Procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS
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1. Objetivo Establecer las actividades para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 2. Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal bibliotecario que labora en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 3. Políticas 3.1. El personal bibliotecario que otorga el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS cumplirá lo establecido en el Código de conducta del servidor público del Instituto Mexicano del Seguro Social. 3.2. El personal bibliotecario que otorga el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS será responsable del uso adecuado de la contraseña asignada para tener acceso al portal http://edumed.imss.gob.mx, la cual será intransferible. 3.3. Se autoriza la adecuación del presente procedimiento para el servicio de consulta a fuentes de información electrónica a través de métodos específicos de trabajo en las Salas de Lectura y Salas de Consulta Electrónica que no cuenten con personal bibliotecario. 3.4. El presente procedimiento atiende lo establecido en los siguientes documentos:
Ley Federal de Derechos de Autor.
Contrato Colectivo de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo, Capítulo I.- De su objeto y aplicación.
Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas, vigente.
Manual de Organización de las Unidades Médicas de Alta Especialidad, vigente.
Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el
IMSS 5000-001-001.
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4. Definiciones: Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 4.1. actividad: Conjunto de acciones afines que se deben realizar en forma ordenada y sistematizada para contribuir al logro de una función. 4.2. alerta electrónica: Medio de difusión electrónica para proporcionar periódicamente al personal para la atención de la salud las tablas de contenido, referencias o resúmenes de la literatura científica de más reciente publicación en el área de la salud, adquirida por el Instituto. 4.3. atención a la salud: Proceso cuya finalidad es promover el bienestar, disminuir los riesgos, prevenir los daños a la salud y restablecer el equilibrio dinámico del individuo con su ambiente. 4.4. antivirus: Software especializado diseñado para detectar, eliminar y prevenir virus informáticos en los dispositivos de la red institucional. 4.5. artículo: Texto unitario, de regular extensión, consagrado a una información, una explicación o un comentario, en el que el autor sostiene determinadas opiniones. Desarrolla una idea o comenta un hecho y aparece en las publicaciones periódicas. 4.6. base de datos bibliográfica: Conjunto de referencias bibliográficas almacenadas en soporte electrónico y estructuradas de forma que puedan ser recuperadas automáticamente. 4.7. catálogo: Conjunto uniforme de registros bibliográficos de documentos existentes en una unidad de información. 4.8. catálogo colectivo: Registros bibliográficos de varias unidades de información, que constituyen una colección única puesta a disposición de los usuarios. 4.9. CDS: Centro de Documentación en Salud. 4.10. centro de documentación en salud: Unidad de información que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación mediante la planeación, organización, análisis y otorgamiento de servicios documentales. 4.11. consulta automatizada: Servicio que ofrece información a través de recursos electrónicos (bases de datos, servicios de Internet, sistemas de información, libros y revistas. 4.12. contraseña: Conjunto cifrado de caracteres (letras, números, signos) para el acceso seguro a un sistema de información computarizado. Suele ser secreta y conocida únicamente por el usuario autorizado.
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4.13. correo electrónico: Sistema informático que permite el intercambio y almacenamiento de mensajes en formato electrónico a través de canales específicos en las grandes redes de comunicaciones. 4.14. demanda o solicitud de información: Petición expresa o escrita de datos en relación a un perfil de interés o propósito de aplicación. 4.15. descarga: Copia de un contenido desde un servidor de comunicaciones al ordenador personal de un usuario. 4.16. descriptor: Palabra o grupo de palabras incluidas en un tesauro, previamente seleccionadas de un campo disciplinario, de acuerdo a normas lingüísticas. Se emplea para representar en forma unívoca cada uno de los conceptos de un área del conocimiento o disciplina, se emplean en la descripción conceptual de los documentos, en la formulación de estrategias de búsqueda y en la consulta a bases de datos. 4.17. diseminación selectiva de información (DSI): Medio de difusión para proporcionar al personal para la atención de la salud, información científica congruente con las demandas de consulta, egresos hospitalarios, y morbi-mortalidad de la unidad atendida; así como con el perfil epidemiológico y demográfico de la entidad. 4.18. documento: Información registrada en cualquier tipo de soporte. 4.19. documento bibliográfico: Documento referenciado en un catálogo bibliográfico o en una bibliografía. Lo bibliográfico incluye todo tipo de formatos, libro de texto hasta el multimedia, pasando por los audiovisuales y sonoros. También se considera al escrito en soporte bibliográfico: libros, informes, catálogos, publicaciones periódicas, etc. 4.20. estrategia de búsqueda: Proceso consistente en aplicar diferentes técnicas destinadas a optimizar la consulta en bases de datos, para seleccionar y recuperar los registros relevantes a las necesidades de información del usuario. 4.21. fuente de información: Toda forma de registro sistematizado de datos susceptible de aportar datos relevantes a un propósito dado, como un directorio, una base de datos bibliográfica, un catálogo, una serie estadística, un registro estadístico, etc. 4.22. información: Dato o conjunto de datos elaborados de manera tal que tengan sentido o sirvan de utilidad para un usuario o un grupo de ellos. 4.23. Internet: Red informática de transmisión de datos para la comunicación global, que permite el intercambio de todo tipo de información (en formato digital) entre sus usuarios. 4.24. material bibliográfico: Véase documento bibliográfico. 4.25. MeSH: Acrónimo de Medical Subjects Headings. Listado de encabezamiento de materia del área médica, elaborado por la Biblioteca Nacional de Medicina (NLM).
