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San José, 26 de mayo del 2017DGAI-INF-005-2017

LicenciadoRicardo Soto Arroyo Contador Nacional

Asunto: Informe parcial de control interno sobre la “Revisión del proceso de emisión de Estados Financieros en la Contabilidad Nacional”

Estimado señor:

Nos permitimos presentar a esa Dirección un informe parcial sobre algunos aspectos de control interno determinados que requieren ser revisados y fortalecidos como parte de la revisión realizada por esta Auditoría Interna sobre la “Revisión del proceso de emisión de Estados Financieros en la Contabilidad Nacional”, en atención al Plan de Trabajo Anual de 2017.

La auditoría tiene el objetivo de verificar que la información reportada en los estados financieros del Poder Ejecutivo, proporciona una seguridad razonable de que se encuentra sustentada en la normativa aplicable en esta materia.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, a cargo de la Licda. Rosibel Garro Fallas, Profesional de Auditoría Interna 3, con la supervisión de la Licda. Sonia Gin Lun, Coordinadora de Auditoría Área de Egresos.

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron dados a conocer el 3 de abril de 2017, al Lic. Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional; a la Licda. Carmen Rodríguez Quesada, Coordinadora de la Unidad de Análisis Contable; Licda. Francini Córdoba Herrera, Coordinadora de la Unidad de Registro Patrimonial, y al Lic. Bernal Cordero Carvajal, Coordinador de la Unidad de Registro Presupuestario, cuyas observaciones realizadas en lo procedente fueron consideradas en el Anexo N° 1 de este informe.

1. RESULTADOS

El estudio comprendió la revisión de las actividades y controles establecidos por la Unidad de Análisis Contable (UAC) relacionados con la emisión y publicación de los Estados Financieros (EF) del Poder Ejecutivo, los libros legales, la Balanza de Comprobación, el cierre contable mensual del periodo en el SIGAF, para el periodo comprendido de enero a diciembre del 2016, extendiéndose cuando se consideró necesario.

1.1 Sobre los estados financieros mensuales.

La Ley N° 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), como parte de los objetivos del Subsistema de Contabilidad, en el artículo N° 91 establece lo siguiente:

“…a) Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas

instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados.

b) Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público.

c) Proveer la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría.

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506)2221-2864 (506)2539-4232 Fax: (506)2222-4486 - www.hacienda.go.cr

DGAI-INF-005-2017Página 2 de 12

d) Obtener de las entidades y organismos del sector público, información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable.

e) Posibilitar la integración de las cifras contables del sector público en el Sistema de Cuentas Nacionales y proveer la información que se requiera para este efecto.”

De manera complementaria, el Decreto Ejecutivo N°355351-H del Reglamento de la Organización de la Dirección General de la Contabilidad Nacional, dispone que la Unidad de Análisis Contable tiene como objetivo la emisión de estados financieros y como parte de sus funciones el mantener por el tiempo estipulado, todos los reportes y Estados Financieros emitidos por esta Unidad, al alcance de quien lo solicite en acatamiento a la normativa vigente, según se indica a continuación:

“Artículo 10.-Objetivo y funciones Unidad de Análisis Contable. La Unidad de Análisis Contable tiene como objetivo emitir los Estados Financieros y Reportes contables a que se refiere la normativa aplicable, en concordancia con esta; así como analizar el comportamiento de las diferentes cuentas e interpretar la situación financiera de la Administración Central./…Para su cumplimiento desarrollará las siguientes funciones y deberes./…a) Emitir los estados financieros de la Administración Central definidos en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, así como el informe mensual de los ingresos, gastos, financiamiento y reportes del Poder Ejecutivo./…b) Analizar los reportes y Estados Financieros, Gerenciales, patrimoniales y Presupuestarios./…c) Mantener por el tiempo señalado en la ley, todos los reportes y Estados Financieros emitidos por esta Unidad, al alcance de quien lo solicite, y en archivo en acatamiento a la normativa vigente./…e) Remitir a la Unidad de Asesoría y Estudios Especiales de la Contabilidad Nacional los estados financieros y reportes analizados del Poder Ejecutivo, en el plazo establecido por la Dirección General, los cuales serán incluidos dentro de los documentos que conforman la liquidación anual./…f) Suministrar la información requerida por la Unidad de Asesoría y Estudios Especiales o la Unidad de Fiscalización y Control; en los términos y plazos solicitados; para la resolución de sus fiscalizaciones y resolución de estudios.”

