· Web viewNos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-015-2013, sobre la Evaluación de los Controles sobre los bienes inmuebles del Ministerio de Hacienda, en el cual se

San José, 21 de junio de 2013INF-DGAI-015-2013

SeñorFrancisco Fonseca Montero, DirectorDirección Administrativa y Financiera

Asunto: Servicios de Auditoría Informe de control interno sobre bienes inmuebles

Estimado Francisco:

Nos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-015-2013, sobre la Evaluación de los Controles sobre los bienes inmuebles del Ministerio de Hacienda, en el cual se presentan algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que debe llevar a cabo en materia de registro de bienes y su valor.

En razón de lo anterior, se formulan las recomendaciones correspondientes las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido, con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda1, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío Alfaro,Director General

OSA/gbmc: Estudio Nº 004-2013

1 Decreto Nº 34323-H, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr

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INF-DGAI-015-2013

INFORME SOBRE LA EVALUACION DE LOS CONTROLES SOBRE LOS BIENES INMUEBLES DEL MINISTERIO DE

HACIENDA.

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNAJunio 2013


INFORME SOBRE LA EVALUACION DE LOS CONTROLES SOBRE LOS BIENES INMUEBLES DEL MINISTERIO DE HACIENDA.

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO.................................................................................................................................................. i

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................... 1

1.1. Origen.............................................................................................................................................................. 1

1.2. Objetivo............................................................................................................................................................ 1

1.3. Alcance............................................................................................................................................................ 1

1.4. Comunicación de resultados........................................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada con control interno y trámite de informes.........................................................1

1.6. Aspectos generales....................................................................................................................................... 2

2. RESULTADOS....................................................................................................................................................... 3

2.1. Necesidad de información confiable y oportuna sobre los bienes inmuebles.....................................3

2.1.1. Sobre el inventario de bienes..............................................................................................................3

2.1.2. Sobre el valor de los bienes................................................................................................................5

2.2. Necesidad de un procedimiento institucional para el registro y control de bienes inmuebles ..........6

3. CONCLUSIONES.................................................................................................................................................. 8

4. RECOMENDACIONES......................................................................................................................................... 9



INF-DGAI-015-2013Pág. i

INFORME SOBRE EVALUACION DE LOS CONTROLES SOBRE LOS BIENES INMUEBLES DEL MINISTERIO DE HACIENDA.

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es producto del estudio sobre la evaluación de los controles sobre los bienes inmuebles del Ministerio de Hacienda, realizado de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013 a fin de determinar la efectividad del sistema de registro y control, así como de las acciones emprendidas por la Dirección Administrativa Financiera para ajustarse a la normativa vigente.

Para efectos de este estudio se consultó información sobre el registro y control de los bienes inmuebles en diversas dependencias del Ministerio, así como los controles establecidos por el Despacho del Ministro, Dirección Jurídica, Dirección Administrativa y Financiera y su Asesoría Legal, la Proveeduría Institucional, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, donde se revisó la información relacionada con el tema y con lo que se determina que existen algunas oportunidades de mejora, debido a lo siguiente:

La información disponible sobre las propiedades del Ministerio de Hacienda, no se mantiene completa debido a que los procesos que dan lugar a la alta y baja de los bienes inmuebles demora en algunos casos mucho tiempo, provocando que los registros sobre estos en el SIBINET no se realicen oportunamente según corresponde y no se cuente con la información sobre los bienes propiedad del Ministerio de Hacienda en el momento que se produce, bien sea por dación de pago u otras medios; así como exclusiones de bienes registrados que ya no pertenecen a la institución, dado que fueron donados a otras instituciones del Gobierno, pero se encuentran en proceso de formalización de la escritura pública.

El Ministerio no cuenta con información actualizada del valor de los bienes inmuebles, pues estos se mantienen registrados al costo o al valor determinado a partir de la información suministrada en el momento que se adquiere la propiedad del bien, sin embargo, no se realizan acciones u avalúos técnicos para ajustar estos al valor razonable.

