PROJECT MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT para el Desarrollo de para el Desarrollo de para el Desarrollo de para el Desarrollo de

EDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAUn enfoque metódico que rinde sus frutosUn enfoque metódico que rinde sus frutos

Lic. Carlos Horacio Urso, PMPLic. Carlos Horacio Urso, PMPDirector General Director General -- PMPMvaluevalue SASA

¿ INNOVACIÓN ?¿ INNOVACIÓN ?

� ¿Nueva forma de obtener resultados?

� ¿Project Management está de moda?

Es nuevo como Profesión� Es nuevo como Profesión

� Es nuevo su Reconocimiento

� Prácticas comprobadas

TransformacionesTransformaciones

LA IMPORTANCIALA IMPORTANCIA

CambiosCambios sonson Nuevas CosasNuevas Cosas

OPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONES

PROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOS

� Sistemas Informáticos

� Planes de Estudio

� Nuevos Procesos

� Nuevos Edificios

RolesRoles--Tareas de E.C.Tareas de E.C.� Información de Mercado

� Coordinación del Dictado

� Asegurar la Logística

� Diseño de los Programas

Siempre hay Siempre hay “Proyectos”“Proyectos”� Diseño de un Nuevo Programa

� Selección Nuevos Profesores

ROLES Y TAREAS DEL ÁREA DE E.C.ROLES Y TAREAS DEL ÁREA DE E.C.

� Diseño de los Programas

� Inscribir Alumnos

� Contactar a Empresas

� …

� Selección Nuevos Profesores

� Lanzar Campaña de Mercadeo

� Investigación de Mercado y Elaborar Conclusiones

� Implantar un Sistema de Calidad

� Obtener Certificación de Calidad

� Aumentar Cantidad Alumnos

QUÉ ES UN PROYECTOQUÉ ES UN PROYECTO

� Deseo� Intención� Aspiración� Sueño� Bosquejo� Esbozo

Project Management Institute Project Management Institute -- PMIPMI� Emprendimiento para lograr un

resultado o producto

� El conjunto de acciones y tareas

� Se deben agrupar en forma consistente

Además, está la Operación� Esbozo� Boceto � Además, está la Operación

ProyectoProyecto OperaciónOperación

IDEA IDEA –– PROYECTO PROYECTO –– OPERACIÓNOPERACIÓN

Idea-Proyecto-Operaciones ???

1 Realizar Inscripciones a Cursos

2 Consolidar los Resultados de Encuestas de alumnos y Evaluar Desempeño

3 Realizar Investigación de Mercado de Interés de Temas-Cursos a Incorporar y Evaluar Resultados

ProyectoProyecto

OperacionesOperaciones

OperacionesOperaciones

Temas-Cursos a Incorporar y Evaluar Resultados

4 Diseñar Nuevo Programa para el año próximo

5 Seleccionar Profesores para Nuevo Programa

6 Diseñar y Lanzar Campaña Difusión y Publicidad

7 Realizar las Cobranzas de Matrículas y Cuotas

8 Confeccionar el Plan de Acción del año próximo

9 Incrementar Cantidad Alumnos del Año Anterior

10 Implantar un Nuevo Sistema de Administración

IdeaIdea--DeseoDeseo

ProyectoProyecto

ProyectoProyecto

ProyectoProyectoOperacionesOperaciones

ProyectoProyecto

OperacionesOperaciones

PROJECT MANAGEMENT COMO MEDIO PROJECT MANAGEMENT COMO MEDIO DE DESARROLLO Y DE SUPERACIÓNDE DESARROLLO Y DE SUPERACIÓN

� Guía y orientación� Establece QUÉ hacer � Pasos a realizar�� No omisión de acciones importantes

� Proyectos más previsibles

� Cómo hacerlo…

LA METODOLOGÍALA METODOLOGÍA

� Designar un Líder del Proyecto “Plan”

� Escribir un Plan completo

� Analizar-Alcance-Recursos-Aprobar� Analizar-Alcance-Recursos-Aprobar

� Designar-Ratificar Líder del Proyecto

� Ejecutar-Seguimiento y Control

¿QUÉ ES EL PLAN DEL PROYECTO?¿QUÉ ES EL PLAN DEL PROYECTO?Documento aprobado uDocumento aprobado utilizadotilizado para administrar y para administrar y controlar la ejecución del proyectocontrolar la ejecución del proyecto

¿Cuándo?¿Cuándo?

