ACTA No. 24-2015. correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las
instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir
de las 8:30 horas del día 15 de octubre del 2015; con la asistencia del señor Jafeth
Campos Ramírez, Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico en
representación del señor Javier Gómez Jiménez quien se encuentra fuera de la
institución y quien preside; Javier Salazar Sáenz, Historiador y de las señoras
Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo
Nacional; Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios
Archivísticos Externos (DSAE) y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; y la señorita
Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos
Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación: la señora Natalia
Cantillano Mora, Presidente de esta Comisión Nacional y la señora Graciela
Chaves Ramírez, Subdirectora General del Archivo Nacional y Directora Ejecutiva
de esta Comisión. Convocados asistentes: los señores señor Alonso Cedeño
Molina, Encargado del Archivo Central del Instituto Costarricense de Investigación
y Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa); Mario Vargas Rodríguez, Encargado
del Archivo Central de la Caja Costarricense del Seguro Social y las señoras
Emilia Vargas Solís, Encargada del Archivo Central del Ministerio de Obas
Públicas y Transportes; Xiomara Alvarado Forero, Encargada del Archivo Central
de la Municipalidad de Flores. Invitada: la señora Estrellita Cabrera Ramírez,
profesional del DSAE asignada para el análisis de las tablas de plazos de
conservación de documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos (Cised) de Inciensa.-------------------------------------------
CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.-----------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación de las actas No. 22-2015 y No.
23-2015.--------------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 1. Los miembros acuerdan dejar pendiente la aprobación de las actas
22-2015 del 01 de octubre del 2015 y 23-2015 de 08 de octubre del 2015.------------
CAPÍTULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.---------------------
ARTÍCULO 2. Oficio CSED-005-2015 sin fecha recibido el 13 de octubre del 2015;
suscrito por la señora María de los Ángeles Rodríguez, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la
Municipalidad de Atenas, por medio del cual presenta 1 tabla de plazos con 28
series documentales. La solicitud incumple con los siguientes requisitos de forma
establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de
conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°3: Las
tablas de plazos deben estar acompañadas del organigrama de la institución,
debidamente aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente: No se
adjunta organigrama. Requisito N°8: Debe contar con el nombre y la firma del jefe
de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que
componen la valoración parcial: No se indica el nombre del jefe de la unidad
Productora y no se estampa el sello de la unidad productora. Requisito N°9: Debe
contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de
este órgano, en cada una de las páginas de las tablas de plazos: No se indica el
nombre del Presidente o Secretario del Cised y no se le estampa el sello.------------
ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CSED-005-2015 sin fecha
recibido el 13 de octubre del 2015; suscrito por la señora María de los Ángeles
Rodríguez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) de la Municipalidad de Atenas , por medio del cual presenta 1
tablas de plazos con 28 series documentales; para que lo asigne a un profesional
para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración
correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con
la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre
del 2012 y deberá solicitar al Cised de la Municipalidad de Atenas subsanar los
siguientes requisitos de forma establecidos en el Instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:N°3:
remitir organigrama; N°8: indicar el nombre del Jefe de la Unidad Productora y
estampar el sello de esa unidad; N°9: Indicar el nombre del Presidente o
Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y
estampar el sello de ese comité. Enviar copia de este acuerdo a la señora María
de los Ángeles Rodríguez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Atenas. ACUERDO
FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 3. Oficio CISED-0014-2015 del 14 de octubre del 2015 recibido el 14
de octubre del 2015; suscrito por el señor Jorge Juárez Aparicio, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del
Ministerio de Seguridad Pública, por medio del cual presenta 10 valoraciones
parciales 55 series documentales.-----------------------------------------------------------------
ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión al señor Jorge Juárez Aparicio,
Encargado del Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública; con el objetivo
de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución
mediante oficio CISED-0014-2015 del 14 de octubre del 2015. Los subfondos a
analizar son: Sección Consultorios del Departamento de Salud Ocupacional;
Delegación Policial de Hatillo; Dirección Regional Novena Huetar Atlántica
(Limón); Dirección de Transportes; Delegación Policial Cantonal de Ciudad Colón
(Mota); Dirección de Vigilancia Aérea; Dirección Regional Quinta Chorotega;
Delegación Policial Cantonal de Jiménez; Delegación Policial Cantonal de Escazú;
y Sección Control de Insumos. Enviar copia de este acuerdo al señor Jorge Juárez
Aparicio, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) del Ministerio de Seguridad Pública y al expediente de
valoración documental del Ministerio de Seguridad Pública que esta Comisión
Nacional custodia. ACUERDO FIRME.-----------------------------------------------------------
CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE
LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.---------------------------------
ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-047-2015-TP. Asunto: Tabla
de plazos de conservación de documentos. Fondo: Instituto Costarricense de
Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa). Convocado: el señor
Alonso Cedeño Molina, Encargado del Archivo Central de Inciensa. Invitada: la
señora Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios
Archivísticos Externos asignada para el análisis de la tabla de plazos presentada
por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de
Inciensa. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los
documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su
consulta. Al ser las 9:00 horas ingresa el señor Cedeño Molina. La señora Ivannia
Valverde Guevara, procede con la lectura del informe de valoración IV-047-2015-
TP, ya que la señora Cabrera Ramírez se encontraba fuera de la institución. Se
destacan las siguientes consideraciones: -------------------------------------------------------
“/…/ 3.5. Mediante oficio Nº CNSED-313-2015 de 26 agosto de 2015, se solicitó al
CISED de INCIENSA facilitar aclaraciones relacionadas con algunas series
documentales consideradas de posible valor científico cultural, las cuales fueron
resueltas en su mayoría por medio del oficio CISED-OF-22-2015 de 10 de
setiembre de 2015. 3.6. Cabe señalar, que el CISED de INCIENSA informó que
con respecto a las series documentales declaradas con valor científico cultural por
la CNSED en el informe de valoración Nº 36-91, correspondiente a la Biblioteca
del Ministerio de Salud, el señor Luis Alberto Rosales del Archivo Central del
Ministerio de Salud les comunicó vía telefónica, lo siguiente: “a) Que no registra
tanto en la Biblioteca como en el Archivo Central del Ministerio de Salud las
supuestas series documentales: “74. INCIENSA. Instituto Costarricense de
Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (Trabajo del Dr. Rodrigo Zeledón).