Los estados financieros (EF) que prepara la CN, lo conforman el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en el Patrimonio, el Estado de Flujo de Efectivo y las notas a los estados financieros que son parte integrante de éstos. Al respecto, se determinaron algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos.

Anteriormente, los Estados Financieros mensuales se imprimían y se formalizaban con las firmas de “hecho por”, “revisado” y “autorizado”, para lo cual una vez confeccionados se trasladaban para su revisión a la Coordinadora de la UAC y para su autorización al Contador Nacional.

Esta práctica se descontinuó aproximadamente desde el 2015, según indicó la Coordinadora de esa Unidad, y en su sustitución no ha habido una definición formal que contemple integralmente las actividades y elementos de control mínimos, que se deben aplicar por parte de los funcionarios que intervienen en el proceso de emisión, autorización y publicación de los EF, presentándose las siguientes situaciones:

No existe evidencia de la remisión de los EF al Contador Nacional, por parte de la Coordinadora de la UAC, en atención al cumplimiento mensual de esta función.

Para el periodo 2016, la práctica adoptada por la CN es publicar en la INTRANET (página de uso exclusivo a la que solamente tienen acceso los funcionarios de esa Dirección), los EF que emite la UAC, sin embargo, estos no se publican en forma completa y mensualmente. Entre los estados que se han venido publicando son el Estado de Resultados y la Liquidación de Ingresos.

En abril de 2016, solo se publicó la Balanza de Comprobación y la Liquidación de Ingresos Definitiva, por el traslado de saldos a la fase de producción, según se nos indicó.

El Balance General y el Estado de Flujo de Efectivo, solo se publicaron en diciembre de 2016. En la mayoría de los casos, las publicaciones se efectúan dos y más meses después de la fecha de

referencia, y en otros no se realiza, por lo que éstos no se están emitiendo en forma oportuna.

1 Datos de Publicación: La Gaceta N° 201 del 16 de octubre del 2009

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-4486 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/


No se han establecido formalidades de firmas de “hecho por”, “revisado” y “autorizado” como elemento validador de la publicación de los Estados Financieros. Solo el Estado de Resultados y el Estado de Cambios en el Patrimonio, cuentan con la firma de “hecho por”.

Se carece de lineamientos por escrito en donde se establezcan las fechas límite en que los EF emitidos en formatos electrónicos por la CN deben estar publicados, información que es de carácter público.

Así como, lo referente a la definición del sitio u otro medio de la página Web del Ministerio de Hacienda que se estaría utilizando, para proveer información contable y de fácil acceso a los usuarios; a fin de apoyar la toma de decisiones de los jerarcas de las instituciones, las tareas de control de los órganos fiscalizadores, la transparencia hacendaria y demás interesados en esta información.

Es importante la consideración de los encabezados de los EF, si bien establecen el logo del Ministerio de Hacienda; en la Balanza de Comprobación la fecha de corte no está en algunos casos; y en el Estado de Resultados no se hace referencia a un periodo con inicio y fin, sino a una fecha corte lo cual no es procedente, según la normativa contable para la emisión de este tipo de documento.

En virtud de que en la actualidad, los EF se emiten digitalmente por medio del Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF), se considera relevante que la CN, además de lo señalado anteriormente, garantice que estos cumplan con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), que entraron en vigencia en enero de 20172, y los requisitos establecidos en la Ley Nº 84543, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, en los artículos 1, 3 y 6, referentes al ámbito de aplicación, reconocimiento de la equivalencia funcional y gestión y conservación de documentos electrónicos, entre otros, según se indica a continuación:

“…Artículo 1°… Esta ley se aplicará a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados /…El Estado y todas las entidades públicas quedan expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia /…Artículo 3°…Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos /…Artículo 6°…Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas. La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la autorización de la autoridad competente. En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos…”

Lo anterior, en concordancia con las acciones promovidas por el Gobierno Digital en las instituciones del Sector Público, tendientes a reducir el consumo del papel, con un sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país; así como, la normativa relacionada con la transparencia y el acceso a la información pública, tales como:

Constitución Política, dispone en la parte que interesa: “…La Administración Pública en sentido amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes. La Ley señalará los medios para que este control de resultados y rendición de cuentas opere como un sistema que cubra todas las instituciones públicas.”

