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2Pag.
CONTENIDO1. OBJETIVO.
2. ¿CÓMO ENTRAR AL SIMAN?
3. DEFINICIONES.4. LAS 12 MEJORES PRACTICAS INTERNACIONALES.
5. PREEVALUACION.
6. DISCIPLINA OPERATIVA.• 6.1 ¿PARA QUE SIRVE LA DICIPLINA OPERATIVA.
• 6.2 ¿POR QUÉ TANTO INTERES EN LOS PROCEDIMIENTOS.
• 6.3 ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER?
7. ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA.• 7.1 DISPONIBILIDAD
- GUIA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIERE ELABORAR UN
PROCEDIMIENTO.
• 7.2 CALIDAD
- GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
• 7.3 COMUNICACIÓN
- GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
- MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR AREA O PUESTO
• 7.4 CUMPLIMIENTO
8. DISCIPLINA OPERATIVA DEL PROCESO DE MEJORA CONTINUA.
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3Pag.
1. OBJETIVO
La línea de mando y el personal operativo conocerá el
procedimiento de Disciplina Operativa y sus cuatro
etapas la cual permite tener disponibles, elaborados
con calidad, comunicados y entendidos y que se
cumplan de manera rigurosa la ejecución de los
procedimientos e instructivos de trabajo para cualquier
actividad que lo requiera en PEP, con la finalidad demejorar los estándares de desempeño y evitar los
accidentes en el área de trabajo.
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4Pag.
2. ¿COMO ENTRAR AL SIMAN?SISTEMA INFORMATICO DE MARCO NORMATIVO
PAGINA DE INTRANET
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5Pag.
SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA
CONSULTA
DEPROCEDIMIENTOS
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6Pag.
SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA
DEBERAS COLOCARTU FICHA
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7Pag.
SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA
OPRIME EN BUSCAR
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8Pag.
SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA
COLOCA EL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COLOCA LA CLAVE
O
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9Pag.
SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA
DESPLEGARA LA INFORMACIÓN QUE SEA DE SUINTERÉS
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10Pag.
3. DEFINICIONES
Continua
La Disciplina Operativa (D.O.) Es el cumplimiento Riguroso en
forma Continua y Consistente de los procedimientos einstructivos de trabajo en todos los centros de trabajo.
Ciclo de trabajo: Es la ejecución paso a paso del desarrollo deun procedimiento en el área de trabajo, en presencia del supervisor del área.
Procedimiento: Documento normativo que incluye un conjuntode actividades ordenadas en secuencia cronológica para precisar laforma sistemática de realizar un trabajo.
Cuestionario de evaluación de comunicación del procedimiento:Documento anexo a cada procedimiento que contiene las
preguntas claves que deberán aplicarse al personal, para verificar la comunicación efectiva y conocimiento del contenido delprocedimiento
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11Pag.
Índice de Calidad: parámetro de medición que sirve para
evaluar la calidad del contenido de los procedimientos einstructivos de trabajo.
Índice de Comunicación: parámetro de medición para
conocer si los mecanismos de capacitación en los procedimientos
e instructivos de trabajo son efectivos. Índice de Cumplimiento: parámetro de medición para conocer
el grado de efectividad de los mecanismos de disponibilidad,
calidad, comunicación, supervisión y auditoria en los
procedimientos e instructivos de trabajo. Índice de Disponibilidad: parámetro de medición para evaluar
la disponibilidad de procedimientos e instructivos de trabajo en
las áreas de los centros de trabajo. Continua
3. DEFINICIONES
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12Pag.
Instructivo: Descripción especifica de cómo realizar
una actividad, que puede ser técnica oadministrativa, en donde se describe en forma
secuencial y cronológica los pasos que se deben
seguirse para el desarrollo adecuado de la misma.
Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de
algo para conseguir un efecto determinado.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea
o se espera. Riesgo: Probabilidad de que ocurra un evento nodeseado.
Estándar: Que sirve como tipo, modelo, norma,patrón o referencia.
3. DEFINICIONES
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13Pag.
4. Las 12 mejores Practicas Internacionales
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14Pag.
La Disciplina Operativa comprende reglas, procedimientos y criterios de diseño ,
que especifican como debe hacerse untrabajo bien y a la primera vez, así comotambién considera las practicas segurasatreves de los Procedimientos Críticos (Que Salvan Vidas ).
El Equipo de SSPA y la línea de mandoasegura el cumplimiento y seguimiento de los
Procedimientos Críticos (Que Salvan Vidas) y Operativos para que todo elpersonal los aplique, asimismo se mantengaun seguimiento continuo de los avances y se
analicen los resultados obtenidos A L T O S E S T A N
D A R E S D E D E
S E M P E Ñ O
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15Pag.
D I S C I P L I N A O P E R A T I V A
D I S C I P L I N A O P E R A T I V A
D I S C I P L I N A O P E R A T I V A
D I S C I P L I N A O P E R A T I V A
FORTALECER La prevenciónde incidentes yaccidentes
REVERTIR niveles deaccidentabilidad e incidentescatastróficos
ASEGURAR La continuidad de
las operacionespara cumplir con elplan de negocio dePEP de manerasustentable
MEJORAR
El desempeño en SSPA através de un cambio
de cultura hacia la prevención permanente
CENTRAR La responsabilidad
del SSPA en lalínea de mando
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16Pag.