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4.26. operadores booleanos: Palabras que permiten combinar (AND), sumar (OR) o excluir (NOT) términos. 4.27. orientación: Asesoría o guía que proporciona el bibliotecario a petición del usuario, sobre el uso de las fuentes de información impresas y electrónicas; así como los servicios que ofrecen Centros de Documentación en Salud (CDS) y Salas de Lectura (SL). 4.28. palabra clave: Palabra incluida en un texto, impreso o digitalizado; por su relevancia se emplea tal como aparece escrita en la caracterización del contenido para facilitar la identificación y posterior recuperación del documento. 4.29. personal bibliotecario: Persona responsable de realizar las actividades de organización, análisis y otorgamiento de servicios de acuerdo a las categorías de técnico en bibliotecas, asistente de bibliotecario y bibliotecario existentes en cada unidad de información. 4.30. portal: Sinónimo de puente para referirse a un sitio Web que sirve o pretende servir como un sitio principal de partida para las personas que se conectan al World Wide Web. 4.31. publicación electrónica: Conjunto de palabras transformadas a datos digitales que son legibles por medio de una computadora, la cual requiere tecnología necesaria para procesar, estructurar, almacenar, consultar y transmitir el texto digital. 4.32. sala de lectura (SL): Unidad de información del Sistema Bibliotecario del IMSS que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación mediante la organización y otorgamiento de servicios documentales. 4.33. sala de consulta electrónica (SCE): Unidad de información del Sistema Bibliotecario del IMSS que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación. Cuenta con espacio físico adecuado, equipos de cómputo con acceso a Internet e impresoras. El personal interesado acude en el momento que considera conveniente de acuerdo a sus necesidades de información y disponibilidad de tiempo. 4.34. servicio de consulta: Asistencia personalizada proporcionada por el bibliotecario al usuario en el uso de obras de consulta, acceso a bases de datos, catálogos. 4.35. SIBIMSS: Unidades de información que conforman el Sistema Bibliotecario del Instituto Mexicano del Seguro Social (Centro Nacional de Investigación Documental en Salud, Centros de Documentación en Salud, Salas de Lectura y Salas de Consulta Electrónica) ubicadas en unidades médicas, de investigación y normativas. 4.36. sistema bibliotecario: Conjunto conectado de bibliotecas con divisiones, servicios y unidades que cooperan para servir a un área geográfica determinada en un campo temático concreto o en un grupo específico de usuarios.
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4.37. tesauro: Diccionario que contiene un conjunto de términos del lenguaje natural y su equivalencia con los términos normalizados y preferentes del lenguaje documental, así como las relaciones semánticas con otros términos, facilitando de este modo la indización de los documentos. 4.38. usuario: Persona que solicita los servicios que se ofrecen en el sistema bibliotecario del Instituto Mexicano del Seguro Social. 4.39. usuario externo: Todo usuario que pertenezca a otra institución de salud y que requiera los servicios que se otorgan en el sistema bibliotecario del Instituto Mexicano del Seguro Social. 4.40. usuario interno: Personal institucional: trabajadores de base, confianza, becarios, internos o prestadores de servicio social del Instituto Mexicano del Seguro Social. 4.41. UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad 4.42. unidad de información: Término que engloba en el Instituto los sitios que ofrecen servicios documentales en salud: centros de documentación en salud, salas de lectura, salas de consulta electrónica y centro nacional de investigación documental en salud (CENAIDS).
Procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Etapa I Identificación de necesidades de
información del usuario
Personal bibliotecario 1. Pregunta al usuario interno o externo cuál es su necesidad de información y el tipo de consulta que requiere:
• Catálogo bibliográfico en línea,
• Tipo de publicación, (libros o
revistas),
• Referencia de artículos,
• Temas,
• Vigencia,
y determina si es posible otorgar el servicio.
2. Solicita al usuario interno o externo que registre en el “Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-009-010 (anexo 1) los datos solicitados:
• Nombre del usuario,
• Institución de procedencia,
• Categoría,
• Tipo de Consulta,
• Diseminación selectiva de la
información o alerta bibliográfica.
Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-009-010
Responsable Actividad Documentos involucrados
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No es posible otorgar el servicio
3. Notifica al usuario interno o externo la imposibilidad de otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica y le informa las restricciones para el uso del equipo de cómputo conforme a:
• “Norma que establece las
disposiciones en materia de seguridad informática en el IMSS” y
• “Lineamiento para el servicio de
consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-013-001 (anexo 2).
Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el IMSS Lineamiento para el servicio de consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS información 2580-013-001
Si es posible otorgar el servicio
4. Identifica en el “Control usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-009-010 (anexo 1) si el usuario es interno o externo.
Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-009-010
Usuario interno
5. Orienta al usuario interno sobre los pasos a seguir para registrarse a través de su matrícula y contraseña; y lo asesora en la forma de acceder a las fuentes de información electrónica disponibles en el portal http://edumed.imss.gob.mx; e informa las acciones a realizar en caso de tener problemas con el acceso.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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6. Orienta al usuario sobre las restricciones para el uso del equipo de cómputo conforme a:
• “Norma que establece las
disposiciones en materia de seguridad informática en el IMSS” y
• “Lineamiento para la consulta a
fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-013-001 (anexo 2).
y le indica el tiempo disponible para el uso del equipo de cómputo asignado para su consulta.
Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el IMSS Lineamiento para la consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS 2580-013-001
Usuario externo 7. Abre el acceso a las fuentes de
información electrónica disponibles en el portal http://edumed.imss.gob.mx y escribe la contraseña asignada para que el usuario pueda hacer uso del servicio.
8. Orienta al usuario sobre las restricciones para el uso del equipo de cómputo conforme a:
• “Norma que establece las
disposiciones en materia de seguridad informática en el IMSS” y.
• “Lineamiento para la consulta a
fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-013-001 (anexo 2).
Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el IMSS Lineamiento para la consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las
Responsable Actividad Documentos involucrados
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y le indica el tiempo disponible para el uso del equipo de cómputo asignado para su consulta.
Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS 2580-013-001
Etapa II Consulta
Revistas electrónicas
Personal bibliotecario 9. Asesora al usuario interno o externo en la búsqueda y selección de descriptores en el Medical Subject Headings (MeSH).
Medical Subject Headings (MeSH)
10. Asesora al usuario interno o externo en las diferentes estrategias de búsqueda:
• Autor,
• Título del artículo,
• Título de la revista.
11. Indica al usuario interno o externo que es posible combinar dos o más de las variables anteriores mediante el uso de operadores booleanos.
Localización y recuperación de artículos a texto completo
Personal bibliotecario 12. Asesora al usuario interno o externo en la forma de combinar las estrategias de búsqueda y presentación de los resultados en las bases de datos o plataformas.
13. Indica al usuario interno o externo la forma de consultar las tablas de contenido de las publicaciones electrónicas distribuidas en las diferentes bases de datos o plataformas.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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14. Informa al usuario interno o externo que los artículos a texto completo se muestran en los formatos HTML o PDF.
Guardar estrategia y resultados de búsqueda
Personal bibliotecario 15. Asesora al usuario interno o externo en la forma de guardar, borrar y recuperar sus estrategias de búsqueda en las bases de datos.
16. Notifica al usuario interno o externo que para visualizar e imprimir la información guardada en dispositivo electrónico (Disquete, USB o CD), es necesario instalar el programa Acrobat Reader.
17. Informa al usuario interno o externo sobre los servicios de difusión (alerta bibliográfica y diseminación selectiva de información) disponibles a través de las fuentes de información electrónica en el portal http://edumed.imss.gob.mx y le indica la forma de activarlos para recibirlos en su correo electrónico.
18. Indica al usuario interno o externo la forma de salir de las diferentes bases de datos, con la finalidad de no saturar los accesos disponibles.
19. Verifica que el usuario interno o externo haya cerrado la base de datos utilizada al finalizar su consulta, con el propósito de evitar que se bloqueen los accesos para otro usuario.
Etapa III Búsqueda y préstamo de libros
electrónicos
Personal bibliotecario 20. Asesora al usuario interno o externo sobre las diferentes estrategias de
Responsable Actividad Documentos involucrados
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búsqueda básica o avanzada que puede utilizar, como: • Autor,
• Tema,
• Título,
21. Instruye al usuario interno o externo en la forma de visualizar las opciones de préstamo de libros electrónicos disponibles.
22. Informa al usuario interno o externo sobre los formatos HTML o PDF en que se muestran los libros.
23. Orienta al usuario interno o externo en la forma de seleccionar y obtener en préstamo el libro electrónico.
24. Orienta al usuario interno o externo la forma de descargar un libro electrónico en el equipo de cómputo.
25. Notifica al usuario interno o externo que para visualizar e imprimir la información guardada en dispositivo electrónico (disquete, USB, CD), es necesario instalar el programa Acrobat Reader.
Etapa IV Revisión de publicaciones periódicas
electrónicas
Personal bibliotecario 26. Verifica en la primera semana de cada mes, que las publicaciones periódicas electrónicas adquiridas para su unidad de información en el año en curso se encuentren disponibles y actualizadas en el portal http://edumed.imss.gob.mx; conforme al “Listado de publicaciones periódicas impresas y electrónicas para la Unidad de Información”, enviado por la División de Innovación Educativa.
Listado de publicaciones periódicas impresas y electrónicas para la unidad de información
Responsable Actividad Documentos involucrados
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27. Requisita el formato electrónico “Reporte de las publicaciones periódicas electrónicas” 2580-014-001 (anexo 3).
Reporte de las publicaciones periódicas electrónicas 2580-014-001
28. Redacta “Correo electrónico” dirigido al Jefe del Área de Selección y Difusión de Fuentes de Información en la División de Innovación Educativa, de la Coordinación de Educación en Salud, marca copia a su jefe inmediato y programa la confirmación de recepción y lectura del mensaje
Correo electrónico
29. Adjunta al “Correo electrónico” el archivo que contiene el “Reporte de las publicaciones periódicas electrónicas” 2580-014-001 (anexo 3).