2 Reforma al Decreto N° 39665-MH para la adopción e implementación de la normativa contable internacional en el sector público costarricense, publicada en La Gaceta N° 121 del 23 de junio de 2016.3 Publicada en La Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005.




El Decreto Ejecutivo N° 389944 denominado “Fomento del Gobierno Abierto en la Administración Pública y Creación de la Comisión Nacional por un Gobierno Abierto”, establece que dicho decreto tiene por objeto, lo siguiente: “…fomentar los principios del Gobierno Abierto en la Administración Pública de Costa Rica, principios que se manifiestan en: mejorar los niveles de transparencia, garantizar el acceso democrático a la información pública, promover y facilitar la participación ciudadana e impulsar la generación de espacios de trabajo colaborativo interinstitucional y ciudadano; mediante la innovación y aprovechando al máximo las facilidades que brindan las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).

La herramienta creada por la Defensoría de los Habitantes de la República, para facilitar a los ciudadanos el acceso a la información relacionada con la administración de los recursos públicos, a través de su publicación en Internet, por medio de la “Red Interinstitucional de Transparencia”, de la cual forma parte el Ministerio de Hacienda. Entre los principios fundamentales que sustentan la red citada, garantizados por el Estado social de derecho y el sistema democrático costarricenses, así como por la gestión del Buen Gobierno, se destacan: justicia, equidad, legalidad, rendición de cuentas, participación ciudadana y transparencia.

La no emisión y publicación de los Estados Financieros del Poder Ejecutivo en forma mensual y oportuna con la formalidad de los elementos esenciales que dispone la normativa contable que rige la materia, podría tener efectos adversos en el cumplimiento de los objetivos y las competencias conferidas en la Ley 8131, LAFRPP, al Ministerio de Hacienda como órgano rector del Sistema de Administración Financiera, y a la Contabilidad Nacional como órgano rector del Subsistema de Contabilidad, en lo concerniente al deber de proveer información contable, acorde a la normativa que regula ese sistema donde se informa sobre la situación económica y financiera de los Ministerios que conforman dicho ente contable.

1.2 Sobre los libros legales.

La CN cuenta con los siguientes libros legales: Libro de Balances e Inventarios, Libro Diario y Libro Mayor.

a) Necesidad de mejorar el procedimiento.

El procedimiento N° 21 denominado “Obtención de los Libros legales” cuya última versión data a abril de 2016, utilizado por la UAC como guía para la emisión de los estados financieros requiere ser revisado y actualizado, a raíz del cambio que se dio en el aplicativo del Sistema “SIFONDOS”5, debido a que las actividades comprendidas en éste fundamentalmente se refieren a instrucciones sobre la fuente, extracción, procesamiento de la información, y pasos a seguir para la solicitud formal de apertura y cierre de los libros legales ante la Dirección General de Auditoría Interna. Sin embargo, es omiso en cuanto a las formalidades que éstos deben tener, respecto a la firma de los funcionarios que participan en la elaboración, revisión y aprobación; la oportunidad con que debe realizarse el proceso; la adecuada conservación de éstos; aparte de que el nombre del procedimiento no se ajusta a todas las actividades que éste comprende, entre otros aspectos.

b) Necesidad de fortalecer los controles.

En la revisión efectuada el 28 de febrero de 2017, se determinó que esa dependencia dispone de algunos controles que brindan una seguridad razonable, ya que cumplen con el requisito de autorización de apertura de legalización de dichos libros y su adecuada custodia, no obstante, se determinaron otros aspectos susceptibles de mejora para el fortalecimiento del control interno aplicable a esta temática, según se indica a continuación:

El Libro de Balances e Inventarios en el que se presenta la información financiera del Balance General y del Estado de Resultados, se encuentra firmado y sellado en los espacios previstos para

4 Publicada en La Gaceta N° 91 del 13 de mayo de 2015.5 Sistema Fondos del Gobierno.




ese fin, de enero a diciembre 2012, al cierre de cada mes en el caso del Balance General, en tanto que el Estado de Resultados solamente se dio ese requisito el que corresponde a diciembre 2014;

En los otros balances no se ha efectuado esa formalidad como el elemento que los valida, a pesar que se legalizaron desde el 31 de mayo de 2009. La obtención de algunas de las firmas de las funcionarias que participaban en ese proceso como Coordinadora de la Unidad de Análisis Contable y como Contadora Nacional, en ese entonces, puede dificultarse debido a que las funcionarias ya no laboran para la CN e inclusive para el Estado.

