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San José, 19 de diciembre del 2013INF-DGAI-038-2013

SeñoraGabriela Espinoza MezaDirectoraDirección de Tecnología de Información y Comunicación

Asunto: Servicios de Auditoría, Informe de control interno.

Estimada Gabriela:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-038-2013 sobre la Evaluación de la modalidad de arriendo con opción de compra de computadoras en el Ministerio de Hacienda.

El estudio comprendió la evaluación del control interno sobre el uso de la modalidad de arrendamiento con opción de compra de 2910 microcomputadoras del contrato 013-2009-MH, determinándose que existen aspectos que requieren ser mejorados, por lo que se formulan las recomendaciones correspondientes las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno1, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar las objeciones y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido, con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda2, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/gbm/ecrC: Señor Edgar Ayales, Ministro de Hacienda

1 Ley General de Control Interno N°8292, publicada en La Gaceta N°169 del 4 de setiembre de 20022 Decreto Nº 34323-H, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008

Avenida 2, Calle 1 y 3. Diagonal al Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2284-52-42 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

Informe sobre la evaluación de la modalidad de arriendo con opción de

compra de computadoras en el Ministerio de Hacienda

Dirección General de Auditoría Interna Diciembre, 2013



INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA MODALIDAD DE ARRIENDO CON OPCIÓN DE COMPRA DE COMPUTADORAS EN EL MINISTERO DE HACIENDA

Tabla de Contenido

Resumen Ejecutivo.................................................................................................................................................................. i

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................................1

1.1 Origen......................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo del estudio.................................................................................................................................1

1.3 Alcance....................................................................................................................................................1

1.4 Comunicación oral de resultados.............................................................................................................1

1.5 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes....................................................1

1.6 Aspectos Generales.................................................................................................................................2

2. RESULTADOS................................................................................................................................................................3

2.1 Sobre estudios previos a la contratación..................................................................................................3

2.2 Sobre los procedimientos y controles para la instalación y configuración de las computadoras.....................4

2.3 Sobre el control de inventarios y de mantenimiento de las computadoras en arriendo..................................5

2.4 Sobre ausencia de procedimientos de control para la asignación, recibo e instalación del equipo informático.7

2.5 Sobre el control de los equipos arrendados..............................................................................................9

3. CONCLUSIONES..........................................................................................................................................................10

4. RECOMENDACIONES.................................................................................................................................................11

Anexo único........................................................................................................................................................................12

Faltantes de equipo informáticos, según informes de la empresa El Orbe SA, en los periodos 2009 al 2013....................12

Inventario de equipo para los periodos 2009 al 2013 según informes de la empresa El Orbe S.A.....................................12



INF-DGAI-038-2013Página. i

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA MODALIDAD DE ARRIENDO CON OPCIÓN DE COMPRA DE COMPUTADORAS EN EL MINISTERIO DE HACIENDADE HACIENDA

Resumen Ejecutivo

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2013 y comprende la revisión de los controles en la adquisición de computadoras bajo la modalidad de arriendo con opción de compra del contrato 013-2009-MH, con el fin de de evaluar si la inversión de recursos públicos utilizados por este concepto se ejecuta de manera apropiada.

Como resultado del estudio se determinaron aspectos de control interno que requieren ser mejorados, en relación con la necesidad de sustentar este tipo de contrataciones con estudios económicos que aseguren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables, con la ejecución de actividades de control y seguimiento tendentes a garantizar el cumplimiento de la relación contractual y la integridad de los equipos arrendados.

Asimismo, se determinó el pago de arrendamientos por equipo recibido pero no instalado, aspecto que será evaluado en detalle y por separado según corresponde, a fin de determinar si lo actuado respecto al equipo no utilizado y el correspondiente pago, riñe con la normativa vigente, específicamente en lo relacionado con el deber de protección y conservación del patrimonio público, y en el de garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones, sin detrimento de la consideración de si tal situación deriva eventuales responsabilidades.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados de este informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro con las objeciones y soluciones alternas.



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INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA MODALIDAD DE ARRIENDO CON OPCIÓN DE COMPRA DE COMPUTADORAS EN EL MINISTERIO DE HACIENDA

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013.