¿Cómo?¿Cómo?

¿Quién?¿Quién?

1. Project Charter (Establece el proyecto y autoriza al Líder)1. Project Charter (Establece el proyecto y autoriza al Líder)

2. Requerimientos, Factores de Éxito, Actores 2. Requerimientos, Factores de Éxito, Actores

3. Entregables 3. Entregables –– Productos a fabricarProductos a fabricar

4. Tareas 4. Tareas –– Trabajos (Qué)Trabajos (Qué)

¿Qué?¿Qué?

¿Cuándo?¿Cuándo?

¿Cuánto?¿Cuánto?

4. Tareas 4. Tareas –– Trabajos (Qué)Trabajos (Qué)

5. Responsabilidades (Quién)5. Responsabilidades (Quién)

6. Secuencia de Tareas 6. Secuencia de Tareas –– Redes, Cronograma (Cuándo)Redes, Cronograma (Cuándo)

7. Recursos requeridos (RRHH, Equipos, Infraestructura)7. Recursos requeridos (RRHH, Equipos, Infraestructura)

8. Riesgos claves y plan de contingencia8. Riesgos claves y plan de contingencia

9. Presupuesto 9. Presupuesto –– Flujo de Fondos (Cuánto)Flujo de Fondos (Cuánto)

10. Método de Administración del Proyecto (Cómo)10. Método de Administración del Proyecto (Cómo)

PROCESOS DEL PLANEAMIENTOPROCESOS DEL PLANEAMIENTO (Síntesis)

2 Enunciado del AlcanceEnunciado del Alcance���� Requerimientos ���� Entregables

Secuencias Secuencias -- RedRed4

Definir Tareas Definir Tareas -- WBSWBS3

Interesados Interesados -- StakeholdersStakeholders1

RiesgosRiesgos

Identificación

Evaluacióny

Selección

7

Secuencias Secuencias -- RedRed4

Duraciones Duraciones -- CronogramaCronogramaMSProject

6

Presupuesto, FondosPresupuesto, Fondos8PLANPLAN

Revisión Revisión -- AprobaciónAprobación10

Comunicaciones Comunicaciones -- InformesInformes9

Recursos, ResponsabilidadesRecursos, ResponsabilidadesPOC

WBS

RAMRAM5

Selección

Respuesta

ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS� Enunciado del Alcance

� Requerimientos

� Entregables - Producto

� Factores de Éxito a lograr (Tiempo, Costo, etc.)

� WBS (Work Breakdown Structure) - Tareas

CorrecciónDictado

CorrecciónMateriales

Dictado

Evaluación

Recomen-daciones

1º Edición Ajustes

Investi-gación

Focus Group

ContratarProveedor Edición Control

Análisis Necesidad

Diseño Curso

Edición Material

Requisitos Selección Proveedor

Diseño Selección Docentes Difusión Evaluación

ImplantaciónNvo. Programa

“Cliente”

SponsorComité

Dirección

� Organigrama – Responsabilidades POC (Project Organization Chart)

Líder Proyecto

ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS

Análisis Prueba

SubcontratistaCorrector Documen-tación

Adminis-trativo

Imprenta

Rol 1 Rol 2

Encuestador Profesores Diseñador SecretaríaCompras

� RAM (Responsibility Assignment Matrix)

TareaRol

Análisis Necesidad

Diseño Curso

Edición Material

Selección Docentes Difusión Evalua-

ciónGestión

Proyecto

Líder Proyecto

Encuestador

S

R

S S S R

ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS

Encuestador

Profesor

Compras

Diseñador

Secretaría

Cliente

Imprenta

R

R

R

R

PP

R R

S

S

P

SR PResponsable a cargo de la tarea

Participa o Asesora

Supervisa o Aprueba

RiesgosRiesgos

Identificación

Evaluacióny

Selección

� Riesgos� Identificar

� Evaluar (Probabilidad x Impacto)

� Seleccionar

ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS

Selección

Respuesta

� Seleccionar

� Definir Respuesta� Evitar

� Mitigar (Acciones que bajan Probabilidad o Impacto)

� Contingencia (Planear qué hacemos si sucede)

� Reserva y Fondo de Contingencia ($$)