Verific ar el c umplimiento de los proc edimientos9
Des arrollar el plan res pues ta a emerg encias10
Determinar la disponibilidad y calidad de los
procedimientos12
Analizar las nec es idades de S S P A de todo el lugar.11
E s tablecer y hacer c umplir las reglas de S S P A8
Disciplinar las infracciones a la seguridad y el medio
ambiente.7
C onfirmar que los empleados es tén capacitados y
c onozc an los procedimientos6
As esorar a la gerencia s obre as pectos de S S PA .5
Iniciar programas y ac tividades de S S P A.4
F ormular proc edimientos de trabajo3
Investigar los incidentes.2
C onoc er y difundir los proc edimientos1
ACTIVIDADS uperv.
S S P A
L í nea
Mando
Verific ar el c umplimiento de los proc edimientos9
Des arrollar el plan res pues ta a emerg encias10
Determinar la disponibilidad y calidad de los
procedimientos12
Analizar las nec es idades de S S P A de todo el lugar.11
E s tablecer y hacer c umplir las reglas de S S P A8
Disciplinar las infracciones a la seguridad y el medio
ambiente.7
C onfirmar que los empleados es tén capacitados y
c onozc an los procedimientos6
As esorar a la gerencia s obre as pectos de S S PA .5
Iniciar programas y ac tividades de S S P A.4
F ormular proc edimientos de trabajo3
Investigar los incidentes.2
C onoc er y difundir los proc edimientos1
ACTIVIDADS uperv.
S S P A
L í nea
Mando
Marca con una X si es la línea de mando ó el Supervisor de SSPA.
5. PREEVALUACIÓN.
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17Pag.
6. DISCIPLINA OPERATIVA
4. CUMPLIMIENTO
1. DISPONIBILIDAD
3. COMUNICACIÓN
2. CALIDAD
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18Pag.
1. Disponibilidad: Asegurar que todos losprocedimientos e instructivos de trabajo esténaccesibles y disponibles.
2. Calidad: Asegurar que los procedimientos einstructivos de trabajo cumplan con todos loscriterios establecidos para su aplicación.
3. Comunicación: Asegurar que los
procedimientos e instructivos de trabajo seandifundidos y comunicados.
4. Cumplimiento: Asegurar que losprocedimientos e instructivos de trabajo seanacatados y ejecutados correctamente.
ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA
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19Pag.
6.1¿PARA QUE SIRVE LA DISCIPLINA OPERATIVA?• Evita exponerse a peligros.
• Su estricto seguimiento Protege alpersonal de lesiones.
• Asegura que la producción sea deprimera calidad.
• Mantiene a los negocios rentables ycompetitivos.
•Desarrolla un buen ambiente detrabajo seguro.
• Ayuda a la organización a mantener una mejora continua.
Es la tecnología que nospermite desarrollar nuestrasoperaciones y/o actividadescorrectas, consistentes yseguras bajo el enfoque decalidad y mejora continua.
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20Pag.
6.2 ¿POR QUE TANTO INTERÉS EN LOS PROCEDIMIENTOS?
Para alertar de posibles riesgos.
Son la base para realizar una operación y/oactividad.
Crea la uniformidad en la operación y/oactividades.
Para la capacitación del personal.
Con ellos se identifican desviaciones.
Su cumplimiento eliminar accidentes.
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21Pag.
6.3. ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUEME CORRESPONDE HACER?
Elaborar un programa anual de verificación del
cumplimiento de los procedimientos e instructivosde trabajo en sus áreas de competencia.
Integrar y mantener actualizado el inventario deprocedimientos e instructivos de trabajo en suárea o función (requeridos y existentes)
Difundir y asegurar la comunicación de losprocedimientos entre el personal adscrito a suárea o función, aplicando el cuestionario deverificación de comunicación, (conocer y
comunicar). Verificar y asegurar el cumplimiento del losprocedimientos e instructivos de trabajo, (verificaren campo).
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22Pag.
Conservar y resguardar los registros dela aplicación de los procedimientos einstructivos de trabajo.
Reportar periódicamente a susupervisor (MAI) los índices dedisponibilidad, cumplimiento, calidad ycomunicación.
Implementar y dar seguimiento a losprogramas de corrección de lasdesviaciones resultantes de lasevaluaciones sobre los procedimientose instructivos de trabajo.
Apoyar al personal de SIPAC en lasauditorias del procedimiento de D. O.
6.3 ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUEME CORRESPONDE HACER ?
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23Pag.
El índice de D. O. refleja el desempeño que el área o centro de trabajoestá teniendo en un área determinada, de acuerdo a la siguienteescala:
Excelente 98 - 100 %
Muy Bueno 95 - 97 %Bueno 92 - 94 %Regular 88 - 91 %Requiere atención inmediata Menor a 88 %
Índice de disciplina operativa
No. de incidentes en: SSPA, Calidad, Control Interno,Operación, Mantenimiento, Diseño, Construcción.
