Ministerio de HaciendaPlan Estratégico Institucional 2012-2016

Presentación

El Ministerio de Hacienda es un ente que contribuye a la gobernabilidad ejerciendo una sólida rectoría en el ámbito fiscal del país y apoyando a las instituciones y clientes para el logro de los objetivos prioritarios nacionales.

Este Plan estratégico Institucional es producto de un proceso participativo que ha permitido alinear misión, visión, objetivos y funciones con las estrategias y proyectos que se plantea ejecutar en el período 2012-2016. Dicho proceso se desarrolló bajo la coordinación del Despacho y de la Dirección de Planificación Institucional; contó además, con el apoyo de los Directores de las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda.

Los proyectos y las iniciativas estratégicas se definieron de manera coherente y sostenible y están orientados principalmente a incrementar la recaudación tributaria, a cumplir con la necesidad financiera del país, controlar y hacer eficiente y eficaz la asignación del gasto y coadyuvar con su eficiente ejecución; bajo un marco de transparencia, rendición de cuentas y del desarrollo de las capacidades y competencias del talento humano institucional.

Como un instrumento de conducción de la gestión, el Plan Estratégico Institucional 2012-2016 considera los siguientes elementos:

1. Cadena de valor del Ministerio de Hacienda2. Análisis de las fortalezas, oportunidades debilidades y amenazas (FODA)3. Misión, Visión y Valores4. Lineamientos, temas y enunciados estratégicos5. Mapa estratégico6. Iniciativas estratégicas7. Mapa de ruta8. Cuadro de mando integral9. Seguimiento del plan

Para la ejecución de este plan, es indispensable concatenar las capacidades técnicas del Ministerio y contar con sistemas administrativos que se caractericen por su rigor metodológico y flexibilidad ante los retos del entorno, así como con sistemas de información que permitan un mejor proceso de toma de decisiones y de rendición de cuentas.

Edgar Ayales

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Cadena de valor

La cadena de valor es un concepto teórico que describe el modo en que se desarrollan las acciones y actividades de una institución.1 Es una técnica de análisis desarrollada por el profesor Michael Porter, que categoriza los procesos y actividades en segmentos primarios (esenciales) y segmentos de apoyo. Para cumplir con las acciones y actividades que le han sido encomendadas en materia de Política Económica y Fiscal, el Ministerio de Hacienda ha ubicado en sus dos grandes procesos lo siguiente:

Dentro de los procesos sustantivos se ubican:

La Administración Tributaria y Aduanera, que principalmente se encarga de la gestión cobro y control de los ingresos del Gobierno Central y de gerenciar y controlar las operaciones de comercio internacional.

Inversión y Crédito Público con la responsabilidad de proveer los lineamientos para la adecuada gestión de la deuda pública de Costa Rica y la inversión del Estado.

La Administración Financiera, cuyas funciones prioritarias se centran en la rectoría en materia de presupuestos públicos, tesorería nacional, en contrataciones y en la contabilidad del Estado.

En los procesos de apoyo podemos ubicar a aquellas dependencias que se encargan de crear las condiciones en recurso Humano, Comunicación y relaciones externas, Tecnologías de información y comunicación, Planificación y Gestión Institucional, Auditoría y Control y Administración de Riesgos, para que la Institución como un todo pueda cumplir con lo que le ha sido encomendada. Todo bajo los conceptos de eficacia, eficiencia, economía y calidad.

Fortalezas, oportunidades debilidades y amenazas (FODA)

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Para elaborar el diagnóstico existen diversas metodologías, entre ellas el árbol de problemas, marco lógico y análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA); para el Plan Estratégico Institucional se utilizó la metodología FODA.

Este consiste básicamente en un “análisis de las brechas institucionales que deben ser intervenidas por la entidad para el logro de los objetivos. Pueden ser producto de debilidades organizacionales, o bien de eventuales brechas que surgirán para enfrentar nuevos desafíos. Este análisis FODA permite realizar un diagnóstico dinámico de la institución”.2

Lo importante a tener en cuenta es que antes de comprometerse a obtener un tipo de resultado, es fundamental analizar si la organización estará en condiciones de asumir dicho desafío. Implica que se analicen los elementos internos y externos que afectan positiva y negativamente al cumplimiento de las metas en la institución.