1.2 Objetivo del estudio

Evaluar los controles en la adquisición de computadoras bajo la modalidad de arriendo con opción de compra en el Ministerio, con el fin de determinar el cumplimiento de algunos aspectos normativos y del contrato 013-2009-MH, la eficiencia y eficacia de los trámites y operaciones relacionadas con la contratación, y la salvaguarda de los recursos públicos utilizados para este concepto.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de los controles en el proceso de arrendamiento de 2910 microcomputadoras en el Ministerio de Hacienda, los aspectos relacionados con los estudios económicos para la contratación de las computadoras, los procedimientos y controles para la instalación y configuración del equipo tecnológico, el control de inventarios y de mantenimiento, y la planificación y los procedimientos de control para la asignación, recibo e instalación de las microcomputadoras.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 18 de diciembre del 2013, a la Licda. Gabriela Espinoza Meza, Directora de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación, Licda. Seanny Amerling Quesada, Licda. Francini Segura Fonseca y el Lic. Carlos Zamora Carmona, funcionarios de esa Dirección, quienes entre otros aspectos indicaron que estaban de acuerdo con la presentación de los resultados y las recomendaciones.

1.5 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. //…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”




“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6 Aspectos Generales

La modalidad de arrendamiento con opción de compra de equipo de cómputo en el Ministerio de Hacienda, se inicia el año 2004 con la Licitación Pública Nº 025-2004 denominada “Arrendamiento de equipo de cómputo”, la cual tenía como fin el alquiler de 1653 computadoras para cubrir las necesidades de 12 dependencias del Ministerio.

La contratación se concreta dos años después mediante contrato Nº MH-054-2006, a favor de la empresa Componentes el Orbe SA, con una vigencia de 36 meses, venciendo este contrato el 7 de marzo de 2009. La Contraloría General de la República otorgó el refrendo correspondiente mediante oficio DCA-0481 de fecha 7 de marzo de 2006.

En el año 2009, se decide invertir nuevamente en equipo tecnológico bajo esta modalidad para contar con equipo de punta, y así satisfacer las necesidades tecnológicas del Ministerio. Para ello se promovió la Licitación Pública 2008LN-00099-13800, adjudicada al Consorcio conformado por las empresas Componentes el Orbe SA y Arrendadora ATI S.A., para el alquiler de 2910 microcomputadoras, las cuales se financiarían con recursos de la subpartida 101.03 denominada “Alquiler de equipo de cómputo”, con presupuesto de los siguientes programas:

1. Dirección General de Aduanas, 784 microcomputadoras 2. Dirección General de Tributación, 1000 microcomputadoras 3. Dirección General de Informática, 1126 microcomputadoras

De acuerdo con la información obtenida en expediente del contrato, la Administración realizó un estudio de mercado, determinando que existía un precio razonable en el servicio de alquiler de microcomputadoras, que




mostraba comparaciones económicas, contra el gasto que incurriría la Administración en caso de comprar equipos, concluyendo que la mejor opción era el alquiler de las microcomputadoras, ya que si se compraran, sería necesario adquirir por aparte el mantenimiento y ese gasto sería el costo anual de alquiler, mientras que un alquiler anual incluiría tanto el equipo como el mantenimiento y soporte, lo que era más beneficioso para la administración.

Con resolución de adjudicación Nº 038-2009 licitación pública Nº 2008LN-000099-13800 del 3 de abril de 2009, se resuelve adjudicar el concurso al Consorcio Componentes el Orbe SA y Arrendadora ATI, como único oferente, el cual presentó tres opciones de oferta económica, siendo escogida la N°2, constituida por equipo con procesador Intel, con un costo total de $6.720.004,80 (seis millones setecientos veinte mil cuatro dólares con ochenta centavos) para 4 años, que representan ¢3.856.812.354,85 (tres mil ochocientos cincuenta y seis millones ochocientos doce mil trescientos cincuenta y cuatro colones con ochenta y cinco céntimos), según el tipo de cambio de referencia de ¢573.93 por dólar del 3 de abril de 2009, fecha de la adjudicación según el Banco Central de Costa Rica. El detalle de la oferta mencionada es el siguiente:

Rubros Cantidad Precio unitario

Precio mensual Precio anual Precio 4 años

Equipo 2910 $ 45.18 $ 131.473.80 $ 1.577.685.60 $ 6.310.742.40Seguro $ 0.78 $ 2.269.80 $ 27.237.60 $ 108.950.40Mantenimiento $ 2.15 $ 6.256.50 $ 75.078.00 $ 300.312.00Total $ 48.11 $ 141.000.10 $ 1.680.001.20 $ 6.720.004.80

Mediante contrato MH13-2009 del 29 de mayo del 2009 se formaliza la contratación con el Consorcio citado. Posteriormente, con Adendum Nº 2 “Modificación y Disminución de la Licitación Pública Nº 2008LN-000099-13800, Alquiler de Microcomputadoras“ se realiza una modificación al contrato para disminuir la cantidad de computadoras originalmente pactada de 2910 en 2855 por no haberse instalado”.