Si bien las Direcciones que participan en el proceso relacionado con el registro y control de bienes inmuebles se rigen por la normativa relacionada con esta materia en el Ministerio de Hacienda, no existe un procedimiento integral que detalle las actividades a realizar, el grado de participación y responsabilidad de las diferentes partes involucradas, como lo son el Despacho del Ministro y la Dirección Jurídica en lo relacionado con bienes que se reciben por dación de pagos de impuestos, Unidades de la Dirección Administrativa y Financiera como la Asesoría Legal y la Proveeduría Institucional, así como relaciones de coordinación con la Procuraduría General de la República y otras entidades externas, para establecer el registro oportuno en SIBINET tanto en cantidad como en el valor real de las propiedades, y se lleve los expedientes que corresponden.

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio, según Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.



INFORME SOBRE LA EVALUACION DE LOS CONTROLES SOBRE LOS BIENES INMUEBLES DEL MINISTERIO DE HACIENDA

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013.

1.2. Objetivo

Evaluar la efectividad del control interno en la Dirección Administrativa y Financiera sobre los bienes inmuebles inscritos a nombre del Ministerio de Hacienda, para su adecuado registro y valoración.

1.3. Alcance

Comprende la revisión de los controles establecidos en las distintas unidades del Ministerio de Hacienda que participan en la recepción, registro y control de los bienes inmuebles de su propiedad, así como otros aspectos relacionados con estos, a partir de la información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera, con corte al 30 de abril 2013 así como la información sobre las propiedades del Ministerio suministrada por la Proveeduría Institucional al 30 de abril del 2013. No incluye propiedades relacionadas con el proceso de liquidación del Banco Anglo de Costa Rica y otras sobre juicios y donaciones recibidas por el Ministerio que se encuentran en estudio por parte de la Dirección Jurídica.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4. Comunicación de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 14 de Junio de 2013 al Lic. Francisco Fonseca Montero y a la Licda. Xinia Ramirez Bolaños, Director y Subdirectora Administrativa y Financiera, respectivamente, Lic. Marco Aurelio Fernández Umaña, Proveedor Institucional, quienes en términos generales estuvieron de acuerdo con la necesidad de fortalecer este proceso. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas para este informe.

1.5. Normativa relacionada con control interno y trámite de informes.

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por

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la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Aspectos generales.

De acuerdo con información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera, el Ministerio de Hacienda cuenta, al 30 de abril del 2013, con un total de 60 propiedades, las cuales en su mayoría han sido recibidas de contribuyentes por cancelación de deudas tributarias o aduaneras, con base en lo establecido en el artículo N°4 de la Ley de Ajuste Tributario2. También por juicios del Estado, donaciones y otros.

El artículo 98 de la Ley N° 8131. Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en relación con los objetivos del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, establece en el inciso d), lo siguiente: “Suministrar información sobre el estado, la ubicación y el responsable de los bienes muebles e inmuebles de la Administración Central.”

Por su parte el artículo 99 inciso l) de esa misma Ley, le establece a la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa, como órgano rector del Sistema, la obligación de velar porque los responsables ejerzan el control adecuado de los inventarios de bienes muebles, inmuebles y semovientes.

El Decreto N°33208 Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda, le asigna a la Proveeduría Institucional como función, en los numerales: 6.40, 6.44, 6.46 y 6.47

2 Ley 7218 publicada en La Gaceta N°13 del 18 de enero del 1991




actividades relacionadas con control y registro de los bienes inmuebles, el mantenimiento de valores actualizados, el trámite de los procedimientos para la venta o arrendamiento de estos y la remisión de informes a las entidades competentes.

Según lo establecido en el Decreto N°32828 en los incisos 27, 28 y 31, La Dirección Jurídica tiene a su cargo realizar las gestiones administrativas y legales relacionadas con bienes inmuebles que pertenecen al Ministerio de Hacienda, realizar trámites registrales relacionados con propiedades del Ministerio y preparar solicitudes de Desahucio Administrativo y dar seguimiento a dicho procedimiento entablando los recursos administrativos procedentes hasta que se ponga en posesión al Ministerio, de las propiedades correspondientes.