Correo electrónico Reporte de las publicaciones periódicas electrónicas 2580-014-001
30. Trasmite a los destinatarios el “Correo electrónico” con el archivo anexo.
Correo electrónico
31. Imprime el “Correo electrónico” con la confirmación de su recepción y lectura por parte de los destinatarios.
Correo electrónico
32. Archiva en el minutario de control la impresión del “Correo electrónico” con la confirmación de recepción y lectura por parte de los destinatarios.
Correo electrónico
Etapa V Informes y estadísticas
Personal bibliotecario 33. Consulta dentro de los tres primeros días hábiles del mes, el “Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-009-010 (anexo 1) del mes anterior y contabiliza lo siguiente:
Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-009-010
Responsable Actividad Documentos involucrados
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• Usuarios atendidos,
• Procedencia de los usuarios,
• Tipos de usuarios por categoría,
• Consultas realizadas a revistas y libros,
• Consultas realizadas por
plataforma,
• Diseminación selectiva de información.
34. Reporta en el formato de Estadísticas mensuales de servicio de educación médica 4-30-13a/2004-49, los rubros que apliquen y lo entrega a su jefe inmediato mediante oficio.
Estadísticas mensuales de servicio de educación médica 4-30-13a/2004-49 Oficio
35. Archiva en minutario de control copia del “oficio”.
Oficio
Etapa VI Evaluación del servicio
Personal bibliotecario 36. Entrega al usuario interno y externo la “Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-021-004 (anexo 4) y le solicita que la requisite.
Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-021-004
37. Recibe del usuario interno y externo la “Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-021-004 (anexo 4) y analiza la información contenida.
Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-021-004
Responsable Actividad Documentos involucrados
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38. Elabora el “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 (anexo 5) y presenta propuestas para mejorar el servicio.
Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-014-002
39. Presenta al Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud de Unidades Médicas de primero y segundo nivel de atención o al Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE según corresponda, el “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 (anexo 5).
Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-014-002
Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud o Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE
40. Recibe del Personal bibliotecario el “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 (anexo 5) y analiza su contenido.
Reporte de encuesta de satisfacción del servicio del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-014-002
No se reportan problemas
41. Invita al personal bibliotecario a continuar otorgando a los usuarios el servicio con la misma eficiencia, eficacia y calidad.
Sí se reportan problemas
42. Identifica los problemas en el “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 (anexo 5) y determina si la solución es del ámbito de su competencia, del ámbito
Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información
Responsable Actividad Documentos involucrados
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delegacional o del ámbito normativo. electrónica 2580-014-002
La solución es del ámbito de su competencia
43. Gestiona ante las áreas involucradas, la solución de los problemas identificados en el “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 (anexo 5) y efectúa seguimiento hasta su solución.
Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-014-002
La solución es del ámbito delegacional
44. Elabora “oficio” mediante el que comunica al Coordinador Delegacional de Educación en Salud, los problemas identificados en el “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 (anexo 5) y efectúa seguimiento hasta su solución.
Oficio Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-014-002
La solución es del ámbito normativo
45. Elabora “oficio” mediante el que comunica al Jefe de la División de Innovación Educativa, dependiente de la Coordinación de Educación en Salud, los problemas identificados en el “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 (anexo 5) y efectúa seguimiento hasta su solución.
Oficio Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica 2580-014-002
Fin del procedimiento
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6. Diagrama de flujo del procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS
2580-013-001
Norma seguridad informática
2580-013-001
Norma seguridad informática
2580-009-010
2580-013-001
2580-009-010
1
PERSONAL BIBLIOTECARIO
INICIO
Pregunta y determina si se puede otorgar
servicio
7
A
Abre acceso en el portal y escribe
contraseña
1
3
ETAPA I IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE
INFORMACIÓN DEL USUARIO
Identifica si el usuario es interno
o externo
Orienta, asesora e informa
5
Norma seguridad informática
Identifica y separa
2
Solicita registro
USUARIO INTERNO
Orienta sobre restricciones e indica tiempo
6
USUARIO INTERNO O EXTERNO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
¿ES POSIBLE OTORGAR EL
SERVICIO?