2. RESULTADOS

2.1 Sobre estudios previos a la contratación

De los documentos revisados en el expediente de la contratación Licitación pública 2008LN-00099-13800, como parte de las actividades del estudio, específicamente en trámite de solicitud de inicio del procedimiento de contratación y de refrendo del contrato, se determinó que, con los oficios DGI-362-2008 del 23 de mayo de 2008 y DGI-566-2008 del 06 de agosto de 2008, emitidos por la Dirección General de Informática,(en adelante DTIC3), se justifica la contratación del equipo con base al costo-beneficio que representa para el Ministerio de Hacienda, la modalidad del arrendamiento de equipo de cómputo para su plataforma informática, en lugar de la compra de éste, ya que, según indican, se había determinado, un precio razonable en el servicio de alquiler de microcomputadoras en el mercado, contra el gasto que incurriría el Ministerio de comprar equipos, concluyendo, que la mejor opción era el alquiler de las microcomputadoras.

No obstante lo anterior, no se logró obtener información en el expediente ni en la DTIC, que comprobara que se hubiese realizado un estudio de factibilidad en el cual se haya valorado cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas para optar por esta modalidad.

Al respecto, mediante oficio DGI 517-2013 del 28 de junio de 2013, la señora Gabriela Espinoza Meza, Directora de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación, indicó que, “Específicamente, un documento de factibilidad no existe en ninguno de los expedientes anteriores, pero dentro de las justificaciones presentadas al ente contralor en ambas licitaciones, se da una amplia información sobre la conveniencia para la Institución aplicar esta modalidad de Arrendamiento.”

3 Decreto N° 37859-H Estructura Organizacional de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación del Ministerio de Hacienda, publicado en La Gaceta 167 del 02 de setiembre del 2013.




La ausencia de un estudio de esta naturaleza, no permite constatar que la decisión tomada en su oportunidad, respecto a la adopción de esta modalidad, representaba, no sólo la mejor opción para los intereses de la institución, sino también que los riesgos operativos y económicos que podrían derivarse de esa decisión, estaban debidamente controlados.

El artículo 8 del Reglamento Ley 7494 de Contratación Administrativa, con respecto a los estudios técnicos que se deben realizar de previo a la contratación de bienes y servicios que así lo ameriten, señala lo siguiente: “e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno.”

Por su lado, las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información emitidas por la Contraloría General de la República (N-2-2007-CO-DFOE), con respecto a la necesidad de estos estudios sobre bienes tecnológicos, indican: “3.1 La organización debe implementar y mantener las TI requeridas en concordancia con su marco estratégico, planificación, modelo de arquitectura de información e infraestructura tecnológica. Para esa implementación y mantenimiento debe: e). Analizar alternativas de solución de acuerdo con criterios técnicos, económicos, operativos y jurídicos, y lineamientos previamente establecidos.”

2.2 Sobre los procedimientos y controles para la instalación y configuración de las computadoras

Los incisos b) y o) de la cláusula cuarta del contrato MH13-2009, señalan: “b) EL CONSORCIO presentará un plan de Configuración e Instalación en el cual indica las actividades, tareas, tiempo y recursos necesarios para la configuración e instalación del equipo durante el período de 2 meses. El plan se revisará y ajustará, conjuntamente con la Dirección General de Informática. EL CONSORCIO elaborará un plan de configuración e instalación donde se indican plazos, responsable y entregables instalados en una herramienta de control de proyectos para revisión y aprobación de EL MINISTERIO.//EL CONSORCIO elaborará un plan o planes de trabajo para distribución, instalación, configuración y migración del equipo. En el cual se debe indicar plazos, responsables y entregables. Dicho plan debe ser realizado en la herramienta Project. //o) EL CONSORCIO incluyó un plan de Atención de Fallas que especifica la logística que dispondrá para la atención de fallas, mantenimiento preventivo y correctivo. EL MINISTERIO podrá solicitar a EL CONSORCIO modificaciones o ajustes a dicho plan.”

En cuanto a un Plan de configuración e instalación del equipo con las actividades, tareas, tiempo y los recursos para la instalación de este, según lo establecido en los incisos citados, no se logró comprobar la existencia de un documento físico o electrónico con estas características. De la revisión de los archivos que se mantienen en el Centro de Apoyo Tecnológico y el sitio Web de esa Unidad Administrativa, lo único que se logró determinar, es un documento que evidencia un plan para la configuración del Software E-learning en el Ministerio, en donde existe un apartado que se denomina "Entrega de estaciones", que tiene programado 77 días para cumplirse y una línea denominada "Instalar equipo" a realizarse entre marzo y junio de 2009, sin embargo, no se indica la clase de equipo ni su procedencia.

