ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A. MANUAL DE …zonanet.zonafrancabogota.com/www/resources/MANUAL...Código: MC-DC-01 Versión: 11 Vigencia: 02/02/11 -USUARIO INDUSTRIAL DE BIENES: “Es

Código: MC-DC-01 Versión: 11 Vigencia: 02/02/11

MANUAL DE CALIDAD

CÓDIGO: MC-DC-01

REVISION 11 Jhoana Herazo Velaides

Cargo Directora Gestión Humana y Calidad

Firma

Fecha 02/02/11

Aprobado Revisión 11: Diego M. Gaitán Galindo

Cargo Gerente

Firma

Fecha 02/02/11

ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A.


MANUAL DE CALIDAD

TABLA DE CONTENIDO

VERSIÓN: N.A.

PÁGINA: 1 DE: 54

CONTENIDO VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN PÁGINA

TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA 3 04-mayo-09 2

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL 5 25-agosto-09 4

3. MISIÓN Y VISIÓN 3 02-Octubre-08 5

4. POLÍTICA DE CALIDAD 4 25-agosto-09 6

5. OBJETIVOS DE CALIDAD 2 02-Febrero-11 7

6. RED DE PROCESOS DE LA EMPRESA 6 25-agosto-09 8

7. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

7.1 CALIFICACIÓN DEL USUARIO 8 02-Febrero-11 10

7.2 INSTALACIÓN OPERATIVA 9 02-Febrero-11 12

7.3 INSTALACIÓN FÍSICA 7 02-Febrero-11 14

7.4 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS INGRESOS 7 02-Febrero-11 16

7.5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS SALIDAS 7 02-Febrero-11 19

7.6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 6 02-Febrero-11 21

7.7 GESTIÓN DE RECURSOS 6 02-Febrero-11 23

7.8 GESTIÓN HUMANA 5 02-Febrero-11 25

7.9 GESTIÓN DE CALIDAD 3 02-Febrero-11 28

7.10 PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

8 02-Febrero-11 32

7.11 COMPRAS 5 02-Febrero-11 38

7.12 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 5 02-Febrero-11 40

7.13 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 4 02-Febrero-11 42

8. ZONAS FRANCAS PERMANENTES ESPECIALES 3 02–febrero-11

8.1. OBJETIVO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN 3 02–febrero-11 44

8.2. DIRECTRICES GENERALES 3 02–febrero-11 45

8.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 2 25-febrero-10 47

8.4 CARACTERIZACION PROCESOS ZFPE 3 02–febrero-11 48

8.5 ESTRUCTURA DOCUMENTAL 2 25-febrero-10 54

8.6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 2 25-febrero-10 54

8.7. MEJORAMIENTO CONTINUO 1 04 mayo 2009 54

ANEXOS:

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 11 Febrero-11

GLOSARIO DE TERMINOS

LISTADO CARGOS QUE INCIDEN EN LA CALIDAD. N.A. 10-diciembre-08

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR PROCESO N.A. 04-mayo-09

RELACIÓN CON LA NORMA N.A. Febrero 2011

DOCUMENTOS ASOCIADOS N.A. N.A.

0. TABLA DE CONTENIDO


MANUAL DE CALIDAD

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

VERSIÓN: 03

PÁGINA: 2 DE 54

En 1991 mediante la Ley 7 y el Decreto 2131 del mismo año, el gobierno autoriza la creación de zonas francas privadas o mixtas. La Ley define a la Zona Franca como un área geográfica perfectamente delimitada, en la cual el Estado autoriza la aplicación de un régimen normativo especial diferente al resto del país. Se benefician del principio de extraterritorialidad y gozan de exenciones tributarias y administrativas, debido a que se consideran fuera del territorio nacional para efectos de los tributos aduaneros. Así la Zona Franca de Bogotá es constituida como una sociedad de naturaleza comercial en enero de 1993, bajo la denominación social de Desarrolladora La Arboleda S.A., por escritura pública número 4219 del 20 de noviembre de 1998 la sociedad cambio su denominación social por el de Zona Franca de Bogotá S.A. identificada internacionalmente como Free Zone of Bogotá. En el año 2007 mediante escritura pública No. 129 de enero 24 de 2007 se escinde la sociedad Zona Franca de Bogotá S.A., cambiando su denominación a Proyectos e Inversiones S.A. y se crea una nueva sociedad beneficiaria con el nombre de Zona Franca de Bogotá S.A., la cual mediante resolución 04728 del 27 de abril de 2007 le mantiene la condición de Usuario Operador de la Zona Franca de Bogotá. La Zona Franca de Bogotá tiene la capacidad legal para actuar como Usuario Operador de una o de varias zonas francas. En febrero del año 2008 la sociedad Zona Franca de Bogotá Free Zone of Bogotá se escindió conforme a la ley con autorización de la Superintendencia de Sociedades. La escisión de la sociedad Zona Franca de Bogotá, fue bajo modalidad de escisión parcial.

Mediante escritura pública No. 4114 de diciembre de 2008 e inscripción de la Cámara de Comercio de Bogotá, se protocolizó la escisión de la Zona Franca Bogotá S.A., dicha sociedad, como escindente, dividió su patrimonio en dos porciones, una conformada por elementos atinentes a la actividad del usuario operador de zonas francas y la otra, atiende a la actividad inmobiliaria, la primera de las cuales continua en cabeza suya y la otra se traslada a la sociedad Desarrolladora de Zonas Francas S.A., como sociedad beneficiaria. La Zona Franca de Bogotá S.A. está ubicada en la Carrera 106 No. 15ª -25 de la ciudad de Bogotá. La Zona Franca de Bogotá se ha distinguido desde su fundación por su alto grado de desarrollo que beneficia directamente a todos sus usuarios. Dentro de la Zona Franca existen usuarios calificados de acuerdo a su actividad: - USUARIO OPERADOR: “El Usuario Operador es la persona jurídica autorizada para dirigir,

administrar, supervisar, promocionar y desarrollar una o varias Zonas Francas, así como para calificar a los usuarios que se instalen en éstas. “1

1 Artículo 393-14 Decreto 383 Febrero 12 de 2007

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A.


- USUARIO INDUSTRIAL DE BIENES: “Es la persona jurídica instalada exclusivamente en una o varias Zonas Francas, autorizada para producir, transformar o ensamblar bienes mediante el procesamiento de materias primas o de productos semielaborados”.2

- USUARIO INDUSTRIAL DE SERVICIOS: “Es la persona jurídica autorizada para desarrollar, exclusivamente, en una o varias Zonas Francas, entre otras, las siguientes actividades” 3: 1. Logística, transporte, manipulación, distribución, empaque, reempaque, envase, etiquetado o clasificación; 2. Telecomunicaciones, sistemas de tecnología de la información para captura, procesamiento, almacenamiento y transmisión de datos, y organización, gestión u operación de bases de datos; 3. Investigación científica y tecnológica; 4. Asistencia médica, odontológica y en general de salud; 5. Turismo; 6. Reparación, limpieza o pruebas de calidad de bienes; 7. Soporte técnico, mantenimiento y reparación de equipos, naves, aeronaves o maquinaria; 8. Auditoria, administración, corretaje, consultoría o similares.

- USUARIO COMERCIAL: “Es la persona jurídica autorizada para desarrollar actividades de mercadeo, comercialización, almacenamiento o conservación de bienes, en una o varias Zonas Francas. Los Usuarios Comerciales no podrán ocupar, en conjunto, un área superior al cinco por ciento (5%) del área total de la respectiva Zona Franca4”.

2 Artículo 393-19 Decreto 383 Febrero 12 de 2007 3 Artículo 393-20 Decreto 383 Febrero 12 de 2007 4 Artículo 393-21 Decreto 383 Febrero 12 de 2007 modificado por el artículo 16 del decreto 4051


MANUAL DE CALIDAD

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL

VERSIÓN: 05

PÁGINA: 4 DE: 54

Este manual describe el Sistema de Gestión de la Calidad que debe ser aplicado en la Operación y Administración de la Zona Franca de Bogotá y en la Operación de la Extensión de la Zona ubicada en el Aeropuerto El Dorado de Bogotá. (Numeral 4.2.2 de la norma ISO 9001 versión 2.008) Este manual está organizado por capítulos lo cual permite la modificación de cada uno de ellos actualizando solo la versión del capítulo modificado y registrando en el archivo de historia del manual la aprobación de las nuevas versiones.

Todos los funcionarios de la organización liderados por la Gerencia son responsables de garantizar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad en el desarrollo de su trabajo diario, permitiendo la satisfacción de nuestros usuarios. En este Sistema de Gestión de la Calidad para la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. de acuerdo a la norma ISO 9001 versión 2.008 no aplica el requisito: 7.3. Diseño y desarrollo. La organización presta el servicio de operación y administración de acuerdo con la Legislación Aduanera Decreto 2685 y Resolución 4240 con sus respectivas modificaciones. Las características del servicio no son definidas por la Zona Franca sino que son dictadas por la Ley. Cuando se requiera adaptar los procesos a requerimientos específicos de los usuarios se aplica el numeral 7.5.1 de la norma “Control de la producción y de la prestación del servicio“.

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL


MANUAL DE CALIDAD

3. MISIÓN Y VISIÓN

VERSIÓN: 03

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MISIÓN

La Zona Franca de Bogotá S.A. es una organización que promueve, opera y administra Zonas Francas, propias o de terceros, y presta servicios en forma confiable, ágil, oportuna, con altos estándares de seguridad, calidad y tecnología, lo que genera valor a sus clientes, empleados y accionistas, en armonía con el medio ambiente y la comunidad. Así mismo, impulsa el comercio exterior y el desarrollo empresarial en Colombia y en la región.

VISIÓN

En el año 2012, la Zona Franca de Bogotá S.A. será reconocida como líder en la promoción, operación y administración de zonas francas en Colombia y la Región y brindará a sus clientes servicios integrales, innovadores y competitivos, basados en principios éticos y de responsabilidad social.

3. MISIÓN Y VISIÓN


MANUAL DE CALIDAD

4. POLÍTICA DE CALIDAD

VERSIÓN: 04

PÁGINA: 6 DE: 54

En concordancia con el (Numeral 4.2.1 a) de la norma ISO 9001 versión 2.008 y (Numeral 5.1 a) b) de la norma ISO 9001 versión 2.008, los funcionarios y la Gerencia de la Zona Franca de Bogotá S.A. tiene claramente definida la Política de calidad. Para su difusión inicial se realizaron reuniones por áreas donde se presentó el texto y se explicó cada una de sus partes,

Se han publicado los textos de la Política y los Objetivos en áreas visibles de la empresa mediante pendones y carteleras y en los medios de comunicación dispuestos por la compañía (Intranet, pendones, postales, etc.) En la página Zona Franca se definió una sección para el tema de Gestión de la Calidad donde se publica la política y los objetivos de la calidad. Numeral 5.3 de la norma ISO 9001 versión 2.008, así mismo, se pueden encontrar la guía de la presentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización. Cada trabajador nuevo en la inducción inicial recibe la explicación de la política de calidad, los objetivos y la importancia de la labor del colaborador dentro del Sistema de Gestión y los procesos de mejoramiento continuo. Durante las auditorías internas de calidad se realizan entrevistas con diferentes funcionarios de la Organización para medir el entendimiento de la política y los objetivos de calidad.

POLÍTICA DE CALIDAD

La Zona Franca de Bogotá S.A., mediante la utilización de procesos de mejoramiento continuo, opera, administra, promueve zonas francas y suministra a sus clientes servicios:

Confiables y oportunos

A costos razonables

Con personal motivado, capacitado y éticamente comprometido. Es una organización sólida que trabaja eficientemente, en armonía con el medio ambiente y la comunidad: Cumple con las normas y directrices del Estado Colombiano.

JUAN PABLO RIVERA CABAL PRESIDENTE

4. POLÍTICA DE CALIDAD


MANUAL DE CALIDAD

5. OBJETIVOS DE CALIDAD

VERSIÓN: 02

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Los objetivos de calidad están alineados con la política de calidad dentro de una planeación estratégica de la organización. (Numeral 5.4.1 de la norma ISO 9001 versión 2.008) Para hacer un seguimiento a los objetivos de calidad se definieron los indicadores de gestión acorde a los objetivos, éstos se pueden evidenciar en el documento Indicadores de Gestión (Sin Código)

OBJETIVOS DE CALIDAD

Asegurar el cumplimiento de las normas del Régimen Franco.

Asegurar que los servicios prestados se ajusten a las necesidades de nuestros clientes.

Asegurar el oportuno mantenimiento y buen funcionamiento de la Zona Franca.

Mantener personal motivado y competente dentro de la organización

DIEGO MAURICIO GAITÁN GALINDO GERENTE

5. OBJETIVOS DE CALIDAD


MANUAL DE CALIDAD

6. RED DE PROCESOS

VERSIÓN: 06

PÁGINA: 8 de 54

8

MMEEDDIICCIIOONN AANNÁÁLLIISSIISS

YY MMEEJJOORRAA

8.2.2.

SSAATTIISSFFAACCCCIIOONN

CCLLIIEENNTTEESS

IINNTTEERRNNOO --

EEXXTTEERRNNOO

CALIFICACIÓN

USUARIO

INSTALACIÓN OPERATIVA

INSTALACIÓN

FÍSICA

PRESTACION

SERVICIOS

OPERATIVOS

(Ingresos – salidas)

PRESTACIÓN

SERVICIOS

ADMINISTATIVOS

PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY

RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADD

DDIIRREECCCCIIÓÓNN

((MMAANNUUAALL CCAALLIIDDAADD))

RR

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RREEAALLIIZZAACCIIOONN DDEELL SSEERRVVIICCIIOO

CCOOMMPPRRAASS

GGEESSTTIIÓÓNN DDEE

CCAALLIIDDAADD

PROCESO MEJORAMIENTO

PROCESO SERVICIOS ZFB

PROCESOS DE APOYO

CONVENCIONES

GGEESSTTIIÓÓNN DDEE

RREECCUURRSSOOSS

GGEESSTTIIÓÓNN

HHUUMMAANNAA


MANUAL DE CALIDAD

6. RED DE PROCESOS

VERSIÓN: 06

PÁGINA: 9 DE: 54

Los procesos que se realizan en la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. y que están dentro del proceso de gestión de la calidad, presentados en el diagrama de la red de procesos de la página 8 son:

PROCESOS OPERATIVOS Calificación del Usuario Instalación Operativa Instalación Física Prestación de Servicios Operativos Prestación de Servicios Administrativos PROCESOS DE APOYO Y CONTROL Los procesos de apoyo y de control son: Gestión de Recursos Gestión Humana Gestión de Calidad Planificación y Responsabilidad de la Dirección Medición, análisis y mejora Satisfacción del Cliente Compras La secuencia e interacción de estos procesos (Numeral 4.1 b) de la norma ISO 9001 versión 2.008) se describe en forma gráfica en la Red de Proceso de la página 8 del presente manual.


