REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
SIMON RODRIGUEZ
NUCLEO BARQUISIMETO
ACTIVIDAD GRUPAL (UNID III)
(Gestión del conocimiento de una organización y nuevos medios de
comunicación interna: el caso de Sonotech)
Participante:
Karina Alvarado V-17.011.253
Sección: G
Facilitador:
Blanca Torrealba
Octubre 2015.
INTRODUCCION
En el siguiente trabajo analizaremos los temas relacionados a la gestión del
conocimiento, la inteligencia tecnología vinculas al caso de la empresa Sonotech el cual
presenta el diseño de un sistema de comunicación interna para mejorar la integración de los
trabajadores en una empresa multinacional. Además relacionaremos este caso con las
teorías estudiadas sobre empresas de base tecnológica y la vigilancia tecnología
En el caso de estudio veremos cómo la empresa Sonotech busca mejorar la
comunicación interna como objetivo principal, además mantener la sincronía, bajo coste y
comunicación a larga distancia, lo cual son características ventajosas de las nuevas
tecnologías para empresas multinacionales. En particular los medios facilitan la conexión
entre grupos culturalmente diversos en la empresa. Esto supone un potencial de
conflicto/integración que es necesario gestionar.
Para esta empresa su principal interés es entrelazar la comunicaciones entre sus
trabajadores, y las distintas áreas de la empresa para Sonotech, el tener una clima adecuado
de trabajo es fundamental ya que se verá reflejado en el diseño y producción de sus
productos, llevándolos hacer una empresas de tipo tecnológico.
Finalmente se realizaran unas conclusiones sobre este trabajo y el caso analizado, lo
cual se espera sirva de base metodológica para el entendimiento y razonamiento teórico
practica de la unidad estudiada, además de base bibliográfica para futuras investigaciones.
Gestión del conocimiento de una organización y nuevos medios de comunicación
interna: el caso de Sonotech
En el caso de estudio vemos como la comunicación en organizaciones entre diferentes
delegaciones que están separadas geográficamente es una de las preocupaciones
tradicionales de la dirección de la empresa. Lo que representa un reto y un problema para
esta empresa el cual el flujo de trabajo se mantenga dentro de las previsiones y que haya la
cantidad adecuada de retroalimentación entre departamentos clave es una de las
preocupaciones de la empresa de equipos de audio Sonotech (seudónimo).
Gestión del Conocimiento
¿Qué es conocimiento?
El conocimiento que es todo el conjunto de cogniciones y habilidades con los cuales
los individuos suelen solucionar problemas, comprende tanto la teoría como la práctica,
las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la acción, el conocimiento se basa
en datos e información, pero a diferencia de éstos siempre está ligado a las personas;
forma parte integral de los individuos y representa las creencias de éstos acerca de las
relaciones causales (Probst, Raub y Romhardt, 2001, p. 24).
¿Qué es gestión del conocimiento?
En primer lugar, el término “gestión” se define como “el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales” (Chiavenato, 2004, p. 91).
Desde este punto de vista, la gestión del conocimiento debe cumplir con este
concepto, entendiendo como “recursos’” al conocimiento. Debido a lo novedoso del
término “gestión del conocimiento”, existen un sin número de definiciones, por lo que es
necesario tener presentes algunas de ellas para entender y establecer en forma práctica el
significado de este término.
Visto brevemente estos conceptos teóricos analizaremos los distinto puntos que
distinguen a la gestión de conocimiento y como fueron aplicados por la empresa Sonotech
el cual toma como referencia el modelo de Firestone y McElroy de gestión de
conocimiento, el círculo de Decisión/Ejecución
¿Cuáles actividades se pueden realizar como gestión de conocimiento en la empresa?
Las actividades básicas de la gestión del conocimiento están relacionadas con
diferentes campos del saber. Los especialistas definen varias actividades que integran el
ciclo de vida del conocimiento o la cadena de valor de conocimiento, de las cuales las más
generales son las destinadas a identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener
el conocimiento.
En el caso de la empresa Sonotech, se vio en la necesidad de desarrollar las
actividades necesarias para realizar la gestión del conocimiento, y eso lo vemos de la
siguiente forma:
En primer lugar identifico las brechas relacionadas a la comunicación que se tenían,
además de reconocer que tenía un problema comunicacional y que sus actuales soluciones
tecnológicas no podían satisfacer
En segundo lugar adquiere el conocimiento y esto lo realiza a través de consultores
externos, para lo cual contrato y los apoyo en el levantamiento de los cuatro principales
problemas, además de buscar las soluciones a estos problemas
En tercer lugar tenemos que hubo un desarrollo el conocimiento, ya que tras varias pruebas
en donde se probaron diversos sistemas, para diferentes grupos y funciones lograron dar
con un sistema adaptado a sus necesidades, el cual eligieron el modelo empleado por
Firestone y McElroy.
