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GESTIÓN DE CONTRATACIONCODIGO:PA-GCO-PR-01
FECHA:15-05-2019
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 1 de 26
1. OBJETIVO:
Establecer y desarrollar las actividades necesarias para seleccionar personal contratista de la ESE IMSALUD mediante el cumplimiento de los requerimientos de Gerencia y de los perfiles necesarios con el fin de incorporar personal competente, capacitado y potencialmente calificado para la ejecución de actividades específicas.
2. ALCANCE:
Inicia desde la identificación de la necesidad del personal hasta la liquidación de la orden de prestación de servicios.
3. DEFINICIONES:
Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): es un documento garante de la existencia de dinero disponible para solventar las obligaciones dinerarias y el pago del contrato que resulte del proceso de selección; el CDP debe expedirse con base en la cifra o valor obtenido en el estudio de necesidad requerida por la entidad.
Concepto juridico: es una emision conceptual de aspecto juridico, que da el abogado encargado de la contratacion al Gerente de la entidad, el cual le informa y le sustenta si la Orden de Prestacion de Servicios y/o Contrato, se ajusta o no a la ley.
Contratista: persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que participa de manera independiente o bajo las figuras de alianza estratégica permitidas por la ley, para presentar una oferta o suscribir un contrato con la entidad con el fin de suministrar servicios.
Contrato: acuerdo por el cual una persona natural y/o jurídico (servidor) se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica (contratante), sin dependencia o subordinación a cambio de unos honorarios.
Formato de actividades: es un formato en donde el contratista registra por escrito todos sus servicios prestados durante el periodo contratado.
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 2 de 26
Registro presupuestal: todo compromiso debe contar con registro presupuestal el cual determina o indica claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar, para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningun otro fin. El resgistro presupuestal se realiza en el sistema y se efectúa una vez se determine para quien será el compromiso, valor y duración. Afectando en forma definitiva una apropiación presupuestal.
Supervisor: persona que se encarga de supervisar un trabajo o una actividad realizados por otra persona.
4. GENERALIDADES:
Para llevar a cabo la contratación por orden de prestación de servicios es necesario que los subgerentes y jefes de oficina expidan estudio previos de oportunidad y conveniencia para la contratacion de prestacion de servicios en el cual conste que dentro de la empresa no existe personal suficiente de planta que pueda suplir éstas actividades.
La incorporación de los contratistas por prestación de servicios se realizará mediante una necesidad requerida por la entidad respetando los principios de transparencia, eficacia y eficiencia contemplados en la normatividad vigente.
Es necesario que para la formalización de la orden de prestación de servicios, el contratista entregue toda la documentación exigida por norma y politicas de la entidad, lo cual es responsabilidad de Juridica expedir formato de cumplimiento de estos requisitos una vez se cumpla con todo lo requerido.
La socialización de los procedimientos del objeto contractual se entiende como la transmisión de conocimientos de carácter global sobre la ESE IMSALUD y la ambientación inicial del entorno organizacional que comprende la recepción del nuevo contratista en el área que desarrollará sus actividades, la presentación del portafolio de servicios de la empresa, estructura organizacional, misión, visión, políticas y objetivos, culminando con un recorrido por sus instalaciones y haciendo la presentación formal al supervisor de la orden de prestación de servicios.
La elaboración de los informes de contratistas es un procedimiento con el fin de cumplir los requerimientos de los entes de control como son: contralorías, personería, procuraduría, Instituto Departamental de Salud y las diferentes oficinas de la entidad, que requieren información de la contratación por prestación de servicios.
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PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 3 de 26
Todo documento de contratacion que se entrege de una oficina a otra debe ser radicado para evitar la perdida de un documento.
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
5.1 ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIOS PARA LA CONTRATACION PRESTACIÓN DE SERVICIO.
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1 Elaborar el proyecto de estudio previo para la contratación de prestación de servicio.