2. RESULTADOS

2.1. Necesidad de información confiable y oportuna sobre los bienes inmuebles.

2.1.1. Sobre el inventario de bienes

De acuerdo con el sistema oficial para el registro de bienes del Estado (SIBINET) al 18 de febrero del 2013 el Ministerio contaba con 58 bienes inmuebles, con un valor total de 9,416 millones de colones, los cuales presentan la siguiente distribución por provincia:

Bienes inmuebles del Ministerio de HaciendaAgrupado por Provincia.

Según información proporcionada por la Proveeduría Institucional, al 30 de abril del 2013, se tienen un total de 62 propiedades, debido a que existen 4 ubicadas en el Cantón de Pococí, Provincia de Limón, las cuales no se han registrado en SIBINET, por encontrarse en proceso de venta. Los números de finca, son los siguientes: 282247, 282248, 258748, 258749.

Asimismo, y dado que la Asesoría Legal de la DAF lleva un expediente de cada una de las propiedades del Ministerio, se efectuó una comparación entre los registros que tiene esta Unidad con los que lleva la Proveeduría Institucional, al 30 de abril del 2013, determinándose algunas diferencias entre dichos registros, según se observa a continuación:

Diferencias en la información de bienes inmueblesAl 30 de abril 2013




Patrimonio Finca Dirección

programa sub pro Dirección Condición Valor Diferencia

241439 San José Montes de Oca

15983F-000 San Pedro, 200 metros norte de la entrada principal del Colegio Salesiano Don Bosco

Terreno en trámite para su venta

¢11.000.000,00 No está en SIBINET

241466 Terreno Finca 216251-

Actividades Centrales.

No HaySubprograma

11/09/2002 50 ¢1.850.000,00 Diferente número

244166 Alajuela Upala 216251-000 Upala, de la Terminal de Buses, 100 metros al Este

Con problema de localización. Debe realizarse trámite de des inscripción ante la Procuraduría. Pendiente

¢1.850.000,00 Diferente numero

282239 Terreno Complejo F 138

Actividades Centrales

No Hay Subprograma

11/09/2002 50 ¢7.196.683,50 Diferentes datos

278422 San José Central 154981-001 Barrio Escalante, Avenida 5, Calle 33

Corresponde al Inmueble que era utilizado por la Policía de Control Fiscal


278423 Alajuela Central 074880-001 50 norte de la Catedral de Alajuela

Administración Tributaria de Alajuela


Elaboración propia con base en información suministrada por la Proveeduría Institucional y la obtenida del SIBINET al 30 de abril del 2013

En relación con las propiedades no registradas en SIBINET, el Lic. Sergio Víquez Viquez, Coordinador de la Unidad de Administración de Bienes de la Proveeduría Institucional señaló como posible causa de esto, la necesidad de contar con la escritura pública correspondiente, sin embargo, en muchas ocasiones no se dispone oportunamente de este documento, debido al tiempo que demora su confección en la Procuraduría General de la República y en otros casos a que la información sobre la adquisición, venta o donación del bien inmueble, no llega con la oportunidad requerida o del todo no se informaba a la Proveeduría Institucional por tratarse de bienes que conforme se recibían eran al mismo tiempo donados.

También señaló que existen otros bienes que están en estudio en la Dirección Jurídica del Ministerio relacionados con la liquidación del antiguo Banco Anglo Costarricense y otros por juicios del Estado, que no figuran dentro de la información que lleva la Proveeduría Institucional.

Al respecto, las normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) señala en el numeral 4.3.1, lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución. / Deben considerarse al menos los siguientes asuntos: // c. El control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos.”