MANUAL DE CALIDAD


VERSIÓN: 08

PÁGINA: 10 DE: 54

Los procesos básicos de la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. son los siguientes:

PROPÓSITO Analizar, evaluar y aprobar la operación que realizará el potencial usuario de la Zona Franca de Bogotá, teniendo en cuenta el marco legal vigente, para asegurar su viabilidad antes de autorizar la calificación y su inicio de operaciones;

RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia General

ENTRADAS solicitud acto de calificación por parte de potencial usuario de Zona Franca

DESCRIPCIÓN - La organización revisa los requisitos de cada acto de calificación o modificación de áreas calificadas antes de firmar el acto de calificación, en este proceso se resuelven todas las posibles diferencias existentes hasta que la organización esté segura de su capacidad para cumplir con lo consignado en el acto, logrando determinar los requisitos relacionados con el servicio que presta la Zona Franca, los requisitos especificados por el cliente, los requisitos legales relacionados con la operación dentro de la Zona Franca y cualquier requisito adicional determinado por la empresa. Los usuarios reciben la Inducción dentro de este proceso de calificación, esta inducción sirve como mecanismo de comunicación con el cliente para informar sobre el servicio de la Zona Franca. - La secretaria de gerencia recibe del potencial usuario la solicitud de calificación y revisa la documentación, si esta completa se inicia el proceso, para lo cual se remite a las áreas de jurídica, financiera y administrativa y operaciones y se estudia su viabilidad. - Las áreas emiten concepto técnico y se coordina la inducción del potencial usuario en la operación. - La secretaria de Gerencia notifica al usuario y una vez es aprobada la solicitud envía a la DIAN la documentación manteniendo archivo de la misma.

SALIDAS Acto de calificación por parte del Usuario Operador de Zona Franca

PROVEEDORES Potenciales Usuarios

CLIENTE Procesos de: Instalación Operativa Instalación Física, Satisfacción del Cliente

7. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

7.1 CALIFICACION DEL USUARIO


RECURSOS (Equipos, software, cargos involucrados, infraestructura requerida para la

ejecución del proceso)

REQUISITOS APLICABLES

HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: La Gerencia por ser quien aprueba y firma la calificación del nuevo usuario. La responsabilidad de: - Recibir documentos: Secretaria Gerencia (Revisar que todos los registros de

calificación estén al día) - Evaluar solicitud de Calificación: Área Financiera y Administrativa, área Jurídica,

Subgerencia y/o Dirección de Operaciones. - Aprobar solicitud: Gerencia - Acto de calificación: Gerencia Jurídica - Notificar al usuario: Gerencia. - Inducir y evaluar al usuario: Funcionario Operaciones

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7.2.Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio. 7.2.3 Comunicación con el cliente 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme Legislación Aduanera: Circular Externa DIAN 170 del 2002 Ley 1004 de 2005 Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones

LOGÍSTICOS Y DE INFRAESTRUCTURA OTROS DOCUMENTOS ASOCIADOS

- Equipos de cómputo, software office, teléfonos y demás herramientas tecnológicas y de comunicación.

Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO CALIFICACION DE USUARIO A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Verificar la solicitud de calificación del potencial usuario y todos los documentos soportes.

Verificar la información de calificación del potencial usuario y todos los documentos soportes

Garantizar que los usuarios potenciales sean capacitados en el régimen de ZF Garantizar que la documentación del potencial usuario se archive y conserve adecuadamente además de velar por la confiabilidad de la información. Verificar pago de la calificación

INDICADORES Véase tabla de indicadores de Gestión


MANUAL DE CALIDAD


VERSIÓN: 09

PÁGINA: 12 DE: 54

PROPÓSITO Instalar eficientemente al nuevo usuario capacitándolo para que pueda realizar sus operaciones, utilizando

como herramienta el sistema PICIZ, e implementando y aplicando los procedimientos propios de su operación, dentro del marco legal vigente y los procedimientos de la Zona Franca de Bogotá S.A.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerencia Operaciones

ENTRADAS Acto de calificación por parte de potencial usuario de Zona Franca

DESCRIPCIÓN

El área de operaciones coordina con el usuario la capacitación en el sistema Piciz. Todos los registros de instalación e inducción son entregados a la secretaria de gerencia para su archivo. El área de operaciones hace acompañamiento a los usuarios.

La secretaria de Gerencia es la encargada de crear y asignar las claves a los funcionarios designados por el usuario calificado y el acceso otorgado va de acuerdo a la labor desempeñada.

SALIDAS Usuario instalado operativamente, Usuario capacitado para operar el

sistema PICIZ-

PROVEEDORES Proceso de calificación de usuarios Usuario Calificado

CLIENTE Proceso de prestación de servicios operativos Proceso de medición

análisis y mejora.

7.2. INSTALACION OPERATIVA





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: El Director de Operaciones y/o Coordinadores

de Operaciones de acuerdo con la red de procesos.. La responsabilidad de: - Creación del Usuario en el sistema Piciz: Secretaria de Gerencia - Asignación de claves a los usuarios en el sistema piciz (aplica ZFB): Secretaria

de Gerencia - Capacitar al usuario: Director Operaciones Industrial o Comercial y/o

Coordinador y/o Especialistas.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio 7.5.1 Producción y prestación del servicio 8. Medición Análisis y Mejora Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 383 de 2007 Decreto 4051 de 2007 Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones


- Recursos financieros, herramientas tecnológicas (software de piciz WEB), equipos de cómputo, y herramientas de comunicación, aulas para capacitación.


CONTROL DEL PROCESO INSTALACION OPERATIVA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Verificar el pago de la licencia de PICIZ

Adelantar la elaboración de matrices insumo producto si aplica

Evaluar al usuario en su capacidad de operar PICIZ Evaluar tiempo de instalación de la licencia PICIZ



MANUAL DE CALIDAD


VERSIÓN: 07

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PROPÓSITO

Asegurar que el usuario calificado se traslade e instale en su bodega cumpliendo con lo establecido en el Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá y en el Reglamento Interno de Normas de Convivencia.

RESPONSABLE DEL PROCESO

El Director de Servicios

ENTRADAS Acto de calificación por parte de potencial usuario de Zona Franca

DESCRIPCIÓN

El cliente interesado en iniciar su instalación en Zona Franca de Bogotá en un área ya construida o para su construcción debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá y en el Reglamento Interno de Normas de Convivencia los cuales son entregados por el Director de Servicios. El jefe de redes y mantenimiento hace el seguimiento de lo que compete a su área cuando se realiza la construcción. El área de seguridad realiza las labores de carnetización y el área de operaciones autoriza el ingreso mobiliario y los materiales de construcción

SALIDAS Usuario instalado físicamente, registro de entrega del Reglamento Interno de Normas de Convivencia-

PROVEEDORES Proceso de calificación de usuarios

CLIENTE Proceso de prestación de servicios administrativos, Medición análisis y mejora Satisfacción del cliente

7.3 INSTALACIÓN FÍSICA





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: El Director de Servicios. La responsabilidad de:

- Carnetizar a los funcionarios del nuevo usuario: Auxiliar Carnetización - Entrega Reglamento Interno de Normas de Convivencia: Director Servicios.

- Autorizar el ingreso y salida de materiales de obra: Funcionario de Operaciones.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al cliente 6.3. Infraestructura 8. Medición, análisis y mejora


- Herramientas tecnológicas (software INET SEVEN y PICIZ WEB), recursos económicos y de infraestructura,

Otros requisitos: Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá. Reglamento Interno de Normas de Convivencia Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO INSTALACIÓN FISICA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Verificar que el usuario está calificado Verificar el cumplimiento de las normas establecidas en los reglamentos

Usuario instalado



MANUAL DE CALIDAD


VERSIÓN: 07

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PROPÓSITO

Realizar un control eficiente y eficaz de los ingresos de mercancía que viene consignada a un usuario calificado dentro de la Zona Franca de Bogotá y en la extensión ubicada en el Aeropuerto el Dorado de Bogotá, acorde con el marco legal vigente, que permita a los Usuarios realizar sus procesos productivos de una forma eficiente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerencia de Operaciones

ENTRADAS Documentación de ingreso de carga (mercancía)- inicia la prestación del Servicio Operativo

DESCRIPCIÓN El servicio que se presta en el proceso de ingreso de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de ingreso. La propiedad del cliente que se recibe en la operación de la Zona Franca es únicamente Documental, específicamente soportes de la operación de cada usuario. Se utiliza el sistema digitalización para capturar y archivar las imágenes de algunos documentos soportes de la operación Propiedad del Cliente. Se puede describir a nivel general el proceso de ingreso de mercancía así: El guarda de seguridad indica al conductor el sitio de parqueo del vehículo. El funcionario del área de operaciones revisa la documentación presentada por el conductor, si los documentos están acordes ingresa la información al modulo de camiones (sistema PICIZ) y autoriza el ingreso. El guarda de seguridad realiza inspección al vehículo si viene vacio. El medio de transporte siempre deberá ser pesado al ingreso y a la salida con el conductor. El funcionario de operaciones es el encargado de registrar el peso del vehículo ingrese o no con carga. El usuario calificado verifica la carga y el peso de la mercancía y procede a realizar el descargue en

SALIDAS Aprobación de Formularios de Ingreso y cargue de inventario al usuario.

PROVEEDORES Usuarios Calificados

CLIENTE Proceso de operación de salida Satisfacción del cliente Medición análisis y mejora.

7.4 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS INGRESOS


el modulo de camiones (Sistema Piciz). El funcionario del área de operaciones o el sistema piciz pueden solicitar inspección física aleatoria a la mercancía, dejando el registro correspondiente. El vehículo se dirige a báscula para tomar peso de salida y es el funcionario de operaciones quien la registra. El usuario calificado digita FMM y digitaliza documentos (modulo de movimientos). El usuario operador realiza la aprobación y ejecución del FMM en el sistema piciz e ingresa la información al Sistema informático aduanero (si se requiere).




HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS

La autoridad de este proceso es: la Subgerencia de Operaciones y/o Dirección de Operaciones y/o la Gerencia de Operaciones de acuerdo a la red de procesos. La responsabilidad de:

- Revisar documentos soporte de la operación : : Funcionario de Operaciones - Autorizar ingreso aduanero : : Funcionario de Operaciones - Inspección de seguridad física en vehículos vacíos : Guardia

- Pesar vehículo con carga : : Funcionario de Operaciones (aplica solo para ZFB) - Inspeccionar y/o pesar carga: : Funcionario de Operaciones (pesaje solo aplica

para ZFB) - Reportar inconsistencias: : Funcionario de Operaciones - Pesar vehículo vacío : : Funcionario de Operaciones (aplica solo para ZFB) - Autorizar salida vehículo vacío: : Funcionario de Operaciones - Aprobar FMM en PICIZ : : Funcionario de Operaciones - Ejecutar FMM en PICIZ : : Funcionario de Operaciones

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de Producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones


- Equipos de computo, software piciz web, Sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas Tecnológicas y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO PRESTACION DE SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Revisar documentos soportes de ingreso. Verificar la consignación o el endoso de la mercancía a un usuario de la ZFB

Inspeccionar aleatoriamente de los reempaques Reportar inconsistencias en el formato de inventario e inconsistencias

Ejecutar el FMM de ingreso


Pesar todos los vehículos con carga. Verificación del peso en báscula Vs peso consignado en el documento de transporte Inspeccionar aleatoriamente la mercancía



MANUAL DE CALIDAD


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PROPÓSITO

Realizar el debido proceso de retiro de mercancías de la Zona Franca de Bogotá S.A, y de la extensión del Aeropuerto el Dorado de Bogotá, con operaciones controladas dentro del marco legal y aduanero, de tal forma que los usuarios Industriales / Comerciales operen eficientemente. .

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerencia de Operaciones

ENTRADAS Formularios de Ingreso y cargue de inventario al usuario,

DESCRIPCIÓN El servicio que se presta en el proceso de salidas de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de salida. La propiedad del cliente que se recibe en la operación de la Zona Franca es únicamente Documental, específicamente soportes de la operación de cada usuario. Se utiliza el sistema digitalización para capturar y archivar las imágenes de los documentos soportes de la operación Propiedad del Cliente.

Se puede describir a nivel general el proceso de salida de mercancía así:

El usuario calificado elabora el FMM y digitaliza los documentos en el sistema piciz y es el funcionario del usuario operador quien revisa la documentación y aprueba el FMM. El funcionario del usuario operador o el sistema Piciz pueden solicitar inspecciones físicas aleatorias de la mercancía, dejando el registro correspondiente. El vehículo se dirige a báscula para tomar peso de salida y es el funcionario de operaciones quien la registra. El usuario operador autoriza salida del vehículo. El medio de transporte siempre deberá ser pesado al ingreso y a la salida con el conductor.

SALIDAS Formulario de Movimiento de Mercancías aprobado, un descargue de inventario, Ejecución de Formulario.

PROVEEDORES proceso de prestación de servicios operativos de ingreso Usuarios calificados

CLIENTE Proceso de satisfacción de los clientes Proceso medición análisis y mejora .