Jefe de la oficina o dependencia de donde se genera
la necesidad
Formato de estudio previos
PA-GCO-PR-01-F-01
2Revisar y firmar el estudio previo de la contratación de prestación de servicios de acuerdo al requerimiento solicitado.
Jefe de Oficina o dependencia de donde se genera
la necesidad
V°B° GerenciaV°B° Asesor
Juridico
Formato de estudio previos
PA-GCO-PR-01-F-01
3Entregar a contratación el estudio previo de la contratación de prestación de servicios.
Jefe de Oficina o dependencia de donde se genera
la necesidad
V°B° GerenciaV°B° Asesor
Juridico
Formato de estudio previos
PA-GCO-PR-01-F-01
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5.2 CONTRATACIÓN No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1
Recepcionar por parte de la Gerencia y/o jefe de oficina el estudio previo para la contratación de prestación de servicios que se requiere durante la vigencia.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato de estudio previos
PA-GCO-PR-01-F-01
2
Recepcionar y digitalizar por parte de la oficina de sistemas el estudio previo para la contratación de prestación de servicios que se requiere durante la vigencia.
Apoyo profesional a la gestion SIA
Observa y SECOP
Formato de estudio previos
PA-GCO-PR-01-F-01
3
Proyectar y entregar a Gerencia la solicitud de disponibilidad presupuestal del personal a contratar para la firma del gerente.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Comunicacion interna
PA-DOC-PR-02-F-04
4
Entregar a la oficina de presupuesto la disponibilidad presupuestal firmado por el gerente.
Nota: se debe entregar copia con recibido de Presupuesto al apoyo profesional de contratación para su archivo.
Asistente de gerencia
Comunicacion interna
PA-DOC-PR-02-F-04
5
Expedir comunicación interna de solicitud el certificado de disponibilidad presupuestal y entregar al Apoyo Profesional de Contratación.
Oficina de presupuesto
Certificados de disponibilidad presupuestal
6Seleccionar el contratista analizando la concordancia entre la propuesta y los estudios previos.
Gerencia
Propuesta del contratista
Formato de estudio previos
PA-GCO-PR-01-F-01
7 Revisar requisitos mínimos de contratación al personal seleccionado
Juridica Lista de chequeo requisitos
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
por parte de gerencia para contratar, diligenciando el formato establecido.
contrataciónPA-GCO-PR-01-
F-02
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
8
Socializar los procedimientos del objeto contractual. Ver Ítem 5.3 Socialización de los procedimientos del objeto contractual
Apoyo a la socialización y
apoyo a supervisores de
contrato
9Elaborar la minuta en el software Visual TNS - modulo contratos al personal seleccionado por gerencia.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
MinutaPA-GCO-PR-01-
F-03
11Enviar a la oficina de Jurídica la minuta y sus respectivos soportes para la elaboración del concepto jurídico.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
MinutaPA-GCO-PR-01-
F-03Soportes
respectivos
11Elaborar y firmar concepto jurídico de la minuta y entrega a gerencia para la firma del gerente.
Asesor juridico externo
Concepto jurídico
12Firmar la minuta de la orden de prestación de servicios y entrega al apoyo de contratación.
GerenteMinuta
PA-GCO-PR-01-F-03
13Realizar afiliación a la ARL del contratista seleccionado.
Apoyo aSG-SST
Afiliación ARL
14
Enviar la minuta de la orden de prestación de servicios a la Oficina de Presupuesto para la expedición del registro presupuestal.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
MinutaPA-GCO-PR-01-
F-03
15
Expedir, firmar y entregar el registro presupuestal del contrato de prestación de servicios al apoyo profesional a los procesos de contratación
Oficina de presupuesto
Registro presupuestal
16
Proyectar formato de nombramiento del supervisor que realiza el estudio previo por la Gerencia quien realizará la interventoría a las actividades de los contratistas seleccionados.
