Capítulo II. Marco Teórico.
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Capítulo II. Marco Teórico.
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Según Hernández, Fernández y Baptista (2000, p. 22) “elaborar el
marco teórico, implica analizar y exponer aquellas teorías, enfoques
teóricos, investigaciones y antecedentes en general que se consideren
válidos para el correcto encuadre del estudio”.
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
A continuación se hará mención de las diferentes tesis de grado que
se relacionan con el presente trabajo de investigación, pretendiendo dar un
aporte significativo a la gerencia para lograr la adecuada aplicación de un
buen sistema de control interno de las cuentas por cobrar.
Morán (2001) elaboró el “Diseño de un Sistema de Control Interno
aplicado a las Cuentas por Cobrar de la unidad educativa Luis
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Villalobos Villasmil”, efectuado en la Universidad Dr. Rafael Belloso
Chacín, Facultad de Ciencias (Cs.) Administrativas.
La presente investigación tuvo como objetivo elaborar el diseño de un
sistema de control interno aplicado a las cuentas por cobrar de la unidad
educativa Luis Villalobos Villasmil.
En el ámbito metodológico el tipo de estudio fue de tipo descriptivo
siendo el diseño no experimental, utilizándose la totalidad de la población
existente, conformada por la Directora, Administradora y Secretar ia
(Población A) y ciento catorce (114) representantes que integran al instituto
(Población B). Para la recolección de datos se implementaron dos
instrumentos, una entrevista dirigida a la población A y una encuesta
elaborada para la población B. En el análisis se utilizó la estadística
descriptiva con frecuencias absolutas y relativas, representando los
resultados, por medio de cuadros y tablas.
Los resultados arrojados indicó la necesidad que tiene la Unidad
Educativa Luis Villalobos Villasmil de un sistema de control interno para sus
cuentas por cobrar como medida de protección de este importante activo.
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Este estudio agrego valor a la presente investigación, al dar a conocer
los requerimientos que se deben considerar al realizar un diseño, sobre todo
para un área tan importante como lo son las cuentas por cobrar.
De igual forma, Bracho y Fernandez (2001) desarrollaron una
investigación titulada “Evaluación del Sistema de Control de las Cuentas
por Cobrar de la empresa AME Zulia C.A”, en la Universidad Dr. Rafael
Belloso Chacín, Facultad de Cs. Administrativas.
Dicha investigación tuvo como objetivo diagnosticar la situación
referida a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas analizando
las políticas y normas; describiendo los procedimientos de cobranza que
ejecutan además de evaluar los criterios para llevar el control.
El tipo de investigación fue descriptivo, evaluativo, estudio de caso y
de campo, con un diseño no experimental, transversal. Consideró como
población a seis (6) sujetos del departamento de cobranza recogiendo la
información mediante la entrevista para lo cual se elaboró un cuestionario de
31 preguntas, el cual fue validado por 5 expertos. Los datos se analizaron
mediante la frecuencia absoluta.
Los resultados evidenciaron que como fortaleza tiene, que hacer
auditorias mensualmente, pero la debilidad mayor es que el control interno
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no es efectivo y esta amenazado a la empresa a generar pérdidas por seguir
brindando el servicio y el cliente no lo cancela. La empresa no tiene políticas
de cobranzas y las normas no se cumplen. Todo esto permite concluir que en
la empresa no se lleva coordinación de las acciones de allí que el sistema no
sea efectivo al fallar en otorgar crédito a personas que no pueden cumplir
con el contrato por falta de liquidez y rentabilidad, hecho que ocasiona
desviaciones importantes en la cobranza.
La investigación es relevante para el presente estudio, ya que
proporciona información sobre la importancia que presentan los controles
internos para el logro eficiente en las operaciones.
De igual forma, Botero y Pernia (2001) efectuaron una investigación
titulada “Evaluación de los Controles Internos de las Cuentas por Cobrar
para la empresa de Servicio Caso: Publicidad Republica DDB”, en la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, Facultad Cs. Administrativas.
La investigación centro su propósito en la evaluación de los controles
internos de las cuentas por cobrar. El marco teórico del estudio se
fundamentó en los diversos criterios de Cepeda, Coopers y Librand (1997),
Colmes (1991), Redondo (1994), entre otros.
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A nivel científico se empleo un tipo de investigación descriptiva,
aplicada, no experimental, prospectiva. La población de estudio es finita,
accesible y determinada, la cual se compone de cinco (5) sujetos,
representantes en su totalidad del departamento contable de la empresa. La
recolección de datos se llevo a cabo a través de una entrevista semi-
estructurado.
Los datos obtenidos se analizaron utilizando un enfoque cualitativo y
cuantitativo. Este análisis comparativo entre autores recomienda definir
líneas de responsabilidades, separación de las funciones de crédito,
cobranza, facturación y contabilización de los procesos de auditoria y
realizarlos con más periodicidad, la exigencia de documentos que garanticen
mayor respaldo a los créditos otorgados, actualizar manuales de normas y
procedimientos entre otros.
El estudio realizado por Botero y Pernia, reflejó la importancia que
para el reforzamiento del control interno tiene la validación de la información
inherente a las cuentas por cobrar.
Así mismo, Berruela y Martínez (2002) desarrollaron una investigación
dirigida a la “Evaluación del Sistema de Control Interno de las Cuentas
por Cobrar de la Empresa Compeca (Comunicación Perijá, C.A.)”, en la
Universidad Dr. Rafael Belloso chacín.
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El presente estudio estuvo dirigido a realizar la evaluación del sistema
de control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Comunicaciones
Perijá, C.A. (Compeca).
El marco teórico de la investigación se fundamento con criterios
basados en diversos autores, siendo los mas relevantes: Bolten (1990) y
(1993), Catácora (1996) y Cepeda (1997); entre otros. El tipo de
investigación fue descriptiva y aplicada con diseño no experimental
transversal - descriptiva. La población estuvo compuesta por tres (3)
personas en el área directiva y dos (2) trabajadores del área operativa de la
empresa compeca, realizándose un censo poblacional. La información fue
obtenida a través de una entrevista, validada por expertos. Los datos fueron
analizados considerando las frecuencias absolutas o conteo natural de
respuestas.
Los resultados indicaron que entre las fortalezas se encuentran la
buena capacidad financiera, controles definidos en el proceso, adecuada
capacitación del personal, canales de comunicación ajustados, información
precisa en cuanto a los procesos a seguir, trabajo en equipos competentes e
instrucciones claras por parte del supervisor. Entre las debilidades destacan
los controles contables, deficiencias en los controles administrativos,
problemas financieros de la empresa, formatos deficientes y falta de
información en el personal. En torno a las oportunidades, incluyeron la
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dinámica económica, aumento de los intercambios económicos y aumento de
la demanda del mercado, la globalización de la economía y las nuevas
políticas económicas del país.
Finalmente, en cuanto a las amenazas, indicaron los problemas
económicos del país, el aumento de los intereses de los créditos fiscales, los
problemas de insumos en el mercado y el aumento de la inflación. Se obtuvo
que existen y se cumplen los controles internos administrativos, así como las
políticas de la empresa, las cuales existen para regular el proceso de las
cuentas por cobrar. Existen limitaciones en cuanto a las normas y
procedimientos, los cuales no son conocidos por el personal, dando como
resultado falta de cumplimiento de los mismos, los cuales se consideran
inefectivos para apoyar el logro de los objetivos trazados.
De lo anterior planteado, se puede decir que el trabajo de
investigación mencionado guarda relación con respecto al tema de estudio.
La relación está orientada primordialmente en que ambos trabajos de
investigación tratan de analizar normas, políticas y procedimientos del
sistema del control interno de las cuentas por cobrar.
Finalmente, Gómez y Guevara (2002), elaboró una “Evaluación del
Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa
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Veneaduana, C.A., en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacïn: Facultad de
Cs. Administrativa.
La presente investigación tuvo como propósito Evaluar el Sistema de
Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Veneaduana, C.A.,
ubicada en Maracaibo, Estado Zulia.
El marco teórico de esta investigación se fundamentó en varios
criterios de autores, siendo los más relevantes, Meigs (1998), Gitman (1996),
Catácora (1997) y Horngren (1994). A nivel metodológico el tipo de
investigación fue aplicada, transversal descriptiva y observacional,
calificando el diseño de la investigación como no experimental. Para lograr
este estudio se seleccionó como población seis (06) empleados
pertenecientes a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad y la
Gerencia General.
La recolección de datos se efectuó a través de tres (03) cuestionarios
estructurados los cuales fueron validados a través de cinco (05) expertos en
el área, y cuyos resultados fueron analizados mediante el uso de tablas de
frecuencia.
Como resultado se evidenció una serie de debilidades que están
afectando los procesos que se desarrollan en el Departamento de Crédito y
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Cobranza, evitando la efectividad en los mismos; las funciones de crédito y
cobranza no se encontraron segregadas, se halló fallas en el adiestramiento
en el área e incertidumbre en el conocimiento de las políticas, resultados que
permitieron la evaluación del control interno como producto de mejoramiento
planificado a partir del cuestionario sobre los procedimientos realizados en la
actualidad por los trabajadores que intervienen en el mismo.
Este análisis comparativo entre autores recomienda definir líneas de
responsabilidad, separación de las funciones de crédito y cobranza,
facturación y contabilización de los procesos, la exigencia de documentos
que garanticen mayor respaldo a créditos otorgados y a efectuar un control
del cumplimiento de políticas, normas y procedimientos que permitan agilizar
los procesos de otorgamiento de crédito.
Los resultados arrojados por dicha investigación son relevantes para
la investigación objeto de estudio, ya que, proporcionan información acerca
de la necesidad que hay de establecer una mayor frecuencia en la aplicación
de los controles internos.
2. BASES TEÓRICAS
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Para realizar la investigación fué importante suministrar información
relevante, con teorías que están relacionadas directamente con el tema de
estudio, para una mayor comprensión del problema objeto de estudio.
A continuación se presentan las consideraciones teóricas de diversos
autores acercas de las variables a tratar las cuales sirven como fundamento
para la realización de la presente investigación.
2.1 SISTEMA.
Cuando se habla de sistema es importante para los negocios, su
relación con el concepto de ciclo de vida y los procesos de toma de
decisiones en la empresa.
2.1.1 DEFINICIÓN DE SISTEMA.
Según, Catacora (1997, p. 25), “un sistema es un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para
lograr un objetivo común”.
Capítulo II. Marco Teórico.
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De igual manera, Gómez Ceja (1997, p. 3), establece que “un sistema
es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particular, de
acuerdo con un plan”.
Así mismo, se puede decir que los sistemas a nivel de las
organizaciones permiten planificar sus objetivos o metas para realizar sus
actividades en forma adecuada y de esta manera lograr una coordinación
integral de todos sus elementos.
2.1.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
Según, Gómez Ceja (1997, p. 9) la característica inicial de un sistema
consiste en estar compuesto por partes que ejercen interacción, cada una de
las cuales reviste intereses propios, sin esas interacciones el estudio de
sistemas sería relativamente poco interesante, pues son ellos los que
enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su análisis
una tarea muy completa. Los componentes de un sistemas están integrados
por subpartes y, a su vez, éstas están ligadas mediante diversas interfases.
La descripción completa del comportamiento del sistema exige la
descripción del comportamiento de cada componente, así como las
interrelaciones de esos componentes. Los límites de un sistema son
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necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama de la jerarquía de un
sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.
En general, existen interacciones entre un sistema y su ambiente, pero
las variables exógenas se tratan como si fueran incontrolables, se considera
que sólo las variables endógenas, que se emplea para describir un sistema,
son susceptibles de cierto grado de control significativo.
La fijación de un límite esencial arbitrario entre un sistema y su
ambiente entraña el peligro de que las interacciones significativas no se
consideren en forma explícita, tal fracaso introduce a la penalidad
tradicionalmente asociada con las suboptimizaciones, es decir, la de lograr
que sus metas locales no guarden coherencias con las metas superiores o
globales. La estructura interna de un sistema como un límite con el ambiente,
es un tanto cuanto convencional.
En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene
tres características básicas:
Ø Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está
contenido en otros sistemas de carácter superior. Esto da como
resultado, haciendo hincapié en la idea, una auténtica categorización
de suprasistemas, sistemas y subsistemas.
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Ø Todos los componentes de un sistemas, así como sus interrelaciones,
actúan y operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se
puede deducir que los objetivos constituyen el factor o elemento que
disecciona todas las partes del conjunto.
Ø La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones
incide en las demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la
importancia de las otras características, ésta constituye uno de los
soportes básicos para la construcción del modelo o matriz de análisis
administrativo.
2.1.3 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Para Gómez Ceja (1997, p. 8) la administración de una organización
consiste fundamentalmente en la capacidad de manejar sistemas complejos,
en mayor o menor grado. En nuestros días observamos cómo poco a poco,
los sistemas y sus estudios cobran importancia de acuerdo con el desarrollo
de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos, formas y
métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del
sistema.
Capítulo II. Marco Teórico.
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Para la práctica administrativa, adecuada y actualizada, serán los
sistemas utilizados por lo que así lo determinen. Éstos serán por tanto
realistas, objetivos y flexibles, de modo que vayan acordes con el momento
histórico y la situación en que sean implantados. Es necesario también que
sean claros y que den la posibilidad a cambios estructurales, pero no de
esencia.
La administración es en sí una metodología efectiva aplicables a las
actividades y a las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de
acción y de resultados. Mediante ellos se evita que se pierda de vista los
objetivos primordiales de la empresa, pues de no ser por ellos se caería en
divagaciones.
Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles
situaciones de cambios corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles,
por eso será necesario hacerles modificaciones paulatinas, cada vez que
aparezcan factores que ameriten ajustes, cualesquiera que fueran y que
afecten de manera directa a toda la organización.
Como ejemplo se puede tomar la organización como un sistema, que
a la vez se rige por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos
para regir una empresa constituye, asimismo, un sistema jerárquico
excesivamente complejo.