7.5 PRESTACIÓN SE SERVICIOS OPERATIVOS SALIDAS






La autoridad de este proceso es: la Subgerencia de Operaciones y/o Dirección de Operaciones y/o La Gerencia de operaciones.

La responsabilidad de: - Revisar documentos soporte de la operación: Funcionario de Operaciones - Aprobar y enviar inspecciones físicas aleatorias: Funcionario de Operaciones y/o

sistema Piciz. - Ejecutar formulario , pesar (aplica a ZFB) y autorizar salida del vehículo:

Funcionario de Operaciones - Enviar inspecciones cuando hay inconsistencia en peso (aplica a ZFB) :

Funcionario de Operaciones - Inspeccionar la mercancía : Funcionario de Operaciones - Digitalizar aviso de salida: Funcionario de Operaciones

-

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones


- Equipos de computo, software piciz web, Sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas tecnológicas y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO PRESTACION DE SERVICIOS OPERATIVOS DE SALIDA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Revisar documentos soportes de SALIDA. Pesar todos los vehículos con carga. Verificación del peso en báscula Vs peso consignado en el documento

Inspeccionar aleatoriamente las salidas de mercancías Reportar inconsistencias en el formato de inventario e inconsistencias. Aprobación del formulario de salida de mercancías contra los documentos soportes para su aprobación. Auditorias especificas cuando se requiera

Ejecutar el FMM de SALIDA Verificación del peso en báscula y peso registrado por el usuario en PICIZ Garantizar que la documentación del usuario se digitalice y conserve adecuadamente además de velar por la confiabilidad de la información



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PROPÓSITO

Establecer los parámetros para prestar los servicios de seguridad, mantenimiento y otros servicios de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá y el Reglamento interno de convivencia de la Zona Franca de Bogotá, con el fin de garantizar la satisfacción de los clientes.

RESPONSABLE DEL PROCESO El Director de Servicios

ENTRADAS Solicitud de un servicio de administración por parte del usuario

DESCRIPCIÓN Los procesos de prestación de servicios administrativos se describen en los procedimientos de :

- Carnetización

- Seguridad Perimetral

- Calibración y Mantenimiento básculas. -

El servicio que se presta en el proceso de prestación de servicios administrativos se verifica mediante el uso de procedimientos específicos, donde se definen los criterios para la prestación del servicio de ingreso.

.

SALIDAS Prestación de servicios: carnetización de personal, registro de ingreso y salida de funcionarios, visitantes, registro de ingreso y salida de vehículos, monitoreo de los equipos de seguridad, registro de mantenimiento de báscula,

PROVEEDORES Proceso de instalación física

CLIENTE Proceso de satisfacción de los clientes Medición análisis y mejora

7.6 PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS






La autoridad de este proceso es: El Director de Servicios. La responsabilidad de:

- Prestar servicio de carnetización: Auxiliar de Carnetización

- Prestar servicio de seguridad perimetral : Jefe de Seguridad - Controlar mantenimiento y calibración básculas : Jefe Redes y Mantenimiento

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 6.3. Infraestructura 7.2.3 a) Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.6.Control dispositivos de seguimiento y medición 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto. 8.3 Control de producto No Conforme


- Recursos económicos, software INET SEVEN. Otros requisitos: Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá. Reglamento Interno de Normas de Convivencia Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Cumplir con los procedimientos Cumplimiento de los cronogramas de mantenimiento y calibración

Satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a Carnetización, seguridad perimetral y calibración básculas..



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88..77 GGEESSTTIIOONN DDEE RREECCUURRSSOOSS

PROPÓSITO Garantizar que la organización tiene y asigna los recursos técnicos, financieros, físicos y el talento humano necesarios para Operar y Administrar la Zona Franca de Bogotá, su extensión en el aeropuerto el Dorado, y la operación de las zonas Francas Permanentes Especiales utilizando el Sistema de Gestión de la Calidad como una herramienta gerencial que permita garantizar un mejoramiento continuo y la satisfacción de sus usuarios.


Presidencia por la delegación directa de la junta de socios.

ENTRADAS Necesidades de las áreas para operar y administrar la Zona Franca, planes de mejoramiento e inversiones, auditorías internas, acciones correctivas, acciones preventivas, resultado de las encuestas de satisfacción de usuarios, análisis de indicadores, análisis de mediciones de las áreas

DESCRIPCIÓN Cada proceso de la organización deberá definir el plan y cuantificarlo. La Presidencia y/o gerencias son las encargadas de revisar el plan y determinar si se aprueba o no el presupuesto establecido. Cada jefe de proceso es el encargado de implementar el plan, medir el impacto y establecer acciones de mejoramiento.

SALIDAS Presupuesto aprobado, planes de mejoramiento aprobados, acciones de mejora a implementar,

PROVEEDORES Proceso de planificación y Responsabilidad de la Dirección

CLIENTE Proceso de satisfacción de los usuarios, medición análisis y mejora

7.7 GESTIÓN DE RECURSOS






La autoridad de este proceso es: Es la Presidencia por la delegación directa de la junta de socios. La responsabilidad de:

- La responsabilidad de identificar la necesidad de recursos y gestionarlos ante la Presidencia son las gerencias de cada proceso y el representante de la gerencia que es el Director de Gestión Humana y Calidad.

- Las responsabilidades frente a la calidad de los distintos funcionarios que intervienen en el proceso, se encuentran resumidos en la matriz de responsabilidades (véase anexo) y en el “listado maestro de cargos que inciden en la calidad”.

- La Gestión de recursos se puede hacer a través de planes de mejoramiento o la aprobación de la asignación de los rubros en el presupuesto (la Presidencia asigna un presupuesto anual para asegurar los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para poder operar y administrar la Zona Franca de Bogotá y operar su extensión en el aeropuerto el Dorado) garantizando una mejora continua del servicio y el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad

Norma ISO 9001:2008 numerales: 5.1 Responsabilidad de la Dirección 5.5.2 Representante de la Dirección 6. Gestión de los Recursos 6.3 Infraestructura. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos


Recursos financieros, herramientas tecnológicas (SG1, BIABLE EKTOS) y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Analizar resultados revisión de la Gerencia y /o medición satisfacción usuarios.

Verificar el cumplimiento del cronograma de implementación del plan anual y de los planes de mejoramiento puntuales.

Verificar cumplimiento del plan de mejoramiento



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PROPÓSITO

Garantizar que el talento humano requerido por la organización es competente en cuanto a su educación, formación, habilidades y experiencia y que está en constante proceso de desarrollo y evaluación de su desempeño laboral buscando el mejoramiento continuo.

RESPONSABLE DEL PROCESO Directora de Gestión Humana y Calidad

ENTRADAS Solicitud de requerimiento de personal

DESCRIPCIÓN GESTIÓN HUMANA El personal que realiza los trabajos que afectan la calidad de la Operación y la Administración es competente con base en los análisis de perfil que se definen para cada cargo. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN. La organización:

a) Ha determinado la competencia necesaria para el personal que realiza los trabajos que afectan la calidad de la operación y administración, mediante los procesos de selección de personal.

b) Proporciona formación o contrata al personal con la educación, experiencia, habilidad y formación necesaria para poder desarrollar su labor dentro de las actividades de la operación. Se busca asegurar que los requisitos de calidad pactados con los clientes en la calificación del usuario, puedan ser atendidos en forma idónea.

SALIDAS Personal contratado con las competencias y perfiles adecuados para la ejecución de sus cargos, personal evaluado, ejecución plan de mejoramiento y bienestar de gestión humana,

7.8 GESTIÓN HUMANA


PROVEEDORES

Todos los procesos de la organización

c) Evalúa periódicamente a sus funcionarios para buscar identificar fortalezas y debilidades que orienten los programas de formación interna y medir la eficacia de las acciones realizadas.

d) Asegura que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuye a los objetivos de calidad mediante la aplicación de los procedimientos operativos y el cumplimiento de las metas establecidas en los Indicadores de Gestión.

e) Se mantienen los registros apropiados INFRAESTRUCTURA La organización posee y provee los medios para garantizar la conformidad con los requisitos de la operación. La infraestructura incluye:

- Edificios, espacio de trabajo en las instalaciones propias para el personal de operaciones y

administración. - Equipos de computo e impresión adecuados - Medios de transporte internos y facilidades de comunicación. - Infraestructura de red para poder interactuar y operar con el PICIZ y el Sistema Informático

Aduanero. AMBIENTE DE TRABAJO Por ser una organización prestadora de servicios, la Zona Franca de Bogotá S.A. tiene identificados como factores físicos que pueden afectar el servicio: - El espacio adecuado en las zonas de trámites de documentos para el ingreso y salida de

mercancías - Los puestos trabajo dentro del área de operaciones que debe existir para poder cumplir la

conformidad de la operación. - La organización dentro del presupuesto anual dispone de los recursos para el mantenimiento y

mejoramiento de los aspectos relacionados con el ambiente físico de trabajo, consistente en los espacios del área de operaciones para el desarrollo del trabajo de los funcionarios de operaciones y el ambiente adecuado para la ubicación de los equipos y servidores de almacenamiento del proceso de sistemas

CLIENTE Proceso de satisfacción de los clientes, medición análisis y mejora, Planificación y responsabilidad de la dirección.





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es la Dirección de Gestión Humana y Calidad La responsabilidad de:

- Seleccionar a los candidatos: Director de Gestión Humana y Calidad, Jefe inmediato y/o Psicóloga.

- Contratar a los seleccionados: Director de Gestión Humana y Calidad y Asistente Gestión Humana.

- Inducir a los nuevos funcionarios: Director de Gestión Humana y Calidad y/o Coordinador de capacitación y/o Jefe inmediato

- Evaluar Desempeño: Jefe inmediato. - Definir planes de desarrollo: Jefe inmediato y/o Director Gestión Humana y

Calidad

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.1 Responsabilidad de la Dirección 5.5.2 Representante de la Dirección 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de Trabajo 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos

Código sustantivo del trabajo


- .Herramientas Tecnológicas y de comunicación (pruebas psicotécnicas), recursos financieros.

Reglamento interno de trabajo Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO GESTIÓN HUMANA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Analizar resultados medición Evaluaciones de Desempeño

Verificar el cumplimiento del cronograma de GH y GC Verificar el cumplimiento de las metas de la organización, del proceso y de cada colaborador



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PROPÓSITO

Garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad a través de la implementación y aplicación eficaz de la norma ISO 9001:2008:

RESPONSABLE DEL PROCESO Director de Gestión Humana y Calidad por delegación de la Presidencia y/o Gerencia.

ENTRADAS Usuarios- proceso de satisfacción del cliente, Procesos del Sistema de Gestión de Calidad

DESCRIPCIÓN En el proceso de Gestión de Calidad se establecen los procedimientos documentados de acuerdo a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008 así como los requisitos de documentación, los cuales se relacionan a continuación:

La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad incluye: Declaración documentada de la política de calidad y los objetivos documentada en este manual. Un manual de Calidad (documento actual) Los procedimientos documentados requeridos por la norma internacional ISO 9001:2008. Los documentos requeridos por la organización para Operar y Administrar en forma eficaz. Ver

procedimientos

ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. posee un Manual de Calidad que incluye: La Presentación General de la Empresa El Objetivo y alcance del sistema de Gestión de la Calidad Política y Objetivos de Calidad Organigrama General de la Empresa Red de procesos

La descripción de los procesos y referenciación de los procedimientos documentados establecidos

SALIDAS Elementos de acción, decisiones a seguir e índices de satisfacción

PROVEEDORES Proceso del sistema de Gestión de Calidad- satisfacción

CLIENTE Toda la organización y el cliente final o usuario

7.9 GESTIÓN DE CALIDAD


para el sistema de Gestión de la Calidad para cada proceso. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: (véase el procedimiento PR-DC-01): El control de documentos y registros de la Zona Franca de Bogotá S.A. permite garantizar la revisión, aprobación, modificación, edición y distribución de los documentos en la red interna , con el fin de asegurar que se elaboren documentos claros y se utilicen únicamente documentos vigentes y que se encuentren disponibles en los terminales de computo para quienes deban usarlos. Así mismo, se asegura que los registros de calidad se controlen en su identificación, recolección, clasificación, acceso, archivo, conservación y disposición de acuerdo al procedimiento. Los procedimientos del sistema de Gestión de Calidad de la Zona Franca de Bogotá S.A en cuanto a la prestación de servicios Operativos están basados en la Normatividad Aduanera vigente por lo cual, la organización aplica los mecanismos de control requeridos para asegurar que los documentos de origen externo que afectan el sistema de calidad estén actualizados y que cuando existan modificaciones a esta normatividad, se realicen los ajustes internos a los procedimientos en los términos de ley. La organización es responsable de la información referente a inventarios de los usuarios y controla esta información mediante la utilización códigos de acceso al sistema de inventarios, la trazabilidad se realiza en forma conjunta en documentos y en el sistema PICIZ, con soporte en la digitalización para el almacenamiento de imágenes de documentos archivados AUDITORIAS INTERNAS (véase el procedimiento PR-DC-08): Verificar en forma metodológica el grado de implementación del sistema de calidad en los procesos de la organización para identificar no conformes y posibilidades de mejoramiento continuo mediante la toma de acciones correctivas y preventivas - El proceso de auditoría requiere de la formación de los auditores. Los auditores son seleccionados

y entrenados conforme a las normas ISO 9000 ISO 19011, para asegurar la objetividad, imparcialidad y evitar que auditen su propio trabajo, este proceso es aplicable a los procesos del sistema de gestión de la calidad y se ejecuta mínimo una vez al año o cuando la Presidencia y/o Gerencia lo determine.

- Definición del plan de auditorias - Programación de la auditoria por parte del grupo auditor - Ejecución de la auditoria

- Presentación del informe de auditoría por parte del auditor líder ACCIONES CORRECTIVAS (Véase el procedimiento PR-DC-11): Establecer los parámetros a tener en cuenta en el establecimiento de Acciones Correctivas en Zona Franca de Bogotá S.A., con el fin de determinar acciones que permitan eliminar las causas que generaron no conformidades y lograr el mejoramiento y fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad.