No. de empleados en el Centro de Trabajo
X 100Índice de D.O. = 100 -
No. de incidentes en: SSPA, Calidad, Control Interno,Operación, Mantenimiento, Diseño, Construcción.
No. de empleados en el Centro de Trabajo
X 100Índice de D.O. = 100 -
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24Pag.
7. ETAPAS DE LA
DISCIPLINAOPERATIVA
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25Pag.
Elaborar y revisar anualmente el inventariode todas las actividades
que se realicenFormato DO-DI-1
Autorizar elprograma anual
para elaborar Procedimientos
formato DO-DI-5
Verificar si existendocumentos
equivalentes en
otras instalaciones
Aplicar elcuestionario
para determinar en que actividades
se requierenprocedimientos o
instructivos de trabajoformato DO-DI-2
Realizar elinventario de losProcedimientos eInstructivos de t.
existentes de acuerdoal formato DO-DI-3
Elaborar el inventariode los procedimientos
o instructivo detrabajos requeridos
Formato DO-DI-3
Jerarquizar losprocedimientos
FaltantesFormato DO-DI-4DO-DI-4AElaborar programa
anual para eldesarrollo de losProcedimientos
faltantes, vencidosy por vencer formato
DO-DI-5
Etapa 1
Disponibilidad1
2
3
4
5
67
8
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26Pag.
Poder determinar cuáles son las operaciones/actividades
que requieren de un procedimiento escrito es de sumaimportancia, ya que de esto depende el que se asegure quelos procesos se lleven a cabo de forma correcta,consistente y segura, además de poder determinar cualesson los procedimientos realmente necesarios.
En virtud de lo anterior, a continuación se muestra uncuestionario de evaluación como guía de soporte paradefinir si una determinada operación / actividad requiere deun procedimiento por escrito. Es importante señalar queesta guía enuncia los puntos más importantes a considerarpara determinar si se requiere de un procedimiento escrito.
Sin embargo, no es limitativo y puede ser complementadacon información específica de cada dirección, gerencia,activo, planta o función, subdirección y/o centro de trabajo.
GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIEREELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.
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27Pag.
GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIEREELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.
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28Pag.
Riesgo y/o peligro que evita: Es el tipo de peligro involucrado en laoperación realizada. En caso de que se evite cualquiera de los peligros se
debe considerar (1).Severidad del Incidente: Permite determinar el impacto o la consecuenciaque se tendría en caso de que ocurriera alguna desviación al procedimiento,los daños potenciales al personal, al medio ambiente, las instalaciones, lacomunidad, la imagen de la empresa.
Probabilidad de Ocurrencia: Permite determinar con que frecuenciapodría ocurrir algún incidente ocasionado o derivado de una desviación en elcumplimiento del procedimiento. El tiempo en que podría ocurrir.
Riesgo: Se determina con base en el impacto que se tiene en las personas,
el medio ambiente y en el negocio en caso de perder la continuidad de lasoperaciones parte o la instalación completa para.
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29Pag.
•Jerarquizar procedimientos faltantes.
•Elaborar programa anual para el desarrollo.
•Verificar si existen en otras instalaciones.
ETAPA 1. DISPONIBILIDAD
Índice de disponibilidad =(I D)
No. Procedimiento einstructivos disponibles
Procedimiento e instructivosrequeridos
X 100Índice de disponibilidad =(I D)
No. Procedimiento einstructivos disponibles
Procedimiento e instructivosrequeridos
X 100
Í ndice de Disponibilidad
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30Pag.
Desarrollar Procedimientos
o instructivosfaltantes
Adecuar procedimientose instructivos de
trabajo de
acuerdoa la actividadespecífica
Elaborar un informesobre el desarrollo
de los procedimientose instructivos faltantes
y/o en revisión através del reportemensual DO-CA-3
Dar seguimientoal desarrollo de
programas para laelaboración y/o
revisión deprocedimientos einstructivos
Etapa 2
CalidadAdecuar
procedimientos
e instructivos detrabajo vencidos
y por vencer conformea los criterios DO-CA-1
9
Evaluar la calidadde cada proyectode procedimientoe instructivo detrabajo en base a
DO-CA-2 y 2A
10
11
12
13
14
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31Pag.
¿QUE REFLEJA LA CALIDAD DE LOSPROCEDIMIENTOS?
• Claridad
•
Congruencia
• Específicos
• Actualizados
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32Pag.
ETAPA 2. CALIDAD
OBJETIVO: Dar una guía para realizar auditorías deCalidad a los procedimientos
Alcance: La presente guía incluye los lineamientos
que deben considerarse para evaluar la calidaden forma y contenido de los Procedimientos. Loestablecido en esta guía no es limitativo; sinembargo, debe ser considerado como una basepara implantarla.
Requisitos: Esta guía está dirigida a todo aquel personal responsable deverificar la calidad de los Procedimientos en cuanto a forma ycontenido. Lo establecido aquí será de aplicación general y seráresponsabilidad de cada Dirección / Gerencia / Planta o Funciónimplantarla sobre la base de sus recursos y necesidades.
GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
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33Pag.
ETAPA 2. CALIDAD
Información de referencia:
El contar con Procedimientos de Calidad, es unfactor clave para asegurar que las operacionesó actividades son llevadas a cabo de formacorrecta y consistentemente.
Es por ello que debemos contar con un sistemaque nos permita verificar que tanto la formacomo el contenido de los procedimientos queestán siendo emitidos, revisados óactualizados, cumplan con las guías de esteManual. Por lo tanto, es necesario contar con
un programa de Auditorías de Calidad, que nosayude a asegurar lo antes.
GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
Es muy importante aclarar algunos términos cuando hablemosrespecto a algunas características que reflejan la calidad de losProcedimientos, tales como:
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34Pag.
ETAPA 2. CALIDAD
CLARIDAD: Se refiere a que los Procedimientos deben estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal involucrado. Se debe evitar tecnicismos.
CONGRUENCIA: Todos los equipos, accesorios e instalaciones mencionadas en el Procedimiento, deben coincidir con lo que
existe en el área físicamente en cuanto a identificación y localización.
ESPECIFICOS: Debe evitarse ambigüedad al hablar de variables involucradas; se debe señalar los valores de las variables específicamente, así como sus unidades, las cuales deben coincidir
con las existentes en los instrumentos de medición y control.
ACTUALIZADOS: Se refiere a que deben ser revisados en forma periódica, para asegurar que no hay cambios en las instalaciones ó en la forma de llevar a cabo la operación ó actividad que los haga obsoletos.
GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
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35Pag.
Identificar losprocedimientos e
instructivos que aplicanpara cada trabajador
en la instalación, matriz decorrelación DO-CO-1
Seleccionar losmedios escritos y/o
electrónicos quesean convenientespara difundir losprocedimientos
e instructivos detrabajo
Obtener el índicede efectividad de la
comunicación de acuerdoa la formula correspondiente
Mantener disponibleslos procedimientos e
instructivos de trabajoautorizados en medios
impresos.
Programar y realizar lacapacitación de procedimientos
e instructivos de trabajoexistentes, con base en la
matriz de correlacióntrabajador – procedimiento
DO-CO-2
Anotar los resultadosen el formato DO-CO-4de la capacitación en
procedimientos einstructivos
Evaluar el entendimientode la capacitación
considerandoel cuestionario
de evaluación de
la comunicación quese deberá incluir en cadaprocedimiento (ejemplo)
Etapa 3
Comunicación
15
16
17
1819
20
21
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36Pag.
Objetivo: Establecer los lineamientos generales de los
diferentes procesos que involucra la etapa decomunicación de procedimientos.
Alcance: La presente guía cubre los lineamientos quedeben de considerarse para:
1. La definición de procedimientos por áreas, los
mecanismos de comunicación y las evaluacionesque aseguren el conocimiento de losprocedimientos.
2. Lo establecido en esta guía no es limitativo, perodebe ser considerado como base para implantarla.
Requisitos: Esta guía está desarrollada para todoaquel personal involucrado en el proceso de difusiónde procedimientos.Es responsabilidad de cada dirección / gerencia /planta o función implantarla sobre la base de susrecursos y necesidades.
GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ETAPA 3. COMUNICACIÓN
Ó
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37Pag.
Información y referencia:
Comunicar información es uno de los procesos más difíciles y delicados, ya queinvolucra varios elementos que deben conjugarse para lograr unacomunicación efectiva. Con un mensaje definido, los elementos a utilizar son:el transmisor, el receptor el medio o modo de comunicación. En virtud de loanterior, es muy importante contar con mecanismos de difusión de
procedimientos que nos aseguren al máximo la efectividad de dichoselementos y controles que nos permitan evaluar los resultados alcanzados,después de haber aplicado estos mecanismos.
Definiciones: Es muy importante definir algunos términos para la claracomprensión de esta guía.
Alcance de la difusión: es importante establecer la audiencia o receptores a losque se les quiere hacer llegar la información por medio de la difusión.
Intensidad de la difusión: define el grado de recepción, entendimiento oaprendizaje que se requiere alcancen los receptores de la información
GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ETAPA 3. COMUNICACIÓN
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38Pag.
Índice de Comunicación
Índice de comunicación =(ICom)
No. Personas capacitadas
No. Total de personas acapacitar
X 100
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39Pag.
EJEMPLO DE CUESTIONARIO Área: Mantenimiento: Taller Mecánico. Procedimiento No. : PS-001 Título: Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.
1.- Mencione cuales tipos de riesgos que se pueden controlar por esteprocedimiento._________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 2.- Describa que significa el concepto de la Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.
_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
3.- Describa el orden o secuencia para poner y retirar candados. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
Contestó:Nombre trabajador Fecha Firma
Revisó: Nombre Supervisor Fecha Firma
Observaciones / Notas del supervisor:
_____________________
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40Pag.
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO
Identificar necesidades: Se debe determinarcuáles procesos o actividades que se desarrollenen el área, requieren de un procedimiento.
