INDICEEL ARCHIVO DE LA EMPRESA
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS
Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas
Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación
Describir las distintas técnicas de codificación en la organización de documentos
El archivo de la empresa
Las empresas publicas o privadas al realizar transacciones originan registros en forma de facturas, pedidos y solicitudes diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, pueden ser localizados fácil y pronto
El archivo de la empresa
•El archivo en la empresa es un instrumento importante, en él se recopila en forma organizada los registros.
•ARCHIVAR, es la actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos
El archivo de la empresa
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, estos pueden clasificarse en: SocialesGremialesDeportivosPolíticosEclesiásticos
NotarialesEducacionalesParticularesEtc.
El archivo de la empresa
Descripción:
El término archivo se usa para designar a un conjunto ordenado de documentos
También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades
El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades
El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica que se refiere a:
El lugar donde se custodia dicho fondo
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo
El archivo de la empresa
Descripción:
La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos
El archivo de la empresa
Finalidad:
Las funciones de los archivos son:
Recoger documentos
Conservar documentos
Servir documentos
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa durante este periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de la oficina y para la toma de decisiones
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por las oficinas
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido el tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados de manera indefinida, y destruir el resto
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus diferentes etapas, según los principios archivísticos
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Describir la documentación para facilitar el acceso a la información mediante los diferentes instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el tiempo
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de:
La Administración o persona generadora del archivo, con objeto de proporcionarle cuantos documentos y datos sean necesarios para mayor rapidez y eficacia de su gestión
El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de:
Los ciudadanos para ofrecerles las informaciones que solicitan relativas a ellos mismos u otras
La investigación y la difusión cultural
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
A medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de documentos que se reciben y emiten.
Este crecimiento es tan significativo que no se pude ignorar la importancia de conservar papeles que le permitan desenvolverse en forma mas dinámica, útil y eficaz.
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los negocios.
La mayoría de los empleados utiliza a diario la documentación archivada, al constituir un auxiliar fundamental para sus labores, ya que proporciona referencias precisas sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.