Tampoco se identificó un Plan de trabajo para distribución, instalación, configuración y migración del equipo, con la especificación de fechas para la instalación y configuración del equipo, las cantidades de equipos, así como el detalle de costos por rubro. Sobre este respecto se observó que mediante oficio DGI-103-2009 del 04 de febrero 2009, la Directora de la DTIC, le indica al Consorcio, que en su oferta no viene el documento que indique esos rubros. En respuesta, con oficio sin número del 06 de febrero 2009, el Consorcio, le señala entre otras cosas, “(…) manifestamos y ratificamos, que en nuestra oferta incluye todos los rubros para realizar la instalación, configuración y traslado de los equipos como parte de nuestro precio definitivo…”




Con relación a un Plan de atención de fallas, se encontró un documento denominado "Protocolo de llamadas para la atención de servicio técnico" que muestra el procedimiento para la atención de fallas, sin embargo no se logra observar un procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos.

Al no haberse elaborado un plan que delimitara cuáles actividades específicas se debían realizar durante el proceso de instalación y configuración del equipo; así como un plan de trabajo y un plan de atención de fallas para la instalación y control de los equipos (hardware y software) arrendados, con los mecanismos para el manejo del tiempo y de gestión de los costos, así como los tiempos de respuesta en la atención de imprevistos por fallas en las computadoras; el Ministerio queda sin un instrumento de control que le permita verificar el debido cumplimiento del contrato, en términos de plazos de entrega (2 meses) y costos de la instalación (soporte técnico, recurso humano, instalación del cableado, suministro eléctrico y la fuente alternativa de alimentación, etc.)

Asimismo, la situación comentada no permite asegurar que el Consorcio pudiera identificar los riesgos del proceso, y desarrollar, revisar y ajustar conjuntamente con la DTIC, un plan de respuesta al riesgo, que le permitiera realizar los cambios que fueran necesarios de manera oportuna, lo que tampoco asegura que la instalación y configuración de los equipos se realizara de conformidad con las expectativas ministeriales y se cumpliera con la entrega e instalación del 100% del equipo pactado con el Ministerio, de conformidad con los términos del contrato 013-2009-MH.

Tampoco hay evidencia de que la funcionaria responsable de la supervisión del contrato, señora Seanny Amerling Quesada, haya exigido en su oportunidad la presentación de los planes mencionados.

Al respecto, el punto 4.6 de las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información de la CGR (N-2-2007-CO-DFOE), indican lo siguiente: “4.6 La organización debe asegurar que los servicios contratados a terceros satisfagan los requerimientos en forma eficiente. Con ese fin, debe: b. Establecer y documentar los procedimientos asociados con los servicios e instalaciones contratados a terceros.”

2.3 Sobre el control de inventarios y de mantenimiento de las computadoras en arriendo

La cláusula tercera del contrato 013-2009-MH, en relación con el mantenimiento de las computadoras en alquiler, dispone lo siguiente: “El mantenimiento preventivo del equipo se hará cuatro meses después de instalado. Con una frecuencia trimestral, por los 48 meses”.// “El mantenimiento correctivo consiste básicamente en solución de fallas en los equipos. Cuando el equipo presente alguna falla EL MINISTERIO realizará el reporte respectivo a EL CONSORCIO, según el procedimiento establecido por el Centro de Apoyo Tecnológico.”

Los incisos j) y q) de la cláusula cuarta del Contrato MH13-2009 Licitación pública 2008LN-00099-13800, señalan lo siguiente respectivamente: “j) Será responsabilidad de EL CONSORCIO mantener un registro actualizado de los equipos, esto mientras permanezca el contrato de arrendamiento”, y “q) EL CONSORCIO entregará a la Dirección General de Informática de EL MINISTERIO, en medio magnético e impreso, por Dirección y departamento según ubicación física, la siguiente información de cada uno de los equipos entregados: marca, modelo, tipo de dispositivo, número de serie, nombre del equipo y nomenclatura. Esta información permanecerá actualizada por el período de la contratación” (el resaltado no es del original)

Al respecto, no se logró obtener evidencia de que la DGI mantuviera documentación, física o electrónica sobre el inventario y el control del mantenimiento de las computadoras alquiladas al Consorcio, de manera que le permitiera al Ministerio contar con información actualizada sobre la totalidad y la condición de los bienes arrendados y mantener un efectivo control del mantenimiento preventivo y correctivo del equipo que asegurara la revisión, limpieza y cambio de piezas a las máquinas por parte del Consorcio, de acuerdo con los términos del contrato MH13-2009 Licitación pública 2008LN-00099-13800 “Alquiler de Microcomputadoras”.