Apoyo profesional de juridica
Nombramiento del supervisor
PA-GCO-PR-01-F-04
17 Radicar en la oficina de gerencia formato Apoyo profesional Nombramiento
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
nombramiento del supervisor para la firma del gerente.
de juridicadel supervisor
PA-GCO-PR-01-F-04
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
18Firmar y entregar el formato de nombramiento del supervisor.
Gerencia
Nombramiento del supervisor
PA-GCO-PR-01-F-04
20Proyectar acta de inicio de la orden de prestación de servicios.
Apoyo profesional de juridica
Acta de inicioPA-GCO-PR-01-
F-05
21
Firmar el acta de inicio entre el supervisor de contrato y contratista.
Nota: Solo se puede firmar cuando se cuente con el registro presupuestal.
Supervisorcontratista
Acta de inicioPA-GCO-PR-01-
F-05
22Entregar el acta de inicio al apoyo profesional a los procesos de contratación.
Supervisor del contrato
Acta de inicioPA-GCO-PR-01-
F-05
23
Remitir los documentos del contrato de prestación de servicios para la realización de los procedimientos SIA OBSERVA Y SECOP una vez finalizado el perfeccionamiento del contrato.
Apoyo profesional a los Procesos de
ContrataciónLibro radicado
24
Realizar el respectivo procedimiento de SIA OBSERVA Y SECOP.
Nota: Se tendrán mínimo 3 días calendarios posteriores a la fecha de inicio de ejecución del contrato para montar a la página web.
Profesional Universitario de
Informatica
Apoyo profesional SIA OBSERVA Y
SECOP
Plataforma SIA Observa
Plataforma SECOP
25Entregar contrato original relacionado en la Oficina de Archivo para su respectivo procedimiento de custodia.
Apoyo profesional SIA OBSERVA Y
SECOPLibro radicado
26
Realizar seguimiento y control de la ejecucion del contrato durante el periodo de ejecucion hasta la liquidacion del mismo.
Supervisor del contrato
27 Revisar requisitos para el pago parcial o total del contrato. Ver item 5.4 Tramite
Supervisor del contrato
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTROde cuentas de cobro de contratos de prestacion de servicio
28
Proyectar acta de liquidacion del contrato previa verificacion del cumplimiento cabal del objeto contractural que se suscribio.
Nota 1. Liquidación unilateral del contrato, dentro de los cuatro (4) meses siguientes cuando presente una de las siguientes situaciones: Que el contratista no se haya
presentado al tramite de liquidacion por mutuo acuerdo, a pesar de haber sido convocado o notificado.
Si las partes intentan liquidar el contrato de común acuerdo, pero no llegan a tal fin.
Supervisor del contrato
Acta de liquidación
PA-GCO-PR-01-F-06
29Firmar acta de liquidacion entre el contratista, supervisor de contrato y Gerente.
Supervisor del contrato
Contratista
Gerente
Acta de liquidación
PA-GCO-PR-01-F-06
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5.3 SOCIALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DEL OBJETO CONTRACTUAL
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1Recibir la hoja de vida del contratista a ingresar.
Apoyo a la socialización
Hojas de vida
2
Citar al contratista a ingresar mediante llamada telefónica para realizar la socialización de procedimientos del objeto contractual en la Entidad.
Apoyo a la socialización
Llamada telefónica
3
Socializar al contratista a ingresar el video institucional en el cual se da a conocer Direccionamiento estratégico, políticas de calidad, normas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), el código de integridad y demás temas de las diferentes dependencias.
Apoyo a la socialización
Video institucional
4
Responder encuesta de los temas generales vistos en la socialización de procedimientos del objeto contractual en la Entidad y firmar listado de asistencia.
contratista a Ingresar
Formato listado de socialización
contratistasPA-GCO-PR-01-
F-07
5Firmar formato de socialización de procedimientos del objeto contractual realizado al contratista a ingresar.