En cuarto lugar se comparte el conocimiento, ya que la razón principal de su
implementación fue la comunicación, y para ello instalaron el proyecto en varias empresas
fuera del país para interconectar a las personas sin importar idiomas o culturas.
En quinto lugar, en la actualidad el proyecto de comunicación de la empresa Sonotech, es
utilizado y cubre con las necesidades principales en materia comunicacional que tenia la
empresa.
Y por último el conocimiento se retiene, ya que este proyecto formo parte del plan
estratégico de la organización y cuenta con la participación de todos los trabajadores y la
alta dirección de la empresa, el cual ha venido sacando provecho a estos sistemas de
comunicación, ya que le permiten conocer y desarrollar los distintos tipos de comunicación
en los diferentes niveles de la empresa.
¿Qué hace falta para poder aplicar la gestión del conocimiento en la empresa?
Marco de referencia para la gestión del conocimiento en la empresa
1. Razón de ser de la empresa
En el caso de nuestra empresa en estudio el cual se trata de una empresa de audio, que
paso de ser de tipo artesanal a una empresa transnacional de tipo tecnológico, no perdió su
enfoque y reconoció sus brechas en cuanto a comunicación y como estas afectan sus
procesos productivos
2. Actividades principales de la gestión del conocimiento
Como vimos anteriormente esta empresa cumplió con las distintas actividades de la
gestión del conocimiento
3. Facilitadores
La empresa junto con apoyo externo, tuvieron la capacidad de identificar el
conocimiento que requerían para cubrir las brechas que se tenían, además de tener un apoyo
del conocimiento personal y el conocimiento organizacional
1. Creación de la estrategia de gestión del conocimiento
De acuerdo a la teoría estudiadas y analizando el caso de Sonotech vemos que la
creación de la estrategia para la gestión de conocimiento se baso en los aspectos teóricos
revisados, lo cual indican que la metodología para elaborar la estrategia de gestión del
conocimiento plantea que la implantación de la gestión comienza con el análisis de la
estrategia de la empresa. Este proceso de estrategia de conocimiento consta de seis pasos
básicos:
Paso 1. ¿Cuál es la perspectiva de negocio más significativa para el futuro próximo?
En nuestro caso vemos que Sonotech es una empresa en crecimiento en donde su
perspectiva se fija en ser una empresa grande de tipo tecnológico y cambiar sus procesos
internos.
Paso 2. ¿Cuáles “áreas del conocimiento” son las más significativas para la perspectiva
de los negocios seleccionados?
El desarrollo de los procesos internos y la interrelación de las distintas áreas, a través una
comunicación acorde a los requerimientos de la empresa.
Paso 3. ¿Cuáles indicadores claves del desempeño que se utilizan en el negocio son
aplicables a la perspectiva seleccionada? (este paso frecuentemente se alterna con el
paso 2).
La mejora en los procesos y el diseño de los productos son indicadores claves en el logro de
los objetivos de la empresa.
Paso 4. ¿Cuál es el impacto actual y futuro de las áreas de conocimientos en los
indicadores claves de desempeño?
El impacto radica en la cohesión de los grupos de trabajo y la armonización de la
comunicación entre las distintas áreas de trabajo.
Paso 5. ¿Cuál es el estado de nuestras áreas de conocimiento y dónde debemos
mejorar?
En este caso la empresa conocía sus áreas de conocimiento y esto le permitió implementar
acciones que le permitieran mejorar sus procesos de comunicación
Paso 6. ¿Cuál es nuestro plan y cómo debemos monitorear su progreso?
Cumpliendo con estos pasos la empresa emprende una estrategia basada en el sistema
empleado por Firestone y McElroy, en donde el modelo se basa en decisión/ejecución, para
ello también involucrar a la alta dirección y el proyecto estuvo basado dentro del plan
estratégico de la empresa para un mejor monitoreo de su progreso.
2. La conceptualización del proyecto de gestión del conocimiento para su implantación
Se deben crear condiciones que permitan que la gestión del conocimiento y la
gestión por procesos del negocio se complementen entre sí. Se recomienda mapear cada
nivel del proceso de concepción de proyecto de gestión del conocimiento, para comprender
mejor los pasos y requerimientos que tiene lugar en ellos, y facilitar, además, la
identificación de las entradas, salidas, recursos y controles según las características de la
empresa.