1978.” y “75. INCIENSA. Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en
Nutrición y Salud. 1984”. b) Que la serie No. 75 resulta bastante difícil de
encontrar por los pocos datos descriptivos dados, de igual manera la No. 74 ya
que se conoce que el Dr. Rodrigo Zeledón tiene varias publicaciones en revistas y
un libro de su autoría, pero nada que date de 1978. Además, que en los registros
de la biblioteca no consta material de esos años ya que fue descartado. c) Que sí
registra en el Archivo Central la supuesta serie documental “287. Centros infantiles
de atención integral- necesidades del niño de 0 a 6 años. INCIENSA. 1979”, la
cual responde a una estructura de folleto sobre un taller-seminario, que consta de
21 folios, que es una edición procedente del Departamento de Nutrición del
Ministerio de Salud (actual Dirección de Nutrición) y no del INCIENSA, que es un
único ejemplar y corresponde a material bibliográfico. Además, que a este
documento se puede tener acceso en el Archivo Central del Ministerio de Salud.
”Asimismo, el CISED indicó que: “Sobre las series documentales declaradas con
valor científico cultural en mención, también se procedió a buscar registros en la
Biblioteca del INCIENSA, y se determinó que no consta ninguno sobre las series
documentales dichas. Destaco que en la Biblioteca del INCIENSA únicamente
está disponible el material bibliográfico de autores que hayan sido funcionarios del
INCIENSA, por lo que, se tienen varias revistas y un libro donde aparece el Dr. Dr.
Rodrigo Zeledón, quien fue funcionario del INCIENSA en un periodo determinado,
pero ninguno que date de 1978. Asimismo, en los instrumentos descriptivos de la
Unidad de Archivo Central del INCIENSA no consta ningún documento con los
títulos de las series documentales declaradas, y con mayor motivo a que se
presume que las series responden a documentos de Biblioteca y no de
Archivo.”.—----------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 4. Comunicar al señor Alonso Cedeño Molina, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense
de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa), que esta Comisión
Nacional conoció la solicitud de tablas de plazos de conservación de documentos
presentada mediante oficio CISED-Of-04-2015, para el Fondo: Instituto
Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud. Subfondos:
Consejo Técnico; Dirección General; Dirección Administrativa; Unidad Financiera
Contable; Unidad de Proveeduría Institucional; Unidad de Recursos Humanos;
Dirección Técnica; Unidades Centros Nacionales de Referencia; Unidad de
Servicios Técnicos de Laboratorio; Comité Ético Científico; y declara con valor
científico las siguientes series documentales: -------------------------------------------------
FONDO: Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y
Salud.-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Subfondo I. Consejo Técnico.---------------------------------------------------------------------
Tipo documental-------------------------------------- Valor científico – cultural---------
1.2. Actas del Consejo Técnico. Original sin
copia. Contenido: Actos y acuerdos de las
sesiones ordinarias y extraordinarias del
órgano colegiado, las cuales se relacionan con
el expediente administrativo de la sesión
correspondiente. Fechas extremas: 1978-
2015. Cantidad: 0.9 ml. Soporte: papel.
Vigencia Administrativa Legal: 2 años en la
Oficina y 18 años en el Archivo Nacional.--------
Si, ya que reflejan las decisiones
sustantivas tomadas por el
Consejo Técnico.-----------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.6. Expedientes de sesiones. Original sin
copia. Contenido: Documentos producto de las
sesiones ordinarias y extraordinarias del
órgano colegiado. Incluye las convocatorias,
lista de asistencia, orden del día,
correspondencia vista en sesión, acta,
Si, ya que contienen la
información que sirve de insumo
para la toma de decisiones en la
institución y que se encuentra
plasmada en las actas de
sesiones.---------------------------------
documentos vistos en la sesión. Fechas
extremas: 2006-2015. Cantidad: 11 ml.
Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:
2 años en la Oficina y 18 años en el Archivo
Central.----------------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
Subfondo 1: Consejo Técnico. Subfondo 1.1: Dirección General1.---------------------
1.1.1. Correspondencia. Original y copia.
Contenido: Oficios enviados y recibidos por la
unidad productora como parte de sus
funciones que no pertenecen a algún
expediente administrativo. Fechas extremas:
1987-2015. Cantidad: 11.39 ml. Soporte:
papel. Vigencia Administrativa Legal: 3 años
en la Oficina y 17 años en el Archivo Central.--
Si, ya que refleja las decisiones
sustantivas a nivel institucional.
Conservar la correspondencia
sustantiva a criterio del Jefe de
oficina productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised).-----------------------------------
Subfondo 1.1: Dirección General. Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa-------
1.1.1.1. Correspondencia. Original y copia.
Contenido: Oficios enviados y recibidos por la
unidad productora como parte de sus
funciones que no pertenecen a algún
expediente administrativo. Fechas extremas:
1992-2015. Cantidad: 34.78 ml. Soporte:
papel. Vigencia Administrativa Legal: 3 años
en la Oficina y 7 años en el Archivo Central.----
Si, ya que refleja las decisiones
sustantivas a nivel institucional.
Conservar la correspondencia
sustantiva a criterio del Jefe de
oficina productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised).-----------------------------------
Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa. Subfondo 1.1.1.1: Unidad Financiero Contable2.-------------------------------------------------------------------------------------------------
1 Según lo informado por el CISED esta Dirección se creó mediante el Decreto Ejecutivo Nº 10569-SPPS de 04 de octubre de 1979, entendiéndose como el órgano de mayor jerarquía dentro del Instituto y en consecuencia, le corresponde al Director General planear, organizar, coordinar, ejecutar y controlar todo lo que se relacione con el INCIENSA. A pesar de lo anterior, la mayoría de las fechas extremas de los documentos incluidos en esta tabla de plazos datan del año 2000 al 2015. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.1.1.1.8. Estados financieros. Original.
Contenido: Detalle de la situación económica y
financiera y los cambios que experimenta la
institución en un período determinado. Provee
información sobre el patrimonio del emisor a
una fecha y su evolución económica y
financiera en el período que abarcan para
facilitar la toma de decisiones económicas.
Fechas extremas: 2002-2015. Cantidad: 1.36
ml. Soporte: papel. Vigencia Administrativa
Legal: 3 años en la Oficina y 17 años en el
Archivo Central.-----------------------------------------
Si, ya que reflejan la situación
económica y los cambios
financieros de la institución.
