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BackOffice Comercial Funciones de Negocio
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«Cuando crea en algo, hágalo de manera
implícita e incuestionable...»
Walt Disney
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Modelo de una Cadena Comercial
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«Existe una preocupación en los negocios,
pues al parecer operan en pleno año 2008
con herramientas de negocio modelo 1995,
estructura organizacional de 1990 y procesos
de negocio de 1980… Se requiere una
consistencia a todos los niveles»
Philip Kotler
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Misión del comercio
• Operación comercial
– Servicio a clientes
– Rotación de inventarios
– Margen de utilidad
– Volumen de operaciones
– Productividad en operaciones
9 9
Funciones Típicas
• Central / Corporativo
– Comercial, Operaciones, Logística
– Centro de Tele Mercadeo y Tienda Virtual
– Finanzas, Recursos Humanos
• Tienda / Unidad Comercial
– Compras, Recepción Mercancía
– Punto de Venta
– Recursos Humanos en tienda
• Centro de Distribución
– Compras, Recepción Mercancía
– Distribución Mercancía
– Recursos Humanos en CDI
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Procesos de Empresa Comercial
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Procesos Típicos de una cadena comercial
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Procesos Típicos de una cadena comercial
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Procesos
• Identificar y seleccionar
– Nuevos Productos
• Compras iniciales
– Determinar la cantidad compra
• Compras de reordenado
– Determinar la cantidad compra
• Administración de precios
– y de Promociones
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Procesos
• Administración
– Recursos humanos
• Administración
– Financiera
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Administración datos
• Estructura comercial
– Niveles de agrupación de productos
• Entidades
– Unidades comerciales
– Proveedores
• Condiciones comerciales
• Artículos
– Precios y promociones
• Venta
• Promoción compra / venta
• Reglas de negocio
– Parámetros de operación
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Transacciones
• Volúmenes relativos de operaciones
– Ventas 50%
– Órdenes de Compra 35%
• Recepción mercancía vs. órden de compra
• Recepción mercancía sin orden de compra
– Devoluciones 5%
• De mercancía a proveedor
– Transferencias 5%
• Entre tiendas
– Inventarios 5%
• Físicos y ajustes
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Proceso de compras
18 18
Selección de productos
• Este proceso sirve para
– Diseñar la mezcla óptima
• Artículos por cada categoría (nivel 3 ó 4)
– Determinar los criterios de éxito
• De los productos de una categoría
• Cantidad presentaciones diferentes
• Rangos/Bandas de precio
• Perfiles/Atributos físicos
– Su misión es incorporar
• Novedades a variedad de productos
– En algunos casos con variaciones
» Estacionales
Empresa comercial
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Registro de productos
• Este proceso sirve para:
– Establecer todos los datos base
– De operación del negocio
• Códigos de Origen (barras)
• Unidades de medida
• Atributos físicos
• Variables de logística
– Reordenado de productos
• Autoridad sobre su administración
• Administración precios
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Órdenes de compra
• Objetivo:
– Determinar que productos
• Se requiere tener en existencia
• Órdenes de compra
– Centrales - Comprador
– Tienda - Jefe de Departamento
• Fechas de
– Elaboración, entrega y cancelación
• Toleran exceso de mercancía
– Recepción (Se define individualmente)
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Recepción Mercancía
• Objetivo:
– Registrar y verificar productos
• Contra orden de compra
– Comparación de cifras de control
• Definidas con los proveedores
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Administración Precios
• Este proceso define las bases
– Monitoreo de precios de competencia
• Para determinar los precios
• Con los que se operará
– Activación de productos
• Sin movimiento o fuera de
• Los estándares planeados
– Desarrollo de períodos promoción
• Para generación de
