12/10/12¿Cuál es el sentido de adoptar el costeo por activ idades o ABC? | ZAZENco Consulting SRL
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¿Cuál es el sentido de adoptar el costeo
por actividades o ABC?
Publicado el 10 enero, 2012
Un sistema de costeo tiene por objeto calcular el costo de un producto o servicio, de manera
sistémica. El modelo contable contiene varios sistemas que permiten llegar a ese dato. El
más utilizado por su facilidad y por desconocimiento de alternativas, es el costeo
absorbente, el que asigna todos los costos de un período a la unidad de producto obtenida.
Si lo visualizamos en una panadería, dividiría todo el costo (harina, operarios panaderos,
depreciaciones, energía, etc.) de un mes o día por la producción en kilos de pan de ese
mismo período. Todo bien, excepto que el sistema no le entrega toda la información que el
dueño necesita para gestionar su negocio. Por ejemplo ¿cuál es la verdadera rentabilidad por
clase o tipo de pan? ¿Cuál es la mejor manera (tecnología) de hacer el pan? ¿Dónde debe
enfocar los esfuerzos de mejora? ¿Cuáles son sus mejores clientes? Los Contadores tratan
de responder estas preguntas haciendo malabarismos con los porcentajes y la regla de 3,
pero no pueden lograr el dato exacto por una razón sencilla: el costeo absorbente costea lo
que se hace (un kilo de pan) y no cómo se hace (las distintas etapas del proceso de hacer
pan); es un sistema de costeo por productos. Para eso se diseñó el sistema de costeo por
actividades o ABC (Activity Based Costing).
¿Què preguntas respondería el ABC en la panadería? Además de darle el costo del kilo de
pan producido, le diría:
- el costo de las tareas dentro de las actividades involucradas en la fabricación del pan. No
estamos hablando de los centros de costos tradicionales sino del conjunto de tareas y
actividades que se realizan dentro de esos centros. Así, usted conocería el costo del
amasado por tareas involucradas (juntar harina, agregar ingredientes, amasar, golpear, orear,
etc.). ¿Para qué le puede servir ésto? Esta es la información que realmente necesita para
decidir si el amasado lo hace a mano de operario o con máquina. Y lo mismo en todas las
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otras tareas.
- identifica inequívocamente los productos y clientes que más contribución le traen a su
panadería. No es el mismo dato que usted obtiene del costeo absorbente ya que en el ABC
no se habla de centros de costos sino de tareas que se hacen, y por lo tanto consideran una
variable que el absorbente pasa por alto: el nivel de esfuerzo que trae incorporada la tarea. El
esfuerzo es la verdadera variable de un costo y el ABC lo mide y considera. Eso está claro en
la producción pero ¿y en los clientes? El ABC le da la contribución según el esfuerzo de
ventas, no del monto vendido: no es lo mismo tratar de venderle a un experto que a un
principiante. Quizás el tiempo empleado sea el mismo y el absorbente los costeará como
iguales, pero el ABC le dirá que el experto le trae menos contribución porque el intento de
venta tiene un costo más alto. A partir de ahí, usted tiene información para diseñar sus
estrategias y tácticas de venta, sus programas de capacitación, etc.
- identifica claramente los puntos o nodos de ineficiencia en la organización y en el
proceso, y por lo tanto lo orienta en sus esfuerzos de mejora. El absorbente mira su
estructura con un criterio de promedio; costea de la misma manera al departamento de
jardinería que al de diseño o de producción. El ABC los costea de acuerdo a su contribución
y al esfuerzo, y por lo tanto le entrega la información que necesita para efectivizar programas
de reducción de costos. Le permite ajustar los costos a los ingresos que generan y no
dedicarse a la tarea bruta de simplemente cortar costos sin atender a los efectos de su
decisión. Por ejemplo, le indicaría que cortar publicidad o despedir al personal es una pésima
idea, y le permitiría evaluar otras alternativas más eficientes para su objetivo, sea que se trate
de salir de una crisis o de introducirse en un segmento de mercado.