A la fecha de la revisión, el Libro de Balances e Inventarios se encontraba con corte a enero 2016. Posteriormente, el 03 de marzo del 2017 se constató que dicho libro se actualizó a diciembre 2016, conforme con lo recomendado por la Auditora a cargo del estudio.

Los folios de los libros de Balances e Inventarios, Diario y Mayor se encuentran en carpetas de cartulina (material que se deteriora con mayor facilidad), aspecto que es necesario corregir para su debida conservación;

La primera página del Libro de Balances e Inventarios, donde se muestra la legalización se encuentra deteriorada (rasgada y sucia);

El Libro Mayor presenta en algunas páginas un grado de deterioro.

Las condiciones expuestas en los incisos a) y b) anteriores, generan el riesgo de que no se tenga una seguridad razonable de que las principales actividades que se llevan a cabo en relación con la información financiera que se consigna en los libros legales, se ejecutan en forma estandarizada, se encuentra debidamente respaldada y conservada, con las formalidades y los controles mínimos, en concordancia con el ordenamiento aplicable en esta materia.

c) Necesidad de valorar que se lleven en formato electrónico.

Dada la tendencia de fomentar el uso de la tecnología y de “cero papeles”, tomando en consideración que en general las transacciones y las operaciones que se realizan a nivel institucional están soportados por sistemas informáticos en producción utilizados por los propietarios del negocio, y que proveen información para efectos del registro contable de las partidas que conforman los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional, en su condición de órgano rector del Subsistema de Contabilidad, se considera importante que esa Dirección valore la conveniencia de que los libros legales que en la actualidad se llevan en forma física, se lleven en formato digital, de conformidad con las pautas y formalidades, que para este tipo de registros, se consignan en la legislación vigente.

Sobre el particular, la CN emitió la Directriz N° 002-2014 del 5 de febrero de 2014, denominada “Información Contable Digital”, la cual es de acatamiento facultativo para todas las entidades y órganos comprendidos dentro de su ámbito de acción, en donde se dispone que estas podrán llevar la información contable en forma digital, incluyendo los libros contables digitales, mediante Libros Contables Digitales, por cuanto la mencionada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, establece una equivalencia funcional entre lo expresado o transmitido, por un medio electrónico como soporte físico, para lo cual se dispone una serie de elementos esenciales que se deben considerar en su implementación.

Por otra parte, la Contraloría General de la República con oficio N° 11081 (DFOE-ST-0074) del 18 de octubre del 2012, emitió criterio sobre la competencia que tiene la administración activa para tomar la decisión de implementar el proceso de cambio de soporte de libros legales a formato electrónico, ante la consulta realizada por el Auditor Interno del Consejo de Seguridad Vial, siempre y cuando se cumplan con los requisitos establecidos en la Ley N° 8454 en referencia.

Asimismo, la norma 4.4.4 “Libros legales” de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), disponen que:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia.”




1.3 Sobre la Balanza de Comprobación.

a) Diferencia presentada.

La Balanza de Comprobación (BC) es la herramienta que permite comprobar el seguimiento de la partida doble que es la base de registro contable.

Como parte de las pruebas realizadas el 2 de marzo de 2017, se determinó que al 31/01/2017, la balanza se encontraba descuadrada, cuyos montos totales que mostraba el “Saldo deudor” y el “Saldo acreedor”, presentan una diferencia de ¢834.585,66, según se indica a continuación:

Saldo deudor Saldo acreedor Diferencia¢62.307.331.693,40 ¢62.306.497.107,74 ¢834.585,66

La anterior condición amerita la revisión de dichos registros y su corrección según corresponda, tomando en consideración que el Balance General y el Estado de Resultados con fecha de corte al 31 de enero del 2017 emitidos por la UAC, previos a la corrección de la diferencia reportada por la BC, podrían tener datos erróneos, ya que no se tiene como una sana práctica ni definido como un procedimiento formal a seguir, realizar esta comprobación de saldos antes de la emisión de dichos estados.