Nivel 1: Diseño del proyecto de gestión del conocimiento
Diversos sistemas fueron probados para diferentes grupos y funciones hasta dar con
los sistemas correctos para los cuatro problemas.
Siguiendo el modelo de Firestone y McElroy de gestión de conocimiento, el círculo
de Decisión/Ejecución es el que se representa en el Gráfico 1.
Planificación, acción, monitorización y evaluación son las fases del círculo de
decisión-ejecución, que sirve como esquema de cómo las organizaciones reducen la
diferencia entre el estado de la situación (percibido) y los objetivos deseados. Son fases
analíticamente separadas, aunque en la mayoría de los casos se realizan casi
simultáneamente, implican procesos mentales fácilmente diferenciables y una gestión del
conocimiento distinta.
Nivel 2: Valoración (del estado actual de la gestión del Conocimiento)
La metodología utilizada para el diagnóstico consistió en (a) dos grupos de
discusión (elegidos de varios departamentos), (b) un cuestionario sobre satisfacción laboral,
redes sociales y análisis DAFO, y (c) entrevistas en profundidad a seis empleados y
directivos.
Se realizó un análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades
(DAFO), usando la metodología ya señalada, y se llegó a la conclusión de que los recientes
cambios y la deficiente implantación del programa de gestión de procesos habían afectado
seriamente a la evaluación y la planificación, debido fundamentalmente a las dificultades
de comunicación y a la bajada de la cohesión interna de los grupos. Los cuatro problemas
principales ya señalados (Personales Técnicos Estratégicos Culturales) señalan las áreas
sugeridas donde actuar y las directrices para aplicar los nuevos sistemas de gestión y
comunicación.
Nivel 3: Desarrollo
Los cuatro problemas principales ya señalados (Personales Técnicos Estratégicos
Culturales) señalan las áreas sugeridas donde actuar y las directrices para aplicar los nuevos
sistemas de gestión y comunicación.
Nivel 4: Implementación
Los sistemas de comunicación elegidos para solventar cada uno de los problemas
fueron:
1. Blog Interno para la totalidad de la empresa, como forma de aumentar la cohesión y
favorecer una cultura de empresa común.
2. Wiki para las relaciones entre el departamento de diseño y el de producción.
3. Conferencias Virtuales periódicas de formación continua, a cargo de expertos externos
sobre aspectos no directamente relacionados con el funcionamiento ordinario de la empresa
(Nuevas tecnologías, liderazgo en grupos, nuevos materiales para equipos de sonido,
sistemas de televisión de alta definición, codificación y compresión de sonido, etcétera).
4. Sistemas de mensajería instantánea y telefonía IP que estaban siendo infrautilizados
por la mayoría de los empleados, y fundamentalmente por la gerencia.
5. Sistemas de Etiquetaje de contenidos y su integración con los demás sistemas de
comunicación con el programa de gestión de procesos, mediante el desarrollo de un sistema
interno paralelo
Nivel 5: Evaluación y Sostenimiento
La intervención contó con el apoyo de la dirección y formó parte de un plan
estratégico. Con la información disponible parece que funcionó bien, tanto en el proceso de
planificación como en el de implementación.
La federación es una forma de organización especialmente apropiada para los casos
en los que hay que combinar la diversidad local con la integración general.
¿Cuáles beneficios obtiene la empresa que implementa la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento en una empresa tiene como objetivos generales
identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener el resultado de la unión de la
información disponible y las opiniones, experiencias y puntos de vista que aportan todos los
integrantes de la empresa, para utilizarlos en su beneficio. La gestión del conocimiento,
busca los siguientes beneficios específicos.
♦ Transferir de la forma más rápida y efectiva el conocimiento adquirido en la empresa,
para que la información no pierda su valor.
♦ Utilizar al empleado como motor de la innovación; que la fuente principal sea interna.
♦ Identificar nuevas estrategias de experimentación y solución a los problemas.
♦ Transformar el conocimiento del personal en competencias corporativas y ventajas
competitivas.
♦ Medir y compartir el efecto de cada uno de los empleados en la empresa.
♦ Aprender más rápidamente y sacar mejor provecho de nuestra experiencia.
♦ Capitalizar el conocimiento creado, y lograr un retorno en la inversión en formación del
personal, y en el conocimiento de nuestros clientes y competidores.
♦ Crear en la organización una cultura de mejora y aprendizaje continuos.
Inteligencia Tecnológica
La inteligencia, más que una actividad, es un proceso que incluye la identificación
de las necesidades de información de los usuarios, la colección de información, su análisis
y la obtención de conclusiones, que finalmente son transmitidas a los usuarios.