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2.1.4 PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS
Según Gómez Ceja (1997, p. 10) “la integración (o coherencia) y la
independencia (aditividad) no son dos propiedades separadas, puesto que
son los extremos de una misma propiedad. Integración e independencia son
fenómenos de calidad, pero aún no se cuenta con un método sensible para
la medición de esta propiedad en una escala de proporcionalidad. Sin
embargo, esta propiedad es de utilidad en su idea general, puesto que todos
los sistemas presentan un grado de integración”.
Estos principios representan un punto de suma importancia para la
investigación ya que los mismos reflejan de manera global las bases de los
sistemas.
La teoría general de sistema es análoga a los principios de las partes
integrantes dentro de un todo. Por tanto, el principio de integración es vital en
el concepto de sistemas. Los principios de integración según Jonson, Kast y
Rosenzwing son los siguientes:
a) El todo es primero y las partes son secundarias.
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b) La integración es la condición de la interracionalidad de las muchas
partes dentro de una.
c) Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual
ninguna parte puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.
d) El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual
existe el todo.
e) La naturaleza de la parte y su función se derivan de su posición
dentro del todo y su conducta es regulada para relacionar del todo
a la parte.
f) El todo es cualquier sistema o complejo o configuración de energía
y se conduce como una pieza única, no importando qué tan
compleja sea.
g) La totalidad debe empezar con una premisa y las partes, así como
su relaciones, deberá evolucionar a partir del todo.
En resumen a los principios de los sistemas se destaca que ellos nos
representa como un grado de integración y refleja las bases de dichos
sistemas.
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2.1.5 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS
De acuerdo, con Catacora (1997 p. 27) los sistemas desde el punto
de vista de los negocios y su relación con la teoría contable deben estar
clasificados bajo distintos puntos de vistas como son:
Ø Sistema de Producción, tiene como fin, manejar y controlar todas
las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de
una empresa manufacturera, o el proceso de prestación de
servicios en una empresa de servicios. Funciones principales que
debe tener un sistema de producción:
• Planificación de la producción.
• Planificación de la materia prima y otros costos.
• Control de la producción.
Ø Sistemas de Ventas, se basa en la actividad de un negocio. El
sistema de venta cubre las siguientes funciones o subsistemas.
• Facturación y cobranzas.
• Control de canales de distribución.
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• Mercadeo.
Ø Sistema de Administración y Finanzas, está representado por todos
aquellos que se derivan de las dos funciones anteriormente
explicadas. La empresa tiene ciertos sistemas que son:
• Manejos de inversiones.
• Cuentas por pagar.
• Compras.
• Activos fijos.
• Inventarios.
• Bancos.
• Recursos humanos.
• Contabilidad.
Es importante tomar en cuentas estas clasificaciones ya que le
permite a la organización manejar y controlar todas las operaciones.
2.1.6 ANÁLISIS DEL SISTEMA
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Según Catacora (1997 p. 34) se define como todas aquellas
actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de
información de cada uno de sus elementos.
Cuando utilizamos el término computadora, inmediatamente debemos
pensar en el software que debe utilizar el equipo y el objetivo a cumplir por el
mismo. Cuando unimos los conceptos de computadora y software, nace
intuitivamente el concepto de sistema de información.
2.1.7 TIPOS DE SISTEMA
De acuerdo con Catacora (1997 p. 43) las empresas utilizan sistemas
para el procesamiento de la información generada por todas sus
operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas
administrativos. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones
gerenciales de la empresa para girar las operaciones y cumplir con los
objetivos de la misma. Existen sistema para manejar la facturación, las
compras, los inventarios y muchas otras funciones que existen en una
empresa. Éstos pueden ser caracterizados como sistemas administrativos
para el manejo de las funciones anteriormente nombradas.
Capítulo II. Marco Teórico.
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Una característica común a todos ellos es la de no manejar
directamente la información que se registra en la contabilidad, o que es
procesada por un sistemas de contabilidad. Podríamos afirmar que son
sistemas administrativos orientados al manejo operativo de las transacciones
y no a los aspectos financieros.
El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los
demás. Es necesario identificar las relaciones entre los sistemas
administrativos que operan en la empresa, y el sistema contable propiamente
dicho. Al final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma
resumida los movimientos que tengan los demás. Aquí podemos encontrar la
primera forma de comunicación entre esos sistemas.
Desde el punto de vista conceptual, existe un solo sistema contable
para cada compañía, es decir, aquel en la cual se registran todas las
transacciones que de alguna manera tiene impacto en los estados
financieros, o dicho de otra forma, aquellas operaciones que sean medibles
de alguna manera en términos monetarios. Una diferencia entre un sistema
contable y no contable, es el registro de las operaciones y su centralización y
una sola base de datos.
Ø Sistemas Integrados, implica el compartir información entre dos o
más sistemas.
Capítulo II. Marco Teórico.
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• Definición de Parámetros, consiste en una definición inicial
que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta
para sus funcionamiento. Esta definición inicial determinará
claramente diferentes aspectos tales como: grado de
integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de
operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más.
• Captura de la Información, en un sistema integrado se refiere
al momento en el cual se transfieren las operaciones de un
sistema a otro. Para que exista la captura de información, los
movimientos deben estar parametrizados totalmente.
• Transferencia de la Información, puede ser en forma
automática o iniciada por algún usuario autorizado. En el
primer caso, es decir, cuando la transferencia de información
es realizada en forma automática, previamente deben
haberse definido los parámetros correspondientes en la
primera etapa; en este caso, el proceso es transparente para
el usuario.
La segunda forma en la cual se puede transferir la
información es a través de un proceso iniciado por un
Capítulo II. Marco Teórico.
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usuario; esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando
los movimientos de cualquier sistema son acumulados y
actualizados en los archivos maestros de datos. Previa a la
transferencia de información, debe hacerse una relación de
los datos que serán actualizados a fin de asegurar que se
transfieran únicamente movimientos válidos.
• Controles Sobre la Transferencia, los controles sobre la
transferencia de la información de un sistema integrado, se
pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es
inmediata, o al final de un período. En el primer caso, es
decir, si la información es transferida y actualizada en el
momento en que ocurren las operaciones, los controles
sobre el ingreso de datos deben ser lo suficientemente
fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos
inconsistentes, incompletos y no validos.
En el segundo caso, es decir, cuando la información es
transferida a posteriori, los datos son validos o controlados
generalmente en el momento en que se corre el proceso de
transferencia correspondiente.
Capítulo II. Marco Teórico.
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Ø Sistemas no Integrados, debemos decir que en el funcionamiento
de un sistema integrado, la transferencia de información se realiza
por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de
periodos previamente definidos. La integración es vista
generalmente con referencia al sistema contable, sin embargo,
puede existir un segundo enfoque de integración entre sistemas
auxiliares o distintos al sistema contable propiamente dicho.
Ø Sistemas Auxiliares, son todos aquellos sistemas que sean distintos
al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede definir como
aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las
transacciones comunes a una actividad típica del negocio,
producción, ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.
Una característica básica de un sistema auxiliar es la de manejar
información en forma detallada.
2.2 CONTROL
El control sirve para confirmar la veracidad del proceso. Pueden ser
preventivos o de detección, estos es dependiendo de la relación de dicho
proceso.
Capítulo II. Marco Teórico.
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2.2.1 DEFINICIÓN DE CONTROL
Según Cepeda (1997, p. 3) el control es una de sus acepciones
gramaticales quiere decir comprobación, intervención o inspección. En
esencia, el control tiene como finalidad preservar la existencia de cualquier
organización y apoyar su desarrollo; su objetivos es contribuir con los
resultados.
De igual manera, Münch ( 1998, p.171) “el control consiste en verificar
si todo ocurre de conformidad con el plan de trabajo adoptado, con las
instrucciones emitidas con los principios establecidos, teniendo como fin
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que
produzcan nuevamente”.
Se puede decir, que el control es la última fase del proceso
administrativo que se encarga de que se cumplan en cada una de las etapas
del mismo, las normas y procedimientos que se han establecido para el logro
de los objetivos esperados.
2.2.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL
Capítulo II. Marco Teórico.
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Según Münch (1998, p. 172) el control es la herramienta con que
cuenta toda organización para el cumplimiento de los lineamientos generales
de trabajo que han sido establecidos y para encontrar desviaciones de estos
mismos en los procesos organizacionales, partiendo de estas premisas se
puede establecer que la importancia del control radica en:
Ø Establece medidas correctivas, de tal forma que se alcancen los
planes con éxito.
Ø Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Ø Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento que se establecen medidas correctivas.
Ø Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de
los planes sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
2.2.3 PRINCIPIOS DEL CONTROL
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Según Münch (1998, p. 173) la aplicación racional del control debe
fundamentarse en los siguientes principios:
Ø Principio del Equilibrio:
A cada grupo de delegación definido debe de proporcionarse el
grado de control correspondiente, de la misma manera que la
autoridad se delega y la autoridad se comparte. Al delegar autoridad
es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar
que sé está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
Ø Principios de los Objetivos:
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es
decir, el control no es un fin, si no un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se
fundamenta en los objetivos y si a través de él no se evalúa el logro
de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas
especifica de actuación o estándares, que sirvan de patrón para la
evaluación, la cual se determina con base en los objetivos.
Ø Principio de la Oportunidad:
Capítulo II. Marco Teórico.
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Para que el control sea eficaz necesita ser oportuno, es decir,
aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control
cuando no es oportuno carece de validez y reduce al mínimo la
consecución de los objetivos.
Ø Principios de las Desviaciones:
Todas las variaciones que se presentan en relación con los
planes, deben ser analizadas de manera de conocer las causas que
las originan, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en
el futuro. Es difícil detectar variaciones o desviaciones si no se hace
el análisis de las mismas y sino se establecen medidas preventivas
y correctivas.
Ø Principio de Excepción:
El control debe aplicarse, preferiblemente, a las actividades
excepcionales o representativas a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas
requieren de control.
Ø Principio de la Función Contralora:
Capítulo II. Marco Teórico.
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Este principio señala que la persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
2.2.4 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL
El control es un proceso complejo que debe estar estructurado de una
manera correcta para el cumplimiento de sus objetivos. De igual manera
Cepeda (1997, p. 9) el proceso de control se debe estructurar bajo las
siguientes condiciones:
Ø Un término de comparación, que puede ser un presupuesto, un
programa, una norma, un estándar o un objetivo.
Ø Un hecho real, el cual se compara con la condición o término de
referencia.
Ø Una desviación, que surge como resultado de la comparación del
término de comparación y el hecho real.
Ø Un análisis de causas, las cuales han dado origen a la desviación
entre el hecho real y la condición ideal o término de referencia.
Capítulo II. Marco Teórico.
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Ø Toma de acciones correctivas, son las decisiones que se han de
tomar y las acciones que se han de desarrollar para corregir la
desviación.
2.3 CONTROL INTERNO
El control interno es la bese exacta donde reposa la seguridad de un
sistema contable. El control interno establecerá si existe una confianza
apropiada de que las operaciones en los estados financieros son confiables o
no.
2.3.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
De acuerdo con Whittington y Pany (2000, p. 171) interpretan el
término control interno como los pasos que da un negocio para evitar el
fraude, tanto por malversación de activos como pospresentación de informes
financieros fraudulentos. Otros, a la vez que reconocen la importancia del
control interno para la prevención del fraude, consideran que el control
interno desempeña un papel igual en asegurar el control sobre proceso de
manufactura y otros procesos.
Capítulo II. Marco Teórico.
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Por su parte, Catacora (1997, p. 244) “comprende el plan de
organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el
negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus
datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la
adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia”.
Del mismo modo, Cepeda (1997, p. 4) establece que “el control
interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos captados por una
organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente
protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de
la entidad se desarrolle eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas
por la gerencia, en atención a las metas y objetivos previstos”
Se concluye señalando que el Control Interno es un sistema integrado
por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación. El mismo puede garantizar la protección de los activos y la
confiabilidad y validez de los riesgos y sistema contables.
2.3.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
Capítulo II. Marco Teórico.
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Según Catacora (1997, p. 238) establece que el control interno
contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no
se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que
son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de
eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.
Es importante ya que permite mantener una estructura adecuada de
control interno y es responsabilidad de la gerencia de realizar las
estimaciones necesarias para asegurar de que los beneficios esperados por
la implantación de los procedimientos de control, sean superiores a los
costos de estos respectivos procedimientos.
2.3.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Según Catacora, (1997, p. 240-243) establece los siguientes
objetivos:
Ø Asegurar que se registren todas las transacciones al período al cual
corresponde.
Ø Permite que sólo se registren operaciones que afecten la entidad.
Capítulo II. Marco Teórico.
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Ø Registrar las operaciones por el valor que realmente representan.
Ø Establecer límites al inicio, continuación o finalización de una
operación contable con base en política y procedimientos
establecidos.
Ø Controlar el uso o disposición no autorizado de los activos de la
empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de
controles:
• Controles de custodia física: diseñado para prevenir o
detectar el uso no autorizado de los activos.
• Controles de existencia física: diseñados para detectar si las
cantidades o valores mantenidos en custodias coinciden con
los registros.
Lo expuesto anteriormente, se puede concluir que los objetivos del
control interno es garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las
organizaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las
funciones y actividades establecida.
2.3.4 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO
Capítulo II. Marco Teórico.
48
Según Cepeda (1997, p. 9) las características de un sistema de
control interno son las siguientes:
Ø El sistema de control interno está conformado por los sistemas
contables, financieros, de planeación, de verificación, información y
operacionales de la organización.
Ø Corresponde a la máxima autoridad de la organización la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema
de control interno, que debe adecuarse a la naturaleza de la
organización.
Ø El control interno es inherente al desarrollo de las actividades
propias de la organización.
Ø Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Ø Debe considerarse una adecuada segregación de funciones, en la
cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y
realización de conciliaciones estén debidamente separadas.
Ø Los mecanismos de control deben encontrarse en la redacción de
todas las normas de la organización.
Capítulo II. Marco Teórico.
49
Ø No mide desviaciones; permite identificarlas.
Ø Su ausencia es la causa de las desviaciones.