De acuerdo con lo que establece la Directriz N° CN-001-20066, respecto al registro de los activos, pasivos, ingresos y gastos, el registro de las operaciones se efectúa bajo el criterio de partida doble, por lo que en ningún caso se compensarán las partidas de activo y pasivo del Balance General, ni las partidas de los gastos e ingresos que componen el estado económico-patrimonial, ni las partidas de gastos e ingresos que integran el estado de ejecución presupuestal.

Asimismo, la norma 4.4.3 Registros contables y presupuestarios establece lo que se transcribe a continuación:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.”

b) Formato requerido para la presentación de la información.

Para generar la Balanza de Comprobación, y lograr el formato requerido para la presentación de la información a un nivel de Cuentas de Mayor, la funcionaria de la UAC, obtiene la balanza total a un nivel de subcuentas para lo cual realiza en forma manual un proceso de eliminación, además de tener que exportar la información a un archivo electrónico en Excel para el propósito indicado.

El reprocesamiento de la información que se efectúa en forma manual, en hojas electrónicas en Excel, para la emisión y presentación de la información de los estados financieros bajo el formato requerido por la CN, genera una mayor exposición al riesgo de que se cometan errores humanos.

Además, no se justifica tener que realizar ese proceso en forma manual, debido a su relevancia y alcance, en la medida en que el anterior módulo del sistema SIGAF que utilizaba la UAC generaba la información en forma automática bajo el formato requerido por la CN para la presentación de la información citada, aspecto que en criterio de esta Auditoría Interna, debía estar previsto como un requisito básico, en los requerimientos contratados7 con la empresa Price Waterhouse Coopers Consultores S.A. (PWC).

6 Publicada en La Gaceta N° 133 del 11 de julio de 2006.7 Contratación Directa N° 014CD-000552-13801Denominada “Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y el diseño, desarrollo e implementación del Sistema Gestor Contable”.




Dada esa condición, es necesario que esa Dirección revise si entre los requerimientos definidos a la empresa PWC, se contempló dicha especificación técnica y de ser procedente se realicen las acciones de coordinación y comunicación pertinentes ante el proveedor del servicio u otras instancias que se estimen pertinentes, para que esa situación se subsane, tomando en consideración la garantía de servicio de un año establecido en la cláusula 10 del contrato citado, a partir de la puesta en producción en que fueron entregados los productos.

Sobre el particular, la norma 5.9 “Tecnologías de información” dispone lo siguiente:

“…El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben propiciar el aprovechamiento de tecnologías de información que apoyen la gestión institucional mediante el manejo apropiado de la información y la implementación de soluciones ágiles y de amplio alcance. Para ello deben observar la normativa relacionada con las tecnologías de información, emitida por la CGR.”

1.4 Sobre el cierre contable mensual del periodo en SIGAF.

De acuerdo con el procedimiento N° 32 denominado “Cierre mensual del periodo en el SIGAF”, elaborado por la UAC, el cual data a abril de 2015, se dispuso que a esa Unidad le corresponde realizar la tarea del cierre mensual del periodo en el SIGAF, la cual una vez ejecutado el cierre en el sistema, en las fechas límite establecidas, no permite a los usuarios efectuar modificaciones ni registro de transacciones del mes anterior.

No obstante, en el apartado de “Políticas” de ese procedimiento, se indica que con oficio D-295-2010 para efectos presupuestarios el cierre será el día 10 de cada mes y para efectos de realizar las conciliaciones y ajustes el cierre se llevará a cabo los días 14 de cada mes, con excepción del mes de diciembre; cuyas fechas no son consistentes con los días indicados en la descripción narrativa de las actividades 1 y 2 de dicho procedimiento, en la primera: “…el cierre del periodo preliminar se realizará dentro de los primeros 5 días hábiles”, y en la segunda: “…el cierre del periodo el día 15 de cada mes”.

Por otra parte, se tiene conocimiento que esa Dirección emitió la Circular N° CN001-2017 fechada el 20 de febrero pasado, dirigida a las Instituciones adscritas que estén trabajando en el SIGAF (no incluye a los Ministerios que conforman el Poder Ejecutivo), se dispuso que la función de apertura y cierre de periodos queda centralizada en la UAC, y que el cierre del periodo se realizará en los primeros 5 días hábiles del mes siguiente.

