D.C. de Servicios Compartidos/D. de Sistemas de Información Junio de 2004
Proyecto PilotoProyecto Piloto
Seis Sigma: la búsqueda de la Perfección de los Procesos, la consecución de Objetivos y la lucha contra la Variabilidad.
Mejora del Proceso de Facturación del Servicio de Agencias
2
Repsol YPF es una compañía internacional integradade petróleo y gas que realiza todas las actividades delsector de hidrocarburos:
Exploración, desarrollo y producción de crudo y gasnatural,
Transporte de productos petrolíferos, gaseslicuados del petróleo (GLP) y gas natural,
Refino, producción y comercialización de unaamplia gama de productos petrolíferos, derivadosdel petróleo, productos petroquímicos, GLP y gasnatural.
• Repsol YPF1.1. Actividad de Repsol YPF•• Repsol YPF Repsol YPF1.1. Actividad de Repsol YPF1.1. Actividad de Repsol YPF
3
Mexico
Argentina
Bolivia Brasil
Chile
Colombia Guyana
Perú
Venezuela
Ecuador
Trinidad &Tobago Argelia
DubaiLibia
Italia
Kazakhstan
Malasia
Indonesia
QatarMarruecos
PortugalEspaña
Alemania
Irán
Azerbaidjan
FranciaDinamarca
CubaEE.UU.
Sedes Sedes en Madrid y Buenos Airesen Madrid y Buenos AiresMásMás de 33.000 de 33.000 empleadosempleados
Repsol YPF es líder en España y Argentina, cuenta con una plantilla de más de33.000 empleados y tiene presencia en más de 25 países.
• Repsol YPF1.2. Repsol YPF en el Mundo•• Repsol YPF Repsol YPF1.2. Repsol YPF en el Mundo1.2. Repsol YPF en el Mundo
4
Exploración & Producción
Refino & Marketing
Química
Gas & Electricidad
5.433
Reservas(MM boe)
1.132.500
Producción(Boe / d)
1.162.000
Capacidad Refino
(Boe / d)
6.614
NºEstaciones
Servicio
4.006(kt)
30,4 (bcm)
Ventas
41,3
41
8
9,7
%Total de Activos
• Repsol YPF1.3. Principales Magnitudes 2003•• Repsol YPF Repsol YPF1.3. Principales Magnitudes 20031.3. Principales Magnitudes 2003
Repsol YPF dispone de unas reservas de crudo y gas superiores a los 5.000 millonesde barriles equivalentes de petróleo, tiene una producción de hidrocarburos de másde 1 millón de barriles equivalentes de petróleo día, cuenta con una capacidad derefino de cerca de 1,2 millones de barriles por día y comercializa sus productospetrolíferos a través de una amplia red de más de 6.600 puntos de venta distribuidosen Europa y Latinoamérica.
5
RESULTADO OPERATIVO:• Exploracion & Produccion• Refino & Marketing & LPG• Química• Gas Natural & Electricidad• Otros
• RESULTADO FINANCIERO• AMORTIZACIÓN FONDO COMERCIO• RESULTADO SOCIEDADES PARTICIPADAS• RESULTADO EXTRAORDINARIO
• IMPUESTOS• MINORITARIOS
RTDO. ANTES IMPUESTOS Y MINORITARIOS
RESULTADO OPERATIVO
RESULTADO NETO
Millones de euros
(1.352)(323)
35(777)
2.5571.406
(55)1.062
(50)
(988)(490)
2001
(786)(300)(35)648
1.78585497
633(46)
(564)(334)
2002
(400)(174)
146(154)
2.3521.196
155212(55)
(1048)(210)
2003
4.920 3.323 3.860
2.503 2.850 3.278
1.025 1.952 2.020
• Repsol YPF1.4. Principales Cifras•• Repsol YPF Repsol YPF1.4. Principales Cifras1.4. Principales Cifras
Repsol YPF alcanzó en el año 2003 un resultado neto de 2.020 millones de euros.
6
La transformaciónLa adquisición de YPF por parte de Repsol en julio de 1999 y su posteriorintegración no sólo ha conseguido un cambio de magnitud de la compañía sino queha supuesto la creación de un nuevo proyecto, Repsol YPF del Siglo XXI (RYS XXI),que sienta las bases de una Nueva Cultura y un Nuevo Modelo de Gestión másorientado al servicio.