Apoyo a la socialización
Formato de socialización contratistas
PA-GCO-PR-01-F-08
6
Entregar formato de socialización de procedimientos del objeto contractual al contratista a ingresar para realizar socialización en las diferentes dependencias.
Apoyo a la socialización
Formato de socialización contratistas
PA-GCO-PR-01-F-08
7 Brindar socialización de procedimientos del objeto contractual en las diferentes dependencias diligenciando el formato designado.
Persona designada para
realizar la socialización en cada una de las
Formato de socialización contratistas
PA-GCO-PR-01-F-08
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTROdependencias
8
Realizar socialización de procedimientos del objeto contractual de las actividades a realizar.
Nota: El supervisor o persona designada brindarán la socialización de procedimientos del objeto contractual de las actividades a realizar Ver procedimiento 5.4 Socialización, re-socialización y/o entrenamiento especifico para los contratistas en las actividades a realizar
Supervisor del contrato y/o
persona designada por el supervisor para
realizar la socialización
Formato de socialización contratistas
PA-GCO-PR-01-F-08
9
Entregar formato de socialización al encargado, una vez termina el proceso de socialización de procedimientos del objeto contractual.
contratista a Ingresar
Formato de socialización contratistas
PA-GCO-PR-01-F-08
10Archivar formato de socialización de procedimientos del objeto contractual y formato de asistencia.
Apoyo a la socialización
Legajo
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5.4 SOCIALIZACIÓN, RE-SOCIALIZACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO ESPECIFICO PARA LOS CONTRATISTAS EN LAS ACTIVIDADES A REALIZAR
N° ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1
Socializar y entregar al contratista los procedimientos de las actividades que va a desempeñar, políticas de operación de la oficina y plan de acción, explicando:
- Procedimientos- Formatos- Software si lo posee- Informes a entregar, etc.
Supervisor del contrato y/o
persona designada
Procedimientos
Políticas de operación
Plan de acción
Formatos
2Proyectar, firmar y archivar acta de socialización, re-socialización y/o entrenamiento.
Supervisor del contrato y/o
persona designada
Acta
3Realizar acompañamiento y asesoría de las actividades a realizar durante el tiempo que se requiera.
Supervisor del contrato y/o
persona designada
Formato de acompañamiento y asesoría de las
actividades
4Archivar formato de acompañamiento y asesoría de las actividades.
Supervisor del contrato y/o
persona designada
Legajo
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5.5 TRAMITE DE CUENTAS DE COBRO DE CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIO
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1
Recepcionar las cuentas de cobro de las ordenes de prestacion de servicio, los cinco (5) primeros dias habiles de cada mes del contratistas asignados.
Nota 1: Si es por primera vez se solicita copia contrato completo y contrario registro presupuestal y finalizando el contrato acta de liquidacion.
Nota 2.: Original para Oficina Presupuesto y Contabilidad, copia para Archivo Central y escaneo para cada supervisor del contrato.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Cuenta de cobro con todos los
soportes
2
Revisar que el formato de certificado de seguimiento al contrato de orden de prestación de servicios este correctamente diligenciado.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Certificado de seguimiento al
contrato de OPSPA-GCO-PR-01-
F-09
3
Verificar los pagos de salud, pensión y ARL en las Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
Nota: solicitar la clave y contraseña de los pagos en linea al contratista.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Planilla Salud, Pensión y ARL
según las páginas web
correspondiente.
4
Verificar que la cuantia de las estampillas correspondan al valor de los honorarios cobrados por los contratistas.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Estampillas original y copia
5 Verificación el cumplimiento de las actividades desempeñadas por el contratista.
Supervisor del contrato
Informe de ejecución de actividades
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Nota: Si la cuenta de cobro cumple con los requisitos exigidos continuar con el item 7.