Lo anterior aunado a que en la práctica, según consulta realizada al respecto a la Coordinadora de la UAC, indicó que la coordinación de los cierres se efectúa verbalmente mediante la cual los Coordinadores de la Unidad de Registro Presupuestario y de la Unidad de Registro Patrimonial de la CN le comunican que concluyeron los registros y que puede proceder con el cierre mensual en el SIGAF, cuyas fechas de cierre en el sistema, en ocasiones se tienen que realizar en fechas que superan las fechas límite en referencia en los casos en que existen registros pendientes de contabilizar por montos importantes, o bien, que habiéndose realizado el cierre, estas unidades le solicitan a la UAC les habilite la apertura del sistema para modificar un determinado registro de periodos anteriores, para lo cual no se acostumbra brindar alguna justificación al respecto, aspecto último que no está siendo considerado en el procedimiento citado. De esta labor depende el proceso de emisión de EF.

Para efectos de asegurar que los Estados Financieros del Poder Ejecutivo se emitan en forma oportuna, se requiere que por parte de esa Dirección se revisen y actualicen los procedimientos establecidos para el cierre mensual del periodo en SIGAF, que se mantienen en vigencia, a fin de que las fechas límites de cierre que se definan para efectos de la liquidación de ingresos y gastos, y para la realización de conciliaciones y ajustes, sean aplicadas por la UAC como corresponde; y solamente en casos de excepción estas podrán ser modificadas, previa valoración y visto bueno del Contador Nacional, para lo cual se requiere en el caso de esta última, sean debidamente justificados y documentados con el detalle explicativo de la situación presentada y formalizadas con las respectivas firmas del Coordinador de la Unidad de Registro respectiva solicitante y del Contador Nacional, y fecha en que esta se realizó.




Al respecto, la norma 4.6 sobre el “Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico” dispone lo que se transcribe a continuación:

“…El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2…”

Asimismo, la norma 5.6 “Calidad de la información establece lo siguiente:

“…El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad.”

1.5 Sobre la seguridad física de las oficinas de la UAC.

Como otros aspectos de orden administrativo, se detectó colateralmente, que en algunas ocasiones la puerta principal de la oficina que ocupa la UAC, permanece sin cerrar con llave, posterior a la conclusión de la jornada laboral y que el personal se ha retirado, condición que podría generar el riesgo de pérdida de algún activo o de información que respalda la gestión de los funcionarios que laboran en esa Unidad, ubicadas en el segundo piso del Edificio Fischel.

Esta situación se observó las veces en que se intentó coordinar con funcionarios de esa Unidad y fue confirmada por la Coordinadora de la UAC, quien indicó que esto obedece a la instrucción verbal recibida del Contador Nacional, para que el oficial de seguridad de turno en caso de requerirlo, pueda ingresar y visualizar a través de la ventana de la oficina, si se está presentando algún elemento que de indicio de alguna situación que amerite su intervención, el sector sur oeste del edificio donde esta se ubica, ya que la cámara de seguridad en uso no cubre dicha área.

Al respecto, en la comunicación de resultados el Contador Nacional indicó que el riesgo mayor, que se puede dar es desde afuera del Edificio Fischel, en cuanto al acceso por la ventana de las oficinas de la UAC, que lo que se tiene que reforzar es la vigilancia de acuerdo con los contratos de seguridad suscritos por el Ministerio de Hacienda, sea mejorando la cobertura de visibilidad de la cámara de seguridad en uso o con más oficiales de seguridad.

Sobre el particular, la norma 4.3 “Protección y conservación del patrimonio” establece lo que se transcribe a continuación:

“…El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”

2. CONCLUSIONES

Producto de la revisión realizada hasta la fecha en el estudio, se concluye lo siguiente:




2.1 Durante el periodo 2016, la CN como órgano rector del Subsistema de Contabilidad descontinuó la práctica que venía realizando anteriormente, de emitir física y con la periodicidad debida los estados que conforman los Estados Financieros (EF) del Poder Ejecutivo, con las firmas de los funcionarios que participaron en su elaboración, revisión y autorización; con el inconveniente de que para ese periodo optó por publicarlos digitalmente en “Intranet” a la que solo tienen acceso los funcionarios de esa Dirección, sin que éstos sean editados en su totalidad y de manera oportuna, los cuales carecen de algunas formalidades, que debilitan proveer información contable y de fácil acceso a los usuarios internos y externos al Ministerio de Hacienda para la toma de decisiones, de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable en la materia. Ver punto 1.1 de este informe.