La información de entrada de este procedimiento son reclamos, no conformidades, medición de satisfacción de usuarios, resultado auditorías internas y externas, revisiones por la gerencia, revisiones en el comité de calidad, revisiones de los jefes de proceso, cambios en la normatividad y legislación aduanera, análisis de indicadores, en general información de los procesos de la red de procesos de la Zona Franca ACCIONES PREVENTIVAS (Véase el procedimiento PR-DC-10): Establecer los parámetros y criterios para el establecimiento de acciones preventivas en Zona Franca de Bogotá S.A., con el fin de determinar acciones que permita prevenir la ocurrencia de no conformidades potenciales que permitan el mejoramiento y fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad. La información de entrada de este procedimiento puede ser cualquiera de estas fuentes (resultado de auditorías internas, medición de satisfacción de usuarios, revisiones por la gerencia, revisiones en el comité de calidad, revisiones de los jefes de proceso, análisis de indicadores de proceso, panorama de riesgos etc.),

Las acciones preventivas pueden quedar registradas en el formato anexo al procedimiento y/o en los planes de mejoramiento del año o planes de mejoramiento puntuales y /o documentos de calidad.

PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME (Véase el procedimiento PR-DC-05): Se establece la metodología para la identificación y control de los productos/servicios no conformes.

RECURSOS (Equipos, software, cargos involucrados, infraestructura requerida para la ejecución

del proceso)



La autoridad de este proceso es: El Director de Gestión Humana y Calidad por delegación de la Presidencia y/o Gerencia. La responsabilidad de: - Creación de los documentos del sistema: Cada gerencia / dirección y/o jefe de proceso

y/o funcionario que desarrolla las funciones. - Preservación de los registros: Cada gerencia o jefe de proceso y/o Director de

Tecnología e Informática. - Actualización de los documentos por cambios en la normatividad externa: Gerencia,

y/o Subgerencia de Operaciones y/o el Director de Operaciones. - Realización de las auditorias: grupo de auditores internos - Coordinar y planear la realización del programa de auditorías: Auditor Líder - Presentación del informe de auditorías a la Presidencia: Auditor Líder - Determinar acciones de mejoramiento de acuerdo al resultado de las auditorias: Jefe

de cada proceso. - Analizar resultados de Acciones correctivas y preventivas: Comité de Calidad y

Seguridad.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de los Documentos. 4.2.4 Control de los Registros 8 Medición Análisis y Mejora 8.2.2. Auditoría Interna 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control Servicio No Conforme 8.5.2 Acción Correctiva 8.5.3 Acción Preventiva



- Equipos de computo, herramientas tecnológicas y de comunicación, recursos económicos y software de apoyo


CONTROL DEL PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Actualización de la normatividad aduanera vigente Verificación programación y realización de planeación de auditorías Identificación de situaciones substandar y oportunidades de mejora

Verificación de desarrollo de las actividades y procedimientos implementados para el Sistema de Gestión de Calidad

Verificación del cumplimiento de las actividades desarrolladas por el Sistema de Gestión de Calidad (cumplimiento de procedimientos, de cronograma de auditorías internas, seguimiento a la eficacia y estado de acciones correctivas y preventivas)



MANUAL DE CALIDAD


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PROPÓSITO La Presidencia de la Zona Franca de Bogotá S.A. sobre la base de un ejercicio de planeación estratégica establece: Los objetivos corporativos, la misión y la visión y las estrategias integradas por cada proceso, de este ejercicio se desprenden una política de calidad, con sus respectivos objetivos de calidad. Las revisiones del sistema y el cumplimiento de las metas corporativas se realizan verificando los diferentes indicadores de gestión, cumplimiento de los procedimientos a la vez que el análisis de estos resultados permiten planificar las acciones para alcanzar de una forma metodológica los objetivos de la Zona Franca.

RESPONSABLE DEL PROCESO Presidencia y/o Gerencia

ENTRADAS Necesidades y expectativas de los clientes, requisitos legales y reglamentarios aplicados a los servicios que presta la organización, cambios que afectan la integridad del sistema de Gestión de calidad, informes de auditorias internas y externas

DESCRIPCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN El compromiso de la alta dirección para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del sistema de calidad se evidencia así: Mediante el establecimiento de la política y los objetivos de calidad, que aseguran la búsqueda

del mejoramiento continuo y la satisfacción de nuestros usuarios. Mediante las revisiones por la Presidencia descritas en PR-DC-09. Asegurando las disponibilidades de los recursos en los planes de mejoramiento y en el

presupuesto. Verificando el cumplimiento de los planes de mejoramiento mediante la información consolidada

que presenta el Director de Gestión Humana y Calidad Alcanzando las metas corporativas de la Zona Franca de Bogotá S.A

PLANIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD

SALIDAS Política y objetivos revisados, Matriz de eficacia, relación de cambios que afectan el sistema, informe de revisión por la dirección (elementos de entrada), planes de acción, presupuesto para el mantenimiento del sistema



PROVEEDORES Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad

Los objetivos de la Calidad son consistentes con la política de calidad y están alineados con las metas corporativas. La alta dirección asegura en su plan estratégico que:

a) Se cumplen los requerimientos del elemento Numeral 4.1 Requisitos Generales del Sistema de Gestión de la Calidad de la norma ISO 9001 versión 2.008 y los objetivos de calidad. El cumplimiento de objetivos en los procesos de Operación y Administración se delega a la Gerencia y al Director de Servicios Administrativos.

b) Se mantiene la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad cada vez que se efectúan cambios, gracias al control y revisión del comité de calidad quien aprueba los cambios y supervisa su implantación. Por otra parte la organización realiza planes de mejora de acuerdo al análisis de los reclamos, servicios no conformes y resultados de la medición de satisfacción de los clientes. Esto permite realizar mejoras controladas y que aseguren la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización

PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACION DEL SERVICIO

La ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. es una organización cuya función es prestar el servicio como Usuario Operador de una Zona Franca.

a) Los Objetivos de la calidad del servicio se planifican y controlan desde el Plan de Calidad de del proceso de Operaciones.

b) El servicio que se presta a los usuarios esta determinado y descrito en cada uno de los procedimientos de operaciones de acuerdo al régimen aduanero.

c) Las actividades de seguimiento al servicio prestado se realizan desde las variables de Confiabilidad, Oportunidad y Servicio al Cliente y se monitorean en el plan de calidad y los indicadores de gestión

d) Todo servicio queda registrado en los formatos anexos a cada procedimiento o en el programa PICIZ

La planificación del servicio se realiza con base en lo establecido en los procedimientos documentados de cada uno de los procesos y en el plan de calidad del área de operaciones todo lo anterior de acuerdo a la normatividad aduanera vigente.

Cuando un usuario solicite un requerimiento especial este es analizado con base en la reglamentación aduanera vigente y de ser viable se desarrolla. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas a toda la organización a través de la matriz de responsabilidad de la organización.

CLIENTE

Todos los procesos del Sistema de gestión de calidad


COMUNICACIÓN INTERNA

La Presidencia y/o Gerencia asegura que se tienen establecidos los procesos apropiados de comunicación dentro de la organización para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Durante la inducción a cada nuevo funcionario se le explica claramente el manejo de la comunicación al interior de la organización.

Los aspectos más significativos que se comunican a los funcionarios a través de los medios internos son: Misión, Visión, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Requisitos de los clientes. Procedimientos de su proceso, Procedimiento de quejas y reclamos, Procedimiento de servicios no conformes. Política de Seguridad, Política de Alcohol y Drogas. Reglas de Conducta- Disposiciones Legales. Código de Ética- Valores Corporativos.

En la organización están establecidos los comités como espacio de comunicación en procesos específicos:

Reunión Comité Gerencia Reunión Gestión Calidad y Seguridad Reunión Operaciones Reunión Grupos Primarios y/o de área

En la organización existen los siguientes medios y/o canales de comunicación:

Correo electrónico, Intranet, Carteleras

Los canales formales de comunicación en cuanto a temas de calidad son inherentes al organigrama de la empresa en forma descendente como ascendente (verse organigrama) COMUNICACIÓN EXTERNA La Presidencia y/o Gerencia asegura que se tienen establecidos los procesos apropiados de comunicación con los Usuarios y/o Clientes potenciales, Autoridades Aduaneras y proveedores para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Los miembros de la organización pueden informar y canalizar la información de los usuarios o de los procesos como son información sobre el servicio, consultas atención de pedidos y retroalimentación


utilizando: Comunicación Directa con los funcionarios de la organización Cartillas de Calificación de Usuarios Proceso de Inducción a Usuarios Procedimiento de Reclamos Comunicaciones Internas Correo REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

La alta dirección designó a un miembro de la dirección, el Director de Gestión Humana y Calidad con responsabilidad y autoridad para:

Asegurar que se establecen, implantan y mantienen procesos mencionados para el Sistema de Gestión de la Calidad.

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los niveles de la organización.

Para mayores detalles ver nombramiento en el memorando interno. ENFOQUE AL CLIENTE

Las necesidades, expectativas del cliente se determinan en la calificación de usuarios, se controlan en todos los procesos y se da tratamiento en forma personalizada a las inquietudes o asesorías solicitadas por los usuarios. Los requerimientos de la operación de cada usuario son evaluados dentro del marco de la Normatividad Aduanera. Las necesidades de los usuarios son tratadas como requisitos y se satisfacen mediante los procesos de Operación y Administración de la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A.

Periódicamente se realizan mediciones de la satisfacción del cliente mediante el instrumento de la encuesta buscando descubrir las debilidades y fortalezas del servicio, con la interpretación de estos resultados se toman acciones correctivas y preventivas que permiten el mejoramiento continuo de la Operación y la Administración. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN:

La Dirección y el Comité de Calidad y Seguridad de la organización lleva a cabo revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad por lo menos una vez al año (PR-DC-09), como entrada al proceso de planificación, con el objetivo de detectar las oportunidades de mejoramiento y los riesgos


potenciales y dejar consignado en los planes de mejoramiento, acciones, recursos, responsables y presupuestos que permitan la puesta en marcha de soluciones que mejoren el servicio y aseguren la Calidad.

Las entradas para revisión por la dirección incluyen:

Los resultados de las Auditorías externas y/o internas de Calidad. La retroalimentación de los clientes. El desempeño de los procesos y el análisis de no conformidades. El estado de acciones correctivas y preventivas. Seguimiento al estado de las revisiones anteriores. Cambio que afecten el sistema de Gestión de la Calidad. Recomendaciones para la mejora.

Como resultado de las revisiones por la Gerencia se determinan acciones concretas para:

Mejorar el Sistema de Calidad y sus Procesos Mejoras al servicio de acuerdo con los resultados de las reales necesidades determinadas

con el cliente. Gestión y generación de recursos financieros y técnicos Gestión de presupuesto para los procesos de Talento Humano.

MEJORA CONTINUA: Los aspectos en los cuales está centrado el mejoramiento de la Zona Franca de Bogotá son Oportunidad, Confiabilidad y Servicio al Cliente. En los servicios de la Operación y la Administración. Para tomar acciones de mejoramiento la organización está en constante medición de sus procesos: - Los indicadores de gestión son una herramienta de análisis que se utiliza para ver la tendencia

del proceso y buscar acciones de mejoramiento o ajustando los indicadores cuando las metas se han alcanzado.

- La revisión y análisis de la estadística de no Conformes generan acciones preventivas y/o correctivas

- La revisión y análisis de los Reclamos genera acciones preventivas y/o correctivas - La medición de satisfacción de clientes genera acciones de mejoramiento SEGUIMIENTO Y MEDICION:

La organización realiza seguimiento a los procesos del sistema de calidad en la operación y la administración. Este análisis de datos está basado en indicadores de gestión y los indicadores generales de desempeño por procesos .





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS LLaa aauuttoorriiddaadd ddee eessttee pprroocceessoo eess:: de la Presidencia y/o Gerencia La responsabilidad de: - El Director de Gestión Humana y Calidad y el comité de calidad son

responsables de presentar los proyectos de planeación. - El Director de Gestión Humana y Calidad es el responsable de coordinar la

revisión de la Gerencia a todos los procesos. - Cada gerencia de proceso o jefe de proceso es responsable de presentar la

información requerida para la revisión por la dirección.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 5. Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3. Política de Calidad 5.4 Planificación 5.4.1. Objetivos de Calidad 5.4.2 Planificación del sistema de Gestión de Calidad. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6. Gestión de recursos. 7.1 Planificación de la realización del producto. 8.5 Mejora


- herramientas tecnológicas, financieras y de comunicación Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Definición de los Objetivos Estratégicos de la compañía. Planes de Mejoramiento.

Cumplimiento de los planes de mejoramiento Cumplimiento de las metas corporativas.



MANUAL DE CALIDAD


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PROPÓSITO

Garantizar que el bien o servicio requerido por los diferentes procesos y que afecte el sistema de gestión de la calidad de la organización, se compre a un proveedor seleccionado referenciado en el listado de proveedores críticos, que garantice los estándares de calidad exigidos, a costos

razonables y en un tiempo oportuno.


Gerencia Financiera y Administrativa

ENTRADAS Solicitud de compra

de bien o servicio.

DESCRIPCIÓN El jefe de proceso hace la requisición del producto o servicio. Solicita las cotizaciones a los proveedores seleccionados y de acuerdo a los parámetros de selección preestablecidos (véase procedimiento para selección y evaluación de proveedores) se tramita la solicitud. El área de Gerencia Financiera y Administrativa evalúa la solicitud y se formaliza como tal la orden de compra (la Gerencia Financiera y/o Gerencia y/o presidencia la aprueban). Una vez el producto o servicio es recibido, el jefe de proceso verifica el cumplimiento del mismo y se genera el pago correspondiente.

SALIDAS Recepción de producto o servicio, evaluación de proveedor critico,

PROVEEDORES

Todos los procesos

CLIENTE Proceso de medición, análisis y mejora, en general es un proceso de apoyo para los procesos de la red del Sistema de Gestión de la Calidad de Zona Franca.