• Repsol YPF1.5. El Cambio de Modelo de Gestión (RYS XXI)•• Repsol YPF Repsol YPF1.5. El Cambio de Modelo de Gestión (RYS XXI)1.5. El Cambio de Modelo de Gestión (RYS XXI)
7
La transformaciónEl nuevo modelo de gestión es un modelo más ágil que convierte al cliente en elcentro de la organización, define una nueva organización más orientada al servicio,acerca más la gestión a los negocios y define una corporación más reducida y conun mayor carácter estratégico.
• Repsol YPF1.5. El Cambio de Modelo de Gestión (RYS XXI)•• Repsol YPF Repsol YPF1.5. El Cambio de Modelo de Gestión (RYS XXI)1.5. El Cambio de Modelo de Gestión (RYS XXI)
CAMBIO EN EL MODELO DE GESTIÓN
(RYS XXI)
8
Competencias
Proc
esos
Inte
rnos
Presupuesto Orientado a Procesos Internos
Técnica SistemasDirecciones Cuenta Planificación
Estructura Proceso Datos
Presupuesto Orientado a Servicios, con Métrica de losAcuerdos de Nivel de Servicio
Perc
e pci
ón
del C
l ient
e
Comunicaciones
Servicios AdicionalesDesarrollo
de Proyectos
Microinformática
Soporte y Disponibilidad(Aplicaciones)
Mantenimiento y Modificación (Aplicaciones)
Acu
erdo
de
Ni v
el d
e Se
r vi c
io
• Repsol YPF1.6. Acuerdos de Nivel de Servicio•• Repsol YPF Repsol YPF1.6. Acuerdos de Nivel de Servicio1.6. Acuerdos de Nivel de Servicio
9
La excelencia en la gestión a través de la Mejora Continua guía la estrategia deRepsol YPF. Para lograrlo la Dirección de Repsol YPF asume, lidera e impulsa elcompromiso con la calidad total realizando autoevaluaciones periódicas EFQM,obteniendo certificados de calidad, etc.
Recientemente, Repsol YPF ha tomado la iniciativa de analizar la oportunidad deintroducir la metodología de calidad Seis Sigma. En octubre de 2003 se decidiócomenzar una primera fase de formación en Seis Sigma y la realización de dosproyectos piloto.
El presente proyecto piloto de “Mejora del Proceso de Facturación interna delservicio de Agencias de Información”, que ha sido liderado por la Dirección deSistemas de Información de Repsol YPF, es uno de los dos proyectos pilotoseleccionados para evaluar la metodología Seis Sigma.
La selección de un proyecto piloto relacionado con el tema de la facturacióninterna ha estado guiada por el alineamiento del mismo con objetivos propuestosen el Plan Estratégico de la Dirección de Sistemas de Información:
• La facturación detallada y en función de los consumos
• La mejora de costes de operación de forma continua
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.1. Antecedentes2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.1. Antecedentes2.1. Antecedentes
10
Nombre del proyecto:
• Mejora del Proceso de Facturacióninterna de la Dirección de Sistemasde Información del Servicio deAgencias
Área
Servicio
Facturación
SSI Agencias
6σ6σ
Proceso
Sponsor del Proyecto• Mónica Delgado
Champion:• Jaime Soto Aguirre
Nombre de los Blackbelt:• Domingo Valhondo
• Javier Remacha
Áreas involucradas• Control de Gestión
• Centro de Atención a Usuarios deSoporte ENARM.
Periodo de formación:• 13 de octubre 2003 - 6 de febrero
2004
Realización del proyecto:• 9 de enero 2004 - 30 de abril 2004
Implantación del nuevo proceso• 2 meses tras su aprobación
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.2. Presentación del Proyecto2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.2. Presentación del Proyecto2.2. Presentación del Proyecto
11
¿Cuál es el Problema? Se detecta una facturación por el servicio de Agencias a las unidades
internas que no refleja el consumo real que se está produciendo de esteservicio.
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Definir2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Definir2.3. Fases del Proyecto: Definir
¿En qué consiste el servicio de Agencias? El servicio de Agencias de Información está configurado por el acceso a
información financiera, bolsas, de mercado, jurídica, noticias, etc.proporcionado por empresas especializadas.