2.2 Se determinó que el procedimiento relacionado con los Libros legales, requiere ser revisado y mejorado, ya que existen actividades importantes que se llevan a cabo pero que no se encuentran contempladas en éste, así como algunos elementos de control que no están siendo considerados. Además de que no todos los libros legales se mantenían al día, como tampoco algunos contenían las firmas del Coordinador de la UAC y del Contador Nacional, entre otros aspectos. Así como, la importancia de que se valore llevar los libros legales en formato electrónico, dada la tendencia de intensificar el uso de la tecnología y de “cero papeles”. Ver punto 1.2 de este informe.

2.3 En la UAC no se tiene definido como procedimiento formal de sana práctica, que de previo a la emisión del Balance General y el Estado de Resultados, se genere la Balanza de Comprobación a fin de tener una seguridad razonable de que el monto del saldo deudor concilia con el saldo acreedor, y por ende que los saldos de las partidas que componen dichos estados son confiables; por lo que si no se toman las medidas preventivas pertinentes, existe el riesgo de que éstos podrían tener datos erróneos, que pueden afectar la toma de decisiones que se realiza con esa información, aunado a que el formato requerido para la presentación de la información a nivel de cuentas de mayor, se realiza en un proceso manual sujeto a cometer errores humanos. Ver punto 1.3 de este informe.

2.4 Existen inconsistencias en las fechas límite indicadas en el procedimiento establecido en la CN, en que la UAC deberá realizar el cierre contable del periodo en SIGAF, para el registro de las partidas presupuestarias y no presupuestarias. Además de que no se tienen definidas dichas fechas para el registro de las partidas relacionadas con los EF del Poder Ejecutivo, ya que el cierre contable se efectúa a partir del momento en que el Coordinador de la Unidad de Registro respectiva, le comunica que lo puede realizar y el procedimiento es omiso en normar las actividades, requisitos y controles que se deben aplicar, cuando después de realizado el cierre contable en el SIGAF, se requiere habilitar nuevamente la apertura del sistema. Ver punto 1.4 de este informe.

2.5 Se constató que la puerta principal de la oficina que ocupa la UAC, permanece sin cerrar con llave, después de concluida la jornada laboral y que el personal se ha retirado, condición que genera el riesgo de que se pueda perder un activo o información que respalda la gestión de la labor que se realiza en esas oficinas. Ver punto 1.5 de este informe.

3. RECOMENDACIONES

Para colaborar en el fortalecimiento del control interno institucional, recomendamos al Contador Nacional, ordenar a las unidades responsables la implementación de las siguientes acciones de mejora:

3.1 Tomar las medidas correspondientes para que los Estados Financieros del Poder Ejecutivo se emitan oportunamente y con la periodicidad apropiada, a fin de proveer información contable para la toma de decisiones de los jerarcas de las instituciones responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados, de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico que rige la materia.

3.2 Valorar y establecer el medio de comunicación que será utilizado por la Contabilidad Nacional, para difundir y poner a disposición de los usuarios interesados, la información relacionada con los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, mediante los mecanismos institucionales que se han establecido, como




garantía de la transparencia Hacendaría que ha liderado nuestro Ministerio, por medio de las instancias responsables de la divulgación y publicación de información, acorde, con las políticas y directrices dispuestas por la actual Administración del Presidente Solís.

3.3 Girar las instrucciones correspondientes a la Unidad de Análisis Contable, con el propósito de:

a) Revisar y actualizar el Manual de procedimientos elaborado por esa Unidad en lo concerniente a:

a.1) Los procedimientos vinculados con el proceso de emisión, autorización y publicación de los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, a fin de que se documenten las principales actividades y los elementos de control involucrados que a la fecha no se encuentran contemplados en dicho manual, tomando en consideración los lineamientos que para tales efectos defina esa Dirección, y los aspectos señalados en el punto 1.1 de este informe.