SÍNO
4
1
USUARIO INTERNO
USUARIO EXTERNO
USUARIO INTERNO
Orienta sobre restricciones e indica tiempo
8
USUARIO EXTERNO
USUARIO EXTERNO
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13
Indica consulta tablas de contenido
publicaciones
12
Asesora estrategias y presentación de
resultados
MeSH
2
11
Indica uso de operadores booleanos
Asesora en la búsqueda de descriptores
9
ETAPA II CONSULTA
REVISTAS ELECTRÓNICAS
Asesora en estrategias de
búsqueda
10
LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE ARTÍCULOS A TEXTO
COMPLETO
Informa formatos como se muestran
los artículos
14
USUARIO
B
A
PERSONAL BIBLIOTECARIO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
PERSONAL BIBLIOTECARIO
2
USUARIO INTERNO O EXTERNO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
GUARDAR ESTRATEGIA Y RESULTADOS DE BÚSQUEDA
PERSONAL BIBLIOTECARIO
Asesora en estrategias de
búsqueda
USUARIO INTERNO O EXTERNO
3
3
15
Notifica visualización
Acrobat Reader
16
USUARIO INTERNO O EXTERNO
Informa servicios difusión e indica como activarlos
17
USUARIO INTERNO O EXTERNO
Indica forma de salir de bases de
datos
18
USUARIO INTERNO O EXTERNO
Verifica cierre de base de datos
19
USUARIO INTERNO O EXTERNO
ETAPA III BÚSQUEDA Y PRÉSTAMO DE
LIBROS ELECTRÓNICOS
Página 19 de 22 Clave: 2580-003-007
Listado publicaciones
25
24
Orienta forma de descargar libros
4
Asesora en estrategias de
búsqueda
20
Instruye forma de visualizar préstamo
21
Informa formatos como se muestran
los libros
22
B
PERSONAL BIBLIOTECARIO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
4
USUARIO INTERNO O EXTERNO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
USUARIO INTERNO O EXTERNO
PERSONAL BIBLIOTECARIO
Orienta forma de seleccionar y
obtener préstamo
USUARIO INTERNO O EXTERNO
23
Notifica visualización
Acrobat Reader
Verifica disponibilidad y actualización
26
ETAPA IV REVISIÓN DE PUBLICACIONES
ELECTRÓNICAS
2580-014-001
Requisita
27
Correo electrónico
Redacta, marca copia y programa
recepción
28
C
Página 20 de 22 Clave: 2580-003-007
2580-009-010
Oficio
2580-009-010
Correo electrónico
Correo electrónico
2580-014-001
Correo electrónico
2580-021-004
Adjunta
5
D
C
5
ETAPA V INFORMES Y ESTADÍSTICAS
PERSONAL BIBLIOTECARIO
29
Imprime confirmación de recepción
31
Consulta y contabiliza
33
Entrega y solicita requisita
ETAPA VI EVALUACIÓN DEL SERVICIO
Trasmite archivo a destinatarios
30
PERSONAL BIBLIOTECARIO
Reporta y entrega
34
36
USUARIO INTERNO O EXTERNO
2580-021-004
Recibe y analiza información
37
2580-014-002
Elabora y presenta propuestas de
mejora
38
2580-014-002
Presenta reporte
39
DESTINATARIOS
32
MINUTARIO DE CONTROL
DESTINATARIOS 35
MINUTARIO DE CONTROL
COORDINADOR CLÍNICO DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN
EN SALUD DE UNIDADES MÉDICAS O DIRECTOR DE
EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN EN SALUD DE UMAE
2580-014-001
Recibe, analiza e identifica problemas
40
Página 21 de 22 Clave: 2580-003-007
2580-014-002
Oficio
2580-014-002
6 D
LA SOLUCION ES DEL AMBITO DE SU COMPETENCIA
Gestiona solución y efectúa
seguimiento
43
LA SOLUCION ES DEL ÁMBITO NORMATIVO
PERSONAL BIBLIOTECARIO
Elabora, comunica problemas y efectúa
seguimiento
44
FIN 2580-014-002
41
Identifica problemas y
determina solución
Invita continuar otorgando servicios
con calidad
¿SE REPORTAN
PROBLEMAS? SÍNO
42
LA SOLUCIÓN ES DEL ÁMBITO DELEGACIÓNAL
6
ÁREAS INVOLUCRADAS
COORDINADOR DELEGACIONAL DE
EDUCACIÓN EN SALUD
2580-014-002
Oficio Elabora, comunica
problemas y efectúa seguimiento
45
DIVISIÓN DE INNOVACIÓN EDUCATIVA DE LA COORDINACIÓN DE
EDUCACIÓN EN SALUD
Página 22 de 22 Clave: 2580-003-007
Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del
Sistema Bibliotecario del IMSS
Clave Título del documento
Observaciones
2580-009-010 “Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica”.
Anexo 1
2580-013-001 “Lineamiento para la consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS”.
Anexo 2
2580-014-001 “Reporte de las publicaciones periódicas electrónicas”.
Anexo 3
2580-021-004 “Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica”.
Anexo 4
2580-014-002 “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica”.
Anexo 5
Página 1 de 3 Clave: 2580-003-007
Anexo 1
“Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica”
Página 2 de 3 Clave: 2580-003-007
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD
CONTROL DE USUARIOS DEL SERVICIO DE CONSULTA A FUENTES DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Nombre de la Unidad Médica o de Investigación Clave Fecha
_____/_____/_____/ DD MM AA
Unidad de Información
Centro de Documentación en Salud ( ) Sala de Lectura ( ) Sala de Consulta Electrónica ( )
No. Nombre, apellido paterno y apellido materno
Institución / Unidad
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
No
DATO ANOTAR
1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
El nombre de la Unidad Médica o de Investigación donde se localiza la Unidad de Información.
2 Clave
La clave asignada por la Coordinación de Educación en Salud a la Unidad de Información.
3 Fecha Los dos dígitos que identifican el día, mes y el año en que se realiza la consulta.
UNIDAD DE INFORMACIÓN 3 Centro de Documentación
en Salud Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es un Centro de Documentación en Salud.
4 Sala de Lectura Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es una Sala de Lectura.
5
Sala de Consulta Electrónica
Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es una Sala de Consulta Electrónica.