Conservar los estados financieros
del IV trimestre o anuales.-----------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.1.1.12. Informes de ejecución
presupuestaria3. Original. Contenido: Detalle
de los movimientos contables efectuados junto
con sus contenidos presupuestarios, montos
económicos asignados y saldos; los cuales
son obtenidos en los primeros tres trimestres
del año. Fechas extremas: 1984-1994, 2005-
20154. Cantidad: 0.39 ml. Soporte: papel.
Si ya que refleja la utilización de
los recursos brindados al Inciensa.
Conservar los informes de
ejecución presupuestaria
correspondientes al periodo 1984-
1994.--------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2 De acuerdo con lo mencionado por el CISED, el Área Financiero Contable se crea con el decreto ejecutivo Nº 26656-S de 10 de febrero de 1998. Sin embargo, es hasta el año 2002 con la reforma del artículo 1 de la Ley 4508 sobre la creación del INCIENSA, que se le otorga personalidad jurídica instrumental al instituto, lo cual le permitió manejar fondos públicos directamente. En años anteriores, los suministros, liquidaciones presupuestarias, estados financieros, modificaciones presupuestarias, entre otras actividades eran responsabilidad del Ministerio de Salud o eran vistos y aprobados por ellos con insumos facilitados por INCIENSA. Por tal motivo, el INCIENSA no cuenta con registros de algunos documentos financiero contables de años anteriores al 2002.----- 3 De acuerdo con lo indicado por el CISED, estos informes tienen una periodicidad trimestral y el resumen anual se observa en las liquidaciones presupuestarias.----------------------------------------------- 4 En la tabla de plazos se consignó que las fechas extremas de los informes de ejecución presupuestaria corresponden a los años 2005-2015. Sin embargo, en el oficio de aclaraciones presentado por el CISED de INCIENSA, se informó que una de las bodegas donde se almacenan documentos de carácter contable y presupuestario, se hallaron “ejecuciones presupuestarias que datan de 1984 a 1994. Por lo que, las fechas extremas consignadas para esta serie documental
Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la
Oficina y 7 años en el Archivo Central.-----------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.1.1.13. Liquidaciones presupuestarias5.
Original. Contenido: Resumen anual de los
movimientos presupuestarios del ejercicio
económico donde se determina el superávit o
déficit. Fechas extremas: 1999-2014.
Cantidad: 0.26 ml. Soporte: papel. Vigencia
Administrativa Legal: 3 años en la Oficina y 17
años en el Archivo Central.--------------------------
Si, ya que refleja la ejecución
anual del presupuesto
institucional.-----------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.1.1.14. Libro de diario. Original sin copia.
Contenido: Registro diario de los hechos
económicos (ingresos y egresos) de la
institución. Fechas extremas: 1997-20156.
Cantidad: 0.246 ml. Soporte: papel. Vigencia
Administrativa Legal: 1 año en la Oficina y 19
años en el Archivo Central.--------------------------
Si, declarado con valor científico
cultural por la CNSED en la
resolución Nº 02-2014 de 24 de
setiembre de 2014, publicada en
el diario oficial La Gaceta Nº 5 de
8 de enero de 2015.-------------------
----------------------------------------------
1.1.1.1.16. Libros mayores. Original sin copia.
Contenido: Registro general donde se
organizan las cuentas de activos, pasivos y
patrimonio de la institución. Fechas extremas:
1981-1992, 1994-20157. Cantidad: 0.246 ml.
Si, declarado con valor científico
cultural por la CNSED en la
resolución Nº 02-2014 de 24 de
setiembre de 2014, publicada en
el diario oficial La Gaceta Nº 5 de
en la tabla de plazos deberían ser 1984-2015. No obstante, no registran documentos de 1995-2004.--------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------- 5 Según lo señalado por el CISED, esta serie se diferencia de los “informes de ejecución presupuestaria” en cuanto a que estos últimos corresponden a los tres primeros trimestres mientras que la liquidación presupuestaria se da en el IV trimestre del año.--------------------------------- 6 En la tabla de plazos se indicó que la serie “Libros diario” datan de 1994 a 2015. No obstante, el CISED indicó que las fechas correctas corresponden al período 1997-2015. ------------------------------- 7 El CISED informó que las fechas extremas de esta serie documental corresponden al periodo 1981-2015 y no a 1994-2015 como se estableció en la tabla de plazos de conservación de documentos.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:
1 año en la Oficina y 19 años en el Archivo
Central.----------------------------------------------------
8 de enero de 2015.-------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
1.1.1.1.17. Modificaciones presupuestarias.
Original. Contenido: Detalle de las variaciones
del presupuesto ordinario y extraordinario
asignado por año a la institución. Fechas
extremas: 1996-2015. Cantidad: 1.52 ml.
Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:
3 años en la Oficina y 17 años en el Archivo
Central.---------------------------------------------------
Si, declarado con valor científico
cultural por la CNSED en la
resolución Nº 02-2014 de 24 de
setiembre de 2014, publicada en
el diario oficial La Gaceta Nº 5 de
8 de enero de 2015.-------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
1.1.1.1.19. Presupuestos ordinarios y
extraordinarios. Original. Contenido: Cálculo y
negociación anticipado de los ingresos y los
egresos de la actividad económica de la
institución estimada para un período. Es un
plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista expresada en valores y términos
financieros que debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas. Fechas extremas: 1992-2015.
Cantidad: 3.29 ml. Soporte: papel. Vigencia
Administrativa Legal: 3 años en la Oficina y 17
años en el Archivo Central.--------------------------
Si, declarado con valor científico
cultural por la CNSED en la
resolución Nº 02-2014 de 24 de
setiembre de 2014, publicada en
el diario oficial La Gaceta Nº 5 de
8 de enero de 2015.-------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa. Subfondo 1.1.1.2: Unidad de proveeduría Institucional.--------------------------------------------------------------------------
1.1.1.2.2. Actas de adjudicación8. Original sin
copia. Contenido: Actos y acuerdos de la
adjudicación de contrataciones administrativas
a los proveedores ganadores. Fechas
extremas: 1997-2014. Cantidad: 0.10 ml.
Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:
1 año en la Oficina y 19 años en el Archivo
Central. Vigencia Administrativa Legal: 1 año
en la Oficina y 19 años en el Archivo Central.
Si, ya que refleja las
contrataciones realizadas por
Inciensa, así como la utilización e
inversión de recursos.----------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.1.2.8. Expedientes de contratación
administrativa. Original sin copia. Contenido:
Contratación directa, abreviada o pública de
un bien o servicio, correspondencia, solicitud
de servicios y mercancías, justificación para la
realización de la compra, requisitos previos,
cartel de licitación, publicación en el sistema
informativo de compras, acta de apertura,
ofertas, análisis técnico y legal, resolución de
adjudicación, orden de compra, contrato,
facturas, solicitudes de prórroga, recursos.