En el sitio web del Centro de Apoyo Tecnológico (CAT) se observa documentación electrónica para los años 2012 y 2013, denominada “inventario”, la cual está configurada como un control de mantenimiento de las computadoras, en donde se establece un listado de activos, cuyos apartados ubican el piso, la oficina, el nombre del usuario, número de serie del CPU, monitor y UPS, Nº de patrimonio, la fecha de mantenimiento, Nº de boleta de mantenimiento, estado del activo y un apartado para observaciones; sin embargo, no se puede asegurar que esta información sea suficiente para controlar la administración de los equipos arrendados, para realizar un inventario físico o para verificar que efectivamente se encuentren la totalidad de los bienes en arriendo, debidamente registrados, así como identificación de faltantes y cuantificación de las existencias de equipo y el costo que representan, a una fecha determinada.

En consulta efectuada a La Licda. Francini Segura Fonseca, en calidad de Jefe del Centro de Apoyo Tecnológico de la anterior DGI, sobre el inventario de equipo arrendado que no había sido instalado en el Ministerio de Hacienda, durante el periodo en que se ha mantenido la contratación con el Consorcio Componentes el Orbe SA y Arrendadora ATI, y los pagos realizados sobre ese equipo, indicó que: “No existe en estos momentos equipo informático que no se usara desde el inicio. Ya que están en rotación y es muy difícil de consolidar esta información” y “No existen documentos que se hayan generado con ese fin. Se le suministra los reportes según los mantenimientos realizados, donde pueden derivar la información que requieren, las facturas mensuales reflejan lo pagado por DGI.”

Asimismo, cuando se le solicitó información del inventario de los equipos entregados por el Consorcio, por Dirección y Departamento según ubicación física, y actualizado a la fecha, al respecto indicó: “Sí existe un registro del equipo actualizado. Son los registros que se generan en los mantenimientos Preventivos.//Si se entregó, el medio magnético e impreso. Este archivo se mantiene actualizado”. No obstante, no suministró un documento o medio magnético con la información solicitada.

En cuanto al mantenimiento preventivo y correctivo, se determinó que las boletas que utiliza el Consorcio para respaldar el mantenimiento de las microcomputadoras en alquiler, no especifican la clase de mantenimiento que se está realizando (preventivo o correctivo).

En el caso que supone mantenimiento correctivo para atender incidentes, si bien existen las boletas denominadas “Control de visitas a los Clientes” no se logró determinar los documentos de respaldo de los reportes de incidentes, como la nota de incidente y otra documentación que garantice que se atendió y que el servicio se recibió por parte de las unidades solicitantes; documentos que según contrato, tenían que estar de acuerdo con los procedimientos internos del CAT. Si bien es cierto, en el sitio web del CAT se logra determinar que para todos los periodos existen esas boletas, no obstante, no se puede asegurar que las que están registradas representen sean la totalidad de incidentes reportados para mantenimiento correctivo.

Asimismo, aún cuando las boletas son firmadas por los designados como enlace con la DTIC, por Departamento o Dirección, no se puede asegurar que la revisión se realizó a conformidad, por cuanto para el año 2009 y los inicios del año 2010, no contaban con un listado de usuarios que respaldara el recibido conforme del servicio prestado por el Consorcio, y aún cuando posteriormente y hasta el año 2013 las boletas se sustentan en un listado de usuarios, la mayoría de estas tienen en blanco el espacio destinado para manifestar la conformidad, e incluso en muchos de los casos los listados mantienen la totalidad de espacios en blanco.

La ausencia de adecuado control sobre las computadoras arrendadas al Consorcio, puede incidir de forma negativa sobre el inventario que se maneja de este equipo y el mantenimiento que se le ha dado durante el tiempo en que se ha mantenido la contratación, ya que no se tiene información exacta y precisa de las cantidades físicas de estos equipos y de la condición en que se encuentran. Asimismo, los procedimientos utilizados e información de la empresa arrendadora para el control de mantenimiento no aseguran que se haya realizado una adecuada tarea de mantenimiento preventivo y correctivo, según corresponde con lo establecido en el contrato 013-2009-MH, sobre estos aspectos.




En relación con lo anterior, los puntos 4.2 y 4.5 de las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información de la CGR (N-2-2007-CO-DFOE), indican: 4.2 La organización debe mantener la plataforma tecnológica en óptimas condiciones y minimizar su riesgo de fallas. Para ello debe: a. Establecer y documentar los procedimientos y las responsabilidades asociados con la operación de la plataforma b. Vigilar de manera constante la disponibilidad, capacidad, desempeño y uso de la plataforma, asegurar su correcta operación y mantener un registro de sus eventuales fallas d. Controlar la composición y cambios de la plataforma y mantener un registro actualizado de sus componentes (hardware y software), (….) y realizar verificaciones físicas periódicas.// 4.5 “La organización debe identificar, analizar y resolver de manera oportuna los problemas, errores e incidentes significativos que se susciten con las TI. Además, debe darles el seguimiento pertinente, minimizar el riesgo de recurrencia y procurar el aprendizaje necesario.”