7.11 COMPRAS






La autoridad de este proceso es: la Gerencia Financiera y Administrativa La responsabilidad de: - Cordinación del proceso: Gerencia Financiera. - Selección Proveedor: Cada jefe de proceso. - Evaluación proveedores: Cada jefe de proceso.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de registros 7.4 Compras 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control de Producto No Conforme


- Herramientas tecnológicas (SG1) y financieras, recursos económicos Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO COMPRAS A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Verificar Aprobación Requerimiento Verificar cotizaciones con proveedor calificado Recepción del producto o servicio de acuerdo a las condiciones del requerimiento



MANUAL DE CALIDAD


VERSIÓN: 05

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PROPÓSITO

Medir la percepción del cliente frente a los servicios de operación y administración prestados por la organización, comunicando internamente los resultados y así poder tomar las acciones de mejora correspondientes.


Presidencia y/o Gerencia.

ENTRADAS Resultados encuesta de satisfacción de clientes

DESCRIPCIÓN Las necesidades, expectativas del cliente se determinan en la calificación del usuario, se controlan en todos los procesos y se da tratamiento en forma personalizada a las inquietudes o asesorías solicitadas por los usuarios. Los requerimientos de la operación de cada usuario son evaluados dentro del marco de la Normatividad Aduanera. Las necesidades de los usuarios son tratadas como requisitos y se satisfacen mediante los procesos de Operación y Administración de la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. Periódicamente se realizan mediciones de la satisfacción del cliente mediante el instrumento de la encuesta buscando descubrir las debilidades y fortalezas del servicio, con la interpretación de estos resultados se toman acciones correctivas y preventivas que permiten el mejoramiento continuo de la Operación y la Administración.

SALIDAS Planes y acciones de mejora de todos los procesos de la red del sistema de gestión de la calidad.

PROVEEDORES

Procesos Servicios ZFB / Gestión de Calidad

CLIENTE Proceso Medición análisis y mejora proceso de planificación y responsabilidad de la dirección

7.12 SATISFACCION DEL CLIENTE





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: Presidencia y/o Gerencia. La responsabilidad de: - Cada Gerencia es responsable de cumplir con los requerimientos del los

usuarios. El área de Gestión Humana y Calidad realiza la medición de la satisfacción de los mismos.

-

Norma ISO 9001:2008 numerales: 5.2 Enfoque al cliente. 7.2.3 Comunicación con el cliente. 8. Medición análisis y mejora. 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua


- Herramientas tecnológicas (office) y de comunicación, Recursos económicos Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO SATISFACCIÓN DEL CLIENTE A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Identificar Requerimientos del cliente Cumplir con los requerimientos del Usuario Medir satisfacción del Usuario



MANUAL DE CALIDAD


VERSIÓN: 03

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PROPÓSITO

Recopilar y analizar la información de cada uno de los procesos de la red con el fin de determinar la causa de los problemas existentes y/o prevenir problemas potenciales, además de tomar acciones de mejora, que permitan fortalecer y garantizar que la prestación de los servicios de operación y administración de la organización cumplan con los requerimientos de los usuario permitiendo un alto grado de satisfacción de los mismos..


Presidencia y/o Gerencia

ENTRADAS Requisitos del cliente y organización Información del desempeño de cada proceso del SGC (indicadores) Percepción del cliente (encuesta de satisfacción)

DESCRIPCIÓN El proceso comprende el análisis de la información derivada de la medición de los indicadores de procesos e implementación de acciones (planes de mejoramiento) Informes de auditorías tanto internas y externas, quejas de los clientes medición de satisfacción del cliente y otras fuentes de información del desempeño de los procesos. La evaluación del desempeño en cada uno del los procesos donde se desarrolla, el planteamiento de soluciones o posibles prevenciones, la implementación y el seguimientos de las acciones a seguir tanto correctivas como preventivas y el monitoreo de las mismas a través del tiempo

SALIDAS Análisis de la medición de indicadores Medición y análisis de desempeño de los procesos y servicios Análisis de la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora Resultados de la revisión

PROVEEDORES Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad

CLIENTE Todo el Sistema de Gestión de calidad

7.13 MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: Presidencia y/o Gerencia La responsabilidad de: - Presidencia- Gerencias y Directores son responsables de cumplir con los

requerimientos del los usuarios.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 8. Medición análisis y mejora. 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.4 Análisis de datos 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua. 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción Preventiva


- RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss,, ssiisstteemmaass ddee iinnffoorrmmaacciióónn yy ccoommuunniiccaacciióónn,, hheerrrraammiieennttaass

eessttaaddííssttiiccaass.. Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Identificar requerimientos del cliente Resultados de las encuestas de satisfacción de los usuarios Resultados de planes y acciones de mejora ya implementados Estadísticas de Reclamos y No conformidades

Análisis de información Decisiones de mejora, acciones correctivas y acciones preventivas



MANUAL DE CALIDAD

8. ZONAS FRANCAS PERMANENTES ESPECIALES

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PPRROOPPÓÓSSIITTOO

A. OBJETIVO Y ALCANCE Operación en las zonas Francas Permanentes Especiales de:

Pepsico Alimentos ZF. LTDA. Colombina del Cauca S.A.

BIO D S.A.

Termoflores S.A. ESP

Siemens Manufacturing S.A.

Protisa Colombia S.A.

Refinería de Cartagena S.A. ZFPE Acerias Paz del Rio S.A.

Cervecería del Valle S.A. Productos Familia Cajica S.A.S.

Bioenergy Zona Franca S.A.S. Praxair Gases Industriales Ltda

Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla S.A.

El sistema de gestión de calidad pretende fundamentalmente satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, así como la concientización del personal frente a la cultura de calidad en la organización, principios que se declaran en la política de calidad (véase Capítulo 4), sin descuidar los procesos de mejora continua. Para la Sección 8 (Zonas Francas Permanentes Especiales) se siguen los requerimientos de la norma NTC - ISO 9001 versión 2008.

B. EXCLUSIONES Las operaciones desarrolladas en las ZONAS FRANCAS PERMANENTES ESPECIALES mencionadas en el literal A de la actual sección, no incluyen disposiciones para el diseño y desarrollo (numeral 7.3. norma ISO 9001) debido a que el servicio de operación prestado por cada una de ellas es dictaminado por la Ley (Legislación Aduanera Decreto 2685 de 1999 y Resolución 4240 de 2000 con sus respectivas modificaciones). Así mismo, no incluye Compras (numeral 7.4. de la norma ISO 9001:2008) ya que los bienes o servicios requeridos por el proceso de operación y que afecta el sistema de gestión de la calidad en las Zonas Francas Permanentes Especiales son asumidas por los usuarios industriales de bienes y/o servicios.

8.1. OBJETO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION


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A. UBICACION GEOGRAFICA Las Zonas Francas Permanentes Especiales se encuentran ubicadas así: - BIO D: Se encuentra ubicada en el municipio de Facatativá en la Vereda Mansilla terminal

de combustibles de mansilla Facatativá planta Ecopetrol. - Pepsico Alimentos ZF Ltda.: Se encuentra ubicada en el municipio de Funza - Vereda la

Florida corredor industrial km 3 Funza - Siemens Manufacturing S.A.: Se encuentra ubicada en el Vino km 9.2 vereda la punta 200

m. antes del peaje Siberia - Refinería de Cartagena: Se encuentra ubicada en Mamonal Km 10 vía pasacaballos

(Cartagena- Bolivar) - Colombina del Cauca: Se encuentra ubicada en el Parque industrial el paraíso km 2 vía

San Julián Santander de Quilichao - Cauca - Termoflores: Se encuentra ubicada en la Vía 40 no. 85-555 Barranquilla- Atlántico - Acerías Paz del Rio: Se encuentra ubicada en la planta industrial de Belencito (Boyacá) - Protisa Colombia S.A.: Se encuentra ubicada en el Kilometro 45 autopista norte Bogotá

Tunja Vereda San Martín - Cervecería del Valle S.A.: Se encuentra ubicada en la calle 15 número 25A-37 autopista

Cali - Yumbo - Productos Familia Cajica S.A.S.: Se encuentra ubicada en el kilómetro 7.5 Vía Cajicá -

Zipaquirá. - Praxair Gases Industriales Ltda.: Se encuentra ubicada en Tocancipá, zona industrial de

la vereda Tibitó sobre el corredor industrial a 2 kilómetros de la autopista Briceño- Sogamoso, parque industrial Gran Sabana P.H. unidad privada 62

- Bioenergy Zona Franca S.A.S.: Se encuentra ubicada en el kilómetro 43 vía Puerto López – Puerto Gaitán

- Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla S.A.: Se encuentra ubicada en la calle 1 carrera 38 Orilla del rio - Barranquilla

B. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Dentro del sistema de Gestión de Calidad de Zona Franca Bogotá S.A. se han definido líneas de autoridad por direcciones, que establecen la dependencia y conductos regulares de comunicación entre los diferentes departamentos, como lo muestra el organigrama de la empresa. Estas líneas de comunicación incluyen al personal que labora en las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales. Las responsabilidades aplicables a todo el personal se encuentran estipuladas en los perfiles y descripciones de cargo.

8.2. DIRECTRICES GENERALES


C. COMPROMISO GERENCIAL La alta dirección de ZONA FRANCA BOGOTÁ S.A., se encuentra comprometida con el desarrollo y la implementación del sistema de gestión de calidad incluyendo la operación en las Zonas Francas Permanentes Especiales, promueve la participación de todo el personal hacia el mejoramiento continuo, para lograr la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, cumpliendo oportunamente con el suministro de productos altamente competitivos. Así mismo, genera los recursos necesarios para el desarrollo de la operación, que nos permiten afianzar la confianza de nuestros clientes que son nuestro mayor activo. D. MISION, VISIÓN, POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD La Misión, Visión, Política de Calidad establecidos por Zona Franca Bogotá son aplicables al proceso de operación de las Zonas Francas Permanentes Especiales. De los Objetivos de Calidad establecidos por Zona Franca Bogotá aplican para el proceso de operación de las Zonas Francas Permanentes Especiales los siguientes:

Asegurar el cumplimiento de las normas del Régimen Franco. Asegurar que los servicios prestados se ajusten a las necesidades de nuestros clientes. Mantener personal motivado y competente dentro de la organización


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La Red de procesos establecida por Zona Franca Bogotá, descrita en la página 8 (sección 6) del presente Manual los procesos Operativos, de apoyo y control, de los cuales para las Zonas Francas Permanentes aplican los siguientes:

PROCESOS OPERATIVOS

Calificación del usuario (No Aplica debido a que las Zonas Francas Permanentes Especiales son calificadas por medio de resolución emitida por la DIAN)

Instalación Operativa para Zonas Francas Permanentes Especiales (aplica véase caracterización procesos ZFPE)

Instalación Física (No Aplica debido a que las Zonas Francas Permanentes Especiales cuentan con un área geográfica calificada por la DIAN en cualquier lugar del Territorio Aduanero Nacional según el caso).

Prestación de Servicios operativos (Aplica de acuerdo a los procedimientos establecidos en cada zona Franca Permanente Especial)véase caracterización procesos ZFPE

Prestación de Servicios administrativos (No aplica). Para los equipos de seguimiento y medición, el cliente es el responsable de garantizar la calibración, ajuste, identificación protección y mantenimiento de los equipos de seguimiento y medición. El Coordinador Regional en conjunto con el líder de proyecto es el responsable de verificar el estado de calibración y garantizar que el cliente entregue los soportes necesarios de la misma, en los periodos y tiempos establecidos (numeral 7.6. norma ISO 9001:2008).

PROCESOS DE APOYO Y CONTROL Los procesos de apoyo y control están centralizados en Zona Franca Bogotá y aplican para las Zonas Francas Permanentes Especiales a excepción del proceso de compras, que como ya se menciono no aplica en ninguna ZFPE. Los funcionarios que desarrollan las actividades propias del proceso de prestación de servicios operativos en las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales siguen el proceso de contratación establecido por Zona Franca de Bogotá cumpliendo con las competencias requeridas de acuerdo a los perfiles establecidos por la organización. Es el usuario calificado quien proporciona la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para el desarrollo de las actividades. (Numeral 6.2., 6.3., y 6.4. norma ISO 9001:2008)

8.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


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A. INSTALACION OPERATIVA ZFPE

PROPÓSITO

Instalar eficientemente al nuevo usuario de la Zona Franca Permanente Especial capacitándolo para que pueda realizar sus operaciones, utilizando como herramienta el sistema PICIZ, e implementando y aplicando los procedimientos propios de su operación, dentro del marco legal vigente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerente Nacional de Zonas Francas

ENTRADAS Contrato de prestación de servicios u oferta mercantil aceptada

DESCRIPCIÓN Una vez se ha realizado la negociación con el usuario, y se genera el acta de inicio de actividades correspondiente, el Subgerente Nacional de Zonas Francas y/o Director de operaciones de Zonas Francas y/o Coordinador Regional y/o líder de proyecto coordinan con el usuario calificado los talleres de capacitación en el Régimen Aduanero y en temas propios de la operación, el área de Tecnología e Informática crea la instancia y la clave del administrador del sistema PICIZ. El administrador del sistema asigna las claves para el usuario industrial y el usuario operador. Coordinador Regional y/o líder del proyecto realiza la capacitación en la herramienta piciz. La instalación operativa de la Zona Franca Permanente Especial incluye el acompañamiento en la elaboración de las matrices insumo producto dentro del módulo Usuario Zona Franca del Sistema PICIZ cuando aplique.

SALIDAS Usuario instalado operativamente, usuario capacitado para operar el sistema PICIZ-

PROVEEDORES Usuario Calificado

CLIENTE Proceso de prestación de servicios operativos y la satisfacción de los clientes, medición

análisis y mejora.