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Anexo 2
“Lineamiento para el servicio de consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las
Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS”
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DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD “Lineamiento para el servicio de consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del
IMSS” Presentación El presente lineamiento regula el servicio de consulta a fuentes de información electrónica y uso del equipo de cómputo en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS como son los Centros de Documentación en Salud, las Salas de Lectura y las Salas de Consulta Electrónica. El personal bibliotecario, o en su caso, el Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud de unidades médicas de primero y segundo nivel de atención o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE procurarán que los usuarios del servicio de consulta a fuentes de información electrónica, encuentren el equipo de cómputo en óptimas condiciones y cumplan el contenido del presente lineamiento. El personal bibliotecario de las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS privilegiará la consulta a las fuentes de información científica como publicaciones periódicas, libros y bases de datos (referenciales y a texto completo), contratados y/o adquiridos por el IMSS en soportes físicos como CD-ROM o DVD, así como aquéllos disponibles en línea a través de Internet. El personal bibliotecario, o en su caso, el Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud de unidades médicas de primero y segundo nivel de atención o el Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE, permitirán la consulta de fuentes de información científica de acceso gratuito o libre a través de Internet, siempre y cuando se encuentren disponibles en sitios académicos, científicos o de organizaciones que no impliquen ningún compromiso legal o comercial para el IMSS y que estén relacionados con el área de la salud. La información que obtengan los usuarios de fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS, es de su exclusiva responsabilidad y libera al personal bibliotecario, y en su caso al Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud de unidades médicas de primero y segundo nivel de atención, al Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE y al propio Instituto, de cualquier responsabilidad por su mal uso, almacenamiento o explotación comercial.
2580-013-001
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Generalidades 1. El presente lineamiento es de observancia obligatoria para el personal bibliotecario, y en
su caso, para el Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud de unidades médicas de primero y segundo nivel de atención o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, que permitan el uso del equipo de cómputo para el servicio de consulta a las fuentes de información electrónicas en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS.
2. Para hacer uso del equipo de cómputo para la consulta a fuentes de información
electrónica el personal bibliotecario, o en su caso, el Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud de unidades médicas de primero y segundo nivel de atención o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, solicitarán a los usuarios lo siguiente:
• Mostrar el original de una identificación oficial vigente.
• Registrar su nombre en el "Control de usuarios del servicio de consulta a fuentes de
información electrónica”.
• Especificar el tipo de consulta que requiere y la fuente de información solicitada.
• Vacunar los dispositivos de almacenamiento (discos, memorias USB, etc.) que van a utilizar en el equipo de cómputo designado.
• Informar de manera inmediata si el equipo de cómputo presenta fallas o falta de
periféricos.
• Solicitar apoyo para el manejo del equipo de cómputo o para la consulta de las fuentes de información electrónicas.
NOTA: En ningún caso se permitirá el uso del equipo de cómputo para la consulta a las fuentes de información electrónica a los usuarios que no cumplan con estos requisitos.
3. El personal bibliotecario, o en su caso el Coordinador Clínico de Educación e
Investigación en Salud o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, sensibilizará a los usuarios para que vacunen sus dispositivos de almacenamiento (discos, memorias USB, etc.) que utilicen para guardar la información consultada y así evitar que el equipo de cómputo institucional se contamine con virus informáticos.
4. El personal bibliotecario, o en su caso el Coordinador Clínico de Educación e
Investigación en Salud o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, asignará el equipo de cómputo de manera individual a cada usuario y como máximo a dos personas.
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NOTA: En ningún caso se permitirá el uso de un equipo de cómputo por grupos, excepto en los casos que una actividad didáctica o expositiva así lo requiera.
5. El personal bibliotecario, o en su caso, el Coordinador Clínico de Educación e
Investigación en Salud o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, revisará que el equipo de cómputo se encuentre en las mismas condiciones en que el usuario lo recibió al inicio de su consulta.
6. El personal bibliotecario, o en su caso, el Coordinador Clínico de Educación e
Investigación en Salud o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, depurará cada semana la información guardada por los usuarios en el disco duro del equipo de cómputo de las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS.
Restricciones 1. El personal bibliotecario, o en su caso el Coordinador Clínico de Educación e
Investigación en Salud o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, informará al usuario que para utilizar el servicio de Internet, está prohibido lo siguiente:
• Descargar archivos enviados por el servicio general, para evitar introducción de virus
informáticos a los equipos de cómputo.
• Utilizar este servicio con fines de lucro.
• Utilizar este servicio con fines distintos a los académicos o de investigación.
• Utilizar chats o círculos de conversación.
• Utilizar el equipo de cómputo para visitar páginas eróticas o XXX. 2. El personal bibliotecario, o en su caso el Coordinador Clínico de Educación e
Investigación en Salud o el Director de Educación e Investigación en Salud de UMAE, vigilará que dentro del área donde se encuentra el equipo de cómputo para la consulta a fuentes de información electrónica los usuarios no incurran en lo siguiente:
• Ingerir alimentos, tomar bebidas y fumar.
• Escandalizar, jugar o utilizar lenguaje inapropiado.
• Usar paquetes de juegos o entretenimiento (películas, videos musicales, etc.).
