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XML y Excel
1. QUÉ ES XML
ML (eXtensible Markup Language, lenguaje extensible de
marcado) es un meta-lenguaje que sirve para definir lenguajes
de marcado o de etiquetas que podemos usar para diversas funciones.
¿Qué quiere decir esto? Significa que, a través de XML, podemos
definir una serie de documentos que almacenen información de forma
estructurada, de forma que nos resulte sencillo trabajar con estos datos
desde cualquier aplicación informática.
Es decir, que con XML crearemos los lenguajes y estructuras que
nos servirán para almacenar datos de facturas, clientes, libros, etc.
Aparte de almacenar los datos, con XML definiremos cómo se tienen
que almacenar estos datos.
Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver un pequeño
fragmento de lo que podría ser un listado de clientes en un archivo
XML, para que te hagas una idea de cómo está formado. Como puedes
ver se compone de distintas etiquetas, que están incluidas entre los
símbolos < y >.
Office 2013 dispone de soporte a XML, de forma que puedes
utilizar este formato para trabajar con datos entre aplicaciones, extraer
ciertos datos provenientes de otras fuentes, hacer pasar los datos entre
distintas personas para que cada una trabaje con ellos, etc.
X
XML y Excel
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Los formatos propios de los distintos programas de ordenador en
ocasiones son incompatibles entre sí. Entonces, para compartir y
traspasar la información entre estos programas podemos usar XML, ya
que, de esta forma, los datos podrán ser leídos por las aplicaciones que
soportan este formato (que, en la actualidad, son muchas).
Además, XML puede organizar los datos de una forma
relativamente sencilla y fácil de transmitir, incluso entre distintos
sistemas operativos.
Por ejemplo, un empleado podría introducir cierta información
desde su ordenador y almacenarla en formato XML.
Desde otro ordenador podríamos acceder desde Excel a estos datos
y analizarlos, crear gráficos, etc. En este caso, el primer usuario (el que
introducía los datos) no tiene por qué trabajar desde Excel. Incluso
podría trabajar en un sistema operativo distinto de Windows.
Además de
XML y junto a
él, existe otra
serie de
lenguajes y
estándares
que servirán
para indicar
cómo se
deben mostrar
los datos en
las distintas
aplicaciones,
si deben sufrir
alguna trans-
formación al
mostrarse en
otros progra-
mas, etc.
XML y Excel
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Cuando acabáramos de trabajar con los datos y de realizar las
modificaciones oportunas, podríamos exportar los resultados a XML,
para que otro usuario los viera y trabajara con ellos desde otra
aplicación.
Además, el XML es un lenguaje relativamente simple, por lo que
los documentos XML son sencillos de crear. A pesar de esto, los
documentos XML están estructurados o formalizados perfectamente.
Recuerda también que el formato por defecto que utiliza Excel para
guardar sus libros está basado en XML, y se denomina Microsoft
Office Open XML.
El uso de un formato XML en los archivos de Office proporciona
varias ventajas, entre las que figuran:
Reducción del tamaño de los archivos.
Mejoras en la recuperación de datos en archivos dañados.
Más control sobre la información personal.
Mayor seguridad.
De esta forma, también se facilita el compartir datos entre
distintos programas y sistemas operativos, ya que el archivo en
formato XML puede ser leído por otro programa, accediendo a la
información almacenada.
Recuerda que la extensión de los archivos de libros de Excel es
xlsx, mientras que la extensión xlsm indica un libro que
contiene macros.
2. ASIGNACIONES XML
ara trabajar con datos XML en Excel, utilizamos lo que se
llama asignación XML.
Una asignación XML sirve para destinar celdas o rangos de celdas
a elementos del documento XML. Para que entiendas mejor esto,
primero te explicaré lo que significan los esquemas XML.
En un documento XML podemos tener almacenados una serie de
datos. También existe otra serie de documentos, que sirven para
especificar la estructura que tiene que seguir este documento XML: los
distintos elementos que tendrá, el tipo de datos que podrá almacenar,
etc.