8.4. CARACTERIZACIÓN PROCESOS ZFPE





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: el Gerente y/o el Subgerente Nacional de Zonas Francas y/o Director Operaciones de Zonas Francas, el Coordinador Regional y/o Líder de proyecto. La responsabilidad de: - Capacitar operativamente al usuario: Subgerente Nacional de Zonas Francas y/o

Director de Operaciones de Zonas Francas y/o Coordinador Regional y/o Líder de proyecto.

- Crear instancia de Zona franca Permanente Especial y asignar claves de administrador al Coordinador Regional : Funcionario de sistemas

- Asignar claves al usuario operador: Administrador cuenta - Asignar claves usuario Calificado: Administrador cuenta.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al cliente 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio 7.5.1 Producción y prestación del servicio 8. Medición Análisis y Mejora Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones


- Recursos financieros, herramientas tecnológicas (software de piciz WEB), equipos de cómputo, y herramientas de comunicación.


CONTROL DEL PROCESO INSTALACIÓN OPERATIVA (ZFPE) A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Contrato de Prestación de servicios u oferta mercantil – Negociación ZFB- ZFPE

Verificar instalación PICIZ Evaluar al usuario en su capacidad de operar PICIZ



B. PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS PARA LAS ZONAS FRANCAS PERMANENTES ESPECIALES.

- INGRESOS

PROPÓSITO

Realizar un control eficiente y eficaz de los ingresos de mercancía que viene consignada al usuario de bienes y/o servicios dentro de las Zonas Francas Permanentes Especiales, acorde con el marco legal vigente, que permita a los mismos realizar sus procesos productivos de una forma eficiente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Líder de proyecto

ENTRADAS Documentación de ingreso de carga (mercancía)- inicia la prestación del Servicio Operativo

DESCRIPCIÓN Dependiendo de la naturaleza del negocio, varía el proceso de ingreso de mercancía en las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales. Los equipos de seguimiento y medición requeridos para el control de la operación se ajustan a la actividad desarrollada por cada una de ellas. El servicio que se presta en el proceso de ingreso de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos establecido para cada una de las Zonas Francas Permanentes Especiales, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de ingreso.

La propiedad del cliente que se recibe en la operación de las Zonas Francas Permanentes Especiales es únicamente Documental, específicamente soportes de la operación de cada usuario. Nota. Cuando sea procedente en cada uno de los procedimientos establecidos por las Zonas Francas Permanentes Especiales en donde la mercancía ingresa en medio de transporte, se especifica si el mismo es pesado con o sin conductor. Se puede describir a nivel general el proceso de ingreso de mercancía así: El funcionario del usuario operador revisa la documentación presentada y si está acorde la ingresa al modulo correspondiente en el sistema piciz, si se presenta alguna inconsistencia es responsabilidad del usuario operador reportarla ante la DIAN. Una vez es autorizado el ingreso de la mercancía por parte del funcionario del usuario operador, el usuario calificado procede a descargarla del módulo correspondiente y a digitalizar o a archivar el FMM. El funcionario del Usuario operador aprueba y ejecuta el formulario e ingresa la información al Sistema informático aduanero (si se requiere).

SALIDAS Aprobación de Formularios de Ingreso y cargue de inventario al usuario.

PROVEEDORES

Usuario Calificado CLIENTE Proceso de operación de salida Satisfacción del cliente Medición análisis y mejora.






La autoridad de este proceso es: del líder de Proyecto La responsabilidad de:

- Revisar documentos soporte de la operación : : Funcionario de Operaciones - Autorizar ingreso aduanero : : Funcionario de Operaciones - Inspección de seguridad física en vehículos vacíos : Guardia o responsable

asignado (cuando sea procedente)

- Pesar vehículo con carga : : Funcionario de Operaciones (cuando sea procedente)

- Inspeccionar y/o pesar carga: : Funcionario de Operaciones (cuando sea procedente)

- Reportar inconsistencias: : Funcionario de Operaciones - Pesar vehículo vacío : : Funcionario de Operaciones (cuando sea procedente) - Autorizar salida vehículo vacío: : Funcionario de Operaciones (cuando sea

procedente)

- Aprobar FMM en PICIZ : : Funcionario de Operaciones - Ejecutar FMM en PICIZ : : Funcionario de Operaciones

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de Producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones


- Equipos de computo, software piciz web, Sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas Tecnológicas y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INGRESO (ZFPE) A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Revisar documentos soportes de ingreso. Verificar la consignación o el endoso del documento de transporte al usuario de la ZFPE Pesar todos los vehículos con carga (si aplica según la Zona) Verificación del peso en báscula Vs peso consignado en el documento de transporte (Si aplica según la Zona). Inspeccionar aleatoriamente la mercancía (Según Zona)

Inspeccionar aleatoriamente los reempaques (para las zonas francas en que aplique). Reportar inconsistencias en el formato de inventario e inconsistencias.

Ejecutar el FMM de ingreso.



- SALIDAS

PROPÓSITO Garantizar el retiro de mercancías de las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales, con operaciones controladas dentro del marco legal y aduanero, de tal forma que los usuarios de bienes y/o servicios operen eficientemente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Líder de proyecto

ENTRADAS Formularios de Ingreso y cargue de inventario al usuario,

DESCRIPCIÓN Dependiendo de la naturaleza del negocio, varía el proceso de salida de mercancía en las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales. Los equipos de seguimiento y medición requeridos para el control de la operación se ajustan a la actividad económica desarrollada por cada una de ellas. El servicio que se presta en el proceso de salidas de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos establecido para cada una de las Zonas Francas Permanentes Especiales, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de salida, las personas que prestan el servicio son calificados para esta actividad.

La propiedad del cliente que se recibe en la operación de las Zonas Francas Permanentes Especiales es únicamente documental, específicamente soportes de la operación de cada usuario. Nota. Cuando sea procedente en cada uno de los procedimientos establecidos por las Zonas Francas Permanentes Especiales en donde la mercancía ingresa en medio de transporte, se especifica si el mismo es pesado con o sin conductor. Se puede describir a nivel general el proceso de salida de mercancía así: El usuario calificado elabora el FMM en el sistema piciz y es un funcionario del usuario operador quien revisa la documentación enviada por este, Si la información está acorde procede a autorizar la salida de la mercancía. En todos los casos que el funcionario del usuario operador determine que se realice inspección física a la mercancía, se deja registro. Finalmente, el FMM es ejecutado.

SALIDAS Formulario de Movimiento de Mercancías aprobado, un descargue de inventario, Ejecución de Formulario.

PROVEEDORES proceso de prestación de servicios operativos de ingreso

CLIENTE Proceso de satisfacción de los clientes Proceso medición análisis y mejora .






La autoridad de este proceso es: el líder de Proyecto.

La responsabilidad de:

- Revisar documentos soporte de la operación: Funcionario de Operaciones - Aprobar y enviar inspecciones físicas aleatorias: Funcionario de Operaciones

(cuando sea procedente) - Ejecutar formulario :Funcionario de Operaciones, - Pesar: : Funcionario de Operaciones/Usuario calificado y autorizar salida del

vehículo: Funcionario de Operaciones - Enviar inspecciones cuando hay inconsistencia en peso : Funcionario de

Operaciones - Inspeccionar la mercancía : Funcionario de Operaciones

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones


- Equipos de computo, software piciz web, Sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas tecnológicas y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO PRESTACION SERVICIOS OPERATIVOS DE SALIDA (ZFPE) A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Revisar documentos soportes de SALIDA. Pesar todos los vehículos con carga

Inspeccionar aleatoriamente las salidas de mercancías Reportar inconsistencias en el formato de inventario e inconsistencias. Aprobación del formulario de salida de mercancías contra los documentos soportes para su aprobación. Auditorias especificas cuando se requiera

Ejecutar el FMM de SALIDA Garantizar que la documentación del usuario se digitalice y conserve adecuadamente además de velar por la confiabilidad de la información



MANUAL DE CALIDAD


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En las Zonas Francas Permanentes Especiales se maneja la Estructura documental establecida para Zona Franca Bogotá S.A. (véase procedimiento de Control de documentos y registros PR-DC-01 con sus anexos) e instructivo IN-DC-01 Elaboración de la documentación normativa.

Por ser parte del proceso de operación establecido por Zona Franca Bogotá, se mantiene las mismas directrices en lo que a la responsabilidad de la Dirección se refiere. Véase capítulo 7 numeral 7.10 La organización busca el mejoramiento continuo tanto en Zona Franca Bogotá, en su extensión en el aeropuerto el Dorado así como en las zonas Francas Permanentes Especiales a través de la aplicación de los procesos y su control y para ello utiliza según se requiera: Actividades de seguimiento del sistema de calidad: Procedimiento Auditorías internas de calidad (PR-DC-08), Actividades de prevención y corrección: Procedimientos de Acciones correctivas y Acciones preventivas (PR-DC-11, PR-DC-10) Actividades de control de la calidad del producto: Procedimiento “Control servicio no conforme” (PR-DC-05) Además de esto se realizan encuestas de satisfacción de nuestros clientes y se aplican otros procedimientos e instructivos de trabajo tendientes a mejorar el funcionamiento del sistema, se siguen requerimientos de la norma ISO 9001 versión 2008. Véase anexo. “Responsabilidades por Procesos” del sistema de calidad de Zona Franca Bogotá., en donde se fijan responsabilidades de cada área de la organización en el Sistema de Calidad.

8.5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

8.6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

8.7. MEJORAMIENTO CONTINUO

LISTADO DE CARGOS QUE INCIDEN EN LA CALIDAD

(ANEXO)

A: AUTORIDAD E: EJECUTOR R: RESPONSABLE

PRESIDENCIA Y/O GERENCIA

D CALIDAD

D ADM CZ

GER

GER FIN Y ADM

D GESTION HUMANA

GER JURIDICO

D OP

D SISTEMAS

COORD

E

A

I,II,III

DIR

SERV.

JEFE SEG.

4.1 A R E E E E E E E E E E E E

4.2 R E E E E E E E E E E E E

5.1 R E E E E E E E E E E E E E


5.3 R E E E E E E E E E E E E E

5.4 A R R R R R E E E E E R R R

5.5 R R E E E E E E E E E

5.6 R R

6.1 A E E E E E E E E E

6.2 A R R E E E E E R R

6.3 A R R

6.4 A R R

7.1 A R R R R E E E E E

7.2 A R R E R E E E E E

7.3 NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA 7.4 A R R E E E

7.5 A R R E E E E E E E E

7.6 A R R E

8.1 A R E E E E E E E E E

8.2 A R R E E E E E E


8.4 A R E E E

8.5 A R E E E E E E E E E E E E Página 1 de 1

Fecha actualización: Diciembre de 2008

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR PROCESO

(ANEXO)

PROCESO PRESIDENCIA

Y/O GERENCIA

OPERACIONES

SISTEMAS

COPROPIEDAD

DIRECCION

CALIDAD

GESTION HUMANA

GERENCIA FINNACIERA Y

ADMINISTRATIVA

CALIFICACIÓN USUARIO

SI SI SI

INSTALACIÓN FÍSICA

SI

INSTALACIÓN OPERATIVA

SI

PRESTACIÓN SERVICIOS

OPERATIVOS INGRESOS SI

PRESTACIÓN SERVICIOS

OPERATIVOS SALIDAS SI

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

ADMINSTRATIVOS SI

GESTIÓN DE LA CALIDAD

SI SI SI SI SI SI SI

SATISFACCION DEL CLIENTE

SI SI SI

COMPRAS

SI

GESTION DE RECURSOS

SI SI

PLANIFICACIÓN Y

RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCION

SI

Página 1 de 1

Fecha Actualización: Mayo de 2009

RELACION CON LA NORMA ISO 9001

(ANEXO)

CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación

3. MISIÓN Y VISION 5. Responsabilidad de la Dirección

4. POLÍTICA DE CALIDAD 5.3 Política de Calidad

5. OBJETIVOS DE CALIDAD 5.4.1 Objetivos de Calidad 5.1 Compromiso de la Dirección

6. RED DE PROCESOS DE LA EMPRESA 4.1 Requisitos Generales 4.2.1 Requisitos de la Documentación.

7. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS 4.1 Requisitos Generales

7.1 CALIFICACIÓN DEL USUARIO 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7.2.Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio. 7.2.3 Comunicación con el cliente 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme

7.2 INSTALACIÓN OPERATIVA 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio 7.5.1 Producción y prestación del servicio 8. Medición Análisis y Mejora

Página 1 de 6 Fecha actualización: Febrero de 2011

CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 7.3 INSTALACIÓN FÍSICA 4.2.3. Control de documentos

4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al cliente 6.3. Infraestructura 8. Medición, análisis y mejora

7.4 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS INGRESOS

4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de Producto No Conforme

7.5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS SALIDAS

4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de producto No Conforme

7.6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 6.3. Infraestructura 7.2.3 a) Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 7.6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

7.6.Control dispositivos de seguimiento y medición 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto. 8.3 Control de producto No Conforme

7.7 GESTIÓN DE RECURSOS 5.1 Responsabilidad de la Dirección 5.5.2 Representante de la Dirección 6. Gestión de los Recursos 6.3 Infraestructura. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

7.8 GESTIÓN HUMANA 5.1 Responsabilidad de la Dirección 5.5.2 Representante de la Dirección 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de Trabajo

7.9 GESTIÓN DE CALIDAD 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de los Documentos. 4.2.4 Control de los Registros 8 Medición Análisis y Mejora 8.2.2. Auditoría Interna 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control Servicio No Conforme 8.5.2 Acción Correctiva 8.5.3 Acción Preventiva


5. Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3. Política de Calidad 5.4 Planificación 5.4.1. Objetivos de Calidad 5.4.2 Planificación del sistema de Gestión de Calidad. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6. Gestión de recursos. 7.1 Planificación de la realización del producto. 8.5 Mejora


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 7.11 COMPRAS

4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de registros 7.4 Compras 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control de Producto No Conforme

7.12 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 5.2 Enfoque al cliente. 7.2.3 Comunicación con el cliente. 8. Medición análisis y mejora. 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua.