6Devolver a los contratistas las cuentas de cobro que no cumplen con los requisitos anteriormente exigidos.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Observacion de error en la cuenta
de cobro
7Realizar el acta de pago a las cuentas de cobro que cumple con los requisitos exigidos.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Acta de PagoPA-GCO-PR-01-
F-10
8
Firmar el acta de pago, certificado de seguimiento de orden de prestación de servicio y informe de ejecución de actividades de la cuenta de cobro si se requiere.
Supervisor del contrato
Certificado de seguimiento al
contrato de OPSPA-GCO-PR-01-
F-09Informe de
ejecución de actividades
Acta de PagoPA-GCO-PR-01-
F-10
9
Diligenciar en el libro radicador, las cuentas de cobro que cumplen con los requisitos para ser entregadas a la Oficina Presupuesto y Contabilidad y Archivo Central.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Relacion en el Libro radicador
10
Radicar las cuentas de cobro a la Oficina Presupuesto y Contabilidad y Archivo Central para su tramite correspondiente.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Relacion en el Libro radicador
11Escaneode las cuentas de cobro de los contratos de prestacion de servicio.
Apoyo asignado por el supervisor
del contratoArchivo PDF
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PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 15 de 26
5.6 INFORME DE CONTRATACIÓN A CONTRALORÍA GENERAL
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1
Incluir los datos pertinentes a cada OPS: Número OPS Fuente del recurso Objeto Clase Valor de la OPS Nombre del contratista Documento de Identidad Número de disponibilidad Fecha de disponibilidad Valor de disponibilidad Fecha firma Formato de contratación Fecha registro presupuestal Número registro presupuestal Rubro Valor registro presupuestal Fecha aprobación garantia unica Fecha de inicio Plazo del contrato Fecha de adición Plazo de adición Valor adición Valor pago efectuado Fecha de terminación Fecha acta de liquidación
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Sofware TNS de contratación
2Proyectar oficio al ente de control del informe de la contratación del periodo solicitado.
Apoyo profesional a los Procesos de
ContrataciónOficio
3 Dar V°B° al oficio del ente de control del informe de la contratación del periodo
Gerencia Oficio V°B°
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No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTROsolicitado.
4Enviar informe al Ente de control Pertinente
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Oficio
Informe decontratación a
contraloría general
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5.7 INFORME DE ANTICORRUPCION ENVIADO A PLANEACION Y SISTEMAS
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1
Generar la siguiente informacion en el sofware TNS de Contratacion:
Objeto contractual Total de contratista Valor mensual Telefono Corporativo
Apoyo profesional a los Procesos de
ContrataciónSofware TNS
2Enviar información proporcionada del sofware TNS de contratación a la Oficina de Planeación y Sistemas.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Soporte de correo
institucional
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5.8 INFORME DE CONTRATACIÓN A LA PROCURADURÍA
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1
Generar la siguiente informacion en el sofware TNS de Contratacion N° de OPS Nombres y apellidos Documento de identidad Objeto de la OPS Valor total de la OPS Fecha de Inicio de la OPS N° certificado de disponibilidad Fecha de disponibilidad Valor de disponibilidad N° de registro presupuestal Fecha de registro presupuestal Valor de registro presupuestal Nombre del rubro
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Sofware TNS de contratación
2
Entregar a la oficina de subgerencia administrativa y financiera la información generada del sofware TNS de Contratacion.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
V°B° en el documento
generado por Sofware TNS de
contratacion
3Archivar el documento recibido del informe de contratación a la Procuraduría.