REUTERS
TELERATE
BLOOMBERG
INFOBOLSA
NYSE
SILA
INFORMESDE
MERCADO
EUROPA PRESS
EFE
FAXEXPRESS
LA LEY
Agencias de Información proveedoras de Repsol YPF
INFORMACIÓNFINANCIERA Y
DE BOLSAS
INFORMACIÓNDE
ACTUALIDAD
ARGUS
ICIS-LOR
PLATTS
RIM
OPIS
FAME ENERGY
INFORMACIÓNJURÍDICA
12
Disminuir el importede las facturas
Mejorar el ciclo defacturación
Imputar loscostes porconsumo
Proceso de Facturación
PROVEEDORESAgencias
CLIENTESUnidades internas
de Repsol YPF
UNIDADES DESERVICIO
SSII, ACU...
¿Cuáles son los objetivos del Proyecto?
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Definir2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Definir2.3. Fases del Proyecto: Definir
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
¿Quiénes son los clientes del servicio de Agencias? Los clientes internos que utilizan el servicio de Agencias son las Unidades
de Negocio, las Unidades de Servicio y el Núcleo de Gestión Corporativo(NGC). Cada usuario final del servicio de Agencias está asignado a unaUnidad Cliente.
Unidades de Negocio
NGC
Unidades de Servicio
(Continuación)
13
¿Qué y cómo vamos a medir?
FACTURACIÓNREAL
Proceso Actual
Vamos a medir el grado de desviación del proceso actualcon respecto a las especificaciones definidas (facturación
por consumo)
Qué
Cómo
Imputación aUnidades efectuada
según datosrecogidos de SAP
±5%FACTURACIÓNPOR CONSUMO
Especificaciones
Simulación de lafacturación
objetivoasignando los
usuarios eimportes correctos
¿Cuál es la Voz del Cliente? “Que se les facture por el consumo real”
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Medir2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Medir2.3. Fases del Proyecto: Medir
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
14
¿Cuál es el resultado de la medición?
43210
USLLSL
"Log (% Desviación)"Análisis de la Capacidad del Proceso 2003
% Total% > USL% < LSL
% Total% > USL% < LSL
% Total% > USL% < LSL
PpkPPLPPUPp
CpmCpkCPLCPUCp
StDev (Overall)StDev (Within)Sample NMeanLSLTargetUSL
87,3755,9231,44
85,0557,1727,88
90,0055,0035,00
-0,05 0,16-0,05 0,06
*-0,06 0,20-0,06 0,07
0,5981980,493061
402,189131,90000
*2,10000
Exp. "Overall" PerformanceExp. "Within" PerformanceObserved PerformanceOverall Capability
Potential (Within)Capability
Process Data
Corto Plazo (Within)Largo Plazo (Overall)
87,37 % de UUNNcon facturaciónfuera de límitesespecificados
(+/- 5 %)
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2.3. Fases del Proyecto: Analizar
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
15
¿Cuáles son las causas principales de este resultado?
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2.3. Fases del Proyecto: Analizar
(Continuación)
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
• Analizamos el Proceso de Facturación para la identificación de losfactores que causan dicha desviación.
El CAU elaboramensualmente una tablade usuarios del servicio deAgencias y la envía a C.Gestión
RRHH envía mensualmentea C. Gestión un fichero enel que figuran los nombresde los empleados, códigosde red, unidad de negocio ySociedad financiera a laque pertenecen
Centro de Atención aUsuarios (CAU)
Recursos Humanos (RRHH)
C. G. depura los usuariosde Agencias, aplica elcriterio de reparto actual yasigna el coste a lasunidades cliente
Control de Gestión (C.G.)NOMBRE ID RED
Usuario ExternoUsuario Interno 1Usuario sin ID Red en RRHHUsuario genéricoUsuarios atípicosUsuario Interno 2Usuario Interno 3
RC001RC002RC003
RCGENRC005RC006RC007
COSTE MENS PROM /US
132.434
10.7416.3356.400
43.90037.76027.233
64
NOMBRE ID REDNOMBRE ID RED
Usuario ExternoUsuario Interno 1Usuario sin ID Red en RRHHUsuario genéricoUsuarios atípicosUsuario Interno 2Usuario Interno 3
RC001RC002RC003
RCGENRC005RC006RC007
COSTE MENS PROM /US
132.434
10.7416.3356.400
43.90037.76027.233
64
Usuario Interno 1
Usuario interno (sin ID Red)Usuario Interno 2Usuario Interno 3
RC002
RC006RC007
UN301
UN270UN302UN301
UNNOMBRE
ID RED
Τ
Usuario Interno 4 RC010 UN104
Usuario Interno 5 RC011 UN105Usuario Interno 6
....