2.3.5 CLASIFICACIÓN DE CONTROLES
Para Catacora (1997, p. 245) se puede clasificar el control interno, en
atención a su naturaleza, en:
Ø Control Interno Administrativos, generalmente no tienen relación
directa con las cifras de los estados financieros, pero tienen como
objetivos básicos establecer lo siguiente:
• Plan de organización.
• Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de
las operaciones.
• Adhesión a las políticas gerenciales.
Ø Control Interno Contable, por el contrario, sí tienen relación directa o
efectos sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al
menos, lo siguiente:
Capítulo II. Marco Teórico.
50
• Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver
con la protección de activos.
• Autorización de las operaciones.
• Asegurar la exactitud de los registros financieros.
Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que
dependen del momento en que se ejecutan:
• Controles para la captura de los datos.
• Controles para el procesamiento.
• Controles en la salida de la información.
Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad,
existencia, exactitud y autorización de las transacciones.
2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
Capítulo II. Marco Teórico.
51
Para Cepeda (1997, p. 13) los princ ipios de control interno son:
Ø Principio de Igualdad:
Consiste en que el control interno debe velar porque las
actividades de la organización estén orientadas efectivamente
hacia el interés general.
Ø Principio de Moralidad:
Todas las operaciones se deben realizar acatando las normas
aplicables a la administración, los principios éticos y morales que
rigen la sociedad.
Ø Principio de Eficiencia:
Vela porque en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la provisión de bienes y servicios se haga al mínimo
costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos
disponibles.
Ø Principio de Economía:
Capítulo II. Marco Teórico.
52
Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada
en función de los objetivos y las metas de la organización.
Ø Principio de Celeridad:
Consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a
control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la
organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de
competencia.
Ø Principio de Imparcialidad y Publicidad:
Consiste en obtener la mayor transparencia en las actuaciones
de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse
afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en
oportunidades como en acceso de la información.
Ø Principio de Valoración de Costos Ambientales:
Consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental
negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y
en la conducción de sus actividades rutinarias.
Capítulo II. Marco Teórico.
53
Como resumen de lo anteriormente señalado es importante
destacar, que toda organización debe de tomar en cuenta dichos
principios para el logro eficiente de las metas y objetivos
propuestos.
2.3.7 CONDICIONES DEL CONTROL INTERNO
Según Catacora (1997, p. 246- 251) son todas aquellas premisas
bajos las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para
que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso
formal entre los miembro de la organización a respetar, y hacer cumplir las
políticas previamente establecidas, es decir, que exista una conciencia de
control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno
son:
Ø Competencia del personal.
Ø Delimitación de responsabilidades.
Ø Establecimiento de niveles de autorización.
Ø Segregación de funciones.
Capítulo II. Marco Teórico.
54
Ø Conciencia de control.
Ø Canales de comunicación.
Ø Competencia del Personal:
Se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una
empresa para contratar, supervisar y entrenar el personal, con el
objetivo de que éste se encuentre suficientemente capacitado para
desarrollar sus trabajo. Un personal competente por lo general,
creará un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y
actividades en la empresa. Dentro de un departamento contable,
debe crearse un perfil para cada cargo y/o función respectivamente,
de tal forma que existan maneras de asegurarse de que el personal
asciende con base en méritos y conocimientos.
Ø Delimitación de Responsabilidades:
Establece que un adecuado sistema de control interno debe
tener segregadas las actividades que realiza cada grupo de
empleados en la empresa, y sus ámbitos de responsabilidad. De
esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranzas se
encuentran normalmente centralizadas en un solo departamento.
Capítulo II. Marco Teórico.
55
Esto tienen la ventaja de separar y establecer claramente, a quién
corresponde una u otra tarea en la empresa.
La delimitación de responsabilidades se origina como una
necesidad de la organización para establecer las fronteras de
acción de cada individuo en su área de competencia. Una de las
herramientas gerenciales básicas para separar las
responsabilidades en la organización es la utilización de
organigramas.
Ø Establecimiento de Niveles de Autorización:
La tercera condición sobre la cual descansa un adecuado
sistema de control interno se refiere al establecimiento de niveles de
autorización, el cual requiere de las operaciones procesadas en el
sistema contable, estén autorizadas por un funcionario competente,
o de acuerdo con niveles de autorización preestablecidos. Un
auxiliar contable por lo general, no debe estar autorizado para
generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas,
sin autorización del gerente de contabilidad. Un gerente general no
puede decretar un reparto de dividendos, sin la previa autorización
de las asamblea de accionistas.
Capítulo II. Marco Teórico.
56
De esta forma, cada operación que se registre en el sistema
contable deberá estar autorizada por algún funcionario que tenga
la delegación de autoridad respectiva.
Ø Segregación de Funciones:
Establece que un empleado o departamento no puede realizar
funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas
a cabo por una sola persona o unidad. La segregación de funciones
se convierte en registro indispensable para el funcionamiento de
control interno. Algunos ejemplos de segregación de funciones son:
• Debe existir independencia entre un cajero, el empleado
responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y
la persona que maneja el registro de las operaciones.
• La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el
departamento de compras.
• Los empleados responsables de los fondos fijos de caja
chica no pueden tener función o acceso al registro de las
operaciones.
Capítulo II. Marco Teórico.
57
• El departamento de compras no debe autorizar pagos a los
proveedores.
• Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las
operac iones realizadas por los fondos.
Ø Conciencia de Control:
La gerencia de toda empresa es la responsable de la
presentación de los estados financieros, esta presentación de los
estados financieros está sujeta a la confiabilidad en la estructura de
control interno. La conciencia de control representa la actitud que
tiene la gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir los
controles, y su efecto global en el ambiente de control interno.
Ø Canales de Comunicación:
Son todos los medios que la gerencia utiliza para ser conocer
sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de
comunicación están representado por memorándums, manuales,
circulares y otro tipo de documentos. La fortaleza del control interno
dependerá mucho de la calidad de las comunicaciones en la
Capítulo II. Marco Teórico.
58
empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir
efectivamente sus políticas y normas, especialmente las relativas al
control interno, éstas no se cumplirán.
Como resumen de lo anteriormente señalado es importante destacar
que las organizaciones deben tener presente estas condiciones para
conservar un sistema de control interno adecuado.
2.3.8 TIPOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO
Para Catacora (1997, p. 252) puede llevarse a cabo a través de la
implantación de diversas técnicas para el chequeo y verificación de las
operaciones. Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo
sistema de contabilidad, se disponen de los siguientes tipos básicos de
control:
Ø Controles de Existencia, son aquellos controles que aseguran que
las transacciones registradas existan y sean válidas. Una entidad no
puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no
sean reales. Los siguientes controles aseguran el cumplimiento de
objetivo de existencia:
Capítulo II. Marco Teórico.
59
• Todo registro contable debe estar soportado por un
documento original.
• Los inventarios se deben recibir únicamente previa la
verificación de su pedido, a través de la revisión de la orden
de compra interna.
• Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente
recibo de cobro y la información necesaria para su registro:
fecha de cobro, número de cheque, monto, número de
factura que cancela y código del cliente.
Ø Controles de Exactitud, permiten registrar operaciones por los
montos que reflejan los documentos originales que generan la
transacción. Ejemplos de controles de exactitud son los siguientes:
• Realización de doble verificación manual.
• Verificación manual de listado de validación.
• Revisión de listado de totales por lotes de transacciones.
Capítulo II. Marco Teórico.
60
Ø Controles de Autorización, están orientados a permitir operaciones
que son válidas desde el punto de vista interno. Un control de
autorización le da validez a la existencia de una transacción y
genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la
operación. Un control de autorización puede ser hecho en forma
manual o computarizada. Algunos ejemplos de controles de
autorización son los siguientes:
• La emisión de cheque es autorizada por el tesorero para
asegurar la adecuada provisión de fondos.
• Todo registro contable en los libros, deberá estar autorizado
por un funcionario competente para ellos.
• Las entradas de inventario al almacén general son
autorizadas por el jefe de almacén, mediante la firma de éste
en el informe de resección.
Ø Controles de Custodia, sirve para asegurarse de que los activos
valiosos y movibles, están resguardado del riesgo de robo y
pérdida. Algunos ejemplos de los controles de custodia son:
Capítulo II. Marco Teórico.
61
• Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en
formas continuas.
• Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles
de moverse fácilmente.
• Fondo de caja chica manejados por una sola persona.
• Salida de inventarios del almacén realizada con base en una
autorización escrita de algún funcionario competente.
• Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no
autorizadas.
En conclusión se deben implantar estas técnicas en las
organizaciones para mejorar los controles en las diversas operaciones.
2.3.9 MEDIOS DE LOGRAR EL CONTROL INTERNO
Para Whittington y Pany (2000, p. 173-180) varía significativamente
entre una organización y otra, dependiendo de factores como su tamaño, la
Capítulo II. Marco Teórico.
62
naturaleza de sus operaciones y los objetivos. Sin embargo, para un control
interno satisfactorio en casi cualquier organización de gran tamaño, algunas
características son esenciales. El control interno de una organización incluye
cinco componentes o elementos:
a) El Ambiente de Control, fija el tono de una organización al influir en
la concientización de personal de control. Ésta puede considerarse
como la base de los demás componentes del control interno. Los
factores del ambiente de control incluyen integridad y valores
éticos; compromisos de ser componentes; junta directiva o comité
de auditoría; filosofía y estilo operacional de la gerencia; estructura
organizacional; asignación de autoridad y responsabilidad, y
políticas y prácticas de los recursos humanos.
b) La Evaluación del Riesgo, la gerencia debe identificar y analizar
cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de que los
objetivos de la organización no sean alcanzados, y luego tratar de
manejar esos riesgos. El proceso de evaluación del riesgo por
parte de la gerencia es similar a la evaluación del riesgo de
auditoría por parte del auditor, sin embargo, el alcance de la
evaluación de riesgo de gerencia es más completo, en el sentido
de que comprende la consideración de factores que afecten a
todos los objetivos de la organización.
Capítulo II. Marco Teórico.
63
Los auditores están preocupados por los riesgo asociados con
el objetivo de una presentación financiera confiable, es decir, las
amenazas a una preparación de estados financieros en
concordancia con los principios de contabilidad generalmente
aceptados. Los siguientes factores podrían ser indicativos del
mayor riesgo de presentación de informes financieros para una
organización:
• Cambio en el ambiente regulador u operacional de la
organización.
• Cambios en el personal.
• Implementación de un sistema de información nuevo o
modificado.
• Rápido crecimiento de la organización.
• Cambios en tecnología que afecten los procesos de
producción o los sistemas de información.
Capítulo II. Marco Teórico.
64
• Introducción de nuevas líneas de negocios, productos o
procesos.
• Reestructuraciones corporativas.
• Expansión o adquisición de las operaciones extranjeras.
• Adopción de nuevos principios de contabilidad o principios de
contabilidad que cambian.
c) Sistemas de Información y de Comunicación, el sistema de
información contable y la forma como se comunican a lo largo de la
organización las responsabilidades del control interno en la
presentación de informes financieros son de gran importancia para
los auditores.
Un sistema de información contable de una organización
consiste en los métodos y registros establecidos para registrar,
procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar
cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados. Un
sistema de información de contabilidad debe:
Capítulo II. Marco Teórico.
65
• Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
• Describir oportunamente las transacciones, con suficiente
detalles para permitir su clasificación apropiada de las
transacciones en la presentación de informes financieros.
• Medir el valor de las transacciones en una forma que permita
registrar su valor monetario apropiado en los estados
financieros.
• Determinar el período en el cual ocurrieron las transacciones,
para permitir el registro de las transacciones en el período de
contabilidad apropiado.
• Presentar apropiadamente las transacciones y las
revelaciones relacionadas en los estados financieros.
d) Actividades de Control, son políticas y procedimientos que ayudan
a asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo.
Estas políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas
con los riesgos que enfrentan la organización. Aunque en una
organización se realizan muchos tipos de actividades de control,
Capítulo II. Marco Teórico.
66
solamente los siguientes son generalmente pertinentes en una
auditoría de los estados financieros de la organización.
• Revisiones de desempeño.
• Procesamiento de la información.
• Controles físicos.
• Separación de funciones.
e) Monitoría del Sistema, el último componente del control interno, es
un proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo.
Es importante monitorear el control interno para determinar si éste
está operando en la forma esperada y si es necesario hacer
modificaciones puede lograrse el monitoreo realizando actividades
permanentes o mediante evaluaciones separadas. Las actividades
del monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión y
gerencia realizadas en forma regular, como el monitoreo continúo
de quejas de clientes o la revisión de la razonabilidad de los
informes de gerencias.
Capítulo II. Marco Teórico.
67
Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que
se realizan en forma no rutinaria, como las auditoría periódicas
efectuadas por los auditores internos.
2.3.10 EL CONTROL INTERNO EN LAS COMPAÑÍAS PEQUEÑAS
Para Whittington y Pany (2000, p. 194) la discusión del control
interno y su consideración por los auditores independientes corresponde a
las empresas de gran tamaño. En las grandes empresas pueden lograrse un
control interno excelente mediante la amplia distribución de funciones, de
manera que ninguna persona maneje una transacción completamente desde
el principio hasta el fin.
En una empresa muy pequeña, con uno o dos empleados de oficina,
hay poca o ninguna oportunidad para la distribución de funciones y
responsabilidades. Por consiguiente, el control interno tiende hacer débil o
estar completamente ausente, a menos que el propietario/gerente reconozca
su importancia y participe en la actividades clave.
Debido a la ausencia de un control interno fuerte en las pequeñas
empresas, los auditores independientes deben confiar mucho más en las
pruebas sustantivas de los saldos de las cuentas y las transacciones, de lo
Capítulo II. Marco Teórico.
68
que se requiere en organizaciones más grandes. Aunque es tá bien
reconocer que rara vez el control interno puede ser fuerte en un negocio
pequeño, esta limitación no es una justificación para ignorar las formas de
control disponibles.
Los auditores pueden cubrir en forma valiosa a las pequeñas
compañías clientes estimulando la instalación de controles cuando sean
prácticos bajo determinada circunstancias. Pueden utilizarse casi siempre las
siguientes prácticas especificas, aun hasta el negocio más pequeño:
a) Registrar todos los recibos de efectivos inmediatamente.