Desarrollo de procedimientos: Desarrollar los
procedimientos a manera que estén disponiblesen el área. Sobre la base de esto, se procederáa elaborar la matriz de procedimientos por área.
Elaboración de matrices: Las matrices se elaboran relacionando el área y los
procedimientos que aplican en ella. Se recomienda hacer matrices por gerenciao departamento; mantenimiento, producción, SSPA, personal, procesos, etc.,Pues de esta forma se tiene concentrada toda la información, facilitando suconsulta y aplicación. Pueden utilizarse sistemas de computación para elaborarmatrices, pero se deben de establecer controles para su actualización yresguardo similares a los establecidos para los procedimientos.
Toda matriz de procedimientos por área debe ser elaborada, considerando lossiguientes pasos:
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MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO
Actualización: Debido a que con frecuencia seemiten nuevos procedimientos, éstos deberán serincluidos en la matriz correspondiente, e informaral personal que labora en el área, la nueva
inclusión para su conocimiento y difusión. Auditorias: Auditorias periódicas deben ser
realizadas para verificar que las matrices seencuentran actualizadas. Es recomendable quedichas auditorias sean realizadas por los
integrantes del equipo de D. O. ó en caso de nocontar con dicho equipo, se tendrá que llevar acabo auditorias cruzadas, pueden ser unaalternativa para asegurar el tener matrices decalidad y actualizadas.
Continuación:
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MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO
Evaluación de conocimientos: Se debe contar con controles que permitan
evaluar los conocimientos que tiene el personal acerca de losprocedimientos. Para ello, existen diversas formas para verificar esteproceso entre las que se encuentran: encuestas, cuestionarios, entrevistasdirectas al personal.
Dichos controles deberán ser registrados para poder comprobar que fueronrealizados y para los casos en que se requiera certificar si una persona fue
entrenada en determinados procedimientos.Para un control general sobre qué personas han sido certificadas con relación
a los procedimientos que debe conocer, se debe contar con la MATRIZ DECONOCIMIENTOS. La matriz de conocimientos se elaborarárelacionando al personal que labora en el área y los procedimientos que seaplican.
Sistemas de computación pueden ser utilizados para elaborar dichas matrices,pero se deben establecer controles para su actualización y resguardo. Sedeben realizar Auditorias periódicas para confirmar que las matrices seencuentren actualizadas. Es mejor que las auditorias sean realizadas porintegrantes del equipo de D. O, o en su defecto, llevarse acabo auditoriascruzadas para asegurar que las matrices son de calidad.
Continuación:
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Calcular el índice decumplimiento en la
aplicación deprocedimientos e
Instructivos detrabajo
Verificar en sitioel cumplimiento de las
actividades que realizannormalmente los
trabajadores contralo documentado en
el procedimientoDO-CU-2
La actividad serealiza con desviaciones
al procedimiento oinstructivo de trabajo
SI detener la actividady dialogar con el trabajador.
NO se continúaal siguiente punto
Termina la verificación del ciclode trabajo y comentar con eltrabajador las observacionesdetectadas y que acciones
o cambios son requeridospara mejorar la realizacióndel trabajo, registrar las
observaciones ysugerencias del trabajador
Elaborar programaanual de verificación
del cumplimiento en laaplicación de
procedimientos
e instructivos de trabajo(ciclo de trabajo)DO-CU-1
Explicar al personalcual es el objetivodel programa y laimportancia de su
participación
Etapa 4
Cumplimiento
22
24
25
2723
25
26
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44Pag.
Índice de Cumplimiento
Índice de
Cumplimiento=(Icum)
No. De personas acreditadas
No. Total de personas
X 100
Índice de
Cumplimiento=(Icum)
No. De personas acreditadas
No. Total de personas
X 100
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45Pag.
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46Pag.
OBJETIVO DESARROLLO MATERIAL RESULTADO
NOMBRE: Llenado deformatos: Aplicación de losciclos de trabajo y llenadodel índice de capacitación
Se pondrá al personal aelaborar el ciclo de trabajode una actividad y se
elaborara el formato decapacitación del personal.
Hojas con formatos delciclo de trabajo y deregistro de capacitación.
El personal conocerá elcorrecto llenado de losformatos
NOMBRE: ComunicaciónAsertiva: Poner en claro,afirmar, expresar,congruentemente lossentimientos, necesidades yderechos propios, respetando a
los demás.
Se les explica en queconsiste la comunicaciónasertiva y se ponen tarjetaspreviamente laboradas confrases que el trabajador pasa a exponer su punto de
vista.
Hojas blancas, Lápices
Ejemplos de comunicaciónasertiva: liderazgo; ser padre; ser responsable; ladisciplina; la confianza;
Amor; amistad;compromiso;
Comunicación efectivapara disciplinar un actoinseguro y retroalimentar un acto seguro.
DURACION DE CADA DINAMICA 20 MINUTOS
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47Pag.
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PROCEDIMIENTO DE UPMP: PG-NO-TC-004-2007
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49Pag.