Fechas extremas: 2000-2015. Cantidad: 43.58
ml. Soporte: papel. Vigencia Administrativa
Legal: 3 años en la Oficina y 7 años en el
Archivo Central.----------------------------------------
Si, ya que evidencian la inversión
de los recursos públicos
administrados por Inciensa.
Conservar las contrataciones
administrativas adjudicadas de
proyectos relevantes a nivel
institucional, a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de documentos y el
jefe de la oficina productora.--------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------
Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa. Subfondo 1.1.1.3: Unidad de Recursos
8 De acuerdo con lo informado por el CISED, esta serie documental se inició a producir en el año 1997 como parte del trámite de contratación administrativa. Estas actas se elaboran en un libro legalizado por la Auditoría Interna, razón por la cual las actas originales de adjudicación no se pueden incluir en el expediente de contratación administrativa. No obstante, en el expediente si se incluye una copia de las actas de adjudicación.---------------------------------------------------------------------
Humanos.------------------------------------------------------------------------------------------------
1.1.1.3.15. Expedientes de personal. Original
sin copia. Contenido: atestados, títulos
académicos, comprobantes de declaraciones
juradas, acciones de personal, contratos,
evaluaciones del desempeño,
correspondencia, cartas enviadas por el
funcionario, amonestaciones, felicitaciones,
informes de fin de gestión, hoja de vida,
autorizaciones para uso de equipos analíticos,
toma de muestras y ejecución de ensayos e
incluye la documentación que demuestre su
competencia para la realización de dichas
actividades: registros de actualización de
capacitaciones, registro de inducción al
puesto, evaluaciones de la competencia,
declaración de ética y confidencialidad.
Expediente de acceso restringido. Fechas
extremas: 1977-2015. Cantidad: 14.6 ml.
Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:
50 años en la Oficina y 0 años en el Archivo
Central.----------------------------------------------------
Si, ya que reflejan la situación
laboral de los empleados que
trabajaron en la institución durante
un período determinado.
Conservar los expedientes
correspondientes a funcionarios
que se han destacado por su
influencia en el desarrollo
institucional dando énfasis a
aquellos expedientes del personal
técnico especializado o por la
jerarquía de los puestos que
ocupen, a criterio del Jefe de la
Oficina Productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised).-----------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Subfondo 1.1: Dirección General. Subfondo 1.1.2: Dirección Técnica.----------------
1.1.2.1. Correspondencia. Original y copia.
Contenido: Oficios enviados y recibidos por la
unidad productora como parte de sus
funcionarios que no pertenecen a algún
expediente administrativo. Fechas extremas:
Si, ya que reflejan la toma y
ejecución de las decisiones sobre
el quehacer institucional.
Conservar la correspondencia de
carácter sustantivo a criterio del
1995-2015. Cantidad: 28.6 ml. Soporte: papel.
Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la
Oficina y 7 años en el Archivo Central.-----------
--------------------------------------------------------------
Jefe de la Oficina Productora y del
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos
(Cised)------------------------------------
1.1.2.6. Expedientes de ejecución de
convenios9. Original sin copia. Contenido:
Correspondencia, actas o minutas, informes
periódicos de ejecución del convenio, otros
convenios propios del tipo y especificidad de
convenio en temas de vigilancia
epidemiológica, aseguramiento de la calidad,
investigación y enseñanza. Fechas extremas:
2001-2015. Cantidad: 2.46 ml. Soporte: papel.
Vigencia Administrativa Legal: 2 años en la
Oficina y 18 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que refleja las alianzas
interinstitucionales para invertir los
fondos públicos en el control
epidemiológico del país. -------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
------------------------------------------
Subfondo 1.1.2: Dirección Técnica. Subfondo 1.1.2.1: Unidades Centros Nacionales de Referencia (Tabla de plazos de conservación de documentos de unidades homólogas).---------------------------------------------------------------------------
1.1.2.1.1. Correspondencia. Original y copia.
Contenido: Oficios enviados y recibidos por la
unidad productora como parte de sus
funciones que no pertenecieron a algún
expediente administrativo. Fechas extremas:
1980-2015. Cantidad: 22.4 ml. Soporte: papel.
Si, ya que reflejan la toma y
ejecución de las decisiones sobre
el quehacer institucional.
Conservar la correspondencia de
carácter sustantivo a criterio del
Jefe de la Oficina Productora y del
9 Según lo informado por el CISED, esta serie documental se refiere a un único convenio denominado “Convenio de aporte financiero en la Caja Costarricense del Seguro Social y el Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud” en apoyo al Programa de Vigilancia Epidemiología. Dicho convenio se estableció en el 2007 y finalizó en el año 2011.--- Esta serie para el único convenio antes mencionado, sí incluye el informe final de ejecución y los informes de avance los cuales tenían una periodicidad mensual. Asimismo, el CISED indicó que verificó las fechas extremas de la serie y se determinó que las fechas correctas corresponden al período 2007-2011 y no 2001-2015 como se indicó en la tabla de plazos de conservación de documentos de esta unidad.---------------------------------------------------------------------------------------------
Vigencia Administrativa Legal: 5 años en la
Oficina y 0 años en el Archivo Central.-----------
--------------------------------------------------------------
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos
(Cised).-----------------------------------
1.1.2.1.22. Informes epidemiológicos10.
Original. Contenido: Comunicación del estado
actual sobre el monitoreo de eventos sujetos
de vigilancia epidemiológica y el análisis
sistemático de sus tendencias, los cuales son
enviados periódicamente a las autoridades de
salud e instancias técnicas del nivel nacional,
regional y local para apoyar la toma de
decisiones. Fechas extremas: 2006-2015.
