costo total.

Descripción.

Marca.

Modelo.

T. Moneda.

Se debe anotar

La fecha de ingreso al almacén de los bienes

El folio interno de la entrada de almacén

El folio externo de la entrada de almacén

El número de contrato y/o pedido de los

bienes

Número de partida del contrato o pedido

La Cantidad de material recibido y descrito

en la entrada de almacén

Tipo de unidad de medida (pieza,

ejemplares, cajas), etc.

El costo unitario del bien

El costo total de los bienes adquiridos

Anotar el nombre del equipo descrito en la

entrada de almacén

La marca del equipo

Anotar el modelo del equipo

El tipo de moneda (M/N o en su caso USD)

Dirección General

14

15

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18

19

20

21

22

23

Proveedor

Clv.

Plantel

No. salida

Cant.

Costo

Exist.

Saldo

Fecha embarque

Fecha recibo

El nombre de la empresa que entrega los

bienes

Número de clave del plantel

Nombre del plantel a donde se entrego el bien descrito

Folio de salida de almacén

Cantidad de los bienes descritos en la salida

de almacén enviados al plantel

Costo total de los bienes de acuerdo a la

salida de almacén

Cantidad en existencia en el almacén

La existencia en el almacén

fecha en la que se realizo el envió a los

Planteles y/o Direcciones Estatales

fecha en el cual recibió el Plantel, Direcciones Estatales y/o Áreas Corporativas

Dirección General

FORMATO REGISTRO DE MOVIMIENTOS

CLAVE 12

1

2 3 4

5 6 7 8 9 10 11 12 13

Dirección General

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOREGISTRO DE MOVIMIENTOS

Clave: 12

Objetivo:Controlar los materiales de consumo que se entregan a las diferentes Unidades Administrativas que conforman el Colegio así como a la Unidad de Operación Desconcentrada del D.F. y sus 27 planteles que lo conforman .


Medio de elaboración :Computarizado



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO REGISTRO DE MOVIMIENTOS

Dirección General

N°1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Concepto Clave de S.A.P

Descripción del material

partida

unidad de medida

fecha

numero de entrada

numero de salida

unidad administrativa

cantidad de entrada

cantidad de salida

existencia

costo por movimiento

saldo

Se debe anotarNumero que otorga el sistema en el maestro de materiales para su ubicación y control del mismo

Anotar el nombre del articulo

Partida a la que se deberá descargar el articulo

Se anotara la unidad de medida (pzas, paquetes ,Etc.)

Se anotara la fecha en la que se entregan los materiales

Anotar la fecha de entrada de los materiales

Anotar el folio de la salida del material

Anotar el nombre de la unidad administrativa que se lleva el material

Anotar la cantidad que ingresa a la ventanilla de consumibles

Anotar la cantidad del material que se entrego a la unidad administrativa correspondiente

Anotar la cantidad en existencia en la ventanilla de consumibles

Anotar el costo total del material entregado

Anotar el importe que se tiene en la ventanilla de consumibles

FORMATO ESTADO DE CUENTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

CLAVE 13

Dirección General

1

2

34 5 6 87

1312

11

109

Dirección General

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOESTADO DE CUENTA

Clave: 13

Objetivo:Controlar los movimientos de materiales y saldos con los que cuenta cada unidad administrativa y que son entregados a la misma.


Medio de elaboración :Computarizado

N° de ejemplares:Original y 1 copia

Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia 1.- Para la unidad administrativa correspondiente

Dirección General

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO ESTADO DE CUENTA

N°1

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ConceptoDescripción del bien

Materiales y utiles de oficina

Unidad de medida

Requisición de P.A.A.A.S.

Precio unitario

enero

febrero

marzo

abril

mayo

total de bienes recibidos

disponibilidad

total

Se debe anotarAnotar el nombre del articulo

Se anotara el nombre y numero de partida presupuestal que será afectada

Se anotara la unidad de medida (pza, pqte, caja etc...)

Se anotara el requerimiento solicitado por cada unidad administrativa para su consumo

Se anotara el precio unitario con el que se compro dicho material

Se anotara la cantidad de bienes recibidos por el área en dicho mes





Se anotara la suma total de los materiales entregados a las unidades administrativas de los meses correspondientes.

Se anotara la cantidad de materiales disponibles correspondientes a cada unidad administrativa

Anotar el costo total del material entregado en dichos meses

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· Web viewLa elaboración de este documento, tiene como finalidad la optimización de la operación, control, protección y aprovechamiento de los bienes, tanto muebles instrumentales