• Usar copias piratas de cualquier paquete o programa.
• Realizar copias de paquetería instalada en las computadoras de la Unidad de
Información.
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• Utilizar un equipo de cómputo no asignado.
• Dañar intencional o accidentalmente un equipo de cómputo.
• Desconectar cualquier periférico de la computadora (teclado, monitor, impresora, etc.).
• Mover parte o todo el equipo y/o mobiliario.
• Cambiar componentes de un equipo a otro (ratón, teclado, monitor, etc.).
• Copiar software cuya licencia de uso así lo prohíba.
• Utilizar claves de acceso de otros usuarios o permitir que otros usen la propia.
• Desconfigurar el software o hardware.
• Introducir o instalar software no autorizados.
• Instalar dispositivos al equipo de cómputo (reproductores de música, teléfonos
celulares, cámaras, etc.).
• Utilizar el equipo de cómputo o la infraestructura de comunicación asociada a él para acceder equipos locales o remotos (institucionales o extrainstitucionales) a los que el usuario no tenga autorización explícita, o restricción de su uso.
• Intentar violar la seguridad de acceso de cualquier equipo conectado a la red
institucional.
• Bloquear o reiniciar un equipo de cómputo, sin autorización.
• Utilizar el equipo para actividades o aplicaciones diferentes a aquellas para las cuales el equipo está destinado.
• Dejar basura en el lugar de trabajo.
Servicios 1. El servicio de consulta a fuentes de información electrónica adquiridas por el Instituto es
gratuito. 2. Queda completamente prohibido usufructuar, subarrendar o revender cualquier fuente de
información electrónica adquirida y/o contratada por el IMSS, así como cualquier otra que afecte a terceros. Tales como artículos, capítulos de libros, etc.
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Horario
El horario de servicio será acorde con el horario y los días hábiles de servicio de la Unidad de Información y el de la Unidad Médica o de Investigación a la que pertenece.
Derechos
Todos los usuarios tiene derecho a:
• Ser tratado con respeto.
• A recibir asesoría.
• A contar con equipo de cómputo que funcione adecuadamente.
• Trabajar en un ambiente cordial y de respeto. Obligaciones 1. El comportamiento de todos los usuarios debe ir a favor de la moral y las buenas
costumbres. 2. Todos los usuarios quedan obligados a reparar el daño ocasionado al equipo de
cómputo provocado por el incumplimiento del capítulo de restricciones.
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Anexo 3
“Reporte de las publicaciones periódicas electrónicas”
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DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD
REPORTE DE LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS ELECTRÓNICAS Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
Clave Fecha _____/_____/_____/ DD MM AA
Presenta problema
No. Título ISSN Año Volumen
Último número
de fascículo
Plataforma o editor
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Nombre y firma del personal bibliotecario
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
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DATO ANOTAR
1 Nombre de la Unidad Médica, de Investigación o normativa
El nombre de la Unidad Médica, de Investigación o normativa donde se localiza la Unidad de Información.
2 Clave de la Unidad de Información
La clave asignada por la Coordinación de Educación en Salud a la Unidad de Información.
3 Título El título de la publicación periódica electrónica.
4 ISSN Número ISSN de la publicación periódica electrónica.
5 Año Año de la publicación periódica electrónica suscrita para la unidad de información.
6 Volumen Volumen de la publicación periódica electrónica suscrita para la unidad de información.
7 Último número de fascículo Último número de fascículo de la publicación periódica electrónica suscrita para la unidad de información disponible en línea.
8 Plataforma o editor Nombre de la plataforma o portal del editor de la publicación periódica electrónica.
9 Presenta problema No Una “X” si la publicación no presenta ningún problema de acceso o vigencia.
10 Presenta problema Si Una “X” si la publicación presenta algún problema de acceso o vigencia.
11 No está disponible Una “X” si la publicación periódica electrónica suscrita para la unidad de información no se encuentra disponible en línea.
12 No está vigente Una “X” si la publicación periódica electrónica suscrita para la unidad de información no se encuentra vigente.
13 No despliega texto Una “X” si la publicación periódica electrónica suscrita para la unidad de información no despliega el texto completo.
Página 4 de 4 Clave 2580-003-007
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No
DATO ANOTAR
14 Solicita contraseña Una “X” si la publicación periódica electrónica suscrita solicita contraseña para desplegar el texto completo.
15 No guarda y/o imprime Una “X” si la publicación periódica electrónica suscrita no permite guardar o imprimir el texto completo
16 Observaciones
La información adicional que describa la situación de cada título, cuando sea necesario.
17 Nombre y firma del personal bibliotecario
Nombre y firma del personal bibliotecario encargado de revisar la actualización y disponibilidad de las publicaciones electrónicas.
18
Fecha de elaboración El día, mes y año en que se efectúa el reporte.
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Anexo 4
“Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica”
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DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL SERVICIO DE CONSULTA A FUENTES DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
Clave Fecha _____/_____/_____/ DD MM AA
Unidad de Información
Centro de Documentación en Salud ( ) Sala de Lectura ( ) Sala de Consulta Electrónica ( )
Instrucciones para el usuario : a) El personal de Educación en Salud y de las Unidades de Información, tenemos interés en conocer su opinión acerca del servicio de
consulta a fuentes de información electrónica, con objeto de tomar las medidas pertinentes para mejora del servicio. b) Le solicitamos responda esta encuesta en forma sincera y objetiva, para lo cual debe marcar con una “X” la opción que mejor
exprese su opinión a cada una de las preguntas formuladas, si tiene algún comentario, llene el recuadro correspondiente.