Cantidad: 2.42 ml. Soporte: papel. Vigencia
Administrativa Legal: 5 años en la Oficina y 0
años en el Archivo Central.-------------------------
Si, ya que permiten conocer los
eventos más relevantes que han
afectado la salud pública del país.-
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Subfondo 1.1.2: Dirección General. Subfondo 1.1.2.2: Comité Ético Científico11.--
10 Con respecto a esta serie documental, el CISED indicó lo siguiente: “los informes en soporte electrónico no todos poseen firma digital certificada, no todos están respaldados en soporte papel y no todos los informes datas igualitariamente en los Centros Nacionales de Referencia ni con la misma periodicidad. En la página web del INCIENSA se cuenta con la mayoría de estos informes por cada Centro Nacional de Referencia que datan entre 2010-2013. Parte de las recomendaciones del Archivo Central ha sido que los informes que únicamente se generan en electrónico sean firmados digitalmente y en caso de no con la firma digital que se reproduzcan y firmen en papel, esto a partir del 2015. En el 2002 se implementó el Sistema de Información de Laboratorios (SILAB) el cual permite generar estadísticas a partir de datos almacenados, consultar datos sobre las muestras analizadas, resultados de laboratorio y registros de diversos eventos de vigilancia epidemiológica. Con la SILAB fue posible la generación de informes epidemiológicos, lo cual fue un mandato del Ministerio de Salud a partir del 2005 para brindar información sobre vigilancia epidemiológica a la Caja Costarricense del Seguro Social…”-------------------------------------- 11 El Comité Ético Científico es una coordinación permanente asesora de la Dirección General, integrado por un mínimo de cinco miembros preferiblemente de ambos sexos y de diferentes profesiones y/o disciplinas. En la medida de lo posible, sus integrantes contarán con calidades reconocidas en los ámbitos de investigación, bioética, epidemiología, salud pública y servicios de salud. Cabe señalar, que este Comité no aparece reflejado en el organigrama institucional, sin embargo es una dependencia de la Dirección General establecida desde 1979 mediante el decreto ejecutivo Nº 10569 “Reglamento del INCIENSA” de 24 de setiembre de 1979. Además, cuenta con normas y procedimientos aprobados por el Consejo Técnico desde 1997 y fue acreditado por primera vez por el Consejo Nacional de Investigación en Salud en el año 2001.-------------------------
1.1.3.1. Correspondencia. Original y copia.
Contenido: Oficios enviados y recibidos por la
unidad productora como parte de sus
funciones que no pertenecieron a algún
expediente administrativo. Fechas extremas:
1980-2015. Cantidad: 22.4 ml. Soporte: papel.
Vigencia Administrativa Legal: 5 años en la
Oficina y 0 años en el Archivo Central.-----------
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Si, ya que reflejan la toma y
ejecución de las decisiones sobre
el quehacer institucional. Además,
contiene parte de la
correspondencia conocida en las
sesiones del Comité. Conservar la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del Jefe de la
Oficina Productora y del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised)------------------------------------
1.1.3.2. Actas del Comité Ético Científico12.
Original sin copia. Contenido: Actas y
acuerdos de las sesiones ordinarias y
extraordinarias del órgano colegiado, las
cuales se relacionan con el expediente
administrativo de la sesión correspondiente.
Fechas extremas: 1995-2015. Cantidad: 0.56
ml. Soporte: papel. Vigencia Administrativa
Legal: 1 año en la Oficina y 19 años en el
Archivo Central.-----------------------------------------
Si, ya que permite conocer las
decisiones tomadas por el Comité
Ético Científico.-------------------------
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1.1.3.8. Expedientes de acreditación del
Comité Ético Científico. Original. Contenido:
Normas y procedimientos del CEC,
acreditación miembros del CEC por parte del
Si, ya que representa la
acreditación del Comité Ético
Científico como un órgano
colegiado de excelencia
12Es importante indicar que el CISED informó que las actas no se encuentran ni selladas ni firmadas debido a no era una costumbre en el Comité.------------------------------------------------------------
CONIS, carta de acreditación y requisitos que
establezca el Reglamento de ley 9234. Fechas
extremas: 2001-2015. Cantidad: 0.24 ml.
Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:
2 años en la Oficina y Permanente en el
Archivo Central.-----------------------------------------
investigativa en estricto apego a
los derechos humanos.---------------
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1.1.3.11. Expedientes de proyectos de
investigación biomédica. Original. Contenido:
Correspondencia, protocolo de investigación
final aprobado y sus enmiendas,
consentimientos informados y sus enmiendas,
hoja de vida del investigador principal,
informes de eventos adversos serios y no
serios e internacionales, reportes de seguridad
internacionales en caso de designación de una
organización para realizar la investigación
(organización de administración por contrato),
informe de finalización del proyecto de
investigación, auditorías. Fechas extremas:
1996-2015. Cantidad: 18, 9 ml. Soporte: papel.
Vigencia Administrativa Legal: 2 años en la
Oficina y 13 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que refleja los
procedimientos utilizados en las
investigaciones de salud
realizadas en seres humanos..
Conservar los expedientes de
investigación que impliquen
ensayos clínicos de mayor
relevancia para la salud pública
del país a criterio del Jefe de
oficina productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised).-----------------------------------
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1.1.3.12. Expedientes de sesiones. Original sin
copia. Contenido: Documentos producto de las
sesiones ordinarias y extraordinarias del
órgano colegiado. Contiene convocatoria, lista
de asistencia, orden del día, correspondencia
vista en la sesión, ejecuciones y seguimiento
Si, ya que refleja la toma de
decisiones relacionadas con el
ámbito de la investigación de la
salud.--------------------------------------
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de acuerdos, documentos vistos en la sesión.
Fechas extremas: 2015. Cantidad: 0.12 ml.
Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:
1 año en la Oficina y 19 años en el Archivo
Central.----------------------------------------------------
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1.1.3.14. Informes de gestión. Original.
Contenido: Detalle sobre los proyectos de
investigación aprobados, rechazados,
suspendidos, cancelados y finalizados, las
enmiendas a investigaciones activas, las
inspecciones realizadas y la lista de
investigaciones activas que se presenta
trimestral y anualmente ante el Consejo
Nacional de Investigaciones en Salud (CONIS)
ante la Dirección General. Fechas extremas:
1996-2015. Cantidad: 0.14 ml. Soporte: papel.
Vigencia Administrativa Legal: 3 años en la
Oficina y 17 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que reflejan la inversión del
Estado en la investigación
científica de la salud pública.
Conservar los informes anuales.---
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Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-Of-04-2015, para el Fondo:
Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud,
Subfondos: Consejo Técnico; Dirección General; Dirección Administrativa; Unidad
Financiera Contable; Unidad de Proveeduría Institucional; Unidad de Recursos
Humanos; Dirección Técnica; Unidades Centros Nacionales de Referencia; Unidad
de Servicios Técnicos de Laboratorio; Comité Ético Científico; y que esta comisión
no declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su
vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y
136 del Reglamento a la Ley No 7202.----------------------------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo
indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED-1-200913, que establece: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2.
Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,
serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se
cumpla el plazo que señala la Ley 7202.”-------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador
y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le
permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para
todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben
conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de
acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre
administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la
Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28
de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de
Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº
119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de
octubre del 2005, la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de
Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No.
95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.----------------------------------------
13 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.------------------------------------------------------
Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y
CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015
relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series
documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de
Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas,
Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)
y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Archivos.--------------------------------------------------------------------------------
Así mismo, se le consulta al señor Cedeño Molina si tiene algún comentario,
consulta o duda adicional sobre la lectura del informe a lo que responde que no.---
Enviar copia de este acuerdo a las señoras Andrea Segura Chavarría, Jefe del
Consejo Técnico; Lissette Navas Alvarado, Directora General; Gretel Pereira
Rivera, Jefe Unidad Financiero Contable; Gabriela Chavarría Richmond, Jefe de
Unidad de Proveeduría Institucional; Ana Morice Trejos, Jefe Dirección Técnica y
de Centros Nacional de Referencias; Germana Sánchez Hernández, Jefe Comité
Ético Científico; a los señores German Picado García, Director Administrativo;
Carlos Olivas Rojas, Jefe Unidad de Recursos Humanos; Jorge Sequeira Soto,
Jefe de la Unidad de Servicios Técnicos de Laboratorio; y al expediente de
valoración del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y
Salud (Inciensa) que custodia esta Comisión Nacional.-------------------------------------
ARTÍCULO 5. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes (Mopt), mediante oficio CISED-2015-
022 del 07 de setiembre del 2015. Convocada: la señora Emilia Vargas Solís,
Encargada del Archivo Central Central del Ministerio de Obas Públicas y
Transportes. Hora: 10:45 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los
documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su
consulta. Al ser las 10:45 horas ingresa la señora Vargas Solís y la señora Ivannia
Valverde Guevara, procede con la lectura de la valoración presentada por el Cised
del Mopt. La señora Vargas Solís agradece a este órgano colegiado la prontitud
con que se atendió la solicitud de valoración presentada por el Cised del Mopt.-----
ACUERDO 5. Comunicar a la señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que esta Comisión Nacional conoció
la solicitud de valoración parcial presentada mediante oficio CISED-2015-022 del
07 de setiembre del 2015, para el Fondo: Ministerio de Obras Públicas y
Transportes Subfondo: Departamento de Control de Combustibles; y le informa
que NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada
con valor científico cultural. En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas
cuando finalice la vigencia administrativa y legal establecida por el Cised del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes de acuerdo con los artículos No. 120,
132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202. Enviar copia de este acuerdo al
señor Harland Alfaro Murillo, Jefe del Departamento de Control de Combustibles y
al expediente de valoración documental del Ministerio Obras Públicas y
Transportes que esta Comisión Nacional custodia.-------------------------------------------
ARTÍCULO 6. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el
Comité Institucional de selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la
Municipalidad de Flores, mediante oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de
setiembre del 2015 .Convocada: la señora Xiomara Alvarado Forero, Encargada
del Archivo Central de la Municipalidad de Flores. Hora: 11:00 a.m. Se deja
constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los
miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 11:15 horas ingresa la
señora Alvarado Forero y la señora Mellany Ótarola Sáenz, procede con la lectura
de la solicitud de valoración parcial presentada por el Cised de la Municipalidad de
Flores.-----------------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 6. Comunicar a la señora Xiomara Alvarado Forero, Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la
Municipalidad de Flores, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de
valoración parcial presentada mediante oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de
setiembre del 2015, para el Fondo: Municipalidad de Flores, Subfondo:
Departamento de Contabilidad; y le informa que NINGUNA de las series
documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural.
En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia
administrativa y legal establecida por el Cised de la Municipalidad de Flores de
acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No
7202. Enviar copia de este acuerdo al señor Wilbert Apú Sánchez, Jefe del
Departamento de Contabilidad y al expediente de valoración documental de la
Municipalidad de Flores que esta Comisión Nacional custodia.---------------------------
ARTÍCULO 7. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de
Correos de Costa Rica, mediante oficio CISED-10-2015 del 28 de setiembre del
2015.Convocada: la señora Cinthya Garro Herrera, Encargada del Archivo Central
de Correos de Costa Rica. Hora: 11:00 a.m. Se deja constancia que durante la
sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión
para su consulta. Al ser las 10:55 horas ingresa la señora Garro Herrera y la
señora Mellany Ótarola Sáenz, procede con la lectura de la solicitud de valoración
parcial presentada por el Cised de Correos de Costa Rica.--------------------------------
ACUERDO 7. Comunicar a la señora Cinthya Garro Herrera , Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de
Correos de Costa Rica y Encargada del Archivo Central de esa institución, que
esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada
mediante oficio CISED-10-2015 del 28 de setiembre del 2015, para el Fondo:
Correos de Costa Rica, Subfondos: Dirección de transportes; Archivo Telegráfico;
y Salud Ocupacional; y le informa que NINGUNA de las series documentales
sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural. En
consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia
administrativa y legal establecida por el Cised de Correos de Costa Rica de
acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No
7202. Enviar copia de este acuerdo al señor Jorge Solano, Jefe de la Dirección
de Transportes; a las señoras Cinthya Garro Herrera, Jefe Archivo Telegráfico;
Kattia Bryan Cerdas, Jefe de Salud Ocupacional y al expediente de valoración
documental de Correos de Costa Rica que esta Comisión Nacional custodia.--------