Asimismo, en el punto 4.4.1 de las normas citadas, se indica: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente”…”




Por otra parte, el Decreto N°33208 Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda, asigna a la Proveeduría Institucional las siguientes funciones relacionadas con los bienes inmuebles:

“6.40) Ejercer control y darle el debido seguimiento actualizado a través de un inventario permanente a todos los bienes del Ministerio, según la reglamentación y manuales técnicos que se dicten sobre el particular. //6.44) Mantener actualizados los valores de los bienes patrimoniales del Ministerio. // 6.46) Llevar un control de inventarios permanentes de todos los bienes institucionales y remitir los informes necesarios a las entidades competentes. / 6.47) Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles o inmuebles.”.

De acuerdo con el estudio, se evidencia que la Proveeduría Institucional ha realizado esfuerzos para cumplir con estas funciones y así mejorar la información sobre las propiedades del Ministerio Hacienda registradas en SIBINET, no obstante, por la razones indicadas, este proceso es afectada por factores externos a ella, lo que no le ha permitido mantener en todo momento un inventario actualizado sobre todos los bienes inmuebles propiedad del Ministerio, afectando la oportunidad y confiabilidad de la información registrada para la toma de decisiones sobre este concepto.

2.1.2. Sobre el valor de los bienes

Por otra parte, tampoco se identificó que la Proveeduría Institucional haya efectuado actualizaciones del valor de los bienes inmuebles, ya que en el sistema SIBINET existen propiedades que se registraron desde 1997, 2001 y 2002, sin que a la fecha se haya realizado actualización alguna de su costo, tal como se establece en el Decreto N°33208 Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda funciones de la Proveeduría Institucional indica en el 6.44) Mantener actualizados los valores de los bienes patrimoniales del Ministerio de Hacienda, por cuanto según lo señalado por el Coordinador de la Unidad de Administración Registro de Bienes, el registro de los bienes se realiza con el costo y la información que sea suministrada al respecto, sin que se realice acción adicional o exista un procedimiento para su actualización.

Las condiciones encontradas, tanto la referente a las diferencias que se presentan entre los registros que lleva la Proveeduría Institucional y el SIBINET, así como la desactualización de los valores de los bienes inmuebles, no permiten contar con información confiable y oportuna sobre los bienes inmuebles de su propiedad.

Al respecto, las normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), en el punto 4.3.1 Regulaciones para la administración de activos, establece lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución. Deben considerarse al menos los siguientes asuntos: / a. La programación de las necesidades de determinados activos, tanto para efectos de coordinación con las instancias usuarias, como para la previsión de sustituciones, reparaciones y otros eventos. / b. La asignación de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos, incluyendo la definición de los deberes, las funciones y las líneas de autoridad y responsabilidad pertinentes. / c. El control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos. / d. El control de los activos asignados a dependencias desconcentradas o descentralizadas. / e. El cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos, tales como inscripción, placas y distintivos. / f. Los convenios interinstitucionales para préstamo de activos, así como su justificación y autorización, las cuales deben constar por escrito. / g. El tratamiento de activos obsoletos, en desuso o que requieran reparaciones costosas.”




En la comunicación de resultados, el Lic. Francisco Fonseca Montero, Director Administrativo y Financiero, manifestó estar de acuerdo con el resultado expuesto, considerando importante; se emita una recomendación al señor Ministro, para que se revisen las competencias de la Dirección Jurídica, de manera que algunas de las funciones operativas que actualmente realiza y que pueden ubicarse en la esfera de competencia de la Dirección Administrativa y Financiera, sean trasladas a esta última.

Al respecto, es importante indicar que en el Decreto N°32828 se establece lo siguiente: . “Artículo 1º—De la Creación de la Asesoría Jurídica del Ministerio de Hacienda. Créase la Asesoría Jurídica del Ministerio de Hacienda, como la dependencia jurídica que vela porque las actuaciones del Ministerio de Hacienda se ajusten al marco jurídico, garantizando la legalidad, constitucionalidad, eficiencia, eficacia y seguridad jurídica de los actos que se someten a su conocimiento.”, por lo que en nuestra opinión los inconvenientes indicados respecto al inventario de bienes inmuebles y su actualización de valor, podría estar relacionado más con la definición clara y formal de las unidades participantes en el proceso de registro y control, así como la debida coordinación y comunicación de información que debe prevalecer en el trámite relacionado con los bienes inmuebles propiedad de la institución.