7.13 MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA 8. Medición análisis y mejora. 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.4 Análisis de datos 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua. 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción Preventiva

8. ZONAS FRANCAS PERMANENTES ESPECIALES Requisitos norma ISO 9001:2008

8.1 OBJETO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN 1. Objeto y campo de aplicación 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación

8.2. DIRECTRICES GENERALES 5.1. Compromiso de la dirección 5.5.1.Responsabilidad y autoridad 6.1. Provisión de recursos 5.3. Política de Calidad 5.4. Objetivos de Calidad


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 8.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.2.Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades 4.2.2.Manual de la Calidad 4.2.3.Control de los documentos 4.2.4.Control de los registros 5.1.Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.5.2. Representante de la Dirección 6. Gestión de los Recursos 6.1. Provisión de recursos 6.2. Recursos Humanos 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de Trabajo 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.2.3. Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3. Identificación y Trazabilidad 7.5.4. Propiedad del cliente 7.6. Control dispositivos de seguimiento y medición 8. Medición, análisis y mejora 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4. Seguimiento y medición del producto 8.3. Control del Producto No Conforme 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva

8.4. CARACTERIZACIÓN PROCESOS ZFPE

8.5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 4.2. Requisitos de la documentación 4.2.3 control de los documentos 4.2.4 Control de Registros


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 8.6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5. Responsabilidad de la Dirección

5.1 Compromiso de la Dirección 5.4 Planificación 5.4.2 Planificación del sistema de Gestión de Calidad. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6. Gestión de recursos. 7.1 Planificación de la realización del producto. 8.5 Mejora

8.7 MEJORAMIENTO CONTINUO 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.2 Auditoría interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.4 Análisis y mejora 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Acción Correctiva 8.5.3 Acción Preventiva

ANEXOS:

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 4.1 Requisitos Generales 5.1Compromiso de la Dirección

GLOSARIO DE TERMINOS

LISTADO CARGOS QUE INCIDEN EN LA CALIDAD.

Diciembre 2008

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR PROCESO

5.5 Responsabilidad Autoridad y Comunicación 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad.

RELACION CON LA NORMA Agosto 2009 Página 6 de 6

Fecha actualización: Febrero de 2011

DOCUMENTOS ASOCIADOS

PROCESO: CALIFICACIÓN DE USUARIO

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE

PR-SO-17 Procedimiento de Modificación de área calificada Gerencia de Operaciones

PR-SO-22 Procedimiento de Calificación del usuario. Gerencia de Operaciones

IN-SO-11 Cartilla de Calificación Gerencia de Operaciones

Sin Código Circular Externa DIAN 170 del 2002 Gerencia de Operaciones

Sin Código Ley 1004 de 2005 Gerencia de Operaciones

Sin Código Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones

Gerencia de Operaciones

Sin Código Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones

Gerencia de Operaciones

PROCESO: INSTALACIÓN OPERATIVA


PR-SO-21 Instalación Operativa Gerencia Operaciones

PR-SO-46 Creación de usuarios en los sistemas informáticos Gerencia de Operaciones

IN-SO-11 Cartilla de Calificación Gerencia de Operaciones

sin código PICIZ Gerencia Operaciones

sin código Ley 1004 de 2005 Gerencia Operaciones

sin código Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones

Gerencia Operaciones

sin código Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones


PROCESO: INSTALACIÓN FÍSICA


PR-CZ-01 Instalación Física Director de Servicios

Sin código Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá.

Director de Servicios

Sin código Reglamento Interno de Normas de Convivencia Director de Servicios

PROCESO:PRESTACIÓN SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO Y SALIDA


PR-SO-01 Operación en Horarios extraordinarios Gerencia Operaciones

PR-SO-03 Ingreso de mercancía del resto del mundo a Zona Franca transito aduanero.


PR-SO-04 Ingreso de mercancía del resto del mundo a Zona Franca vía aeropuerto.


PR-SO-05 Ingreso de mercancía en libre disposición del territorio nacional a Zona Franca para almacenamiento, procesamiento y en exportación


PR-SO-06 Entrada y salida de equipos de uso personal de usuarios o visitantes de Zona Franca


PR-SO-07 Salida de mercancías de la Zona Franca al TAN por importación


PR-SO-08 Reempaques de mercancías y/o unificación Gerencia Operaciones

PR-SO-09 Operación entre usuarios Gerencia Operaciones

PR-SO-11 Salida mercancías en grave estado de deterioro, descomposición, daño total o demérito absoluto de


la Zona Franca al TAN

PR-SO-13 Iinspección de mercancías al ingreso o salida de la Zona Franca de Bogotá


PR-SO-15 Salida de Zona Franca al territorio aduanero para revisión, reparación o mantenimiento.


PR-SO-18 Elaboración y remisión de paquetes Gerencia Operaciones

PR-SO-19 Salida de mercancía de Zona Franca hacia Zona Franca transitoria


PR-SO-20 Salida de residuos y desperdicios sin valor comercial y con valor comercial.


PR-SO-23 Ingreso de mercancía del resto del mundo a extensión de la ZFB en el lugar de arribo Aeropuerto el Dorado Vía Aérea


PR-SO-26 Salida de Mercancía de la extensión de la Zona Franca en lugar de arribo aeropuerto internacional el Dorado al Territorio Aduanero Nacional por importación


PR-SO-27 Operación entre usuarios en extensión de la ZFB Aeropuerto el Dorado


PR-SO-29 Ingreso de mercancía Nacional en libre disposición o en exportación a la extensión de la ZFB en lugar de arribo Aeropuerto Internacional el Dorado para Procesamiento


PR-SO-30 Salida de mercancía de la extensión de la ZFB Aeropuerto el Dorado al Resto del Mundo Vía Aérea


PR-SO-31 Salida de mercancía de la extensión de la ZFB Aeropuerto el Dorado al Territorio Aduanero Nacional para revisión, reparación o Mantenimiento


PR-SO-33 Procesamiento parcial fuera de la extensión de la ZFB en lugar de arribo aeropuerto internacional el Dorado


PR-SO-34 Salida de mercancías al TAN de la extensión de la Zona Franca Bogotá en lugar de arribo aeropuerto internacional el Dorado Nacionales o en libre disposición.


PR-SO-35 Ingreso y salida de activos fijos Gerencia Operaciones

PR-SO-36 Salida de mercancías de la Zona Franca de Bogotá al tan de mercancía que ingreso en libre disposición


PR-SO-37 Salida de Mercancía a Otra Zona Franca Gerencia Operaciones

PR-SO-38 Salida de Mercancía de Zona Franca al resto del mundo


PR-SO-39 Anulación de formularios en el sistema PICIZ Gerencia Operaciones

PR-SO-41 Mercancías retenidas sin documentos soportes por operaciones y seguridad


PR-SO-42 Ingreso de materiales de construcción Gerencia de Operaciones

PR-SO-43 Salida de materiales de construcción Gerencia Operaciones

PR-SO-45 Procesamiento parcial fuera de la Zona Franca Bogotá y reingresos


PR-SO-46 Creación de usuarios en los sistemas informáticos Gerencia de Operaciones

PR-SI-04 Backup Director de Tecnología e informática

Sin código Decreto 2685 de 1999 Gerencia Operaciones

Sin código Ley 1004 de 2005 Gerencia Operaciones

Sin código Decreto 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones


PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS


PR-CZ – 01 Instalación Física Director de servicios.

PR-CZ – 02 Ingreso y salida peatonal. Jefe de Seguridad

PR-CZ – 03 Carnetización. Jefe de Seguridad

PR-CZ - 04 Ingreso y salida vehicular Jefe de Seguridad

PR-CZ - 05 Seguridad Perimetral Jefe de Seguridad

PR-CZ – 06 Mantenimiento de basculas Jefe de Redes y Mantenimiento

PR-CZ – 07 Mantenimiento de Infraestructura Jefe de Redes y Mantenimiento

Sin código Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá.

Director de servicios.

Sin código Reglamento Interno de Normas de Convivencia Director de servicios.

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS


PR-SF-01 Compras Gerencia Financiera y administrativa

Sin código Planes de mejoramiento Directores de área y/o Jefes de Proceso

Sin código Presupuesto Gerencia Financiera y Administrativa.

PROCESO: GESTION HUMANA


Sin Código Presupuesto Cada Gerencia- Dirección

Sin código Plan de mejora GH Gestión Humana

PR-GH-01 Evaluación de competencias Gestión Humana – Jefe de Proceso

PR-GH-02 Capacitación Gestión Humana - Jefe de Proceso

PR-GH-03 Selección Gestión Humana

Sin Código Perfiles de cargos Gestión Humana

PROCESO:GESTION DE CALIDAD


PR-DC-01 Control de documentos y registros Director de Calidad

IN-DC-01 Elaboración de la documentación normativa Director de Calidad

PR-DC-08 Procedimiento de auditorías Auditor Líder

PR-DC-11 Procedimiento Acciones Correctivas Director de Calidad

PR-DC-10 Procedimiento Acción Preventiva Director de Calidad

PR-DC-05 Control Servicio No Conforme Cada Gerencia o jefe de proceso

PROCESO: PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN


Sin Código Plan estratégico Presidente

Sin Código Política de calidad Presidente

Sin Código Objetivos de calidad Presidente

Sin Código Planes de calidad Director Gestión Humana y

Calidad

Sin Código Plan de mejoramiento Operaciones Gerente Operaciones

Sin Código Plan de mejoramiento Administración Director Servicios

PR-DC-09 Procedimiento de revisión de la dirección Presidente

PROCESO: COMPRAS


PR-SF-01 Compras Gerencia Financiera y Administrativa

PR-SF-02 Evaluación de Proveedores Gerencia Financiera y Administrativa

Sin Código Listado Proveedores Críticos Dirección Gestión Humana y Calidad

PROCESO: SATISFACCIÓN DEL CLIENTE


Sin Código Encuestas Cada Gerencia o jefe de proceso

PROCESO: MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA


Sin Código Encuestas Cada Gerencia o jefe de proceso

Sin Código Planes de Mejoramiento Cada Gerencia o jefe de proceso

Sin Código Indicadores de Procesos Cada Gerencia o jefe de proceso

Sin Código Plan Estratégico Cada Gerencia o jefe de proceso

PR-DC-02 Atención de reclamos Cada Gerencia o jefe de proceso

PR-DC-09 Procedimiento de revisión de la dirección Presidencia y/o Gerencia

PR-DC-10 Procedimiento Acción Preventiva Jefe Proceso

PR-DC-11 Procedimiento Acción Correctiva Jefe Proceso

PROCESO: INSTALACION OPERATIVA ZFPE


PR-SO-46 Creación de Usuarios en los sistemas informáticos Gerencia Operaciones

PR-SO-47 Instalación Operativa Zonas Francas Permanentes Especiales


PR-SO-44 Comercial para las Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales


sin código PICIZ Gerencia Operaciones

sin código Ley 1004 de 2005 Gerencia Operaciones

sin código Resolución 4240 de 2000 y sus modificaciones y adiciones.


sin código Decreto 2685 de 1999 y sus modificaciones y adiciones.


Sin Código Negociación ZFB y ZFPE (oferta mercantil, contrato, etc.)

Gerente Operaciones

(a continuación se relacionan los procedimientos que están en ejecución)

PROCESO: PRESTACIÓN SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO Y SALIDA ZFPE


PR-ZE-SM-01 introducción de bienes procedentes del resto del mundo en tránsito aduanero

Líder de Proyecto Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-02 introducción de bienes procedentes del resto del mundo vía aérea

Líder de proyecto - Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-03 introducción de bienes nacionales o en libre disposición Líder de proyecto – Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-04 introducción de bienes desde el resto del territorio aduanero nacional en exportación

Líder de proyecto – Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-05 ingreso y salida de activos fijos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-SM-06 Salida de bienes con destino al resto del mundo Líder de proyecto – Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-07 Salida de bienes con destino al resto del territorio aduanero nacional por importación


PR-ZE-SM-08 Salida de producto elaborado con materias primas nacionales o en libre disposición con destino


PR-ZE-SM-09 Salida temporal de materias primas insumos y bienes terminados para procesamiento parcial


PR-ZE-SM-10 reingreso de bienes que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional

Líder de proyecto - Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-11 Salida temporal de bienes de capital sus partes o repuestos para revisión reparación o mantenimiento en el TAN.


PR-ZE-SM-12 Reingreso de bienes de capital partes o repuestos que salieron temporalmente a reparación revisión o mantenimiento en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-SM-13 Salida al territorio aduanero nacional de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-SM-14 Salida por destrucción de mercancías en grave estado de deterioro descomposición, daño total o demerito absoluto al territorio aduanero nacional


PR-ZE-SM-15 Ingreso y salida de bienes procedentes de otras Zona Francas


PR-ZE-SM-16 Inspección de mercancías al interior de ZFPE SIEMENS MANUFACTURING


PR-ZE-SM-17 Operaciones de ingreso y salida en caso de contingencia Líder de proyecto – Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-19 Anulación de formularios en el sistema PICIZ Líder de proyecto – Siemens Manufacturing

PR-ZE-SM-20 Inventario Zona Franca


PR-ZE-SM-21 Re empaques


PR-ZE-BD-01 Ingreso de bienes procedentes del resto del mundo a z. F. P. Especial Bio D Facatativa vía transito aduanero

Líder de proyecto - BIO D

PR-ZE-BD-02 Ingreso del resto del mundo a zona franca permanente especial Bio D Facatativa vía aérea


PR-ZE-BD-03 ingreso de bienes nacionales o en libre disposición desde el resto del territorio aduanero nacional


PR-ZE-BD-05 ingreso y salida de activos fijos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-BD-08 Salida de producto y subproductos elaborados con materias primas nacionales o en libre disposición con


destino al tan

PR-ZE-BD-11 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o repuestos para reparación, revisión, o mantenimiento en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-BD-12 Reingreso de bienes de capital, sus partes, repuestos que salieron temporalmente a reparación, revisión, o mantenimiento al territorio aduanero nacional


PR-ZE-BD-16 Inspección de mercancías al interior de biod zona franca permanente especial


PR-ZE-BD-19 Anulación de formularios Líder de proyecto - BIO D

PR-ZE-BD-20 Inventario Zona Franca Líder de proyecto - BIO D

PR-ZE-PA-01 Introducción de bienes procedentes del resto del mundo vía tránsito aduanero

Líder de proyecto – Pepsico Alimentos ZF

PR-ZE-PA-02 Introducción de bienes procedentes del resto del mundo vía aérea


PR-ZE-PA-03 Introducción de bienes nacionales o en libre disposición desde el resto del territorio aduanero nacional


PR-ZE-PA-04 Introducción de bienes desde el resto del territorio aduanero nacional en exportación


PR-ZE-PA-05 Ingreso y salida de activos fijos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-PA-06 Salida de bienes con destino al resto del mundo Líder de proyecto- Pepsico Alimentos

PR-ZE-PA-07 Salida de bienes con destino al resto del territorio aduanero nacional por importación

Líder de proyecto- Pepsico Alimentos

PR-ZE-PA-08 Salida de producto y subproductos elaborados con materias primas nacionales o en libre disposición con destino al resto del tan


PR-ZE-PA-09 Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-PA-10 Reingreso de bienes que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-PA-11 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o repuestos para reparación, revisión, o mantenimiento en el territorio aduanero nacional.