....
RC012........
UN308........
UN 301
UN302
UN
300.800
112.800
COSTE MENS /UN
Nº Usuarios
2
1
451.200
UN 301
UN302
UN
300.800
112.800
COSTE MENS /UN
Nº Usuarios
2
1
451.200
16
¿Cuáles son las causas raíz principales?
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2.3. Fases del Proyecto: Analizar
(Continuación)
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
Importancia
X1 Efecto Usuarios
Usuarios erróneos: repetidos, IDincorrectos
Eliminación usuarios no incluidos en tablaEliminación usuarios sin código redEliminación usuarios sin UN
AltaX2 Efecto Perfil Medio
X3 Efecto SeguimientoRitmo de Facturas
Criterio de reparto perfil medio (incluidoasignación a usuarios no consumidoresde los servicios facturados en el mes)
Baja
Cambios Tarifas y Servicios no incluidos
No seguimiento ritmo de facturas
Efecto actualizacióntarifas y servicios
X4 Baja
Matriz de Selección y Priorización de las Xs
Alta
DescripciónCausa Raíz
17
¿Cuáles son las causas raíz principales?
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2.3. Fases del Proyecto: Analizar
(Continuación)
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
1. Efecto usuarios: los usuarios recogidos en la tabla del CAU cuyos IDsno figuran en la tabla de RRHH son eliminados y no pasan a la tabla queControl de Gestión utiliza para la imputación
Tabla C.Gestión 1:“Usuarios para la Imputación
de Costes de Agencias”
Tabla CAU:“Reparto Mensual de Costesde Agencias (Presupuesto)”
Tabla RRHH:“Empleados de
Repsol YPF”
NOMBRE ID RED
Usuario ExternoUsuario Interno 1Usuario sin ID Red en RHUsuario genéricoUsuarios atípicosUsuario Interno 2Usuario Interno 3
RC001RC002RC003
RCGENRC005RC006RC007
COSTE MENSPROM /US
10.7416.3356.400
37.76043.90027.233
132.434
64
RC002
RC006 RC007
UNNOMBRE ID RED
Τ
Usuario Interno 4 RC010 UN104Usuario Interno 5 RC011 UN105Usuario Interno 6
....
....
RC012........
UN308........
Usuario Interno 1
Usuario Interno 2Usuario Interno 3
RC002
RC006RC007
UN301
UN302UN301
UNNOMBRE ID RED
Usuario Interno 1
Usuario Interno 2Usuario Interno 3
Usuario interno (sin ID)UN301UN270UN302UN301
18
¿Cuáles son las causas raíz principales?
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Analizar2.3. Fases del Proyecto: Analizar
(Continuación)
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
2. Efecto perfil medio: se calcula un importe promedio (perfil medio) porusuario (dividiendo el importe de las facturas registradas ese mes enSAP por el número total de usuarios ya depurados), independientementede los costes basados en el consumo asignados previamente por elCAU
Total Facturas Mes: 451.200
Coste/Usuario 150.400Total Usuarios: 3
Tabla C.Gestión 1:“Usuarios para la Imputación de
Costes de Agencias”
RIMTotal Mes:
1.200
REUTERSTotal Mes:
450.000
Total Mes: 451.200
Facturas del Mesregistradas en SAP
Usuario Interno 1
Usuario Interno 2Usuario Interno 3
RC002
RC006RC007
UN301
UN302UN301
UNNOMBRE ID RED
Total Usuarios Agencias: 3
19
¿Qué soluciones eliminan o reducen estas causas?