– Tráfico de Clientes
– Flujo de efectivo
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Recepción Mercancía
• Este proceso permite
– Supervisar el ingreso de productos
• Conforme a normas definidas en las
• Órdenes de compra
– Establece los criterios de operación
• Por excepción / tolerancias
– De excesos de mercancía a recibir
– Cantidades mínimas solicitadas
– Verificación / Conciliación
– Orden de Compra
– Aviso Anticipado de Embarque
– Factura
– Recepción de mercancía
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Ventas Múlti-Canal
• Éste es el proceso de contacto
– Donde participa el cliente
• Seleccionando los productos deseados
– Realiza las compras a través
• Punto de venta tradicional
• Estación de servicio
• TeleMarketing
• WebMarketing / Internet
– Utiliza formas de pago
• Diversas
– Bases de registro de información
• Para desarrollo programa fidelidad
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Ventas Múlti-Canal
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Pago a Proveedores
• Es el proceso donde se cierra
– El ciclo transaccional entre una
• Organización comercial y proveedor
– Este proceso debe incluir
• Evaluación de oportunidades
– Consolidación operaciones
– Pagos por recibo mercancía unidad A
– Devolución de mercancía de unidad B
• Pago anticipado
– Beneficios financieros
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Evaluación Resultados
• Los resultados de negocio
– Son evaluados en diferentes áreas
• Corporativa, Unidades Comerciales
– Estas evaluaciones permiten
• Valorar los resultados de negocio
• Y tomar acciones de control
– Estas acciones son tomadas en
• Decisiones de corto plazo
– Reordenado de productos
• Decisiones de largo plazo
– Rentabilidad, margen operaciones
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Administración Recursos Humanos
• Este proceso nos permite
– Determinar recursos necesarios
• Para la operación
– Generalmente parte estadísticas
• Transacciones de ventas
• Que se operan por cada día / hora
– Determinar personas necesarias
– Para ofrecer el mejor servicio
– Registro de asistencia
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Administración Finanzas
• Este proceso permite
– Administrar el flujo efectivo
• Balance de recursos que ingresan
– Compromisos a pagar
– Registrar contablemente
• Operaciones desarrolladas por
– La empresa
– Planear financieramente
• Estimar pronósticos financieros
– Reportes fiscales
• Información fiscal y pago de impuestos
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Acciones Críticas
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Proceso de negocio
• Ciclo de operaciones diarias, costeo y pago a proveedores
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Acciones Críticas
• Ciclo de reordenado de productos
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Integración Tecnológica
• Sistemas punto de venta
• Etiquetadoras de código de barras
• Equipo lectura de código de barras
• Terminales colectoras de datos
• Terminales de radiofrecuencia
• Redes de básculas
• Estaciones de servicio a clientes
• Verificadores de precio
• Intercambio electrónico de datos
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Herramientas de
optimización interna
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Herramientas
• Existen herramientas
– Que permiten optimizar operaciones
• Internas a nivel de cada unidad comercial
– Sin embargo, el éxito de las mismas
• Depende del registro/ consistencia en
– Las operaciones del día a día
– Su uso sólo se justifica cuando se
• Alcanzó un nivel mínimo de operación
• Que permita generar una colección
– De datos para la toma de decisiones
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Herramientas
• Administración de categorías
– Obtener cantidad de presentaciones
– A ofrecer por categoría
• Optimizar inventarios
• Administración Espacios
– Determinación de localización - Planogramas
– Y espacio a designar a un producto
• CRM (Customer Relationship Management)
– Desarrollo de programas lealtad
– Registro de operaciones por Cliente
• Contabilidad y premiación de puntos
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Elementos de Exito
38 38
Elementos de éxito
• Identificación de operaciones