• Para cobros por mostrador, utilice cajas registradoras
fácilmente visibles a los clientes. Lleve un registro diario de
las lecturas de la registradora.
• Prepare una lista de todos los giros de correos
inmediatamente después de abrir el correo y conserve esta
lista para comparación posterior con los volantes de
consignación bancaria y con las entradas en el diario de
recibos de efectivos.
Capítulo II. Marco Teórico.
69
b) Deposite todos los recibos de efectivo en forma intacta
diariamente.
c) Efectúe todos los pagos mediante cheques numerados
serialmente, con la excepción de pequeños desembolsos de caja
menor.
d) Concilie las cuenta bancarias mensualmente y conserve en los
archivos copias de las conciliaciones.
e) Utilice facturas de ventas seriamente numeradas, (prenumeradas),
órdenes de compras e informes de recepción de mercancía.
f) Expida cheque a proveedores solamente en pagos de facturas
aprobadas asociadas con órdenes de compras e informes de
recibos.
g) Compare el mayor auxiliar con las cuentas de control en intervalos
regulares y prepare y envíen mensualmente los extractos a los
clientes.
Capítulo II. Marco Teórico.
70
h) Prepare estados financieros comparativos mensualmente, con
suficiente detalle para revelar variaciones significativas en
cualquier categoría de ingresos o gastos.
En resumen a lo antes mencionado es preciso utilizar estas prácticas
para contar con el control interno adecuado.
2.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto
de costo/beneficio. Es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras.
2.4.1 DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Cepeda (1997,p. 4) define el sistema de control interno como un
mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin, esto provee
una garantía razonable al logro de los objet ivos y a las metas
organizacionales. Sin embargo, un adecuado sistema de control interno
podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una
Capítulo II. Marco Teórico.
71
gestión, pero no podrá transformar una administración deficiente en una
administración destacada.
Se concluye que el sistema de control interno incluye el plan de la
organización, todas las normas, políticas, objetivos y procedimientos que
están relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización
de las transacciones por parte de la dirección lograr la eficiencia de las
operaciones, y el apego a las prácticas gerenciales.
2.4.2 OBJETIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
De acuerdo con Cepeda (1997, p. 7) el diseño, la implantación, el
desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema de control
interno se deben orientar de una manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:
Ø Mantener en resguardo los recursos de la empresa buscando su
adecuada administración antes riesgos potenciales y reales que las
puedan afectar (control interno contable).
Capítulo II. Marco Teórico.
72
Ø Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones
de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las
funciones y actividades establecidas (control interno administrativo).
Ø Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la
gestión de la organización (control interno administrativo).
Ø Asegurar la oportuna claridad, utilidad y confiabilidad de la información
y los registros que respaldan la gestión de la organiz ación ( control
interno contable).
Ø Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar
y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que
puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control
interno administrativo).
Ø Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismo de verificación y evaluación, de los cuales hacen parte la
auditoría interna (control interno administrativo).
Ø Velar porque la organización disponga de instrumento y mecanismo
de planeación y para el diseño y desarrollo de acuerdo con su
Capítulo II. Marco Teórico.
73
naturaleza, estructura, característica y funciones (control interno
administrativo).
En tal sentido las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo
para asegurar que el sistema de control interno diseñado e implantado se
adapte a su misión y genere efectivamente los resultados esperados.
2.4.3 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Sobre la base expuesta por Cepeda (1997, p. 9) explica las
principales características del sistema de control interno como lo son las
siguientes:
Ø El sistema de control interno está compuesto por los sistemas
contables, financieros, planificación, verificación, información y
operaciones de la respectiva empresa.
Ø Comprende la máxima autoridad de la empresa, la responsabilidad de
establecer, de mantener y perfeccionar el sistema de control interno,
para adecuarse a la naturaleza, estructura y características para
lograr la misión de la organización.
Capítulo II. Marco Teórico.
74
Ø El sistema de control interno es inherente al desarrollo de las
actividades de la empresa.
Ø Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Ø Debe considerarse una adecuada segregación de funciones, en la
cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y
realización de conciliaciones estén debidamente separadas.
Ø Los mecanismo de control se deben encontrar en la redacción de
todas las normas de la organización, no mide desviaciones, permite
identificarlas.
Ø La auditoría interna es una medida de control y un elemento del
sistema de control interno.
Ø No mide desviaciones; permite identificarlas.
Ø Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
En conclusión, para que en una organización el sistema de control
interno sea efectivo, debe poseer las anteriores características que lo
harían ideal.
Capítulo II. Marco Teórico.
75
2.4.4 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Toda organización, bajo la responsabilidad de sus directivos, debe
establecer ciertos aspectos que orientarán la aplicación del control interno
Cepeda (1997, p. 11) los enumera de la manera siguiente:
Ø Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como
especificas, además de la formulación de los planes operativo que
sean necesarios.
Ø Definición de políticas como guías de acción y procedimiento para el
desarrollo de los procesos.
Ø Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los
planes.
Ø Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Ø Adopción de normas para la protección y utilización de los recursos.
Capítulo II. Marco Teórico.
76
Ø Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado
sistema de evaluación.
Ø Aplicación de la recomendaciones resultantes de las evaluaciones del
control interno.
Ø Establecimiento de mecanismos que les permitan a las
organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios sobre
la gestión desarrollada.
Ø Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
Ø Establecimiento de programas de inducción, capacitación y
actualización de directivos y demás personal de la organización.
Ø Simplificación y actualiz ación de política, normas y procedimiento.
Los elementos mas importantes en los que se basa un adecuado sistema
de control interno son: el ambiente de control, los sistema de confiabilidad,
los controles contables internos y los controles administrativos internos, las
cuales se traducen en los siguientes sub-elementos:
a) Objetivos y planes perfectamente definido:
Capítulo II. Marco Teórico.
77
Se basan en normas de realización establecidas con autoridad,
que servirán primordialmente para planificar y controlar de manera
adecuada las operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la
incertidumbre de la organización. Dichos objetivos y planes deben
poseer las siguientes características de ser:
• Posibles y razonables.
• Definidos claramente por escrito.
• Útiles.
• Aceptados y usados.
• Flexibles.
• Comunicados al personal.
• Controlados.
b) Estructura sólida de la organización:
Capítulo II. Marco Teórico.
78
Es aquella que proporciona una separación apropiada de las
responsabilidades funcionales y que sirve de base para facilitar la
lógica delegación de funciones y responsabilidades. Dicha estructura
debe poseer las siguientes características:
• Existencia de una dirección eficaz.
• Asignación o fijación de funciones a cada empleado.
• Segregación apropiada de funciones.
• Establecimiento y delimitación de líneas claras de
autoridad y responsabilidad.
• Revisión y control de la actuación, los datos y las
transacciones.
• Coordinación entre departamentos y personas.
• Existencia de un programa permanente de capacitación
del personal.
Capítulo II. Marco Teórico.
79
• Existencia de instrumentos de organización adecuada.
c) Procedimientos efectivos y documentados:
Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los
cuales deben reunir las siguientes características:
• Diseños y aplicación de las diferentes operaciones.
• Libros y registro.
• Plan de cuentas.
• Inventario y contabilidad de costos.
• Informes.
• Sistemas de información útil y periódica.
d) Personal competente:
Capítulo II. Marco Teórico.
80
Que sepa cumplir su responsabilidades eficazmente. Exige los
siguientes requisitos:
• Selección cuidadosa del personal antes de su
contratación.
• Capacitación del personal.
• Evaluación del personal.
• Remuneración de acuerdo con la responsabilidad
asumida y con el grado de destreza demostrado.
• Vacaciones obligadas anuales y rotación del personal.
• Medidas de seguridad adecuada.
• Exigencia de acatamiento de las normas establecidas.
e) Sistema de revisión de los controles de las operaciones:
Este sistema incluye:
Capítulo II. Marco Teórico.
81
• La auditoria interna.
• La auditoría externa.
• La revisión fiscal.
f) Sistema de información útil y periódica:
Que comprende estados financieros razonables, información
estadística, análisis de presupuestos, entre otros.
No menos importantes como elementos en los que se basan un
buen sistema de control interno son : la planeación estratégica,
política presupuesto, los informes informe y un buen sistema de
contabilidad.
2.4.5 LIMITACIONES DE LA EFECTIVIDAD DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Según Gómez (2002) las limitaciones más comunes de un sistema
de control interno son:
Capítulo II. Marco Teórico.
82
Ø Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.
Ø Solo brinda seguridad razonable.
Ø El costo esta ligado al beneficio que proporciona.
Ø Se direcciona hacia transacciones repetitivas no
excepcionales.
Ø Se puede presentar error humano por mal entendidos,
descuidos o fatiga.
Ø Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen
de la segregación de funciones.
Ø Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta
dirección.
Al terminar la implementación del sistema de control interno debe
realizarse un análisis con una retroalimentación continua para encontrar
posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de
mayor magnitud.
Capítulo II. Marco Teórico.
83
2.5 NORMAS
Es un modelo al que se ajustan un trabajo en donde se fijan las
condiciones.
2.5.1 DEFINICIÓN DE NORMAS
Según Mafud (2000). La norma es una regla que se debe seguir o a la
que se deben ajustar las operaciones.
Partiendo de lo anterior se puede decir, que las normas son modelos o
patrones que se crean para regular todas las actividades realizadas por una
empresa.
2.5.1.1. CLASES DE NORMAS
• Normas generales e individuales:
La norma general enlaza la consecuencia jurídica a un tipo legal que
contiene la descripción de un sector social supuesto; en cambio, la norma
individual se basa en un sector social real descrito.
Capítulo II. Marco Teórico.
84
• Normas con antecedente general e individual:
Toda norma cuyo antecedente consiste en una hipótesis futura resulta
general, ya que plantea como antecedente hechos irreales, y todo lo irreal es
genérico. En cambio, toda norma que se basa en un antecedente pasado, es
una norma individual, ya que todo lo pasado era real, y todo lo real es
individual en el sentido de concreto.
• Normas con consecuencia general e individual:
La consecuencia de una norma puede ser general o individual, tanto
en atención al número de destinatarios, como con miras al número de
aplicaciones o actos de obediencia.
• Normas categóricas e hipotéticas:
Las proposiciones categóricas son aquellas que enuncian algo,
mientras que las proposiciones hipotéticas son aquellas que enuncian algo
bajo la condición de que algo sea u ocurra.
Las normas categóricas son aquellas cuyo antecedente no es de
carácter hipotético.
Capítulo II. Marco Teórico.
85
• Normas unilaterales y bilaterales:
Las normas jurídicas son bilaterales, ya que configuran derechos y
deberes con respecto a diferentes personas.
En cambio, son unilaterales, las normas éticas, ya que cuando
declaran que hay que dominar los instintos o aspirar a la santidad, se dirigen
a una sola persona.
• Normas coactivas y supleatorias o dispositivas:
Las normas pueden o reclamar vigencia incondicional o sólo
subsidiariamente, en defecto de una declaración de voluntad distinta de los
interesados. En el primer supuesto, las normas se denominan coactivas y su
conjunto constituye lo que se llama el orden público interno.
En la segunda hipótesis las normas se apellidan supleatorias o
dispositivas y su totalidad es el campo en el cual impera la autonomía de la
voluntad restringida.
2.5.2 NORMAS DE CRÉDITOS
Capítulo II. Marco Teórico.
86
Las normas de créditos de una empresa definen los criterios básicos
para la concesión de un crédito a un cliente.
Las normas son reglas, patrones o condiciones impuestas por una
dirección estratégicas, que persigue analizar las acciones de los empleados
según los lineamientos trazados en la etapa de planeación. Pumpin y
Garcia (1993, p. 152).
Según Gitman (1997, p. 294) menciona que “las normas de créditos
de una empresa definen los criterios básicos para la concesión de un crédito
a un cliente aspectos como la reputación crediticia, referencias de crédito,
períodos de cobros promedio y ciertos índices financieros, proporcionan una
base cuantitativa para establecer y reforzar los patrones de crédito.
El interés aquí no se centra en los componentes individuales de los
patrones de crédito, sino en las restricciones o facilidades de la política
global de la empresa. El conocimiento de las principales variables que deben
considerarse cuando una empresa examina la posibilidad de ampliar o
restringir sus normas de crédito, dará una idea general del tipo de decisiones
que esto involucra.
Las variables más importantes que deben considerarse al evaluar los
cambios propuestos en las normas de crédito son:
Capítulo II. Marco Teórico.
87
Ø Volumen de Ventas:
Cabe esperar que el cambio en las normas de crédito modifique
el volumen de ventas. Conforme se amplían los patrones de crédito,
se espera que aumenten las ventas por otro lado, una restricción
que tales patrones reducirá las ventas. Los efectos de estos
cambios sobre las utilidades netas dependerán de su efecto sobre
ingresos y costos. (Gitman 1997, p. 295).
Ø Inversión en cuentas por cobrar:
Existe un costo asociado al mantenimiento de las cuentas por
cobrar. Cuando más alto sea el promedio de las cuentas por cobrar
de una empresa, tanto más costoso será mantenerlas, y viceversa.
Si la empresa hace más flexibles sus políticas de crédito, el nivel
promedio de cuentas por cobrar se elevará, en tanto que disminuirá
si la restringe. Por consiguiente, puede esperarse que una
flexibilización de las normas de crédito propicie costos más altos de
mantenimiento, y lo contrario, una reducción en tales costos.
Los cambios en el nivel de cuenta por cobrar como resultado de
cambios en las normas de crédito surgen de dos factores: cambios
en las ventas y cambios en las cobranzas.
Capítulo II. Marco Teórico.
88
Las ventas crecientes darán como resultados más cuentas por
cobrar y las ventas decrecientes producirán menores promedios de
cuentas por cobrar. Cuando se amplían los términos crediticios, se
otorga créditos a clientes con menor reputación crediticia, quienes
quizás tardarán más en pagar sus deudas. Cuando se registren los
patrones, se concederá el otorgamiento de créditos a clientes con
mejor reputación y solvencia, quienes con seguridad, pagarán
oportunamente. El relajamiento de los patrones de créditos propicia
clientes morosos y eleva el promedio de cuentas por cobrar; dado
que el caso contrario significa un pago más rápido, se reduce dicho
promedio. Gitman (1997, p. 295).