2.4 Sobre ausencia de procedimientos de control para la asignación, recibo e instalación del equipo informático

La cláusula cuarta del contrato 013-2009-MH, respecto al plazo de entrega e instalación de las computadoras, señala lo siguiente: ” a) El período del pago del alquiler iniciará después de recibidos los equipos y que los mismos estén debidamente instalados y puestos en funcionamiento para lo cual EL CONSORCIO tiene un tiempo máximo de 2 meses, período durante el cual deberá haber concluido el proceso de instalación integración de los equipos a la infraestructura actual de EL MINISTERIO, y con el recibido conforme a satisfacción de EL MINISTERIO del 100% de la totalidad de los equipos, conforme se ha estipulado en el plan de trabajo (…..).”

Sobre el mismo tema, la cláusula vigésima primera del contrato, señala: “El plazo de vigencia del alquiler de las microcomputadoras es de cuarenta y ocho (48) meses el cual empezará a regir a partir del día siguiente de instalada la totalidad de las microcomputadoras.”

La ley 7494 de Contratación Administrativa en su artículo 4º con respecto a los principios de eficacia y eficiencia, indica: “Todos los actos relativos a la actividad de contratación administrativa deberán estar orientados al cumplimiento de los fines, las metas y los objetivos de la administración, con el propósito de garantizar la efectiva satisfacción del interés general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales.”

Se determinó que varios de los equipos recibidos no fueron instalados en las áreas que conforman las diferentes direcciones del Ministerio, con el agravante de que se realizaron los pagos correspondientes a la empresa arrendadora, por el alquiler de un equipo sin utilizar y en situación de ociosidad, con el consecuente perjuicio económico para la Institución.

Según datos recopilados de los informes de la empresa El Orbe SA, para los años 2010 y 2011, para el primer año había sin instalación 418 equipos en distintas ubicaciones del Ministerio, en tanto para el segundo año, había 453, lo que pudo haber representado para el Ministerio un gasto total de $563.649,55.

Para los años 2012 y 2013 no se tiene información sobre este aspecto en los reportes citados, sin embargo de acuerdo con información obtenida en la DTIC y la DGA, se determinó la existencia de 85 microcomputadoras que formaron parte de las 784 asignadas a la Dirección General de Aduanas según contrato MH13-2009, que no fueron instaladas en esa Dirección.

Estas 85 máquinas, fueron recibidas de conformidad por la Dirección General de Aduanas, sin embargo, se logró comprobar a través de informe GAF-DGA-47-2012 del 29 de febrero de 2012, de la Gestoría Administrativa Financiera de esa Dirección, que se mantuvieron en las bodegas y en otras unidades de esa Dependencia, desde el año 2009 y hasta el año 2012.




En oficio GAF-DGA-53-2012 del 05 de marzo del 2012, el Director General de Aduanas, en coordinación con la Gestoría Administrativa y Financiera, reportan el equipo como “sin utilizar”, a la DTIC, para su disminución del alquiler de las 784 computadoras asignadas a esa Dirección General, de las cuales 30 se trasladaron a la DTIC y 55 se devolvieron al Consorcio El Orbe –Arrendadora ATI, S.A. mediante Adendum Nº 2 al contrato 013-2009-MH.

Los pagos por el alquiler de las 85 computadoras (equipo, seguros, mantenimiento) que no fueron instaladas y puestas en funcionamiento, por un periodo de 32.5 meses (desde la vigencia del contrato MH-013-2009 del 12/11/2009 y hasta la fecha de rige del Adendum Nº 2 al citado contrato MH-013-2009 del 01/08/2012), ascendieron a $132.903,45, (ciento treinta y dos mil novecientos tres dólares con cuarenta y cinco centavos) según se observa a continuación:

Concepto Monto mensual Total 32.5 mesesPrecio de Alquiler $ 45.18 $ 1.468.35Seguro $ 0.78 $ 25.35Mantenimiento $ 2.15 $ 69.87Total por Unidad $ 48.11 $ 1.563.57Total 85 computadoras $ 132. 903,45

La Licda. Ana C. Madrigal Chaves, Jefe de la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y la Policía de Control Fiscal, justificó lo mencionando en que la definición de los 784 equipos solicitados para la DGA, se realizó tomando en consideración, entre otras, las necesidades de computadoras para nuevos funcionarios que ingresarían en el 2010.

Al respecto, con servicio de advertencia INF-DGAI-006-2012 del 14 de marzo de 2012, la Auditoría Interna informó al Director General de Aduanas, señor Gerardo Bolaños Alvarado, sobre la existencia en la Dirección de Gestión Técnica de la DGA de 29 computadoras arrendadas al Consorcio, que generaban un pago mensual de alrededor de ¢721.640, con el propósito de que se tomaran las medidas correctivas procedentes.