PR-ZE-PA-12 Reingreso de bienes de capital, sus partes o repuestos que salieron temporalmente a reparación, revisión, o mantenimiento en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-PA-13 Salida al territorio aduanero nacional de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo

Líder de proyecto - Pepsico Alimentos

PR-ZE-PA-14 salida por destrucción de mercancías en grave estado de deterioro, descomposición, daño total o demerito absoluto al territorio aduanero nacional

Líder de proyecto - Pepsico Alimentos

PR-ZE-PA-15 Ingreso y salida de bienes procedentes de zonas francas Líder de proyecto - Pepsico Alimentos ZF

PR-ZE-PA-16 inspección de mercancías al interior de Pepsico alimentos zona franca


PR-ZE-PA-19 Anulación de formularios Líder de proyecto – Pepsico Alimentos ZF

PR-ZE-PA-20 Auditoria de inventarios Líder de proyecto – Pepsico Alimentos ZF

PR-ZE-TF-01 Introducción de mercancía provenientes del resto del mundo o de otra zona franca por transito aduanero.

Líder de proyecto- Termoflores

PR-ZE-TF-02

Introducción de mercancía provenientes desde el resto delmundo o de otra ZF por la misma jurisdicción


PR-ZE-TF-06 Salida de mercancía de la zona franca Termoflores hacia el resto del mundo o hacia otra zona franca


PR-ZE-TF-07

Salidas Temporales Líder de proyecto- Termoflores

PR-ZE-TF-09 Anulación y/o ajuste de formulario en el sistema informático PICIZ.


PR-ZE-TF-11 Inspecciones Físicas


PR-ZE-TF-13 salida zfpe al tan de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-TF-14 Introducción desde el tan de mercancía exenta o en libre disposición


PR-ZE-RC-01 ingreso de materia prima, insumos y bienes intermedios provenientes desde el resto del mundo vía ducto

Líder de Proyecto – Refinería de Cartagena

PR-ZE-RC-02 ingreso de insumos, maquinaria, repuestos, piezas y partes provenientes desde el resto del mundo con planilla de envío


PR-ZE-RC-03 ingreso insumos, maquinaria, piezas, partes y repuestos provenientes desde el resto del mundo en tránsito aduanero


PR-ZE-RC-04 salida al resto del mundo de producto terminado


PR-ZE-RC-06 introducción de materias primas, insumos, producto terminado y materiales de construcción nacionales ó en libre disposición por ducto


PR-ZE-RC-07 introducción de bienes desde el resto del territorio aduanero nacional en exportación por ducto


PR-ZE-RC-08 anulación de formulario en el sistema informático piciz


PR-ZE-RC-10 introducción de bienes desde el resto del territorio aduanero nacional en exportación


PR-ZE-RC-11 Salida de bienes con destino al resto del territorio aduanero nacional por importación por ducto


PR-ZE-RC-12 Salida de producto terminados al resto del tan por ducto


PR-ZE-RC-15 salida temporal al territorio aduanero nacional de bienes para revisión, reparación o mantenimiento


PR-ZE-RC-16 Reingreso de bienes que salieron temporalmente para revisión, reparación o mantenimiento en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-RC-17 ingreso de insumos de una zona franca a otra zona franca de distinta jurisdicción aduanera


PR-ZE-RC-18 ingreso y salidas de una zona franca a otra zona franca por poliducto


PR-ZE-RC-20 inspecciones físicas


PR-ZE-RC-22 Salidas e ingresos de activos fijos


PR-ZE-RC-24 salida de bienes con destino al resto del territorio aduanero nacional por importación


PR-ZE-CL-01 introducción de mercancía del resto del mundo a zona franca con planilla de envío

Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-02 introducción de mercancía del resto del mundo a zona franca con transito aduanero


PR-ZE-CL-03 introducción de mercancía del tan a zona franca por exportación definitiva


PR-ZE-CL-04 ingreso y salida de activos fijos en libre disposición Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-05 introducción de bienes nacionales o en libre disposición del tan a zona franca


PR-ZE-CL-06 inspecciones físicas Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-07 plan de contingencia Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-08 salida de zf al tan y su reingreso de bienes de capital o sus partes para reparación revisión o mantenimiento


PR-ZE-CL-09 salida de zf al tan y su reingreso de mercancias para procesamiento parcial


PR-ZE-CL-10 salida de zf al resto del mundo y otras zonas francas Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-11 salida de mercancías de zona franca al tan por importación


PR-ZE-CL-12 salida al tan de mercancías nacionales o en libre disposición


PR-ZE-CL-13 salida de zf al tan de residuos y desperdicios y descargue de elementos de consumo (este procedimiento aplica en el momento solo para descargue de elementos de consumo)


PR-ZE-CL-14 salida de zf al tan para destruccion de mercancias Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-15 anulacion y ajuste de fmm en el sistema piciz Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-16 servicios en horarios extraordinarios Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-17 Re empaque de mercancías unificación Líder de proyecto- Colombina del Cauca

PR-ZE-PS-01: Ingreso de materiales de construcción del Territorio Aduanero Nacional

Líder de proyecto- Protisa

PR-ZE-PS-02: Operaciones de Ingreso y Salida en caso de contingencia


PR-ZE-PS-03: Introducción de mercancía procedente del Resto del Mundo en tránsito Aduanero


PR-ZE-PS-04: Ingreso y Salida de Activos Fijos Nacionales en libre disposición


PR-ZE-PS-05: Introducción de bienes nacionales o en libre disposición desde el Resto Del TAN.


PR-ZE-PS-06: Introducción de Mercancías procedentes del Resto del Mundo a Zona Franca Protisa Vía Aérea.


PR-ZE-PS-07 introducción de bienes desde el resto del territorio aduanero nacional en exportación


PR-ZE-PS-08: Ingreso y salida de bienes procedentes de otras zonas francas


PR-ZE-PS-09: Servicios de operación en horarios extraordinarios


PR-ZE-PS-10 INSPECCION DE MERCANC?AS AL INGRESO O SALIDA DE PROTISA ZONA FRANCA


PR-ZE-PS-11: Anulación de formularios en sistema PICIZ


PR-ZE-PS-12 Salida de bienes con destino al Resto del Territorio Aduanero Nacional Por Importación


PR-ZE-PS-13: Salida al territorio Aduanero Nacional de producto Líder de proyecto- Protisa

elaborado con Materia prima nacionales o en libre disposición

PR-ZE-PS-14: Salida al TAN de Residuos y desperdicios con y sin valor comercial y Descargue de elementos de consumo.


PR-ZE-PS-15: Reingreso de bienes que salieron temporalmente para procesamiento Parcial en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-PS-16: Reingreso de bienes de capital, sus partes o repuestos que salieron Temporalmente a reparación, revisión o mantenimiento en el territorio Aduanero nacional.


PR-ZE-PS-17 REEMPAQUE DE MERCANC?AS Y/O UNIFICACI?N DE DOCUMENTOS


PR-ZE-PS-18 SALIDA DE BIENES CON DESTINO AL RESTO DEL MUNDO Líder de proyecto- Protisa

PR-ZE-PS-19 SALIDA POR DESTRUCCI?N DE MERCANC?AS EN GRAVE ESTADO DE DETERIORO, DESCOMPOSICION, DA?O TOTAL O DEMERITO ABSOLUTO AL TERRITORIO ADUANERO NACIONAL


PR-ZE-PS-20: Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para Procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional.


PR-ZE-PS-21 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o repuestos para Reparación, revisión o mantenimiento en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-AP-01 introducción de maquinaria, equipo, repuestos y piezas del resto del mundo vía transito aduanero

Líder de proyecto – Acerías Paz del Rio

PR-ZE-AP-02 salida de maquinaria, equipo, sus partes o repuestos, para revisión, reparación o mantenimiento en el territorio aduanero nacional

Líder de proyecto – Acerías Paz del Río

PR-ZE-AP-07 Anulación y/o ajuste de formularios en el sistema piciz


PR-ZE-AP-12

introducción de maquinaria, equipo, repuestos y piezas procedentes de otras zonas francas


PR-ZE-AP-13 salida por baja de mercancías Líder de proyecto – Acerías Paz del Río

PR-ZE-AP-15 Inventario zona franca Líder de proyecto – Acerías Paz del Río

PR-ZE-AP-16 Reingreso de maquinaria, equipo, repuestos y piezas que salieron temporalmente a reparación, revisión o mantenimiento al territorio aduanero nacional


PR-ZE-PB-01

Ingreso del resto del mundo por diferente jurisdicción Líder de proyecto – Sociedad Portuaria

PR-ZE-PB-02

ingreso del resto del mundo por la misma jurisdicción Líder de proyecto – Sociedad Portuaria

PR-ZE-PB-03

ingresos desde el territorio aduanero nacional Líder de proyecto – Sociedad Portuaria

PR-ZE-PB-05

Salida al resto del mundo Líder de proyecto – Sociedad Portuaria

PR-ZE-PB-08

Anulación de fmm Líder de proyecto – Sociedad Portuaria

PR-ZE-PB-09

Inspección física Líder de proyecto – Sociedad Portuaria

PR-ZE-PB-13

Salida por baja de mercancía Líder de proyecto – Sociedad Portuaria

PR-ZE-FC-01 Ingreso de materiales de construcción del Territorio Aduanero Nacional

Líder de proyecto – Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-02 Ingreso de mercancías procedentes del Resto del Mundo en tránsito aduanero


PR-ZE-FC-03 Ingreso de mercancías procedentes del Resto del Mundo vía aérea


PR-ZE-FC-06 Ingreso y salida de bienes procedentes de otras zonas francas


PR-ZE-FC-11 Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-FC-18 inspección de mercancías al interior de Zona Franca Permanente Especial Productos Familia Cajicá S.A.S


PR-ZE-FC-19 inventario de mercancías


PR-ZE-CV-01 introducción del resto del mundo en transito aduanero

Líder de proyecto – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-02 introducción del resto del mundo en planilla de envio


PR-ZE-CV-03 introducción del tan de mercancia nacional o en libre disposicion


PR-ZE-CV-04 introducción del tan por exportacion definitiva


PR-ZE-CV-05 ingreso y salida de elementos de consumo y distribución gratuita


PR-ZE-CV-06 salida temporal al tan para reparaciòn, revisiòn y/o mantenimiento


PR-ZE-CV-08 descargue de elementos de consumo, insumos o producto no apto del sistema piciz


PR-ZE-CV-09 Inspecciones Físicas


PR-ZE-CV-10 Salida al Resto del Mundo y a otras zonas francas


PR-ZE-CV-11 Salida al tan de mercancía nacional o en libre disposición


PR-ZE-CV-12 Salida al tan por importación ordinaria


PR-ZE-CV-13 Salida al tan de residuos y desperdicios con y sin valor comercial


PR-ZE-CV-14 Anulación y ajuste de formularios en el sistema piciz


PR-ZE-CV-15 Salida al TAN por destrucción


PR-ZE-CV-17 Re empaque y/o unificación


PR-ZE-BY-01 INGRESO DE MATERIAL DE CONSTRUCCION DEL TERRITORIO ADUANERO NACIONAL

Líder de proyecto – Bioenergy

PR-ZE-BY-03 INGRESO Y SALIDA DE ACTIVOS FIJOS EN LIBRE DISPOSICION BIOENERGY ZONA FRANCA S.A.S


PR-ZE-BY-05 INSPECCION DE MERCANCIAS AL INGRESO Y/O SALIDA DE BIOENERGY ZONA FRANCA S.A.S


PR-ZE-BY-06 INGRESO DE MERCANCIAS NACIONALES, EN LIBRE DISPOSICION O VENTAS EXENTAS DESDE EL RESTO DEL TERRITORIO ADUANERO NACIONAL


PR-ZE-BY-21 CONTROL DE INVENTARIOS BIOENERGY ZONA FRANCA S.A.S Líder de proyecto –

Bioenergy

Sin código Decreto 2685 de 1999 Gerencia Operaciones

Sin código Ley 1004 de 2005 Gerencia Operaciones

Sin código Decreto 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Gerencia Operaciones

AGRADECIMIENTO: A todos los colaboradores que directa o indirectamente trabajaron para la realización del Manual de Calidad de la Zona Franca de Bogotá S.A y que en su labor diaria facilitan la implementación y el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión, entendiendo que el mantenimiento del mismo es un compromiso de todos. ISO-mos todos. Cordialmente Jhoana Herazo Velaides Directora Gestión Humana y Calidad

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ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A. MANUAL DE …zonanet.zonafrancabogota.com/www/resources/MANUAL...Código: MC-DC-01 Versión: 11 Vigencia: 02/02/11 -USUARIO INDUSTRIAL DE BIENES: “Es