1.-Se identificarán) las áreas (s) o funciones) que no están dentro del
alcance del sistema de calidad del negocio.2.-Generar una lista de los procedimientos o prácticas más críticos del área ofunción.
3.-El auditor a su criterio seleccionará de la lista cuáles procedimientos o
prácticas se auditarán. Las más críticas mencionadas en los P.
4.-verificará en campo qué lo que indica el procedimiento o práctica se llevea cabo. Se verificará el llenado de formatos, listas de verificación, anexos,etc.
5.-Anotar todas las desviaciones encontradas y verificar a qué elementocorresponde dicha desviación.
6.-Elaborar el reporte final.
Pasos a seguir para la ejecución de auditorias
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50Pag.
Formato DO-DI-1
Subdirección: Gerencia/Activo/División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Inventario de actividades por área o instalación
No. Nombre de la actividad Cuenta conprocedimiento?
Cuenta coninstructivo?
Claveasignada
Fecha deelaboración
Nombre y firma responsable Área/Instalación:
Nombre y firma del jefe inmediato:
CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR ACTIVIDADES / OPERACIONES Formato DO-DI-2
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51Pag.
CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR ACTIVIDADES / OPERACIONES Formato DO DI 2
Región / División Activo/U. O. Actividad no. ____ de ____
Instalación. Área/ función: Fecha:
Operación/actividad (describir)
Cuestionamiento:1.- Es frecuente la operación o actividad y se sigue siempre la misma secuencia de eventos? (mas de i p/semana) Si No
2.- Requiere que para su desarrollo se apliquen normas?
3.- Su realización implica riesgos y se requieren recomendaciones especificas al personal que las realiza?
4.- El desarrollo de la actividad/operación implica riesgo potencial de contaminación, fuego, explosión, etc.?
5.- Su control impacta administrativa o económicamente al negocio?
6.- Tiene antecedentes de desviaciones que pudieron tener un alto impacto en la empresa?
7.- Requiere de un grado de habilidad o de atención especial para ejecutarse?
8.- Requiere realizarse paso a paso para darle continuidad y lograr su objetivo?
9.- Requiere de controles específicos para cumplir con determinados parámetros de seguridad, salud, protecciónambiental, operación, calidad, administrativos o de control interno?
10.- Requiere de la participación y coordinación de diferentes personas para lograr obtener el resultado deseado?
Si mas de la mitad de las respuestas son afirmativas, la actividad u operación requiere de un procedimientopara su desarrollo.Si al menos tres respuestas fueron afirmativas, es necesario elaborar una instrucción de trabajo por escrito.Nota: Este cuestionario no es limitativo y puede ser complementado con información adicional, el análisis debe ser realizadopor personal con experiencia en la actividad en cuestión.
Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma
Revisó: _________________________________ Nombre y Firma
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS O EXISTENTES Formato DO-DI-3
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52Pag.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS O EXISTENTES Formato DO DI 3
Subdirección: Gerencia/Activo/ División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Inventario de procedimientos e instructivos requeridos o existentes
No. Nombre de la actividad ¿Requiere procedimientoso instructivos?
¿tiene ya procedimientoso instructivos?
Claveasignada
Fecha deelaboración
Relacionar todas lasactividades de las áreas /
instalaciones / U. O. / activo /Gerencia que requieren
documentarse de acuerdo al
anexo 1
P I SI NO Anotar laclave del
procedimientoo instructivoen caso de
que ya esteelaborado ycuente con el
registro
Anotar lafecha de laelaboración
o ultimarevisión del
procedimiento oinstructivo
A) TODAS LAS ACTIVIDADES: ___________
B) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS: ___________
C) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS ELABORADOS Y DISPONIBLES: ___________
D) INDICE DE DISPONIBILIDAD: ( C / B ) * 100 = ___________
La información correspondiente a los incisos A, B, C, Y D solo se registrara una vez, en la ultima hoja debiendo sumar el totalde operaciones o actividades evaluadas y registros en este formato.
Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma
Revisó: _________________________________ Nombre y Firma
FORMATO PARA JERARQUISAR LA ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS E INSTUCTIVOS DEÁ Ó
Formato DO-DI-4
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53Pag.
TRABAJO POR ÁREA O INSTALACIÓN
Subdirección: GERENCIA/Activo/ División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Formato para jerarquizar la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo por área o instalaciónTITULO DEL
PROCEDIMIENTO OINSTRUCTIVO
PELIGRO QUEEVITA (a)
SEVERIDAD
(b)
PROBABILIDAD
(c)
EXPOSICION
(d)
PRIORIDAD
(e)
Anotar el nombre de losprocedimientos
Anotar si elprocedimientodisminuye el
riesgo de fuego,
explosión, fugaimpacto
ambiental olesiones
Calificar laseveridad o
gravedad de lasconsecuencias
del incidentecomo alta
mediana o baja yasignarle valoresde 5, 3 o 1 según
corresponda
Calificar laprobabilidad deocurrencia delincidente como
alta, mediana obaja y asignarlevalores de 5, 3 o
1 según lacalificación del
formato
DO-DI-4A
Calificar laexposicióncomo alto,
moderado o
bajo, por lacantidad de
personal queinterviene en la
operación yasignarle
valores de 5, 3o 1 según latabla inferior
(a) PELIGRO QUE EVITA: Fuego, explosión, impacto ambiental o lesiones, fuga, material toxico, etc.