Misión

La misión es “una descripción de la razón de ser de la organización, establece su quehacer institucional, los bienes y servicios que entrega, las funciones principales que la distinguen y la hacen diferente de

2 Definición tomada del Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES) http://www.eclac.cl/cgi-bin/getprod.asp?xml=/ilpes/noticias/paginas/0/36340/P36340.xml&xsl=/ilpes/tpl/p18f.xsl&base=/ilpes/tpl/top-bottom.xsl

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otras instituciones y justifican su existencia”.3 Con fundamento en nuestras competencias hemos definido de manera colegiada la siguiente misión:

“Somos los encargados de obtener y asignar los recursos necesarios para que las instituciones estatales presten sus servicios a todos los habitantes, conforme con las prioridades de la política pública, contribuyendo así con la gobernabilidad democrática, mediante una eficiente y equitativa política fiscal”

La razón de ser del Ministerio de Hacienda es obtener los recursos económicos y financieros necesarios para asignarlos a las instituciones estatales; con el objetivo de que estas puedan entregar bienes y prestar sus servicios oportunamente a todos los habitantes del territorio nacional, conforme a las prioridades de política pública para contribuir con la gobernabilidad democrática del país.

Visión

La visión corresponde al futuro deseado de la organización. “Se refiere a cómo quiere ser reconocida la entidad, representa los valores con los cuales se fundamentará su accionar público.” 4 La declaración de la visión es la siguiente:

“En el 2016 el Ministerio de Hacienda será la principal institución de apoyo para la gestión y el control de los recursos estatales”

En este sentido, el Ministerio de Hacienda retomará el protagonismo en el control de los recursos estatales, para convertirse a más tardar en el año 2016 en la principal institución de apoyo para la gestión del Estado.

Valores

“En una organización los valores son el marco del comportamiento que deben tener sus integrantes, y dependen de la naturaleza de la organización (su razón de ser); del propósito para el cual fue creada (sus objetivos); y de su proyección en el futuro (su visión). Para ello, deberían inspirar las actitudes y acciones necesarias para lograr sus objetivos”. .5

Como resultado de un diagnóstico realizado por la Comisión Institucional de valores, a los y las funcionarios(as) del Ministerio de Hacienda en el año 2010, se logró determinar que los valores más representativos que rigen el comportamiento de la institución, son los siguientes:

Compromiso Eficiencia y eficacia Trabajo en equipo Respeto

3 http://www.eclac.cl/ilpes/noticias/paginas/3/38453/manual_planificacion_estrategica.pdf, Manual de Planificación Estratégica e Indicadores de Desempeño en el Sector Público (Versión preliminar) Dra. Marianela Armijo, Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública, ILPES/CEPAL, 2009.4 Idem5 http://www.elvalordelosvalores.com/definicion/index.html. Libro El Valor de los Valores en las Organizaciones publicación de Cograf Comunicaciones. ISBN 978-980-12-3474-6.Copyright 2008 Juan Carlos Jiménez.

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Comunicación

Para poder cumplir con la misión del Ministerio, es fundamental apoyarse en los valores o principios que rigen a la institución, los cuales deben considerarse como factores críticos de éxito. En este sentido, el nivel de compromiso que sienta cada funcionario en lo que hace, debe ser muy alto. A su vez, deberán también tener una búsqueda permanente de la eficiencia y y la eficacia en todo lo que realicen. Para ello, será necesario acentuar el trabajo en equipo a nivel de cada Dependencia y entre ellas, amparados en el respeto mutuo y con una comunicación expedita.

Lineamientos estratégicos

La estrategia es lo que una organización hace para lograr sostenibilidad y crecer en el futuro. Para Porter los lineamientos estratégicos son las proposiciones principales que hacen explícitas la intención y las características de las estrategias de una empresa u organización.6

• Apoyo a la toma de decisiones y formulación de políticas

Es necesario que el Ministerio cuente con un equipo gerencial preparado y dinámico que sirva de apoyo a las altas autoridades para la toma de decisiones y formulación de políticas.

• Encargados de cuenta y equipos de servicio

Se debe definir a funcionarios especialistas en diversos temas, que se encarguen de dar una atención personalizada a los clientes del Ministerio de Hacienda.

• Tecnología integrada y avanzada al servicio de los usuarios

En materia de tecnología se debe contar no solo con la más avanzada, sino que las necesidades de sistemas informáticos de las distintas Dependencias deben ser definidas de acuerdo con lo que los recursos permitan, para poder aprovechar las ventajas en las inversiones que se realicen en tecnología de información y comunicación y además, optimizar el uso de las mismas, al menor costo para el usuario.