En razón de lo anterior, la condición encontrada respecto a estos equipos, será evaluada en detalle y por separado según corresponde con la normativa vigente, a fin de determinar si lo actuado respecto al equipo no utilizado y el correspondiente pago, es contrario a los objetivos del sistema de control interno y configura como una situación irregular, específicamente en los relacionados con el deber de protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida o despilfarro y en el de garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones, sin detrimento de la consideración de si tal situación deriva eventuales responsabilidades.

2.5 Sobre el control de los equipos arrendados

De acuerdo con los reportes trimestrales de mantenimiento remitidos por el Consorcio a la DTIC, se determinó la pérdida y sustracción de equipo, así como de sus componentes, dispositivos y otros elementos que forman parte del total de microcomputadoras contratadas, los cuales se han determinado en los procesos de revisión periódica que realiza la empresa, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Hoja resumen de faltantes de inventario de computadoras en arriendo contrato 013-2009-MHsegún informes de la empresa El Orbe SA.

Equipo 2009 2010 2011 2012 2013

II Informe I Informe II Informe I Informe II Informe III Informe IV informe

I Informe

II informe III Informe

Memoria RAM 1GB S/INF 39 18 44 64 95 93 93 85 91 83

Monitor 16 18




Teclado 16 3 2 6

Mouse 5 1 2 4 1 5 12 4

UPS 17 103

Cable monitor 1 1 0

CPU 16

Discos duros 2 10 2 9 13 5

Fuente poder 1 1

DVD 1 1

Por otra parte, por la ausencia de control sobre el equipo arrendado, al total de 2898 microcomputadoras que fueron determinadas por la empresa El Orbe y señaladas en su informe con fecha 05 de mayo de 2010, le fueron sustraídas 11 computadoras, 10 del Laboratorio Aduanero y 1 en la Provincia de Limón, que sumadas a esta cifra (2898), dan el gran total de las 2910 contratadas.

La condición indicada puede responder a la falta de mecanismos de control que permitan detectar oportunamente la pérdida o sustracción de equipo o sus partes; así como de los procedimientos a seguir en el momento de la detección de los faltantes.

Lo anterior representa un riesgo para el Ministerio en el evento de que el Consorcio establezca acciones en su contra, debido a la responsabilidad que pudiese derivarse por la debida custodia de las microcomputadoras arrendadas.

Durante el acto de comunicación de resultados, la Licda. Gabriela Espinoza Meza, Directora de la DITEC, manifestó estar de acuerdo con el resultado expuesto; no obstante, aclaró que el faltante reportado por dicha empresa no necesariamente correspondía a equipo o sus partes extraviado y sustraído, por cuanto algunas veces y sobre todo tratándose de equipo completo, lo que se había dado es un cambio de ubicación, según lo había determinado posteriormente esa Dirección.

Agregó que esa Dirección se había preocupado por ubicar y reunir el equipo que en los informes de la empresa El Orbe SA, fueron consignados como faltantes de inventario, sobre lo cual, existían documentos de respaldo, que en su oportunidad haría llegar a la Auditoria Interna. 3. CONCLUSIONES

3.1. La modalidad de arrendamiento con opción de compra de computadoras para los funcionarios del Ministerio de Hacienda, representa una decisión cuya importancia no sólo puede valorarse desde el punto de vista económico, sino también desde el punto de vista de los riesgos que emergen como efecto de quedarse la institución sin equipos propios y en dependencia de un tercero quien presta el servicio. Aspectos como los anteriores, son normalmente abordados en estudios previos de factibilidad o de costo beneficio, sin embargo, en la contratación efectuada para el arriendo de computadoras, se omitieron dichos estudios, lo que no le permite verificar en una grado razonable que la decisión tomada en su oportunidad, respecto a la adopción de esta modalidad, representaba, no sólo la mejor opción para los intereses de la institución, sino también que los riesgos operativos y económicos que podrían derivarse de la decisión estaban debidamente controlados. Ver punto 2.1 de este informe.

3.2. En la instalación y configuración de las 2910 computadoras contratadas mediante contrato de arrendamiento 013-2009-MH, no se logró determinar que se realizaran los planes de instalación y configuración de las microcomputadoras, como tampoco los planes de trabajo y de atención de fallas, con las actividades que se debían realizar para instalar y configurar adecuadamente la solución de modernización de la plataforma informática del Ministerio de Hacienda, según lo establecía la contratación. Ver punto 2.2 de este informe.