(b) SEVERIDAD: Alta = 5, mediana = 3, baja = 1 Ver tabla de criterios del formato DO-DI-4A
(c) EXPLOSION: Alta = 5 (diario), mediana = 3 (mensual), baja = 1 (anual)
(d) PRIORIDAD: Multiplicar los valores de las columnas b, c y d, para cada procedimiento y determinar la prioridad de acuerdo con latabla del formato DO-DI-4A
Elaboro: _________________________________
Nombre y Firma
Revisó: _________________________________
Nombre y Firma
GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIERE
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54Pag.
GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIEREELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.
CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DE
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55Pag.
CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DEPROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO.
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56Pag.
CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DEPROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO.
Formato DO-CA-1
Valor prioridad Frecuencia de revisión
75 – 125 Alta Deberá ser revisado cada dos años
27 – 74 Media Deberá ser revisado cada dos años
1 – 26 Baja Deberá ser revisado cada dos años
Formato DO-DI-5
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57Pag.
Formato DO DI 5
Subdirección: GERENCIA/Activo/ División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Programa para la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo
Supervisor responsable Clave Nombre del procedimiento AÑO
ENE
FEB
M AR
ABR
M AY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
Elaboro: _________________________________
Nombre y Firma
Revisó: _________________________________
Nombre y Firma
Formato DO-CA-2
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58Pag.
Formato DO CA 2
Subdirección: GERENCIA/Activo/ División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Formato de registro de resultados de evaluación de los procedimientos
Clavedel
procedimiento
Vigencia Estructura Autorización
Claridadde
redacción
Puntoscríticosy limites
delproceso
Anexosy
dibujos
Ejecuciónciclo detrabajo
Calidadde la
revisión
Soportetécnico
Cambiosal
procedimiento
Totalde
punto
(20)
Máximo total
(100)
Total
(%)Máximo
total(100%)
Cuando un procedimiento cumple con todos los criterios establecidos para evaluar La calidad delos procedimientos y métodos, entonces se puede concluir que ese procedimiento es de calidad.
Excelente 98 - 100 %
Muy Bueno 95 - 97 %
Bueno 92 - 94 %
Regular 88 - 91 %
Requiere atención inmediata Menor a 88 %
Evaluado por: _________________________________
Nombre y Firma
El auditor elaborará un reporte final de resultados que incluirá Calificaciones finales, las oportunidadesde mejora recomendaciones y conclusiones mismo que será enviado a la Gerencia del área y al Líder
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59Pag.
de mejora, recomendaciones y conclusiones, mismo que será enviado a la Gerencia del área y al Líder del Equipo de Disciplina Operativa.
PARÁMETROS PARA VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
Formato DO-CA-2A
Subdirección: Gerencia/Activo/ División:Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Guía para revisar la calidad de los procedimientos
PAR ÁMETRO CALIFICACIÓN RESULTADO
1). Vigencia 0 - Fecha vencida. 1 - Fecha vencida y en revisión. 2 - Vigente en su Procedimiento.
2). Estructura 0 - No cumple con formato. 1 - No cumple con formato, pero esta en revisión. 2 - Cumple totalmente con lo establecido.
3). Autorizaciones 0 - No cumple con las autorizaciones. 1 - Solo tiene aprobación, falta autorización. 2 - Cumple totalmente con lo establecido.
4). Claridad deRedacción
0 - El supervisor del área, subordinado y auditor hacen notar que no escomprensible.1 - Alguno de los Auditados hace notar que no es entendible. 2 - Todos los auditados dicen que es entendible.
5). PuntosCr í ticos y Lí mitesdel Proceso
0 - No contempla ningún punto cr í tico y/o lí mites del proceso. 1 - Contempla algunos puntos cr í ticos y/o lí mites del proceso. 2 - Contempla todos los puntos cr í ticos y/o lí mites del proceso.
continua
GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
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60Pag.
GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
PAR ÁMETRO CALIFICACIÓN RESULTADO
6). Anexos yDibujos
0 - No cuenta con los anexos y dibujos de referencia. 1 - Los dibujos y anexos de referencia no concuerdan en algunos puntoscon lo que existe en el área. 2 - Los dibujos y anexos de referencia concuerdan con lo que existe en elárea.
7). Ejecución( ciclo deTrabajo)
0 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron varias desviaciones.1 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron alguna desviación. 2 - Al ejecutarse el procedimiento, no detectaron desviación alguna.
8). Calidad deRevisión
0 - Durante la revisión, solo interviene el que elabora el procedimiento. 1 - No se define un grupo de revisión, pero participan más de una personaen la misma conoce y realiza la operación. 2 - Para la revisión se define un “grupo de revisión” integrado por elpersonal que realmente conoce y realiza la operación.
