WorkBook - Sistema de gestión de proyectos

Project management made easy

© Officesystem, 2008

Distribuidores en Españawww.cynertia.es

El Sistema Empresarial completo para la industria de los Servicios Profesionales




• Compañía establecida en 2000

• 28 empleados en Copenhagen

• 300+ clientes usando WorkBook

• 7500+ personas usando WorkBook

• Puntado ”AAA” por Dun & Bradstreet

• 72% cuota de mercado en Dinamarca (Publicidad)

• Clientes en Dinamarca, Noruega, Suecia, Reino Unido, Holanda, Canada y EEUU.

• Socios en Denmark, España, Alemania, Polonia, Holanda, Bélgica, Paises Bálticos, Sudáfrica, Singapur & Norte América

Central en Copenhagen

Clientes

Socios

Sobre Nosotros




+ 250 other happy customers

Algunas referencias internacionales




“Puedo recomendar claramente WorkBook a otras empresas."Grey Worldwide Norway

“Hemos sido capaces de reducir nuestras operaciones administrativas en un 50% desde que adoptamos el sistema...”AdPeople/Enfatico

"WorkBook está un paso por delante de su competencia.”PeopleGroup

“WorkBook es todavía un gran éxito y nos ha aportado especialmente muchas transparencia en relación al uso del dinero y de los recursos.”Republica

“WorkBook nos proporciona una visión clara del negocio en el día a día que es muy valiosa para nosotros.”GCI Mannov

“El sistema está a prueba del futuro.“Euro RSCG

Recomendaciones




WorkBookWorkBook

CRMCRM GESTIÓN DE PROYECTOS Y RECURSOS

GESTIÓN DE PROYECTOS Y RECURSOS

FINANZAS

A alto nivel




Gestión del flujo de ventas in WorkBook� Registro simple de posibles clientes y proyectos� Seguimiento sencillo del estado de las oportunidades� Transformación automática de una oportunidad en un cliente

Énfasis en la gestión� Resumen del avance de las oportunidades� Si el flujo no es suficiente, puede reaccionar a tiempo� Usando el resúmen se facilita priorizar aquellas oportunidades que son rentables frente aquellas que no valen la pena el esfuerzo

CRM (Gestión de relaciones con clientes)




PROJECT- & RESOURCE MANAGEMENT

Gestión de proyectos y trabajos en Workbook� Entrada simple de nuevos proyectos y trabajos� Para cada trabajo creado, se dan de alta:

� Asignaciones de recursos y calendario de actividades� Presupuestos� Órdenes de compra� Gastos y contrataciones� Facturación y gestión documental

� Registro de dedicaciones desde Web e iPhone� Registro de gastos y desplazamientos

Énfasis en la gestión� Resumenes disponibles de:

� Proyectos y trabajos en curso� Presupuestos aprobados y descartados� Compras externas planificadas� Gastos de cada trabajo� Capacidad de los recursos y asignaciones

� Asegura que las facturas se realizan de manera eficiente y con los conceptos y cantidades correctos � Las compras son aprobadas por el empleado correcto

PROJECT- AND RESOURCE MANAGEMENT




Finanzas en WorkBook� Registro simple de facturas de proveedores, con workflow de aprobación de PDF� Publicación “automática” de cambios en el proyecto (facturas al cliente, facturas de proveedores, entradas de dedicación, etc.)� Integración con el banco� Gestión de recordatorios de facturas impagadas� Conciliación bancaria� 50+ informes de gestión disponibles� 18 dimensiones estándard + 10 dimensiones definibles� WIP (Work In Process)� Listas de comprobación integradas para contables � Se puede integrar con Microsoft NAV o AX

Management focus:� Un único sistema � Reducción de costes IT� Menos tiempo desperdiciado cuadrando asignaciones y disponibilidades� Informes de uso sencillo con múltiples dimensiones

FINANZAS




0

50

100

150

200

250

1 2 3

Før WorkBook

Efter WorkBook

Cálculo del tiempo administrativo usado antes y después de la adopción de WorkBook.

Project Manager – medido por:- Creación de trabajos

- Comunicación

- Gestión documental

- Ofertas comerciales

- Asignaciones a recursos

- Seguimiento de proyectos

- Informes

- Facturación

Equipo de proyecto – medido por:- Lista To-do

- Reporte de dedicaciones

- Entradas de gastos y desplazamientos

Contabilidad – medido por:- Contabilidad

- Gestión de dedicaciones y WIP

- Informes de gestión

TIEMPO (MIN) POR

PROYECTO

225 min.

60min.

20min. 6

min.

50min.

10min.

Antes de WorkBook

Después de WorkBook

Retorno sobre la inversión (ROI)




0

100

200

300

1 2 3

Før WorkBook

Efter WorkBook

Tiempo administrativo usado antes de WorkBook 295 min

Tiempo administrativo usado antes de WorkBook 76 min

En horas 4,92 H

En horas 1,26 H

Ahorro directo por proyecto (4,92-1,26 = 3,66 x GBP 136 pr. hora) GBP €498.15

Si se realizan 200 proyectos por año con este nivel de ahorro GBP €97825.29

Cálculo del tiempo administrativo usado antes y después de la adopción de WorkBook.

Antes de WorkBook

Después de WorkBook

Retorno de la inversión (ROI)




Este esquema de un proceso habitual de implementación. En implementaciones grandes (100+ usuarios) puede variar ligeramente.

Análisis

Walk-through of implementation plan and implementation checklist.

Asking customer about theirexpectations and writing downsuccess-factors for WorkBook.

Instalación

On-premise or Hosting

Configuración

Setup of Project system according to this checklist

Setup of finance system or integration

Formación usuarios

2 x Advanced users training

1 x Basic users training

2 x Finance training

Evaluación

Evaluation of implementation

Closing of unsolved issues

Semana 1 Semana 2 Semana 3

Tiempo de implementación acelerado: sólo 2 a 3 semanas

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN




DEMO

Documents

WorkBook - Sistema de gestión de proyectos