El proceso típico de inteligencia comprende básicamente cinco etapas:
1. Identificación de las necesidades del cliente
El diagnóstico inicial sugirió cuatro problemas principales:
1) Técnicos: errores en la construcción de manuales y especificaciones de trabajo.
2) Personales: insuficiente empatía personal e integración emocional entre los trabajadores.
3) Estratégicos: dificultades de aceptación de la política estratégica de la compañía, a pesar
de que la dirección emitió diversos boletines internos y varias charlas en grupo (virtuales y
presenciales).
4) Culturales: La diferencias sobre la concepción de la compañía entre los diversos grupos
(los diseñadores, los administrativos, los comerciales, los ensambladores, etcétera) impiden
un cierto nivel de empatía.
2. Planeación y dirección
En este paso la empresa luego de varias pruebas con distinto grupos obtuvo buenos
resultados con un modelo, el cual comenzó a establecer lineamientos y un plan de trabajo
acorde al modelo, buscando en todo momento el cumplimiento de expectativas de trabajo.
3. Colección de la información
En este punto la empresa puso en funcionamiento el plan de trabajo a realizar el cual
consistió en implementar diversos sistemas de información y comunicación bajo la
plataforma de internet, como Blogs interno, Wiki, video conferencias, chat interno, entre
otros
4. Análisis de la información
En este punto la empresa se ve en la necesidad de ver los avances de la aplicaciones
de las soluciones tecnológicas, es por ellos que análisis la comunicación en los distintos
niveles de la compañía.
5. Transmisión del conocimiento generado
De acuerdo a los resultados obtenidos de la implementación el proceso siguiente es
transmitir el conocimiento a todos, lo que conlleva a una retroalimentación de las
propuestas realizadas.
Lo que hemos visto son etapas básicas del proceso de inteligencia, se agregan dos
etapas mas según Ashton, puesto que concibe el proceso de inteligencia como un ciclo que
gira entorno a la búsqueda de mejores y más eficientes formas de realizar los estudios para
obtener resultados eficaces.
1.
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3.
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6. Seguimiento de la aplicación de los resultados obtenidos
En este punto vemos en caso estudiado como la dirección de la evalúa el proyecto y lo
mantiene dentro de los planes estratégicos de la organización.
7. Evaluación general del estudio de inteligencia
Actualmente, la inteligencia en las organizaciones responde principalmente a cuatro
funciones básicas (Herriing): a) proveer alertas oportunas (para prevenir sorpresas e
identificar amenazas y oportunidades); b) respaldar los procesos de toma de decisiones
estratégicas y operativas en las compañías; c) evaluar a los competidores y monitorear sus
actividades, y; d) apoyar los procesos de planeación estratégica y los de formulación de
estrategia
Empresas de Base Tecnológica
Este tipo de empresas se basan en el conocimiento de tipo tecnológico, esto por lo
general se ven en universidades y centros de investigación, sin embargo también se ve en
empresas privadas en donde van desarrollando nuevas tecnologías.
En nuestro caso de estudio la empresa Sonotech, vemos como esta empresa en plena
apertura de mercados y abriendo áreas de producción en otros continentes, se ve en la
imperiosa necesidad de pasar de un proceso que a simple vista parece artesanal a un
proceso de mayor escala con menores costo de suministro, es por ello que el traslado de
áreas funcionales de la empresa a países suplidores de materia prima, lleva a la empresa a
tener unos cambios a nivel de la comunicación importante, en donde su tecnología actual
no es suficiente.
La empresa recurre a la tecnología como vía de acercamiento entre personas de
distintos niveles, idiomas y culturas, desarrollando un sistema de comunicación basado en
tecnologías de información, ya creadas como blogs, Wiki, conferencias virtuales entre
otros. Estos sistemas ayudaron a la empresa a tener una mejor comunicación entre sus áreas
funcionales sin importar la cultura y el idioma que ellos manejen, además de un mayor
compromiso con las personas.
Lo que llevo a esta empresa a ser una modelo sobre como la tecnología promueve la
cohesión de los grupos y las mejoras en los procedimientos de trabajo en una empresa. La
comunicación mediada por ordenador aparece como una alternativa a la dispersión
geográfica y a las dificultades de coordinación de los equipos de trabajo. Algunos medios
como los blogs o los wikis pueden servir para mejorar la relación entre los empleados y
facilitar el desarrollo de la tarea, promoviendo una cultura de empresa.
Es por ello que estas empresas aunque su función principal va relacionado a los
productos de audio, son consideradas empresas de base tecnológica, ya que son empresas
en crecimiento, en donde el factor humano es altamente demandante, y en donde la
tecnología permite la cohesión entre ellos, no obstante las personas siguen estando por
encima de la propia tecnología.