2.2. Necesidad de un procedimiento institucional para el registro y control de bienes inmuebles

Los movimientos de bienes inmuebles en el Ministerio de Hacienda, se dan principalmente por el recibo en dación de pago de adeudos tributarios, juicios del Estado y por donación y venta de propiedades, e intervienen en este proceso, el Despacho del señor Ministro, la Dirección Jurídica, la Dirección Administrativa y Financiera y las Direcciones Generales de Tributación, Aduanas y Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

El proceso seguido en el Ministerio para el registro y control de bienes inmuebles, es el siguiente:

Con la adquisición o venta del bien inmueble, se traslada la documentación respectiva a la Dirección Jurídica, para que se realice los trámites correspondientes ante la Procuraduría General de la República, se proceda con la inscripción en el Registro de la Propiedad y se otorgue escritura pública a favor de quien corresponda.

Una vez confeccionada la escritura pública, es recibida por la Dirección Jurídica, la cual envía una copia a las siguientes Dependencias y unidades administrativas: Dirección Administrativa y Financiera, Asesoría Legal, Proveeduría Institucional, Departamento de Servicios y las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y Contabilidad Nacional, para que cada una de ellas realicen las acciones que correspondan de acuerdo con sus competencias.

En la Asesoría Legal se asigna a un abogado para que se proceda a levantar un expediente, que contenga: una copia de la escritura de la propiedad, el estudio registral, la certificación de propiedad del bien y el estado de cuenta de impuestos municipales.

La Proveeduría Institucional procede al registro de la propiedad en el sistema SIBINET y confecciona un expediente con todos los datos e información que se requiere para este registro. Asimismo, emite en forma trimestral y anual una declaración jurada de bienes del Ministerio de Hacienda para la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.




La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa recibe la copia de la escritura, revisa el registro en el SIBINET y si existe alguna situación especial que corregir se lo indica a la Proveeduría Institucional para que se proceda con los ajustes que correspondan.

El Departamento de Servicios, actualiza el control de los bienes a efecto de realizar los servicios de mantenimiento que procedan.

No obstante la importancia que tiene el proceso de registro y control de bienes inmuebles, el cual involucra la participación de diversas unidades y la ejecución de diferentes trámites, según la competencia de cada una de ellas, a la fecha no se cuenta con un procedimiento formal que integre todas las actividades que tienen que ver con el registro y control de bienes inmuebles, y que a su vez establezca los controles, las competencias y responsabilidades de cada una de las unidades que tienen injerencia en este proceso.

La falta de este procedimiento, genera el riesgo de que la Administración no cuente en un momento dado con información confiable y oportuna sobre bienes inmuebles propiedad del Ministerio, producto de debilidades que pueden presentarse en la ejecución de las actividades, en los controles, y en los flujos de información que son necesarios para mantener registros actualizados y por el valor que corresponde.

De lo indicado, se evidencia la necesidad de contar con un procedimiento formal y debidamente divulgado a las partes, que tenga una descripción lógica, clara y detallada de las actividades que deben realizarse para la ejecución del proceso de registro y control de los bienes inmuebles, con indicación clara de quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades, y señalando el o los responsables de estas, así como las relaciones de coordinación y flujo de información.

En relación con lo anterior, el apartado 1.4 de las normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), señala en el inciso c) que es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados: “La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.”

El inciso e) punto 4.2. de las normas citadas, en lo referente a la documentación, señala lo siguiente: “Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

La “Guía de Manuales Administrativos”, emitida por el Área de Modernización del Estado del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, en mayo del 2009, con el objetivo de brindar a las Instituciones Públicas los criterios técnicos generales, necesarios para el diseño, elaboración y actualización de los distintos manuales administrativos que pueden ser útiles en una institución pública, así como establecer uniformidad en la información que contienen, señala en el punto 3: “Manuales de Procedimientos”, que el manual de procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para su ejecución eficiente, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades.