9). SoporteTécnico
0 – Referencia a Normas ó Estándares deficiente. 1 - Requiere de mejora el soporte técnico. 2 - Cuenta con soporte técnico (Estándares y Guí as Corporativas)
10). Cambios alProcedimiento
0 - No existen registros de los cambios en los procedimientos. No losevalúa personal calificado. 1 - Los cambios los evalúa personal calificado, pero no hay registros de los
mismos. 2 - Los cambios los evalúa personal calificado y hay registros de los mismos
TOTAL
Formato DO-CA-3
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61Pag.
Subdirección: Gerencia/Activo/ División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Reporte mensual de seguimiento al programa de elaboración y/o revisión de procedimientos
Activo/ U. O./ Gerencia Procedimientos / Instructivos Periodo ene/09 a may/09 Índice dedesarrollo
Necesarios Faltantes Programado Realizado % Avance
Anotar aquíla relación de
ins talacio nes , áreas,
centros d e trabajo , act ivos
o regiones, div is iones,
según sea el nivel de
detal le de la inform ación.
Anotar la total idad de
procedimientos requer idos y
faltantes po r ins talación área, etc.
Los d atos relat ivos a lo program ado, realizado y
% de avance correspond en al per iodo que se
repor ta y se obt iene del formato anexo 5
El índ ic e de D
corresponde al
valor global de
la ent idad que
repor ta
Elaboro: _________________________________
Nombre y Firma
Revisó: _________________________________
Nombre y Firma
Desarrollo (DO)= Necesarios (N) – Faltantes (F) + Realizados (R) Índice de Desarrollo = ( DO / N ) * 100
Formato DO-CO-1
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62Pag.
Subdirección: Gerencia/Activo/División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Matriz de correlación Trabajador vs Procedimiento
Nombre del trabajador A B C D E F G H I J K L M N O P
Relación de procedimientos
A.-
B.-
C.-
D.-
E.-
F.-
G.-
H.-
I.-
J.-
K.-
L.-
M.-
N.-
O.-
P.-
Elaboro: Revisó:
Firma: Firma
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63Pag.
Formato DO-CO-2
subdirección: Gerencia/Activo/División:
Instalación: Área:
Fecha: Elaborado por:
Encargado de la instalación, Supervisor o mando medio responsable de la difusión y capacitación decada procedimiento
Programa de capacitación / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo
Titulo
Procedimiento
Nombre deltrabajador
Mes
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
elaboró: Revisó.
Firma: Firma:
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64Pag.
Formato DO-CO-4
Subdirección: Gerencia/Activo/División:
Instalación: Área:
Fecha: Nombre del Supervisor:
Procedimiento Clave del procedimiento:Registro de capacitación / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo
Nombre del Trabajador Ficha Categoría Fecha Firma delTrabajador
Firma delSupervisor
Suficiente(s/n)
Elaboró: Revisó.
Nombre y Firma: Nombre y Firma:
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65Pag.
Formato DO-CU-1
Subdirección: Gerencia/Activo/División:
Instalación: Área:
Fecha: Nombre del Supervisor:
Titulo del Procedimiento: Revisión no.Programa de verificación del cumplimiento de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo)
Nombre del Supervisor Nombre delTrabajador
Mes
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Elaboró: (responsable de área o instalación) Fecha:
Nombre, Firma y Ficha:
Aprobó: (máxima autoridad del centro de trabajo) Fecha:
Nombre, Firma y Ficha:
Formato DO-CU-2
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66Pag. Continua
Registro de verificación de aplicación de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo)
Centro de trabajo:
Área o función: Fecha:
Código y nombre del procedimiento verificado:
Nombre del Trabajador:
Nombre del Supervisor:
1.- ¿se realizo la operación/actividad siguiendo el procedimiento en su totalidad? SI ____ NO ____ Comentario :_____________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
2.- Si la respuesta a lo anterior es negativa, ¿Cuál (es) fue (ron) la (s) desviación (es)?
________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
3.- ¿Si no coinciden el procedimiento o instructivo de trabajo y la forma de realizarse la operación/actividad, Cuáldebe modificarse? Favor de explicar el porqué.
________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
4.- ¿Considera usted que el empleado conoce bien la operación y/o actividad a realizar? Si _____ no _____ favor de
explicar porqué. ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
5.- ¿Que comentarios hizo el trabajador durante la verificacion de la aplicación del procedimiento o instructivo detrabajo?
________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
6.- ¿Hizo el trabajador alguna sugerencia a cerca del procedimiento? Si ___ no __ ; Si es afirmativa, listar:
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________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________
7.- ¿Estaba el área de trabajo y el equipo en condiciones satisfactorias? Si ______ no _____ Observación: ________________________________________________________________________________________________
8.- Comentarios generales. _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
9.- Acción tomada sobre los comentarios generales. ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
10.- Conclusiones:
Aprobado Modificar procedimiento
No aprobado Requiere Re-entrenamiento
Trabajador: __________________________________________________________________ Nombre y Firma:
Evaluado: ____________________________________________________________________ Nombre y Firma:
Aprobado por: ________________________________________________________________ Nombre y Firma:
Observaciones de quien revisa: ______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________