0,0 2,5 5,0 7,5 10,0
LSL* USL*
Propuesta 1Análisis de la Capacidad del Proceso Anual
USLUSL*TargetTarget*LSLLSL*MeanMean*Sample NStDev (Within)StDev* (Within)StDev (Overall)StDev* (Overall)
CpCPUCPLCpkCpm
PpPPUPPLPpk
% < LSL% > USL% Total
% < LSL*% > USL*% Total
% < LSL*% > USL*% Total
17,5700 3,6216
* *
7,5700 2,481529,3317 4,0506
2917,6954 1,483225,6418 1,9606
0,13-0,10 0,35-0,10
*
0,10-0,07 0,27-0,07
24,1455,1779,31
14,5061,3875,88
21,1858,6679,84
Process Data
CapabilityPotential (Within)
Overall Capability Observed Performance Exp. "Within" Performance Exp. "Overall" Performance
Within
Overall
5,02,50,0-2,5-5,0
USLLSL
Propuesta 2Análisis de la Capacidad del Proceso Mayo 2003
% Total% > USL% < LSL
% Total% > USL% < LSL
% Total% > USL% < LSL
PpkPPLPPUPp
CpmCpkCPLCPUCp
StDev (Overall)StDev (Within)Sample NMeanLSLTargetUSL
0,680,560,12
0,040,030,00
0,000,000,00
0,851,010,850,93
*1,131,361,131,25
1,794821,33772
20 0,4485-5,0000
* 5,0000
Exp. "Overall" PerformanceExp. "Within" PerformanceObserved PerformanceOverall Capability
CapabilityPotential (Within)
Process Data
Within
Overall
Propuesta 1: Presupuesto mensual
0,68 % de UUNNcon facturaciónfuera de límitesespecificados
(+/- 5 %)
79,84 % de UUNNcon facturaciónfuera de límitesespecificados
(+/- 5 %)
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Mejorar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Mejorar2.3. Fases del Proyecto: Mejorar
• Identificamos dos posibles propuestas:
• Seleccionamos la propuesta 2 atendiendo a criterios de capacidad delproceso, resolución de factores de desviación y facilidad de implantación.
¿Qué propuesta de mejora seleccionamos?
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
Propuesta 2: Consumos ponderados
20
¿Qué propuesta de mejora seleccionamos?
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Mejorar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Mejorar2.3. Fases del Proyecto: Mejorar
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
• Se calcula para cada usuario los porcentajes de participación en cada agencia:
• Mensualmente se identifican las facturas de las agencias registradas en SAP y seaplican los importes de las agencias a los porcentajes de cada usuario en cadaagencia.
• Se suman los importes de cada usuario en cada agencia registrada ese mes y secalcula un porcentaje de participación de cada usuario.
• Se asigna la unidad de negocio correspondiente a cada usuario asegurándose quetodos los usuarios consumidores de facturas están recogidos.
• Se agrupan los porcentajes de consumo de los usuarios por unidad clienteconsiderando así el criterio basado en el consumo y no el criterio de perfil medio yse les aplica el importe mensual registrado en SAP.
(Continuación)
• Descripción de la Propuesta 2:
EJEMPLO ILUSTRATIVO TABLA DEPONDERACIÓNES POR AGENCIA Y
USUARIOS% REUTERS % RIM % EFE % PLATTS0,05 0,14 0,25 0,170,12 0,170,09 0,14 0,250,05 0,14 0,170,34 0,25 0,170,06 0,140,01 0,140,09 0,250,06 0,14 0,170,12 0,14 0,17
Usuario AUsuario BUsuario CUsuario DUsuario EUsuario FUsuario GUsuario HUsuario IUsuario J
12345678910
USUARIO ID RED
1 1 11XXXXXX XXX XXX
XXXImportesTotal Agencias
21
¿Cuál es el plan de acción a llevar a cabo para la Propuesta 2?
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Mejorar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Mejorar2.3. Fases del Proyecto: Mejorar
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
• Plan de Acción de la Propuesta 2
1. Creación de una tabla basada en porcentajes de consumo adecuado para elseguimiento del ritmo de registro de las facturas
Imputación en base al consumoy siguiendo el ritmo de registrode las facturas
2. Revisión y actualización de las tarifas y servicios actuales
3. Revisión y actualización del sistema de imputación actual de las agencias
4. Identificación de usuarios actualmente no facturados y corrección según unasreglas de asignación definidas
5. Elaboración de un mecanismo de identificación y corrección de usuarios no facturados
Usuarios correctos
6. Corrección de usuarios erróneos: repetidos, ID Red erróneo
1. Creación de un procedimiento para la actualización de las tarifas y serviciosTarifas y Servicios noactualizados
1. Creación de un procedimiento para el reparto mensual de las facturas dadas deentrada en SAP
Imputación mensual teniendoen cuenta el ritmo de registrode las facturas
1. Modificación del criterio de reparto del perfil medio por porcentaje de consumo. Perfil medio
2. Identificación de un mecanismo de identificación y corrección de usuarios no facturados
3. Reparto Mensual del Coste de Agencias a los Usuarios Consumidores
4. Reparto Mensual del coste de Agencias a las Unidades Básicas deControl (UBC)
2. Validación y Entrada de Facturas en SAP
Eliminación de usuarios
Acciones Factor a corregir Responsable
1. Registro y Participación de los Usuarios Consumidores en Agencias
CAU
CAU
C. Gestión
C. Gestión
(Continuación)
Creación de un procedimiento para el repartomensual de las facturas aprobadas en SAP
Imputación mensual teniendo en cuentael ritmo de registro de las facturas
C. Gestión
22
¿Cómo garantizamos la continuidad y estabilidad del nuevo proceso?