P
XML y Excel
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Esta estructura del documento XML se puede almacenar en DTD
(Document Type Definition, definición del tipo de documento) o en
esquemas XML (XML Schemas).
Por ejemplo, en la siguiente imagen te muestro el aspecto que
podría tener un documento XML que almacena la información de una
serie de libros, con datos como el código, el título y autor, el año, etc.
Un DTD que defina la estructura de este documento XML podría
ser el que te muestro a continuación:
Los esquemas
XML son más
potentes que
los DTD, ya
que permiten
especificar
más cosas.
Además, usan
la misma
sintaxis que
XML, mientras
que los DTD
no.
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Y el siguiente esquema XML también sirve para especificar la
estructura de este mismo documento XML:
Observa cómo, tanto en el DTD como en el esquema XML,
indicamos los distintos campos de información que tiene cada libro.
Pues bien, Excel utiliza los esquemas XML para definir la
estructura de los documentos XML. A partir de un esquema XML dado
se creará una asignación XML, que será con la que trabajaremos en
Excel.
En el grupo de comandos XML de la pestaña Desarrollador de la
Cinta de opciones se encuentran los comandos que utilizaremos en el
trabajo con datos y archivos XML.
Con el botón se abre el panel de tareas Origen XML, desde
el que podremos trabajar con documentos XML y realizar varias
acciones relativas a este tipo de documentos.
Si pulsas el botón Asignaciones XML, que está en la parte inferior
del panel Origen XML, se abrirá una nueva ventana, desde la que
podrás ver, añadir o eliminar las asignaciones XML del libro actual.
Esta pestaña
Desarrollador
no aparece
por defecto en
el entorno
de Excel;
recuerda que
puedes
mostrarla a
través del
cuadro de las
Opciones de
Excel, activan-
do la casilla
adecuada en
la categoría
Personalizar
cinta de
opciones.
XML y Excel
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Para añadir una asignación XML, pulsa el botón Agregar y
selecciona el archivo del esquema XML que define la estructura del
documento XML que quieres crear.
A partir del esquema XML, Excel crea una asignación XML y la
muestra en el panel de tareas Origen XML.
Entonces puedes usar esta asignación XML para relacionar las
celdas de la hoja de cálculo con los elementos del documento XML.
Para asignar los elementos XML a la hoja de cálculo, arrástralos
desde el panel Origen XML hasta la posición en que se sitúan en la
hoja de cálculo.
Excel
establece un
formato de
tabla en los
datos de la
hoja de
cálculo,
mostrando la
pestaña
contextual
Diseño con los
comandos y
opciones
relativos a la
misma al
situarte dentro
de ella.
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De esta forma puedes asignar los distintos campos de una lista de
campos que tengas en una hoja de Excel con los distintos elementos de
un documento XML.
A continuación podrías exportar los datos que tienes en la hoja de
cálculo a un documento XML siguiendo el esquema indicado. De esta
forma, podrías utilizar estos datos directamente desde cualquier
programa que pueda leer documentos XML, sin necesidad de hacer
ninguna transformación ni ninguna conversión.
Para esto, pulsa el botón de la pestaña Desarrollador
de la Cinta de opciones e indica el nombre del archivo XML que se
creará con los datos exportados.
Uno de los muchos programas que actualmente soportan el formato
XML es Internet Explorer, por lo que incluso podrías ver los datos
exportados desde este navegador.
Además, puedes utilizar el lenguaje XSL para indicar cómo se
debe de mostrar el documento en los programas en los que veas el
documento XML.
Ten en cuenta que en cualquier momento podrías añadir o
modificar los datos desde Excel y volverlos a exportar a XML, porque
ya tienes definida la asignación adecuada.
Al establecer una asignación XML, también puedes guardar la hoja
de cálculo actual como un archivo de datos XML, seleccionando el tipo
Datos XML (*.xml) en el cuadro de diálogo de Guardar como.