3. CONCLUSIONES

En materia de bienes inmuebles en el Ministerio de Hacienda, intervienen varias Direcciones, recayendo en la Dirección Administrativa y Financiera, específicamente en la Proveeduría Institucional, las funciones




relacionadas con el registro, control, seguimiento y actualización de los valores de las propiedades del Ministerio, para lo cual dicha unidad ha realizado algunas acciones de coordinación para depurar los registros de estos bienes, sin embargo, las medidas adoptadas hasta la fecha no han sido suficientes para mantener un control adecuado del registro de los bienes inmuebles propiedad del Ministerio en SIBINET, según se observa a continuación:

3.1. Se estableció en el presente estudio que la información sobre los bienes inmuebles propiedad del Ministerio de Hacienda no es completa y oportuna, debido a que no todos los movimientos de alta o baja de los mismos se registran en forma oportuna en el SIBINET, y si bien desde hace unos años la Proveeduría Institucional y la Asesoría Legal, han coordinado entre ellas para la depuración de la información relacionada, aún a la fecha existen diferencias en los listados de inventario originadas en daciones o donaciones recibidas o realizadas a terceros cuyos trámites no se han formalizado, por lo que no se encuentran reflejadas en los registros oficiales que lleva el Ministerio sobre estos bienes. Adicionalmente existen otros bienes que están en estudio en la Dirección Jurídica relacionados con la liquidación del antiguo Banco Anglo Costarricense y otros por juicios del Estado, que no figuran dentro de la información que lleva la Proveeduría Institucional. Por otra parte, se determinó que el valor de los bienes inmuebles no han sido objeto de actualización desde su registro a pesar de que han transcurrido varios años, situación que no permite contar con el verdadero valor a la fecha de las propiedades del Ministerio de Hacienda. Ver punto 2.1. de este informe.

3.2. En el Ministerio no se tiene un procedimiento general para el registro y control de los bienes inmuebles, lo que provoca descoordinación entre las unidades administrativas que participan en este proceso, a saber, Proveeduría Institucional, Dirección Jurídica, Asesoría Legal de la Dirección Administrativa y Financiera, entre otras, afectando las labores que sobre este particular, le son encomendadas a cada una de ellas. Ver punto 2.2. de este informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director Administrativo y Financiero

4.1. Girar instrucciones a la Proveeduría Institucional, a fin de que se proceda con lo siguiente:

4.1.1. Continuar con los esfuerzos que se realizan por parte de la Proveeduría Institucional y la Asesoría Legal de la DAF para mantener un registro actualizado y confiable de las propiedades del Ministerio de Hacienda, el cual deberá considerar la coordinación correspondiente con la Dirección Jurídica, en razón de los estudios que realiza esta sobre los bienes inmuebles resultantes del proceso de liquidación del Banco Anglo Costarricense y otras sobre juicios y donaciones recibidas. Ver punto 2.1 de este informe

4.1.2. Realizar las acciones pertinentes para revisar y proceder en lo que corresponda con la actualización de los valores de los bienes patrimoniales del Ministerio de Hacienda, así como al establecimiento de mecanismos de control periódicos que le permitan mantener dichos valores actualizados. Ver punto 2.1 de este informe

4.1.3. Elaborar en coordinación con las unidades que intervienen en el proceso de registro y control de bienes inmuebles del Ministerio de Hacienda, un procedimiento institucional que contenga una descripción lógica y detallada de las actividades que deben realizarse para la ejecución de éste, con indicación clara de quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades, señalando el o los responsables de estas. Dicho procedimiento deberá ser debidamente aprobado y comunicado a las instancias correspondientes. Ver punto 2.2 de este informe.




Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido.