Plan de Control
TABLA MAESTRA DE REGISTRO YPARTICIPACIÓNRevisión de los porcentajes, importes ynúmero de usuarios de la tablamaestraRevisión de los sistemas deimputación de las agenciasActualización de tarifas y servicios
IMPORTESMuestreo de usuarios por unidad denegocio, lo que se ha facturado vs. loque se debería haber facturadoRevisar si los importes registrados enla tabla maestra coinciden con los quefinalmente se asignan
USUARIOSHacer un muestreo de posiblesusuarios erróneos de la tabla maestraRevisión de usuarios no facturadosRevisión de peticionarios de usuariosno facturadosComprobar que los usuariosfacturados son los usuarios que seincluyeron en la tabla de imputaciónRevisión de usuarios y unidades denegocio a las que pertenecen
CAPACIDAD DEL PROCESOAnálisis de la Capacidad del Procesoapoyándose en el equipo 6 sigma
1º T 2º T 3º T 4º T 5º T 6º T
Plan
de
Con
trol
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Controlar2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.3. Fases del Proyecto: Controlar2.3. Fases del Proyecto: Controlar
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
Muestreo de usuarios por Unidad de Negocio:comparar facturado con lo que se debe facturar
2ºT 4ºT 6ºT
23
5,02,50,0-2,5-5,0
USLLSL
Propuesta 2Análisis de la Capacidad del Proceso Mayo 2003
Corto Plazo (Within)Largo Plazo (Overall)
0 1 2 3 4
LSL USL
Análisis de la Capacidad del Proceso 2003"Log (% Desviación)"
Corto Plazo (Within)Largo Plazo (Overall)
Proceso Actual Proceso Mejorado
Nivel Sigma
Defectos por Millónde Oportunidades(DPMO)
Rendimiento
0,4
873.700
12,63%
Nivel Sigma
Defectos por Millónde Oportunidades(DPMO)
Rendimiento
4
6.800
99,32%
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.4. Resultados2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.4. Resultados2.4. Resultados
Objetivo Facturación por Consumo:
Otros objetivos: ahorro de costes de 69.069 euros (disminución de facturas deproveedores).
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FORTALEZAS DEBILIDADES / LECCIONES
Seis Sigma es una herramienta demejora “rupturista”, capaz deincrementar drásticamente el nivel decalidad de un proceso en un periodo detiempo relativamente corto, aún ensituaciones en las que las causas raícesde la variabilidad sean difíciles deidentificar
La importancia de los datos y laeliminación de la subjetividad
La integración de todas las fases en unaherramienta de PC (Minitab)
Los resultados de un proceso SeisSigma transmiten una confianza“cuantificada” en su nivel Sigma
Viabilidad de Seis Sigma en procesostransaccionales/administrativos
Barreras derivadas de un proceso inter-departamental en el que existen“propietarios” de subprocesos, peronadie es “propietario” formal del procesoen su conjunto: Cada “propietario”puede hacer bien su parte del proceso,pero la Capacidad del Proceso puede serinadecuada
Dificultad de entender que Seis Sigma estanto una filosofía de gestión como unaherramienta estadística
La importancia de la selección delproyecto (que ha de realizarse deacuerdo con la propia metodología SeisSigma)
2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.5. Lecciones Aprendidas2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2. Proyecto 6σ : Mejora Facturación del Servicio Agencias2.5. Lecciones Aprendidas2.5. Lecciones Aprendidas