Puedes
comprobar si
Excel podrá
exportar los
datos XML a
través de la
asignación
XML actual
antes de
proceder a
esta exporta-
ción, pulsando
el botón
Comprobar
asignación
para exportar,
que está en la
parte inferior
del panel
Origen XML.
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Ten en cuenta que de esta forma guardarás el libro como archivo
de datos XML, por lo que perderás muchas de las características de
Excel. En este caso, puede ser muy útil el que conserves una copia del
archivo en formato de Excel.
El lenguaje XSL (Extensible Style Language, lenguaje de hojas
de estilo extensible) permite definir cómo se mostrará un
documento XML. Puedes tener varias hojas de estilo XSL, una
para cada formato (HTML, PDF, RTF, etc.). Entonces, al abrir el
documento XML con una aplicación, se aplicará la hoja de estilo
adecuada al formato.
Por lo tanto, podemos decir que XSL es un lenguaje que
transforma un documento XML, para poder verlo de una
determinada forma en un determinado formato.
Si conoces el lenguaje CSS (Cascade Style Sheets, hojas de
estilo en cascada), que se utiliza para las páginas web de
Internet, es parecido a XSL, en el sentido que CSS indica cómo
mostrar los diferentes elementos de la página en el navegador.
Sin embargo, XSL es mucho más potente que CSS, ya que
también puedes utilizarlo para filtrar los datos según ciertas
condiciones, ordenarlos, permite ejecutar bucles, operaciones
lógicas, etc. Además, la salida no está limitada a ser mostrada
en un navegador, sino que puede ser en muchos formatos. XSL
se parece más a un lenguaje de programación que CSS, pero
tiene la desventaja de que es más complejo y consume más
recursos que CSS.
3. IMPORTAR DATOS XML
tra de las funciones existentes en Excel a la hora de trabajar
con documentos XML es importar la información que se
encuentre en un archivo XML a una hoja de cálculo de Excel.
Por ejemplo, supón que queremos crear una factura de una empresa
en Excel. Sin embargo, los datos de la factura los introduce otro
empleado desde un terminal donde no dispone de Excel.
En este caso, una solución a este problema es que el empleado
almacene la información de la factura en formato XML. Posteriormente
importaremos los datos a Excel, desde donde podremos trabajar con
ellos como ya sabemos.
Lo primero que tendríamos que hacer es crear el modelo de factura
en una hoja de cálculo de Excel, utilizando las herramientas que ya
conoces.
O
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A continuación tendríamos que establecer la asignación XML que
utilizaremos para enlazar los campos del documento XML que
contendrá los datos de la factura con las celdas de la hoja de cálculo.
Para ello, muestra el panel Origen XML (a través del botón
de la pestaña Programador de la Cinta de opciones) y añade una
asignación XML al libro de Excel. Recuerda que tendremos que haber
creado previamente el esquema XML, que será el que se habrá
utilizado para la creación del documento XML, al introducir los datos
desde el otro equipo.
Al arrastrar los campos, en ocasiones aparecerá la etiqueta
Opciones de encabezado al lado de la celda. Desde el menú que
aparece al pulsar en ella puedes indicar si Excel incluirá un encabezado
a la izquierda o encima de la celda a la que has asignado el campo
XML.
Si en la asignación XML tienes un campo repetido, es decir, que
puede haber varias líneas con los mismos datos (por ejemplo, los
distintos artículos de una factura o de un pedido), puedes asignarlo a la
celda que representa al rótulo o encabezado de la lista, de forma que
Excel asignará los campos adecuados a las celdas correspondientes.
En los iconos
de la lista de
campos del
panel Origen
XML, el
símbolo de la
estrella
indica que ese
es un campo
requerido, es
decir, obliga-
torio, mientras
que el icono
de una flecha
hacia abajo
indica que es
un campo
repetido.