- le da la información que requiere su estrategia. Hacer estrategia es hilar fino, es definir
aquellos aspectos que traen rentabilidad al negocio, es ubicar aquellos puntos en que la
asignación de recursos es la más adecuada. Eso no puede hacerse de manera eficiente
trabajando con información basada en el promedio; tiene que hacerse con los datos de
costos del cómo se trabaja realmente en su negocio. Además, si cuenta con información
relevante a la estrategia, sus tácticas serán mejor diseñadas y ejecutadas. Si piensa entrar
en el segmento A (estrategia), sabrá mejor cómo hacerlo (táctica).
- le permite efectuar un real seguimiento a los costos de sus operaciones, e identificar las
causas de las variaciones. Saber que el kilo de pan costeó un 3,24% más que la hornada
(día, turno, mes) anterior no le dice mucho ni tampoco le sirve de mucho. Apenas puede
calcular ese porcentaje. Pero saber que ese aumento se debió a un bajo rendimiento en la
actividad de horneado por baja en el nivel de energía requerido sí que le permite tomar
decisiones: reparar, cambiar equipo, rediseñar proceso, desviar flujo, cambiar producto, etc.
- le permite optimizar sus herramientas de gestión, en caso de que las tenga. Y si no las
tiene, le permite adquirirlas sin que se transformen en un gasto. Normalmente las empresas
incorporan herramientas y métodos en las organizaciones sin darles la plataforma requerida
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para su funcionamiento óptimo; el caso típico es el Balanced ScoreCard (BSC), el que por
indicación de sus propios autores debería construirse sobre un sistema de costeo ABC. Sin
embargo, es más que común encontrar BSC armados sobre el costeo absorbente de la
contabilidad. Eso, en pocas palabras, es perder plata por ignorancia.
- le permite incorporar criterios de Calidad y Mejora Continua a su organización. La Calidad
no trabaja sobre los centros de costos sino sobre las actividades que se realizan en su
empresa, pero ¿si no las identifica y costea, cómo va a trabajar con calidad? Los sistemas
de Calidad imperantes, como las Normas ISO o las 5 S´s u otros específicos, hacen cuestión
de estado el incorporar el ABC en el sistema de información, y es obvia la razón: la calidad
no se produce en el centro de costos “galpón N” sino en lo que se hace dentro de ese galpón.
- en suma, le permite mejorar su empresa, generar más empleo, y ganar más dinero.
En cuanto al cómo se hace, el sistema de costeo ABC tiene dos metodologías que le
permiten incorporarlo a su sistema de información, e incluso a su sistema contable: diseño
plano y el basado en el tiempo invertido por actividad. El diseño plano es el que sigue las
pautas tradicionales de definición, investigación, identificación, medición, diseño e
implementación. Es largo porque implica introducirse en el corazón del negocio y
diseccionarlo en sus componentes, pero para eso están los especialistas en costeo. Es el
método más adecuado en empresas con cierta complejidad en sus procesos, y el que mejor
frutos da una vez implementado. El método basado en el tiempo es una propuesta que parte
de las estimaciones de los gerentes funcionales de los tiempos ocupados (o que deberían
ocuparse) en cada actividad. Como tal, es más simple de diseñar y hacer funcionar ya que
sólo requiere de dos variables, costos totales y tiempos estimados, y por lo mismo es más
barato. Pero, no deja de ser una simplificación bastante aceptable y por lo tanto es
recomendado para empresas con procesos estables, medianamente estandarizados y no
complejos. Otra observación es que, por estar basado en estimaciones, no cumple con las
exigencias normativas del sistema contable y por lo tanto sus datos obtenidos no deberían
ocuparse en los registros contables ni en la valoración de inventarios; es un costo ABC
“estadístico”, por decirlo así. El método plano cumple con las exigencias y por lo tanto puede
transformarse en el sistema de costeo oficial de la empresa, con todos los beneficios que
trae por sobre los utilizados actualmente. En cuanto al costo de diseñar e implementar el
sistema, por cualquiera de sus dos métodos, dependerá del tipo de empresa, pero las
ventajas que trae el sistema ABC compensan con creces los posibles costos de su
implantación. Después de todo, si lleva contabilidad usted ya tiene un sistema de
costeo, generalmente el absorbente, y sin darse cuenta le está saliendo carísimo
porque no le da la información que realmente necesita ¿verdad?
Carlos M. Duarte M., Ing. Comercial (UdeC, Chile), Director.
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