ARTÍCULO 8. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja
Costarricense del Seguro Social, mediante oficio CISED-15-2015 del 29 de
setiembre del 2015.Convocado: el señor Mario Vargas Rodríguez, Encargado del
Archivo Central de la Caja Costarricense del Seguro Social. Hora: 11:15 a.m. Se
deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de
los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 11:00 horas ingresa el
señor Mario Vargas Rodriguez, acompañado del señor Gerardo Salazar González,
Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de
la Costarricense del Seguro Social y la señora Mellany Ótarola Sáenz, procede
con la lectura de la solicitud de valoración parcial presentada por el Cised de la
Caja Costarricense de Seguro Social.-----------------------------------------------------------
ACUERDO 8. Comunicar al señor Gerardo Salazar González, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja
Costarricense del Seguro Social , que esta Comisión Nacional conoció la solicitud
de valoración parcial presentada mediante oficio CISED-15-2015 del 29 de
setiembre del 2015 , para el Fondo: Caja Costarricense del Seguro Social,
Subfondos: Comisión de Regulación en Patología; Dirección de Planificación
Institucional; Subárea Registro Institucional de Proveedores; Subárea de
Aseguramiento de la Calidad y Control Estadístico; y Servicio de Radiología (Área
de Salud de Coronado) y le informa que NINGUNA de las series documentales
sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural. En
consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia
administrativa y legal establecida por el Cised de la Caja Costarricense del Seguro
Social de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la
Ley No 7202. Enviar copia de este acuerdo a los señores Walter Palma Platero,
Miembro de la Comisión de Regulación en Patología, Hospital Calderón Guardia;
Rafael Portuguez Barboza, Miembro de la Comisión de Regulación en Patología,
Hospital Max Peralta; Roger Ballestero Harley, Jefe Dirección de Planificación
Institucional; a las señoras Lidia Ugalde Ramírez, Miembro de la Comisión de
Regulación en Patología, Hospital México; Cindy Madrigal Jiménez, Jefe Subárea
Registro Institucional de Proveedores; Leslie Vargas Vásquez, Jefe Subárea de
Aseguramiento de la Calidad y Control Estadístico; Hilda Oreamuno Ramos, Jefe
Servicios de Radiología, Área de Salud de Coronado; y al expediente de
valoración documental de la Caja Costarricense del Seguro Social que esta
Comisión Nacional custodia.------------------------------------------------------------------------
CAPITULO IV CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------
ARTÍCULO 9. Oficio DAH-895-2015 del 21 de setiembre del 2015 recibido el 22
de setiembre del 2015; suscrito por el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del
Departamento de Archivo Histórico, mediante el cual solicita emitir la declaratoria
de valor científico cultural para los documentos que pertenecieron al señor Alberto
Cañas Escalante, los cuales sus hijos pretenden donar al Archivo Nacional.----------
ACUERDO 9. Trasladar para una próxima sesión el análisis oficio DAH-895-2015
del 21 de setiembre del 2015 recibido el 22 de setiembre del 2015; suscrito por el
señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento de Archivo Histórico,
mediante el cual solicita emitir la declaratoria de valor científico cultural para los
documentos que pertenecieron al señor Alberto Cañas Escalante, los cuales sus
hijos pretenden donar al Archivo Nacional.------------------------------------------------------
ARTÍCULO 10. Correo electrónico del 24 de setiembre del 2015; suscrito por la
señora Silvia Marín Fajardo, Encargada del Archivo Central del Consejo Nacional
de Producción, mediante el cual realiza la siguiente consulta: “el 15 de marzo de
2012 y 03 de abril del 2013 se realizó una transferencia al Archivo Nacional de un
total 77 libros de actas del Consejo Nacional de Producción, por lo que el 29 de
julio del presente año solicite al Departamento del Archivo Histórico un listado ya
que actualmente en el Archivo Central se resguardan copias de esta serie
documental. Al confrontar la lista con el físico se pudo con constatar que
efectivamente son copias, por lo que les agradezco me indiquen si se puedo
proceder a eliminar.”-----------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 10. Comunicar a la señora Silvia Marín Fajardo, Encargada del
Archivo Central del Consejo Nacional de Producción, que esta Comisión Nacional
conoció el correo electrónico del 24 de setiembre del 2015, y le informa que para
eliminar las copias de Actas del Consejo Nacional de Producción, debe presentar
ante este órgano colegiado una solicitud de valoración documental debidamente
aprobada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
del Consejo Nacional de Producción, de acuerdo con lo estipulado en la Ley del
Sistema Nacional de Archivos No. 7202, su reglamento y el procedimiento vigente
que encuentra en la dirección electrónica
http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=category&i
d=75&Itemid=93. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración
documental del Consejo Nacional de Producción que custodia esta Comisión
Nacional.------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 11. Correo electrónico del 25 de setiembre del 2015; suscrito por la
señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el
cual remite para conocimiento el oficio N° 10178-15 del 21 de setiembre del 2015,
suscrito por la señora Silvia Navarro Romanini, Secretaria General de la Corte
Suprema de Justicia, relacionado con la solicitud de trasferencia de expediente de
“Conservación permanente del Poder Judicial”.SE TOMA NOTA.------------------------
ARTÍCULO 12. Oficio DM-570-15 del 22 de setiembre del 2015 recibido el 28 de
setiembre del 2015; suscrito por la señor Welmer Ramos González, Ministro de
Economía, Industria y Comercio, mediante el cual informa la conformación actual
del Cised de ese Ministerio.------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 11. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivístico Externos, copia del oficio DM-570-15 del 22
de setiembre del 2015 recibido el 28 de setiembre del 2015; suscrito por la señor
Welmer Ramos González, Ministro de Economía, Industria y Comercio para que
registre la conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de ese Ministerio en el registro correspondiente.----------------------------
ARTÍCULO 13. Correo electrónico del 03 de octubre del 2015; suscrito por la
señora Ana Marcela Ávalos Mora, Profesional de la Unidad de Planificación,
mediante el cual solicita completar la información correspondiente al informe de
seguimiento de las acciones de Mejora del Sistema de Control Interno de los años
2006 al 2010.--------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 12. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria
Ejecutiva de esta Comisión Nacional, copia del correo electrónico del 03 de
octubre del 2015; suscrito por la señora Ana Marcela Ávalos Mora, Profesional de
la Unidad de Planificación, con la finalidad de que complete el formulario
correspondiente al informe de seguimiento de las acciones de Mejora del Sistema
de Control Interno de los años 2006 al 2010. ACUERDO FIRME.------------------------
ARTÍCULO 14. Copia del correo electrónico del 03 de octubre del 2015; suscrito
por la señora Kemly Jiménez, funcionaria de la Municipalidad de Pérez Zeledón,
mediante el cual informa que se eliminaron los documentos del Plesbicito.------------