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Una vez asignes todos los campos XML a las celdas, puedes
guardar el documento en formato de libro de Excel (con extensión xlsx),
para que te pueda servir de modelo para los documentos XML que
recibas.
Antes de importar los datos puedes indicar alguna opción relativa a
este aspecto, a través del botón , que está en
la pestaña Desarrollador de la Cinta de opciones.
Por ejemplo, una opción interesante es la de Validación del
esquema XML, que indicará si Excel validará los datos con la
asignación XML al importar o exportar datos. De esta forma, te puedes
asegurar de que los datos cumplen el esquema XML que has utilizado.
Desde el apartado Al actualizar o importar los datos podrás
indicar si, al importar o actualizar los datos XML, los datos que haya en
las celdas de la hoja de cálculo se sustituirán con los del archivo XML o
si los datos del archivo XML se añadirán a los que haya en la hoja de
cálculo.
Si quieres que se mantenga el ancho de las columnas de la hoja de
cálculo al importar los datos, desactiva la opción Ajustar el ancho de
la columna.
Una vez recibas los datos, lo harás en forma de un documento
XML; entonces podrás importarlos al libro de Excel. Para esto, utiliza el
botón de la pestaña Desarrollador, seleccionando el archivo
que tenga los datos.
De esta forma podrás ver los datos de este archivo en la hoja de
Excel y podrás hacer cualquier cálculo u operación con estos datos,
crear gráficos, etc.
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Otra posible utilidad de esta característica de Excel es completar
la información de un archivo XML.
Por ejemplo, imagínate que en el archivo XML de origen con los
datos de una factura (número, cliente, dirección, artículos, etc.)
no estuviera disponible la información de los totales de la
factura (subtotal, impuestos, total de la factura, etc.).
En este caso, en las celdas de totales de la hoja de Excel
tendrías las fórmulas que los calculasen, y tendrías que tener en
cuenta que no deberías asignar los campos de los totales del
esquema XML a las celdas de la hoja de cálculo.
Cuando hubieras importado los datos, podrías ver en las celdas
de totales de la hoja los valores correspondientes, que habrían
sido calculados por Excel.
Si a continuación quisieras exportar estos datos calculados
junto al resto de datos del archivo XML, tendrías que asignar los
campos XML a las celdas de totales y exportar los datos, con lo
que estos datos calculados por Excel se exportarían al formato
XML y podrían ser vistos y utilizados por otras aplicaciones que
soportaran el formato XML.
4. ABRIR DOCUMENTOS XML
or último, veremos otra de las posibilidades de Excel: abrir
documentos en formato XML.
El formato por defecto de los documentos de Excel 2013 está
basado en XML, por lo que, al abrir un libro guardado de esta manera,
se abrirá directamente en Excel, mostrando el contenido del documento.
Sin embargo, si abres documentos XML "normales", podrás hacerlo de
varias maneras.
Al abrir un documento XML desde Excel (es decir, con extensión
xml), desde la opción Abrir desde la vista Backstage, aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:
Si eliges Utilizar el panel de tareas Origen XML, para ver los
datos del archivo XML deberás arrastrar los elementos a las celdas de la
hoja de cálculo para asignarlos a celdas e importando los datos.
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Si, por el contrario, abres el archivo Como libro de solo lectura,
podrás ver los datos directamente en Excel, pero perderás la estructura
del archivo.
Con la opción abrir el archivo Como tabla XML, abre el archivo
en un libro nuevo de Excel, creando automáticamente el esquema XML
y su correspondiente asignación XML, en caso de que el archivo XML
no haga referencia a ningún esquema XML ya existente.
Entonces podrás trabajar con estos datos, crear gráficos o
resúmenes con ellos, exportarlos, importar nuevos datos desde otro
archivo XML que siga esta misma estructura, etc.
El botón de la pestaña Desarrollador sirve para
actualizar los datos de la asignación XML, obteniendo estos datos del
último fichero importado, mientras que con eliges el archivo
XML del que obtendrás los datos.