En resumen, los cambios en las ventas, al igual que en las
cobranzas, producen mayores costos de mantenimiento para en las
cuentas por cobrar cuando se flexibiliza los patrones de créditos, y
costos reducidos cuando se restringen. Tales reacciones ocurren
también cuando se realizan cambios en las condiciones de créditos
a los procedimientos de cobranza.
Ø Gastos por Cuentas Incobrables:
Para Gitman (1997, p. 295) otra variable que se espera se vea
afectada por cambios en las normas de créditos son los gastos por
Capítulo II. Marco Teórico.
89
cuentas incobrables. La probabilidad (o riesgo) de adquirir una
cuenta incobrable aumenta a medida que se suavizan las normas
de crédito, y se reduce cuando estas se vuelven más estrictas.
De lo mencionado anteriormente, las normas son un aspecto
fundamental en las empresas ya que la aplicación de la misma es
esencial para alcanzar sus mentas y objetivos. Son una herramienta
fundamental para lograr el éxito de los objetivos por eso se
convierten en exigentes y rígidos.
En el caso de las cuentas por cobrar se han establecido una
serie de exigencias que le permitan a este bien tener un adecuado
tratamiento. Aunque a nivel general se han implementado normas,
las empresa también señalan la suyas, de manera que regulen el
control de los cobros.
2.5.3 NORMAS DEL CONTROL INTERNO EN LA CUENTA POR COBRAR
Gómez (1993, p. 171 – 180) Sugiere que para poder obtener una
buena relación de las cuentas por cobrar, se deben llevar algunas normas
sobre el control interno de cuentas por cobrar.
Capítulo II. Marco Teórico.
90
Ø Mantener registrada las permanencia de persona ajenas al
departamento. Sin excepción.
Ø Está prohibido el acceso a la formación contenida y manejada por el
departamento a todo personal no autorizado.
Ø Supervisar personal de cobranza del departamento.
Ø Los listados de cuentas por cobrar se elaboran al inicio de cada
mes.
Ø Los procedimientos tácticos de cobranza elaborados por el jefe del
departamento, son de estricto cumplimiento.
Ø Se ejecutarán los procedimientos de cobranzas (previamente
elaborados) a las cuentas por cobrar atrasadas de los primeros
quince (15) días de cada mes.
2.5.4 CUENTAS INCOBRABLES
Para Meigs (1998, p. 332) señala que en “una empresa que vende o
presta servicios es inevitable encontrar que algunas de las cuentas por
Capítulo II. Marco Teórico.
91
cobrar a clientes resulten incobrables. Independientemente de lo completa
que pueda ser la investigación que el departamento de crédito haga sobre
sus clientes, siempre surgirán algunas cuentas incobrables como resultados
de errores de juicio o debido a situaciones que no fue posible anticipar”.
Una cuenta incobrable es una perdida de ingresos que exige a través
del asiento adecuado de las cuentas, una disminución del activo y la
correspondiente disminución del capital social. Kieso y Weygandt (1990, p.
311).
Si bien es cierto, cuando se vende a crédito, se ocasiona un beneficio
y un costo. Una cuenta por cobrar se produce cuando un cliente no desea o
no puede pagar en efectivo de inmediato. El gasto que se genera por el
otorgamiento de crédito a algunos clientes que no pagan se le suele llamar
gastos por cuentas incobrables, gasto por cuentas dudosas o gastos por
cuentas malas. Así mismo se indica que en las organizaciones la cancelación
y la calificación de las cuentas incobrable deben efectuarse bajo un riguroso
control interno y bajo normas y políticas preestablecidas.
De igual forma se considera que el problema primordial del registro de
las cuentas incobrables consiste en establecer la fecha en que se debe
registrar la pérdida. Es importante destacar que el gasto producido por
Capítulo II. Marco Teórico.
92
cuentas incobrables va a variar, dependiendo de la empresa, éste gasto se
debe medir, registrar y presentar.
2.5.5 PROVISIÓN PARA CUENTAS DUDOSAS
Según Finney Miller (1999, p. 218) manifiesta que la creación de una
provisión para cuentas malas y dudosas tiene por finalidad lograr dos
resultados a saber:
Ø Cargar la pérdida por la venta a crédito de la mercancía a los
clientes cuya cuentas resulten ser incobrables contra los resultados
del ejercicio en que originó la pérdida.
Ø Mostrar el valor realizado estimado de las cuentas de los clientes.
Según Horngren (1995, p. 331) define la provisiones para cuentas
incobrables como una contracuenta relacionada con las cuentas por cobrar,
donde aparece el importante estimado de las perdidas en cobranzas. Es
importante esto, que la parte que la empresa considera por incobrable va a
estar a cargo de la administración y dando conformidad al principio
generalmente aceptado de conversatismo, así como el de aplicación en el
tiempo, deben rebajarse aquellas posibles perdidas que puedan ocurrir.
Capítulo II. Marco Teórico.
93
El hecho de que esta provisión para cuentas de dudoso cobro sea
simplemente una estimación, es lo que hace recomendable mostrar
separadamente ambas saldos; el de las cuentas por cobrar por el monto
original que representan todas las facturas pendiente de cobro, y el de la
provisión que constituye la estimación de lo que puede perderse.
2.6 POLÍTICAS
Son un conjuntos de reglas, normas, entre otros que definen la
manera de cómo se llega al control para facilitar el éxito de un plan.
2.6.1 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS
Según Coopers y Ly Brand (1997, p. 169) define la política como una
directriz emitida por la dirección sobre lo que hay que hacer para efectuar el
control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la
implantación del control.
En la opinión del autor las políticas es el conjunto de normas de
acción, reglas y orientaciones que delimitan la acción administrativa, por lo
Capítulo II. Marco Teórico.
94
tanto, sirven de guía esencial para conducir las actividades hacia los fines y
objetivos.
2.6.2 IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS
Según Munch (1990, p. 9) expone que la importancia de las políticas
radica en que estas son esenciales para lograr el éxito de un plan:
Ø Facilitar la delegación de autoridad.
Ø Motivar y estimular al personal, al dejar de sus libres albedrío
ciertas decisiones.
Ø Evitar perdidas de tiempos a los supervisores, al minimizar las
consultas innecesarias que pueden hacer sus colaboradores.
Ø Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
Ø Proporcionan uniformidad y estabilidad en la toma de decisiones.
Ø Facilitan la inducción al nuevo personal.
Capítulo II. Marco Teórico.
95
Las empresas establecen políticas ya que estas son una herramienta
fundamental para que los objetivos tantos generales como específicos
puedan lograrse, además estas tienen más características consideradas por
la organización como ventajosa ya que son flexibles, de aquí la importancia
de conocer a cabalidad los lineamientos para la formulación de las políticas.
2.6.3 LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS
Otro aspecto que hay que analizar son los lineamientos para la
formulación de las políticas, según Munch (1990, p. 91) estos son:
Ø Establecer por escrito y dársele validez.
Ø Coordinarse con las demás políticas.
Ø Revisión periódica de las políticas.
Ø Ser razonable y aplicable a la práctica.
Ø Evitar acorde con los objetivos de la empresa.
Ø Debe ser razonable a su formulación.
Capítulo II. Marco Teórico.
96
Ø Ser flexible.
Todo lineamiento es elaborado con la finalidad de apoyar a las
políticas para que el logro de las actividades sea ejecutado en el
menor tiempo posible y con la calidad esperada, debido a esto es
necesario que las mismas sean claras y se encuentren establecidas
por escrito.
2.6.4 POLÍTICAS DE CREDITO
Según Ettinger (2000, p. 37) “las políticas de crédito de la empresa
debe ser el soporte del gerente de crédito para su evaluación de los registros
de los mismos. Por otra parte, el gerente que concede crédito demasiado
libremente ocasiona perdidas excesivas”.
Por su parte Añez (2002) señala que las políticas de crédito se
interpretan y aplica constantemente a situaciones concretas con ayuda de
procedimientos específicos, para así determinar como manejar diversos
tipos de problemas, pero nunca una decisión definitiva.
Es por ello que las empresas que venden a crédito deben tener muy
en cuenta en sus manuales y sistemas, las políticas que precisen el crédito,
Capítulo II. Marco Teórico.
97
para que de esta manera la compra o el servicio no tenga ambigüedades
entre clientes y empresas.
2.6.5 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN
Para Davidson Weil las empresas deben establecer políticas de
administración que entrañen decisiones relativas a la concesión de crédito a
los clientes como:
Ø Protección de la inversión en partidas a cobrar.
Ø Cobro oportuno de las mismas.
Ø Mantenimiento de registros.
“Para cumplir estas tareas, la administración establece políticas de créditos, las cuales incluyen los deberes y responsabilidades del gerente de crédito, pautas generales en cuanto a condiciones de crédito, procedimientos de cobranza y cancelación, entre otros. Las políticas normalmente se especifican por escrito como parte de los procedimientos del control interno de la compañía”. (Davidson Weil, 2000, p.15-21).
Capítulo II. Marco Teórico.
98
De acuerdo con las políticas administrativas todas las organizaciones
deben respetarlas para mejorar las decisiones relativas a la concesión de
crédito a los clientes.
2.6.6 POLÍTICAS DE COBRANZA
Para Stoner (1994, p. 751) señala que las políticas “son conceptos o
afirmaciones que poseen un carácter global para guiar el pensamiento en la
toma de decisiones”.
Para Mafud (2000). Indican que las políticas de cobro son las
siguientes:
Ø Notificación Recordatoria:
Se realiza varias semanas después de que aquellos clientes
morosos no han cancelado a la fecha estipulada en la factura, por
lo que se les envían una notificación para así recordarles que
tienen una deuda pendiente.
Capítulo II. Marco Teórico.
99
Gran parte del efecto de cobro, depende de su repetición
sucesiva; este efecto se perderá si las cartas se envían en
intervalos irregulares.
Ø Persecución por Teléfono:
Por medio de este puede conseguirse que el cliente cubra los
pagos que se exige por la presión psicológica que el cobrador hace
al cliente.
Ø El Agente Vendedor como cobrador:
En algunos casos los gerentes de crédito se inclinan a adoptar
la posición de que los vendedores están en la posibilidad de visitar
a los clientes morosos, y que deberían capitalizarse para los fines
de cobro, con la relaciones personales que han logrado con el
cliente.
Ø El Gerente de Crédito Como Cobrador:
Antes de entregar la cuenta a una agencia de cobranza o a una
demanda, el gerente de crédito debe hacer un esfuerzo para poder
realizar el cobro al cliente por el mismo.
Capítulo II. Marco Teórico.
100
Ø Cobranza por Medio De Giros:
Esta se refiere a la amenaza de girar una letra a cargo de este
hacer efectivo el giro, cuando han faltado las demás políticas y
procedimientos de cobranza.
Ø Cobranza por Medio de Agencias:
Consiste en poner la cuenta del cliente moroso en manos de
una gran agencia de abogados para su cobro, de no lograrse a
través de la misma el gerente colocará la cuenta como una cuenta
incobrable.
En resumen las políticas de cobranza deben ser respetadas
dentro de la organización para mejorar sus cobros y a su vez la
liquidez.
2.6.7 POLÍTICAS DE CONTROL
Para Montes (1992, p. 113-115) establece las políticas de control
de la siguiente manera:
Capítulo II. Marco Teórico.
101
Ø Llevar una correcta clasificación de las cuentas por cobrar para
obtener de manera veraz y oportuna los principales grupos, según
correspondan a cuentas por cobrar a clientes, contribuyentes,
empleados, accionistas, etc.
Ø Mantener libros auxiliares para verificar saldos correctos al cierre
de cada mes y poder comparar saldos totales de las cuentas por
cobrar a la fecha del balance que permita preparar una relación
comparativa entre los saldos según libros y determinar las
diferencias.
Ø Cerciórese del cumplimiento de los procedimientos previstos para
la cancelación de cuentas incobrables, particularmente las referidas
a las diligencias de cobro y autorizaciones de los niveles
jerárquicos responsables.
Ø Mantener un criterio para fijar la provisión para cuentas incobrables
y determine la suficiencia de la misma.
De lo antes expuesto, se deben seguir estrictamente estos pasos para
mantener un control eficiente en el manejo de las cuentas por cobrar.
2.7 PROCEDIMIENTOS
Capítulo II. Marco Teórico.
102
Es la cualidad de crear procedimiento práctico para realizar cualquier
actividad
2.7.1 DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Para Catacora (1997, p. 70 ) los procedimientos lo define como “ una
series de pasos a seguir que se emplean para regular la actuación de todos
los empleados. Estos procedimientos son aplicables por lo general a las
decisiones del tipo rutinario”.
Atendiendo a estas consideraciones, se puede decir, que los
procedimientos se les realizan a las actividades que son muy frecuentes en
las empresas. Aplicando las técnicas apropiadas, los procedimientos indican
el curso de acción que puede seguirse.
2.7.2 TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
Así mismo, Catacora (1997, p. 71-72) explica que existen en la
organización administrativa, dos tipos de procedimientos:
Ø Procedimientos Contables:
Capítulo II. Marco Teórico.
103
Son todos aquellos procesos, consecuencia de pasos
instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Es
decir que son todas aquellas actividades que realizan los
empleados del departamento de contabilidad y que están
soportados por diferentes conocimientos contables.
Ø Procedimientos no Contables:
Son aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son:
• Procedimiento para contratación de empleados.
• Procedimiento para cambio de horario laborable.
• Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.
En resumen de lo antes mencionado es recomendable destacar, que
toda organización debe tener presente estos tipos de procedimientos para
mejorar sus registros.
Capítulo II. Marco Teórico.
104
2.7.2 PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA
Según Gitman (1997, p. 308) que por lo regular se emplean diversos
procedimientos de cobranza. A medida que una deuda se vence y envejece,
la gestión de cobro se toma más personal y más exigentes. A continuación
se exponen las técnicas o procedimientos básicos de cobranza, en el orden
normalmente adoptado en los procesos de cobro.