• Diálogo con los usuarios (foros y otras actividades)

Los funcionarios del Ministerio deben propiciar un acercamiento constante con clientes internos y externos, generando espacios para dialogar e intercambiar información, que permitan cumplir de la mejor forma con la misión y visión institucional.

6 Principios de Administración Estratégica. http://es.scribd.com/doc/95463192/Principios-de-Administracion-Estrategica#outer_page_11.

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• Comunicación y transparencia

Es importante que el Ministerio siga cumpliendo con sus responsabilidades de la forma como lo ha hecho hasta hoy, pero se debe buscar un mecanismo efectivo para dar a conocer a la sociedad costarricense de forma transparente y efectiva el quehacer de esta institución y su impacto en el desarrollo social y económico del país.

• El mejor centro de trabajo del país

Una de las mayores fortalezas del Ministerio son los recursos humanos, el cual se siente orgulloso de trabajar para esta institución; sin embargo, aún hay aspectos por mejorar; por ejemplo, el sistema de evaluación del desempeño, infraestructura y salud ocupacional, para hacer de este el mejor centro de trabajo del país.

Temas y enunciados estratégicos

ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES TEMA ESTRATEGIA

Orientación al cliente Procesos de gestión del Ministerio deben estar enfocados a los diversos clientes y usuarios de los servicios.

Potencial humano El ministerio debe garantizar la seguridad y el fortalecimiento de su potencial humano: condiciones, instrumentos de trabajo, cultura organizacional, desarrollo profesional y laboral.

Tecnologías de información

Potenciar sistemáticamente el uso intensivo y extensivo de las tecnologías de información y comunicación para el desarrollo de las capacidades humanas y la prestación de los servicios.

Excelencia Replantear la organización para convertirla en modelo de gestión, orientada y dedicada a realizar funciones de calidad.

Política económica y fiscal

Promover políticas públicas que busquen garantizar en el tiempo la sostenibilidad y la responsabilidad fiscal.

Administración tributaria y aduanera

Maximizar la recaudación eficiente y justa, mediante el uso de instrumentos novedosos que incentiven el pago voluntario y reduzcan la evasión.

Administración financiera

Garantizar la asignación justa y eficiente de los recursos públicos, apoyando a los entes estatales para la mejor prestación de los servicios.

Inversión y crédito público

Canalizar eficientemente los escasos recursos financieros a los proyectos que maximicen el retorno social de las inversiones.

Gestionar la deuda de manera eficiente buscando las mejores alternativas de endeudamiento.

Objetivos estratégicos institucionales

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Crear las condiciones para la modernización de los servicios comunes institucionales mediante el fortalecimiento de las capacidades y ejerciendo las competencias para que el Ministerio cumpla con su misión.

Modernizar la administración de ingresos, así como facilitar el cumplimiento voluntario del contribuyente y mejorar el control fiscal para llegar a una administración de alta calidad, mediante la implementación de un modelo de gestión basado en procesos.

Lograr la eficiencia en la asignación del gasto y en la administración de la deuda pública para coadyuvar en la sostenibilidad fiscal mediante el fortalecimiento del proceso presupuestario y la reducción de posibles riesgo en el manejo de la deuda.

Mapa estratégico

Los mapas estratégicos son una manera de proporcionar una visión macro de la estrategia de una organización, y proveen un lenguaje para describir la estrategia, antes de elegir las metodologías para evaluar su desempeño. Un buen mapa estratégico, describe las estrategias, mostrando relaciones de causa y efecto entre los impulsadores de valor y los objetivos7.

El mapa estratégico se convierte en el instrumento principal para la definición de las iniciativas organizacionales, porque permite repensar las prioridades estratégicas y describir las estrategias a seguir.

Durante el proceso de elaboración del Plan Estratégico se han establecido las siguientes interrelaciones entre los objetivos institucionales:

7 http://es.wikipedia.org/wiki/Mapa_estrat%C3%A9gico. Modificada 4 sep 2012. Fundación Wikimedia®, Inc.

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Mapa de ruta

Los mapas estratégicos son una manera de proporcionar una visión macro de la estrategia de una organización, y proveen un lenguaje para describir la estrategia, antes de elegir las métricas para evaluar su desempeño.