En otro punto de vista podemos decir que la empresa se puede clasificar como
modelos de alianzas multisector, ya que se valió de tecnología existente y aprovechados por
otras empresas, en donde su principal preocupación es tener un acercamiento más estrecho
con sus trabajadores, lo que podría llevar a esta empresa a desarrollarlo con sus clientes y
tener una mayor proximidad con ellos.
Vigilancia Tecnológica
Por último la vigilancia tecnológica no es mas que es una disciplina actualmente
necesaria en el mundo empresarial, y es así, debido a los cambios que se están viendo en el
mundo industrial, de forma que todo lo que sea sistematizar y estructurar esta actividad
puede reportar grandes beneficios a las organizaciones, siendo algo imprescindible a incluir
en la cultura empresarial.
En el caso de la empresa Sonotech la vigilancia tecnológica es fundamental y se vio
reflejado en sus procesos de diagnostico y planificación en donde la empresa evalúa sus
amenazas y oportunidad a través de una matriz foda esto le permitió establecer un proceso
organizado para captar información del mundo exterior, evaluando distinto modelos de
información y documentando su implementación, además del apoyo de asesoría externa,
esto le permitió implementar una solución viable a sus problemas detectados.
Dentro de la vigilancia tecnología aplicado por la empresa vemos que las soluciones
que se lograron de la documentación previas permitieron a la empresa redefinir unas planes
estratégicos en busca de una cohesión entres sus trabajadores sin importar su cultura o
idioma, sino el acercamiento entre ellos y las áreas funcionales.
Si bien es cierto la toma de decisión sobre la adopción de una tecnología no implica
que esto no conlleve a un riesgo la evaluación previa y la aplicación adecuada de una
vigilancia tecnología permite minimizarlo, controlarlo e incluso hasta poder medirlo. Pero
siempre dependerán un poco de las personas que tome esa decisión y luego como actúen
dichas personas.
Como hemos visto la empresa Sonotech ha cumplido con los procedimientos
básicos para una buena vigilancia tecnología, ya que en primera instancia determino sus
necesidades de información, documento esas necesidades a través de fuentes de
información o modelos ya aplicados (Caso Firestone y McElroy), filtro la información y
puso en prueba varios sistemas con varios grupos tomando el que mejor le dio resultado y
finalmente levanto un proyecto que fue aprobado por la alta dirección de la empresa
además de formar parte del plan estratégico de la compañía
CONCLUSION
Finalmente podemos decir que el caso ilustra el uso de nuevas tecnologías para
promover la cohesión del grupo y mejorar los procedimientos de trabajo en una empresa.
La comunicación mediada por ordenador aparece como una alternativa a la dispersión
geográfica y a las dificultades de coordinación de los equipos de trabajo. Algunos medios
como los blogs o los wikis pueden servir para mejorar la relación entre los empleados y
facilitar el desarrollo de la tarea, promoviendo una cultura de empresa.
Estas herramientas de comunicación pueden ser especialmente interesantes en el
contexto de organizaciones multinacionales, con grupos de trabajo distribuidos en
diferentes países. La tecnología ofrece un medio para la integración de colectivos dispersos
y diferentes.
Además promueve el uso de la inteligencia tecnología como promovedor de nuevas
soluciones, lo que lleva a una gestión de la tecnología, como vimos en el caso planteado,
además nos permite visualizar los distintos pasos que esto deben cumplirse para poder
hablar de inteligencia tecnología y gestión del conocimiento. No obstante, la efectividad y
utilidad de los estudios de inteligencia, está en función de la perfecta identificación de las
necesidades y objetivos de los usuarios, puesto que será esto, lo que determinara el tipo de
análisis a realizar y los resultados a obtener La información se ha convertido en un
elemento clave para el desarrollo de la sociedad y los negocios. De ahí, que la inteligencia
tecnológica, como herramienta para respaldar las decisiones de una organización ha
cobrado relevancia en los últimos años.
Por último vimos estas empresas son catalogadas como empresas de base
tecnológica por el desarrollo de alternativas y la investigación que realizan en busca de
solucionar un problema, el cual para el caso de estudio se refiere a la comunicación, vimos
como Sonotech planteo distinto planes y sistemas tecnológicos para satisfacer su necesidad
de comunicación entre las distintas áreas funcionales. Además se logro observar lo
importante de la vigilancia tecnológico dentro de las propuestas de innovación tecnológica,
y lo valioso que resulta la documentación previa y verificación de fuentes antes de poner en
marcha un proyecto.
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