Ø Notificaciones por Escrito:
Después de cierto número de días posteriores al vencimiento
de una cuenta por cobrar, la empresa suele a enviar una carta en
términos corteses recordando al cliente su adeudo. Si se hace caso
omiso de dicha carta, se envía otra más exigente. En caso
necesario, puede remitirse otra más. Las notificaciones de
cobranzas por escrito son el primer paso en el proceso de cobro de
cuentas vencidas.
Ø Llamadas Telefónicas:
Si las notificaciones por escrito no dan ningún resultado, el
gerente de crédito mismo de la empresa puede llamar al cliente y
Capítulo II. Marco Teórico.
105
exigirle el pago inmediato. Si el cliente presenta una explicación
adecuada, se puede convenir en prorrogar el período de pago. Una
llamada del abogado de la compañía también puede ser útil si los
demás recursos no han funcionado.
Ø Mediante Agencias de Cobranzas:
Una empresa puede transferir las cuentas incobrables a una
agencia o aun abogado para que éstos se encarguen de ellas.
Normalmente, los honorarios por esta clase de gestiones son
altos, ya que la empresa pueda recibir menos del 50% del importe
de las deudas así cobradas.
Ø Recurso Legal:
Esta es la medida más estricta en el proceso de cobranza, y
representa una opción antes de utilizar una agencia de cobro. Este
procedimiento no es solamente oneroso, sino que puede obligar al
deudor a declararse en banca rota, reduciéndose así la posibilidad
de futuros negocios con él que sin que garantice el pago final de los
adeudos vencidos.
Capítulo II. Marco Teórico.
106
De igual manera, Ettinger (2000, p. 299) establece que los
mecanismos más utilizados son el estado mensual, llamadas
telefónicas, proceso de recordatorio, cartas y tarjetas impresas.
De acuerdo con los dos autores se determina que los
procedimientos de cobranzas se debe emplear para mejorar el
cobro oportuno y medidas pertinente de dicho cobro.
2.7.3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Para la presente investigación, se igualan los procedimientos no
contables a los administrativos, ya que estos, no afectan directamente, las
cifras de los estados financieros, siendo, de manera similar a los procesos
contables, una sucesión cronológica de actividades concatenadas entre sí,
dentro de un ámbito determinado de aplicación.
En este sentido, Catacora (1997 p. 72) define procedimientos no
contables como todos aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros, encontrándose entre ellos los procedimientos para cambiar los
datos de un cuentacorrentista, para la contratación de los empleados, para el
cambio de horarios laborales, para el tramite de reclamos de los clientes.
Enmarcándose dentro del ámbito de un sistema de activos fijos, pueden
Capítulo II. Marco Teórico.
107
citarse como procedimientos no contables, aquellos, que se implementan
para la custodia de los activos fijos, para el traslado de los mismos, entre
otros.
2.7.4. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Los procedimientos establecidos en una organización envuelven las
transacciones que dentro de esta se ejecutan, utilizando, mediante su
implementación, la estandarización de procesos, que aseguren la
consistencia en la actuación ante situaciones similares, la reglamentación de
la ejecución de los empleados y la seguridad de la eficiencia en todos los
procesos, teniendo como final objetivo, el mas eficiente funcionamiento del
sistema como un todo y el logro de los costos mas bajos en sus operaciones.
A tal efecto, Catacora (1997 p. 71) expone que los procedimientos
contables, enmarcados dentro del ciclo de operaciones de una empresa,
constituyen todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos
empleados en el registro de las transacciones que se reflejan en los libros de
contabilidad de una organización.
Así mismo, afirma el mismo autor, que dentro de estos
procedimientos contables, pueden encontrarse aquellos que permiten el
Capítulo II. Marco Teórico.
108
manejo y análisis de cada uno de los grupos generales de cuentas de los
estados financieros. Mostrándose así que para el rubro de caja, puede
establecerse un procedimiento para el registro de los desembolsos
realizados por la caja, para la cuenta de bancos, deben establecerse
procedimientos que permitan reglamentación de los desembolsos y para las
transferencias de fondos
En relación a los activos fijos, los procedimientos citados por el
autor nombrado con anterioridad son: Procedimientos para el registro de las
compras de activos fijos, para el registro de la depreciación del ejercicio,
para el manejo de las construcciones en proceso, para el registro de activos
bajo contrato de arrendamiento financiero, para la desincorporación de los
activos en desuso, para la venta de activos de la empresa, para las
adquisiciones mayores, entre otros.
2.7.5. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Para Gómez (2002) los procedimientos de control son los
siguientes:
Ø Delimitación de responsabilidades.
Capítulo II. Marco Teórico.
109
Ø Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
Ø Segregación de funciones de carácter incompatible.
Ø Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
Ø División del procesamiento de cada transacción.
Ø Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de
moralidad.
Ø Rotación de deberes.
Ø Pólizas.
Ø Instrucciones por escrito.
Ø Cuentas de control.
Ø Evaluación de sistemas computarizados.
Ø Documentos prenumerados.
Capítulo II. Marco Teórico.
110
Ø Evitar uso de efectivo.
Ø Uso mínimo de cuentas bancarias.
Ø Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
Ø Orden y aseo.
Ø Identificación de puntos claves de control en cada actividad,
proceso o ciclo.
Ø Gráficas de control.
Ø Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
Ø Actualización de medidas de seguridad.
Ø Registro adecuado de toda la información.
Ø Conservación de documentos.
Ø Uso de indicadores.
Capítulo II. Marco Teórico.
111
Ø Prácticas de autocontrol.
Ø Definición de metas y objetivos claros.
Ø Hacer que el personal sepa por que hace las cosas.
El ambiente de los procedimientos de control que existen son muy
variados ya que se pueden aplicar de acuerdo a la implementación y como
mejor se adapten a las actividades que se desarrollen y brinden a su vez un
mayor beneficio.
2.8 CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar son acreencias a favor de la empresa,
liquidables dentro del ejercicio normal de la misma y provenientes de sus
actividades específicas en que comercia. Suelen estar amparadas por
facturas, recibos y documentos similares.
2.8.1 DEFINICION CUENTAS POR COBRAR
Capítulo II. Marco Teórico.
112
Para Cepeda (1997, p. 534) establece que “las cuentas por cobrar se
refieren a todos los derechos sobre otros convertibles en dineros,
mercancías y servicios. Las cuentas por cobrar se definen corrientemente
como solo aquellas peticiones que pueden cobrarse en efectivo. Las cuentas
a cobrar, concretamente las cuentas de clientes y los efectos, constituyen los
tipos de cuentas a cobrar más corrientes.
Según Redondo (1998, p. 26) establece que para controlar los
créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación
de letras de cambio o pagarés emplearemos cuentas por cobrar. Esta cuenta
debería controlar, únicamente, los créditos otorgados a nuestros clientes
provenientes de ventas a crédito y operaciones conexas. No obstante, se
suelen incluir, no siempre de buena fe, otros diversos créditos a favor de la
empresa.
Como resumen de lo señalado anteriormente, es importante indicar
que las cuentas por cobrar son acreencias a favor de la empresa, liquidables
dentro del ejercicio normal de la misma, y provenientes de sus actividades
específicas en que comercia. Suele estar amparadas por facturas, recibos y
documentos similares.
2.8.2 IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Capítulo II. Marco Teórico.
113
De acuerdo con Cepeda (1997, p. 534) desde una perspectiva general
señala que las cuentas por cobrar representan generalmente una de las
partidas del activo más importante en la empresa. Las cuentas por cobrar a
clientes vencidas correspondiente a productos vendidos ó servicios
prestados constituyen las más significativas. No es de extrañar que las
cuentas de clientes representan entre el 30% y el 50% de los activos
circulantes de una empresa. Para el auditor, tanto interno como
independiente, las cuentas por cobrar representan un reto constante, no
solamente debido a su importancia y liquidez sino también al cambio
continuo de su composición básica.
2.8.3 NATURALEZA DE LAS CUENTA POR COBRAR
Afirma Whittington y Pany (2000, p. 345) que las cuentas por cobrar
incluyen no solamente el reclamo de derechos frente a los clientes, que
surgen de la venta de bienes o servicios, sino también de una diversidad de
derechos misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados,
préstamos a subsidiarios, derechos frente a diversas firmas, derecho por
reembolso de impuesto y avances a proveedores.
Los documentos comerciales y las cuentas por cobrar son por general
relativamente grandes en cantidad y deben aparecer como renglones
Capítulo II. Marco Teórico.
114
separados en la sección de activos corrientes del balance general por su
valor neto realizable.
Los auditores se preocupan especialmente con la presentación y
revelación de préstamos a funcionarios, directores y compañías afiliadas.
Estas transacciones con partes relacionadas se hacen comúnmente parar
conveniencia del prestatario, en lugar de veneficiar a la compañía
prestamista.
Consecuentemente esos prestamos se cobran solamente a
conveniencia del prestatario. Es un principio básico en la presentación de
estados financieros que aquellas transacciones no caracterizadas por
negociaciones a prudentes distancias deben ser totalmente reveladas.
2.8.4 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Para Catacora (1997, p. 286) las cuentas por cobrar se clasifican en
los estados financieros de acuerdo a su origen, en los siguientes rubros:
Ø Cuentas por Cobrar Comerciales:
Capítulo II. Marco Teórico.
115
Productos de los ingresos por ventas o servicios prestados
correspondientes a las operaciones principales de la compañía.
Ø Cuentas por Cobrar a Compañías Relacionadas:
Provienen por operaciones realizadas por compañías
relacionadas.
Ø Cuentas por Cobrar a Empleados:
Provienen de préstamos anticipos u otras entregas realizadas a
los empleados y que serán devueltos por éstos en un plazo
determinado.
Ø Otras Cuentas por Cobrar:
Son el producto de diversas operaciones tales como reclamos
al seguro u otros. Los anticipos a proveedores no deben incluirse en
este concepto, debido a que los mismos no serán cobrados sino
convertidos en inventarios.
Los registros auxiliares de cuentas por cobrar son una
herramientas muy útil para el análisis de las cifras correspondientes
Capítulo II. Marco Teórico.
116
a las compras y pagos realizados por los clientes. En las cuentas
por cobrar, es muy importante de mantener un registro de
antigüedad de las mismas, ya que, esto permitirá un mayor control
de las cuentas de cada cliente.
2.8.5 ANÁLISIS DE LAS CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR
Según Añez (2002) para realizar un análisis de las cuentas
comerciales por cobrar se necesitan:
• Formas de documentación de las cuentas por cobrar o deudores por
venta, que proporción y cual es el respaldo de cada una de ellas en
caso de no poder cobrarlas.
• Ventas totales: es un convenio por el cual una parte (vendedor) se
compromete a transferir la propiedad de una cosa o de un derecho a
otra persona (comprador) que ha de pagar el precio ajustado.
• .Ventas a créditos: se refiere a el compromiso de poner una cantidad
de dinero a disposición de alguien y ese compromiso puede ser a
corto, mediano o largo plazo.
Capítulo II. Marco Teórico.
117
• Utilización de Factoring en la cobranza o para tener liquidez inmediata.
• Principales deudores.
• Grado de concentración que existe en cada uno de ellos.
• Comportamiento pasado de esas cuentas.
• Porcentaje de incobrabilidad de los últimos meses.
• Comparación de la cartera de clientes con otras empresas del mismo
sector .
• Verificar la contabilización. Podrían no incluir IVA.
• Política de administración de las cuentas por cobrar (Beneficios de
mantener cuentas por cobrar, intereses versus sus costos por la
administración.
• Se debe tener en cuenta que el volumen de las cuentas por cobrar
depende del porcentaje de ventas a crédito, volumen de ventas y
plazo promedio de ventas.
Capítulo II. Marco Teórico.
118
• Políticas de crédito: se refiere a la forma de seleccionar a sus clientes,
criterio de evaluación.
• Condiciones de crédito: porcentaje de ventas a crédito, plazo, formas
de reajustes de tasas de interés, formas o tipos de documentación,
tipos de descuentos por pronto pago, garantías en caso de pedir.
• Políticas de cobranza: de tipo prejudicial, que trato les dan a los
clientes con retraso de 30 días o más, que tipo de acciones se toman,
forma de cobranza, vía fax, cartas, etc., cobranza judicial, tipos de
procedimientos, embargos, etc.
• Evolución y tendencia de las cuentas por cobrar.
Es importante analizar constantemente las cuentas por cobrar de los
comerciantes porque permite verificar los distintos movimientos o convenios
de pagos.
2.8.6 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE CUENTAS POR COBRAR
Según Cordero (2000) esta estimación depende del riesgo en que se
incurra al otorgar créditos, sopesando la utilidad que se deriva de incremento
Capítulo II. Marco Teórico.
119
de ventas originado por las ventas a crédito contra el riesgo de perder el
cobro y disminución de utilidades.
El mismo autor continua, el nivel de cuentas por cobrar está en función
del volumen de las ventas a crédito y del periodo de cobro; o sea el tiempo
que las cuentas permanecen sin ser cobradas. El periodo de cobro se verá
afec tado por las diversas políticas que controlan la concesión de créditos y el
cobro de las cuentas por cobrar. Si bien tales políticas también influyen sobre
la cantidad absoluta de las ventas a crédito, éstas estarán más sujetas a las
condiciones económicas generales. Dado que el administrador financiero no
puede controlar las condiciones económicas generales, él influirá sobre el
nivel de cuentas por cobrar básicamente controlando la concesión de
créditos y los cobros.
2.8.7 MÉTODOS ALTERNATIVOS DE FINANCIAMIENTO DE CUENTAS
POR COBRAR
Según Bolten (1993, p. 582-585) explica que financiar las cuentas por
cobrar consiguiendo recursos para invertirlos en ellas, el director de finanzas
puede recurrir a métodos especiales que pueden resultar menos costosos y
disminuir la exposición al riesgo de incumplimiento. Entre los métodos
relativamente comunes se pueden mencionar: 1) La ventas de cuentas por
Capítulo II. Marco Teórico.