Carlos Adrián Camacho Fallas Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

C. Estudio N°004-2013Archivo




Anexo 1

Detalle de propiedades del Ministerio de Hacienda al 30 de abril del 2013

Patrimonio Provincia Nº de Finca Ubicación Física Estado Actual Construcción Valor

241439 San José 15983F-000San Pedro, 200 metros norte de la entrada principal del Colegio Salesiano Don Bosco


Si posee construcción 11.000.000

282235 San José 15983-F-000San Pedro, 200 metros norte de la entrada principal del Colegio Salesiano Don Bosco

Casa de Habitación en trámite para su venta

Si posee construcción 23.096.244,19

241449 San José 212027-000 Actual parqueo del Edificio Central

Utilizándose. Corresponde al Parqueo anexo del Edificio Central.

Si posee construcción

148.564.496

241464 Alajuela 199384-000 Aguas Zarcas, Barrio La Gloria En trámite de Donación al IDA

No posee construcción 111.814

244166 Alajuela 216251-000 Upala, de la Terminal de Buses, 100 metros al Este

Con problema de localización. Debe realizarse tramite de des inscripción ante la Procuraduría. Pendiente

No posee construcción

1.850.000

241477 Heredia 105686-000Santiago, Urbanización Las Terrazas, de la Empresa Cobeles, 50 metros sur.

Con problema de localización. Debe realizarse trámite de desinscripción ante la Procuraduría. Pendiente


109.209

241481 Heredia 124415-000San Rafael, Urbanización Monte Real, de la Municipalidad 300 metros al este.



1.000.000

241483 Heredia 141807-000 Horquetas



2.100.000

241484 Guanacaste 11600-003 Barrio La Victoria, 50 metros oeste y 100 metros al sur



1.000.000

241486 Guanacaste 14419-B-000 Distrito Mayorga, Quebrada Grande, carretera a la Cruz



1.000.000

241488 Guanacaste 35536-000 Belén, del cruce de Santa Ana, 200 metros sur



1.000.000





241491 Guanacaste 46240-000 Centro, 25 metros sur de Ferretería Sabas

Proceso de desahucio, poseedor no permite realizar avalúo


241498 Puntarenas 13800-B-000Chacarita de Puntarenas, Cabinas Roblemas frente a las instalaciones de la Coca Cola


No posee construcción 3.668.875

282239 Puntarenas 13800-B-001Chacarita de Puntarenas, Cabinas Roblemas frente a las instalaciones de la Coca Cola



241500 Puntarenas 71167-000 Mojón de Esparza, detrás del antiguo Salón Galaxias


No posee construcción 348.340

282240 Puntarenas 71167-000 Mojón de Esparza, detrás del antiguo Salón Galaxias

Casa Tramite para su venta

Si posee construcción 424.096

282242 San José 50510-000 Antiguas Bodegas de Proveeduría Institucional Terreno en Uso Si posee

construcción 39.693.500

241441 San José 50510-001 Antiguas Bodegas de Proveeduría Institucional Terreno en Uso


282243 San José 72845-000 Merced Terreno Edificio DGI Si posee construcción 40.627.500

241442 San José 72845-001 Merced Terreno Edificio DGI Si posee construcción 112.052.123

282244 San José 75523-000 Central Actual Terreno del Edificio Central


241443 San José 75523-000 Central Actual Terreno del Edificio Central


282246 San José 002857-000 Central Antiguo Edificio de Presupuesto Nacional


244012 San José 002857-001 Central Edificio en Tramite de venta


278402 San José 388625-000 Granadilla, del Taller Wabe 700 metros este y 200 norte

Se utiliza como Bodega de Mantenimiento


278404 San José 275602-000 Patarrá, 1 km al este de la Escuela Juan Monge Guillén En trámite para su venta Si posee


278405 Alajuela 20878-000 Boca Tapada



258.103.888

278415 Guanacaste 36730-000Santa Lucía de Porosal, carretera al puente la amistad, km 18. Del Bar El Burrito 2 km al este