–Por artículo
• Estilo / Modelo
• Color / Sabor / Aroma
• Talla / Tamaño
• Codificación de productos
• Código de origen EAN/UPC
• Código de uso interno
• Productos procesados, Productos pre-empacados
• Aprovechamiento de
–Nuevas tecnologías
• Scanning (Lectoras e impresoras de código de barras)
• Colectores de datos y/o radiofrecuencia
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Nivel de Registro
40 40
Nivel de Registro
Este nivel se usa para
costeo de operaciones por
el método de inventarios
detallistas
Este nivel se usa para
costeo de operaciones por
el método de costos
identificados por producto
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Las Decisiones
• Empresa comercial
42 42
Inventario vs Flujo $
43 43
Flujo operacional
44 44
Flujo operacional
45 45
Estructura Información
46
Dimensión Información
47
Pirámide Información
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Funciones Principales
BackOffice Comercial
Corp
ora
te M
anagem
ent
Iniciales
Iniciales
Múltiples
Precios
Promociones
Reordenado
Productos
Data
Warehouse
DW
H
Consulta
Transacciones
Autorización
Reordenado
Data Warehouse
Sincronización
Usuarios
Seguridades
Personalización
Reglas de
Negocio
Monedas
Servidor
Transacciones
Procesos
Com
merc
ial S
tructu
re
Estructura
Comercial
Reglas
Estructura
Tipos de
Productos
Condiciones
Comerciales
Proveedores Ite
ms G
TIN
G
lobal T
rade Ite
m N
um
ber
Items
Tipos de código
EAN, UPC
Datos, clase,
sabor, color,
talla, aroma ,
sustitutos,
equivalentes
Alcances
Costos y
Precios
Personas
Físicas y Morales
Tipo de Relación
Datos
Base
Comercial Compras HQ Portal
Base
General Entidades
Unidad
Comercial
In S
tore
BackO
ffice
Recepción
Mercancía
Recepción sin
O. de Compra
Devoluciones a
proveedor,
Transferencia,
Ajustes
Reordenado
Productos
Inventario
Físico
Habilitadores
Administración
Demanda
Administración
Abastecimiento
Integración de
Proveedores
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Información Ejecutiva
• Información para
– Planeación y Control
• Variables de resultado por:
– Formato de negocio/Unidad Operativa
– Estructura comercial/Artículo
– Proveedor/Artículo
– Periodo de tiempo
– Transacciones
– Multimoneda
• Facilidad de uso
50 50
Definición de REGIONES de operación para las Unidades Comerciales, establecimiento de grupo de tiendas que
integran las zonas geográficas de la cadena
Identificación de Unidades Comerciales
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Definición de Roles de Operación
Identificación de logística de distribución, definición de los puntos centrales de recibo de mercancía, ubicación de
Centros de Distribución, establecimiento de lugares de entrega y áreas geográficas de influencia.
52 52
Estructura de Categorías
• Definición de estructura comercial
• Personalización de operación por niveles
• Reglas de negocio
• Relación con formatos de negocio
• Reglas de la administración de categorías
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Definición de Estructura Comercial
Definición de las unidades estratégicas de negocio basadas en los fundamentos de Administración de Categorías
• En la estructura de categorías
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Personalización de Operación por Niveles
ABARROTES
COMESTIBLES
LICORES
BEBIDAS
CAFÉS
SOLUBLES
CEREALES
BÁSICOS
DECAF
Establecimiento de la nomenclatura y cantidad de niveles para la Estructura Comercial, así como la definición del nivel para
administración y personalización
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Reglas de Negocio
BLUSAS
ZAPATOS
DAMAS
FALDAS
PANTALONES
ROPA INTERIOR
VESTIR
COCKTAIL
CASUAL
Definición de los criterios de operación comunes para los productos clasificados en los últimos niveles de la Estructura
Comercial. Establece el criterio de estandarización de las categorías
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Relación con Formatos de Negocio
BLUSAS
ZAPATOS
DAMAS
FALDAS
ROPA INTERIOR
VESTIR
COCKTAIL
CASUAL
ABARROTES
COMESTIBLES
LICORES
BEBIDAS
CAFÉS
SOLUBLES
CEREALES
BÁSICOS
DECAF
PANTALONES
Formato de Negocio “B” Formato de Negocio “A”
Determinación de los Formatos de Negocio elegibles para cada definición de Estructuras Comerciales, para corporativos que
administran diferentes tipos de tiendas.