120
cobrar (factoring), 2) El segura de crédito, 3) Las compañías financieras “de
grupo” o subsidiarias y 4) Diversas maneras de reducir la exposición al
riesgo.
Ø La Ventas de Cuentas por Cobrar.
El método consiste en vender las cuentas por cobrar de la
empresa a un factor (agente de ventas o comprador de cuentas por
cobrar) conforme a un convenio negociado previamente y por lo
general flexible. Por lo regular se dan instrucciones a los clientes
para que paguen sus cuentas directamente al agente o factor, quien
actúa como departamento de crédito de la empresa. Cuando recibe
el pago, el agente retiene una parte por concepto de honorarios y
abona el resto a la cuente de la empresa.
La mayoría de los agentes o factores pueden desempeñarse
todas las funciones del departamento de crédito: investigar o
evaluar a los clientes potenciales y cobrar las cuentas. A veces
asumen todo el riesgo de incumplimiento mediante un convenio
según el cual adquieren las cuentas por cobrar de la empresa sin
responsabilidad por parte de ésta. Si la cuenta se adquirió en esas
condiciones, el agente observará la pérdida que se derive de la falta
de cumplimiento.
Capítulo II. Marco Teórico.
121
Sin embargo, la mayoría de las cuentas por cobrar se
adquieren con responsabilidad de la empresa; es decir, que si el
agente no logra cobrar la empresa tendrá que reembolsar el importe
ya sea mediante el pago en efectivo o reponiendo la cuenta
incobrable por otra más viable. Desde luego, la comisión del agente
es más alta cuando adquiere las cuentas sin responsabilidad por
parte de la empresa.
• Beneficios del “factoring”.
Los principales beneficios que aportan este método radican
en los costos que la empresa ahorra al no manejar sus propias
operaciones de crédito. No hay costos de cobranza, puesto que
el agente se encarga de cobrar la cuenta; no hay costos del
departamento de crédito, como contabilidad y sueldos, la
empresa puede eludir el riesgo de incumplimiento si decide
vender las cuentas sin responsabilidad, aunque esto por lo
general resulta más costosos, y puede obtener recursos con
rapidez y prácticamente sin ninguno de los retrasos y costos
que implican la solicitud de un préstamos o la ventas de
valores. El agente anticipa dinero automáticamente tan pronto
como la cuenta queda abierta.
Capítulo II. Marco Teórico.
122
• Costos del “factoríng”.
Por lo general, el agente carga una comisión por sus
servicios o descuenta el valor nominal de la cuenta cuando se
compra a la empresa. Por ejemplo, si la cuenta importa $1,000,
el agente podría pagar únicamente $950 por ella. Significaría
un descuento de 5% en una cuenta por cobrar a 90 días, o sea
una tasa de interés anual efectiva del 20% (4 veces el 5%).
Esta es la remuneración al agente por atender las cuentas. Si el
agente adelanta dinero a la empresa y ésta toma los $950
antes de que la cuenta sea cobrada por aquel, se le cargarán
intereses.
• Implicaciones para el director de finanzas.
Los ejecutivos de la empres a pedirán al director de finanzas
que analice las alternativas de financiar internamente las
cuentas por cobrar o de financiarlas mediante el “factoring”. Si
el costo de este último es menor que el del financiamiento
interno, se recomendará el “factoring” y viceversa.
Ø Seguro de Crédito.
Capítulo II. Marco Teórico.
123
Puede ser particularmente conveniente cuando la empresa sólo
tiene pocas cuenta por cobrar de importancia. En esas condiciones,
si cualquiera de ellas deja de pagar los efectos serán devastadores.
También puede ser útil para las empresas que tienen muchas
cuentas pequeñas cuyo riesgo es mayor que el promedio. Algunas
veces el banco exige el seguro de crédito como condición para
prestar recursos a la empresa tomando las cuentas por cobrar como
garantía colateral. Su intención es asegurarse de que dicha garantía
no va a resultar carente de valor en el caso de que haya que recurrir
a ella para recuperar el préstamo.
Este seguro tiene también algunos aspectos poco atractivos.
Tiende a ser relativamente caro, variando su costo con el riesgo que
ofrezcan las cuentas por cobrar y estando calculado como
porcentaje de las cuentas de la empresa. La compañía de seguros
puede rehusarse a asegurar ciertas cuentas que son justamente las
que mas necesitan el seguro, y algunas veces la injerencia del
asegurador en el manejo del departamento de crédito puede
resultar inaceptable para la administración.
Ø Compañías Financieras “de Grupo”.
Capítulo II. Marco Teórico.
124
Algunas empresa han establecido subsidiarias, de su
propiedad, para financiar sus cuentas por cobrar. Por ejemplo,
General Motors Acceptance Corporation, Ford Motor Credit y Sears
Roebuck Acceptance corporation son compañías financieras “de
grupos”. A veces la creación de una de estas compañías facilitan la
obtención de recursos debidos a que tienen muchas experiencias
con instrumentos financieros como el papel comercial y, por
supuesto, da más flexibilidad a la compañía matriz cuando se trata
de otorgar crédito para fomentar las ventas.
Sin embargo, la capacidad de la empresa para obtener
préstamos no mejora probablemente. Casi con seguridad, el
procedimiento es más costeable que el “factoring” o el préstamo
bancario para financiar cuentas por cobrar, por que su costo de
capital por lo general es inferior al de los préstamos bancarios.
Ø Otras Estrategias de Cuentas por Cobrar.
El director de finanzas puede adaptar la política de cuentas por
cobrar de la empresa con el fin de disminuir la exposición al riesgo
de incumplimiento. Un método consiste en la consignación del
producto con el cliente, en vez de la venta directa. Según el acuerdo
de consignación, la empresa conserva la propiedad de las
Capítulo II. Marco Teórico.
125
mercancías y cobra a medida que el cliente las vende. Si por alguna
razón el cliente deja de ser aceptable, la empresa puede recuperar
inmediatamente los artículos, puesto que sigue siendo de su
propiedad.
La rapidez y la seguridad legal con que la consignación permite
a la empresa recuperar sus mercancías (en vez de la difícil tarea de
obligar al pago cuando se ha concedido crédito) ayuda a disminuir
el riesgo.
La empresa puede insistir en una garantía colateral para
asegurar la línea de crédito que concede al cliente. Es de esperar
que la colateral se transferirá a propiedad de la empresa y se
venderá para satisfacer el importe del crédito en caso del que el
cliente incurra en falta de cumplimiento. Sin embargo, no siempre
resulta fácil hacer la conversión, y asegurarse de que tendrá valor
suficiente para satisfacer en su totalidad la reclamación.
Desde luego, la empresa puede adoptar la política de vender
exclusivamente al contado a algunos o a todos sus clientes, con lo
cual eliminará el riesgo. Por último, puede conceder sólo créditos
pequeños al principio y ampliarlos en forma graduar a medida que
se fortalecen la relaciones comerciales. Así, el director de finanzas
Capítulo II. Marco Teórico.
126
podrá ir observando el carácter del cliente y evitará las pérdidas
indebidamente grandes que pueden sobrevenir cuando se opera
con personas desconocidas.
2.8.8 COMO SE REFLEJAN LAS CUENTAS POR COBRAR EN EL
ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Según Finney Miller (1999, p. 58), las cuentas y efectos a cobrar de
las subsidiarias u otras compañías afiliadas deben mostrarse por separado
aun en el caso de que fueran consecuencia de operaciones comerciales.
Los depósitos en garantía y los anticipos a proveedores para entrega
futura de mercancía deben mostrarse por separado.
Los efectos y cuentas a cobrar que venzan después de un año a partir
de la fecha del balance general, incluyendo las cuentas a cobrar en plazos,
deben segregarse, a no ser que tal tratamiento sea impráctico o contrario de
las prácticas del ramo.
2.8.9 CONSIDERACIONES DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS
POR COBRAR Y LAS VENTAS.
Capítulo II. Marco Teórico.
127
Para Whittington y Pany (2000, p. 35), indica que los controles
ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas por cobrar pueden ser
costosos para un negocio, así mismo, si las facturas de ventas contienen
errores y no están controladas mediante números seriales consecutivos,
algunas pueden perderse y nunca quedar contabilizadas como cuentas por
cobrar. Para evitar cualquier dificultad se presentan algunas consideraciones
que se deben tomar en cuenta para un adecuado control, las cuáles son :
Ø Obtener un Conocimiento de Control Interno.
La consideración de los auditores de los controles sobre las
cuentas por cobrar y las ventas pueden empezar con la preparación
de una descripción escrita o diagrama de flujo de un cuestionario de
control interno. Después de haberlo preparado, deben determinar si
el cliente está utilizando realmente las políticas y procedimiento, es
decir, si han sido puestos en operación. A medida que los auditores
verifican su conocimiento del ciclo de ventas y de cobros,
observarán si hay una separación apropiada de funciones.
Ø Evaluar el Riesgo de Control y Diseñar Pruebas de Controles
Adicionales.
Capítulo II. Marco Teórico.
128
Después de obtener conocimiento de control interno del cliente
sobre las cuentas por cobrar y las ventas, los auditores desarrollan
sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control para las
diversas afirmaciones de los estados financieros.
Ø Realizar Pruebas Adicionales de controles.
Las pruebas dirigidas hacia la efectividad de los controles
ayudan a evaluar el control interno del cliente y a determinar si los
niveles evaluados y planificados del riesgo de control de los
auditores pueden soportarse. Como ejemplo de estas pruebas
pueden ser:
• Examinar aspectos significativo de una muestra de transacciones
de venta.
• Comparar una muestra de documentos de despacho con las
facturas de ventas respectivas.
• Revisar el uso o la autorización de las notas de créditos.
Capítulo II. Marco Teórico.
129
• Conciliar las cintas de las cajas registradoras y los tiquetes de
ventas seleccionadas con los diarios de ventas.
Ø Revaluar el Riesgo de Control y Diseñar Pruebas Sustantivas.
Estas evaluaciones determinarán si los auditores deben
modificar sus pruebas sustantivas planeadas para las afirmaciones
de los estados financieros sobre las cuentas por cobrar y las ventas.
El siguiente cuadro se muestran los controles que afectan las
evaluaciones de riesgo de control y los auditores para las diversas
afirmaciones.
Utilizando afirmaciones o preguntas como: control, pruebas de
control típicas, existencias u ocurrencias, inclusión completa,
derechos, obligaciones, valoración o asignación, presentación y
relevación.
Con estas preguntan se obtiene la evaluación en el siguiente
cuadro:
Capítulo II. Marco Teórico.
130
CUADRO 1
EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL PARA
CUENTAS POR COBRAR.
CONTROL
PRUEBAS DE CONTROL TÍPICAS
Exi
sten
cia
u
o
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Incl
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P
rese
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laci
ón
Separar las funciones de ventas y el cobro de cuentas por cobrar.
Observar y hacer indignaciones sobre el desempeños de las diversas funciones. X X X X
Asociar facturas de ventas con documentos de despachos, pedidos de
compras y pedidos de ventas.
Seleccionar una muestra de facturas de ventas y comparar detalles con todos
los documentos. X X X
Revisar la precisión numérica de las facturas de ventas, por parte de una
segunda persona.
.Seleccionar una muestra de las facturas de ventas y examinarlas en busca de
evidencia de revisión por una segunda persona.
X
Obtener aprobación de crédito de ventas con anterioridad al despachos.
Realizar indagaciones sobre políticas de créditos; seleccionar una muestra de
transacciones de ventas. X X
Enviar estados o extractos mensuales a los clientes y hacer seguimiento
sobre los errores reportados
Observar e indagar sobre política de crédito; seleccionar una muestra de
transacciones de ventas. X X X X
Conciliar mensualmente las cuentas bancarias.
Observar e indagar sobre el envío por correo de los estados y evidencia de
revisión. Revisar una muestra de conciliaciones bancarias realizadas durante el año.
X X X
Utilizar listados de control para controlar los cobros efectivos.
Observar, hacer indagaciones sobre el proceso y conciliar los listados seleccionados con los registros contables y con los del banco.
X X X X
Utilizar presupuestos y analizar variaciones de los montos actuales.
Examinar presupuestos y evidencia de seguimiento sobre variaciones. X X X X
Utilizar documentos prenumerados de despachos y de facturación para
explicar las secuencia.
Observar y hacer seguimiento sobre el uso de documentos prenumerados e
inspeccionar evidencia de explicación de la secuencia.
X
Utilizar notas de créditos para autorización de ajuste a las ventas y
cuentas por cobrar.
Seleccionar una muestra de crédito de las cuentas de los clientes e
inspeccionar las notas de crédito y otros documentos de soporte.
X X
Utilizar una tableta de cuentas y una revisión independiente de las clasificaciones de las cuentas.
Inspeccionar la tabla de cuentas y evidencias de la revisión de las clasificaciones de las cuentas.
X
Fuente: Whittington y Pany (2000).
Capítulo II. Marco Teórico.
131
Ø Obtener un Balance de Prueba de la Cartera por Edades o de
las Cuentas por Cobrar Comerciales y análisis de Otras
Cuentas por Cobrar y Conciliar con Mayores.
En cuanto a la preparación de un balance esté, es preparado
comúnmente por empleados del cliente para los auditores
necesitando siempre una verificación independiente del listado. Este
listado tiene como fin reflejar la edad de las cuentas de los clientes,
la estimación de probables perdidas de crédito y la confirmación de
la información de control.
Ø Obtener análisis de los documentos por cobrar y del interés
respectivo:
Al respecto, se puede decir que el análisis de los documentos
por cobrar que soportan la cuenta de control de mayor general
puede ser preparado por el personal del cliente para los auditores.
El análisis debe incluir normalmente lo siguiente: el nombre de
quien la hace, la fecha, el vencimiento, el monto y la tasa de interés.
Ø Inspeccionar Documentos Disponibles y Confirmar que no
Están Disponibles para Tenedores.
Capítulo II. Marco Teórico.
132
Esta inspección debe ser realizada simultáneamente con el
conteo de efectivo y de los títulos valores para evitar que se oculte
un faltante mediante la sustitución de efectivo por instrumentos
negociables malversados o instrumentos negociables hasta que la
cuenta e inspección estén terminadas. La confirmación por escrito
del tenedor del documento se considera como una alternativa
aceptable a la inspección; la misma debe contener una solicitud de
verificación de nombre del elaborador, el saldo del documento, la
tasa de interés y la fecha de vencimiento.