a.2) En los procedimientos relacionados con el cierre mensual del periodo en SIGAF, incluir la parte que corresponde a las actividades y los controles que se deben aplicar por parte del funcionario autorizado de la UAC, para realizar la apertura y cierre contable del periodo en el sistema, así como los requisitos y el procedimiento a seguir cuando un Coordinador de la Unidad de Registro Presupuestario o de la Unidad de Registro Patrimonial, requiere por alguna situación especial no se efectúe el cierre en la fecha límite establecida, o solicite se le habilite la apertura del periodo después de haber sido cerrado; de acuerdo con lo indicado en el punto 1.4 de este informe.

a.3) El procedimiento denominado “Obtención de los Libros legales”, tomando en consideración las formalidades que éstos deben tener, la oportunidad con que debe realizarse el proceso, medidas a considerar para conservar en buen estado los folios que lo conforman, entre otros.

o Se mantengan al día los libros legales, tomando en consideración los elementos de control

señalados en el punto 1.2 de este informe, entre otros aspectos que se estimen pertinentes.

o Se valore y documente la conveniencia de que los libros legales se lleven en formato electrónico.

3.4 Analizar y adoptar en lo sucesivo como una sana práctica generar la Balanza de Comprobación, de previo a la emisión del Balance General y el Estado de Resultados para una fecha de corte y periodo determinado, se realice la comprobación de que el monto del saldo deudor concilia con el saldo acreedor. En caso de presentarse diferencias, se identifique y documente el origen de éstas, y las correcciones y ajustes que procedan, las cuales deberán contar con las autorizaciones pertinentes.

3.5 Identificar y documentar el origen de la diferencia (¢834.582,66) presentada en la verificación de los saldos deudores respecto a los saldos acreedores en la Balanza de Comprobación generada al 31 de enero de 2017.

3.6 Establecer las fechas límite en que la Unidad de Análisis deberá realizar el cierre contable del periodo en SIGAF, para efectos del registro de las partidas de ingresos y gastos y realización de conciliación y ajustes de las partidas no presupuestarias, relacionadas con el registro de las partidas que conforman los Estados Financieros del Poder Ejecutivo.

3.7 Realizar las acciones de coordinación y comunicación ante las instancias u otras autoridades que se estimen pertinentes, para efectos de:

a) Gestionar que el formato requerido por la Contabilidad Nacional para la presentación de la información a nivel de cuentas de mayor de la Balanza de Comprobación, se genere en forma automática.




b) Reforzar las medidas de seguridad, que se incluyen en los contratos de seguridad suscrito por el Ministerio de Hacienda, para las oficinas que ocupa la Contabilidad Nacional, de manera que la puerta de las oficinas de la UAC se mantengan cerradas con llave, a fin de proteger y salvaguardar los activos y la información de respaldo de la gestión que en ésta se custodia.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de estas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna, para su respectivo análisis.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección General de Auditoría Interna dentro del plazo señalado, la decisión que se tome con respecto a las recomendaciones que se plantean, con un Plan de Acción, que disponga mediante cronograma el plazo en que se ejecutaran las recomendaciones.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe:

Atentamente,

Máster Juan de Dios Araya NavarroDirector General

Sonia Gin LunCoordinadora Auditoría Área de Egresos

JAN/sgl/rgf

C: Lic. Helio Fallas Venegas, Ministro Estudio 045-2016Criterio de auditoría 12-2017_Estados Financieros




ANEXO N° 1 Comentarios de los funcionarios de la Contabilidad Nacional que

participaron en la comunicación oral de resultados

Comentarios ValoraciónRespecto a lo recomendado por la Auditoría Interna, sobre la seguridad física de las oficinas de la UAC, a fin de que la puerta permanezca cerrada con llave después de concluida la jornada laboral y que se ha retirado el personal, y así proteger y salvaguardar los activos y la información que en ésta se custodia.

Al respecto, el Contador Nacional indicó que el riesgo mayor, que se puede dar es desde afuera del Edificio Fischel, en cuanto al acceso por la ventana de las oficinas de la UAC, que lo que se tiene que reforzar es la vigilancia a través de los contratos sea mejorando la cobertura de visibilidad de la cámara de seguridad en uso o con más oficiales de seguridad.

En razón de los argumentos expuestos por el Contador Nacional, esta Auditoría Interna considera procedente replantear la recomendación en los términos señalados en el numeral 3.7, inciso b) de este informe.



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· Web viewLa Ley N 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), como parte de los objetivos del Subsistema de Contabilidad, en