Usuario Interno IMSS ( ) Usuario Externo ( ) Categorías
Médico Familiar ( ) Médico No Familiar ( ) Enfermera (o) ( ) Técnico en Salud ( ) Funcionario ( )
Residente ( ) Interno o Pasante ( ) Investigador ( ) Estudiante ( ) Otros ( )
N°. Pregunta No satisfactoria(o) Satisfactoria (o) Comentarios
1 La vigencia de las fuentes la información electrónica, es:
2 Las fuentes de información electrónica disponibles, responden a sus necesidades de forma:
3 La disponibilidad de las fuentes de información electrónica, es:
4 El acceso a las fuentes de información electrónica disponibles, es:
5 El tiempo asignado para el acceso a las fuentes de información electrónica, es:
6 La velocidad de la conexión a Internet, es: 7 El equipo de cómputo existente para la consulta a
fuentes de información electrónica, es:
8 La calidad de las fuentes de información electrónica, es:
9 La calidad y condiciones del equipo de cómputo disponible, es:
10 La calidad de la atención que brinda el personal bibliotecario, es:
11 La asesoría que recibe del personal bibliotecario para el uso de las fuentes de información electrónica, es:
2580-021-004
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21
3
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
No
DATO ANOTAR
1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
El nombre de la Unidad Médica o de Investigación donde se localiza la Unidad de Información.
2 Clave
La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud.
UNIDAD DE INFORMACIÓN 3 Centro de Documentación
en Salud Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es un Centro de Documentación en Salud.
4 Sala de Lectura Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es una Sala de Lectura.
5
Sala de Consulta Electrónica
Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es una Sala de Consulta Electrónica.
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Anexo 5
“Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica”
Página 2 de 4 Clave: 2580-003-007
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD
REPORTE DE ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL SERVICIO DE CONSULTA A FUENTES DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
Clave Fecha _____/_____/_____/ DD MM AA
Unidad de Información Centro de Documentación en Salud ( ) Sala de Lectura ( ) Sala de Consulta Electrónica ( )
Usuario Interno IMSS ( ) Usuario Externo ( )
Categorías S = No Satisfactoria S= Satisfactoria Médico Familiar
Médico No Familiar
Enfermera Técnico en Salud
Funcionario Residente Interno o pasante
Investigador Estudiante Otros No. Pregunta Usuario
NS S NS S NS S NS S NS S NS S NS S NS S NS S NS S Interno 1 La vigencia de las fuentes la información electrónica, es Externo Interno 2 Las fuentes de información electrónica disponibles, responden a sus
necesidades de forma Externo Interno 3 La disponibilidad de las fuentes de información electrónica, es Externo Interno 4 El acceso a las fuentes de información electrónica disponibles, es Externo Interno 5 El tiempo asignado para el acceso a las fuentes de información electrónica,
es Externo Interno 6 La velocidad de la conexión a Internet, es Externo Interno 7 El equipo de cómputo existente para la consulta a fuentes de información
electrónica, es Externo Interno 8 La calidad de las fuentes de información electrónica, es Externo Interno 9 La calidad y condiciones del equipo de cómputo disponible, es Externo Interno 10 La calidad de la atención que brinda el personal bibliotecario, es Externo Interno 11 La asesoría que recibe del personal bibliotecario para el uso de las fuentes
de información electrónica, es Externo Interno TOTAL Externo
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2 1
8
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8
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PROBLEMÁTICA DETECTADA a) Disponibilidad de Fuentes: b) Equipamiento: c) Conectividad: d) Asesoría:
Nombre y firma del personal bibliotecario:
Fecha de elaboración
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
No
DATO ANOTAR
1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
El nombre de la Unidad Médica o de Investigación donde se localiza la Unidad de Información.
2 Clave
La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud.
UNIDAD DE INFORMACIÓN 3 Centro de Documentación
en Salud Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es un Centro de Documentación en Salud.
4 Sala de Lectura Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es una Sala de Lectura.
5 Sala de Consulta Electrónica
Una “X” dentro del paréntesis si la unidad de información es una Sala de Consulta Electrónica.
6 Usuario Interno IMSS El total de usuarios internos del Instituto que respondieron la encuesta.
7 Usuario Externo El total de usuarios externos al Instituto que respondieron la encuesta.
8 NS/S El número de respuestas no satisfactorias o satisfactorias, reportadas por cada categoría de usuarios internos o externos, según corresponda.
9 Total La suma total de las respuestas no satisfactorias o satisfactorias obtenidas en cada categoría de usuarios internos o externos, según corresponda.
10 Problemática detectada La descripción general de la problemática identificada en las encuestas referente a los aspectos: a) Disponibilidad de Fuentes, b) Equipamiento, c) Conectividad y d) Asesoría.
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Fecha de elaboración El día, mes y año en que se efectúa el reporte.