Ø Confirmar Cuenta por Cobrar con Deudores.
Al hablar de confirmación se puede decir que es un tipo de
evidencia documentaria confiable y seguro que se obtiene desde
afuera de la organización del cliente. La comunicación directa con
los deudores es el paso más importante y concluyente en la
verificación de las cuentas por cobrar. Una parte importante de
confirmación y las cuentas por cobrar es considerar la validez de las
direcciones de los deudores.
Es importante destacar que estas series de consideraciones es vital
para las organizaciones ya que permiten verificar a tiempo posibles
Capítulo II. Marco Teórico.
133
controles ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas por cobrar que
resultan costosos para cualquier negocio.
2.8.10 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
En relación al control interno de las cuentas por cobrar, se puede decir
que las misma solo pueden acreditarse cuando se recibe efectivo, cuando se
intercambia un documento por cobrar a cambio del efectivo, se recibe una
devolución de mercancía, se concede una bonificación o un descuento, o
pasa a ser una cuenta incobrable. Holmes (1999, p. 112).
En relación a lo antes mencionado es necesario aclarar que para que
estos procedimientos se lleven a cabo es necesario contar con un efectivo
control interno de las cuentas por cobrar como:
Ø Al momento de enviar los estados de cuentas a los clientes, antes
deben compararse con los saldos de la cuenta por cobrar; esta
actividad debe realizarla una persona diferente a la que los preparó
y que no tenga ninguna relación con las obligaciones habituales del
encargado de llevar las cuentas por cobrar o con el cajero.
Capítulo II. Marco Teórico.
134
Ø Cuando se origina una cuenta por cobrar a causa de unas
bonificaciones sobre ventas y unas cuentas incobrable, deben
apoyarse en autorizaciones por escritos firmadas por la persona
autorizada.
2.8.11 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR
COBRAR.
Los objetivos del control interno contable en el ciclo de cuentas por
cobrar según. Catacora (1997, p. 287), son los siguientes:
Ø Registrar oportunamente todas las transacciones, evitando la falta de
alguna operación. Si no registramos la totalidad de las transacciones
tendríamos una subestimación en las cifras de ventas y de las
cuentas por cobrar.
Ø Registrar las transacciones válidas realizadas por la entidad; la
existencia de registro que no corresponden a ventas realizadas por
empresa, nos crea problemas de sobreestimación en las cifras de
ventas y cuentas por cobrar.
Capítulo II. Marco Teórico.
135
Ø Garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la
entidad, los problemas relacionados con los controles de exactitud
aumentan los riesgos de sobreestimación y subestimación de los
registros de ingresos y cuentas por cobrar.
En resumen a los objetivos del control interno contable se de deben
tener en cuenta los registros continuos para mejorar las posibles faltas en
algunas operaciones y garantizar que las transacciones sean efectuadas
correctamente.
2.8.12 CLASIFICACIÓN DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS POR
ANTIGÜEDAD.
Según Finney Miller (1999, p. 57-58) cuando se utiliza este método,
suele hacerse una relación de todas las cuentas en papel columnar,
asignando algunas columnas encabezamiento como “no vencidas”, “vencidas
de 1 a 30 días”, “vencidas de 31 a 60 días”, etc. Anotados todos los saldos
de las cuentas de clientes del mayor auxiliar, sus elementos componentes se
clasifican en las columnas correspondientes.
Capítulo II. Marco Teórico.
136
Un documento de las cuentas a cobrar con clasificación de los saldos
por antigüedad de vencimiento, como resumen de los datos en la relación
detallada en papel columnar, se ilustra a continuación:
CUADRO 2
CLASIFICACIÓN POR ANTIGÜEDAD DE LAS CUENTAS A COBRAR 31
DE DICIEMBRE DE 1965 Y 1964.
31 de diciembre de 1965 31 de diciembre de1964
Por ciento Por ciento
Importe del total Importe del total
No vencida ........................................ 15.000 30.93 20,000 41.67
Vencidas de 1 a 30 días..................... 12.000 24.74 16,000 33.33
Vencidas de 31 a 60 días................... 8.000 16.50 5,000 10.42
Vencidas de 61 a 90 días .................. 6.000 12.37 4,500 9.38
Vencidas de 91 a 120 días ................ 4.000 8.25 1,000 2.08
Más de 120 días de vencidas ............ 2.000 4.12 1,000 2.08
Quebrados o en manos del abogado . 1.500 3.09 500 1.04
Total ................................................... 18.500 100.00 48,000 100.00
Fuente: Finney Miller (1999).
Capítulo II. Marco Teórico.
137
El importe de la cuenta de provisión se determina entonces con base
en la antigüedad de los saldos vencidos. También debe tomarse en
consideración alguna información complementaria, con la cual puede
llegarse a saber que algunas cuentas no vencidas aún son de dudoso cobro,
mientras que otras ya vencidas pueden ser cobrables. Sobre este particular,
las condiciones de crédito deben, por supuesto, tenerse en cuenta, puesto
que son dichas condiciones las que precisamente determinarán cuándo una
cuenta está vencida.
Este método tienen la ventaja de cumplir con los objetivos dando
como resultado una valoración razonable exacta de las cuentas en los libros.
Sin embargo, puede con facilidad resultar que las pérdidas en cuenta
incobrables no se distribuyan en forma correcta entre los ejercicios en que en
realidad se originaron. Las pérdidas en cuentas malas se producen por razón
de las ventas hechas a los clientes que no pagan sus cuentas. En teoría, por
consiguiente, la provisión para pérdida debe hacerse en el ejercicio en que
se efectuaron las ventas. Pero si se usa el método de la clasificación pro
antigüedad de los saldos, las cuentas pueden no parecer incobrables hasta
una fecha posterior al ejercicio de la venta. Así, un ejercicio recibirá el abono
por el ingreso y otro posterior el cargo por la pérdida.
2.8.13 COMPUTARIZACIÓN DEL MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR.
Capítulo II. Marco Teórico.
138
Hoy en día las computadoras son muy útiles para realizar cualquier
labor de índole administrativo.
En lo que respecta a las cuentas por cobrar, éstas pueden ser
supervisadas a través del computador después de la facturación mediante
verificación periódicas automáticas a determinados intérvalos, con el fin de
comprobar si las cuentas han sido pagadas, es por eso que no sólo se
emplean para supervisar los adeudos, sino también como aguda en el
proceso de decisión de otorgamiento de crédito. Igualmente, se registra
información acerca del comportamiento de pago de todos los clientes, datos
que pueden obtenerse cuando así se requiera a fin de evaluar solicitudes de
renovaciones o extensiones de crédito.
A este respecto, Gitman (1997, p. 309), establece que una
computadora sirve para evaluar las funciones de un departamento de crédito,
obteniendo así información respecto del estado de cuentas pendiente de
cobro. Si bien es cierto, la computadora ayuda a evaluar las funciones del
departamento de crédito, más no puede desempeñar la función total del
manejo de cuentas, sin embargo, ha reducido y continuará haciéndolo, todo
los tramites considerados como insalvable en los departamento de crédito de
las empresas.
3. DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS
Capítulo II. Marco Teórico.
139
En esta sección se pretende dar una breve explicación de los
conceptos manejados en la investigación y que no fueron definidos en las
bases teóricas, a manera de aclarar los puntos expuestos en este estudio
con mayor profundidad.
Activo: Es un recurso económico propiedad del negocio, que se espera
produzca beneficio en el futuro. (Horngren 1995,p. 642)
Crédito: Entrega de un valor actual sea dinero, mercancía o servicio, sobre
la base de confianza a cambio de un valor equivalente esperando en el
futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés prestado. (Añez 2002)
Desembolso: Es la entrega que se hace de dinero. (Horngren 1995,p. 646)
Eficacia: Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del
producto en término de cantidad y tiempo. (Munch 1998, p. 24)
Eficiencia: Se refiere a hacer las cosas, lograr los objetivos garantizando los
recursos disponibles al mínimo costo y con máxima calidad. (Munch 1998, p.
24)
Capítulo II. Marco Teórico.
140
Gastos por cuentas incobrables: Es el costo que tiene para el vendedor el
conceder crédito. Se presenta debido a las fallas en cobrar a los clientes a
crédito. (Horngren 1995,p. 646)
Gestión: Consiste en que toda organización debe establecer sus normas y a
partir de estas poder medir las desviaciones en su ejecución. (Cepeda, 1997
p. 229)
Método: Un método de trabajo se identifica como la manera de efectuar una
operación o secuencia de operaciones.(Gómez,1997 p. 53)
Motivación: Intensidad del impulso a realizar una acción. (Davis y
Newstrom, 1999 p. 126)
Período: Unidad de tiempo tomada como base para cargar el
correspondiente costo por concepto de depreciación. (Redondo, 1998 p.
464)
Riesgo: Probabilidad de la perdida financiera, o más formalmente la
variabilidad de lo determinado. (Gitman,1997 p. 774)
4. SISTEMA DE VARIABLES
Capítulo II. Marco Teórico.
141
La investigación en cuestión incluye una sola variable de estudio.
4.1. VARIABLE
Variable Única: Sistema del control interno de cuentas por cobrar.
Definición Conceptual: El sistema de control interno de las cuentas por
cobrar es el conjunto de planes, métodos y procedimientos interrelacionados
e interdependientes, adoptados por una organización, con el fin de lograr un
eficiente tratamiento de las cuentas por cobrar y un adecuado desarrollo de
las actividades de la entidad, de acuerdo con las políticas trazadas por la
gerencia, en atención a las metas y objetivos previstos ya que si los mismos
son inadecuados es casi inevitable que sobrevengan grandes pérdidas en las
cuentas por cobrar. (Meigs y Cepeda 1996)
Definición Operacional: Operacionalmente la presente variable, se entiende
como una serie de políticas, normas y procedimientos que se aplica dentro
de la empresa Agropecuaria Los Haticos C.A., para el control de las cuentas
por cobrar, con el propósito de que se realice un efectivo proceso de
cobranza, evitando las pérdidas incobrables.
Capítulo II. Marco Teórico.
142
Así mismo luego de realizada la cobranza se debe tener establecido
normas para un correcto tratamiento del efectivo.
A continuación se presenta el cuadro de operacionalización de la
variable:
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
OBJETIVO GENERAL: Evaluar el Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
143
OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS:
Registro sobre ventas totales.
1. ¿Existe un monitoreo constante de las ventas totales por parte del departamento de las cuentas por cobrar?.
Registro sobre ventas a crédito.
2. ¿Las ventas a crédito son registradas en el mismo momento que son efectuadas?.
Registro de deudores.
3. ¿Cree usted que el departamento de las cuentas por cobrar maneja suficiente información sobre los deudores con respecto a los límites de crédito?. 4. ¿Existe un departamento de cuentas por cobrar?. Documentación de
las cuentas por cobrar.
5. ¿Existe una documentación actualizada dentro del departamento de las cuentas por cobrar?.
1. Analizar la situación actual de las cuentas por
cobrar en la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
Sistema del control interno de las cuentas por
cobrar.
Situación actual de las cuentas por
cobrar.
Comportamiento pasado de las
cuentas por cobrar.
6. ¿Se realiza una continua revisión del comportamiento pasado de las cuentas por cobrar?.
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
OBJETIVO GENERAL: Evaluar el Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
144
OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS: 7. ¿Existen las normas individuales de las cuentas por cobrar?. 8. ¿Existen las normas generales de las cuentas por cobrar?. 9. ¿Se cumplen las normas individuales de las cuentas por cobrar?.
Normas individuales y generales.
10. ¿Se cumplen las normas generales de las cuentas por cobrar?. 11. ¿Cuáles son las normas individuales de las cuentas por cobrar?.
Normas con antecedentes individuales y
generales. 12. ¿Cuáles son las normas generales de las cuentas por cobrar?.
Normas de créditos. 13. ¿Son cumplidas las normas de crédito por el personal encargado?.
2. Analizar las normas y políticas del sistema de control interno de las
cuentas por cobrar en la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
Sistema del control interno de las cuentas por cobrar.
Normas del sistema de control interno de
las cuentas por cobrar.
Normas de control interno en las
cuentas por cobrar.
14. ¿Se cumplen adecuadamente las normas de control interno en las cuentas por cobrar?.
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
OBJETIVO GENERAL: Evaluar el Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
145
OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS: 15. ¿Existen políticas al momento de otorgar un crédito?. 16. ¿Cuáles son las políticas de crédito?.
Políticas del sistema de control interno de
las cuentas por cobrar.
Políticas de créditos.
17. ¿Se cumplen las políticas de crédito?. 18. ¿Considera usted que las políticas de administración son monitoreadas constantemente para mantenerlas vigentes?.
Políticas de administración.
19. ¿Cuáles son las políticas de administración?. 20. ¿Considera usted que la empresa cuenta con políticas de cobranzas?.
Políticas de cobranzas.
21. ¿Cuáles son las políticas de cobranza?.
Políticas de control. 22. ¿Cree usted que se aplican adecuadamente?. 23. ¿Existen los procedimientos de cobranza?
24. ¿Son adecuados los procedimientos de cobranzas utilizados en la empresa?.
3. Evaluar los procedimientos del
sistema de control interno de las cuentas por cobrar
en la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
Procedimientos del sistema de control
interno de las cuentas por cobrar.
Procedimientos de cobranzas.
25. Describa los procedimientos de cobranza.
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
OBJETIVO GENERAL: Evaluar el Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
146
OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS:
Procedimientos administrativos.
26. ¿Existen procedimientos administrativos adecuados en la empresa?.
Procedimientos contables.
27. ¿Considera usted que el personal de la empresa cumple con los procedimientos contables existentes?.
Procedimientos de control.
28. ¿Cree usted que los procedimientos de control son ejecutados por personal debidamente capacitado y autorizado?.
4. Evaluar las pérdidas económicas de la
empresa por la ausencia de controles internos en la empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
Ver Cuadro 4.