Apoyo profesional a los Procesos de
ContrataciónLegajo
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5.9 INFORME DE CONTRATACIÓN SIHO DECRETO 2193
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1
Generar la siguiente informacion trimestral en el sofware TNS de Contratacion Objeto del contrato Rubro presupuestal Suma de valor total del contrato Cantidad de contratos por objeto
contractual
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Sofware TNS de contratación
2
Solicitar los formatos a las diferentes oficinas que realizan contratacion de prestacion de servicios los rubros correspondientes a la contratacion realizada por el trimestre.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Informe 2193 de la contratacion
trimestralPA-GCO-PR-01-
F-11
3
Recibir de las diferentes oficinas que realizan contratacion de prestacion de servicios los rubros correspondientes de la contratacion realizada por el trimestre en el trimestre establecido
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Informe 2193 de la contratacion
trimestralPA-GCO-PR-01-
F-11
4
Revisar que en la columna NOMBRE se encuentren todos los contratista que prestaron sus servicios para esa vigencia, cada nombre debe coincidir con el objeto contratal.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS
5
Revisar que en la columna OBJETO CONTRACTUALES se encuentren todos los objetos aprobados por el asesor juridico.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS
6Indicar en la columna NUMERO DE HORAS del contratista según su actividad contratada.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS
7Indicar en la columna TIPO si es de Apoyo o Operativo según su actividad contratada.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS8 Indicar en la columna PERFIL Apoyo profesional Formato excel
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 20 de 26
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTROOCUPACIONAL el según su actividad contratada.
a los Procesos de Contratación
establecido por IDS
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 21 de 26
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
9Indicar en la columna VALOR TOTAL DE LOS CONTRATO de cada objeto contractual.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS
10Indicar en la columna COSTO PROMEDIO de cada objeto contractual.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS
11TOTALIZAR toda las columnas de objetos contractuales, valor total de los contratos y costo promedio.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS
12
Verificar los compromisos del mes con lo reportado por la oficina de presupuesto y contabilidad de la contratacion trimestral con los siguentes rubros de servicios indirectos: 21102201 Personal medico paramedico y demas, 21102201 Personal medico paramedico y demas, 21110203 Personal de aseo, 21110204 Personal de Vigialncia.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato de ejecución de
gastos
13Verificar que coincidan el informe 2193 y el formato de ejecución de gastos.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido por
IDS
14
Presentar el informe 2193 a la pagina web SIHO del Ministerio de Salud y Proteccion Social.
Nota: si existen novedades se ajustaran según lo indicado por oficina de subgerencia administrativa y financiera.
Apoyo profesional a los Procesos de
ContrataciónPag. Web SIHO
15Generar reporte de la pagina web en excel del informe 2193.
Apoyo profesional a los Procesos de
ContrataciónPag. Web SIHO
16Imprimir reporte generado en la pagina web del informe 2193.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Informe de la Pag. Web SIHO
17Imprimir anexo informe trimestre para el periodo actual
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Formato excel establecido cod
azul18 Imprimir anexo el informe de la relacion Apoyo profesional Formato excel
GESTIÓN DE CONTRATACIONCODIGO:PA-GCO-PR-01
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 22 de 26
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTROde recurso humano contratato prestacion de servicios de la vigencia actual
a los Procesos de Contratación
establecido por IDS
19Enviar a gerencia el infome 2193 con sus respectivos anexos para la firma de la gerente
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Infome 2193 y anexos
20Firmar el informe 2193 con sus respectivos anexos.
GerenteInfome 2193 y
anexos
21Entregar al Instituto Departamental de Salud - IDS el informe 2193 con sus anexos.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contratación
Infome 2193 y anexos
22Archivar recibido del informe 2193 con sus anexos.
Apoyo profesional a los Procesos de
Contrataciónlegajo
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 23 de 26
5.10 VERIFICACIÓN E IDONEIDAD DE LOS CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1Realizar consolidado en Excel con los nombres y estudios realizados por parte del contratista según hoja de vida.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Consolidado verificación de
títulos de contratistas
PA-GCO-PR-01-F-13
2
Elaborar oficios para las diferentes entidades educativas adjuntando consolidado de los contratistas y solicitando verificacion de estudios.
Apoyo asignado por el supervisor
del contratoOficio
3Remitir oficio para las diferentes entidades educativas a los supervisores de contrato para la respectiva revisión y firma.
Apoyo asignado por el supervisor
del contratoOficio
4Revisar y firmar oficio para la diferentes entidades educativas.