3.3. En el estudio no se evidencia que el Consorcio, Componentes el Orbe SA y Arrendadora ATI S.A. aplicara procedimientos de control adecuados, que permitieran mantener información actualizada de las computadoras arrendadas y llevar un efectivo control sobre el mantenimiento preventivo y correctivo de las mismas. Por otra parte, la DTIC tampoco ejerció el rol que le estableció el contrato 013-2009MH, para supervisar y verificar las actividades que le correspondía realizar a la empresa arrendadora, de acuerdo con las disposiciones contractuales, y asegurarse así, de la correcta ubicación y estado de los equipos en arrendamiento. Lo anterior incidió en que no se tenga información precisa sobre la condición exacta y el destino de esos bienes en arriendo, así como del mantenimiento que se le ha dado. Ver punto 2.3 de este informe.

3.4. La empresa El Orbe SA en sus informes de los años 2010 y 2011, en el orden respectivo, establece 418 y 453 equipos sin instalar en todo el Ministerio de Hacienda, lo cual incluye 85 microcomputadoras recibidas y no instaladas en la DGA, lo cual dio lugar al Adendun N° 2 al contrato suscrito entre las partes, en que se procede a la devolución formal de 55 de ellas. Esta condición pudo haber sido causada por la falta de planificación y de procedimientos por parte de la DTIC, para el efectivo control y seguimiento sobre el proceso de asignación, recibo e instalación de 2910 microcomputadoras en alquiler para al Ministerio de Hacienda, según contrato de arrendamiento 013-2009-MH, y no se hayan tomada decisiones oportunas y adecuadas respecto al equipo no instalado en las distintas Dependencias. Ver punto 2.4 de este informe.

3.5. La falta de definición de procedimientos internos y ejecución de inventarios periódicos tendentes a garantizar razonablemente la integridad de los equipos, también incidió en que se presentaran los extravíos y menoscabo de los equipos arrendados según los reportes de la empresa; situación que puede acarrear al Ministerio de Hacienda un perjuicio o acciones en su contra por parte de la empresa que presta el servicio. Ver punto 2.5 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación para que tome las siguientes acciones:

4.1 Establecer los controles para que en lo sucesivo, todo proceso de contratación que involucre el arrendamiento con opción de compra de equipo, esté precedido de un estudio de factibilidad y de costo beneficio, en el cual quede evidenciado que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y seguridad razonables, así como en el mejor interés institucional. Para ello, deberá valorarse el costo beneficio y los riesgos asociados, de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos y se adopten las medidas pertinentes de administración de riesgos. Ver punto 3.1 de este informe.

4.2. Establecer los procedimientos y tomar las acciones que correspondan para que en toda contratación de arrendamiento de equipo informático, se asegure el debido cumplimiento de los términos contractuales en cuanto cantidad de equipo, planes de instalación y configuración, control sobre el mantenimiento preventivo y correctivo, y se adopten medidas correctivas oportunas en el evento de que no se cumplan los términos contractuales. Ver puntos 3.2 al 3.4. de este informe.

4.3. Establecer mecanismos de control y verificación que garanticen razonablemente la integridad de los equipos arrendados, a fin de evitar la pérdida y sustracción de equipos o sus partes, así como los cambios de ubicación no autorizados, que dieron lugar a los faltantes de inventario reportados por la empresa El Orbe S.A. Ver punto 3.5 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a




partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido.

Lic. Edgar Cuadra Ramírez Profesional de Auditoría Interna 3

Lic. Guillermo Badilla Martinez Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

Estudio N° 006-2013




Anexo único Faltantes de equipo informáticos, según informes de la empresa El Orbe SA, en los periodos 2009 al 2013

Equipo 2009 2010 2011 2012 2013 II Informe I Informe II Informe I Informe II Informe III Informe IV informe I Informe II informe III InformeMemoria RAM 1GB No hay datos 39 18 44 64 95 93 93 85 91 83Monitor 16 18 Teclado 16 3 2 6 Mouse 5 1 2 4 1 5 12 4UPS 17 103 Cable monitor 1 1 0 CPU 16 Discos duros 2 10 2 9 13 5Fuente poder 1 1DVD 1 1

Inventario de equipo para los periodos 2009 al 2013 según informes de la empresa El Orbe S.A.Equipo 2009 2010 2011 2012 2013 II Informe I Informe II Informe I Informe II Informe III Informe IV informe I informe II Informe III InformeExistentes No hay datos 2899 2831 Instaladas 2481 2327 Guardadas 418 104 sin usuario 349 Equipo solo activo, sin serie 51 Equipos completos 2792 2745 2749 2716 2695 2653 2653 2685Solo CPU 2836 2887 2892 2841 2841 2839 2851 2849Solo Monitor 2838 2869 2879 2842 2840 2833 2837 2837Solo UPS 2792 2745 2749 2716 2695 2653 2653 2685



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