ACUERDO 13. Comunicar a la señora Kemly Jiménez, funcionaria de la
Municipalidad de Pérez Zeledón, que esta Comisión Nacional conoció el correo
electrónico del 03 de octubre del 2015, y le recuerda que en la sesión No. 23-2013
celebrada por este órgano colegiado el día 31 de julio del 2013, se suspendió el
análisis de la solicitud de valoración documental de los documentos producidos
por Comisión Organizadora del Plebiscito de revocatoria del mandato del Alcalde
Municipal , dada la medida cautelar emitida por el Segundo Circuito Judicial de
San José, Goicoechea a las diez horas veinte minutos del diez de mayo del dos
mil trece. Por tanto, los documentos relacionados con el Plesbicito no cuentan con
autorización para ser eliminados. Enviar copia de esta acuerdo al expediente de
valoración de la Municipalidad de Pérez Zeledón que custodia esta Comisión
Nacional.--------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 15. Oficio DAH-927-2015 del 01 de octubre del 2015 recibido el 08 de
octubre del 2015; suscrito por el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del
Departamento Archivo Histórico, mediante el cual solicita la declaratoria de valor
científico cultural de los siguientes documentos ofrecidos vía donación por el señor
Hugo Marín Brenes: 1-Real Cédula de concesión de Armas para la Ciudad de
Cartago, 2- Real Cédula de concesión de Armas para el Capitán Diego Caro de
Mesa, 3- Decreto de las Cortes de Cádiz , Otorgándole el título a Cartago de Muy
Noble y Leal Ciudad, y el título de ciudad a San José, y el de villa a Alajuela ,
Heredia y San José.-----------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 14. Comunicar al señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento
Archivo Histórico, que esta Comisión Nacional conoció el oficio DAH-927-2015 del
01 de octubre del 2015 recibido el 08 de octubre del 2015, y DECLARA con valor
científico cultural los siguientes documentos ofrecidos vía donación Hugo Marín
Brenes: 1-Real Cédula de concesión de Armas para la Ciudad de Cartago:
Fecha: 14 de agosto de 1565.Soporte digital. Descripción: Cédula de concesión
del escudo de Cartago, con las formulas Ceremoniales acostumbradas en este
tipo de documentos.2- Real Cédula de concesión de Armas para el Capitán
Diego Caro de Mesa: Fecha: 7 de agosto de 1565.Soporte Digital: Descripción:
Blasón completo del escudo de armas de Diego Caro de Mesa con las formulas
ceremoniales acostumbradas en ese tipo de documentos.3-Decreto de las Cortes
de Cádiz , Otorgándole el título a Cartago de Muy Noble y Leal Ciudad, y el
título de ciudad a San José, y el de villa a Alajuela , Heredia y San José.
Fecha: 16 de octubre del 1813. Soporte: Digital. Descripción: Es copia digital del
documentos manuscrito del libro de actas de las Cortes hecho en la fecha
indicada, Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Arias Chacón,
Directora General del Archivo Nacional.---------------------------------------------------------
ARTÍCULO 16. Oficio JA-923-2015 del 13 de octubre del 2015 recibido el 13 de
octubre del 2015; suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva
de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, por medio del cual remite copia
del oficio EH-588-2015 de 02 de octubre del 2015 relacionado con el
nombramiento de la señora Natalia Cantillano Mora como presidente de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. SE TOMA NOTA
ARTÍCULO 17. Oficio CISED-0015-2015 del 14 de octubre del 2015 recibido el 14
de octubre del 2015; suscrito por el señor Jorge Juárez Aparicio, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del
Ministerio de Seguridad Pública, mediante el cual informa que se dio un cambio en
la vigencia administrativa legal de la serie documental Tarjetas de control de
Préstamos de Expedientes, que en su momento fueron declarados con valor
permanente por ese comité institucional.--------------------------------------------------------
ACUERDO 15. Comunicar al señor Jorge Juárez Aparicio, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de
Seguridad Pública, que esta Comisión Nacional conoció el oficio CISED-0015-
2015 del 14 de octubre del 2015 recibido el 14 de octubre del 2015 y le agradece
la información consignada en ese oficio.---------------------------------------------------------
ARTÍCULO 18. Correo electrónico del 14 de octubre del 2015; suscrito por la
señora Olga María Rodríguez Blanco, Jefe del Departamento de Gestión de
Información y Archivo del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, mediante
el cual realiza la siguiente consulta: “Estimados señores, queremos hacerles llegar
nuestra consulta de la Resolución CNSED-01-2014, con respecto al punto D,
Convenios nacionales e internacionales. La consulta, se refiere a si la serie
documental de los convenios nacionales e internacionales emitidos antes de esta
Resolución deben estar en la Asesoría Jurídica, o si solo se aplica para los
convenios firmados después de esta resolución.”---------------------------------------------
ACUERDO 16. Comunicar a la señora Olga María Rodríguez Blanco, Jefe del
Departamento de Gestión de Información y Archivo del Ministerio de Economía,
Industria y Comercio, que esta Comisión Nacional conoció el correo electrónico del
14 de octubre del 2015, y le informa que los convenios nacionales e
internacionales producidos por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio
emitidos antes de la Resolución CNSED-01-2014 pueden ser custodiados por la
Asesoría Jurídica de ese ministerio. Se recuerda que ese tipo documental no
puede ser eliminado, ya que cuenta con declaratoria de valor científico cultural.
Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración del Ministerio de
Economía, Industria y Comercio que esta Comisión custodia. ----------------------------
CAPITULO VI. ASUNTOS VARIOS.--------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 19. El señor Jafeth Campos Ramírez, comenta que la señora Natalia
Cantillano Mora, no puede asistir a las sesiones de la Comisión Nacional de
Selección y Documentos los días jueves, debido a que ese día imparte lecciones
en la Universidad de Costa Rica en horas de la mañana. La señora Ivannia
Valverde Guevara, agrega que se recibió un correo suscrito por la señora
Cantillano Mora, donde informa la situación anterior, y donde indica que los días
disponibles para reunirse son los martes y miércoles. La señora Valverde Guevara
comenta que la señora Otárola Sáenz, el señor Gómez Jiménez y ella participan
los días martes de la Comisión de Descripción y la Comisión que redacta la Norma
Nacional de Descripción, por lo que consulta al señor Javier Salazar Sáenz si él
puede asistir a las sesiones los días miércoles ya que según el acuerdo No. 30
tomado en la sesión No. 01-2015 se definieron los días jueves para sesionar
debido a su participación en la Comisión de Talleres de Memoria Intangible. El
señor Salazar Sáenz comenta que si bien es cierto que los días miércoles debe
asistir a otra reunión, no es algo programado para todos los miércoles, por tanto,
él podría asistir a las sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos en caso de que se realicen esos días.--------------------------------------
ACUERDO 17. Los miembros de esta comisión acuerdan seguir sesionando los
días miércoles a partir de las 8:30 horas y hasta las 16 horas en caso de ser
necesario. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------------------------
A las 11:40 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------
Jafeth Campos Ramírez
Vicepresidente
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