Supervisor de contrato
Oficio
5
Enviar oficio a las diferentes entidades educativas, adjuntando consolidado del personal solicitando la verificación de estudios.
Apoyo asignado por el supervisor
del contratoOficio
6
Recepcionar las respuestas de las diferentes entidades educativas sobre la verificación de estudios realizados por parte del contratista.
Apoyo asignado por el supervisor
del contratoOficio
7
Diligenciar formato de verificación de los estudios con los datos proporcionados por las entidades educativas.
Nota: Si la entidad educativa expresará que es un título falso se inicia el respectivo proceso legal ante los entes de control correspondientes.
Apoyo asignado por el supervisor
del contrato
Formato verificación de
títulosPA-GCO-PR-
01-F-14
8 Actualizar consolidado en Excel Apoyo asignado Consolidado
GESTIÓN DE CONTRATACIONCODIGO:PA-GCO-PR-01
FECHA:15-05-2019
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 24 de 26
No. ACCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
registrando los estudios que se verificaron. por el supervisor del contrato
verificación de títulos de
contratistasPA-GCO-PR-
01-F-13
9
Archivar en la respetiva carpeta de contratista dicha verificación otorgada por la institución educativa con el respetivo formato de verificación de títulos.
Apoyo asignado por el supervisor
del contratoLegajo
GESTIÓN DE CONTRATACIONCODIGO:PA-GCO-PR-01
FECHA:15-05-2019
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 25 de 26
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Constitución Política de Colombia Decreto 19 de 2012 Decreto 2555 de 2010 Ley 100 de 1993 Ley 1114 de 2006 Ley 1150 de 2007 Artículos 13, 14, 15 y 18. Ley 1469 de 2011 Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) Ley 432 de 1998 Ley 734 de 2002 Ley 797 de 2003, Artículo 3°, Ley 80 de 1993 Artículos 8 y 9. Ordenanza N° 0029 del 10 de Diciembre del 2007. Resolución orgánica N°008 del 30 de octubre del 2015 Acuerdo N° 040 del 27 de Agosto del 2012
7. RELACION DE FORMATOS Y ANEXOS
Formato de estudios previos de oportunidad y conveniencia PA-GCO-PR-01-F-01 Lista de chequeo requisitos contratación PA-GCO-PR-01-F-02 Minuta PA-GCO-PR-01-F-03 Nombramiento del supervisor PA-GCO-PR-01-F-04 Acta de inicio PA-GCO-PR-01-F-05 Acta de liquidación PA-GCO-PR-01-F-06 Formato listado de socialización contratistas PA-GCO-PR-01-F-07 Formato de socialización contratistas PA-GCO-PR-01-F-08 Certificado de seguimiento al contrato de OPS PA-GCO-PR-01-F-09 Acta de Pago PA-GCO-PR-01-F-10 Informe 2193 de la contratacion trimestral PA-GCO-PR-01-F-11 PA-GCO-PR-01-F-12 Consolidado verificación de títulos de contratistas PA-GCO-PR-01-F-13 Formato verificación de títulos PA-GCO-PR-01-F-14 Comunicacion interna Certificados de disponibilidad presupuestal Propuesta del contratista Concepto jurídico Afiliación ARL Registro presupuestal
GESTIÓN DE CONTRATACIONCODIGO:PA-GCO-PR-01
FECHA:15-05-2019
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE ORDEN DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOSVERSION: 01 Página 26 de 26
Planilla Salud, Pensión y ARL Estampillas Oficio
8. HISTORIAL DE CONTROL DE CAMBIOS:
VERSION MOTIVO FECHA
01Elaboracion del procedimiento
por primera vez15-05-2019
02 03
Elaboró Revisó AprobóNombre: Jhon Harvey Gomez ArenasCargo: Apoyo profesional a los Procesos de Contratación
Katherine Calabró GalvisGerente
Katherine Calabró GalvisGerente