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Reglas de la Administración de Categorías
ABARROTES
COMESTIBLES
LICORES
BEBIDAS
CAFÉS
SOLUBLES
CEREALES
BÁSICOS
DECAF
Establecimiento de la mezcla de productos que integran cada categoría de acuerdo a la definición de media de precios,
presentaciones y características generales. Administración del balance en la cantidad de productos totales registrados en la
categoría
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Socios Comerciales
• Datos de proveedores, alcances y condiciones comerciales
• Datos generales
• Reglas de negocio
• Relaciones producto / Unidad operativa
• Condiciones comerciales
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Registro de datos generales de
Socios Comerciales, registros
fiscales, direcciones de facturación
y devolución de mercancías
Datos Generales
• De los socios comerciales
60 60
Definición de las relaciones de
Socios Comerciales con
Unidades Operativas que
permiten a éstas últimas realizar
compras directas así como
recibo de mercancía sin orden
de compra
Reglas de Negocio
• De los socios comerciales
61 61
Definición de los productos
individuales que abastece
cada Socio Comercial y los
términos de negociación
particulares
Relaciones Producto / Unidad Operativa • De los socios comerciales
62 62
Definición de los criterios de distribución
de cada producto abastecido por cada
Socio Comercial. Se establecen los
términos de entrega de mercancías de
acuerdo a las características de
productos y/o a las condiciones de
negociación
Relaciones Producto / Unidad Operativa
• De los socios comerciales
Proveedor “A”
Proveedor “B”
Centro de Distribución
Tiendas
63 63
Definición de los términos de negociación
general para cada Socio Comercial
Condiciones Comerciales • De los socios comerciales
64 64
Productos y Servicios
• Capítulo 4. Definición de datos, ciclo y criterios operativos
• Datos generales
• Reglas de negocio y operación
• Definición de ciclo / estacionalidad
• Alcances y relaciones
65 65
Registro de los datos generales de
productos, tales como GTIN, descripciones
larga y corta (para el punto de venta),
marca, modelo, unidades de medida,
tamaño y dimensiones, reglas de etiquetado
Datos Generales • De los productos y servicios (Tema 1)
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Establecimiento de reglas de operación
individual para cada producto en donde se
definen criterios de distribución, controles y
validaciones para la compra y venta, así
como la relación de equivalencia o
sustitución con otros productos
Reglas de Negocio y Operación • De los productos y servicios (Tema 2)
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Definición de Ciclo / Estacionalidad
Definición de estacionalidad general en donde se definen los periodos normales para realizar compras, recibo de
mercancía, cancelaciones de compras y el periodo planeado de venta. Establece el criterio de control de compras y ventas
de los productos asociados a cada temporada así como los términos de rebajas de precio de venta al término de los ciclos
de estacionalidad
• De los productos y servicios
68 68
Establecimiento de cuales productos
son elegibles para ser operados por
cada Unidad Comercial, en donde se
establece si dichos productos son
autorizados para recibirse y venderse
en Regiones / Tiendas específicas
Alcances y Relaciones
• De los productos y servicios
69 69
Usuarios y Seguridades
• Definición
• Perfiles de operación
• Reglas de negocio
• Alcances de control sobre datos
70 70
Definición de los perfiles de operación a los que los
usuarios pertenecen, estableciendo cuáles son las
funciones autorizadas dentro de la aplicación
Perfiles de Operación
• De los usuarios y seguridades (Tema 1)
71 71
Establecimiento del horario permitido
para acceder y operar la aplicación en
las funciones autorizadas para cada
usuario
Reglas de Negocio
• De los usuarios y seguridades
72 72
Definición del alcance de acceso y administración
de los datos para cada perfil de operación. Se
establecen los límites de gestión que los usuarios
de cada perfil tienen sobre la información, basado
en la Estructura Comercial
Alcances de Control Sobre Datos
• De los usuarios y seguridades
73
Preguntas, Dudas, Comentarios…
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