En trámite de ventaNo posee construcción 4.257.814

278416 Guanacaste 48392-000Las Juntas de Abangares, del puente Caballo Blanco 230 metros este

En trámite de ventaNo posee construcción 10.205.552

278418 Guanacaste 57883-000Cañas dulces de Liberia, 1200 metros llegando al Bar Las Albardas

En trámite de ventaSi posee construcción 11.707.151

278421 Limón 22649-000 Roxana En trámite de venta No posee construcción 49.023.448

278424 San José 415574-000

De la Cruz Roja, 50 norte, 300 oeste y 300 sur, segunda entrada de los Condominios Cerros de Escazú

En trámite de venta


40.000.000





278425 San José 089047-B-000 Control de Activos

Corresponde al Inmueble utilizado por Control de Activos


282250 San José 154981-000 Barrio Escalante, Avenida 5, Calle 33

Corresponde al Inmueble utilizado por Policía de Control Fiscal


278422 San José 154981-001 Barrio Escalante, Avenida 5, Calle 33

Corresponde al Inmueble utilizado por Policía de Control Fiscal


282251 Alajuela 074880-000 50 norte de la Catedral de Alajuela Administración Tributaria de Alajuela


278423 Alajuela 074880-001 50 norte de la Catedral de Alajuela Administración Tributaria de Alajuela


206004357 San José 601642-000 Calle Blancos Bodegas de Antiguo Banco Nacional

Si posee construcción 4.268.965.300

206010290 Limón 028268-000

Rancho Redondo, aproximadamente 500 metros este y 3.5 km al sur del puente sobre el Río Costa Rica, ubicado sobre la carretera principal que une el Parque Braulio Carrillo con Pococí.



75.552.445,50

206010291 Limón 028290-000




27.232.035,30

206010293 Limón 032501-000




33.000.277,20

206010296 Limón 043627-000




40.294.545,20

206010295 Limón 043626-000




35.254.161,00

206010294 Limón 043628-000




86.757.264,50





206010292 Limón 036524-000




47.574.161,40

S/P Cartago 189231-000 Antiguo Sanatorio Durán instalaciones del INTA En trámite de venta No posee


206010287 Puntarenas 0060719-000 Puerto Cortés, contiguo al Edificio de Correos de Costa Rica En trámite de venta


206010288 Puntarenas 041483-000De la esquina noreste de la Iglesia Católica 300 metros norte y 150 metros este


S/P Cartago 086039-000

San Rafael, La Chinchilla, de la intersección de la carretera San Rafael, Volcán Irazú, aproximadamente 700 metros al norte



737.316.200

S/P Puntarenas 040877-000Finca Coto 47, contiguo instalaciones del taller mecánico de Palma Tica


206010284 San José 437831-000 Residencial Parque Valle del Sol, Casa Nº 59, Pozos de Santa Ana En trámite de venta

No posee construcción 567.719.950,00

206010285 San José 406376-000 Tirrases, Urbanización Berroiba En trámite de venta No posee construcción 8.775.450

206010286 Puntarenas 059977-000 Contiguo a los Tribunales de Justicia En trámite de venta


206010289 Cartago 072507-000 San Nicolás de Cartago En trámite de venta No posee construcción 136.038.100,00

S/P Puntarenas 163811-000 Puesto de Control El Brujo En trámite de venta Si posee construcción 10.000

282247 Limón S/N Aduana Limón En uso No pudo ser consultada 30.000.000

282248 Limón S/N Administración Tributaria En uso No pudo ser consultada 30.000.000

258748 Limón S/N Aduana Limón (Planta Baja) En uso No pudo ser consultada 25.022.528

258749 Limón S/N Administración Tributaria (Planta Alta) En uso

No pudo ser consultada 25.022.528

206006356 San José 117432-000 Distrito Hospital Terreno para construir varios edificios


Fuente: Información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera al 30 de abril del 2013



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· Web viewNos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-015-2013, sobre la Evaluación de los Controles sobre los bienes inmuebles del Ministerio de Hacienda, en el cual se