� Cronograma ProyectoMes 1 Mes 2 Mes 3

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Tarea 4

Tarea 5

ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS

Miles $ Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 Total

Ingresos 0 0 30 50 50 50 50 50 280

Egresos 10 30 20 30 30 30 30 30 210

Diseño y Evaluación Curso 10 30 40

Dictado Cursos 20 30 30 30 30 30 170

Resultado -10 -30 10 20 20 20 20 20 70

� Presupuesto (Proyecto y Operación)

Ejemplo simple valores nominales

Proyecto Operación

Leer el Pasado, Lo hechoLeer el Pasado, Lo hecho Estimar lo que Falta (ETC)Estimar lo que Falta (ETC)++

INICIOINICIO CIERRECIERREHOYHOY

ENTREGABLESENTREGABLES

CONTROL DEL PROYECTOCONTROL DEL PROYECTO

C i c l o de v i d a d e l p r o y e c t oC i c l o de v i d a d e l p r o y e c t o

PAPPAPBaselineBaseline

ENTREGABLESENTREGABLES

CRONOGRAMACRONOGRAMA

FINANZASFINANZAS

RIESGOSRIESGOS

CALIDADCALIDAD

COMPARACIÓNCOMPARACIÓN

INFORME DE CONTROL A HOYINFORME DE CONTROL A HOY

Leer el Pasado, Lo hechoLeer el Pasado, Lo hecho Estimar lo que Falta (ETC)Estimar lo que Falta (ETC)++

INICIOINICIO CIERRECIERREHOYHOY

PAPPAPBaselineBaseline

REQUERIMIENTOSREQUERIMIENTOS

CRONOGRAMACRONOGRAMA

FINANZASFINANZAS

RIESGOSRIESGOS

CALIDADCALIDAD

INFORME DE CONTROLINFORME DE CONTROLC i c l o de v i d a d e l p r o y e c t oC i c l o de v i d a d e l p r o y e c t o

A

B C

¿Cómo ¿Cómo estamos?estamos?

INFORME DE CONTROL A HOYINFORME DE CONTROL A HOY

Plan Plan (PAP)(PAP)

Avance a Avance a HoyHoy

Estimación Estimación de lo que de lo que

FaltaFalta

Estimación Estimación del Totaldel Total DesvíoDesvío

E = B + C E - A

EntregablesEntregables 100% 50% 50% 100% 0

CronogramaCronograma 90 d 40 días 80 días 120 días + 30 días

FinanzasFinanzas $ 100K $ 60K $ 90K $ 150K + $ 50K

RiesgosRiesgos $ 10K $ 7K $ 10K $ 17K + $ 7K

CalidadCalidad 0 def. 10 def. - 8 def. 2 defec. + 2 def.

COMPARACIÓNCOMPARACIÓN

A B C

QUÉ PROYECTOS ENCARARQUÉ PROYECTOS ENCARAR

Ejemplos Objetivos a Lograr:Ejemplos Objetivos a Lograr:� Aumentar la Rentabilidad� Satisfacer la Demanda

Disponibilidad de Profesores

Definir Objetivos a Lograr y Seleccionar los Proyectos que estén orientados a cumplirlos

� Disponibilidad de Profesores� Completar una Currícula Exitosa� Diferenciarse de la Competencia

� Decidir qué proyecto en función de un Plan de Proyectopara saber los recursos necesarios y su factibilidad

� Que no sean sólo ilusiones o no tengamos los recursos

¿ PREGUNTAS ?¿ PREGUNTAS ?¿ PREGUNTAS ?¿ PREGUNTAS ?

� No son sobrenaturales

� No son mágicas

RAZONES DEL ÉXITO EN PROYECTOSRAZONES DEL ÉXITO EN PROYECTOS

Siga una metodologíaSiga una metodología

Verá los resultados. No habrá salida, Verá los resultados. No habrá salida, sus proyectos serán previsiblessus proyectos serán previsibles

PROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENTpara el Desarrollo depara el Desarrollo de

EDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAUn enfoque metódico que rinde sus frutosUn enfoque metódico que rinde sus frutos

Lic. Carlos Horacio Urso, PMPLic. Carlos Horacio Urso, PMPDirector General Director General -- PMPMvaluevalue S.A.S.A.carlos.urso@pmvalue.com.arcarlos.urso@pmvalue.com.ar