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APRE

NDI

ZAJ

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CREC

IMIE

NTO

TecnologíaExcelencia organizacionalInvestigaciión

PRO

CESO

S IN

TERN

OS

Mejora en relación con clientes Excelencia operativa Cumplimiento

CLIE

NTE

Entidades de GobiernoContribuyente

FIN

ANCI

ERA

DeudaGastosIngresos

Aumentar la recaudación mediante el fomento del

cumplimiento voluntario y la elevación de la percepción de

riesgo de la evasión por parte del contribuyente

Cumplir con la necesidad de

recursos del país

Controlar y hacer eficiente y eficaz la

asignación del gasto y coadyuvar con su eficiente ejecución.

Gestionar la sostenibilidad de la

deuda

Fortalecer la cultura fiscal

Fomentar la transparencia y

rendición de cuentas

Tener una participación

proactiva en la administración

financiera de entes que reciben fondos

públicos

Fortalecer la interacción con las

entidades del sistema de

administración financiera

Fortalecer el sistema de control

interno y gestión del riesgo

Simplificar los trámites para los clientes externos

Tercerizar servicios con un enfoque costo beneficio

Optimizar los procesos

institucionales y centralizar servicios

comunes

Fomentar convenios con otras entidades

u organizaciones para mejorar la

gestión institucional

Fomentar la investigación en

temas de hacienda pública

Implementar acciones para el

cumplimiento de la legislación y las buenas prácticas

relacionadas con: ser carbono neutrales,

igualdad de género, ética y conducta y seguridad laboral

Integrar los sistemas y plataformas tecnológicas

dirigidas por un marco integral de gobierno y gestión

de TI

Facilitar el desarrollo de las capacidades y competencias

críticas del talento humano

Mapa EstratégicoLograr la sostenibilidad fiscal

Seguimiento del plan

Si bien el Plan Estratégico Institucional permite definir los grandes proyectos estratégicos para el Ministerio de Hacienda e incluso muestra cuales Dependencias están involucradas en cada uno, es indispensable para poder dar un seguimiento, que cada una de ellas elabore un plan de trabajo para cuatro años, donde indiquen específicamente las actividades que realizarán para contribuir integralmente al logro de los grandes proyectos estratégicos. Será necesario, además, propiciar en los casos que se requiera, una coordinación eficiente entre las Dependencias que participan en un mismo proyecto, con el propósito de poder maximizar los recursos disponibles y complementar acciones.

En el mismo plan de trabajo que presenten las dependencias, deberán ser muy específicas para indicar ¿cómo van a realizar cada acción? O sea, cual va a ser la estrategia para lograr lo planeado, ¿cuál va a ser el avance por año? Que hace referencia a la meta anual y ¿en qué tiempos? Que Indicaría el año planeado. Esta información permitirá, en primera instancia, monitorear el avance de cada Dependencia en relación con el compromiso adquirido por programa estratégico y una vez procesada la información, se podrá establecer cuál es el avance general de cada proyecto estratégico según lo programado para cada año.

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2.1 Modernización de la Administración de Ingresos (PMAI) -TFA, TAN, DGT, DGA, DGH, PCF, DGI-

3.2 Modernización de la Tesorería

Nacional –TN-

Mapa de Ruta

Una vez recibidos los planes de trabajo por parte de la Dirección de Planificación Institucional -DIPI-, se deben analizar para determinar la periodicidad con que se pueden solicitar los informes, estos en principio se podrían requerir cada 3 meses para que el procesamiento de la información permita presentar informes de avance a las autoridades superiores.

El informe que se presente a las autoridades deberá ser lo suficientemente ejecutivo para que les permita conocer el estado real de los proyectos y se tomen las decisiones que haya que tomar por parte de los mismos. Es ideal que la DIPI tenga conocimiento de los ajustes que los Jerarcas recomiendan para efectos de seguimiento e informes posteriores.

Glosario de términos

SIGLA CONCEPTODAF Dirección Administrativa y FinancieraCIFH Centro de Investigación y Formación HacendariaDIPI Dirección de Planificación InstitucionalDJ Dirección JurídicaTFA Tribunal Fiscal AdministrativoTAN Tribunal Aduanero NacionalDGT Dirección General de TributaciónDGA Dirección General de AduanasDGH Dirección General de HaciendaPCF Policía de Control FiscalDGPN Dirección General de Presupuesto NacionalSTAP Secretaría técnica de la Autoridad PresupuestariaDGABCA Dirección General de Administración de Bienes y Contratación AdministrativaTN Tesorería NacionalCN Contabilidad NacionalDCP Dirección de Crédito PúblicoDGI Dirección General de Informática

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